Microsoft Word 2003 入門教材講義 第一章基本操作 Word 環境介紹 工具列的操作 開啟工具列滑鼠在任一工具列區上方按右鍵, 即可出現工具列選單 打勾表示目前開啟中的工具列 關閉工具列 只要再點選工具列名稱, 勾選會變成未勾選 移動工具列 滑鼠移到每條工具列的最前方後, 出現十字架, 按住滑鼠左鍵即可移動 檔案的操作 開新檔案 -[ 檔案 > 開新檔案 > 空白文件 ] - 工具列中的開新檔案 -Ctrl + N 按鈕 開啟舊檔 將己存檔之文件開啟可繼續編輯 -[ 檔案 > 開啟舊檔 ] - 按下工具列中的開啟舊檔 按鈕 -Ctrl +O 1
儲存檔案 1. 按工具列上的, 或執行 檔案 / 儲存檔案 2. 第一次儲存檔案都會以 另存新檔 的小視窗畫面出現 3. 儲存位置 / 選擇該檔案要放的位置 ( 預設是 MyDocuments) 4. 給予檔名: 檔案名稱 / 輸入檔名 5. 按 儲存檔案 鈕 在編輯文件的過程中, 應該隨時存檔, 因為電腦會有一些不明因素造成當機, 為了避免重打或 造成重要資料遺失, 請大家要有隨時存檔的習慣 每隔一段時間, 就按一下工具列上的 ( 快速鍵是 Ctrl+S) 另存新檔將己存好之檔案另外給予一新名稱 -[ 檔案 > 另存新檔 ] 如何設定設定 更改 刪除密碼 [ 檔案 > 另存新檔 > 點選存檔對話視窗的右上角 " 工具 "> 一般選項 ] 即可設定或修改, 刪除時只要將原先所設定 Delete 即可 2
第二章資料輸入 輸入文字的基本概念輸入文字在文件編輯區內有一個一閃一閃的插入點, 此插入點就是我們可以輸入文字的地方 如何將段落分開? 1. 將插入點移到欲分兩段之處 2. 按 Enter 鍵, 即可將該段分成兩段了 3. 如何將兩個段落合併成一個段落? 1. 將插入點移到第一段的最後面 2. 按 Delete 鍵 Backspace 及 Delete 鍵的介紹 Backspace ( 倒退鍵有的鍵盤是用 來表示 ), 刪除插入點前面的字元 Delete 鍵是刪除插入後面的字元 切換輸入法 按工作列 Ctrl+ 空白鍵 Ctrl+Shift 直接作切換 中 / 英輸入法切換 循環切換輸入法 Shift+ 空白鍵全 / 半形切換 註 不論你是用何種輸入法, 每當一個單字鍵完後, 按一次 空白鍵 即可完成單 字的輸入 英文輸入當沒有切換任何的輸入法時, 預設為英文 切換大小寫 -shift + 英文鍵 ( 暫時 ) -Caps Lock 燈亮表大寫狀態, 燈熄表示小寫狀態 3
符號輸入 -[ 插入 > 符號 ] 字型 :webdings wingdings wingdings2 wingdings3 選好要的圖案再按下插入 數學符號輸入 [ 插入 > 圖片 > 方程式編輯器 ] 鍵盤按鍵功能說明 Esc: 取消 暫停 Tab: 跳格鍵 Caps Lock: 大寫鎖, 永久切換成大 / 小寫, 鍵盤右上方有 CAPS 燈號. 有亮表示大寫 Shift: 輔助鍵, 必須配合其他按鍵使用, 如配合滑鼠拖曳時為搬移 Ctrl: 輔助鍵, 必須配合其他按鍵使用, 如配合滑鼠拖曳時為複製 Alt: 輔助鍵, 必須配合其他按鍵使用 空白鍵 : 空一格 Enter: 確定, 換行 Delete: 刪除游標右邊文字 BackSpace: 刪除游標左邊文字 Insert: 插入 / 取代 ( 出現 OVR 即為取代 ) Home: 游標跳到同一行的最前方 End: 游標跳到同一行的最後面 Page Up: 上一頁 Page Down: 下一頁 Num Lock: 數字鍵鎖 ( 若 num 燈亮表示輸入為數字, 若沒亮表示為方向鍵 ) 資料的選取單行移動滑鼠到該行第一個字的前面, 待出現白色箭頭指標向右時按一下, 選取該行文字連續多行 1 :移動滑鼠指標到第一行的最左邊, 滑鼠指標變成白色箭頭指標向右時按一下 2 :按住滑鼠左鍵拖曳到最後一行段落方法一: 4
1 :移動滑鼠指標到第一行的最左邊, 滑鼠的指標會變成滑鼠指標變成白色箭頭指標向右 2 :快按左二下. 整份文件法 1 :將滑鼠指標移到文件的左邊, 當滑鼠指標變成白色箭頭指標向右時快按三下, 可以一次選取整篇文件 法 2 執行 編輯 / 全選 指令 或者是 Ctrl+A, 就可以一次選取整篇文件 5
6 第五章文字格式化 格式工具列 字型選單 [ 格式 > 字型 ], 分成三部分 : 字型 字元間距 文字效果 複製格式 按一下, 只能用一次 按二下可多次使用, 但用完要記得取消 1. 選取一個段落或者是一個區塊文字內文樣式字型字元大小 ( 數字越小文字小 ) 粗體斜體底線字元框線字元網底字元比例對齊方式分散對齊項目符號及編號縮排文字色彩
2. 按下 複製格式 按鈕 3. 到目標區的段落或區塊, 將目標區的段落或區塊點選起來, 該目標區會變得和來源區的格式 一模一樣 如果在 複製格式 按鈕上連續按兩下滑鼠左鍵, 就可以反覆的在別的目標區的段落或區 塊貼上相同的格式, 但用完後記得取消複製格式鈕 否則, 你只能將複製的格式貼一次而已 當你選擇來源區是文字型式, 按下 複製格式 按鈕時, 複製的只是它的文字格式而已 ( 並 不是段落 ) 若是文字段落的話, 按下 複製格式 按鈕複製的就是該段落的所有格式 段落加上框線網底重點在 : 套用於文字或段落 1. 點取欲加入框線的段落 2. 執行 [ 格式 > 框線及網底 ] 3. 挑選適當的框線 設定:選取你所喜愛的框線例如: 方框 樣式:選取適當的框線樣式例如: 雙線 色彩:選取適當的框線色彩例如: 紅色 套用於:文字及段落會有不同的變化 填滿:就是背景顏色 網底:就是前景顏色, 樣式百分比愈大斑點愈多 PS :如果你的文件是要列印出來的話, 建議灰度值不要選太大 (5%~12.5%) 否則網底可能會 影響本文文字的清晰度 操作練習 :02 格式化文字.doc 筆記欄 7
8
第六章段落與尺規 設定段落首列 定位點設定鈕 段落左邊界 尺規刻度 段落右邊界 改變段落的對齊方式 靠左對齊 左右對齊 所謂 靠左對齊 是指段落左邊的文字會切齊成一直線, 但該段落的右邊會有輕微不對齊的現象發生 右方不對齊的現象會消失, 當我們使用 左右對齊 時,Word 會將一些可以稍加拉開距離的文字間距加大, 並讓段落二邊切齊頁面的邊界 ( 常使用在文章內中英數字元文章 ) 靠右對齊 靠右對齊 和 靠左對齊 是相反, 我們會看到段落的左邊是參差不齊 置中對齊整個選取的段落會移到左右邊界的中間 分散對齊常和左右縮排配合使用 文字段落將會平均分散在頁面的左右邊界之間 分散對齊及文字均等分的功能有很大的差異 以上五種對齊的方式只能選擇一種, 在工具列上的按鈕若是凹進去的話, 只要按一下讓它凸 出來就可以恢復 靠左對齊 了 ( 內定是靠左對齊 ) 分散對齊 整列文字平均散開在一列中 : 游標點在行中, 按下分散對齊按鈕, 就可以全部散開 9
自行輸入寬度 : 反白整列, 按下分散對齊按鈕, 輸入寬度, 按下確定 段落間距 : 改變行距段落間距段落間距分為兩個部分, 一個是段落中行與行之間的距離, 稱為 行距 ;一個是段落與段落間的距離, 稱為 段落間距 1. 選取整份文件 也可以選擇一個段落或多個段落 2. [ 格式 > 段落 ] 適當調整段落的間距 1. 點取整個文件或點取欲改變的段落 2. 格式/ 段落 可以分別設定 與前段距離 及 與後段距離 這兩項 文件縮排 : 所謂 縮排 就是段落文字和頁面邊界之間的距離 藉由適當的控制縮排距離, 以產生各種特殊的版面效果 指定方式 無 第一行 凸排 三種 第一行:是指每段首行內縮 凸排:是指每段首行凸出來 操作練習 :03 段落尺規.doc 10
第七章編輯小技巧 搬移 1. 反白區塊 2. [ 編輯 > 剪下 ] 3. 插入點移到目標區 4. [ 編輯 > 貼上 ] 複製 1. 反白區塊 2. [ 編輯 > 複製 ] 3. 插入點移到目標區 4. [ 編輯 > 貼上 ] 複製 (Ctrl + C) 剪下 (Ctrl + X) 貼上 (Ctrl + V) 配合滑鼠左鍵 :Ctrl 為複製,Shift 為搬移 尋找 ( 文件中的某些文字 ) 1. 編輯 / 尋找 2. Ctrl + F 取代 ( 將某個字句換成另一個字句 ) 1. 編輯 / 取代 2. Ctrl + H 取代的進階應用可以利用取代功能將文件中所有相同的文字加上格式設定 範例 : 將標點符號改成注音並加上紅色及 28pt 1. [ 編輯 > 取代 ] 2. 尋找目標輸入 : 標點取代為輸入 : 注音 3. 游標放在注音的格子中, 按下 更多 4. 格式 > 字型 11
5. 設定紅色及字型大小 28pt 後, 按下確定 6., 按下全部取代操作練習 :04 取代的應用.doc 復原及取消復原 1. 工具列上復原, 取消復原 2. 多次復原及取消復原, 使用右邊倒三角形 直書與橫書 : 中文直書 / 橫書方法一: 格式 / 直書 / 橫書 方法二:按工具列上的按鈕 亞洲方式配置 [ 格式 > 亞洲方式配置 ] 12
操作練習 :05 亞洲方式配置.doc 項目符號及編號 設定項目符號及編號 : 點選工具列上的項目符號或是編號的按鈕 更改項目符號及編號樣式 :[ 格式 > 編目符號及編號 ] 取消項目符號及編號 : 再點選點選工具列上的項目符號或是編號的按鈕 操作練習 :06 項目符號及編號.doc 縮排 減少縮排 增加縮排 操作練習 :07 書目.doc 建立多欄文件 1. 打開檔案 2. 切換到 整頁模式 3. 將插入點移到標題下方第一段文字前 4. 格式/ 欄 若要在一份文件中, 套用各種不同的分欄格式, 你必須要在 套用於 部分選取 插入點之後 也可以將某部分文字點取起來, 套用於 部分選取 選取文字 操作練習 :08 欄.doc 13
定位點 按鈕 對齊方式 靠左定位點 說明 從定位點往右延伸文字 置中定位點 靠右定位點 在定位點將文字對齊 從定位點往左延伸文字 對齊小數點定位點 將小數點對齊定位點 分隔線定位點 將定位點插入垂直線 利用滑鼠直接點選尺規設定 利用 [ 格式 > 定位點 ] 來設定 操作練習 :09 菜單.doc 定位點的應用 如何製作一個雙排的菜單格式 1. 開新文件, 輸入 Menu 按 Enter 2. 將 Menu 選取, 將字改成 48 置中 3. 點選 Menu 的下一列, 找出 Menu 中心位置 4. 利用格式 定位點, 輸入中心位置 分隔線 設定 5. 輸入中心位置減 1 靠右 前置字元 3 設定 ( 金額 ) 14
6. 輸入中心位置加 1 靠左 設定 ( 菜名 ) 7. 輸入 33 靠右 前置字元 3 設定 ( 金額 ) 確定 在 Word 的表格中可以設定定位點, 但移動的方式是按 Ctrl + Tab 在 Word 尺規的單位預設為字元, 可利用工具 選項 一般, 將用字元勾選取消 第八章表格 如何畫表格? 方法一:表格插入表格 方法二:按一般工具列 插入表格 方法三:表格及框線工具列用 手繪表格 如何在儲存格內移動插入點? 方法一:按 Tab 鍵 方法二:按方向鍵 選取一整欄 ( 多欄 ) : 15
方法一: Step1 :將指標移到表格最上方的格線 Step2 :待指標變成 按左鍵 方法二: Step1 :將指標移到欲點取該欄的任一儲存格內 Step2 :表格/ 選取欄 選取一整列 ( 多列 ):方法一:將指標移最左邊的選取區 當指標變成按左鍵 方法二: Step1. 將指標移到欲點取該列的任一儲存格 Step2 :表格選取列 如何選取整個表格? Word97 版本:將插入點移到表格內, 執行表格 / 選取表格 Office 2000 版本:還有另一種方法, 按表格左上角即可選取整個表格 清除表格的內容:若只是要清除表格的內容, 但表格的結構還保持完整 1. 先選取整個表格 2. 按 Delete 刪除整列或整欄或整個表格? Step1 :先選取整個表格 Step2 :表格/ 刪除 ( 表格 欄 列 儲存格 ) 或直接按 Shift 十 Delete 合併儲存格 Step1 :將欲合併儲存格點取起來 Step2 :表格 / 合併儲存格 16
分割儲存格: Step1: 將欲分割儲存格點取起來 Step2 :表格/ 分割儲存格 插入列: Step1 :將插入點移到插入列的列任一儲存格 Step2 :表格 / 插入 ( 上方列 下方列 ) 插入欄: ( 與插入列有點類似 ) 表格格式自動設定: Step1 :將插入點移到表格內任一儲存格 Step2 :表格/ 表格自動設定 Step3 :表格選取適當的格式 Step4 :按確定鈕 將表格移至中央 Step1 :將整個表格點取起來 Step2 :表格 / 表格內容 / 表格標籤 / 點選置中 設定表格的框線 Step1 :選取儲存格 欄 列 甚至是整個表格 Step2 : 格式/ 框線及網底 Step3 :選取適當的格線樣式 或利用表格及框線的工具列按鈕 設定表格的網底 / 顏色 Step1 :選取欲改變網底的表格 欄 列等等 Step2 : 格式/ 框線及網底 Step3 :選取 網底 標籤 Step4 :在 填滿 選項中, 選擇適當的背景顏色 Step5 :在 網底 選項中, 選擇適當的網底樣式及色彩 或按表格及框線的工具列按鈕 17
操作練習 :10 履歷表.doc 表格跨頁標題重複 : 可設定表格跨頁顯示時, 也可以顯示標題 [ 表格 > 表格跨頁標題重複 ] 插入多對角線儲存格 [ 表格 > 插入多對角線儲存格 ] 操作練習 :11 成績單.doc 筆記欄 18
第九章版面設定 如何編輯頁首及頁尾 [ 檢視 > 頁首及頁尾 ] 頁首及頁尾的內容修改, 與一般文件的格式修改方式都是大同小異的, 可以由格式功能表中或 工具列上的按鈕, 去做修改的動作 插入頁碼 [ 插入 > 頁碼 ] 若要取消則必須由頁首及頁尾功能進入取消預覽及列印的介紹 Step1 :預覽 Step2 :檔案/ 預覽列印, 或者直接按工具列上的 多頁預覽 放大 / 縮小 可以按一下預覽列印工具列上的多頁鈕, 若是一份文件每一頁分開來看, 實在看不出文件的整體外觀 在預覽列印模式雖然可看到文件的全貌, 但對於文件內部的細節卻是一片朦朧? 我們可以用放大鏡, 然後移到你欲看的文件上按一下 檢視尺規可以直接調整文件的上 下 左 右邊界 列印 19
方法一:檔案 / 列印 1. 可以選擇全部列印 本頁 或特定的單 多選頁數 ( 頁與頁之間用, 及 - 來區隔, 若是用一是代表連續的意思 ) 2. 次要列印 10 份文件, 那豈不是要按列印按鈕 10 下? 其實不然, 列印時在此改變 份數 就可以了 3. 列印文件的特定部分:將編輯中的文件內容選起來, 執行列印, 在指定範圍點取 / 點取選取範圍的選項, 即可列印特定的範圍了 4. 我們也可以在工具 / 選項 / 列印, 做各種的設定工作 例 : 反序列印 方法二:或者直接按工具列上的 操作練習 :12 頁首及頁尾.doc 筆記欄 20
第十章圖片與繪圖 文字方塊的方式: 方法一:插入 / 文字方塊 / 選擇水平或是垂直 方法二:叫出繪圖工具列按鈕點取 文字方塊的外框如何去除? Step1 :點一下外框要有八個控制點出現 Step2 :格式文字方塊在色彩及框線標籤 Step3 :填滿/ 色彩 無 框線類別 / 色彩 無 Step4 :按 確定 快取圖案 Step1 :選取插入/ 圖片 / 快取圖案 Step2 :按下功能表上的 基本圖案 按鈕 Step3 :按下 矩形 按鈕 Step4 :使用十字型指標在文件上圈出圖片大小 Step5 :調整圖片大小 位置及與文字的關係 Step6 :在圖框內按滑鼠右鍵/ 快顯功能 / 點取新增文字 Step7 :輸入文字及做文字格式變化 Step8 :在繪圖工具列上的快取圖案/ 箭頭符號內點取所喜歡的箭頭符號 以上的動作可以由文字方塊來完成 群組 : 反白物件後按右鍵找 [ 群組 ] 操作練習 :13 快取圖案.doc 插入圖片 美工圖案 :[ 插入 > 圖片 > 美工圖案 ] 檔案 :[ 插入 > 圖片 > 檔案 ] 21
影像控制 降低對比 降低亮度 線條樣式 物件 插入圖片 提高對比 提高亮度 剪裁 文繞圖 設定透明色彩 重設圖片 文繞圖的應用 操作練習 :14 文繞圖的應用.doc 文字藝術師使用方式:方法一:插入 / 圖片 / 文字藝術師 方法二:繪圖工具列的插入文字藝術師物物鈕 文字藝術師圖庫中點取你喜歡的樣式 這裏也有直排的樣式 不過在文字藝術師工具列;可以再改變自已喜歡的樣式 編輯文字藝術師文字的視窗中, 輸入文字並且選擇字型及粗 斜 大小 按確定鈕 22
23 操作練習 :15 文字藝術師.doc 插入文字藝術師繪圖物件文字圖案編輯文字圖庫文繞圖直排文字文字間距旋轉相同字高對齊方式
第十一章合併列印 合併列印簡介 所謂合併列印, 就是如果我們有一份文件, 要分別寄給不同的人時, 就可以使用合併列印功能 如此, 在列印內文時, 即可自動將所建立的收件者資料, 自動套印在文件上, 是自動哦! 這樣, 就不需再經過手動, 或重覆打一堆或拷貝一堆一樣的東東了, 輕鬆完成工作! 常見的有, 信用卡帳單 水費 電費 電話費帳單... 使用步驟 1. 事先請先分別建立好主文件 (ex: 文.doc) 及資料庫 (ex: 庫.doc), 2. 叫出欲執行合併列印的文件檔案 ( 本例即醫師信封 - 娟 2.doc) 3. 執行工具 / 合併列印 1. 主文件的建立有四種可以選擇 1. 套印信件 2. 郵件標籤 3. 信封 4. 型錄 24
4. 本例按信封 ( 套印信件 ) 5. 資料來源 / 取得資料 / 開啟資料來源 並找到資料庫所在地 25
6. 在主文件視窗中的, 點取欲插入的欄位 7. 按合併列印工具列中的檢視合併資料鈕 8. 按合併至新文件鈕,( 按合併選項亦可 ) 結果如下 26
另例 - 套印信件 列印方法 27
部份列印 1. 若怕印表機卡紙或其他問題, 可一次列印部份資料出來 ; 如印表機性能很棒, 如雷射等, 按全部即可 2. 除此之外, 有全部資料庫, 不代表必須全部列印, 可能只需列其中的一部份客戶資料作再次郵寄, 亦是使用部份列印重要原因 28