会 计 档 案 管 理 办 法 2015 解 读 主 讲 教 师 : 刘 梅 玲 1 课 程 来 源 为 规 范 会 计 档 案 管 理 工 作, 提 高 会 计 档 案 原 管 理 办 法 现 代 化 管 理 水 平, 财 政 部 国 家 档 案 局 对 原 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 财 会 字 1998 32 号 ) 进 行 了 修 订, 于 2015 年 12 月 11 日, 新 管 理 办 法 以 财 政 部 国 家 档 案 局 令 第 79 号 发 布 了 新 的 会 计 档 案 管 理 办 法, 将 于 2016 年 1 月 1 日 起 施 行 2 1
3 教 师 简 介 : 刘 梅 玲 讲 师 博 士 硕 导 上 海 国 家 会 计 学 院 教 研 部 XBRL 中 国 地 区 组 织 体 验 中 心 XBRL 国 际 组 织 最 佳 实 践 委 员 会 委 员 中 国 会 计 学 会 会 计 信 息 化 专 业 委 员 会 联 络 人 研 究 方 向 :XBRL 会 计 信 息 化 企 业 信 息 化 4 2
学 习 目 标 : 1. 了 解 会 计 档 案 管 理 办 法 的 出 台 背 景 2. 掌 握 会 计 档 案 管 理 办 法 对 单 位 会 计 管 理 机 构 的 约 束 和 指 导 3. 掌 握 会 计 档 案 管 理 办 法 对 单 位 档 案 管 理 机 构 的 约 束 和 指 导 4. 熟 悉 会 计 档 案 管 理 办 法 的 前 后 对 比 5 主 要 参 考 资 料 : 1. 会 计 档 案 管 理 办 法, 中 华 人 民 共 和 国 财 政 部 国 家 档 案 局 令 第 79 号,2015.12.11 发 布,2016.1.1 实 施 http://www.mof.gov.cn/pub/tfs/zhengwuxinxi/c aizhengbuling/201512/t20151214_1613338.html 2. 财 政 部 国 家 档 案 局 有 关 负 责 人 就 会 计 档 案 管 理 办 法 修 订 答 记 者 问,2015.12.14, http://tfs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/zhengceji edu/201512/t20151214_1613341.html 3. 会 计 档 案 管 理 办 法, 财 会 字 1998 32 号, 1998.8.21 发 布,1999.1.1 实 施 6 3
主 要 参 考 资 料 : 4. 会 计 档 案 管 理 办 法, 财 预 字 [1984]85 号, 1984.6.1 发 布,1984.6.1 实 施 5. 关 于 征 求 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 征 求 意 见 稿 ) 意 见 的 通 知, 财 会 便 2014 56 号,2014.12.1, http://kjs.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/gongz uotongzhi/201412/t20141202_1162079.html 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 征 求 意 见 稿 ).doc 关 于 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 征 求 意 见 稿 ) 的 说 明.doc 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 征 求 意 见 稿 ) 与 现 行 会 计 档 案 管 理 办 法 对 照 表.docx 7 主 要 参 考 资 料 : 8 6. 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定, 国 家 档 案 局 令 第 8 号,2006.12.18 颁 布 / 实 施 7. 企 业 文 件 材 料 归 档 范 围 和 档 案 保 管 期 限 规 定, 国 家 档 案 局 令 第 10 号,2012.12.17 颁 布,2013.2.1 实 施 8. 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法,1999.10.31 9. 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法,1996.7.5 修 订 10. 中 华 人 民 共 和 国 电 子 签 名 法,2004.8.28 通 过, 2005.4.1 实 施 11. 企 业 会 计 信 息 化 工 作 规 范, 财 会 [2013]20 号, 2013.12.6 4
主 要 参 考 资 料 : 12. 国 家 发 展 和 改 革 委 员 会 办 公 厅 财 政 部 办 公 厅 国 家 税 务 总 局 办 公 厅 国 家 档 案 局 办 公 室, 关 于 组 织 开 展 电 子 发 票 及 电 子 会 计 档 案 综 合 试 点 工 作 的 通 知, 发 改 办 高 技 2013 3044 号,2013.12.16 http://www.chinatax.gov.cn/2013/n1586/n1593/n 1737/n1741/c658330/content.html 13. GB/T18894-2002, 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 14. 电 子 会 计 档 案 实 现 机 制 研 究 _ 以 中 国 联 通 为 例 15. 创 新 档 案 管 理 打 造 绿 色 账 本 _ 中 国 电 信 会 计 档 案 电 子 化 管 理 试 点 实 践 16. 保 险 业 成 功 接 收 国 内 首 张 企 业 电 子 发 票 9 课 程 框 架 总 则 会 计 档 案 管 理 基 础 单 位 会 计 档 案 管 理 单 位 变 动 会 计 档 案 管 理 单 位 之 间 会 计 档 案 管 理 附 则 10 5
引 言 版 本 变 迁 出 台 背 景 出 台 过 程 出 台 意 义 11 版 本 变 迁 1998.8.21 发 布 1999.1.1 实 施 1984.6.1 发 布 1984.6.1 实 施 2015.12.11 发 布 2016.1.1 实 施 12 6
版 本 变 迁 内 容 调 整 一 是 完 善 了 会 计 档 案 的 定 义 和 范 围 二 是 增 加 并 明 确 了 电 子 会 计 档 案 的 管 理 要 求 三 是 完 善 了 会 计 档 案 的 销 毁 程 序 四 是 明 确 了 会 计 档 案 出 境 的 管 理 要 求 五 是 调 整 了 会 计 档 案 的 定 期 保 管 期 限, 并 延 长 了 会 计 档 案 向 单 位 档 案 管 理 机 构 移 交 的 期 限 13 出 台 背 景 1984 年 财 政 部 国 家 档 案 局 联 合 印 发 了 会 计 档 案 管 理 办 法, 并 于 1998 年 对 该 办 法 进 行 了 第 一 次 修 订 原 管 理 办 法 实 施 10 多 年 以 来, 对 规 范 和 加 强 单 位 会 计 档 案 管 理 促 进 会 计 工 作 更 好 地 服 务 经 济 社 会 发 展 发 挥 了 积 极 作 用 近 年 来, 随 着 我 国 经 济 社 会 的 快 速 发 展 以 及 信 息 技 术 的 广 泛 应 用, 会 计 档 案 的 内 容 范 围 承 载 形 式 管 理 手 段 利 用 方 式 等 均 发 生 了 较 大 变 化, 原 管 理 办 法 已 经 无 法 较 好 地 适 应 经 济 社 会 发 展 需 要, 突 出 表 现 在 : 14 7
出 台 背 景 ( 一 ) 随 着 各 单 位 信 息 化 水 平 和 精 细 化 管 理 程 度 的 日 益 提 升, 越 来 越 多 的 会 计 凭 证 账 簿 报 表 等 会 计 资 料 以 电 子 形 式 产 生 传 输 保 管, 形 成 了 大 量 电 子 会 计 档 案, 需 要 予 以 规 范 ( 二 ) 随 着 我 国 会 计 法 律 法 规 的 不 断 完 善, 以 及 国 家 档 案 管 理 规 范 标 准 的 制 定 或 修 订, 原 管 理 办 法 的 有 关 表 述 已 不 再 适 用, 会 计 档 案 的 范 围 保 管 利 用 销 毁 等 方 面 的 规 定 需 要 相 应 予 以 调 整 或 完 善 15 出 台 过 程 从 2012 年 开 始, 财 政 部 国 家 档 案 局 陆 续 组 织 部 分 信 息 化 程 度 较 高 的 企 业 和 地 区 开 展 会 计 档 案 电 子 化 管 理 试 点 工 作 2012 年 一 季 度, 国 家 档 案 局 会 同 财 政 部 开 始 企 业 会 计 电 子 档 案 管 理 试 点, 在 中 国 电 信 广 东 分 公 司 中 国 联 通 湖 北 分 公 司 中 国 人 保 财 险 股 份 公 司 开 展 会 计 档 案 管 理 试 点 工 作, 试 行 内 部 会 计 凭 证 的 无 纸 化 归 档 涉 及 的 单 位 内 部 原 始 凭 证 包 括 : 企 业 内 部 产 生 的 原 始 凭 证 记 账 凭 证 账 簿 和 银 行 回 单 16 8
出 台 过 程 2013-2014 年 财 政 部 国 家 档 案 局 国 家 税 务 总 局 国 家 发 展 改 革 委 专 门 针 对 电 子 发 票 的 入 账 和 保 管 问 题 多 次 开 展 研 讨, 并 组 织 部 分 企 业 和 地 区 开 展 电 子 发 票 及 电 子 会 计 档 案 管 理 综 合 试 点 工 作 17 ( 一 ) 推 动 电 子 发 票 的 接 收 及 归 档 保 存 中 国 电 信 集 团 公 司 中 国 联 合 网 络 通 信 集 团 有 限 公 司 中 国 人 民 财 产 保 险 股 份 有 限 公 司 在 深 入 开 展 会 计 档 案 电 子 化 管 理 试 点 工 作 的 基 础 上, 增 加 电 子 发 票 管 理 环 节, 接 收 电 子 发 票 试 点 单 位 开 具 的 电 子 发 票, 开 展 电 子 发 票 查 询 比 对 电 子 发 票 接 收 审 核 验 证 会 计 核 算 记 账 电 子 发 票 归 档 保 存 电 子 发 票 调 阅 等 工 作, 同 时 推 进 企 业 与 银 行 直 联, 应 用 电 子 银 行 回 单, 形 成 完 整 的 电 子 会 计 档 案, 接 受 内 外 部 审 核 出 台 过 程 试 点 工 作 要 依 托 已 有 的 会 计 核 算 系 统, 完 整 地 接 收 电 子 发 票 数 据, 并 通 过 建 设 完 善 电 子 会 计 档 案 管 理 系 统, 实 现 电 子 发 票 的 高 效 便 捷 归 档 及 查 询 18 ( 二 ) 做 好 电 子 发 票 系 统 与 会 计 核 算 系 统 的 对 接 已 经 开 展 电 子 发 票 试 点 工 作 的 北 京 京 东 世 纪 贸 易 有 限 公 司 和 东 港 股 份 有 限 公 司 上 海 爱 信 诺 航 天 信 息 有 限 公 司 重 庆 市 远 大 印 务 有 限 公 司 青 岛 海 尔 软 件 有 限 公 司 中 国 电 信 股 份 有 限 公 司 深 圳 分 公 司 江 苏 苏 宁 易 购 电 子 商 务 有 限 公 司 浙 江 浙 科 信 息 技 术 有 限 公 司 成 都 京 东 世 纪 贸 易 有 限 公 司 等 单 位, 要 配 合 会 计 档 案 电 子 化 管 理 试 点 单 位, 在 已 开 展 电 子 发 票 试 点 工 作 基 础 上, 完 善 电 子 发 票 系 统 的 输 出 接 口, 做 好 与 会 计 档 案 电 子 化 管 理 试 点 单 位 会 计 核 算 等 相 关 系 统 的 对 接 9
出 台 过 程 2014 年 6 月 27 日, 随 着 中 国 人 民 财 产 保 险 股 份 有 限 公 司 电 子 会 计 档 案 系 统 与 北 京 市 国 税 局 电 子 发 票 平 台 成 功 实 现 对 接, 国 内 首 张 可 报 销 电 子 发 票 正 式 开 出 厦 门 是 全 国 首 个 开 展 财 政 票 据 会 计 档 案 电 子 化 管 理 试 点 工 作 的 城 市 厦 门 市 财 政 局 专 门 制 定 出 台 了 厦 门 市 财 政 票 据 会 计 档 案 电 子 化 管 理 暂 时 办 法, 选 择 市 第 一 医 院 中 山 医 院 仙 岳 医 院 交 警 大 队 4 家 单 位 进 行 试 点 19 出 台 过 程 试 点 企 业 进 一 步 节 约 了 会 计 档 案 管 理 成 本, 提 高 了 会 计 档 案 管 理 效 率 仅 从 内 部 原 始 凭 证 的 试 点 效 果 看, 每 家 单 位 每 年 就 可 直 接 节 约 纸 张 打 印 耗 材 及 后 续 处 理 人 力 成 本 保 管 成 本 等 上 千 万 元, 绿 色 档 案 效 应 尽 显 20 10
出 台 过 程 随 着 试 点 工 作 的 稳 步 推 进, 电 子 发 票 相 关 政 策 的 逐 步 完 善,2014 年 财 政 部 国 家 档 案 局 着 手 修 订 原 管 理 办 法, 形 成 了 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 征 求 意 见 稿 ), 先 后 于 2014 年 12 月 2015 年 5 月 向 社 会 两 次 公 开 征 求 意 见, 形 成 了 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 修 订 草 案 ) 2015 年 9 月 财 政 部 国 家 档 案 局 组 织 有 关 专 家 集 中 研 究 讨 论 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 修 订 草 案 ), 最 终 形 成 新 管 理 办 法 21 出 台 意 义 一 是 有 利 于 推 动 互 联 网 创 新 经 济 的 发 展 近 年 来, 党 中 央 国 务 院 积 极 推 动 互 联 网 + 行 动 和 大 众 创 业 万 众 创 新, 我 国 基 于 互 联 网 的 新 业 态 新 模 式 蓬 勃 兴 起 新 管 理 办 法 肯 定 了 电 子 会 计 档 案 的 法 律 效 力, 电 子 会 计 凭 证 的 获 取 报 销 入 账 归 档 保 管 等 均 可 以 实 现 电 子 化 管 理, 将 大 大 推 动 电 子 凭 证 的 在 线 传 递 和 线 上 应 用, 为 互 联 网 创 新 经 济 发 展 提 供 了 有 力 的 政 策 支 持 22 11
出 台 意 义 二 是 有 利 于 促 进 形 成 绿 色 低 碳 的 发 展 方 式 党 的 十 八 大 报 告 强 调, 要 着 力 推 进 绿 色 发 展 循 环 发 展 低 碳 发 展, 形 成 节 约 资 源 和 保 护 环 境 的 空 间 格 局 产 业 结 构 生 产 方 式 生 活 方 式 ; 党 的 十 八 届 三 中 全 会 进 一 步 提 出 要 加 快 建 立 生 态 文 明 制 度 新 管 理 办 法 允 许 符 合 条 件 的 会 计 凭 证 账 簿 等 会 计 资 料 不 再 打 印 纸 质 归 档 保 存, 同 时 要 求 建 立 会 计 档 案 鉴 定 销 毁 制 度, 完 善 销 毁 流 程, 推 动 会 计 档 案 销 毁 工 作 有 序 开 展 23 这 些 新 的 规 定 将 节 约 大 量 纸 质 会 计 资 料 的 打 印 传 递 整 理 成 本 以 及 归 档 后 的 保 管 成 本, 减 少 社 会 资 源 耗 费, 推 动 节 能 减 排, 有 利 于 形 成 绿 色 环 保 的 生 产 方 式 出 台 意 义 三 是 有 利 于 推 进 国 家 治 理 能 力 现 代 化 国 家 治 理 体 系 和 治 理 能 力 现 代 化 需 要 大 数 据 的 支 撑, 需 要 通 过 广 度 信 息 聚 合 深 度 数 据 挖 掘 扁 平 网 络 传 递, 实 现 决 策 科 学 化 管 理 精 细 化 电 子 会 计 档 案 是 电 子 会 计 资 料 的 归 属, 新 管 理 办 法 明 确 将 电 子 会 计 档 案 纳 入 会 计 档 案 范 围, 将 大 力 推 动 电 子 会 计 数 据 的 深 度 开 发 和 有 效 利 用, 为 政 府 决 策 和 管 理 提 供 更 多 维 度 更 具 参 考 价 值 的 会 计 信 息 24 12
第 一 章 : 总 则 第 一 条 至 第 五 条 制 定 目 的 与 依 据 / 适 用 范 围 / 概 念 界 定 / 领 导 与 组 织 25 一 制 定 目 的 和 依 据 第 一 条 为 了 加 强 会 计 档 案 管 理, 有 效 保 护 和 利 用 会 计 档 案, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 等 有 关 法 律 和 行 政 法 规, 制 定 本 办 法 26 13
一 制 定 目 的 和 依 据 原 管 理 办 法 第 一 条 为 了 加 强 会 计 档 案 管 理, 统 一 会 计 档 案 管 理 制 度, 更 好 地 为 发 展 社 会 主 义 市 场 经 济 服 务, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 和 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 的 规 定, 制 定 本 办 法 新 管 理 办 法 第 一 条 为 了 加 强 会 计 档 案 管 理, 有 效 保 护 和 利 用 会 计 档 案, 根 据 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 等 有 关 法 律 和 行 政 法 规, 制 定 本 办 法 27 二 适 用 范 围 第 二 条 国 家 机 关 社 会 团 体 企 业 事 业 单 位 和 其 他 组 织 ( 以 下 统 称 单 位 ) 管 理 会 计 档 案 适 用 本 办 法 28 14
二 适 用 范 围 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 二 条 国 家 机 关 社 会 团 体 企 业 事 业 单 位 第 二 条 国 家 机 关 社 会 按 规 定 应 当 建 账 的 个 体 团 体 企 业 事 业 单 位 工 商 户 和 其 他 组 织 ( 以 和 其 他 组 织 ( 以 下 统 称 单 下 简 称 各 单 位 ), 应 当 位 ) 管 理 会 计 档 案 适 用 本 依 照 本 办 法 管 理 会 计 档 办 法 案 29 三 概 念 界 定 第 三 条 本 办 法 所 称 会 计 档 案 是 指 单 位 在 进 行 会 计 核 算 等 过 程 中 接 收 或 形 成 的, 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 事 项 的, 具 有 保 存 价 值 的 文 字 图 表 等 各 种 形 式 的 会 计 资 料, 包 括 通 过 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成 传 输 和 存 储 的 电 子 会 计 档 案 30 15
否 纸 质 会 计 资 料 会 计 核 算 等 过 程 中 接 收 或 形 成 电 子 会 计 资 料 否 会 计 资 料 与 会 计 档 案 是 纸 质 非 会 计 档 案 否 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 事 项 否 电 子 非 会 计 档 案 是 否 具 有 保 存 价 值 否 纸 质 会 计 档 案 是 电 子 会 计 档 案 31 三 概 念 界 定 原 管 理 办 法 第 五 条 会 计 档 案 是 指 会 计 凭 证 会 计 账 簿 和 财 务 报 告 等 会 计 核 算 专 业 材 料, 是 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 的 重 要 史 料 和 证 据 具 体 包 括 : 新 管 理 办 法 第 三 条 本 办 法 所 称 会 计 档 案 是 指 单 位 在 进 行 会 计 核 算 等 过 程 中 接 收 或 形 成 的, 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 事 项 的, 具 有 保 存 价 值 的 文 字 图 表 等 各 种 形 式 的 会 计 资 料, 包 括 通 过 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成 传 输 和 存 储 的 电 子 会 计 档 案 原 管 理 办 法 采 用 列 举 的 方 式, 提 出 了 四 类 应 当 归 档 的 会 计 资 料, 但 未 对 会 计 档 案 的 内 涵 进 行 界 定 列 举 之 外 的 其 他 会 计 资 料 是 否 应 当 归 档, 缺 少 相 应 的 判 断 标 准, 导 致 各 单 位 在 实 际 工 作 中 的 做 法 存 在 较 大 差 异 或 者 出 现 一 些 争 议 因 此, 根 据 档 案 法 以 及 相 关 制 度 办 法 关 于 档 案 的 表 述, 管 理 办 法 ( 征 求 意 见 稿 ) 对 会 计 档 案 进 行 了 定 义 32 16
四 领 导 与 组 织 第 四 条 财 政 部 和 国 家 档 案 局 主 管 全 国 会 计 档 案 工 作, 共 同 制 定 全 国 统 一 的 会 计 档 案 工 作 制 度, 对 全 国 会 计 档 案 工 作 实 行 监 督 和 指 导 县 级 以 上 地 方 人 民 政 府 财 政 部 门 和 档 案 行 政 管 理 部 门 管 理 本 行 政 区 域 内 的 会 计 档 案 工 作, 并 对 本 行 政 区 域 内 会 计 档 案 工 作 实 行 监 督 和 指 导 33 四 领 导 与 组 织 机 构 档 案 工 作 管 理 会 计 档 案 工 作 制 定 会 计 档 案 工 作 制 度 监 督 指 导 会 计 档 案 工 作 财 政 部 国 家 档 案 局 县 级 以 上 地 方 人 民 政 府 财 政 部 门 档 案 管 理 部 门 全 国 全 国 全 国 本 行 政 区 域 - 本 行 政 区 域 34 17
四 领 导 与 组 织 原 管 理 办 法 第 三 条 各 级 人 民 政 府 财 政 部 门 和 档 案 行 政 管 理 部 门 共 同 负 责 会 计 档 案 工 作 的 指 导 监 督 和 检 查 新 管 理 办 法 第 四 条 财 政 部 和 国 家 档 案 局 主 管 全 国 会 计 档 案 工 作, 共 同 制 定 全 国 统 一 的 会 计 档 案 工 作 制 度, 对 全 国 会 计 档 案 工 作 实 行 监 督 和 指 导 县 级 以 上 地 方 人 民 政 府 财 政 部 门 和 档 案 行 政 管 理 部 门 管 理 本 行 政 区 域 内 的 会 计 档 案 工 作, 并 对 本 行 政 区 域 内 会 计 档 案 工 作 实 行 监 督 和 指 导 35 四 领 导 与 组 织 第 五 条 单 位 应 当 加 强 会 计 档 案 管 理 工 作, 建 立 和 完 善 会 计 档 案 的 收 集 整 理 保 管 利 用 和 鉴 定 销 毁 等 管 理 制 度, 采 取 可 靠 的 安 全 防 护 技 术 和 措 施, 保 证 会 计 档 案 的 真 实 完 整 可 用 安 全 36 18
四 领 导 与 组 织 收 集 整 理 保 管 利 用 会 计 档 案 管 理 工 作 鉴 定 销 毁 真 实 完 整 可 用 安 全 会 计 档 案 管 理 目 标 37 四 领 导 与 组 织 第 五 条 单 位 的 档 案 机 构 或 者 档 案 工 作 人 员 所 属 机 构 ( 以 下 统 称 单 位 档 案 管 理 机 构 ) 负 责 管 理 本 单 位 的 会 计 档 案 单 位 也 可 以 委 托 具 备 档 案 管 理 条 件 的 机 构 代 为 管 理 会 计 档 案 38 19
会 计 档 案 管 理 机 构 否 具 备 档 案 管 理 条 件 的 机 构 代 为 管 理 本 单 位 会 计 档 案 单 位 有 单 位 档 案 管 理 机 构 本 单 位 会 计 档 案 是 单 位 档 案 管 理 机 构 管 理 本 单 位 会 计 档 案 单 位 的 档 案 机 构 档 案 工 作 人 员 所 属 机 构 39 四 领 导 与 组 织 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 40 第 四 条 各 单 位 必 须 加 强 对 会 计 档 案 管 理 工 作 的 领 导, 建 立 会 计 档 案 的 立 卷 归 档 保 管 查 阅 和 销 毁 等 管 理 制 度, 保 证 会 计 档 案 妥 善 保 管 有 序 存 放 方 便 查 阅, 严 防 毁 损 散 失 和 泄 密 第 五 条 单 位 应 当 加 强 会 计 档 案 管 理 工 作, 建 立 和 完 善 会 计 档 案 的 收 集 整 理 保 管 利 用 和 鉴 定 销 毁 等 管 理 制 度, 采 取 可 靠 的 安 全 防 护 技 术 和 措 施, 保 证 会 计 档 案 的 真 实 完 整 可 用 安 全 单 位 的 档 案 机 构 或 者 档 案 工 作 人 员 所 属 机 构 ( 以 下 统 称 单 位 档 案 管 理 机 构 ) 负 责 管 理 本 单 位 的 会 计 档 案 单 位 也 可 以 委 托 具 备 档 案 管 理 条 件 的 机 构 代 为 管 理 会 计 档 案 20
第 二 章 : 会 计 档 案 管 理 基 础 第 六 条 至 第 九 条 会 计 档 案 范 围 / 电 子 会 计 档 案 管 理 41 五 会 计 档 案 范 围 第 六 条 下 列 会 计 资 料 应 当 进 行 归 档 : ( 一 ) 会 计 凭 证, 包 括 原 始 凭 证 记 账 凭 证 ; ( 二 ) 会 计 账 簿, 包 括 总 账 明 细 账 日 记 账 固 定 资 产 卡 片 及 其 他 辅 助 性 账 簿 ; ( 三 ) 财 务 会 计 报 告, 包 括 月 度 季 度 半 年 度 年 度 财 务 会 计 报 告 ; 42 21
五 会 计 档 案 范 围 第 六 条 下 列 会 计 资 料 应 当 进 行 归 档 : ( 四 ) 其 他 会 计 资 料, 包 括 银 行 存 款 余 额 调 节 表 银 行 对 账 单 纳 税 申 报 表 会 计 档 案 移 交 清 册 会 计 档 案 保 管 清 册 会 计 档 案 销 毁 清 册 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 及 其 他 具 有 保 存 价 值 的 会 计 资 料 43 五 会 计 档 案 范 围 会 计 凭 证 会 计 账 簿 财 务 会 计 报 告 其 他 会 计 资 料 原 始 凭 证 总 账 月 度 银 行 存 款 余 额 调 节 表 记 账 凭 证 明 细 账 季 度 银 行 对 账 单 固 定 资 产 卡 片 日 记 账 辅 助 性 账 簿 半 年 度 年 度 其 他 具 有 保 存 价 值 的 会 计 资 料 纳 税 申 报 表 会 计 档 案 移 交 清 册 会 计 档 案 保 管 清 册 会 计 档 案 销 毁 清 册 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 其 他 44 22
45 五 会 计 档 案 范 围 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 五 条 会 计 档 案 是 指 会 计 凭 证 会 计 账 簿 和 财 务 报 告 等 会 计 核 第 六 条 下 列 会 计 资 料 算 专 业 材 料, 是 记 录 和 反 映 单 应 当 进 行 归 档 : 位 经 济 业 务 的 重 要 史 料 和 证 据 ( 一 ) 会 计 凭 证, 包 括 原 具 体 包 括 : ( 一 ) 会 计 凭 证 类 : 原 始 凭 证, 记 账 凭 证, 汇 总 凭 证, 其 他 会 计 凭 证 ( 二 ) 会 计 账 簿 类 : 总 账, 明 细 账, 日 记 账, 固 定 资 产 卡 片, 辅 助 账 簿, 其 他 会 计 账 簿 始 凭 证 记 账 凭 证 ; ( 二 ) 会 计 账 簿, 包 括 总 账 明 细 账 日 记 账 固 定 资 产 卡 片 及 其 他 辅 助 性 账 簿 ; 根 据 会 计 法, 新 管 理 办 法 对 会 计 档 案 的 范 围 进 行 了 适 当 调 整 46 五 会 计 档 案 范 围 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 ( 三 ) 财 务 报 告 类 : 月 度 ( 三 ) 财 务 会 计 报 告, 包 括 月 季 度 年 度 财 务 报 告, 包 度 季 度 半 年 度 年 度 财 括 会 计 报 表 附 表 附 注 务 会 计 报 告 ; 及 文 字 说 明, 其 他 财 务 报 ( 四 ) 其 他 会 计 资 料, 包 括 银 告 行 存 款 余 额 调 节 表 银 行 对 ( 四 ) 其 他 类 : 银 行 存 款 账 单 纳 税 申 报 表 会 计 档 余 额 调 节 表, 银 行 对 账 单, 其 他 应 当 保 存 的 会 计 核 算 专 业 资 料, 会 计 档 案 移 交 清 册, 会 计 档 案 保 管 清 册, 会 计 档 案 销 毁 清 册 案 移 交 清 册 会 计 档 案 保 管 清 册 会 计 档 案 销 毁 清 册 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 及 其 他 具 有 保 存 价 值 的 会 计 资 料 23
六 电 子 会 计 档 案 管 理 第 七 条 单 位 可 以 利 用 计 算 机 网 络 通 信 等 信 息 技 术 手 段 管 理 会 计 档 案 47 六 电 子 会 计 档 案 管 理 第 八 条 同 时 满 足 下 列 条 件 的, 单 位 内 部 形 成 的 属 于 归 档 范 围 的 电 子 会 计 资 料 可 仅 以 电 子 形 式 保 存, 形 成 电 子 会 计 档 案 : ( 一 ) 形 成 的 电 子 会 计 资 料 来 源 真 实 有 效, 由 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成 和 传 输 ; 48 24
六 电 子 会 计 档 案 管 理 ( 二 ) 使 用 的 会 计 核 算 系 统 能 够 准 确 完 整 有 效 接 收 和 读 取 电 子 会 计 资 料, 能 够 输 出 符 合 国 家 标 准 归 档 格 式 的 会 计 凭 证 会 计 账 簿 财 务 会 计 报 表 等 会 计 资 料, 设 定 了 经 办 审 核 审 批 等 必 要 的 审 签 程 序 ; 49 六 电 子 会 计 档 案 管 理 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 电 子 文 件 通 用 格 式 (6.1) 文 字 型 :XML RTF TXT 扫 描 型 :JPEG TIFF 视 频 和 多 媒 体 :MPEG AVI 音 频 :WAV MP3 50 25
六 电 子 会 计 档 案 管 理 ( 三 ) 使 用 的 电 子 档 案 管 理 系 统 能 够 有 效 接 收 管 理 利 用 电 子 会 计 档 案, 符 合 电 子 档 案 的 长 期 保 管 要 求, 并 建 立 了 电 子 会 计 档 案 与 相 关 联 的 其 他 纸 质 会 计 档 案 的 检 索 关 系 ; ( 四 ) 采 取 有 效 措 施, 防 止 电 子 会 计 档 案 被 篡 改 ; 51 六 电 子 会 计 档 案 管 理 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 9.4 保 管 要 求 归 档 电 子 文 件 的 保 管 除 应 符 合 纸 质 档 案 的 要 求 外, 还 应 符 合 下 列 条 件 : a. 归 档 载 体 应 作 防 写 处 理 避 免 擦 划 触 摸 记 录 涂 层 b. 单 片 载 体 应 装 盒, 竖 立 存 放, 且 避 免 挤 压 c. 存 放 时 应 远 离 强 磁 场 强 热 源, 并 与 有 害 气 体 隔 离 d. 环 境 温 度 选 定 范 围 :17 ~20 ; 相 对 湿 度 选 定 范 围 : 35%~45% 归 档 电 子 文 件 在 形 成 单 位 的 保 管, 也 应 参 照 上 述 条 件 52 26
六 电 子 会 计 档 案 管 理 ( 五 ) 建 立 电 子 会 计 档 案 备 份 制 度, 能 够 有 效 防 范 自 然 灾 害 意 外 事 故 和 人 为 破 坏 的 影 响 ; ( 六 ) 形 成 的 电 子 会 计 资 料 不 属 于 具 有 永 久 保 存 价 值 或 者 其 他 重 要 保 存 价 值 的 会 计 档 案 53 六 电 子 会 计 档 案 管 理 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 7.5.2.2 把 带 有 归 档 标 识 的 电 子 文 件 集 中, 拷 贝 至 耐 久 性 好 的 载 体 上, 一 式 3 套, 一 套 封 存 保 管, 一 套 供 查 阅 使 用, 一 套 异 地 保 存 对 于 加 密 电 子 文 件, 则 应 在 解 密 后 再 制 作 拷 贝 7.5.2.3 本 标 准 推 荐 采 用 的 载 体, 按 优 先 顺 序 依 次 为 : 只 读 光 盘 一 次 写 光 盘 磁 带 可 擦 写 光 盘 硬 磁 盘 等 不 允 许 用 软 磁 盘 作 为 归 档 电 子 文 件 长 期 保 存 的 载 体 54 27
六 电 子 会 计 档 案 管 理 第 九 条 满 足 本 办 法 第 八 条 规 定 条 件, 单 位 从 外 部 接 收 的 电 子 会 计 资 料 附 有 符 合 中 华 人 民 共 和 国 电 子 签 名 法 规 定 的 电 子 签 名 的, 可 仅 以 电 子 形 式 归 档 保 存, 形 成 电 子 会 计 档 案 55 1 电 子 设 备 形 成 传 输 2 会 计 核 算 系 统 接 收 读 取 审 签 输 出 3 电 子 档 案 管 理 系 统 接 收 管 理 利 用 检 索 电 子 会 计 资 料 电 子 会 计 档 案 纸 质 会 计 档 案 内 部 电 子 会 计 档 案 条 件 否 4 防 篡 改 措 施 电 子 会 计 档 案 否 否 是 5 备 份 制 度 是 6 属 于 永 久 保 存 或 其 他 重 要 保 存 价 值 是 仅 保 存 电 子 会 计 档 案 同 时 保 存 纸 质 会 计 档 案 28
否 1 电 子 设 备 形 成 传 输 2 会 计 核 算 系 统 接 收 读 取 审 签 输 出 3 电 子 档 案 管 理 系 统 4 防 篡 改 措 施 接 收 管 理 利 用 检 索 电 子 会 计 档 案 电 子 会 计 资 料 电 子 会 计 档 案 纸 质 会 计 档 案 7 合 法 电 子 签 名 是 否 外 部 电 子 会 计 档 案 条 件 否 是 5 备 份 制 度 1 7: 真 实 2 3 6: 准 确 完 整 可 用 4 5: 安 全 是 否 6 属 于 永 久 保 存 或 其 他 重 要 保 存 价 值 是 仅 保 存 电 子 会 计 档 案 同 时 保 存 纸 质 会 计 档 案 六 电 子 会 计 档 案 管 理 确 保 电 子 会 计 档 案 的 真 实 完 整 可 用 安 全 第 一 七 项 规 定 是 确 保 电 子 会 计 档 案 的 真 实 第 二 三 六 项 是 确 保 电 子 会 计 档 案 的 准 确 完 整 可 用 第 四 五 项 规 定 是 确 保 电 子 会 计 档 案 的 安 全 单 位 内 部 生 成 的 电 子 会 计 资 料 仅 以 电 子 形 式 归 档 保 存 必 须 同 时 满 足 第 一 至 六 项 规 定 ; 单 位 外 部 接 收 的 电 子 会 计 资 料 仅 以 电 子 形 式 归 档 保 存 必 须 同 时 满 足 第 一 至 七 项 规 定 58 29
59 六 电 子 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 第 十 二 条 采 用 电 子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位, 应 当 保 存 打 印 出 的 纸 质 会 计 档 案 具 备 采 用 磁 带 磁 盘 光 盘 微 缩 胶 片 等 磁 性 介 质 保 存 会 计 档 案 条 件 的, 由 国 务 院 业 务 主 管 部 门 统 一 规 定, 并 报 财 政 部 国 家 档 案 局 备 案 新 管 理 办 法 第 七 条 单 位 可 以 利 用 计 算 机 网 络 通 信 等 信 息 技 术 手 段 管 理 会 计 档 案 第 八 条 同 时 满 足 下 列 条 件 的, 单 位 内 部 形 成 的 属 于 归 档 范 围 的 电 子 会 计 资 料 可 仅 以 电 子 形 式 保 存, 形 成 电 子 会 计 档 案 : ( 一 ) 形 成 的 电 子 会 计 资 料 来 源 真 实 有 效, 由 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成 和 传 输 ; ( 二 ) 使 用 的 会 计 核 算 系 统 能 够 准 确 完 整 有 效 接 收 和 读 取 电 子 会 计 资 料, 能 够 输 出 符 合 国 家 标 准 归 档 格 式 的 会 计 凭 证 会 计 账 簿 财 务 会 计 报 表 等 会 计 资 料, 设 定 了 经 办 审 核 审 批 等 必 要 的 审 签 程 序 ; 随 着 互 联 网 的 飞 速 发 展, 云 计 算 时 代 的 来 临, 会 计 信 息 化 步 伐 不 断 加 快, 电 子 会 计 资 料 正 逐 步 取 代 纸 质 会 计 资 料, 在 会 计 核 算 和 财 务 管 理 中 发 挥 着 日 益 重 要 的 作 用 60 六 电 子 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 第 十 二 条 采 用 电 子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位, 应 当 保 存 打 印 出 的 纸 质 会 计 档 案 具 备 采 用 磁 带 磁 盘 光 盘 微 缩 胶 片 等 磁 性 介 质 保 存 会 计 档 案 条 件 的, 由 国 务 院 业 务 主 管 部 门 统 一 规 定, 并 报 财 政 部 国 家 档 案 局 备 案 新 管 理 办 法 ( 三 ) 使 用 的 电 子 档 案 管 理 系 统 能 够 有 效 接 收 管 理 利 用 电 子 会 计 档 案, 符 合 电 子 档 案 的 长 期 保 管 要 求, 并 建 立 了 电 子 会 计 档 案 与 相 关 联 的 其 他 纸 质 会 计 档 案 的 检 索 关 系 ; ( 四 ) 采 取 有 效 措 施, 防 止 电 子 会 计 档 案 被 篡 改 ; ( 五 ) 建 立 电 子 会 计 档 案 备 份 制 度, 能 够 有 效 防 范 自 然 灾 害 意 外 事 故 和 人 为 破 坏 的 影 响 ; ( 六 ) 形 成 的 电 子 会 计 资 料 不 属 于 具 有 永 久 保 存 价 值 或 者 其 他 重 要 保 存 价 值 的 会 计 档 案 在 信 息 化 时 代, 电 子 档 案 管 理 的 法 律 规 范 和 技 术 手 段 已 经 较 为 成 熟, 要 求 同 时 保 存 纸 质 和 电 子 的 会 计 档 案 意 义 不 大, 也 大 大 增 加 了 档 案 的 管 理 成 本 此 外, 所 提 的 备 案 要 求 既 有 悖 于 国 务 院 关 于 转 变 政 府 职 能 简 政 放 权 的 精 神, 也 并 不 符 合 目 前 实 际 的 做 法 30
61 六 电 子 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 第 十 二 条 采 用 电 子 计 算 机 进 行 会 计 核 算 的 单 位, 应 当 保 存 打 印 出 的 纸 质 会 计 档 案 具 备 采 用 磁 带 磁 盘 光 盘 微 缩 胶 片 等 磁 性 介 质 保 存 会 计 档 案 条 件 的, 由 国 务 院 业 务 主 管 部 门 统 一 规 定, 并 报 财 政 部 国 家 档 案 局 备 案 新 管 理 办 法 第 九 条 满 足 本 办 法 第 八 条 规 定 条 件, 单 位 从 外 部 接 收 的 电 子 会 计 资 料 附 有 符 合 中 华 人 民 共 和 国 电 子 签 名 法 规 定 的 电 子 签 名 的, 可 仅 以 电 子 形 式 归 档 保 存, 形 成 电 子 会 计 档 案 为 此, 管 理 办 法 删 除 了 备 案 的 规 定, 并 进 一 步 肯 定 了 电 子 会 计 档 案 的 有 效 性 和 可 替 代 性 ( 对 纸 质 会 计 档 案 的 替 代 ) 电 子 会 计 档 案 管 理 相 关 规 定 企 业 会 计 信 息 化 工 作 规 范 62 31
工 作 规 范 第 十 三 条 保 存 位 置 电 子 会 计 资 料 应 离 开 原 生 信 息 系 统 进 行 归 档 保 存 归 档 定 义 对 电 子 会 计 资 料 进 行 鉴 别 整 理 加 工 和 移 送 档 案 管 理 职 能 部 门 进 行 保 存 的 过 程 63 工 作 规 范 第 十 三 条 归 档 过 程 首 先 要 进 行 鉴 定, 区 分 需 归 档 和 不 需 归 档 的 部 分, 去 除 不 需 归 档 数 据 和 冗 余 数 据 对 准 备 归 档 电 子 会 计 资 料 鉴 定 其 真 实 性 完 整 性 和 有 效 性 按 重 要 程 度 区 分 保 管 期 限, 组 成 保 管 单 位 64 32
工 作 规 范 第 十 三 条 归 档 功 能 将 归 档 的 电 子 会 计 资 料 转 换 成 符 合 归 档 要 求 的 存 储 格 式, 与 其 元 数 据 一 起 按 要 求 封 装 打 包, 从 会 计 信 息 系 统 中 导 出, 传 送 至 档 案 管 理 信 息 系 统 或 归 档 指 定 的 存 储 位 置 对 已 完 成 归 档 的 电 子 会 计 资 料 进 行 标 记, 以 防 止 重 复 归 档 最 好 还 能 定 期 删 除 已 归 档 数 据, 以 释 放 存 储 空 间 65 工 作 规 范 第 十 三 条 归 档 依 据 电 子 会 计 资 料 归 档 过 程 中 的 有 关 要 求 可 参 照 国 家 标 准 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 (GB/18894-2002) 元 数 据 项 的 要 求 参 见 档 案 行 业 标 准 文 书 类 电 子 文 件 元 数 据 方 案 (DA/T46 2009) 归 档 时 电 子 会 计 资 料 的 封 装 格 式 可 参 见 档 案 行 业 标 准 基 于 XML 的 电 子 文 件 封 装 规 范 (DA/T48-2009) 电 子 会 计 资 料 归 档 时 的 存 储 格 式 应 选 择 有 利 于 长 期 保 存 的 格 式, 具 体 要 求 可 参 见 档 案 行 业 标 准 版 式 电 子 文 件 长 期 保 存 格 式 需 求 (DA/T47-2009) 66 33
工 作 规 范 第 十 三 条 归 档 意 见 企 业 在 购 买 实 施 会 计 软 件 时 应 充 分 听 取 本 企 业 档 案 部 门 对 于 电 子 会 计 资 料 的 归 档 范 围 元 数 据 项 归 档 后 的 存 储 位 置 归 档 储 存 格 式 等 方 面 的 意 见 使 电 子 会 计 资 料 能 够 顺 利 归 档 67 工 作 规 范 第 四 十 条 第 四 十 条 企 业 内 部 生 成 的 会 计 凭 证 账 簿 和 辅 助 性 会 计 资 料, 同 时 满 足 下 列 条 件 的, 可 以 不 输 出 纸 面 资 料 : ( 一 ) 所 记 载 的 事 项 属 于 本 企 业 重 复 发 生 的 日 常 业 务 ; ( 二 ) 由 企 业 信 息 系 统 自 动 生 成 ; ( 三 ) 可 及 时 在 企 业 信 息 系 统 中 以 人 类 可 读 形 式 查 询 和 输 出 ; ( 四 ) 企 业 信 息 系 统 具 有 防 止 相 关 数 据 被 篡 改 的 有 效 机 制 ; ( 五 ) 企 业 对 相 关 数 据 建 立 了 电 子 备 份 制 度, 能 有 效 防 范 自 然 灾 害 意 外 事 故 和 人 为 破 坏 的 影 响 ; 68 ( 六 ) 企 业 对 电 子 和 纸 面 会 计 资 料 建 立 了 完 善 的 索 引 体 系 34
69 工 作 规 范 第 四 十 条 1. 会 计 资 料 范 围 可 无 纸 化 管 理 的 内 部 生 成 的 会 计 资 料 包 括 : 会 计 凭 证 : 原 始 凭 证 记 账 凭 证 会 计 账 簿 : 总 账 明 细 账 和 日 记 账 辅 助 性 会 计 资 料 : 固 定 资 产 卡 片 项 目 辅 助 账 银 行 存 款 余 额 表 等 各 种 会 计 资 料 2. 业 务 范 围 重 复 发 生 : 一 年 内 反 复 发 生 日 常 : 在 企 业 的 经 营 循 环 中, 可 以 预 期 将 会 发 生 的 事 项 70 工 作 规 范 第 四 十 条 3. 电 子 会 计 资 料 的 原 生 性 ( 二 ) 由 企 业 信 息 系 统 自 动 生 成 本 意 是 指 原 生 电 子 会 计 资 料 原 生 与 从 纸 面 转 换 相 对 应 4. 可 查 询 性 ( 三 ) 可 及 时 在 企 业 信 息 系 统 中 以 人 类 可 读 形 式 查 询 和 输 出 ; 输 出 : 包 括 显 示 和 打 印 及 时 : 电 子 会 计 资 料 应 当 随 时 处 于 在 线 状 态, 打 开 终 端 设 备 就 可 以 访 问 到, 而 不 需 要 复 杂 的 技 术 准 备 过 程 35
工 作 规 范 第 四 十 条 5. 防 篡 改 机 制 防 篡 改, 是 确 保 会 计 资 料 的 证 据 和 轨 迹 价 值 的 基 本 要 求 防 篡 改 数 据 的 机 制, 是 信 息 系 统 层 面 的 问 题, 不 仅 涉 及 会 计 软 件 功 能, 还 涉 及 诸 如 系 统 安 全 职 责 分 工 和 流 程 设 计 等 内 容 对 企 业 而 言 : 选 用 的 会 计 软 件 应 当 遵 循 工 作 规 范 第 二 章 的 要 求 会 计 软 件 本 身 在 设 计 上 应 有 防 篡 改 机 制, 包 括 对 数 据 库 的 加 密, 对 各 类 系 统 操 作 权 限 的 分 离 控 制 等 71 工 作 规 范 第 四 十 条 6. 备 份 制 度 建 立 电 子 会 计 资 料 的 备 份 制 度, 是 保 证 会 计 资 料 安 全 的 基 本 要 求 电 子 资 料 相 对 纸 面 资 料 有 更 多 的 灭 失 风 险 因 素 备 份 的 方 法 手 段 : 异 地 备 份 磁 盘 阵 列 刻 制 光 盘 等 防 止 人 为 破 坏, 需 要 建 立 对 会 计 资 料 存 储 设 备 的 物 理 保 护 措 施, 防 止 无 关 人 员 对 设 备 的 接 触 72 小 微 企 业 要 实 行 会 计 资 料 的 无 纸 化 管 理, 可 以 采 用 大 型 会 计 软 件 厂 商 提 供 的 会 计 软 件 云 服 务, 或 者 选 择 具 备 一 定 规 模 的 会 计 代 理 记 账 机 构 36
73 工 作 规 范 第 四 十 条 7. 建 立 索 引 建 立 会 计 资 料 索 引 体 系, 目 的 是 保 证 会 计 资 料 的 线 索 性 和 相 互 关 联 性 每 类 会 计 资 料 要 有 系 统 的 编 码 措 施, 通 过 编 码 形 成 各 类 会 计 资 料 间 的 交 叉 索 引, 即 通 过 一 类 资 料 可 以 向 前 向 后 追 溯 其 他 相 关 资 料, 保 证 线 索 不 断 通 过 索 引 能 够 找 到 会 计 资 料 纸 面 资 料, 索 引 必 须 包 含 资 料 的 物 理 空 间 位 置 信 息 电 子 资 料, 信 息 系 统 应 能 通 过 索 引 ( 编 码 ) 访 问 到 数 据 资 料 工 作 规 范 第 四 十 条 7. 建 立 索 引 企 业 应 当 制 定 会 计 资 料 索 引 体 系 的 总 体 索 引 规 则, 明 确 : 哪 些 资 料 是 纸 面 存 储, 应 当 如 何 检 索 哪 些 资 料 是 电 子 存 储, 应 当 通 过 信 息 系 统 的 何 种 功 能 路 径 访 问 74 37
工 作 规 范 第 四 十 一 条 75 第 四 十 一 条 企 业 获 得 的 需 要 外 部 单 位 或 者 个 人 证 明 的 原 始 凭 证 和 其 他 会 计 资 料, 同 时 满 足 下 列 条 件 的, 可 以 不 输 出 纸 面 资 料 : ( 一 ) 会 计 资 料 附 有 外 部 单 位 或 者 个 人 的 符 合 中 华 人 民 共 和 国 电 子 签 名 法 的 可 靠 的 电 子 签 名 ; ( 二 ) 电 子 签 名 经 符 合 中 华 人 民 共 和 国 电 子 签 名 法 的 第 三 方 认 证 ; ( 一 ) 所 记 载 的 事 项 属 于 本 企 业 重 复 发 生 的 日 常 业 务 ; ( 三 ) 可 及 时 在 企 业 信 息 系 统 中 以 人 类 可 读 形 式 查 询 和 输 出 ; ( 五 ) 企 业 对 相 关 数 据 建 立 了 电 子 备 份 制 度, 能 有 效 防 范 自 然 灾 害 意 外 事 故 和 人 为 破 坏 的 影 响 ; ( 六 ) 企 业 对 电 子 和 纸 面 会 计 资 料 建 立 了 完 善 的 索 引 体 系 工 作 规 范 第 四 十 一 条 1. 会 计 资 料 范 围 外 部 获 取 会 计 资 料, 是 指 所 记 载 内 容 需 要 企 业 外 部 人 员 或 者 机 构 认 可 的 会 计 资 料 主 要 是 原 始 凭 证, 如 发 票 银 行 回 单 等 还 包 括 银 行 对 账 单 购 销 合 同 等 外 部 资 料 不 等 于 外 部 制 作 的 资 料 76 38
工 作 规 范 第 四 十 一 条 2. 电 子 签 名 中 华 人 民 共 和 国 电 子 签 名 法 电 子 签 名, 是 指 数 据 电 文 中 以 电 子 形 式 所 含 所 附 用 于 识 别 签 名 人 身 份 并 表 明 签 名 人 认 可 其 中 内 容 的 数 据 数 据 电 文, 是 指 以 电 子 光 学 磁 或 者 类 似 手 段 生 成 发 送 接 收 或 者 储 存 的 信 息 第 十 四 条 可 靠 的 电 子 签 名 与 手 写 签 名 或 者 盖 章 具 有 同 等 的 法 律 效 力 77 工 作 规 范 第 四 十 一 条 3. 可 靠 的 电 子 签 名 电 子 签 名 法 第 十 三 条 电 子 签 名 同 时 符 合 下 列 条 件 的, 视 为 可 靠 的 电 子 签 名 : ( 一 ) 电 子 签 名 制 作 数 据 用 于 电 子 签 名 时, 属 于 电 子 签 名 人 专 有 ; ( 二 ) 签 署 时 电 子 签 名 制 作 数 据 仅 由 电 子 签 名 人 控 制 ; ( 三 ) 签 署 后 对 电 子 签 名 的 任 何 改 动 能 够 被 发 现 ; 78 ( 四 ) 签 署 后 对 数 据 电 文 内 容 和 形 式 的 任 何 改 动 能 够 被 发 现 39
79 工 作 规 范 第 四 十 一 条 4. 第 三 方 认 证 第 三 方 认 证, 是 指 用 于 电 子 签 名 的 数 字 证 书 由 独 立 于 交 易 双 方 的 第 三 方 中 介 机 构 签 发, 所 生 成 的 电 子 签 名 真 实 性 由 该 第 三 方 进 行 鉴 定 的 机 制 第 三 方 认 证, 要 由 依 据 电 子 签 名 法 设 立 的 电 子 认 证 服 务 机 构, 来 提 供 证 书 发 放 和 签 名 鉴 定 等 服 务 电 子 认 证 服 务 机 构 的 设 立 由 国 务 院 信 息 产 业 主 管 部 门 审 批 公 众 可 通 过 工 业 和 信 息 化 部 网 站 查 询 依 法 设 立 的 电 子 认 证 服 务 机 构 名 录 工 作 规 范 第 四 十 二 条 第 四 十 二 条 企 业 会 计 资 料 的 归 档 管 理, 遵 循 国 家 有 关 会 计 档 案 管 理 的 规 定 会 计 档 案, 是 具 有 长 期 保 存 价 值 并 归 档 保 存 的 会 计 资 料 会 计 档 案 管 理 的 规 定, 是 指 财 政 部 和 国 家 档 案 局 制 定 的 会 计 档 案 管 理 办 法 80 40
第 三 章 : 单 位 会 计 档 案 管 理 第 十 条 至 第 十 九 条 会 计 档 案 归 档 / 利 用 / 保 管 / 销 毁 81 七 会 计 档 案 归 档 第 十 条 单 位 的 会 计 机 构 或 会 计 人 员 所 属 机 构 ( 以 下 统 称 单 位 会 计 管 理 机 构 ) 按 照 归 档 范 围 和 归 档 要 求, 负 责 定 期 将 应 当 归 档 的 会 计 资 料 整 理 立 卷, 编 制 会 计 档 案 保 管 清 册 82 41
七 会 计 档 案 归 档 83 第 十 一 条 当 年 形 成 的 会 计 档 案, 在 会 计 年 度 终 了 后, 可 由 单 位 会 计 管 理 机 构 临 时 保 管 一 年, 再 移 交 单 位 档 案 管 理 机 构 保 管 因 工 作 需 要 确 需 推 迟 移 交 的, 应 当 经 单 位 档 案 管 理 机 构 同 意 单 位 会 计 管 理 机 构 临 时 保 管 会 计 档 案 最 长 不 超 过 三 年 临 时 保 管 期 间, 会 计 档 案 的 保 管 应 当 符 合 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定, 且 出 纳 人 员 不 得 兼 管 会 计 档 案 七 会 计 档 案 归 档 84 第 十 二 条 单 位 会 计 管 理 机 构 在 办 理 会 计 档 案 移 交 时, 应 当 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册, 并 按 照 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 办 理 移 交 手 续 纸 质 会 计 档 案 移 交 时 应 当 保 持 原 卷 的 封 装 电 子 会 计 档 案 移 交 时 应 当 将 电 子 会 计 档 案 及 其 元 数 据 一 并 移 交, 且 文 件 格 式 应 当 符 合 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 特 殊 格 式 的 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 读 取 平 台 一 并 移 交 42
七 会 计 档 案 归 档 单 位 档 案 管 理 机 构 接 收 电 子 会 计 档 案 时, 应 当 对 电 子 会 计 档 案 的 真 实 性 完 整 性 可 用 性 安 全 性 进 行 检 测, 符 合 要 求 的 才 能 接 收 真 实 性 : 指 电 子 文 件 的 内 容 结 构 和 背 景 信 息 与 形 成 时 的 原 始 状 况 一 致 完 整 性 : 指 电 子 文 件 的 内 容 结 构 背 景 信 息 和 元 数 据 等 无 缺 损 可 用 性 : 指 电 子 文 件 应 具 备 的 可 理 解 性 和 可 被 利 用 性, 包 括 信 息 的 可 识 别 性 存 储 系 统 的 可 靠 性 载 体 的 完 好 性 和 兼 容 性 等 安 全 性 : 有 无 病 毒 感 染 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 85 单 位 会 计 管 理 机 构 定 期 整 理 立 卷 会 计 档 案 会 计 档 案 归 档 流 程 N 年 1.1-12.31 编 制 会 计 档 案 保 管 清 册 会 计 档 案 保 管 清 册 N+1 年 1.1-12.31 临 时 保 管 N+2 年 1.1-12.31 N+3 年 1.1-12.31 征 求 档 案 管 理 机 构 意 见 临 时 保 管 单 位 档 案 管 理 机 构 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册 会 计 档 案 移 交 清 册 电 子 会 计 档 案 元 数 据 读 取 平 台 N+4 年 1.1-12.31 会 计 档 案 移 交 会 计 档 案 检 测 86 43
87 七 会 计 档 案 归 档 原 管 理 办 法 第 六 条 各 单 位 每 年 形 成 的 会 计 档 案, 应 当 由 会 计 机 构 按 照 归 档 要 求, 负 责 整 理 立 卷, 装 订 成 册, 编 制 会 计 档 案 保 管 清 册 当 年 形 成 的 会 计 档 案, 在 会 计 年 度 终 了 后, 可 暂 由 会 计 机 构 保 管 一 年, 期 满 之 后, 应 当 由 会 计 机 构 编 制 移 交 清 册, 移 交 本 单 位 档 案 机 构 统 一 保 管 ; 未 设 立 档 案 机 构 的, 应 当 在 会 计 机 构 内 部 指 定 专 人 保 管 出 纳 人 员 不 得 兼 管 会 计 档 案 移 交 本 单 位 档 案 机 构 保 管 的 会 计 档 案, 原 则 上 应 当 保 持 原 卷 的 封 装 个 别 需 要 拆 封 重 新 整 理 的, 档 案 机 构 应 当 会 同 会 计 机 构 和 经 办 人 员 共 同 拆 封 整 理, 以 分 清 责 任 新 管 理 办 法 第 十 条 单 位 的 会 计 机 构 或 会 计 人 员 所 属 机 构 ( 以 下 统 称 单 位 会 计 管 理 机 构 ) 按 照 归 档 范 围 和 归 档 要 求, 负 责 定 期 将 应 当 归 档 的 会 计 资 料 整 理 立 卷, 编 制 会 计 档 案 保 管 清 册 第 十 一 条 当 年 形 成 的 会 计 档 案, 在 会 计 年 度 终 了 后, 可 由 单 位 会 计 管 理 机 构 临 时 保 管 一 年, 再 移 交 单 位 档 案 管 理 机 构 保 管 因 工 作 需 要 确 需 推 迟 移 交 的, 应 当 经 单 位 档 案 管 理 机 构 同 意 单 位 会 计 管 理 机 构 临 时 保 管 会 计 档 案 最 长 不 超 过 三 年 临 时 保 管 期 间, 会 计 档 案 的 保 管 应 当 符 合 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定, 且 出 纳 人 员 不 得 兼 管 会 计 档 案 第 十 二 条 单 位 会 计 管 理 机 构 在 办 理 会 计 档 案 移 交 时, 应 当 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册, 并 按 照 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 办 理 移 交 手 续 纸 质 会 计 档 案 移 交 时 应 当 保 持 原 卷 的 封 装 电 子 会 计 档 案 移 交 时 应 当 将 电 子 会 计 档 案 及 其 元 数 据 一 并 移 交, 且 文 件 格 式 应 当 符 合 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 特 殊 格 式 的 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 读 取 平 台 一 并 移 交 单 位 档 案 管 理 机 构 接 收 电 子 会 计 档 案 时, 应 当 对 电 子 会 计 档 案 的 准 确 性 完 整 性 可 用 性 安 全 性 进 行 检 测, 符 合 要 求 的 才 能 接 收 实 际 工 作 中, 很 多 单 位 会 计 机 构 的 需 要 应 对 会 计 师 事 务 所 的 审 计 以 及 业 务 主 管 部 门 审 计 部 门 税 务 部 门 等 的 检 查, 通 常 近 三 年 的 会 计 凭 证 账 簿 报 表 需 要 随 时 查 阅 为 减 少 审 批 手 续, 提 高 工 作 效 率, 会 计 机 构 往 往 申 请 推 迟 档 案 移 交 的 时 间 八 会 计 档 案 利 用 第 十 三 条 单 位 应 当 严 格 按 照 相 关 制 度 利 用 会 计 档 案, 在 进 行 会 计 档 案 查 阅 复 制 借 出 时 履 行 登 记 手 续, 严 禁 篡 改 和 损 坏 单 位 保 存 的 会 计 档 案 一 般 不 得 对 外 借 出 确 因 工 作 需 要 且 根 据 国 家 有 关 规 定 必 须 借 出 的, 应 当 严 格 按 照 规 定 办 理 相 关 手 续 会 计 档 案 借 用 单 位 应 当 妥 善 保 管 和 利 用 借 入 的 会 计 档 案, 确 保 借 入 会 计 档 案 的 安 全 完 整, 并 在 规 定 时 间 内 归 还 88 44
会 计 档 案 利 用 程 序 单 位 档 案 管 理 机 构 会 计 档 案 查 阅 登 记 会 计 档 案 复 制 登 记 会 计 档 案 借 出 登 记 会 计 档 案 借 出 手 续 会 计 档 案 查 阅 会 计 档 案 复 制 保 管 和 利 用 会 计 档 案 会 计 档 案 借 出 会 计 档 案 查 阅 人 / 单 位 会 计 档 案 复 制 人 / 单 位 归 还 会 计 档 案 会 计 档 案 借 用 单 位 89 八 会 计 档 案 利 用 原 管 理 办 法 第 七 条 各 单 位 保 存 的 会 计 档 案 不 得 借 出 如 有 特 殊 需 要, 经 本 单 位 负 责 人 批 准, 可 以 提 供 查 阅 或 者 复 制, 并 办 理 登 记 手 续 查 阅 或 者 复 制 会 计 档 案 的 人 员, 严 禁 在 会 计 档 案 上 涂 画 拆 封 和 抽 换 各 单 位 应 当 建 立 健 全 会 计 档 案 查 阅 复 制 登 记 制 度 新 管 理 办 法 第 十 三 条 单 位 应 当 严 格 按 照 相 关 制 度 利 用 会 计 档 案, 在 进 行 会 计 档 案 查 阅 复 制 借 出 时 履 行 登 记 手 续, 严 禁 篡 改 和 损 坏 单 位 保 存 的 会 计 档 案 一 般 不 得 对 外 借 出 确 因 工 作 需 要 且 根 据 国 家 有 关 规 定 必 须 借 出 的, 应 当 严 格 按 照 规 定 办 理 相 关 手 续 会 计 档 案 借 用 单 位 应 当 妥 善 保 管 和 利 用 借 入 的 会 计 档 案, 确 保 借 入 会 计 档 案 的 安 全 完 整, 并 在 规 定 时 间 内 归 还 实 际 工 作 中, 在 业 务 主 管 部 门 的 检 查 国 家 审 计 部 门 的 审 计 中 或 者 出 于 司 法 需 要, 会 计 档 案 会 被 借 出 90 45
九 会 计 档 案 保 管 第 十 四 条 会 计 档 案 的 保 管 期 限 分 为 永 久 定 期 两 类 定 期 保 管 期 限 一 般 分 为 10 年 和 30 年 会 计 档 案 的 保 管 期 限, 从 会 计 年 度 终 了 后 的 第 一 天 算 起 91 92 企 业 和 其 他 组 织 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注 一 会 计 凭 证 1 原 始 凭 证 30 年 2 记 账 凭 证 30 年 二 会 计 账 簿 3 总 账 30 年 4 明 细 账 30 年 5 日 记 账 30 年 6 固 定 资 产 卡 片 7 其 他 辅 助 性 账 簿 30 年 固 定 资 产 报 废 清 理 后 保 管 5 年 46
93 企 业 和 其 他 组 织 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 档 案 名 称 保 管 期 限 备 注 三 财 务 会 计 报 告 8 月 度 季 度 半 年 度 财 务 会 计 报 告 10 年 9 年 度 财 务 会 计 报 告 永 久 四 其 他 会 计 资 料 10 银 行 存 款 余 额 调 节 表 10 年 11 银 行 对 账 单 10 年 12 纳 税 申 报 表 10 年 13 会 计 档 案 移 交 清 册 30 年 14 会 计 档 案 保 管 清 册 永 久 15 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 16 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 永 久 会 计 档 案 保 管 期 限 30 年 永 久 10 年 会 计 凭 证 会 计 账 簿 财 务 会 计 报 告 其 他 会 计 资 料 原 始 凭 证 总 账 月 度 银 行 存 款 余 额 调 节 表 记 账 凭 证 明 细 账 季 度 银 行 对 账 单 日 记 账 辅 助 性 账 簿 固 定 资 产 卡 片 : 固 定 资 产 报 废 清 理 后 保 管 5 年 半 年 度 年 度 纳 税 申 报 表 会 计 档 案 移 交 清 册 会 计 档 案 保 管 清 册 会 计 档 案 销 毁 清 册 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 94 47
95 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 档 案 名 称 财 政 总 预 算 一 会 计 凭 证 1 国 家 金 库 编 送 的 各 种 报 表 及 缴 库 退 库 凭 证 2 各 收 入 机 关 编 送 的 报 表 10 年 3 行 政 单 位 和 事 业 单 位 的 各 种 会 计 凭 证 4 财 政 总 预 算 拨 款 凭 证 和 其 他 会 计 凭 证 保 管 期 限 行 政 单 位 事 业 单 位 税 收 会 计 10 年 10 年 备 注 30 年 包 括 : 原 始 凭 证 记 账 凭 证 和 传 票 汇 总 表 30 年 包 括 : 拨 款 凭 证 和 其 他 会 计 凭 证 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 档 案 名 称 财 政 总 预 算 保 管 期 限 行 政 单 位 事 业 单 位 税 收 会 计 二 会 计 账 簿 5 日 记 账 30 年 30 年 6 总 账 30 年 30 年 30 年 7 税 收 日 记 账 ( 总 账 ) 30 年 备 注 8 明 细 分 类 分 户 账 或 登 记 簿 30 年 30 年 30 年 96 48
97 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 档 案 名 称 财 政 总 预 算 保 管 期 限 行 政 单 位 事 业 单 位 税 收 会 计 备 注 三 财 务 会 计 报 告 10 政 府 综 合 财 务 报 告 永 久 下 级 财 政 本 级 部 门 和 单 位 报 送 的 保 管 2 年 11 部 门 财 务 报 告 永 久 所 属 单 位 报 送 的 保 管 2 年 12 财 政 总 决 算 永 久 下 级 财 政 本 级 部 门 和 单 位 报 送 的 保 管 2 年 13 部 门 决 算 永 久 所 属 单 位 报 送 的 保 管 2 年 14 税 收 年 报 ( 决 算 ) 永 久 15 国 家 金 库 年 报 ( 决 算 ) 10 年 16 基 本 建 设 拨 贷 款 年 报 ( 决 算 ) 10 年 17 行 政 单 位 和 事 业 单 位 会 计 月 季 度 报 表 10 年 所 属 单 位 报 送 的 保 管 2 年 18 税 收 会 计 报 表 10 年 所 属 税 务 机 关 报 送 的 保 管 2 年 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 期 限 表 序 号 四 档 案 名 称 其 他 会 计 资 料 财 政 总 预 算 保 管 期 限 行 政 单 位 事 业 单 位 19 银 行 存 款 余 额 调 节 表 10 年 10 年 税 收 会 计 20 银 行 对 账 单 10 年 10 年 10 年 21 会 计 档 案 移 交 清 册 30 年 30 年 30 年 22 会 计 档 案 保 管 清 册 永 久 永 久 永 久 23 会 计 档 案 销 毁 清 册 永 久 永 久 永 久 备 注 98 注 : 税 务 机 关 的 税 务 经 费 会 计 档 案 保 管 期 限, 按 行 政 单 位 会 计 档 案 保 管 期 限 规 定 办 理 49
九 会 计 档 案 保 管 99 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 对 比 序 号 一 1 国 家 金 库 编 送 的 各 种 报 表 及 缴 库 退 库 凭 证 档 案 名 称 会 计 凭 证 国 家 金 库 编 送 的 各 种 报 表 及 缴 库 退 库 凭 证 2 各 收 入 机 关 编 送 的 报 表 各 收 入 机 关 编 送 的 报 表 3 行 政 单 位 和 事 业 单 位 的 各 种 会 计 凭 证 行 政 单 位 和 事 业 单 位 的 各 种 会 计 凭 证 4 各 种 完 税 凭 证 和 缴 退 库 凭 证 财 政 总 预 算 拨 款 凭 证 和 其 他 会 计 凭 证 5 财 政 总 预 算 拨 款 凭 证 和 其 他 会 计 凭 证 6 农 牧 业 税 结 算 凭 证 100 50
财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 对 比 序 号 档 案 名 称 二 会 计 账 簿 7 日 记 账 日 记 账 8 总 账 总 账 9 税 收 日 记 账 ( 总 账 ) 和 税 收 票 证 分 类 出 纳 账 税 收 日 记 账 ( 总 账 ) 10 明 细 分 类 分 户 账 或 登 记 簿 明 细 分 类 分 户 账 或 登 记 簿 11 现 金 出 纳 账 银 行 存 款 账 12 行 政 单 位 和 事 业 单 位 固 定 资 产 明 细 账 ( 卡 片 ) 行 政 单 位 和 事 业 单 位 固 定 资 产 卡 片 101 财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 对 比 102 三 财 务 会 计 报 告 13 财 政 总 预 算 政 府 综 合 财 务 报 告 14 行 政 单 位 和 事 业 单 位 决 算 部 门 财 务 报 告 15 税 收 年 报 ( 决 算 ) 财 政 总 决 算 16 国 家 金 库 年 报 ( 决 算 ) 部 门 决 算 17 基 本 建 设 拨 贷 款 年 报 ( 决 算 ) 税 收 年 报 ( 决 算 ) 18 财 政 总 预 算 会 计 旬 报 国 家 金 库 年 报 ( 决 算 ) 19 财 政 总 预 算 会 计 月 季 度 报 表 20 行 政 单 位 和 事 业 单 位 会 计 月 季 度 报 表 基 本 建 设 拨 贷 款 年 报 ( 决 算 ) 行 政 单 位 和 事 业 单 位 会 计 月 季 度 报 表 21 税 收 会 计 报 表 ( 包 括 票 证 报 表 ) 税 收 会 计 报 表 51
财 政 总 预 算 行 政 单 位 事 业 单 位 和 税 收 会 计 档 案 保 管 对 比 四 其 他 会 计 资 料 22 会 计 档 案 移 交 清 册 银 行 存 款 余 额 调 节 表 23 会 计 档 案 保 管 清 册 银 行 对 账 单 24 会 计 档 案 销 毁 清 册 会 计 档 案 移 交 清 册 25 会 计 档 案 保 管 清 册 26 会 计 档 案 销 毁 清 册 27 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 103 九 会 计 档 案 保 管 第 十 五 条 各 类 会 计 档 案 的 保 管 期 限 原 则 上 应 当 按 照 本 办 法 附 表 执 行, 本 办 法 规 定 的 会 计 档 案 保 管 期 限 为 最 低 保 管 期 限 单 位 会 计 档 案 的 具 体 名 称 如 有 同 本 办 法 附 表 所 列 档 案 名 称 不 相 符 的, 应 当 比 照 类 似 档 案 的 保 管 期 限 办 理 104 52
问 : 新 管 理 办 法 将 会 计 档 案 的 定 期 保 管 期 限 由 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 五 类 调 整 为 10 年 30 年 两 类, 主 要 理 由 是 什 么? 答 : 近 年 来, 国 家 档 案 局 对 机 关 和 企 业 文 件 材 料 的 定 期 保 管 期 限 进 行 了 调 整, 机 关 文 件 材 料 归 档 范 围 和 文 书 档 案 保 管 期 限 规 定 企 业 文 件 材 料 归 档 范 围 和 档 案 保 管 期 限 规 定 分 别 将 企 业 管 理 类 档 案 和 机 关 文 书 档 案 的 定 期 保 管 期 限 统 一 为 10 年 30 年 另 外, 会 计 档 案 在 很 多 民 事 案 件 中 都 作 为 重 要 证 据, 民 事 案 件 的 诉 讼 时 效 最 长 为 20 年, 但 大 部 分 会 计 档 案 的 最 低 保 管 期 限 都 低 于 20 年 105 问 : 新 管 理 办 法 将 会 计 档 案 的 定 期 保 管 期 限 由 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 五 类 调 整 为 10 年 30 年 两 类, 主 要 理 由 是 什 么? 为 便 于 单 位 档 案 的 统 一 管 理, 并 结 合 会 计 档 案 的 实 际 利 用 需 求, 我 们 将 会 计 档 案 的 定 期 保 管 期 限 由 原 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 五 类 调 整 为 10 年 30 年 两 类, 并 将 原 附 表 1 2 中 保 管 期 限 为 3 年 5 年 10 年 的 会 计 档 案 统 一 规 定 保 管 期 限 为 10 年, 将 保 管 期 限 为 15 年 25 年 的 会 计 档 案 统 一 规 定 保 管 期 限 为 30 年 其 中 会 计 凭 证 会 计 账 簿 等 主 要 会 计 档 案 的 最 低 保 管 期 限 已 延 长 至 30 年, 其 他 辅 助 会 计 资 料 的 最 低 保 管 期 限 延 长 至 10 年 106 53
九 会 计 档 案 保 管 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 八 条 会 计 档 案 的 保 管 期 限 分 为 永 久 定 期 两 类 定 期 保 管 期 限 分 为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 五 类 会 计 档 案 的 保 管 期 限, 从 会 计 年 度 终 了 后 的 第 一 天 算 起 第 十 四 条 会 计 档 案 的 保 管 期 限 分 为 永 久 定 期 两 类 定 期 保 管 期 限 一 般 分 为 10 年 和 30 年 会 计 档 案 的 保 管 期 限, 从 会 计 年 度 终 了 后 的 第 一 天 算 起 107 九 会 计 档 案 保 管 108 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 九 条 本 办 法 规 定 的 会 第 十 五 条 各 类 会 计 档 案 计 档 案 保 管 期 限 为 最 低 的 保 管 期 限 原 则 上 应 当 保 管 期 限, 各 类 会 计 档 按 照 本 办 法 附 表 执 行, 本 案 的 保 管 原 则 上 应 当 按 办 法 规 定 的 会 计 档 案 保 照 本 办 法 附 表 所 列 期 限 管 期 限 为 最 低 保 管 期 限 执 行 单 位 会 计 档 案 的 具 体 各 单 位 会 计 档 案 的 具 体 名 称 如 有 同 本 办 法 附 表 名 称 如 有 同 本 办 法 附 表 所 列 档 案 名 称 不 相 符 的, 所 列 档 案 名 称 不 相 符 的, 应 当 比 照 类 似 档 案 的 保 可 以 比 照 类 似 档 案 的 保 管 期 限 办 理 管 期 限 办 理 54
十 会 计 档 案 销 毁 109 第 十 六 条 单 位 应 当 定 期 对 已 到 保 管 期 限 的 会 计 档 案 进 行 鉴 定, 并 形 成 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 经 鉴 定, 仍 需 继 续 保 存 的 会 计 档 案, 应 当 重 新 划 定 保 管 期 限 ; 对 保 管 期 满, 确 无 保 存 价 值 的 会 计 档 案, 可 以 销 毁 第 十 七 条 会 计 档 案 鉴 定 工 作 应 当 由 单 位 档 案 管 理 机 构 牵 头, 组 织 单 位 会 计 审 计 纪 检 监 察 等 机 构 或 人 员 共 同 进 行 会 计 档 案 销 毁 鉴 定 程 序 110 55
问 : 新 管 理 办 法 增 加 了 会 计 档 案 鉴 定 销 毁 的 相 关 内 容, 主 要 是 出 于 什 么 考 虑? 111 答 : 会 计 档 案 的 销 毁 是 会 计 档 案 管 理 的 重 要 环 节, 其 中 鉴 定 销 毁 工 作 是 档 案 销 毁 的 前 提 和 基 础 原 管 理 办 法 规 定 了 会 计 档 案 销 毁 的 具 体 程 序, 要 求 单 位 负 责 人 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 署 意 见, 但 未 明 确 销 毁 前 的 鉴 定 工 作 和 有 关 责 任, 这 在 一 定 程 度 上 将 销 毁 的 最 主 要 责 任 归 于 单 位 负 责 人 112 问 : 新 管 理 办 法 增 加 了 会 计 档 案 鉴 定 销 毁 的 相 关 内 容, 主 要 是 出 于 什 么 考 虑? 在 实 际 工 作 中, 为 避 免 可 能 发 生 的 风 险, 对 于 远 远 超 过 最 低 保 管 期 限 且 符 合 销 毁 条 件 的 会 计 档 案, 单 位 负 责 人 一 般 也 不 愿 销 毁, 大 量 已 失 去 保 存 价 值 的 会 计 档 案 占 据 了 储 存 空 间, 造 成 了 资 源 浪 费 因 此, 新 管 理 办 法 增 加 了 鉴 定 销 毁 环 节, 要 求 单 位 应 当 定 期 对 已 到 保 管 期 限 的 会 计 档 案 进 行 鉴 定, 并 形 成 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 经 鉴 定, 仍 需 继 续 保 存 的 会 计 档 案, 应 当 重 新 划 定 保 管 期 限 ; 对 保 管 期 满, 确 无 保 存 价 值 的 会 计 档 案, 可 以 销 毁 56
十 会 计 档 案 销 毁 第 十 八 条 经 鉴 定 可 以 销 毁 的 会 计 档 案, 应 当 按 照 以 下 程 序 销 毁 : ( 一 ) 单 位 档 案 管 理 机 构 编 制 会 计 档 案 销 毁 清 册, 列 明 拟 销 毁 会 计 档 案 的 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 和 销 毁 时 间 等 内 容 113 十 会 计 档 案 销 毁 第 十 八 条 经 鉴 定 可 以 销 毁 的 会 计 档 案, 应 当 按 照 以 下 程 序 销 毁 : ( 二 ) 单 位 负 责 人 档 案 管 理 机 构 负 责 人 会 计 管 理 机 构 负 责 人 档 案 管 理 机 构 经 办 人 会 计 管 理 机 构 经 办 人 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 署 意 见 114 57
十 会 计 档 案 销 毁 第 十 八 条 经 鉴 定 可 以 销 毁 的 会 计 档 案, 应 当 按 照 以 下 程 序 销 毁 : ( 三 ) 单 位 档 案 管 理 机 构 负 责 组 织 会 计 档 案 销 毁 工 作, 并 与 会 计 管 理 机 构 共 同 派 员 监 销 监 销 人 在 会 计 档 案 销 毁 前, 应 当 按 照 会 计 档 案 销 毁 清 册 所 列 内 容 进 行 清 点 核 对 ; 在 会 计 档 案 销 毁 后, 应 当 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 名 或 盖 章 115 纸 质 会 计 档 案 销 毁 程 序 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 销 毁 时 间 等 116 58
十 会 计 档 案 销 毁 第 十 八 条 经 鉴 定 可 以 销 毁 的 会 计 档 案, 应 当 按 照 以 下 程 序 销 毁 : 电 子 会 计 档 案 的 销 毁 还 应 当 符 合 国 家 有 关 电 子 档 案 的 规 定, 并 由 单 位 档 案 管 理 机 构 会 计 管 理 机 构 和 信 息 系 统 管 理 机 构 共 同 派 员 监 销 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 117 十 会 计 档 案 销 毁 118 9.8 归 档 电 子 文 件 的 鉴 定 销 毁 9.8.1 归 档 电 子 文 件 的 鉴 定 销 毁, 参 照 国 家 关 于 档 案 鉴 定 销 毁 的 有 关 规 定 执 行, 且 应 在 办 理 审 批 手 续 后 实 施 9.8.2 属 于 保 密 范 围 的 归 档 电 子 文 件, 如 存 储 在 不 可 擦 除 载 体 上, 应 连 同 存 储 载 体 一 起 销 毁, 并 在 网 络 中 彻 底 清 除 不 属 于 保 密 范 围 的 归 档 电 子 文 件 可 进 行 逻 辑 删 除 59
电 子 会 计 档 案 销 毁 程 序 119 十 会 计 档 案 销 毁 第 十 九 条 保 管 期 满 但 未 结 清 的 债 权 债 务 会 计 凭 证 和 涉 及 其 他 未 了 事 项 的 会 计 凭 证 不 得 销 毁, 纸 质 会 计 档 案 应 当 单 独 抽 出 立 卷, 电 子 会 计 档 案 单 独 转 存, 保 管 到 未 了 事 项 完 结 时 为 止 单 独 抽 出 立 卷 或 转 存 的 会 计 档 案, 应 当 在 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 会 计 档 案 销 毁 清 册 和 会 计 档 案 保 管 清 册 中 列 明 120 60
仍 需 保 管 的 会 计 档 案 处 理 程 序 121 问 : 新 管 理 办 法 并 修 改 了 监 销 的 有 关 规 定, 主 要 是 出 于 什 么 考 虑? 监 销 是 保 证 销 毁 工 作 按 照 规 定 程 序 和 要 求 进 行 的 一 项 制 度 安 排 原 管 理 办 法 规 定, 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 单 位 档 案 机 构 和 会 计 机 构 共 同 派 员 监 销 国 家 机 关 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 同 级 财 政 部 门 审 计 部 门 派 员 参 加 监 销 财 政 部 门 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 同 级 审 计 部 门 派 员 参 加 监 销 122 61
问 : 新 管 理 办 法 并 修 改 了 监 销 的 有 关 规 定, 主 要 是 出 于 什 么 考 虑? 会 计 档 案 销 毁 属 于 单 位 的 内 部 管 理 事 务, 国 家 机 关 销 毁 会 计 档 案 再 由 财 政 部 门 审 计 部 门 派 员 监 销, 既 增 加 了 行 政 管 理 成 本, 也 难 以 真 正 发 挥 监 督 作 用 为 此, 新 管 理 办 法 删 除 了 财 政 部 门 审 计 部 门 派 员 监 销 的 规 定, 同 时 进 一 步 明 确 了 单 位 内 部 组 织 监 销 的 有 关 要 求, 即 单 位 档 案 管 理 机 构 负 责 组 织 会 计 档 案 销 毁 工 作, 并 与 会 计 管 理 机 构 共 同 派 员 监 销 监 销 人 在 会 计 档 案 销 毁 前, 应 当 按 照 会 计 档 案 销 毁 清 册 所 列 内 容 进 行 清 点 核 对 ; 在 会 计 档 案 销 毁 后, 应 当 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 名 或 盖 章 123 124 十 会 计 档 案 销 毁 原 管 理 办 法 第 十 条 保 管 期 满 的 会 计 档 案, 除 本 办 法 第 十 一 条 规 定 的 情 形 外, 可 以 按 照 以 下 程 序 销 毁 : (-) 由 本 单 位 档 案 机 构 会 同 会 计 机 构 提 出 销 毁 意 见, 编 制 档 案 销 毁 清 册, 列 明 销 毁 会 计 档 案 的 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 和 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 销 毁 时 间 等 内 容 ( 二 ) 单 位 负 责 人 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 署 意 见 ( 三 ) 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 档 案 机 构 和 会 计 机 构 共 同 派 员 监 销 国 家 机 关 新 管 理 办 法 第 十 六 条 单 位 应 当 定 期 对 已 到 保 管 期 限 的 会 计 档 案 进 行 鉴 定, 并 形 成 会 计 档 案 鉴 定 意 见 书 经 鉴 定, 仍 需 继 续 保 存 的 会 计 档 案, 应 当 重 新 划 定 保 管 期 限 ; 对 保 管 期 满, 确 无 保 存 价 值 的 会 计 档 案, 可 以 销 毁 第 十 七 条 会 计 档 案 鉴 定 工 作 应 当 由 单 位 档 案 管 理 机 构 牵 头, 组 织 单 位 会 计 审 计 纪 检 监 察 等 机 构 或 人 员 共 同 进 行 第 十 八 条 经 鉴 定 可 以 销 毁 的 会 计 档 案, 应 当 按 照 以 下 程 序 销 毁 : ( 一 ) 单 位 档 案 管 理 机 构 编 制 会 计 档 案 销 毁 清 册, 列 明 拟 销 毁 会 计 档 案 的 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 和 销 毁 时 间 等 内 容 ( 二 ) 单 位 负 责 人 档 案 管 理 机 构 负 责 人 会 计 管 理 机 构 负 责 人 档 销 毁 会 计 档 案 时, 应 当 由 同 级 财 政 部 门 案 管 理 机 构 经 办 人 会 计 管 理 机 构 经 办 人 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 署 意 审 计 部 门 派 员 参 加 监 销 财 政 部 门 销 毁 见 会 计 档 案 时, 应 当 由 同 级 审 计 部 门 派 员 ( 三 ) 单 位 档 案 管 理 机 构 负 责 组 织 会 计 档 案 销 毁 工 作, 并 与 会 计 管 理 参 加 监 销 机 构 共 同 派 员 监 销 监 销 人 在 会 计 档 案 销 毁 前, 应 当 按 照 会 计 档 案 销 毁 ( 四 ) 监 销 人 在 销 毁 会 计 档 案 前, 应 当 清 册 所 列 内 容 进 行 清 点 核 对 ; 在 会 计 档 案 销 毁 后, 应 当 在 会 计 档 案 销 毁 清 按 照 会 计 档 案 销 毁 清 册 所 列 内 容 清 点 核 册 上 签 名 或 盖 章 对 所 要 销 毁 的 会 计 档 案 ; 销 毁 后, 应 当 电 子 会 计 档 案 的 销 毁 还 应 当 符 合 国 家 有 关 电 子 档 案 的 规 定, 并 由 单 在 会 计 档 案 销 毁 清 册 上 签 名 盖 章, 并 将 位 档 案 管 理 机 构 会 计 管 理 机 构 和 信 息 系 统 管 理 机 构 共 同 派 员 监 销 监 销 情 况 报 告 本 单 位 负 责 人 62
问 : 明 确 电 子 会 计 档 案 的 管 理 要 求 是 此 次 修 订 的 重 点, 新 管 理 办 法 对 电 子 会 计 档 案 作 了 哪 些 方 面 的 规 定? 答 : 新 管 理 办 法 在 会 计 档 案 的 范 围 保 管 移 交 销 毁 等 方 面 对 电 子 会 计 档 案 均 进 行 了 相 应 规 定, 主 要 包 括 : 一 是 将 电 子 会 计 档 案 纳 入 了 会 计 档 案 的 范 围, 规 定 会 计 档 案 包 括 通 过 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成 传 输 和 存 储 的 电 子 会 计 档 案 二 是 规 定 满 足 一 定 条 件 时 单 位 内 部 生 成 和 外 部 接 收 的 电 子 会 计 资 料 可 仅 以 电 子 形 式 归 档 保 存 125 问 : 明 确 电 子 会 计 档 案 的 管 理 要 求 是 此 次 修 订 的 重 点, 新 管 理 办 法 对 电 子 会 计 档 案 作 了 哪 些 方 面 的 规 定? 三 是 要 求 电 子 会 计 档 案 移 交 时 将 电 子 会 计 档 案 及 其 元 数 据 一 并 移 交, 且 文 件 格 式 应 当 符 合 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 ; 特 殊 格 式 的 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 读 取 平 台 一 并 移 交 四 是 要 求 电 子 会 计 档 案 的 销 毁 由 单 位 档 案 管 理 机 构 会 计 管 理 机 构 和 信 息 系 统 管 理 机 构 共 同 派 员 监 销 126 63
第 四 章 : 单 位 变 动 会 计 档 案 管 理 第 二 十 条 至 第 二 十 三 条 终 止 经 营 / 分 立 后 / 合 并 后 / 建 设 期 会 计 档 案 管 理 12 7 十 一 终 止 经 营 的 会 计 档 案 管 理 第 二 十 条 单 位 因 撤 销 解 散 破 产 或 其 他 原 因 而 终 止 的, 在 终 止 或 办 理 注 销 登 记 手 续 之 前 形 成 的 会 计 档 案, 按 照 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 处 置 128 64
十 一 终 止 经 营 的 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 十 三 条 单 位 因 撤 销 解 散 第 二 十 条 单 位 因 撤 破 产 或 者 其 他 原 因 而 终 止 的, 销 解 散 破 产 或 在 终 止 和 办 理 注 销 登 记 手 续 其 他 原 因 而 终 止 的, 之 前 形 成 的 会 计 档 案, 应 当 在 终 止 或 办 理 注 销 由 终 止 单 位 的 业 务 主 管 部 门 登 记 手 续 之 前 形 成 或 财 产 所 有 者 代 管 或 移 交 有 的 会 计 档 案, 按 照 国 关 档 案 馆 代 管 法 律 行 政 家 档 案 管 理 的 有 关 法 规 另 有 规 定 的, 从 其 规 定 规 定 处 置 129 十 二 分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 第 二 十 一 条 单 位 分 立 后 原 单 位 存 续 的, 其 会 计 档 案 应 当 由 分 立 后 的 存 续 方 统 一 保 管, 其 他 方 可 以 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案 单 位 分 立 后 原 单 位 解 散 的, 其 会 计 档 案 应 当 经 各 方 协 商 后 由 其 中 一 方 代 管 或 按 照 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 处 置, 各 方 可 以 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案? 130 65
分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 131 十 二 分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 132 单 位 分 立 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 的 会 计 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 业 务 相 关 方 保 存, 并 按 照 规 定 办 理 交 接 手 续 单 位 因 业 务 移 交 其 他 单 位 办 理 所 涉 及 的 会 计 档 案, 应 当 由 原 单 位 保 管, 承 接 业 务 单 位 可 以 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案 对 其 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 的 会 计 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 承 接 业 务 单 位 保 存, 并 按 照 规 定 办 理 交 接 手 续 66
分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 : 未 结 清 会 计 事 项 133 分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 : 业 务 移 交 其 他 单 位 134 67
分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 135 十 二 分 立 后 的 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 二 十 一 条 单 位 分 立 后 原 单 位 存 续 的, 其 第 十 四 条 单 位 分 立 后 原 单 位 存 续 的, 其 会 计 档 案 应 当 由 分 立 后 的 存 续 方 统 一 保 管, 会 计 档 案 应 当 由 分 立 后 的 存 续 方 统 一 保 其 他 方 可 以 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 管, 其 他 方 可 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 计 档 案 的 会 计 档 案 ; 单 位 分 立 后 原 单 位 解 散 的, 单 位 分 立 后 原 单 位 解 散 的, 其 会 计 档 案 其 会 计 档 案 应 当 经 各 方 协 商 后 由 其 中 一 应 当 经 各 方 协 商 后 由 其 中 一 方 代 管 或 按 照 方 代 管 或 移 交 档 案 馆 代 管, 各 方 可 查 阅 国 家 档 案 管 理 的 有 关 规 定 处 置, 各 方 可 以 查 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案 单 位 分 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案 立 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 的 原 始 凭 单 位 分 立 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 证, 应 当 单 独 抽 出 由 业 务 相 关 方 保 存, 的 会 计 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 业 务 相 关 方 保 并 按 规 定 办 理 交 接 手 续 存, 并 按 照 规 定 办 理 交 接 手 续 单 位 因 业 务 移 交 其 他 单 位 办 理 所 涉 及 的 单 位 因 业 务 移 交 其 他 单 位 办 理 所 涉 及 会 计 档 案 应 当 由 单 位 保 管, 承 接 业 务 的 会 计 档 案, 应 当 由 原 单 位 保 管, 承 接 业 务 单 位 可 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 单 位 可 以 查 阅 复 制 与 其 业 务 相 关 的 会 计 档 案, 对 其 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 档 案 对 其 中 未 结 清 的 会 计 事 项 所 涉 及 的 的 原 始 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 业 务 承 接 会 计 凭 证, 应 当 单 独 抽 出 由 承 接 业 务 单 位 保 单 位 保 存, 并 按 规 定 办 理 交 接 手 续 存, 并 按 照 规 定 办 理 交 接 手 续 136 68
十 三 合 并 后 的 会 计 档 案 管 理 第 二 十 二 条 单 位 合 并 后 原 各 单 位 解 散 或 者 一 方 存 续 其 他 方 解 散 的, 原 各 单 位 的 会 计 档 案 应 当 由 合 并 后 的 单 位 统 一 保 管 单 位 合 并 后 原 各 单 位 仍 存 续 的, 其 会 计 档 案 仍 应 当 由 原 各 单 位 保 管 137 十 三 合 并 后 的 会 计 档 案 管 理 原 各 单 位 解 散 / 一 方 存 续 其 他 方 解 散 138 69
十 三 合 并 后 的 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 第 十 五 条 单 位 合 并 后 原 各 单 位 解 散 或 一 方 存 续 其 他 方 解 散 的, 原 各 单 位 的 会 计 档 案 应 当 由 合 并 后 的 单 位 统 一 保 管 ; 单 位 合 并 后 原 各 单 位 仍 存 续 的, 其 会 计 档 案 仍 应 由 原 各 单 位 保 管 新 管 理 办 法 第 二 十 二 条 单 位 合 并 后 原 各 单 位 解 散 或 者 一 方 存 续 其 他 方 解 散 的, 原 各 单 位 的 会 计 档 案 应 当 由 合 并 后 的 单 位 统 一 保 管 单 位 合 并 后 原 各 单 位 仍 存 续 的, 其 会 计 档 案 仍 应 当 由 原 各 单 位 保 管 139 十 四 建 设 期 的 会 计 档 案 管 理 第 二 十 三 条 建 设 单 位 在 项 目 建 设 期 间 形 成 的 会 计 档 案, 需 要 移 交 给 建 设 项 目 接 受 单 位 的, 应 当 在 办 理 竣 工 财 务 决 算 后 及 时 移 交, 并 按 照 规 定 办 理 交 接 手 续 140 70
十 四 建 设 期 的 会 计 档 案 管 理 141 十 四 建 设 期 的 会 计 档 案 管 理 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 十 六 条 建 设 单 位 在 项 目 建 设 期 间 形 成 的 会 计 档 案, 应 当 在 办 理 竣 工 决 算 后 移 交 给 建 设 项 目 的 接 受 单 位, 并 按 规 定 办 理 交 接 手 续 第 二 十 三 条 建 设 单 位 在 项 目 建 设 期 间 形 成 的 会 计 档 案, 需 要 移 交 给 建 设 项 目 接 受 单 位 的, 应 当 在 办 理 竣 工 财 务 决 算 后 及 时 移 交, 并 按 照 规 定 办 理 交 接 手 续 142 71
第 五 章 : 单 位 之 间 会 计 档 案 管 理 第 二 十 四 条 至 第 二 十 六 条 会 计 档 案 交 接 / 出 境 管 理 / 代 理 记 账 管 理 14 3 十 五 会 计 档 案 交 接 第 二 十 四 条 单 位 之 间 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 办 理 会 计 档 案 交 接 手 续 移 交 会 计 档 案 的 单 位, 应 当 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册, 列 明 应 当 移 交 的 会 计 档 案 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 和 已 保 管 期 限 等 内 容 144 72
十 五 会 计 档 案 交 接 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 按 照 会 计 档 案 移 交 清 册 所 列 内 容 逐 项 交 接, 并 由 交 接 双 方 的 单 位 有 关 负 责 人 负 责 监 督 交 接 完 毕 后, 交 接 双 方 经 办 人 和 监 督 人 应 当 在 会 计 档 案 移 交 清 册 上 签 名 或 盖 章 145 纸 质 会 计 档 案 交 接 程 序 名 称 / 卷 号 / 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 等 146 73
十 五 会 计 档 案 交 接 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 元 数 据 一 并 移 交, 特 殊 格 式 的 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 读 取 平 台 一 并 移 交 档 案 接 受 单 位 应 当 对 保 存 电 子 会 计 档 案 的 载 体 及 其 技 术 环 境 进 行 检 验, 确 保 所 接 收 电 子 会 计 档 案 的 准 确 完 整 可 用 和 安 全 147 十 五 会 计 档 案 交 接 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 9.2 移 交 接 收 检 验 9.2.1 文 件 形 成 单 位 在 移 交 电 子 文 件 之 前, 档 案 保 管 部 门 在 接 收 电 子 文 件 之 前, 均 应 对 归 档 的 每 套 载 体 及 其 技 术 环 境 进 行 检 验, 合 格 率 达 到 100% 时 方 可 进 行 交 接 148 74
十 五 会 计 档 案 交 接 149 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 9.2.2 检 验 项 目 如 下 : 载 体 有 无 划 痕, 是 否 清 洁 ; 有 无 病 毒 ; 核 实 归 档 电 子 文 件 的 真 实 性 完 整 性 有 效 性 检 验 及 审 核 手 续 ; 核 实 登 记 表 软 件 说 明 资 料 等 是 否 齐 全 ; 对 特 殊 格 式 的 电 子 文 件, 应 核 实 其 相 关 的 软 件 版 本 操 作 手 册 等 是 否 完 整 十 五 会 计 档 案 交 接 GB/T18894-2002 电 子 文 件 归 档 与 管 理 规 范 检 验 结 果 分 别 由 移 交 单 位 接 收 单 位 填 入 归 档 电 子 文 件 移 交 接 收 检 验 登 记 表 的 相 应 栏 目 9.2.3 档 案 保 管 部 门 应 按 照 要 求 及 检 验 项 目 对 归 档 电 子 文 件 逐 一 验 收 对 检 验 不 合 格 者, 应 退 回 形 成 单 位 重 新 制 作, 并 再 次 对 其 进 行 检 验 150 75
电 子 会 计 档 案 交 接 程 序 名 称 / 卷 号 / 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 等 准 确 完 整 可 用 安 全 151 十 五 会 计 档 案 交 接 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 十 七 条 单 位 之 间 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 办 理 会 计 档 案 交 接 手 续 移 交 会 计 档 案 的 单 位, 应 当 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册, 列 明 应 移 交 的 会 计 档 案 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 和 档 案 编 号 应 保 管 期 限 已 保 管 期 限 等 内 容 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 按 照 会 计 档 案 移 交 清 册 所 列 内 容 逐 项 交 接, 并 由 交 接 双 方 的 单 位 负 责 人 负 责 监 交 交 接 完 毕 后, 交 接 双 方 经 办 人 和 监 交 人 应 当 在 会 计 档 案 移 交 清 册 上 签 名 或 盖 章 第 二 十 四 条 单 位 之 间 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 办 理 会 计 档 案 交 接 手 续 移 交 会 计 档 案 的 单 位, 应 当 编 制 会 计 档 案 移 交 清 册, 列 明 应 当 移 交 的 会 计 档 案 名 称 卷 号 册 数 起 止 年 度 档 案 编 号 应 保 管 期 限 和 已 保 管 期 限 等 内 容 交 接 会 计 档 案 时, 交 接 双 方 应 当 按 照 会 计 档 案 移 交 清 册 所 列 内 容 逐 项 交 接, 并 由 交 接 双 方 的 单 位 有 关 负 责 人 负 责 监 督 交 接 完 毕 后, 交 接 双 方 经 办 人 和 监 督 人 应 当 在 会 计 档 案 移 交 清 册 上 签 名 或 盖 章 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 元 数 据 一 并 移 交, 特 殊 格 式 的 电 子 会 计 档 案 应 当 与 其 读 取 平 台 一 并 移 交 档 案 接 受 单 位 应 当 对 保 存 电 子 会 计 档 案 的 载 体 及 其 技 术 环 境 进 行 检 验, 确 保 所 接 收 电 子 会 计 档 案 的 准 确 完 整 可 用 和 安 全 152 76
十 六 会 计 档 案 出 境 管 理 第 二 十 五 条 单 位 的 会 计 档 案 及 其 复 制 件 需 要 携 带 寄 运 或 者 传 输 至 境 外 的, 应 当 按 照 国 家 有 关 规 定 执 行? 153 十 六 会 计 档 案 出 境 管 理 工 作 规 范 第 三 十 六 条 企 业 会 计 信 息 系 统 数 据 服 务 器 的 部 署 应 当 符 合 国 家 有 关 规 定 数 据 服 务 器 部 署 在 境 外 的, 应 当 在 境 内 保 存 会 计 资 料 备 份, 备 份 频 率 不 得 低 于 每 月 一 次 154 境 内 备 份 的 会 计 资 料 应 当 能 够 在 境 外 服 务 器 不 能 正 常 工 作 时, 独 立 满 足 企 业 开 展 会 计 工 作 的 需 要 以 及 外 部 会 计 监 督 的 需 要 77
十 六 会 计 档 案 出 境 管 理 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 十 八 条 我 国 境 内 所 有 单 位 的 会 计 档 案 不 得 携 带 出 境 驻 外 机 构 和 境 内 单 位 在 境 外 设 立 的 企 业 ( 简 称 境 外 单 位 ) 的 会 计 档 案 应 当 按 照 本 办 法 和 国 家 有 关 规 定 进 行 管 理 第 二 十 五 条 单 位 的 会 计 档 案 及 其 复 制 件 需 要 携 带 寄 运 或 者 传 输 至 境 外 的, 应 当 按 照 国 家 有 关 规 定 执 行 155 十 七 代 理 记 账 会 计 档 案 管 理 第 二 十 六 条 单 位 委 托 中 介 机 构 代 理 记 账 的, 应 当 在 签 订 的 书 面 委 托 合 同 中, 明 确 会 计 档 案 的 管 理 要 求 及 相 应 责 任 近 年 来, 我 国 会 计 服 务 外 包 发 展 迅 速, 很 多 小 企 业 委 托 中 介 机 构 代 理 记 账 156 78
第 六 章 : 附 则 第 二 十 七 条 至 第 三 十 一 条 违 规 处 理 / 不 适 用 / 参 照 执 行 / 实 施 办 法 / 施 行 废 止 15 7 十 八 会 计 档 案 管 理 违 规 处 理 第 二 十 七 条 违 反 本 办 法 规 定 的 单 位 和 个 人, 由 县 级 以 上 人 民 政 府 财 政 部 门 档 案 行 政 管 理 部 门 依 据 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 等 法 律 法 规 处 理 处 罚 158 79
会 计 档 案 管 理 办 法 单 位 / 个 人 违 反 规 定 会 计 档 案 管 理 违 规 处 理 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 处 理 处 罚 159 县 级 以 上 人 民 政 府 档 案 行 政 管 理 部 门 县 级 以 上 人 民 政 府 财 政 部 门 十 九 文 书 档 案 管 理 第 二 十 八 条 预 算 计 划 制 度 等 文 件 材 料, 应 当 执 行 文 书 档 案 管 理 规 定, 不 适 用 本 办 法 160 80
二 十 参 照 执 行 档 案 管 理 第 二 十 九 条 不 具 备 设 立 档 案 机 构 或 配 备 档 案 工 作 人 员 条 件 的 单 位 和 依 法 建 账 的 个 体 工 商 户, 其 会 计 档 案 的 收 集 整 理 保 管 利 用 和 鉴 定 销 毁 等 参 照 本 办 法 执 行 161 国 家 机 关 社 会 团 体 企 业 事 业 单 位 其 他 组 织 执 行 与 参 照 执 行 执 行 参 照 执 行 不 具 备 设 立 档 案 机 构 或 配 备 档 案 工 作 人 员 条 件 的 单 位 / 依 法 建 账 的 个 体 工 商 户 162 81
十 七 - 二 十 其 他 管 理 要 求 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 二 十 六 条 单 位 委 托 中 介 机 构 代 理 记 账 的, 应 当 在 签 订 的 书 面 第 十 九 委 托 合 同 中, 明 确 会 计 档 案 的 管 理 要 求 及 相 应 责 任 条 预 算 计 划 第 二 十 七 条 违 反 本 办 法 规 定 的 单 位 和 个 人, 由 县 级 以 上 人 民 政 制 度 等 府 财 政 部 门 档 案 行 政 管 理 部 门 依 据 中 华 人 民 共 和 国 会 计 法 文 件 材 中 华 人 民 共 和 国 档 案 法 等 法 律 法 规 处 理 处 罚 料, 应 当 执 行 第 二 十 八 条 预 算 计 划 制 度 等 文 件 材 料, 应 当 执 行 文 书 档 案 文 书 档 管 理 规 定, 不 适 用 本 办 法 案 管 理 规 定, 第 二 十 九 条 不 具 备 设 立 档 案 机 构 或 配 备 档 案 工 作 人 员 条 件 的 不 适 用 单 位 和 依 法 建 账 的 个 体 工 商 户, 其 会 计 档 案 的 收 集 整 理 保 本 办 法 管 利 用 和 鉴 定 销 毁 等 参 照 本 办 法 执 行 163 二 十 一 具 体 实 施 办 法 制 定 第 三 十 条 各 省 自 治 区 直 辖 市 计 划 单 列 市 人 民 政 府 财 政 部 门 档 案 行 政 管 理 部 门, 新 疆 生 产 建 设 兵 团 财 务 局 档 案 局, 国 务 院 各 业 务 主 管 部 门, 中 国 人 民 解 放 军 总 后 勤 部, 可 以 根 据 本 办 法 制 定 具 体 实 施 办 法 164 82
二 十 一 其 他 管 理 要 求 165 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 二 十 条 各 省 自 治 区 第 三 十 条 各 省 自 治 区 直 辖 市 人 民 政 府 财 政 部 直 辖 市 计 划 单 列 市 人 门 档 案 管 理 部 门, 国 民 政 府 财 政 部 门 档 案 务 院 各 业 务 主 管 部 门, 行 政 管 理 部 门, 新 疆 生 产 中 国 人 民 解 放 军 总 后 勤 建 设 兵 团 财 务 局 档 案 部, 可 以 根 据 本 办 法 的 局, 国 务 院 各 业 务 主 管 部 规 定, 结 合 本 地 区 本 门, 中 国 人 民 解 放 军 总 后 部 门 的 具 体 情 况, 制 定 勤 部, 可 以 根 据 本 办 法 制 实 施 办 法, 报 财 政 部 和 定 具 体 实 施 办 法 国 家 档 案 局 备 案 二 十 二 施 行 与 废 止 第 三 十 一 条 本 办 法 由 财 政 部 国 家 档 案 局 负 责 解 释, 自 2016 年 1 月 1 日 起 施 行 1998 年 8 月 21 日 财 政 部 国 家 档 案 局 发 布 的 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 财 会 字 1998 32 号 ) 同 时 废 止 166 83
二 十 二 其 他 管 理 要 求 原 管 理 办 法 新 管 理 办 法 第 二 十 一 条 本 办 法 由 财 政 部 负 责 解 释 自 1999 年 1 月 1 日 起 执 行 1984 年 6 月 1 日 财 政 部 国 家 档 案 局 发 布 的 会 计 档 案 管 理 办 法 自 本 办 法 执 行 之 日 起 废 止 第 三 十 一 条 本 办 法 由 财 政 部 国 家 档 案 局 负 责 解 释, 自 2016 年 1 月 1 日 起 施 行 1998 年 8 月 21 日 财 政 部 国 家 档 案 局 发 布 的 会 计 档 案 管 理 办 法 ( 财 会 字 1998 32 号 ) 同 时 废 止 167 问 : 新 管 理 办 法 于 2016 年 1 月 1 日 起 开 始 施 行, 财 政 部 国 家 档 案 局 打 算 如 何 安 排 贯 彻 和 执 行? 答 : 新 管 理 办 法 自 2016 年 1 月 1 日 起 施 行, 为 了 贯 彻 落 实 好 新 管 理 办 法, 下 一 步, 我 们 将 积 极 做 好 以 下 工 作 : 一 是 广 泛 开 展 新 管 理 办 法 的 宣 传 培 训 工 作, 引 导 各 部 门 各 单 位 的 有 关 负 责 人 和 会 计 档 案 工 作 人 员 准 确 理 解 和 把 握 新 管 理 办 法 的 内 容 和 要 求 二 是 加 快 制 定 新 管 理 办 法 的 新 旧 衔 接 办 法, 指 导 各 部 门 各 单 位 做 好 会 计 档 案 的 新 旧 衔 接 工 作 三 是 根 据 新 管 理 办 法 编 写 解 读 材 料, 对 此 次 修 订 的 重 点 内 容 进 行 详 细 讲 解 和 说 明, 确 保 新 管 理 办 法 的 顺 利 实 施 168 84
七 要 点 回 顾 及 名 词 解 释 169 要 点 回 顾 : 引 言 : 版 本 变 迁 / 出 台 背 景 / 出 台 过 程 / 出 台 意 义 总 则 (1-5 条 ): 制 定 目 的 与 依 据 / 适 用 范 围 / 概 念 界 定 / 领 导 与 组 织 会 计 档 案 管 理 基 础 (6-9 条 ): 会 计 档 案 范 围 / 电 子 会 计 档 案 管 理 单 位 会 计 档 案 管 理 (10-19 条 ): 会 计 档 案 归 档 / 会 计 档 案 利 用 / 会 计 档 案 保 管 / 会 计 档 案 销 毁 单 位 变 动 会 计 档 案 管 理 (20-23 条 ): 终 止 经 营 / 分 立 后 / 合 并 后 / 建 设 期 的 会 计 档 案 管 理 单 位 之 间 会 计 档 案 管 理 (24-26 条 ): 会 计 档 案 交 接 / 会 计 档 案 出 境 管 理 / 代 理 记 账 会 计 档 案 管 理 附 则 (27-31 条 ): 违 规 处 理 / 文 书 档 案 不 适 用 / 参 照 执 行 / 具 体 实 施 办 法 制 定 / 施 行 与 废 止 170 85
课 程 涉 及 的 关 键 概 念 会 计 档 案 是 指 单 位 在 进 行 会 计 核 算 等 过 程 中 接 收 或 形 成 的, 记 录 和 反 映 单 位 经 济 业 务 事 项 的, 具 有 保 存 价 值 的 文 字 图 表 等 各 种 形 式 的 会 计 资 料, 包 括 通 过 计 算 机 等 电 子 设 备 形 成 传 输 和 存 储 的 电 子 会 计 档 案 171 谢 谢 大 家! 172 86