壹 注入新血 目錄 新進人員介紹 P.02 貳 秘書處特寫金檔獎推手 ~ 秘書處文檔科 P.03 參 人資 pad 挹注新活力 ~ 招募有其道 P.05 面試流程五口訣 ~ 幫您找出最適合人選 P.07 肆 職場 fun 輕鬆電鍋美食 DIY~ 本處料理專家 P.09 陸 組織功能健全約聘僱暨臨時人員簡介 P.11 柒 人力運用精實勞動零派遣 P.14 桃園市政府天然災害停止上班及上課 P.16 捌 人員素質提升通報作業玖 同仁士氣高昂創造鼓舞人心的工作職場 P.18 1
壹 注入新血 新進人員介紹 我是楊竟意, 今年 7 月 1 日由臺中市政府建設局商調至本處, 目前於行政園區管理科擔任科員職務, 很榮幸成為秘書處的一份子, 也很開心能回家鄉桃園服務 目前我的工作屬幕僚性質, 與之前任職的業務性質大不相同, 不過我反而認為, 這是難能可貴的學習機會, 很感謝長官及同仁間的指導與包容, 期許自己能在盡快熟悉業務, 步上軌道, 成為科室推動業務的助力 之前任職的工作內容為公園 行道樹維護等業務, 幾乎每天都要出公差, 到轄管區域辦理會勘 設計監造 材料送驗 驗收等, 整天在外奔波, 每每都是下午才能回辦公室處理內業公文, 時不時還會接到民眾陳情電話 至今來到秘書處將屆滿 1 個月, 還不太熟悉沒有跑外面 沒有站在第一線面對民眾 民代的日子, 不過倒是多了時間審慎思考 研究承辦案件的細節脈絡, 除需全面考量現在及未來發展可能, 也需要廣泛蒐集案例 研讀法條及創新發想 如果以人體來比喻, 現在的工作比較像是腦, 主管決策及規劃大局 ; 從前的工作比較像是手腳, 負責執行及維持運作 由於本身所學專長為景觀設計, 與目前負責業務 空間設計 規劃 有所不同 團隊的力量總大過個人, 因此在團體中合作甚為重要, 期許自己未來除自我充實外, 也能和秘書處行政園區管理科的工作夥伴相互學習 合作, 攜手共同營造更美好桃園市政 ~ 本處未婚男性有福囉! 行政園區管理科新加入一位未婚美女喔! 撰稿 / 校稿 : 楊竟意 2
貳 秘書處特寫 金檔獎推手 ~ 秘書處文檔科 公部門裡的行政機關, 最重要的業務是承辦 公文 了, 這些看似簡單的文件, 其實卻隱藏著許多學問, 從承辦人員接到公文後, 該如何撰寫 用什麼態樣撰寫 ( 簽稿併呈 先簽後稿 以稿代簽 等等 ) 如果涉及到其他機關及單位須先會簽該機關 ( 單位 ) 再綜簽 簽核結束後該如何歸檔 歸檔的檔號及年限 等, 在這一連串的過程中, 有許多細節是我們不能輕忽的, 尤其是檔案管理 歸檔的部分, 因為這些公文檔案是機關重要的行政稽憑 具法律信證 歷史考證等重要功能, 承辦人員在辦理案件時, 亦時常需借助檔案作為處理業務的參據 了解該業務從過去到現在的過程與處理方法, 才能讓我們快速了解業務的來龍去脈! 機關檔案管理以統一規劃 集中管理為原則, 主要工作項目包括 : 點收 立案 編目 保管 檢調 清理及安全維護, 在這些過程中一個步驟都馬虎不得 本市 ( 改制前為桃園縣 ) 自行政院研考會檔案管理局 ( 現為行政院國家發展委員會檔案管理局 ) 民國 92 年舉辦機關檔案管理金檔獎評比以來, 這 12 年來年年受檔案管理局的肯定, 已連續獲 12 連霸的佳績, 而這項殊榮最重要是本處首創全國縣市政府 金檔獎縣內初評頒發獎勵金及聘請專家學者擔任初評委員與複評輔導機制, 而且辦理檔案管理訓練研習 輔導及辦理檔案管理標竿學習等方式, 協助輔導各機關及公所參加檔案管理局之機關檔案管理金檔獎評選, 以及各機關及公所共同努力的成果! 然而, 今年升格後也不例外, 在經過檔案管理評選後, 本處推薦本府民政局參選, 邀請兩位專家學者及本處檔管專長人員於本 (104) 年 7 月 3 日赴本府民政局, 以參選金檔獎的規格複評其各項檔管作業, 期望能再創佳績, 爭取機關檔案管理金檔獎榮耀及全面提升本市檔案管理效能! 3
檔案管理作業流程圖 計畫作業編訂機關檔案分類表編訂機關檔案保存年限區分表 規 劃 檔案庫房及應用服務處所之設置 資訊業務規劃 人力資源管理 檔案產生 檔案分編 檔案整理 點收立案編目微縮儲存電子儲存 執 行 考核 檔案保管檔案鑑定檔案清理檔案應用機密檔案管理 作業成效評估 4 入庫管理檔案修護庫防安全管理鑑定銷毀移轉移交目錄彙送檢調應用
認真聽專家學者們 的教導 5
庫房實地查驗 & 檔案管理系統查檢 撰稿 : 呂詩琦 / 校稿 : 蔡玉梅 6
參 人資 pad 挹注新活力 ~ 招募有其道 霏霏係薦任第 7 職等年功俸四級 535 俸點人事管理員, 因個 人生涯規劃, 想調到離家近的機關或學校服務, 要怎麼做 呢? 徵才資訊 職缺條件 1. 行政院人事行政總處 事求人機關徵才系統 & 總處 FB 2. 各機關學校徵才網站 上述多個管道可查到機關職缺徵才訊息 1. 職務列等 : 同官等高 2 職等範圍內得予權理 2. 職務歸系 : 同職組內相互調任 跨職組部分得單向調任 調任他機關的程序 應徵 錄取 過調 上網查詢擬任機關職缺 投遞個人履歷表 用人機關公告或通知錄取人員名單 用人機關發商調函至現服務機關 現服務機關同意函回復用人機關 用人機關核派 收受派令次日起 30 日內到職 我的職系專長有哪些? 霏霏合格實授人事行政職系, 可應徵的職務有哪些? 一般行政 一般民政 社會行政 戶政 原住民族行政及勞工行政職系之職務均可調任! 7
霏霏錄取一般行政職系薦任第六職等至第七職等科 員職務, 由主管職務調任為非主管職務, 霏霏的權 益有哪些不同呢? 考績獎金 次年晉級後 1 月 1 日之年功俸 + 專業加給 + 主管加給 主管加給 : 依前一年所任主管職務加給月數按比例計發 年終獎金 年功俸 + 專業加給 + 主管加給 *1.5 個月 主管加給 : 依所任主管職務加給月數按比例計發 不休假 加班費 年功俸 + 專業加給 + 主管加給 主管加給 : 依所任主管職務加給月數按比例計發 薪資 主管加給 : 薦任第 7 職等 無加給 ( 每月減少 5140 元 ) 撰稿 : 呂詩琦 / 校稿 : 蔡玉梅 8
面試流程五口訣 ~ 幫您找出最適合人選 機關辦理外補徵才時通常資績分數僅作參考, 面試分數是關鍵因素, 又目前很多機關辦理外補徵才時, 僅採計面試一項計分, 如此面試就更顯重要了 為了讓應試者發揮真實水準, 使面試更能評核出最適合人選, 因此, 辦理面試時應有一標準流程作為面試委員的參考準據, 讓面試委員更能客觀公正評核應徵者 為增進面試流程順暢進行, 讓面試委員易於掌握面試程序, 以下提供面試流程五口訣供參 : 一說明 ( 誰說明? 說明什麼? 說多久?) 由主試主席說明, 面試主席應在約 3 分鐘內把機關現況 職缺的工作內容與特殊要求 工作環境 升遷與訓練機會等等告訴應試者, 讓應試者能聚焦在面試委員所說明的主題, 展開下一步的陳述, 主席進行說明時應盡量在輕鬆的氣氛中進行, 讓應試者放鬆心情以發揮真實水準 二陳述 ( 誰陳述? 陳述什麼? 陳述多久 ) 由應試者陳述, 陳述應試者自己與所應試職務有關的內容 ( 約 3 分鐘 ) 此陳述是應試過程中最關鍵的部分, 面試委員可以據此看出應試者的基本涵養 專業職能與工作經驗, 進而瞭解應試者的思維邏輯 語言組織能力 應變能力等等, 而這些是在履歷資料或筆試中很難體現出來的 有經驗的面試委員根據應試者上述 3 分鐘的陳述, 會有基本的清晰看法和不離題的判斷 面試委員應認真聽應試者的陳述, 並不時給予微笑的鼓勵和肯定, 切記不要輕易地打斷應試者的陳述 以免打斷其主題思緒, 及延長面試時間 9
三發問 ( 誰問? 問什麼? 怎麼問?) 面試委員發問, 問應試者在陳述中和履歷內容相互矛盾的地方 ; 問應試者陳述的事實及履歷內的內容與應試職務不相宜的問題 意即, 就應試者自身矛盾的地方來問問題, 看應試者如何回答 只有問到關鍵點, 問到矛盾處, 才能得到面試的效果 以作為補充需要瞭解的關鍵資訊, 及就矛盾問題的回答看應試者的答辯能力和應變能力, 以及如誠信問題和問題背後的問題等 四回答 ( 誰答? 答什麼? 怎麼答 ) 有高水準的發問, 才可能有高水準的回答, 應試者處理矛盾的功力及關鍵問題, 全在這簡短的回答之中 假如應試者回答問題明確, 可以接著問下一個問題 ; 假如回答問題有疑義可以就疑義繼續追問 ; 假如應試者被問得窘迫不安, 或滿頭大汗, 可以清楚明瞭應試者在此問題上可能有問題, 或有難言之隱 面試委員對此問題不要再緊追不捨, 換一個輕鬆的話題給應試者臺階下, 因為此時雙方是相互選擇的, 面試委員只要知道問題就好了, 切記不要咄咄逼人! 五反問 ( 誰問? 問什麼? 怎麼問?) 應試者可藉由發問來展現積極的態度, 應試者問所應徵職務相關問題例如機關對應試者有哪些期待? 需要常加班嗎? 等等問題 面對應試者的反問, 面試委員應該覈實地回答 綜上, 面試一位應試者的總計時間約 10 分鐘左右 時間太少, 面試不出效果來 ; 時間太長, 不僅是增加面試時間, 而且反而會降低面試效果 又如應試者很明顯不適宜該職缺, 可以在短時間內結束面試, 但是要有 技巧客氣禮貌地結束面試 ( 圖片來源 :http://www.mingguwu.net/news/2012/09/post-56.html) 撰稿 / 校稿 : 蔡玉梅 10
肆 職場 fun 輕鬆 電鍋美食 DIY~~ 本處料理專家 藍莓優格 材料無糖優酪乳 200g 全脂鮮奶 400g 藍莓果醬酌量 作法 1 優酪乳 全脂鮮奶, 倒在耐熱容器裡, 攪拌均勻 ( 圖 1) 2 電鍋放 50cc 的水加熱至跳起, 等 10 分鐘降溫, 再將容器放入電鍋, 鍋底要墊高, 插頭不拔, 保持保溫狀態, 蓋上鍋蓋, 等 6-7 小時讓它凝固 ( 圖 2) 3 時間到, 取出放涼, 放入冰箱冷藏至少 4 小時 ( 圖 3) 4 吃的時候淋上藍莓果醬, 冷藏後較為凝固, 挖起來像豆花 ( 圖 4) 11
紹興醉雞 材料 1. 去骨雞腿排 2 片 2. 醬汁紹興酒 200g 水 200g 當歸 2-3 片枸杞 10-20g 醬油酌量 3. 紹興酒與水的比例 1:1; 想酒味濃一點, 比例可調整為 2:1 作法 1. 將雞腿肉雞皮朝下, 放在鋁箔紙上, 肉的表面灑上一點鹽巴 一瓶蓋的紹興酒, 慢慢將雞腿捲緊 ( 圖 1) 2. 放入電鍋蒸 20 分後, 取出放涼 ( 蒸熟後雞肉的湯汁倒入醬汁中 )( 圖 2) 3. 醬汁 放於鍋中煮滾放涼 ( 圖 3) 4. 雞腿肉放涼, 撥開鋁箔後, 泡在已經冷卻的 醬汁 中, 再放於冰箱保存, 冷藏至隔天入味後即可食用 ( 圖 4) 5. 取出切片後, 淋上湯汁, 就可以吃囉! ( 圖 5) 葡萄蛋糕 材料 鬆餅粉 200g 鮮奶 150cc 雞蛋 1 個 黑巧克力 40g 葡萄乾 酌量 作法 1. 將所有材料加入鬆餅糊中, 攪拌均勻, 呈現黏稠狀 ( 圖 1) 2. 倒入電子鍋中, 按下開關, 當電子鍋電源跳起, 不要馬上打開, 要悶熟一下 ( 圖 2) 3. 葡萄蛋糕蒸好囉 ~( 圖 3) 12
番 茄 飯 材料 生白米 2 杯 牛蕃茄 1 顆 杏鲍菇 1 朵 玉米筍 5 條 奶油 3 薄片 水 1.5 杯 鹽 黑胡椒少許 廣島香鬆少許 作法 1. 將米洗過後, 加入切丁的玉米筍 杏鲍菇, 牛蕃茄清洗去蒂, 在尾端切十字以便入味及蒸後去皮, 加入水 奶油 鹽 黑胡椒粉 ( 圖 1) 2. 放入電鍋內, 按煮飯鍵 ( 電鍋外鍋加入一杯水 ) ( 圖 2) 3. 裝碗, 灑上廣島香鬆 ( 圖 3) 撰稿 : 林乙如 陸 組織功能健全 約聘僱暨臨時人員簡介 ::: 本期介紹約聘僱暨臨時人員各類經費來源 各機關請增員額需求注 意事項及本府審查原則 本府各機關 學校及公所 ( 不含復興區 ) 約聘僱暨臨時人員主要經費來源要怎麼 區分呢? 13
公務預算 由市庫負擔之經費 各類經費來源之定義 基金預算 中央補助款 收支對列 依預算法第 4 條, 基金係已定用途而已收入或尚未收入之現金或其他財產, 可分為普通基金與特種基金 由中央機關視業務或計畫需要補助之經費 將某項收入予以指定用途, 供作某項支出之財源 工程管理費 指辦理工程所需之各項管理費用 依行政院函釋, 自 89 年 4 月 11 日起, 以工程管理費進用之人員不再適用行政院暨所屬機關約僱人員僱用辦法, 因此目前如有因應工程需要人力, 是以臨時人員進用 現行所稱 臨時約聘僱人員 係為臨時人員, 非約聘僱人員, 不要弄混了喔! 如機關想要增加約聘僱或臨時人員員額, 須 先注意哪些地方? 審查原則又是甚麼呢? 現行本府各機關常因新增業務或計畫, 即認為需 要增加員額, 但應先行審視機關內部員額配置是 否妥適, 並注意是否有以下各項情形 : 14
機關內部已無相關人力可調配經費來源是否無虞新增業務或計畫現有人力無法因應不可委外或招募志工 工讀生因應 再行評估是否有新增員額必要 如經機關自行確認確有新增員額必要, 本府審查原則大致可分為兩大項 : 項目 請增情形 原則 同意 原則 不同意 1 請增以市預算支應之員額, 非為業務迫切性或必要性者 ˇ 2 請增以他機關補助經費支應之員額, 經確認經費無虞且有業 務需要者 ˇ 秘書處 104 年無進用約聘僱人員 ; 臨時 人員皆由市預算支應, 預算員額 32 人 轉載自人事處人資羅盤專區 15
柒 人力運用精實 勞動零派遣 本府自 104 年 1 月 1 日起, 已達勞動零派遣囉! 考量外界對公部門運用派遣勞工多所質疑, 原桃園縣政府以 103 年 6 月 16 日府人力字第 1030132536 號函, 請各機關學校以本府零勞動派遣人力為目標 另本府自 104 年 1 月 1 日起已無勞動派遣人力, 且本市議員亦相當關切本府運用派遣勞工情形, 故於 104 年 7 月 6 日以府人力字第 1040167230 號函請各機關學校賡續依上述目標辦理 16
勞動派遣 VS. 勞務承攬 勞動派遣 事業單位指派所僱用之勞工至機關提供勞務 接受各機關指揮監督管理之行為 V.S. 勞務承攬 勞務採購標的為機關業務項目 對廠商勞工無指揮監督權 再更進一步了解二者差異吧 ~ 區分要素勞動派遣勞務承攬 採購標的 實際指揮監督權 備註 各機關勞務採購契約之採購標的為派遣勞工 指揮監督權限為要派機關所有 例如 : 廠商應指派多少勞工或具特定資格條件之勞工至機關辦理某項工作 各機關勞務採購契約之採購標的為勞務工作 因採購標的為勞務工作, 機關無權涉入員工之指揮監督, 僅能就契約內容是否履約進行查核 例如 : 廠商應於一定期限內完成某項工作 機關以勞務承攬方式辦理之大樓清潔及檔案掃描業務, 承攬廠商於決標後, 可依業務辦理需要, 自行決定指派非特定人員負責執行業務, 並可視情形決定人數增減, 機關僅需於其業務完成後對於大樓清潔及檔案掃描件數等工作成果進行驗收作業 經由上述針對 勞動派遣 及 勞務承攬 的解說, 審視本處業務, 有關華夏清潔公司並非 勞動派遣 或 勞務承攬 之範圍, 因此, 秘書處並無 勞動派遣 或 勞務承攬 的情形喔! 轉載自人事處人資羅盤專區 17
捌 人員素質提升 桃園市政府天然災害停止上班及上課通報作業 緣起 天然災害之發生往往具急迫之特性, 為能於災害發生前妥作預防, 減少人員傷亡並 兼顧學童安全, 政府已明定停止上班及上課之基準, 以及通報作業之處理程序, 使 各通報權責機關人事機構能據以針對狀況即時因應處理, 保障人民生命財產安全 天然災害停止上班及上課作業辦法 法令依據 桃園市各級災害應變中心作業要點 天然災害颱風通報權責機關人事機構應變處理標準作業程序 通報作業類型 類別決定權責說明 通案性 個案性 個人性 市長 各機關 ( 學校 ) 首長 各機關 ( 學校 ) 首長 各區公所將災情及停止上班及上課建議陳報本府, 經市長裁示全市或部分區是否上班上課後, 依規定通報行政院人事行政總處 各機關 學校首長得視實際情形自行決定該機關 學校停止上班及上課, 並通知所屬公教員工 學生, 另應配合填列天然災害通報單, 以傳真方式陳報一級機關及人事處備查, 再由人事處以 ECPA 上網方式, 通報至行政院人事行政總處 公教員工為清理颱風過境所造成之普遍性災害 因地形 交通 水電供應中斷或供應困難, 影響通行 上班上課安全或有致災之虞, 或配偶 直系親屬有重大傷亡或失蹤時, 機關 學校首長得在 15 日範圍內, 視實際需要給予當事人停班停課登記 18
通報作業步驟 追蹤彙整相關 資訊 當颱風警報發布時, 輪值留守人員必須隨時注意中央氣象局發布之颱風動態, 並將以下資訊依颱風名稱及時間先後順序整理成冊 : 一 海上陸上颱風警報 ( 中央氣象局發布 ) 二 颱風各警戒地區風力預測 ( 中央氣象局發布 ) 三 颱風各地區總雨量預測 ( 中央氣象局發布 ) 四 颱風各地區 24 小時雨量預測 ( 中央氣象局發布 ) 研判是否已達停班停課 基準 風災已達下列基準之一, 得發布停班停課 : 類別 基準 一 風力二 降雨量 ( 一 ) 依據氣象預報, 颱風暴風半徑於 4 小時內可能經過之地區 ( 二 ) 平均風力可達 7 級以上或陣風可達 10 級以上 ( 一 ) 依據氣象預報或實際觀測, 降雨量達各通報權責機關停止上班上課雨量參考基準, 且已致災或有致災之虞時 ( 二 ) 桃園平地 -350 毫米桃園山區 -200 毫米 ( 單位 : 未來 24 小時雨量預測 ) 三 影響安全或有致災之虞風力或降雨量未達停止上班及上課基準之地區, 因受地形 雨量影響, 致交通 水電供應中斷或供應困難, 影響通行 上班上課安全或有致災之虞時 陳請首長核示 決策判定 : 輪值留守人員檢具颱風之最新訊息及停班停課基準等資料, 向人事主管報告, 再由人事主管轉陳機關首長核示 ( 通案性 個案性通報 ) 另現行天然災害停班停課模式, 已有各種管道供各區公所 ( 含復興區 ), 即時回報轄區內現況及停班停課建議, 提供本市災害應變中心研判是否有停班停課之必要, 爰本府未將通報權責授權各區決定發布, 各區 ( 機關 學校 ) 首長僅能就機關 學校所在地區之所屬公教員工 學生宣布停班停課 ( 個案性 個人性通報 ) 19
發布時機及執行 事項 發布時機 : 對外發布時間 通報標的 ( 前一日 )19:00 至 22:00 前隔日 ( 當日 ) 全天或隔日上午停止上 ( 當日 ) 04:30 前 班及上課 ( 當日 ) 10:30 前 當日下午半天或晚間停止上班及上課 撰稿 : 張皓翔 / 校稿 : 林佳瑩 隨時通報 通報權責機關視實際情形, 隨時發布 人事處執行事項 : 1. 通報至天然災害停止上班及上課即時播報服務系統 2. 連線行政院人事行政總處全球資訊網確認是否已更新 3. 以 Juiker 即時通訊軟體向行政院人事行政總處回報訊息 轉載自人事處人資羅盤專區 玖 同仁士氣高昂 創造鼓舞人心的工作職場 鼓舞 鼓勵 誘導 激勵的三種型態 20
如何創造一個激勵人心的環境, 以帶動組織邁向成功, 組織的領導者扮演十分重要的角色 一位好的領導者善用 激勵, 創造一個能夠幫助個人與團隊肯定自我, 並完成工作的環境, 而激勵本身就是由一連串行動所組成, 這些行動主要分為 鼓舞 鼓勵 及 誘導 三種型態 一 鼓舞 以身作則樹立榜樣, 當人們看到領導者做出正確的行為, 他們也會受到激勵, 自動效法 溝通溝通乃是領導行為的重心, 包含了如何發言 聆聽及學習, 而激勵作用只有在雙向溝通下才能產生 挑戰人們喜歡挑戰, 難度適中的挑戰能夠鼓舞員工勇於面對 達成目票, 又能滿足其想像力 二 鼓勵 授權託付員工責任, 並給予他們完成工作的權力, 是一種強而有力激勵工具, 因為, 在責任的賦予之下, 能激發更大的集體能量 指導領導者有責任為員工提供完成工作的支持, 藉由經常性與定期性的一對一指導, 提供了解員工, 以及幫助員工如何達成組織與個人目標的機會 肯定領導者對員工的肯定, 代表著對其工作的讚賞與感激, 一旦員工受到肯定, 也會受到激勵, 把工作愈做愈好 三 誘導 犧牲當員工看到他們的領導者把他們的福利置於自己之上, 將會開始信任並跟隨他們的領導者 21
感召激勵最終會形成感召, 此一過程是在領導者立下榜樣 進行溝通 充分授權 定期指導及犧牲小我之後發展而來的 領導者愈常採取以上行動, 在組織中愈能發揮激勵作用, 愈利於創造出一個能夠激勵個人 團隊與組織的氛圍, 讓組織的效率更高更好! 資料來源 : 向領導大師學激勵 轉載自人事處人資羅盤專區 這是一份專屬本處的刊物, 每期出刊會 e-mail 給本處同仁參閱, 如果您有個人想法 私房秘笈或景點, 及科室要公告周知的事項, 竭誠歡迎將稿件寄給人事室, 本室非常樂意提供溝通平台, 期望我們共同營造一個溫馨和諧 欣欣向榮的秘書處! 若您對人資羅盤有任何意見或感想, 歡迎回饋給本處人事室主任蔡玉梅 ( 電話 : 分機 6661;e-mail:141008@mail.tycg.gov.tw) 22