業務研究 如何建構數位資料快速檢覈機制 以待遇檢覈為例 蕭丞舜 臺北市立南湖高級中學人事室 組員 以法令規範為依據 當建構者輸入不合法令 壹 規範的內容時 自動比對檢覈並禁止使用者 輸入 自建構資料之始即確保內容的正確性 前言 在引進數位科技之後 我國政府的資料 至於業務執行 則是當必須與其他單位 數位化的程度與日俱增 對於提升公部門的 通力合作執行業務時 自然要確定各別提供 行政績效有極大的效益與作用 居於機關內 的資料 其具有共同性質的部分均無誤 方 部運作關鍵的人事單位 自然也不遺餘力地 能確保執行結果無誤 例如每月薪資發放前 推動 均要執行的待遇資料比對檢覈 至於近年來 推動資料數位化的過程與部分業務執行 推動人事資訊系統升級或整合 1 時 資料移轉 時 一件不可免的事情是 資料的比對檢覈 前後的資料比對檢覈 更是人事單位的重要 資料數位化的類型大抵有二 其一是將舊有 工作 否則資料有誤 日後以之辦理相關業 且仍具應用可能的紙本資料數位化 第二是 務 其後果不堪設想 建置時即採用數位工具 自始即建立數位資 料 前者為了確保數位化後之正確性 資料 的比對檢覈勢不可免 此時只能透過人工方 式逐筆比對檢覈 至於後者 除了人工比對 檢覈外 亦可透過應用軟體或系統的設定 72 2016.04.06 第 368 期 1 例如 Pemis 2K 升級為 WebHR 以及建置全國公 教人員退休撫卹整合平臺 此二者從建置到正 式上線的過程 均有資料移轉或匯入的步驟 為了確保資料移轉或匯入後正確無誤 避免日 後以錯誤資料辦理業務 導致嚴重不良後果 人事單位免不了要仔細加以檢覈
在僅有紙本資料的時代, 捨人工比對檢 覈的方式即無他法可用, 在資料數位化後, 則可藉由現代數位科技與設備, 根據數位資料的格式, 擇取適當且快速有效的比對檢覈方式, 大幅縮短作業所需的時間, 快速檢查出錯誤資料所在, 檢覈人員即可直指問題核心加以查覈, 不必浪費大量的時間 精力在問題以外的部分, 達到快速且有效的資料比對檢覈目的 緣此可知, 想要建立一快速有效的資料比對檢覈機制, 需要有以下的條件 : 此類設備除了用來建立數位資料檔案之外, 比對檢覈時自然必須仰賴這些運算速度超高且精準的設備, 達到在極短時間內完成比對檢覈資料的目的 以當前而言, 自然是以電腦及其相關應用軟體為主 最容易處理的數位化資料即是文字檔, 而且是能夠使用在多種應用軟體的純文字檔案 至於其他常見的檔案格式, 如各種圖片檔案格式 ( 如 JPEG TIFF PNG GIF 等 ) PDF(Portable Document Format, 可攜式文件格式 ) 檔等, 則較為不適合 原因在於前者因圖形辨識的技術目前尚未普及, 相關設備昂貴且取得不易 ; 至於後者則可能因為資 2 料平面化或保全設定而無法進行比對檢覈 以目前配發給人事人員的應用軟體中, 欲進行資料的比對檢覈, 最適合的莫過於 Microsoft Excel( 以下簡稱 Excel) 從軟體功能與實務經驗而言, 所持的理由如下 : ( 一 ) 以單一儲存格為最小資料單位, 如資料建構係以資料庫形式排列與呈現, 則可針對特定儲存格的資料進行比對, 無須比對整筆資料的所有部分, 可達到較精細的比對, 得到縮減檢覈資料錯誤範圍的效果 ( 二 ) 排序 篩選等功能便於對資料進行初步的整理, 使其排列方式一致, 可減少函數撰寫的複雜度, 有助於提高比對檢覈的效率 ( 三 ) 有功能完整的函數可應用 Excel 內提供為數眾多的函數, 對於資料的分析 尋找 提取 比對 計算 統計等, 均可輕易達成使用者想要的目的 ( 四 ) 具有普及性, 人事機構間進行檔案共享毫無障礙 是故, 若需要和其他單位所提供的資料進行比對檢覈, 可請對方提供 Excel 檔, 如對方能配合自是最佳, 如否, 則須要費一番工夫加以轉換 參 對人事單位而言, 待遇發放前的比對檢 務研究貳 業2 73
業務研究 覈是每月必為之例行公事 主要目的是要確保人事與出納二單位的待遇資料一致, 避免待遇內容發放錯誤 畢竟決定薪俸的資料如官職等 俸級 敘薪結果 考績 ( 成 ) 後晉薪級 權理的起始日期 留職停薪或回職復薪日期 任免之調離職日期等, 均由人事單位知會會計 出納等單位, 出納依此所製之薪資發放清冊, 只有人事單位能加以比對檢覈是否有誤 是故, 人事單位的比對檢覈方式主要有三種, 茲簡述如下 : 一 檢查清冊內每個人員的官職等 俸級 敘薪結果等與薪俸相關的內容是否正確 此法唯一的缺點是當遇到人員有權理的狀況時, 清冊上除了專業加給的金額不同外, 並無顯示權理的字眼, 此類人員亦不常有, 比對檢覈時易於疏忽 二 檢查應發薪俸總額是否正確 通常應發薪俸正確, 則官職等 俸級 敘薪結果等也會正確 3 只是人事人員得先有一份正確薪俸的清冊, 作為比對檢覈的基準依據 三 訂一檢覈基準時點, 將機關內所有人員與薪俸相關的資料澈底檢查並修正, 之後只要針對異動的部分檢查即可 缺點是首次檢覆必須花較多的功夫 3 此三種方法均可達到檢覈結果正確的目 標, 若採用紙本的人工比對檢覈方式, 就長期的績效而言, 自然以第三種為佳 若改採電腦方式比對, 三者在績效上並無顯著差異, 若考慮到清冊產生與比對檢覈方式的難易, 第二個方式才是績效最高者 首先, 人事單位要產製薪俸校對用的清冊, 最簡單的方法就是自 WebHR 產製 產製的方法很簡單, 從 待遇福利 > 待遇資料管理 > 整批產生待遇資料, 進行當月待遇資料的批次計算, 接著是自 待遇福利 > 待遇資料管理 > 待遇資料校對清冊 產製待遇資料校對清冊的 Excel 檔案 基本上, 只要 個人資料 內人員的任職資料正確, 待遇資料校對清冊的內容也會正確 接著在電腦內新增一個資料夾 ( 可命名為 待遇校對 ), 然後在此資料夾下新增特定年月的資料夾 ( 例如 :10501 待遇校對 4 ), 將 WebHR 產製出來的清冊檔案存放於此, 接著複製一份於此, 檔案名稱改為 10501 待遇校對結果, 並根據比對需要, 先進行基本的處理 5 完成後即以此為比對的基礎 ( 以下簡稱基準資料 ), 再將出納所產 4 5 WebHR 74
6, 以下簡稱為對 照資料 ), 複製一份貼到該檔案的另一工作表 ( 工作表名稱可改命名為 Salary) 確定兩工作表內均有薪資總額的情形下, 就可利用 Excel 的函數針對此資料內容進行比對, 函數所撰寫的內容如下所示 : =IF(ISERROR(VLOOKUP($H4,Salary! $A:$F,6,0))," 薪資無此人 ",IF($Z4=VLOOKUP ($H4,Salary!$A:$F,6,0)," 正確 "," 錯誤 ")) 此處運用了邏輯判斷函數 IF 的巢狀結構 ; 其內尚包含三個函數 : 判斷運算結果是否正確的函數 ISERROR 查找函數 VLOOKUP 以及邏輯判斷函數 IF, 至於為何如此撰寫, 其設計邏輯簡述如下 : 兩份不同來源的資料, 在資料筆數眾多且順序不同的狀況下, 最好的方法當然是透過電腦自動搜尋, 此時可用查找函數 VLOOKUP, 依據某一特徵 ( 如身分證統一編號 7 ), 找到該筆資料並顯示出需要比對的目標內容, 其後才能進行需要的比對 VLOOKUP 若找不到資料, 預設會在儲存格顯示 #N/A 之訊息, 這樣的訊息欠缺明確性且相對不易理解, 因此用判斷運算結 6 Excel 7 果是否正確的函數 ISERROR, 使用者可自行設定查找結果所欲顯示的內容, 當查找函數運算的結果為否 ( 意即找不到 ), 即可直接顯示對照資料與基準資料內無相符者 ( 在此為 薪資無此人 ), 使用者就能清楚資料缺乏的因素為何 找到同一特徵的資料後, 理所當然要針對目標資料進行比對, 此處直接使用數學的等於 (=) 即可 須注意者,Excel 的等於除了數學上的意義外, 還包含基準與對照資料儲存格內的所有內容 ( 包括文字 函數 空格等 ) 必須完全一致, 只要有些微差異均視為不同 所以內容相同者, 就顯示為 正確, 如否則顯示為 錯誤 函數後段即 是以邏輯判斷函數 IF 來達此一目的 肆 按上述方式比對檢覈之後, 就可以在極短的時間內瞭解兩份資料的內容是否一致 如果不一致, 則已將範圍縮小, 人事人員就可針對這些部分加以檢查, 抓出產生問題的原因何在 故可針對問題核心加以解決, 不必花費無謂的時間在資料無誤的部分 8 以待遇檢覈來說, 如出現 薪資無此 8 VLOOKUP COUNTA COUNTIF 100% 75 ( 自也是 Excel 檔務研究製的清冊 業
業務研究 人 或 錯誤, 意謂著人事單位與出納單位之間的橫向溝通有不盡確實的地方, 或者二單位在各自的相關作業系統上有作業上的疏漏, 導致部分人員的薪俸內容有誤 此時人事人員當然要針對這些被檢覈出異常的人員, 先檢查與薪俸有關的異動資料如留職停薪或回職復薪者的動態 任免調離職人員的相關作業 考績晉薪級作業 變更權理人員專業加給等, 在 WebHR 內是不是已確實完成, 如是, 則應通知出納單位這些人員的檢覈結果並促其檢查相關作業是否有缺失 只是當人員數目眾多時, 即使在檢覈檔案內已經顯示出 薪資無此人 或 錯誤 的字眼, 要挑出這些有誤的資料來, 還是有些不便 解決的方法有三, 一是使用排序功能, 將有誤的內容排在一起 ; 其二是利用篩選功能, 只顯示這些異常的資料 ; 其三則是利用 Excel 的 設定格式化的條件 的功能, 由 Excel 依據關鍵字如 無 錯 等字, 自動將儲存格和文字的外觀 ( 包括顏色 ) 改變, 藉由視覺上的差異來凸顯這些資料, 便於辨識 若資料的比對檢覈是例行性 經常性的業務, 則以第三種方式為佳 何以故? 以待遇檢覈為例, 既是每月必做的業務, 則可建立一已撰寫好函數 設定好格式的範本檔案, 當需要檢覈不同月份的資料時, 則可複製一份檔案, 再把新資料複製起來, 貼到新檔案的相關欄位即可, 不必全部設定重新來過 而排序 篩選是無法事先設定好, 如每次均須重新設定, 稍嫌浪費時間 伍 資料比對檢覈, 對人事人員而言, 除了待遇校對之外, 幾乎無其他經常性業務需要進行此一動作 然而當遇到需要檢查數位資料內容是否完全一致時, 如無適當的處理方法, 將耗費龐大的時間精力在此 偏偏需要進行資料檢覈的業務必有其重要性, 人事人員必須經過仔細的比對查核, 以免後續相關業務發生錯誤 9 於此同時, 人事人員必然還有其他例行 10 性業務或非常態性的業務需要辦理, 實在無法在資料比對檢覈一事上耗費過多的工作時間, 如能採用本文所述的概念與方式處理, 非只可將檢覈的正確性提高至 100%, 亦可大幅減省處理的時間, 對其他業務的排擠效應亦可望降到最低, 符合業務的績效要求 9 WebHR 10 76