用于 IBM® Lotus® Notes® 的安排指南

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卞冀
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1 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南

2 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南商标信息 Polycom Triangles 徽标 ReadiManager SoundPoint SoundStation ViaVideo VoiceStation 和 Vortex 是 Polycom, Inc. 的注册商标 Convene TM Global Management System TM ipower TM MGC TM People+Content TM People On Content TM Polcyom Conference Suite TM Polycom HD Voice TM Polycom PathNavigator TM Polycom VideoPlus TM Polycom VoicePlus TM PVX TM RAS TM ReadiConvene TM RMX 2000 TM RSS TM V2iU TM VS4000 TM VSX TM 和 VTX TM 是 Polycom, Inc. 的商标其他产品和公司名称可能是其他公司的商标, 并仅用作正当的使用参考, 无侵权之意专利信息附随产品受美国和国外的一项或多项专利和 / 或 Polycom, Inc. 正在申请的专利所保护 A - SC (09/2008) Polycom, Inc. 保留所有权利 Polycom Inc West 121st Avenue Westminster, CO U.S.A. 未经 Polycom, Inc. 的明确书面许可, 不得出于任何目的以任何形式或任何方式 ( 无论是电子方式还是机械方式 ) 对本手册内容的任何部分进行复制或传播依据法律, 复制包括将内容翻译为其他语言或格式由于介于两方之间,Polycom, Inc. 保留对其产品所含软件全部所有权的权益和所有权本软件受美国版权法和国际条约规定的保护因此, 必须如同对待任何其他版权材料 ( 例如书籍或录音 ) 一样对待该软件我们已尽最大努力来保证本手册信息的正确性 Polycom, Inc. 对打印错误或笔误概不负责本文档信息如有更改, 恕不另行通知 ii Polycom, Inc.

3 目录 1 设置用于 IBM Lotus Notes 的 Polycom 安排插件 2 安排视频会议安装用于 Lotus Notes 的安排插件创建 Lotus Notes 安排数据库输入视频会议系统登录设置查看安排插件版本打开您的 Lotus Notes 安排数据库安排视频会议编辑已安排会议对视频会议应用高级会议设置关于高级会议设置编辑高级会议设置索引索引 1 Polycom, Inc. iii

4 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南 iv Polycom, Inc.

5 1 设置用于 IBM Lotus Notes 的 Polycom 安排插件本章节将介绍如何安装和设置连接至 Polycom 视频会议管理和安排系统的用于 IBM Lotus Notes 的 Polycom 安排插件它描述了如何实现以下过程 : 安装用于 Lotus Notes 的安排插件位于页面 1-1 创建 Lotus Notes 安排数据库位于页面 1-2 输入视频会议系统登录设置位于页面 1-2 查看安排插件版本位于页面 1-3 安装用于 Lotus Notes 的安排插件要安装用于 Lotus Notes 的 Polycom 安装插件, 您需要 : Microsoft Windows XP 或 Windows 200x IBM Lotus Notes 7.x Internet 浏览器 Adobe Flash Player 9.x ( 可从获得 ) 您本地 Polycom 视频会议系统 (CMA 5000 或 ReadiManager SE200 服务器 ) 的 IP 地址以及用于该系统的您的用户名密码和域有关该信息, 请咨询您的视频会议系统管理员安装用于 Lotus Notes 的安排插件的步骤 1 打开浏览器并在地址字段中输入视频会议系统的 IP 地址 2 当视频会议系统登录屏幕显示时, 输入您的用户名和密码 3 如有必要, 请选择其他语言或域 4 单击登录 5 从视频会议系统工具栏中, 单击下载 Polycom, Inc. 1-1

6 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南 6 单击用于 IBM Lotus Notes 的 Polycom 安排插件 7 在所选语言的索引目录中, 单击 SE200_mail7_en-US.ntf 文件 8 将该文件保存至您本地计算机的 C:\Program Files\lotus\notes\data 目录中 9 关闭下载屏幕并单击登出创建 Lotus Notes 安排数据库您可以通过 SE200 Mail (R7) en-us 模板设计新数据库, 也可以使用该模板替换现有的数据库的设计以下过程介绍了如何通过该模板设计新数据库创建 Lotus Notes 安排数据库的步骤 1 打开 Lotus Notes 2 选择文件 > 数据库 > 新建新建数据库对话框随即打开 3 为新会议数据库输入标题该名称将成为 Lotus Notes 数据库文件的文件名 4 从模板列表中选择 SE200 Mail (R7) en-us 5 单击确定 Lotus Notes 邮件 - 收件箱随即打开输入视频会议系统登录设置会议系统管理员在视频会议系统中为您设置了用户名和密码您必须将这些登录设置输入到 Lotus Notes 插件, 才能安排视频会议输入视频会议系统登录设置的步骤 1 从 Lotus Notes 邮件 - 收件箱中选择邮件 > 切换到日历 Lotus Notes 日历随即打开 2 从操作栏中单击视频 > 设置 3 输入您用来下载安排插件的用户名密码服务器 IP 地址和域 4 单击保存 1-2 Polycom, Inc.

7 设置用于 IBM Lotus Notes 的 Polycom 安排插件注意事项您随时可以查看这些设置从操作栏中选择视频 > 设置查看安排插件版本如果您在通过安排插件安排会议时遇到困难, 则可能需要确定安排插件的版本查看安排插件版本的步骤 >> 从 Lotus Notes 日历中选择视频 > 关于 Polycom 安排插件一个显示了插件版本号的对话框随即显示 Polycom, Inc. 1-3

8 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南 1-4 Polycom, Inc.

9 2 安排视频会议本章节将介绍如何使用用于 IBM Lotus Notes 的 Polycom 安排插件安排视频会议其中包含以下主题 : 打开您的 Lotus Notes 安排数据库位于页面 2-1 安排视频会议位于页面 2-2 编辑已安排会议位于页面 2-4 除了上述程序, Polycom 视频会议管理和安排系统支持所有 Lotus Notes 会议所有者操作, 例如重新安排取消和确认有关这些程序的信息, 请参阅 Lotus Notes 联机帮助打开您的 Lotus Notes 安排数据库打开您的 Lotus Notes 日历中的 Lotus Notes 安排数据库的步骤 1 打开 Lotus Notes 2 选择文件 > 数据库 > 打开 3 从数据库列表中, 选择您在创建 Lotus Notes 安排数据库位于页面 1-2 中创建的数据库并单击打开您的 Lotus Notes 邮件 - 收件箱将打开, 并且视频菜单现在已位于操作栏中 4 单击邮件并选择切换到日历 Lotus Notes 日历随即打开 Polycom, Inc. 2-1

10 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南安排视频会议安排视频会议的步骤 1 打开您的 Lotus Notes 日历 ( 请参阅打开您的 Lotus Notes 安排数据库 ) 2 单击安排会议 3 选择会议类型 : a 单击会议更改日历条目类型对话框随即打开 b 选择视频会议 c 单击确定日历条目类型将相应地发生变化, 并且标准的 Lotus Notes 安排表单包含视频会议系统安排表单注意事项 Lotus Notes 自动指派您为主持人 ; 您不能更改此指派如果讲师或视频主持人字段不可用, 则选定的模板不支持这些功能视频主持人角色不同于主席角色 4 在主题中输入会议名称并设置开始和结束日期和时间 5 要将会议设置为定期, 请执行以下操作 : a 选中重复并在重复选项对话框中设置 :» 定期频率 ( 每日每周每月 [ 按日期 ] 每月 [ 按天 ] 每年或自定义 )» 定期范围 : 开始日期以及结束日期或会议总数定期会议的最大数目为 52 b 单击确定 6 要添加被邀请人, 请在必需可选和 FYI 字段中输入名称, 或单击地址簿图标并通过选择地址对话框选择名称 ( 包括房间名称 ) 必需 ( 收件人 ): 这些人员将收到包含响应选项 ( 例如接受拒绝或提议新时间 ) 的会议邀请可选 ( 抄送 ): 这些人员被认为是可选与会者, 但也会收到包含与必需与会者收到的响应选项相同的响应选项的会议邀请 FYI ( 密送 ): 这些人员将收到会议通知 ( 并非邀请 ), 可以选择性地将会议添加至其日历他们的姓名不显示在视频资源字段中 ( 请参阅步骤 11 位于页面 2-3), 并且您无法指定或编辑其呼叫信息其他被邀请人在其邀请中看不到这些人的姓名当您添加被邀请人和房间时, 他们会显示在视频资源列表中 ( 如步骤 11 所述 ) 2-2 Polycom, Inc.

11 安排视频会议 7 在位置字段中, 按照您设置 Lotus Notes 会议的方式指定位置房间和其他信息注意事项仅 Lotus Notes 使用位置和联机会议字段要在会议系统中预订房间, 请从地址簿中选择房间, 就像选择被邀请人一样 8 单击安排员以查看被邀请人的可用性 Lotus Notes 将跟踪被邀请人的可用性 9 查看会议资源以查看设备可用性视频会议系统将跟踪设备可用性 10 根据需要调整会议日期和时间以满足被邀请人和设备的可用性 a 检查呼叫信息列以确保每个被邀请人都具有所需的终端根据需要, 选择被邀请人对应的编辑, 并更改包括被邀请人将如何加入会议的呼叫信息注意事项当被邀请人显示为亲自参会时, 您可能需要让您的会议系统管理员手动将设备与该被邀请人的用户记录关联起来然后返回至此程序, 并为被邀请人选择该设备您也可以手动对亲自的被邀请人指定呼叫信息 b» 对于具有音频终端的房间, 请根据具体情况将拨号类型设置设为 IP 或 ISDN» 对于具有视频终端的与会者, 请设置比特率和拨号选项设置 ( 您可以将终端的连接速度更改为会议模板设置的速度 )» 对于显示为亲自参会的被邀请人, 请根据需要将方式设置为拨出并输入被邀请人的号码单击确定 11 在会议资源中, 设置以下会议功能 : a 对于仅音频会议, 选中并更改会议类型默认模板更改为默认音频模板注意事项当创建仅音频会议时, 会议自动标识为拨入并需要 MCU Polycom, Inc. 2-3

12 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南 b 要选择一个非默认模板, 请单击默认模板并从列表中选择另一模板注意事项会议模板是视频会议系统存储的设置的集合当安排会议时, 将选择默认模板如果您的系统管理员创建了其他视频会议模板供您使用, 您可以选择另一模板以为被邀请人提供不同的会议体验如果您拥有高级安排员角色和权限, 您会看到编辑会议设置按钮有关高级安排员功能的信息, 请参阅对视频会议应用高级会议设置位于页面添加被邀请人后, 您即可为其分配领导角色 : a b 要将某被邀请人指派为讲师, 请在讲师字段中, 从列表中选择被邀请人的姓名要将某被邀请人指派为视频主持人, 请在视频主持人字段中, 从列表中选择被邀请人的姓名注意事项如果讲师或视频主持人功能不可用, 则选定的模板不支持这些功能要被指派为讲师, 被邀请人必须拥有可管理的视频设备 13 按照您设置 Lotus Notes 会议的方式, 从操作栏设置发布和通知选项 14 从操作栏中单击保存并发送邀请如果系统警告您安排有问题, 请立即解决典型的问题包括终端不可用房间不可用或带宽不足视频会议系统将验证带宽和其他视频资源是否可用并预订这些资源 Lotus Notes 将会议添加至日历, 在主席的自由时间时间表中将指定时间标记为繁忙, 并向每位被邀请人发送邀请邀请中会显示被邀请人应该使用的终端以及拨入号码和 PIN 希望使用其他视频终端的被邀请人应该联系您或视频会议系统操作员来修改他们的会议设置编辑已安排会议可以编辑未来安排的会议无法编辑活动会议或过去的会议如果您编辑定期会议, 则更改将应用于所有未来的会议实例, 但不应用于活动会议或过去的会议实例注意事项会议被安排后, 编辑该会议或选择其他模板不会更改会议设置视频会议系统不会将模板作为会议信息的一部分进行存储, 而只是存储会议创建时选择的设置要使用其他模板, 必须删除该会议并重新创建 2-4 Polycom, Inc.

13 安排视频会议编辑将来会议的步骤 1 打开您的 Lotus Notes 日历 ( 请参阅打开您的 Lotus Notes 安排数据库 ) 2 双击要编辑的会议日历条目视频会议窗口随即打开, 并且标准的 Lotus Notes 安排表单包含视频会议系统安排表单 3 如果创建会议时使用的是非默认模板, 请重新应用模板 4 根据需要对会议日期与会者房间或其他设置进行更改有关执行这些任务的信息, 请参阅安排视频会议位于页面单击保存并发送邀请视频会议系统将根据需要更改所需的资源 Polycom, Inc. 2-5

14 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南 2-6 Polycom, Inc.

15 3 对视频会议应用高级会议设置本章将介绍具有高级安排员权限的用户如何编辑某些视频会议模板设置关于高级会议设置具有高级安排员权限的用户可以按照本章中的说明覆盖某些视频会议模板设置但是, 操作时一定要小心如果您的环境包含混合的 MCU 类型 ( 例如, 同时包含 MGC 和 RMX 2000 设备 ), 并且您安排的会议位于 RMX 2000 平台, 则您在此处指定的某些设置可能会被 RMX 配置文件覆盖请参阅 3-1 注意事项如果没有在会议资源部分看到编辑会议设置, 则您不具备访问这些高级设置的权限配置文件是位于 MCU (MGC 或 RMX) 上的高级会议设置的集合只有 RMX 配置文件能够覆盖会议模板设置有关会议模板配置文件和您的视频会议配置的详细信息, 请与您的会议系统管理员联系如果使用同一模板安排的两个会议位于不同类型的 MCU 上, 则可能具有不同的设置和行为 3-1 高级会议设置设置会议密码说明系统将分配四位会议密码并将此密码提供给会议通知电子邮件的内容中的与会者您可以将此密码更改为其他四位数启用主持人您可以选择视频主持人来从其视频终端控制会议该视频主持人必须具有视频终端, 并且主持人会议需要 MCU 注意事项如果会议模板已启用会议需要主持人参数, 则将自动选择启用主持人, 且不可更改如果在 RMX2000 MCU 上安排了一个会议, 而且 RMX 配置文件已选择会议需要主持人, 但模板没有选择, 并且该会议安排为没有主持人, 则所有用户将滞留在等候室, 而无法参加会议 Polycom, Inc. 3-1

16 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南 3-1 高级会议设置设置主持人密码说明如果选择了启用主持人, 请输入一个四位密码, 视频主持人必须在其终端输入该密码才能进行控制视频会议系统会通过一封单独的电子邮件将此密码发送给视频主持人该密码不包含在会议通知电子邮件中拨号选项有三个选项 : 要创建将拨号信息和 PIN 代码分配给所有与会者的会议, 请使用拨入设置该设置允许任何音频或视频终端拨入, 并且所有与会者均可连接至 MCU 上的同一会议要呼叫会议中的所有与会者, 请使用拨出设置要允许与会者同时享有两个选项, 请选择拨入 + 拨出注意事项当您将会议从拨入改为拨入 + 拨出时, 选择的资源仍设置为拨入必须对其进行手动更改始终使用 MCU 该设置强制会议使用 MCU 并防止视频终端之间彼此直接连接当会议类型为仅音频或选择了启用主持人时, 将自动选择该设置, 且不能更改视频模式针对需要 MCU 的多点会议确定终端的监视器上的初始屏幕布局选项包括 : 切换表示每当讲演者发生变化时, 显示屏都随之变化, 且所有人都会看到当前讲演者多分屏显示在屏幕上显示若干面板, 每个面板显示一个不同的与会者, 从而您可同时看到所有与会者您可以选择一种特定布局, 其中有特定数量的窗口打开自动布局是一种多分屏显示布局, 在该布局中, 与会者的数目将决定面板的数目以及所需的端口数比特率为会议中的终端指定最大连接速度指定了较低连接速度的各终端以该较低的速度连接指定了较高连接速度的终端以会议模板中标识的速度连接如果您选择的速度高于一个终端所能支持的速度, 则将降低该终端的连接速度 ; 但是, 会议会将默认的连接速度用于可支持该速度的终端如果您通过具有嵌入式 MCU 的终端发出呼叫, 则该行为取决于该设备的能力当拨号速度高于在该终端的 H.320 服务中定义的通道数时, 您会收到警告要继续进行, 请将拨号速度降低至低于或等于该终端的 ISDN 能力较高的速度对于会议中的高品质视频至关重要由于较高的速度使用的带宽较大, 因此安排高带宽会议可能会限制您一次可预订的会议数目注意事项 RMX 配置文件中的比特率要优先于会议设置中的比特率 3-2 Polycom, Inc.

17 对视频会议应用高级会议设置 3-1 高级会议设置设置 People + Content 说明控制一个终端通过相同带宽发送两种类型的数据 ( 数据流和视频流 ) 以显示人员和内容的能力接收终端采用不同方法处理两个视频流, 并可在单独的屏幕上显示或通过视频切换模式显示不支持选定方法的终端通过 IP 进行视频连接或通过 ISDN 仅进行音频连接从以下可用设置中选择 : 无当不需要双数据流时选择此选项 People +Content 对于支持 H.239 的终端, 该选项将启用行业标准的 H.239 双数据流 ; 对于不具备 H.239 功能的较老的 Polycom 终端, 该选项将启用 Polycom 专有的 People+Content 双数据流人员和内容 VO 该 Polycom 专有技术与 PictureTel 终端配套工作对于较老的终端选择此选项 Visual Concert PC 选择此选项以与 Polycom ViewStation MP/512/SP/323 终端配套使用 Visual Concert FX 选择此选项以与 Polycom ViewStation FX/EX 和 VS4000 终端配套使用 Duo Video 该设置支持 IP 和 ISDN, 并可用于 Tandberg 终端, 其中, 会议的一部分设置为视频会议, 另一部分设置为演示会议注意事项 MCU 要求采用 People + Content 的会议使用的速度最小为 192 K T.120 模式为多点数据通信选择协议和规范从 T.120 菜单中选择 T.120 连接的速度请联系 IT 部门确定您的会议的最佳组合要禁用 T.120 模式, 请选择无如果您选择 T.120, 根据与会者的终端和软件, 以下选项可能可用 : 应用程序共享允许两个或更多与会者使用相同的文档或应用程序, 即使当仅有一个与会者拥有该应用程序时在应用程序共享中, 一个与会者启动应用程序, 该应用程序会在所有其他计算机上同时运行文件传输使与会者能够彼此发送文件聊天或白板允许与会者通过书写彼此进行沟通在所有这些模式中, 与会者彼此都能看到对方和听到对方的声音注意事项该设置仅适用于 MGC 托管的会议 Polycom, Inc. 3-3

18 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南编辑高级会议设置您只能对已安排的会议编辑会议设置对于活动会议, 则无法编辑会议设置编辑会议设置的步骤 1 当添加会议或编辑已安排的会议时, 请在会议资源选项卡上, 单击编辑会议设置 2 按照需要编辑会议设置您能够编辑的设置取决于选择的模板 3 单击确定 3-4 Polycom, Inc.

19 索引字母 Lotus Notes 日历打开 2 1 MCU 强制使用 3 2 People + Content 3 3 Polycom 插件登录设置 1 2 T A 安排插件确定版本 1 3 安排插件的版本 1 3 安排会议安装会议系统插件 1 1 B 比特率设置 2 3 编辑高级会议设置 3 4 拨出设置设置拨出 2 3 拨出选项 3 2 拨号选项 2 3 拨号类型设置 2 3 拨号选项为会议指定 3 2 拨入选项 3 2 C 插件请参阅会议系统插件 D 打开日历 2 1 带宽请参阅连接速度 3 2 登录设置 1 2 定期会议 2 2 多点呼叫设置视频模式 3 2 G 高级会议设置 3 1 主持人控制 3 1 更改会议 2 4 H 会议安排更改信息 2 4 密码 3 1 设置, 高级 3 1 设置连接速度 3 2 设置为定期 2 2 会议位置 2 3 会议系统插件安装 1 1 会议信息被邀请人 2 2 位置 2 3 主题 2 2 资源 2 3 会议邀请的发送选项 2 4 会议主题 2 2 会议资源 2 3 J 讲师 2 4 L 连接速度, 设置 3 2 M 密码会议 3 1 主持人 3 2 Polycom, Inc. 索引 1

20 Polycom 用于 IBM Lotus Notes 的安排指南模式视频 3 2 Q 强制使用 MCU 3 2 切换视频模式 3 2 R 软件版本 1 3 S 设置比特率 2 3 拨号类型 2 3 拨号选项 3 2 登录 1 2 始终使用 MCU 3 2 设置, 高级会议 3 1 始终使用 MCU 设置 3 2 视频切换 3 2 主持人 2 4 视频会议请参阅会议视频模式 3 2 多分屏显示 3 2 切换 3 2 数据流 ( 对于视频 ) 3 3 X 修改会议 2 4 选项拨号 2 3 Y 邀请发送选项 2 4 邀请人员加入会议 2 2 Z 主持人 2 4 密码 3 2 主持人控制 3 1 索引 2 Polycom, Inc.

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