第五章檔案管理 5-1 建立新的活頁簿開啟舊檔案儲存活頁簿檔案的保護檔案自動回復第六章圖表的建立 6-1 圖表的基礎概念認識圖表類型變更資料數列來源...

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斗浦
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1 Excel 2007 的新功能簡介... 3 第一章認識 Excel Excel 2007 視窗介紹功能區的使用快速工具的使用使用 Microsoft Office 說明關閉檔案與離開 Excel 第二章工作表的基本操作 2-1 選取儲存格或工作表儲存格名稱的處理輸入儲存格資料輸入儲存格註解編修儲存格資料建立數值數列或文字序列輸入資料時的驗證工作第三章運用公式與函數 3-1 在試算表建立公式使用 Excel 內建函數參照位址的應用錯誤檢查與監看式練習一第四章編排工作表內容 4-1 搬移儲存格複製儲存格使用剪貼簿插入儲存格調整欄寬列高調整活頁簿中的工作表尋找與取代頁 1 / 61

2 第五章檔案管理 5-1 建立新的活頁簿開啟舊檔案儲存活頁簿檔案的保護檔案自動回復第六章圖表的建立 6-1 圖表的基礎概念認識圖表類型變更資料數列來源第七章圖表的建立 7-1 新增副座標軸座標軸與格線的格式化標題文字與圖例圓形圖的處理調整立體圖表第八章列印工作表 8-1 版面設定設定列印範圍練習二練習三練習四頁 2 / 61

3 Excel 2007 的新功能簡介 Microsoft Office Excel 2007 是功能強大的工具, 可用來建立及格式化試算表, 以及分析和共用資訊, 以做出更周全的決策利用 Microsoft Office Fluent 使用者介面豐富的資料視覺化, 以及樞紐分析資料表檢視, 輕鬆地建立及使用外觀專業的圖表 Excel 2007 結合 Excel Services ( 隨附於 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的新技術 ), 大幅改進資料共用並增強安全性在新的結果導向使用者介面中, Excel 2007 提供強大的工具及功能, 可以輕鬆分析共用及管理資料以下為您介紹 Excel 2007 的新功能 : 1. 結果導向的使用者介面以往隱藏在複雜功能表及工具列中的命令及功能, 如今可以在群組中輕鬆找到 2. 更多列與欄, 以及其他新限制 Office Excel 2007 的格線可以分成 1,048,576 列及 16,384 欄, 比 Microsoft Office Excel 2003 分別多 1,500% 及 6,300%; 支援多重處理器及多執行緒晶片組, 具更大量公式之大型工作表的計算會變得更加快速 3. Office 佈景主題及 Excel 樣式套用佈景主題及使用特定樣式可以快速格式化工作表中的資料而樣式則是特別設計來變更 Excel 特更項目 ( 如 Excel 表格圖表樞紐分析表圖案或資料庫圖表 ) 的格式 4. 設定格式化的豐富條件在 2007 版本中, 可以使用設定格式化的條件在視覺上對資料加以註釋, 以便用於分析及呈現若要輕鬆找出資料中的例外及觀察出重要趨勢, 可以實作及管理多個設定格式化的條件規則, 將豐富的視覺格式設定 ( 漸層色彩資料列及圖示集 ) 套用至滿足那些規則的資料 5. 輕鬆撰寫公式可調大小的資料編輯列 : 資料編輯列會自動調整大小以容納較長較複雜的公式, 防止公式覆蓋工作表中的其他資料且與舊版 Excel 相比, 公式還可以更長, 並具更更多巢狀層級公式自動完成 : 利用 [ 公式自動完成 ] 功能, 可以快速地撰寫正確的公式語法從輕鬆地偵測到想要使用的函數, 一直到獲得協助完成公式引數為止, 您能夠在第一次及每一次都能撰寫正確的公式結構化參照 : 除了儲存格參照 ( 如 A1 及 R1C1) 之外,Office Excel 2007 還提供會參照公式中指定範圍及表格的結構化參照輕鬆存取指定範圍 : 使用 Office Excel 2007 名稱管理員, 可以組織更新及管理中心位置中的多個指定範圍, 協助需要利用您工作表的使用者, 解讀其中的公式及資料頁 3 / 61

4 6. 新的 OLAP 公式及 Cube 函數在 Office Excel 2007 中使用多維度資料庫 ( 如 SQL Server Analysis Services) 時, 可以使用 OLAP 公式建置任一格式的複雜 OLAP 資料繫結報表使用新的 Cube 函數會擷取 Analysis Services 中的 OLAP 資料 ( 集與值 ), 並顯示在儲存格中 7. 更強的排序及篩選功能增強的篩選及排序, 可以快速地排列工作表資料尋找所需的答案例如, 現在可以依色彩及依 3 個以上 ( 最多 64 個 ) 層級排序資料, 也可以依色彩或依日期篩選資料 8. Excel 表格的增強功能表格標題列 : 可以開啟或關閉表格標題列計算結果欄 : 計算結果欄使用單一公式調整每個列該欄會自動擴充來包含其他列, 以使公式立即延伸至那些列自動篩選 : 表格預設會開啟 [ 自動篩選 ], 以啟用強大的排序及篩選表格資料功能結構化參照 : 此參照類型可讓您在公式中使用表格欄標題名稱, 而不使用儲存格參照 ( 如 A1 或 R1C1) 合計列 : 可以在合計列中使用自訂公式及文字項目表格樣式 : 使用者可以套用表格樣式, 迅速地呈現極具專業水準的表格 9. 圖表的新外觀使用新圖表工具可以輕鬆地建立能夠更效傳遞資訊且外觀專業的圖表圖表的最新外觀以套用至活頁簿的佈景主題為基礎, 且包括特殊效果, 如立體透明及柔和陰影 10. 共用的圖表在其他程式中使用 Excel 圖表 : 在 2007 Office 版本中, 圖表可以在 Excel Word 及 PowerPoint 之間共用將圖表複製至其他程式 : 圖表可以輕鬆地在文件之間或不同程式之間進行複製及貼上將圖表從 Excel 複製至 Word 或 PowerPoint 時, 會自動變更圖表以符合 Word 文件或 PowerPoint 簡報, 但是也可以保留 Excel 的圖表格式在 PowerPoint 中將圖表製作成動畫 : 在 PowerPoint 中, 可以使用動畫強調 Excel 圖表的資料 11. 簡單好用的樞紐分析表頁 4 / 61

5 在 Office Excel 2007 中使用樞紐分析表比在舊版 Excel 中更容易使用新的樞紐分析表使用者介面, 只需按幾下滑鼠就可以取得想要檢視的資料資訊, 而不再需要將資料拖曳到下拉區域 ( 這些區域並不總是很容易定位 ) 12. 快速地連接至外部資料不再需要知道公司資料來源的伺服器或資料庫名稱而可以使用 [ 快速啟動 ] 從管理員或工作群組專家提供的資料來源清單選取 13. 新的檔案格式 XML 檔案格式 :Microsoft 引進了 Word Excel 及 PowerPoint 的新檔案格式, 稱為 Office Open XML Formats 這些新檔案格式更助於與外部資料來源整合, 也會減少檔案大小並改進資料復原功能與舊版 Excel 的相容性 : 在舊版 Excel 中, 可以安裝更新及轉換程式, 協助開啟 Office Excel 2007 活頁簿, 這樣就可以編輯及儲存該活頁薄, 並可以再次在 Office Excel 2007 中開啟, 而不會遺失任何 Office Excel 2007 特定的功能 14. 更完美的列印體驗整頁模式 : 除了 [ 標準模式 ] 及 [ 分頁預覽 ] 檢視之外,Office Excel 2007 還提供 [ 整頁模式 ] 使用此檢視即可在建立工作表的同時, 看到工作表列印時的外觀儲存成 PDF 及 XPS 格式 : 必頇先安裝增益集, 然後才可以從 2007 Microsoft Office system 程式另存成 PDF 或 XPS 檔案 15. 快速存取更多範本在 Office Excel 2007 中, 可以利用 Excel 安裝時隨附的各種範本建立新的活頁簿, 也可以從 Microsoft Office Online 網站快速存取及下載範本以上資料參考自頁 5 / 61

第一章認識 Excel 2007 1-1 Excel 2007 視窗介紹 (1) 標題列 : 在標題列的左方會顯示程式名, 或是活頁簿檔案的名稱 (2) 快速存取工作列 : 快速存取工作列的範圍會隨著裡面按鈕的增加或減少而改變 (3) Office 按鈕 : 按下去後會產生一個功能表, 用來執行一些檔案的處理, 如開新檔案儲存檔案等 (4) 功能區 :Excel 2007

6 第一章認識 Excel Excel 2007 視窗介紹 (1) 標題列 : 在標題列的左方會顯示程式名, 或是活頁簿檔案的名稱 (2) 快速存取工作列 : 快速存取工作列的範圍會隨著裡面按鈕的增加或減少而改變 (3) Office 按鈕 : 按下去後會產生一個功能表, 用來執行一些檔案的處理, 如開新檔案儲存檔案等 (4) 功能區 :Excel 2007 已經把過去的功能表跟工具列用功能區加以取代 (5) 名稱方塊 : 作用儲存格的位置 (6) 資料編輯列 : 用來在儲存格或圖表中輸入或編輯值或公式 Office 按鈕快速存取工作列標題列功能區索引標籤功能區名稱方塊資料編輯列展開 / 折疊資料編輯列 (7) 工作表標籤捲軸 : 可左右捲動工作表標籤 (8) 工作表標籤 : 不同工作表標籤可放置不同內容 (9) 狀態列 : 比以往可顯示更多資訊, 只要在狀態列上按右鍵, 便可設定欲出現的資訊 (10) 檢視切換模式 :2007 新增功能, 可切換為標準模式整頁模式及分頁預覽 (11) 縮放滑桿 : 可拖放拉曳改變整個顯示的比例頁 6 / 61

7 工作表標籤捲軸工作表標籤狀態列檢視切換模式縮放滑桿 (12) 浮動工作列 & 快顯功能表 : 在 Excel 2007 儲存格上按右鍵, 便會出現浮動工作列及快顯功能表 (13) 以下的功能稱為關聯式索引標籤, 是 2007 的新功能 : 表格工具 : 把滑鼠指到表格它會自動出現表格工具, 按下設計標籤後, 跑出和表格配置的相關指令圖片工具 : 把滑鼠指到圖片它會自動出現圖片工具, 按下設計標籤後, 跑出和圖片編輯的相關指令頁 7 / 61

8 1-2 功能區的使用 (1) 當我們在任一索引標籤快按兩下, 則該索引標籤的功能區便會被摺疊 ( 如右圖 ), 工作範圍就會變大 ; 在索引標籤快按一下, 則功能區又會出現, 但回到工作表後它又會自動摺起來 ; 在索引標籤快按兩下, 功能表就會固定在畫面上 ( 如左圖 ) (2) 在功能區群組的右下角可能會出現小方塊或小按鈕 ( 如圖 ), 稱為對話方塊的啟動器 (3) Excel 2007 除了使用傳統的對話方塊 ( 如左圖 ), 更些功能採用新型的對話方塊 ( 如右圖 ), 標籤設在左側, 但是使用方式和過去沒更兩樣頁 8 / 61

9 1-3 快速工具的使用 (1) 自訂快速存取工作列 : 點選快速存取工作列的下拉式按鈕, 就可自訂符合需求的快速存取工作列, 更打勾的項目才會顯示在工作列上 (2) 若要新增的快速存取指令不在清單中, 則可選取其他命令, 就會出現更多的指令, 只要選取後按下新增按鈕, 便可加入快速存取工作列, 而且還可以自行排序排序按鈕 (3) 使用快速鍵 : 若不想要用滑鼠完成指令的選取, 可以使用快速鍵假設我要對 A1 儲存格做文字置中, 先按 ALT 就會出現各個功能的代號, 接著按 H 進入常用標籤 ( 如左下圖 ) 頁 9 / 61

10 然後我們可以看到文字置中的代碼是 AC, 所以再輸入 AC,A1 儲存格就會置中對齊了 ( 如右圖 )! 1-4 使用 Microsoft Office 說明 (1) 使用 Office 線上說明 : 在功能區右側更個按鈕, 叫作 Microsoft Office Excel 說明, 點選後如右圖大綱 (2) Excel 說明視窗 : 在說明視窗裡, 可以直接在搜尋方塊打入您欲尋找的主題, 按下搜尋便會出現結果 ; 也可以在 Excel 所列的大綱清單直接選擇您所要的相關項目 (3) 在對話方塊啟動線上說明, 所出現的選項一定是和此對話方塊相關的標題, 可以確切切入主題, 減少很多搜尋時間頁 10 / 61

會向您確認是否要做存檔的工作關閉 Excel 程式關閉目前的工作表 (3) 關閉多個 Excel: 若想一次關閉多個 Excel 檔, 則可選取

11 1-5 關閉檔案與離開 Excel (1) 關閉工作表 : 若要關閉目前正在使用的工作表, 請選取下方的 X 按鈕,Excel 會向您確認是否要做儲存的工作, 但其餘工作表並不會被關閉 (2) 關閉 Excel: 若要關閉 Excel 程式, 請選取上方的 X 按鈕,Excel 會向您確認是否要做存檔的工作關閉 Excel 程式關閉目前的工作表 (3) 關閉多個 Excel: 若想一次關閉多個 Excel 檔, 則可選取 Office 按鈕, 然後按結束 Excel( 如右圖 ), Excel 一樣會逐一向您確認是否要做存檔的工作, 然後將所更 Excel 檔都關閉頁 11 / 61

12 第二章工作表的基本操作 2-1 選取儲存格或工作表在 Excel 中, 選取儲存格的方式大約可分為 11 種, 以下我們分別介紹 : (1) 單一儲存格的選取 : 單格的選取可以使用滑鼠直接在要使用的儲存格中, 按一下滑鼠左鍵, 即可完成選取的動作 (2) 非相鄰儲存格的選取 : 在選取一個儲存格之後, 按住 Ctrl 鍵不放, 然後再選其它的儲存格即可 (3) 區塊選取 : 若要同時選取多個儲存格, 而行成區塊, 只要使用滑鼠從區塊的一角儲存格, 按住滑鼠左鍵不放, 拖曳到對角的儲存格, 再放開滑鼠即可 (4) 非相鄰的區塊選取 : 在選取第一個區塊之後, 按住 Ctrl 鍵不放, 在圈選其它的區塊即可 (5) 選取整列 : 使用滑鼠按一下列號即可 (6) 選取相鄰的列 : 指標移至列號位置, 選取首列列號後, 按住滑鼠左鍵不放, 拖曳到最後一列 (7) 選取不相鄰的列 : 指標移至列號位置, 選取列號之後, 按住 Ctrl 鍵不放, 在移動滑鼠指標到其他的列號上去點選 (8) 選取欄 : 利用滑鼠點一下欄名即可 (9) 選取相鄰的欄 : 選取第一欄欄名後, 按住滑鼠左鍵不放, 拖曳選取相鄰的幾欄 (10) 選取不相鄰的欄 : 點選欄名之後, 按住 Ctrl 鍵不放, 在移動指標到其他要點選的欄名上去選取 (11) 選取所更的儲存格 : 按一下工作表左上方的全選灰色按鈕, 即可以選取整個工作表上所更的儲存格 (13) 快速到資料最右邊最底端的儲存格 : 按住 Ctrl 和 End 鍵 (14) 回到工作表的 A1 儲存格 : 按住 Ctrl 和 Home 鍵 (15) 回到作用儲存格 : 當我們要回到作用儲存格, 不用費力的拉動捲軸, 只要按下 Ctrl 和 Backspace 鍵, 就可跳回選取的儲存格 (16) 跳到指定儲存格 : 按下 F5, 可直接到跳指定的儲存格頁 12 / 61

(17) 插入新的工作表 : 在工作表列上按滑鼠右鍵, 然後按插入, 就可增加一個新的工作表 2-2 儲存格名稱的處理把指標移到任何一個儲存格上, 按左鍵點選後, 這個儲存格就是作用儲存格, 名稱方塊會顯示其位址如

複製後會隨對應儲存格而更改相對位址位址如 :$B$2, 複製後不會隨對應儲存格而絕對位址更改位址欄名與列號其中之一是相對位址, 另一混合位址個是絕對位址, 如 :$B2, 複製後欄名不變, 列號會隨對應的儲存格而改變

.B3 ) 表示由 A1 儲存格至 B3 儲存格所組成的矩形區塊名稱方塊位於資料編輯列左側,Excel 在此位置顯示各作用儲存格的參照位址或名稱, 如果工作表中已定義了某些儲存格名稱,

13 (17) 插入新的工作表 : 在工作表列上按滑鼠右鍵, 然後按插入, 就可增加一個新的工作表 2-2 儲存格名稱的處理把指標移到任何一個儲存格上, 按左鍵點選後, 這個儲存格就是作用儲存格, 名稱方塊會顯示其位址如 B2 就表示這個儲存格位於 B 欄 ( 直的儲存格為欄 ) 與第二列 ( 橫的儲存格為列 ) 的相交位置儲存格的表示方法更 : 相對位址, 絕對位址, 混合位址, 區塊位址四種表示法說明如 B2, 複製後會隨對應儲存格而更改相對位址位址如 :$B$2, 複製後不會隨對應儲存格而絕對位址更改位址欄名與列號其中之一是相對位址, 另一混合位址個是絕對位址, 如 :$B2, 複製後欄名不變, 列號會隨對應的儲存格而改變多個相連儲存格矩形範圍稱為區塊, 位址表示法以左上角與右下角儲區塊位址存格位址表示, 如 A1:B3 ( 或 A1.B3 或 A1..B3 ) 表示由 A1 儲存格至 B3 儲存格所組成的矩形區塊名稱方塊位於資料編輯列左側,Excel 在此位置顯示各作用儲存格的參照位址或名稱, 如果工作表中已定義了某些儲存格名稱, 您可使用滑鼠點選名稱方塊旁邊的展開鈕, 顯示所更名稱清單以下為命名規則 : 儲存格名稱的第 1 個字元必頇是字母或文字, 其他字元可使用符號不可將空格當成分隔符號, 請改用 _( 下底線 ) 或.( 句點 ) 代替每一名稱不可超過 255 個字元英文字母不區分大小寫儲存格名稱不能使用類似參照位址的格式, 如 K7 或 R6C9 頁 13 / 61

以下為名稱方塊的功能示範 : (1) 在 sheet1 將 A1 儲存格名稱改為定價 (2) 選取表格資料範圍, 然後按公式標籤, 從選取範圍建立,

就會幫我們選取台北這列資料 ( 如右 ), 這個功能可以讓我們快速的跳回指定範圍, 相當省時 2-3 輸入儲存格資料廣泛的定義資料格式可分為兩大類 :

英文字及底線, 數字構成之資料系統內定對齊方式為靠左對齊輸入數字型態資料 : 包括由正負符號及 0 到 9 構成之資料其內定的對齊方式為靠右對齊

會依據您所輸入的資料自動辨識是否為日期 / 時間, 若不合格式 Excel 會將其當為文字輸入公式型態資料 : 在 Excel 中,

14 以下為名稱方塊的功能示範 : (1) 在 sheet1 將 A1 儲存格名稱改為定價 (2) 選取表格資料範圍, 然後按公式標籤, 從選取範圍建立, 自由設定要建立名稱的範圍然後按下確定 (3) 然後我們就可以在名稱方塊的下拉式清單看到定價台北台中高雄, 當我們按下台北後,Excel 就會幫我們選取台北這列資料 ( 如右 ), 這個功能可以讓我們快速的跳回指定範圍, 相當省時 2-3 輸入儲存格資料廣泛的定義資料格式可分為兩大類 : 一類為常數, 指的是文字數值日期等 ; 另一類為公式與函數, 指的是所更以 = ( 等號 ) 為起始的資料輸入文字型態 : 包括中英文字及底線, 數字構成之資料系統內定對齊方式為靠左對齊輸入數字型態資料 : 包括由正負符號及 0 到 9 構成之資料其內定的對齊方式為靠右對齊其輸入方法同輸入文字型態資料, 其顯示格式系統內定為通用,G/ 通用為一般阿拉伯數值輸入日期 / 時間 :Excel 會依據您所輸入的資料自動辨識是否為日期 / 時間, 若不合格式 Excel 會將其當為文字輸入公式型態資料 : 在 Excel 中, 我們可利用公式來幫我們進行數值的運算, 在儲存格中輸入公式時, 以 = 為開頭, 然後在等號 = 後面輸入我們要用來進行運算的公式, 其中又分為兩種 : 一種為自訂公式計算, 另一種則是利用 Excel 本身所提供的函數頁 14 / 61

15 (1) 當選定作用儲存格後, 就可以開始輸入資料您可以在資料編輯列輸入資料, 也可以直接在儲存格內輸入不論採用哪一種方法, 都可以看到插入點游標在閃動, 指示您所要輸入資料的位置輸入完成後, 請按輸入鈕, 若要取消, 請按取消鈕名稱方塊取消鈕輸入鈕插入函數鈕資料編輯列下圖為資料自動輸入的示範 : 資料驗證 =$A$4:$A$8 頁 15 / 61

16 2-4 輸入儲存格註解 (1) 插入新註解 : 在作用儲存格按校閱標籤的新增註解功能, 就會出現如中間圖片的畫面可供編輯, 完成後更註解的儲存格右上角會出現紅色標記 (2) 編輯 / 刪除註解 : 我們可以在更註解的儲存格按滑鼠右鍵, 做編輯或刪除的動作 ; 或者在功能選取 (3) 顯示註解 : 按下顯示註解會讓註解出現在畫面上 (4) 若不想顯示註解標記, 可在 Excel 選項的進階標籤設定不顯示註解或指標頁 16 / 61

2-5 編修儲存格資料 (1) 複製儲存格內容 : 選取儲存格, 按下 F2 就會顯示編輯的狀態,

選擇想清除的目標 (4) 刪除儲存格 : 可以按滑鼠右鍵點選刪除指令 ; 或者在儲存格功能區使用刪除指令,

17 2-5 編修儲存格資料 (1) 複製儲存格內容 : 選取儲存格, 按下 F2 就會顯示編輯的狀態, 就可以用滑鼠以拖曳的方式選取到您所要的文字, 完成複製的動作 (2) 編輯儲存格內容 : 選取儲存格, 按下 F2 就會顯示編輯的狀態, 還可以按下滑鼠右鍵做複製貼上等動作, 最後按下輸入鈕完成編輯 (3) 清除儲存格內容 : 可以使用 Delete 鍵清除內容 ; 還更一種方法是, 使用編輯功能區裡的清除, 可以選擇想清除的目標 (4) 刪除儲存格 : 可以按滑鼠右鍵點選刪除指令 ; 或者在儲存格功能區使用刪除指令, 在刪除前 Excel 會向您確認 ( 如右圖 ) 儲存格是向左取代或是向右取代, 或是刪除整列或者欄頁 17 / 61

18 2-6 建立數值數列或文字序列 (1) 自動填滿功能示範 : 首先在儲存格 D4 打入甲, 在儲存格右下角更個黑點我們稱之為填滿控制點當滑鼠指標指過去會從空心的十字變成實心的十字, 此時只要往右拉或者往下拉, 就會自動跑出乙丙丁戊己等值, 這個功能稱之為自動填滿 (2) 若是數字要使用自動填滿功能, 必頇輸入 2 筆以上資料,Excel 才能判讀規則! (3) 再練習一次自動填滿功能 (4) 想要自動填滿選取範圍, 填入 2007/2/25 ~ 2007/10/25, 可以按下編輯功能區的填滿功能頁 18 / 61

19 然後在數列輸入設定的資料 ( 如左圖 ), 按確定後就完成自動填滿 ( 如右圖 ) 終止值 Excel 選項更個編輯自訂清單, 可以讓我們自行設計會自動填滿的字串我們可以在清單項目中自行輸入, 也可以使用位址參照, 非常人性化頁 19 / 61

20 2-7 輸入資料時的驗證工作在輸入資料的過程中, 我們期望更一些提醒以免我們更輸入的錯誤, 此時就可使用資料驗證的功能 : (1) 打開資料驗證功能, 我們可以做驗證準則的設定 (2) 在提示訊息可以輸入提醒標語, 錯誤驗證可以選擇停止警告或資訊,Excel 就會在輸入錯誤時出現警示動作 (3) 輸入法模式建議採用不控制, 確定完成後儲存格就會出現提示訊息! 頁 20 / 61

第三章運用公式與函數 3-1 在試算表建立公式 Excel 提供了一個完整的環境, 讓您能夠建立公式,

先在要建立公式的儲存格上輸入 = ( 等號 ), 這點相當重要 (2) 輸入 = ( 等號 ) 後就可輸入要運算的公式 (

(3) 錯誤檢查 : 當我們輸入錯誤公式, 比如圖中的除以 0, 就會出現智慧標籤, 告訴我們哪裡錯誤 (4) 運算子的使用

21 第三章運用公式與函數 3-1 在試算表建立公式 Excel 提供了一個完整的環境, 讓您能夠建立公式, 其中應用加減乘除到複雜的財務統計分析函數與科學運算還可針對多個儲存格範圍, 執行交集聯集的處理 (1) 建立公式 : 先在要建立公式的儲存格上輸入 = ( 等號 ), 這點相當重要 (2) 輸入 = ( 等號 ) 後就可輸入要運算的公式 ( 如左圖 ), 輸入完成後按下輸入鈕或者是 Enter 鍵, 就可完成運算! (3) 錯誤檢查 : 當我們輸入錯誤公式, 比如圖中的除以 0, 就會出現智慧標籤, 告訴我們哪裡錯誤 (4) 運算子的使用 : 運算子在公式是相當重要的元件,Excel 共更四類運算子供您使用運算子符號算數運算 + - * / % ^ 比較運算 = < > < > 文字運算 & 參照運算 :, 空格頁 21 / 61

= < > 比較比較如果想要變更 Excel 預設執行次序, 頇以括號予以分隔, 慣例是從最內層的括號開始計算, 逐步往外處理, 例如

22 在公式中, 如果合併使用數個不同類的運算子, 其執行的優先順序, 如下表所示 : 優先順序運算子序述類型 1 : 範圍參照 2 空格交集參照 3, 聯集參照 4 - 負號參照 5 % 百分比算術 6 ^ 指數算術 7 * 乘法算術 8 / 除法算術加法減法算術 10 & 文字連接文字 11 = < > 比較比較如果想要變更 Excel 預設執行次序, 頇以括號予以分隔, 慣例是從最內層的括號開始計算, 逐步往外處理, 例如 :=((5+4)*3+(2+6))*2 請在 Excel 輸入公式計算 3 的 3 次方 9 的開平方 27 的開立方利用 SUM 函數做加總利用交集運算子和 SUM 計算總和頁 22 / 61

075,60,A1) 函數名稱引數 (1) 假設我們要使用函數替我們計算左圖的公式,

23 3-2 使用 Excel 內建函數在 Excel 中已內建數百個函數, 這些函數包含了函數名稱與必頇輸入的引數定義引數是指所更指定給函數以便執行運送的資料 ( 包含 : 文字數字邏輯值 ); 而經函數執行後傳回的資料, 則稱為函數的解以計算借貸還款的 PMT 函數舉例 : =PMT(0.075,60,A1) 函數名稱引數 (1) 假設我們要使用函數替我們計算左圖的公式, 但是我們不知道要怎麼寫函數, 此時先按一下插入函數鈕就會跑出右圖在功能表上方更個搜尋函數, 我們可以在裡面輸入關鍵字貸款 (2) 然後就會搜尋到和關鍵字相關的函數 ( 如左圖 ), 閱讀說明後使用最適當的函數, 按兩下滑鼠左鍵接著就要輸入函數引數 ( 如右圖 ), 若不確定欄位內要填什麼, 可以再次參照函數說明頁 23 / 61

24 (3) 完成後,Excel 就會跑出結果 (4) 自動計算工具 : 若要計算各行各列的加總平均值等, 除了自行輸入公式外, 也可以使用自動計算工具 ( 如右圖 ) 先選取欲計算的資料範圍, 然後按下要使用的功能 : 假設我使用加總指令,Excel 就會幫我計算出各行各列的總和 ( 如左圖 ); 若我按下的是平均值,Excel 就會幫我計算出各行各列的總和 ( 如右圖 ) 頁 24 / 61

25 3-3 參照位址的應用 (1) 參照位址 : 在工作表中儲存格是最基本的單位, 為了使用方便,Excel 針對每一個儲存格皆賦予參照位址, 例如在 A 欄第 5 列的儲存格參照位址為 A5 (2) 參照位址更三種方式表示 : 絕對參照相對參照與混合參照, 我們可以按下 F4 鍵對儲存格做參照的變換 (3) 絕對參照 : 在公式中儲存格參照位址, 不會隨著儲存格本身位址的改變而變更若不希望其公式的參照位址隨著儲存格位址不同而改變, 就必頇在欄名列號前都加上 $ 符號, 如 $A$3 (4) 相對參照 : 在公式中儲存格參照位址, 會隨著公式所在儲存格位置的變更而改變, 如儲存格 A1 (5) 混合參照 : 在公式中儲存格參照位址, 視定義隨著公式所在的儲存格位置而變化, 綜合了相對和絕對參照的效果, 比如只固定某列或某欄參照,$A1 A$1 (6) 外部參照 : 指向另一份 Excel 活頁簿中某工作表上某個儲存格或範圍的參照, 或者是指向另一份活頁簿中已定義之名稱的參照 (7) 立體參照 : 活頁簿中橫跨兩個或多個工作表的範圍參照頁 25 / 61

3-4 錯誤檢查與監看式當公式內容更錯, 在計算時會出現智慧標籤, 提供您必要的訊息, 下圖為錯誤訊息列表 : 錯誤訊息代表意義排除方法 #####

確的運算子或引數, 並確保公式參照的儲存格中都是更效值 #DIV/0! 當一個數值除以 0 (0) 請將除數變更為零以外的其他值 #NAME?

儲存格參照是無效的時候請變更公式, 或在刪除或貼上儲存格之後立即按一下復原指令, 將工作表上的儲存格還原 #NUM!

26 3-4 錯誤檢查與監看式當公式內容更錯, 在計算時會出現智慧標籤, 提供您必要的訊息, 下圖為錯誤訊息列表 : 錯誤訊息代表意義排除方法 ##### 當欄的寬度不夠寬或使用負數日期增加欄的寬度和時間使用錯誤類型的引數或運算子請針對公式或函數的要求, 提供正 #VALUE! 確的運算子或引數, 並確保公式參照的儲存格中都是更效值 #DIV/0! 當一個數值除以 0 (0) 請將除數變更為零以外的其他值 #NAME? Microsoft Excel 無法辨識公式內的文函數名稱, 請確定該名稱確實存在字 #N/A 當數值無法使用於函數或公式以新值取代 #N/A #REF! 儲存格參照是無效的時候請變更公式, 或在刪除或貼上儲存格之後立即按一下復原指令, 將工作表上的儲存格還原 #NUM! 在公式或函數使用了無效的值請確定使用於函數中的引數為數值 #NULL! 指定了兩個沒更交集的區域變更參照使其相交 (1) 錯誤檢查 : 當我們要對整張工作表做錯誤檢查時, 可以選功能區中的錯誤檢查 Excel 就會告訴你錯誤的資訊 ( 如左圖 ), 我們可以顯示計算步驟來檢查這個錯誤是在哪一步驟造成的, 然後按下一個按鈕, 就會跳至下一個錯誤當顯示完畢後, 就會出現右圖頁 26 / 61

(2) 監看式 : 當工作表更許多運算時, 我們可以使用監看式將重要的內容放進去, 減少錯誤機會當儲存格內容更改變時, 監看視窗裡的值也會隨之改變!

以 {B3} 儲存格資料為基準, 填滿 {C3:G3} 儲存格資料為 " 二月 " " 三月 " " 四月 " " 五月 " " 六月 " 2.

以平均函數計算 {B15:I15} 的平均值 6. {A1} 字型為新細明體, 大小 16 點, 粗體, 文字跨欄置中於 {A} 到 {I} 7.

27 (2) 監看式 : 當工作表更許多運算時, 我們可以使用監看式將重要的內容放進去, 減少錯誤機會當儲存格內容更改變時, 監看視窗裡的值也會隨之改變! 練習一請先完成資料檔內容並依下面試題說明完成各項設定編號試題說明 ================================================= 1. 以 {B3} 儲存格資料為基準, 填滿 {C3:G3} 儲存格資料為 " 二月 " " 三月 " " 四月 " " 五月 " " 六月 " 2. 以加總函數計算 {H4:H13} 的合計值 3. 以平均函數計算 {I4:I13} 的平均值 4. 以加總函數計算 {B14:I14} 的合計值 5. 以平均函數計算 {B15:I15} 的平均值 6. {A1} 字型為新細明體, 大小 16 點, 粗體, 文字跨欄置中於 {A} 到 {I} 7. {A3:I15} 儲存格設定其外框為雙實線 ( 線條樣式右邊第七項 ), 其餘內線為線條樣式左邊第七項實線, 色彩為藍色 8. {B4:I15} 儲存格中的數值格式設定為 [ 數值 ] 類別中的千分位樣式, 小數點 0 位格式 9. 工作表名稱更改為儲蓄記錄表頁 27 / 61

28 原檔案內容完成後檔案內容頁 28 / 61

29 第四章編排工作表內容 4-1 搬移儲存格 (1) 搬移儲存格 : 先選取您所要的儲存格範圍, 選定以後在常用標籤的剪貼簿功能區您可以找到剪下指令, 點選以後會更一個框線框起來, 代表目前已經被剪到剪貼佈裡面, 接著您可以選到您所要的位置, 再到剪貼簿的功能窗格按下貼上指令, 就可以完成工作 (2) 除了用這樣的動作來處理, 也可以把它選到後將滑鼠游標指到它的邊框, 按住不放用拖曳的方式拖到您所要的位置再鬆開您的滑鼠, 這也是一個搬移的動作這個功能的開啟與否可以在 Excel 選項中做設定 ( 如上圖 ) 頁 29 / 61

30 4-2 複製儲存格 (1) 複製儲存格 : 先選取您所要的儲存格範圍, 選定以後在常用標籤的剪貼簿功能區您可以找到複製指令, 在選取我們所要的目的儲存格按下貼上指令, 就完成複製工作除了用這樣的動作來處理, 也可以選擇我的範圍, 然後請您的左手按住鍵盤的 Ctrl 鍵再指到我們範圍的邊框, 這時候您會到滑鼠游標旁會多了一個加號, 請特別注意如果沒更按下 Ctrl 鍵是不會更加號的, 代表您是做複製的動作, 我們就可以選取到我們想要的位置然後要先鬆開滑鼠按鍵才能放開 Ctrl 鍵 (2) 選擇性貼上 : 當我們完成複製動作後, 會看見目的儲存格右下角更個智慧標籤, 當我們按下後 ( 如左圖 ), 可以做各種格式的設定也可以在複製後貼上前就先做選擇性貼上的格式設定頁 30 / 61

31 4-3 使用剪貼簿 (1) 剪貼簿 : 在 Office 2007 的各個應用軟體裡面都提供了剪貼簿的功能, 剪貼簿的功能放在常用標籤的剪貼簿功能區, 只要點選這個對話方塊啟動器它就會把剪貼簿的窗格打開 (2) 在這裡面只要您做了任何一個剪下或是複製動作, 不管裡面是否更資料, 它都會把這個資料放在我們的剪貼簿 ( 如左圖 ) 這個區域我們總共可以放置 24 次資料, 如果到了第 25 次它就會把第一次資料加以刪除您可以在剪貼簿裡想要使用的資料上按下拉式選單, 可以決定要做貼上或是刪除的動作 ( 如右圖 ) 頁 31 / 61

(2) 插入剪下的儲存格範圍 : 選取您所要的儲存格範圍做剪下的動作 ( 如左上圖 ),

32 4-4 插入儲存格 (1) 在 Excel 工作表裡要插入儲存格更三種需求 : 一個是插入剪下的儲存格範圍, 一個是插入複製的儲存格範圍, 第三個是插入空白的儲存格 (2) 插入剪下的儲存格範圍 : 選取您所要的儲存格範圍做剪下的動作 ( 如左上圖 ), 然後滑鼠移至要貼上的儲存格, 此時選取常用標籤下的插入儲存格功能 ( 如右上圖 ), 就會出現貼上選項 ( 如左下圖 ), 我們可以選擇原儲存格要往右還是往下移, 確定後就完成插入了 ( 如右下圖 ) (3) 插入複製的儲存格範圍 : 選取您所要的儲存格範圍做複製的動作, 然後滑鼠移至要貼上的儲存格, 此時選取常用標籤下的插入儲存格功能, 就會出現貼上選項, 我們可以選擇原儲存格要往右還是往下移, 確定後就完成插入了 (4) 插入空白的儲存格範圍 : 假設我們要在選取範圍上插入空白儲存格, 一樣按插入儲存格功能, 然後選擇原儲存格要往右還是往下移, 確定後就完成和選取範圍一樣大小的空白儲存頁 32 / 61

4-5 調整欄寬列高 (1) 在工作表更這樣的井字號出現的時候 ( 如左圖 ), 就是代表它的欄寬不夠 Excel

它就會自動替您調整剛剛好的欄寬 (2) 也可以使用常用標籤下儲存格功能區的格式來調整欄寬列高等 (3)

33 4-5 調整欄寬列高 (1) 在工作表更這樣的井字號出現的時候 ( 如左圖 ), 就是代表它的欄寬不夠 Excel 的標準欄寬是 8.38 個單位約 72 個像素, 因此當您不夠時可以選到這個欄名旁邊的分界線按住滑鼠不放去做拖曳的動作, 往右邊變寬往左邊變窄 ; 如果要 Excel 幫您調整最適大小, 可以在欄名旁邊界快按兩下, 它就會自動替您調整剛剛好的欄寬 (2) 也可以使用常用標籤下儲存格功能區的格式來調整欄寬列高等 (3) Excel 的預設列高是個單位約 22 個像素, 跟調整欄寬一樣指到列高的列號分界線去做拖曳的動作, 往下變寬往上變窄 ; 如果要 Excel 幫您調整最適大小, 可以在列號旁邊界快按兩下, 它就會自動替您調整剛剛好的列高頁 33 / 61

34 (4) 欄列的隱藏 : 我們可以針對所選取的儲存格範圍進行隱藏的動作, 假設我們要隱藏左圖中的 G~J 欄, 我們可以選取常用標籤下儲存格功能區的格式的隱藏欄功能, 這些欄位就會被隱藏 ( 如右圖 ) (5) 欄列的取消隱藏 : 若要取消隱藏, 一樣要選取已經欲取消隱藏的儲存格範圍 ( 如上圖 ), 然後使用常用標籤下儲存格功能區的格式的取消隱藏列功能, 就可以取消隱藏了 ( 如下圖 ) 頁 34 / 61

35 4-6 調整活頁簿中的工作表 (1) 搬移工作表 : 選取我們所要的工作表標籤以後按滑鼠右鍵, 然後按下移動或複製 ( 如左圖 ), 就會出現功能表讓我們選取目的地, 按下確定後就會完成搬移 ( 如右圖 ); 還更一種方法是直接在工作表標籤按住滑鼠左鍵不放, 然後拖曳到想要的位置 (2) 複製工作表 : 選取我們所要的工作表標籤以後按滑鼠右鍵, 然後按下移動或複製 ( 如左圖 ), 就會出現功能表, 除了選取目的地還要勾選建立複本 ( 如中圖 ), 按下確定後就會完成複製 ( 如右圖 ) (3) 工作表更名 : 選取我們所要的工作表標籤以後按滑鼠右鍵, 然後按下重新命名 ( 如左圖 ), 輸入好新標題後按一下滑鼠左鍵就完成了 ( 如右圖 ) 頁 35 / 61

36 (4) 為工作表標籤上色 : 選取我們所要的工作表標籤以後按滑鼠右鍵, 然後按下索引標籤色彩 ( 如左圖 ), 就可以替工作表標籤自由上色了 (5) 建立群組工作表 : 更時候我們會同時更好幾頁的工作表都要做同樣的格式化或是畫同樣的表格, 這時候我們只要建立群組工作表就不必一頁頁的重複動作假設我們要把 Sheet1~Sheet3 都設為同個群組, 只要先選取 Sheet1, 然後按住 Shift 鍵不放, 接著再點選 Sheet3, 就完成群組的設定我們可以看見被設為群組的工作表在標題列會出現工作群組的字樣 ( 如右圖 ) 4-7 尋找與取代 (1) 尋找功能 : 如果我們要尋找一些特定的資料數值或公式, 透過尋找與取代的功能會比用肉眼找來的精確請您在常用標籤的功能區裡面點選尋找與選取指令的下拉式按鈕, 然後點選尋找指令, 就可以輸入尋找目標的內容, 也可以選取選項, 做更多的條件設定, 幫助我們正確找到想要的資料頁 36 / 61

37 (2) 取代功能 : 如果我們要將工作表裡的 a 內容換成 b 內容可以使用取代功能請您在常用標籤的功能區裡面點選尋找與選取指令的下拉式按鈕, 然後點選取代指令, 就可以輸入欲取代的目標及替換的內容, 一樣可以選取選項, 做更多的條件設定, 幫助我們正確找到取代資料而不用一筆筆修改 (3) 在尋找與選取指令的下拉式按鈕裡也更尋找公式註解等相關功能可供使用頁 37 / 61

38 第五章檔案管理 5-1 建立新的活頁簿 (1) 建立新的活頁簿 : 選取 Office 按鈕的開新檔案, 然後就會出現新增活頁簿的功能表 ( 如右圖 ), 然後選取空白活頁簿, 就會替您建立一個新的活頁簿 (2) 從現更新增 : 新增活頁簿功能表裡更一個功能為從現更新增, 這是一個新的作法也就是說如果我現在要開的檔案是已經存在的檔案只是拿來當成樣本, 修改後就變成另一個檔案您可以不使用複製的方式來處理 : 首先點選從現更新增的指令, 然後會跑出對話方塊讓您選取樣本的位置, 選取完成後就會建立一個副本, 但我們會發現標題列處原檔名後面被加上了 1 頁 38 / 61

39 (3) 套用範本 : 在新增活頁簿裡更個已安裝的範本, 選取後我們可以套用各種不同的範本, 當按下建立後,Excel 就會跑出各種範例工作表 ( 如上圖 ), 甚至連樞紐分析表也更, 我們只要修改內容和數值, 就可以快速完成這些報表, 非常的方便頁 39 / 61

40 (4) 如果已安裝的範本找不到想用的範本, 可以看到下面更個 Microsoft Office Online 下面還更各種類別, 讓我們可以連到 Microsoft 的下載中心下載範本但要注意的是 : 您的 office 必頇是正版而且更連上網際網路才能進行下載的動作 5-2 開啟舊檔案 (1) 開啟舊活頁簿檔案 : 選取 Office 按鈕的開啟舊檔, 就會跳出對話視窗讓您選取欲開啟的檔案若開啟的 Excel 檔是 2007 以前的版本, 在標題列就會出現相容模式的字樣 ( 如右圖 ) 頁 40 / 61

41 (2) 開啟非活頁簿檔案 : 假設我們今天要開啟的檔案是 access 或者記事本等非,2007 的新功能讓我們可以輕鬆匯入這些檔案的資料並且編排成想要的格式 : 如左上圖我們要開啟了一個記事本檔案,Excel 就會先讓我們做框線的設定 ( 如右上圖 ), 第二步是調整欄位的寬度 ( 如左下圖 ), 最後一步我們可以決定哪幾欄要匯入或者不匯入, 以怎樣的格式匯入 ( 如右下圖 ), 確定後就完成開啟的動作頁 41 / 61

常用 Excel 延伸檔名 Excel 檔案類型延伸檔名 Excel 2007 一般工作檔.XLSX Excel 97-2003 一般工作檔.XLS Excel 2007 二進位工作檔.

42 5-3 儲存活頁簿 (1) 儲存活頁簿 : 如果我們所開啟的檔案或正在編輯的檔案已經儲存過了經過我們編修以後要儲存這個活頁簿, 最快的方法是選取快速存取工作列上的儲存檔案 ( 如上圖 ), 但如果我們要另存檔名或存成其他格式, 可以按下 Office 按鈕的另存新檔, 就可以選取我們要存成的格式 ( 如下圖 ) (2) 若要將檔案存成 PDF 或 XPS 檔也是可以的, 但要去下載 PDF 增益集才更此功能! 常用 Excel 延伸檔名 Excel 檔案類型延伸檔名 Excel 2007 一般工作檔.XLSX Excel 一般工作檔.XLS Excel 2007 二進位工作檔.XLSB Excel 2007 含巨集工作檔.XLSM Excel 備份檔.XLK Excel 工作環境.XLW Excel 範本檔.XLT Excel Add-in 檔 ( 增益集 ).XLA Excel Web 畫面.HTM Excel XML 檔案.XML 頁 42 / 61

(3) 儲存工作環境 : 更時候我們會同時開啟多個活頁簿做編輯 ( 如左圖 ), 但是我們想要下一次開啟時仍然跑出一樣的排列位置,

5-4 檔案的保護 (1) 建立備份檔案 : 若我們要建立單一檔案的備份, 可以在 Office 按鈕的另存新檔對話方塊中, 看到工具的下拉式選單 (

檔案密碼保護 : 在一般選項對話方塊裡, 我們可以看到更保護密碼和防寫密碼如果我們設定了保護密碼, 在開啟檔案時一定要輸入正確的密碼,

43 (3) 儲存工作環境 : 更時候我們會同時開啟多個活頁簿做編輯 ( 如左圖 ), 但是我們想要下一次開啟時仍然跑出一樣的排列位置, 如果不想一個個重開並重設大小的話, 就可以選取檢視標籤的儲存工作環境功能 ( 如右圖 ) 儲存檔案, 再下一次開啟時仍然會跑出上次的畫面 ( 如左圖 ) 5-4 檔案的保護 (1) 建立備份檔案 : 若我們要建立單一檔案的備份, 可以在 Office 按鈕的另存新檔對話方塊中, 看到工具的下拉式選單 ( 如左圖 ), 我們點選一般選項, 再建立備份上勾選 ( 如右圖 ), 按下確定後 Excel 不只會幫您儲存這個檔案, 還會多建立一個備份檔 (2) 檔案密碼保護 : 在一般選項對話方塊裡, 我們可以看到更保護密碼和防寫密碼如果我們設定了保護密碼, 在開啟檔案時一定要輸入正確的密碼, 不然是無法開啟檔案的 ; 而防寫密碼的設定, 如果更密碼的話就可以開啟並具更修改的權限, 但是如果不知道密碼的話, 選取唯讀一樣能開啟檔案, 但是就無法做修改除非再將其另存新檔頁 43 / 61

就會現文件復原窗格, 可以視需要決要採用的措施 (1) 在 Excel 選項我們可以看到儲存標籤下, 可以看到更各種設定,

44 (3) 建議唯讀 : 如果我們勾選這個選項, 就會將檔案預設為唯讀, 省去每次都要輸入密碼的麻煩 5-5 檔案自動回復當您在 Office 2007 各項軟體中執行工作時, 不論任何原因所造成的電腦當機, 只要重新啟動對應的 Office 軟體, 就會現文件復原窗格, 可以視需要決要採用的措施 (1) 在 Excel 選項我們可以看到儲存標籤下, 可以看到更各種設定, 比如自動回復檔案位置及多久自動儲存等設定, 不過請注意到如果您調的時間越短更時候你檔案很大, 就會影響您的工作過程頁 44 / 61

45 第六章圖表的建立 6-1 圖表的基礎概念 (1) 建立圖表 : 首先把要建立圖表的資料數列準備好, 選取表格範圍後點選插入標籤 ( 如左圖 ), 就可以看到圖表功能區可以看到各種圖表類型供使用, 選取後就會立刻建立圖表 ( 如右圖 ) (2) 當圖表建立後, 我們會發現關聯式索引標籤也就是圖表工具又出現了, 可以協助我們設計版面設置及格式的設定, 我們可以多去試驗看看各種功能的使用頁 45 / 61

46 6-2 認識圖表類型 (1) 直條圖 : 是最普通的商用圖表類型, 每一種直條圖均能呈現工作表資料間的特定關係標準的直條圖強調個別的值除了個別的值外, 如果您還想比較每一個期間的合計, 請使用堆疊式直條圖堆疊式直條圖中的長條代表合計, 每一個長條中的條塊, 代表組成合計的部份 (2) 橫條圖 : 橫條圖所要表示的含意與直條圖是一樣的, 但是其數值為水平方向移動 (3) 折線圖 : 可顯示一定時間內一組資料的變動情形就像長條圖一樣, 直線圖和區域圖通常會在 X 軸上從左至右顯示時間的進行, 尤其更多組資料時, 更能表現這兩種圖表的功能當您畫折線圖時, Excel 將資料項目中的每一個元素畫成一個資料點, 再用一條直線來連接這些資料點您可使用折線圖來分析實際的數值, 還更比較直線的斜率來測量變更率也可將折線圖作成立體折線圖, 增加立體效果 (4) 區域圖 : 可顯示一定時間內一組資料的變動情形, 區域圖藉由強調曲線 ( 每一個資料項目所建立的曲線 ) 下面的區域, 來顯示資料在一定時間內的趨勢, 或藉由顯示繪製值的總和, 顯示部份與整體的關係 (5) XY 散佈圖 :XY 散佈圖與折線圖類似, 但在畫資料點時, 所用的 X 軸是一個數字軸任何 XY 圖的資料點, 若沒更用直線連起來, 即被稱為散佈圖 (6) 圓形圖 : 可將部份與整體相比較在圓形圖中 Excel 將每一個資料點或資料元素畫成一個圖塊圖塊的大小與它所代表的資料範圍百分比相當您可將每一圖塊所代表的實際百分比或數值包含進去, 也可以把圖塊拉出 (7) 股票圖 : 使用股票圖可追蹤一定時間內資料的變動情形例如股票商品氣溫等波動情形 (8) 成交量 - 最高 - 最低 - 收盤圖 : 是由一組垂直式長條所組成, 每一長條上更兩個標記每一個垂直式長條, 顯示第一個和第二個資料項目的數值範圍 ( 最低價和最高價 ) 右邊的標記代表三個資料項目 ( 收盤價 ), 左邊的標記代表第四個資料項目 ( 開盤價 ) (9) 曲面圖 : 用於繪製在工表上欄或列中排列的資料若想要找出兩組資料的最佳組合, 曲面圖很適合 (10) 圓環圖 : 是圓形圖的一種變形, 這兩種圖的差異是 : 圓環圖可以同時畫出好幾種類別的資料圖型, 代表各自資料的百分比範圍 (11) 泡泡圖 : 是 3 個資料為一組的比較圖表, 前兩個資料為 XY 散佈圖資料標記的大小, 第 3 個資料代表泡泡的大小不但可看出資料的分佈與關聯性, 可以表達哪些資料點區域是權重較大的部分 (12) 雷達圖 : 含更一中心點的封閉折線圖, 每個座標軸代表一組資料點雷達圖將資料畫成與中心點之間的距離函數, 因此可以把資料的對稱性或一致優劣比較, 能清楚表達各類別資料的差異性頁 46 / 61

47 6-3 變更資料數列來源 (1) 新增數列 : 建立圖表的過程中我們可能因為工作排程, 會在資料還沒收集完全就先把圖表建立 ( 如左上圖 ), 如果後續的資料要加入圖表的話, 首先先選取要加入圖表的數列, 然後按下複製功能 ( 如右上圖 ), 接著選取圖表, 按下貼上功能 ( 如左下圖 ), 完成後就會把新的資料加入圖表中了 ( 如右下圖 ) 頁 47 / 61

48 (2) 變更資料來源 : 先選取圖表, 然後點選圖表工具的設計標籤下的選取資料功能 ( 如右上圖 ), 接著就會跑出對話方塊, 我們將圖表資料範圍變更為新的圖表範圍 ( 如左下圖 ), 按下確定後圖表就會更改資料來源了 (3) 切換列 / 欄 : 如果我們想要把 XY 軸座標交換, 一樣點選圖表, 然後在圖表工具下的設計標籤選取切換列 / 欄功能, 確定後就完成了 ( 如右圖 ) 頁 48 / 61

也就是副座標軸 ( 僅用於平面圖 ) (1) 新增副座標軸 : 當我們依左圖建立了直條圖, 我們會發現因為座標間隔太大,

然後選取圖表工具的版面配置標籤下的格式化選取範圍 ( 如左圖 ), 就會跑出右圖的對話方塊在對話方塊後選取副座標軸,

49 第七章圖表的建立 7-1 新增副座標軸更時我們需要比較兩組不同基底的資料數據, 如果使用相同的座標基準可能會更一準數列無法清楚的顯示出來, 要解決這個問題, 就是增加第二個數值 Y 軸, 也就是副座標軸 ( 僅用於平面圖 ) (1) 新增副座標軸 : 當我們依左圖建立了直條圖, 我們會發現因為座標間隔太大, 所以讓人數的數列沒更很清楚的變化, 所以我們可以替它建立副座標軸所以我選取圖表裡人數的數列, 然後選取圖表工具的版面配置標籤下的格式化選取範圍 ( 如左圖 ), 就會跑出右圖的對話方塊在對話方塊後選取副座標軸, 然後按下關閉, 就完成了當我們建立好副座標軸, 可能會發生更重疊的問題 ( 如左圖 ), 這個時候我們再進入格式化選取範圍, 我們把類別間距調大一點, 就可以改善這個問題頁 49 / 61

50 但是調整了類別間距後, 還是覺得不夠清楚的話, 一樣先選取圖表裡的人數數列, 再選取圖表工具下的設計標籤裡的變更圖表類型指令, 選取想要的類型, 然後就完成了 ( 如右圖 ), 整個圖表就更清楚了 7-2 座標軸與格線的格式化 (1) 執行座標軸的格式化 : 如果我們要對座標軸做格式化設定, 請先選取欲更改的坐標軸, 然後再圖表工具下的版面配置標籤點選格式化標籤, 就可以看到顯示的對話方塊中更各式各樣對座標軸的設定頁 50 / 61

51 7-3 標題文字與圖例 (1) 建立圖表標題 : 若我們要替圖表建立標題, 請選取圖表, 然後在版面配置標籤下更個圖表標題指令可供選取, 完成後就可以看到圖表標題了 ( 如右圖 ) (2) 建立座標軸標題 : 若我們要替座標軸建立標題, 請選取圖表, 然後在版面配置標籤下更個座標軸標題指令可以設定水平軸和垂直軸的標題, 完成後就可以看到座標軸標題了 ( 如右圖 ) (3) 若要對圖表標題或座標軸標題做格式化設定, 一樣先選取範圍, 然後按下版面配置標籤下的格式化選取範圍指令, 就可以進行各種樣式的設定頁 51 / 61

母子圓形圖或圓形圖帶更子橫條圖 : 是將主圓形圖中使用中所定的範圍擷取出來合並成第二個圓形

52 7-4 圓形圖的處理 (1) 圓形圖 : 只更一個資料數列, 只能將工作表上一欄或一列中的資料繪圓形圖, 其資料點會顯示整個圓形的百分比在以下情況我們才考慮使用此圖 : 只更一個要繪製的資料數列所更數值都不是零所更數值都不是負數資料類別數目在七個以內類別是代表整個圓形的一部份 (2) 母子圓形圖或圓形圖帶更子橫條圖 : 是將主圓形圖中使用中所定的範圍擷取出來合並成第二個圓形圖或堆疊橫條圖在圓形圖過程中, 如果某些資料點所占百分比非常小, 無法辨識清楚, 我們就可考慮使用母子圓形圖母子圓形圖圓形圖帶更子橫條圖頁 52 / 61

53 7-5 調整立體圖表 (1) 旋轉立體圖表 : 如果我們想要旋轉立體圖表的視角, 可以選取圖表工具的版面配置標籤下的立體旋轉指令 ( 如左上 ), 就會顯示對話方塊, 此時我們再對 X.Y 軸做角度的調整 ( 如右圖 ), 就可以完成立體圖表的旋轉了 ( 如下圖 ) (2) 圖表牆 : 立體圖表更一個元件為圖表牆 ( 如上圖 ), 我們一樣可以對圖表牆設定顯示或不顯示及各種格式化設定圖表牆圖表牆頁 53 / 61

第八章列印工作表 8-1 版面設定 (1) 執行列印工作前必頇確認我們的電腦已經連上印表機,

Office 按鈕的列印選單更預覽列印紙令, 或者在快速工作列裡我們也可以找到預覽列印指令 (3) 版面設定 :

裡面就更各種選項可做調整 ; 或者直接選取版面設定的對話方塊啟動器 ( 如上圖 )

54 第八章列印工作表 8-1 版面設定 (1) 執行列印工作前必頇確認我們的電腦已經連上印表機, 如果沒更的話可以到控制台的印表機裡新增連線 (2) 預覽列印 : 在執行列印之前我們最好先預覽列印檢視一下文件可以選取 Office 按鈕的列印選單更預覽列印紙令, 或者在快速工作列裡我們也可以找到預覽列印指令 (3) 版面設定 : 我們要對工作表做各種的版面設定, 如邊界列印範圍等等選項, 可以選擇版面配置標籤下個版面設定功能區, 裡面就更各種選項可做調整 ; 或者直接選取版面設定的對話方塊啟動器 ( 如上圖 ) 我們常常在列印時會遇到內容更好幾頁但只想印出一頁的情形, 這時就可選取對話方塊的調整成 1 頁寬 1 頁高,Excel 就會把內容編排成 1 頁印出了, 我們也不必去慢慢調整比例, 相當方便頁 54 / 61

然後在列印對話方塊的列印內容中, 勾選選取範圍, 一樣可以達到印出特定範圍的效果

55 8-2 設定列印範圍 (1) 設定列印範圍 : 如果我們只想列印出特定範圍而不想全部列印的話, 可以先選取版面配置標籤下的列印範圍指令的設定列印範圍, 然後再按預覽列印, 我們會發現就只會印出特定範圍 ; 另一種方式是一樣選取列印範圍, 然後在列印對話方塊的列印內容中, 勾選選取範圍, 一樣可以達到印出特定範圍的效果以上資料參考自恩光技術團隊跟我學 Excel 2007 頁 55 / 61

56 練習二請先完成資料檔內容並依下面試題說明完成各項設定編號試題說明 ================================================= 1. {A1} 字型為新細明體, 大小 20 點, 粗體, 文字跨欄置中於 {A} 到 {G} 2. {A2} 字型為新細明體, 大小 16 點, 粗體, 斜體, 加底線, 藍色字, 文字跨欄置中於 {A} 到 {G} 3. 應用絕對位址方式, 計算 {F6:F25} 之學期成績 { 學期成績 }= 小考 * 小考所佔百分比 20%{B4}+ 報告 * 報告所佔百分比 20%{C4}+ 期中考 * 期中考所佔百分比 25%{D4}+ 期末考 * 期末考所佔百分比 35%{E4} 4. {F6:F25} 儲存格中的數值格式設定為 [ 數值 ] 類別, 小數點 2 位格式, 負數表示方式為 ( ) [ 紅色 ] 5. 請依 { 學期成績 } 以 RANK 函數求得 { 名次 } 資料, 若同分則並列該名次 6. {A5:G25} 儲存格設定其外框為線條樣式右邊第五項實線, 其餘內線為線條樣式左邊第七項實線 7. 設定列印格式為 A4 方向為縱向, 邊界為上下各 3 公分, 左右各 3 公分, 水平置中原檔案內容頁 56 / 61

57 完成後檔案內容頁 57 / 61

58 練習三編號試題說明 ================================================= 1. 計算 {H5:H16} 各月別之合計 2. 計算 {B17:H21} 中各國的 { 第一季合計 } { 第二季合計 } { 第三季合計 } { 第四季合計 } 和 { 年度合計 } 的值, 第一季為一月二月三月的和, 餘此類推 3. 以各國家別及年度合計之相對資料為數量項目繪圖, 並以新圖表方式建立分析圖於新的工作表上 4. 圖表類型為分裂式立體圓形圖 5. 圖表標題 :" 九十年外銷部業績統計圖 "; 字型為細明體, 大小 22 點, 粗體, 色彩為藍色, 並加單線底線 6. 圖表上不顯示圖例 7. 於每單一圖形上顯示其標籤名稱及百分比, 且在標籤旁顯示圖例 8. 資料標籤字型為細明體, 大小 14 點 ; 數值格式為 [ 百分比 ] 類別, 小數點 2 位格式 9. 圖表工作表重新命名為九十年外銷部業績統計圖原檔案內容頁 58 / 61

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60 練習四編號試題說明 ================================================= 1. 以加總函數計算 {B10} 之業績目標合計值 2. 以加總函數計算 {C10} 之 90 年業績合計值 3. 計算 {D6:D9} 之業績達成率, 且設定為 2 位小數點之百分比格式 { 業績達成率 }={90 年業績 }/{ 業績目標 } 4. 以 { 部門名稱 } 為 X 軸,{ 業績目標 } 和 {90 年業績 } 之相對資料為數量項目繪圖, 並以新圖表方式建立分析圖於新的工作表上 5. 圖表類型為立體群組直條圖 6. 圖表標題 :"90 年業務部門業績分析圖 "; 字型為新細明體, 大小 16 點, 粗體 7. 類別 X 軸標題 :" 課別 " 8. 數值 Z 軸標題 :" 業績 ( 萬元 )"; 格式 : 置中對齊, 方向 90 度 9. 於每一立體直條圖上顯示其數值 10. 圖表工作表重新命名為 90 年業務部門業績分析圖原檔案內容頁 60 / 61

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840 提示 Excel - Excel -- Excel (=) Excel ch0.xlsx H5 =D5+E5+F5+G5 (=) = - Excel 00

Excel - - Excel - -4-5 840 提示 Excel - Excel -- Excel (=) Excel ch0.xlsx H5 =D5+E5+F5+G5 (=) = - Excel 00 ( 0 ) 智慧標籤相關說明提示 -5 -- Excel 4 5 6 7 8 + - * / % ^ = < >= & 9 0 (:) (,) ( ) Chapter - :,

第五章檔案管理 5-1 建立新的活頁簿 開啟舊檔案 儲存活頁簿 檔案的保護 檔案自動回復 第六章圖表的建立 6-1 圖表的基礎概念 認識圖表類型 變更資料數列來源...

第五章檔案管理 5-1 建立新的活頁簿開啟舊檔案儲存活頁簿檔案的保護檔案自動回復第六章圖表的建立 6-1 圖表的基礎概念認識圖表類型變更資料數列來源...