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1 高 等 职 业 教 育 文 秘 专 业! 十 二 五 " 规 划 教 材!" 世 纪 高 职 高 专 精 品 教 材 # 现 代 秘 书 系 列 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 主! 编! 王! 琦! 冯 小 梅! 程! 萍 副 主 编! 王 明 丽! 王! 燕! 李 红 超 中 国 人 民 大 学 出 版 社 # 北 京 #

2 !! 图 书 在 版 编 目!!"#" 数 据 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理! 王 琦 等 主 编 #" 北 京 # 中 国 人 民 大 学 出 版 社 $!$""%& 高 等 职 业 教 育 文 秘 专 业 % 十 二 五 & 规 划 教 材!" 世 纪 高 职 高 专 精 品 教 材 # 现 代 秘 书 系 列 ()*+&,-&-.$$-".,.$-/!%" 秘 #%" 王 $%" 秘 书 - 工 作 - 高 等 职 业 教 育 - 教 材 % 档 案 管 理 - 高 等 职 业 教 育 - 教 材 &%" 0+."%12%3!&" 中 国 版 本 图 书 馆 0 4 数 据 核 字 (!$"") 第 ""1.1. 号 高 等 职 业 教 育 文 秘 专 业! 十 二 五 " 规 划 教 材!" 世 纪 高 职 高 专 精 品 教 材 # 现 代 秘 书 系 列 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 主! 编! 王! 琦! 冯 小 梅! 程! 萍 副 主 编! 王 明 丽! 王! 燕! 李 红 超!"#$%&" (")* +,%*-%./ +/ )%/ 0" 出 版 发 行! 中 国 人 民 大 学 出 版 社 社!! 址! 北 京 中 关 村 大 街." 号!!!!!!!!!!!! 邮 政 编 码!"$$$,$ 电!! 话!$"$ 2!/""!1! ( 总 编 室 ) $"$ 2!/""!.+ ( 质 管 部 ) $"$,!/$"&22 ( 邮 购 部 )! $"$ 2!/"1"1, ( 门 市 部 ) $"$ 2!/"/"+/ ( 发 行 公 司 )! $"$ 2!/"/!&/ ( 盗 版 举 报 ) 网!! 址!567#!!888%9:;7%9<=%9> 567#!!888%6:>?6%9<= ( 人 大 教 研 网 ) 经!! 销! 新 华 书 店 印!! 刷! 三 河 市 汇 鑫 印 务 有 限 公 司 规!! 格!",/==@!2$==!"2 开 本 版!! 次!!$"" 年 & 月 第 " 版 印!! 张!"1%&/ 印!! 次!!$"" 年 & 月 第 " 次 印 刷 字!! 数!.$1$$$ 定!! 价!!2%$$ 元 版 权 所 有! 侵 权 必 究!! 印 装 差 错! 负 责 调 换!

3 前 言 随 着 信 息 时 代 的 到 来 $ 文 秘 专 业 教 育 教 学 也 面 临 新 的 机 遇 和 挑 战 * 以 前 大 部 分 高 职 院 校 开 设 的 是 % 文 书 与 档 案 管 理 & 课 程 $ 市 场 上 文 书 与 档 案 管 理 类 的 教 材 也 很 多 $ 但 现 在 相 当 一 部 分 学 校 将 % 文 书 与 档 案 管 理 & 课 程 改 为 % 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 & 课 程 $ 市 场 上 相 关 教 材 很 紧 缺 * 为 了 适 应 文 秘 专 业 教 育 教 学 改 革 的 需 要 $ 中 国 人 民 大 学 出 版 社 组 织 编 写 了 本 教 材 * 本 书 集 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 理 论 和 技 能 实 训 于 一 体 $ 共 分 十 章 * 让 学 生 走 进 档 案 室 ( 馆 ) 实 地 观 摩 $ 使 学 生 近 距 离 接 触 档 案 $ 了 解 档 案 及 收 藏 环 境 $ 了 解 档 案 工 作 人 员 职 责 及 相 关 制 度 + 并 训 练 档 案 收 集 与 鉴 定, 整 理, 登 记 与 统 计, 检 索, 开 发 与 利 用, 编 研, 人 事 档 案 管 理, 会 计 档 案 管 理, 特 殊 载 体 档 案 管 理 等 技 能 * 通 过 学 习 和 实 训 $ 提 高 学 生 现 代 化 档 案 管 理 适 应 能 力 $ 提 高 学 生 对 档 案 及 档 案 管 理 的 认 识, 兴 趣 和 能 力 * 参 与 本 书 编 写 的 教 师 大 都 来 自 高 职 高 专 院 校 一 线 $ 有 着 丰 富 的 教 学 实 践 经 验 * 具 体 分 工 是 # 王 琦 ( 扬 州 职 业 大 学 )$ 负 责 编 写 第 一, 三 章 $ 并 负 责 全 书 的 组 织 和 统 稿 工 作 + 程 萍 ( 中 国 传 媒 大 学 南 广 学 院 )$ 负 责 编 写 第 一, 二, 四 章 + 冯 小 梅 ( 金 肯 职 业 技 术 学 院 )$ 负 责 编 写 第 五, 六, 七 章 + 王 明 丽 ( 上 海 工 会 管 理 职 业 学 院 )$ 参 与 编 写 第 五, 七 章 + 王 燕 ( 郑 州 牧 业 工 程 高 等 专 科 学 校 )$ 参 与 编 写 第 一, 三, 四, 八, 九, 十 章 + 李 红 超 ( 郑 州 大 学 体 育 学 院 )$ 参 与 编 写 第 二, 五, 六 章 * 本 书 由 王 琦, 冯 小 梅, 程 萍 担 任 主 编 $ 王 明 丽, 王 燕, 李 红 超 担 任 副 主 编 * 本 书 在 选 题 申 报 过 程 中 得 到 中 国 人 民 大 学 出 版 社 教 育 分 社 社 长 罗 海 林 博 士 的 信 任 与 支 持 $ 在 编 写 过 程 中 $ 得 到 了 扬 州 职 业 大 学 文 秘 专 业 负 责 人 王 瑞 成 老 师, 郑 州 牧 业 工 程 高 等 专 科 学 校 雷 鸣 老 师, 钟 山 职 业 技 术 学 院 吴 良 勤 老 师 的 帮 助 与 支 持 $ 在 此 对 关 心, 支 持 本 书 编 写 的 专 家, 学 者, 同 仁 表 示 衷 心 的 感 谢 * 本 书 在 编 写 过 程 中 $ 参 考 了 大 量 的 文 献 资 料 $ 吸 收 了 最 新 的 研 究 成 果 $ 援 引, 借 鉴, 改 编 了 大 量 的 案 例 和 训 练 素 材 * 本 书 的 创 意 是 基 于 实 际 教 研 工 作 的 思 考 $ 是 集 体 智 慧 的 结 晶 $ 如 果 没 有 诸 多 方 家 大 作 的 帮 助 $ 就 不 会 有 本 书 的 出 版 $ 这 是 必 须 予 以 说 明 的 * 为 了 行 文 方 便 $ 对 于 所 引 用 成 果 及 材 料 未 能 在 书 中 一 一 注 明 $ 因 此 $ 编 者 将 对 本 书 编 写 有 过 帮 助 的 方 家 大 作 恭 谨 地 列 于 书 后 的 参 考 文 献 中 $ 表 示 致 敬 和 感 谢 - 希 望 本 书 的 编 写 能 够 为 高 职 高 专 文 秘 专 业 的 教 学 带 来 一 些 有 益 的 启 示 $ 提 供 一 些 新

4 ! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 鲜 的 思 路 + 希 望 本 书 的 出 版 能 够 为 高 职 高 专 文 秘 专 业 的 教 学 带 来 一 缕 新 意 $ 做 出 一 份 贡 献 + 更 希 望 本 书 能 够 成 为 广 大 高 职 高 专 学 生 朋 友 学 习 和 生 活 中 的 % 良 师 益 友 &* 限 于 学 力, 时 间 等 因 素 $ 我 们 虽 竭 尽 全 力 $ 错 漏 肯 定 犹 存 $ 诚 恳 期 望 使 用 本 书 的 广 大 师 生, 专 家 及 所 有 读 到 本 书 的 读 者 朋 友 $ 提 出 真 诚 而 宝 贵 的 意 见 和 建 议 $ 使 之 有 机 会 修 订 时 更 趋 完 善 * 谢 谢 - 编! 者 $%&& 年 月

5 目 录 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! 任 务 一! 认 识 企 业 信 息 工 作 和 档 案 管 理 工 作!!!!!!!!!!!!!!!!! 任 务 二! 进 入 秘 书 的 信 息 工 作!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! " 任 务 三! 走 进 秘 书 的 档 案 管 理 工 作!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!# 第 二 章! 信 息 收 集 与 整 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! $$ 任 务 一! 信 息 收 集!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! $$ 任 务 二! 信 息 整 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! %& 任 务 三! 信 息 存 储!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! % 第 三 章! 信 息 传 递 与 反 馈!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! #( 任 务 一! 信 息 传 递!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! #( 任 务 二! 信 息 反 馈!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! )$ 第 四 章! 信 息 开 发 与 利 用 任 务 一! 信 息 开 发!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! (&!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! (& 任 务 二! 信 息 利 用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! "$ 第 五 章! 档 案 的 收 集 和 鉴 定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! "* 任 务 一! 档 案 收 集!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! "* 任 务 二! 档 案 鉴 定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! *$ 第 六 章! 档 案 整 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! # 任 务 一! 编 制 档 案 分 类 方 案!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! # 任 务 二! 归 档 文 件 的 整 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!&# 第 七 章! 档 案 的 检 索 和 编 研!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!# 任 务 一! 档 案 的 检 索!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!# 任 务 二! 档 案 的 编 研!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!%& 第 八 章! 档 案 的 保 管 和 利 用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#& 任 务 一! 熟 悉 档 案 保 管 的 物 质 条 件!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#& 任 务 二! 档 案 的 库 房 管 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#% 任 务 三! 档 案 的 利 用!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!#

6 ! 秘 书 与 企 业 经 营 管 理 第 九 章! 电 子 档 案 的 管 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!)$ 任 务 一! 电 子 文 件 归 档 和 日 常 管 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!)$ 任 务 二! 电 子 档 案 鉴 定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(! 第 十 章! 特 殊 载 体 档 案 的 管 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(# 任 务 一! 录 音! 录 像 档 案 的 管 理!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(# 任 务 二! 照 片 档 案 的 整 理 和 鉴 定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!(" 附 录 一! 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 实 施 办 法!!!!!!!!!!!!!!!!!!!") 附 录 二! 企 业 档 案 管 理 规 定!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!*& 附 录 三! 企 业 档 案 管 理 办 法!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!*$ 附 录 四! 企 业 档 案 工 作 规 范!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!** 附 录 五! 国 有 企 业 文 件 材 料 归 档 办 法!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! * 附 录 六! 企 业 文 件 归 档 基 本 范 围 与 保 管 期 限 参 考 表!!!!!!!!!!!!!! $&% 附 录 七! 有 关 档 案 管 理 的 登 记 表!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! $$& 参 考 文 献!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!! $$)

7 第 一 章 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 任 务 一! 认 识 企 业 信 息 工 作 和 档 案 管 理 工 作 $&&$ 年! 欧 盟 打 火 机 制 造 商 联 合 会 向 欧 盟 委 员 会 提 出 反 倾 销 申 诉! 指 控 中 国 生 产 的 一 次 性 燃 气 打 火 机 在 欧 洲 市 场 上 倾 销 " 同 年 ( 月 $" 日! 欧 盟 宣 布 对 产 自 中 国 的 打 火 机 进 行 反 倾 销 立 案 " 得 知 此 消 息 后! 浙 江 温 州 # 宁 波 等 地 的 打 火 机 生 产 企 业 在 有 关 部 门 和 行 业 协 会 的 组 织 下 准 备 应 诉! 并 向 欧 盟 申 请 市 场 经 济 地 位 和 提 出 $ 产 业 无 损 害 抗 辩 %" 应 诉 中 的 关 键 环 节 是 提 供 公 司 生 产 # 内 销 # 外 销 # 财 务 等 各 方 面 的 材 料 和 原 始 单 据! 以 及 经 营 过 程 中 的 合 同 # 协 议 # 企 业 章 程 # 董 事 会 决 议 记 录 等! 更 重 要 的 是 还 要 提 供 近 三 年 来 的 财 务 报 表 和 审 计 报 告 等 一 套 完 整 的 档 案 材 料 " 由 于 这 些 应 诉 企 业 平 时 注 重 生 产 # 销 售 和 经 营 管 理 等 方 面 的 档 案 收 集 和 管 理 工 作! 因 此! 所 需 档 案 齐 全 # 证 据 充 足 " 最 后! 经 过 应 诉 企 业 # 代 理 律 师 等 长 达!) 个 月 的 工 作!$&&% 年 月! 在 针 对 中 国 产 品 的 众 多 反 倾 销 调 查 案 中! 一 次 性 打 火 机 生 产 企 业 的 应 诉 取 得 了 胜 利! 成 为 中 国 企 业 反 倾 销 应 诉 史 上 的 标 志 性 事 件 " " 中 国 制 造 # 困 境 重 重 $ 不 断 遭 遇 的 " 反 倾 销 # 起 诉 常 让 缺 乏 相 关 司 法 经 验 的 中 国 企 业 防 不 胜 防 $ 疲 于 应 付 % 在 本 案 例 中 $ 这 些 企 业 之 所 以 能 够 从 容 应 诉 $ 取 得 胜 利 $ 秘 诀 就 是 他 们 扎 实! 精 细 的 信 息 管 理 工 作 % 试 想 $ 如 果 没 有 规 范! 细 致 的 企 业 信 息 管 理 工 作 $ 没 有 第 一 手 的 证 据 $ 在 具 有 国 际 化 背 景 的 对 手 面 前 $ 这 些 民 营 企 业 一 旦 败 诉 $ 必 然

8 ! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 难 逃 赔 付! 倒 闭! 破 产 的 厄 运 % 一! 认 识 企 业 管 理 中 的 信 息 工 作! 一 " 企 业 信 息 与 企 业 信 息 工 作 的 概 念 企 业 信 息 $ 主 要 是 指 与 本 企 业 相 关 的 经 济 信 息! 科 技 信 息! 政 治 信 息! 社 会 信 息 和 生 活 信 息 等 % 企 业 信 息 工 作 $ 则 是 指 为 企 业 的 经 营! 战 略! 管 理! 生 产 等 服 务 而 进 行 的 有 关 信 息 的 收 集! 加 工! 处 理! 传 递! 存 储! 交 换! 检 索! 利 用! 反 馈 等 活 动 的 总 称 % 企 业 以 先 进 的 信 息 技 术 为 手 段 $ 对 信 息 进 行 采 集! 整 理! 加 工! 传 播! 存 储 和 利 用 $ 对 企 业 的 信 息 活 动 过 程 进 行 战 略 规 划 $ 对 信 息 活 动 中 的 要 素 进 行 计 划! 组 织! 领 导 和 控 制 $ 力 求 资 源 有 效 配 置! 共 享 管 理! 协 调 运 作 $ 以 最 少 的 消 耗 创 造 最 大 的 效 益 %! 二 " 企 业 信 息 工 作 的 内 容 企 业 信 息 工 作 的 内 容 包 括 & 企 业 信 息 化 建 设! 企 业 信 息 开 放 与 保 护! 企 业 信 息 开 发 与 利 用 %!( 企 业 信 息 化 建 设 % 这 是 企 业 实 现 信 息 管 理 的 必 要 条 件 % 任 务 大 致 包 括 计 算 机 网 络 基 础 设 施 建 设 企 业 计 算 机 设 备 的 普 及! 企 业 内 部 网 +,-./,0-) 企 业 外 部 网 12-./,0- 的 建 立 与 因 特 网 的 连 接 等 (* 生 产 制 造 管 理 系 统 的 信 息 化 计 算 机 辅 助 设 计 345! 计 算 机 辅 助 制 造 346 等 的 运 用 (* 企 业 内 部 管 理 业 务 的 信 息 化 管 理 信 息 系 统 6+7! 决 策 支 持 系 统 577! 企 业 资 源 计 划 管 理 189! 客 户 关 系 管 理 386! 供 应 链 管 理 736! 知 识 管 理 :6 等 (* 企 业 信 息 化 资 源 的 开 发 与 利 用 企 业 内 外 信 息 资 源 的 利 用! 企 业 信 息 化 人 才 队 伍 培 训! 企 业 信 息 化 标 准! 规 范 及 规 章 制 度 的 建 立 (* 企 业 信 息 资 源 建 设 包 括 信 息 技 术 资 源 的 开 发! 信 息 内 容 资 源 的 开 发 等 (% $( 企 业 信 息 开 放 与 保 护 % 信 息 开 放 有 两 层 含 义 $ 即 信 息 公 开 和 信 息 共 享 % 信 息 公 开 包 括 向 上 级 主 管 公 开 信 息! 向 监 督 部 门 公 开 信 息! 向 社 会 公 开 信 息! 向 上 下 游 企 业 公 开 信 息 和 向 消 费 者 公 开 信 息! 向 投 资 者 公 开 信 息 等 % 企 业 信 息 按 照 一 定 的 使 用 权 限 在 企 业 内 部 部 门 之 间! 员 工 之 间 和 与 之 合 作 伙 伴 之 间 进 行 资 源 共 享 % 企 业 信 息 保 护 的 手 段 很 多 $ 如 专 利 保 护! 商 标 保 护! 知 识 产 权 保 护! 合 同 保 护! 公 平 竞 争 保 护 等 % %( 企 业 信 息 开 发 与 利 用 % 从 信 息 资 源 类 型 出 发 $ 企 业 信 息 资 源 有 记 录 型 信 息 资 源! 实 物 型 信 息 资 源 和 智 力 型 信 息 资 源 之 分 % 智 力 型 信 息 资 源 是 一 类 存 储 在 人 脑 中 的 信 息! 知 识 和 经 验 $ 这 类 信 息 需 要 人 们 不 断 开 发 加 以 利 用 % 企 业 信 息 开 发 与 利 用 的 内 容 $ 包 括 市 场 信 息! 科 技 信 息! 生 产 信 息! 销 售 信 息! 政 策 信 息! 金 融 信 息 和 法 律 信 息 等 %! 三 " 企 业 信 息 工 作 的 作 用 近 年 $ 著 名 科 学 家 钱 学 森 提 出 了 把 情 报 信 息 作 为 第 四 产 业 的 新 构 想 $ 他 指 出 $ 第 一 产 业 是 指 农 业 等 $ 第 二 产 业 是 指 制 造 业 $ 第 三 产 业 是 指 提 供 各 种 服 务 的 行 业 $ 而 地 位 和 作 用 越 来 越 重 要 的 情 报 信 息 则 应 列 为 第 四 产 业 % 他 认 为 现 在 世 界 各 国 都 在 搞 " 情 报 战 #$

9 第一章! 秘书信息工作和档案管理概述! " 对情报信息的竞争十分激烈$第四产业可以说是面向世界!面向未来!面向现代化的一 个重要产业$应当高度重视$大力发展% 小链接 在戴尔计算机公司的销售部门!总在办公室里摆几张非常漂亮的桌子!桌子上面分 别摆着 +;6"联想"惠普等品牌的计 算 机! 销 售 人 员 可 以 随 时 将 计 算 机 打 开! 看 看 这 些竞争对手是怎么做的#同时桌子上都 有 一 个 牌 子! 上 面 写 的 是$ 他 们 的 特 长 是 什 么% 我们的优势在哪里% 他们的劣势在哪里% 这样做有什么用呢% 就是要了解自己的产品特性和竞争对手的产品特性!有针对性 地引导客户需求# 除了要了解竞争对手产品的情 况 之 外! 还 要 了 解 自 己 公 司 的 情 况 及 背 景#+;6 公 司在新员工培训的时候!就专门有如何向竞争对手学习这样一项内容#了解了对手的特 性!才可能在对比中找到自己的优势来赢得订单# 竞争对手资料包括以下几个方面$ " 产品使用情况# " 客户对其产品的满意度# " 竞争对手的销售代表的名字"销售的特点# " 销售代表与客户的关系等#!< 它是企业管理的基础 企业管理的每个环节都离不开企业信息$管理的过程实质上就是企业信息收集和利 用的过程%现代企业的 发 展 与 其 说 是 生 产 技 术 的 提 高$ 毋 宁 说 是 管 理 水 平 的 加 强%$& 世纪中期以来$企业管理世界发生了深刻变化%一个企业管理者的优劣$首先要看两个 条件$一是看其对本企业生产经营状况的 了 解* 二 是 看 其 对 市 场 行 情 企 业 信 息 的 了 解% 企业管理已由经验管理向科学管理转变$而管理的科学化$必须要有大量的企业信息作 为参考和依据$否则将给企业的管理造成混乱$而且将失去许多有利时机$使企业蒙受 巨大损失% $< 它是开发利用新产品#新技术#新工艺的前提 新产品从研制开发到成为商品进入市场$是一个信息收集!加工!服务!反馈和提 高的全过程%当前一轮新产品投放市场的第一天起$产品在市场上的竞争能力强弱的信 息就会源源不断地反馈回企业*而企业的环境信息也随社会竞争势头的变化而变化$加 上竞争对手的研究!开发和技术创新动向$高校科研部门的研究成果信息$企业产品自 身销售周期的临近等各种信息$必然要促成企业不得不开发出高起点!高科技含量的创 新产品$使企业在不断的新产品开发中前进% 企业只有保持强大的 科 技 实 力 和 科 学 技 术 的 不 断 进 步$ 才 能 有 远 大 而 健 康 的 生 命 力$因而要求企业强 化 新 工 艺! 新 产 品! 新 技 术 开 发$ 密 切 注 意 国 内 外 市 场 动 向$ 引 进!开发利用外来新技术!新工艺%而 开 发! 引 进 先 进 技 术$ 必 须 以 企 业 信 息 为 先 导$ 综合考虑各方面因素$才能避免盲目引进$才能使引进的技术适应国内外市场的发展变

10 #! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 化 $ 保 持 优 势 $ 避 免 产 品 技 术 很 快 被 淘 汰 % 企 业 间 竞 争 越 激 烈 $ 企 业 信 息 的 作 用 也 就 越 明 显 % %< 它 是 生 产 过 程 控 制 的 手 段 企 业 的 产 品! 质 量! 成 本! 服 务 和 时 效 是 其 永 恒 的 主 题 $ 是 企 业 效 益 的 五 大 要 素 % 高 效 率 生 产 是 企 业 的 根 本 任 务 $ 在 生 产 过 程 中 $ 应 随 时 注 意 企 业 内 各 种 反 馈 的 信 息 $ 及 时 发 现 效 率 低 下! 浪 费 严 重! 成 本 高 和 存 在 事 故 隐 患 的 环 节 % 应 用 国 内 外 先 进 的 科 学 技 术 和 组 织 管 理 信 息 $ 对 生 产 过 程 的 关 键 环 节 进 行 技 术 革 新 和 技 术 改 造 $ 逐 步 实 现 生 产 过 程 自 动 化 $ 从 而 降 低 成 本 $ 提 高 生 产 效 率 $ 用 高 效 的 信 息 能 力 来 保 证 企 业 的 高 效 生 产 % #< 它 是 企 业 走 向 市 场 的 关 键 随 着 市 场 企 业 的 不 断 发 展 $ 企 业 同 市 场 的 联 系 愈 来 愈 紧 密 % 而 市 场 的 变 化 也 愈 来 愈 频 繁 $ 企 业 竞 争 愈 来 愈 激 烈 % 一 个 企 业 要 想 继 续 生 存 和 发 展 $ 首 先 必 须 要 开 拓 和 占 有 市 场 $ 而 要 占 有 市 场 则 必 须 随 时 掌 握 市 场 变 化 情 况 $ 通 过 多 种 渠 道 广 泛 收 集 各 类 企 业 信 息 $ 包 括 科 技 企 业 信 息! 市 场 企 业 信 息! 行 业 企 业 信 息 等 % 对 企 业 来 说 $ 市 场 企 业 信 息 犹 如 " 黏 合 剂 # 与 " 催 化 剂 #$ 能 使 企 业 生 产 要 素 优 化 组 合 $ 发 挥 更 大 合 力 $ 生 产 出 价 廉 质 优 量 多 的 产 品 % 企 业 对 市 场 企 业 信 息 把 握 得 是 否 及 时! 准 确 $ 关 系 到 产 品 价 值 能 否 实 现 $ 关 系 到 企 业 之 成 败 % 企 业 如 能 灵 通 地 掌 握 市 场 企 业 信 息 $ 准 确 地 把 握 市 场 格 局 及 其 变 化 $ 就 可 以 适 时 调 整 企 业 战 略 $ 在 瞬 息 万 变 的 激 烈 市 场 竞 争 中 立 于 不 败 之 地 % )< 它 是 提 高 企 业 员 工 素 质 的 阶 梯 通 过 收 集 和 利 用 企 业 信 息 $ 能 够 在 实 践 中 快 速 提 高 企 业 信 息 人 员 的 应 用 技 能 和 综 合 素 质 % 企 业 通 过 不 断 加 强 信 息 化 进 程 $ 培 育 企 业 文 化 氛 围 $ 使 广 大 企 业 员 工 逐 渐 树 立 信 息 意 识 $ 自 觉 地 参 与 到 企 业 信 息 化 建 设 中 去 $ 并 在 信 息 化 建 设 中 不 断 提 高 员 工 的 素 质 % 国 际 上 不 少 大 型 企 业 都 建 立 了 完 善 的 员 工 技 能 培 训 计 划 和 制 度 $ 并 鼓 励 员 工 为 企 业 发 展 献 计 献 策 $ 从 而 实 现 企 业 信 息 工 作 的 大 众 化 $ 以 提 高 企 业 的 信 息 工 作 水 平 % (< 它 是 树 立 企 业 良 好 形 象 的 途 径 企 业 良 好 的 社 会 形 象 是 企 业 产 品 步 入 市 场 $ 参 与 市 场 竞 争! 广 泛 吸 引 社 会 资 金 投 入 和 人 才 投 入 的 基 础 % 所 以 企 业 除 了 生 产 出 高 科 技! 高 质 量! 高 效 率 和 低 成 本 的 名 牌 产 品 外 $ 应 投 入 一 定 的 人 力! 物 力 $ 通 过 网 络 和 广 告 等 与 外 部 环 境 之 间 进 行 广 泛 的 信 息 交 流 $ 使 企 业 产 品 深 入 人 心 $ 扩 大 企 业 在 社 会 上 的 影 响 力 % 综 上 所 述 $ 企 业 信 息 的 独 特 功 能 $ 使 得 人 们 把 企 业 信 息 活 动 推 到 了 十 分 重 要 的 位 置 % 重 视 信 息! 捕 捉 信 息! 处 理 信 息 和 运 用 信 息 $ 已 成 为 社 会 企 业 活 动 的 热 点 % 二! 认 识 企 业 管 理 中 的 档 案 管 理 从 严 格 的 意 义 上 来 说 $ 企 业 的 信 息 包 括 档 案 $ 企 业 信 息 工 作 也 包 括 对 档 案 的 管 理 $ 但 是 $ 因 为 档 案 的 地 位 特 殊 $ 即 它 有 着 专 门 的 法 律 规 范 和 管 理 办 法 $ 所 以 此 处 特 意 将 档 案 管 理 工 作 单 独 辟 为 一 块 $ 做 重 点 阐 述 % 所 以 $ 本 书 第 $ 章! 第 # 章 中 所 指 的 信 息 工 作 主 要 是 指 除 了 档 案 管 理 工 作 之 外 的 信 息 工 作 $ 是 一 种 狭 义 上 的 信 息 工 作 %

11 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 $! 在 企 业 的 日 常 管 理 中 $ 每 天 都 会 有 大 量 的 合 同! 文 书! 会 议 记 录! 电 话 记 录! 照 片! 影 像 等 产 生 $ 也 会 获 得 一 些 具 有 纪 念 意 义 的 旗 帜! 奖 杯! 产 品! 模 型 等 $ 这 些 最 终 都 会 成 为 档 案 $ 被 管 理! 保 护 % 档 案 信 息 涉 及 生 产! 经 营! 设 计! 研 发! 行 政! 后 勤 等 方 方 面 面 $ 见 证 了 企 业 的 兴 衰 成 败 % 所 以 $ 档 案 是 企 业 信 息 的 重 要 组 成 部 分 $ 档 案 管 理 工 作 是 企 业 信 息 管 理 的 主 要 内 容 之 一 % 还 原 档 案 $ 就 是 还 原 历 史 * 重 视 档 案 $ 才 能 赢 得 未 来 %! 一 " 档 案 的 定 义 + 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法, 将 档 案 的 定 义 表 述 为 &" 本 法 所 称 的 档 案 $ 是 指 过 去 和 现 在 的 国 家 机 构! 社 会 组 织 以 及 个 人 从 事 政 治! 经 济! 科 学! 技 术! 文 化! 宗 教 等 活 动 直 接 形 成 的 对 国 家 和 社 会 有 保 存 价 值 的 各 种 文 字! 图 表! 声 像 等 不 同 形 式 的 历 史 记 录 %# 国 家 档 案 局 $&&& 年!$ 月 发 布 的 行 业 标 准 54)=!-$&&& + 档 案 工 作 基 本 术 语, 将 档 案 的 定 义 表 述 为 &" 国 家 机 关! 社 会 组 织 或 个 人 在 社 会 活 动 中 直 接 形 成 的 有 价 值 的 各 种 形 式 的 历 史 记 录 %# 档 案 的 定 义 表 达 了 七 个 方 面 的 含 义 & 档 案 形 成 的 时 间 历 史 性 (* 档 案 产 生 的 主 体 多 元 性 (* 档 案 来 源 渠 道 广 泛 性 (* 档 案 形 成 的 特 点 原 始 性 (* 档 案 保 存 的 目 的 价 值 性 (* 档 案 表 现 的 形 式 多 样 性 (* 档 案 本 质 属 性 记 录 性 (%! 二 " 档 案 的 分 类!< 按 产 生 领 域 分 有 文 书 档 案! 科 技 档 案 及 专 门 档 案 如 会 计 档 案! 诉 讼 档 案! 人 事 档 案 等 (% $< 按 制 成 材 料 分 有 甲 骨! 竹 简! 绵 帛! 纸 质! 胶 片! 磁 带! 光 盘! 实 物 档 案 等 % %< 按 单 位 性 质 分 有 党 政 机 关 档 案! 事 业 单 位 档 案! 企 业 档 案! 军 队 档 案! 农 村 档 案 等 % #< 按 形 成 时 期 分 有 新 中 国 成 立 前 档 案 包 括 革 命 历 史 档 案 和 旧 政 权 档 案 (! 新 中 国 成 立 后 档 案 % 前 者 常 称 为 历 史 档 案 $ 后 者 常 称 为 现 实 档 案 %! 三 " 档 案 的 价 值 对 于 企 业 来 说 $ 档 案 有 两 个 方 面 的 价 值 %!< 凭 证 价 值 档 案 是 历 史 的 真 凭 实 据 % 从 档 案 的 形 成 看 $ 它 是 由 形 成 者 当 时! 当 地! 当 事 直 接 使 用 的 文 件 材 料 转 化 而 来 的 $ 是 未 经 任 何 改 动 的 原 件 $ 即 使 其 内 容 不 真 实! 不 准 确 $ 也 都 原 本 地! 客 观 地 记 录 了 人 们 当 时 的 思 想 和 行 为 $ 是 令 人 信 服 的 历 史 证 据 % 从 档 案 自 身 特 点 看 $ 它 记 录 了 形 成 者 留 下 的 历 史 真 迹 $ 是 确 凿 无 疑 的 原 始 文 件 和 历 史 凭 证 $ 可 以 成 为 查 考! 研 究! 争 辩! 护 权 和 处 理 问 题 时 具 有 法 律 效 力 的 依 据 % $< 参 考 价 值 档 案 不 仅 记 录 了 历 史 过 程 和 事 实 $ 而 且 也 记 录 了 人 们 从 事 各 种 活 动 的 意 图! 思 想! 数 据! 成 果! 得 失 等 % 档 案 反 映 企 业 管 理 实 践 活 动 的 正 反 两 方 面 的 教 训 $ 可 为 后 人 提 供

12 %! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 广 泛 的 借 鉴 % 它 对 于 企 业 查 考 既 往 实 践! 探 索 事 物 发 展 的 过 程 及 其 规 律 $ 总 结 和 吸 取 历 史 的 经 验 教 训 $ 开 拓 创 新 $ 是 必 备 的 参 考 材 料 $ 具 有 广 泛 的 情 报 价 值 % 信 息 是 现 代 社 会 的 宝 贵 资 源 $ 随 着 社 会 的 发 展 进 步 $ 信 息 的 价 值 将 不 断 飙 升 % 正 如 世 界 著 名 未 来 学 家 阿 尔 温. 托 夫 勒 预 言 &" 谁 掌 握 了 信 息 $ 控 制 了 网 络 $ 谁 就 掌 握 了 整 个 世 界 %#!"# 的 档 案 馆 +;6 的 档 案 馆 位 于 美 国 新 泽 西 州! 成 立 于! (# 年 #! (* 年! 公 司 专 门 从 哈 佛 大 学 请 来 历 史 学 专 家 对 公 司 文 件 进 行 鉴 定! 提 出 了 +;6 要 加 强 档 案 工 作 的 建 议 #+;6 现 馆 藏 共 有!&&&& 立 方 英 尺! 有 %&&& 张 照 片!)&&& 盒 声 像 档 案!$&&& 件 展 品! 共 有 $ 个 库 房 # +;6 公 司 对 档 案 管 理 问 题 的 重 视 在 企 业 界 是 比 较 少 见 的!+;6 每 年 拨 款!&& 万 美 元! 用 于 档 案 管 理 # 档 案 馆 馆 长 由 公 司 总 经 理 直 接 任 命! 档 案 工 作 直 接 向 秘 书 长 报 告! 由 秘 书 长 向 +;6 首 席 律 师 报 告 # 提 供 咨 询 服 务 是 企 业 档 案 管 理 工 作 中 信 息 服 务 的 重 要 部 分!+;6 公 司 对 它 以 很 高 标 准 来 要 求 $ &! 对 企 业 档 案 人 员 的 高 要 求 # 熟 知 档 案 专 业 知 识 ( 了 解 有 关 企 业 科 技 " 管 理 的 知 识 ( 具 备 良 好 的 表 达 " 交 流 能 力! 包 括 口 头 表 达 能 力 和 书 面 表 达 能 力 ( 熟 悉 国 家 " 企 业 有 关 的 政 策 " 法 律 " 法 规! 正 确 处 理 " 开 发 " 利 用 企 业 档 案 和 保 护 企 业 权 益 的 关 系 # &$ 直 接 性 # 企 业 档 案 用 户 和 咨 询 员 是 面 对 面 的 交 流! 一 问 一 答! 直 接 针 对 用 户 疑 问 进 行 解 答! 能 在 一 定 程 度 上 避 免 用 户 进 一 步 查 找 原 件 的 麻 烦 # &% 交 互 性 # 咨 询 服 务 过 程 中! 用 户 与 档 案 人 员 能 够 围 绕 某 一 问 题 共 同 探 讨! 是 一 个 互 相 了 解 " 互 相 影 响 的 过 程 # 通 过 探 讨! 咨 询 员 能 进 一 步 理 解 用 户 的 需 求 目 标 和 特 点! 并 据 此 为 用 户 提 供 指 导 和 帮 助 ( 用 户 也 能 进 一 步 了 解 企 业 档 案 和 企 业 档 案 工 作 # 训 练 $ 对 熟 悉 的 企 业 进 行 调 查! 看 看 公 司 有 没 有 指 定 专 门 的 信 息 管 理 制 度 和 流 程! 重 点 了 解 企 业 信 息 管 理 包 括 哪 些 实 务 # 训 练 % $& 世 纪 & 年 代! 北 京 市 地 铁 总 公 司 为 了 扩 大 地 铁 的 运 输 能 力! 准 备 增 加 客 车 数 量 # 但 是 如 果 购 买 新 车! 每 节 车 厢 都 在!$& 万 元 以 上! 费 用 昂 贵 # 经 权 衡! 地 铁 总 公 司 决 定 对 $& 世 纪 "& 年 代 购 置 的 电 动 客 车 进 行 技 术 改 造 # 地 铁 总 公 司 的 档 案 部 门 由 于 完 好 地 保 存 了 将 要 改 造 的 电 动 客 车 的 全 部 档 案 资 料! 因 而 为 技 术 部 门 迅 速 " 有 效 地 进 行 设 计 改 造 提 供 了 可 靠 的 信 息 # 经 过 % 年 多 的 努 力! 铁 路 总 公 司 技 术 部 门 编 制 出!!&& 多 张 设

13 第一章! 秘书信息工作和档案管理概述! & 计图纸!完成了 #$ 辆车的改造任务!每车节约资金 * 万元!#$ 辆车共 节 约 资 金 #!!( 万元# 从上述案例中$你得到什么样的启示/ 请通过调研$寻找相类似的实例% 任务二! 进入秘书的信息工作 小张是一个刚刚走上工作岗位的大学毕业生!在一家大型食品企业任产品开发部门 秘书"他所学的专业是信息管理!对信息有着天然的敏感性"从上班第一天起!他就开 始注意学习和收集与本企业产品相关的国内外最新#最快的信息"他从公文#网络#书 籍#刊物等多种媒体上抄录信息!与同行 交 流 时 一 有 机 会 就 会 索 取 信 息" 在 此 基 础 上! 他还对收集到的大量信息进行加工处理!将 重 要 的 信 息 做 成 简 略 的 &信 息 简 报!每 天 一份!送到部门经理的办公桌上!为经理的工作提供了很大的方便"他的这一工作特色 逐渐为公司总经理所知!于是他被调任总经理秘书"小张此时已对本行业的市场情况有 了相当的了解"他再接再厉!除了保持原来通过各种途径积极广泛收集信息外!开始尝 试选择若干题目进行深入研究!写成调查报告呈交总经理!赢得公司高层的一致赞赏" 秘书人员作为决策者的助手$在一个单位的信息和调研工作中扮演着重要角色%信 息不仅是秘书人员辅助领导决策的依据$也是处理日常事务的基础$更是起草文件的基 础%因此$作为公司高管秘书$一定要学会收集!筛选!分类!加工!传递和合理利用 商业信息%就像案例中的秘书小张$就做到了以上几点$所以才会升职加薪$赢得公司 领导一致赞赏% 一!秘书信息工作的主要内容! *) 年 "全国秘书长座谈会# 文 件$ 第 一 次 向 秘 书 部 门 明 确 提 出 了 要 对 领 导 发 挥 "提供信息作用#$ 并 指 出 "信 息 的 收 集 要 充 分$ 传 递 要 迅 速$ 处 理 要 准 确$ 反 馈 要 及 时#*"在现代社会中$信息是效率!是 质 量! 是 生 命#% 从 而 开 辟 了 秘 书 部 门 信 息 工 作 的新时代$秘书部门的信息工作不再仅仅限于编写!传送简报$而含有了全面管理领导 机关的信息工作% 秘书部门的地位!性质和作用决定了信息工作是秘书工作的一项重要内容 %秘书部 门是单位的工作枢纽$是联系上下!沟通八方的信息集散地$这为秘书部门承担!做好 信息工作创造了条件%从秘书部门的工作 性 质 和 承 担 的 任 务 来 看$ 秘 书 工 作 具 有 辅 助! 服务的性质$要发挥 "参谋助手# 的作用$也必须认真抓好信息工作%可以说$信息是

14 ! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 领 导 决 策 的 基 础 和 依 据 $ 是 帮 助 领 导 实 现 科 学 管 理 的 先 决 条 件 $ 是 沟 通 领 导 与 各 方 面 的 纽 带 $ 是 秘 书 人 员 发 挥 参 谋 助 手 作 用 的 基 础 $ 秘 书 部 门 必 须 加 强 信 息 工 作 % 秘 书 的 信 息 工 作 主 要 包 括 下 述 几 个 环 节 %! 一 " 信 息 收 集 信 息 收 集 是 信 息 工 作 的 第 一 步 $ 是 信 息 工 作 的 基 础 % 它 是 指 信 息 收 集 者 根 据 工 作 需 要 $ 通 过 不 同 的 渠 道 和 方 式 收 集 获 取 信 息 的 过 程 % 对 于 秘 书 来 说 $ 这 一 阶 段 的 基 本 要 求 就 是 收 集 面 要 广 % 但 是 以 有 限 的 秘 书 工 作 范 围 和 工 作 时 间 $ 面 对 无 限 的 信 息 世 界 $" 广 # 就 是 一 个 相 对 概 念 % 这 就 要 求 秘 书 的 分 辨 力 要 强 % 只 要 判 断 准 确 $ 广 泛 收 集 的 信 息 中 " 含 金 量 # 就 大 大 提 高 % 为 了 提 高 信 息 的 " 含 金 量 #$ 秘 书 首 先 就 要 解 决 信 息 收 集 工 作 中 的 " 建 网 # 环 节 $ 即 建 立 秘 书 的 信 息 渠 道 % 像 指 定 安 排 信 息 员! 明 确 信 息 例 会 制 度 和 信 息 交 换 制 度! 建 立 信 息 网 站! 实 现 计 算 机 网 络 联 系 等 $ 都 是 秘 书 工 作 中 建 立 信 息 渠 道 的 方 法 %! 二 " 信 息 整 理 信 息 整 理 是 信 息 工 作 的 核 心 $ 是 对 收 集 来 的 大 量 原 始 信 息 进 行 分 类! 筛 选! 校 核 $ 通 过 加 工 整 理 $ 变 原 始 信 息 为 系 统 化 信 息 $ 变 低 层 次 信 息 为 高 层 次 信 息 % 信 息 整 理 是 使 信 息 成 为 有 价 值 信 息 的 过 程 %! 三 " 信 息 存 储 信 息 存 储 就 是 用 科 学 的 管 理 方 法 $ 将 有 保 存 价 值 的 信 息 按 照 分 类 标 准 有 序 存 放 的 过 程 % 信 息 的 存 储 就 是 建 立 信 息 库 $ 需 要 进 行 严 格 的 登 记! 科 学 的 编 码 和 有 序 的 排 列 %! 四 " 信 息 传 递 信 息 传 递 就 是 将 加 工 整 理 后 的 信 息 通 过 媒 介 或 载 体 $ 把 信 息 从 信 息 发 生 源 传 递 到 信 息 接 收 源 的 过 程 % 信 息 传 递 使 信 息 本 身 具 有 的 潜 在 价 值 $ 通 过 传 递 成 为 实 用 价 值 $ 在 实 际 工 作 中 发 挥 作 用 %! 五 " 信 息 反 馈 信 息 反 馈 就 是 把 输 出 的 信 息 的 结 果 返 回 来 $ 并 对 信 息 的 再 输 出 发 生 影 响 $ 起 到 控 制 和 调 节 的 作 用 % 信 息 反 馈 对 领 导 者 的 决 策 是 十 分 必 要 的 $ 也 是 信 息 工 作 一 个 重 要 的 组 成 部 分 %! 六 " 信 息 开 发 和 利 用 信 息 开 发 和 利 用 就 是 通 过 各 种 方 式 和 方 法 $ 将 收 集! 整 理! 存 储 的 信 息 资 源 经 过 开 发 $ 以 一 定 的 形 式 提 供 给 利 用 者 $ 发 挥 信 息 的 效 用 $ 使 信 息 的 价 值 得 以 实 现 % 无 论 信 息 起 到 什 么 作 用 $ 只 要 它 对 领 导 和 有 关 部 门 " 有 用 #$ 秘 书 的 信 息 工 作 就 有 意 义 % 用 处 越 大 $ 意 义 越 大 % 所 以 $ 这 一 阶 段 对 秘 书 的 要 求 是 注 意 对 信 息 的 综 合 利 用 % 对 某 单 一 信 息 的 利 用 $ 远 远 不 如 对 多 种 信 息 的 综 合 处 理 后 的 利 用 $ 这 就 是 中 共 中 央 提 出 的 " 高 层 次 信 息 #% 二! 树 立 秘 书 人 员 的 信 息 意 识 所 谓 信 息 意 识 $ 就 是 信 息 工 作 人 员 对 事 物 的 敏 感 度! 洞 察 力 $ 是 信 息 工 作 人 员 政 治

15 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 (! 素 质! 业 务 素 质! 政 策 水 平! 学 识 水 平 和 分 析 能 力! 思 维 能 力! 理 解 能 力! 反 应 能 力! 决 断 能 力 等 多 种 知 识 和 能 力 的 综 合 反 映 % 无 论 现 在 或 未 来 $ 秘 书 工 作 者 和 他 她 ( 的 服 务 对 象 --- 领 导 者 $ 每 天 都 生 活 在 被 信 息 包 围 的 社 会 里 $ 电 话! 文 件! 图 书! 报 刊! 广 播! 影 视 以 及 各 种 互 联 网 络 上 成 千 上 万 的 信 息 倾 泻 而 来 % 秘 书 人 员 具 有 强 烈 的 信 息 意 识 $ 就 会 积 极 主 动 地 挖 掘! 收 集! 利 用 有 利 于 领 导 决 策 和 秘 书 工 作 开 展 的 各 种 信 息 * 敏 锐 地 发 现 别 人 尚 未 注 意 到 的 信 息 $ 迅 速 而 准 确 地 找 到 事 物 的 本 质! 问 题 的 症 结 * 善 于 从 司 空 见 惯 的 信 息 中 看 到 差 异 $ 并 能 迅 速 选 择 和 捕 捉 $ 达 到 发 现 早! 挖 掘 深! 效 率 高 的 境 界 % 有 这 样 一 个 事 例 % 在 某 家 生 产 泥 塑 的 合 资 企 业 $ 一 日 $ 秘 书 接 待 了 一 位 与 该 厂 有 业 务 往 来 的 顾 客 % 客 人 说 $ 他 刚 从 > 国 回 来 $ 看 到 商 店 里 摆 着 不 少 泥 塑 $ 当 地 人 很 喜 爱 % 又 说 该 国 百 姓 对 中 国 民 俗 很 感 兴 趣 $ 因 其 祖 先 大 多 为 华 人 % 秘 书 敏 锐 地 感 到 $ 这 是 一 条 有 用 的 信 息 $ 于 是 请 对 方 详 谈 有 关 情 况 % 待 客 人 走 后 $ 马 上 将 这 送 上 门 来 的 信 息 提 供 给 上 司 $ 并 建 议 本 厂 制 造 反 映 中 国 民 俗 的 泥 塑 $ 到 > 国 去 开 辟 市 场 % 后 来 的 事 实 证 明 $ 秘 书 的 建 议 是 正 确 的 % 假 如 这 位 秘 书 信 息 意 识 不 强 $ 有 可 能 放 过 这 条 有 价 值 的 信 息 $ 失 去 一 次 发 展 企 业! 增 加 收 益 的 机 会 %! "& 年 国 庆 节 $ 毛 主 席 在 天 安 门 城 楼 会 见 了 美 国 记 者 埃 德 加. 斯 诺 $ 并 在 次 日 + 人 民 日 报, 的 头 版 刊 登 大 幅 照 片 $ 期 望 借 此 向 美 国 传 递 建 交 的 信 息 % 但 是 $ 美 国 总 统 身 边 的 秘 书 人 员 和 智 囊 机 构 $ 由 于 缺 乏 对 东 方 表 达 方 式 的 理 解 和 对 信 息 的 敏 锐 观 察 $ 并 未 对 此 作 出 任 何 反 应 $ 致 使 中 美 建 交 推 迟 数 年 % 这 一 历 史 事 件 充 分 证 明 了 信 息 感 知 能 力 对 于 秘 书 工 作 的 重 要 性 % 作 为 秘 书 人 员 来 说 $ 信 息 的 敏 感 性 并 不 是 天 生 的 $ 可 以 通 过 平 时 的 刻 苦 训 练 逐 步 提 升 % 一 要 多 看 $ 这 是 形 成 敏 锐 的 信 息 洞 察 力 的 基 础 % 人 们 每 天 从 纷 繁 复 杂! 瞬 息 万 变 的 客 观 世 界 中 随 时 随 地 都 可 以 感 受 并 接 收 到 来 自 自 然 和 社 会 的 大 量 信 息 资 料 $ 但 人 们 不 可 能 把 所 有 的 信 息 全 部 接 收 过 来 % 只 有 透 过 现 象 看 本 质! 拨 开 迷 雾 抓 住 要 害 $ 才 能 为 领 导 决 策 提 供 有 参 考 价 值 的 信 息 % 这 就 需 要 信 息 工 作 人 员 从 两 个 方 面 来 培 养 这 种 能 力 %!( 现 代 秘 书 要 像 吃 饭 穿 衣 一 样 $ 每 天 都 要 读 一 读 文 件 $ 看 一 看 新 闻 $ 听 一 听 广 播 $ 浏 览 一 下 网 络 $ 查 找 所 需 要 的 资 料 $ 并 形 成 一 种 习 惯 性 倾 向 % 尤 其 要 注 意 阅 读 跟 企 业 主 要 业 务 有 关 的 文 件 和 报 刊 $ 以 提 高 自 己 的 专 业 理 论 水 平 和 鉴 赏 能 力 % 要 及 时 阅 读 总 公 司 及 政 府 下 发 的 重 要 文 件! 各 类 报 刊 和 来 自 基 层 的 简 报! 信 息 等 $ 对 其 中 解 释 总 公 司! 政 府 的 方 针 政 策 的 重 要 文 章 更 要 仔 细 研 读 $ 领 悟 透 彻 % $( 多 接 收 来 自 外 界 的 各 类 信 息 $ 以 提 高 认 识 水 平 及 辨 别 是 非 的 能 力 % 要 做 到 " 眼 观 六 路 $ 耳 听 八 方 #$ 对 自 然 科 学 知 识 和 社 会 科 学 知 识 都 应 涉 猎 $ 力 争 上 知 天 文 地 理! 下 谙 世 风 民 情 * 还 要 广 泛 接 受 来 自 各 地 区! 各 单 位! 各 部 门 的 信 息 $ 站 在 全 局 的 高 度 对 社 会 政 治! 经 济! 生 活 的 各 个 侧 面 进 行 全 方 位! 深 层 次 的 观 察 $ 这 样 就 能 及 时 向 领 导 提 供 准 确! 新 颖! 实 用 的 信 息 % 二 要 多 思 $ 这 样 才 能 培 养 灵 活 的 信 息 收 集 和 捕 捉 能 力 % 在 实 际 工 作 中 $ 信 息 往 往 不 是 明 明 白 白 地 展 现 在 我 们 面 前 的 $ 而 是 需 要 我 们 花 费 一 定 的 时 间 和 精 力 主 动 地! 广 泛 地

16 )*! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 收 集 和 摄 取 % 在 此 过 程 中 $ 要 抓 住 三 点 &!( 位 置 准 % 要 站 在 领 导 的 位 置 看 问 题 $ 多 思 考 哪 些 信 息 是 为 上 级 领 导 服 务 的 $ 哪 些 是 为 本 级 领 导 服 务 的 $ 哪 些 是 为 基 层 单 位 领 导 服 务 的 % 要 围 绕 领 导 决 策 的 需 要 $ 主 动 地 对 原 始 的! 零 星 的 信 息 进 行 比 较! 分 析! 归 类 $ 这 样 才 能 整 理 出 符 合 领 导 决 策 需 要 的 信 息 来 % $( 内 容 新 % 掌 握 的 信 息 要 立 足 于 新 $ 不 保 留 人 人 都 知 道 的 陈 旧 过 时 的 信 息 $ 删 除 不 真 实 的 信 息 $ 对 一 些 不 确 定 但 有 价 值 的 信 息 要 弄 清 情 况 后 再 上 报 % %( 角 度 好 % 收 集 到 的 信 息 要 有 特 色 $ 如 有 工 作 特 色! 经 济 特 色! 区 域 特 色 等 $ 这 样 的 信 息 只 有 具 备 了 超 前 捕 捉 信 息 的 意 识 $ 才 可 以 通 过 不 同 渠 道! 不 同 层 次! 不 同 方 法! 不 同 人 员 获 取 到 各 种 有 用 信 息 % 也 只 有 处 处 留 心! 博 闻 强 记 $ 才 可 以 挖 掘 出 那 些 潜 在 的 有 用 信 息 $ 发 挥 主 动 服 务 的 作 用 % 三 要 多 练 $ 即 培 养 信 息 工 作 人 员 准 确 地 筛 选! 整 理 信 息 的 能 力 % 在 收 集 到 的 信 息 资 料 中 $ 有 时 很 难 一 下 子 分 辨 出 哪 些 信 息 有 用 $ 哪 些 信 息 无 用 % 这 就 需 要 信 息 工 作 人 员 熟 练 地 对 这 些 原 始 信 息 进 行 分 析! 识 别 和 判 断 $ 从 众 多 的 一 般 信 息 中 抓 住 最 有 价 值 的 信 息 %!( 筛 选 细 致 % 信 息 工 作 人 员 要 对 信 息 资 料 加 以 分 析 $ 从 中 找 出 哪 些 信 息 是 不 全 面 的 $ 哪 些 结 论 是 牵 强 附 会 的 $ 哪 些 情 况 是 需 要 说 明 的 $ 还 要 从 中 找 出 疑 点! 发 现 问 题 $ 把 一 些 个 别 的! 零 碎 的! 不 系 统 的 信 息 过 滤 出 去 $ 这 样 才 能 把 信 息 的 模 糊 度 和 多 余 度 降 到 最 低 限 度 $ 编 写 出 符 合 领 导 需 求 的 信 息 % $( 整 理 准 确 % 信 息 工 作 人 员 要 经 常 对 筛 选 出 的 信 息 资 料 进 行 有 序 的! 系 统 的! 综 合 性 整 理 $ 通 过 归 纳! 排 序! 分 析 研 究 等 方 法 $ 提 炼! 推 导 出 一 些 有 新 价 值 的 信 息 $ 这 样 才 能 为 领 导 决 策 提 供 可 靠 依 据 % 网 上 秘 书 是 信 息 时 代 秘 书 工 作 的 新 发 展 当 今 信 息 社 会! 随 着 计 算 机 技 术 和 互 联 网 的 发 展! 人 类 许 多 传 统 的 工 作 方 式 发 生 了 改 变! 许 多 新 兴 事 物 应 运 而 生! 如 $& 世 纪 & 年 代 末 美 国 出 现 了?@.-A/B4CC@C-/,- & 简 称?4! 中 文 意 思 为 ) 虚 拟 助 理 *") 网 上 秘 书 *# 我 们 知 道! 秘 书 工 作 是 ) 以 处 理 信 息 为 中 心 任 务 的 # 首 当 其 冲 受 到 了 信 息 浪 潮 的 影 响 *! 而 ) 网 上 秘 书 * 作 为 信 息 时 代 的 产 物! 它 的 基 本 职 能 是 什 么! 它 与 传 统 意 义 上 的 ) 秘 书 * 有 怎 样 的 关 系! 未 来 发 展 趋 势 如 何 等 相 关 问 题 的 研 究 在 国 内 外 还 处 于 起 步 阶 段! 已 有 的 学 术 研 究 成 果 尚 不 丰 富 # 本 文 拟 对 网 上 秘 书 的 职 业 涵 义 " 职 业 特 征 " 发 展 前 景 作 一 初 步 探 讨! 以 供 商 榷 # 一! 网 上 秘 书 的 职 业 涵 义 案 例 $ 把 一 艘 $& 米 长 " 订 制 建 造 的 游 艇 从 香 港 挪 到 纽 约 或 迈 阿 密 需 要 多 少 钱 % 一 旦 将 这 艘 船 挪 到 纽 约! 维 持 它! 包 括 聘 请 一 位 $# 小 时 待 命 的 经 验 丰 富 的 船 长 又 得 花 多 少 钱 % 这 是 )# 岁 的 苏 珊 娜 + 斯 特 默 做 网 上 秘 书 以 来 的 第 一 份 工 作 # 她 花 了 % 个 星 期 的 时 间 为 她 的 客 户,,, 一 位 来 自 香 港 的 投 资 银 行 家 找 到 了 答 案 $ 将 游 艇 从 香 港 挪 到 纽 约 要 花 "&&& 美 元! 而 要 维 持 它 每 月 得 花 "&&& 美 元 # 在 斯 特 默 的 帮 助 下! 银 行 家 决 定 在 香 港 将 游 艇 出 售! 然 后 在 纽 约 买 一 条 新 游 艇 # 斯 特 默 从 评 判 客 户 商 业 计 划 到 帮 助 客 户 挑 选 婚 礼

17 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 ))! 地 点 什 么 都 做 # 她 说 $) 我 有 一 个 客 户 打 算 今 年 " 月 份 到 旧 金 山 葡 萄 酒 酿 造 地 举 行 婚 礼! 在 里 面 招 待 来 宾! 而 她 只 在 旧 金 山 停 留 & 分 钟 #* 到 了 ) 月 份! 新 娘 手 中 只 有 一 份 候 选 地 名 单! 由 于 ) 请 我 比 请 婚 礼 专 家 便 宜 *! 于 是 新 娘 找 到 了 她 # 斯 特 默 说 $ ) 实 际 上! 我 所 做 的 只 是 整 理 出 一 个 庞 大 的 电 子 数 据 表! 而 新 娘 只 需 要 与 她 的 准 新 郎 坐 在 计 算 机 前 挑 选 出 # 个 地 点 就 可 以 了 #* 最 后! 在 斯 特 默 的 协 助 下! 新 娘 选 择 了 最 佳 婚 礼 举 行 地 点 # ) 职 业 * 是 指 人 们 在 社 会 生 活 中 所 从 事 的 " 以 获 得 物 质 报 酬 为 主 要 生 活 来 源! 并 能 满 足 个 人 精 神 需 求 " 在 社 会 分 工 中 具 有 专 门 技 能 的 工 作 # 根 据 这 一 涵 义! 我 们 可 以 看 到 案 例 中 的 主 人 公 苏 珊 娜 + 斯 特 默! 虽 然 不 像 大 多 数 人 一 样 与 某 单 位 或 公 司 签 订 有 固 定 年 限 的 劳 动 合 同! 不 按 照 传 统 方 式 工 作! 但 她 确 实 在 从 事 依 靠 专 门 技 能 满 足 物 质 和 精 神 需 求 的 工 作 # 因 此 我 们 可 以 肯 定 地 说! 她 所 从 事 的 信 息 咨 询 " 事 务 咨 询 和 策 划 工 作 属 于 ) 职 业 * 概 念 范 畴 # ) 网 上 秘 书 * 既 代 表 了 类 似 苏 珊 娜 + 斯 特 默 这 样 的 从 业 人 员! 也 代 表 了 一 种 新 型 职 业 # 那 么 ) 网 上 秘 书 * 的 内 涵 到 底 是 什 么 呢 % 维 基 百 科 资 料 对 )?4* 的 解 释 是 $ ) 一 个 独 立 的 承 包 者! 提 供 行 政 " 技 术! 有 时 也 为 客 户 提 供 创 意! 并 协 助 客 户 完 成 工 作 #* 还 有 一 种 观 点 认 为 $) 网 上 秘 书 是 利 用 网 络 提 供 商 业 服 务 的 自 由 职 业 者 *# 综 上! 我 们 就 可 以 对 ) 网 上 秘 书 * 作 如 下 理 解 $ 其 工 作 定 位 是 承 包 商 或 自 由 职 业 者 ( 工 作 途 径 是 网 络 办 公 ( 工 作 形 式 是 根 据 客 户 的 需 求 将 某 些 工 作 在 一 定 时 间 内 完 成! 并 按 照 工 作 的 数 量 和 质 量 来 获 取 报 酬 ( 工 作 内 容 主 要 是 通 过 与 客 户 沟 通! 负 责 资 料 和 信 息 的 收 集 和 处 理 " 档 案 整 理 " 企 业 策 划 文 案 写 作 " 工 作 计 划 制 定 等 # 可 见! 网 上 秘 书 与 传 统 秘 书 既 有 联 系 又 有 区 别! 总 体 上 说 网 上 秘 书 是 传 统 秘 书 在 新 时 代 的 新 发 展 # 用 ) 新 发 展 * 来 描 述 两 者 之 间 的 关 系! 是 指 在 人 际 沟 通 " 文 件 管 理 " 信 息 处 理 等 工 作 内 容 存 有 一 定 交 叉 性 # 网 上 秘 书 在 工 作 定 位 " 工 作 途 径 " 工 作 形 式 等 方 面 是 对 传 统 秘 书 的 变 革 # 二! 网 上 秘 书 的 职 业 特 征 ) 网 上 秘 书 * 与 传 统 秘 书 在 信 息 的 收 集 " 处 理 " 传 递 " 反 馈 等 工 作 内 容 方 面 虽 有 一 定 的 交 叉 性! 但 从 工 作 职 责 来 看! 二 者 并 没 有 本 质 的 差 别 # 与 传 统 秘 书 相 比! 网 上 秘 书 具 有 以 下 不 同 的 职 业 特 征 $ 第 一! 工 作 角 色 的 新 颖 性 # 传 统 秘 书 只 是 行 政 单 位 或 企 业 单 位 的 雇 员! 在 一 定 时 期 或 范 围 内 其 工 作 权 责 与 报 酬 是 相 对 固 定 的 ( 而 网 上 秘 书 的 工 作 很 灵 活! ) 他 们 与 客 户 之 间 的 关 系 很 独 特! 网 上 秘 书 不 是 雇 员! 而 是 合 作 者! 他 们 与 客 户 共 同 寻 找 更 佳 的 做 事 方 式 *# 网 上 秘 书 利 用 各 种 通 信 设 施 与 客 户 取 得 联 系! 通 过 远 程 操 作 与 客 户 交 流 和 沟 通! 客 户 很 少 甚 至 根 本 见 不 到 自 己 的 秘 书 # 网 上 秘 书 除 了 满 足 客 户 的 需 求 之 外! 与 客 户 没 有 职 务 上 的 隶 属 关 系 # 网 上 秘 书 可 以 同 时 与 多 个 客 户 开 展 业 务 合 作! 与 客 户 不 存 在 固 定 的 业 务 关 系 # 至 于 报 酬! 网 上 秘 书 在 为 客 户 开 始 工 作 之 前 就 已 与 客 户 商 定 好 ( 另 外 网 上 秘 书 还 可 以 与 客 户 共 同 完 成 一 项 工 作 并 合 理 分 配 酬 劳 # 第 二! 工 作 手 段 的 网 络 化 # 从 某 种 意 义 上 说! 网 上 秘 书 所 从 事 的 就 是 信 息 处 理 工

18 )!! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 作 # 因 此! 网 上 秘 书 需 要 使 用 现 代 化 的 办 公 设 备! 如 电 话 " 打 印 机 " 复 印 机 " 传 真 机 等! 并 熟 练 掌 握 计 算 机 操 作 和 网 络 运 用 技 术! 完 全 采 用 网 络 化 的 办 公 方 式 # 网 上 秘 书 运 用 收 发 电 子 邮 件 "D987EF49 高 速 移 动 电 话 通 信 " 网 络 聊 天 网 络 论 坛 留 言 "G=9 文 件 传 输 " 使 用 搜 索 引 擎 网 络 下 载 " 网 上 交 易 等 途 径! 方 便 " 快 速 " 高 效 " 准 确 地 收 集 与 处 理 信 息 # 如 果 离 开 网 络! 他 们 根 本 无 法 开 展 工 作 # 第 三! 工 作 方 式 的 弹 性 化 # 一 直 以 来! 人 们 形 象 地 描 述 网 上 秘 书 为 ) 穿 着 = 恤 和 短 裤 办 公 的 人 * 或 ) 穿 着 丝 绸 睡 衣 上 班 的 人 *# 可 见! 网 上 秘 书 的 工 作 状 态 非 常 轻 松 自 由 # 另 外! 网 上 秘 书 的 工 作 方 式 也 呈 现 出 弹 性 化 的 职 业 特 征 # 首 先! 网 上 秘 书 通 过 互 联 网 与 客 户 联 络 和 交 流! 足 不 出 户 就 可 以 满 足 客 户 的 需 求 # 网 上 秘 书 通 常 在 家 办 公! 或 者 根 据 个 人 需 要 选 择 合 适 的 小 型 工 作 间 # 其 次! 网 上 秘 书 可 以 按 照 自 己 的 喜 好 和 习 惯 来 布 置 工 作 环 境 # 再 次! 网 上 秘 书 不 像 传 统 秘 书 那 样 必 须 在 公 司 或 单 位 规 定 的 时 间 内 工 作! 而 是 根 据 客 户 的 需 求 来 灵 活 安 排 和 掌 握 自 己 的 工 作 时 间 # 三! 网 上 秘 书 的 职 业 发 展 前 景 网 上 秘 书 可 以 说 是 信 息 时 代 发 展 的 产 物! 属 于 当 今 时 尚 的 7HIH &7J/BHK@L0 IMJ0HK@L0 一 族 # 美 国 著 名 作 家 玛 丽 安 + 萨 尔 兹 曼 早 在! * 年 就 指 出 $) 展 望 $! 世 纪 的 生 活 方 式! 就 经 济 与 技 术 层 面 而 言! 网 上 秘 书 将 发 挥 智 能 代 理 人 的 作 用! 负 责 收 集 你 最 感 兴 趣 的 消 息! 并 处 理 商 业 和 社 会 函 件 #* 因 为 这 一 职 业 的 自 由 性 与 独 立 性! 它 越 来 越 受 到 从 业 者 的 青 睐! 从 业 人 数 日 益 增 多 # 同 时! 随 着 全 球 经 济 的 快 速 增 长 和 全 球 一 体 化 进 程 的 加 快! 商 务 和 商 贸 活 动 日 益 增 多! 规 模 不 断 扩 大! 既 能 提 高 办 事 效 率! 又 能 节 约 人 力 和 财 力 成 本! 它 已 成 为 许 多 公 司 追 求 的 目 标 # 网 上 秘 书 的 出 现 因 此 成 为 一 种 必 然 # 从 目 前 情 况 来 看! 市 场 对 网 上 秘 书 的 需 求 很 大! 但 这 一 职 位 的 缺 口 也 很 大 # 可 见! 网 上 秘 书 的 出 现 是 符 合 市 场 经 济 规 律 和 时 代 发 展 要 求 的! 其 发 展 空 间 非 常 广 阔 # 目 前! 我 国 最 大 的 网 上 秘 书 基 地,,, 浙 江 秘 书 网 在 浙 江 温 州 成 立! 并 已 经 步 入 快 速 发 展 阶 段! 作 为 网 上 秘 书 行 业 的 领 跑 者! 该 公 司 的 发 展 对 我 国 网 上 秘 书 事 业 的 发 展 起 到 了 重 要 促 进 和 规 范 作 用 - 据 采 访 调 查! 该 公 司 目 前 已 拥 有 来 自 海 内 外 的 网 上 秘 书!)&& 名 左 右! 业 务 服 务 遍 及 国 内 外 企 业 和 个 人 客 户 # 浙 江 秘 书 网 负 责 人 表 示! 目 前! 这 一 新 兴 行 业 在 我 国 发 展 非 常 迅 速! 也 开 始 广 受 客 户 的 欢 迎 和 接 受! 越 来 越 多 的 客 户 开 始 使 用 网 上 秘 书 服 务! 但 是 要 真 正 成 规 模 和 规 范 化! 还 有 很 长 一 段 路 要 走 - 将 这 个 行 业 规 模 化 " 职 业 规 范 化 " 产 业 化 是 我 们 正 在 做 的 事 # 当 然! 与 传 统 的 秘 书 职 业 相 比! 网 上 秘 书 还 存 在 着 许 多 问 题 与 不 足! 这 在 一 定 程 度 上 影 响 和 阻 碍 了 它 的 发 展 # 一 般 来 说! 网 上 秘 书 以 前 通 常 在 单 位 或 公 司 从 事 行 政 或 商 务 工 作! 因 注 重 独 立 性 " 自 由 性 较 强 的 生 活 工 作 方 式! 才 改 行 做 网 上 秘 书 的 # 因 该 职 业 还 没 有 形 成 一 定 的 规 范! 对 从 业 人 员 没 有 具 体 的 职 业 要 求! 所 以 从 业 者 的 职 业 素 质 参 差 不 齐! 能 满 足 市 场 需 求 的 高 素 质 网 上 秘 书 人 才 相 对 较 少 # 另 外! 网 上 秘 书 与 客 户 之 间 的 合 作 关 系 通 过 协 议 的 形 式! 以 双 方 的 诚 信 度 或 信 誉 度 来 维 系 # 这 种 关 系 缺 乏 劳 动 合 同 那 样 的 法 律 效 力! 对 双 方 的 权 利 和 义 务 规 定 得 不 够 清 晰 和 明 确! 双 方 利 益 很 容 易 遭 受 侵 害! 比 如 网 上 秘 书 付 出 劳 动 却 得 不 到 报 酬 的 事 件 就 时 有 发 生 # 在 世 界 范 围 内!) 网 上 秘 书 * 还

19 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 )"! 是 个 新 生 事 物! 其 从 业 人 员 的 具 体 工 作 状 况 " 数 量 等 都 缺 少 针 对 性 的 调 查 和 统 计! 对 有 关 问 题 的 探 讨 也 相 对 较 少 # 可 见! 网 上 秘 书 要 成 为 一 种 规 范 化 的 职 业 还 需 假 以 时 日 #$&!& 年 第 四 季 度! 中 央 电 视 台 新 闻 频 道 " 中 国 青 年 报 " 新 浪 网 和 搜 狐 网 等 国 内 外!&&& 多 家 媒 体 对 浙 江 秘 书 网 进 行 报 道 和 表 示 强 烈 关 注! 这 也 说 明! 这 一 行 业 的 未 来 趋 势 将 不 断 走 向 大 众 化 " 规 模 化 发 展 的 道 路! 这 一 新 兴 行 业 也 越 来 越 受 关 注 和 被 人 们 接 受 # $&&& 年! 美 国 成 立 了 名 为 国 际 虚 拟 助 理 协 会 &+,-0.,/-@M,/!?@.-A/B4CC@C-/,-C4CN CML@/N-@M,!+?44 的 非 营 利 组 织! 该 协 会 由 自 愿 服 务 的 商 业 成 功 人 士 组 成! 他 们 制 定 相 关 管 理 制 度 组 织 开 展 网 上 秘 书 从 业 人 员 虚 拟 助 理 证 书 &30.-@K@0O?@.-A/B4CC@C-/,- 考 试! 为 成 员 提 供 教 育 培 训 " 商 业 信 息 和 合 作 项 目 # 目 前! 世 界 上 已 有 许 多 网 上 秘 书 在 该 协 会 接 受 培 训 和 开 展 工 作 # 该 协 会 对 网 上 秘 书 职 业 的 发 展 以 及 从 业 人 员 素 质 的 提 高 发 挥 了 重 要 作 用 # 当 然! 这 一 职 业 还 需 要 依 靠 法 律 及 行 业 法 规 来 规 范! 以 保 障 网 上 秘 书 的 合 法 权 益 和 工 作 的 顺 利 开 展 # 总 之! 面 对 信 息 时 代 出 现 的 ) 网 上 秘 书 * 这 一 新 兴 职 业! 广 大 秘 书 工 作 者 " 秘 书 学 研 究 者 以 及 秘 书 教 学 工 作 者 应 自 觉 地 将 其 纳 入 秘 书 学 和 秘 书 工 作 研 究 的 范 畴! 以 促 进 这 一 职 业 健 康 " 稳 步 发 展 # 资 料 来 源 & 浙 江 秘 书 网 % 训 练 $ 永 恒 公 司 即 将 举 办 一 个 ) 中 国 民 营 企 业 发 展 之 路 * 研 讨 会! 会 议 邀 请 了 国 内 一 批 民 营 企 业 家 来 参 加 # 为 保 证 会 议 各 项 工 作 的 顺 利 进 行! 公 司 为 此 专 门 召 开 了 一 个 会 务 筹 备 协 调 会! 将 会 议 的 各 项 工 作 都 落 实 到 专 人 负 责 # 何 秘 书 的 工 作 是 安 排 与 会 代 表 的 住 宿 工 作 # 她 去 会 务 组 王 秘 书 那 里 拿 到 了 与 会 通 知 的 回 执 后! 简 单 地 统 计 了 一 下! 共 有!% 个 女 同 志!)% 个 男 同 志! 以 $ 人 一 间! 算 了 一 下 应 该 订 %# 个 标 准 间! 既 省 钱 又 方 便 # 为 了 节 省 时 间! 她 马 上 打 电 话 给 承 办 这 次 会 议 住 宿 的 鸿 丰 宾 馆! 要 求 预 订 %# 个 标 准 间! 告 诉 宾 馆 的 值 班 经 理!) 天 以 后 他 们 公 司 的 客 人 就 会 陆 续 入 住 # 与 会 代 表 开 始 报 到 的 那 天 上 午! 何 秘 书 赶 到 鸿 丰 宾 馆! 准 备 迎 接 客 人 入 住 # 令 她 没 有 想 到 的 是! 与 会 代 表 们 对 她 安 排 的 房 间 很 不 满 意! 提 出 了 一 大 堆 何 秘 书 事 先 没 有 考 虑 到 的 问 题 $ 有 的 与 会 代 表 说 有 失 眠 症! 不 方 便 与 人 合 住! 要 求 换 个 单 人 间 ( 有 的 与 会 代 表 不 满 意 阴 面 的 房 间! 要 求 换 到 阳 面 去 ( 有 的 与 会 代 表 反 映 所 住 房 间 的 窗 户 正 对 着 餐 厅 空 调 的 排 气 口! 这 么 吵! 没 法 休 息! 要 求 另 换 房 间.. 诸 如 此 类 的 问 题 层 出 不 穷 # 有 个 公 司 的 老 板 不 满 地 问 何 秘 书 说 $) 你 这 房 间 是 怎 么 安 排 的 % 我 在 参 会 的 回 执 上 已 经 写 明 要 个 单 人 间! 因 为 我 要 办 理 一 些 商 务 工 作! 两 人 住 一 间 不 方 便 #* 还 有 % 个 公 司 的 老 总 对 她 说 $) 这 家 宾 馆 的 档 次 有 点 低! 我 们 想 换 一 家 星 级 高 一 些 的 #* 何 秘 书 连 说 对 不 起! 她 会 想 办 法 解 决 的 # 何 秘 书 去 找 宾 馆 的 经 理! 希 望 他 能 配 合 解 决 与 会 代 表 们 提 出 的 问 题 # 由 于 现 在 是 住 宿 的 旺 季! 但 宾 馆 方 面 考 虑 她 们 公 司 是 老 客 户 了! 所 以 做 出 了 最 大 的 努 力! 尽 量 满 足 了

20 ) # 秘书信息工作与档案管理! 代表的要求#最后!何秘书另外联系了一家档次较高的宾馆!满足了对宾馆星级要求较 高的那 % 个老总#将全部与会代表都妥善安排好了之后!何秘书才松了一口气# 回到公司后!何秘书再看了一下会议的回执!在住宿栏目中!从房间的价格到房间 的类型!代表果然提出了很多要求!只是她没有认真对待!自己想当然了# 请你从信息意识的角度$谈谈何秘书为何会遇到这样的尴尬%如果是你$你会如何 妥善地安排这次住宿/ 训练 % 中国电信 %&$& 校园招聘 招聘职位$信息秘书 职位描述$略 用人单位$上海公司本部 学历要求$本科及以上 专业要求$新闻"中文专业 岗位职责$ 一"负责撰写"收集"编辑"上报公司各类行政信息!指导基层单位做好信息宣传 工作# 二"负责公司网站内容维护"更新工作!指导检查基层单位加强网站内容的管理# 三"负责公司大事记的收集"整理"编写等工作# 四"负责撰写公司领导讲话"会议材料等文稿以及各类会议资料的 99= 文稿制作工作# 五"完成公司领导临时交办的各项工作及办公室日常工作 # 应聘资格要求$ 一"品行端正!政治素质高# 二"爱岗敬业!踏实肯干!具有团队合作精神# 三"良好的文字处理和写作归纳能力#在新闻媒体工作或有实习经历者优先# 四"具有较强的表达能力"组织管理和沟通协调能力# 五"熟练使用计算机及网络办公软件!能够制作 99= 或 GP47I 文稿者优先# 六"年龄 %& 周岁以下!男性# 资料来源&Q ))L )R )L / 0 C MU C!< / C OV! % ( *! # & & & ) ( $% /JRA C< L / Q.< L MJ)$ &! & / 0 B 0 L MJ) S T R/ T R& 请根据这则招聘启事的条件$分析自己从事该岗位工作的优势和劣势% 任务三! 走进秘书的档案管理工作 老东家状告跳槽职工! 女秘书被判三年!闭口" 记者从兰州市中 级 法 院 获 悉! 掌 握 企 业 核 心 秘 密 的 $跳 槽% 女 秘 书 江 蕾 (化 名 )!

21 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 )$! 被 法 院 一 审 判 决 在 % 年 内 不 得 披 露 原 企 业 商 业 秘 密! 并 且 赔 偿 原 企 业 $&&&& 元 损 失 " 与 她 承 担 连 带 责 任 的 是 她 加 盟 的 新 公 司 " 据 悉! 这 是 甘 肃 省 判 决 当 事 人 $ 跳 槽 % 后! 对 其 所 掌 握 的 商 业 秘 密 $ 免 开 尊 口 % 的 案 例 " 秘 密 图 纸 不 翼 而 飞 年 轻 漂 亮 的 江 蕾 曾 在 兰 州 宏 祥 电 力 技 术 开 发 有 限 责 任 公 司 ( 下 称 宏 祥 公 司 ) 任 商 务 秘 书! 同 时 也 兼 做 业 务! 有 接 触 企 业 核 心 秘 密 的 条 件 " 宏 祥 公 司 拥 有 大 型 电 站 # 电 厂 使 用 的 $ 全 自 动 强 除 污 不 锈 钢 滤 水 器 %#$ 多 通 道 水 汽 喷 射 泵 %#$ 四 位 一 体 阀 % 等 专 利 产 品 和 $ 大 压 差 防 汽 蚀 保 护 装 置 % 等 非 专 利 技 术! 具 有 很 强 的 竞 争 力! 客 户 遍 及 全 国 " 为 了 防 止 泄 密! 宏 祥 公 司 采 取 相 应 保 密 措 施! 与 涉 密 员 工 签 署 保 密 协 议 "$&&! 年! 江 蕾 受 聘 时 也 向 公 司 签 署 了 保 密 承 诺 书 "$&&% 年 # 月! 江 蕾 与 公 司 办 公 室 主 任 李 冰 ( 化 名 ) 悄 然 离 开 公 司 " 同 时! 宏 祥 公 司 检 查 发 现 公 司 有 # 份 技 术 图 纸 $ 丢 失 %! 另 有 $ 大 压 差 阀 门 保 护 装 置 及 胶 球 清 洗 系 统 技 术 资 料 %# 公 司 与 青 海 桥 头 电 厂 技 术 协 议 失 窃 " 裂 变 $&&% 年 ) 月! 宏 祥 公 司 获 悉! 已 与 他 们 有 过 意 向 并 签 署 技 术 协 议 的 青 海 桥 头 电 厂 突 然 间 与 甘 肃 奥 鑫 电 力 技 术 开 发 有 限 责 任 公 司 ( 下 称 奥 鑫 公 司 ) 签 订 了 一 份 $ 大 压 差 防 蚀 保 护 装 置 % 技 术 合 同! 合 同 金 额!"W* 万 元 " 而 此 项 目 的 核 心 技 术 为 宏 祥 公 司 专 有 技 术 " 宏 祥 公 司 调 查 得 知! 代 表 奥 鑫 公 司 与 桥 头 电 厂 签 订 合 同 的 不 是 别 人! 正 是 宏 祥 公 司 的 商 务 秘 书 江 蕾 " 而 前 不 久 代 表 宏 祥 公 司 与 桥 头 电 厂 谈 判 并 签 署 供 货 协 议 的 也 是 江 蕾 " 她 脚 踩 两 只 船! 一 方 面 从 宏 祥 公 司 支 取 业 务 费 # 差 旅 费! 一 方 面 又 以 奥 鑫 公 司 名 义 与 桥 头 电 厂 签 订 合 同 " 此 时! 江 蕾 与 李 冰 已 加 盟 了 新 注 册 的 奥 鑫 公 司! 成 为 宏 祥 公 司 的 竞 争 对 手 " " 老 东 家 # 状 告 " 跳 槽 # 职 工 受 损 的 宏 祥 公 司 将 不 辞 而 别 的 江 蕾 # 李 冰 以 及 他 们 新 加 盟 奥 鑫 公 司 诉 至 兰 州 市 中 级 法 院! 索 赔 )& 万 元! 理 由 是 $ 侵 害 了 原 告 的 商 业 秘 密 %" 宏 祥 公 司 在 递 交 给 法 院 的 诉 状 中 认 为! 被 告 窃 取 了 宏 祥 公 司 的 商 业 秘 密! 以 仿 冒 宏 祥 公 司 产 品! 抢 夺 客 户 资 源 为 主 要 手 段 进 行 不 正 当 竞 争! 给 原 告 带 来 巨 大 损 失 " $&&% 年 月 $% 日 下 午! 这 一 引 人 注 目 的 由 职 工 $ 跳 槽 % 引 发 的 侵 犯 商 业 秘 密 案 在 兰 州 市 中 级 法 院 开 庭 审 理 " 庭 审 中! 奥 鑫 公 司 认 为! 他 们 并 没 有 侵 犯 宏 祥 公 司 的 所 谓 商 业 秘 密! 因 为 诉 前 奥 鑫 公 司 已 从 公 开 的 信 息 中 获 悉 有 关 青 海 桥 头 电 厂 的 商 机 " 李 冰 答 辩 称! 告 他 侵 商 秘 密 的 事 实 并 不 存 在! 因 为 他 从 事 的 职 位 是 办 公 室 副 主 任! 并 不 掌 握 商 业 秘 密 * 江 蕾 认 为! 宏 祥 公 司 所 诉 不 实! 她 本 人 并 不 掌 握 公 司 的 商 业 秘 密! 另 外! $ 保 密 合 同 % 并 无 具 体 约 定! 他 们 都 主 张 驳 回 宏 祥 公 司 的 起 诉 " 法 官 的 逻 辑 兰 州 市 中 级 法 院 一 审 判 决! 江 蕾 在 判 决 生 效 后 % 年 内 不 得 披 露 # 允 许 他 人 使 用 其 知 悉 的 宏 祥 公 司 的 商 业 秘 密! 奥 鑫 公 司 停 止 使 用 宏 祥 公 司 的 商 业 秘 密 * 赔 偿 酌 定 的 宏 祥 公 司 损 失 $&&&& 元! 二 被 告 承 担 连 带 责 任 " 法 院 驳 回 了 宏 祥 公 司 对 李 冰 的 起 诉! 认 为 起

22 )%! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 诉 李 冰 掌 握 并 披 露 商 业 秘 密 的 证 据 不 足 " 法 官 的 理 由 是! 宏 祥 公 司 的 经 营 信 息 具 有 不 为 公 众 所 知 悉 的 商 业 秘 密 属 性 " 被 告 辩 解 能 在 互 联 网 上 查 到 桥 头 电 厂 $ 大 压 差 阀 门 防 汽 蚀 保 护 装 置 % 的 需 求 信 息! 因 此 不 具 有 秘 密 性! 但 经 实 际 上 网 核 对! 并 不 能 获 知 这 些 信 息! 更 不 能 获 取 桥 头 电 厂 相 关 业 务 的 特 定 信 息 * 奥 鑫 公 司 刚 刚 开 始 经 营! 即 与 桥 头 电 厂 签 订 了 电 厂 与 宏 祥 公 司 相 同 的 业 务! 奥 鑫 公 司 关 于 此 经 营 信 息 通 过 招 # 投 标 途 径 取 得 的 辩 解 理 由 因 证 据 不 足 不 能 认 定! 而 奥 鑫 公 司 在 此 短 时 间 内 能 通 过 其 他 正 当 途 径 以 自 己 的 努 力 获 得 此 经 营 信 息 的 可 能 性 也 难 成 立 " 法 官 认 为! 江 蕾 在 整 个 事 件 中 的 行 为 及 作 用! 使 人 能 够 合 理 相 信 从 而 推 定 江 蕾 向 奥 鑫 公 司 披 露 并 允 许 奥 鑫 公 司 使 用 了 宏 祥 公 司 的 商 业 经 营 秘 密 " 奥 鑫 公 司 也 从 不 正 当 途 径 获 取 并 使 用 了 原 告 的 商 业 经 营 秘 密! 违 反 了 经 营 者 在 市 场 交 易 中 应 当 遵 循 的 公 认 的 商 业 道 德 和 正 常 的 交 易 秩 序! 构 成 了 对 原 告 宏 祥 公 司 的 不 正 当 竞 争! 侵 害 了 宏 祥 公 司 的 商 业 经 营 秘 密! 应 承 担 相 应 的 民 事 责 任 " 资 料 来 源 &Q-R&))XXX<CY,0XC<LMJ),)L/((*(&#<Q-J$$&&%!$ & % 商 业 秘 密 是 企 业 的 生 命 线 $ 秘 书 由 于 工 作 性 质 的 原 因 $ 经 常 会 接 触 到 机 密 信 息 $ 因 此 $ 对 于 秘 书 人 员 来 说 $ 是 否 具 有 过 硬 的 职 业 道 德! 信 息 意 识 $ 往 往 会 影 响 到 企 业 的 生 死 存 亡 $ 大 意 不 得 * 至 于 为 一 己 私 利 $ 故 意 出 卖 机 密 $ 更 是 要 受 到 法 律 的 警 戒 和 惩 罚 $ 不 能 存 任 何 侥 幸 心 理 $ 要 紧 绷 " 竞 业 禁 止 # 这 根 弦 % 一! 了 解 秘 书 档 案 管 理 工 作 的 主 要 内 容 对 于 秘 书 人 员 来 说 $ 每 天 的 主 要 工 作 就 是 处 理 各 种 形 态 的 信 息 $ 在 诸 多 信 息 中 $ 档 案 信 息 作 为 原 始 记 录! 一 手 资 料 $ 其 地 位 和 重 要 性 不 言 而 喻 % 也 正 是 这 样 $ 档 案 管 理 工 作 也 早 就 形 成 了 相 应 的 流 程 和 专 业 标 准 % 总 体 而 言 $ 档 案 管 理 工 作 主 要 包 括 八 个 环 节 %! 一 " 档 案 的 收 集 档 案 的 收 集 是 档 案 室 和 档 案 馆 接 收 和 征 集 档 案 的 总 称 $ 包 括 档 案 室 对 本 单 位 归 档 案 卷 的 接 收 $ 档 案 馆 对 现 行 机 关 或 撤 销 机 关 移 交 档 案 的 接 收! 对 社 会 各 界 人 士 捐 赠 档 案 的 接 收! 对 流 散 在 社 会 上 的 珍 贵 档 案 的 征 集 % 档 案 收 集 的 任 务 $ 是 解 决 档 案 分 散 状 况 与 保 管! 利 用 档 案 要 求 合 理 集 中 的 矛 盾 $ 只 有 " 化 分 散 为 集 中 #$ 才 便 于 保 管 和 利 用 %! 二 " 档 案 的 整 理 档 案 的 整 理 是 将 零 散 文 件 分 门 别 类 地 组 成 档 案 有 机 体 的 一 项 工 作 $ 包 括 分 类! 立 卷! 案 卷 的 排 列! 案 卷 目 录 的 编 制 等 一 系 列 工 作 程 序 % 档 案 整 理 的 任 务 $ 是 解 决 档 案 零 散 状 态 与 保 管! 利 用 档 案 要 求 其 系 统 化 的 矛 盾 $ 只 有 " 化 零 散 为 系 统 #$ 使 档 案 由 无 序 状 态 转 化 为 有 序 状 态 $ 才 便 于 保 管 和 利 用 %

23 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 )&!! 三 " 档 案 的 鉴 定 档 案 的 鉴 定 指 档 案 保 存 价 值 的 鉴 定 $ 是 鉴 别 档 案 价 值 的 大 小! 确 定 保 管 期 限! 决 定 档 案 存 毁 的 一 项 工 作 % 档 案 鉴 定 的 任 务 $ 是 解 决 档 案 的 量 大 质 杂 与 保 管! 利 用 档 案 要 求 优 质 化 的 矛 盾 $ 只 有 " 化 质 杂 为 质 优 #$ 淘 汰 档 案 中 无 用 部 分 $ 存 留 其 有 用 部 分 $ 才 便 于 保 管 和 利 用 %! 四 " 档 案 的 保 管 档 案 的 保 管 是 保 护 档 案 的 安 全! 延 长 档 案 寿 命 的 一 项 工 作 $ 包 括 档 案 保 护 技 术 工 作 和 库 房 管 理 工 作 % 档 案 保 管 的 任 务 $ 是 解 决 档 案 的 易 损 性 与 社 会 要 求 长 期 保 管 和 利 用 档 案 的 矛 盾 $ 只 有 最 大 限 度 地 延 长 档 案 的 寿 命 $ 或 者 通 过 缩 微 复 制 等 技 术 手 段 保 护 档 案 信 息 使 之 久 传 $ 才 能 保 证 社 会 长 远 利 用 %! 五 " 档 案 的 统 计 档 案 的 统 计 以 表 格 数 字 形 式 全 面 地 反 映 档 案! 档 案 工 作 和 档 案 事 业 状 况 $ 包 括 档 案 的 收 进! 移 出! 整 理! 鉴 定! 保 管! 利 用 情 况 $ 以 及 档 案 机 构! 人 员! 经 费! 设 备 的 登 记 和 统 计 % 档 案 统 计 是 取 得 各 种 反 馈 信 息 $ 对 档 案 工 作 进 行 监 督 的 重 要 手 段 之 一 $ 是 档 案 部 门 了 解 情 况! 总 结 经 验! 进 行 决 策! 制 定 计 划 的 依 据 %! 六 " 档 案 的 检 索 档 案 的 检 索 又 称 档 案 编 目 $ 是 对 档 案 内 容 和 形 式 进 行 分 析! 选 择! 浓 缩 和 记 录 $ 并 按 照 一 定 次 序 编 排 成 为 各 种 目 录 的 工 作 过 程 % 档 案 的 目 录 包 括 &!( 检 索 性 目 录 $ 如 案 卷 目 录! 分 类 目 录! 专 题 目 录! 主 题 目 录! 人 名 目 录 等 * $( 介 绍 性 目 录 $ 如 档 案 馆 指 南! 全 宗 指 南! 专 题 指 南 等 % 档 案 的 编 目 工 作 $ 就 是 为 了 解 决 不 断 增 长 的 大 量 档 案 与 利 用 者 对 档 案 信 息 特 定 需 要 之 间 的 矛 盾 %! 七 " 档 案 的 利 用 档 案 的 利 用 又 称 档 案 信 息 的 输 出 $ 是 通 过 多 种 信 息 传 输 渠 道 和 媒 介 $ 将 档 案 信 息 传 递 给 利 用 者 的 工 作 过 程 % 它 是 档 案 工 作 为 各 项 社 会 实 践 服 务 的 直 接 体 现 $ 它 把 档 案 利 用 由 可 能 性 变 成 现 实 性 $ 通 过 它 可 以 把 档 案 工 作 搞 活 $ 把 档 案 这 种 " 死 材 料 # 变 成 " 活 信 息 #$ 在 各 项 社 会 实 践 中 发 挥 作 用 %! 八 " 档 案 的 编 研 档 案 的 编 研 指 档 案 馆 室 ( 工 作 人 员 对 档 案 资 料 的 编 辑 与 研 究 工 作 $ 包 括 编 辑 档 案 文 献 汇 编! 编 写 综 合 参 考 资 料 以 及 编 史 修 志 等 % 其 主 要 任 务 是 按 照 一 定 的 选 题 $ 将 重 要 的 档 案 编 辑 成 为 文 献 出 版 物 $ 如 档 案 史 料 汇 编 或 丛 编 $ 重 要 文 件 汇 编 或 政 策 法 令 汇 编 $ 以 及 科 学 技 术 资 料 汇 编 等 * 或 者 将 档 案 信 息 浓 缩 化! 系 统 化 $ 编 成 大 事 记! 组 织 沿 革! 基 础 数 字 汇 编! 专 题 概 要 等 $ 便 于 不 同 利 用 对 象 的 利 用 % 二! 树 立 文 秘 人 员 的 档 案 管 理 意 识 文 秘 人 员 对 档 案 和 档 案 管 理 工 作 有 着 重 要 影 响 % 一 方 面 $ 文 秘 人 员 参 与 了 文 件 的 形 成 与 办 理 的 整 个 过 程 $ 并 承 担 本 单 位 年 终 文 件 的 立 卷 归 档 工 作 * 另 一 方 面 $ 文 秘 人 员 在 辅 助 领 导 决 策 和 开 展 日 常 工 作 中 $ 需 要 大 量 查 阅 利 用 档 案 $ 成 为 档 案 的 主 要 利 用 者 之

24 )! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 一 % 因 此 $ 文 秘 人 员 档 案 管 理 意 识 的 强 弱 $ 也 关 系 到 对 档 案 与 档 案 管 理 工 作 的 特 点! 性 质! 作 用! 规 律 等 方 面 的 了 解 和 认 识 是 否 到 位 $ 不 仅 直 接 影 响 到 档 案 的 形 成 $ 也 影 响 到 档 案 利 用 工 作 的 开 展 $ 特 别 是 关 系 到 档 案 能 否 在 市 场 经 济 和 社 会 各 项 工 作 中 充 分 发 挥 作 用 % 然 而 $ 与 档 案 形 成 有 着 密 切 关 系 的 文 秘 人 员 $ 会 因 其 档 案 专 业 知 识 水 平 和 相 关 业 务 知 识 水 平 还 未 达 到 适 应 本 单 位 工 作 需 要 的 水 平 $ 对 工 作 不 愿 投 入 更 多 的 时 间 和 精 力 $ 缺 乏 对 档 案 专 业 知 识! 相 关 业 务 知 识 和 现 代 化 管 理 知 识 的 钻 研 $ 对 机 关 的 主 要 职 能 业 务 知 识 知 之 甚 少 $ 造 成 档 案 归 档 不 全! 整 理 质 量 不 高! 档 案 利 用 不 便 %!( 要 有 档 案 概 念 意 识 % 作 为 文 秘 人 员 应 当 对 档 案 概 念 的 内 涵 与 外 延 有 所 了 解 $ 应 清 楚 地 认 识 到 $" 今 天 # 自 己 经 手 办 理 的 文 件 $ 就 是 " 明 天 # 的 档 案 % 文 件 是 档 案 的 基 础 $ 档 案 是 文 件 的 精 华 % 档 案 由 文 件 转 化 而 来 $ 不 仅 包 括 通 常 所 说 的 " 红 头 文 件 #$ 也 包 括 会 议 记 录! 会 议 纪 要! 统 计 报 表 $ 以 及 在 本 单 位 开 展 某 项 工 作 中 产 生 的 信 息 简 报! 会 议 记 录 等 % 不 仅 包 括 传 统 纸 质 文 件 $ 也 包 括 记 录 和 反 映 本 单 位 工 作 的 照 片! 录 音 带! 录 像 带! 影 碟 等 % $( 要 有 档 案 价 值 意 识 % 档 案 的 价 值 $ 简 单 地 说 就 是 档 案 的 作 用 % 文 秘 人 员 应 意 识 到 $ 档 案 是 历 史 的 见 证 $ 在 日 常 行 政 管 理! 经 济 建 设! 科 学 研 究 $ 文 化! 司 法 审 判! 对 敌 斗 争 与 捍 卫 主 权 等 方 面 $ 档 案 广 泛 地 发 挥 着 凭 据 与 参 考 作 用 $ 是 党 和 国 家 宝 贵 的 文 件 财 富 % 这 是 就 档 案 的 总 体 而 言 的 $ 具 体 到 每 一 个 形 成 单 位 $ 每 一 份 文 件 $ 其 价 值 又 有 大 小 之 别 $ 保 管 期 限 也 有 长 短 之 分 % 而 判 断 和 确 定 档 案 价 值 $ 又 往 往 需 要 从 整 体 和 联 系 中 去 把 握 % 因 此 $ 在 日 常 文 书 处 理 过 程 中 $ 文 秘 人 员 应 发 挥 熟 悉 文 件 内 容 及 形 成 过 程 的 优 势 $ 做 到 既 不 丢 失 或 扣 留 一 份 有 价 值 的 文 件 $ 也 不 把 毫 无 意 义 的 材 料 都 作 为 档 案 保 存 $ 同 时 $ 最 大 限 度 地 保 持 文 件 之 间 的 历 史 联 系 $ 维 护 文 件 形 成 的 系 统 性! 成 套 性 和 完 整 性 % %( 要 有 档 案 业 务 知 识 % 档 案 工 作 业 务 性 较 强 $ 文 秘 人 员 只 有 了 解 和 掌 握 一 定 的 档 案 业 务 知 识 $ 才 会 自 觉 地 关 心 和 重 视 文 件 的 形 成 与 归 档 % 例 如 $ 了 解 文 件 制 成 材 料 特 性 及 损 毁 的 理 化 因 素 $ 就 会 在 文 件 形 成 过 程 中 选 用 耐 久 的 制 成 材 料 $ 并 有 意 识 地 对 重 要 文 件 加 以 保 护 * 了 解 资 料 价 值 鉴 定 知 识 $ 就 会 自 觉 地 区 分 文 件 不 同 保 存 价 值 * 了 解 档 案 整 理 归 档 原 则 和 知 识 $ 就 会 维 护 文 件 之 间 的 历 史 联 系 $ 做 好 分 类 归 档 工 作 * 了 解 著 录! 标 引! 编 目 与 检 索 知 识 $ 就 会 注 意 文 件 格 式 及 记 录 要 素 的 规 范 要 求 $ 并 努 力 提 高 主 题 标 引 水 平 %" 一! 资 料 与 档 案 资 料 # 档 案 # 信 息 # 文 书 的 概 念 界 定 在 秘 书 部 门! 资 料 与 档 案 都 是 秘 书 工 作 不 可 或 缺 的 重 要 资 源! 这 二 者 之 间 有 联 系 也 " 楼 泓 蔚 &+ 论 提 高 文 秘 人 员 档 案 管 理 意 识,$ 载 + 电 力 档 案,$$&&& %(%

25 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述 )(! 有 区 别 # 资 料 是 为 协 助 工 作 的 完 成 留 存 备 查 的 一 切 公 开 或 内 部 的 不 同 载 体 形 式 的 文 字 " 图 片 " 声 像 材 料 # 资 料 在 组 织 中 的 主 要 意 义 是 备 以 查 考! 它 的 形 式 是 多 种 多 样 的! 只 要 能 为 工 作 提 供 帮 助 的 材 料 都 可 以 称 为 资 料 # 档 案 是 社 会 组 织 或 个 人 在 社 会 实 践 活 动 中 直 接 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 原 始 记 录 # 档 案 在 组 织 中 存 在 的 主 要 意 义 在 于 存 史 " 备 考 和 社 会 利 用 # ) 资 料 是 现 实 中 最 接 近 档 案 " 与 档 案 关 系 最 为 密 切 的 概 念 & 事 物 # 人 们 在 现 实 生 活 中 常 常 将 这 两 个 概 念 混 为 一 谈! 尤 其 是 常 常 将 档 案 称 作 资 料 # 从 逻 辑 上 讲! 这 两 个 概 念 的 外 延 有 大 面 积 重 合! 且 资 料 的 外 延 一 般 说 来 要 大 于 档 案 # 但 认 真 分 析 其 内 涵 上 的 区 别! 还 是 比 较 明 显 的 # 资 料 是 一 个 相 对 性 " 动 态 性 极 强 的 概 念! 其 外 延 极 为 宽 泛 # 一 般 说 来! 凡 是 对 人 们 研 究 " 解 决 某 一 问 题 有 一 定 价 值 的 所 有 相 关 信 息! 而 无 论 其 具 体 是 什 么,,, 文 书 " 档 案 " 图 书 " 报 刊 " 文 章 " 录 音 录 像 乃 至 文 物 等 ( 也 无 论 其 处 于 何 种 状 态,,, 是 被 集 中 保 存 在 某 处! 还 是 散 存 于 各 处 有 待 于 人 们 去 搜 集 " 整 理! 只 要 对 于 人 们 研 究 解 决 某 一 问 题 有 信 息 支 持 价 值! 都 可 看 成 是 资 料 # 而 档 案 则 没 有 资 料 的 那 种 相 对 性 与 动 态 性 # 所 以 档 案 可 以 被 人 们 作 为 资 料 看 待 并 使 用! 但 资 料 却 不 能 作 为 档 案 看 待 并 使 用 #*" 二! 资 料 与 信 息 资 料 中 保 存 了 大 量 的 信 息! 信 息 是 从 资 料 中 获 取 的! 信 息 对 当 前 工 作 起 着 直 接 指 导 作 用! 资 料 是 保 存 备 查 的! 资 料 被 利 用 时 就 成 了 信 息 # 所 以! 要 求 秘 书 做 好 资 料 的 管 理 工 作 就 是 要 尽 量 通 过 收 集 " 整 理 和 加 工 留 存 将 来 可 以 成 为 信 息 的 资 料 # 当 然! 信 息 的 来 源 不 限 于 资 料! 也 包 括 本 书 所 谈 的 ) 档 案 * 等 # 在 现 实 工 作 中! 资 料 与 信 息 很 难 严 格 地 区 分! 二 者 经 常 相 互 交 叉 # 通 常! 具 有 现 实 效 用 的 资 料 就 是 信 息! 信 息 的 显 示 效 用 完 成 后 又 可 以 成 为 资 料 # 三! 档 案 与 信 息 从 逻 辑 上 讲! 档 案 与 信 息 是 一 种 概 念 与 属 概 念 的 关 系 $ 档 案 是 信 息 的 一 种! 是 信 息 大 家 庭 中 的 一 个 重 要 成 员 # 档 案 的 角 色 " 地 位! 是 由 档 案 的 本 质 特 性 即 档 案 在 社 会 生 活 中 的 根 本 价 值 " 作 用 所 决 定 的! 同 时 也 是 从 档 案 与 其 他 信 息 的 区 别 中 表 现 出 来 的 # 档 案 是 一 种 最 真 实 " 最 可 靠 " 最 具 权 威 性 与 凭 证 性 的 原 生 性 固 化 信 息! 档 案 是 信 息 之 根,,, 确 定 性 与 可 靠 性 的 最 高 体 现 形 式 和 实 存 形 态 # 四! 档 案 与 文 书 档 案 与 文 书 的 关 系 主 要 是 实 存 形 态 上 的 直 接 转 化 关 系 # 文 书 尤 其 是 其 定 稿 因 具 有 较 强 的 原 始 记 录 性! 所 以 可 直 接 转 化 为 档 案 # 档 案 与 文 书 还 是 有 区 别 的 $&! 文 书 并 不 都 能 转 化 为 档 案! 只 有 具 有 查 考 价 值 且 处 理 完 毕 的 那 一 部 分 文 书 才 能 转 化 为 档 案 ( 同 时! 档 案 不 仅 包 括 过 去 的 文 书! 还 包 括 大 量 非 文 书 类 & 如 音 像 的 原 始 记 录 #&$ 两 者 本 质 不 同! 文 书 本 质 上 是 人 们 处 理 " 解 决 现 实 性 具 体 事 务 " 问 题 的 信 息 传 递 工 具 ( 而 档 案 的 本 质 则 是 以 往 社 会 实 践 的 原 始 记 录 物 # 所 以! 从 逻 辑 上 讲! 两 者 的 外 延 有 交 叉! 但 内 涵 " 冯 惠 玲! 张 辑 哲 &+ 档 案 学 概 论,$!$ 页 $ 北 京 $ 中 国 人 民 大 学 出 版 社 $$&&!%

26 !*! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 不 同 #" 训 练 $ 个 人 档 案 姓 名 $ 李 宇 春!!!!!!!!!!! 专 业 $ 通 俗 演 唱 英 文 名 $3Q.@C 昵 称 $ 小 宇 " 春 哥 生 日 $! *# 年 % 月!& 日 年 龄 $$! 岁 学 历 $ 本 科 性 格 $ 内 外 兼 修 爱 好 $ 唱 歌! 跳 舞! 睡 觉 特 长 $ 唱 歌 籍 贯 $ 成 都 欣 赏 的 人 $7I4:+84"8+3:Z 648=+[ 民 族 $ 汉 欣 赏 的 歌 手 $ 丁 薇 身 高 $!"#LJ 体 重 $)&\S 星 座 $ 双 鱼 喜 欢 的 颜 色 $ 黑 " 蓝 血 型 $4 喜 欢 的 卡 通 片 $ 蜡 笔 小 新 人 生 信 条 $ 年 轻 没 有 失 败 曾 在 学 校 $ 初 中 及 高 中 都 在 新 都 一 中! 四 川 音 乐 学 院 曾 在 新 都 一 中 举 办 校 园 个 唱 ) 李 宇 春 最 后 的 战 役 告 别 演 唱 会 * 曾 获 第 七 届 全 国 推 新 人 大 赛 四 川 赛 区 ) 新 人 奖 * 曾 获 首 届 33=? 全 国 校 园 歌 手 大 赛 四 川 赛 区 ) 特 别 奖 * 网 络 上 流 传 着 众 多 明 星 " 个 人 档 案 #$ 对 照 + 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法, 中 有 关 档 案 的 定 义 $ 思 考 该 歌 星 的 " 个 人 档 案 # 是 不 是 法 律 意 义 上 的 档 案 / 训 练 % 椰 影 婆 娑! 浪 逐 白 沙! 美 丽 的 海 南 安 宁 而 富 有 南 国 风 韵 # 然 而! 在 这 份 安 宁 背 后! 境 外 情 报 机 构 悄 悄 伸 展 触 角! 以 拉 拢 收 买 我 国 工 作 人 员 的 方 式 进 行 情 报 刺 探 " 搜 集 活 动 # 海 南 省 政 府 办 公 厅 助 理 调 研 员 席 世 国! 就 是 被 境 外 情 报 机 构 看 中! 并 被 收 买 而 走 向 堕 落 的 # 自! ( 年 " 月 首 次 作 案 至! " 年 % 月 案 发! 席 世 国 在 几 个 月 的 时 间 里! 多 次 利 用 省 政 府 某 些 部 门 保 密 工 作 和 内 部 管 理 存 在 的 漏 洞! 获 取 近 百 份 秘 密 文 件 和 内 部 材 料! 提 供 给 境 外 间 谍 分 子! 从 中 获 得 #%&& 美 元 "!# 万 元 台 币 "((&& 元 人 民 币 情 报 酬 金 及 其 他 酬 物 # 他 的 行 为 给 国 家 的 安 全 和 利 益 造 成 极 大 危 害! 影 响 十 分 恶 劣 #! ( 年 ( 月! 席 世 国 结 识 了 自 称 做 汽 车 配 件 生 意 的 境 外 间 谍 分 子 熊 某 # 一 天 晚 上! 熊 某 请 席 世 国 吃 饭 时! 试 探 道 $) 我 那 边 有 很 多 朋 友 想 来 海 南 寻 找 项 目 投 资! 但 是 他 们 对 你 们 的 政 策 不 太 了 解! 不 知 道 有 哪 些 优 惠 条 件 # 为 了 吸 引 他 们 投 资! 中 央 或 省 政 府 的 " 冯 惠 玲! 张 辑 哲 &+ 档 案 学 概 论,$!&!!! 页 $ 北 京 $ 中 国 人 民 大 学 出 版 社 $$&&!%

27 第 一 章! 秘 书 信 息 工 作 和 档 案 管 理 概 述!)! 有 关 经 济 政 策 方 面 的 文 件 能 不 能 让 我 看 一 看 %* 他 还 谎 称 其 舅 在 境 外 开 设 一 家 高 科 技 公 司! 希 望 请 席 世 国 参 加 ) 公 司 *! 为 ) 公 司 * 提 供 政 策 咨 询 # 实 际 上! 所 谓 的 ) 公 司 * 就 是 境 外 情 报 机 构 # 对 于 加 入 ) 公 司 *! 席 世 国 未 置 可 否! 但 对 于 ) 看 看 文 件 * 要 求! 席 世 国 却 答 应 ) 去 找 一 找 *# " 月 %& 日 黄 昏! 熊 某 走 进 席 世 国 的 办 公 室 # 席 世 国 从 文 件 柜 里 拿 出 一 沓 文 件! 熊 某 从 中 挑 选!& 余 份 有 关 经 济 " 税 收 " 灾 情 " 警 备 区 预 备 役 等 内 容 的 秘 密 文 件! 席 世 国 将 这 些 文 件 复 印 后! 将 复 印 件 交 给 了 熊 某 # 对 于 席 世 国 的 表 现! 境 外 情 报 机 构 表 示 满 意! 想 面 谈 进 一 步 ) 合 作 * 事 宜 # 按 照 境 外 情 报 机 构 的 安 排! 席 世 国 参 加 了 由 情 报 机 构 出 钱 的 旅 行! 经 中 国 香 港 赴 泰 国 " 马 来 西 亚 " 新 加 坡 # 两 天 后! 他 在 泰 国 曼 谷 同 境 外 情 报 机 构 头 目 ) 杨 总 * 见 面 # 境 外 情 报 机 构 向 席 世 国 布 置 了 任 务! 要 求 他 提 供 更 高 密 级 的 文 件 # 从 新 " 马 " 泰 回 来 以 后! 席 世 国 更 加 卖 力 #! ( 年!! 月 至! " 年! 月! 席 世 国 多 次 从 办 公 室 拿 出 许 多 秘 密 文 件! 用 相 机 拍 摄 了 % ( 张 照 片! 悉 数 带 往 境 外 #! " 年 春 节 后! 熊 某 交 给 席 世 国 一 沓 厚 厚 酬 金 外! 还 有 一 封 ) 杨 总 * 的 信! 勉 励 他 ) 不 能 自 满! 尚 需 同 心 合 力 持 续 创 新! 精 益 求 精! 将 产 品 生 产 推 至 更 高 档 " 更 新 颖! 独 一 无 二! 以 垄 断 市 场 独 家 经 营 *! 要 求 席 世 国 继 续 提 供 更 高 质 量 的 情 报 # 获 指 示 后! 席 世 国 于! " 年 % 月 初 将 国 务 院 等 ( 份 秘 密 文 件! 其 中 包 括 一 份 有 关 海 南 省 国 家 安 全 机 关 年 度 工 作 总 结 的 绝 密 级 文 件! 交 给 熊 某 带 回 其 住 所 拍 照 # 正 当 席 世 国 和 熊 某 为 窃 得 绝 密 级 文 件 而 自 鸣 得 意 的 时 候!! " 年 % 月 海 南 省 国 家 安 全 机 关 根 据 线 索 一 举 破 获 这 起 由 境 外 和 政 府 内 部 工 作 人 员 相 勾 结 的 窃 密 案! 将 席 世 国 " 熊 某 逮 捕 归 案 # 请 据 此 案 例 $ 了 解 + 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法, 的 相 关 法 律 规 定 $ 讨 论 作 为 秘 书 人 员 树 立 档 案 意 识 的 重 要 性 %

28 第 二 章 信 息 收 集 与 整 理 任 务 一! 信 息 收 集 公 司 打 算 在 城 市 新 区 建 住 宅 小 区! 老 总 得 到 消 息 说 在 将 要 建 成 的 住 宅 小 区 一 带 三 年 后 可 能 规 划 建 一 家 化 工 厂! 这 显 然 会 影 响 到 这 个 小 区 的 房 价 和 销 售 情 况 " 秘 书 王 洁 奉 命 调 查 这 件 事 是 否 有 根 据 " 王 洁 想 到 以 下 几 种 方 案 + (!) 到 网 上 查 询 是 否 已 经 有 相 关 报 道 " ($) 到 实 地 去 看 看 那 个 地 点 有 没 有 可 能 建 化 工 厂 " (%) 委 托 在 规 划 局 工 作 的 同 学 小 张 打 探 消 息 的 可 能 性 " (#) 委 托 姐 夫 向 在 当 地 一 家 化 工 企 业 工 作 的 朋 友 打 听 消 息 的 可 靠 性 " 这 件 事 事 关 重 大! 为 了 圆 满 完 成 老 总 交 办 的 任 务! 王 洁 马 不 停 蹄 地 暗 中 调 查 着 这 件 事! 但 她 也 不 忘 交 代 同 学 和 姐 夫! 如 果 此 事 属 于 机 密! 她 可 以 不 了 解,, 一 个 多 星 期 后! 结 果 终 于 出 来 了! 政 府 的 确 规 划 在 公 司 原 定 建 设 住 宅 小 区 的 地 方 建 一 家 化 工 厂 " 在 王 洁 想 到 的 几 种 方 法 中! 第 一 和 第 二 个 方 案 基 本 没 有 得 到 任 何 消 息 * 第 三 和 第 四 两 个 方 案 互 相 验 证 了 拟 建 化 工 厂 的 事 实! 同 学 还 对 她 说! 规 划 局 早 就 同 意 这 件 事 了! 批 文 很 快 就 能 下 来 " 经 过 这 件 事! 王 洁 真 正 体 会 到 了 $ 熟 人 好 办 事 %" 事 后! 王 洁 还 请 老 同 学 吃 了 一 顿 饭! 一 为 感 谢 老 同 学 帮 忙 * 二 为 和 老 同 学 叙 旧 " 至 于 姐 夫! 王 洁 特 地 买 了 件 小 礼 物 给 小 外 甥 " 王 洁 觉 得 这 样 算 是 礼 尚 往 来 "

29 第 二 章! 信 息 收 集 与 整 理!"! 案 例 中 $ 秘 书 王 洁 制 定 了 周 密 的 信 息 收 集 方 案 $ 利 用 正 式 的! 非 正 式 的 $ 公 共 的! 私 人 的 多 种 渠 道 来 探 求 信 息 $ 从 而 及 时 获 取 到 准 确 的 信 息 $ 为 公 司 的 发 展 大 计 立 下 一 功 % 同 时 $ 她 还 通 过 请 客 吃 饭! 送 礼 物 等 方 式 $ 恰 当 地 维 系 了 信 息 的 沟 通 渠 道 $ 体 现 了 长 远 的 眼 光 和 良 好 的 信 息 素 养 % 一! 信 息 收 集 的 范 围 和 原 则! 一 " 信 息 收 集 的 范 围 秘 书 部 门 是 综 合 办 公 部 门 $ 收 集 信 息 是 为 领 导 决 策 和 各 项 管 理 工 作 服 务 的 $ 每 个 组 织 对 信 息 的 需 求 是 不 同 的 $ 在 不 同 时 期 组 织 对 信 息 的 需 求 也 是 不 同 的 % 因 此 $ 秘 书 应 该 根 据 组 织 的 需 求 $ 确 定 信 息 收 集 的 范 围 $ 有 针 对 性 地 选 取 真 实! 适 用! 可 靠 的 信 息 $ 为 领 导 决 策 提 供 有 力 的 信 息 支 持 % 总 体 来 说 $ 秘 书 收 集 信 息 的 范 围 十 分 广 泛 $ 既 有 综 合 性 的 $ 也 有 技 术 业 务 性 的 % 秘 书 人 员 信 息 收 集 的 内 容 随 服 务 领 域 与 目 的 的 不 同 而 有 差 异 $ 一 般 应 包 括 以 下 几 方 面 %!< 组 织 信 息 组 织 信 息 涉 及 组 织 的 方 方 面 面 $ 主 要 内 容 有 组 织 概 况! 组 织 经 营 状 况! 组 织 财 务 状 况! 组 织 资 产 情 况! 组 织 人 力 资 源 情 况! 组 织 信 誉 情 况 等 % $< 社 会 经 济 信 息 社 会 经 济 信 息 是 组 织 决 定 生 产! 经 营! 投 资 计 划 的 依 据 $ 主 要 内 容 有 社 会 信 息 如 社 会 组 织 信 息! 教 育 文 化 信 息! 人 口 信 息 等 (! 经 济 信 息 国 民 经 济 发 展 计 划! 经 济 发 展 动 态! 经 济 发 展 成 就! 国 外 经 济 发 展 情 况 (% %< 市 场 信 息 通 过 对 国 内 外 市 场 信 息 的 收 集 $ 不 仅 可 以 使 组 织 掌 握 市 场 的 基 本 动 向 $ 还 可 以 了 解 用 户 的 需 求 情 况 $ 确 定 组 织 的 经 营 发 展 方 向 % 主 要 内 容 有 市 场 需 求 信 息! 客 户 信 息! 消 费 群 体 信 息! 竞 争 对 手 信 息 等 % #< 法 律 政 策 信 息 国 家 政 府 以 法 律 政 策 来 管 理! 规 范 和 调 节 组 织 的 活 动 $ 因 此 $ 秘 书 必 须 注 意 收 集 与 本 组 织 有 关 的 法 律 政 策 信 息 % 主 要 内 容 有 法 律 法 规 信 息! 政 策 方 面 的 信 息 %! 二 " 信 息 收 集 的 原 则 据 了 解 $! % 年 全 国 党 政 企 领 导 机 构 有 近!)& 万 人 从 事 专 职 信 息 工 作 $ 这 个 数 字 还 将 继 续 增 大 $ 一 个 大 城 市 领 导 机 关 一 天 接 收 的 信 息 量 $ 有 时 超 过 万 条 $ 特 殊 情 况 下 还 可 以 达 到!& 余 万 条 $ 而 经 过 层 层 筛 选 淘 汰! 精 练 加 工 以 后 $ 真 正 有 用 的 不 过 百 分 之 几 $ 甚 至 千 分 之 几 $ 就 这 百 分 或 千 分 之 几 $ 最 后 也 只 能 供 很 少 的 几 位 或 十 几 位 领 导 人 参 阅 $ 并 只 对 其 中 个 别 的 有 关 主 管 领 导 人 发 挥 着 决 策 参 考 作 用 % 也 就 是 说 $

30 !#! 秘 书 信 息 工 作 与 档 案 管 理 一 方 面 $ 秘 书 信 息 工 作 近 十 余 年 来 发 挥 了 很 大 作 用 $ 已 成 为 各 级 领 导 了 解 情 况 的 主 渠 道! 制 定 决 策 的 重 要 参 考 * 但 另 一 方 面 $ 大 量 的 信 息 资 源 由 于 重 复! 过 时! 不 对 路 等 原 因 使 得 很 少 被 人 阅 读 和 利 用 $ 而 被 浪 费 掉 % 所 以 $ 在 收 集 信 息 的 过 程 中 $ 要 遵 循 以 下 原 则 %!< 准 确 信 息 的 内 容 要 准 确 无 误 $ 真 实 可 靠 $ 真 实 反 映 事 物 的 本 来 面 目 % 秘 书 人 员 在 整 个 信 息 工 作 过 程 中 要 做 到 坚 持 实 事 求 是 $ 尊 重 事 物 的 客 观 性 $ 对 信 息 进 行 如 实 地 反 映 和 描 述 % 要 坚 持 主 观 倾 向 性 与 客 观 真 实 性 相 统 一 $ 报 送 信 息 要 讲 真 话 $ 道 实 情 $ 原 汁 原 味 $ 实 实 在 在 $ 一 是 一 $ 二 是 二 $ 不 添 枝 加 叶 $ 不 渲 染 夸 大 $ 更 不 生 编 硬 造 $ 必 须 实 事 求 是 $ 反 映 事 物 的 真 实 面 貌 % 不 对 信 息 生 吞 活 剥 $ 要 多 在 心 里 打 几 个 问 号 & 为 什 么 会 是 这 样 / 事 情 是 怎 么 发 生 的 / 不 对 信 息 进 行 自 我 发 挥 $ 尽 管 收 集 到 的 信 息 很 难 是 完 整 的 $ 但 也 不 要 为 完 善 那 些 不 完 整 而 去 自 我 发 挥 $ 否 则 难 免 画 蛇 添 足 $ 干 扰 事 实 % 要 保 持 不 偏 不 倚 $ 不 轻 信! 不 轻 疑 $ 坚 持 正 确 立 场 % 要 消 除 偏 见 $ 尽 力 戒 除 先 入 为 主 $ 因 为 事 物 总 是 在 变 化 中 $ 要 时 刻 告 诫 自 己 解 放 思 想 $ 一 切 从 实 际 出 发 % 准 确 是 信 息 的 生 命 $ 是 信 息 的 全 部 意 义 所 在 $ 是 秘 书 信 息 工 作 的 灵 魂 % $< 及 时 及 时 即 信 息 的 收 集! 处 理! 传 递! 反 馈 要 及 时 迅 速 $ 讲 究 时 效 $ 以 最 快 的 速 度 收 集 到 最 新 的 动 态 信 息 % 因 为 $ 信 息 的 使 用 价 值 在 很 大 程 度 上 是 随 着 时 间 的 流 逝 与 动 态 系 统 的 变 化 而 变 化 的 % 信 息 流 动 的 速 度 越 快 $ 它 在 实 践 中 的 价 值 就 越 高 % 许 多 信 息 $ 尤 其 是 军 事 和 经 济 等 方 面 的 信 息 $ 无 论 其 多 么 重 要 $ 一 旦 过 时 $ 它 的 价 值 就 会 大 大 降 低 % 因 此 $ 秘 书 人 员 在 信 息 处 理 的 整 个 过 程 中 $ 都 要 强 调 一 个 " 快 # 字 $ 收 集! 处 理! 传 递 信 息 是 如 此 $ 反 馈 信 息 亦 是 如 此 % 要 做 到 信 息 工 作 的 及 时 $ 首 先 要 注 重 收 集 新 信 息 $ 要 求 秘 书 人 员 具 有 敏 锐 的 眼 光 $ 善 于 从 稍 纵 即 逝 的 事 物 中 发 现 和 捕 捉 新 信 息 $ 从 一 般 信 息 中 发 现 有 价 值 信 息 $ 从 表 面 现 象 中 发 现 潜 在 信 息 % 其 次 要 完 善 信 息 工 作 制 度 $ 建 立 信 息 收 集! 过 滤! 传 递! 存 储 等 过 程 的 各 项 制 度 $ 规 定 信 息 的 合 理 流 程 $ 尽 量 减 少 中 间 层 次 * 同 时 要 健 全 信 息 网 络 $ 运 用 高 新 技 术 $ 配 备 现 代 化 工 具 $ 实 现 信 息 传 递 现 代 化 % 社 会 主 义 市 场 经 济 对 秘 书 信 息 工 作 的 时 效 性 提 出 了 更 高 的 要 求 $ 不 仅 传 递 要 快 $ 而 且 收 集! 加 工! 检 索! 输 出 都 要 高 速 度 % 信 息 处 理 不 及 时 $ 就 会 失 去 信 息 的 价 值 $ 甚 至 造 成 严 重 的 损 失 % %< 完 整 信 息 的 收 集 和 处 理 要 注 意 广 泛 性! 完 整 性 和 系 统 性 $ 全 面 地 反 映 事 物 各 个 方 面 的 情 况 % 秘 书 人 员 首 先 要 掌 握 科 学 的 世 界 观 和 方 法 论 $ 即 辩 证 唯 物 主 义 和 历 史 唯 物 主 义 $ 坚 持 全 面 地 看 问 题 $ 防 止 片 面 性 % 不 仅 要 看 到 事 物 的 正 面 $ 还 要 看 到 它 的 负 面 * 不 仅 要 看 到 局 部 现 象 $ 更 要 看 到 整 体 联 系 * 不 仅 要 看 清 现 状 $ 还 要 追 查 它 的 历 史 % 不 能 只 看 到 现 象 $ 而 要 由 现 象 探 究 本 质 % 总 之 $ 要 从 全 局 着 眼 $ 要 从 不 同 方 面! 不 同 角 度 和 不 同 层 次 收 集! 分 析 和 处 理 信 息 % 只 有 全 面 地 反 映 情 况 $ 才 能 使 各 级 领 导 根 据 各 方 面 的 信 息 $ 权 衡 利 弊 $ 择 善 而 从 $ 作 出 正 确 的 判 断 和 决 策 % 需 要 注 意 的 是 $ 完 整 原 则 要 求 的 是 要 收 集