目 录 目 录 第 4 章 办 公 设 备... 37 第 1 章 办 公 自 动 化... 1 1.1 办 公 自 动 化 的 定 义... 1 1.2 办 公 自 动 化 硬 件 设 备... 2 1.3 办 公 自 动 化 软 件... 6 综 合 练 习... 7 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统... 8 2.1 计 算 机 硬 件 系 统... 8 2.2 计 算 机 软 件 系 统... 11 2.3 计 算 机 基 本 操 作... 13 2.4 Windows 操 作 系 统 基 础... 15 2.5 文 件 管 理 知 识... 19 2.6 控 制 面 板 的 设 置... 23 综 合 练 习... 27 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法... 28 3.1 文 字 输 入 法 简 介... 28 3.1.1 键 盘 输 入 法... 28 3.1.2 扫 描 输 入 法... 28 3.1.3 语 音 输 入 法... 29 3.2 五 笔 字 型 输 入 法... 29 3.2.1 五 笔 字 型 处 理 规 律... 29 3.2.2 五 笔 字 型 输 入 法... 32 3.2.3 末 笔 画 的 规 定... 33 3.2.4 拆 分 原 则... 33 3.2.5 简 码 输 入... 34 3.2.6 词 组 输 入... 34 3.2.7 Z 键 的 作 用... 35 3.2.8 难 拆 字 举 例... 35 综 合 练 习... 35 4.1 传 真 机... 37 4.1.1 传 真 机 简 介... 37 4.1.2 传 真 机 的 使 用... 41 4.1.3 传 真 的 发 送... 43 4.1.4 传 真 的 接 收... 43 4.2 打 印 机... 44 4.2.1 打 印 机 简 介... 44 4.2.2 打 印 机 的 规 格... 45 4.2.3 打 印 机 的 安 装... 46 4.2.4 驱 动 程 序 的 安 装... 46 4.2.5 打 印 参 数 的 设 置... 47 4.3 复 印 机... 49 4.4 扫 描 仪... 50 4.4.1 扫 描 仪 简 介... 50 4.4.2 扫 描 仪 的 安 装... 51 4.4.3 图 像 处 理... 52 4.4.4 使 用 注 意 事 项... 53 综 合 练 习... 54 第 5 章 Word 2002 文 字 处 理... 55 5.1 Word 2002 基 础 知 识... 55 5.1.1 Word 2002 启 动 和 退 出... 55 5.1.2 Word 2002 新 增 功 能... 56 5.1.3 Word 2002 窗 口 界 面... 58 5.1.4 新 建 Word 文 档... 59 5.1.5 输 入 文 字... 60 5.1.6 保 存 文 档... 61 5.2 编 辑 文 档... 62 5.2.1 选 定 内 容... 62 5.2.2 移 动 复 制 文 字... 63 5.2.3 查 找 和 替 换... 64 5.3 字 体 和 段 落... 66 1
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 5.3.1 设 置 字 体... 66 5.3.2 设 置 段 落... 70 5.3.3 样 式 和 模 板... 72 5.3.4 项 目 符 号 和 编 号... 75 5.4 Word 表 格 和 图 形... 77 5.4.1 创 建 表 格... 77 5.4.2 表 格 自 动 套 用 格 式... 80 5.4.3 插 入 和 编 辑 图 片... 80 5.4.4 插 入 艺 术 字... 82 5.5 页 面 设 置 和 打 印... 83 5.5.1 不 同 的 页 面 视 图... 84 5.5.2 页 面 设 置... 85 5.5.3 页 眉 页 脚... 86 5.5.4 打 印 文 档... 87 综 合 练 习... 88 第 6 章 Excel 2002 电 子 表 格 制 作... 89 6.1 Excel 2002 基 础 知 识... 89 6.1.1 单 元 格 单 元 格 地 址 及 活 动 单 元 格 89 6.1.2 工 作 簿... 90 6.1.3 表 格 数 据 输 入... 92 6.2 图 表 的 建 立... 94 6.3 图 表 的 基 本 类 型... 96 6.3.1 柱 形 图... 96 6.3.2 条 形 图... 96 6.3.3 折 线 图... 97 6.3.4 饼 图... 97 6.3.5 XY 散 点 图... 98 6.3.6 面 积 图... 98 6.3.7 圆 环 图... 99 6.3.8 雷 达 图... 99 6.3.9 曲 面 图... 100 6.3.10 气 泡 图... 100 6.3.11 股 价 图... 100 6.3.12 圆 锥 圆 柱 棱 锥 图... 101 6.4 公 式 和 函 数 的 使 用... 101 6.4.1 公 式... 102 6.4.2 函 数... 102 6.4.3 引 用... 103 6.4.4 运 算 符... 103 6.4.5 数 组 公 式... 105 6.4.6 函 数 举 例... 106 6.5 简 单 的 数 据 处 理... 115 6.5.1 排 序... 115 6.5.2 筛 选... 116 综 合 练 习... 119 第 7 章 PowerPoint 2002 演 示 文 稿 制 作... 120 7.1 PowerPoint 的 新 功 能... 120 7.2 创 建 演 示 文 档... 122 7.2.1 根 据 内 容 提 示 向 导 创 建... 123 7.2.2 使 用 设 计 模 板 创 建... 125 7.2.3 设 计 演 示 文 稿 外 观... 126 7.3 其 他 功 能... 130 7.3.1 幻 灯 片 母 版... 130 7.3.2 设 置 超 链 接... 131 7.3.3 自 定 义 放 映... 132 7.4 实 战 演 练 :Office XP 新 增 功 能 介 绍. 133 综 合 练 习... 139 第 8 章 局 域 网 的 办 公 应 用... 140 8.1 计 算 机 网 络 知 识... 140 8.2 小 型 办 公 局 域 网... 141 8.3 共 享 文 件 和 打 印 机... 142 8.4 网 上 邻 居 的 使 用... 145 8.5 网 络 驱 动 器 的 映 射... 146 8.6 网 络 打 印 机 的 使 用... 147 综 合 练 习... 148 第 9 章 Internet 的 办 公 应 用... 149 9.1 什 么 是 Internet... 149 9.2 IE 浏 览 器 及 应 用... 152 9.3 电 子 邮 件 的 应 用... 154 2
目 录 9.4 政 府 和 公 司 网 站 简 介... 156 综 合 练 习... 158 第 10 章 办 公 自 动 化 系 统 维 护 及 安 全... 159 10.1 计 算 机 的 日 常 维 护... 159 10.1.1 计 算 机 使 用 注 意 事 项... 159 10.1.2 CPU 的 维 护... 160 10.1.3 外 储 存 设 备 的 维 护... 164 10.1.4 显 示 器 的 维 护... 167 10.1.5 电 源 的 维 护... 168 10.1.6 鼠 标 和 键 盘 的 维 护... 169 10.2 打 印 机 的 日 常 维 护... 171 10.2.1 喷 墨 打 印 机 的 日 常 维 护... 171 10.2.2 激 光 打 印 机 的 日 常 维 护... 172 10.3 传 真 机 的 日 常 维 护... 172 10.4 办 公 自 动 化 信 息 安 全... 173 综 合 练 习... 175 3
第 1 章 办 公 自 动 化 第 1 章 办 公 自 动 化 随 着 计 算 机 和 网 络 技 术 的 飞 速 发 展, 人 们 提 出 了 无 纸 化 办 公 的 需 求 而 无 纸 化 办 公 则 有 赖 于 自 动 化 办 公 的 实 现 办 公 自 动 化 是 指 包 括 文 字 处 理 数 据 处 理 信 息 传 递 与 收 集 等 基 本 内 容 在 内 的 科 学 化 和 现 代 化 的 工 作 方 式 学 习 要 点 : 办 公 自 动 化 的 定 义 办 公 自 动 化 硬 件 设 备 办 公 自 动 化 软 件 1.1 办 公 自 动 化 的 定 义 从 二 十 世 纪 四 十 年 代 开 始, 美 国 有 一 部 分 企 业 开 始 使 用 机 器 来 处 理 办 公 业 务, 当 时 将 这 种 手 段 称 为 办 公 室 自 动 化 随 着 经 济 和 技 术, 特 别 是 Internet 信 息 技 术 的 飞 速 发 展, 办 公 自 动 化 早 就 超 出 了 狭 隘 的 办 公 室 的 范 围, 迅 速 渗 透 到 管 理 的 范 畴 通 俗 地 讲, 办 公 自 动 化 就 是 利 用 现 代 化 的 设 备 和 技 术, 全 部 或 部 分 代 替 办 公 人 员 的 业 务 活 动, 优 质 高 效 地 处 理 办 公 信 息 和 办 公 事 务 目 前, 办 公 自 动 化 将 计 算 机 技 术 通 信 技 术 Internet 信 息 技 术 科 学 管 理 技 术 思 想 以 及 行 为 科 学 有 机 地 结 合 起 来, 应 用 在 传 统 的 数 据 处 理 技 术 难 以 处 理 数 据 量 庞 大 结 构 不 明 确 以 及 非 数 值 型 信 息 的 办 公 事 务 上, 有 效 地 提 高 了 办 公 质 量 和 办 公 效 率 1. 办 公 室 的 工 作 性 质 办 公 室 的 功 能 很 多, 归 根 到 底 表 现 在 两 个 方 面 : 一 是 处 理 办 公 信 息 ; 二 是 产 生 办 公 信 息 常 见 的 办 公 信 息 主 要 包 括 文 字 报 表 语 言 图 形 和 图 像 等 办 公 职 能 主 要 有 输 入 各 种 资 料, 保 存 查 询 分 配 各 种 信 息, 进 行 录 音 录 像 复 制 打 印 收 发 电 子 邮 件 通 话 等 办 公 室 的 工 作 内 容 主 要 集 中 在 资 料 的 收 发 与 传 递 文 档 管 理 和 信 息 处 理 等 方 面 办 公 工 作 都 是 由 办 公 人 员 来 完 成, 办 公 人 员 按 职 能 划 分 主 要 分 为 两 类 : (1) 预 定 工 作 办 公 室 内 的 大 量 人 员 的 工 作 方 法 和 步 骤 相 对 确 定, 他 们 具 有 重 复 性 的 生 产 型 办 公 人 员, 如 办 事 员 秘 书 等 (2) 创 造 性 和 决 策 性 工 作 办 公 室 内 的 另 一 类 工 作 是 对 于 主 要 决 策 人 员 的, 其 工 作 的 特 点 是 重 复 性 小, 要 求 具 有 创 造 性 和 决 策 性, 依 靠 准 确 及 时 全 面 的 信 息, 他 们 属 于 知 识 型 办 公 人 员, 如 专 业 人 员 和 管 理 人 员 等 2. 办 公 自 动 化 的 特 点 办 公 自 动 化 将 许 多 独 立 办 公 职 能 一 体 化, 并 提 高 信 息 化 程 度, 从 而 提 高 办 公 效 率, 方 便 办 公 工 作, 获 得 更 大 的 效 益, 对 信 息 社 会 产 生 积 极 影 响 其 主 要 特 点 有 : (1) 现 代 办 公 自 动 化 是 涉 及 文 秘 行 政 管 理 电 子 机 械 物 理 等 学 科 并 利 用 计 算 机 通 信 信 息 1
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 化 等 技 术 的 一 门 综 合 性 学 科 (2) 现 代 办 公 自 动 化 是 融 人 机 器 和 信 息 资 源 三 者 为 一 体 的 人 机 系 统, 它 包 括 了 信 息 采 集 加 工 传 递 和 保 存 四 个 基 本 环 节 (3) 办 公 自 动 化 包 括 语 言 数 据 图 像 文 字 等 信 息 的 一 体 化 处 理 功 能 (4) 办 公 自 动 化 能 优 质 高 效 地 处 理 办 公 信 息 和 事 务 3. 办 公 自 动 化 的 内 容 现 代 办 公 自 动 化 的 内 容 是 根 据 办 公 自 动 化 的 工 作 性 质 而 决 定 的 其 主 要 内 容 有 以 下 几 个 方 面 : (1) 个 人 办 公 的 内 容 办 公 人 员 在 办 公 室 的 工 作 虽 然 是 一 个 集 体 的 工 作, 但 具 体 到 每 个 办 公 人 员 的 活 动, 又 体 现 了 一 种 个 体 性 这 些 工 作 主 要 有 : 网 络 邮 件 个 人 日 程 安 排 科 室 日 程 安 排 科 室 留 言 板 传 阅 信 息 个 人 名 片 管 理 和 个 人 信 息 等 (2) 公 文 管 理 的 内 容 在 办 公 自 动 化 中, 公 文 管 理 的 主 要 内 容 有 : 收 集 管 理 发 文 管 理 督 办 管 理 公 文 查 询 所 有 待 办 个 人 设 定 等 (3) 行 政 事 务 的 内 容 行 政 事 务 在 现 代 办 公 中 的 具 体 内 容 主 要 有 : 审 批 管 理 人 事 管 理 车 辆 管 理 资 产 管 理 值 班 管 理 接 待 管 理 食 堂 管 理 和 图 书 管 理 等 (4) 会 议 管 理 的 内 容 在 办 公 自 动 化 中, 会 议 管 理 的 主 要 内 容 有 : 会 议 登 记 主 办 会 议 会 议 通 知 会 议 纪 要 会 议 归 档 和 会 议 查 询 等 (5) 辅 助 办 公 的 内 容 在 办 公 自 动 化 中, 还 有 一 种 办 公 类 型 叫 做 辅 助 办 公 其 主 要 内 容 有 : 资 产 管 理 申 请 报 批 图 书 管 理 接 待 管 理 和 信 访 管 理 等 (6) 人 事 管 理 的 内 容 在 办 公 自 动 化 工 作 中, 人 事 管 理 是 办 公 自 动 化 的 主 要 内 容 人 事 管 理 的 主 要 内 容 有 : 人 员 信 息 人 员 照 片 人 员 履 历 人 员 档 案 职 务 设 置 和 角 色 设 置 等 (7) 系 统 管 理 的 内 容 系 统 管 理 是 现 代 办 公 自 动 化 的 又 一 特 色, 其 主 要 内 容 有 : 系 统 流 程 设 置 系 统 权 限 设 置 系 统 账 号 设 置 短 信 设 置 页 面 设 置 和 首 页 设 置 等 (8) 公 共 信 息 在 现 代 办 公 中, 非 常 注 意 对 公 共 信 息 的 管 理, 这 些 公 共 信 息 的 主 要 内 容 有 : 公 告 板 讨 论 组 部 门 结 构 电 子 文 件 设 备 预 约 问 卷 调 查 和 单 位 名 录 等 1.2 办 公 自 动 化 硬 件 设 备 办 公 自 动 化 系 统 是 在 办 公 自 动 化 系 统 的 硬 件 支 撑 下 发 展 起 来 的 所 谓 硬 件 是 指 组 成 系 统 中 看 得 见 的 各 种 物 理 部 件, 是 实 实 在 在 的 器 件 可 以 这 么 说, 办 公 自 动 化 系 统 中 的 硬 件 是 办 公 自 动 化 的 先 决 条 件, 是 办 公 自 动 化 工 作 的 重 要 组 成 部 分 2
第 1 章 办 公 自 动 化 1. 什 么 是 电 脑 电 子 计 算 机 一 般 俗 称 为 电 脑, 办 公 室 最 常 用 的 是 多 媒 体 通 用 微 型 计 算 机, 又 称 微 型 电 脑 ( 电 脑 ) 计 算 机 的 种 类 很 多, 根 据 其 规 模 大 小 可 以 分 成 巨 型 机 大 型 机 中 小 型 机 微 机 和 便 携 机 等 ; 根 据 其 用 途 又 可 分 为 专 用 计 算 机 和 通 用 计 算 机 等 (1) 计 算 机 的 基 本 工 作 原 理 计 算 机 基 本 都 是 采 用 冯 诺 依 曼 体 系 结 构 其 基 本 思 想 是 : 采 用 二 进 制 形 式 表 示 计 算 机 中 的 数 据 和 指 令 ; 将 事 先 编 制 好 的 程 序 和 原 始 数 据 预 先 存 入 主 存 储 器 中, 使 计 算 机 在 工 作 时 能 够 连 续 自 动 高 速 地 从 存 储 器 中 取 出 一 条 条 指 令 并 执 行 ; 由 运 算 器 存 储 器 控 制 器 输 入 设 备 和 输 出 设 备 五 大 基 本 部 件 组 成 计 算 机 硬 件 系 统 如 图 1-1 所 示 为 计 算 机 硬 件 的 基 本 组 成 框 图 最 原 始 的 冯 诺 依 曼 机 在 结 构 上 以 运 算 控 制 器 为 中 心, 随 着 计 算 机 体 系 结 构 的 设 计 实 践 和 发 展, 逐 渐 演 变 到 以 存 储 器 系 统 为 中 心 图 1-1 通 常, 将 运 算 器 和 控 制 器 合 在 一 起 称 为 中 央 处 理 器 (CPU), 在 采 用 大 规 模 集 成 电 路 的 微 型 计 算 机 中 往 往 把 CPU 制 作 在 一 块 芯 片 上 中 央 处 理 器 和 主 存 储 器 合 在 一 起 又 称 为 主 机, 而 把 输 入 和 输 出 设 备 统 称 为 外 部 设 备 电 脑 的 各 个 组 成 部 分 的 基 本 功 能 如 下 : 控 制 器 : 控 制 器 是 计 算 机 的 指 挥 控 制 中 心, 其 主 要 功 能 是 向 机 器 的 各 个 部 分 发 出 控 制 信 号, 使 计 算 机 能 自 动 协 调 地 工 作 运 算 器 : 运 算 器 是 用 来 完 成 算 术 运 算 和 逻 辑 运 算 的 部 件 存 储 器 : 存 储 器 是 一 个 具 有 记 忆 功 能 的 部 件 输 入 设 备 : 输 入 设 备 用 来 将 解 题 步 骤 和 原 始 数 据 转 换 成 电 信 号, 并 在 控 制 器 的 指 挥 下 按 一 定 的 地 址 顺 序 送 入 内 存 输 出 设 备 : 输 出 设 备 是 用 来 将 运 算 的 结 果 转 换 为 人 们 所 熟 悉 的 信 息 形 式 的 部 件 它 在 控 制 器 的 指 挥 之 下, 依 照 人 们 所 能 识 别 的 形 式, 由 机 内 输 出 (2) 电 脑 基 本 工 作 原 理 电 脑 系 统 解 决 问 题 的 基 本 原 理 是 输 入 处 理 输 出, 即 先 将 各 种 信 息 ( 如 文 字 声 音 图 像 各 类 传 感 器 产 生 的 信 号 等 ) 转 变 为 计 算 机 能 识 别 的 相 应 的 数 字 序 列 进 行 输 入 接 下 来 将 这 些 数 字 序 列 按 程 序 指 定 的 处 理 方 式 进 行 运 算 处 理, 最 后 将 处 理 结 果 按 一 定 的 方 式 输 出, 如 文 字 和 图 形 打 印 声 音 播 放 特 定 控 制 用 的 电 信 号 序 列 等 提 示 : 输 入 是 让 计 算 机 知 道 人 们 的 意 思, 而 输 出 则 是 计 算 机 以 人 们 能 懂 的 形 式 表 达 出 处 理 结 果 2. 多 媒 体 电 脑 的 组 成 多 媒 体 技 术 是 指 利 用 计 算 机 技 术 把 文 本 声 音 图 形 和 图 像 等 多 媒 体 信 息 综 合 一 体 化, 使 它 们 建 立 3
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 起 逻 辑 联 系, 并 能 进 行 加 工 处 理 的 技 术 所 谓 加 工 处 理 主 要 是 指 对 这 些 媒 体 的 录 入 对 信 息 进 入 压 缩 和 解 压 缩 存 储 显 示 传 输 等 从 应 用 的 角 度 来 看, 电 脑 都 是 由 以 下 标 准 部 件 所 组 成 的 : (1) 多 媒 体 电 脑 的 外 观 一 台 多 媒 体 电 脑 是 由 主 机 显 示 器 鼠 标 键 盘 音 箱 等 组 成, 其 外 观 如 图 1-2 所 示 图 1-2 (2) 电 脑 的 主 要 部 件 电 脑 主 机 外 的 所 有 设 备 都 是 能 够 看 到 和 摸 到 的 这 些 设 备 有 的 是 每 一 台 电 脑 上 都 必 须 配 备 的, 没 有 它 们 电 脑 就 无 法 工 作, 如 鼠 标 键 盘 和 显 示 器 等 有 的 只 是 办 公 室 中 必 须 的, 如 打 印 机 等 还 有 一 些 是 在 一 些 特 殊 场 所 才 能 见 到 的, 如 多 功 能 一 体 机 等 机 箱 : 用 于 将 电 脑 的 各 种 配 件 集 中 固 定 在 一 起, 具 有 保 护 配 件 屏 蔽 主 机 系 统 的 作 用 机 箱 面 板 上 一 般 都 有 电 源 开 关 和 复 位 键 两 个 按 钮, 以 及 电 源 硬 盘 指 示 灯, 面 板 上 至 少 有 一 个 三 英 寸 和 两 个 五 英 寸 外 设 扩 展 面 板 机 箱 的 外 观 如 图 1-3 所 示 显 示 器 : 显 示 器 是 一 台 电 脑 的 重 要 输 出 设 备, 也 是 电 脑 的 脸 面 电 脑 操 作 的 各 种 状 态 结 果, 编 辑 的 文 本 程 序 图 形 等 都 是 在 显 示 器 上 显 示 出 来 的 显 示 器 和 键 盘 鼠 标 三 者 是 人 和 电 脑 对 话 的 主 要 设 备 显 示 器 外 观 如 图 1-4 所 示 图 1-3 图 1-4 音 箱 : 多 媒 体 音 箱 也 是 多 媒 体 电 脑 的 重 要 组 成 部 分 之 一 这 是 一 种 声 音 还 原 设 备, 它 将 电 信 号 转 换 成 声 音 信 号, 然 后 将 声 音 信 号 释 放 出 来 还 原 质 量 好 的 音 箱 通 常 被 叫 做 高 保 真 音 箱 键 盘 : 键 盘 是 微 机 系 统 中 最 基 本 的 输 入 设 备, 用 户 给 电 脑 下 达 的 各 种 命 令 程 序 和 数 据 都 可 以 通 过 键 盘 输 入 到 电 脑 中 去 如 图 1-5 所 示 为 标 准 键 盘 的 外 观 鼠 标 : 鼠 标 用 于 确 定 光 标 在 屏 幕 上 的 位 置 在 应 用 软 件 的 支 持 下, 鼠 标 可 以 快 速 方 便 地 完 成 某 种 特 定 的 功 能 随 着 Windows 操 作 系 统 的 普 及, 鼠 标 已 成 为 微 机 的 标 准 输 入 设 备 鼠 标 的 外 观 如 图 1-6 所 示 4
第 1 章 办 公 自 动 化 图 1-5 图 1-6 打 印 机 : 打 印 机 是 办 公 自 动 化 系 统 的 主 要 输 出 设 备 之 一 击 打 式 以 针 点 阵 打 印 机 为 主, 包 括 24 针 汉 字 打 印 机 9 针 字 符 打 印 机 和 微 型 计 算 机 等 ; 非 击 打 式 则 包 括 激 光 喷 墨 及 热 转 印 打 印 机 等 针 式 打 印 机 的 外 观 如 图 1-7 所 示, 喷 墨 打 印 机 的 外 观 如 图 1-8 所 示, 激 光 打 印 机 的 外 观 如 图 1-9 所 示 图 1-7 图 1-8 图 1-9 喷 墨 打 印 机 的 价 格 比 较 便 宜, 打 印 时 噪 声 较 小, 图 形 质 量 较 高, 是 当 前 办 公 打 印 机 的 主 流 激 光 打 印 机 的 使 用 使 打 印 机 更 趋 于 智 能 化 大 多 数 激 光 打 印 机 都 有 自 己 的 内 存 和 处 理 器, 能 单 独 处 理 打 印 任 务, 大 大 减 轻 了 电 脑 的 负 担 3. 其 他 电 脑 周 边 设 备 所 谓 电 脑 的 其 他 周 边 设 备, 其 实 是 相 对 而 言 的, 是 指 一 般 的 办 公 室 没 有 必 要 配 置, 但 要 完 全 实 现 办 公 自 动 化 又 需 要 的 设 备 这 些 设 置 主 要 有 : 传 真 机 复 印 机 多 功 能 一 体 机 扫 描 仪 数 码 摄 像 机 数 码 照 相 机, 它 们 的 外 观 如 图 1-10 至 1-15 所 示 图 1-10 图 1-11 图 1-12 图 1-13 图 1-14 图 1-15 5
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 提 示 : 办 公 自 动 化 的 设 备 还 有 许 多, 伴 随 着 时 代 的 发 展, 技 术 的 进 步, 这 些 设 备 还 将 进 一 步 更 新 1.3 办 公 自 动 化 软 件 随 着 计 算 机 技 术 的 发 展, 办 公 自 动 化 系 统 从 最 初 的 汉 字 输 入 字 处 理 排 版 编 辑 查 询 检 索 等 单 机 应 用 软 件 逐 渐 发 展 成 为 现 代 化 的 网 络 办 公 系 统, 通 过 联 网 将 单 项 办 公 业 务 系 统 连 成 一 个 办 公 系 统, 再 通 过 远 程 网 络 将 多 个 系 统 连 成 更 大 范 围 的 办 公 自 动 化 系 统 建 立 Intranet/Extranet 已 经 成 为 办 公 自 动 化 发 展 的 必 然 趋 势 未 来 的 办 公 自 动 化 软 件 除 了 完 成 现 有 的 功 能 之 外, 还 将 更 有 效 地 利 用 各 种 先 进 技 术, 使 用 户 可 以 通 过 办 公 自 动 化 系 统 完 成 更 多 的 任 务, 更 方 便 与 信 息 社 会 融 合 此 外, 未 来 的 办 公 自 动 化 软 件 还 可 以 利 用 视 频 会 议 远 程 教 学 等 先 进 手 段, 在 更 广 泛 的 范 围 内 拓 展 人 们 获 取 知 识 的 渠 道, 促 进 知 识 经 济 的 发 展 近 来, 随 着 技 术 的 不 断 进 步 和 市 场 的 进 一 步 需 求, 电 子 商 务 (e-business) 和 电 子 政 府 (e-government) 已 日 益 成 为 国 内 外 企 事 业 单 位 和 商 家 关 注 的 热 点 未 来 的 办 公 自 动 化 系 统 将 在 这 股 电 子 化 大 潮 中 扮 演 重 要 的 角 色 办 公 软 件 是 针 对 办 公 环 境 设 计 的 软 件, 中 文 办 公 软 件 将 向 智 能 化 集 成 化 网 络 化 的 方 向 发 展 目 前, 在 我 国 市 场 上 较 具 代 表 性 的 办 公 软 件 有 三 个, 它 们 是 : 微 软 公 司 的 Office 金 山 公 司 的 WPS 和 IBM 旗 下 Lotus 公 司 的 Smartsuite 1.WPS 系 统 随 着 Windows 的 风 靡, 我 国 珠 海 金 山 软 件 股 份 有 限 公 司 推 出 了 WPS 在 Windows 平 台 的 更 新 换 代 产 品 WPS 2002/XP, 它 是 运 行 在 Windows 95/98/2000/Me/XP 简 体 中 文 环 境 下 的 一 套 图 文 表 并 茂 功 能 强 大 的 图 文 混 排 系 统 2.Microsoft Office 系 列 Microsoft Office 是 微 软 公 司 开 发 的 办 公 自 动 化 软 件,Office 2000 是 最 主 流 的 Office 版 本, 是 第 三 代 办 公 处 理 软 件 的 代 表 产 品, 可 以 作 为 办 公 和 管 理 的 平 台, 以 提 高 使 用 者 的 工 作 效 率 和 决 策 能 力 3.Smartsuite 系 列 Lotus 公 司 的 Smartsuite 是 一 个 流 行 的 办 公 套 件, 特 别 在 商 用 办 公 领 域 更 是 备 受 青 睐 它 包 括 Word Pro Lotus 1-2-3 Freelance Organizer Approach ScreenCan 等 六 个 部 分 其 中,Word Pro 用 于 文 字 处 理 软 件 ;Lotus 1-2-3 用 于 电 子 表 格 处 理 ;Freelance 用 于 简 报 制 作 ;Organizer 是 一 个 电 子 效 率 手 册 ;Approach 用 于 数 据 库 处 理 ;ScreenCan 是 一 个 屏 幕 记 录 器 6
第 1 章 办 公 自 动 化 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 电 脑 的 主 要 部 件 不 包 括 以 下 哪 个 部 件 ( ) A. 机 箱 B. 显 示 器 C. 传 真 机 D. 音 箱 E. 键 盘 F. 打 印 机 G. 鼠 标 2. 人 和 电 脑 对 话 的 主 要 设 备 有 ( ) A. 显 示 器 键 盘 和 鼠 标 B. 显 示 器 音 箱 和 打 印 机 C. 机 箱 键 盘 和 打 印 机 D. 鼠 标 打 印 机 和 显 示 器 二 填 空 题 1. 办 公 室 的 工 作 内 容 主 要 集 中 在 和 等 方 面 2. 目 前 计 算 机 主 要 采 用 结 构, 其 基 本 思 想 是 3. 计 算 机 硬 件 系 统 的 五 大 基 本 部 件 是 4. 目 前 比 较 具 有 代 表 性 的 办 公 软 件 有 三 思 考 题 1. 简 述 实 现 办 公 自 动 化 的 现 实 意 义 2. 现 代 办 公 自 动 化 的 特 点 和 主 要 内 容 是 什 么? 3. 电 脑 的 基 本 工 作 原 理 是 什 么? 7
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 在 办 公 自 动 化 中, 电 脑 是 不 可 缺 少 的 重 要 设 备 目 前, 大 部 分 电 脑 均 使 用 Windows 操 作 系 统, 因 此, 掌 握 Windows 操 作 系 统 的 基 本 操 作 是 本 章 学 习 的 重 点 学 习 要 点 : 计 算 机 硬 件 系 统 计 算 机 软 件 系 统 计 算 机 基 本 操 作 Windows 操 作 系 统 基 础 文 件 管 理 知 识 控 制 面 板 的 设 置 2.1 计 算 机 硬 件 系 统 一 台 完 整 的 电 脑 是 硬 件 和 软 件 所 构 成 的 系 统 在 没 有 打 开 机 箱 的 情 况 下, 用 户 看 到 的 主 机 其 实 就 是 在 前 面 有 一 些 按 钮 和 提 示 灯, 在 背 面 有 各 种 开 关 插 孔 的 铁 箱 子, 但 电 脑 工 作 时 大 部 分 都 是 在 主 机 里 面 完 成 的, 其 内 部 有 些 什 么 东 西 呢? 在 电 脑 工 作 中 起 主 导 作 用 的 部 件, 如 主 板 CPU 内 存 条 显 示 卡 声 卡 硬 盘 光 驱 软 驱 电 源 等 都 集 中 在 主 机 里 面 (1)CPU CPU 是 电 脑 中 最 重 要 的 部 件, 被 喻 为 电 脑 的 心 脏 CPU 安 装 在 主 机 箱 内 部 的 主 板 上, 常 见 的 CPU 如 图 2-1 所 示 CPU 有 不 同 的 型 号, 同 一 型 号 的 CPU 还 有 主 频 的 差 别, 如 Pentium 4 1.5G Pentium 4 2.4G 等, 其 中 的 阿 拉 伯 数 字 1.5G 2.4G 则 表 示 CPU 的 工 作 频 率 ( 主 频 ), 其 单 位 为 MHz( 兆 赫 兹 ) 一 般 情 况 下,CPU 的 主 频 越 高, 电 脑 的 速 度 就 越 快 图 2-1 (2) 内 存 储 器 内 存 储 器 ( 简 称 内 存, 也 称 主 存 储 器 ), 用 于 存 放 电 脑 运 行 所 需 的 程 序 和 数 据 内 存 的 容 量 与 性 能 在 电 脑 整 体 性 能 中 也 是 一 个 起 决 定 性 因 素 的 部 件 内 存 条 也 是 安 装 在 主 机 箱 内 的 主 板 上, 其 外 观 如 图 2-2 所 示 目 前, 主 流 内 存 的 容 量 一 般 是 128MB 或 256MB 8
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-2 (3) 主 板 主 板 又 称 母 板, 通 常 被 喻 为 电 脑 的 躯 干, 在 主 板 上 几 乎 集 中 了 所 有 的 电 脑 部 件, 这 些 部 件 都 直 接 或 间 接 地 连 接 到 主 板 上 因 此, 主 板 性 能 的 好 坏, 对 整 机 的 速 度 和 稳 定 性 都 有 极 大 的 影 响 主 板 的 外 观 如 图 2-3 所 示 图 2-3 (4) 显 示 卡 显 示 卡 也 称 图 形 加 速 卡, 基 本 作 用 是 控 制 电 脑 的 图 形 输 出, 它 是 连 接 CPU 与 显 示 器 的 桥 梁 显 示 卡 安 装 在 电 脑 主 板 的 扩 展 槽 中 或 集 成 在 主 板 上 如 图 2-4 所 示 为 一 块 典 型 结 构 的 AGP 显 卡 图 2-4 (5) 声 卡 声 卡 也 叫 音 频 卡, 是 多 媒 体 电 脑 中 不 可 或 缺 的 重 要 部 件, 它 担 负 着 对 电 脑 中 各 种 声 音 信 息 的 运 算 处 理 的 重 任 如 图 2-5 所 示 为 一 块 典 型 结 构 的 PCI 声 卡 9
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-5 (6) 硬 盘 硬 盘 是 电 脑 最 重 要 的 外 部 存 储 器 之 一 硬 盘 最 重 要 的 指 标 是 硬 盘 容 量, 它 决 定 了 可 存 储 信 息 的 多 少 目 前, 常 见 的 硬 盘 容 量 有 20GB 30GB 40GB 60GB 80GB 等 与 软 盘 相 比, 硬 盘 具 有 性 能 好 速 度 快 容 量 大 等 优 点 硬 盘 的 外 观 如 图 2-6 所 示 图 2-6 (7) 光 驱 光 驱 是 对 光 盘 上 存 储 的 信 息 进 行 读 写 操 作 的 设 备, 光 驱 由 光 盘 驱 动 部 件 和 光 盘 转 速 控 制 电 路 读 写 光 头 和 读 写 电 路 聚 焦 控 制 录 道 控 制 接 口 电 路 等 部 分 组 成, 其 机 理 比 较 复 杂 光 驱 的 外 观 如 图 2-7 所 示 图 2-7 (8) 软 驱 与 可 移 动 磁 盘 软 驱 负 责 将 信 息 记 录 在 软 盘 上, 或 从 软 盘 上 读 出 信 息, 是 个 人 电 脑 中 最 常 用 的 数 据 交 换 设 备 目 前, 主 要 使 用 的 规 格 是 3.5 英 寸, 容 量 为 1.44MB 的 软 驱 近 来 随 着 闪 存 技 术 的 发 展, 一 种 叫 闪 盘 的 可 移 动 磁 盘 得 到 了 迅 速 的 发 展, 其 特 点 是 携 带 方 便 稳 定 性 比 较 好, 并 有 取 代 软 盘 的 趋 势 软 驱 和 闪 盘 的 外 观 如 图 2-8 所 示 10
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-8 以 上 介 绍 的 硬 件 中, 有 一 些 硬 件 是 独 立 的, 需 要 插 在 主 板 上, 如 CPU 硬 盘 内 存 等 另 一 些 硬 件 则 可 能 集 成 在 主 板 上, 如 声 卡 显 卡 等 2.2 计 算 机 软 件 系 统 软 件 是 指 能 指 挥 电 脑 工 作 和 程 序 运 行 时 所 需 的 数 据, 以 及 这 些 程 序 和 数 据 有 关 的 文 字 说 明 和 图 表 资 料 如 果 将 电 脑 硬 件 比 做 电 视 机, 那 么 软 件 就 是 电 视 节 目 尚 未 装 上 软 件 的 电 脑 称 为 裸 机, 在 裸 机 上 只 能 运 行 机 器 语 言 源 程 序, 这 种 语 言 对 于 非 专 业 人 员 就 像 天 书 一 样 难 懂 而 安 装 上 软 件 以 后 的 电 脑 就 不 同 了, 使 用 起 来 非 常 简 单, 即 使 是 第 一 次 操 作 电 脑 的 人, 也 可 以 摸 索 着 完 成 一 些 简 单 的 操 作 一 套 电 脑 系 统 必 须 由 硬 件 和 软 件 两 个 方 面 共 同 完 成, 两 者 有 机 结 合 相 得 益 彰, 才 能 使 系 统 发 挥 功 效 PC 的 软 件 系 统 主 要 由 操 作 系 统 软 件 和 应 用 软 件 所 组 成 1.PC 操 作 系 统 软 件 操 作 系 统 (Operating System, 简 称 OS) 用 于 负 责 管 理 电 脑 的 各 种 资 源, 并 提 供 操 作 电 脑 所 需 的 工 作 界 面 有 了 它 们, 人 们 才 可 以 方 便 自 如 地 使 用 电 脑 正 是 由 于 操 作 系 统 的 飞 速 发 展, 才 使 电 脑 的 使 用 从 高 度 专 业 的 技 术 人 员 转 向 了 广 大 普 通 用 户, 也 才 使 电 脑 的 应 用 出 现 了 多 姿 多 彩 的 今 天 系 统 软 件 是 指 使 用 和 管 理 电 脑 的 软 件, 它 是 电 脑 系 统 必 备 的 软 件, 一 般 在 购 买 电 脑 时 就 要 根 据 需 要 配 备 注 意 : 操 作 系 统 是 管 理 电 脑 软 硬 资 源 的 一 个 平 台, 没 有 它, 任 何 电 脑 都 无 法 正 常 运 行 在 个 人 电 脑 (PC) 发 展 史 上, 出 现 过 许 多 不 同 的 操 作 系 统, 最 为 常 见 的 是 DOS Windows Linux UNIX OS/2 等 (1)DOS 操 作 系 统 在 Windows 操 作 系 统 诞 生 之 前,DOS 操 作 系 统 是 一 种 应 用 最 普 遍 的 PC 操 作 系 统 这 种 操 作 系 统 自 1981 年 问 世 以 来, 其 基 于 单 用 户 单 任 务 字 符 界 面 和 16 位 的 大 格 局 没 有 变 化 尽 管 DOS 系 统 的 优 势 是 支 持 众 多 的 通 用 软 件, 如 各 种 语 言 处 理 程 序 数 据 库 管 理 系 统 文 字 处 理 软 件 电 子 表 格, 而 且 围 绕 DOS 开 发 了 很 多 应 用 软 件 系 统, 如 财 务 人 事 统 计 交 通 医 院 等 各 种 管 理 系 统, 但 由 于 不 能 适 应 32 位 机 的 硬 件 系 统, 在 硬 件 已 经 普 遍 升 级 的 情 况 下, 已 经 淡 出 了 操 作 系 统 的 实 用 领 域 (2)Windows 操 作 系 统 Windows 操 作 系 统 是 Microsoft 公 司 发 布 的 窗 口 式 多 任 务 系 统, 它 使 PC 机 开 始 进 入 所 谓 的 图 形 用 户 界 面 (GUI) 时 代 这 项 改 革, 正 如 发 明 了 傻 瓜 照 相 机 一 样, 把 电 脑 真 正 地 从 专 家 手 中 交 到 了 普 通 用 11
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 户 手 中 在 这 种 图 形 用 户 界 面 中, 每 一 种 应 用 软 件 都 用 一 个 图 标 表 示, 用 户 只 需 把 鼠 标 移 到 某 图 标 上, 双 击 图 标 即 可 进 入 该 软 件 应 用 窗 口, 这 种 界 面 方 式 为 用 户 提 供 了 很 大 的 方 便, 把 电 脑 的 使 用 提 高 到 了 一 个 新 的 阶 段 现 在 流 行 的 Windows 操 作 系 统 版 本 主 要 有 Windows 95/98/2000/XP (3)UNIX 操 作 UNIX 系 统 最 初 应 用 于 中 小 型 电 脑, 后 来 被 移 植 到 PC 机 上 ( 称 为 Xenix) Xenix 系 统 的 特 点 是 短 小 精 干, 系 统 开 销 小, 运 行 速 度 快 当 前 的 主 要 版 本 是 UNIX 3.2 V4.2 以 及 ODT 3.0 (4)Linux 操 作 系 统 Linux 是 一 个 功 能 可 与 UNIX 和 Windows 相 媲 美 的 操 作 系 统, 是 目 前 全 球 最 有 名 的 免 费 软 件, 其 本 身 有 完 备 的 网 络 功 能 Linux 最 初 由 一 个 名 叫 Linus Torvalds 的 芬 兰 人 所 开 发, 其 源 程 序 在 Internet 网 上 公 开 发 布 由 此 引 发 了 全 球 电 脑 爱 好 者 的 开 发 热 情, 许 多 人 下 载 该 源 程 序 并 按 自 己 的 意 愿 改 进 某 一 方 面 的 功 能, 再 发 回 网 上,Linux 也 因 此 被 雕 琢 成 为 一 个 全 球 最 稳 定 的 最 具 发 展 前 景 的 操 作 系 统 提 示 : 虽 说 Linux 取 代 UNIX 和 Windows 还 为 时 尚 早, 但 一 个 稳 定 性 灵 活 性 和 易 用 性 都 非 常 好 的 软 件, 一 定 会 得 到 越 来 越 广 泛 的 应 用 (5)OS/2 操 作 系 统 OS/2 操 作 系 统 是 1987 年 IBM 公 司 在 激 烈 的 市 场 竞 争 中 推 出 的, 为 PS/2 系 列 机 开 发 的 一 个 新 型 多 任 务 操 作 系 统 OS/2 克 服 了 DOS 系 统 640KB 的 限 制, 具 有 多 任 务 功 能 OS/2 也 采 用 图 形 界 面, 它 本 身 是 一 个 32 位 系 统, 不 仅 可 以 处 理 32 位 OS/2 系 统 的 应 用 软 件, 也 可 以 运 行 16 位 DOS 和 Windows 软 件 2. 应 用 软 件 系 统 应 用 软 件 是 指 向 和 解 决 具 体 应 用 问 题 的 软 件 应 用 软 件 的 种 类 繁 多, 一 般 根 据 不 同 的 应 用 范 围 进 行 分 类, 常 见 的 有 : 文 字 处 理 与 办 公 自 动 化 软 件 图 形 图 像 处 理 软 件 电 脑 辅 助 教 学 软 件 管 理 信 息 系 统 软 件 词 典 与 翻 译 系 统 软 件 网 络 软 件 工 作 软 件 游 戏 软 件 开 发 工 具 软 件 和 反 病 毒 软 件 等 下 面 简 要 列 举 一 些 常 见 的 产 品 : (1) 办 公 软 件 类 WPS 2000 Office 2000 汉 王 手 写 输 入 系 统 写 作 之 星 CCED 6.0 中 英 文 名 片 制 作 系 统 金 山 打 字 通 等 (2) 学 习 类 软 件 学 习 类 软 件 包 括 电 脑 学 习 类 的, 如 开 天 辟 地 万 事 无 忧 电 脑 学 校 网 页 设 计 梦 工 场 电 脑 世 纪 行 等 ; 外 语 学 习 类 的, 如 金 山 单 词 通 洪 恩 洋 话 连 篇 听 力 超 人 疯 狂 英 语 迪 斯 尼 神 奇 英 语 从 零 开 始 学 习 英 语 随 心 所 欲 说 英 语 着 迷 词 王 开 天 辟 地 背 单 词 洪 恩 GOGO 学 英 语 轻 轻 松 松 背 单 词 等 (3) 教 育 类 软 件 教 育 类 软 件 的 主 要 特 点 是 可 以 利 用 这 些 软 件 辅 助 日 常 的 教 育 教 学, 具 有 代 表 性 的 有 : 金 山 画 王 挑 战 托 福 怎 样 上 清 华 写 作 之 星 神 奇 涂 鸦 书 伴 子 成 龙 科 利 华 系 列 鹏 博 士 系 列 树 人 系 列 翰 林 汇 系 列 创 智 系 列 等 (4) 工 具 类 软 件 工 具 类 的 软 件 就 比 较 多 了, 一 般 的 下 载 网 站 上 都 对 其 做 了 比 较 详 细 的 分 类, 具 有 代 表 性 的 有 : 电 脑 工 具 箱 瑞 星 杀 毒 软 件 Kill2000 KV3000 金 山 毒 霸 2003 东 方 影 都 超 级 图 霸 超 级 解 霸 2000 ACDSee 4.0 Winamp RealPlayer PowerDVD 网 络 蚂 蚁 3721 中 文 网 址 腾 讯 QQ IBM 翻 译 家 2000 金 山 词 霸.net 东 方 快 车 WinZip 8.0 Norton Utilities 2000 熊 猫 卫 士 等 12
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 (5) 图 形 图 像 处 理 类 软 件 如 Photoshop AutoCAD 3DS MAX CorelDRAW 我 形 我 速 Flash 和 各 种 素 材 库 等 (6) 多 媒 体 电 子 图 书 类 如 中 国 古 典 名 著 大 全 中 国 大 百 科 全 书 电 脑 急 救 专 家 百 部 外 国 经 典 文 学 世 纪 名 著 百 部 股 神 二 十 五 史 中 国 大 百 科 全 书 光 盘 唐 诗 宋 词 600 首 中 国 法 律 法 规 大 全 2000 等 (7) 游 戏 娱 乐 类 如 大 话 西 游 反 击 星 际 争 霸 反 恐 精 英 剑 侠 情 缘 网 络 三 国 斗 神 传 世 纪 大 富 翁 创 造 网 络 新 世 纪 烈 火 文 明 玩 家 game2000 暗 黑 破 坏 神 地 球 2140 新 倚 天 屠 龙 记 恐 龙 危 机 极 品 飞 车 音 乐 之 声 世 界 名 著 MP3 情 趣 世 界 世 界 浪 漫 经 典 等 2.3 计 算 机 基 本 操 作 作 为 一 个 初 学 者, 要 学 会 使 用 电 脑 其 实 并 不 难 在 使 用 电 脑 的 操 作 过 程 中, 首 先 要 学 会 开 机 和 关 机, 其 次, 还 要 学 会 正 确 地 使 用 鼠 标 和 键 盘 1. 开 机 操 作 电 脑 的 第 一 步 便 是 学 会 开 机 和 关 机, 不 正 确 的 开 关 机 操 作 对 电 脑 软 硬 件 都 可 能 产 生 不 良 影 响 正 确 的 开 机 方 法 如 下 : (1) 打 开 电 源 的 开 关, 如 插 线 板 上 的 开 关 (2) 打 开 外 设 的 电 源 开 关, 如 显 示 器 打 印 机 音 箱 等 外 部 设 备 的 电 源 开 关 (3) 打 开 主 机 上 的 电 源 开 关 在 主 机 电 源 开 关 旁 ( 或 开 关 中 央 ) 一 般 都 标 注 有 POWER 字 样, 只 需 轻 轻 按 下 后 松 开 即 可, 如 图 2-9 所 示 POWER 图 2-9 注 意 : 在 打 开 电 脑 电 源 或 插 线 板 上 的 电 源 开 关 之 前, 一 定 要 注 意 :(1) 所 使 用 的 市 电 电 压 是 否 为 正 常 的 220V (2) 用 于 与 电 脑 相 连 的 电 源 插 线 板 上 是 否 连 接 好 地 线 且 连 接 良 好 (3) 各 部 件 或 设 备 之 前 的 连 接 是 否 正 确 (4) 电 脑 周 围 有 没 有 其 他 不 相 干 的 或 容 易 引 电 脑 损 坏 的 杂 物 打 开 电 源 后, 相 应 的 指 示 灯 ( 绿 色 指 示 灯 ) 会 亮, 表 示 电 源 已 经 接 通 屏 幕 上 将 出 现 一 些 英 文 信 息 这 是 系 统 在 进 行 硬 件 自 动 检 测, 用 以 检 查 电 脑 自 身 是 否 处 于 正 常 状 态 下, 初 学 者 可 不 必 深 究 稍 过 一 会 13
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 儿, 系 统 自 动 进 行 启 动 过 程, 最 后 显 示 器 上 出 现 如 图 2-10 所 示 的 Windows 操 作 系 统 桌 面, 表 明 开 机 启 动 成 功 图 2-10 在 启 动 Windows 98 后, 可 以 通 过 鼠 标 在 桌 面 上 进 行 需 要 的 操 作 提 示 : 正 确 地 打 开 电 源 或 重 新 启 动 电 脑 后, 一 般 情 况 下 电 脑 都 可 自 动 进 入 Windows 98 的 图 形 操 作 环 境, 不 需 要 对 启 动 过 程 作 任 何 干 预 2. 关 机 电 脑 关 机 一 定 要 采 取 正 确 的 方 法 如 果 用 直 接 关 闭 电 源 开 关 的 方 法 关 闭 电 脑, 在 下 一 次 开 机 时, 有 可 能 出 现 一 些 不 可 预 知 的 情 况, 严 重 时 可 导 致 Windows 98 破 坏 而 不 能 启 动, 或 Windows 98 中 的 一 些 应 用 程 序 不 能 正 常 工 作 正 确 关 机 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 用 鼠 标 单 击 屏 幕 中 应 用 程 序 窗 口 右 上 角 的 关 闭 按 钮, 关 闭 已 打 开 的 所 有 应 用 程 序 (2) 用 鼠 标 单 击 桌 面 左 下 角 的 开 始 按 钮, 在 弹 出 的 菜 单 中 选 择 关 闭 系 统 命 令, 如 图 2-11 所 示 图 2-11 (3) 屏 幕 出 现 关 闭 Windows 对 话 框 后, 选 中 关 闭 计 算 机 选 项, 如 图 2-12 所 示 再 用 鼠 标 单 击 是 按 钮,Windows 将 做 好 关 掉 电 源 的 准 备 (4) 待 屏 幕 出 现 现 在 可 以 安 全 关 闭 计 算 机 了 字 样 后, 便 可 关 闭 主 机 电 源, 然 后 再 关 掉 已 打 开 的 外 设 电 源 现 在 的 电 脑 大 多 是 使 用 ATX 电 源, 系 统 支 持 自 动 关 机 功 能, 在 电 脑 自 动 断 开 主 机 电 源 后 只 需 关 闭 外 设 电 源 即 可 14
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-12 注 意 : 有 些 电 脑 显 示 器 的 电 源 是 和 主 机 连 接 在 一 些, 开 关 机 时 可 不 必 关 闭 显 示 器 电 源 开 关 在 关 闭 Windows 对 话 框 中, 还 有 三 个 选 项 : 将 您 的 计 算 机 转 入 睡 眠 状 态 选 项 用 于 将 电 脑 不 关 闭 电 源 而 转 入 省 电 方 式, 下 次 要 用 电 脑 时 只 要 移 动 一 下 鼠 标 或 在 键 盘 上 随 便 按 一 个 键, 电 脑 即 可 恢 复 到 休 眠 前 的 状 态 重 新 启 动 计 算 机 选 项 用 于 使 电 脑 结 束 本 次 操 作, 并 重 新 启 动 重 新 启 动 计 算 机 并 切 换 到 MS-DOS 方 式 选 项 用 于 结 束 当 前 工 作, 并 进 入 到 命 令 提 示 符 状 态, 即 只 能 显 示 文 字 字 符 的 界 面 3. 重 新 启 动 如 果 在 电 脑 操 作 过 程 中 遇 到 了 异 常 现 象, 不 能 正 常 退 出 已 经 运 行 的 程 序 时, 就 需 要 重 新 启 动 电 脑 重 新 启 动 电 脑 可 以 采 用 下 列 方 法 之 一 : 同 时 按 下 Ctrl+Alt+Del 键, 进 行 热 启 动 如 果 已 经 启 动 了 多 个 程 序, 则 应 反 复 按 Ctrl+Alt+Del 键, 直 到 这 些 程 序 都 中 止 运 行 后, 方 可 重 新 启 动 按 一 下 主 机 面 板 上 的 复 位 键 ( 复 位 键 有 Reset 字 样 ), 进 行 复 位 启 动 注 意 : 按 复 位 键 后, 电 脑 在 重 新 启 动 时 需 要 自 检 在 自 检 时, 需 要 花 一 些 时 间, 如 果 比 较 着 急, 则 可 用 任 意 键 终 止 自 检 但 一 般 情 况 下, 还 是 让 电 脑 自 己 完 成 自 检 会 好 一 些 一 般 来 说, 在 出 现 异 常 现 象 时 也 可 直 接 关 闭 电 源 开 关, 目 前 大 多 使 用 的 是 ATX 电 源, 用 户 可 按 下 POWER 键 时 间 稍 长 一 会 儿 后, 才 能 关 闭 电 源 在 电 脑 主 机 断 电 状 态 下 接 通 电 源 使 电 脑 启 动, 叫 做 冷 启 动 ; 将 主 机 在 未 断 电 状 态 下 进 行 重 新 启 动, 叫 做 热 启 动 ; 按 主 机 上 的 Reset 键 重 新 启 动 叫 做 复 位 启 动 2.4 Windows 操 作 系 统 基 础 Windows 操 作 系 统 基 础 是 指 在 桌 面 上 进 行 的 一 些 基 本 的 操 作 1. 桌 面 的 组 成 日 常 工 作 中, 坐 上 办 公 桌, 面 对 的 就 是 桌 面 上 的 各 种 资 料 文 件 或 文 件 夹 Windows 借 用 了 这 种 形 式, 当 启 动 电 脑 后, 所 见 到 的 屏 幕 工 作 区 就 称 为 桌 面 用 户 可 以 在 桌 面 上 放 置 常 用 的 文 件 文 件 夹 和 工 具, 也 可 以 在 桌 面 上 书 写 绘 图 打 电 话 收 发 传 真 和 玩 游 戏 等 桌 面 的 组 成 可 由 用 户 根 据 需 要 改 变 和 调 整 图 2-10 为 一 个 典 型 的 桌 面 15
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (1) 桌 面 图 标 桌 面 上 的 图 标 可 以 分 为 系 统 图 标 和 应 用 程 序 图 标 系 统 图 标 有 我 的 电 脑 我 的 文 档 网 上 邻 居 Internet Explorer 和 回 收 站 等 ; 系 统 图 标 以 外 的 其 他 图 标 都 是 应 用 程 序 图 标 我 的 电 脑 主 要 用 于 查 看 和 管 理 系 统 软 硬 件 资 源 我 的 文 档 是 个 便 于 存 取 的 桌 面 文 件 夹, 其 中 保 存 的 文 档 图 形 或 其 他 文 件 可 以 得 到 快 速 访 问 网 上 邻 居 用 于 查 找 网 络 计 算 机, 以 便 网 络 用 户 之 间 的 资 源 共 享 Internet Explorer 是 Windows 98 内 嵌 的 因 特 网 浏 览 器, 简 称 IE, 用 于 浏 览 各 种 WWW 网 页 回 收 站 用 于 暂 时 存 放 删 除 的 文 件 在 桌 面 上 只 需 用 鼠 标 双 击 这 些 图 标, 即 可 启 动 相 应 的 程 序, 打 开 相 应 的 窗 口 提 示 : 在 桌 面 上 的 图 标 中, 如 果 图 标 的 左 下 角 有 一 个 向 右 上 方 的 箭 头, 这 样 的 图 标 就 是 应 用 程 序 图 标 ( 称 快 捷 方 式 ), 如 没 有, 则 属 于 系 统 图 标 (2) 任 务 栏 任 务 栏 用 于 方 便 地 浏 览 Windows 系 统 用 户 可 同 时 打 开 多 个 窗 口, 以 供 用 户 方 便 地 在 多 个 应 用 程 序 间 进 行 切 换, 如 图 2-13 所 示 并 且, 任 务 栏 在 桌 面 上 总 是 随 时 可 用 的 图 2-13 提 示 : 在 运 行 有 些 程 序 时, 如 学 习 软 件 等, 其 窗 口 可 能 将 任 务 栏 盖 住 在 此 时, 可 按 键 盘 上 的 Windows 键, 即 可 显 示 出 这 个 任 务 栏, 并 可 以 进 行 窗 口 的 切 换 2. 对 桌 面 的 操 作 (1) 窗 口 当 启 用 某 些 应 用 程 序 时, 在 桌 面 上 将 会 弹 出 一 些 矩 形 框, 这 些 矩 形 框 就 称 为 窗 口 各 种 工 作 对 象 都 分 布 在 不 同 的 窗 口 中,Windows 操 作 系 统 的 很 多 工 作 都 是 在 工 作 窗 口 中 完 成 的, 用 户 可 以 在 这 些 窗 口 内 对 应 用 程 序 及 文 件 进 行 操 作 比 如, 运 行 Windows 应 用 程 序 写 字 板 时, 屏 幕 上 便 会 弹 出 该 程 序 的 主 界 面 窗 口, 其 中 各 区 的 名 称 如 图 2-14 所 示 在 该 窗 口 中, 用 户 可 用 鼠 标 和 键 盘 在 其 中 完 成 自 己 要 做 的 各 项 工 作 标 题 栏 常 用 工 具 栏 菜 单 栏 控 制 按 钮 格 式 工 具 栏 显 示 区 状 态 栏 图 2-14 16
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 在 对 窗 口 进 行 操 作 时, 控 制 按 钮 起 到 了 非 常 重 要 的 作 用 其 中, 标 题 栏 的 右 边 有 三 个 用 于 改 变 窗 口 尺 寸 的 按 钮, 中 间 的 按 钮 会 根 据 当 前 窗 口 尺 寸 的 大 小 而 变 化 其 按 钮 名 称 和 功 能 如 表 2-1 所 示 表 2-1 窗 口 按 钮 及 功 能 按 钮 按 钮 名 称 按 钮 功 能 最 小 化 窗 口 被 最 小 化 为 任 务 栏 中 的 一 个 图 标 最 大 化 可 以 使 窗 口 充 满 除 任 务 栏 以 外 的 全 部 屏 幕 空 间 还 原 可 以 使 窗 口 恢 复 为 原 来 的 大 小 关 闭 可 以 关 闭 窗 口 提 示 : 当 窗 口 中 的 控 制 按 钮 形 状 为 时, 可 进 行 移 动 窗 口 和 改 变 窗 口 大 小 等 操 作 1 移 动 窗 口 的 方 法 : 用 鼠 标 单 击 标 题 栏 并 按 住 左 键 不 放, 然 后 拖 动 窗 口 进 行 移 动 2 改 变 窗 口 大 小 的 方 法 : 将 鼠 标 移 到 窗 口 边 框 附 近, 当 光 标 变 为 双 箭 头 形 状 后, 进 行 拖 放, 直 到 达 到 希 望 大 小 后 松 开 鼠 标 即 可 如 果 将 鼠 标 移 到 窗 口 的 四 个 顶 点 附 近, 等 光 标 变 为 斜 向 的 双 箭 头 形 状 后 进 行 拖 放, 也 可 使 窗 口 的 长 宽 同 时 进 行 缩 放 (2) 开 始 菜 单 开 始 菜 单 位 于 任 务 栏 最 左 侧, 菜 单 中 含 有 电 脑 的 大 部 分 应 用 程 序 单 击 按 钮 便 可 以 打 开 开 始 菜 单 ( 所 谓 菜 单 是 指 一 些 命 令 的 集 合, 包 含 了 供 用 户 使 用 的 一 系 列 命 令 ), 用 户 只 需 选 择 其 中 某 一 菜 单 项, 就 可 完 成 相 应 的 工 作, 如 启 动 程 序 打 开 文 档 自 定 义 桌 面 寻 求 帮 助 搜 索 计 算 机 中 的 内 容 等 开 始 菜 单 由 三 大 部 分 组 成 : 下 面 部 分 包 括 关 闭 系 统 和 注 销 两 项 基 本 操 作 任 务 或 命 令 ; 中 间 部 分 用 来 完 成 启 动 应 用 程 序 打 开 文 档 或 设 置 用 户 自 己 定 义 的 有 关 选 项 ; 上 面 部 分 大 多 是 用 户 自 主 添 加 或 应 用 软 件 自 动 添 加 的 各 种 功 能 命 令, 比 如 打 开 Office 文 档 等 对 开 始 菜 单 的 操 作 包 括 对 子 菜 单 和 对 话 框 的 操 作 两 种 在 开 始 菜 单 中, 有 些 菜 单 命 令 右 边 有 一 个 黑 色 的 小 三 角 箭 头, 当 鼠 标 光 标 指 向 某 个 有 箭 头 的 菜 单 命 令 时, 就 会 打 开 这 个 菜 单 命 令 相 应 的 子 菜 单, 如 图 2-15 所 示 为 程 序 菜 单 及 子 菜 单 17
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-15 有 些 菜 单 命 令 右 边 带 有 一 个 省 略 号, 当 用 鼠 标 单 击 该 菜 单 命 令 时, 会 弹 出 一 个 对 话 框, 要 求 用 户 输 入 某 些 信 息 或 选 择 某 些 选 项 比 如, 当 选 择 开 始 运 行 命 令 后, 弹 出 如 图 2-16 所 示 的 运 行 对 话 框, 只 要 用 户 在 打 开 文 本 框 中 输 入 要 打 开 的 内 容 ( 或 单 击 其 右 侧 的 下 拉 按 钮, 在 下 拉 列 表 中 选 择 要 打 开 的 内 容 ), 单 击 确 定 按 钮 即 可 打 开 相 应 的 内 容 图 2-16 除 了 开 始 菜 单 外, 几 乎 所 有 的 窗 口 中 都 有 一 个 菜 单 栏, 在 菜 单 栏 中 包 含 了 多 个 命 令 菜 单, 每 个 命 令 菜 单 中 包 含 有 菜 单 和 子 菜 单 3. 鼠 标 的 使 用 在 Windows 操 作 系 统 中, 大 部 分 的 操 作 都 可 通 过 鼠 标 来 完 成, 只 有 在 写 文 章 或 输 入 字 符 等 信 息 时, 才 会 用 到 键 盘 或 其 他 输 入 设 备 握 住 鼠 标 的 正 确 姿 势 如 图 2-17 所 示, 即 用 右 手 握 着 鼠 标, 食 指 轻 轻 放 在 鼠 标 左 键 上, 中 指 放 在 鼠 标 右 键 上 鼠 标 控 制 着 屏 幕 上 的 鼠 标 光 标, 鼠 标 光 标 用 于 标 识 当 前 屏 幕 对 象 的 位 置 图 2-17 鼠 标 主 要 有 以 下 五 种 常 用 的 基 本 操 作 : (1) 移 动 并 指 向 握 住 鼠 标 在 桌 面 上 来 回 移 动, 使 屏 幕 上 的 鼠 标 光 标 移 动 到 目 标 上 当 在 桌 面 上 移 动 鼠 标 时, 鼠 标 光 标 也 跟 着 移 动, 当 光 标 经 过 某 些 对 象 时, 这 些 对 象 就 会 发 生 改 变 (2) 单 击 单 击 有 时 也 称 为 点 击, 即 手 指 快 速 按 下 后 松 开 鼠 标 左 键 (3) 双 击 双 击 表 示 在 鼠 标 左 键 上 快 速 连 续 地 按 两 次 后 松 开 (4) 右 击 右 击 表 示 快 速 按 下 后 松 开 鼠 标 右 键 (5) 拖 动 拖 动 是 将 光 标 先 指 向 某 个 对 象, 然 后 按 住 鼠 标 左 键, 将 光 标 移 到 目 标 位 置, 最 后 再 松 开 鼠 标 左 键 拖 动 操 作 主 要 用 于 移 动 屏 幕 上 的 项 目, 如 将 Windows 98 桌 面 上 的 一 个 图 标 从 左 边 移 到 右 边, 就 需 要 进 行 拖 动 操 作 初 学 者 一 定 要 重 视 鼠 标 的 使 用 和 练 习 在 练 习 鼠 标 的 使 用 时, 可 结 合 Windows 附 件 中 的 画 图 程 序 来 进 行 18
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 2.5 文 件 管 理 知 识 文 件 管 理 是 Windows 操 作 中 的 一 些 基 本 的 技 能, 是 操 作 系 统 的 主 要 功 能 要 理 解 操 作 系 统 中 的 文 件 管 理, 首 先 需 要 了 解 文 件 和 文 件 夹 的 概 念 1. 文 件 和 文 件 夹 的 定 义 文 件 和 文 件 夹 的 操 作 主 要 在 我 的 电 脑 和 资 源 管 理 器 中 进 行 (1) 文 件 文 件 集 数 字 图 像 声 音 和 文 本 等 信 息 于 一 体, 用 于 用 户 存 储 查 询 和 管 理 信 息 所 有 文 件 都 包 括 一 个 图 标 和 一 个 文 件 名 大 部 分 类 型 的 文 件 具 有 不 相 同 的 图 标, 文 件 名 是 管 理 文 件 的 依 据 注 意 : 文 件 名 不 能 超 过 255 个 字 符 ( 包 括 空 格 ), 在 文 件 名 中 不 能 包 含 以 下 符 号 :\ / :? * < > Windows 98 的 文 件 可 以 是 文 档 程 序 和 快 捷 方 式 不 同 的 文 件, 其 图 标 和 文 件 类 型 也 不 同 在 Windows 98 中 有 多 种 不 同 的 文 件 类 型 文 件 是 按 照 它 们 所 包 含 的 信 息 的 类 型 进 行 分 类 的 在 Windows 操 作 系 统 中, 常 见 的 文 件 类 型 有 : 程 序 文 件 : 程 序 文 件 是 可 以 执 行 的 文 件 其 扩 展 名 一 般 为 EXE, 如 Winword.exe 文 件 便 是 执 行 Word 的 程 序 文 件 不 同 的 程 序 文 件 有 不 同 的 图 标 文 本 文 件 : 文 本 文 件 一 般 是 由 某 种 字 处 理 软 件 生 成 的, 它 们 通 常 是 可 阅 读 的 文 件, 常 见 的 扩 展 名 为 TXT 和 DOC 程 序 文 件 和 文 本 文 件 的 图 标 如 图 2-18 所 示 程 序 文 件 : 文 本 文 件 : 图 2-18 字 体 文 件 : 在 Windows 98 中 字 体 文 件 都 存 储 在 Windows 文 件 夹 中 的 Fonts 文 件 夹 内, 打 开 文 件 夹, 在 文 件 夹 窗 口 中 就 能 看 到 相 应 的 字 体 文 件 多 媒 体 文 件 : 多 媒 体 文 件 中 包 含 了 数 字 形 式 的 音 频 和 视 频 信 息, 如 MID 文 件 WAV 文 件 和 AVI 文 件 等, 其 图 标 如 图 2-19 所 示 图 2-19 图 像 文 件 : 图 像 文 件 是 由 图 像 处 理 软 件 所 生 成 的, 包 括 可 视 的 信 息 或 图 片 信 息, 常 见 的 有 BMP 文 件 GIF 文 件 JPG 文 件 等, 其 图 标 如 图 2-20 所 示 19
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-20 其 他 文 件 : 在 Windows 中, 除 以 上 典 型 的 文 件 形 式 外, 还 有 一 些 其 他 文 件, 如 压 缩 文 件 批 处 理 文 件 等 此 外, 在 安 装 了 其 他 一 些 应 用 程 序 后, 还 会 有 与 这 些 程 序 有 关 的 新 文 件 产 生 这 些 文 件 的 图 标 形 式 如 图 2-21 所 示 图 2-21 在 安 装 应 用 程 序 并 注 册 了 相 应 的 程 序 后, 同 一 文 件 类 型 的 图 标 也 可 能 会 发 生 相 应 的 变 化 在 一 般 情 况 下, 文 件 的 后 缀 名 是 隐 藏 着 的, 需 要 通 过 文 件 选 项 的 设 置 才 能 看 到 文 件 的 后 缀 名 (2) 文 件 夹 Windows 98 的 文 件 就 如 一 个 装 文 件 的 包, 在 这 个 包 中 既 可 装 文 件, 也 可 装 有 文 件 的 文 件 夹 文 件 夹 也 有 一 个 图 标 和 名 字, 但 是 所 有 文 件 夹 的 图 标 都 是 相 同 的 2. 文 件 或 文 件 夹 的 操 作 文 件 和 文 件 的 操 作 是 在 我 的 电 脑 和 资 源 管 理 器 中 进 行 的, 下 面 以 我 的 电 脑 为 例, 来 说 明 文 件 或 文 件 夹 的 基 本 操 作 (1) 显 示 文 件 和 文 件 夹 在 Windows 98 操 作 系 统 中, 文 件 的 显 示 格 式 有 多 种 形 态, 各 种 显 示 方 式 均 有 不 同 的 效 果 和 作 用 显 示 文 件 或 文 件 夹 的 形 式 是 多 样 的, 在 我 的 电 脑 中 设 置 显 示 方 式 的 方 法 为 : 1 双 击 桌 面 上 我 的 电 脑 图 标, 在 弹 出 的 我 的 电 脑 窗 口 中, 双 击 一 个 盘 符 ( 如 E:) 此 时 (E) 盘 窗 口 中 将 显 示 其 下 面 所 有 的 文 件 及 文 件 夹 2 单 击 工 具 栏 上 的 查 看 按 钮 旁 的 下 拉 按 钮, 在 弹 出 的 下 拉 列 表 中 列 出 了 所 有 的 文 件 显 示 方 式, 如 图 2-22 所 示 用 鼠 标 单 击 某 个 选 项 即 可 重 新 设 置 显 示 方 式 图 2-22 文 件 和 文 件 夹 的 显 示 方 式 有 大 图 标 小 图 标 列 表 和 详 细 资 料 四 种 显 示 方 式 各 种 显 示 方 式 如 图 2-23 所 示 20
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 大 图 标 : 小 图 标 : 列 表 : 详 细 资 料 : 图 2-23 按 Web 方 式 显 示, 即 普 通 窗 口 的 显 示 方 式, 它 可 和 以 上 各 种 显 示 方 式 进 行 组 合 (2) 选 择 文 件 或 文 件 夹 在 文 件 和 文 件 夹 的 操 作 过 程 中, 掌 握 选 定 文 件 或 文 件 夹 的 操 作 是 非 常 必 要 的 如 果 要 对 文 件 或 文 件 夹 进 行 移 动 复 制 等 操 作, 则 必 须 要 先 选 定 要 移 动 和 复 制 的 文 件 和 文 件 夹, 然 后 再 进 行 移 动 和 复 制 选 定 文 件 或 文 件 夹 的 具 体 操 作 步 骤 如 下 : 将 鼠 标 移 动 到 要 选 择 的 对 象 上, 然 后 单 击, 即 可 选 定 文 件 或 文 件 夹, 选 定 后 的 文 件 或 文 件 夹 以 反 色 方 式 显 示 ( 蓝 底 白 字 ) 执 行 编 辑 菜 单 中 的 全 部 选 定 命 令, 可 以 选 定 所 有 文 件 和 文 件 夹 如 果 要 选 择 如 图 2-24 所 示 的 几 个 不 连 续 的 文 件 或 文 件 夹, 则 按 住 Ctrl 键 后, 用 鼠 标 单 击 所 需 的 文 件 或 文 件 夹 如 果 要 选 择 连 续 的 多 个 文 件 或 文 件 夹, 其 操 作 方 法 是 按 住 Shift 键 后, 用 鼠 标 先 单 击 第 一 个 文 件 或 文 件 夹, 然 后 再 单 击 最 后 一 个 文 件 或 文 件 夹 ; 也 可 以 在 要 选 择 的 文 件 或 文 件 夹 的 下 方 按 住 鼠 标 左 键, 然 后 拖 动 鼠 标, 此 时, 会 出 现 一 个 随 鼠 标 移 动 而 变 化 的 矩 形 虚 线 框, 被 该 虚 线 框 框 住 或 被 框 住 一 部 分 的 21
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 文 件 或 文 件 夹 被 同 时 选 中, 如 图 2-25 所 示 图 2-24 图 2-25 (3) 复 制 文 件 或 文 件 夹 在 正 确 掌 握 了 文 件 和 文 件 夹 的 选 择 以 后, 就 可 以 很 方 便 地 将 选 定 的 文 件 或 文 件 夹 复 制 到 另 一 驱 动 器 或 文 件 夹 内 复 制 文 件 和 文 件 夹 的 方 法 主 要 有 拖 放 复 制 和 命 令 法 复 制 两 种 拖 放 法 复 制 : 1 选 定 要 复 制 的 文 件 或 文 件 夹, 按 住 Ctrl 键 和 鼠 标 左 键 的 同 时 拖 动 鼠 标 2 将 选 定 文 件 拖 放 到 指 定 窗 口 中, 松 开 鼠 标 即 可 完 成 复 制 操 作 提 示 : 对 于 近 距 离 文 件 或 文 件 夹 的 复 制, 即 源 文 件 或 文 件 夹 和 目 标 文 件 夹 都 是 可 见 的, 可 以 采 用 拖 放 法 复 制 在 拖 动 鼠 标 的 过 程 中, 只 要 按 下 Ctrl 键, 鼠 标 将 在 虚 图 标 下 变 为 形 状, 这 时 复 制 才 有 效 命 令 法 复 制 : 1 选 定 要 复 制 的 文 件 或 文 件 夹, 单 击 工 具 栏 中 的 复 制 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 复 制 命 令 2 打 开 要 存 放 目 标 的 文 件 夹 或 磁 盘, 最 后 单 击 粘 贴 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 命 令 提 示 : 要 把 一 个 文 件 复 制 到 多 个 文 件 夹 中, 只 要 重 复 选 定 目 标 文 件 夹, 并 执 行 粘 贴 操 作 即 可 (4) 移 动 文 件 或 文 件 夹 移 动 文 件 或 文 件 夹 是 将 选 定 的 文 件 或 文 件 夹 从 一 个 文 件 夹 或 驱 动 器 移 到 另 一 个 文 件 夹 或 驱 动 器 移 动 操 作 也 分 为 拖 放 法 和 命 令 法 两 种 鼠 标 直 接 拖 动 移 动 : 选 定 要 移 动 的 文 件 或 文 件 夹, 按 住 鼠 标 左 键 直 接 将 文 件 或 文 件 夹 拖 放 到 目 标 文 件 夹 或 驱 动 器 即 可 这 种 方 法 主 要 适 合 于 源 文 件 和 目 标 文 件 夹 都 可 见 的 场 合 可 以 利 用 拖 放 法 在 不 同 的 窗 口 之 间 移 动 或 复 制 文 件, 也 可 以 将 其 移 动 或 复 制 到 桌 面 上 使 用 工 具 按 钮 移 动 : 1 选 定 要 移 动 的 文 件 或 文 件 夹, 在 工 具 栏 上 单 击 剪 切 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 剪 切 22
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 命 令 2 打 开 目 标 驱 动 器 以 及 目 标 文 件 夹 窗 口, 单 击 工 具 栏 上 的 粘 贴 按 钮, 或 者 执 行 编 辑 菜 单 中 的 粘 贴 命 令, 这 样 就 可 完 成 移 动 文 件 或 文 件 夹 的 操 作 3. 文 件 与 文 件 夹 的 其 他 操 作 文 件 与 文 件 夹 的 管 理 除 前 面 讲 到 的 选 择 复 制 与 移 动 等 基 本 操 作 外, 还 有 一 些 常 用 的 其 他 操 作 : (1) 新 建 文 件 夹 如 果 用 户 要 从 别 的 电 脑 中 复 制 一 些 新 的 文 件 到 自 己 的 电 脑 中, 用 户 则 必 须 新 建 一 个 文 件 夹 来 用 于 存 放 新 复 制 的 文 件 或 文 件 夹 新 建 文 件 夹 的 操 作 比 较 简 单, 其 操 作 方 法 如 下 : 在 目 标 驱 动 器 或 文 件 夹 中, 单 击 鼠 标 右 键, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 新 建 文 件 夹 命 令 ; 或 者 在 目 标 驱 动 器 或 文 件 夹 中, 执 行 文 件 新 建 文 件 夹 菜 单 命 令, 都 可 以 完 成 文 件 夹 的 新 建 (2) 将 文 件 夹 或 文 件 夹 发 送 到 软 盘 要 将 某 个 文 件 或 文 件 夹 中 发 送 到 软 盘 上, 首 先 把 磁 盘 插 入 软 盘 驱 动 器 中, 然 后 选 择 源 文 件 或 文 件 夹, 将 其 发 送 到 软 盘 即 可 其 操 作 方 法 如 下 : 1 选 定 需 要 发 送 的 文 件 或 文 件 夹 2 执 行 文 件 发 送 到 3.5 软 盘 菜 单 命 令 也 可 在 选 定 此 文 件 或 文 件 夹 后, 右 击 鼠 标, 从 其 快 捷 菜 单 中 执 行 发 送 到 3.5 软 盘 命 令 (3) 重 命 名 文 件 或 文 件 夹 在 文 件 和 文 件 夹 管 理 中, 有 时 需 要 对 已 经 存 在 的 文 件 或 文 件 夹 进 行 重 命 名 重 命 名 操 作 最 简 单 的 方 法 如 下 : 1 单 击 需 要 重 命 名 的 文 件 或 文 件 夹, 将 其 选 定 2 右 击 鼠 标, 在 其 快 捷 菜 单 中 执 行 重 命 名 命 令, 或 者 执 行 文 件 菜 单 中 的 重 命 名 命 令 3 在 文 件 名 框 内 输 入 新 的 文 件 名 后 单 击 回 车 ( 或 在 文 件 名 框 外 单 击 ), 即 可 完 成 对 文 件 的 重 命 名 注 意 : 在 文 件 和 文 件 夹 的 操 作 过 程 中, 还 有 一 些 操 作, 如 改 变 文 件 或 文 件 夹 属 性 的 操 作 快 捷 方 式 的 创 建 等, 均 可 通 过 快 捷 菜 单 或 者 文 件 菜 单 进 行, 用 户 可 以 试 着 做 一 下 就 会 明 白 2.6 控 制 面 板 的 设 置 Windows 的 设 置 一 般 是 在 控 制 面 板 或 者 桌 面 属 性 中 完 成 的 控 制 面 板 是 用 来 对 系 统 进 行 设 置 的 一 个 工 具 集 用 户 可 以 根 据 自 己 的 爱 好 对 桌 面 系 统 显 示 器 键 盘 鼠 标 等 硬 件 进 行 设 置, 以 便 更 有 效 地 利 用 计 算 机 的 各 种 资 源 在 Windows 中, 打 开 控 制 面 板 的 方 法 有 很 多 种, 最 常 用 的 有 以 下 几 种 : 在 桌 面 上 执 行 开 始 设 置 控 制 面 板 命 令 在 Windows 资 源 管 理 器 的 左 窗 格 中, 单 击 控 制 面 板 图 标 在 我 的 电 脑 窗 口 中, 双 击 控 制 面 板 图 标 23
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 1. 桌 面 设 置 Windows 98 允 许 用 户 对 桌 面 进 行 个 性 化 设 置, 这 也 是 Windows 操 作 系 统 人 性 化 的 一 个 方 面 这 些 桌 面 设 置 主 要 在 显 示 属 性 对 话 框 中 进 行 设 置, 其 中 包 括 了 背 景 屏 幕 保 护 程 序 外 观 Web 效 果 和 设 置 六 个 方 面 改 变 桌 面 显 示 属 性 主 要 有 如 下 三 种 方 法 : 在 桌 面 上, 执 行 开 始 设 置 控 制 面 板 命 令, 打 开 控 制 面 板 窗 口, 在 该 窗 口 中 双 击 显 示 图 标, 在 弹 出 的 对 话 框 中 即 可 对 桌 面 环 境 进 行 设 置 右 击 桌 面 上 任 意 空 白 部 分, 弹 出 快 捷 菜 单, 选 择 属 性 命 令 单 击 或 右 击 任 务 栏 中 的 显 示 器 图 标, 从 弹 出 的 菜 单 中 选 择 调 整 显 示 器 属 性 命 令 显 示 属 性 对 话 框 如 图 2-26 所 示 图 2-26 在 显 示 属 性 对 话 框 中, 各 标 签 页 的 名 称 和 功 能 如 下 : 背 景 标 签 页 : 用 于 设 置 桌 面 背 景 图 案 ( 即 墙 纸 ) 屏 幕 保 护 程 序 标 签 页 : 用 于 设 置 某 种 方 式 将 用 户 在 屏 幕 中 的 工 作 内 容 隐 藏 起 来, 显 示 一 些 有 趣 的 画 面 外 观 标 签 页 : 用 于 选 择 或 创 建 窗 口 外 观 方 案 效 果 标 签 页 : 用 于 设 置 桌 面 图 标 和 视 觉 效 果 Web 标 签 页 : 用 于 设 置 按 Web 方 式 查 看 活 动 桌 面 的 有 关 选 项 设 置 标 签 页 : 用 于 设 置 显 示 器 或 显 示 卡 2. 设 置 日 期 和 时 间 在 电 脑 的 主 板 上 提 供 了 一 个 由 机 内 电 池 供 电 的 时 钟, 便 于 系 统 调 用 用 户 如 果 需 要 修 改 系 统 日 期 和 时 间, 可 在 控 制 面 板 中 双 击 日 期 / 时 间 图 标, 或 者 直 接 双 击 任 务 栏 上 的 数 字 时 钟, 弹 出 如 图 2-27 所 示 的 日 期 / 时 间 属 性 对 话 框 改 变 日 期 和 时 间 的 方 法 很 简 单, 只 需 在 日 期 时 间 和 时 区 栏 内 各 组 合 框 中 进 行 相 应 设 置 即 可 提 示 : 利 用 这 个 对 话 框 中 的 日 期 的 设 置, 还 可 以 查 寻 10 年 前 和 10 年 后 的 日 历 24
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 图 2-27 3. 键 盘 的 设 置 如 果 用 户 要 对 键 盘 进 行 设 置, 则 双 击 控 制 面 板 中 的 键 盘 图 标, 在 弹 出 的 键 盘 属 性 对 话 框 中 可 对 当 前 系 统 的 键 盘 进 行 必 要 的 设 置 在 键 盘 属 性 对 话 框 的 速 度 标 签 页 包 含 了 两 个 设 置 区 域 : 在 字 符 重 复 选 项 组 中, 用 户 可 以 设 置 键 盘 字 符 的 重 复 延 缓 时 间 和 重 复 速 度 ; 在 光 标 闪 烁 速 度 选 项 组 中, 可 以 对 光 标 的 闪 烁 频 率 进 行 调 整, 如 图 2-28 所 示 4. 设 置 鼠 标 Windows 98 为 了 用 户 能 方 便 地 使 用 鼠 标, 允 许 用 户 根 据 自 己 的 习 惯 对 鼠 标 进 行 相 应 的 设 置 双 击 控 制 面 板 中 的 鼠 标 图 标, 将 弹 出 如 图 2-29 所 示 的 鼠 标 属 性 对 话 框, 该 对 话 框 由 按 钮 指 针 和 移 动 三 个 标 签 页 组 成 在 该 对 话 框 中 用 户 可 以 定 义 鼠 标 左 右 键 的 功 能, 包 括 增 加 或 减 小 鼠 标 光 标 对 鼠 标 移 动 的 反 应 速 度 灵 敏 度, 调 整 双 击 动 作 的 快 慢, 设 置 鼠 标 光 标 的 移 动 速 度 和 移 动 轨 迹 等 图 2-28 图 2-29 5. 声 音 设 置 Windows 98 中 提 供 了 多 种 声 音, 用 于 提 示 用 户 在 电 脑 上 进 行 不 同 的 操 作 双 击 控 制 面 板 中 的 声 音 图 标, 弹 出 如 图 2-30 所 示 的 声 音 属 性 对 话 框, 先 在 事 件 列 表 框 中 选 择 一 种 系 统 事 件, 然 后 在 声 音 选 项 组 中 为 该 事 件 指 定 声 音 完 成 设 置 后, 单 击 确 定 按 钮, 即 可 将 当 前 的 设 置 保 存 起 来, 并 关 闭 声 音 属 性 对 话 框 这 样, 在 弹 出 菜 单 关 闭 应 用 程 序 退 出 系 统 等 时, 都 会 有 不 同 的 声 音 提 示 与 之 关 联 25
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 图 2-30 6. 系 统 配 置 和 优 化 在 控 制 面 板 中,Windows 98 提 供 一 个 系 统 配 置 和 优 化 的 工 具 双 击 控 制 面 板 中 的 系 统 图 标, 弹 出 如 图 2-31 所 示 的 系 统 属 性 对 话 框, 该 对 话 框 由 常 规 设 备 管 理 器 硬 件 配 置 文 件 和 性 能 四 个 标 签 页 组 成 在 该 对 话 框 中 可 以 查 看 电 脑 的 系 统 性 能 计 算 机 名 计 算 机 所 有 已 安 装 的 硬 件 设 备 和 虚 拟 内 存 的 设 置 等 内 容 7. 输 入 法 的 设 置 根 据 用 户 的 习 惯, 中 文 Windows 98 还 提 供 了 多 种 中 文 输 入 法, 用 户 可 以 使 用 中 文 Windows 98 内 置 的 全 拼 双 拼 区 位 智 能 ABC 和 郑 码 等 输 入 法, 也 可 安 装 五 笔 字 型 等 输 入 法 其 具 体 设 置 是 双 击 控 制 面 板 中 的 输 入 法 图 标, 在 弹 出 的 输 入 法 属 性 对 话 框 中 选 择 输 入 法 标 签 页, 在 该 标 签 页 中, 用 户 可 以 添 加 删 除 输 入 法, 也 可 以 对 输 入 法 的 功 能 和 界 面 等 进 行 设 置 如 图 2-32 所 示 图 2-31 图 2-32 注 意 : 在 默 认 状 态 下, 使 用 快 捷 键 Alt+Shift 可 以 启 动 或 关 闭 中 文 输 入 法 ; 使 用 快 捷 键 Ctrl+Shift 可 以 在 英 文 输 入 法 和 各 种 汉 字 输 入 法 之 间 切 换 26
第 2 章 计 算 机 及 操 作 系 统 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 硬 盘 最 重 要 的 指 标 是 ( ) A. 速 度 B. 容 量 C. 质 量 D. 价 格 2. 下 列 ( ) 不 是 OS/2 操 作 系 统 的 特 点 A. 多 任 务 B. 图 形 界 面 C.32 位 系 统 D. 单 任 务 3. 文 件 名 中 不 能 包 括 以 下 哪 种 字 符 ( ) A.? B.- C. 字 母 D. 数 字 4. 程 序 文 件 的 扩 展 名 一 般 为 ( ) A.EXE B.TXT C.DOC D.PRN 二 填 空 题 1.CPU 的 型 号 如 Pentium 4 1.5G, 其 中 的 1.5G 表 示 CPU 的, 其 单 位 为 2. 文 件 和 文 件 夹 的 显 示 方 式 有 3. 鼠 标 主 要 有 以 下 五 种 常 用 的 基 本 操 作 : 三 思 考 题 1. 简 述 冷 启 动 热 启 动 和 复 位 启 动 的 区 别 2. 选 定 文 件 或 文 件 夹 的 方 法 有 哪 几 种? 四 上 机 题 1. 学 会 电 脑 的 开 机 和 关 机 操 作 2. 在 我 的 电 脑 中 新 建 并 重 命 名 文 件 夹 27
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 曾 几 何 时, 计 算 机 的 主 要 输 入 设 置 只 有 键 盘 一 提 到 计 算 机 专 家, 在 人 们 的 脑 海 中 就 会 出 现 戴 着 厚 厚 眼 镜, 坐 在 显 示 器 前 猛 敲 键 盘 的 形 象 如 今, 随 着 计 算 机 技 术 的 飞 速 发 展, 输 入 方 法 越 来 越 多, 也 越 来 越 简 单 学 习 要 点 : 文 字 输 入 法 简 介 微 软 拼 音 输 入 法 介 绍 OCR 软 件 手 写 输 入 键 盘 与 指 法 使 用 常 识 指 法 练 习 进 阶 五 笔 字 型 输 入 法 3.1 文 字 输 入 法 简 介 3.1.1 键 盘 输 入 法 到 目 前 为 止, 键 盘 仍 然 是 计 算 机 最 主 要 的 输 入 设 置 键 盘 上 只 有 英 文 字 母 和 数 字 符 号, 要 输 入 中 文, 直 接 靠 键 盘 是 办 不 到 的, 这 就 要 使 用 中 文 输 入 法 现 在 中 文 输 入 法 主 要 有 两 类 : 一 类 是 拼 音 输 入 法 这 类 输 入 法 通 过 输 入 汉 字 拼 音 来 输 入 汉 字, 目 前 最 常 用 的 是 智 能 拼 音 输 入 法 和 微 软 拼 音 输 入 法 另 一 类 是 笔 型 输 入 法 这 种 输 入 法 是 将 汉 字 拆 分 成 一 些 基 本 部 分, 通 过 输 入 这 些 基 本 部 分 组 合 成 汉 字, 其 中 最 有 代 表 性 的 输 入 法 是 王 码 五 笔 字 型 输 入 法 随 着 计 算 机 技 术 的 发 展, 通 过 不 断 创 新 和 完 善, 汉 字 输 入 法 正 向 音 型 输 入 合 一, 同 时 混 用 多 种 输 入 法 以 及 智 能 识 别 的 方 向 发 展, 并 已 经 有 许 多 简 单 易 用 功 能 强 大 的 输 入 法 问 世 3.1.2 扫 描 输 入 法 扫 描 输 入 法 是 指 使 用 扫 描 仪 将 文 字 输 入 计 算 机, 并 使 用 识 别 软 件 将 扫 描 得 到 的 图 像 转 换 成 文 本 格 式 的 文 字 输 入 方 法 这 种 输 入 方 法 适 用 于 将 印 刷 质 量 比 较 高 的 文 稿 输 入 计 算 机, 其 最 大 的 特 点 就 是 方 便 快 捷, 能 够 节 省 大 量 劳 动 ; 最 大 的 缺 点 就 是 识 别 的 错 误 率 比 较 高 该 输 入 法 需 要 扫 描 仪 和 相 应 的 输 入 软 件 配 合, 成 本 也 比 较 高 28
第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 3.1.3 语 音 输 入 法 通 过 语 言 控 制 奇 妙 的 仪 器, 这 是 以 前 经 常 出 现 在 科 幻 片 中 的 情 景 如 今, 这 已 经 变 成 了 现 实 随 着 技 术 的 不 断 进 步, 人 们 终 于 可 以 使 用 语 音 输 入 文 字 了 目 前 已 经 成 熟 的 商 品 化 技 术 就 是 IBM 公 司 的 Via Voice 输 入 系 统 了 目 前, 通 过 这 一 系 统, 人 们 可 以 以 较 高 的 效 率 输 入 文 字 3.2 五 笔 字 型 输 入 法 五 笔 字 型 输 入 法 是 由 王 永 民 教 授 研 究 发 明 的, 是 目 前 较 为 广 泛 使 用 的 一 种 汉 字 输 入 法 之 一 五 笔 字 型 汉 字 的 编 码 属 于 字 形 编 码 型, 其 汉 字 的 编 码 方 案 是 采 用 字 根 拼 形 输 入 方 案, 其 特 点 是 : 编 码 简 单, 科 学 地 使 用 仅 30 种 字 根 来 组 成 字 或 词 组, 易 学 易 记, 重 码 少, 输 入 速 度 快 3.2.1 五 笔 字 型 处 理 规 律 五 笔 字 型 编 码 的 主 要 思 想 是 根 据 汉 字 的 结 构 规 律, 其 基 本 的 组 字 单 位 是 字 根 字 根 是 由 若 干 笔 画 构 成 的 相 对 不 变 的 结 构, 而 且 大 多 数 的 字 根 是 由 汉 字 的 偏 旁 部 首 衍 变 而 成 字 根 按 一 定 的 位 置 关 系 经 过 拼 形 组 合 便 构 成 了 汉 字 能 拼 形 组 合 出 常 用 字 的 字 根, 称 为 基 本 字 根, 它 们 按 一 定 的 结 构 规 律 被 安 排 在 25 个 英 文 字 母 键 位 上, 形 成 了 字 根 键 位 表 1. 汉 字 的 三 个 层 次 笔 画 字 根 单 字 是 汉 字 的 三 个 层 次, 以 基 本 的 字 根 为 单 位 来 组 字 编 码 拼 形 输 入 汉 字, 这 就 是 五 笔 字 型 的 基 本 出 发 点 (1) 笔 画 汉 字 是 由 字 根 组 成 的, 而 字 根 则 由 笔 画 构 成 笔 画 是 构 成 汉 字 的 最 小 单 位, 在 书 写 汉 字 时, 笔 画 是 指 一 次 不 间 断 地 连 续 书 写 而 成 的 线 条 汉 字 的 笔 画, 按 书 写 顺 序 分 为 五 种 类 型, 分 别 为 : 横 竖 撇 捺 折, 如 表 3-1 所 示 表 3-1 汉 字 的 五 种 笔 画 字 母 代 号 笔 画 代 号 笔 画 名 称 书 写 方 向 笔 画 及 其 变 形 G 1 横 左 右 一 H 2 竖 上 下 丨 T 3 撇 右 上 左 下 丿 Y 4 捺 左 上 右 下 丶 N 5 折 转 折 乙 按 照 笔 画 的 划 分, / 属 于 横 笔 类 ; 属 于 竖 笔 类 ; 丶 属 于 捺 笔 类 ; 而 所 有 一 笔 带 过 去 连 续 的 归 并 为 折 笔 类 乙 (2) 字 根 字 根 是 由 若 干 笔 画 构 成 的 相 对 不 变 的 结 构, 在 五 笔 字 型 方 案 中, 把 组 字 能 力 最 强 日 常 使 用 最 多 的 29
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 汉 字 的 字 根 称 为 基 本 字 根 五 笔 字 型 方 案 中 共 优 选 出 130 种 字 根 作 为 其 基 本 字 根, 在 这 130 种 字 根 中, 基 本 上 是 选 用 传 统 汉 字 的 偏 旁 部 首 但 也 选 择 了 一 些 不 属 于 偏 旁 部 首 的 笔 画 结 构 作 为 字 根 优 选 出 的 这 130 种 字 根 是 组 字 的 基 本 依 据, 按 照 其 起 笔 的 代 号, 并 考 虑 键 位 设 计 的 需 要, 分 为 五 大 区, 每 区 分 为 五 个 位, 命 名 为 区 号 位 号, 以 11-55 共 5 个 代 码 组 成, 这 就 是 五 笔 字 型 汉 字 编 码 方 案 的 字 根 键 位 表, 如 图 3-1 所 示, 将 其 归 并 在 键 盘 的 25 个 英 文 字 母 (A-Y) 键 位 上, 分 成 5 大 区, 每 区 分 成 5 个 位, 每 位 由 2-7 个 字 根 组 成 五 笔 字 型 字 根 助 记 词 如 图 3-2 所 示 图 3-1 图 3-2 键 位 表 的 特 点 1 区 : 横 区, 共 有 27 种 字 根, 其 第 一 笔 为 横 笔 开 始, 分 王 土 大 木 工 五 个 位 ; 2 区 : 竖 区, 共 有 23 种 字 根, 其 第 一 笔 为 竖 笔 开 始, 分 目 日 口 田 山 五 个 位 ; 3 区 : 撇 区, 共 有 29 种 字 根, 其 第 一 笔 为 撇 笔 开 始, 分 禾 白 月 入 金 五 个 位 ; 4 区 : 捺 区, 共 有 23 种 字 根, 其 第 一 笔 为 捺 笔 开 始, 分 言 立 水 火 之 五 个 位 ; 5 区 : 折 区, 共 有 28 种 字 根, 其 第 一 笔 为 折 笔 开 始, 分 已 子 女 又 纟 五 个 位 区 号 与 位 号 之 间 的 联 系 例 如,54 表 示 第 5 区 第 4 位 ;32 位 表 示 第 3 区 第 2 位 字 根 键 位 表 的 记 忆 方 法 1 熟 记 字 根 助 记 词 字 根 助 记 词 是 记 忆 字 根 键 位 分 配 表 的 最 好 方 法, 因 此, 首 先 要 背 熟 它 2 熟 悉 26 个 英 文 字 母 键 的 排 列 位 置, 如 图 3-3 所 示 3 先 记 五 种 单 笔 画 在 键 盘 上 的 位 置, 如 G( 一 ) T( 丿 ) H( 丨 ) Y( 丶 ) N( 乙 ) 4 只 要 熟 悉 英 文 字 母 的 排 列 位 置, 便 可 找 出 记 忆 字 根 的 一 些 规 律, 如 在 G 键 位 上 为 字 根 一, 它 的 隔 壁 键 F 键 位 的 字 根 为 二,D 键 位 的 字 根 为 三, 其 余 类 推 30
第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 5 方 框 L 囗 上 框 B 凵 下 框 M 冂 左 框 N 右 框 A 匚 6 常 用 的 偏 旁 部 首 图 3-3 (3) 单 字 单 字 由 基 本 字 根 经 组 合 叠 加 而 成 如, 汉 由 氵 又 字 根 组 成, 能 字 由 厶 月 匕 匕 字 根 组 成 2. 汉 字 的 三 种 字 型 根 据 构 成 汉 字 的 各 字 根 之 间 的 位 置 关 系, 可 把 所 有 汉 字 分 为 三 种 类 型, 如 表 3-2 所 示 表 3-2 汉 字 字 型 表 笔 画 代 号 字 型 字 例 1 左 右 汉 湘 结 封 2 上 下 字 莫 花 华 3 杂 合 困 凶 这 乘 本 天 且 (1) 左 右 型 ( 代 号 为 1) 字 根 与 字 根 之 间 有 一 定 的 间 距 如 : 肚 胡 理 胆 咽 冲 柱 侧 别 谈 轻 难 例 (2) 上 下 型 ( 代 号 为 2) 字 根 与 字 根 之 间 有 一 定 的 间 距 如 : 字 节 严 导 员 显 若 苦 意 想 花 架 复 (3) 杂 合 型 ( 代 号 为 3) 除 左 右 型 上 下 型 之 外 的 汉 字 如 : 团 国 因 固 斗 头 习 飞 末 夹 未 这 进 3. 汉 字 的 结 构 分 析 基 本 字 根 组 成 汉 字 时, 按 照 它 们 之 间 的 位 置 关 系 可 分 为 四 种 类 型 : (1) 单 : 指 基 本 字 根 本 身 单 独 成 为 一 个 汉 字 如 : 口 木 山 田 马 雨 尸 (2) 散 : 指 基 本 字 根 之 间 以 一 定 的 间 距 构 成 汉 字 如 : 仇 字 如 汉 没 吕 足 想 它 们 之 中 有 左 右 上 下 杂 合 之 分, 从 而 形 成 了 三 种 不 同 的 字 形, 当 对 汉 字 提 取 左 右 上 下 杂 合 型 的 字 型 信 息 时, 正 是 以 字 根 之 间 这 种 散 的 关 系 为 前 提 的, 由 字 根 这 种 散 根 拼 合 形 成 的 字, 称 为 散 根 结 构 (3) 连 : 指 基 本 字 根 连 一 单 笔 或 带 点 结 构 ( 属 于 杂 合 型 ) 如 : 自 义 产 生 才 不 且 久 千 斥 夭 乏 其 中, 单 笔 画 可 连 上 或 连 下, 如 丿 下 连 目 形 成 自, 而 丿 下 连 十 形 成 千, 月 下 连 一 形 成 且, 这 种 情 况 下 的 字 根 与 单 笔 画 之 间 不 能 当 作 散 的 关 系 31
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 连 的 另 一 种 情 况 是 带 点 结 构, 如 : 勺 术 户 斥 叉 主 等 字 中 的 点, 近 也 可, 稍 远 也 可, 连 也 可, 不 连 也 可, 为 了 使 问 题 简 化, 王 码 五 笔 规 定, 一 个 基 本 字 根 之 前 或 之 后 的 孤 立 点, 一 律 视 作 是 与 基 本 字 根 相 连 的 因 此, 一 切 基 本 字 根 连 一 单 笔 画 或 带 点 结 构 所 形 成 的 汉 字, 都 是 不 能 分 作 为 几 个 保 持 一 定 距 离 的 部 分 的 所 以, 在 判 断 这 一 类 汉 字 的 字 型 时, 它 们 不 可 能 是 左 右 型 或 上 下 型, 而 只 能 是 属 于 杂 合 型 (4) 交 : 指 基 本 字 根 相 交 叉 的 汉 字 如 : 里 未 末 申 朱 失 史 东 乐 无 中 本 农 击 牛 夫 基 本 字 根 相 交 叉 如 : 申 字 由 日 丨 中 字 由 口 丨 本 字 由 木 一 里 字 由 日 土 夫 字 由 二 人 相 交 叉 而 成 3.2.2 五 笔 字 型 输 入 法 五 笔 字 型 是 由 四 位 编 码 组 成 一 个 汉 字 ( 一 个 汉 字 对 应 四 位 编 码 ), 输 入 时 要 采 用 小 写 字 母 在 汉 字 操 作 系 统 中, 共 有 6763 个 汉 字 五 笔 字 型 编 码 遵 从 人 们 的 习 惯 书 写 顺 序, 以 基 本 字 根 为 单 位 组 字 编 码, 其 取 码 原 则 为 : 五 笔 字 型 均 直 观, 依 照 笔 顺 把 码 编 ; 键 名 汉 字 打 四 下, 基 本 字 根 请 照 搬 一 二 三 末 取 四 码, 顺 序 拆 分 大 优 先 ; 不 足 四 码 要 注 意, 交 叉 识 别 补 后 边 五 笔 字 型 拆 分 取 码 的 五 项 规 则 : 1 按 书 写 顺 序, 从 左 到 右, 从 上 到 下, 从 外 到 内 取 字 根 编 码 2 以 基 本 的 字 根 为 单 位 取 码 3 字 根 数 大 时, 按 一 二 三 末 取 字 根 编 码, 最 多 取 四 个 字 根 编 码 4 单 体 结 构 拆 分 取 大 优 先 5 字 根 数 不 足 四 个 时, 要 加 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 1. 键 位 表 以 内 的 汉 字 (1) 键 名 每 键 位 最 左 上 角 的 字 根 是 键 名, 键 名 是 一 组 组 字 频 度 较 高, 而 形 体 上 又 有 一 定 代 表 性 的 字 根, 它 们 中 的 大 多 数 本 身 就 是 一 个 汉 字 其 编 码 是 : 该 键 打 4 次 即 可 如 : 王 (GGGG) 目 (HHHH) 禾 (TTTT) (2) 单 笔 画 单 笔 画 是 指 五 笔 字 型 中 的 五 种 基 本 笔 画, 其 编 码 是 : 该 键 打 2 次, 再 打 2 个 L 即 可 如 : 一 (GGLL) 丨 (HHLL) (3) 成 字 字 根 在 字 根 表 里 指 除 键 名 单 笔 画 外, 其 余 为 可 读 出 来 的 字 根 ( 本 身 是 一 个 汉 字 ), 称 之 为 成 字 字 根, 其 编 码 是 : 键 名 代 码 + 首 笔 代 码 + 次 笔 代 码 + 末 笔 ( 如 不 够 4 个 编 码 时 用 空 格 键 代 替 ) 如 : 文 ( 文 丶 一 丶 ) 丁 ( 丁 一 丨 ) 车 ( 车 一 乙 丨 ) 32
第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 2. 键 位 表 以 外 的 汉 字 ( 单 字 ) 单 字 是 指 除 键 名 汉 字 和 成 字 字 根 以 外 的 其 他 所 有 汉 字, 它 们 在 键 位 上 是 看 不 到 的, 而 是 通 过 键 位 上 的 基 本 字 根 组 合 而 成 其 取 码 分 为 : (1) 足 四 字 根 编 码 的 汉 字 其 编 码 是 : 取 其 第 一 二 三 四 字 根 编 码 如 : 能 ( 厶 月 匕 匕 ) 量 ( 日 一 日 土 ) (2) 超 过 四 字 根 编 码 的 汉 字 其 编 码 是 : 取 其 第 一 二 三 最 末 字 根 编 码 如 : 概 ( 木 彐 厶 儿 ) 暨 ( 彐 厶 匚 一 ) (3) 不 足 四 字 根 编 码 的 汉 字 其 编 码 是 : 除 取 其 字 根 编 码 外, 要 加 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 3. 汉 字 图 形 的 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 汉 字 是 一 种 图 形 文 字, 字 根 是 构 成 图 形 的 基 本 单 位, 这 些 基 本 单 位 有 一 定 的 位 置 关 系, 两 个 相 同 的 字 根 位 置 不 同, 构 成 的 汉 字 也 不 同 如, 同 一 键 位 如 何 区 别 : 叭 ( 口 八 )23 34 41 ( 此 处 的 4 是 指 末 笔 代 码,1 是 指 字 型 代 码 ), 叭 (KWY) 只 ( 口 八 )23 34 42 ( 此 处 的 4 是 指 末 笔 代 码,2 是 指 字 型 代 码 ), 只 (KWU) 末 笔 字 型 交 叉 识 别 码 如 表 3-3 所 示 表 3-3 末 笔 字 型 识 别 码 左 右 型 1 上 下 型 2 杂 合 型 3 横 1G 11G 12F 13D 竖 2H 21H 22J 23K 撇 3T 31T 32R 33E 捺 4Y 41Y 42U 43I 折 5N 51N 52B 53V 3.2.3 末 笔 画 的 规 定 (1) 包 围 型 汉 字 的 末 笔, 规 定 取 其 被 包 围 那 一 部 分 的 最 后 一 笔 为 末 笔 如 : 国 末 笔 为 丶, 而 不 是 一, 拆 成 ( 囗 王 丶 43), 编 码 为 (LGYI) (2) 对 于 字 根 九 刀 力 匕, 末 笔 为 乙 如 : 化 末 笔 为 乙, 而 不 是 丿, 拆 成 ( 亻 匕 51), 编 码 为 (WXN) 3.2.4 拆 分 原 则 (1) 能 连 不 交 能 按 连 的 关 系 拆 分 就 不 要 按 相 交 的 关 系 拆 分 如 : 于 ( 一 十 )( 二 丨 ) 天 ( 一 大 )( 二 人 ) 33
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 (2) 取 大 优 先 按 书 写 顺 序, 每 次 拆 出 尽 可 能 大 的 字 根 (3) 能 散 不 连 能 按 散 的 关 系 拆 出 就 不 要 按 连 的 关 系 拆 分 (4) 兼 顾 直 观 如 : 产 ( 立 丿 )( 六 厂 ) 3.2.5 简 码 输 入 为 提 高 汉 字 的 输 入 速 度, 五 笔 字 型 除 设 计 了 全 码 外, 还 设 计 了 简 码 (1) 一 级 简 码 ( 高 频 字 共 25 个 汉 字 ) 25 个 键 位, 每 键 打 一 次, 再 加 上 一 个 空 格 即 可, 五 笔 字 型 将 这 25 个 键 赋 予 25 个 使 用 频 率 最 高 的 高 频 字 (2) 二 级 简 码 (625 个 汉 字 ) 二 级 简 码 由 单 字 的 前 两 个 字 根 组 成, 取 码 时, 每 个 汉 字 只 取 其 前 面 2 个 字 根 编 码, 再 加 上 一 个 空 格 如 : 根 ( 木 彐 ) 量 ( 日 一 ) (3) 三 级 简 码 (4400 个 汉 字 ) 三 级 简 码 由 单 字 的 前 面 三 个 字 根 组 成, 取 码 时, 每 字 只 取 其 前 面 3 个 字 根 编 码, 再 加 上 一 个 空 格 通 常, 只 要 一 个 汉 字 的 前 三 个 字 根 码 在 整 个 编 码 体 系 中 是 惟 一 的, 一 般 都 选 为 三 级 简 码 三 级 简 码 总 共 有 4400 个 汉 字 对 于 三 级 简 码 的 输 入 而 言, 它 并 没 有 减 少 总 的 击 键 次 数, 但 由 于 省 略 了 最 后 一 个 字 根 或 末 笔 交 叉 识 别 码 的 判 断, 故 也 可 达 到 提 高 输 入 速 度 的 目 的 如 : 华 ( 亻 匕 十 ) 微 ( 彳 山 一 ) (4) 全 码 取 足 四 个 字 根 编 码 的 汉 字 为 全 码 汉 字 3.2.6 词 组 输 入 (1) 双 字 词 ( 重 点 训 练 ) 每 字 取 其 前 面 2 个 字 根 编 码 如 : 教 师 ( 土 丿 刂 一 ) 广 州 ( 广 丶 丶 丿 ) (2) 三 字 词 第 一 二 个 汉 字 取 其 前 面 第 1 个 字 根 编 码, 最 后 一 个 汉 字 取 其 前 面 2 个 字 根 编 码 如 : 广 州 市 ( 丶 丶 亠 冂 ) 上 海 市 ( 上 氵 亠 冂 ) (3) 四 字 根 每 个 汉 字 取 其 前 面 第 1 个 字 根 编 码 如 : 经 济 管 理 ( 纟 氵 竹 王 ) (4) 多 字 词 取 第 一 二 三 及 最 末 汉 字 前 面 第 1 个 字 根 的 编 码 如 : 四 个 现 代 化 ( 四 人 王 亻 ) 王 码 电 脑 公 司 软 件 中 心 ( 王 石 日 心 ) 34
第 3 章 五 笔 字 型 输 入 法 3.2.7 Z 键 的 作 用 在 五 笔 字 型 字 根 键 位 表 中 只 使 用 了 25 个 英 文 字 母 键 (A-Y), 剩 下 Z 键 没 有 用 上, 在 此 它 被 用 于 易 学 键, 当 对 键 盘 字 根 不 太 熟 悉 或 对 某 一 汉 字 的 拆 分 难 以 确 定 时, 可 用 Z 键 来 代 替, 如 : 身 拆 成 丿 ZZ 丿 (TZZT) 3.2.8 难 拆 字 举 例 帮 (DTBH) 交 (UQU) 余 (WTU) 狗 (QTQK) 埔 (FGEY) 藏 (ADNT) 所 (RNRH) 片 (THGN) 予 (CBJ) 追 (WNNP) 改 (NTY) 越 (FHAT) 东 (AII) 乐 (QII) 敝 (UMIT) 曹 (GMAJ) 遭 (GMAP) 场 (FNRT) 民 (NAY) 离 (YBMC) 专 (FNYI) 身 (TMDT) 且 (EGD) 不 (GII) 拳 (UDRJ) 太 (DYI) 心 (NYNY) 鸟 (QYNG) 段 (WDMC) 永 (YNII) 临 (JTYJ) 软 (LQWY) 饭 (QNRC) 服 (EBCY) 载 (FALK) 默 (LFOD) 梁 (IVWS) 辨 (UYTU) 夜 (YWTY) 年 (RHFK) 啤 (KRTF) 凸 (HGMG) 凹 (MMGD) 黎 (TQTI) 棒 (SDWH) 桃 (SIQN) 张 (XTAY) 制 (RMHJ) 滴 (IUMD) 判 (UDJH) 卷 (UDBB) 喝 (KJQN) 成 (DNNT) 龙 (DXV) 综 合 练 习 一 选 择 题 1. 切 换 输 入 法 可 使 用 ( ) 键 A.Ctrl+Alt B.Ctrl+Shift C.Alt+Shift D.Ctrl+ 空 格 二 基 础 题 1. 汉 字 的 三 个 层 次 是 和 2. 按 照 汉 字 之 间 的 位 置 关 系 可 分 为 和 3. 汉 字 的 拆 分 原 则 是 和 三 思 考 题 1. 目 前 常 用 的 文 字 输 入 法 有 几 种? 试 比 较 它 们 的 优 缺 点 2. 在 五 笔 字 型 输 入 法 中,Z 键 的 作 用 是 什 么? 3. 什 么 是 正 确 打 字 姿 势? 四 上 机 操 作 1. 键 盘 指 法 综 合 练 习 在 完 成 9 个 部 分 键 盘 字 符 练 习 后, 即 可 进 行 英 文 字 母 的 综 合 指 法 练 习 手 指 应 按 要 求 分 布 在 基 准 键 的 相 应 键 位 上 对 于 基 准 键 以 外 的 其 他 键, 击 打 完 后, 应 立 即 回 到 基 准 键 的 键 位 上, 这 是 对 初 学 者 最 基 35
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 本 的 要 求, 其 目 的 是 经 过 多 次 的 严 格 训 练 后, 使 初 学 者 能 够 正 确 和 熟 练 地 掌 握 好 基 准 键 和 其 他 各 键 范 围 的 距 离 和 位 置 POP Server: This is the name of your mail server where you get your mail from. You can either put its name or Ip address in this field. If you are unsure of your Pop server contact your Internet Service Provider. The POP Server is also known as Incoming mail server. Leave Mail on Server: By checking this you will leave a copy of your mail on the POP3 mail server. This option allows you to get the same mail at your office and at home. POP Username: is the name that your Internet Service Provider gave you to receive mail with. Some Internet Service Providers call this the POP Account. If you are unsure of your POP3 Username contact your Internet Service Provider. 2. 数 字 键 盘 综 合 练 习 45+6 230. 4688 02.4 5585 5-65 2533 3225 2252 3356 0326 0255 5855 0666 256+ 1498 *556-655 89+0-659 +258 5656 5258 0.55 4566 2558 4686 4484 236+ 4454 3. 输 入 法 练 习 试 用 五 笔 输 入 法 输 入 下 面 的 一 篇 文 章 有 人 说, 名 字 不 过 符 号 而 已, 没 有 多 大 意 义 在 纸 面 上 拥 护 这 一 说 者 颇 多, 可 是 他 们 自 己 也 还 是 使 用 着 精 心 结 构 的 笔 名 当 然 这 不 过 是 人 情 之 常 谁 不 愿 意 出 众 一 点? 即 使 在 理 想 化 的 未 来 世 界 里, 公 民 全 都 像 囚 犯 一 般 编 上 号 码, 除 了 号 码 之 外 没 有 其 他 的 名 字, 每 一 个 数 目 字 还 是 脱 不 了 它 独 特 的 韵 味 三 和 七 是 俊 俏 的, 二 就 显 得 老 实 张 恨 水 的 秦 淮 世 家 里, 调 皮 的 姑 娘 叫 小 春, 二 春 是 她 的 朴 讷 的 姊 姊 夜 深 沉 里 又 有 忠 厚 的 丁 二 和, 谨 愿 的 田 二 姑 娘 符 号 运 动 虽 不 能 彻 底 推 行, 不 失 为 一 种 合 理 化 的 反 响, 因 为 中 国 人 的 名 字 实 在 是 过 于 复 杂 一 下 地 就 有 乳 名 从 前 人 的 乳 名 颇 为 考 究, 并 不 像 现 在 一 般 用 囡 囡 宝 宝 来 搪 塞 乳 名 是 大 多 数 女 人 的 惟 一 的 名 字, 因 为 既 不 上 学, 就 用 不 着 堂 皇 的 学 名, 而 出 嫁 之 后 根 本 就 失 去 了 自 我 的 存 在, 成 为 张 门 李 氏 了 关 于 女 人 的 一 切, 都 带 点 秘 密 性 质, 因 此 女 人 的 乳 名 也 不 肯 轻 易 告 诉 人 在 香 奁 诗 词 里 我 们 可 以 看 到, 新 婚 的 夫 婿 当 着 人 唤 出 妻 的 小 名, 是 被 认 为 很 唐 突 的, 必 定 要 引 起 她 的 娇 嗔 36
第 4 章 办 公 设 备 第 4 章 办 公 设 备 在 现 代 办 公 自 动 化 中, 电 脑 是 核 心 设 备, 而 传 真 机 打 印 机 复 印 机 等 则 是 必 不 可 少 的 辅 助 设 备 它 们 在 日 常 办 公 事 务 中 发 挥 着 非 常 重 要 的 作 用, 有 助 于 工 作 的 协 调 和 沟 通 学 习 要 点 : 传 真 机 打 印 机 复 印 机 扫 描 仪 4.1 传 真 机 传 真 机 在 日 常 办 公 事 务 中 发 挥 着 非 常 重 要 的 作 用, 成 为 许 多 公 司 传 递 信 息 的 重 要 工 具, 通 过 它, 可 以 更 方 便 地 向 客 户 发 送 信 息 4.1.1 传 真 机 简 介 1. 传 真 机 外 观 及 功 能 传 真 机 的 外 观 如 图 4-1 所 示 图 4-1 传 真 机 主 要 由 受 话 器 导 纸 器 文 件 原 稿 入 口 文 件 原 稿 出 口 和 操 作 面 板 等 组 成 在 传 真 机 的 左 侧 还 有 一 个 音 量 调 节 开 关 ( 向 右 拨 动 调 节 钮 可 以 使 免 提 的 音 量 增 大 ) 蜂 鸣 器 音 量 开 关 ( 其 上 有 三 个 选 择 位 置 :OFF M H 其 中,OFF 表 示 音 量 处 于 关 闭 状 态 ;M 表 示 音 量 处 于 中 间 状 态 ;H 表 示 蜂 鸣 器 音 量 最 大 ) 其 OFF 旁 边 还 有 一 个 受 话 器 插 座 在 接 电 源 电 缆 的 一 侧 还 有 一 个 电 话 插 座 和 外 接 电 话 插 座 可 以 在 传 真 机 背 后 的 外 接 插 座 上 连 接 外 接 电 话 或 应 答 机 器 操 作 面 板 中 各 部 分 如 图 4-2 所 示, 其 中 各 部 分 的 具 体 功 能 如 表 4-1 所 示 37
文 秘 与 办 公 自 动 化 标 准 教 程 号 码 库 自 动 / 手 动 功 能 设 置 应 答 应 答 错 误 自 动 精 细 度 对 比 度 单 独 拨 号 快 速 拨 号 音 频 停 止 重 拨 / 暂 保 留 免 提 开 始 复 印 图 4-2 表 4-1 传 真 机 各 功 能 键 的 作 用 1 应 答 键 按 该 键 将 接 收 模 式 设 置 在 应 答 状 态 2 应 答 灯 当 传 真 机 设 置 在 应 答 接 收 模 式 时 点 亮 3 错 误 灯 当 通 信 发 生 错 误 时 点 亮 4 自 动 灯 当 传 真 机 设 置 在 自 动 接 收 模 式 时 点 亮 5 显 示 屏 显 示 日 历 / 时 间 操 作 指 引 和 机 器 状 态 等 6 号 码 库 键 按 该 键 再 次 拨 出 号 码 库 存 储 的 电 话 号 码 7 自 动 / 手 动 键 按 该 键 在 自 动 接 收 模 式 及 手 动 接 收 模 式 两 者 间 进 行 切 换 8 功 能 键 按 该 键 选 择 各 种 功 能 9 设 置 键 按 该 键 确 定 选 择 10 对 比 度 键 按 该 键 选 择 对 比 度 11 精 细 度 键 按 该 键 选 择 精 细 度 12 停 止 键 按 该 键 终 止 传 送 / 接 收 / 复 印 或 关 闭 错 误 灯 按 该 键 取 消 各 种 设 置 / 拨 号 功 能 及 移 去 已 设 置 在 文 件 原 稿 托 架 上 的 文 件 原 稿 13 复 印 键 按 该 键 进 行 复 印 14 开 始 键 按 该 键 开 始 传 送 或 开 始 手 动 接 收 15 数 字 键 按 该 键 进 行 传 真 号 / 电 话 拨 号 及 切 换 各 种 功 能 16 重 拨 / 暂 停 键 1. 按 该 键 重 拨 最 后 一 次 被 输 入 的 号 码 2. 按 该 键 在 两 个 拨 出 的 号 码 之 间 插 入 停 顿 符 17 免 提 键 可 以 在 不 使 用 受 话 器 的 情 况 下 进 行 电 话 监 听 18 保 留 键 暂 时 终 止 通 话 1. 用 这 8 个 键 可 以 存 储 经 常 使 用 的 号 码 19 单 触 拨 号 键 2. 同 样 可 用 于 设 置 :[5]: ( 使 光 标 向 左 移 动 );[6] ( 使 光 标 向 右 移 动, 在 输 入 名 称 时, 与 输 入 键 有 同 样 的 作 用 ) 20 音 频 键 按 该 键 将 脉 冲 拨 号 模 式 切 换 到 音 频 拨 号 模 式 21 快 速 拨 号 键 按 该 键 使 用 快 速 拨 号 38