99 學年第一學期數位科技知能提升工作坊 讓你的報告與眾不同 - 善用 Word 進階技巧 講師 : 李燕秋老師 主辦單位 : 東吳大學教學資源中心教學科技推廣組 時間與地點 : 99 年 10 月 26 日 ( 二 ) 上午 9:00-12:00 於城中 2208 電腦教室 99 年 11 月 16 日 ( 二 ) 下午 13:30-16:30 於雙溪 B610 電腦教室 * 本活動結束後, 錄影內容及講義將上傳至 http://www.scu.edu.tw/dit 成果發表 區 教學卓越計畫 1
第一章基本操作 進入及結束 Word 進入 Word [ 開始 > 程式集 >Microsoft Office>Microsoft Office Word 2007] 離開 Word 1. 右上角 ( 最常用 ) 2. Office 按鈕 > 結束 Word 檔案關閉 1. Office 按鈕 > 關閉檔案 工具列的使用 2
Word2007 視窗環境 3
第二章資料輸入 輸入文字的基本概念輸入文字在文件編輯區內有一個一閃一閃的插入點, 此插入點就是我們可以輸入文字的地方 移動游標將滑鼠的 I 移到新的位置按左鍵, 即可完成插入點的移動 插入文字先將滑鼠的 I 移到欲插入之處, 即可繼續輸入文字 開始一個新的段落按一下 Enter 鍵, 即會產生一個新的段落 如何將段落分開? 1. 將插入點移到欲分兩段之處 2. 按 Enter 鍵, 即可將該段分成兩段了 如何將兩個段落合併成一個段落? 1. 將插入點移到第一段的最後面 2. 按 Delete 鍵 Backspace 及 Delete 鍵的介紹 Backspace ( 倒退鍵有的鍵盤是用 來表示 ), 刪除插入點前面的字元 Delete 鍵是刪除插入後面的字元 如何改錯字? 1. 先將錯字刪除, 再輸入正確的字元 2. 先點取錯字, 直接輸入正確字元 3. 連續多字元刪除, 可先標記後直接輸入新的資料取代模式 OVR 1. 在灰色 OVR 連按左鍵兩下, 即可進入取代模式 2. 若是要取消取代模式 OVR, 只要在上連按兩下即可 或是利用 Insert 鍵 移動插入點游標 點滑鼠左鍵點到那裏, 插到那裏 PageDown PageUp Ctrl+End 向下捲動螢幕 向上捲動螢幕 直接到文件結束處 Ctrl+Home 直接到文件開始處 Home 到該行的第一個字元 4
End 到該行的最後一個字元 Enter 在游標空白處插入一空白列 ( 分段 ) Delete 刪除後面的字元或空白列 Backspace 倒退鍵, 刪除前面的字元 切換輸入法按工作列直接作切換 Ctrl+ 空白鍵中 / 英輸入法切換 Ctrl+Shift 循環切換輸入法 Shift+ 空白全 / 半形切換鍵不論你是用何種輸入法, 每當一個單字鍵完後, 按一次 空白鍵 即可完成單註字的輸入 英文輸入當沒有切換任何的輸入法時, 預設為英文 切換大小寫 -shift + 英文鍵 ( 暫時 ) -Caps Lock 燈亮表大寫狀態, 燈熄表示小寫狀態 數字輸入直接在鍵盤的上方第二列輸入數字或是在右邊的數字鍵區輸入 符號輸入 -[ 插入 > 符號 ] 字型 :webdings wingdings wingdings2 wingdings3 選好要的圖案再按下插入 數學符號輸入 [ 插入 > 物件 > 方程式編輯器 ] 標點符號輸入 - 輸入鍵盤上的符號 :shift+ 符號鍵 - 開啟螢幕小鍵盤切換到注音輸入法後, 用滑鼠移到的ㄅ上按右鍵 " 標點符號 " - 利用標點符號工具列利用開啟工具列的方式開啟符號表工具列 5
鍵盤按鍵功能說明 Esc: 取消 暫停 Tab: 跳格鍵 Caps Lock: 大寫鎖, 永久切換成大 / 小寫, 鍵盤右上方有 CAPS 燈號. 有亮表示大寫 Shift: 輔助鍵, 必須配合其他按鍵使用, 如配合滑鼠拖曳時為搬移 Ctrl: 輔助鍵, 必須配合其他按鍵使用, 如配合滑鼠拖曳時為複製 Alt: 輔助鍵, 必須配合其他按鍵使用 空白鍵 : 空一格 Enter: 確定, 換行 Delete: 刪除游標右邊文字 BackSpace: 刪除游標左邊文字 Insert: 插入 / 取代 ( 出現 OVR 即為取代 ) Home: 游標跳到同一行的最前方 End: 游標跳到同一行的最後面 Page Up: 上一頁 Page Down: 下一頁 Num Lock: 數字鍵鎖 ( 若 num 燈亮表示輸入為數字, 若沒亮表示為方向鍵 ) 小小叮嚀文書應用軟體使用五大建議事項 1. 儘量全部文字輸入完成之後, 再作修改動作 2. 少按 Enter 鍵 3. 少按空白鍵 4. 善用滑鼠的右鍵 5. 所有操作先選取後再動作 6
第三章檔案的操作 開新檔案 -[Office 按鈕 > 開新檔案 > 空白文件 ] -Ctrl + N 開啟舊檔將己存檔之文件開啟可繼續編輯 -[Office 按鈕 > 開啟舊檔 ] -Ctrl +O - 使用最近的文件選單 儲存檔案 1. 按工具列上的, 或執行 Office 按鈕 / 儲存檔案 2. 第一次儲存檔案都會以 另存新檔 的小視窗畫面出現 3. 儲存位置 / 選擇該檔案要放的位置 ( 預設是 MyDocuments) 4. 給予檔名: 檔案名稱 / 輸入檔名 5. 按 儲存檔案 鈕 在編輯文件的過程中, 應該隨時存檔, 因為電腦會有一些不明因素造成當機, 為了避免重打或 造成重要資料遺失, 請大家要有隨時存檔的習慣 每隔一段時間, 就按一下工具列上的 ( 快速鍵是 Ctrl+S) 另存新檔將己存好之檔案另外給予一新名稱 -[Office 按鈕 > 另存新檔 ] 如何設定設定 更改 刪除密碼 7
[Office 按鈕 > 另存新檔 > 點選存檔對話視窗的左上角 " 工具 "> 一般選項 ] 即可設定或修改, 刪除時只要將原先所設定 Delete 即可 範本檔的開啟 1. [Office 按鈕 > 開新檔案 ] 下載範本 1. http://office.microsoft.com 2. 點選左方 " 範本藝廊 " 3. 找到喜歡的範本 4. 點選 " 立即下載 " 5. 按 " 接受 " 6. 點選 " 立即下載 " 7. 儲存到桌面 8
另存成 word2003 的格式 另存成 PDF 的格式 1. 安裝增益集 2. 在選單中就可以看到 pdf 的選項 9
第四章文字格式化 資料選取單行移動滑鼠到該行第一個字的前面, 待出現白色箭頭指標向右時按一下, 選取該行文字 連續多行 1 :移動滑鼠指標到第一行的最左邊, 滑鼠指標變成白色箭頭指標向右時按一下 2 :按住滑鼠左鍵拖曳到最後一行段落在段落上的任何地方快按滑鼠左鍵二下 整份文件將滑鼠指標移到文件的左邊, 當滑鼠指標變成白色箭頭指標向右時快按三下, 可以一次選取整篇文件 執行 編輯 / 全選 指令 或者是 Ctrl+A, 就可以一次選取整篇文件 格式工具列 字型選單 10
複製格式 按一下, 只能用一次 按二下可多次使用, 但用完要記得取消 如果在 複製格式 按鈕上連續按兩下滑鼠左鍵, 就可以反覆的在別的目標區的段落或區塊貼上相同的格式, 但用完後記得取消複製格式鈕 否則, 你只能將複製的格式貼一次而已 當你選擇來源區是文字型式, 按下 複製格式 按鈕時, 複製的只是它的文字格式而已 ( 並不是段落 ) 若是文字段落的話, 按下 複製格式 按鈕複製的就是該段落的所有格式 段落加上框線網底重點在 : 套用於文字或段落 1. 點取欲加入框線的段落 2. 執行 [ 格式 > 框線及網底 ] 3. 挑選適當的框線 設定:選取你所喜愛的框線例如: 方框 樣式:選取適當的框線樣式例如: 雙線 色彩:選取適當的框線色彩例如: 紅色 套用於:文字及段落會有不同的變化 填滿:就是背景顏色 網底:就是前景顏色, 樣式百分比愈大斑點愈多 PS :如果你的文件是要列印出來的話, 建議灰度值不要選太大 (5%~12.5%) 否則網底可能會影響本文文字的清晰度 快速樣式 套用樣式 建立新樣式 修改樣式 11
定位點設定鈕段落右邊界尺規刻度落左邊界第五章段落與尺規 開啟尺規的方式 [ 檢視 > 勾選尺規 ] 設定段落首列段 改變段落的對齊方式 靠左對齊 左右對齊 所謂 靠左對齊 是指段落左邊的文字會切齊成一直線, 但該段落的右邊會有輕微不對齊的現象發生 右方不對齊的現象會消失, 當我們使用 左右對齊 時,Word 會將一些可以稍加拉開距離的文字間距加大, 並讓段落二邊切齊頁面的邊界 ( 常使用在文章內中英數字元文章 ) 靠右對齊 靠右對齊 和 靠左對齊 是相反, 我們會看到段落的左邊是參差不齊 置中對齊整個選取的段落會移到左右邊界的中間 分散對齊常和左右縮排配合使用 文字段落將會平均分散在頁面的左右邊界之間 分散對齊及文字均等分的功能有很大的差異 以上五種對齊的方式只能選擇一種, 在工具列上的按鈕若是凹進去的話, 只要按一下讓它凸出來就可以恢復 靠左對齊 了 ( 內定是靠左對齊 ) 分散對齊整列文字平均散開在一列中 : 游標點在行中, 按下分散對齊按鈕, 就可以全部散開 自行輸入寬度 : 反白整列, 按下分散對齊按鈕, 輸入寬度, 按下確定 段落間距 : 改變行距段落間距段落間距分為兩個部分, 一個是段落中行與行之間的距離, 稱為 行距 ;一個是段落與段落間的距離, 稱為 段落間距 12
增加縮排減排1. 選取整份文件 也可以選擇一個段落或多個段落 2. [ 格式 > 段落 ] 適當調整段落的間距 1. 點取整個文件或點取欲改變的段落 2. 格式/ 段落 可以分別設定 與前段距離 及 與後段距離 這兩項 文件縮排 : 所謂 縮排 就是段落文字和頁面邊界之間的距離 藉由適當的控制縮排距離, 以產生各種特殊的版面效果 指定方式 無 第一行 凸排 三種 第一行:是指每段首行內縮 凸排:是指每段首行凸出來 直書與橫書 : 中文直書 / 橫書 亞洲方式配置 項目符號及編號 設定項目符號及編號 : 點選工具列上的項目符號或是編號的按鈕 更改項目符號及編號樣式 取消項目符號及編號 : 再點選點選工具列上的項目符號或是編號的按鈕 縮排 少縮13
建立多欄文件 1. 打開檔案 2. 切換到 整頁模式 3. 將插入點移到標題下方第一段文字前 4. 版面配置 / 欄 若要在一份文件中, 套用各種不同的分欄格式, 你必須要在 套用於 部分選取 插入點之後 也可以將某部分文字點取起來, 套用於 部分選取 選取文字 定位點 按鈕 對齊方式 靠左定位點 說明 從定位點往右延伸文字 置中定位點 靠右定位點 在定位點將文字對齊 從定位點往左延伸文字 對齊小數點定位點 將小數點對齊定位點 分隔線定位點 將定位點插入垂直線 利用滑鼠直接點選尺規設定 編輯小技巧 尋找 ( 文件中的某些文字 ) 1. 編輯 / 尋找 2. Ctrl + F 取代 ( 將某個字句換成另一個字句 ) 1. 編輯 / 取代 2. Ctrl + H 14
復原及取消復原 1. 工具列上復原及取消復原 15
第六章表格 如何畫表格? 方法一:表格插入表格 方法二:按一般工具列 插入表格 方法三:表格及框線工具列用 手繪表格 如何在儲存格內移動插入點? 方法一:按 Tab 鍵方法二:按方向鍵 選取一整欄 ( 多欄 ) :方法一: Step1 :將指標移到表格最上方的格線 Step2 :待指標變成 按左鍵 方法二: Step1 :將指標移到欲點取該欄的任一儲存格內 Step2 :表格 / 選取欄 選取一整列 ( 多列 ) :方法一:將指標移最左邊的選取區 當指標變成按左鍵 方法二: Step1. 將指標移到欲點取該列的任一儲存格 Step2 :表格選取列 16
如何選取整個表格? Word97 版本:將插入點移到表格內, 執行表格 / 選取表格 Office 2000 版本:還有另一種方法, 按表格左上角即可選取整個表格 清除表格的內容:若只是要清除表格的內容, 但表格的結構還保持完整 1. 先選取整個表格 2. 按 Delete 刪除整列或整欄或整個表格? Step1 :先選取整個表格 Step2 :表格 / 刪除 ( 表格 欄 列 儲存格 ) 或直接按 Shift 十 Delete 合併儲存格 Step1 :將欲合併儲存格點取起來 Step2 :表格 / 合併儲存格 分割儲存格: Step1: 將欲分割儲存格點取起來 Step2 :表格 / 分割儲存格 插入列: Step1 :將插入點移到插入列的列任一儲存格 Step2 :表格 / 插入 ( 上方列 下方列 ) 插入欄: ( 與插入列有點類似 ) 表格格式自動設定: Step1 :將插入點移到表格內任一儲存格 Step2 :表格 / 表格自動設定 Step3 :表格選取適當的格式 Step4 :按確定鈕 將表格移至中央 Step1 :將整個表格點取起來 Step2 :表格 / 表格內容 / 表格標籤 / 點選置中 設定表格的框線 Step1 :選取儲存格 欄 列 甚至是整個表格 Step2 : 格式 / 框線及網底 17
Step3 :選取適當的格線樣式 或利用表格及框線的工具列按鈕 設定表格的網底 / 顏色 Step1 :選取欲改變網底的表格 欄 列等等 Step2 : 格式 / 框線及網底 Step3 :選取 網底 標籤 Step4 :在 填滿 選項中, 選擇適當的背景顏色 Step5 :在 網底 選項中, 選擇適當的網底樣式及色彩 或按表格及框線的工具列按鈕 表格跨頁標題重複 : 可設定表格跨頁顯示時, 也可以顯示標題 插入多對角線儲存格 筆記欄 18
第七章版面設定 如何編輯頁首及頁尾 [ 檢視 > 頁首及頁尾 ] 頁首及頁尾的內容修改, 與一般文件的格式修改方式都是大同小異的 插入頁碼 [ 插入 > 頁碼 ] 若要取消則必須由頁首及頁尾功能進入取消 插入目錄 頁碼與目錄的應用 : 配合著分隔設定的功能 19
預覽及列印的介紹 列印 方法一: office 按鈕 / 列印 1. 可以選擇全部列印 本頁 或特定的單 多選頁數 ( 頁與頁之間用 '," 及 "- 來區隔, 若是用一是代表連續的意思 ) 2. 次要列印 10 份文件, 那豈不是要按列印按鈕 10 下? 其實不然, 列印時在此改變 份數 就可以了 筆記欄 20
第八章圖片與繪圖 文字方塊的方式: 插入 / 文字方塊 / 選擇水平或是垂直 文字方塊的外框如何去除? Step1 :點一下外框要有八個控制點出現 Step2 :格式文字方塊在色彩及框線標籤 Step3 :填滿 / 色彩 無 框線類別 / 色彩 無 Step4 :按 確定 快取圖案 ( 圖案 ) Step1 :選取插入 / 圖片 / 快取圖案 Step2 :按下功能表上的 基本圖案 按鈕 Step3 :按下 矩形 按鈕 Step4 :使用十字型指標在文件上圈出圖片大小 Step5 :調整圖片大小 位置及與文字的關係 Step6 :在圖框內按滑鼠右鍵 / 快顯功能 / 點取新增文字 Step7 :輸入文字及做文字格式變化 Step8 :在繪圖工具列上的快取圖案 / 箭頭符號內點取所喜歡的箭頭符號 以上的動作可以由文字方塊來完成 群組 : 反白物件後按右鍵找 [ 群組 ] SmartArt 21
插入圖片 美工圖案 :[ 插入 > 美工圖案 ] 使用搜尋的方式 多媒體藝廊 Office online 多媒體藝廊 檔案 :[ 插入 > 圖片 ] 文繞圖的應用與文字的排列方式 文字藝術師插入 / 文字藝術師 文字藝術師圖庫中點取你喜歡的樣式 這裏也有直排的樣式 不過在文字藝術師工具列;可以再改變自已喜歡的樣式 編輯文字藝術師文字的視窗中, 輸入文字並且選擇字型及粗 斜 大小 按確定鈕 22
第九章合併列印 合併列印簡介所謂合併列印, 就是如果我們有一份文件, 要分別寄給不同的人時, 就可以使用合併列印功能 如此, 在列印內文時, 即可自動將所建立的收件者資料, 自動套印在文件上, 是自動哦! 這樣, 就不需再經過手動, 或重覆打一堆或拷貝一堆一樣的東東了, 輕鬆完成工作! 使用步驟 1. [ 郵件 > 啟動合併列印 > 逐步合併列印精靈 ] 2. 選擇 [ 信件 ], 按 [ 下一步 ], 再按 [ 使用目前文件 > 下一步 ], 選擇 [ 瀏覽 ] 23
3. 選擇好通訊錄的檔案後, 確認名單無誤, 再按下 [ 確定 ] 4. 選擇 [ 下一步 ], 再按 [ 其他項目 ] 在文件中要插入合併欄位的位置點一下, 開啟 [ 其他項目 ] 後, 再將欄位插入, 插入完成, 按下 [ 下一步 ] 24
5. 按下 [ 下一步 ] 6. 按下 [ 編輯個別信件 ], 將結果合併到文件中 25