关于分机用户手册 CooVox-V2 系列分机用户手册适用于 Coovox-V2 系列所有型号的 IP 语音交换设备 该手册能 帮助普通分机用户更好的理解关于 CooVox-V2 系列的 IP 电话系统的功能, 并能更好的使用 这些功能以改善 IP 电话系统功能的使用效率和通话的体验

关于分机用户手册 CooVox-V2 系列分机用户手册适用于 Coovox-V2 系列所有型号的 IP 语音交换设备 该手册能 帮助普通分机用户更好的理解关于 CooVox-V2 系列的 IP 电话系统的功能, 并能更好的使用 这些功能以改善 IP 电话系统功能的使用效率和通话的体验

目录 1. 功能键... 4 1.1 黑名单... 4 1.2 呼叫代接... 5 1.3 呼叫停泊... 5 1.4 呼叫转接... 6 1.5 会议室... 7 1.6 语音信箱... 8 1.7 一键录音... 9 1.8 呼叫转移... 10 1.9 监听... 11 1.10 呼叫队列坐席功能键... 12 1.11 寻呼和对讲... 12 1.12 叫醒服务... 13 1.13 通讯录... 14 2. 分机用户界面... 15 2.1 分机用户界面登录... 15 2.2 通讯录和速拨... 16 2.3 网页拨号... 16 2.4 通话日志... 16 2.5 录音列表... 17 2.6 语音信箱列表... 18 2.7 呼叫转移... 18 2.8 一号通... 19 2.9 用户设置... 20 2.10 发送 / 接收传真... 21 2.11 传真列表... 21

1. 功能键 功能键是一系列特殊的电话按键组合, 用户通过在电话上输入相应按键可以使用 IP 电话系统中不同的电话功能 这使得分机用户可以方便快捷的使用一些高级 IP 电话系统功能 以下将介绍一些常用的功能键, 例如黑名单, 代接, 呼叫停泊, 呼叫转接, 会议室和语音信箱等 这些功能键都是出厂默认配置, 如果其中一个功能对应的功能键失效, 请联系系统管理员查看该功能对应的按键是否被修改 1.1 黑名单 通过黑名单功能你可以设置 CooVox-V2 IP 语音交换机系统屏蔽一些电话号码, 可以阻止这些号码呼入 通过电话拨打功能键 *75, 并跟随语音提示的指引输入将要加入黑名单的号码即可 若要将某个号码从黑名单中移除, 只需拨打 *075 并跟随语音菜单的指引输入需要移除的号码即可 下图展示了在黑名单中添加和删除的具体过程 :

1.2 呼叫代接 通过拨打呼叫代接功能键, 你可以代接处于响铃状态的其他分机上的来电, 直接使用 **+ 被代接的分机号 即可完成代接操作, 此外,CooVox-V2 IP 语音交换系统可以把分机根据不同的部门分为不同的代接组, 在同一个代接组下, 直接使用 *8 便可完成代接操作 具体操作如下图所示 : 1.3 呼叫停泊 当分机用户接到一个来电, 此时该分机用户不能及时处理或需要在另一个分机上处理该来电时, 就可以先将电话停泊起来, 并在停泊时间内使用功能键重新建立通话 使用该功能, 需要将通话转接至 700 号码 ( 系统默认的停泊号码 ), 转接成功后, 系统会通过语音提示停泊的位置 ( 一个系统号码 ), 默认从 701 开始, 如被占用则顺序往后推移至 702, 703, 一直到 720 停泊时间默认为 45 秒, 进入停泊功能后, 通话将会被保持, 直到该用户使用 IPPBX 上任意已注册的分机拨打系统给出的停泊号码例如 701, 才会重新接通电话 呼叫停泊的工作流程如下图所示 :

注意 : 一旦通话被停泊, 对方就会听到等待音乐, 超过限定的停泊时间, 通话会返回到最初使用停 泊功能的分机 1.4 呼叫转接 分机用户可以在通话过程中通过 IP 语音交换机上对应的呼叫转接功能键将电话转接至一个内部或者外部号码 呼叫转接分为两个类型, 第一种是盲转接, 使用 # 加上第三方的号码, 并以 # 结束可以直接将电话转出, 第二种是协商转接, 使用 *2 加第三方号码, 此时通话方将会处于等待状态, 第三方将会振铃, 等待第三方号码应答之后, 分机用户向第三方介绍该电话, 如果同意转接则分机用户挂断电话完成转接, 如果拒绝转接请求则分机用户按 * 键终止转接并还原原始通话 呼叫转接的示意图如下 : 盲转接执行之后, 如果第三方号码处于忙线或未应答时, 该电话将会转回执行盲转的分机号 码

1.5 会议室 进入电话会议室需要拨打会议室号码, 并输入相应密码 会议室进入分为两种权限, 会议管理员和普通参与者 他们以不同的登陆密码进行区分 下图展示了如何进入电话会议室 : 当一个电话会议进行时, 管理员可以使用功能键 0 邀请一个新的号码 ( 分机用户或外部号码 ) 加入会议室, 当按下 0 之后, 管理员听到拨号音后拨打某号码, 接通之后对方愿意加入会议则按下 ** 与新成员一同返回会议, 如果对方不愿加入会议则按下 *# 断开与对方的通话并独自返回当前会议 邀请新的参与者的流程如下图所示 : 注意 : 请从 CooVox-V2 IP 语音交换机的系统管理员处获取会议室号码和与会密码

1.6 语音信箱 当呼叫的分机忙或无人接听时,CooVox-V2 IP 语音交换系统将会把来电转到被叫分机的语音 信箱, 并提示主叫方留言, 语音留言的流程如下 : 根据下图所示流程可以查看其他分机的语音信箱留言情况 : 查看本机的语音留言流程如下图所示 : 语音留言还可以直接发送到邮箱, 如果想用语音留言到邮箱的功能请联系你的系统管理员做 必要的配置

1.7 一键录音 CooVox-V2 IP 语音电话系统有两个方法开启录音 自动通话录音 一键录音自动通话录音是由管理员界面所激活的 如果你需要所以呼入和呼出通话都录音, 那你就需要管理员帮你开启该功能 一键录音不需要配置, 仅仅需要在通话过程中按下 *1 便可以对当前通话开始录音 若需要查看电话录音文件请参照 2.5 录音列表

1.8 呼叫转移 分机用户可以通过话机拨打功能键来开启或关闭呼叫转移 通过功能键开启或者关闭呼叫转移条件具体细节如下 : 条件 1: 呼叫转移所有电话 ( 无条件转移 ) 激活呼叫转移的功能键是 *71 拨打 *71 后面加需要转移的号码并且以 # 结束, 这样就设置了无条件转移的号码针对所有打进该分机的电话 举个例子, 拨打 *71803# 将所有呼叫转移至 803 分机, 或者拨打 *71985337096# 就把通话转移至 85337096(9 是当前呼出所用前缀 ) 关闭该呼叫转移的功能键是 *071 拨打 *071# 可以关闭无条件转移 条件 2: 遇忙转移激活呼叫转移的功能键是 *72 拨打 *72 后面加需要转移的号码并且以 # 结束, 这样就设置了忙线状态下的号码针对所有打进该分机的电话 关闭该呼叫转移的功能键是 *072 拨打 *072# 可以关闭遇忙转移 条件 3: 无应答转移激活呼叫转移的功能键是 *73 拨打 *73 后面加需要转移的号码并且以 # 结束, 这样就设置了忙线状态下的号码针对所有打进该分机的电话 关闭该呼叫转移的功能键是 *073 拨打 *073# 可以关闭遇忙转移 注意 : 条件 1 与条件 2 或 3 不共存, 如果配置无条件转移则 2,3 不可用 遇忙转移和无条件转移可 以同时开启

1.9 监听 呼叫监听功能允许分机用户通过分机监听一个正在通话的其他分机的通话内容 这个功能需 要事先在分机选项中开启允许被监听 如有需要请联系系统管理员开启该功能 监听的方式有 3 种 方式 1: 一般监听通过一般监听功能你可以听到通话双方的对话内容, 但是他们听不到你的声音 对应功能键是 *90 例如 : 你需要监听的分机号码为 405, 那么就直接拨打 *90405 进行监听 方式 2: 悄悄话通过悄悄话功能你可以听到通话双方的声音, 并且只有被你监听的分机可以听到你说话 对应功能键是 *91 例如 : 你需要监听的分机号码为 405, 那么就直接拨打 *91405 进行监听 方式 3: 强插通过强插功能你可以听到通话双方的声音, 并且可以与被监听的双方进行会话 对应功能键是 *92 例如 : 你需要监听的分机号码为 405, 那么就直接拨打 *92405 进行监听

1.10 呼叫队列坐席功能键 呼叫队列坐席功能键只适用于呼叫队列的坐席成员使用, 如果你不是呼叫队列成员可以直接跳过该部分 队列成员通过功能键可以暂停 IP 电话系统分配来电到该分机, 也可以通过功能键取消暂停继续接听呼叫队列中的来电 暂停功能键为 *95, 取消暂停是 *095 如果你不便于接听来自队列的来电时便可以在你的话机上拨打 *95#, 当你准备好继续接听来电时候可以拨打 *095# 取消暂停 注意 : 呼叫队列功能键不能使用免打扰功能 (DND) 来代替, 队列成员如果使用免打扰功能来暂停接听电话,IP 电话系统将继续分配来电到该分机, 但是来电会被直接转到该分机的语音信箱, 只有使用队列功能键的时候 IP 电话系统的队列才不会将来电分配到该分机 1.11 寻呼和对讲 在智科 CooVox-V2 电话系统上, 你可以使用分机寻呼或者对讲一组分机或者单个分机 若要寻呼或对讲一组分机需要联系系统管理员设置寻呼对讲组, 在获得组号码之后拨打组号既可以完成寻呼或对讲 若要对单个分机进行寻呼或对讲, 分机用户可以使用功能键来完成而不需要额外配置 对于单个分机的对讲可以使用功能键 *50, 对于单个分机的寻呼功能可以使用功能键 *51 举例来说, 拨打 *50407# 或拨打 *51407# 就是分别对分机 407 进行对讲或寻呼 注意 : 寻呼或对讲功能需要 IP 话机支持自动应答功能, 确保话机支持该功能才能使用对讲或者寻呼 模拟话机或者软电话无法完成上述功能 另外, 寻呼功能被叫方只能听不能与主叫方交流, 对讲功能允许主叫和被叫相互交流

1.12 叫醒服务 叫醒服务功能可以被用于提醒安排的日程或者叫醒用户 通过拨打叫醒服务的功能键根据语音提示进行相应的设置 叫醒功能键列表如下 : *55: 是叫醒服务菜单添加, 查看或者取消叫醒服务的高级菜单 *55*: 用于直接预约一次性叫醒服务的具体的日期和时间在内的 8 位数字, 举例来说, *55*08010730 添加的叫醒时间就是 8 月 1 日早上 7 点 30 分 *055: 拨打该功能键你可以取消所有叫醒电话 高级叫醒语音菜单结构如下图所示 : 当一个叫醒电话响铃后, 你可以根据语音提示按键确认叫醒或者延迟 5,10,15 分钟以后再响 铃, 具体流程如下图所示 :

1.13 通讯录 通讯录功能又被叫做 按姓名拨号, 通过这个功能你可以在知道某个分机用户的名称却不知道分机号的情况下拨打该用户分机 通讯录功能对应的功能键是 *3, 当你在电话上摘机并按下 *3 之后你将会听到系统语音提示让你输入用户的姓或者名的前三个字母, 此时你按下这三个字母对应的键, 系统会语音播报符合这三个键按顺序组合的字母作为姓或名开头的所有用户, 你只需按 1 确认呼叫用户即可 注意 : 该功能需要分机用户的用户名为英文字母

2. 分机用户界面 分机用户可以使用他们的分机号码作为用户名并且用分机注册密码来登录 IP 电话系统的分机用户界面 在分机用户界面里可以检索与本机相关的通话日志和录音列表等记录, 还可以设置本机的一些基本电话功能和发送传真等 出于安全相关原因, 分机用户登录界面的权限在默认情况下没有被开启, 如需使用该功能请联系系统管理员开启分机界面登录功能 2.1 分机用户界面登录 使用 IPPBX 地址登录分机界面, 然后用分机号做用户名, 用分机注册密码作为密码登陆分机 界面, 具体请咨询系统管理员, 登录界面如下图所示 : 在输入用户名密码完毕以后, 点击登录便可以看到下图所示的操作界面 :

2.2 通讯录和速拨 在通讯录界面你可以看到联系人已经被系统管理员或者其他分机添加 如上图所示, 每一个联系人都有一个速拨号码, 速拨的功能键为 *99 可以用于呼叫联系人 举例来说, 客户甲对应的速拨号为 01, 所以分机用户可以直接拨打 *9901, 而不用拨打完整的电话号码 为了避免速拨号码冲突, 分机用户不允许定义速拨号码 在你创建一个新的联系人后, 如需创建新的速拨号码请联系你的系统管理员 2.3 网页拨号 在分机用户界面的 网页拨号 页面, 你可以从界面拨打一个号码而不需要从拨号盘上按键 输入要拨打的号码然后点击 呼叫 你的分机将会响铃, 然后一旦接起电话后系统会自动 呼叫该号码 2.4 通话日志 在通话日志界面上, 你可以查看所有与本机相关的通话记录 在下拉菜单中可以按照 主叫 号码 和 被叫号码 进行过滤然后找到相关的呼出和呼入的通话记录

通过点击 下载 按钮你可以将本页面的检索结果以 CSV 文件格式保存到本地电脑上 2.5 录音列表 所有你的分机的通话录音文件可以在录音列表中找到, 包括自动录音和一键录音所产生的录 音文件 检索到的录音文件可以在浏览器上直接点击 按钮播放或者通过某个分机播放录音

2.6 语音信箱列表 针对分机用户的功能键可以从话机上直接听取留言, 或者可以从分机用户界面查看和播放语音留言 在语音信箱界面, 你能够看到所有新的和旧的语音留言信息, 通过 分类 下拉菜单即可选择 对于检索到的留言信息你可以进行播放, 删除或者下载操作 通过选择左上角 分类 中的下拉菜单选择其中一个文件夹, 点击 移动, 便可以将查看过的语音留言移动到右上角的分类中的文件夹,New 是已经查看过的语音留言, 而 Old 是未查看的 2.7 呼叫转移 呼叫转移可以通过话机上的功能键完成 同时可以通过分机用户界面进行配置 在呼叫转移界面上, 分为几种情况转移, 如下图所示 在这个例子里, 呼入到该分机的电话在该分机忙或无应答的情况下会自动转移至 55054118, 呼出前缀为 9

2.8 一号通 一号通是类似于 呼叫转移 情况下无应答转移, 但呼叫转移只能设置单个号码, 一号通可以将呼叫转移设置多个被转移号码, 包含分机号, 固话线路号码和手机号 这个功能减少了来电漏接的情况 在一号通界面上配置转移号码列表如下 : 在这个例子里, 呼入电话会经历如下过程 : 第一步 : 呼入电话到你的分机会持续响铃 15 秒第二步 :PBX 会将通话转移至分机 405 并持续响铃 20 秒第三步 :PBX 会将电话转移至 55074118(9 是呼出前缀 ), 响铃会持续 30 秒第四步 : 最后,PBX 系统会将号码转移至 85326721(9 是呼出前缀 ), 响铃会持续 30 秒如果上面 4 个都无人接听, 最后电话会自动挂断 一号通在转移过程中, 被任何一个电话接通将会终止转移过程

2.9 用户设置 在设置选项界面, 用户可以设置呼叫等待, 免打扰 (DND) 功能以及修改该分机的语音信箱 密码 呼叫等待允许你在通话过程中接听第二个来电, 并在两个来电之间相互切换, 具体操作请参照话机的说明书 设置选项页面的呼叫等待选项只有当你的分机为模拟话机的情况可以生效 如果你的分机是 IP 话机, 你需要在 IP 话机上设置该功能 免打扰 (DND) 可以在设置选项界面启用和禁用, 也可以直接在话机上使用功能键 *74 来启用以及 *074 禁用 如果该功能被开启, 你将拒绝所有呼入电话, 但是仍然可以通过分机呼出 语音信箱密码出厂默认都是 1234, 在话机上查看分机语音留言的时候需要输入以通过验证, 分机用户可以自行对密码进行修改, 密码必须是数字的组合

2.10 发送 / 接收传真 智科 CooVox-V2 IP 电话系统的虚拟传真或称无纸传真功能改变传统收发传真的方式, 传真的收发不再需要传统的传真机 分机用户只需打开分机管理界面, 点击发送传真页面, 并且输入对方传真号码, 上传传真文件 ( 格式 :.tif/.tiff/.txt/.pdf/.jpg/.png), 这样传真就可以一键发送了 当然在这之前请咨询管理员系统是否开启了虚拟传真功能 2.11 传真列表 如果你的分机被指定用来接收公司的传真, 那么你可以在 传真列表 页面查找所有接收到 的传真文件的电子档, 格式为.tif 的图片文件 点击对应传真文件的 按钮即可将传真下载并保存在本地电脑以供查阅