D. 開始使用 Calc 要開啟 Calc 只需要在 Windows 開始 所有程式 LibreOffice 或 OpenOffice.org 下 同 中 選 擇 LibreOffice Calc 也 可 以 在 開 啟 LibreOffice 後於功能表 檔案 開啟新檔 中選擇 試算表 儲存試算表

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1 第一課 認識工作表的工作環境 A. LibreOffice 是甚麼 OpenOffice.org 是一個開放源碼的辦公室軟件 而 LibreOffice 則是 OpenOffice.org 的分支 經過十年的發展 OpenOffice.org 商標已歸入 Oracle 公 司 名 下 2010 年 一 群 插圖 1 LibreOffice 畫面 OpenOffice.org 開發者為了避免受個別公司限 制 另組 The Document Foundation 推出 LibreOffice 3.3 的開啟 LibreOffice 有文字文件 (Writer) 試算表 (Calc) 簡報 (Impress) 繪圖 (Draw) 資料庫 (Base) 等主要工具 LibreOffice 的官方網站是 同學可以在學校網 頁電腦科中下載 LibreOffice 或 OpenOffice.org B. 試算表 (spreadsheet) 是甚麼 試算表是由許多 儲存格 (cell) 組成的工作環境 1983 年推出的 Lotus 12-3 是世上第一款暢銷的試算表軟件 目前 全球最多人使用的工作表軟 件是 Microsoft Office 中的 Excel 而 LibreOffice 或 OpenOffice.org 的試算表軟件是 Calc 此外 近年開始出現網上辦公室軟件 較著名的 網上試算表有 EditGrid 及 Google Docs 同學可能會想 文書處理工具中不是有表格嗎 不錯 如果只是輸入簡單 的數字或文字 文書處理器當然綽綽有餘 但需要較繁複的計算時 我們 就非借助試算表不可了 C. Calc 的工作介面 Calc 共有 4 個主要的工 具列 插圖2 工具列 的位置及上面的按鈕均 可以自定 本課程以安 裝後的工具列為準 功能表 標準工具列 格式化工具列 公式列 輸入欄 輸 入欄 未來數月中 我們會經 常使用這些工具列 同 學應留意它們的名稱 插圖 2 Calc 的工作介面 P.1

2 D. 開始使用 Calc 要開啟 Calc 只需要在 Windows 開始 所有程式 LibreOffice 或 OpenOffice.org 下 同 中 選 擇 LibreOffice Calc 也 可 以 在 開 啟 LibreOffice 後於功能表 檔案 開啟新檔 中選擇 試算表 儲存試算表的方法跟同學以往學過的軟件大同小異 只需要在功能表 檔 案 中選擇儲存 鍵入檔案名 再按 儲存 E. 儲存格 (cell) 欄 (column) 列 (row) A 儲存格 儲存格 儲存格 B 儲存格 儲存格 儲存格 C 儲存格 儲存格 D 儲存格 E F G 欄 列 1. 欄 (column) 列 (row) 垂直的叫欄 由英文字母表示 橫向的叫列 由數字表示 A B C D A1 A2 A3 B1 B2 B3 C1 C2 C3 D1 D2 D3 插圖 3 每個儲存格都有自己的代號 2. 儲存格 (cell) 有數百萬儲存格 怎知道停留在哪一格呢 原來每一個儲存格都有自 己的代號 每個名字是由欄 字母 和列 數字 的代號組成的 見 插圖3 你停留在哪一個儲存格 公式列 的 名稱方塊 會即時顯示代號 見插圖 4 要跳到另一個儲存格 只需用滑鼠按 一按你想到的儲存格 或直接用鍵盤的游 標鍵控制 插圖 4 停留在哪一格 公式 列 的 名稱方塊 就會 顯示它的代號 3. 在儲存格中輸入資料 在任何一個儲存格中都可以輸入資料 要跳到另一個儲存格 可以使 用 ➀鍵盤中的游標方向鍵➁或按鍵盤的 不過 游標鍵讓你 到上下左右 4 個方向 而 只能讓你跳到下面的儲存格 P.2

3 F. 工作表 每一次使用 Calc 開啟新的檔案 它都會自動 開啟了 3 個工作表 工作表可自由增刪 每一 個工作表均可以有獨立的內容 它們的名稱可 在軟件的左下方找到 插圖 5: 出現 十 就可以調校 標簽位置的寬度 1. 使用不同的工作表 開 啟新 的 工 作 表檔 案 後 你 就會在 工作表 1 工作 如果你想在 工作表 2 或 工作表 3 工作 只要用 插圖 6 版面左下角的按鈕 滑 鼠按 它 們 的 名字 就 可 以 了 見插圖6 如果在同一檔案中有很多工作表 更應該使用 最 前 最後 等按鈕 2. 新增工作表 除了插圖 6①新增工作表按鈕外 還 可以②在功能表選取 插入 工作 表 或③在工作表標籤的位置按滑 鼠右鍵 然後選 插入工作表 以②或③新增工作表 會有 一個新的 對話匣出現 詢問你把新的工作表放 在現在選擇的工作表前或後 你更可 以為工作表命名 就算位置錯了 名 稱也改錯了 將來也可以更改 插圖 7 在 工作表標籤 按右鍵後出現的 選單 3. 刪除 重新命名工作表 不論刪除工作表 或為工作表改名 都是在工作表 名稱的位置 上對 著要刪除 或重新命名的工作紙按滑鼠右鍵 然後選 刪除工作表 或 重新命名工作表 見插圖7 4. 移動工作表的先後次序 在工作表名稱的位置以滑鼠左鍵按著你想移動的工作表 然後拖曳至 你想要的位置上 P.3

4 G. 顯示比例 覺得工作表的字太小嗎 我們可以調整工作表的顯示比例 讓整個工作表 看起來大一些 方法有兩個 ➀ 在功能表中取 檢視 顯示比例 出現對話匣後再選取 你想要的比例 ➁ 狀態列 的 右下方有顯示比例的工具 見插圖 8下 方 可以直接按加減鍵控制工作表的顯示比例 ③亦可以對著百分數按右鍵 見插圖 8 就可 以選擇你想要的顯示比例 同學要留意 顯示比例 只要讓你看得更清楚 不論你顯示是大是小 這些選項跟列印製成品 的大小沒任何關係 插圖 8 在百分數上按右鍵 H. 建議練習 在不同的儲存格上輸入數字 英文字母 選擇另一個工作表 新增 刪除 重新命名工作表 選擇不同的顯示比例 第一課完 P.4

5 第二課 開始在試算表工作 (一) A. 選取儲存格 如果只選取一個儲存格 只需用滑鼠按一按 儲存格就可以了 要選取兩個以上的儲存格 也很容易 先選第一個儲存格 按住左鍵不 放 拖曳到最後一格 然後放手 所有已選 取的儲存格都會變深色 見插圖9 插圖 9 圖中已選取了 6 個儲存格 選取多個儲存格後 數個儲存格就可以一次過修改了 B. 選取全列 全欄 全表 一個工作表的儲存格實在太多了 要修改字型大小 對齊 背景顏色等屬 性 似乎很費時 幸好 我們可以 一次過選擇全列 全欄 甚至全個工 作表 插圖 10 用滑鼠左鍵一次過選取全列 全欄 全個工作表 要選擇全欄 全列 或全個工作表 請按插圖10的位置選擇 C. 快速輸入數字 連續 如 1,2,3,4... 或 相同 如 2,2,2,2... 的 數字 可以一次過快速輸 入 節省大量時間 先 輸 入 第 一 個 數 字 如 插圖 11 按著儲存格右下角往下拉 然後放手 1 把滑鼠指標放在儲存格的右下角 指標就會變為 十 字形狀 見 插圖11 按著它不放 然後向右或向下拖曳 放手後就會自動輸入連 續數字 要輸入相同的數字 即複製 就要按著鍵盤的 P.5 然後才拖曳

6 註 Microsoft Excel 快速輸入的方法相似 不過 連續和相同數字的輸 入方法剛剛相反 D. 修改已輸入的數字或文字 直接在 已有資料的儲存格內 輸入 數字或文 字 會把舊的東西全部刪除 要修改 刪除儲存格部份內容 就要在 公式 列 的 輸入欄 進行修改 用滑 鼠 按 一 按 輸 入 欄 中 的 內 容 輸 入 插圖 12 已輸入的資料可在 輸入欄 修改 欄 就會出現閃動的游標 見插圖 12 我們就可以使用鍵盤的游標鍵前後移動 進行修改 E. 自動格式 白底黑字很單調嗎 Calc 的 自動格式 功能已為你準備了多種不同的 顏色 字型配搭 但條件是 必須選擇超過 3 個欄和 3 個列 先選擇你想修改格式的儲存格 然後 在功能表上選取 格式 自動格 式 再於對話方塊選出你想要的格 式 F. 欄寬 列高 當數字或文字的寬度比儲存格的寬度 長 結果會怎樣呢 看看插圖13 A1 內的是數字 如果儲存格寬度不足 會以不同的格式顯示 最後更會出現 ### A2 內的是文字 如果儲存格寬度不足 看起來似乎 佔用了儲存格 B2 其實 不論儲存格的內容有多長 都不會佔了 另一格 只要把欄的寬度調校 以上兩 插圖 個情況都會解決 13 留意 輸入欄 的內容一直沒有改 變 改變的只是儲存格的顯示方式 1. 調校欄寬 把 滑 鼠 指 標 放 在 兩 個 欄 號 ( 如 A, B) 中 間 出現了 這個符號 見插圖 14 就 P.6 插圖 14 調校欄寬

7 可以用拖曳的方法增加欄寬 此外 也可以在功能表 格式 欄 寬 度 設定 2. 調校列高 列高就是指每列的高度 每當把字放大時 Calc 會自動增加列高 我 們也可以自訂列高 把滑鼠指標放在兩個 列標 (如 1, 2)中間 出現了 這個符號 見插圖15 就可以用 拖曳的方法增加列高 當然 也可以在功能 表 格式 列 高度 設定 插圖 15 調校列寬 在功能表 格式 的 欄 列 中 有 最適寬度 和 最適高 度 請同學試試它們甚麼用途 使用前 應先選擇全欄 全列 或 全個工作表 G. 字型 字型大小 字型顏色 字型 字型 大小 粗 斜底 體 體線 字 型 顏 色 插圖 16 格式化 工具列的字型基本選項 在右邊的是字型顏色 格式化 工具列已有基本的字型 字型大小 粗體 斜體 底線和字型 的顏色 如果要較詳細設定 如中文 英文(或數字)各選不同的字型 可 以先選取儲存格 然後在功能表選 格式 儲存格 字型 在對話方塊 中修改(見插圖17) 如果要設定底線或字型顏色 可以在功能表 格式 儲存格 字型效果 中設定 插圖 17 字型 對話方塊 P.7

8 H. 水平對齊 垂直對齊 插圖 19 文字經 自動換行 的效果 插圖 18 對齊 中的 文字自動換行 正如插圖13所示 文字在儲存格內不會自動 換行 所以 要文字自動 換 行的話 就要在功能表 格式 儲存格 對齊 的對話方塊(見插圖18)中 選擇 別忘記要先選儲存格 請留意 斷字使用中 是針對英語 對中文沒有任何影響 未經任何修改 在 Calc 輸入文字和數字是這樣的 數字 文字 文字文字文字 以下是水平對齊 垂直對齊的在儲存格中的不同效果 水平對齊 文字 向左 文字 置中 垂直對齊 文字文 文字 字文字 向右 文字 左右對齊 向上 文字 居中 文字 向下 其中 水平對齊 可在 格式化 工具列中找到按鈕(見插圖20) 左 右 向 置 向對 左 中 右齊 插圖 20 格式化 工具列的水平對齊 P.8

9 至於 垂直對齊 除了自行加入按 鈕外 還是可在功能表中找到 方法是先選取要設定的儲存格 然後 在功能表中選 格式 對齊 (見插 圖21) 在上方的是水平對齊 而在 下方的是垂直對齊 在功能表 格式 儲存格 對齊 中 還是更詳細的選項 水平對齊 垂直對齊 插圖 21 功能表中的 對齊 背 景 邊 顏 框 色 I. 背景顏色 框線 插圖 22 格式化 工具列的邊框和背景顏色 先看插圖22的 格式化 工具列 要選擇儲存格顏色 先選儲存格 然後按 背景顏 色 見插圖23 選出你想要的顏色 要取消已選 擇的顏色 只需選 不充填 雖然每個儲存格都有框線 除非特別選擇 否則不會 印出來 所以 要像表格一樣有框線 建議還是額外 加上框線 插圖 23 背景顏色 要為儲存格加上框線 先選取多個儲存格 接著按 格 式化 工具中的 邊框 見插圖22 邊框 右 下角的按鈕是全部加上框線 見插圖24 左上角的 是取消所有框線 其餘的是個別方向的框線 物件列 的 邊框 具只能加上固定寬度的框線 要加 插圖 24 邊框 上不同種類闊窄的框線 先選取多個儲存格 然後按功能表選 格式 儲 P.9

10 存格 在 邊框 的 對話匣中 見插圖 25 除了框線外 甚 至連陰影也可以加上 J. 建議練習 快速輸入數字 修改儲存格的內容 修改欄寬 列高 開始製作一個 月曆 讓學生熟習修改欄 列 字型等屬性 插圖 25 邊框 的對話框 第二課完 P.10

11 第三課 開始在工作表工作 (二) A. 儲存格數字格式 請在儲存格內鍵入以下數字 30/12 插圖 26 留意 輸入欄 已自動改為 2010 年 12 月 30 日 對每次輸入數字 Calc 都套用一些自動的標 準格式 如上述例子 30/12 會被自動更改為同年的日期 30 會視為日 12 會視為月 Calc 還有大量日期格式可供選擇 同學可以在功能表選 格式 儲存格 數字 在對話方塊的 日期 中設定 增減 加少 百小 小 貨 分數 數 幣 比位 位 插圖 27 格式化 工具列的數字格式 格式化 工具列中 4 個常用的數字格式按鈕 見插圖27 插圖28為三個套用數字格式的效果 A1 和 B1 輸入了 0.5 然後分別選貨幣和百 分比 而 C1 則輸入了 0.47 然後選減 少小數位 留意數字其實沒有改變 只 是小數位少了 並以 四捨五入 的原 則顯示 插圖 28 套用數字格式的效果 留意 0.5 在 輸入欄仍為 0.47 B. 複製 移動儲存格 複製 移動儲存格的最簡單方法 就是使用我們常用的 複製 剪下 貼 上 剪 複貼 下 製上 插圖 29 標準 工具列的數字格式 要複製儲存格 可以先選取儲存格 先按 複製 選取另一個儲存格 按 貼上 要移動儲存格 先按 剪下 然後按 貼上 此外 還有一個更簡單的方法移動儲存格 先選擇多個儲存格 然後直接 P.11

12 按滑鼠的左鍵 拖曳至新的位置 見插圖30 只有一個儲存格又如何呢 方法是選取一個選儲 存格 把指 標 拖曳 到別 處後再 返回 原來的 儲存 格 儲存格變為深色後 表示已選擇 就可以 隨意移動了 插圖 30 先選擇多個儲存格(深色 部份) 然後拖曳至其 它地方 C. 插入 刪除列和欄 1. 插入列 欄 先選取要插入的位置 按滑鼠右 鍵選 插入儲存格 就會出現 一個 對話 匣 插圖 31 對話 匣 的 4 個選項的效果如下 插圖 32 插圖 31 插入儲存格 的對話方塊 插圖 32 插入儲存格 4 個選項的效果 2. 刪除列和欄 停留在 某 一個儲存格 然後按鍵 盤的 只能夠刪除該儲存格 內的資料 要刪除整 列或 整 欄 方法跟 插入 差 不多 先 選取要刪 插圖 33 刪除儲存格 的對話方塊 除的位置 然後按右鍵選 刪除儲存格 就會出另一個對話匣 插 圖33 對話匣 4 個選項的效果如下 插圖34 P.12

13 插圖 34 刪除儲存格 4 個選項的效果 D. 合併儲存格 想把工作表設計得美觀 就要善用 合拼儲存格 的功能了 看看以下例子 (插圖35) 合併儲存格後是不是好看得多 插圖 35 合併部份儲存格 合併 與置 中儲 存格 插圖 36 標準 工具列的合拼儲存格 要合併儲存格 請先選擇要合拼的儲存格 然後在 格式化 工具列中 合併與置中儲存格 按鈕 亦可以在功能表選 格式 合併儲存格 想取消已合拼的儲存格 只需要選取合併了的儲存格 再按一個按鈕 P.13

14 E. 插入圖片 插圖 37 先在網頁上 複製 圖片 要插入其它圖片 可在功能表按 插入 圖形 取自檔案 同學也可以 在網上找尋 先在網頁上選 複製 (見插圖37) 然後在 Calc 的 格式 化 工具列內按 貼上 選 點陣圖 (見插圖38) 插圖 38 貼上 點陣圖 插入後的圖片 可以隨意移動或放 大縮小 如果同學想按比例放大或 縮小 要按著鍵盤 並以 左上 左下 右上 右下 4 角 的其中一點 見插圖39 拖曳 圖片會遮掩儲存格的內容 可考慮 把圖片置於 文字背景 在圖片上按 右鍵 選 排序 移到背景 見 插 圖 39 剛 送 到 背 景 的 圖 片 好像難以移動似的 可在 繪圖 工具列的 選擇 即可輕易已移 到背景的圖片 插圖 39 可進行縮放及 移到背景 P.14

15 F. 建議練習 把數字格式設定為貨幣 百分率 並嘗試增加 減少小數點 在工作紙中輸入一些數字 然後複製 移動儲存格 插入 刪除欄和列 在上次的月曆內合併儲存格 並插入圖片 第三課完 P.15

16 第四課 開始在工作表工作 (三) A. 列印試算表與列印文字文件的分別 1. 一般文字文件 如 Microsoft Word LibreOffice Writer 插圖 40 文字處理器一般都可以 預覽模式 進行編輯 一般文字處理器都會把版面設計為紙張的模樣 使用者好像在一張張 紙上工作似的 見插圖40 所以 文字處理器的列印問題很容易理 解 2. 試算表 試算表的版面與列印有很大差別 因為 試算表的版面只有一個個的儲 存格 所以列印前必須要瞭解工作表的列印方式 a) 試算表會自動分頁 如果資料多於一頁 Calc 會按以下的預設次序列印 第1頁 第3頁 第5頁 第2頁 第4頁 第6頁 插圖 41 Calc 預設的列印次序 P.16

17 為了避免浪費紙章 列印前 必須要先預覽列印結果 功能表 檔 案 頁面預覽 b) 可自定列印範圍 使用者可以設定 列印範圍 功能表 格式 列印範圍 定 義 設定後 列印範圍以外的資料就不會列印 設定了 列印範 圍 Calc 只 會印這部份 列印範圍以外地 方 就算有資料 也不會列印 插圖 42 設定了 列印範圍 後 Calc 只會列印已選的範圍 要定義 兩個分開的列印範圍 第 1 個範圍應在功能表中選 格式 列印範圍 定義 第 2 個範圍選 格式 列印範圍 新增 倘 若有 3 個以上分開的範圍 第 2 個以後的都是選 增加 c) 設定 頁面格式 如何把工作表放在紙的中央 如何預留紙張上下左右的空位 如何 加頁首 頁尾 我怎知字型要多大 這些問題不會在文字文件中出現 因為你編輯時 已即時看到效 果 但在工作表中 這些都必須在 頁面格式 中設定 邊界 右圖的工作表預留了上 左的空 位 這方法不但不需要 反而會 更難得到理想的列印效果 要這樣預留空位嗎 正確的做法是設定列印格式 跟 列印有關的對話匣可在 格式 插圖 43 工作表不需要這樣預留邊界 頁面 找到 也可以在 檔案 頁面 預覽 中的 格式化頁 面 開啟 建議同學以第二種方法開啟對話 方塊 因為可以即 時預覽列印的效果 P.17

18 對 話 方 塊 中 的 頁 (插圖44)可 以調校頁的頁面邊 距 邊界 以及 把每頁的內容放置 在紙的中央 頁首 頁尾 對話方塊的 頁 首 頁尾 (插圖45)可以設定 每一頁的頁首 頁 尾內容 同學只是 初學 建議只把 顯示頁首 顯示頁尾 剔 除 插圖 44 頁 的 頁面邊距 邊界 及 表格對齊 顯示比例 有時要印出的內容 會多於一頁 也可 能只少於一頁 不 要緊 我們可以調 校工作表內容的大 小 只需要把百分 數調大或調小 見 插 圖 46 你 就 可以在預覽中看到 效果 插圖 45 頁首 的 顯示頁首 選項 看到這裏 你有沒 有留意 在文字文 件中 你選擇的字 型大小每次印出來 都一樣大 但工作 插圖 46 工作表 的 顯示比例 表卻可能每次都不一樣 因為我們每列印時都可能會把內容縮 P.18

19 小或放大 此外 回到 頁面 預覽 更有一個 工具讓我們輕易調 校 插 圖 46 的 顯 示 比 例 見插圖47 B. 電子書格式 PDF 同學們完成了自己的工作表 當 然 希 望 列 印 出 來 看 看 現 插圖 47 回到 頁面預覽 在 我們除了可以列印在紙上 還可以列印為一個電子書檔案 PDF(Portable Document Format) 這種檔案是現今互聯網上最常用的 電子書格式 只要下載 Acrobat Reader 就可以看到了 LibreOffice 可以讓我們輕易製作一為 PDF 的檔案 完全毋須借助其它軟 件 在 calc 的 功能列 中有個 PDF 檔案的按鈕 不過建議同學在功能 表中選 檔案 匯出成 PDF 出現的對話匣會提醒你為新的 PDF 檔案 命名 如果原來的 Calc 檔案已儲存 Calc 會為你自動加上檔名 記緊選 取你想放置的位置 然後按 儲存 製作 PDF 檔案後 雙擊就會開啟 PDF 檔閱讀工具 看到自己的製成品 嗎 C. 建議練習 把過去兩節中的月曆練習以 PDF 的形式列印出來 請注意 為了節省紙 章 請不要把你的文件用紙印出來 第四課完 P.19

20 第五課 在工作表內進行運算 工作紙看起來跟文字文件的表格差不多 但最重要的分別就是工作紙有很 強的運算能力 本講中 我們會利用 Calc 進行一些原本很繁瑣的運算工 作 A. 自定算式 同一儲存格內 先嘗試在任何一個儲存格內直鍵入這個算式 Calc 只會把這個算式原原本本地顯示出來 原來 要 Calc 為你計算 再把結果列出來 必須要先加上 等號 所以 以上的算式要得 到答案 5 要這樣列出來 =3+4-2 除了加減外 乘除當然是不可缺少的 鍵盤 中雖然沒乘除鍵 但用過 小算盤 的同學 都應該會知道 數字鍵中的 / 是代表除 * 是代表乘 工作表也是如此 插圖 48 輸入算式後按 Enter 就會即 時見到答案 用 Calc 表達 正確的表達方如下 =25*2-50/2 以下是同學以 Calc 運算時要留意的地方 1. 用鍵盤輸入算式後 請按 看到結果 如果算式沒有錯誤 儲存格會即時 2. Calc 列 出 的 算 式 是 按 我 們 日 常 使 用 的 數 學 規 則 好 像 以 上 這個例子是 先乘後 後加減 以 Calc 計算時 通用的數學 規則不會改變 3. 如果算式出現括號 Calc 會先計算括號內的數 然後才是乘除 最後 才是加減 例如 25 (50-46) 2 =25*(50-46)/2 這個數的答 案是 雖然儲存格會顯示計算結果 但在 輸入欄 內仍會顯示算式 我們 仍可以把算式修改 B. 自訂算式 數個儲存式內的資料 如果數字跨越數個儲存格 就應該以儲存格的名稱代替數式內的數字 如 插圖錯誤 找不到參照來源中所示 是儲存格 a1 a2 a3 內的數值 3 個數相乘 答案自然就是 24 了 P.20

21 除了乘數外 當然少不了加減除和括 號 不要忘記它們的計算次序 插圖 49中的數式其實就是=(4+3)/2 為甚麼不直接在數式中加入數字 而 使用儲存格的名稱 原因就是當我們 更改儲存格的數值後 數式的結果會 即時更改 試試更改 a1 至 a3 中任何 一個數值 然後按 看 看 a4 變成怎樣 插圖 49 兩個算式的例子 C. 複製算式 一 同學可能會很奇怪 為甚麼要複製計式 複製後 結果不是一樣的嗎 如果計式中以儲存格的名稱代表數值 那麼 複製後的算式只會複製相對 的儲存格 如下圖所示 插圖 50 一個複製算式的例子 留意算式內容跟原來的不一樣 原來 Calc 只複製相對的位置 那麼 如果在欄位 C, D, E...上複製算式 效果又會怎樣呢 P.21

22 D. 自訂算式 利用內建函數 除了利用加減乘除和括號自訂算式外 Calc 還有大量的內建函數 讓我 們快速地自訂繁雜的算式 以下是最常用的函數 SUM(小計) 插圖 51 使用 sum 把總數快速地加起來 上例中的 B7 的算式 =SUM(b1:b6) 函數 計算的範圍 ( 這裏是 b1 至 b6) 兩個方法使用的時間好像差不多 不過 倘若儲存格有成數十個 甚至數 百個 使用 SUM 就會省下很多時間了 要使用 SUM 這個函數 除了自行加輸入算式外 Calc 還可以自動加入 插圖 52 使用 編輯列 的 小計 可自動完成工作 也可以自行修訂小計的範圍 除了 sum(小計)外 以下還有數個常用的函數 函數 中文解釋 AVERAGE 平均數 average(範圍) average(a1:a9) PRODUCT 積 product(範圍) product(a1:a9) LCM PI 用法 最小公倍數 lcm(範圍) 圓周率 pi() 例子 lcm(a1:a9) pi()*10 (圓周率乘十) 在 公式列 中還有個 函數精靈 按鈕 協助我們使用函數 P.22

23 E. 複製算式 二 情況其實跟 C 部份差不多 只需要使用簡單的 複 製 貼上 就可以在 其它儲存格上複製算式 留意複製後的算式 也是相 對位置的儲存格 見插圖 53 F. 建議練習 自訂一個加減算式 自訂一條有加減乘除及 括號的算式 在多個儲存格中輸入數 值 然後自訂一條包括儲 存格名稱的算式 利用內建函數 自訂算 式 除了 SUM 外 嘗試 利用另外的函數 複製這些算式 插圖 53 複製 A6 的內容 然後選取 B6 至 E6 再按貼上 第五課完 P.23

24 第六課 製作圖表 (一) 現今的辦公室軟件可 以輕易地製作統計圖 表 LibreOffice 也 不 例 外 插 圖 54 是 圖表內各部份在 LibreOffice 內 的 名 稱 A. 製作棒形圖 主標題 Y 軸 圖 例 網格線 標籤 X軸 要 在 Calc 內 製 作 統 插圖 54 圖表各部份在 LibreOffice 的名稱 計圖表 必須要先輸入數據 以下會以一組資料示範 1 2 A 蘋果 12 B 橘子 6 C 梨子 8 D 香蕉 10 E 菠蘿 2 F 西柚 7 你可以只輸入數字 不輸入文字 但這不是最好的做法 一次過輸入數值 和它代表的東西 除了讓自己看得清楚外 更重要的是這些文字可以一直 應用為軸的標籤 我們現在一步一步建立一個棒形圖 1. 先利用滑鼠拖曳出一個選擇的範圍 你必須做這動作 要 緊記 電腦還不是人 工智能 它不知道你 心裏想些甚麼 插圖 55 拖曳 選擇 出你想要的範圍 圖 表 插圖 56 標準 工具列的合拼儲存格 2. 在 標準 工具列中選 圖表 插圖56 或在功能表選 插入 圖表 3. 拉出圖表範圍 見插圖57 後 會出現了一個圖表及跳出一個 圖表 精靈 對話方塊 讓你一步步地完成整個圖表 選擇你想要的圖表類型 預設是 欄 即縱向棒形圖 4. 接著 我們在 圖表精靈 選步驟 2 資料範圍 插圖58 P.24

25 插圖 57 畫面立即出現一個棒形圖及對話方塊 留意功能表已變了圖表的選項 我們可以 在這一步 重新選擇 資 料 範 圍 以及 處理資料 插圖 58 圖表精靈 的第 2 步 究竟是縱 向(欄) 還是橫向(列) 5. 第 三 步 資料序 列 較複 雜 但只 是開始時 同時選資 料及數字 則無需在 這步選擇 插圖 59 圖表精靈 的第 4 步 6. 到了第 4 步 插圖59 我們要輸入各標題 X 軸 Y 軸 就 是橫軸和縱軸 由於這例子不是複合棒形圖 不需要使用 圖例 我們可剔除 顯示圖例 最後 按 完成 就可以了 P.25

26 B. 修改棒形圖 剛才的例子完成後 就產 生了一個棒形圖 完成後 我們不但可以把 它移動 放大縮小 還可 以繼續修改圖表內任何部 份 例如 各標題 字 型 字元大小 顏色 插圖 60 完成後的棒形圖 這部份 我們會嘗試把它 修改 1. 移動 放大 縮小圖表 移 動圖表 跟 移 動 其 它 圖 形 的方 法一 樣 先用 滑鼠左 鍵按 一按 圖表 就會在上下左右出現 8 點 見插圖 61 我們按著 8 點 內任何 地方 就可 以 拖 曳 圖 表到其它位置 插圖 61 留意周圍的 8 點 要放大或 縮 小 我們可以按著 8 點中任何一 點拖曳 就可以放大 縮 小 但應儘可能習慣使用左上 右上 左下 右下 4 點 要按比例放 大縮小 就要按著鍵盤的 鍵才拖曳 2. 修改圖表的數值 圖表內的資料並不是固定的 只要你修改原來的數值 數表會即時改 變 現在 就嘗試改改數值 看看圖表變成怎樣 P.26

27 3. 修改圖表內的各部份 以下會各部份逐一說 明 不過 要先用滑鼠 左鍵雙擊圖表 圖表的 四邊就會被包圍 這時 功能表和滑鼠右 鍵的功能表都會改變 我們就可以進行各種修 改了 以下設定必須在這狀態 下進行 插圖 62 雙擊後圖表的 4 邊會被包圍 a) 圖表類型 如果你想把現在的圖表改為 其它類型 可以選取功能表 格式 圖表類型 或在 圖表中按右鍵選 圖表類 型 在這例子中 暫不作任何改 動 插圖 63 圖表類型 對話匣出現後 我們仍可選擇 b) 圖表外框及背景 插圖 64 圖表平面 的 邊框 插圖 65 圖表平面 的 區域 選擇 格式 格式化選取項 或按右鍵後選 格式化背景牆 就出現一個對話方塊 對話方塊分的 邊框 插圖64 就是指圖 P.27

28 表的外框 至於 區域 插圖 65 就是為圖表加 上背景的顏色或陰影線 現在 圖表既有外框 也 有背景顏色 見插圖 66 插圖 66 一個既有外框 又有背景顏色的圖表 c) 字型 字元大小 字元顏色 圖表內有 主標題 X 軸標題 Y 軸標題 亦有 X 軸和 Y 軸內的數字或標籤 每部份的字型及大小都要分開處理 標題 雙擊 圖表 後 在功能 表中 格 式 標 題 中選 主標題 X 軸標題 或 Y 軸標 題 就 會出現 對話匣 在對話 方塊 中選 字 型 或 字 型效 果 就 可以選 插圖 67 對著主標題按右鍵 擇你想要的字型 大小及顏色 選 全部的標題 更可以一次 過完成設定 此外 更 可以 對 著標 題按右鍵 插圖67 然後 把 標 題 逐 一選 取 和修改 軸 在功能表 中 格式 插圖 68 對著軸的標籤按右鍵 軸 中選 X 軸 Y 軸 然後在對話方塊中修改①字型 ②線條 即邊框 選 所有的軸 也可以設定兩個軸 也可以對著軸 插圖 68 按右鍵選取 留意 要選取軸 必須 對著軸的標籤 如例子中的水果名稱 不是對於軸的標題 P.28

29 d) 網格線 功能表中 格式 網格線 Y軸主網格 讓我們修改網格線的顏 色 大小及樣式 我們一般只修改 Y 軸主網格 因為很少會使 用 X 軸的網格線 e) Y 軸 縱軸 顯示比例 同學修改 Y 軸的字元大 小時 或許看到 Y 軸顯 示的數字格線不同了 其實 Y 軸的 顯示比 例 可自行設定 在功 能表中 格式 軸 Y 軸 在對話方塊中選 顯示比例 插圖 69 插圖 69 Y軸 的 顯示比例 在這例子中 剔去了 最大值 主區間值 次區間值 計 數 的 自動 然後填上你想選的值 最大值 是 Y 軸上最高 的數值 主區間值 是 Y 軸上每個數值相差的大小 次區間 值 是主區間內包含多少個次區間 修改後 還有兩項額外工作 首 先 在功能表按 插入 網格 線 插圖 70 選擇 輔助 格 線 的 Y 軸 接著 在功能表 選 格式 網格線 Y 軸次網格 線 選擇較暗的顏色 插圖 70 插入Y軸的輔助網格 現在看看修改後有何不同 插圖71 插圖 71 圖表在修改前 左 和修改後 右 的分別 P.29

30 C. 建議練習 按照本課第一個表格的資料 製作一個棒形圖 按照本課修改圖表的方法 修改棒形圖的背景 字型 網格線及 Y 軸 顯示比例 第六課完 P.30

31 第七課 製作圖表 (二) A. 製作複合棒形圖 如果你已經可以順利地製作棒形圖 那麼 只需要留意一些地方 就可以 製作複合棒形圖了 複合棒形圖用於多於一組數據 例如 A 丙榮 素秋 B 蘋果 12 6 C 橘子 6 8 D 梨子 8 12 E 香蕉 10 5 F 菠蘿 2 1 G 西柚 7 9 現在一步一步製作一個複合棒形圖 正如上一講的步驟 先選擇上表中所 有的數據 選取功能表 標準 工具列的 圖表 見插圖56 就會 得到一個初步的棒形圖及對話方塊 插圖72 插圖 72 按 圖表 後 出現一個初步的圖表及對話方塊 1. 在 圖表精靈 第 1 步可以選擇不同類型的圖表 現在不用改動 按 繼續 2. 第 2 步 見插圖73 Calc 自動選為 欄中的資料序列 請改動為 列中的資料序列 並確定有選用 第一列當作標題 第一欄 當作標題 P.31

32 3. 正 如 上 一 課 所 言 第 3 步較為複雜 只要開始時選好資 料及數目 這一步 就不需要選擇 插圖 73 在第 2 步選 列中的資料序列 4. 在 第 4 步 我 們 加 入標題 X軸標題 Y軸標題 最後按 完成 完成後 就得到近 似 插 圖 75 的 一 個 簡 單複合棒形圖 插圖 74 在第 4 步加入三個標題 插圖 75 完成了一個複合棒形圖 P.32

33 5. 現在把彩色的棒改為黑白 為了圖表在黑白列 印時更加清晰 現 在把兩組棒形由彩 色分別改為陰影線 和黑色 和要修改圖表 首 先要雙擊圖表 讓 功能表及滑鼠右鍵 出現圖表的選項 然後 再右擊其中 一 條 棒 見 插 圖 插圖 76 點其中一個棒形 就會選擇其中一組 然後按右鍵 76 選 格式化資料序列 ① 先在對話 方塊的 區域 見插圖 77 右邊 中 由 顏色 改為 陰影線 選取 黑色 45 度 並選 背景顏色 為白色 ②然後 在 邊框 版面 樣式 寬度 分別選 連續 和 0.01 公分 插圖 77 先設定第一組資料的棒形 完成第一組資料後 我們再選第 2 組 這次 設定大置相同 但我們 會在 區域 中保留 顏色 但會另選顏色為黑色 P.33

34 插圖78就是完成後的複合棒形圖 插圖 78 修改為黑白兩色的複合棒形圖 現在根據上一課 B 部份的第 3 點 修改這個複合棒形圖的字型 Y軸 顯示比例和圖表的區域邊框 插圖 79 最後製成的複合棒形圖 B. 製作折線圖 折線圖的製作方法跟棒形圖差不多 折線圖著重的是表示經過一段時間 的趨勢 所以改用以另一組資料 1 2 A 一月 30 B 二月 28 C 三月 27 D 四月 22 E 五月 16 F 六月 14 由於製作其它類型圖表的方法大同小異 所以 以下將不會一步一步地解 釋 只會提及數項要注意的地方 P.34

35 1. 選擇儲存格 A1 至 F2 然後在 準備 工具列 中按 圖表 按鈕 2. 在對話方塊第 1 步 選擇 線條 點與線 3. 第 2 和第 3 步都 沒有 特 別地方要選擇 可以直 接按 繼續 4. 在第 4 步 我們 加入標 題 X軸 標題 Y軸 標 題 此外 由於只有一 組資料 所以 無需使用 圖例 可以剔除 顯示 圖例 插圖 80 選擇 線條 點與線 插圖 81 選擇 線條 點與線 按 完成 後 就得 到 插圖82初步完成的折線 圖 5. 我們進一步修改這折線 圖 a) 首先 必須雙擊圖表 才會出現圖表的功能 插圖 表 82 初步完成的折線圖 b) 功 能 表 格 式 標 題 修改標題 X 軸標題 Y軸標題的 字型及大小 c) 功能表 格式 軸 修改X軸和Y軸的 線條 和 字型 插圖 83 點選資料線 按右鍵 Y軸的 顯示比例 最大值 主要間值 次區間值計數分為 35 5 和 5 d) 功能表 插入 網格線 選 輔助網格 的 Y 軸 P.35

36 e) 功能表 格式 網格線 修改 Y軸主網格 Y軸次網格 線 的寬度和顏色 一般是前者較粗較深 色 後者較幼較淺色 f) 在 圖 表 點 選 資 料 線 見 插 圖 83 選 格式化資料列序 在 線條 版面修改 線條顏色 寬度和圖 示的寬度 這例子分 插圖 84 最後製成品 別設定為黑色 0.01 和 0.1 最後得到插圖84的製成品 C. 製作圓形圖 圓形圖一般用於表示表示 部份數目 在 全部數目 中的比重 因此 不是所 有資料都適合製作圓形圖 同學應留意 多於一組的資料不可以製作圓形 圖 以下例子只會提及要留意的地方 A 男 B 女 先 選 擇 儲 存 格 A1 至 B2 然後按 準備 工 具列的 圖表 按鈕 2. 在對話方塊的第 1 步中 這次我們會選擇 圓餅 圖 3. 跟以上各圖表相似 由 於開始時已選擇充足 的 資料 我們不需要在第 2 和第 3 步選擇任何東 西 4. 跳過第 2 和第 3 步 我 們只需要在第 4 步加 上 圖表的標題 P.36 插圖 85 在第 1 步選擇 圓餅圖 插圖 86 在第 1 步選擇 圓餅圖

37 按 完成 後 就得 到 一個初步 完成的圓形 圖 見插圖87 5. 我們進一步修改這圓形 圖 a) 首先 必須雙擊圖表 才會出現圖表的功能 表 插圖 87 初步完成的圓形圖 b) 功能表 格式 標題 主標題 修改字型 及大小 c) 功 能 表 格 式 圖 例 選 字型 版面 修改字型及大小 d) 把兩項資料的顏色變 為黑白 在版面單擊 插圖 88 在其中一個扇形單擊一次 一兩秒後再單擊一次 其中一個扇形 改一兩秒再單擊一次 該扇形就會被 8 點圍著 見 插圖88 按右鍵選 格式化資料點 在 區域 的顏色改選為 黑色 接著 以相同的方法 把另一個扇形改為陰影線 並在 邊 框 版面選 連續 最後 我們得到插圖 89的圓形圖 插圖 89 最後的製成品 P.37

38 D. 列印圖表 列印圖表的方法跟第四課提及的內 容差不多 先選出列印範圍 在功能表選 格 式 列印範圍 定義 接著 就可以在功能表 檔案 頁 面檢視 內按 格式化頁面 進 行各項設定 插圖 90 先選圖表的範圍 然後 定義 在 頁面格式 中進行以下設定 1. 頁 插圖91 對齊 橫向 表格對齊 水平方向 插圖 91 頁 版面 2. 頁首 頁尾 插圖92 剔走 顯示頁首 顯示頁尾 3. 回到 頁面預覽 我們利用 頁 面邊距 和 比例縮放係數 插 圖93圍著的部份 兩個工具 增加 四邊的邊界和縮放圖表 到了這個階段就可以列印 同學應儘 插圖 92 頁首 頁尾 版面 可 能 以 匯 出 PDF 檔 案 代 替 用 紙 張 列 印 插圖 93 回到 頁面預覽 P.38

39 F. 建議練習 P.39 製作一個複合棒形圖 製作一個折線圖 製作一個圓形圖 以 PDF 形式製作一個圖表製成品 全文完

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