CHAPTER 第 6 章 6 表單功能與合併列印 表單功能與合併列印 單元 1 W ord 除了基本的文書處理功能之外, 還提供了表單 合併列印等較進階的功能, 善用這些功能, 可以提高文件製作的效率 以下將分別介紹表單與合併列印功能的使用 6-1 表單功能的使用 合併列印常考哦! 在日常生活中, 許多制式化的文件 ( 如問卷調查表 採購單 請假單 ), 適合使用 Word 的表單功能來製作, 方便填表者以勾選或打字的方式輸入資料 建立表單要建立表單前, 必須先開啟表單工具列, 再利用工具列上的文字表單 核取方塊表單 下拉式表單等工具鈕 ( 圖 6-1), 來建立不同類型的資料欄位 圖 6-2 為建立表單的範例 選 檢視 / 工具列 / 表單 進一步設定資料欄位的屬性 插入圖表 設定資料欄位是否要以網底效果來呈現 工具鈕文字表單核取方塊表單下拉式表單 說明 插入可供輸入文字 數值或日期資料的欄位, 可設定預設顯示的文字, 以節省使用者填寫資料的時間 插入核取方塊, 供使用者直接勾選 插入下拉式方塊, 供使用者直接於下拉式方塊中選取所需的資料內容, 以降低使用者輸入錯誤內容的機率 圖 6-1 表單工具列 131
計算機概論 資料欄位類型 文字 說明 游標移至資料欄位上即可輸入文字 核取方塊 單按可勾選, 再按一下則取消 下拉式 單按後可選取某一選項 圖 6-2 表單的範例 ( 內文範例 "ch6-1.doc") 保護表單 表單建立後, 還不能在資料欄中輸入文字, 必須啟用保護表單功能 ( 圖 6-3), 才能開放資料欄位, 並保護資料欄位以外的內容 按此鈕啟用保護表單功能 資料欄位以外的內容都不能修改 可在資料欄位中輸入文字 圖 6-3 保護表單功能的範例 ( 內文範例 "ch6-2.doc") 132
第 6 章 表單功能與合併列印 單元 1 1 建立與保護表單 開啟檔案 "Ex6-p1.doc", 依下列步驟操作, 最後將檔案另存為 "Ans6-p1.doc" 1 選按 檢視 / 工具列 / 表單 選項 2 將游標移至此 3 按核取方塊表單欄位鈕, 插入核取方塊資料欄位 3 1 2 4 參照步驟 2 ~ 3, 在如圖所示的位置插入核取方塊資料欄位 ( 共 8 個 ) 5 分別在這兩處按文字表單欄位 6 按保護表單鈕鈕, 插入文字資料欄位, 並為文字資料欄位設定底線可以勾選資料欄位了 6 4 5 1. 小宇想利用 Word 設計一份問卷調查表, 讓受訪者可直接在文件中用點選的方式來作 答, 請問他應該使用 Word 的哪一項功能? (A) 合併列印 (B) 表單 (C) 表格 (D) 插 入圖表 2. 在 Word 中, 利用下列哪一個按鈕建立的資料欄位, 最適合用來提供填表者輸入文字 資料? (A) (B) (C) (D) 3. 在 Word 中, 表單建立後, 必須先啟用 功能, 填表者才能在資料欄位中 輸入資料 133
計算機概論 6-2 文件的合併列印 在某些節慶或活動時, 我們常需製作一些樣式一致 內容相近的文件, 例如信封 邀請函 通知單 商品標籤 考試座位標籤等 ( 圖 6-4),Word 的合併列印功能, 是專門用來製作這類文件的工具 通知單 商品標籤 座位標籤 圖 6-4 合併列印產生的文件範例 ( 內文範例 "ch6-3a.doc" ~ "ch6-3c.doc") 合併列印的概念 合併列印可快速產生多份內容相同, 但姓名 地址等資料不同的文件, 進行合併列印必須要有主文件與資料來源檔案兩部分 ( 圖 6-5), 說明如下 : 主文件 : 是合併文件的主體, 例如一份內容已編排完成, 但尚未加入收信人資料的邀請函 主文件檔案的類型為 Word 檔 (.doc) 資料來源檔案 : 是存放多筆要併入主文件的資料檔案, 例如通訊錄資料 客戶名冊資料等 資料來源檔案可以是 Word 檔 (.doc) Excel 檔 (.xls) 註 Access 檔 (.mdb) 等 134 註 Access 是一種資料庫軟體, 這種軟體可以有條理 有組織的儲存資料
第 6 章 表單功能與合併列印 單元 1 資料來源每份文件不同的部分 ( 如姓名 職稱 ) 這些資料須製作成含有標題列的表格, 存放在另一個資料檔案中 主文件 : 每份文件相同的部分 姓名 職稱 吳得豪 風紀股長 張敏芳 一介草民 秦浩然 一介草民 藍國正 男籃隊長 紀瑞君 樂隊指揮 圖 6-5 合併列印的概念 ( 內文範例 "ch6-4.doc" " 組員名單.doc") 合併列印的步驟 文件的合併列印, 必須依照下列步驟來進行 圖 6-6 是以邀請函製作為例, 圖示合併列印的步驟 1 step 建立主文件 2 step 選取某個資料來源檔案 ( 如同學名冊 ) 已編排完成, 只缺收信人資料的邀請函 姓名張明華劉思涵李維寧韓東傑謝浮安嚴大豐 暱稱小明思思維尼小傑安安大豐 包含收信人資料的來源檔案 4 step 合併至新文件 3 step 在主文件中加入要合併的資料欄位 要合併的資料欄位, 會以 " " 符號括住 圖 6-6 合併列印的步驟 ( 內文範例 "ch6-5a.doc" ~ "ch6-5d.doc") 密技報你知 合併列印功能也可合併列印圖片哦! 只要在來源檔案的表格中, 加入一欄放置圖片, 就可以合併列印圖片了 135
計算機概論 2 合併列印 開啟檔案 "Ex6-p2.doc", 依下列步驟操作, 最後將檔案另存為 "Ans6-p2.doc" 1 選按 檢視 / 工具列 / 合併列印 選項, 開啟合併列印工具列 2 按開啟資料來源鈕 3 選取檔案 " 同學名冊.doc", 並按開啟鈕 1 2 3 5 4 將游標移至此處 4 5 按插入合併欄位鈕 6 7 6 選取姓名, 按插入鈕, 插入 " 姓名 " 合併欄位 7 按此鈕關閉交談窗 8 按合併至新文件鈕 9 點選全部選項按鈕, 按確定鈕, 完成文件的合併列印 8 9 136
第 6 章 表單功能與合併列印 單元 1 1. 要製作多份內容相同, 但收信人姓名不同的信函, 使用下列哪一個 Word 的功能最適當? (A) 合併列印 (B) 製作標籤 (C) 表格 (D) 自動校正 2. 在 Word 中, 使用合併列印功能所插入的欄位變數, 會以下列哪一種符號標示, 以便與內文做區隔? (A) (B) (C)( ) (D) 3. 在 Word 中, 合併列印的使用必須要有主文件與資料來源檔案, 其中為合併文件的主體 ; 為存放要併入主文件的資料檔 3 感恩的心 - 謝師宴邀請函本範例將以製作謝師宴邀請函為例, 讓同學練習以下 4 項功能 1. 選取資料來源 2. 插入合併欄位 3. 插入功能變數 4. 完成資料合併其中功能變數的目的是在一張紙上要印 2 張邀請函 1.1 1. 選取資料來源 詳細步驟參考 1.2 1.1 開啟檔案 "Ex6-1.doc" 1.2 選按 檢視 / 工具列 / 合併列印 選項, 以開啟合併列印工具列 137
計算機概論 1.3 1.3 按開啟資料來源鈕, 以開啟選取資料來源交談窗 1.4 1.4 切換到存放範例檔案的資料夾, 選取 " 教師名單.doc" 檔案, 按開啟鈕 2.1 2.2 2. 插入合併欄位 詳細步驟參考 2.1 將游標移至 " 敬愛的 " 與 " 老師 " 之間 2.2 按插入合併欄位鈕, 開啟插入合併欄位交談窗 2.3 2.3 在欄位列示窗, 選取教師姓名, 按插入鈕, 再按關閉鈕 按插入鈕後, 取消鈕會自動變成關閉鈕 138
第 6 章 表單功能與合併列印 單元 1 2.4 2.4 選取 " 教師姓名 " 欄位, 設定字型色彩為 " 深紅 " 色 3. 插入功能變數 3.1 詳細步驟參考 3.1 選按 表格 / 選取 / 表格 選項, 選取整個表格後, 按 + 鍵複製表格內容 3.2 將游標移至表格下方, 按 + 鍵貼上 表格 3.3 將游標移至貼上的表格第一行文字 " 教師姓名 " 之前 3.4 按插入功能變數鈕, 選 Next Record, 以插入下一筆資料 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5 按檢視合併資料鈕, 檢視合併的成果 密技報你知 如果主文件類型設定為 標籤 ( 按主文件設定鈕, 按標籤 ), 要在同一頁插入下一筆資料, 可按合併列印工具列上的散佈標籤鈕來達成, 而不需進行本頁步驟 3.1 ~ 3.4 的操作 139
計算機概論 4. 完成資料合併 4.1 詳細步驟參考 4.2 4.1 按合併至新文件鈕, 開啟合併到新文件交談窗 4.2 點選全部選項按鈕, 按確定鈕 4.3 4.4 4.3 將檔案另存為 "Ans6-1.doc" 4.4 選按 檔案 / 列印 選項, 開啟列印交談窗 4.5 按確定鈕, 將檔案列印出來 列印的紙張若選用 粉彩紙 或 雲彩紙, 可使邀請函更美觀 4.5 140
第 6 章 表單功能與合併列印 單元 1 4.6 4.6 裁剪列印後的內容, 完成邀請函的製作 4.7 將邀請函放入信封, 並在信封正面寫上師長的大名, 即是一份精美的邀請函了 4.7 功能變數的使用 在前面 綜合實習 的操作步驟 3.4 中, 有使用到 功能變數, 以在同一頁文件中加入 2 筆合併列印的資料 一個功能變數代表一個預設的功能, 善用這些功能, 可使合併列印更富有彈性, 圖 6-7 是幾種較常用的功能變數及其功能的說明 選 檢視 / 工具列 / 合併列印, 按插入功能變數 功能 依照欄位內容, 加入不同文字 例如若 " 性別 " 為 " 男 ", 顯示 " 先生 ", 否則顯示 " 小姐 " 插入合併列印資料的編號插入流水號插入下一筆記錄, 適用於在同一頁文件中加入多筆合併列印的資料 ( 如商品標籤 ) 當符合條件時, 就略過該筆記錄 圖 6-7 功能變數及說明 141
MENU 選擇題 作答處藍色底線表示該題為歷屆統測考題 ; 綠色底線為技藝競賽考題 1. 下圖所示的問卷調查表, 最可能是使用 Word 的哪一項功能所製作? (A) 表單 (B) 合併列印 (C) 頁首及頁尾 (D) 列印浮水印 2. 按 Word 表單工具列的哪一個按鈕, 可以在文件中加入下拉式的資料欄位? (A) (B) (C) (D) 3. 下列何者不是 Word 表單功能可帶來的好處? (A) 降低使用者輸入錯誤資料的機率 (B) 避免機密資料外洩 (C) 避免使用者修改欄位以外的文件內容 (D) 可讓使用者以選按的 方式來回答問題 4. Word 表單製作完成後, 必須按以下哪一個工具鈕, 才能開放資料欄位, 讓使用者在欄位中輸入資料? (A) (B) (C) (D) 5. 在 Microsoft Word 中, 合併列印時, 欲設定資料庫欄位與合併列印欄位的對應, 必須執行下列哪一項功能? (A) 對應欄位 (B) 符合欄位 (C) 插入欄位 (D) 設定欄位 6. 使用 Word 文件作為合併列印的資料來源檔案時, 該檔案應為 (A) 含有標題列的表格文件 (B) 含有圖片的文件 (C) 含有項目編號的文件 (D) 含有文字藝術師的文件 7. Microsoft Word 所提供的合併列印功能, 最不適合用來製作下列哪一種文件? (A) 邀請函 (B) 讀書心得 (C) 入學通知單 (D) 考試座位標籤 8. Word 合併列印的主文件可使用幾個資料來源檔案? (A)4 (B)3 (C)2 (D)1 9. 請依序排列執行 Word 合併列印的正確步驟 : a. 合併至新文件 b. 選取來源資料 c. 在主文件中加入要合併的資料欄位 d. 建立主文件 (A)bcda (B)cbda (C)dcba (D)dbca 10. 在 Word 中, 使用合併列印功能時, 如果要在同一頁中, 插入多筆合併列印的資料, 應該使用下列哪一種功能變數? (A)If...Then...Else (B)Merge Record (C)Next Record (D)Skip Record If 11. 在 Word 中, 下列哪一種格式的檔案, 不能作為合併列印的來源檔案? (A)ppt (B)doc (C)xls (D)mdb 12. 若要在 Word 文件中插入合併列印欄位, 應該按哪一個鈕? (A) (B) (C) (D) 13. 按 Word 合併列印工具列上的哪一個按鈕, 可以將主文件與資料來源檔案合併至新的文件中? (A) (B) (C) (D) 142 14. 在 Word 合併列印工具列上, 鈕的功能為何? (A) 切換到上 / 下一筆資料 (B) 開啟合併列印交談窗 (C) 開啟資料來源檔案 (D) 預覽合併資料結果
15. 香香想要利用 Word 合併列印的功能, 製作 100 張印有流水編號的抽獎卷, 請問她可以使用下列哪一種功能變數來加入流水編號? (A)Next Record (B)If...Then...Else (C)Merge Sequence (D)Skip Record If 實作題 1. 開啟檔案 "Ex6-a.doc", 在文件中加入資料欄位, 並開啟保護表單功能, 製作出一份電子報名表, 再將檔案另存為 "Ans6-a.doc" 文字資料欄位 核取方塊資料欄位 提示 : (1) 開啟表單工具列 (2) 參照上圖, 插入資料欄位, 並為資料欄位加入底線 (3) 雙按 " 身分證字號 " 欄位, 按交談窗中的文字格式下拉式方塊, 選第一個字母大寫 (4) 雙按 " 生日 " 欄位, 按交談窗中的類型下拉式方塊, 選日期, 按日期格式下拉式方塊, 選 yyyy' 年 'M' 月 'd' 日 ' (5) 按保護表單鈕, 保護表單 (6) 試著在 " 身分證字號 " 欄位中輸入身分證字號 ( 如 A123456789) 接著在 " 生日 " 欄位中輸入生日 ( 如 1994.8.6), 再將游標移至其他資料欄位, 確認欄位中的資料格式是否改變 143
MENU 2. 利用合併列印功能及 " 學籍資料.xls" 檔案, 製作出新生名冊, 並將檔案另存為 "Ans6-b.doc" 提示 : (1) 開新檔案, 在版面設定交談窗中, 設定版面的上 下 左 右邊界皆為 "3", 方向為 " 橫向 ", 並在文件格線標籤中, 點選沒有格線選項按鈕 (2) 在頁面的上 下緣, 加入如上圖所示的頁面框線 ( 寬 1pt), 並設定框線的上 下邊界為 "0pt", 度量基準為 " 文字 " (3) 建立如下圖所示的表格 表格 A: 3 列 26 欄外框線 2 1/4pt 內框線 1pt 表格 B: 4 列 15 欄框線 1pt 20 點字 12 點字 (4) 用 " 學籍資料.xls" 作為合併列印的資料來源檔案, 並在表格 B 中加入如下圖所示的合併欄位 (5) 複製表格 B 的 3 ~ 4 列, 在表格下方貼上作為 5 ~ 6 列, 並在第 5 列的起始位置, 插入 "Next Record" 功能變數 (6) 複製表格 B 的 5 ~ 6 列, 在表格下方貼上 5 次 (7) 切換到首頁及頁尾檢視模式, 在頁尾輸入 " 第頁 ", 並在 " 第 " 與 " 頁 " 的中間插入 "Merge Sequence" 功能變數, 讓文件合併列印後, 會顯示頁碼 144 (8) 將檔案合併至新文件
4 第 1 招 和錯字說 Bye Bye- 自動校正 幫你改錯字 ( 可配合 2-2 節介紹 ) 編排文件時怕打錯字嗎? 善用 Word 的自動校正功能, 就算打錯字,Word 也能自動幫你修正喔! 1 選 工具 / 自動校正選項 2 輸入要被取代的文字 ( 如常輸入的錯字 ) 自動校正清單 3 輸入校正的文字 4 按新增鈕 自動校正交談窗 此外, 我們還可利用自動校正功能來加快輸入速度 例如設定將輸入的文字 " 台大 " 自動改成 " 台灣大學 " 第 2 招 簡 單不簡單 - 繁簡字轉換 ( 可配合 2-2 節介紹 ) 看不懂文件中的簡體字? 透過 Word 提供的繁簡字轉換功能, 就能輕鬆將簡體字轉換成繁體字囉! 1 選取文字 2 按繁簡轉換鈕旁的倒三角形, 選翻譯成繁體中文 簡體轉繁體的範例 ( 內文範例 "ch6-6.doc")
第 3 招 向上相容 嘛 A 通 - 與新版文件相容 ( 可配合 2-2 節介紹 ) 電腦中的 Office 版本為 2003, 無法開啟 Office 2007/2010 的文件檔案怎麼辦? 快上 Microsoft 下載中心 網站 (http://www.microsoft.com/downloads/zh-tw/), 下載並安裝 Office 檔案格式相容性套件, 即可解決這個問題了 1 在搜尋欄輸入 " 相容性套件 " 後, 按鍵 3 按下載鈕, 下載相容性套件並安裝 Microsoft 下載中心 網站 2 在搜尋結果, 按此超連結 第 4 招 黏 得恰恰好 - 連接線的使用 ( 可配合 4-1 節介紹 ) 繪製流程圖時, 如果使用 線條 快取圖案來繪製線段, 常有圖案與線段 對不準 的困擾, 只要改用 連接線註 快取圖案來連結圖案, 即可解決這個問題! 線條使用線條連結圖案時, 較容易發生 對不準 的情形線條與連接線的差異 連接線具有自動貼齊功能, 只要指標接近要連結的圖案, 圖案的四周會出現控點, 讓我們選擇要以哪一個控點來連結 註必須在 繪圖畫布 中繪製連接線, 連接線才具有自動貼齊的功能
電腦軟體乙級檢定試題嚐鮮 活動目標 1. 提升同學 Word 操作技巧的熟練度 2. 讓同學在練習的過程中, 熟悉電腦軟體乙級檢定的題型 3. 讓同學以分組的方式參與文書處理, 培養團隊精神 活動進行 1. 全班分組, 每組 2 ~ 3 人, 各組組員可互相討論解題方式 2. 請各組複製本書教資光碟中的範例檔案 "YR6.txt" "PIF.bmp" 至電腦中, 再依照下頁題目要求與提示進行文件編輯, 並將檔案存為 "2-5.doc" 3. 文件完成後, 請教師斟酌自己評分或由各組互相評分, 得分最高組為優勝 (1) 滿分 100 分,60 分 ( 含 ) 以上為及格 (2) 若答案不符合各項題目要求, 依題目前的符號扣分 ( -50 分, -20 分, -20 分, -10 分 ) 147
題目要求 檔案及報表要求 紙張設定為 A4 格式, 頁面內文之上 下邊界皆為 3 公分, 左 右邊界亦為 3 公分 因印表機紙張定位有所不同時, 左 右邊界可允許有少許誤差, 惟左 右邊界之總和仍為 6 公分 中文設定為新細明體或細明體字型, 英文及數字設定為 Times New Roman 字型, 但圖表的標題皆設為新細明體或細明體 頁首之下與頁尾之上, 各以一條 1 點之橫線與本文間相隔, 頁首之下的橫線與頁緣距離為 3 公分, 頁尾之上的橫線與頁緣距離為 3 公分 並於頁首左邊以 10 點字型加印題組及附件編號, 例如 題組二附件一, 且加框線及灰色網底 提示 : 在框線與網底交談窗的頁面框線標籤, 按選項鈕, 設定上 下邊界為 "0pt", 度量基準為 " 文字 ", 才能符合橫線與頁緣距離 3 公分的要求 編製一份書面報告, 並將圖形檔之圖形嵌入文書檔中, 再列印 讀取文書檔, 以二欄 ( 欄間距為 1 公分 ) 左右對齊方式編排, 圖形嵌入第一頁的右上方及左下方 插入的圖形與文字相鄰為八列, 每列六個中文字元 文件的中央位置, 插入浮水印 ( 色彩淡化 ), 每頁重複顯示浮水印圖案 報告的標題為 民國八十九年公司業務狀況及部門業績報告 每個段落開始縮排兩個中文字元 提示 : 為了使結果符合參考答案, 必須依照下圖設定中文印刷樣式 首頁標題為 20 點斜體字型, 置中對齊, 每頁必須重複顯示標題 提示 : 為了讓每頁重複顯示標題, 標題必須在頁首及頁尾中製作 標題可放置在高 2cm 的 文字方塊 中, 以使結果符合參考答案 148 在標題的下一行靠右加入測驗當天的日期, 其格式為民國 X 年 X 月 X 日 12 點字型 (X 以中文數字表示 ) 日期與文書資料之間加上一條雙橫線 每頁重複顯示標題 文書資料之文字內容為 12 點字型 插入的圖形需加上外框, 右上方之圖形具偏右上方之陰影, 左下方之圖形具偏左下方之陰影 浮水印需加上外框, 高為八列, 寬為橫跨左右兩欄各四個中文字 在每頁頁面左下方以 10 點字型加入您的學號, 右下方以 10 點字型加入您的姓名, 頁面下方中間以 10 點字型加上頁碼 ( 學號 姓名以組長的為準 )
單元 1 第 1 章 鍵盤指法與中文輸入法 常考按鍵的功能說明 : 按鍵 PrtScr Backspace Delete Caps Lock Insert 功能 擷取螢幕畫面至剪貼薄中 ; 若按 Alt + PrtScr 鍵, 則僅擷取作用中的視窗畫面 刪除游標左方的文字 刪除游標右方的文字 切換大寫鎖燈號, 燈號亮時輸入的英文為大寫, 反之為小寫 切換 插入 或 覆蓋 模式, 在 覆蓋 模式下, 輸入的文字會蓋過下一個文字, 插入 模式則不會 開啟 Windows 中的開始功能表 鍵盤上的基準鍵 :A S D F J K L ;, 其中 和 鍵上有小凸點, 可讓使用者不 看鍵盤也能找到基準鍵 輸入法常用組合鍵 : 組合 Ctrl + Shift Ctrl + Space Shift + Space 功能切換輸入法切換中 / 英輸入法切換全形 / 半形 第 2 章 認識 Word 軟體 常考工具鈕功能說明 : 工具鈕 功能 快速鍵 開新檔案 開啟空白文件 Ctrl + N 開啟舊檔 開啟檔案 Ctrl + O 儲存檔案 儲存編輯中的檔案 Ctrl + S 複製格式 複製被選取之文字或段落的格式 Ctrl + Shift + C 復原 回到修改前的狀態 Ctrl + Z 取消復原 回到復原前的狀態 Ctrl + Y 顯示 / 隱藏 顯示或隱藏格式化標記, 如 ( 全形空格 ) ( 半形空格 ) ( 定位字元 ) ( 段落標記 ) - 149
計算機概論 Word 的檢視模式 : 模式 適用時機 說明 標準 純文字編輯 不會顯示頁首 頁尾 浮動的圖片 等 Web 版面配置 網頁製作 可加入網頁背景 動畫 音樂 等 整頁 大綱 ( 主控文件 ) 版面設計 檢視及調整長文件架構 1. 顯示完整的版面, 含頁首 頁尾 邊界 圖片 等 2. 預設顯示水平及與垂直尺規 1. 文件以大綱方式呈現, 便於調整大綱 2. 不會顯示尺規 閱讀版面配置 檢視多頁內容 1. 會自動調整文字大小, 方便使用者閱讀 2. 不會顯示尺規 文件引導模式 檢視及修改長文件 單按左方窗格的標題, 即可在右方窗格檢視標題內容 Word 可編輯的檔案格式 : 副檔名 doc mht/mhtml htm/html dot rtf txt 說明 Microsoft Word 預設的文件格式網頁格式, 可透過瀏覽器瀏覽範本檔案的格式大多數文書處理軟體皆有支援, 可儲存完整的版面格式只能儲存純文字 指定列印範圍的規則 : 連續頁用 "-" 分隔 ( 如 3-8), 不連續頁用 "," 分隔 ( 如 3,8) 第 3 章 文件編輯與格式設定 剪下 複製 貼上的操作方式 : 動作 功能表選項 工具鈕 快速鍵 剪下 編輯/ 剪下 Ctrl + X 複製 編輯/ 複製 Ctrl + C 貼上 編輯/ 貼上 Ctrl + V 上標 / 下標 : 將文字縮小上移 / 下移, 如 2 10 H2O 行距的說明 : 行距 說明 單行間距 以段落中最大字的行高為行高 1.5 倍行高 行高為單行間距的 1.5 倍 2 倍行高 行高為單行間距的 2 倍 最小行高 可自訂行高, 但若段落中有文字大小超過自訂行高, 則以該段落中最大字的行高為準 固定行高 行高固定不變, 故當段落中有文字大小超過自訂行高, 文字將無法完整顯示 多行 行高為單行間距的 N 倍,N 可由使用者自行設定 150
單元 1 定位點 : 設定定位點後, 按 定位點對齊方式 : 鍵, 可讓文字對齊定位點 定位點類型置中靠左靠右小數點分隔線 對齊方式置中靠左靠右以小數點為準置中對齊加入分隔線 第 4 章 圖表的編輯與應用 Word 的文繞圖方式 : 與文字排列 矩形緊密文字在前文字在後上及下 按鍵在表格的操作 : 按鍵 Delete Backspace Tab 刪除表格內的文字 刪除表格 說明 往右移一格 ; 若在一列的最右格, 會移至下一列最左格 ; 若在最末列最右格, 會新增一列 輔助繪製圖表的按鍵 : 按住 Shift 鍵可鎖定圖案的長寬比, 按住 Alt 鍵可微調圖表的大小或角度 第 5 章 長文件的編排 樣式 : 一套定義文字色彩 大小 段落間距 等格式的規則 分欄 : 分欄後, 最末欄的結尾處會加入 分節符號, 且每欄的寬度不得少於 3 字元 分節設定 : 不同節可以有不同的版面設定 ( 如紙張大小 直書 / 橫書 頁首 / 頁尾 ) 頁首及頁尾 : 在頁首及頁尾中加入的資料, 會出現在文件的每一頁 第 6 章 表單功能與合併列印 合併列印 : 可快速產生多份內容相同, 但姓名 地址等資料不同的文件 要進行合併列印, 必須要有主文件與資料來源檔案 主文件 : 合併文件的主體, 檔案的類型為 Word 檔 (.doc) 資料來源檔案 : 存放多筆要併入主文件的資料檔案, 檔案類型可以是 Word 檔 (.doc) Excel 檔 (.xls) Access 檔 (.mdb) 等 合併列印步驟 : 建立主文件 選取某個資料來源檔案 在主文件中加入要合併的資料欄位 合併至新文件 151