宁波市海曙区档案局 海曙区智慧城区建设领导小组办公室 文件 海档 2014 12 号 海曙区档案局海曙区智慧城区建设领导小组办公室关于印发 海曙区电子政务工程建设项目档案管理办法 的通知 各有关单位 : 为规范本区电子政务工程建设项目档案管理, 完整 系 统地保存电子政务工程建设项目档案, 提高电子政务工程建 设项目的建设质量, 为电子政务工程建设项目的日常运行维 护工作创造有利条件, 根据 中华人民共和国档案法 国 家电子政务工程项目档案管理暂行办法 宁波市档案工作 条例, 结合本区实际, 联合制定了 海曙区电子政务工程 建设项目档案管理办法, 现印发给你们, 请遵照执行 宁波市海曙区档案局 宁波市海曙区智慧城区建设领导小组办公室 2014 年 10 月 29 日
海曙区电子政务工程建设项目档案管理办法第一条为规范本区电子政务工程建设项目 ( 以下简称 电子政务项目 ) 的管理, 完整 系统地保存电子政务项目档案, 提高电子政务项目的建设质量和财政投资效益, 避免重复建设, 实现资源共享为电子政务项目的日常运行维护工作创造有利条件, 根据 中华人民共和国档案法 国家电子政务工程项目档案管理暂行办法 宁波市档案工作条例, 特制定本办法 第二条本办法适用于区级财政性资金投资的 ( 含非全额财政性资金投资 ) 的政务信息化工程建设项目的档案管理 第三条本办法所称的电子政务项目档案, 是指电子政务网络 业务信息系统 信息资源开发 电子政务网络与信息安全保障体系相关基础设施 电子政务标准化体系和电子政务相关支撑体系等建设项目的新建 扩建及升级改造过程中直接形成的具有保存价值的各种文字 图表 音像等形式的历史记录 第四条电子政务项目档案工作应当遵循统一领导 分级管理, 维护档案完整 准确与安全, 便于社会利用和保守国家秘密的原则 第五条区档案行政管理部门与信息化主管部门依照法定职责对电子政务项目档案工作进行监督和指导 第六条电子政务项目档案管理工作实行建设单位负责制, 由建设单位的档案部门实行集中统一管理, 任何部门
和个人不得据为己有 第七条建设单位和参建单位应当将电子政务项目档案管理纳入相关人员的岗位职责, 纳入工程建设项目的计划 组织 招投标 设计 施工 监理 验收等各个环节, 覆盖合同 质量 经费管理等各个方面, 确保电子政务工项目档案工作与电子政务工程建设项目建设保持同步 第八条电子政务项目档案管理在项目建设期间由建设单位具体负责, 应明确电子政务项目档案工作主管领导, 制定档案工作计划, 建立健全归档制度 档案分类编号方案等管理制度和业务规范, 配备具有专业知识和技能的档案管理人员, 提供档案管理所需经费 设备 场地等条件 加强电子政务项目档案的安全保管, 并将其纳入本单位档案全宗进行管理 电子政务项目建设单位应对参建单位进行档案管理指导 培训, 对参建单位移交的档案进行审核 验收 第九条电子政务项目文件材料的整理归档, 应当遵循文件材料的形成规律, 保持文件材料之间的有机联系, 便于保管和利用, 并符合 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 (DA/T 28-2002) 电子文件归档与管理规范 (GB/T18894-2002) 等有关标准规范以及 国家电子政务工程建设项目文件归档范围与档案保管期限表 ( 见附件 ) 电子政务项目归档的纸质文件应为原件或正本, 且签章手续完备 同时应注重对电子文件 照片 录像等各种类型 载体文件材料的收集 归档 电子文件的归档范围参照纸质
文件归档范围, 并且应将所采集的相关元数据一并保存 第十条电子政务项目归档文件材料采用的纸质材料 胶片 磁介质 光盘等各种载体及其记录方式均应当符合耐久性要求 电子政务项目文件材料归档时, 不同载体的同一文件材料应当保持内容的一致性 对具有永久保存价值的电子政务项目文件材料, 应当制作纸质文件或缩微品 第十一条电子政务项目建设单位应当保存电子政务工程建设项目的全套档案材料 电子政务项目各参建单位应当保存与所承担任务相关的档案材料, 并及时向建设单位移交, 交接双方应办理档案移交手续 第十二条电子政务项目建设过程中形成的应归档文件材料, 应当在电子政务项目竣工验收后 3 个月内向建设单位或本机构的档案管理部门移交归档 ; 电子政务项目实施周期长的可分阶段 按单项归档 需经常利用的档案, 可在办理移交手续后借出 下列文件材料应当及时归档 : ( 一 ) 电子政务项目建设过程中采购并经开箱登记的软硬件设备的所有配套文件材料 ; ( 二 ) 电子政务项目建设过程中修改 变更 补充的文件材料 ; ( 三 ) 电子政务项目建设单位和参建单位内设机构变动或人员调离时留在部门或个人手中的应归档文件材料 ;
( 四 ) 电子政务项目建设中断时已形成的应归档文件材料 ; ( 五 ) 其他应当及时归档的文件材料 第十三条电子政务项目属于建设工程项目的, 竣工后由建设单位档案部门组织档案验收 第十四条档案竣工验收主要内容和基本要求 : ( 一 ) 电子政务项目实施机构明确档案管理体制和职责, 建立档案工作规章制度和业务规范, 采取有效措施对本单位和各参建单位形成的档案进行统一管理 ; ( 二 ) 电子政务项目文件材料的收集 整理和归档纳入合同管理, 要求明确, 控制措施有效 ; ( 三 ) 电子政务项目文件材料的收集 整理 归档和档案的整理与移交符合有关档案管理标准的要求 电子政务项目档案完整 准确 系统 规范 ; ( 四 ) 保证档案实体和信息的安全, 档案装具 归档文件的支撑材料符合耐久性要求 第十四条电子政务项目建设单位应当加强对档案的跟踪管理, 在系统投入运行后, 继续收集升级 改版和维护过程中产生的文件材料, 确保电子政务项目档案的完整 准确 因采用 代建制 等原因造成电子政务项目建设单位与实际使用单位不一致的, 建设单位应当在向实际使用单位交付系统时, 移交完整的档案复本, 以备运行维护的需要 第十五条电子政务项目正式投入运行后之后评估工
作中产生的相关资料, 由建设单位作为电子政务项目档案的组成部分整理归档 第十六条电子政务项目因使用年限较长无法正常使用的, 经区信息化主管部门确认为永久性停止使用后, 方可进行档案的鉴定销毁工作 档案的鉴定销毁工作应当按照国家和本区规定的程序进行 第十七条电子政务项目档案的提供利用, 应当遵守国家和本区的有关规定, 不得损害国家 集体或其他公民的合法权益 第十八条有以下行为之一的, 由档案行政管理部门或相关组织依法予以查处 : ( 一 ) 将电子政务项目档案据为已有, 拒绝向本单位档案部门移交应当归档的文件材料的 ; ( 二 ) 擅自转让电子政务项目档案或泄漏档案内容, 使立档单位合法权益受到侵害的 ; ( 三 ) 管理不善, 造成电子政务项目档案损毁或丢失的 ; ( 四 ) 其他违法行为 第十九条其他信息化建设项目的档案管理, 参照本办法执行 附件 : 国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管 期限表
附件 国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表 序号归档文件 1 立项阶段文件 1.1 项目建议书阶段 保管 期限 1.1.1 项目建议书及批复文件永久 1.2 可行性研究报告阶段 1.2.1 可行性研究报告及批复文件永久 1.2.2 项目调整申请及批复 30 年 1.3 初步设计阶段 1.3.1 初步设计方案和投资概算报告及批复 永久 1.3.2 项目调整申请及批复 永久 2 项目管理文件 2.1 综合管理文件 2.1.1 建立项目领导和实施机构文件 10 年 2.1.2 项目管理计划 年度总结 10 年 2.1.3 投资 进度 质量 安全 合同控制等文件 10 年 2.1.4 对项目各分系统的审批 评审文件 10 年 2.1.5 项目管理各项制度 办法 10 年 2.1.6 调研报告 考察报告 10 年 2.1.7 项目试点工作安排 总结 10 年 2.1.8 项目会议文件 项目简报 汇报材料 10 年 2.1.9 日常管理的请示批复 往来函件 10 年 2.1.10 知识产权文件 协议 证书 30 年 2.1.11 项目管理工作照片 音像 30 年 2.2 招投标文件 2.2.1 招标文件 委托招标文件 30 年 2.2.2 评标文件 评分标准及打分表 评标报告 中标通知 10 年 2.2.3 中标的投标文件 ( 正本 ) 永久 2.2.4 未中标的投标文件终验后 2 年 2.2.5 政府采购文件 10 年 2.3 合同文件 2.3.1 合同谈判纪要 合同审批文件 合同书 协议书永久 2.3.2 合同变更 索赔等文件永久 3 设计阶段文件
序号归档文件 3.1 设计开发文件 3.1.1 需求分析文件 保管 期限 3.1.1.1 需求调研计划 记录 需求分析 需求规格说明书 30 年 3.1.1.2 需求评审 30 年 3.1.2 设计开发文件 3.1.2.1 设计开发计划 设计方案 10 年 3.1.2.2 概要设计说明书 概要设计评审 30 年 3.1.2.3 详细设计说明书 详细设计评审 30 年 3.1.2.4 数据库结构设计说明书 30 年 3.1.2.5 编码计划 代码编写规范 30 年 3.1.2.6 模块开发卷宗 30 年 3.1.2.7 施工图设计 30 年 3.2 信息资源规划和数据库设计 (3.2-3.12 可参考 3.1 所列文件 ) 3.3 应用支撑平台和应用系统设计 3.4 网络系统设计 3.5 数据处理和存储系统设计 3.6 安全系统设计 3.7 其他系统设计 ( 终端 备份 运维等 ) 3.8 机房及配套工程设计 3.9 环保 节能设计 3.10 消防设计 3.11 职业安全 职业卫生设计 3.12 标准规范建设 4 实施阶段文件 4.1 总体实施 4.1.1 实施计划 方案及批复文件 30 年 4.1.2 意见汇总报告 10 年 4.1.3 系统集成方案 项目配置管理方案 评审报告 30 年 4.1.4 源代码及说明 30 年 4.1.5 设计变更报审 代码修改记录 30 年 4.1.6 网络系统文件 30 年 4.1.7 二次开发支持文件 接口设计说明书 程序员开发手册 30 年 4.1.8 用户使用手册 系统维护手册 软件安装盘 10 年 4.1.9 系统上线保障方案 应急预案 事故及问题处理文件 10 年 4.1.10 测试方案 方案评审意见 测试记录 测试报告 10 年 4.1.11 培训文件 教材讲义 10 年
序号归档文件 保管 期限 4.1.12 试运行方案 记录 报告 试运行改进报告 10 年 4.1.13 合同验收文件 开发总结报告 交接清单 30 年 4.1.14 项目例会 协调会纪要 备忘录 10 年 4.1.15 运行管理制度 30 年 4.2 信息资源规划和数据库建设 (4.2-4.12 可参考 4.1 所列文件 ) 4.3 应用支撑平台和应用系统建设 4.4 网络系统建设 4.5 数据处理和存储系统建设 4.6 安全系统建设 4.7 其他系统建设 ( 终端 备份 运维等 ) 4.8 环保 节能建设 4.9 消防建设 4.10 职业安全 职业卫生建设 4.11 机房及配套工程建设 4.11.1 土建施工文件 4.11.1.1 技术要求 技术交底 图纸会审纪要 开工报告 30 年 4.11.1.2 施工组织设计 方案及报批文件, 施工工艺文件 30 年 4.11.1.3 原材料出厂证明 复验单 试验报告 30 年 4.11.1.4 施工定位测量 地质勘探 土岩试验报告 桩基工程记录永久 4.11.1.5 设计变更通知 工程更改洽商单 业务联系单 备忘录 事故处理文件 永久 4.11.1.6 隐蔽工程验收记录永久 4.11.1.7 工程质量检查 评定 签证永久 4.11.1.8 竣工图永久 4.11.1.9 竣工报告 竣工验收报告永久 4.11.1.10 施工照片 音像 30 年 4.11.2 线路施工安装文件 4.11.2.1 工程技术要求 技术交底 图纸会审纪要 开工报告 30 年 4.11.2.2 4.11.2.3 4.11.2.4 施工组织设计 方案及报批文件, 施工计划 技术措施文件 原材料出厂证明 质量鉴定 复验单 产品交付清单 到货验收记录 设计变更通知 工程更改洽商单 材料 零部件 设备代用审批手续 技术核定单 备忘录 30 年 30 年 永久 4.11.2.5 施工安装记录 质量验评 签证 永久 4.11.2.6 调试记录 测试报告 10 年
序号归档文件 保管 期限 4.11.2.7 竣工图永久 4.11.2.8 竣工报告 竣工验收报告永久 4.11.2.9 施工照片 音像 30 年 4.12 标准规范建设 4.12.1 标准建设总体方案 实施计划 10 年 4.12.2 征求意见稿 汇总意见 标准规范编制过程说明 10 年 4.12.3 标准送审稿 标准试行稿 专家审查意见 10 年 4.12.4 标准正式文本 30 年 4.12.5 标准应用试点报告 标准培训文件 10 年 4.12.6 标准推广应用方案 标准实施指南 10 年 5 监理文件 5.1 监理大纲 监理规划 细则及批复 30 年 5.2 资质审核 设备材料报审 复检记录 30 年 5.3 需求变更确认 30 年 5.4 开 ( 停 复 返 ) 工令 10 年 5.5 施工组织设计 方案审核记录 30 年 5.6 工程进度 延长工期 人员变更审核 10 年 5.7 监理通知 监理建议 工作联系单 问题处理报告 协调会纪要 备忘录 10 年 5.8 监理周 ( 月 ) 报 阶段性报告 专题报告 10 年 5.9 测试方案 试运行方案审核 10 年 5.10 造价变更审查 支付审批 索赔处理文件 30 年 5.11 验收 交接文件 支付证书 结算审核文件 30 年 5.12 监理工作总结报告永久 5.13 监理照片 音像 30 年 6 设备文件及系统软件 6.1 选购阶段 6.1.1 调研分析报告 技术考察报告 10 年 6.1.2 设备采购请示 批复 10 年 6.1.3 技术协议 谈判备忘录 设备配置方案 30 年 6.1.4 授权书 软件许可协议 海关商检相关文件 原产地证明 产品质量证明 设备代理商营业执照复印件 6.2 开箱验收阶段 10 年 6.2.1 设备随机文件 装箱单 合格质量证 开箱验收记录 30 年 6.2.2 设备图纸 说明书 检测报告 30 年 6.3 安装调试阶段 6.3.1 测试计划 ( 方案 ) 安装测试记录 报告 10 年
序号归档文件 保管 期限 6.3.2 验收文件 交接清单 30 年 6.4 系统升级 换版阶段 6.4.1 升级 换版的请示与批复 30 年 6.4.2 设备及软件报废的技术鉴定书 请示及批复文件 30 年 6.4.3 设备及软件升级 换版的验收文件 30 年 6.5 设备维修 系统维护等后期服务阶段 6.5.1 设备维修 维护请示及批复 10 年 6.5.2 设备维修 维护记录 10 年 7 财务管理文件 7.1 财务计划及执行无间 概算执行报告 10 年 7.2 概算 预算 标底 合同价 30 年 7.3 资金申请及批复 10 年 7.4 器材 主要耗材管理 10 年 7.5 决算 财务报告永久 7.6 审计报告永久 7.7 8 验收文件 8.1 初验阶段 交付使用的固定资产 流动资产 无形资产 递延资产清册 永久 8.1.1 验收工作大纲 10 年 8.1.2 各单项 系统验收报告 30 年 8.1.3 信息安全风险评估报告 30 年 8.1.4 初步验收总报告 ( 含工程 技术 财务 档案验收 ) 30 年 8.1.5 初验会议文件 验收申请 验收意见书及验收委员会签字表 30 年 8.1.6 整改方案及实施文件 10 年 8.2 终验阶段 8.2.1 竣工验收会议文件 验收申请 汇报材料 永久 8.2.2 竣工验收报告 验收委员会签字表永久 8.2.3 工程专家组验收意见永久 8.2.4 技术专家组验收意见永久 8.2.5 财务专家组验收意见永久 8.2.6 档案专家组验收意见永久 8.2.7 信息安全风险评估报告 30 年 8.2.8 项目建设工作总结永久 8.2.9 项目评优报奖申报材料 批准文件及证书 30 年 8.2.10 项目稽察 检查文件 项目后评价文件永久
( 此页无正文 ) 宁波市海曙区档案局 2014 年 10 月 29 日印发