Microsoft Word - OFFICE_2007_快速入门-Word（样式化）.doc

OFFICE 2007 快 速 入 门 Word 篇 您 是 否 听 说 过 Word? 是 时 候 来 熟 悉 Microsoft Office Word 2007 了 我 们 将 学 习 使 用 新 增 功 能 区 的 最 佳 方 法, 掌 握 查 找 常 用 命 令 的 诀 窍, 并 了 解 新 文 件 格 式 的 用 途 此 文 档 由 ITS China 王 新 宇 根 据 微 软 中 国 Office2007 帮 助 文 档 改 编 2008-12- 8 1

目 录 概 述... 1 功 能 区... 1 了 解 功 能 区... 1 使 用 功 能 区 进 行 操 作... 2 功 能 区 上 的 内 容... 2 组 中 的 对 话 框 启 动 器... 3 显 示 其 他 选 项 卡... 3 浮 动 工 具 栏... 4 快 速 访 问 工 具 栏... 5 临 时 隐 藏 功 能 区... 6 使 用 键 盘... 6 查 找 常 用 命 令... 7 从 Office 按 钮 开 始... 8 项 目 符 号 编 号 和 其 他 设 置... 9 使 用 样 式... 9 格 式 刷... 10 插 入 图 片 超 链 接 页 眉 和 页 脚... 11 显 示 比 例... 12 检 查 拼 写 和 语 法... 13 准 备 好 打 印 了 吗?... 13 是, 准 备 打 印... 14 幕 后 设 置... 15 新 文 件 格 式... 16 为 什 么 进 行 更 改?XML... 17 为 什 么 进 行 更 改? 新 功 能... 18 如 何 才 能 知 道 我 正 在 使 用 新 格 式?... 18 是 否 存 在 多 种 文 件 格 式?... 19 如 何 处 理 现 有 文 档?... 20 2

兼 容 模 式... 20 转 换 旧 文 件... 21 使 用 转 换 器 在 不 同 版 本 之 间 共 享 文 档... 22 通 过 保 存 为 旧 格 式 在 不 同 版 本 之 间 共 享 文 档... 23 摘 要... 24 图 表 目 录 图 1 了 解 功 能 区... 1 图 2 功 能 区 上 的 内 容... 2 图 3 组 中 的 对 话 框 启 动 器... 3 图 4 显 示 其 他 选 型 卡... 4 图 5 浮 动 工 具 栏... 5 图 6 临 时 隐 藏 功 能 区... 6 图 7 使 用 键 盘... 7 图 8 从 Office 按 钮 开 始... 8 图 9 项 目 符 号 编 号 和 其 他 设 置... 9 图 10 使 用 样 式... 10 图 11 格 式 刷... 11 图 12 插 入 图 片 超 链 接 页 眉 和 页 脚... 12 图 13 显 示 比 例... 12 图 14 检 查 拼 写 和 语 法... 13 图 15 准 备 打 印... 14 图 16 打 印... 15 图 17 Word 选 项... 16 图 18 为 什 么 进 行 更 改... 17 3

图 19 SmartArt... 18 图 20.docx... 19 图 21 文 件 格 式... 19 图 22 兼 容 模 式... 20 图 23 关 于 SmartArt 的 兼 容 性... 21 图 24 转 换 旧 文 件... 22 图 25 文 件 转 换 提 示... 23 图 26 保 存 旧 格 式 文 件... 24 4

Word 2007 快 速 入 门 概 述 您 是 否 听 说 过 Word? 是 时 候 来 熟 悉 Microsoft Office Word 2007 了 我 们 将 学 习 使 用 新 增 功 能 区 的 最 佳 方 法, 掌 握 查 找 常 用 命 令 的 诀 窍, 并 了 解 新 文 件 格 式 的 用 途 在 熟 悉 浏 览 过 本 教 材 之 后, 您 将 能 够 : l 使 用 功 能 区 新 功 能 使 Word 比 以 往 更 加 易 用 l 查 找 工 作 中 所 需 的 常 用 命 令 l 按 照 最 适 合 自 己 的 方 式 使 用 Word 的 新 文 件 格 式 功 能 区 了 解 功 能 区 新 功 能 区 横 跨 Word 的 顶 部 ( 如 图 1 所 示 ) 图 1 了 解 功 能 区 当 您 第 一 次 打 开 Word 2007 时, 您 可 能 会 对 它 的 新 外 观 感 到 惊 讶 大 多 数 的 更 改 主 要 集 中 在 功 能 区, 即 横 跨 Word 顶 部 的 区 域 功 能 区 将 最 常 用 的 命 令 置 于 最 前 面, 这 样, 您 就 可 以 轻 松 完 成 常 见 任 务, 而 不 必 在 程 序 的 各 个 部 分 寻 找 需 要 的 命 令 1

使 用 样 式 后 的 文 档 之 所 以 进 行 这 些 更 改, 是 为 了 让 您 的 工 作 更 轻 松 更 快 捷 设 计 者 从 用 户 的 体 验 出 发, 对 功 能 区 进 行 了 详 尽 的 调 研 和 设 计, 使 各 个 命 令 都 位 于 最 佳 位 置 使 用 功 能 区 进 行 操 作 通 过 观 看 操 作 演 示, 可 以 更 好 地 了 解 功 能 区 的 易 用 性 和 便 利 性 双 击 以 看 到 关 于 功 能 区 的 一 段 动 画 在 动 画 中, 首 先 在 开 始 选 项 卡 上 剪 切 某 一 位 置 的 一 些 文 本, 并 粘 贴 到 另 一 位 置 ; 然 后, 使 用 样 式 更 改 文 本 格 式 ; 最 后, 在 页 面 布 局 选 项 卡 上 更 改 页 面 的 背 景 色 功 能 区 上 的 内 容 功 能 区 由 选 项 卡 组 和 命 令 三 部 分 组 成 ( 如 图 2 所 示 ) 可 图 2 功 能 区 上 的 内 容 功 能 区 有 三 个 基 本 组 件 最 好 熟 悉 一 下 每 个 组 件 的 名 称, 以 便 了 解 如 何 使 用 该 组 件 1. 选 项 卡 在 顶 部 有 七 个 基 本 选 项 卡 每 个 选 项 卡 代 表 一 个 活 动 区 域 2. 组 每 个 选 项 卡 都 包 含 若 干 个 组, 这 些 组 将 相 关 项 显 示 在 一 起 3. 命 令 命 令 是 指 按 钮 用 于 输 入 信 息 的 框 或 者 菜 单 选 项 卡 上 的 任 何 项 都 是 根 据 用 户 活 动 慎 重 选 择 的 例 如, 开 始 选 项 卡 包 含 最 常 用 的 所 有 项, 如 字 体 组 中 用 于 更 改 文 本 字 体 的 命 令 : 字 体 字 号 加 粗 倾 斜 等 2

组 中 的 对 话 框 启 动 器 Word 2007 快 速 入 门 单 击 对 话 框 启 动 器, 可 以 查 看 该 特 定 组 的 更 多 选 项, 如 图 3 所 示 图 3 组 中 的 对 话 框 启 动 器 大 致 地 浏 览 一 下 之 后, 您 可 能 找 不 到 Word 早 期 版 本 中 的 特 定 命 令 不 必 担 心 某 些 组 在 右 下 角 有 一 个 小 对 角 箭 头 该 箭 头 称 为 对 话 框 启 动 器 如 果 单 击 该 箭 头, 您 会 看 到 与 该 组 相 关 的 更 多 选 项 这 些 选 项 通 常 以 Word 早 期 版 本 中 的 对 话 框 形 式 出 现 它 们 也 可 能 出 现 在 大 家 熟 悉 的 任 务 窗 格 中 谈 到 早 期 版 本, 您 可 能 想 知 道 是 否 可 以 获 得 与 Word 早 期 版 本 相 同 的 外 观 很 遗 憾, 这 是 不 能 实 现 的 不 过, 只 要 稍 微 熟 悉 一 下 功 能 区, 您 就 会 习 惯 各 个 选 项 的 位 置, 然 后 您 会 发 现 它 可 以 帮 助 您 更 轻 松 地 完 成 任 务, 从 而 喜 欢 上 它 显 示 其 他 选 项 卡 选 择 图 片 时, 会 出 现 一 个 额 外 的 图 片 工 具 选 项 卡, 其 中 显 示 用 于 处 理 图 片 的 几 组 命 令 如 图 4 所 示 3

使 用 样 式 后 的 文 档 图 4 显 示 其 他 选 型 卡 在 这 个 新 版 本 的 Word 中, 特 定 选 项 卡 只 有 在 需 要 时 才 会 出 现 例 如, 假 设 您 插 入 了 一 幅 图 片 现 在, 您 要 对 该 图 片 做 进 一 步 的 处 理 您 可 能 要 更 改 文 本 环 绕 图 片 的 方 式 或 者 剪 裁 该 图 片 在 哪 里 可 以 找 到 所 需 的 命 令 呢? 选 择 图 片 1. 此 时, 图 片 工 具 选 项 卡 将 出 现 单 击 该 选 项 卡 2. 此 时 将 显 示 用 于 处 理 图 片 的 其 他 组 和 命 令 ; 例 如 图 片 样 式 组 3. 在 图 片 外 单 击 时, 图 片 工 具 选 项 卡 会 消 失, 其 他 组 将 重 新 出 现 注 意 项 卡 对 于 其 他 活 动 区 域, 例 如 表 格 绘 图 图 示 和 图 表, 将 根 据 需 要 显 示 相 应 的 选 浮 动 工 具 栏 在 选 择 文 本 并 指 向 所 选 文 本 时, 浮 动 工 具 栏 将 以 淡 出 形 式 出 现 如 图 5 所 示 4

Word 2007 快 速 入 门 图 5 浮 动 工 具 栏 有 些 格 式 命 令 非 常 有 用, 您 希 望 无 论 在 执 行 任 何 操 作 时 都 可 以 访 问 这 些 命 令 假 设 您 要 快 速 设 置 一 些 文 本 的 格 式, 但 是 您 正 在 使 用 页 面 布 局 选 项 卡 您 可 以 单 击 开 始 选 项 卡 来 查 看 格 式 选 项, 但 是 有 一 个 更 快 捷 的 方 法 : 1. 通 过 拖 动 鼠 标 选 择 文 本, 然 后 指 向 所 选 的 文 本 2. 浮 动 工 具 栏 将 以 淡 出 形 式 出 现 如 果 指 向 浮 动 工 具 栏, 它 的 颜 色 会 加 深, 您 可 以 单 击 其 中 一 个 格 式 选 项 浮 动 工 具 栏 非 常 适 用 于 格 式 选 项, 但 是, 如 果 您 希 望 始 终 可 以 使 用 其 他 类 型 的 命 令, 又 该 怎 么 办 呢? 此 时 就 需 要 使 用 快 速 访 问 工 具 栏 下 一 页 将 介 绍 快 速 访 问 工 具 栏 快 速 访 问 工 具 栏 如 何 向 快 速 访 问 工 具 栏 中 添 加 命 令 快 速 访 问 工 具 栏 是 功 能 区 左 上 方 的 一 个 小 区 域 它 包 含 您 日 常 工 作 中 频 繁 使 用 的 命 令 : 保 存 撤 消 和 重 复 您 可 以 向 其 中 添 加 常 用 的 命 令, 以 便 您 无 论 使 用 哪 个 选 项 卡 时 都 可 以 访 问 这 些 命 令 5

使 用 样 式 后 的 文 档 双 击 播 放 可 以 看 到 一 段 动 画, 演 示 如 何 向 快 速 访 问 工 具 栏 上 添 加 按 钮, 然 后 再 将 该 按 钮 删 除 您 可 以 实 践 一 下 临 时 隐 藏 功 能 区 双 击 活 动 选 项 卡 可 以 隐 藏 组, 从 而 留 出 更 多 空 间 ( 如 图 6 所 示 ) 图 6 临 时 隐 藏 功 能 区 功 能 区 将 Word 2007 中 的 所 有 选 项 巧 妙 地 集 中 在 一 起, 以 便 于 您 查 找 然 而, 有 时 您 不 需 要 查 找 选 项, 而 只 是 想 处 理 文 档 并 希 望 拥 有 更 多 空 间 来 进 行 工 作 这 时, 您 可 以 方 便 地 临 时 隐 藏 功 能 区, 就 像 使 用 功 能 区 一 样 简 单 要 临 时 隐 藏 功 能 区, 请 双 击 活 动 选 项 卡 组 会 消 失, 从 而 为 您 提 供 更 多 空 间 如 果 需 要 再 次 查 看 所 有 命 令, 请 双 击 活 动 选 项 卡, 组 就 会 重 新 出 现 使 用 键 盘 按 键 盘 上 的 Alt 键 将 显 示 功 能 区 选 项 卡 Microsoft Office 按 钮 和 快 速 访 问 工 具 栏 的 键 提 示 标 记 如 所 示 6

Word 2007 快 速 入 门 图 7 使 用 键 盘 此 页 适 用 于 习 惯 使 用 键 盘 的 用 户 以 Ctrl 键 开 头 的 快 捷 方 式 仍 与 Word 早 期 版 本 相 同, 例 如 用 于 复 制 的 Ctrl+C 或 用 于 标 题 1 的 Ctrl+Alt+1 但 是 功 能 区 设 计 却 附 带 了 新 的 快 捷 方 式 为 什 么 呢? 因 为 与 早 期 版 本 相 比, 此 项 更 改 有 两 大 优 点 : 功 能 区 上 每 个 按 钮 都 有 快 捷 方 式 快 捷 方 式 需 要 的 键 通 常 更 少 新 快 捷 方 式 还 有 个 新 名 称 : 键 提 示 按 Alt 可 显 示 所 有 功 能 区 选 项 卡 快 速 访 问 工 具 栏 命 令 和 Microsoft Office 按 钮 的 键 提 示 标 记 然 后 您 可 以 按 要 显 示 的 选 项 卡 的 键 提 示 ; 例 如, 按 H 将 出 现 开 始 选 项 卡 这 将 显 示 该 选 项 卡 的 所 有 命 令 的 键 提 示 然 后 可 以 按 所 需 命 令 的 键 提 示 注 意 您 仍 然 可 以 使 用 访 问 Word 早 期 版 本 中 的 菜 单 和 命 令 的 Alt+ 快 捷 方 式, 但 是 由 于 新 版 本 中 已 不 存 在 早 期 版 本 的 菜 单, 因 此 不 会 显 示 要 按 的 字 母 的 屏 幕 提 示, 这 样, 您 需 要 了 解 完 整 的 快 捷 方 式 才 能 使 用 它 们 查 找 常 用 命 令 概 述 Word 2007 是 全 新 的 版 本, 这 真 令 人 兴 奋! 不 过, 您 需 要 花 点 时 间 来 熟 悉 它 现 在, 我 们 要 指 出 最 常 用 的 命 令 的 确 切 位 置 您 将 了 解 到, 该 程 序 的 全 新 设 计 完 全 按 照 用 户 的 需 要 来 放 置 这 些 命 令 7

使 用 样 式 后 的 文 档 在 哪 里 创 建 文 档? 项 目 符 号 和 样 式 在 哪 里? 如 何 进 行 拼 写 检 查? 如 何 打 印? 接 下 来 将 回 答 这 些 问 题 以 及 其 他 问 题 从 OFFICE 按 钮 开 始 文 件 菜 单 有 哪 些 变 化? 按 Office 按 钮 来 了 解 一 下 见 图 8 图 8 从 Office 按 钮 开 始 通 过 使 用 Office 按 钮, 可 以 打 开 或 创 建 Word 文 档 8

Word 2007 快 速 入 门 一 旦 按 下 该 按 钮, 就 会 出 现 一 个 菜 单 您 可 能 会 注 意 到 此 处 所 示 的 菜 单 与 Word 早 期 版 本 的 文 件 菜 单 有 点 相 似 菜 单 的 左 侧 是 处 理 文 件 的 所 有 命 令 您 可 以 从 此 菜 单 中 创 建 新 文 档 或 打 开 现 有 文 档, 而 且 此 菜 单 中 还 包 括 保 存 和 另 存 为 命 令 菜 单 的 右 侧 列 出 了 最 近 打 开 的 文 档 您 始 终 可 以 很 方 便 地 看 到 它 们, 这 样 您 不 必 搜 索 计 算 机 即 可 找 到 常 用 的 文 档 项 目 符 号 编 号 和 其 他 设 置 不 要 忽 略 开 始 选 项 卡 上 的 段 落 组 见 图 9 项 目 符 号 编 号 和 其 他 设 置 一 旦 打 开 文 档 并 键 入 文 本, 毫 无 疑 问 就 要 设 置 这 些 文 本 的 格 式 开 始 选 项 卡 上 的 字 体 组 中 提 供 了 很 多 熟 悉 的 格 式 命 令, 例 如 加 粗 倾 斜 和 字 号 等 此 处 还 有 其 他 几 个 命 令, 您 会 发 现 它 们 非 常 有 用 在 段 落 组 中, 提 供 了 最 常 用 的 项 目 符 号 列 表 编 号 列 表 和 多 级 列 表 还 提 供 了 缩 进 和 对 齐 命 令 请 记 住, 如 果 在 Word 中 看 不 到 习 惯 使 用 的 选 项, 请 单 击 该 组 右 下 角 的 小 对 角 箭 头, 即 对 话 框 启 动 器 例 如, 单 击 段 落 组 中 的 该 箭 头 会 打 开 一 个 熟 悉 的 对 话 框, 在 其 中 可 以 处 理 缩 进 以 及 进 行 孤 行 控 制 等 操 作 使 用 样 式 选 择 一 个 现 成 的 快 速 样 式, 或 者 应 用 以 前 创 建 的 样 式 见 图 10 9

使 用 样 式 后 的 文 档 图 10 使 用 样 式 如 果 您 需 要 一 种 更 强 大 更 有 效 的 格 式 设 置 方 法, 而 不 仅 仅 是 使 用 加 粗 和 倾 斜 命 令, 请 了 解 一 下 Word 新 版 本 中 的 样 式 您 可 以 在 开 始 选 项 卡 上 的 样 式 组 中 使 用 样 式 : 1. 快 速 样 式 是 一 些 现 成 的 专 业 水 准 的 样 式, 应 用 起 来 快 捷 而 且 方 便 ; 在 此 版 本 的 Word 中, 这 些 样 式 拥 有 全 新 的 外 观 最 常 用 的 快 速 样 式 会 直 接 显 示 在 功 能 区 上 2. 单 击 此 按 钮 可 看 到 另 外 几 个 现 成 的 快 速 样 式 3. 单 击 对 话 框 启 动 器 可 打 开 样 式 窗 格 该 窗 格 中 包 含 您 可 能 在 早 期 版 本 的 Word 中 自 行 创 建 的 自 定 义 样 式 您 还 可 以 在 此 窗 格 中 创 建 新 样 式 或 修 改 现 有 的 样 式 快 速 样 式 不 仅 使 用 方 便 让 文 档 外 观 更 漂 亮, 在 整 篇 文 档 中 使 用 这 些 样 式 还 有 一 个 显 著 的 优 点 : 一 劳 永 逸 格 式 刷 格 式 刷 位 于 开 始 选 项 卡 上 的 剪 贴 板 组 中 见 图 11 10

Word 2007 快 速 入 门 图 11 格 式 刷 另 一 个 快 速 设 置 格 式 的 命 令 是 格 式 刷 它 位 于 开 始 选 项 卡 最 左 侧 的 剪 贴 板 组 中 使 用 格 式 刷, 可 以 快 速 将 一 段 文 本 的 格 式 复 制 到 另 一 段 文 本 要 使 用 格 式 刷, 请 将 光 标 置 于 要 复 制 格 式 的 文 本 中, 然 后 单 击 格 式 刷 按 钮 如 果 要 对 多 个 位 置 应 用 该 格 式, 请 确 保 双 击 格 式 刷 以 使 其 保 持 打 开 状 态 然 后 选 择 要 应 用 新 格 式 的 文 本 要 关 闭 格 式 刷, 请 再 次 单 击 该 按 钮, 或 按 Esc 请 您 有 机 会 的 时 候 亲 自 动 手 练 习 插 入 图 片 超 链 接 页 眉 和 页 脚 使 用 插 入 选 项 卡 可 以 向 您 的 文 档 中 添 加 大 量 的 信 息 见 图 12 11

使 用 样 式 后 的 文 档 图 12 插 入 图 片 超 链 接 页 眉 和 页 脚 要 使 文 本 丰 富 多 彩, 您 可 能 需 要 在 文 档 中 添 加 图 片 剪 贴 画 图 表 或 形 状 使 用 插 入 选 项 卡 可 以 添 加 这 些 内 容 但 是, 此 选 项 卡 不 仅 包 含 这 些 命 令, 还 包 含 表 格 和 超 链 接 此 外, 您 还 可 以 插 入 页 码 文 本 框 和 艺 术 字 显 示 比 例 如 果 需 要 调 整 显 示 比 例, 请 在 右 下 角 找 找 看 见 图 13 显 示 比 例 12

Word 2007 快 速 入 门 插 入 内 容 后, 您 可 能 需 要 将 内 容 放 大 以 便 查 看 细 节 因 此, 您 一 定 想 知 道 在 哪 里 可 以 调 整 显 示 比 例 在 右 下 角 找 找 看 向 右 拖 动 滑 块 将 放 大 文 档, 向 左 拖 动 滑 块 将 缩 小 文 档 提 示 单 击 滑 块 左 侧 的 百 分 比 数 将 打 开 显 示 比 例 对 话 框, 您 可 以 在 其 中 指 定 缩 放 百 分 比 如 果 您 的 鼠 标 带 有 滚 轮, 则 按 住 Ctrl 键 并 向 前 滚 动 将 放 大 文 档, 向 后 滚 动 将 缩 小 文 档 在 视 图 选 项 卡 上 也 可 以 找 到 显 示 比 例 组 中 的 命 令 检 查 拼 写 和 语 法 当 您 完 成 大 部 分 的 文 档 处 理 工 作 后, 您 希 望 在 打 印 文 档 或 通 过 电 子 邮 件 发 送 文 档 之 前 检 查 拼 写 和 语 法, 以 确 保 没 有 错 误 见 图 14 图 14 检 查 拼 写 和 语 法 拼 写 和 语 法 命 令 在 审 阅 选 项 卡 上, 因 为 这 是 审 阅 工 作 的 一 部 分 该 命 令 位 于 校 对 组 的 最 左 侧 准 备 好 打 印 了 吗? 打 印 之 前, 请 在 此 处 检 查 页 面 布 局 和 页 面 设 置 见 图 15 13

使 用 样 式 后 的 文 档 图 15 准 备 打 印 在 开 始 打 印 之 前, 一 定 要 认 真 检 查 首 先, 最 好 检 查 文 档 在 打 印 机 上 的 页 面 布 局 页 面 布 局 选 项 卡 上 提 供 了 您 需 要 的 所 有 选 项 页 面 设 置 组 包 含 纸 张 大 小 (8.5 x 11 A4 等 ) 纸 张 方 向 ( 横 向 和 纵 向 ) 以 及 页 边 距 现 在, 页 边 距 设 置 很 容 易 访 问, 它 们 与 此 组 中 的 其 他 命 令 处 于 同 一 级 别 是 否 记 得 在 早 期 版 本 中, 需 要 层 层 深 入 到 文 件 菜 单 页 面 设 置 等 一 系 列 菜 单 才 能 访 问 页 边 距 设 置? 不 会 再 出 现 这 种 情 况 了 是, 准 备 打 印 通 过 单 击 Office 按 钮, 选 择 若 干 个 打 印 命 令 之 一 见 14

Word 2007 快 速 入 门 图 16 打 印 当 打 印 准 备 工 作 一 切 就 绪 后, 请 返 回 Office 按 钮 但 是, 请 牢 记 现 在 有 以 下 几 种 选 择 : 4. 如 果 单 击 打 印 命 令, 将 出 现 打 印 对 话 框 但 是 如 果 指 向 打 印 命 令 右 侧 的 箭 头, 将 出 现 以 下 三 个 命 令 : 5. 打 印, 此 命 令 将 打 开 早 期 版 本 中 熟 悉 的 打 印 对 话 框 6. 快 速 打 印, 此 命 令 会 立 即 将 文 档 发 送 到 打 印 机 7. 打 印 预 览, 此 命 令 将 显 示 打 印 文 档 的 外 观 如 果 您 经 常 使 用 此 命 令, 最 好 将 其 添 加 到 快 速 访 问 工 具 栏 提 示 快 速 访 问 工 具 栏 上 也 提 供 了 快 速 打 印 命 令 幕 后 设 置 工 具 菜 单 上 不 再 提 供 程 序 选 项 但 是, 通 过 单 击 Office 按 钮 可 以 找 到 这 些 选 项 见 图 17 15

使 用 样 式 后 的 文 档 图 17 Word 选 项 在 Word 中, 您 日 常 使 用 的 所 有 功 能 都 在 功 能 区 上, 比 以 前 更 容 易 找 到 但 是 那 些 与 编 写 文 档 无 关 但 却 控 制 Word 如 何 工 作 的 幕 后 设 置 在 哪 里 呢? 像 安 全 性 和 用 户 信 息 拼 写 词 典 和 自 动 更 正 这 类 设 置 又 在 哪 里 呢? 在 早 期 版 本 的 Word 中, 单 击 工 具 菜 单 上 的 选 项 可 以 找 到 这 些 设 置 现 在, 所 有 这 些 设 置 都 位 于 Word 选 项 中 要 打 开 Word 选 项, 请 单 击 Office 按 钮 打 开 一 个 菜 单, 然 后 单 击 该 菜 单 上 的 Word 选 项 新 文 件 格 式 概 述 :Word 2007 采 用 一 种 全 新 的 文 件 格 式 16

Word 2007 快 速 入 门 Word 新 版 本 中 的 另 一 个 重 大 更 改 是 一 种 改 进 的 文 件 格 式 这 对 您 意 味 着 什 么? 新 文 件 格 式 有 助 于 减 小 文 件 大 小 和 提 高 文 件 安 全 性, 此 外 还 有 其 他 优 点 接 下 来, 您 还 会 了 解 到 打 开 未 采 用 新 格 式 的 文 件 时 会 发 生 什 么 情 况 为 什 么 进 行 更 改?XML 采 用 新 Word 文 件 格 式 的 充 分 理 由 见 ( 图 十 八 ) 图 18 为 什 么 进 行 更 改 17

使 用 样 式 后 的 文 档 新 的 Word 文 档 文 件 格 式 基 于 新 的 Office Open XML Formats, 其 中 XML 是 可 扩 展 标 记 语 言 的 缩 写 不 过 不 必 担 心, 您 无 需 了 解 XML; 它 完 全 隐 藏 在 后 台 您 只 需 记 住 基 于 XML 的 新 格 式 具 有 下 列 特 点 : 1. 通 过 分 隔 包 含 脚 本 或 宏 的 文 件, 更 便 于 识 别 和 阻 止 不 需 要 的 代 码 或 宏, 从 而 有 助 于 提 高 文 档 的 安 全 性 2. 有 助 于 减 小 文 档 文 件 的 大 小 3. 有 助 于 保 护 文 档 免 遭 损 坏 为 什 么 进 行 更 改? 新 功 能 新 的 文 件 格 式 提 供 了 新 的 功 能, 如 SmartArt 图 形 见 图 19 图 19 SmartArt 通 过 新 文 件 格 式, 您 还 能 够 使 用 仅 在 Word 2007 中 提 供 的 功 能 新 的 SmartArt 图 形 就 是 此 类 功 能 的 一 个 示 例 此 处 的 插 图 显 示 了 如 何 在 Word 中 开 始 使 用 这 样 的 图 形 请 注 意, 有 许 多 SmartArt 图 形 设 计 可 供 选 择 新 文 件 格 式 支 持 其 他 许 多 新 功 能, 如 数 学 公 式 主 题 和 内 容 控 件 如 何 才 能 知 道 我 正 在 使 用 新 格 式? 如 果 在 保 存 类 型 框 中 显 示 Word 文 档, 则 表 示 您 正 在 使 用 新 文 件 格 式 见 图 20 18

Word 2007 快 速 入 门 图 20.docx 如 果 在 Word 2007 中 创 建 新 文 档, 然 后 保 存 该 文 档, 将 自 动 为 您 选 择 新 文 件 格 式 通 过 认 真 查 看 另 存 为 对 话 框, 您 可 以 确 认 所 采 用 的 文 件 格 式 请 注 意, 保 存 类 型 框 显 示 Word 文 档 这 表 示 采 用 的 是 新 文 件 格 式 是 否 存 在 多 种 文 件 格 式? 对 于 新 Word 文 件 格 式, 您 可 能 看 到 的 唯 一 外 在 差 异 在 于 您 是 否 使 用 宏 或 代 码 以 前, 只 有 两 种 Word 文 件 类 型 : 文 档 和 模 板 (.doc 和.dot) Word 2007 提 供 四 种 文 件 类 型 :.docx.dotx.docm 和.dotm( x 表 示 XML, m 表 示 宏 ) 见 图 21 图 21 文 件 格 式 19

使 用 样 式 后 的 文 档 基 本 文 档 和 模 板 (.docx 和.dotx) 不 再 包 含 宏 或 代 码, 这 就 是 它 们 在 日 常 使 用 中 更 加 安 全 的 原 因 在 文 档 中 无 法 嵌 入 隐 藏 代 码 但 是, 由 于 有 时 宏 很 有 用, 所 以 提 供 了 另 外 两 个 文 件 类 型 来 支 持 包 含 代 码 的 文 档 和 模 板 :.docm 和.dotm 如 何 处 理 现 有 文 档? 如 何 知 道 Word 以 兼 容 模 式 打 开 了 文 档 图 22 兼 容 模 式 您 可 能 很 想 知 道, 如 果 用 新 版 本 的 Word 打 开 旧 文 档, 会 发 生 什 么 情 况? 对 于 在 任 何 Word 早 期 版 本 ( 从 1.0 到 2003) 中 创 建 的 文 件,Word 2007 都 能 够 以 兼 容 模 式 打 开 它 们 此 时, 文 档 顶 部 文 件 名 的 旁 边 将 出 现 ( 兼 容 模 式 ) 见 图 22 兼 容 模 式 在 兼 容 模 式 中, 此 图 示 对 话 框 中 的 选 项 数 会 有 所 不 同 见 图 23 20

Word 2007 快 速 入 门 图 23 关 于 SmartArt 的 兼 容 性 兼 容 模 式 的 意 义 是 什 么? 简 而 言 之,Word 告 诉 您 文 档 使 用 的 是 旧 文 件 格 式 由 于 该 文 件 格 式 不 支 持 新 版 本 Word 中 的 某 些 新 功 能, 这 些 功 能 会 被 关 闭 或 修 改, 以 便 接 近 于 Word 的 早 期 版 本 在 此 处 显 示 的 示 例 中, 用 新 版 本 Word 打 开 了 旧 版 Word 2003 文 档 请 注 意, 标 题 栏 包 括 ( 兼 容 模 式 ) 您 可 以 看 到, 根 本 不 显 示 选 择 SmartArt 图 形 对 话 框, 而 是 显 示 图 示 库 实 际 上, 此 图 示 库 与 Word 2003 中 的 一 样, 所 包 含 的 各 种 功 能 也 相 同 如 果 您 知 道 自 己 的 文 档 将 与 许 多 使 用 Word 早 期 版 本 的 人 共 享, 最 好 保 持 兼 容 模 式 这 样, 您 和 对 方 才 会 看 到 相 同 的 内 容, 并 且 知 道 他 们 在 其 Word 版 本 中 可 以 执 行 哪 些 操 作, 不 可 以 执 行 哪 些 操 作 转 换 旧 文 件 如 何 将 文 件 转 换 为 新 文 件 格 式 21

使 用 样 式 后 的 文 档 图 24 转 换 旧 文 件 可 以 将 旧 文 档 转 换 为 新 文 件 格 式 吗? 当 然 可 以 在 Word 2007 中 打 开 文 档 后, 只 需 单 击 Office 按 钮, 然 后 单 击 菜 单 上 的 转 换 命 令, 即 可 进 行 转 换 见 图 24 这 种 转 换 使 您 可 以 尽 享 新 格 式 的 优 点, 例 如 有 助 于 减 小 文 件 大 小 提 高 安 全 性 等, 还 可 以 为 您 提 供 完 整 的 新 功 能 例 如, 您 可 以 使 用 在 选 择 SmartArt 图 形 框 中 看 到 所 有 的 选 项, 而 不 是 其 中 的 一 部 分 注 意 如 果 将 Windows 配 置 为 显 示 文 件 扩 展 名, 文 件 名 将 从 My Document.doc 更 改 为 My Document.docx x 表 示 XML 使 用 转 换 器 在 不 同 版 本 之 间 共 享 文 档 当 有 人 尝 试 从 Word 2000 打 开 文 档 时, 将 显 示 此 消 息 见 图 25 22

Word 2007 快 速 入 门 图 25 文 件 转 换 提 示 如 果 您 将 与 许 多 人 共 享 文 档, 则 需 要 知 道 几 种 方 法 让 我 们 了 解 一 下 使 用 Word 新 版 本 时 可 能 发 生 的 几 种 情 况 假 设 您 采 用 的 是 新 文 件 格 式, 无 论 是 通 过 创 建 并 保 存 新 文 档, 还 是 使 用 从 Office 按 钮 打 开 的 菜 单 上 的 转 换 命 令 将 这 些 文 档 升 级 到 新 文 件 格 式 假 设 您 的 朋 友 张 三 使 用 Office 2000 中 的 Word 早 期 版 本 您 要 通 过 电 子 邮 件 向 他 发 送 最 新 的 文 档 他 可 以 打 开 该 文 档 吗? 是 的, 他 可 以 当 张 三 单 击 该 文 档 时, 如 果 他 的 Office 2000 安 装 更 新 了 最 新 的 修 补 程 序 和 Service Pack, 系 统 将 询 问 他 是 否 要 下 载 转 换 器 来 打 开 您 的 文 档 现 在, 张 三 打 开 的 文 档 与 您 创 建 的 文 档 看 起 来 并 不 完 全 相 同, 因 为 Word 新 版 本 中 的 许 多 功 能 在 他 的 版 本 中 不 存 在 不 过, 他 仍 可 以 打 开 该 文 档, 对 文 档 进 行 处 理 并 发 回 给 您 注 意 转 换 器 仅 适 用 于 Office 2000 SP3 Office XP SP3 和 Office 2003 SP1 它 仅 在 以 下 操 作 系 统 上 运 行 :Windows 2000 SP4 Windows XP SP1 和 Windows Server 2003 通 过 保 存 为 旧 格 式 在 不 同 版 本 之 间 共 享 文 档 如 何 以 旧 文 件 格 式 保 存 Word 新 版 本 中 创 建 的 文 档 见 图 26 23

使 用 样 式 后 的 文 档 图 26 保 存 旧 格 式 文 件 如 果 您 担 心 张 三 没 有 完 全 更 新 他 的 Office 2000 安 装, 就 需 要 在 发 送 文 档 之 前 将 其 保 存 为 旧 文 件 格 式 操 作 步 骤 如 下 : 1. 单 击 Office 按 钮, 指 向 该 菜 单 上 的 另 存 为 命 令 末 尾 的 箭 头 2. 在 选 项 列 表 上 单 击 Word 97-2003 文 档 您 可 能 会 收 到 一 个 警 告, 指 出 以 旧 文 件 格 式 保 存 文 档 会 导 致 丢 失 或 修 改 某 些 功 能 例 如, 如 果 文 档 包 含 新 图 表,Word 将 通 知 您 该 图 表 将 被 合 并 到 一 个 不 可 编 辑 的 对 象 这 样 张 三 至 少 可 以 看 到 该 图 表 但 是 张 三 不 能 对 该 图 表 进 行 编 辑, 因 为 他 的 Word 版 本 不 支 持 此 新 功 能 摘 要 下 列 7 点 摘 要 请 大 家 对 照 文 档 再 次 复 习 1. 功 能 区 的 三 个 部 分 2. 快 速 访 问 工 具 栏 3. 对 话 框 中 的 其 他 命 令 4. 文 件 菜 单 发 生 了 什 么 情 况? 5. 使 用 键 盘 6. 新 文 件 格 式 7. 与 没 有 Word 2007 的 人 协 同 工 作 24