用于 Microsoft® Outlook® 的安排指南

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头救巫
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1 用于 Microsoft Outlook 的安排指南

2 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南商标信息 Polycom Triangles 徽标 ReadiManager SoundPoint SoundStation ViaVideo VoiceStation 和 Vortex 是 Polycom, Inc. 的注册商标 Convene TM Global Management System TM ipower TM MGC TM People+Content TM People On Content TM Polcyom Conference Suite TM Polycom HD Voice TM Polycom PathNavigator TM Polycom VideoPlus TM Polycom VoicePlus TM PVX TM RAS TM ReadiConvene TM RMX 2000 TM RSS TM V2iU TM VS4000 TM VSX TM 和 VTX TM 是 Polycom, Inc. 的商标其他产品和公司名称可能是其他公司的商标, 并仅用作正当的使用参考, 无侵权之意专利信息附随产品受美国和国外的一项或多项专利和 / 或 Polycom, Inc. 正在申请的专利所保护 A - SC (09/2008) Polycom, Inc. 保留所有权利 Polycom Inc West 121st Avenue Westminster, CO U.S.A. 未经 Polycom, Inc. 的明确书面许可, 不得出于任何目的以任何形式或任何方式 ( 无论是电子方式还是机械方式 ) 对本手册内容的任何部分进行复制或传播依据法律, 复制包括将内容翻译为其他语言或格式由于介于两方之间, Polycom, Inc. 保留对其产品所含软件全部所有权的权益和所有权本软件受美国版权法和国际条约规定的保护因此, 必须如同对待任何其他版权材料 ( 例如书籍或录音 ) 一样对待该软件我们已尽最大努力来保证本手册信息的正确性 Polycom, Inc. 对打印错误或笔误概不负责本文档信息如有更改, 恕不另行通知 ii Polycom, Inc.

3 目录 1 设置用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件 2 安排视频会议安装用于 Outlook 的安排插件设置视频会议日历配置视频会议系统跟踪与会者响应的方式输入 Polycom 安排插件登录设置查看安排插件版本卸载安排插件安排视频会议编辑已安排会议对视频会议应用高级会议设置高级会议设置编辑高级会议设置索引索引 1 Polycom, Inc. iii

4 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南 iv Polycom, Inc.

5 1 设置用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件本章节将介绍如何安装和设置用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件其中包含以下主题 : 安装用于 Outlook 的安排插件位于页面 1-1 设置视频会议日历位于页面 1-2 配置视频会议系统跟踪与会者响应的方式位于页面 1-3 输入 Polycom 安排插件登录设置位于页面 1-4 查看安排插件版本位于页面 1-4 卸载安排插件位于页面 1-5 安装用于 Outlook 的安排插件要安装用于 Outlook 的安排插件您需要 Microsoft Outlook 2000 SR-1 或更新版本或 Outlook 2003 SP2 或更新版本 Internet 浏览器 Adobe Flash Player 9.0 可从获得您本地 Polycom 视频会议系统 Polycom Converged Management Application 5000 或 ReadiManager 系统的 IP 地址以及用于该系统的您的用户名密码和域有关该信息, 请咨询您的视频会议系统管理员安装用于 Outlook 的安排插件的步骤 1 确保 Microsoft Outlook 应用程序关闭 2 打开浏览器并在地址字段中输入视频会议系统的 IP 地址 3 当视频会议系统登录屏幕显示时输入您的用户名和密码 4 如有必要请选择其他语言或域 Polycom, Inc. 1-1

6 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南 5 单击登录 6 从视频会议系统工具栏中单击下载 7 单击用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件 8 将安装文件保存至您的本地计算机 9 关闭下载屏幕并单击登出 10 通过双击下载的文件来运行安装文件并按照安装说明进行操作出现提示时, 请阅读许可协议, 并单击接受以接受条款并继续设置视频会议日历要安排视频会议必须先设置一个视频会议日历可以将该视频会议日历与您的 Microsoft Outlook 系统日历关联起来, 也可以拥有两个单独的日历注意事项 Microsoft Outlook 仅跟踪对 Outlook 系统日历上安排的会议的与会者响应如果您有两个单独的日历, 则 Microsoft Outlook 无法跟踪对视频会议日历上安排的会议的响应将视频会议日历与您现有的日历关联起来的步骤 1 打开 Microsoft Outlook 2 右键单击日历图标并选择属性日历属性对话框随即打开并定位在常规选项卡处 3 从发布至此文件夹时使用下拉列表中选择 Polycom 视频会议并单击确定创建独立视频会议日历的步骤 1 打开 Microsoft Outlook 2 选择文件 > 新建 > 文件夹创建新文件夹对话框随即显示 3 在名称字段中输入新的日历名称例如视频会议日历 4 从文件夹包含下拉列表中选择日历条目并单击确定 5 从 Microsoft Outlook 工具栏中选择工具 > 表单 > 选择表单选择表单对话框随即显示 6 从查找范围下拉列表中选择文件系统中的用户模板并单击浏览 7 浏览至 Program Files > Polycom > Polycom Scheduler Outlook Plug-in 并单击确定 1-2 Polycom, Inc.

7 设置用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件 8 选择 Polycom 视频会议并单击打开 9 从 Microsoft Outlook 工具栏中选择工具 > 表单 > 发布表单发布表单为对话框随即显示 10 单击浏览并从查找范围下拉列表中选择您在步骤 3 中创建的日历 11 在显示名称字段中输入新的表单名称并单击发布 12 关闭日历条目而不保存 13 右键单击新的日历图标并选择属性日历属性对话框随即打开并定位在常规选项卡处 14 从发布至此文件夹时使用下拉列表中选择在步骤 11 中创建的表单并单击确定配置视频会议系统跟踪与会者响应的方式 Microsoft Outlook 将通过显示响应电子邮件自动跟踪视频会议请求的与会者响应就像跟踪其他会议请求的响应一样默认情况下视频会议系统也会在 Microsoft Outlook 显示响应电子邮件时自动跟踪与会者响应但是, 这种自动响应跟踪需要与视频会议系统进行交互, 并可能更改会议信息要控制与会者跟踪所需的配置设置包括接受 / 拒绝自动跟踪使用此设置来关闭视频会议系统中的自动响应跟踪 Microsoft Outlook 将继续自动跟踪响应, 但视频会议系统不会接受 / 拒绝处理时发送更新如果选择接受 / 拒绝自动跟踪, 则使用此设置来选择当接受 / 拒绝响应的处理导致会议拨号信息更改时, 视频会议系统是否向与会者发送包含新拨号信息的更新配置视频会议系统自动跟踪的步骤 1 从 Microsoft Outlook 工具栏中单击视频 2 选中以接受或取消选中以拒绝接受 / 拒绝自动跟踪 3 如果您在步骤 2 中接受自动跟踪则选中以发送或取消选中以阻止发送接受 / 拒绝处理时发送更新 Polycom, Inc. 1-3

8 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南输入 Polycom 安排插件登录设置会议系统管理员在 Polycom 视频会议系统中为您设置了用户名和密码您必须将这些登录设置输入到插件, 才能安排视频会议输入视频会议系统登录设置的步骤 1 从 Microsoft Outlook 工具栏中选择视频 > 设置 Polycom 安排插件登录设置对话框随即打开 2 输入您用来下载安排插件的用户名密码服务器 IP 地址和域 3 单击保存注意事项您随时可通过选择视频 > 设置来查看和更改这些设置查看安排插件版本如果您在通过安排插件安排会议时遇到困难则可能需要确定安排插件的版本查看安排插件版本的步骤 >> 从 Lotus Notes 日历中选择视频 > 关于 Polycom 安排插件一个显示了插件版本号的对话框随即显示 1-4 Polycom, Inc.

9 设置用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件卸载安排插件如果要卸载用于 Outlook 的安排插件必须恢复默认的日历表单并删除视频会议表单卸载安排插件的步骤 >> 按照常规卸载过程卸载即使用控制面板 > 添加或删除程序恢复默认的日历表单并删除视频会议表单的步骤 1 右键单击日历图标并选择属性日历属性对话框随即打开 2 在常规选项卡中从发布至此文件夹时使用下拉列表中选择预约 3 在表单选项卡中 a 选择视频会议并单击管理表单管理器对话框随即打开 b 选择在步骤 3 位于页面 1-2 中创建的视频会议日历 c 单击删除并单击是以确认删除 d 单击关闭 4 单击确定 Polycom, Inc. 1-5

10 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南 1-6 Polycom, Inc.

11 2 安排视频会议本章节将介绍如何使用用于 Microsoft Outlook 的 Polycom 安排插件其中包含以下主题 : 安排视频会议位于页面 2-1 编辑已安排会议位于页面 2-4 除了上述过程,Polycom 视频会议系统还支持用于重新安排会议和取消会议的所有标准 Microsoft Outlook 过程有关这些过程的信息, 请参阅 Microsoft Outlook 联机帮助安排视频会议安排视频会议的步骤 1 打开 Microsoft Outlook 或视频会议日历注意事项 Microsoft Outlook 仅跟踪对 Outlook 系统日历上安排的会议的与会者响应如果您有两个单独的日历, 则 Microsoft Outlook 无法跟踪对视频会议日历上安排的会议的响应 2 从 Microsoft Outlook 工具栏中单击操作, 并选择新建 Polycom 视频 / 音频会议注意事项请勿选择计划会议它不使用视频会议系统视频会议表单随即显示 Polycom, Inc. 2-1

12 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南 3 在预约选项卡上, 选择操作 > 邀请与会者, 并添加姓名要从您的系统域内添加与会者, 请单击到并在选择与会者和资源对话框中选择所需的与会者可选的与会者和房间要添加客人与会者 ( 您系统域外的与会者 ), 请输入其电子邮件地址当您添加与会者和房间时, 他们显示在视频资源选项卡中 ( 如步骤 8 所述 ) 4 在主题中输入会议名称并设置会议开始时间和结束时间 5 要将会议设置为定期, 请执行以下操作 : a 单击定期并在定期预约对话框中设置 :» 定期频率 ( 每日每周或每月 ) 注意事项安排会议后, 您以后就无法再更改会议, 无论它是否为定期会议视频会议系统不支持定期频率每年, 也不支持定期范围无结束日期» 定期范围 ( 开始日期和结束时间事件或结束于日期 ) 定期会议的最大数目为 52 b 单击确定 6 单击安排以查看与会者可用性 Microsoft Outlook 将跟踪与会者可用性 7 单击会议资源以查看设备可用性视频会议系统将跟踪设备可用性 8 选中使用 Polycom 视频会议, 如有必要, 还要设置以下会议功能 : a 对于仅音频会议, 选中并更改会议类型默认模板更改为默认音频模板注意事项当创建仅音频会议时, 会议自动标识为拨入并需要 MCU b 要选择一个非默认模板, 请从列表中选择其他模板注意事项会议模板是视频会议系统存储的设置的集合当安排会议时, 将选择默认模板如果您的系统管理员创建了其他视频会议模板供您使用, 您可以选择另一模板以为被邀请人提供不同的会议体验如果您拥有高级安排员角色和权限, 您会看到编辑会议设置按钮有关高级安排员功能的信息, 请参阅对视频会议应用高级会议设置位于页面 Polycom, Inc.

13 安排视频会议 9 根据需要调整会议日期和时间以满足与会者和设备的可用性 a 检查呼叫信息列以确保每个与会者都具有所需的终端根据需要, 选择与会者对应的编辑, 并更改包括与会者将如何加入会议的呼叫信息注意事项当与会者显示为亲自参会时, 您可能需要让您的会议系统管理员手动将设备与该与会者的用户记录关联起来然后返回至此过程, 并为与会者选择该设备您也可以手动对亲自的与会者指定呼叫信息默认情况下, 客人与会者显示为亲自参会» 对于具有音频终端的房间, 请根据具体情况将拨号类型设置设为 IP 或 ISDN» 对于具有视频终端的与会者, 请设置比特率和拨号选项设置 ( 您可以将终端的连接速度更改为会议模板设置的速度 )» 对于显示为亲自参会的被邀请人, 请根据需要将方式设置为拨出并输入被邀请人的号码 b 单击确定 10 添加与会者后, 您即可为其分配领导角色 : a 要将某与会者指派为讲师, 请在讲师字段中, 从列表中选择与会者的姓名 b 要将某与会者指派为视频主持人, 请在视频主持人字段中, 从列表中选择与会者的姓名注意事项如果讲师或视频主持人功能不可用, 则选定的模板不支持这些功能要被指派为讲师, 与会者必须拥有可管理的视频设备 11 单击发送如果系统警告您安排有问题, 请立即解决典型的问题包括终端不可用房间不可用或带宽不足视频会议系统将验证带宽和其他视频资源是否可用并预订这些资源 Microsoft Outlook 将会议添加至适当的日历并向每位与会者发送邀请邀请中会显示与会者应该使用的终端以及拨入号码和 PIN 希望使用其他视频终端的与会者应该联系您或视频会议系统操作员来修改他们的会议设置 Polycom, Inc. 2-3

14 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南编辑已安排会议可以编辑未来安排的会议无法编辑活动会议或过去的会议也无法进行以下更改 : 将非定期会议更改为定期会议或将定期会议更改为非定期会议将 Microsoft Outlook 音频会议更改为视频会议或将视频会议更改为 Microsoft Outlook 音频会议如果您编辑定期会议, 则更改将应用于所有未来的会议实例, 但不应用于过去的会议或正在进行的会议实例警告如果您编辑定期会议的一个实例, 然后又编辑整个会议系列, 则您对该单个实例所做的更改将丢失注意事项会议被安排后, 编辑该会议或选择其他模板不会更改会议设置视频会议系统不会将模板作为会议信息的一部分进行存储, 而只是存储会议创建时选择的设置要使用其他模板, 必须删除该会议并重新创建编辑将来会议的步骤 1 打开 Microsoft Outlook 或视频会议系统日历 2 双击要编辑的会议 Polycom 视频 / 音频会议表单随即显示 3 如果创建会议时使用的是非默认模板, 请重新应用模板 4 根据需要对会议日期与会者房间或其他设置进行更改有关执行这些任务的信息, 请参阅安排视频会议位于页面单击保存并关闭或发送更新视频会议系统将根据需要更改所需的资源 2-4 Polycom, Inc.

15 3 对视频会议应用高级会议设置本章将介绍具有高级安排员权限的用户如何编辑某些视频会议模板设置高级会议设置具有高级安排员权限的用户可以按照本章中的说明覆盖某些视频会议模板设置但是, 操作时一定要小心如果您的环境包含混合的 MCU 类型 ( 例如, 同时包含 MGC 和 RMX 2000 设备 ), 并且您安排的会议位于 RMX 2000 平台, 则您在此处指定的某些设置可能会被 RMX 配置文件覆盖请参阅 3-1 注意事项如果没有在会议资源部分看到编辑会议设置, 则您不具备访问这些高级设置的权限配置文件是位于 MCU (MGC 或 RMX) 上的高级会议设置的集合只有 RMX 配置文件能够覆盖会议模板设置有关会议模板配置文件和您的会议配置的详细信息, 请与您的会议系统管理员联系如果使用同一模板安排的两个会议位于不同类型的 MCU 上, 则可能具有不同的设置和行为 3-1 高级会议设置设置会议密码说明系统将分配四位会议密码并将此密码提供给会议通知电子邮件的内容中的与会者您可以将此密码更改为其他四位数启用主持人您可以选择视频主持人来从其视频终端控制会议该视频主持人必须具有视频终端, 并且主持人会议需要 MCU 注意事项如果会议模板已启用会议需要主持人参数, 则将自动选择启用主持人, 且不可更改如果在 RMX 2000 MCU 上安排了一个会议, 而且 RMX 配置文件已选择会议需要主持人, 但模板没有选择, 并且该会议安排为没有主持人, 则所有用户将滞留在等候室, 而无法参加会议 Polycom, Inc. 3-1

16 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南 3-1 高级会议设置设置主持人密码说明如果选择了启用主持人, 请输入一个四位密码, 视频主持人必须在其终端输入该密码才能进行控制视频会议系统会通过一封单独的电子邮件将此密码发送给视频主持人该密码不包含在会议通知电子邮件中拨号选项有三个选项 : 要创建将拨号信息和 PIN 代码分配给所有与会者的会议, 请使用拨入设置该设置允许任何音频或视频终端拨入, 并且所有与会者均可连接至 MCU 上的同一会议要呼叫会议中的所有与会者, 请使用拨出设置要允许与会者同时享有两个选项, 请选择拨入 + 拨出注意事项当您将会议从拨入改为拨入 + 拨出时, 选择的资源仍设置为拨入必须对其进行手动更改始终使用 MCU 该设置强制会议使用 MCU 并防止视频终端之间彼此直接连接当会议类型为仅音频或选择了启用主持人时, 将自动选择该设置, 且不能更改视频模式针对需要 MCU 的多点会议确定终端的监视器上的初始屏幕布局选项包括 : 切换表示每当讲演者发生变化时, 显示屏都随之变化, 且所有人都会看到当前讲演者多分屏显示在屏幕上显示若干面板, 每个面板显示一个不同的与会者, 从而您可同时看到所有与会者您可以选择一种特定布局, 其中有特定数量的窗口打开自动布局是一种多分屏显示布局, 在该布局中, 与会者的数目将决定面板的数目以及所需的端口数比特率为会议中的终端指定最大连接速度指定了较低连接速度的各终端以该较低的速度连接指定了较高连接速度的终端以会议模板中标识的速度连接如果您选择的速度高于一个终端所能支持的速度, 则将降低该终端的连接速度 ; 但是, 会议会将默认的连接速度用于可支持该速度的终端如果您通过具有嵌入式 MCU 的终端发出呼叫, 则该行为取决于该设备的能力当拨号速度高于在该终端的 H.320 服务中定义的通道数时, 您会收到警告要继续进行, 请将拨号速度降低至低于或等于该终端的 ISDN 能力较高的速度对于会议中的高品质视频至关重要由于较高的速度使用的带宽较大, 因此安排高带宽会议可能会限制您一次可预订的会议数目注意事项 RMX 配置文件中的比特率要优先于会议设置中的比特率 3-2 Polycom, Inc.

17 对视频会议应用高级会议设置 3-1 高级会议设置设置 People + Content 说明控制一个终端通过相同带宽发送两种类型的数据 ( 数据流和视频流 ) 以显示人员和内容的能力接收终端采用不同方法处理两个视频流, 并可在单独的屏幕上显示或通过视频切换模式显示不支持选定方法的终端通过 IP 进行视频连接或通过 ISDN 仅进行音频连接从以下可用设置中选择 : 无当不需要双数据流时选择此选项 People +Content 对于支持 H.239 的终端, 该选项将启用行业标准的 H.239 双数据流 ; 对于不具备 H.239 功能的较老的 Polycom 终端, 该选项将启用 Polycom 专有的 People+Content 双数据流人员和内容 VO 该 Polycom 专有技术与 PictureTel 终端配套工作对于较老的终端选择此选项 Visual Concert PC 选择此选项以与 Polycom ViewStation MP/512/SP/323 终端配套使用 Visual Concert FX 选择此选项以与 Polycom ViewStation FX/EX 和 VS4000 终端配套使用 Duo Video 该设置支持 IP 和 ISDN, 并可用于 Tandberg 终端, 其中, 会议的一部分设置为视频会议, 另一部分设置为演示会议注意事项 MCU 要求采用 People + Content 的会议使用的速度最小为 192 K T.120 模式为多点数据通信选择协议和规范从 T.120 菜单中选择 T.120 连接的速度请联系 IT 部门确定您的会议的最佳组合要禁用 T.120 模式, 请选择无如果您选择 T.120, 根据与会者的终端和软件, 以下选项可能可用 : 应用程序共享允许两个或更多与会者使用相同的文档或应用程序, 即使当仅有一个与会者拥有该应用程序时在应用程序共享中, 一个与会者启动应用程序, 该应用程序会在所有其他计算机上同时运行文件传输使与会者能够彼此发送文件聊天或白板允许与会者通过书写彼此进行沟通在所有这些模式中, 与会者彼此都能看到对方和听到对方的声音注意事项该设置仅适用于 MGC 托管的会议 Polycom, Inc. 3-3

18 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南编辑高级会议设置您只能对已安排的会议编辑会议设置对于活动会议, 则无法编辑会议设置编辑会议设置的步骤 1 当添加会议或编辑已安排的会议时, 请在会议资源选项卡上, 单击编辑会议设置 2 按照需要编辑会议设置您能够编辑的设置取决于选择的模板 3 单击确定 3-4 Polycom, Inc.

19 索引字母 MCU 强制使用 3 2 People + Content 3 3 T A 安排高级会议设置 3 1 安排插件安装 1 1 登录设置 1 4 确定版本 1 4 安排插件软件的版本 1 4 安排会议安装安排插件 1 1 B 比特率设置 2 3 编辑高级会议设置 3 4 拨出设置设置拨出 2 3 拨出选项 3 2 拨号选项 2 3 拨号类型设置设置拨号类型 2 3 拨号选项为会议指定 3 2 拨入选项 3 2 C 插件请参阅安排插件 D 带宽请参阅连接速度 3 2 登录设置 1 4 定期会议 2 2 多点呼叫设置视频模式 3 2 G 高级会议设置 3 1 主持人控制 3 1 更改会议 2 4 H 会议安排更改信息 2 4 密码 3 1 设置, 高级 3 1 设置连接速度 3 2 设置为定期 2 2 会议的日期和时间 2 2 会议的时间和日期 2 2 会议信息日期和时间 2 2 主题 2 2 会议主题 2 2 J 讲师 2 3 L 连接速度, 设置 3 2 M 密码会议 3 1 主持人 3 2 模式视频 3 2 Q 强制使用 MCU 3 2 Polycom, Inc. 索引 1

20 Polycom 用于 Microsoft Outlook 的安排指南切换视频模式 3 2 S 设置比特率 2 3 拨号选项 3 2 登录 1 4 始终使用 MCU 3 2 设置, 高级会议 3 1 始终使用 MCU 设置 3 2 视频切换 3 2 主持人 2 3 视频会议请参阅会议视频模式 3 2 多分屏显示 3 2 切换 3 2 数据流 ( 对于视频 ) 3 3 X 修改会议 2 4 选项拨号 2 3 Z 主持人 2 3 密码 3 2 主持人控制 3 1 索引 2 Polycom, Inc.

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