公文線上簽核系統 V 2.0 英福達科技股份有限公司編印 中華民國 105 年 7 月
目錄 第一章共用功能介紹... - 2 - 第一節系統登入... - 2 - 第二節主畫面介紹... - 3 - 第三節公文資訊... - 4 - 第四節系統安裝說明... - 5 - 第五節設定個人資訊與憑證註冊... - 7 - 第六節查詢... - 7 - 第七節與差勤代理同步設定... - 11 - 第二章檔案管理系統... - 13 - 第一節進入檔案管理系統... - 13 - 第二節點收 / 退件作業... - 14 - 第一項點收功能... - 14 - 第二項退件功能... - 16 - 第三節立案作業... - 17 - 第一項新增案次號... - 17 - 第二項修改案次號... - 19 - 第三項刪除案次號... - 21 - 第四節編目作業... - 22 - 第一項編目... - 22 - 第二項其他可操作功能之退回... - 24 - 第五節檔案檢調與應用作業... - 25 - 第一項填寫借調申請... - 25 - 第二項借調待核准清單... - 28 - 第三項借調已逾期清單... - 30 - 一 展期... - 30 - 二 歸還... - 32 - 三 稽催... - 33 - 第四項借調不核准清單... - 34 - 第六節分類號維護... - 36 - 第一項查詢分類號... - 37 - 第二項新增分類號... - 38 - 第三項修改分類號... - 40 - 第四項刪除分類號... - 40 - 第五項年度分類號複製... - 41 - 第七節批次異動業管單位及業管人員... - 42 - - 1 -
第一章共用功能介紹 第一節系統登入 操作步驟 : 1. 教職員請由校務行政入口網登入系統 2. 計畫類人員及兼任助理由臺灣師範大學首頁 > 教職員 > 校務行政系統 > 公文線上簽核系統 ( 計畫類人員及兼任助理 ) 登入 3. 教職員登入校務行政入口網後, 請點 公文線上簽核系統 ( 教職員入口 ) 登入公文系統 4. 計畫類人員及兼任助理需輸入帳號密碼後按下登入按鈕 - 2 -
第二節主畫面介紹 1. 公告事項 : 系統訊息跑馬燈通知 2. 單位與職位 : 顯示使用者在系統組織中所在之單位與職位名稱 3. 公文夾 : 顯示您在系統中所扮演之角色所需的公文資料夾 1. 公告事項 2. 單位職位 3. 公文夾 4. 功能按鈕 : 依角色顯示不同的非公文夾之作業功能 5. 篩選文號 : 篩選狀態及公文文號輸入搜尋 6. 公文顯示區 : 顯示每筆公文的資訊 7. 筆數頁數 : 目前公文夾總筆數 ; 目前所在頁數與總頁數 4. 功能按鈕 5. 篩選文號 7. 筆數頁數 6. 公文顯示 - 3 -
第三節公文資訊 1. 電子文號規定 (11 碼 ): 年度 (3 碼 ) + 單位 (2 碼 ) + 流水號 (5 碼 ) + 支號 (1 碼 ) 2. 共用功能按鈕列表功能按鈕圖示功能說明個人資訊的修改 ( 姓名 登入密碼 E-mail 電話號碼 傳真號碼 ) 此功能為單位登記 主管 系統管理員設定代理人分為 即時代理 與 預約代理 從檔案室調卷的公文在此檢視 1. 表單查詢 : 調案單 展期單 改分單等表單查詢功能 2. 公文查詢 : 對未編目公文 ( 辦理中 自行存查 銷號 ) 已編目公文查詢功能各角色操作手冊 快速指南 影音教學 檢視傳閱或發文副知的公文 承辦人員可在此檢視已發布之電子公告 稽催回復 手動取得公文號碼 - 4 -
第四節系統安裝說明 1. 首先到線上說明下載安裝公文系統快速安裝 2. 左邊選單第 7 點 + 號展開, 依電腦的 IE 版本下載安裝檔, 在檔案上按右 鍵另存目標到您要儲存的位置 - 5 -
3. 完成後至檔案儲存位置, 在下載的檔案 公文系統快速安裝 IE11 版.exe 連 點二下滑鼠左鍵執行 ( 以 IE11 版為例 ) 4. 系統出現 DOS 畫面後即會自動安裝, 當出現 Flash 安裝完成畫面, 請按下完 成按鈕 5. 安裝完成後 DOS 畫面會出現 請按任意鍵繼續 訊息時按下鍵盤任一按鍵 即可關閉安裝畫面 - 6 -
第五節設定個人資訊與憑證註冊 1. 在公文系統工具列中, 點選 個人資訊 按鈕 2. 輸入相關資訊後, 請點選更新按鈕即可更新個人資訊 3. 初次使用系統時, 應先連接讀卡機並插入自然人憑證, 此時點選註冊按鈕, 系統會自動帶出自然人憑證的資料, 憑證即註冊成功 第六節查詢 要查詢曾經辦過的舊公文或想了解目前公文的流程則可利用公文查詢方式查閱 公文 點選系統上的 查詢 功能, 會看到各種查詢功能供選擇 - 7 -
第一項公文查詢 1. 點選公文查詢後, 系統會開啟公文查詢畫面, 在此可看到很多篩選方式, 以 提供承辦人利用各種條件作公文查詢動作 像是收創文號 日期 速別 等 2. 假設不記得公文的文號, 亦可以利用全文檢索方式查詢辦理過的公文 全文檢索採關鍵字搜尋, 可針對公文的主旨與內容中的關鍵字來找尋公文 3. 已編目與未編目差異 : 已編目 : 公文送至文書組歸檔的公文需在已編目查詢 未編目 : 公文 未 送文書組歸檔, 採 自存 方式留存備份的公文在未編 - 8 -
目查詢 4. 當篩選條件設定完畢後, 按下方的公文查詢即可查閱公文 5. 已銷號 的公文, 若要取消銷號, 則可在公文查詢中找到該份公文後, 選取即可執行取消動作 第二項舊檔查詢 1. 點選舊檔查詢後, 系統會開啟舊檔公文查詢畫面, 提供使用者查詢 102 年度以前在舊公文系統之公文資料 第三項表單查詢 1. 點選表單查詢後, 系統會開啟表單查詢畫面, 提供使用者查詢申請改分單 展期申請單 調案單等各種表單資料 第四項代理查詢 1. 點選代理查詢後, 系統會開啟代理查詢畫面, 提供使用者查詢職位被代理期 間, 代理人幫您處理的公文資料 - 9 -
第五項郵件招領公告查詢 1. 點選郵件招領公告查詢後, 系統會開啟郵件招領公告查詢畫面, 提供使用者 查詢目前有哪些郵件待招領 第六項郵寄紀錄查詢 1. 點選郵寄紀錄查詢後, 系統會開啟郵寄紀錄查詢畫面, 提供使用者查詢個人 承辦的郵寄公文 - 10 -
第七節與差勤代理同步設定 可設定代理人是否與您所設的差勤代理人同步 第一項 操作設定 1. 開啟個人資訊 2. 設定是否要與差勤代理同步 ( 若不使用 差勤系統 所設代理人, 取消 勾選即可 ) - 11 -
第二項 代理同步規則說明 1. 請假期間, 若差勤系統與公文系統設定不同之代理人, 以公文系統所設定之代 理人為優先, 依 1. 即時代理 2. 預約代理 3. 差勤同步 作為公文系統 啟動代理人之排序 2. 請假期間, 若指定的差假代理人同時請假, 將依據同仁於差勤系統 代理人設 定 所預設之次一順位代理人做為公文代理人 3. 若因同仁所設定之差勤代理人離職等原因, 導致公文線上簽核系統無法同步, 公文系統將以 E-mail 通知請假同仁 - 12 -
第二章檔案管理系統 第一節進入檔案管理系統 操作步驟 : 1. 進入公文系統後, 點選檔案管理按鈕即可進入檔管系統 - 13 -
第二節點收 / 退件作業 第一項點收功能 操作步驟 : 1. 開啟檔管系統後, 點選 點收 / 退件, 系統即會出現檔案查詢介面以供查詢, 可在此輸入查詢條件, 查詢待點收公文 2. 查詢完畢後, 系統會跳出查詢結果, 在此可檢視待點收公文清單 - 14 -
3. 在清單畫面中勾選要點收的公文, 點選二下後系統會出現該文資料, 點選點收 後, 按下是即可點收成功 - 15 -
第二項退件功能 因歸檔附件或附件未經簽核批准而抽存 等原因, 以致於檔案室人員需執行退件, 可執行退回 退承辦人動作 1. 退回操作圖片 : 2. 退承辦人操作圖片 : - 16 -
第三節立案作業 第一項新增案次號 操作步驟 : 1. 點選 立案 功能選項, 系統會跳出年度分類號視窗, 選擇年度下的分類號名稱, 若要新增案號則按下新增按鈕 2. 系統出現立案畫面後, 將紅色欄位輸入資訊 ( 欄位名紅色為必輸入欄位 ) 3. 完成欄位輸入與業管單位選擇後, 按下確定按鈕系統會出現是否確認新增 - 17 -
案卷的訊息視窗, 按下是之後即可完成立案作業 - 18 -
第二項修改案次號 操作步驟 : 1. 點選 立案 功能選項, 系統會跳出年度分類號視窗, 選擇年度下分的分類號 名稱, 若要修改案號則按下修改按鈕 3. 系統出現立案畫面後, 將欄位修改資訊 - 19 -
4. 完成欄位輸入與業管單位選擇後, 按下確定按鈕系統會出現是否立案訊息視 窗, 按下確定即可完成立案作業 - 20 -
第三項刪除案次號 操作步驟 : 1. 選擇年度下分的分類號名稱, 若要刪除案號則按下刪除按鈕 2. 系統會詢問是否確認刪除, 點選 [ 是 ] 即刪除成功 - 21 -
第四節編目作業 第一項編目 操作步驟 : 1. 點選 編目 功能, 系統即會跳出編目視窗 2. 查詢待編目公文後, 滑鼠左鍵雙擊即可開啟公文歸檔資訊, 在此可以進行歸 檔案件編目作業 - 22 -
3. 選擇案次號後, 系統自動會帶入卷次號及目次號, 再點擊 [ 歸檔 ] 按鈕, 點擊 [ 是 ] 後會出現成功完成編目歸檔 - 23 -
第二項其他可操作功能之退回 操作步驟 : 1. 點收後, 編目人員發現點收資訊有錯誤 ( 如點收批號 ) 則按此按鈕, 退回給點 收人員, 重新進行點收 2. 點擊 [ 退回 ] 按鈕, 輸入退件資訊, 點擊 [ 確認 ] 按鈕, 即可成功退回 - 24 -
第五節檔案檢調與應用作業 第一項填寫借調申請 1. 輸入要借調的公文文號並按下查詢 2. 選取要借調的公文文號並按下選取 - 25 -
3. 輸入預計歸還日期 4. 輸入借調申請人員 - 26 -
5. 借調申請資訊填寫完畢後按下確認申請 - 27 -
第二項借調待核准清單 1. 點選借調待核准清單可開啟目前尚待檔案室核准的調案單清單畫面 2. 點擊兩下可開啟調案單並檢視相關調案內容 - 28 -
3. 執行核准即可正式註記該份調案單成立 - 29 -
第三項借調已逾期清單 點選 [ 借調已逾期清單 ], 進入查詢畫面, 當調卷單量多時, 可輸入查詢資訊來縮 小範圍, 點選查詢 一 展期 操作步驟 : 1. 在該調卷單上雙擊滑鼠左鍵, 打開該調卷單 2. 點選 [ 展期 ] - 30 -
3. 輸入 [ 預計歸還日期 ] [ 申請人員 ] 後, 按 [ 新增 ], 即展期成功 後點選 新增 - 31 -
二 歸還 操作步驟 : 1. 在該調卷單上雙擊滑鼠左鍵, 打開該調卷單, 點選 [ 歸還 ] 2. 系統顯示方塊詢問是否歸還, 點選 [ 是 ], 及成功歸還 - 32 -
三 稽催 操作步驟 : 1. 在該調卷單上雙擊滑鼠左鍵, 打開該調卷單, 點選 [ 稽催 ] 2. 輸入 [ 稽核方式 ] 以及 [ 稽核日期 ] 點選 [ 新增 ], 及成功稽核 - 33 -
第四項借調不核准清單 點選 [ 借調不核准清單 ] 進入查詢介面, 借調單量少時可直接點選查詢進入, 量多時, 可輸入資訊來縮小範圍以利作業 操作步驟 1. 當查詢出來 [ 調案單 ] 時, 僅提供資料查詢的部分, 無法做修改的動作 - 34 -
2. 可點選進入觀看詳細資料 - 35 -
第六節分類號維護 操作步驟 : 1. 選擇 年度分類號維護 功能, 系統即會出現年度分類號清單 - 36 -
第一項查詢分類號 操作步驟 : 1. 點年度展開年度分類號, 系統出現分類號樹狀圖, 可以次展開與合併 - 37 -
第二項新增分類號 操作步驟 : 1. 於畫面下方按下新增按鈕, 系統即會開啟新增分類號輸入畫面, 在畫面種輸入相關資訊 紅色欄位為必要欄位 - 38 -
2. 點選單位設定頁籤, 在組織樹狀圖中勾選業管單位, 在按下確定按鈕, 系 統即會出現訊息視窗按下是按鈕即可新增 - 39 -
第三項修改分類號 操作步驟 : 1. 於畫面點選要修改的分類號名稱後, 按下方修改按鈕, 系統即會開啟分類號為護畫面, 在畫面種輸入相關資訊 紅色欄位為必要欄位 第四項刪除分類號 操作步驟 : 1. 於畫面點選要刪除的分類號名稱後, 按下方刪除按鈕, 系統即會出現刪除確認訊息, 按下 [ 是 ] 按鈕, 出現刪除確認視窗, 即完成刪除 - 40 -
第五項年度分類號複製 操作步驟 : 1. 於年度分類號清單畫面下方按下年度複製按鈕, 系統會開啟年度複製畫面 2. 輸入來文年度與目標年度後, 按下確認按鈕, 在提示訊息視窗按下是按 鈕, 即可 - 41 -
第七節批次異動業管單位及業管人員 說明 : 當承辦人調職或離職時, 所辦理的業務要單筆或批次移交給另一位承辦人 員時, 可請檔案室由此功能異動業管單位集業管人員 一 檔案室人員操作步驟說明 : 功能放置在 [ 檔案管理 ] [ 檔案清理 ] [ 批次修改 ] 中 步驟 1. 點選產生批次修改清單, 選擇查詢條件例如承辦單位 承辦人員 分類號等, 按下查詢後可得出結果 步驟 2. 所查詢出的案件內容, 可先確認資料是否皆為要移交之公文, 如有不修改業管單位 業管人的公文請勾選, 使用 [ 移除選取資料 ] 來刪除 ( 注意, 勾選案件代表要移除該筆資料, 畫面所留下來的案件資料是指要做批次修改業管單位 業管人的案件 ) 步驟 3. 資料確認完成, 請點選 [ 產生批次修改批號 ] 功能之後, 系統會有提示訊息 [ 確認產生批次修改清單? 共 XXX 筆資料 ], 按下 [ 是 ] - 42 -
步驟 4. 接著會得到一組批號 步驟 5. 在執行批次修改中, 選擇 [ 修改批號 ] 步驟 6. 設定新業管單位 業管人員, 執行批次修改 - 43 -
步驟 7. 按下 [ 是 ] 步驟 8. 執行完成 步驟 9. 可在批次修改查詢中, 查看已完成的批號 - 44 -
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