夯 实 机 关 档 案 基 础 推 动 档 案 事 业 发 展 --- 在 绵 阳 市 直 机 关 档 案 工 作 会 议 上 的 讲 话 绵 阳 市 档 案 局 局 长 陈 波 (2015 年 5 月 15 日 ) 同 志 们 : 我 们 召 开 这 个 专 门 性 会 议 的 主 要 任 务 是, 深 入 学 习 贯 彻 绵 委 办 2015 34 号 文 件, 研 究 落 实 中 办 国 办 关 于 加 强 和 改 进 新 形 势 下 档 案 工 作 的 意 见 和 省 委 办 省 政 府 办 关 于 进 一 步 加 强 和 改 进 新 形 势 下 档 案 工 作 的 实 施 意 见 ( 以 下 简 称 两 个 意 见 ), 以 及 全 国 全 省 机 关 档 案 工 作 会 议 精 神, 交 流 总 结 2011 年 以 来 市 直 机 关 档 案 工 作 经 验, 部 署 今 后 一 段 时 间 的 机 关 档 案 工 作, 促 进 我 市 市 直 机 关 档 案 工 作 取 得 新 进 展 刚 才,6 个 单 位 介 绍 了 他 们 的 做 法 和 经 验, 希 望 大 家 向 他 们 学 习 要 学 习 市 政 府 办 公 室 抓 档 案 归 档 齐 全 完 整 探 索 建 立 数 字 档 案 室 的 经 验 ; 学 习 市 中 级 法 院 抓 系 统 档 案 工 作, 全 市 法 院 系 统 全 部 达 到 省 一 级 标 准 的 好 做 法 ; 学 习 市 国 税 局 多 年 来 持 续 做 好 本 系 统 和 本 机 关 档 案 工 作 的 好 经 验 ; 学 习 市 社 保 局 领 导 高 度 重 视, 组 织 开 展 社 保 业 务 档 案 达 标 活 动 稳 步 推 进 社 保 档 案 信 息 化 的 好 方 法 ; 学 习 科 创 园 区 管 委 会 实 行 区 直 机 关 档 案 集 中 统 一 管 理 按 时 归 档 整 理 的 好 做 法 ; 学 习 市 人 民 银 行 狠 抓 基 础 业 务 建 设 强 化 硬 件 1
建 设 的 好 经 验 会 后 希 望 各 单 位 结 合 实 际, 本 着 缺 什 么 补 什 么 哪 块 弱 就 学 哪 块 的 原 则, 学 习 他 们 好 的 做 法 和 经 验, 推 动 本 单 位 本 系 统 的 档 案 工 作 下 面, 我 主 要 讲 两 个 问 题 一 2011 年 以 来 市 直 机 关 档 案 工 作 简 要 回 顾 2011 年 以 来, 我 市 市 直 机 关 档 案 工 作 以 规 范 化 管 理 为 抓 手, 以 三 个 体 系 建 设 为 目 标, 强 化 基 础 业 务 建 设, 不 断 提 升 档 案 管 理 和 服 务 水 平, 为 机 关 各 项 工 作 提 供 了 扎 实 有 效 的 服 务 ( 一 ) 贯 彻 两 个 意 见 取 得 阶 段 性 成 果 两 个 意 见 下 发 后, 市 档 案 局 及 时 转 发 了 学 习 贯 彻 的 文 件, 并 于 去 年 6 月 召 开 了 有 部 分 市 直 单 位 参 加 的 学 习 贯 彻 中 办 国 办 关 于 加 强 和 改 进 新 形 势 下 档 案 工 作 的 意 见 座 谈 会 一 年 来, 市 直 各 机 关 单 位 领 导 高 度 重 视, 以 作 出 批 示 听 取 汇 报 转 发 文 件 制 定 贯 彻 意 见 组 织 专 题 培 训 等 方 式 落 实 两 个 意 见 市 委 办 公 室 根 据 市 委 领 导 批 示, 在 转 发 省 两 办 文 件 时 提 出 了 贯 彻 意 见 ; 市 委 组 织 部 成 立 了 由 部 长 任 组 长 的 档 案 工 作 领 导 小 组 ; 市 委 政 法 委 主 要 领 导 每 年 都 要 在 机 关 干 部 职 工 大 会 上 强 调 档 案 工 作 ; 市 社 科 联 利 用 集 体 学 习 时 间 积 极 向 干 部 职 工 宣 传 有 关 档 案 工 作 的 法 律 法 规 20 余 次 ; 市 武 引 建 设 管 理 局 今 年 下 发 了 加 强 档 案 管 理 工 作 文 件, 要 求 全 系 统 重 视 档 案 管 理 工 作 ; 市 林 业 局 制 定 了 绵 阳 市 林 业 局 档 案 管 理 办 法 ; 市 民 航 管 理 局 领 导 批 示 要 高 度 重 视 档 案 安 全, 认 真 抓 好 档 案 工 作 的 贯 2
彻 落 实 ; 市 商 务 局 主 要 领 导 多 次 在 办 公 会 上 强 调 重 视 档 案 工 作, 并 制 定 了 绵 阳 市 商 务 局 机 关 档 案 管 理 制 度 ( 二 ) 机 关 档 案 工 作 机 构 人 员 有 增 加 市 中 级 人 民 法 院 专 门 设 立 了 档 案 室, 在 原 有 1 名 老 档 案 员 基 础 上, 先 后 面 向 社 会 公 开 招 录 选 聘 了 4 名 档 案 专 职 人 员 ; 市 社 保 局 2011 年 在 机 构 改 革 之 际, 增 设 了 档 案 管 理 科, 负 责 社 保 业 务 档 案 管 理 指 导 工 作 ; 地 震 纪 念 馆 管 理 中 心 于 2011 年 2 月 成 立 时, 就 设 置 了 人 事 档 案 处, 配 有 2 名 专 职 档 案 人 员 ; 市 武 引 建 设 管 理 局 对 文 书 财 务 工 程 等 档 案 非 常 重 视, 一 直 在 档 案 室 设 有 专 职 档 案 人 员 3 名 人 行 农 行 检 察 院 审 计 局 交 通 局 工 商 局 等 部 门 也 设 置 了 专 职 档 案 人 员, 其 它 绝 大 多 数 市 直 机 关 都 设 置 了 兼 职 档 案 人 员, 为 机 关 档 案 工 作 的 开 展 打 下 了 坚 实 基 础 ( 三 ) 机 关 档 案 服 务 工 作 成 效 明 显 市 直 机 关 档 案 部 门 积 极 为 党 委 和 政 府 中 心 工 作 服 务, 为 机 关 工 作 服 务, 为 重 大 活 动 和 民 生 服 务, 大 力 开 展 档 案 开 发 利 用 目 前, 市 民 政 部 门 基 本 建 立 起 覆 盖 收 养 登 记 婚 姻 登 记 伤 残 抚 恤 等 民 生 档 案 的 服 务 体 系 ; 市 人 力 资 源 社 会 保 障 部 门 积 极 探 索 有 效 措 施, 使 档 案 工 作 覆 盖 到 全 市 5 40 余 万 人 的 基 本 民 生 保 障 ; 市 发 改 委 经 常 对 下 属 部 门 和 工 程 建 设 档 案 进 行 检 查 和 督 导 ; 市 委 组 织 部 坚 持 每 半 年 对 各 县 市 区 委 组 织 部 进 行 一 次 档 案 工 作 全 面 检 查, 今 年 又 正 在 部 署 开 展 干 部 档 案 内 容 审 查 ; 市 委 统 战 部 利 用 档 案 编 撰 当 代 绵 阳 统 一 战 线 ; 市 委 老 干 局 把 档 案 中 历 年 来 中 央 3
省 市 老 干 部 相 关 政 策 按 时 间 专 题 等 特 征 选 编 成 册, 供 老 干 部 和 老 干 部 工 作 者 使 用 ; 市 环 保 局 利 用 档 案 编 制 了 排 污 企 事 业 基 础 数 据 环 保 投 诉 事 件 汇 编 绵 阳 市 生 态 文 明 宣 传 教 育 工 作 等 材 料 ; 市 商 务 局 积 极 开 展 档 案 利 用, 为 原 商 业 物 资 外 贸 局 下 属 破 产 企 业 职 工 办 理 退 休 解 了 燃 眉 之 急 ( 四 ) 机 关 档 案 法 制 建 设 不 断 完 善 国 家 档 案 局 第 8 号 令 关 于 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定 颁 布 后, 我 市 市 直 机 关 经 过 几 年 的 努 力, 现 已 全 部 完 成 了 各 自 机 关 文 件 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 的 编 制 送 审 修 订 工 作, 从 而 形 成 了 以 国 家 档 案 局 8 号 令 为 主 干, 各 单 位 档 案 工 作 制 度 为 枝 叶 的 机 关 归 档 制 度 体 系 市 城 管 局 市 委 编 办 市 公 共 资 源 交 易 中 心 等 新 组 建 单 位 也 按 要 求 完 成 了 编 制, 各 机 改 单 位 根 据 机 构 职 能 变 化 情 况 及 时 对 归 档 范 围 等 进 行 了 修 订 2012 年 5 月, 市 档 案 局 发 出 了 关 于 文 件 材 料 归 档 与 移 交 进 馆 的 几 点 意 见 ( 绵 档 发 [2012]6 号 ), 对 各 机 关 单 位 档 案 收 集 整 理 归 档 移 交 进 馆 提 出 了 新 的 要 求 近 年 来, 我 们 每 年 采 取 上 报 归 档 文 件 目 录 自 查 与 重 点 抽 查 相 结 合 的 方 式, 持 续 在 市 直 机 关 中 开 展 档 案 工 作 执 法 检 查, 各 单 位 高 度 重 视, 取 得 了 预 期 的 效 果 ( 五 ) 机 关 档 案 资 源 不 断 扩 大 各 单 位 认 真 按 照 文 件 材 料 归 档 范 围 开 展 积 累 收 集 归 档 工 作, 档 案 资 源 建 设 走 上 法 制 化 正 规 化 轨 道, 进 一 步 保 4
证 了 文 件 收 集 齐 全 应 归 尽 归 加 强 所 属 机 构 档 案 工 作, 扩 展 机 关 档 案 资 源 大 力 加 强 了 各 类 专 业 档 案 的 资 源 建 设 同 时, 档 案 移 交 工 作 开 创 了 新 局 面 从 2011 年 初 到 2014 年 底, 共 有 22 家 市 直 机 关 完 成 档 案 移 交 工 作, 共 移 交 档 案 8,882 卷 104,676 件 ( 六 ) 机 关 档 案 基 础 建 设 持 续 加 强 市 直 各 机 关 持 续 加 大 了 对 档 案 工 作 投 入 的 力 度, 有 力 地 促 进 了 机 关 档 案 工 作 的 顺 利 开 展 仙 海 区 管 委 会 于 2013 年 投 入 30 余 万 元, 新 建 综 合 档 案 室, 配 备 软 硬 件 设 施 设 备 ; 市 食 药 监 局 2013 年 - 2014 年 投 入 近 3 万 元 对 档 案 室 进 行 软 硬 件 改 造 ; 新 成 立 的 市 机 关 事 务 管 理 局 克 服 办 公 用 房 紧 缺 的 困 难, 专 门 安 排 一 间 档 案 室, 购 置 11 个 档 案 柜 以 及 电 脑 扫 描 仪 等 其 它 硬 件 设 备 ; 市 烟 草 专 卖 局 在 库 房 门 窗 安 装 了 红 外 线 报 警 系 统, 提 高 了 机 关 档 案 管 理 安 全 性 ; 市 质 监 局 近 年 专 门 挤 出 房 间 作 为 档 案 用 房, 并 投 资 近 8 万 元 添 置 软 硬 件 设 备 设 施, 每 年 用 于 档 案 整 理 归 档 的 经 费 万 余 元 ( 七 ) 机 关 档 案 信 息 化 建 设 稳 步 推 进 目 前, 档 案 数 字 化 工 作 在 市 直 机 关 中 普 遍 开 展, 绝 大 多 数 单 位 能 够 根 据 档 案 存 量 和 档 案 移 交 进 度 合 理 推 进 数 字 化 进 程 市 政 府 办 公 室 市 财 政 局 积 极 开 展 室 存 档 案 数 字 化 工 作, 取 得 了 较 好 成 效 ; 市 法 院 系 统 将 诉 讼 档 案 文 书 档 案 全 部 数 字 化, 并 于 去 年 投 入 近 30 万 元 通 过 招 标 购 进 3 台 现 代 化 成 册 扫 描 仪 ; 经 开 区 管 委 会 从 今 年 3 月 开 始 对 机 关 档 5
案 进 行 数 字 化 处 理, 力 争 在 2 年 内 全 部 完 成 区 级 部 门 和 镇 ( 街 道 ) 档 案 的 数 字 化 工 作 ; 市 文 广 新 局 已 将 1983 年 - 2014 年 15 万 余 件 室 藏 档 案 全 部 数 字 化, 并 实 现 纸 质 和 电 子 的 双 套 保 存 要 求 ; 市 工 商 局 近 年 来 投 入 85 万 余 元, 对 8.5 万 余 户 企 业 工 商 档 案 扫 描 成 电 子 档 案, 县 市 区 工 商 局 也 按 照 扫 描 统 一 标 准 进 行 了 企 业 档 案 的 电 子 扫 描 工 作 同 时, 数 字 档 案 室 平 台 建 设 也 起 步 良 好 有 部 分 单 位 开 始 探 索 在 办 公 自 动 化 系 统 电 子 档 案 管 理 系 统 的 改 造 建 设 中, 将 相 关 要 求 融 入 其 中, 实 现 了 增 量 电 子 化 的 档 案 管 理 要 求 如 全 市 公 安 系 统 档 案 管 理 软 件 全 部 升 级 为 网 络 版, 县 级 以 上 公 安 机 关 全 部 开 通 档 案 工 作 基 础 平 台, 市 公 安 局 启 动 了 异 地 档 案 数 据 备 份 工 作 ( 八 ) 机 关 档 案 规 范 化 管 理 进 展 迅 速 市 直 各 机 关 单 位 认 真 贯 彻 执 行 四 川 省 档 案 工 作 规 范 化 管 理 办 法 ( 川 办 函 [2005]103 号 ), 对 照 标 准 狠 抓 基 础 业 务 建 设, 自 觉 提 升 档 案 管 理 水 平, 取 得 了 较 好 成 效 截 止 到 2014 年 底,118 个 市 直 单 位 达 到 了 档 案 工 作 规 范 化 管 理 省 级 标 准, 促 进 了 市 直 机 关 绝 大 部 分 单 位 的 档 案 工 作 发 展 环 境 进 一 步 优 化, 投 入 力 度 不 断 加 大, 档 案 安 全 管 理 设 施 设 备 有 了 明 显 改 善, 保 管 保 护 条 件 进 一 步 完 善, 档 案 基 础 业 务 不 断 夯 实, 机 关 档 案 工 作 整 体 水 平 有 了 明 显 提 高 2011 年 以 来, 市 直 机 关 档 案 工 作 取 得 了 不 小 的 成 绩, 这 是 各 机 关 单 位 领 导 重 视 的 结 果, 是 档 案 工 作 者 共 同 努 力 的 结 果 同 时, 我 们 也 要 客 观 清 醒 地 看 到, 市 直 机 关 档 案 6
工 作 还 存 在 一 些 困 难 和 问 题, 如 一 些 单 位 对 两 个 意 见 贯 彻 落 实 不 够 得 力, 缺 少 实 际 措 施 ; 有 的 单 位 领 导 对 档 案 工 作 不 够 关 心 ; 有 的 单 位 档 案 机 构 人 员 和 工 作 条 件 还 不 能 适 应 机 关 档 案 工 作 的 要 求 ; 有 的 单 位 档 案 部 门 未 能 把 本 单 位 全 部 档 案 收 集 齐 全 集 中 统 一 管 理 从 总 体 看, 机 关 档 案 资 源 建 设 的 力 度 还 需 进 一 步 加 大, 档 案 安 全 状 况 和 基 础 条 件 还 需 进 一 步 改 善, 档 案 利 用 服 务 能 力 亟 须 进 一 步 提 高, 档 案 信 息 化 建 设 进 度 还 需 进 一 步 加 快, 机 关 档 案 人 员 还 不 能 完 全 适 应 新 形 势 的 需 要 各 单 位 要 结 合 自 己 实 际 情 况, 采 取 有 效 措 施 解 决 这 些 问 题, 补 短 板, 强 弱 项, 促 进 本 机 关 和 部 门 档 案 工 作 全 面 协 调 可 持 续 发 展 二 当 前 和 今 后 一 段 时 期 机 关 档 案 工 作 的 主 要 任 务 从 大 的 方 面 讲, 其 总 体 要 求 是 : 认 真 贯 彻 落 实 两 个 意 见 和 全 国 全 省 机 关 档 案 工 作 会 议 精 神, 不 断 加 强 机 关 档 案 基 础 业 务 建 设, 努 力 实 现 机 关 档 案 管 理 法 制 化 规 范 化 电 子 化, 大 力 提 升 机 关 档 案 工 作 的 服 务 能 力 和 水 平, 以 期 更 好 地 推 动 全 市 档 案 事 业 的 发 展, 并 为 各 机 关 工 作 服 务 为 此, 我 们 大 家 一 定 要 做 好 四 个 必 须 一 是 必 须 坚 持 解 放 思 想, 准 确 把 握 机 关 档 案 工 作 新 要 求 要 在 积 极 认 识 新 常 态 主 动 适 应 新 常 态 自 觉 引 领 新 常 态 中, 牢 固 树 立 创 新 思 维 先 行 思 维 网 络 思 维 合 作 思 维 人 本 思 维 五 种 新 思 维 ; 二 是 必 须 坚 持 与 时 俱 进, 牢 牢 把 握 机 关 档 案 工 作 的 新 格 局 在 互 联 网 + 大 数 据 时 代, 7
不 断 解 放 思 想, 善 于 用 新 观 念 新 办 法 解 决 机 关 档 案 工 作 的 新 情 况 新 问 题 ; 三 是 必 须 坚 持 服 务 大 局, 不 断 提 升 机 关 档 案 工 作 服 务 新 水 平 要 努 力 找 准 机 关 档 案 工 作 服 务 机 关 中 心 工 作 的 切 入 点 和 着 力 点, 提 高 机 关 档 案 工 作 服 务 各 地 经 济 社 会 发 展 的 参 与 度 和 贡 献 率 ; 四 是 必 须 紧 紧 抓 住 完 善 工 作 机 制 这 个 关 键, 不 断 加 强 机 关 档 案 基 础 业 务 建 设 建 立 健 全 机 关 档 案 工 作 体 制 机 制, 按 时 完 成 本 机 关 不 同 门 类 和 不 同 载 体 文 件 材 料 的 有 效 归 档, 做 到 档 案 收 集 齐 全 整 理 规 范 安 全 保 管 方 便 利 用 从 有 关 事 务 讲, 目 前 机 关 档 案 工 作 主 要 有 6 大 任 务 : ( 一 ) 全 面 贯 彻 落 实 两 个 意 见 两 个 意 见 既 是 档 案 事 业 发 展 的 总 体 要 求, 又 是 开 展 机 关 档 案 工 作 的 根 本 依 据 各 机 关 团 体 部 门 单 位 要 深 刻 领 会 精 神, 准 确 把 握 实 质 在 贯 彻 落 实 方 面, 要 结 合 实 际, 争 取 尽 快 就 落 实 两 个 意 见 出 台 相 关 文 件 或 其 他 切 实 管 用 的 措 施 要 真 正 把 机 关 档 案 工 作 与 其 他 工 作 同 规 划 同 部 署 同 落 实, 做 到 全 面 覆 盖, 并 切 实 解 决 机 关 档 案 工 作 所 需 人 财 物 问 题, 以 确 保 机 关 档 案 实 体 和 信 息 安 全 ( 二 ) 努 力 开 创 机 关 档 案 工 作 新 格 局 一 要 进 一 步 提 高 对 机 关 档 案 工 作 重 要 性 的 认 识 机 关 档 案 作 为 机 关 人 财 物 事 的 真 实 记 录, 是 机 关 治 理 的 工 具, 是 协 调 机 关 各 项 事 务 和 各 方 面 利 益 的 凭 据, 是 领 导 决 策 工 作 查 考 单 位 和 职 工 维 权 的 依 据, 是 行 使 和 发 挥 8
本 机 关 职 能 的 重 要 帮 手 机 关 档 案 工 作 作 为 机 关 各 项 工 作 的 基 础 和 重 要 一 环, 是 机 关 提 升 行 政 效 能 提 高 治 理 水 平 的 必 要 条 件, 是 信 息 公 开 提 高 行 政 透 明 度 的 基 本 要 求, 也 是 完 善 自 我 监 督 推 行 依 法 行 政 的 重 要 保 障 做 好 机 关 档 案 工 作, 首 先 有 利 于 机 关 的 内 部 管 理 与 服 务, 提 高 办 文 办 会 办 事 效 率 和 人 财 物 管 理 水 平, 行 使 好 机 关 的 职 能 其 次 有 利 于 机 关 进 行 社 会 管 理, 开 展 公 共 服 务, 进 行 信 息 公 开 第 三 是 有 利 于 国 家 档 案 资 源 体 系 建 设, 把 档 案 存 凭 留 史 资 政 育 人 的 效 用 发 挥 到 最 大 因 此, 各 单 位 领 导 和 档 案 人 员 要 充 分 认 识 机 关 档 案 工 作 的 重 要 性, 把 领 导 责 任 和 本 职 工 作 分 别 履 行 好 完 成 好 二 要 不 断 完 善 机 关 档 案 工 作 体 制 机 制 要 大 力 推 进 机 关 档 案 工 作 体 制 机 制 创 新, 认 真 探 索 联 合 档 案 室 文 档 服 务 中 心 等 的 建 设 和 改 革 机 关 档 案 部 门 要 依 法 对 本 单 位 本 系 统 的 档 案 工 作 进 行 指 导 监 督 与 检 查, 统 一 管 理 本 机 关 全 部 档 案 要 坚 持 各 部 门 共 同 参 与 档 案 工 作 的 格 局, 密 切 与 文 书 业 务 信 息 技 术 等 部 门 合 作, 纳 入 相 关 部 门 职 责, 形 成 以 我 为 主 齐 抓 共 管 的 良 好 工 作 格 局 ; 三 要 建 立 健 全 机 关 档 案 工 作 制 度 体 系 要 按 照 要 求, 制 定 和 修 订 适 合 本 机 关 本 系 统 的 档 案 管 理 办 法, 以 满 足 不 同 层 级 不 同 门 类 的 档 案 管 理 要 求, 争 取 在 十 三 五 期 间 建 立 起 完 善 的 机 关 档 案 工 作 制 度 体 系 ; 四 要 积 极 助 推 机 关 档 案 工 作 转 型 升 级 在 信 息 化 条 件 下, 档 案 作 为 机 关 各 项 工 作 的 全 记 录 全 信 息, 覆 盖 到 机 关 的 每 个 人 每 个 岗 位 每 个 工 作 环 节, 是 进 9
行 机 关 管 理 的 得 力 工 具 上 一 项 工 作 形 成 的 档 案, 可 以 很 快 成 为 下 一 项 同 类 工 作 的 参 考 ; 对 以 往 许 多 档 案 信 息 的 分 析, 可 以 很 快 形 成 对 未 来 发 展 趋 势 的 把 握, 从 而 科 学 引 领 机 关 新 的 工 作 机 关 档 案 工 作 不 再 是 机 关 各 项 工 作 的 终 点, 而 是 与 机 关 办 公 自 动 化 形 成 完 整 闭 环 又 自 成 体 系 的 专 业 型 智 慧 型 工 作 机 关 档 案 工 作 的 管 理 范 围 从 纸 质 档 案 扩 展 为 各 种 不 同 载 体 的 档 案 ; 管 理 对 象 从 档 案 转 变 为 信 息 ; 管 理 层 次 从 档 案 目 录 管 理 升 级 为 档 案 全 文 甚 至 全 信 息 管 理, 机 关 档 案 工 作 面 临 着 从 传 统 时 代 到 信 息 时 代 的 跨 越 档 案 人 员 要 转 变 观 念, 明 确 机 关 档 案 工 作 的 新 定 位, 并 善 于 运 用 现 代 化 管 理 手 段, 采 取 诸 如 购 买 服 务 等 方 式 从 事 务 性 工 作 中 跳 脱 出 来, 积 极 开 创 新 形 势 下 机 关 档 案 工 作 新 局 面 ( 三 ) 依 法 推 进 机 关 档 案 各 项 基 础 业 务 建 设 一 是 要 继 续 修 改 和 完 善 本 单 位 文 件 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表 对 文 书 档 案 的 归 档 范 围 和 保 管 期 限 表, 大 多 数 单 位 已 制 定 执 行 好 几 年, 但 在 今 天 的 电 子 时 代 和 大 数 据 时 代, 我 们 对 文 件 归 档 范 围 和 保 管 期 限 的 认 识 要 有 一 个 根 本 的 转 变, 以 防 止 有 价 值 的 文 件 材 料 被 人 为 丢 弃 或 低 估 其 价 值, 造 成 不 应 有 的 损 失 要 根 据 新 形 势 和 各 方 面 对 机 关 档 案 利 用 的 新 需 求, 及 时 进 行 修 改, 进 一 步 扩 大 归 档 范 围 和 延 长 保 管 期 限 ; 二 是 要 切 实 做 好 收 集 归 档 工 作, 做 到 应 归 尽 归 应 收 尽 收 在 这 一 工 作 的 重 点 和 难 点 中, 领 导 干 部 带 头 并 及 时 主 动 地 将 各 自 手 中 应 当 归 档 的 文 件 材 料 交 由 机 关 档 10
案 部 门 保 管, 就 是 对 本 机 关 档 案 工 作 最 大 的 和 最 直 接 的 支 持 ; 三 是 要 做 好 重 大 活 动 档 案 工 作 各 牵 头 承 办 单 位 要 切 实 做 好 诸 如 群 教 活 动 三 严 三 实 主 题 教 育 国 家 第 九 届 残 运 会 暨 特 奥 会 等 重 大 活 动 的 归 档 整 理 移 交 工 作 不 能 活 动 轰 轰 烈 烈 材 料 零 零 星 星, 举 办 重 大 活 动 事 前 都 要 有 明 确 的 机 关 档 案 管 理 部 门 和 人 员, 才 不 至 于 事 后 档 案 散 失 ; 四 是 要 认 真 管 好 专 业 档 案 专 业 档 案 具 有 种 类 繁 多 数 量 巨 大 管 理 复 杂, 与 业 务 工 作 联 系 密 切 的 特 点 可 以 说, 每 个 部 门 都 有 其 特 殊 的 专 门 的 专 业 档 案 因 此, 要 准 确 定 位 分 清 主 次 确 定 流 向 全 面 监 管 能 够 集 中 统 一 管 理 的, 要 迅 速 由 机 关 档 案 部 门 集 中 统 一 管 理 同 时, 要 把 新 的 专 业 内 容 或 载 体 的 文 件 材 料 一 并 归 档 ; 五 是 要 注 意 管 好 涉 及 机 关 党 员 干 部 职 工 个 人 权 益 的 档 案 比 如 住 房 档 案 住 房 公 积 金 档 案 人 事 档 案 职 工 名 册 工 资 表 单 等 这 些 档 案 不 仅 在 职 工 在 职 期 间, 而 且 将 在 职 工 退 休 时 退 休 后 甚 至 死 亡 后 还 会 对 其 本 人 及 家 属 具 有 利 用 价 值 所 以 我 特 别 提 醒 大 家 一 定 要 注 意 把 这 些 涉 及 干 部 职 工 个 人 权 益 的 档 案 收 集 全 管 理 好 ; 六 是 要 尽 快 规 划 实 施 机 关 网 站 政 务 微 博 政 务 微 信 等 新 兴 发 布 平 台 的 信 息 归 档 管 理 要 把 网 站 等 信 息 归 档 管 理 作 为 机 关 档 案 资 源 建 设 和 机 关 档 案 信 息 化 建 设 的 重 要 内 容 抓 紧 抓 好 ; 七 是 要 做 好 机 关 档 案 移 交 工 作 按 规 定 各 机 关 的 档 案 在 本 单 位 保 存 20 年 后, 必 须 移 交 至 市 档 案 馆, 所 以 每 年 都 会 有 部 分 机 关 要 移 交 档 案 有 档 案 移 交 进 馆 任 务 的 部 门 ( 单 位 ) 要 积 极 做 好 纸 11
质 和 电 子 档 案 移 交 进 馆 的 各 项 准 备 工 作, 做 到 进 馆 范 围 不 缩 减 进 馆 要 求 不 降 低 进 馆 时 间 不 拖 延 进 馆 范 围 不 缩 减, 就 是 不 但 文 书 档 案 要 进 馆, 而 且 照 片 声 像 以 及 印 章 等 实 物 档 案 也 要 进 馆, 而 且 电 子 档 案 和 档 案 数 字 化 成 果 也 要 进 馆 进 馆 要 求 不 降 低, 就 是 要 抓 好 档 案 质 量, 注 意 把 日 常 业 务 工 作 与 档 案 进 馆 协 调 起 来, 不 能 平 时 不 努 力, 临 时 抱 佛 脚, 导 致 进 馆 时 有 些 归 文 件 材 料 散 夫, 造 成 国 家 档 案 资 源 的 损 失 进 馆 时 间 不 拖 延, 就 是 要 按 时 移 交 档 案 ; 八 是 要 重 点 加 强 对 机 关 档 案 工 作 的 监 督 检 查 和 业 务 指 导 要 坚 持 开 展 市 直 机 关 年 度 档 案 行 政 执 法 检 查, 对 在 检 查 中 发 现 的 问 题 书 面 提 出 整 改 意 见, 各 机 关 书 面 反 馈 整 改 方 案, 并 督 促 将 问 题 彻 底 整 改 市 直 机 关 档 案 部 门 要 对 本 机 关 各 部 门 所 属 单 位 及 本 系 统 档 案 工 作 开 展 监 督 指 导, 不 能 把 所 属 机 构 的 档 案 工 作 放 在 真 空 中 这 项 工 作 是 目 前 机 关 档 案 工 作 中 比 较 薄 弱 的 环 节, 大 家 要 高 度 重 视, 抓 好 抓 实 ; 九 是 要 继 续 做 好 机 关 档 案 工 作 规 范 化 管 理 我 们 今 年 拟 完 成 对 20 个 市 直 部 门 ( 单 位 ) 档 案 工 作 规 范 化 管 理 的 认 定 和 复 查, 以 进 一 步 推 进 市 直 机 关 档 案 工 作 规 范 化 管 理 再 上 新 台 阶 ; 十 是 要 不 断 提 高 机 关 档 案 工 作 服 务 能 力 机 关 档 案 部 门 的 同 志 要 掌 握 机 关 工 作 大 局, 机 关 工 作 重 心 在 哪 里, 就 把 档 案 服 务 工 作 开 展 到 哪 里 通 过 开 展 网 上 利 用 主 动 报 送 或 推 介 档 案 信 息 编 辑 出 版 档 案 选 编 举 办 档 案 展 览 等 多 种 形 式, 全 方 位 为 本 机 关 和 社 会 提 供 档 案 信 息 服 务 12
( 四 ) 始 终 把 档 案 安 全 和 保 密 工 作 放 在 首 位 一 是 要 切 实 改 善 机 关 档 案 保 管 条 件 机 关 档 案 库 房 要 与 机 关 档 案 存 量 及 年 增 长 量 相 匹 配, 要 建 立 健 全 机 关 档 案 人 防 物 防 技 防 三 位 一 体 的 安 全 防 范 体 系 和 应 急 处 置 ( 转 移 ) 方 案 ; 二 是 要 保 障 机 关 档 案 实 体 和 机 关 档 案 信 息 安 全 建 立 标 准, 采 取 措 施, 确 保 电 子 档 案 长 期 保 存 和 利 用 数 字 化 工 作 特 别 是 外 包 工 作, 要 严 审 资 质, 全 程 掌 握, 绝 不 能 使 数 据 掌 握 在 外 包 者 手 中, 造 成 数 据 流 失 ; 三 是 严 格 执 行 机 关 档 案 保 密 管 理 制 度 坚 持 机 关 档 案 库 房 阅 览 室 办 公 室 三 分 开 制 度 加 强 对 涉 密 信 息 系 统 涉 密 计 算 机 和 涉 密 载 体 的 安 全 保 密 管 理, 严 防 文 件 档 案 在 传 输 过 程 中 失 泄 密 要 对 上 网 文 件 档 案 进 行 严 格 审 查, 严 防 把 涉 密 文 件 档 案 传 输 到 非 涉 密 网 络 上 ( 五 ) 全 面 推 进 机 关 档 案 信 息 化 建 设 两 个 意 见 指 出, 要 确 保 档 案 部 门 实 现 对 电 子 文 件 形 成 积 累 和 归 档 的 全 程 监 督 指 导 在 新 形 势 下, 信 息 化 的 机 关 档 案 工 作, 就 是 未 来 机 关 档 案 工 作 的 基 本 形 式, 各 单 位 一 定 要 把 档 案 信 息 化 建 设 作 为 大 事 来 抓 一 是 要 做 好 机 关 档 案 信 息 化 的 统 筹 规 划 各 机 关 档 案 部 门 要 积 极 争 取 将 档 案 信 息 化 工 作 纳 入 本 机 关 信 息 化 建 设 整 体 规 划, 统 一 部 署 同 步 实 施, 从 人 力 财 力 物 力 上 统 筹 安 排, 确 保 机 关 档 案 信 息 化 与 机 关 信 息 化 协 调 发 展 要 杜 绝 机 关 信 息 化 与 机 关 档 案 信 息 化 不 同 步, 办 公 自 动 化 系 统 与 电 子 档 案 管 理 系 统 两 张 皮 的 现 象 ; 二 是 要 大 力 开 展 机 关 传 统 载 13
体 档 案 数 字 化 要 严 格 遵 守 纸 质 档 案 数 字 化 技 术 规 范 档 案 数 字 化 外 包 安 全 管 理 规 范, 做 到 流 程 规 范 格 式 统 一 字 段 完 整, 符 合 安 全 保 密 要 求 要 做 到 消 化 存 量 消 灭 增 量, 尚 未 完 成 存 量 档 案 数 字 化 的 单 位, 要 继 续 大 力 推 进, 在 十 三 五 期 间 全 面 完 成 ; 已 经 完 成 存 量 档 案 数 字 化 的 单 位, 今 后 要 在 归 档 年 度 完 成 档 案 数 字 化, 把 数 字 化 工 作 作 为 一 项 常 态 性 工 作 逐 年 完 成 好 ; 三 是 要 积 极 开 展 机 关 数 字 档 案 室 建 设 工 作 2014 年 国 家 档 案 局 发 布 了 数 字 档 案 室 建 设 指 南, 为 数 字 档 案 室 建 设 提 供 了 制 度 依 据 下 一 步, 我 们 将 在 市 直 机 关 中 选 取 一 定 数 量 的 单 位 进 行 试 点, 将 其 建 成 机 关 数 字 档 案 室 建 设 示 范 单 位 希 望 各 单 位 高 度 重 视, 按 照 要 求 积 极 推 进 本 机 关 数 字 档 案 室 建 设, 做 到 基 础 设 施 够 用 管 理 系 统 好 用 档 案 资 源 适 用 基 础 设 施 够 用 就 是 基 础 设 施 能 够 满 足 基 本 要 求, 又 留 有 足 够 冗 余, 能 够 承 担 文 书 照 片 声 像 专 业 档 案 以 及 数 字 化 成 果 的 管 理 需 要 管 理 系 统 好 用 就 是 要 按 照 电 子 文 件 管 理 系 统 通 用 功 能 要 求 规 定, 做 好 管 理 系 统 的 需 求 设 计 开 发 工 作, 做 到 功 能 齐 全 便 于 扩 展 方 便 易 用 管 理 系 统 建 设 要 充 分 兼 顾 当 前 需 要 和 未 来 发 展 趋 势, 既 要 有 利 于 提 高 档 案 管 理 效 率, 又 要 有 利 于 档 案 信 息 长 期 保 存 和 安 全 保 密 档 案 资 源 适 用 就 是 要 求 档 案 资 源 命 名 统 一 规 范 文 件 格 式 和 品 质 符 合 标 准 要 求 元 数 据 齐 全 完 整 要 以 机 关 档 案 信 息 化 推 进 机 关 治 理 能 力 现 代 化 14
, 实 现 机 关 档 案 工 作 对 本 机 关 本 系 统 业 务 全 嵌 入 结 果 全 纪 录 过 程 全 监 督 数 据 大 服 务 ( 六 ) 切 实 支 持 和 保 障 机 关 档 案 工 作 的 有 力 开 展 一 是 要 加 强 组 织 领 导 各 机 关 要 有 领 导 分 管 档 案 工 作, 分 管 领 导 要 定 期 听 取 机 关 档 案 部 门 工 作 汇 报, 为 机 关 档 案 工 作 顺 利 开 展 提 供 人 力 财 力 物 力 等 方 面 的 保 障, 真 正 研 究 并 协 调 解 决 机 关 档 案 工 作 中 的 重 大 问 题, 切 实 担 负 起 领 导 责 任 要 把 机 关 档 案 工 作 纳 入 本 单 位 十 三 五 规 划 和 年 度 工 作 计 划, 列 入 工 作 考 核 检 查 的 内 容, 保 证 机 关 档 案 管 理 制 度 得 到 落 实 ; 二 是 要 加 强 机 关 档 案 干 部 队 伍 建 设 要 营 造 适 合 人 才 成 长 的 良 好 环 境, 给 机 关 档 案 干 部 创 造 肯 干 事 能 干 事 干 成 事 的 舞 台, 通 过 加 压 和 使 用, 让 机 关 档 案 干 部 迅 速 成 长 起 来 要 配 好 配 齐 专 兼 职 机 关 档 案 干 部, 使 机 关 档 案 人 员 有 精 力 履 行 档 案 工 作 职 责 要 进 一 步 关 心 机 关 档 案 干 部 成 长, 为 机 关 档 案 干 部 学 习 培 训 挂 职 锻 炼 交 流 任 职 等 创 造 条 件, 培 养 一 批 有 信 息 知 识 懂 档 案 业 务 会 知 识 管 理 的 复 合 型 高 素 质 机 关 档 案 人 才 ; 三 是 要 完 善 机 关 档 案 工 作 投 入 机 制 各 单 位 要 把 档 案 库 房 装 具 档 案 用 品 档 案 整 理 的 投 入 列 入 计 划, 科 学 合 理 核 定 机 关 档 案 工 作 经 费 特 别 要 保 障 机 关 档 案 数 字 化 信 息 化 建 设 以 及 设 施 设 备 运 行 维 护 费 用, 以 确 保 机 关 档 案 工 作 的 顺 利 开 展 同 志 们, 站 在 新 起 点, 立 足 新 常 态, 谋 划 新 发 展, 机 关 档 案 部 门 和 机 关 档 案 人 员 肩 负 着 更 加 重 大 的 责 任 和 使 命 15
大 家 一 定 要 在 市 委 市 政 府 和 各 部 门 单 位 党 组 ( 党 委 ) 的 领 导 下, 围 绕 中 心, 服 务 大 局, 开 拓 创 新, 真 抓 实 干, 不 断 夯 实 机 关 档 案 工 作, 积 极 促 进 全 市 档 案 事 业 发 展, 为 绵 阳 科 技 城 建 设 和 西 部 经 济 文 化 生 态 强 市 建 设 做 出 新 的 更 大 的 贡 献! 16