證券暨期貨月刊 第三十一卷 第五期 專題二 審計委員會之設置與實務運作情形 證交所 陳櫻樺 專 員 證交所 張婉婷 業務員 壹 前言 回顧臺灣公司治理之推動 參考國際潮流與實務 自 2002 年以來引進許多公 司治理之措施 2002 年 2 月臺灣證券交易所要求申請上市之公司應設置至少兩席獨 立董事 且其中至少一人須為會計或財務專業人士 同年 10 月臺灣證券交易所與 中華民國證券櫃檯買賣中心共同公告 上市上櫃公司治理實務守則 2006 年初我 國通過證券交易法修正案 增訂許多與公司治理相關之規定 並於 2007 年開始實 施 例如 第 14 條之 2 賦予獨立董事制度之法源 第 14 條之 4 賦予審計委員會之 法源 第 26 條之 3 第 3 項及第 4 項強化董事與監察人之獨立性 此外也授權訂定 證券交易法子法 例如 公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法 公 開發行公司審計委員會行使職權辦法 也因為這些公司治理相關之規定 從 1990 年代末期大家開始熱衷探討的公司治理又進入了另一個嶄新的階段 我國主管機關金融監督管理委員會 以下簡稱金管會 採取循序漸進原則分階 段方式推動公司治理制度 以獨立董事為例 自 2006 年證券交易法增訂第 14 條之 2 有關設置獨立董事之規定 即於同年 3 月公告強制設置獨立董事之範圍 包括公 開發行之金融事業與大型上市櫃公司 金融控股公司 銀行 票券 保險及上市 櫃 或金融控股公司子公司之綜合證券商 暨實收資本額達新臺幣 500 億元以上非 18 屬金融業之上市 櫃 公司 實施五年後 於 2011 年 3 月公告擴大強制設置獨立
本期專題 董事之範圍 除前開範圍之公司外 增加其他類型之公開發行金融事業 包括 公 開發行之證券投資信託事業 綜合證券商及上市 櫃 期貨商 並降低非屬金融業 之上市 櫃 公司之實收資本額要求至新臺幣 100 億元以上 設置審計委員會必須以獨立董事為基礎 由證券交易法第 14 條之 4 第 2 項規 定 審計委員會應由全體獨立董事組成 其人數不得少於三人 其中一人為召集 人 且至少一人應具備會計或財務專長 即可清楚得知 而 2006 年引進審計委 員會時並未強制公司設置審計委員會 2006 年底低於 1%之上市櫃公司設置審計委 員會 至 2012 年底僅約 10%之上市櫃公司設置審計委員會 考量獨立董事制度自 2002 年起已推動逾 10 年 經過多年來的評估及觀察國內企業運作情形 1 為順應國 際發展趨勢及強化我國公司治理的內部監督機制 金管會秉持循序漸進原則採分階 段方式推動 於 2013 年 2 月 20 日公告強制設置審計委員會之適用範圍 2 基本上與 金管會 2006 年所公告強制設置獨立董事之範圍相同 包括公開發行之金融事業暨 實收資本額達新臺幣五百億元以上非屬金融業之上市 櫃 公司 惟金融控股公司 100%持有之子公司得擇一設置審計委員會或監察人 本文撰寫之重心 在於介紹公司設置審計委員會之流程及應注意事項 並觀察 目前實務上審計委員會之運作情形 希冀他山之石可以攻錯 可以為玉 供其他後 進公司參酌 進而保障股東權益暨提升我國公司治理品質 貳 設置審計委員會之流程及應注意事項 一 設置 原則自願 例外強制 證券交易法第 14 條之 4 第 1 項明定公開發行公司應擇一設置審計委員會或監 察人 但主管機關得視公司規模 業務性質及及其他必要情況 命令設置審計委員 會替代監察人 其辦法 由主管機關定之 爰主管機關依此授權訂有 公開發行公 司審計委員會行使職權辦法 以下簡稱行使職權辦法 明定審計委員會之職權 1 2 截至 2013 年 1 月底 國內上市櫃公司及第一上市櫃公司總計 1,448 家 上市 810 家 上櫃 638 家 其中共 309 家 上市 183 家 上櫃 126 家 已設置三席以上獨立董事 約占 21% 其中共 840 家 上市 385 家 上櫃 455 家 已設置二席以上獨立董事 約占 58% 其中共 867 家 上市 397 家 上櫃 470 家 已設置一席以上獨立董事 約占 60% 金管會於 2013 年 2 月 20 日以金管證發字第 1020004592 號令公告發布強制設置審計委員會之 適用範圍 一 依據證券交易法第十四條之四規定 已依本法發行股票之金融控股公司 銀 行 票券公司 保險公司與上市 櫃 或金融控股公司子公司之綜合證券商 及實收資本額 達新臺幣五百億元以上非屬金融業之上市 櫃 公司 應設置審計委員會替代監察人 但前 開金融業如為金融控股公司持有發行全部股份者 得擇一設置審計委員會或監察人 二 依 據證券交易法第一百八十一條之二規定 依前點規定設置審計委員會者 得自現任董事或監 察人任期屆滿時 始適用之 現任董事 監察人任期如係於中華民國一百零二年屆滿 得自 一百零二年選任之董事 監察人任期屆滿時 始適用之 19
證券暨期貨月刊 第三十一卷第五期 20 行使事項 議事規範 ( 會議召開次數 召集方式及得請相關人員提供必要資訊等 ) 代理出席會議及其表決方式等相關規範 3 公開發行公司符合強制設置審計委員會之適用範圍, 自應依證券交易法及行使職權辦法之規範辦理, 至若自願設置審計委員會者, 亦應循前開規範辦理 4 倘公司未依主管機關規定設置審計委員會或設置不符規定者, 依同法第 178 條第 1 項第 2 款處新臺幣 24 萬元以上 240 萬元以下罰鍰, 並應令其限期辦理 ; 屆期仍不辦理者, 得繼續限期令其辦理, 並按次各處新臺幣 48 萬元以上 480 萬元以下罰鍰, 至辦理為止 二 公司章程修訂方式 證券交易法第 14 條之 4 第 1 項前段規定 : 已依本法發行股票之公司, 應擇一設置審計委員會或監察人, 故依證券交易法設置審計委員會之公司, 需配合於其公司章程中刪除關於監察人之相關規定, 至於公司章程是否要明定審計委員會之規定, 則由公司自行決定 5, 為明確計, 宜於章程中明定之 6 依證券交易法第 14 條之 4 第 2 項規定, 審計委員會之成員均為獨立董事, 且應由 3 名以上獨立董事組成, 而依同法第 14 條之 2 第 1 項前段規定 : 已依本法發行股票之公司, 得依章程規定設置獨立董事, 且依 公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法 第 5 條規定 : 公開發行公司獨立董事選舉, 應依公司法第 192 條之 1 規定採候選人提名制度, 並載明於章程, 股東應就獨立董事候選人名單中選任之 是以, 獨立董事之選舉應採提名制度並載明於公司章程, 爰應設置審計委員會之公司, 其章程修改作業如次 7 : ( 一 ) 若公司獨立董事人數已符合上開規定, 則公司僅須於章程中刪除關於監察人相關規定 ; 若遇監察人任期未屆滿, 可於股東會章程修正條文中明定審計委員會實施日期 另得否於股東會修正章程, 並於同次股東會即免選任監察人並設置審計委員會部分, 參酌經濟部商業司 2006 年 6 月 21 日經商一字第 09502320300 號函規定, 公開發行公司可於董事 監察人全面改選及設置審計委員會之當次股東會, 同時配合修正或刪除公司章程中與監察人有關規定, 並依新章程規定毋須選任監察人及宜於章程中明定有關審計委員會之規定 且須注意應於審計委員會設置之同時方可廢除監察人制度( 證券交易法第 14 條之 4 第 1 項前段 ) 8 3 4 5 6 7 8 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 11 題, 頁 5,2013 年 3 月 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 2 題, 頁 2,2013 年 3 月 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 4 題, 頁 2,2013 年 3 月 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 3 題, 頁 2,2013 年 3 月 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 1 題, 頁 1,2013 年 3 月 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 8 題, 頁 4,2013 年 3 月 中華民國一 二年五月十六日出版
本期專題 二 若公司獨立董事人數未達上開規定 應於現任董事 監察人任期屆滿前 1 年 股東會或當年股東常會前以召開股東臨時會方式辦理修正公司章程 刪除監 察人相關規定 及確保獨立董事之資格條件及提名方式等均應符合證券交易 法之規範後 於下一次股東會選舉董事及設置審計委員會 修章時可於章程 明定審計委員會實施日期 另依行使職權辦法第 3 條規定 公開發行公司依證券交易法設置審計委員會者 應訂定審計委員會組織規程 9 並經董事會決議通過 為協助企業設置審計委員會 臺灣證券交易所與中華民國證券櫃檯買賣中心共同制定 股份有限公司審計 委員會組織規程 參考範例 俾供上市 櫃 公司參酌並擬訂自身之審計委員會組 織規程 且比照金管會 2011 年 3 月 18 日公告 股票上市或於證券商營業處所買賣 公司薪資報酬委員會設置及行使職權辦法 第 13 條規定之說明 本條所稱設置 薪資報酬委員會 應完成該委員會組織規程之訂定以及薪資報酬委員會成員之選任 是以 設置審計委員會 應完成審計委員會組織規程之訂定以及審計委員會 成員之選任 且上市 櫃 公司應依據資訊申報規定 10 於設置 或廢止 審計委 員會 及成員委 選 任及異動後二日內於公開資訊觀測站輸入相關資訊 三 審計委員會成員之人數 資格條件及選任方式 在審計委員會成員之人數方面 依證券交易法第 14 條之 4 第 2 項之規定 審 計委員會之成員均為獨立董事 且應由 3 名以上獨立董事組成 尚不得包括獨立董 事以外之人員 例如 某公司有 5 位獨立董事 則其審計委員會即由此 5 位獨立董 事所組成 11 在審計委員會成員之資格條件方面 為有效發揮審計委員會之功能 爰證券交 易法第 14 條之 4 第 2 項規定審計委員會中至少 1 人應具備會計或財務專長 且基 於彈性起見 證券交易法中對此資格之認定標準並無規範 為利公司於判斷具備會 計或財務專長時 有參考之標準 如符合 公開發行公司獨立董事設置及應遵循事 項辦法 所定獨立董事之專業資格條件且符合金管會所定之條件之一者 應可認為 具備會計或財務之專長 另公司亦可依自身需求 另訂更高之標準 12 9 其內容應至少記載下列事項 一 審計委員會之人數 任期 二 審計委員會之職權事項 三 審計委員會之議事規則 四 審計委員會行使職權時公司應提供之資源 10 臺灣證券交易所 對有價證券上市公司及境外指數股票型基金上市之境外基金機構資訊申報 作業辦法 第 3 條第 2 項第 20 款及中華民國證券櫃檯買賣中心 對有價證券上櫃公司資訊 申報作業辦法 第 3 條第 2 項第 20 款 11 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 5 題 頁 3 2013 年 3 月 12 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 6 題 頁 3 2013 年 3 月 或詳前篇 專題一 淺談我國審計委員會制度發展沿革及相關規範 21
證券暨期貨月刊 第三十一卷第五期 至於審計委員會之選任方式, 依證券交易法第 14 條之 4 第 2 項之規定, 審計委員會係由全體獨立董事組成, 且 公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法 第 5 條規定, 公開發行公司之獨立董事與非獨立董事應一併進行選舉分別計算當選名額, 故審計委員會成員之選任應回歸依獨立董事之選任規範辦理 13 是以, 依證券交易法第 14 條之 2 第 5 項規定, 倘審計委員會之成員 ( 即獨立董事 ) 因故解任時, 致人數不足章程規定者, 應於最近一次股東會補選之 獨立董事均解任時, 公司應自事實發生之日起 60 日內, 召開股東臨時會補選之 四 審計委員會之會議規範 審計委員會為一合議制, 應召開審計委員會議作成決議, 其決議應有全體成員二分之一以上之同意 ( 行使職權辦法第 8 條第 4 項 ); 所謂全體成員, 以實際在任者計算 ( 證券交易法第 14 條之 5 第 4 項 ) 審計委員會應至少每季召開一次會議, 並於審計委員會組織規程中明訂之 ( 行使職權辦法第 7 條第 1 項 ) 審計委員原則上應親自出席, 但如不能親自出席, 得委託其他獨立董事成員代理出席 ; 並應於每次出具委託書, 列舉召集事由之授權範圍 ; 如以視訊參與會議者, 視為親自出席 ( 行使職權辦法第 8 條 ) 成員對於會議事項, 與其自身有利害關係, 致有害於公司利益之虞者, 應予迴避 ; 如因而導致委員會無法決議者, 應向董事會報告, 由董事會為決議 ( 行使職權辦法第 9 條 ) 此外, 為免對公司營運造成影響及考量公司財務業務運作之順暢, 如有正當理由致審計委員會無法召開時, 例如 :3 名審計委員會成員中之 2 名突然辭職且不及補選, 則應以董事會全體董事三分之二以上同意行之 但證券交易法第 14 條之 5 第 1 項第 10 款之事項, 也就是年度及半年度財務報告, 仍應由獨立董事成員出具是否同意之意見 ( 行使職權辦法第 8 條 ) 此外, 若審計委員會成員僅剩 2 人可否召開審計委員會會議, 參考經濟部對董事僅剩 2 人以上仍可召開董事會之函釋 14, 公司如獨立董事因故解任, 致僅剩二人以上之獨立董事可參與審計委員會時 ( 二人以上方達會議之基本形式要件 ), 可依 22 13 14 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 7 題, 頁 4,2013 年 3 月 經濟部 2004 年 12 月 2 日經商字第 09302202470 號函 董事僅剩二人以上仍可召開董事會按公司法第二百零一條規定 : 董事缺額達三分之一時, 董事會應於三十日內召開股東臨時會補選之 但公開發行股票之公司, 董事會應於六十日內召開股東臨時會補選之 ; 又同法第一百七十一條規定 : 股東會除本法另有規定外, 由董事會召集之 為此, 公司如因其他因素, 僅剩二人以上之董事可參與董事會時 ( 二人以上方達會議之基本形式要件 ), 可依實際在任而能應召出席董事, 以為認定董事會應出席之人數, 由該出席董事以董事會名義召開臨時股東會改 ( 補 ) 選董 ( 監 ) 事, 以維持公司運作 至於公司對某董事提出告訴而由檢察機關受理偵辦中, 尚無影響召開股東會議之情事 中華民國一 二年五月十六日出版
本期專題 實際在任之獨立董事人數 以為認定當時審計委員會應同意討論事項之人數 故審 計委員會成員僅剩 2 人以上仍可召開會議 審計委員會之決議依行使職權辦法第 8 條第 4 項規定 應有全體成員二分之一以上之同意 15 另由於證券交易法及行使職權辦法並無如公開發行公司董事會議事辦法規範開 會過程須錄音或錄影 故是否錄音或錄影 允屬公司自治事項 由公司自行視需要 決定 16 五 審計委員會對於財務報表及其他相關表冊之查核 依公司法第 219 條第 1 項規定 監察人對於董事會編造提出股東會之各種表 冊 應予查核 並報告意見於股東會 同法第 228 條第 1 項規定 每會計年度 終了 董事會應編造營業報告書 財務報表 盈餘分派或虧損撥補之議案 於股東 常會開會 30 日前交監察人查核 同法第 229 條規定 董事會所造具之各項表冊 與監察人之報告書 應於股東常會開會十日前 備置於本公司 股東得隨時查閱 並得偕同其所委託之律師或會計師查閱 而依證券交易法第 14 條之 4 第 3 項 審計委員會準用前述公司法對監察人之規定 有關前述財務報表及其他相關表冊之查核 對於設置審計委員會取代監察人之 公開發行公司 應依證券交易法第 14 條之 5 規定將年度財務報告送交審計委員會 通過 若財務報告經審計委員會同意並由董事會決議者 無需於董事會決議後再次 送交審計委員會查核 至公司法第 219 條 第 228 條及第 229 條規定中 非屬財務 報表之其他相關表冊 仍應依公司法規定 於送股東會前 送交審計委員會查核 17 另證券交易法第 36 條第 1 項第 1 款規定 已依本法發行有價證券之公司年度 財務報告應經監察人承認 故公開發行公司依前開規定於申報年度財務報告時應檢 附監察人審查報告書 依同法第 14 條之 4 第 3 項及行使職權辦法第 5 條等相關規 定 公開發行公司依公司法及證券交易法規定提出之審查報告書應由對外代表審計 委員會之審計委員會召集人出具之 另依行使職權辦法第 10 條規定 審計委員會 之議事 應作成議事錄 故設置審計委員會之公開發行公司於申報年度財務報告時 應檢附審計委員會召集人出具之審查報告書及審計委員會決議同意財務報告之會 議紀錄 18 參 實務運作情形 15 16 17 18 參考金管會答覆民意電子信箱案件之內容 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 19 題 頁 8 2013 年 3 月 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 16 題 頁 7 2013 年 3 月 參考臺灣證券交易所 2007 年 9 月 29 日臺證治字第 0960028526 號函 23
證券暨期貨月刊 第三十一卷第五期 於金管會 2013 年 2 月公告強制設置審計委員會之適用範圍前, 已有約 150 家上市 ( 櫃 ) 公司基於強化公司治理制度並提升董事會之專業能力, 陸陸續續自願採行此一制度, 藉由專業之獨立董事及功能性委員會之設置, 健全公司審計監督功能及強化內部管理機能, 協助董事會決策 本次經調查於所屬產業具代表性之 5 家自願設置審計委員會之上市公司, 瞭解其實務運作情形, 僅就調查結果摘述如次 : 一 設置審計委員會取代監察人之理由 堅持營運透明, 注重股東權益, 並相信健全 專業及有效率之董事會為優良公司治理之基礎, 前開 5 家上市公司乃由董事會決議通過設置審計委員會及其組織規程, 藉由專業之獨立董事, 協助董事會之決策 二 規劃建置審計委員會之步驟與時程 前開 5 家上市公司於設置審計委員會前, 均已設置獨立董事, 以此為基礎於 2001 至 2008 年經由董事會決議通過設置審計委員會及其組織規程, 再於股東會修正章程 前開 5 家上市公司中之 4 家於 2006 至 2008 年股東會提出修正章程議案, 明訂設置審計委員會, 並刪除監察人之規定 ; 而其中 1 家於 2007 年章程修正條文中明訂 審計委員會成立之日同時廢除監察人,2008 年選任獨立董事組成審計委員會時並未刪除章程中關於監察人之相關規定, 至 2012 年始刪除之 為與公司之實務運作相符, 建議公司於設置審計委員會之當次股東會, 同時配合修正或刪除公司章程中與監察人有關之規定 19 三 審計委員會之議事 在開會次數及時間安排方面, 前開 5 家上市公司均符合行使職權辦法之規定, 至少每季召開一次審計委員會會議, 其中 1 家表示最近一屆平均每年召開 8 次會議 而有關審計委員會與董事會之時間安排, 應遵循行使職權辦法第 7 條及 公開發行公司董事會議事辦法 第 3 5 7 條規定, 是以, 除有緊急情事外 20, 審計委員 24 19 20 參閱金管會發行之公司治理問答集 審計委員會篇第 3 題, 頁 2,2013 年 3 月 經濟部 2006 年 10 月 12 日經商字第 09502145290 號函 董事會因緊急情事之召集按公司法第 204 條規定 : 董事會之召集, 應載明事由, 於 7 日前通知董事及監察人 但有緊急情事時, 得隨時召集之 旨在規定董事會之召集通知方式, 應訂於 7 日以前, 並載明事由, 俾使各董事能預先準備, 集思廣益 又依該條所謂 緊急情事, 係指事出突然, 又急待董事會商決之事項而言, 其但書規定 有緊急情事, 得隨時召集之, 乃指有緊急情事時, 得不於 7 日前通知召集 而遇有緊急情事得否以書面通知, 應視公司章程有否明定為斷 至於董事會之召集是否為緊急情事及其召集程序是否有效, 允屬司法認事範疇, 如有爭議, 宜循司法途徑處理 中華民國一 二年五月十六日出版
本期專題 會之召集應於 7 日前 21通知委員會各獨立董事成員 會議完成後將證券交易法第 14 條之 5 第 1 項規定經審計委員會同意後應提董事會決議之事項納入董事會議案於召 集事由中列舉 除有突發緊急情事或正當理由外 不得以臨時動議提出 並提供 充分之會議資料與董事會召集通知一併於 7 日前寄送予各董事 例如 3 月 10 日召 開審計委員會會議 至遲應於 3 月 2 日發送召集通知 開完審計委員會會議當日將 審計委員會同意後應提董事會決議之事項納入董事會議案於召集事由中列舉 並於 當日發送 3 月 18 日召開董事會之通知併同充足之會議資料 方符規定 前開 5 家上市公司均表示獨立董事 90%以上親自出席審計委員會 並於會議中 充分發言 積極任事 且未曾因審計委員有利害關係或其他原因而迴避至無法召開 會議之情形 四 審計委員會之助益 前開 5 家上市公司均表示改以審計委員會替代監察人 由審計委員會負責審查 公司之年度及半年度財務報告 內部控制制度 重大之資產交易 會計師之委任及 財務 會計或內部稽核主管之任免等事項 協助董事會決策 以確保公司經營符合 法規 對於提升公司經營績效有正面實質之幫助 肆 結語 自證券交易法 2006 年增訂第 14 條之 4 及第 14 條之 5 引進審計委員會制度雖 已有一段時間 惟目前僅約 10% 之上市 櫃 公司自願設置 比例仍低 本次金 管會 2013 年 2 月 20 日公告強制設置審計委員會之適用範圍 符合條件者約 116 家 上市 櫃 公司 若金融控股公司 100% 持有之子公司均選擇設置監察人 未來三 年將有約 80 家上市 櫃 公司須陸續完成設置審計委員會 在設置家數上應有所 成長 惟設置之初 公司對於審計委員會之運作仍在學習階段 宜鼓勵公司積極參 與專業機構所舉辦之相關訓練課程 與主管機關間充分溝通並與同業間經驗分享 21 參考經濟部 2006 年 7 月 14 日經商字第 09502101500 號函 七日前不算入始日 公司法第 204 條規定 董事會之召集 應載明事由 於七日前通知各董事及監察人 所 謂 七日前 應適用民法第 119 條 第 120 條第 2 項不算入始日之規定 自通知之翌日起 算至開會前一日 算足公司法所定期間 參考經濟部 2010 年 4 月 9 日經商字第 09902036620 號函 董事會通知係採發信主義 公司法第 204 條規定 董事會之召集 應載明事由 於七日前通知各董事及監察人 所謂 七日前 應適用民法第 119 條 第 120 條第 2 項不算入始日之規定 自通知之翌日 起算至開會前一日 算足公司法所定期間 例如公司訂於 3 月 18 日召開董事會 依公司法 第 204 條規定應於 7 日前通知各董事及監察人 則至遲應於 3 月 10 日即應通知 而該通知 係採發信主義 25
證券暨期貨月刊 第三十一卷 第五期 使審計委員會充分發揮功能 對公司之經營績效提供正面之助益 證券商從業人員不得接受客戶 對有價證券之全權委託 亦不 得與客戶有資金借貸行為 26
本期專題 中華民國一 二年五月十六日出版 27
證券暨期貨月刊 第三十一卷第五期 28 中華民國一 二年五月十六日出版