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1 Mail 架構圖 Outlook Express 使用 郭永隆 4/9 Outlook Express 簡介 管理多個郵件與新聞帳戶 快速並輕鬆地瀏覽郵件 在伺服器上保留郵件, 讓您可在多部電腦上檢視 使用 [ 通訊錄 ] 儲存和擷取電子郵件地址 將個人簽章或信箋加入到郵件中 傳送及接收安全郵件 基本設定 新增電子郵件或新聞群組帳戶 設定多個身分 新增電子郵件或新聞群組帳戶 您必須向網際網路服務提供者 (ISP) 或區域網路 (LAN) 系統管理員取得下列資訊 : 如果是郵件帳戶, 您需要知道自己使用的郵件伺服器類型 (POP3 IMAP 或 HTTP) 帳戶名稱及密碼 內送郵件伺服器名稱, 以及 POP3 和 IMAP 的外送郵件伺服器名稱 1. 在 [ 工具 ] 功能表上, 按一下 [ 帳戶 ] 2. 在 [ 網際網路帳戶 ] 對話方塊中, 按一下 [ 新增 ] 3. 選取 [ 郵件 ] 或 [ 新聞 ], 以啟動 [ 網際網路連線精靈 ], 然後遵循指示, 建立和郵件伺服器或新聞伺服器的連線 注意事項 每一位使用者都可以建立多個郵件或新聞帳戶, 其方法是針對每一個帳戶重複上述程序 設定多個身分 設定多個身分 如果您家中有很多人使用同一台電腦在收發電子郵件, 在 Outlook Express 中每個人都可以擁有個別的信箱 這表示每一個人都能有自己的郵件 連絡人和個人設定 這可透過建立多重身分來完成 一旦建立這些身分之後, 便可以在這些身分之間互相切換, 而不需要關機或中斷網際網路連線 新增身分 刪除身分 切換身分 變更目前身分的設定 1

2 新增身分 在 [ 檔案 ] 功能表中指向 [ 身分 ], 然後按一下 [ 新增身分 ] 輸入新使用者的名稱 如果您要在這個身分當中加入密碼, 請選取 [ 需要密碼 ] 選項, 然後輸入密碼 Outlook Express 會詢問您是否要以新使用者身分登入 如果回答是, 系統會提示您輸入網際網路連線的資訊 如果回答否, 那麼目前的使用者仍會維持在登入狀態 刪除身分 在 [ 檔案 ] 功能表中指向 [ 身分 ], 然後按一下 [ 管理身分 ] 選取一位使用者, 然後按一下 [ 移除 ] 注意事項 目前的身分不可刪除 當您刪除身分時, 相對應的設定也會一併刪除, 但並不包括資料 若您在之前新增身分時有設定密碼, 刪除時亦須先通過密碼檢定 切換不同身分 在 [ 檔案 ] 功能表中按一下 [ 切換身分 ] 選取要切換的使用者 變更目前身分的設定值 在 [ 檔案 ] 功能表中指向 [ 身分 ], 然後按一下 [ 管理身分 ] 變更設定值 要變更您的身分名稱或密碼, 請選擇您的身分名稱, 然後按一下 [ 內容 ] 若要變更啟動時開啟的身分, 請從下拉清單中選取一個身分 ( 如果核取方塊被清除, 則每次開啟識別身分程式時, 系統便會要求您選取身分 ) 若要變更您要所有程式 ( 不管需要身分與否 ) 執行時所使用的身分, 請從下方的下拉式清單中選擇一個身分 傳送電子郵件 按一下工具列上的 [ 建立郵件 ] 按鈕 在 [ 收件者 ] 及 / 或 [ 副本 ] 方塊中, 鍵入每一位收件人的電子郵件名稱, 請以逗點或分號 ( ; ) 隔開名稱 要從通訊錄中加入電子郵件名稱, 在 [ 新郵件 ] 視窗中按一下 [ 收件者 ] [ 副本 ] 以及 [ 密件副本 ] 旁的書本圖示, 然後選取名稱 要使用 [ 密件副本 ] 方塊, 按一下 [ 檢視 ] 功能表, 然後選取 [ 所有標題 ] 在 [ 主旨 ] 方塊中輸入郵件標題 輸入要傳送郵件的內容, 再按一下工具列上的 [ 傳送 ] 按鈕 只有你在 寫新郵件 或是 回覆 郵件的時候, 才會有密件副本欄位出現讓你填, 你在讀別人寄來的信的狀態下, 是不會有 密件副本 這欄的, 因為, 都被你看到了, 哪還叫密件呢? :) 為什麼在收件人欄位出現的是 Undisclosed-Recipient? 這是因為寄出郵件時,Outlook Express 收件者欄是空白的關係, 只要收件人空白, 在對方收到的郵件上, 就會出現這樣的字樣 如果寄信人沒有把收信的對象放在 收件者 這欄, 而是把收件者放在 密件副本 欄( BCC ), 收件人保持空白就會出現這現象 如果要把一封信寄給很多人, 但是寄信的人又不想把每一個人的地址曝光, 因為, 如果把所有人都擺在 Outlook Express 的 收件者 欄的話, 每個收這封信的人, 都可以看到這封信還寄給了誰 所以, 他把所有的收件人地址統統擺在 密件副本 欄而不是 收件者 當你收到這種信的時候, 就會發現它的 收件者 是 :Undisclosed- Recipient 2

3 副本抄送 和 密件副本 的功用及差別是甚麼? 副本抄送列在 副本抄送 欄位中的每一位收信人都將收到郵件的副本 郵件的所有收件者都能夠看到您指定的 副本抄送 收件者及信箱地址 密件副本 密件副本 的收件者不會被其他收信人看見, 密件副本 的收件者也無法得知您是否還有傳送給其他的 密件副本 收件者 閱讀郵件 在 Outlook Express 下載郵件, 或是按一下工具列上的 [ 傳送 / 接收 ] 按鈕後, 您就可以在個別的視窗或預覽窗格內閱讀自己的郵件 按一下 Outlook 功能區或資料夾清單上的 [ 收件匣 ] 圖示 要在預覽窗格中檢視郵件, 請在郵件清單內按一下該郵件 要在個別的視窗中檢視郵件, 請在郵件清單中按兩下該郵件 注意事項 要檢視郵件的所有資訊, 例如郵件的傳送日期, 請在 [ 檔案 ] 功能表中按一下 [ 內容 ] 要將郵件儲存在您的檔案系統中, 請按一下 [ 另存新檔 ] 並選擇一種格式 ( 郵件 文字或 HTML) 及儲存位置 使用規則管理電子郵件 當您訂閱郵件時, 要整理大量的新聞郵件是件難事 您可以使用規則來標示特殊的郵件 以色彩強調郵件 只下載特定郵件, 甚至在您看到之前就刪除不想要的郵件 為郵件建立規則 使用檢視畫面閱讀郵件 您可以使用 Outlook Express 提供的預設檢視畫面, 而不需要建立自訂的檢視畫面 在 [ 檢視 ] 功能表中指向 [ 現行檢視 ], 然後按一下下列其中一種選項 : [ 顯示所有郵件 ] 此檢視會顯示某個資料夾中的所有郵件, 如收件匣中的新 / 舊郵件, 已閱讀 / 未閱讀郵件 [ 隱藏已閱讀的郵件 ] 此檢視會隱藏已閱讀過的所有郵件, 只顯示尚未閱讀的郵件 [ 顯示已下載的郵件 ] ( 只適用於 IMAP 和新聞群組 ) 此檢視會顯示最近從伺服器下載的郵件 [ 顯示回覆我的郵件 ] ( 只適用於新聞群組 ) 此檢視只顯示針對您公佈在新聞群組上的郵件之回函 [ 隱藏已閱讀或略過的郵件 ] 此檢視會隱藏您已閱讀過或套用 [ 略過交談 ] 指令的郵件 您也可以依主旨排列收件匣中的郵件 欲執行此動作, 請在 [ 現行檢視 ] 功能表中按一下 [ 依交談主旨群組郵件 ] 使用規則管理電子郵件 當您有大量的內送電子郵件時,Outlook Express 可以幫助您更有效率地處理這些郵件 您可以使用 Outlook Express 中的規則, 將內送郵件自動分類至不同的資料夾 以色彩強調特定的郵件 自動回覆或轉寄特定的郵件等等 包含 : 建立電子郵件規則 變更規則 將規則套用到下載的郵件上 為郵件建立規則 在 [ 工具 ] 功能表中指向 [ 郵件規則 ], 然後按一下 [ 郵件 ] 如果這是您建立的第一個規則, 請繼續進行階段 3 否則, 請在 [ 郵件規則 ] 索引標籤上, 按一下 [ 新增 ], 然後進行階段 4 在 [ 條件 ] 區段中, 選取想要的核取方塊, 藉以選擇您的規則條件 ( 您至少要選取一個條件 ) 您可以選取一個以上的核取方塊, 為單一規則指定多個條件 按一下 [ 規則說明 ] 區段中的 [ 與 ] 超連結, 設定在指定的動作發生前, 是否要符合所有規則條件 ( 及 ) 或至少符合一項規則 ( 或 ) 在 [ 動作 ] 區段中, 選取想要的核取方塊, 藉以指定規則動作 ( 您至少要選取一個條件 ) 在 [ 規則說明 ] 區段中按一下加底線的超連結, 指定規則的條件與動作 您可以在 [ 規則說明 ] 區段中按一下 [ 包含人員 ] 或 [ 包含特定的文字 ], 指定您希望 Outlook Express 在郵件中尋找的人員或文字 如果您在每個條件中都輸入多位人員或多個字, 請使用 [ 選擇人員 ] 或 [ 鍵入特定的文字 ] 對話方塊中的 [ 選項 ] 按鈕, 進一步自訂規則條件 在 [ 規則的名稱 ] 方塊中選擇預設名稱, 輸入規則的新名稱, 然後按一下 [ 確定 ] 注意事項 您可以在 [ 郵件規則 ] 標籤中按一下 [ 複製 ], 以現有的規則建立新規則 當您想建立與現有規則相似的新規則時, 這無疑是最快且有效的方法 3

4 垃圾郵件 您可以使用多種方式控制 Outlook Express 取得的郵件和新聞郵件 您可以封鎖特定人員, 不讓他們傳送郵件給您 ; 可以隱藏不感興趣的交談 ; 可以設定安全性層級, 以防範郵件傳送危險的程式碼 下列主題提供了更多相關資訊 : 封鎖來自寄件者或網域的郵件 管理封鎖的寄件者清單 設定安全區域 忽略交談 封鎖來自寄件者或網域的郵件 您可以封鎖來自特定寄件者或網域的郵件 符號後的名稱 在封鎖寄件者或網域後, 您的 [ 收件匣 ] 或閱讀的新聞郵件中, 就不會看到來自該寄件者或網域的任何電子郵件或新聞郵件 已封鎖的寄件者所發出的電子郵件會直接送到 [ 刪除 ] 資料夾中 已封鎖寄件者所發出的新聞群組郵件不會顯示出來 從電子郵件 [ 收件匣 ] 或新聞群組的郵件清單中, 選擇要封鎖的寄件者所撰寫的郵件 在 [ 郵件 ] 功能表中按一下 [ 封鎖寄件者 ] 注意事項 封鎖寄件者只能套用到標準 POP 電子郵件中 它無法套用到 HTTP 電子郵件或 IMAP 郵件 要從 [ 封鎖的寄件者 ] 清單中移除名稱, 請按 [ 工具 ] 功能表, 指向 [ 郵件規則 ], 然後按一下 [ 封鎖的寄件者清單 ] 選取寄件者或網域, 然後按一下 [ 移除 ] 外送郵件送達時的通知 您可以設定 Outlook Express 來接收您所傳送的電子郵件回條 當郵件收件者打開您的郵件時便會傳送回條 當您要傳送緊急訊息, 或是希望確認郵件已送達時, 這項功能非常有用 要求個別郵件的回條 在新郵件視窗的 [ 工具 ] 功能表上, 按一下 [ 要求讀取回條 ] 要求所有郵件的回條 按一下 [ 工具 ] 功能表中的 [ 選項 ] 在 [ 回條 ] 索引標籤上, 選取 [ 所有傳送的郵件都要讀取回條 ] 核取方塊 注意事項 即使郵件收件者收到要求回條時, 也可以選擇不傳送讀信回條 4

5 將郵件儲存在郵件伺服器上 如果您需要閱讀來自不只一台電腦的郵件, 在伺服器上排序郵件很有幫助 當您從另一台電腦登入您的帳戶時,Outlook Express 會根據您設定的選項來下載郵件 您可以將郵件儲存在 POP3 伺服器上 如果您有 HTTP 電子郵件或 IMAP 電子郵件, 您的郵件必定存放在該伺服器上 1. 在 [ 工具 ] 功能表上, 按一下 [ 帳戶 ] 2. 按一下郵件帳戶, 然後按一下 [ 內容 ] 3. 按一下 [ 進階 ] 索引標籤, 然後選取 [ 在伺服器保留郵件備份 ] 從 Outlook Express 將連絡人加入通訊錄中 收到電子郵件時, 您可以將寄件人的名稱和電子郵件地址從 Outlook Express 新增到 [ 通訊錄中 1. 開啟郵件 2. 在 [ 工具 ] 功能表中指向 [ 加入通訊錄 ], 然後選擇您要加入的使用者 您也可以在 Outlook Express 中設定, 自動將您所回覆的人員加入通訊錄中 1. 在 Outlook Express 的 [ 工具 ] 功能表上按一下 [ 選項 ] 2. 在 [ 傳送 ] 索引標籤按一下 [ 自動將回覆的收件者加到通訊錄 ] 核取方塊 5

6 在郵件中插入檔案 按一下郵件視窗中的任何地方 在 [ 插入 ] 功能表上按一下 [ 附加檔案 ], 然後找出要附加的檔案 垃圾郵件管理封鎖 選取檔案, 然後按一下 [ 附加 ] 檔案會列在郵件標題的 [ 附加 ] 方塊中 結束 請各位完成底下的工作當作今天的結束測驗 建立一新帳號 用 WORD 打一文件, 內容為 測試文件 發送一測試信件給我, 但必須隱收信者 將第二項的 WORD 文件一起夾送給我 請對方收到信後傳送回條 yonglong@cc.fec.edu.tw 6

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