本指南內容 Microsoft Microsoft Access 2010 的外觀與 Access 2003 截然不同, 因此我們準備了這份指南協助您縮短您的學習過程 您可以從後續的文章中認識新介面的重要組件 探索免費的 Access 2010 訓練 尋找 [ 預覽列印 ] 或 [ 選項 ] 對話方塊等功能 了解如何與不具備 Access 2010 的使用者交換資料庫檔案, 以及發掘 [ 資料庫 ] 視 窗與切換表單的改變 快速存取工具列 此處所示的命令一律會加以顯示 您可以將常用的命令加入工具列 功能區索引標籤 按一下功能區上的任意索引標籤, 可以顯示其按鈕與命令 功能區群組 每一個功能區索引標籤皆包含群組, 而每一個群組又包含了一組相關命 令 * 記錄 ] 群組所含的命令, 可以用於建立及儲存新的資料庫記錄 Backstage 檢視 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 可以進入 [Backstage 檢視 ], 以開啟 儲存 列印及管理您的資料庫 關聯式功能區索引標籤 隱藏功能區 需要更多的畫面空間嗎? 按一下此圖示或按 CTRL+F1 鍵, 可以隱藏或顯示功能區 功能區上有一些索引標籤只會在您需要時出現 例如, 您若是在 * 設計檢視 ] 中開啟資料 切換檢視 若要結束 [Backstage 檢視 ], 請按 一下任意的功能區索引標籤 功能窗格 此窗格可以用於組織資料庫物件, 以及開啟或變更資料庫物件的設計 表, 將會顯示額外包含下列兩個索引標籤的 * 資料表工具 ]:* 欄位 ] 及 * 表格 ] 按一下這些按鈕, 可以在所選物件提供的檢視之間切換 這些檢視包括 :* 表單檢視 ] * 資料工作表檢視 ] * 版面配置檢視 ] 及 * 設計檢視 ] 2010 by Microsoft Corporation. All rights reserved.
如何切入 Access 2010 Access 2010 會以 [Backstage 檢視 ] 開啟, 其中包含了許多 Access 2003 之 * 檔案 ] 功能表所提供的命令 在 [Backstage 檢視 ] 中, 您可以建立及儲存新的資料庫 從範本開始著手 開啟現有的資料庫, 以及將資料庫發佈到 SharePoint 您也可以從 [Backstage 檢視 ] 尋求協助 我們提供許多免費的資源協助您了解 Access 2010, 包括訓練課程及功能表轉換到功能區的指南, 只要您按一下 Access 2003 命令, 即會顯示該功能在 Access 2010 中的位置 我的功能表與工具列到哪兒去了? Access 2010 的主程式視窗頂端跨有一個寬邊的橫幅, 稱為功能區, 取代了舊有的功能表與工具列 功能區上的每一個索引標籤皆包含不同的按鈕與命令, 會組織成不同的功能區群組 當您開啟資料庫時, 會顯示功能區的 * 常用 ] 索引標籤 此索引標籤包含許多常在 Access 中使用的命令 例如, 在索引標籤左側, 您會先看到 * 檢視 ] 群組, 其中包含了 * 表單檢視 ] * 資料工作表檢視 ] * 版面配置檢視 ] 及 * 設計檢視 ] 命令 接著則可以在 * 剪貼簿 ] 群組中找到貼上 剪下 複製等命令及 * 複製格式 ] 若要尋找這些免費的資源, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 說 明 ] 接著按一下 * 支援 ] 底下的 * 快速入門 ] 功能區會依據螢幕的大小與解析度調整其外觀 在較小的螢幕上, 某些群組 可能只會顯示其群組名稱, 而不會顯示其命令 此時, 您只需要按一下群組 按鈕上的小箭號, 即可顯示其命令
資料庫視窗有何改變? 當您在 Access 2010 中開啟資料庫或建立新的資料庫時, 資料庫物件的名稱會顯示在取代了 Access 2003 之 [ 資料庫 ] 視窗的功能窗格內 資料庫物件包括您的資料表 查詢 表單 報表 頁面 巨集與模組 功能窗格會將資料庫物件區分成各種類別, 而這些類別則會包含群組 某些類別為預先定義, 而您也可以建立自己的自訂群組 切換表單有何改變? 切換表單是包含按鈕或超連結 ( 如開啟表單或報表 ) 的 Access 表單 您可以使用切換表單隱藏您不希望其他使用者見到的資料庫物件 在 Access 2010 中, 您可以不使用切換表單而改用功能窗格 若要如此, 可以建立自訂類別與群組, 只在其中提供您要讓使用者見到之物件的捷徑 接著您可以設定功能窗格的選項, 將剩餘的物件予以隱藏 請以滑鼠右鍵按一下功能窗格的頂端, 然後按一下 * 導覽選項 ] 在 Access 2003 時, 您使用 [ 資料庫 ] 視窗對資料庫物件執行工作, 現在您則須使用功能窗格執行工作 若要開啟資料庫物件, 或是套用命令至資料庫物件, 請以滑鼠右鍵按一下物件, 再從清單中選取功能表項目 功能窗格中一律會顯示物件清單, 以免被埋没在表單與其他物件之 中 您也可以在此窗格中搜尋物件 若要新增自訂類別, 請按一下 * 新增項目 ] 若要新增自訂群組, 請選取自訂類別, 然後按一下 * 新增群組 ] 您可以取消選取群組的核取方塊將之隱藏 當您建立自訂群組之後, 可以在功能窗格中拖曳物件加以新增 若要隱藏資料庫物件, 只要將其新增到隱藏的群組即可
一些您可能需要用到的功能 Microsoft 仔細閱讀下表, 從中發掘您可能會在 Access 2010 中用到的常用功能 此表內容雖不盡齊全, 但仍為極佳的入門點 如需 Access 2010 命令的完整清單, 請按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 說明 ], 再按一下 * 快速入門 ] 若要... 請執行此動作 然後... 重新排列功能窗格中的項目以滑鼠右鍵按一下功能窗格選取所需要的排列選項, 如 * 排序方式 ] 或 * 檢視方式 ] 建立新的資料表 表單及其他物件按一下 * 建立 ] 索引標籤針對所要建立的物件按一下命令 檢視及編輯資料庫關聯 將資料庫分割為前端及後端資料庫 將資料庫儲存成不同版本的 Access 資料庫 按一下 * 資料庫工具 ] 索引標籤按一下 * 資料庫工具 ] 索引標籤按一下 * 檔案 ] 索引標籤 按一下 * 資料庫關聯圖 ] 群組中的 * 資料庫關聯圖 ] 按一下 * 移動資料 ] 群組中的 *Access 資料庫 ] 按一下 * 儲存並發佈 ], 然後在 * 將資料庫儲存為 ] 底下, 按一下所需要的格式 匯入或匯出資料按一下 * 外部資料 ] 索引標籤選取您要匯入或匯出的資料格式 加密資料庫按一下 * 檔案 ] 索引標籤按一下 * 以密碼加密 ]
預覽列印到哪兒去了? 在 Access 2010 中, 您必須在 [Backstage 檢視 ] 中尋找預覽列印功能, 其就和其他實用的列印相關設定列在一起 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 列印 ], 再按一下 * 預覽列印 ] * 預覽列印 ] 索引標籤隨即開啟, 並在其中顯示目前物件之列印外觀的預覽 工具 選項有何改變? 您需要可以讓您控制諸如選取目前資料庫之預設表單等的程式設定嗎? 抑或是您需要設定資料庫, 讓物件可以顯示在重疊的視窗中, 而非顯示在文件索引標籤內 按一下 * 檔案 ] 索引標籤, 然後按一下 * 選項 ] 如此將會開啟 *Access 選項 ] 對話方塊, 讓您可以自訂您的 Access 設定與喜好設定 您可以使用 * 預覽列印 ] 索引標籤中的選項微調您的喜好設定 ; 例如變更 紙張大小 設定邊界, 或是將紙張的方向從直向變更為橫向 您也可利 用 * 資料 ] 群組中的命令, 以各種不同的格式匯出物件的資料 當您準備 就緒要進行列印時, 請按一下 * 預覽列印 ] 索引標籤最左側的 * 列印 ] *Access 選項 ] 對話方塊中有某些設定只會套用至 Access, 但另有一些 喜好設定 ( 如色彩配置 ) 則會套用至您所安裝的其他所有 Microsoft Office 2010 程式
讓您隨手即可使用您常用的命令 Access 程式視窗左上角的 快速存取工具列 是您常用命令的捷徑 只要將按鈕加入此工具列, 即可持續顯示所有您常用的命令, 即使切換功能區索引標籤亦不會改變 按一下 [ 快速存取工具列 ] 旁的下拉式箭號, 以開啟或關閉清單中的命令 若清單中沒有包括您要加入的命令, 則可以切換至按鈕所在的功能區索引標籤, 然後以滑鼠右鍵按一下該按鈕 在顯示的功能表中, 按一下 * 新增至快速存取工具列 ] 建立自有的功能區索引標籤或群組 您有兩種方法可以自訂功能區的命令, 一是將按鈕放入其應出現的功能區群組, 一是建立自有的自訂功能區索引標籤 以滑鼠右鍵按一下任意功能區群組, 然後按一下 * 自訂功能區 ] 您可以在 *Access 選項 ] 對話方塊中, 將命令加入自有的索引標籤或群組 例如, 您可以建立名稱為 * 控制項 ] 的索引標籤, 然後將您常用的命令加入此索引標籤的自訂群組中 若不慎出錯, 也無須緊張 您可以使用 * 重設 ] 按鈕還原成預設 ( 原廠 ) 設定 並非所有舊版的 Access 命令皆會顯示在功能區中, 但絕大多數都仍可繼續使用 其中若有一些選項是您不可或缺的功能, 只要將其加入功能區或 快速存取工具列 即可 在 *Access 選項 ] 對話方塊的 * 由此選擇命令 ] 清單中, 選取 * 不在功能區的命令 ] 接著請找出您要加入自訂功能區索引標籤或群組內的命令
按鍵提示簡介 Access 2010 為功能區提供了快速鍵, 稱為按鍵提示 有了按鍵提 示, 您無須使用滑鼠, 即可快速地執行工作 仍可繼續使用鍵盤快速鍵嗎? Access 2010 仍會提供 Access 2003 的鍵盤快速鍵 您若還記得快速鍵序列, 請放心地使用 以在 [ 版面配置檢視 ] 中使用表單為例,ALT+F8 鍵仍會開啟 [ 欄位清單 ], 而 ALT+F4 鍵則會結束 Access 2010 許多舊的功能表快速鍵也可繼續使用 例如, 按 ALT+ T+O 鍵會開啟 *Access 選項 ] 對話方塊 ( 先前必須按 * 工具 ] [ 選項 ]) 等 若要在功能區中顯示按鍵提示, 請按 ALT 鍵 當您按下 ALT 按鍵序列時, 可能會顯示下列快顯方塊 : 接下來, 您若要使用鍵盤切換至功能區內的索引標籤, 請按該索引標籤底下所顯示的字母 在此處的範例中按 C 鍵可以開啟 * 建立 ] 索引標籤 ; 按 X 鍵可以開啟 * 外部資料 ] 索引標籤 ; 按 Y 鍵可以開啟 * 資料庫工具 ] 索引標籤等 當您透過此法切換至功能區的索引標籤之後, 所有可以在該索引標 籤內使用的按鍵提示皆會顯示在畫面上 您可以按所要使用之命令 的最後一個或一組按鍵完成整個序列 您若還記得整個按鍵序列, 請放心地輸入使用 您若不記得 ( 或從不 知道 ) 任何 ALT 按鍵序列, 可以按 ESC 鍵取消而改用按鍵提示 若要返回序列的前一層, 請按 ESC 鍵 連續執行此動作多次將會取 消按鍵提示模式
使用新舊 Access 檔案 Access 2010 ( 與 Access 2007) 資料庫使用新的格式儲存檔案 與您一起共同作業的人員若是使用不同版本的 Access, 別擔心, 您仍可在 Access 2010 中開啟及編輯舊版的資料庫, 並與不具備 Access 2010 的人員共用您的檔案 Access 2010 及 Access 2007 預設會以.accdb 檔案格式建立資料庫 此格式支援諸如多值欄位 資料巨集及發佈到 SharePoint, 讓人員可以在網頁瀏覽器中使用資料庫等新版功能 以 Access 2003 格式 (.mdb) 建立的檔案可以使用 Access 2010 執行, 但像 * 資料庫 ] 視窗及工具列等功能, 則會由新的使用者介面所取代 使用 Access 2010 開啟 2003 資料庫 您若是使用 Access 2010 開啟 Access 2003 所建立的資料庫, 將會顯示切換表單 ( 如有建立此項 ) 從技術層面而言, 即使是使用 Access 2010, 您實際上仍是使用舊版的檔案格式 您將無法使用 Access 2010 的新功能, 如多值欄位及發佈至 SharePoint 您可以轉換檔案, 但在此之前, 請確認您是否需要和仍在使用 Access 2003 ( 甚至更舊版 ) 的人員共用您的檔案 若答案是肯定的, 您可能需要繼續保留.mdb 格式的檔案, 以免您將舊版資料庫儲存成.accdb 檔案之後, 只可在 Access 2010 ( 或 Access 2007) 中使用該資料庫 注意如有人員使用您的資料庫建立連結資料表, 則倘若您將資料庫轉換成 Access 2010, 可能會造成這些連結損毀 若要將 Access 2003 檔案轉換成新的 Access 2010 ( 及 Access 2007) 格式, 請開啟該檔案, 然後按一下 * 檔案 ] 索引標籤上的 * 儲存並發佈 ] 接著按一下 * 資料庫檔案類型 ] 底下的 *Access 資料庫 (*.accdb)+ 按一下 * 另存新檔 ] 當您按一下 * 另存新檔 ] 時如有開啟任何資料物件,Access 2010 會提示您先行關閉, 然後再建立複本 若要讓 Access 關閉物件, 請按一下 * 是 ]; 若要取消整個程序, 請按一下 * 否 ] 如有需要,Access 亦會提示您儲存變更 接著在 * 另存新檔 ] 對話方塊的 * 檔案名稱 ] 方塊中輸入檔案名稱, 然後按一下 * 儲存 ]