目錄 Access 2010: 概觀... 1 Access 2010: 快速瀏覽... 2 更輕鬆地適時運用正確的工具... 2 建立資料庫更比以往更快速 更輕鬆... 2 建立有影響力的表單和報表... 3 新增自動功能以及複雜運算式更快上手... 3 為資料設定匯集中心... 4 全新的資料庫

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1 Microsoft Access 2010 產品指南

2 目錄 Access 2010: 概觀... 1 Access 2010: 快速瀏覽... 2 更輕鬆地適時運用正確的工具... 2 建立資料庫更比以往更快速 更輕鬆... 2 建立有影響力的表單和報表... 3 新增自動功能以及複雜運算式更快上手... 3 為資料設定匯集中心... 4 全新的資料庫運用方式... 5 Access 2010: 進一步介紹... 6 功能區增強設計!... 6 Microsoft Office Backstage 檢視全新設計!... 7 預先建立的資料庫範本增強設計!... 9 應用程式組件全新設計! 資料表工具增強設計! 快速入門欄位全新設計! 版面配置檢視增強設計! 導覽表單全新設計! 圖像藝廊全新設計! 設定格式化的條件規則管理員增強設計! 資料橫條全新設計! Office 佈景主題全新設計! 網頁瀏覽器控制項全新設計! 運算式建立器增強設計! 計算欄位全新設計! 巨集設計工具增強設計! 資料巨集全新設計!... 21

3 連結 匯入以及收集資料增強設計! Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) 的 Web 服務連線和支援全新設計! 信任的文件全新設計! 語言工具增強設計! Web 資料庫全新設計! 相容性檢查程式全新設計! 資料快取和同步處理增強設計! Microsoft SharePoint Online 總結...29 功能位置...30 版本比較...35 Access 2010 常見問題集...41 可用功能 / 揭露...48 Microsoft SharePoint Online 本產品指南所提供的連結 一般... 48

4 Access 2010: 概觀 Microsoft Access 2010 十分簡易, 提供馬上可以使用的範本, 還有各種強大的工具, 隨著資料的增長, 仍然可以使用此應用程式 Access 賦予您發揮資訊最大功用的能力, 就算您不是資料庫專家, 學習起來不會很困難, 可快速上手 可以使用各種資料來源連線, 再加上各種工具, 讓您在收集資訊時如虎添翼, 與他人合作時, 可各司其職 不需要價格昂貴的後端系統 Access 2010 方便您追蹤 製作報表以及與他人共用, 增強資料的實用性 新加入的 Web 資料庫, 可以讓您將資料庫發佈至 Microsoft SharePoint Server 2010 中新增的 Access Services, 讓整個公司共同使用 1 資料可以得到更嚴密的保護, 能夠滿足資料規範 備份以及稽核等方面的規定, 讓您更加靈活 提高管理效率 有了 Web 資料庫之後, 使用身邊的瀏覽器就可以瞬間取得想要的資訊了 2 無論您是大型企業 小型企業負責人或非營利組織, 或者您正在尋找有效的方法來管理個人資訊, Access 2010 提供的功能, 可讓您辦事更俐落 靈活, 成果更令人滿意 歡迎使用 Access 2010 至今功能最強 快速上手的版本 1 要使用這項功能, 請先啟用 Microsoft SharePoint Server 2010 和 Access Services 2 適當的裝置 網際網路連線以及支援的 Windows Internet Explorer 7 for Windows Safari 4 for Mac ( 或更新的版本 ), 以及 Firefox 3.5 for Windows ( 或更新的版本 ) Mac 或 Linux 瀏覽器等為必備項目 1

5 Access 2010: 快速瀏覽 簡單介紹 Access 2010 如何讓個人電腦和瀏覽器發揮最大效率 後續的章節將進一步介紹全新和 增強的功能 實現您的創意 今天, 資料庫用於各種工作, 例如追蹤資產 管理庫存以及保管公司或私人的連絡人或者是學生記錄 對於資料的管理或許有增無減, 不過要達到目的, 並不需要委外或者聘請顧問 有了 Access 2010 之後, 您不需要是資料庫專家, 就可以充份利用資訊 新範本和設計工具現在已網羅其中, 而且長久以來倍受歡迎的功能也已更上層樓, 為的就是幫助您輕鬆建立功能強大又經得考驗的資料庫 需要任何資訊, 馬上可以為您收集並進行分析, 就是這麼簡單 更輕鬆地適時運用正確的工具 全新和增強的功能有助於提升生產力, 但前提是能夠在需要的時候找得到這些功能 幸運地, Access 2010 強化後的自訂式功能區, 能夠讓您輕鬆找到想用的命令, 這樣您就可以專心於最終的產品, 而不是操作過程 想要輕鬆管理您的資料庫? 希望資料庫的發佈更快速 一路順暢? 或者您可能需要一種更簡單的方法, 將資料庫儲存成另一種格式? 新的 Microsoft Office Backstage 檢視可協助您達成這些目標, 還能滿足其他需求 從現在起, 只要從一個方便的地方, 便可以輕鬆共用 發佈以及自訂 Access 2010 操作方式 建立資料庫更比以往更快速 更輕鬆 將學習曲線拋到腦後 即用型範本和可重複使用的元件, 讓 Access 2010 成為現今最快速 最簡 易的資料庫解決方案 彈指之間, 一切搞定 尋找您可以開始使用的新預先建立範本, 不用您動手設定, 或者選取 Access 線上社群的夥伴所建立的範本, 根據自己的需要, 稍加更動即可 使用新的模組元件, 建立自己的資料庫 只要按幾下滑鼠, 新的應用程式組件就可以將一組常用的 Access 元件 ( 例如資料表和表單 ) 新增至資料庫, 用於管理工作 您也可以利用新的快速入門欄位, 將常用的欄位群組新增至資料表 2

6 資料庫導覽現在變得簡單多了 建立導覽表單以及讓常用的表單和報表取用更方便, 無需撰 寫任何程式碼或程式邏輯 建立有影響力的表單和報表 無論您處理的資訊屬於何種類型, 都希望自己使用的工具能夠讓資料一目了然, 還要能夠建立出色 專業的表單和報表 無論是資產庫存或是客戶銷售資料庫,Access 2010 帶給您期待已久的 Microsoft Office 創新工具, 實現您的創意 輕鬆指出趨勢以及強調資料的重要性 設定格式化的條件現在支援資料橫條 漸層填滿可以讓各個值更加突顯, 讓您做出更明智的決策 而且, 現在您可以從單一直覺畫面, 管理自己的格式化條件規則 建立出色 專業級的資料庫, 內含各式相互配套的資料表 表單以及報表 Access 2010 新增了 Office 佈景主題, 只要按幾下滑鼠, 就可以修改各種資料庫物件的格式, 節省寶貴的設計時間 讓 Web 貼近您的資料庫 有了新的網頁瀏覽器控制項之後, 您可以將動態的網頁內容新增至表單, 然後在需要時擷取儲存在網頁中的資料 新增自動功能以及複雜運算式更快上手 如果需要功能更強大的資料庫設計, 例如符合特定條件時, 防止記錄被刪除 ; 或是需要進行運算來預測您的預算時,Access 2010 可讓您變成一位設計人員 簡單 使用容易的工具, 就算您是資料庫初學者,Access 2010 可以幫助您完成這些工作 輕鬆建立自己的運算式和公式 要想大幅簡化運算式的建立過程, 請試試搭配 IntelliSense 的運算式建立器 減少錯誤 花更少的時間來記住運算式名稱和語法, 以及投入更多時間, 專注於資料庫的建置 讓資料庫增加自動功能, 不費吹灰之力 有了改良後的巨集設計工具, 要將基本的程式邏輯新增至資料庫, 比起以往簡單多了 如果您是有經驗的 Access 使用者, 在建立複雜的邏輯的時候, 會發現各種增強的功能更直覺易懂, 同時還能擴大資料庫的應用範圍 將程式邏輯儲存至單一位置 使用新的資料巨集, 將程式邏輯與資料產生連繫, 焦點放在資料表的相關程式邏輯, 而不是負責更新資料的物件 3

7 合作更有效率 很多資料庫使用各種來源的資料, 而且更新和使用的人數眾多 您可能與某個小組合作, 或者需要從他人手上收集資料 無論哪一種情況, 都希望能夠全心投入工作, 不用去思考如何讓整個分享的過程輕鬆和方便 在分工合作以及其他來源的資料利用方面,Access 2010 提供全新及強化的功能 為資料設定匯集中心 Access 2010 提供多種簡易的方式, 可以集中您的資料而且有助於提高工作品質 新的技術可以 突破障礙, 讓您可以與他人共用資料庫或者是共同開發資料庫, 讓您本人或小組變得更有工作效 率 更具生產力 在您的報表中使用各種來源的資料 從各種其他外部來源匯入以及連結資料, 或者是透過電子郵件收集以及更新您的資料 連接 Web 的資料 直接在您建立的應用程式中包含 Web 服務以及企業營運系統應用程式資料, 並透過 Web 服務通訊協定, 連接至資料來源 與他人共同合作更加容易 信任您的資料庫現在變得簡單多了 您可以使用新的信任的文件功能, 就可以輕鬆信任您的 資料庫以及他人建立的資料庫 突破語言障礙 尋找增強的語言工具並擁有語言喜好設定的能力, 不需要離開 Access 隨時隨地皆可工作 這個版本不僅僅將資料儲存至 SharePoint Server 而已 您現在可以將整個應用程式移至 SharePoint Server 2010, 包括資料表 查詢 表單 報表以及程式邏輯 隨時隨地使用您的應用程式 幾乎任何有瀏覽器的地方 3 現在, 透過網頁介面管理資料庫的編輯 共用以及發佈, 比以往更容易了 3 支援的瀏覽器包括 Windows Internet Explorer 7 for Windows Safari 4 ( 或更新的版本 ) Firefox 3.5 for Windows Mac 或 Linux ( 或 更新的版本 ) 4

8 全新的資料庫運用方式 Web 讓使用者跨越通訊障礙, 在近乎第一時間與世界各地的人分工合作, 並集中儲存重要資訊, 讓您可以隨時隨地取用 同時目前在 Access 2010 中, 可以使用 SharePoint Server 2010 新增的 Access Services, 這樣就可以透過新的 Web 資料庫, 在網路上使用資料庫了 立即開始共同作業 將您的 Web 資料庫公佈到線上, 然後從網路進行存取 檢視以及編輯 沒有 Access 用戶端的使用者, 可以透過瀏覽器開啟 Web 表單和報表, 而且會自動同步處理所做的變更 沒有 SharePoint Server 2010? 沒關係 Microsoft 在 Microsoft SharePoint Online 服務提供主機代管的 SharePoint 服務, 當您訂購後, 就可以發佈自己的 Web 資料庫或者利用其他的 SharePoint 功能 下半年開始,Microsoft SharePoint Online 的 Access Services 支援即將推出 5

9 Access 2010: 進一步介紹 探索 Access 2010 有什麼新方法可以幫助您完成工作, 無論您是照著自己的想法 與他人合作或 者隨時隨地想出方法 實現您的創意更輕鬆地適時運用正確的工具 功能區增強設計! 隨時隨地找到需要的命令 Office 2010 應用程式增強的功能區可以方便找到更多的命令, 這樣您就可以專心投入最終產品, 而不是中間的過程 功能區取代傳統的功能表和工具列, 讓您處理事情更得心應手 功能區的設計可協助您發現 Access 更多的命令和以及全方位的功能, 讓您事半功倍 您可以在功能區自訂或建立自己的索引標籤, 讓 Access 2010 操作方式符合您的工作風格 您在功能區上所看到的標準索引標籤安排方式, 是為了顯示與特定工作相關的命令, 這樣您就能夠更快速找到需要的項目 功能區也提供關聯式索引標籤, 當您需要時, 可以提供您真正需要的工具 例如, 當您設計報表時, 內容關聯式索引標籤會顯示在功能區, 提供您需要的工具, 如圖 1 所示 6

10 圖 1 關聯式工具自動顯示, 例如設計報表的時候 Microsoft Office Backstage 檢視全新設計! 您可以在 [ 功能區 ] 的左邊看見 [ 檔案 ] 索引標籤 只要按一下這個索引標籤後, 接下來就可以執行相當多的動作, 讓您管理檔案以及自訂 Access 操作方式, 比以往更加容易 新的 Backstage 檢視取代傳統的 [ 檔案 ] 功能表, 讓您能夠在同一個地方處理所有的資料庫工作 例如 : 在 [ 儲存並發佈 ] 索引標籤上 ( 如圖 2 所示 ), 您可以將資料庫儲存成資料庫範本, 方便重複使 用 ; 透過新增的 Access Services 元件, 將資料庫發佈至 SharePoint 2010, 以後只要從瀏覽器 就可以使用等等 7

11 圖 2 Backstage 檢視的 [ 儲存並發佈 ] 索引標籤, 可以讓您集中管理資料庫檔案 Backstage 檢視可以延伸 對於企業而言,IT 可以合併其他系統的工作與資訊來源, 然後在最 有用的 Microsoft Office 應用程式中突顯他們 例如,Backstage 檢視可以讓您將後端會計工 作流程, 直接放到 Access 2010 快速提示 : 請參閱 Backstage 檢視的 [ 最近 ] 索引標籤, 查看最近使用過的檔案清單 將檔案固定到這個索 引標籤, 就可以放到最上層以及輕鬆取用 此外, 您可以在清單項目上按滑鼠右鍵, 然後按一下 [ 從清單移 除 ], 就可以移除最近使用過的資料庫 8

12 建立資料庫更比以往更快速 更輕鬆 預先建立的資料庫範本增強設計! 使用預先建立的範本更快上手 Access 2010 提供一些資料庫範本, 您可以將它們當做是起始點 或者自訂它們, 以符合您的需求 這樣有助於確定已經正確建立應用程式, 而且適合在公司中重 複使用 範本的設計貼近您的心 無論您是大型企業 小型企業負責人 非營利機構, 或者您正在尋找有效的方法來管理個人資訊, 您一定會發現 Access 2010 的各式資料庫範本可以讓您快速上手 從活動召集 銷售與行銷專案, 到追蹤學生 教職人員或者慈善捐款,Access 都可以實現您的創意 圖 3 使用預先建立的範本, 並快速建立特定工作專用的資料庫 轉向同儕尋求靈感 從 Access 線上社群的資料庫範本開始 選擇內建的範本類別, 例如資產 連絡人 專案或者非營利 或者, 搜尋 Office.com 取得更多的範本解決方案, 無需離開 Access 您還會發現範例範本可以協助您完成特定的資料庫工作 快速提示 : 建立資料庫範本, 然後在 Access 線上社群中分享, 提升自己的知名度 按一下 [ 檔案 ] 索引標 籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後按一下 [ 儲存並發佈 ], 接下來將資料庫儲存成 [ 範本 ] 檔案類型 附上資料 庫的名稱 說明 應用程式圖示 預覽圖片 還可以附上範本資料 9

13 應用程式組件全新設計! 應用程式組件 可以讓您只要按幾下滑鼠, 就可以新增常用的元件, 例如追蹤整個資料庫或公 司的連絡人所需的各種資料表 表單以及報表, 簡化資料庫的建立過程 重複使用他人為您的資料庫所建立的資料庫組件, 讓您節省時間和精力 封裝自己常用的資料庫組件, 然後在資料庫和公司中重複使用 圖 4 新增由多種元件組成的 應用程式組件, 或者選取空白表單版面配置 快速提示 : 若要將自訂的 應用程式組件 新增至 應用程式組件 庫, 請在 Backstage 檢視的 [ 儲存並發 佈 ] 索引標籤中, 將資料庫儲存成 [ 範本 ] 檔案類型 在 [ 從此資料庫建立新範本 ] 對話方塊中選取 [ 應用程式 組件 ] 選項 10

14 資料表工具增強設計! 強化的 資料表工具 在使用簡便的畫面中提供額外的選項, 簡化資料表的建立和修改過程 圖 5 強化的 資料表工具 將您的資料表設計工具顯示在最前面 在資料表中快速插入新欄位 選擇基本類型, 例如數字 文字或貨幣, 以及尋找其他的選項, 例如 Rich Text 和歐元 插入的欄位會根據選擇的內容, 自動格式化 以前在 資料表設計 檢視中提供的各項設定, 例如設定預設值和驗證資料輸入, 現在都可 以在 功能區 中找到, 更方便使用 快速入門欄位全新設計! 在 Access 中建立資料表更快速 更容易, 只要按幾下滑鼠就完成了 不過輸入欄位名稱和修改各種欄位設定時, 可能耗費很多時間 幸運地, 有了 Access 2010 以及新的 [ 快速入門 ] 欄位後, 您就可以快速 有效地新增多個相關的 以及預先格式化的 欄位 這樣不僅可以節省時間, 當您建立的資料表使用目前資料庫或其他資料庫中的類似欄位時, 還有助於確定之間的一致性 11

15 圖 6 使用 [ 快速入門 ] 欄位, 將欄位群組新增至您的資料表 新增欄位, 按幾下滑鼠即可完成 選取一個 [ 快速入門 ] 欄位, 然後同時新增各個欄位, 例如 [ 地址 ] [ 縣 / 市 ] [ 州 / 省 ] 以及 [ 國家 / 地區 ] 建立自己的 [ 快速入門 ] 欄位 使用一個欄位或欄位群組, 即可在其他資料表和資料庫中重複使用 例如, 為常用的計算建立欄位群組, 而且您還可以附上計算的結果 快速提示 : 若要建立自己的 [ 快速入門 ] 欄位, 請在資料表中選取一或多個欄位, 在 [ 資料表工具 - 欄位 ] 索引 標籤中按一下 [ 其他欄位 ], 接下來按一下 [ 將選取項目另存為新的資料類型 ] 版面配置檢視增強設計! Microsoft Access 2007 引進了一種創新的檢視畫面, 稱為 [ 版面配置檢視 ], 可以用於設計計表單和報表 [ 版面配置檢視 ] 可以讓您在設計時, 掌握資料在表單或報表中的呈現結果 您可以不必切換至不同檢視畫面, 以確認格式和其他設計變更結果 此外,Access 2007 新增了控制項版面配置 控制項可以分成群組並當做一個單元, 這樣就可以同時調整它們的大小或移動, 或者您可以輕鬆拖放控制項, 移動整個群組 在 Access 2010 中,[ 版面配置檢視 ] 中增強的控制項版面配置就可以充當資料表, 裡面有各式的欄 列以及儲存格, 放置控制項更靈活 12

16 圖 7 在 Web 表單 ( 如上所示 ) 或是傳統的用戶端資料庫表單使用增強的 [ 版面配置檢視 ] 此強化功能讓您在設計表單和報表時更有效率, 以下是幾種方式 : 水平分割儲存格, 以及在左 右方加入新內容, 例如標題或其他欄位 或者垂直分割儲存格, 以及在上 下方加入新內容 選取空白儲存格, 開始輸入資料, 然後 Access 會自動轉換成標籤 輕鬆在表單和報表中插入一整列或一整欄 使用選取選項來選取列 欄或整個版面配置, 以及快速修改選取的群組 例如, 選取整個版面配置後按幾下滑鼠, 變更字型大小 導覽表單全新設計! 利用拖放功能, 輕鬆將導覽功能新增至資料庫 利用 導覽表單 之後, 讓您將常用的表單和報表更容易存取, 在需要時隨手可得 或者, 如果您為他人建立資料庫 ( 例如 Web 資料庫 ) 時, 可以建立 導覽表單, 讓使用者可以快速執行例行工作, 並輕鬆找到不常進行的工作 13

17 圖 8 為資料庫建立 導覽表單, 無需編寫任何的程式碼 不需要程式碼或程式邏輯 從建立新的 導覽表單 開始, 然後只要將表單和報表拖放到 導覽表單 即可 使用簡便的內建版面配置 從 6 種內含各種水平或垂直索引標籤的預先定義導覽範本中選擇 即使複雜的資料庫也可以實作 導覽表單 利用多層水平和垂直索引標籤, 即可顯示內含大量 Access 表單或報表的應用程式 快速提示 : 使用 [ 表單版面配置工具 - 格式 ] 群組中的 [ 控制項格式設定 ] 索引標籤提供的新圖形工具, 強化您的導覽控制項 使用快速樣式庫, 選取符合所選 Office 佈景主題的格式選項 使用變更圖案庫, 將控制項轉換成矩形而且帶圓角 不帶邊角等等 使用新的 導覽控制項, 將導覽新增至任何表單, 可在相關表單和報表之間快速切換 圖像藝廊全新設計! 在資料庫中共用您的圖像 新的 圖像藝廊 可以讓您在表單和報表中重複使用圖像, 節省 珍貴的設計時間 使用 圖像藝廊 儲存公司的標誌 表單背景, 或者儲存其他支援圖像之 物件的圖示, 例如按鈕和導覽控制項 14

18 圖像藝廊 提供集中存放庫讓共用圖像使用 輕鬆更新您的圖像 如果需要變更圖像 ( 例如新的公司標誌 ), 您不需要修改使用該圖像的表單和報表 只要更新 圖像藝廊 中的圖像, 使用共用圖像的所有物件, 就會自動更新 流暢的 Web 體驗 在 Web 資料庫中, 會快取共用的圖像, 讓網頁瀏覽器的頁面載入速度最佳化 快速提示 : 輕鬆管理 圖像藝廊 共用的圖像 在 圖像藝廊 中的圖像按滑鼠右鍵, 然後選擇 [ 刪除 ] [ 更新 ] 或 [ 重新命名 ] 圖像 沒有將原始圖像新增至 圖像藝廊, 怎麼辦? 沒關係 您可以顯示圖像的 [ 屬性表 ], 然後將 [ 圖片類型 ] 屬性設定成 [ 共用 ], 就可以將現有的圖像新增至 圖像藝廊 建立有影響力的表單和報表 設定格式化的條件規則管理員增強設計! 設定格式化的條件規則更容易使用了 Access 2010 的 設定格式化的條件規則管理員 功能已經大幅增強 現在您可以在單一的簡化檢視中, 快速在欄位之間切換, 以便修改 新增或刪除設定格式化的條件 最棒的是, 您現在最多可以將 50 種條件新增至欄位中, 再加上資料橫條後, 效果更好且分析更清楚 15

19 在一個地方管理您的設定格式化的條件規則 立即得知結果 套用設定格式化的條件規則無需離開 設定格式化的條件規則管理員, 並可視需要進行細部調整 存取所有欄位 快速在欄位之間切換, 以檢視所有設定格式化的條件規則, 並輕鬆修改或新增規則 只要按幾下滑鼠, 就可以變更規則的順序 現在您可以使用 [ 上移 ] 和 [ 下移 ] 按鈕, 修改規則優先套用至欄位的順序 您不需要重新建立規則 資料橫條全新設計! 設定格式化的條件 現在有了新的外觀 在 Access 2010 中, 您現在可以將帶有漸層填色的資料橫條新增到表單和報表, 然後一眼便可瞭解值與值之間的比較, 或者找出趨勢 利用資料橫條, 您可以更深入瞭解分析資料, 幫助您做出更好的決策 16

20 圖 9 使用設定格式化的條件和新的資料橫條功能, 瞭解值與值之間的比較或掌握趨勢 自動範圍調整 資料橫條會根據最高值和最低值自動繪製 自訂範圍調整 定義自己的臨界值, 並為最短和最長的橫條設定具體的值 或者, 使用運算 式來表示資料橫條長度 快速提示 : 只顯示資料橫條, 而不顯示值, 可以達到更好的強調效果 Office 佈景主題全新設計! 在 Access 資料庫套用專業設計 現在您可以利用熟悉又美觀的 Office 佈景主題, 將它們套用至資料庫, 讓 Access 用戶端和 Web 的效果看起來逼真度極高 從各式的佈景主題中選擇, 或者設計自己的自訂佈景主題, 達到專業級外觀的表單和報表 利用 Access 2010 新增的 Office 佈景主題, 只要按幾下滑鼠, 就可以為整個資料庫變更字型, 甚至是顏色 17

21 圖 10 選取其他 Office 佈景主題, 即可使用 Office 佈景主題以及變更多個資料庫物件的格式 預先定義您的格式 將 Office 佈景主題設定為資料庫的預設佈景主題, 當您新增物件 ( 例如表單和報表 ) 時,Access 2010 會自動使用您的預設佈景主題 使用多個 Office 佈景主題 您可以將不同的 Office 佈景主題套用至選取的表單和報表 如果您變更或修改 Office 佈景主題, 則所有使用該佈景主題的項目就會自動更新 協調您的格式 Access 2010 中的 Office 佈景主題與 Microsoft Word 2010 Microsoft PowerPoint 2010 Microsoft Excel 2010, and Microsoft Outlook 2010 所使用的佈景主題完全相同, 讓您可以輕鬆建立相符的 Office 文件 輕鬆共用您的品牌 建立自訂的佈景主題, 然後支援 Office 佈景主題的 Office 應用程式, 馬上就可以使用 快速提示 :Access 資料表也支援 Office 佈景主題 只要選取字型清單最上方的佈景主題字型 ( 頁首 或 詳細資料 字型 ), 以及調色盤中的 [ 佈景主題色彩 ] 即可 如果為資料庫選取不同的 Office 佈景主題, 或 者修改佈景主題, 您的資料表就會自動更新為新選擇的格式 網頁瀏覽器控制項全新設計! Access 2010 推出了新的網頁瀏覽器控制項, 讓使用者可以根據您的資料, 輕鬆建立各種的混搭 例如, 如果表單包含公司地址資訊, 您可以新增一個網頁瀏覽器控制項, 即可為表單目前記錄的 地址顯示地圖的網站 如果您瀏覽其他記錄, 地圖會自動更新 18

22 圖 11 新增網頁瀏覽器控制項, 以及顯示動態網頁內容 新增自動功能以及複雜運算式更快上手 運算式建立器增強設計! 如果您不熟悉運算式的建立, 可能會想到這實在太難 太複雜了 幸運地, 強化的 運算式建立器 再加上新增的 IntelliSense 自動完成 工具提示以及快速資訊 可以逐步教您如何為 Access 元件建立運算式 19

23 圖 12 運算式建立器 現在配備了 IntelliSense 新的 IntelliSense 功能協助您快速 輕鬆建立運算式以及減少錯誤, 以下是幾種方法 : 快速提示 : 建立的運算式包括函數 複雜的公式 ( 使用多個稱為引數的元素 ) 時,[ 快速資訊 ] 會提供額外資訊, 告訴您如何建立函數以及如何使用引數 例如, 如果您的函數使用選擇性引數, 這些引數會顯示在方括號中, 讓您可以快速判斷要提供哪些部分 自動完成 : 當您輸入欄位名稱, 或是其他項目 ( 如函數 ) 的名稱時,Access 會立即顯示與拼字 設定檔符合的所有項目 另外, 當您使用 [ 自動完成 ] 時, 按住 Tab 鍵可以完成選取的項目, Access 會自動插入其他可能需要的語法 工具提示 : 顯示在 [ 自動完成 ] 清單的所選項目旁邊, 提供相關說明, 協助您找到想要的項目, 讓您在第一時間就可以正確使用 快速提示 : 若要手動顯示所有可用的 IntelliSense 選項, 例如 [ 自動完成 ], 請按 Ctrl + 空格鍵 立即取得函數的說明 將滑鼠游標移至 [ 快速資訊 ] 的函數名稱上方, 按一下函數名稱, 然後會顯示該 函數的 [ 說明 ] 主題 20

24 計算欄位全新設計! Access 2010 讓您建立一次計算式, 就可以在整個資料庫中應用, 讓資料表功能更強 您不需要在每張表單或報表中重新建立運算式, 也不需要建立各種查詢, 讓表單或報表使用更容易 您現在可以在資料表中建立計算欄位, 它們會儲存計算式中使用的資料 最棒的是, 有了計算欄位後, 再也不必在運算式中重複計算了 巨集設計工具增強設計! 利用 IntelliSense 建立自己的巨集, 不費吹灰之力 改良的 巨集設計工具 可以讓過程更加簡單, 您可以快速 輕鬆建立全新的巨集 另外, 如果您是一位經驗豐富的 Access 使用者, 巨集設計工具 可以讓您更容易建立 編輯以及管理巨集, 擴充您的資料庫應用程式 巨集設計工具, 如圖 13 所示, 包含可搜尋的 [ 巨集指令目錄 ] [ 說明 ] 內容以及範本程式碼片段 請使用 IntelliSense 幫助您快速建立自己的巨集並減少錯誤 利用 巨集設計工具 的各種強化功能, 更快編寫程式碼, 並輕鬆重複使用現有的巨集, 從 而提高工作效率 快速提示 : 有效與他人共用您的巨集, 或者重複使用他人編寫的巨集 只要將程式碼貼到任何文字編輯 器, 當貼到 巨集設計工具 時,Access 將內容轉換成正確的格式 資料巨集全新設計! 現在可以將程式邏輯直接新增至資料表和任合表單 查詢 甚至是與資料表連接的外部應用程式, 都會自動繼承您的資料巨集 您的巨集是儲存在資料表, 而不是使用資料表的物件 21

25 圖 13 - 使用 刪除前 資料巨集, 當資料表的某筆記錄符合指定條件時, 防止被刪除 以下情況描述資料巨集如何協助您建立更有效率的資料庫 : 在 庫存 資料庫中, 如果某個商品的數量低於特定數量, 就會在另一個資料表建立一筆記錄, 方便訂購該商品 在 慈善捐款 資料庫中, 傳送電子郵件給捐贈人, 感謝對方的捐贈 在 銷售 資料庫中, 如果訂單總價款超過特定金額, 會自動計算折扣 在 連絡人 資料庫中, 通知使用者所有必要的地址欄位尚未完成 如果某一筆記錄被刪除, 就自動將記錄新增至其他資料表, 保留一筆稽核線索 在 工作 資料庫中, 如果工作標示為 [ 完成 ], 就將 [ 完成百分比 ] 欄位設定成 100% 快速提示 : 使用 指定的巨集 來共用資料巨集中的巨集指令和事件程式碼 22

26 合作更有效率為資料設定匯集中心 連結 匯入以及收集資料增強設計! 如果您是 Access 新手, 或者不知道什麼功能還沒發現,Access 可以方便您透過開放式資料庫連接 (ODBC) 匯入並連結試算表和資料庫的資訊, 以及透過電子郵件收集資料 5 從多個來源取得資料, 並使用熟悉的 Access 工具來進行連接, 可輕鬆加以分析, 或者使用連結或匯入的資料來建立報表 以下是使用連結和匯入資料的一些方法, 可提高您的生產力 : 連結至 Outlook 中的 [ 連絡人 ] 資料夾, 並避免重複的項目 從 Access 更新連絡人資料 建立資料輸入表單以及包含資料驗證規則, 或者使用 Access 報表來建立郵寄標籤 連結至 Microsoft Excel 活頁簿或 SharePoint Server 清單中儲存的資料, 以及在 Access 報表中將資料有效分組或進行匯整, 或者利用功能強大的 Access 查詢, 準確顯示正確的資訊 充分利用 Microsoft SQL Server 資料引擎, 並使用 Access 為 SQL 資料庫建立的前端, 可由 Access 表單和報表組成 透過電子郵件收集新資料以及更新現有的資料 6 使用 透過電子郵件訊息收集資料精靈 引導您, 並產生 HTML 或 Microsoft InfoPath 表單, 然後透過電子郵件傳送出去, 供使用者輸入資料 7 當收件者回覆電子郵件後, 他們不必離開收件匣, 就可以填寫表單 收到他們填好的表單後, 您的 Access 資料表可以動態更新, 或者您可以選擇檢查填好的表單, 然後經由 Outlook 進行處理 有了 透過電子郵件訊息收集資料精靈 後, 您就不必複製和貼上, 也不用手動輸入資料, 以便從內部網路以外的地方收集資料 快速提示 : 匯入資料時, 節省匯入步驟, 這樣可以快速 有效的重複使用 Access 還會幫助您建立 Outlook 工作, 提醒您重複匯入步驟 5 部分連結資料來源 ( 如 Microsoft Excel), 無法在 Acces 中進行更新 6 寄送或接收填好的表單, 必須使用 Microsoft Outlook 2007 或更新的版本 填寫表單時, 不需要 Outlook 7 如果是傳送 Microsoft InfoPath 表單, 則電子郵件收件者必須使用 InfoPath 2007 或更新的版本, 才能填寫表單 23

27 Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) 的 Web 服務連線和支援全新設計! Web 服務和企業營運系統 (LOB) 應用程式, 例如公司的會計資料或客戶資料, 可以直接放到您建立的應用程式中 有了 Access 2010 之後, 您就可以檢視 IT 員工信任以及驗證過的資料 8 與他人共同合作更加容易 信任的文件全新設計! 當然, 您的電腦和檔案都應該受到保護, 預防潛在的威脅 不過, 為什麼已經確認檔案可以信任後, 還要重複進行安全檢查呢? 請記住一點 :Word 2010 Excel 2010 以及 PowerPoint 2010 同樣提供新的 信任的文件 功能, 目的就是節省時間, 同時還可以保護您 現在, 當您確認內含現用內容 ( 如巨集 ) 的資料庫信任的 可以啟用後, 就不必自己重複執行相關動作了 Access 2010 會記住您信任的檔案, 所以每次開啟以前信任的資料庫時, 不會再進行提示 圖 14 如果資料庫是來自信任的來源, 請按一下 [ 啟用內容 ], 永遠信任這個資料庫 信任資料庫之前, 如果需要更多的資訊, 請按一下 [ 訊息列 ] 中標題為 部分主動式內容已經停用 請按一下以取得詳細資訊 的連結 快速提示 : 那麼, 如果您誤信資料庫或者內容新增至您以前信任的資料庫後, 該怎麼辦?[Access 選項 ] 對 話方塊的 [ 信任中心 ] 可以讓您按一下即可重設信任的資料庫, 或者停用資料庫信任功能 8 Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services 的支援是在 SharePoint Server 2010 中進行設定 24

28 語言工具增強設計! 簡化和自訂您的多語系體驗 多國語言使用者可以輕鬆使用 Access 2010 的單一對話方塊, 設定編輯 顯示以及 [ 說明 ] 語言的喜好設定 另外, 變更 Access 的語言設定, 會自動變更所有 Office 2010 應用程式的語言設定 9 不需任何手動操作, 即可快速修改設定 如果您未安裝需要的軟體或鍵盤配置, 就會通知您 並提供連結, 方便您更快解決這類問題 圖 15 - 設定個別的編輯 [ 說明 ] 以及顯示語言, 無需離開 Access 9 語言設定的適用應用程式 :Access 2010 Excel 2010 Microsoft OneNote 2010 Outlook 2010 PowerPoint 2010 Microsoft Publisher 2010 Microsoft InfoPath 2010 以及 Microsoft SharePoint Workspace

29 隨時隨地皆可工作 全新的資料庫運用方式 Web 資料庫全新設計! Web 已經成為收集 集中儲存以及四處發送解決方案的便利場所, 不但使用方便, 還可以與他人共用以及共用作業 利用 Access 2010, 您可以建立 Web 資料庫 將它們發佈至配備 SharePoint 2010 網站的 Access Services, 並使用 SharePoint 權限判斷可以查看的人員 10 SharePoint 訪客可以在網頁瀏覽器中使用您的資料庫應用程式 就算他們沒有 Access 用戶端 而且他們所做的變更會自動同步處理 圖 16 將 Web 資料庫發佈到 SharePoint Server 2010 並透過網頁瀏覽器存取 使用範本更快上手 選擇從空白的 Web 資料庫範本, 或者從預先建立的 Web 資料庫範本 ( 例 如 慈善捐款 Web 資料庫 ) 著手 這兩種選項都可以協助您確定應用程式與 Web 相容, 節 省您的寶貴時間 10 要使用這項功能, 請先啟用 Microsoft SharePoint Server 2010 和 Access Services 26

30 有了 Access 2010 和 SharePoint Server 2010 之後, 您的資料可以得到更嚴密的保護, 能夠滿足 資料規範 備份以及稽核等方面的規定, 提高使用便利性和管理效率 快速提示 : 為您的 Web 資料庫建立 導覽表單, 然後將它設定成 網頁顯示表單, 再予以發佈 按一 下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後按一下 [ 選項 ] 在 [ 目前資料庫 ] 選項中找到 [ 網頁顯示表 單 ] 相容性檢查程式全新設計! 並非所有功能都會在 Web 資料庫中獲得支援, 而且您可能需要先做些調整, 之後才可以發佈資 料庫 使用新的 相容性檢查程式 判斷發佈資料庫之前, 是否需要進行任何變更 圖 17 - 發佈資料庫之前, 檢查 Web 相容性 不需要猜想 如果資料庫未通過 相容性檢查程式 的檢查, 您不需要自己查明原因 在 Web 相容性記錄 中所有報告的錯誤都會明確指出原因所在, 同時附帶說明和 [ 說明 ] 主題, 所以您可以進行必要的修訂 27

31 快速提示 : 若要對單一物件使用 相容性檢查程式, 請在 [ 功能窗格 ] 中的物件按滑鼠右鍵, 然後按一下 [ 檢查 Web 相容性 ] 資料快取和同步處理增強設計! 效能更快 透過 Web 服務或 Web 資料庫連線至資料來源, 第一次開啟資料庫時, 會將資料快取 在本機並保留至各個 Access 工作階段 後續使用時, 只會針對已經變更的內容上進行同步處理 預設會進行快取 根據預設值, 所有新建的資料庫和發佈的應用程式, 都會啟動新的 Access 2010 快取模式 您不需要擔心網路連線 Access 2010 會採用資料快取功能, 在離線時, 確保對應用程式和資料所做的變更 包括企業營運系統資訊 會在恢復連線後自動同步, 這樣您在其他地方的工作效率可以維持不變 快速提示 : 若要在以前建立的資料庫使用新的快取模式, 請按一下 [ 檔案 ] 索引標籤開啟 Backstage 檢視, 然後按一下 [ 選項 ], 接下來按一下 [ 目前資料庫 ] 在 [ 目前資料庫 ] 選項最下方 [ 正在快取 Web 服務和 SharePoint 資料表 ] 之下找到 [ 使用與 Microsoft Access 2010 及之後版本相容的快取格式 ] Microsoft SharePoint Online 如果沒有 Microsoft SharePoint Server 2010, 您可以使用 Microsoft SharePoint Online, 而且仍然可以充分利用 Web 資料庫以及其他 SharePoint Server 功能, 例如發佈 SharePoint 清單或者使用 SharePoint 來指派使用者權限以協助保護您的資料 有了 SharePoint Online 之後, 您可以使用高度安全性 集中位置來管理內容和工作流程, 以及有效地與小組共同作業 若要深入瞭解 Microsoft SharePoint Online, 請造訪 ( 可能為英文網頁 ) 28

32 總結 為了符合您的相關需求以及工作風格,Access 2010 提供功能強大的工具, 幫助您整理資訊 分析資訊以及與他人分享資訊 有了 Access 2010 之後, 使用資料庫時會備感方便, 您可以輕鬆入門, 並開始收集和分析資料 您也可以與其他資料來源和小組成員完美配合 此外, 只要有網頁瀏覽器,Access 2010 可以讓您更容易在任何地方使用資料庫 Access 2010 可以讓您更快速完成工作 靈活性更大, 而且工作成果更出色 29

33 功能位置 實現您的創意 功能與優點 功能位置 增強設計! 預先建立的資料庫範本 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 按一下 [ 新增 ], 然後從 [ 範例範本 ] [Office.com 範本 ] 中選擇, 或者搜尋 Office.com, 找到更多的範本解決方案 全新設計! 資料庫範本 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 按一下 [ 儲存並發佈 ], 然後在 [ 將資料庫儲存為 ] 區段按一下 [ 範本 ] 全新設計! 導覽表單 從開啟資料庫開始 在 [ 建立 ] 索引標籤中的 [ 表單 ] 群組按一下 [ 導覽 ], 檢視可用的導覽版面配置 全新設計! 應用程式組件 從開啟資料庫開始 在 [ 建立 ] 索引標籤的 [ 範本 ] 群組中按一下 [ 應用程式組件 ] 全新設計! 快速入門欄位 從開啟資料表開始 在 [ 資料表工具 - 欄位 ] 索引標籤的 [ 新增與刪除 ] 群組中, 找出 [ 其他欄位 ] 底下的 [ 快速入門 ] 全新設計! 圖像藝廊 從開啟表單或報表開始 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 檢視 ] 群組中, 按一下 [ 檢視 ], 然後按一下 [ 版面配置檢視 ] [ 表單 ] ( 或 [ 報表 ]) 版面配置工具會自動顯示 將共用的圖像新增至表單或報表 : 選取空白儲存格 在 [ 設計 ] 索引標籤的 [ 控制項 ] 群 組中按一下 [ 插入圖像 ] 將共用的圖像當做表單背景 : 在 [ 格式 ] 索引標籤的 [ 背景 ] 群組中按一下 [ 背景圖 像 ] 30

34 功能與優點 功能位置 增強設計! 設定格式化的條件規則 管理員 從開啟表單或報表開始 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 檢 視 ] 群組中, 按一下 [ 檢視 ], 然後按一下 [ 版面配置 檢視 ] [ 表單 ] ( 或 [ 報表 ]) 版面配置工具會自動顯示 選取欄位 在 [ 格式 ] 索引標籤的 [ 控制項格式設定 ] 群組中, 按一下 [ 設定格式化的條件 ] 全新設計! 資料橫條 從開啟表單或報表開始 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 檢視 ] 群組中, 按一下 [ 檢視 ], 然後按一下 [ 版面配置檢視 ] [ 表單 ] ( 或 [ 報表 ]) 版面配置工具會自動顯示 選取數字欄位 在 [ 格式 ] 索引標籤的 [ 控制項格式設 定 ] 群組中, 按一下 [ 設定格式化的條件 ] 在 [ 設定格式化的條件規則管理員 ] 對話方塊中, 按 一下 [ 新增規則 ] 然後, 在 [ 新增格式化規則 ] 對話 方塊的 [ 選取規則類型 ] 按一下 [ 和其他記錄比較 ] 全新設計! Office 佈景主題 從開啟表單或報表開始 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 檢視 ] 群組中, 按一下 [ 檢視 ], 然後按一下 [ 版面配置 檢視 ] [ 表單 ] ( 或 [ 報表 ]) 版面配置工具會自動顯示 在 [ 設計 ] 索引標籤中的 [ 佈景主題 ] 群組按一下 [ 佈景 主題 ] 全新設計! 網頁瀏覽器控制項 從開啟的表單入門 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 檢視 ] 群 組中, 按一下 [ 檢視 ], 然後按一下 [ 版面配置檢 視 ] 表單版面配置工具會自動顯示 在 [ 設計 ] 索引標籤中找到 [ 控制項 ] 庫中的 [ 網頁瀏覽 器控制項 ] 增強設計! 運算式建立器 從開啟查詢開始 在 [ 常用 ] 索引標籤的 [ 檢視 ] 群組中按一下 [ 檢視 ], 然後按一下 [ 設計檢視 ] 在 [ 查詢設定 ] 群組中, 按一下 [ 建立器 ] 全新設計! 計算欄位 從開啟資料表開始 在 [ 資料表工具 - 欄位 ] 索引標籤的 [ 新增與刪除 ] 群組中, 按一下 [ 其他欄位 ] 在項目清單靠近底端的地方找到 [ 計算欄位 ] 31

35 功能與優點 功能位置 增強設計! 巨集設計工具 從開啟資料庫開始 在 [ 建立 ] 索引標籤的 [ 巨集與程式碼 ] 群組中按一下 [ 巨集 ] 全新設計! 資料巨集 從開啟資料表開始 在 [ 資料表工具 - 表格 ] 索引標 籤的 [ 前置事件 ] 和 [ 後置事件 ] 群組找到資料巨集 全新設計! Backstage 檢視 按一下功能區的 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 增強設計! 功能區 功能區顯示在畫面頂端 若要設定功能區, 在 Backstage 檢視中, 按一下 [ 選 項 ], 然後按一下 [ 自訂功能區 ] 全新設計! 64 位元版本 注意 : 這個選項只能安裝在 64 位元系統上 如需安裝指示及 詳細資訊, 請造訪 : 合作更有效率 全新設計! 功能與優點 Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) 的 Web Services 連線和支援 功能位置 Web Services 連線 : 從開啟資料庫開始 在功能區的 [ 外部資料 ] 索引標籤的 [ 匯入與連結 ] 群組按一下 [ 其他 ], 然後按一下 [ 資料服務 ] Business Connectivity Services: 這項功能是在 SharePoint Server 2010 中進行設定 增強設計! 連結與匯入 在 [ 外部資料 ] 索引標籤的 [ 匯入與連結 ] 群組中找出 各種連結與匯入選項 32

36 全新設計! 功能與優點 信任的文件 功能位置 當您開啟的資料庫以前不被信任時, 就會自動顯示 [ 訊息橫條 ] 如果資料庫是來自信任的來源, 請按一下 [ 啟用內容 ], 永遠信任該資料庫 尋找信任文件的選項 : 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後按一下 [ 選項 ] 在 [Access 選項 ] 對話方塊中, 按一下 [ 信任中心 ], 然後按一下 [ 信任中心設定 ] 在 [ 信任中心 ] 對話方塊中, 按一下 [ 信任的文件 ] 增強設計! 語言工具 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後 按一下 [ 選項 ] 在 [Access 選項 ] 對話方塊中, 按一 下 [ 語言 ] 注意 : 從任一應用程式變更這些設定時, 會變更所有適用的 Office 2010 應用程式的這些設定 隨時隨地皆可工作 全新設計! 功能與優點 Web 資料庫 功能位置建立新的空白 Web 資料庫 : 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 按一下 [ 新增 ], 然後按一下 [ 空白 Web 資料庫 ] 根據範本來建立新的 Web 資料庫 : 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 依序 按一下 [ 新增 ] [ 範例範本 ], 然後選取範本名稱中含 有 Web 資料庫字樣的範本 注意 : 要使用這項功能, 請先啟用 Microsoft SharePoint Server 2010 和 Access Services 全新設計! 相容性檢查程式 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 在 [ 儲存並發佈 ] 索引標籤中按一下 [ 發佈至 Access Services], 然後按一下 [ 執行相容性檢查程式 ] 33

37 增強設計! 功能與優點 資料快取與同步處理 功能位置資料快取 : 資料快取會自動執行 同步處理設計變更 : 將資料庫發佈至 SharePoint Server 2010 之後, 按一 下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後在 [ 資訊 ] 索引標籤中按一下 [ 全部同步處理 ] 注意 : 要使用這項功能, 必須要有 SharePoint Server 2010, 而 且必須在發佈至 SharePoint 之後啟用 34

38 版本比較 包含的功能 增強設計 全新設計 實現您的創意 更輕鬆地適時運用正確的工具 功能區隨時隨地找到需要的命令 在 Access 2010 中, 現在您可以自訂或建立自己的索引標籤, 以便讓 Access 操作方式更符合自己的行事風格 Microsoft Office Backstage 檢視新的 Backstage 檢視取代傳統的 [ 檔案 ] 功能表, 讓您能夠在同一個地方處理所有的資料庫管理工作 建立資料庫更比以往更快速 更輕鬆 內建的資料庫範本 尋找您可以開始使用或不需要自訂的資料庫範 本 社群提交的範本 選取由社群提交的預先建立資料庫範本, 然後加 以自訂, 以符合您的需要而且不用離開 Access 35

39 資料庫範本 將資料庫儲存為範本, 然後與公司或 Access 線上 社群共用 注意 : 舊版中將資料庫儲存為範本的功能, 可以透過 Access Developer Extensions 增益集取得, 它不是內建的功能 應用程式組件 在資料庫中使用預先建立的資料庫元件, 讓您節 省時間和精力 強化的資料表工具強化的資料表工具會在簡便的檢視中提供更多選項, 藉此簡化資料表的建立和修改程序, 而且可以顯示更多的欄位和資料表選項, 讓您可以輕鬆使用以前要找很久的設定 快速入門欄位只要按幾下滑鼠, 就可以將將相關的欄位群組, 例如 [ 地址 ] [ 縣 / 市 ] [ 州 / 省 ] [ 國家 / 地區 ] 以及 [ 郵遞區號 ] 同時新增到資料表 版面配置檢視 [ 版面配置檢視 ] 加上增強的控制項版面配置, 可以充當資料表, 裡面有各式的欄 列以及儲存格, 放置控制項更靈活 導覽表單 建立資料庫的導覽表單, 無需編寫任何程式碼或 程式邏輯 直接拖放要顯示的表單或報表 圖像藝廊 利用集中存放庫來儲存共用的圖像, 您就可以輕 鬆重複使用以及更新整個資料庫 36

40 位元版本 透過 64 位元版本的 Office 2010, 將新的及現有 的 64 位元硬體投資發揮最大效益 注意 : 這個選項只能安裝在 64 位元系統上 如需安裝指示及 詳細資訊, 請造訪 : 建立有影響力的表單和報表 設定格式化的條件規則管理員 在一個集中的檢視中輕鬆建立 編輯以及管理 設定格式化的條件規則 資料橫條將帶有漸層填色的資料橫條新增到表單和報表, 然後一眼便可瞭解值與值之間的比較, 或者找出趨勢 Office 佈景主題 使用新增的 Office 佈景主題, 輕鬆將一致的 專 業格式套用至整個 Access 資料庫 注意 : 舊版 Access 的報表和表單格式化, 使用 自動格式設 定 佈景主題 Access 2010 仍然提供 自動格式設定, 而 且可以新增至功能區或 [ 快速存取工具列 ] 網頁瀏覽器控制項 在 Access 表單中整合 Web 2.0 內容並建立混搭 注意 : 網頁瀏覽器控制項已經取代 Microsoft 網頁瀏覽器控制 項, 後者仍是可用的 ActiveX 控制項 37

41 新增自動功能以及複雜運算式更快上手 運算式建立器新增的 IntelliSense 自動填寫 工具提示 以及 快速資訊 可以協助您快速 輕鬆建立運算式以及減少錯誤 計算欄位現在您可以在資料表中建立計算欄位, 它們會儲存計算式中使用的資料 建立一次計算式, 就可以在整個資料庫中應用 巨集設計工具 改良的 巨集設計工具 可以讓過程更加簡單, 您可以快速 輕鬆建立全新的巨集 資料巨集使用新的資料巨集, 將程式邏輯與資料產生連繫, 焦點放在資料表的相關程式邏輯, 而不是負責更新資料的物件 合作更有效率 為資料設定匯集中心 連結與匯入 從各種其他外部來源匯入與連結資料 透過電子郵件訊息收集資料精靈 透過電子郵件收集新資料以及更新現有的資料 38

42 Microsoft SharePoint 2010 Business Connectivity Services (BCS) 的 Web Services 連線和支援透過 Web 服務通訊協定連線至資料來源, 以及在您建立的應用程式中包含企業營運系統應用程式資料 注意 :Business Connectivity Services 是在 SharePoint Server 2010 中進行設定 與他人共同合作更加容易 信任的文件信任您的資料庫現在變得簡單多了 您可以使用新的信任的文件功能, 就可以輕鬆信任您的資料庫以及他人建立的資料庫 語言工具簡化和自訂您的多語系體驗 多國語言使用者可以輕鬆使用 Access 2010 的單一對話方塊, 設定編輯 顯示以及 [ 說明 ] 語言的喜好設定 39

43 隨時隨地皆可工作 全新的資料庫運用方式 Web 資料庫立即開始共同作業 將您的資料庫公佈到線上, 然後從網路進行存取 檢視以及編輯 沒有 Access 用戶端的使用者, 可以透過瀏覽器開啟 Web 表單和報表, 而且會自動同步處理所做的變更 注意 : 需要 SharePoint 2010, 而且必須啟用 Access Services 相容性檢查程式 使用新的 相容性檢查程式 判斷發佈 Web 資料 庫之前, 是否需要進行任何變更 資料快取與同步處理透過 Web 服務或 Web 資料庫連線至資料來源, 資料會快取在本機並保留至各個 Access 工作階段 後續使用時, 只會針對已經變更的內容上進行同步處理 40

44 Access 2010 常見問題集 關於 Microsoft Access 何謂 Access 2010? Access 2010 是當今主流資料庫軟體中最靈活 最容易使用的版本 Access 2010 提供您各種一學就會的工具, 幫助您在用更短的時間建立資料庫, 並輕鬆管理資料庫 此外, 這個 Access 版本提供您各式工具, 當您與他人在資料庫上分工合作, 或者在自選的時間和地方工作時, 您無法想像一切是如此方便 2. 如何使用 Access 2010? 使用 Access 2010 來整理以及分析您的資料 它包含各種軟體開發工具, 所以您可以建立應用程式 從簡單到複雜 透過有意義的方式, 與他人共享正確的資料 透過更新的使用者介面以及各種強化的資料庫設計工具, 協助您發揮資料的最大用處, 工作更有效率 無論是管理資產或者追蹤事件, 都可以自己動手, 還可以節省時間與金錢 有了 Access 2010 之後, 管理您的重要資訊從未如此輕鬆 3. 與之前的版本比較,Access 2010 有什麼主要更新? Access 2010 包含全新和增強的功能, 同時工作環境也更加方便, 這樣的設計可幫助您更快完成更多工作 透過網頁瀏覽器存取資料庫內容 Microsoft SharePoint Server 2010 新增的 Access Services, 可以讓您利用新的 Web 資料庫, 在網路上使用資料庫了 沒有 Access 用戶端, 但具有適當權限的使用者, 可以透過瀏覽器開啟 Web 表單, 而且會自動同步處理所做的變更 11 簡化取得所需功能的方式 :Access 2010 提供的增強功能區可以讓您自訂或建立自己的索引標籤, 讓您使用各種命令更快速 新的 Microsoft Office Backstage 檢視取代傳統的 [ 檔案 ] 功能表, 讓您能夠在一個集中 有組織的地方處理所有的檔案管理工作 11 要使用這項功能, 請先啟用 Microsoft SharePoint Server 2010 和 Access Services 41

45 導覽功能無需編寫程式碼 : 使用專業外觀的網頁式導覽表單, 讓常用的表單和報表取用 更方便, 無需撰寫任何程式碼或程式邏輯 在其他資料庫中輕鬆重複使用 Access 項目 : 利用 應用程式組件, 只要按幾下滑鼠, 預先建立的 Access 元件就可以新增至資料庫, 完成一般的工作 您也可以封裝一般的資 料庫元件 ( 例如工作管理的資料輸入表單和報表 ), 然後在整個公司或其他資料庫重複使用 簡化的格式設定 : 利用 Office 佈景主題, 您可以在資料庫中建立協調的專業表單和報表 直接選取熟悉又美觀的 Office 佈景主題, 或者設計自己的佈景主題, 然後套用至資料庫 新建立的 Access 物件會自動配合您選擇的佈景主題 Access 2010 系統需求和相容性 1. 執行 Access 2010 有什麼特殊的系統需求? Office 2010 的建立宗旨是讓您既有的硬體發揮最大效能, 同時也兼具與未來硬體技術相容的特性, 例如 64 位元晶片 進階圖形卡 多核心處理器以及其他外型相關的替代裝置 下列是 Microsoft Office Professional Plus 2010 的最低系統需求 : 處理器記憶體硬碟顯示器作業系統圖形 500 MHz 處理器 ;Outlook with Business Contact Manager 需要 1 GHz 256 MB RAM; 圖形功能 Outlook 立即搜尋 Outlook with Business Contact Manager 以及特定的進階功能, 建議為 512 MB 3.0 GB 可用磁碟空間 1024x768 或更高解析度的監視器 Windows XP Service Pack (SP) 3 ( 僅限 32 位元作業系統 ) 或 Windows Vista SP1 Windows 7 含 MSXML 6.0 的 Windows Server 2003 R2 Windows Server 2008 或更新版本 32 位元或 64 位元作業系統 圖形硬體加速需要搭載 64 MB 或更多視訊記憶體的 DirectX 9.0c 圖形卡 42

46 其他注意事項 某些進階功能需要與 Microsoft Exchange Server 2010 Microsoft SharePoint Server 2010 Microsoft Office Communications Server 2007 R2 和 / 或 Microsoft SharePoint Foundation 2010 連線才能使用 某些功能需要 Windows Search 4.0 網際網路功能需要網際網路連線 某些線上功能需要有 Windows Live ID 某些功能需要 Internet Explorer (IE) 6 或更新版本, 僅限 32 位元瀏覽器 檢視 PowerPoint 簡報廣播需要下列其中一種瀏覽器 :Internet Explorer 7 或更新版本 ( 適用於 Windows) Safari 4 或更新版本 ( 適用於 Mac), 或者 Firefox 3.5 或更新版本 ( 適用於 Windows Mac 或 Linux) 某些 Microsoft OneNote 需要 Windows Desktop Search 3.0 Windows Media Player 9 Microsoft ActiveSync 4.1 麥克風 音訊輸出裝置 視訊錄製裝置 TWAIN 相容的數位相機或掃描器 傳送到 OneNote 列印驅動程式 及 與 Business Connectivity Services 整合 皆需要 Microsoft.NET Framework 3.5 和 / 或 Windows XPS 功能 產品功能與圖形會隨系統設定而不同 某些功能需要其他或進階硬體或伺服器連線 ; 請造訪 若要取得每個 Microsoft Office 2010 套件及獨立應用程式的系統需求, 請造訪 :Office.com 2. 我可以在 Access 2010 開啟舊版的 Microsoft Access 資料庫? 可以, 您可以在 Access 2010 開啟 Access 2000 或之後版本建立的檔案 3. 我可以使用舊版的 Microsoft Access 開啟 Access 2010 資料庫? 可以, 您可以在 Access 2007 中開啟以 Access 2010 預設檔案格式建立的檔案 如果需要與不同版本的使用者共用檔案, 您也可以選擇從 Access 2010 儲存成 Access 2000 Access 的檔案格式 Microsoft Access 2010 引進部分 Access 2007 未支援的功能 您可以到以下網站, 深入瞭解 Access 2007 回溯相容性 : 4. 我需要其他產品, 才能使用 Access 2010 的功能? Access 2010 的資料庫建立或設計工具, 不需要其他產品 不過, 若要發佈以及共用 Web 資料庫, 您需要 Microsoft SharePoint Server 2010, 而且必須啟用 Access Services 5. Access 有 Web App? 沒有, 目前暫時不提供 Microsoft Office Web App for Access 不過, 經由 SharePoint Server 2010, 您可以發佈 Web 資料庫, 而電腦上未安裝 Access 的使用者, 只要具備適當權限, 就可以透過網頁瀏覽器使用 Web 表單和報表 43

47 使用 Access Microsoft 提供免費的 Access 2010 資源和訓練? 是的!Access 部落格 ( 可能為英文網頁 ) 提供各種 Access 功能的秘訣和深入分析文章 您也可以到 Office.com 找到各種免費的自助式資源 資源包括訓練課程 協助輕鬆從功能表過渡至功能區的指南 說明文章以及示範 此外, 您還可以存取 Microsoft Office 討論群組, 以取得社群中的同伴與獨立專家 ( 例如 Microsoft Most Valuable Professionals) 的解答 2. 我可以根據產品的使用習慣來自訂 Access 2010? 您可以自訂 Access 2010 的各個方面, 其中包括以下各項 : 自訂功能區的索引標籤或建立自己的索引標籤 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視 按一下 [ 選項 ], 然後按一下 [ 自訂功能區 ] 將您常用的命令新增到快速存取工具列 在功能區的命令上按滑鼠右鍵, 然後按一下 [ 新增至快速存取工具列 ] 為您的編輯語言和 [ 說明 ] 語言, 設定獨立的語言設定 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後按一下 [ 語言 ] 設定各種資料庫和程式行為的喜好設定, 包括設定目前資料庫的選項 修改編輯喜好設定 設定欄位資料類型的預設值, 以及控制資料庫的開啟方式等 在 [Access 選項 ] 對話方塊中尋找上述設定以及更多的設定 要這樣做, 請按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後按一下 [ 選項 ] 3. 當我離開主要使用的電腦後, 可以存取我的資料庫? 您可以從絕大多數的網頁瀏覽器, 存取發佈至 SharePoint Server 2010 的資料庫 注意 :SharePoint Server 需要設定適當的權限, 才能使用共用的 Web 資料庫 4. 我如何從手機使用 Access 2010? Access 目前不支援手機應用 44

48 5. 我對 Access 一竅不通,Microsoft 提供任何資源或訓練? Microsoft 為 Access 使用者和潛在的使用者提供各種資源, 例如範本 影片以及實用使用方法文章, 歡迎造訪 Office.com 6. 如何在 Access 2010 開始建立資料庫? 您可以使用內建的資料庫範本, 當做是起始點, 並自訂它們, 以符合您的需求 您也可以從 Access 使用者社群建立並放到 Office.com 中的範本自行挑選 購買 Access 哪一版的 Microsoft Office 2010 套裝軟體包含 Access 2010? Microsoft Access 2010 包含在 Microsoft Office Professional 2010 以及 Microsoft Office Professional Pro Plus 2010 中 若要查看 Microsoft Office 2010 的套裝軟體比較, 藉此判斷合適的套裝軟體, 請造訪 Office.com 2. Access 2010 可以單獨購買? 可以 3. 我可以在購買之前, 先試用 Access 2010? 可以 您可以取得 Microsoft Office 2010 的試用版 請造訪 Office.com, 下載並試用 Office Access 2010 有推出 Macintosh 版本? 目前沒有 Macintosh 版本的 Access 45

49 Access 2010 功能相關問題 1. 建立 Web 資料庫時,Access 的功能有什麼差異? 設計 Web 資料庫時, 傳統用戶端資料庫的某些功能將無法使用, 因為 Web 資料庫使用 Web 資料表 查詢 表單以及報表 例如, 傳統的 [ 設計檢視 ] 無法使用, 而且會變更所有設計, 資料表改為 [ 資料工作表檢視 ], 而表單和報表則改為 [ 版面配置檢視 ] Web 查詢仍然使用傳統的 [ 設計檢視 ] 此外, 您會使用 Web 巨集來實作程式邏輯 不支援 Microsoft Visual Basic for Applications 2. 如何對 Web 資料庫進行變更, 然後將那些變更傳送至伺服器? 當您在 Access 用戶端使用 Web 資料庫時, 任何對 Web 查詢 表單或報表所做的變更, 不會在伺服器上自動更新 變更設計之後, 準備好傳送到伺服器時, 按一下 [ 檔案 ] 索引標籤, 開啟 Backstage 檢視, 然後在 [ 資訊 ] 索引標籤中按一下 [ 全部同步處理 ] 注意 : 資料表設計變更 ( 稱為結構描述變更 ) 會自動更新 3. 可以與使用舊版 Access 的使用者共用 Web 資料庫? 任何擁有 SharePoint 2010 網站權限的使用者, 都可以使用您的 Web 表單和報表 即使他們沒有 Access 這種編輯資料和執行報表的方式, 非常快速且便利 不過, 您必須使用 Access 2010 才能修改 Web 資料庫 4. 傳統用戶端資料庫使用新的檔案格式? 否,Access 2010 建立的傳統桌面資料庫使用的檔案格式與 Access 2007 相同 Microsoft Access 2010 引進部分 Access 2007 未支援的功能 您可以到以下網站, 深入瞭解 Access 2007 回溯相容性 : ( 可能為英文網頁 ) 46

50 5. 如何在 Access 2010 使用 Office 佈景主題? 當您變更或修改 Office 佈景主題時, 所有使用該布景主題的 Access 物件會自動更新 若要充分利用佈景主題, 請在套用格式設定時, 直接使用 佈景主題 元素即可 例如, 選取字型時, 可以使用字型清單最上方 標示為 ( 頁首 ) 和 ( 詳細資料 ) 的字型 ; 而在選取色彩時, 可以使用調色盤 [ 佈景主題 ] 區段的顏色 至於您不想自動更新的項目, 例如控制項的框線必須始終為紅色, 請使用 [ 標準色彩 ] 調色盤中的顏色 ; 至於字型方面, 則使用 ( 頁首 ) 或 ( 詳細資料 ) 字型以外的字型 6. 可以在 Access 中使用一種以上的 Office 佈景主題? 可以, 您可以在 Access 資料庫中使用多種 Office 佈景主題 例如, 您可以讓所有表單使用一種 Office 佈景主題, 而讓報表使用另一種佈景主題 若要將 Office 佈景主題套用至表單或報表, 無不去變更資料庫佈景主題, 請在 [ 佈景主題 ] 庫中您要使用的佈景主題按滑鼠右鍵, 然後選取 [ 僅套用佈景主題至此物件 ] 7. 如何讓 Access 建立的佈景主題讓其他資料庫或 Office 應用程式使用? 若要在 Access 中建立 Office 佈景主題, 只要選取一組佈景主題色彩, 或者建立自己的佈景主題色彩 ; 選取或建立一組字型, 為標題選取一種字型, 為詳細資料選取一種字型 ; 然後從 [ 佈景主題 ] 庫按一下 [ 儲存目前的佈景主題 ] 儲存您的 Office 佈景主題後, 就可以在 Access 的 [ 佈景主題 ] 庫以及支援 Office 佈景主題的 Microsoft Office 應用程式中使用 不過, 若您建立的 Office 佈景主題要與其他 Office 應用程式共用, 最好是在 PowerPoint 2010 建立您的佈景主題 這樣可以確保所有佈景主題元素, 例如其他 Office 應用程式圖形物件使用的 佈景主題 效果, 以及簡報中使用的投影片母片和版面配置, 都在您的 Office 佈景主題中考慮周詳 47

51 可用功能 / 揭露 Microsoft SharePoint Online 2010 下半年開始,Microsoft SharePoint Online 的 Access Services 支援即將推出 本產品指南所提供的連結 本指南提供的部分連結要到 Microsoft Office 2010 公開上市後才能使用 一般本文件係依 現狀 提供 本文件所陳述的資訊和觀點, 包括 URL 及其他網際網路網站參考, 如有變更恕不另行通知 貴用戶須自行承擔使用風險 本文所提及之部分範例均為虛構, 並僅供說明之用 其無意指射或影射任何真實的個案 本文件不提供貴用戶對任何 Microsoft 產品之任何智慧財產的法定權利 貴用戶可複製和使用本文件做為內部參考用途 2010 Microsoft Corp. All rights reserved. 48