Microsoft PowerPoint - 05_電子速算表-EXCEL

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1 電子試算表 EXCEL 陳裕仁

2 特色 Excel 是一個具計算 函數 排序 篩選 與分析資料的工具 操作容易 具有圖表 資料庫管理及繪圖的能力 有巨集和程式語言的功能 備文件製作的能力 資料可以連結與合併 具樞紐分析表 可繪電子地圖等等

3 檔案位置與存檔名稱 檔案位置 C:\Program Files\Microsoft office\office14 捷徑 開始 > 程式集 >Microsoft Office>Microsoft Office Excel 2010 副檔名. xls

4 外觀與重要項目說明 標題列 功能列 工具列 方塊名稱 編輯列 欄 列 儲存格 工作表

5 活頁簿 (Book) 由許多工作表所構成, 內定為 3 張工作表, 名稱分別為 Sheet1 Sheet2 及 Sheet3, 顯示在活頁簿下方, 以標籤表示, 名稱可以更改 ; 是存檔的依據, 工作表可以增加與減少, 內定張數也可以更改

6 工作表 (Spread Sheet) 由許多欄 (Column) 與列 (Row) 所構成, 欄的編號由英文字母 A B Z AA AB IV 組成, 一共有 256 欄 ; 列的編號以數字代表, 由 1 開始, 一共有 列 ; 欄與列相重疊處為儲存格 (Cell), 其名稱先欄後列, 所以 A1 代表 A 欄與第一列的儲存格, AA20 代表 AA 欄與第 20 列的儲存格 ; 一張工作表所能顯示在畫面的欄數與列數, 可以由 顯示比例 來設定, 比例愈小所能顯示的欄列數會變多, 但儲存格會縮小

7 儲存格 (Cell) 構成工作表的基本單位, 也是儲存與輸入資料的場所, 一個儲存格可以輸入許多不同類型的資料, 最長可以輸入 256 字元, 資料的格式化主要是針對不同的儲存格作處理的

8 資料編輯列 由 名稱方塊 取消 輸入 插入函數 及 編輯列 所構成, 儲存格的名稱會顯示在 名稱方塊 內, 資料會顯示在 編輯列, 資料修改或輸入時才會出現 兩按鈕

9 資料輸入

10 資料的類型 Excel 的資料基本上分成三大類, 不可計數的文數字資料 (Alphanumerical Data) 或稱字串 (String) 如 中文 英文字 文字化的數字 可計數的數值資料 (Numerical) 如 日期 時間 數值 等可以作數學 函數運算 公式 (Formula) 或運算式 (Expression) 這是組成 Excel 最強大的功能, 藉著眾多的函數達成速算表的目標

11 文數字資料 主要在儲存格內輸入中文字 英文字或輸入資料前加上單引號 都稱為文數字資料, 所有文數字資料輸入後內定都向左對齊, 文數字資料大都用來當標題指示名稱 儲存格 A3 A4 A5 的資料雖然為數字, 但在輸入前加上單引號, 所以稱為 文字化的數字, 在儲存格左上角出現一個三角行綠色標籤做標誌

12 數值資料 因為 Excel 是以數值為基礎, 這些數值是公式運算的來源, 所以數值資料有幾種型式需加以注意 數字 : 只能用下列的字組成 /. E e % $ ( ) 數字的 E 或 e 代表指數 (Exponent),5e2 代表 5 x 10 2, 即 500, 而 1.23E-03 意指 1.23 x 10-3, 即 帶分數 2 1/3, 整數 2 與分數 1/3 間需加一個 空白 ; 但要輸入 1/3 則需輸入 0 1/3, 否則會以日期表示 當數值資料很大或格式化後, 儲存格無法容納,Excel 會以 ### 表示, 只要將欄寬加大就可

13 數值資料 日期 : 輸入資料若符合日期的格式,Excel 會認為是日期, 在內部是以數字儲存, 日期轉換成數值是從 1900/1/1 起當 1,1900/1/15 為 15, 依此類推 一般輸入格式為 yyyy/mm/dd, 要顯示為其它格式時再設定儲存格格式就可, 若輸入 94/9/20 會自動轉為 2005/9/20 按 Shift + Ctrl + ; 插入現在時間

14 公式運算資料 在儲存格內可以利用公式來計算其他儲存格的資料, 計算時稱為公式, 凡在儲存格內要計算, 需在前面加上等號 =, 在儲存格 A5 輸入 =A1+A2+A3+A4 其計算結果數值立即呈現在儲存格 A5 內 公式內可以有函數, 如算三角函數 sin300 之值, 儲存格 D3 內的公式為 =sin( /180*c2)

15 算術運算符號 Excel 的算術運算符號, 儲存格 E2 E3 E4...E7 內的結果是分別以儲存格 D2 D3 D4...D7 內的公式求出, 資料來源為 D1 E1, 如 =D1^E1 實際運算為求 5 的 4 次方, 運算時以儲存格內的資料取代, 也可以直接以數字運算, 如 =5^4 也可以

16 關係運算符號 所謂資料間的關係就是資料的比較, 兩資料比較的結果不是對就是錯, 不論對或錯 是或非 大或小等, 成立的以 TRUE 真表示, 不成立的以 FALSE 假表示, 圖 11-9 為關係符號的種類與示範, 儲存格 E2 E3 E4 E7 內的結果是分別以儲存格 D2 D3 D4 D7 內的公式求出, 資料來源為 D1 E1, 如 =D1>E1 會以 4>5 作判斷, 結果為 FALSE

17 邏輯運算符號 邏輯 AND : 表兩個運算元只要有一個為 FALSE 其結果為 FALSE, 只有兩個都為 TRUE 時結果才會 TRUE 邏輯 OR : 表兩個運算元只要有一個為 TRUE 其結果為 TRUE, 只有兩個都為 FALSE 時結果才會 FALSE 邏輯 NOT : 是對該運算元做反向處理, 將 TRUE 變為 FALSE, FALSE 變為 TRUE

18 文字合併與日數時間計算 對文數字資料合併可以使用合併運算子 &, 藉著它將兩資料以上作連結

19 基本運算的顯示 Excel 對數字的運算, 只要選取一塊區塊內含數字區, 就可在狀態列內顯示出該區數字的加總, 其它的內定運算如 平均 項目個數 數字項目個數 最大值 最小值 等, 可以在 加總 位置以右鍵點取, 就可出現選單

20 用滑鼠輸入公式 公式的輸入若使用手動輸入儲存格名稱很容易錯誤, 若使用滑鼠來點選, 可以較快及方便 Step 1: 點取 B7, 輸入 = Step 2: 用滑鼠點取 B1 再按 +, 得 =B1+ Step 3: 再點取 B2 及按 +, 得 =B1+B2+ Step 4: 重複 Step 3 或 Step 2, 使 B7 為 =B1+B2+B3+B4+B5+B6 Step 5: 注意 B6 後面沒有 +, 最後按 Enter, 結果就出現

21 編輯工作表

22 工作表的管理 工作表更名 工作表的表達 插入空白工作表 工作表的刪除 工作表的移動 複製

23 工作表更名

24 變更工作表索引標籤色彩

25 工作表的表達 一本活頁簿具有許多張工作表, 工作表間資料可能彼此互有關聯, 欲使 Sheet2 能使用 Sheet1 內某儲存格資料, 表達方示為在工作表後加上! 再後跟隨儲存格, 如 Sheet1!A1, 表 Sheet1 內的儲存格 A1

26 工作表的刪除 依序點取功能表 常用 > 刪除 > 刪除工作表, 在確認視窗內按 刪除 即可 自工作表名稱點右鍵, 在選單內選 刪除 (D) 即可 若工作表內無資料會直接刪除, 否則仍會出現確認視窗

27 工作表的移動 複製 在工作表的位置可以互換位置, 只要點取工作表下方的名稱頁籤名, 按住拖拉到所需位置即可, 如圖拖曳三角, 可以指示要拖拉之到達位置 另在圖內左邊有可以呈現工作表的按鈕, 只要當工作表數量多時功能才能顯示出來 移動 拖曳 ( 改變順序 ) 複製 Ctrl + 拖曳

28 插入工作表背景圖

29 隱藏工作表

30 編輯儲存格

31 單一儲存格的編修 只要滑鼠在工作表上點取任何儲存格, 該儲存格四周以黑線框圍起, 表示已 就緒 (Ready), 就緒 兩字會出現在 狀態列 左邊, 就可以輸入資料, 當輸入資料時, 就緒 兩字會轉為 輸入 (Input), 輸入的資料會同時呈現在儲存格及 資料編輯列 內, 輸入完後按 Enter 鍵, 游標會移到下一儲存格, 若按 Tab 鍵則會移到右邊儲存格 在編輯列修改 : 滑鼠移到欲修改處直接修改後按 Enter 或按, 若要刪除可以按 在儲存格修改 : 在該儲存格連點兩下, 即可進行修改, 修改後按 Enter

32 從清單中挑選 1. 按右鍵 當資料輸入部分後, 還有與上面相同的資料, 可以在所輸入的資料中挑選, 避免重新輸入, 步驟如下 : 3. 選取 2. 點選 Step 1: 先在 B1 B2 B3 輸入資料 Step 2: 在儲存格 B4 點取右鍵, 使出現彈出式選單 Step 3: 點取 從下拉式清單挑選 (K)... Step 4: 自 B4 下方清單內選取即可

33 連續儲存格的編修 若有許多儲存格具有相同的或有順序的資料, 可以用複製或選取儲存格後再輸入, 以增加速度 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

34 連續儲存格的編修 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

35 同資料複製 先在 A1 內輸入 Excel 後, 點取 A1 並移滑鼠到右下角, 使滑鼠出現 + 字, 按住往下拖拉至所需位置如 A6, 放開滑鼠後, 儲存格 A1...A6 都自動填滿 Excel, 複製完後會在旁邊出現一按鈕, 點取後的選單有三項 複製儲存格 ( 內定 ) 僅以格式填滿 填滿但不填入格式 複製資料可以向左 向右 向上 向下拖拉複製 來源為多個儲存格的複製方式與單一儲存格複製方式相同 選取多個儲存格的方法為按住儲存格中央, 游標為中空 字, 拖拉至所需位置即可

36 連續儲存格的編修 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

37 用 Ctrl + Enter 複製 在一個範圍內, 要存入一樣的資料, 可以先選取要輸入資料的範圍, 在第一個儲存格輸入文字或公式後, 按 Ctrl + Enter 鍵, 所選取的範圍都會存入同樣的資料 Note: 按 Ctrl + 單引號 可使上格的資料出現在本格內

38 連續儲存格的編修 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

39 連續數字複製 數字的編號, 數列的等差 等比級數等都是有規則的連續資料, 利用兩數字間的差異就可以產生, 要產生這些資料有下面兩種方式 在儲存格直接複製 利用編輯填滿數列

40 在儲存格直接複製 Step 1: 先填入 A2 A3 兩儲存格資料 Step 2: 再選取 A2,A3 兩儲存格 Step 3: 游標移到右下角使出現 +, 往下拖拉至 A10, 放開 餘如 B2...B10 D2...D10 E2...E10 間的數字或日期仿此

41 利用編輯填滿數列 Step 1: 在 C2 填入 3 Step 2: 依序自功能表點取 常用 > 填滿 > 數列 (S)... Step 3: 出現 數列 對話框, 並依圖內作設定與輸入資料 Step 4: 點取 確定, 等比的數值資料就會出現, 終止值 用於判斷數列的最後值需小於等於它

42 連續儲存格的編修 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

43 連續資料複製 這是針對非數字的習慣性資料來處理, 如月份 星期 中文的天干 地支等, 這些資料可自行加入清單內, 目前內建的資料儲存格 A1:A10 所示 這些資料只要輸入任何一個字或詞, 以複製方式向右或向下拖拉, 下一個順序就會出現 如輸入 乙 後, 在該格內向右拖拉到某一位置放開, 就會依序出現 丙丁戊己... 等順序性資料

44 連續資料清單之建立 許多資料的連續性也可以自行建立, 如春夏秋冬, 一二三四..., 壹貳參肆... 等, 其建立步驟為 : Step 1: 依續點取功能表 工具 (T) > 選項(O)... Step 2: 在 選項 對話框內, 點取活頁標籤 自訂清單 Step 3: 點取左邊視窗 自訂清單 (L) 內的 新清單 Step 4: 接著在右邊視窗 清單項目 (E) 下方點一下滑鼠左鍵, 就可開始輸入資料 Step 5: 請在裡面輸入 春夏秋冬, 每輸入一字按一下 Enter 鍵, 如圖所示 Step 6: 輸入完後請按 新增 (A) 按鈕, 您所輸入的資料就會加入左邊的 自訂清單 內 Step 7: 最後按 確定, 回到 Excel 工作表 Step 8: 請在工作表內, 點取 A12 儲存格, 輸入 春 後, 向右拖拉, 就可以出現剛所輸入的 夏秋冬

45 連續儲存格的編修 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

46 公式複製 一堆原始資料輸入後, 目的是要對這些資料作運算, 當一列或一欄內的資料可能要作處理, 如找最大值 最小值 或求和 求平均等運算, 但只要對該筆資料作運算後, 其它比資料只要複製該筆資料的公式即可運算

47 連續儲存格的編修 同資料複製 用 Ctrl + Enter 複製 連續數字複製 連續資料複製 公式複製 資料搬移

48 資料搬移 資料輸入後往往發現需要調整位置, 這時就不必重新輸入, 利用資料搬移就可以, 此種動作可以有兩種方式 利用剪下貼上 : 將所需搬移區塊選取後, 點取 剪下 在到目地位置點一下, 再按 貼上 即可 利用滑鼠拖拉 : 選取要搬移區塊, 將滑鼠移到區塊邊使出現圖示後, 按住拖拉至所需要的位置放開即可

49 區塊的選取 整個工作表的選取 : 要選取整個工作表, 只要點取工作表最左上方欄列相交的空白按鈕即可 選取單列或欄 : 在所在列或欄的名稱位置點一下, 該整列或欄即會被選取

50 選取連續列或欄 : 要選取連續的數列或數欄可以直接在該列或欄名稱位置拖拉或配合 Shift 鍵使用 選取不連續列或欄 : 此種方式需運用 Ctrl 鍵

51 儲存格 欄 列的插入與刪除 以右鍵點取該位置, 使出現下拉清單, 選取 插入 (I), 出現 插入 對話框 依序點取 常用 功能表中的 插入 > 欄或列或儲存格, 當選儲存格時也會出現

52 儲存格 欄 列的插入與刪除 以右鍵點取該位置, 使出現下拉清單, 選取 刪除 (D), 出現 刪除 對話框 依序點取 常用 功能表中的 刪除 > 欄或列或儲存格, 當選儲存格時也會出現

53 插入儲存格 : 依選取儲存格的多寡, 來決定插入的數量, 可以選 向右移 或 向下移, 若 右邊或下面有資料 會被移動, 當選 向右移 時, 原來 C3 C4 C5 的資料向右移動 插入列或欄 : 欲插入列或欄與插入儲存格一樣, 可以點取 整列 或 整欄, 插入列位置是所選區塊的 上面, 插入欄是所選區塊的 左邊 刪除 : 點取欲刪除之儲存格 欄 列或範圍, 按 Del 或 Delete 鍵即可

54 參照位址 工作表內各儲存格的資料都可以交互使用, 將此擴大又可以讓各工作表間的資料互相存取, 接著又可將各活頁簿內的資料連結起來, 同樣的外部應用程式也可以連結, 在此除了外部程式的連結外

55 相對與絕對位址 ( 儲存格間 ) 在 Excel 的函數或公式的運算中, 都會用到儲存格或範圍的欄列名稱, 如 A1 或 A1:C5 等, 這都是相對位址, 在複製上會隨著欄列變化, 而絕對位址是不會變化, 宛如常數, 要將 A1:A6 的值開根號乘 B1, 放入 B2:B6 內, 在 B2 內要輸入的公式為 =A2^0.5*$B$1, 凡在欄列前加上 $ 號, 代表是絕對位址, 所以自 B2 往下複製時, 相對位址會改變而絕對位址不變 絕對位址可以有 : 固定列變動欄 : 如 A$1 B$3 固定欄變動列 : 如 $A1 $B3 欄列皆固定 : 如 $A$1 $B$3 要將欄列皆固定需加上 $ 時, 只要輸入相對位址如 A1, 接著按功能鍵 F4 就可自動加上 $, 得 $A $1

56 内部參照 ( 工作表間 ) 一本活頁簿 (Book) 內往往有許多的工作表 (Sheet), 工作表名稱也不盡相同, 而各個工作表可能都有一些關連, 這時就須用到關聯的格式 : = 工作表名稱! 範圍 在工作表名稱後需加上驚嘆號!, 接著才是儲存格範圍

57 外部參照 ( 檔案連結 ) 外部參照就是所謂的檔案連結, 不同的活頁簿可以互相使用儲存格內的資料, 首次在作檔案連結時須將被連結的檔案打開, 連結格式為 : =[ 活頁簿檔名 ] 工作表名稱! 範圍 格式中活頁簿名稱需以中括號圍起

58 儲存格和範圍的命名 單一儲存格的表示是用 A1 B1 C1... 等, 範圍是對角線兩儲存格中間加冒號 :, 如 A1:C5, 在選取時, 名稱方塊會出現 R5 x 3C, 表 5 列 3 欄, 如圖也可用 A5: C1 表示

59 命名的好處及規則 好處 : 名稱較易辨認和維護 名稱較不易在輸入公式時犯錯 名稱所代表的範圍, 會在插入列或欄後, 自動調整, 使公式保持正確 命名規則 : 可用中英文 最長不能超過 255 字元 中間不能有空格 不能有特殊符號如 % + - * ^ 等, 不能以數字開頭, 如 1999 可以加底線 _ 或小數點.

60 命名步驟 在名稱方塊內命名 Step 1: 選取 B2:B6 範圍 Step 2: 點取 名稱方塊, 直接輸入 國文 Step 3: 按 Enter

61 命名步驟 自功能表插入命名 2. 點選 [ 定義名稱 ] 1. 選取命名範圍 3. 選取欲建立名稱的位置 PS. 或使用 [ 參照到 ] 選取命名範圍

62 命名步驟 從選取範圍建立 2. 點選 [ 從選取範圍建立 ] 1. 選取命名範圍 3. 選取欲建立名稱的位置

63 命名步驟 名稱管理員

64 練習一 1. 請用 EXCEL 開啟一個活頁簿, 並命名為 成績單 2. 新增一個名為 一年甲班 黃色標籤及 一年乙班 藍色標籤的工作表, 其他工作表刪除 3. 利用連續資料複製的方式, 在 B1~E1 分別填入 國文 英文 數學 自然科學 4. 利用連續數字複製的方式, 在 A2~A21 分別填入座號 分別為 國文 英文 數學 自然科學 對應到座號的儲存格命名 6. 計算 國文 英文 數學 自然科學 的平均成績 7. 計算每個同學得總分及平均 8. 一年乙班 亦同 9. 新增一個名為 總成績 的工作表 10. 將 國文 英文 數學 自然科學 的平均成績統整在 總成績 的工作表中 11. 將 總成績 工作表的 國文 英文 數學 自然科學 成績做平均

65 格式設定

66 欄 列的調整 PS. 在欄與欄或列與列之間點擊滑鼠左鍵兩下, 即可得到最適大小

67 拖曳 拖曳

68 字體樣式的快速鍵 Ctrl + 1: 取得字型設定對話框 Ctrl + 2 或 Ctrl + B: 粗體, 與按同 Ctrl + 3 或 Ctrl + I: 斜體, 與按同 Ctrl + 4 或 Ctrl + U: 加底線, 與按同 Ctrl + 5: 中間加刪除線

69 在儲存格輸入兩行以上文字 切換到 對齊方式 頁籤, 勾選 自動換列

70 資料對齊方向

71 合併儲存格

72 跨欄置中 資料的標題一般都在表格的中央位置, 欲想讓該標題橫跨多欄其步驟如下 : Step 1: 將資料輸入要跨欄的最左邊儲存格 Step 2: 選取要跨欄的範圍, 含最左儲存格 Step 3: 點取跨欄置中按鈕或依序點取功能表 常用 > 跨欄置中 PS. 跨欄置中與合併儲存格的差異比較跨欄置中 : 合併後水平及垂直對齊改為置中合併儲存格 : 合併後維持原有的對齊方式

73 合併同列儲存格

74 自動換列

75 縮小字型以適合欄寬

76 凍結窗格

840 提示 Excel - Excel -- Excel (=) Excel ch0.xlsx H5 =D5+E5+F5+G5 (=) = - Excel 00

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