目 錄 一 環 境 相 關 問 題... 1 ( 一 ) 公 文 系 統 適 用 環 境... 1 ( 二 ) 初 次 使 用 之 安 裝 方 式... 1 ( 三 ) 系 統 不 穩 定 時 該 如 何 處 理?... 1 ( 四 ) 讀 卡 機 無 法 加 簽... 1 ( 五 ) 自 然 人

國 立 臺 灣 師 範 大 學 公 文 線 上 簽 核 系 統 Q&A 問 答 集 V 5.0 英 福 達 科 技 股 份 有 限 公 司 編 印 中 華 民 國 105 年 05 月

目 錄 一 環 境 相 關 問 題... 1 ( 一 ) 公 文 系 統 適 用 環 境... 1 ( 二 ) 初 次 使 用 之 安 裝 方 式... 1 ( 三 ) 系 統 不 穩 定 時 該 如 何 處 理?... 1 ( 四 ) 讀 卡 機 無 法 加 簽... 1 ( 五 ) 自 然 人 憑 證... 1 二 常 見 問 題... 3 ( 一 ) 新 進 同 仁 該 如 何 申 請 / 使 用 公 文 系 統?... 3 ( 二 ) 初 次 使 用 公 文 系 統, 不 知 如 何 操 作... 3 ( 三 ) 密 碼 輸 入 多 次 連 續 錯 誤 遭 停 權, 可 如 何 處 理?... 3 ( 四 ) 單 位 中 是 否 可 有 多 位 單 位 登 記 桌?... 3 ( 五 ) 申 請 重 分 申 請 改 分 分 文 請 示 之 差 異 及 使 用?... 4 ( 六 ) 如 何 追 蹤 單 位 公 文 進 度 與 流 程?... 4 ( 七 ) 單 位 登 記 桌 收 到 電 子 公 布 欄 的 文 時 該 進 行 哪 些 作 業?... 4 ( 八 ) 開 啟 公 文 時, 為 何 只 有 展 期 申 請 的 按 鈕?... 4 ( 九 ) 收 到 校 外 來 文 時 該 如 何 簽 辦?... 4 ( 十 ) 有 哪 些 公 文 必 須 用 紙 本 簽 核?... 4 ( 十 一 ) 已 繕 打 完 成 的 公 文 該 如 何 儲 存 為 範 本 及 使 用 方 式?... 4

( 十 二 ) 哪 些 文 別 可 由 承 辦 人 自 行 公 告? 如 何 公 告?... 4 ( 十 三 ) 如 何 製 作 簽 稿 併 陳?... 5 ( 十 四 ) 如 何 先 創 簽, 再 依 簽 核 結 果 擬 稿?( 先 簽 後 稿 )... 5 ( 十 五 ) 關 於 併 案... 6 ( 十 六 ) 受 文 者 的 傳 遞 方 式 有 哪 些? 該 如 何 選 擇?... 7 ( 十 七 ) 如 何 創 建 自 己 常 用 的 受 文 者 群 組?... 7 ( 十 八 ) 已 取 號 的 公 文 如 何 編 輯 或 新 增 附 件?... 8 ( 十 九 ) 為 何 系 統 一 直 顯 示 尚 未 核 章 的 訊 息?... 8 ( 二 十 ) 被 退 回 的 文 要 重 新 設 定 時 的 流 程 是 否 要 全 部 重 新 走 過?... 8 ( 二 十 一 ) 線 上 簽 核 的 公 文 清 稿 後, 所 有 的 核 章 紀 錄 都 不 見 了... 9 ( 二 十 二 ) 如 何 補 簽?... 9 ( 二 十 三 ) 我 有 用 自 然 人 憑 證 加 簽, 為 何 要 執 行 送 歸 檔 ( 或 發 文 ) 時, 系 統 卻 提 示 有 人 尚 未 補 簽?... 9 ( 二 十 四 ) 承 辦 人 如 何 得 知 哪 位 人 員 需 補 簽?... 9 ( 二 十 五 ) 如 何 調 閱 非 自 己 承 辦 的 公 文?( 調 案 )... 10 ( 二 十 六 ) 誤 送 歸 檔 ( 或 自 行 存 查 ) 怎 麼 辦?... 10 ( 二 十 七 ) 公 文 快 逾 期 了 怎 麼 辦?( 展 期 申 請 )... 10 ( 二 十 八 ) 當 有 人 員 離 職 或 是 調 離 單 位 時, 秘 書 或 單 位 登 記 桌 須 執 行 哪 些 作 業? 10 ( 二 十 九 ) 設 定 主 管 授 權 章... 13

( 三 十 ) 設 定 單 位 範 本 流 程... 17 ( 三 十 一 ) 自 然 人 憑 證 更 換 新 卡 後 就 不 能 進 行 加 簽 了... 26

一 環 境 相 關 問 題 ( 一 ) 公 文 系 統 適 用 環 境 Windows XP Windows 7 Windows 8 Windows10 的 作 業 系 統, 並 透 過 32 位 元 的 Internet Explorer 進 入 公 文 系 統 來 操 作 透 過 我 的 電 腦 利 用 滑 鼠 右 鍵 內 容, 可 查 看 作 業 系 統 及 位 元 數 如 為 64 位 元 的 電 腦, 請 將 C:\Program Files\Internet Explorer 中 的 iexplore.exe 設 定 為 您 桌 面 上 的 IE 捷 徑, 由 此 進 入 公 文 系 統 即 可 ( 二 ) 初 次 使 用 之 安 裝 方 式 請 參 考 ( 附 件 一 ) 公 文 系 統 環 境 設 定 ( 三 ) 系 統 不 穩 定 時 該 如 何 處 理? 如 於 使 用 公 文 系 統 時 有 介 面 無 法 切 換 至 下 一 頁 無 法 開 啟 電 子 公 布 欄 憑 證 加 簽 出 現 其 他 錯 誤 ( ) 或 是 只 有 一 個 藍 色 小 視 窗 可 以 按 確 定 的 畫 面 等, 請 執 行 以 下 動 作 : 有 IE 視 窗 控 制 台 網 際 網 路 選 項 進 階 重 設 電 腦 C:\Infodoc 中 的 TrustSiteConfig 此 選 項 點 兩 下 執 行 後 請 重 新 登 入 測 試 ( 四 ) 讀 卡 機 無 法 加 簽 已 排 除 掉 環 境 問 題, 使 用 憑 證 時 還 是 無 法 加 簽, 請 檢 查 以 下 項 目 : 將 晶 片 卡 拔 出, 用 橡 皮 擦 把 晶 片 的 部 分 擦 過 插 入 白 色 外 接 讀 卡 機, 燈 號 需 為 閃 紅 燈 才 是 有 讀 到 卡 片 如 依 舊 無 法 加 簽, 可 測 試 將 讀 卡 機 插 入 別 的 USB 孔, 或 是 借 用 他 人 的 電 腦 或 讀 卡 機 測 試 是 否 為 硬 體 設 備 接 觸 不 良 導 致 如 為 使 用 主 機 內 的 讀 卡 機, 插 卡 處 右 邊 有 個 黃 色 燈 號, 需 閃 爍 才 是 有 讀 到 卡 片 ( 五 ) 自 然 人 憑 證 1. 為 何 要 使 用 自 然 人 憑 證? Ans: 自 然 人 憑 證 是 可 以 在 網 路 上 作 資 料 交 換 時, 如 同 網 路 身 分 證 辨 識 雙 方 身 分 是 政 府 機 關 推 行 E 化 服 務 所 要 求 的 憑 證, 目 前 已 廣 泛 應 用 在 報 稅 申 請 水 表 等 各 項 服 務 本 校 電 子 公 文 線 上 簽 核 也 使 用 這 樣 的 網 路 身 分 證, 透 過 自 然 人 憑 證 加 簽, 我 們 可 以 確 認 公 文 不 可 否 認 性 ; 當 完 成 公 文 處 理, 系 統 要 求 插 入 憑 證 輸 入 憑 證 密 碼 後, 系 統 即 會 讀 取 憑 證 私 密 金 鑰, 進 行 公 文 內 容 演 算, 完 成 電 子 簽 章 並 存 檔, 未 來 如 需 證 明 是 否 本 人 簽 核 公 文 即 有 所 依 據 1

2. 自 然 人 憑 證 密 碼 輸 入 錯 誤, 被 鎖 卡, 怎 麼 辦? Ans: 以 下 是 自 然 人 憑 證 鎖 卡 的 解 決 方 式, 網 站 中 有 詳 細 的 步 驟 說 明 http://moica.nat.gov.tw/html/cardfaq/cardfaq.htm 3. 使 用 自 然 人 憑 證 會 洩 漏 個 人 資 料 ( 如 身 分 證 字 號 收 入 存 款 等 ) 嗎? Ans: 沒 有 洩 漏 個 人 隱 私 的 問 題 自 然 人 憑 證 包 含 了 數 位 簽 章 跟 公 開 金 鑰 這 個 公 開 金 鑰 是 智 慧 型 的 IC 卡 自 己 演 算 出 來 的 一 組 金 鑰 對 中 的 一 半, 另 一 半 稱 為 私 密 金 鑰, 則 永 遠 儲 存 在 IC 晶 片 當 中 經 由 憑 證 使 用 人 和 憑 證 管 理 中 心 約 定, 日 後 用 這 憑 證, 身 分 就 可 以 辨 認, 啟 用 了 加 解 密 的 功 能, 不 管 你 在 網 路 上 傳 什 麼 資 料, 資 料 都 被 加 密, 駭 客 攔 截 了 資 料 也 無 法 輕 易 的 解 開 此 外 憑 證 內 記 載 的 個 人 戶 政 資 料, 僅 記 錄 姓 名 及 身 分 證 字 號 後 四 碼, 故 使 用 憑 證 加 簽 完 全 不 會 有 個 人 隱 私 洩 漏 的 問 題 4. 外 籍 老 師 無 自 然 人 憑 證 時, 該 如 何 處 理? 外 籍 老 師 因 非 本 國 人 民, 無 法 申 請 自 然 人 憑 證, 故 只 能 使 用 臨 時 軟 體 憑 證 當 公 文 送 出 時, 系 統 會 因 為 抓 不 到 自 然 人 憑 證 而 詢 問 是 否 使 用 臨 時 軟 體 憑 證 加 簽, 選 擇 是, 即 可 設 定 流 程 後 送 出 此 時 公 文 會 出 現 在 待 補 簽 公 文 中, 而 該 單 位 主 管 亦 可 於 單 位 待 補 簽 公 文 中 找 出 該 文, 由 單 位 長 官 補 簽 即 可 ( 如 何 補 簽, 請 詳 第 二 十 二 項 ) 2

二 常 見 問 題 ( 一 ) 新 進 同 仁 該 如 何 申 請 / 使 用 公 文 系 統? 1. 正 式 教 職 員 : 從 校 務 入 口 登 入 後, 點 選 電 子 公 文 線 上 簽 核 系 統 ( 教 職 員 入 口 ) 進 入 即 可 2. 計 畫 類 人 員 及 兼 任 助 理 : 依 下 圖 下 載 公 文 系 統 帳 號 開 立 ( 移 除 ) 申 請 表, 填 寫 並 核 章 完 畢 後 送 至 秘 書 室 第 三 組 給 系 統 管 理 員 協 助 將 帳 號 開 通 ( 二 ) 初 次 使 用 公 文 系 統, 不 知 如 何 操 作 可 進 入 公 文 系 統 線 上 說 明, 查 看 公 文 系 統 操 作 手 冊 及 影 音 檔 教 學 ( 三 ) 密 碼 輸 入 多 次 連 續 錯 誤 遭 停 權, 可 如 何 處 理? 可 聯 絡 秘 書 室 第 三 組 系 統 管 理 員 協 助 解 鎖 ( 四 ) 單 位 中 是 否 可 有 多 位 單 位 登 記 桌? 此 設 定 不 影 響 分 文 作 業 當 公 文 進 到 單 位 時, 每 位 單 位 登 記 桌 皆 可 看 見 此 文, 但 其 中 一 員 簽 收 後, 僅 有 簽 收 人 員 可 看 見 此 文 並 分 文 3

( 五 ) 申 請 重 分 申 請 改 分 分 文 請 示 之 差 異 及 使 用? 申 請 重 分 : 當 總 收 文 指 定 承 辦 單 位 或 單 位 登 記 桌 指 定 承 辦 人 時, 發 現 該 文 非 該 單 位 或 該 人 員 的 業 務, 可 透 過 申 請 重 分 以 回 到 前 一 關 申 請 改 分 : 該 文 非 該 單 位 之 辦 理 業 務, 且 清 楚 確 認 應 該 由 另 一 個 單 位 辦 理 時, 可 填 寫 改 分 單 送 出 請 長 官 核 示 分 給 另 一 個 單 位 分 文 請 示 : 公 文 進 到 登 記 桌 待 分 文, 但 登 記 桌 不 清 楚 該 由 哪 位 人 員 辦 理 時, 可 透 過 分 文 請 示, 由 長 官 協 助 分 文 ( 六 ) 如 何 追 蹤 單 位 公 文 進 度 與 流 程? 1. 原 承 辦 人 員 : 可 至 承 辦 公 文 未 結 案 案 件 查 看 2. 承 辦 單 位 登 記 桌 秘 書 主 管 : 可 至 單 位 承 辦 公 文 未 結 案 件 查 看 3. 會 辦 單 位 : 僅 可 請 原 承 辦 人 員 查 看 ( 七 ) 單 位 登 記 桌 收 到 電 子 公 布 欄 的 文 時 該 進 行 哪 些 作 業? 1. 開 啟 公 告, 查 看 該 文 受 文 者 應 該 轉 發 給 哪 位 人 員 2. 透 過 轉 發, 發 給 相 關 人 員 3. 轉 發 請 示 如 不 清 楚 轉 發 對 象, 可 透 過 請 示 給 長 官 指 示 ( 八 ) 開 啟 公 文 時, 為 何 只 有 展 期 申 請 的 按 鈕? 1. 如 要 辦 文, 需 在 待 處 理 公 文 中 開 啟 2. 如 要 展 期, 需 在 承 辦 公 文 未 結 案 中 開 啟 ** 如 果 已 於 不 對 的 公 文 夾 開 啟 該 文, 則 需 先 關 閉 該 文 後, 再 於 對 的 公 文 夾 將 該 文 開 啟, 方 可 顯 示 對 的 功 能 鈕 ( 九 ) 收 到 校 外 來 文 時 該 如 何 簽 辦? 1. 進 入 待 處 理 公 文 中 簽 收 2. 開 啟 該 文, 新 增 簽 稿 辦 理 ( 十 ) 有 哪 些 公 文 必 須 用 紙 本 簽 核? 1. 該 文 於 辦 理 的 過 程 中, 會 產 出 實 體 附 件 之 公 文 (EX: 會 送 至 主 計 或 出 納 開 傳 票 等 公 文 ) 2. 密 件 公 文 ( 無 論 來 文 或 創 文 ) 3. 附 件 過 大, 超 過 上 傳 限 制, 或 無 法 拆 裝 掃 描 成 電 子 檔 夾 帶 ( 十 一 ) 已 繕 打 完 成 的 公 文 該 如 何 儲 存 為 範 本 及 使 用 方 式? 請 參 考 : 公 文 系 統 線 上 說 明 承 辦 人 操 作 手 冊 3.0- 系 統 操 作 手 冊 3.2- 承 辦 人 操 作 手 冊 第 四 章 節 公 文 範 本 儲 存 及 應 用 ( 十 二 ) 哪 些 文 別 可 由 承 辦 人 自 行 公 告? 如 何 公 告? 請 參 考 : 公 文 系 統 線 上 說 明 承 辦 人 操 作 手 冊 3.0- 系 統 操 作 手 冊 3.2- 承 辦 人 操 作 手 冊 4

第 十 八 章 電 子 公 布 欄 第 四 節 個 人 公 告 登 載 ( 十 三 ) 如 何 製 作 簽 稿 併 陳? 創 文 : 於 創 文 時 選 擇 文 別 ( 先 擬 簽 或 先 擬 稿 皆 可 ), 於 文 件 屬 性 中 的 文 稿 種 類 選 擇 : 簽 稿 並 陳, 即 可 建 立 該 文 並 擬 稿 ( 下 圖 一 ) 於 繕 打 完 畢 登 錄 取 號 後, 在 該 文 上 點 選 新 增 簽 稿, 再 選 擇 未 繕 打 的 文 別 建 立, 繕 打 完 畢 後 登 錄 取 號 即 可 ( 下 圖 二 ) 來 文 : 點 下 新 增 簽 稿 時 選 擇 文 別 ( 先 擬 簽 或 先 擬 稿 皆 可 ), 於 文 件 屬 性 中 的 文 稿 種 類 選 擇 : 簽 稿 並 陳, 即 可 建 立 該 文 並 擬 稿 ( 下 圖 一 ) 於 繕 打 完 畢 登 入 取 號 後, 再 該 文 上 點 選 新 增 簽 稿, 再 選 擇 未 繕 打 的 文 別 建 立, 繕 打 完 畢 後 登 入 取 號 即 可 ( 下 圖 二 ) ( 十 四 ) 如 何 先 創 簽, 再 依 簽 核 結 果 擬 稿?( 先 簽 後 稿 ) 先 創 簽 文 後 陳 核, 文 決 行 後 執 行 續 辦 取 消 公 文 決 行 狀 態, 依 簽 稿 內 容 再 新 增 一 稿 5

然 後 送 長 官 核 判 即 可 ( 十 五 ) 關 於 併 案 1. 何 謂 併 案? 答 : 併 案 係 指 各 件 公 文 為 同 一 案 情 或 具 延 續 性 公 文 之 正 副 本 來 文 發 文 簽 呈 或 是 對 其 他 機 關 來 函 查 催 案 件 得 辦 理 併 案, 例 如 : (1) 對 方 先 行 來 文, 承 辦 人 以 簽 辦 單 存 查 而 另 創 文 號 發 文 者, 其 對 方 來 文 與 自 行 發 文 的 2 件 公 文 應 辦 理 併 案 (2) 承 辦 人 先 行 發 文, 對 方 收 到 公 文 後 函 復 的 來 文, 其 發 文 與 對 方 來 文 應 辦 理 併 案 2. 何 類 公 文 才 能 執 行 併 案?: (1) 母 案 與 子 案 為 同 類 型 檔 案 ( 皆 為 線 上 公 文 或 紙 本 公 文 ) (2) 公 文 皆 停 留 在 承 辦 人 的 待 處 理 公 文 中 (3) 公 文 處 理 狀 態 皆 為 承 辦 人 辦 理 中 3. 如 何 併 案? (1) 於 待 處 理 公 文 中 選 取 母 案 文 號 (2) 點 按 併 案 ( 上 方 按 鈕 ) (3) 選 取 子 案 文 號 併 入 母 案, 即 完 成 併 案 6

4. 若 母 案 已 歸 檔, 承 辦 人 應 於 子 案 稿 面 註 明 母 案 文 號 並 核 章 ( 十 六 ) 受 文 者 的 傳 遞 方 式 有 哪 些? 該 如 何 選 擇? 傳 遞 方 式 文 稿 全 銜 / 處 理 人 員 受 文 對 象 收 文 模 式 電 子 交 換 學 校 / 秘 三 組 處 理 有 機 關 代 碼 的 機 關 電 子 交 換 紙 本 校 發 學 校 / 秘 三 組 處 理 校 外 機 關 指 定 人 員 或 大 眾 紙 本 紙 本 自 發 學 校 / 秘 三 組 處 理 單 位 / 承 辦 人 處 理 校 內 / 外 機 關 指 定 人 員 或 大 眾 紙 本 上 網 公 告 學 校 / 秘 三 組 或 承 辦 人 處 理 校 內 單 位 或 人 員 電 子 公 布 欄 校 內 待 辦 單 位 / 秘 三 組 處 理 校 內 單 位 或 人 員 校 內 待 辦 ( 十 七 ) 如 何 創 建 自 己 常 用 的 受 文 者 群 組? 於 行 文 機 關 的 正 副 本 受 文 者 中 先 拉 好 欲 設 定 於 群 組 內 的 單 位 或 人 員, 全 選 後 點 選 創 建 群 組, 即 可 賦 予 該 群 組 一 名 稱, 並 可 設 定 是 否 要 將 此 群 組 加 入 個 人 通 訊 錄, 以 便 未 來 使 用 7

( 十 八 ) 已 取 號 的 公 文 如 何 編 輯 或 新 增 附 件? 如 已 取 號, 將 該 文 開 啟 後 左 手 邊 深 藍 色 區 卷 宗 資 訊 的 下 方 點 選 承 辦 附 件 ( 共 X 件 ) 即 可 新 增 附 件 ( 十 九 ) 為 何 系 統 一 直 顯 示 尚 未 核 章 的 訊 息? 一 份 卷 宗 裡 可 能 有 多 稿, 需 確 認 該 文 左 邊 卷 宗 資 訊 下 方, 是 否 還 有 第 二 份 ( 以 上 ) 的 文 稿 尚 未 核 章 ( 來 文 原 文 不 需 核 章 ) ( 二 十 ) 被 退 回 的 文 要 重 新 設 定 時 的 流 程 是 否 要 全 部 重 新 走 過? 需 視 被 退 文 的 理 由 而 定 : 1. 流 程 設 錯, 需 重 新 調 整 流 程 : 承 辦 人 簽 收 後, 重 新 設 定 後 續 要 走 的 流 程 再 送 出 即 可 2. 需 修 改 內 容 或 附 件 : 請 依 修 改 幅 度 決 定 流 程 是 否 重 走, 如 修 改 的 部 分 會 影 響 已 核 畢 長 官 / 單 位 的 結 果, 請 務 必 再 送 一 次 8

( 二 十 一 ) 線 上 簽 核 的 公 文 清 稿 後, 所 有 的 核 章 紀 錄 都 不 見 了 清 稿 表 示 更 新 稿 面 上 的 新 增 刪 除 文 字, 並 清 除 稿 面 核 章 及 意 見, 整 理 出 新 版 稿 面, 舊 版 稿 面 則 於 版 本 導 覽 中 做 為 記 錄 1. 文 未 決 行, 清 稿 修 改 稿 面 : 改 完 稿 面 後 需 重 新 核 章 送 出, 依 第 二 十 二 項, 評 估 內 文 修 改 幅 度 決 定 公 文 流 程 如 已 送 過 的 長 官 / 單 位 無 需 重 複 送 出, 可 於 稿 面 貼 便 利 貼 註 明 : 該 文 曾 執 行 過 清 稿, 欲 查 看 之 前 簽 核 紀 錄, 請 點 按 版 本 導 覽 2. 文 已 決 行 待 送 發 文 : 此 時 則 需 執 行 清 稿 整 理 出 最 後 稿 面, 確 認 稿 面 沒 問 題 後, 即 可 送 發 文 ( 二 十 二 ) 如 何 補 簽? 該 動 作 請 需 補 簽 的 人 員 操 作 即 可 ( 待 補 簽 公 文 務 必 維 持 0 件, 否 則 會 影 響 該 文 的 發 文 或 歸 檔 ) 1. 讀 卡 機 及 憑 證 卡 請 準 備 就 緒 2. 進 入 工 作 桌 的 待 補 簽 公 文 3. 勾 選 單 筆 待 補 簽 公 文, 點 選 在 選 取 欄 位 的 上 方 出 現 的 補 簽 追 認 按 鈕 4. 系 統 會 跳 出 註 記 欄 位, 該 欄 位 不 得 空 白 (EX:20140422 已 補 簽 ) 5. 輸 入 完 畢 確 認 後, 系 統 若 有 讀 取 到 憑 證 卡, 再 輸 入 卡 片 密 碼 即 可 ( 二 十 三 ) 我 有 用 自 然 人 憑 證 加 簽, 為 何 要 執 行 送 歸 檔 ( 或 發 文 ) 時, 系 統 卻 提 示 有 人 尚 未 補 簽? 凡 線 上 簽 核 之 公 文, 每 位 簽 核 人 員 皆 須 使 用 個 人 的 自 然 人 憑 證 加 簽, 跳 出 此 訊 息 即 表 示 有 人 員 是 以 本 校 發 行 之 軟 體 憑 證 加 簽, 承 辦 人 須 通 知 該 員 完 成 補 簽 ( 作 法 請 參 考 第 二 十 四 項 ) ( 二 十 四 ) 承 辦 人 如 何 得 知 哪 位 人 員 需 補 簽? 1. 當 公 文 要 送 發 文 或 送 歸 檔 時, 系 統 顯 示 補 簽 未 完 成 時, 請 點 選 文 面 右 上 方 的 綠 色 按 鈕 按 此 執 行 數 位 內 容 驗 簽 2. 找 出 驗 簽 內 容 中, 發 行 者 屬 :CN= 師 範 大 學 憑 證 管 理 中 心 者, 即 為 需 補 簽 9

之 人 員, 亦 請 承 辦 人 主 動 連 繫 通 知 ( 請 參 閱 下 圖 ) ( 二 十 五 ) 如 何 調 閱 非 自 己 承 辦 的 公 文?( 調 案 ) 1. 103 年 以 後 的 公 文 : 於 公 文 查 詢 已 編 目 公 文 中 查 詢 欲 調 案 之 公 文, 開 啟 該 文 後, 於 上 方 點 選 調 案 申 請, 填 寫 調 案 申 請 單, 核 章 送 出, 待 長 官 審 畢 即 可 於 調 案 檢 視 中 檢 閱 該 文 ; 如 調 閱 紙 本 公 文, 調 案 單 核 可 後 會 送 到 檔 案 室 做 為 調 案 依 據, 檔 案 室 調 出 紙 本 後 即 通 知 調 案 人 至 秘 書 室 第 三 組 找 檔 管 人 員 領 取 2. 103 年 以 前 的 公 文 : 於 舊 檔 查 詢 中 查 詢 欲 調 案 之 公 文, 開 啟 該 文 後, 於 上 方 點 選 調 案 申 請, 填 寫 調 案 申 請 單, 核 章 後 送 出, 待 長 官 審 畢 後 即 可 於 調 案 檢 視 中 檢 閱 該 文 ; 如 調 閱 紙 本 公 文, 調 案 單 核 可 後 會 送 到 檔 案 室 做 為 調 案 依 據, 檔 案 室 調 出 紙 本 後 即 通 知 調 案 人 至 秘 書 室 第 三 組 找 檔 管 人 員 領 取 ( 二 十 六 ) 誤 送 歸 檔 ( 或 自 行 存 查 ) 怎 麼 辦? 1. 誤 送 自 行 存 查 : 可 於 公 文 查 詢 未 編 目 公 文 查 出 該 文, 選 取 該 文 後 即 會 顯 示 取 消 自 行 存 查 按 鈕, 執 行 後, 該 文 會 回 到 工 作 桌 之 待 處 理 公 文, 承 辦 人 即 可 重 新 辦 理 2. 誤 送 歸 檔 : 凡 尚 未 編 目 ( 檔 案 室 待 點 收 或 檔 案 室 待 編 目 ) 之 公 文, 皆 可 請 檔 案 室 協 助 退 回 ; 如 已 編 目, 則 無 法 退 文, 承 辦 人 請 重 新 創 文 辦 理 ( 二 十 七 ) 公 文 快 逾 期 了 怎 麼 辦?( 展 期 申 請 ) 同 第 七 項 : 如 要 展 期, 需 在 承 辦 公 文 未 結 案 件 中 開 啟 操 作 方 式 請 參 考 : 系 統 之 線 上 說 明 3.0- 系 統 操 作 手 冊 3.2- 承 辦 人 操 作 手 冊 第 十 五 章 展 期 申 請 作 業 ( 二 十 八 ) 當 有 人 員 離 職 或 是 調 離 單 位 時, 秘 書 或 單 位 登 記 桌 須 執 行 哪 些 作 業? 1. 確 認 離 職 人 員 是 否 有 公 文 尚 未 結 案? 是 : 從 系 統 管 理 員 進 行 移 文 作 業, 再 到 單 位 內 層 級 權 限 管 理 刪 除 職 位 否 : 從 系 統 管 理 員 進 行 單 位 內 層 級 權 限 管 理 刪 除 職 位 移 文 作 業 : 於 系 統 管 理 員 中 點 選 移 文 作 業, 找 出 離 職 人 員 所 需 辦 理 之 公 文, 勾 選 後 執 行 移 文, 輸 入 移 文 理 由, 即 可 選 擇 承 接 該 文 之 人 員 ( 如 圖 一 ) 級 單 位 內 層 級 權 限 管 理 : 於 系 統 管 理 員 中 點 選 單 位 內 層 級 權 限 管 理, 找 出 離 職 人 員 10

11

再 刪 除 職 位 即 可 ( 如 圖 二 ) 12

( 二 十 九 ) 設 定 主 管 授 權 章 此 項 設 定 方 式, 須 有 主 管 或 單 位 登 記 桌 的 角 色 權 限 1. 請 點 選 左 邊 的 系 統 管 理 員 之 頁 籤 並 選 擇 [ 單 位 內 層 級 權 限 管 理 ] 2. 點 [ 選 取 單 位 ] 此 按 鈕 後, 會 跳 出 單 位 組 織, 在 點 選 授 權 章 持 有 人 所 屬 的 單 位 13

3. 點 選 預 設 授 權 章 的 持 有 人 後, 再 點 [ 修 改 欄 位 ] 4. 點 [ 新 增 授 權 職 章 ] 此 按 鈕 14

5. 決 定 好 職 章 類 別 後, 再 點 選 [ 選 取 人 員 ] 6. 選 擇 欲 持 有 主 管 授 權 章 的 對 象 後 再 按 [ 確 定 ] 7. 設 定 完 後, 再 按 [ 新 增 ] 即 完 成 設 定 15

8. 如 欲 查 看 該 人 員 所 持 有 的 授 權 章 可 點 選 人 後, 再 看 紅 框 標 示 區, 即 可 得 知 16

( 三 十 ) 設 定 單 位 範 本 流 程 一 [ 新 增 ] 範 本 流 程 1. 請 點 選 左 邊 的 系 統 管 理 員 之 頁 籤 並 選 擇 [ 範 本 流 程 管 理 ] 2. 在 說 明 欄 輸 入 該 範 本 流 程 的 名 稱 17

3. 點 選 [ 選 取 ] 後, 選 擇 該 範 本 流 程 所 屬 的 單 位, 並 確 認 是 否 給 下 屬 單 位 使 用, 如 須 含 下 屬 單 位 使 用, 請 將 [ 是 否 含 下 屬 單 位 ] 打 勾 4. 確 認 該 範 本 是 否 有 要 會 辦, 如 需 會 辦 固 定 單 位, 請 將 會 辦 單 位 拉 至 會 辦 流 程 設 定 區 18

5. 在 決 行 設 定 區 裡, 拉 選 陳 核 主 管 並 決 定 決 行 主 管 6. 設 定 完 後, 再 按 [ 新 增 ] 即 完 成 設 定 19

二 [ 修 改 ] 範 本 流 程 1. 請 先 從 下 拉 選 單 選 擇 欲 修 改 的 範 本 流 程 2. 針 對 欲 修 改 的 地 方 做 修 改 後, 再 按 [ 修 改 ] 鈕 即 可 20

三 [ 刪 除 ] 範 本 流 程 1. 請 先 從 下 拉 選 單 選 擇 欲 刪 除 的 範 本 流 程 2. 選 擇 好 要 刪 除 的 範 本 後, 按 [ 刪 除 ] 鈕 即 可 21

附 件 一 公 文 線 上 簽 核 系 統 - 環 境 設 定 使 用 公 文 線 上 簽 核 系 統 前, 凡 以 下 狀 態 的 電 腦 皆 須 進 行 環 境 設 定 : 1. 該 台 電 腦 初 次 使 用 公 文 系 統 2. IE 版 本 更 新,EX:IE 8 升 級 至 IE 9 ( 此 狀 況 不 需 重 新 註 冊 憑 證 ) 使 用 公 文 線 上 簽 核 系 統 / 自 然 人 憑 證 加 簽 所 適 合 之 環 境 :32 位 元 IE 瀏 覽 器 可 用 滑 鼠 將 電 腦 點 選 右 鍵 內 容, 查 看 您 電 腦 的 位 元 數 ( 如 下 圖 ) 如 為 64 位 元 的 電 腦, 請 於 C:\Program Files(86)\Internet Explorer 中 開 啟 explore.exe(32 位 元 的 IE 伺 服 器 ), 可 將 該 IE 設 定 捷 徑 於 桌 面 便 利 使 用 22

環 境 設 定 步 驟 如 下 : 1. 確 認 IE 版 本 ( 如 無 說 明 等 功 能 列, 可 於 同 區 點 選 右 鍵 開 啟 ) 2. 進 入 公 文 系 統 線 上 說 明 第 10 點 選 擇 符 合 IE 版 本 的 快 速 安 裝 包, 並 儲 存 於 桌 面 3. 關 閉 所 有 IE 伺 服 器 畫 面 4. 回 到 桌 面 執 行 該 安 裝 包 如 為 Windows 7 以 上 的 電 腦, 請 用 滑 鼠 點 選 右 鍵, 選 擇 以 系 統 管 理 員 身 分 執 行 (A) 來 執 行 該 安 裝 包 23

5. 安 裝 後 登 入 系 統, 會 出 現 以 下 訊 息, 點 選 允 許 即 可 6. 進 入 個 人 資 訊 憑 證 憑 證 資 訊 :( 唯 讀 ) 點 選 註 冊 7. 系 統 會 提 示 請 確 認 讀 卡 機 與 憑 證 是 否 就 緒, 如 讀 卡 機 及 自 然 人 憑 證 卡 皆 已 裝 好, 點 選 是 即 可 24

8. 系 統 將 要 求 輸 入 自 然 人 憑 證 密 碼 自 然 人 憑 證 密 碼 如 未 修 改 過, 預 設 為 民 國 出 生 年 月 日, 共 六 碼 (EX:76/7/7 生 日, 密 碼 為 760707) 密 碼 無 誤 即 註 冊 成 功 以 上, 為 初 次 使 用 公 文 系 統 前, 該 台 電 腦 所 要 進 行 的 環 境 設 定 及 憑 證 註 冊 以 下 補 充, 讀 卡 機 裝 置 就 緒 辨 識 : 1. 插 入 後 系 統 會 自 動 安 裝 該 驅 動 程 式 ( 如 下 圖 ), 如 未 安 裝, 請 置 入 光 碟 於 電 腦 中 手 動 安 裝 2. 插 入 憑 證 時, 讀 卡 機 燈 號 應 亮 紅 燈, 即 為 讀 卡 機 已 啟 動 且 讀 取 到 該 憑 證 25

( 三 十 一 ) 自 然 人 憑 證 更 換 新 卡 後 就 不 能 進 行 加 簽 了 解 決 方 法 : 重 新 註 冊 新 卡 片 即 可 1. 請 至 個 人 資 訊 ( 如 下 圖 ) 2. 備 妥 讀 卡 機 並 將 新 卡 片 插 入 讀 卡 機 後, 點 選 [ 註 冊 ] 按 鈕, 當 讀 到 卡 片 資 訊 後, 會 跳 出 輸 入 密 碼 驗 證 的 視 窗, 再 輸 入 卡 片 密 碼, 即 完 成 註 冊 動 作 26