經費核銷 處理要點 90.08.01 公告 一 經費核銷處理要點 內容依行政作業規定原則之更改而有異動, 請隨時上網參閱 二 經費申請單 採購單 雜項費用單 會計單位承辦人員如下 : 1 電腦單號 SA 開頭: 呂育修小姐 分機 :1532 2 電腦單號 SB 開頭: 詹麗慧小姐 分機 :1531 3 電腦單號 SC 開頭: 黃士怡小姐 分機 :1532 4 電腦單號 SF 開頭: 詹麗娟小姐 分機 :1531 5 電腦單號 SG 開頭: 陳以捷小姐 分機 :1532 三 索取合法的憑證 : 1 憑證抬頭: 慈濟學校財團法人慈濟大學統一編號 :08152423 地址 : 花蓮市中央路三段 701 號 2 統一發票 : 請開立二聯式發票 ; 除品名 數量 金額書寫外, 發票右下角蓋有 統一發票專用章 字樣之印章 發票 買受人 及 總計新臺幣中文大寫 金額不得塗改 3 收據 : 除品名 數量 金額書寫外, 注意收據右上角須書寫商店之統一編號, 右下角蓋有店章 收據 買受人 及 合計新臺幣 金額不得塗改 4 收銀機統一發票 : 須加註本校統一編號, 並註明品名 數量及金額 ; 有外文名詞或代碼, 請加釋註中文並簽章 ; 若以人工方式補寫統一編號時, 須另加蓋 統一發票專用章 四 支出憑證核銷注意事項 : 校內預算經費請依規定辦理 ; 校外研究計畫依計畫合約所簽訂之內容辦理 ; 未規範事項依教育部補助及委辦計畫經費編列基準表辦理 預算科目注意事項一般原則 一 各項計畫執行期間, 請注意核定預算內容 ; 對補助單位之補助項目及相關規定請務必瞭解, 尤其是校外研究計畫, 以免經費核銷因不符規定而遭剔退, 影響爾後補助額度 二 採購及核銷經費時請依下列規範辦理 : 1 採購單 - - 一般單 : 依規定須透過採購單位採買之品項, 經單位主管審核後案送採購單位 自辦單 : 依規定可自行採購之品項 : 1 使用校內預算者, 請持發票及貨品與保管單位對點, 經保管單位對點無誤於發票上簽章 ; 使用校外計畫預算者, 則不需對點 2 上網填單, 一發票一廠商填一單, 經主管審核後案送會計單位 2 雜項費用單 - - 1 校內預算 : 印刷品 ( 影印類 ) 金額在 $5,000( 含 ) 以下 演講費 課堂助講 差旅費 研討活動經費 ( 印刷品依規定金額 ) 等 2 校外研究計畫之非專任助理津貼, 如臨時工資 兼任研究人員等 ; 提供領款人銀行帳號請填會計室網站 系統基本資料建檔表格 3 上網填單, 經主管審核後案送會計單位 3 自辦採購單 雜項費用單 填單使用範圍 : 請參閱七 之說明 三 經費申請及核銷 使用情形, 請自行上網查詢 ( 查詢前請先點選 重算預算 )
四 核銷單據須為原始憑證正本, 不得以影印方式替代 五 校外研究計畫核銷憑證, 金額在新台幣壹萬元 ( 含 ) 以上之採購案, 須檢附三家廠商估價單正本 ( 國科會研究計畫除外 ); 若為獨家代理產品, 應檢具獨家代理證明書 六 國科會研究計畫 自辦案件 即金額二萬元 ( 含 ) 以下案件不須檢附三家估價單 七 本校各項經費採預算制, 若核定預算不足時可上網申請 預算流用 辦理流用 ; 設備類原無編列預算者則另專案簽核後辦理流用 八 學年度結束前, 各項電腦單提出申請及核銷日期, 請參照各公告事項辦理 ; 以俾利學年度會計帳務結算, 及校外研究計畫結案辦理核銷之相關作業 九 學年度結束日為每年七月三十一日, 無論校內 校外研究計畫或研究計畫執行期限到期與否, 只要持有七月份以前之單據, 均需於該學年度作核銷, 新學年度核銷憑證均為八月份以後之憑證 十 校外研究計畫核報日前一個月為上網填單截止日, 計畫核報日前十天, 請各計畫彙整原始憑證粘存單裝訂成冊, 發函向補助單位辦理核銷作業 ( 國科會計畫由會計室彙報 ) 十一 本校每月付款日期為 10 日 25 日, 會計室截止收件日期與時間 ( 已完成行政簽核程序案件 ), 請參閱會計室網頁公告 人事費 一 鐘點費 臨時工資 出席費 稿費等各項人事費支出憑證, 須填註具領人之身份證字號及戶籍地址 ( 含區 里 鄰 ), 並由具領人簽章 二 臨時工資按日計酬, 支出憑證須填註實際工作日期及每日工作內容 三 計畫研究人員不得再支領出席費 稿費 鐘點費及臨時工資 四 稿費應註明每千字單價及全文字數, 並須檢附文稿 但撰寫計畫書 執行報告書及成果報告等資料, 不得報支稿費 五 出席費 演講費之核銷須附開會通知或訓練課程表 簽到紀錄及會議紀錄 ( 屬上課性質者免附 ) 計畫下研究人員不得再支領本項費用 業務費 一 圖書 期刊及電腦軟體請檢具點收證明書, 連同憑證一併核銷 二 文具須詳列品名 單價及數量 三 郵電須註明收件人 收件人地址及用途 ( 請向郵局索取 購票證明單 ) 四 國際電話費須檢附明細表, 註明受話人, 並敘明具體通話事由 五 影印資料請附註影印文件名稱, 並說明用途 影印圖書未經著作權人同意, 不得報支費用 ; 逾 $200 元 ( 含 ) 以上檢附代表性樣張 (3 張 - 封面 目錄及最後一張 ) 六 印刷本須說明用途並檢附樣本 ;20 頁內請附樣張,20 頁以上影印封面 第一頁及末頁, 並註明內頁數
七 刻章須於憑證上加蓋樣式, 專任助理章須有 專任助理 字樣, 個人私章不得報支 ; 原始單據背面須有人事室核對章 八 油脂費須於憑證上註明往返地點 公里數及使用者簽章 九 印製名片須檢附 教職員工名片申請單 十 調查訪視費須檢附問卷及受訪者名單 十一 資料譯碼及鍵入費須附問卷及譯碼簿, 並註明資料長度及件數 十二 計畫所需之禮品或紀念品, 憑證須註明份數並另附簽收明細 十三 禮券核銷, 以有開立發票之 商品禮券 為限 ( 即購買禮券時可取得發票 ), 並持發票填 雜項費用單 辦理核銷 ( 目前禮券分商品禮券及現金禮券, 現金禮券於購買時無法取得發票, 不得核銷 ), 票面金額逾 $501( 含 ) 以上者需核報個人所得 十四 研討會及會議活動餐點每人核支上限 : 午 / 晚餐 70 元 早餐 30 元 茶點每人 30 元 十五 戶外教學課程每學期每一門課程 ( 不分組別 ) 補助交通費上限 3,000 元, 其餘項目不在支付範圍 ( 核銷時請附教學大綱或參訪計劃書 ) 維護費須註明所維護物品之品名, 並檢附所維護物品財產卡影本 ( 需經保管組簽章 ) 旅運費 一 出差核銷時請檢附出差申請單影本 出差旅費報銷單, 且按日敘明支出明細 二 出差報銷交通費時請依規定 : 凡公民營汽車到達地區, 除因急要公務外, 不得開支計程車費 三 國外差旅費交通費報支, 機票部分, 應檢附機票票根或電子機票 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據及登機證存根, 其餘交通費應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據, 並附外幣兌換水單或以出國前一天 如逢假日往前順推 台灣銀行即期賣出收盤參考匯價證明 四 校外研究計畫非本計畫下研究人員不得報支差旅費 五 運費須註明寄送物品 收件人 地址及用途 六 差旅費核銷填 雜項費用申請單, 經單位主管審核後, 下站主辦人送 人事室 設備費各項設備類核銷時, 請列印該設備申請表單 採購單 並檢具財產增加單 財產卡影本, 連同憑證一併核銷 五 行政院國家科學委員會補助專題研究計畫 業務費 項下匡列 彈性支用額度 ( 依 101 年 10 月 26 日臺會綜二字第 1010071206 號函辦理 ) ( 一 ) 適用計畫 : 自 101 年 10 月 1 日以後仍在執行之計畫開始適用, 由國科會主動於經費核定清單匡列彈性支用額度, 未匡列者則不適用 ( 二 ) 額度計算 : 1 每件計畫每年總額 2% 並以 2 萬 5 千元為上限, 但確切金額需以各個計畫核定清單核列數為主
2 多年期計畫 ( 同一計畫編號 ) 分年核計, 但得於全程期間內使用 3 計畫執行期間, 經費若有追加 ( 減 ) 者不再調整 4 彈性支用額度僅限於計畫執行期限內支用, 未支用額度於計畫執行結束後, 不得保留使用, 亦不得轉撥至其他機構執行 5 國科會考量部分計畫未核有業務費, 為簡化程序, 實際支用時授權學校依內部行政程序簽報核准後自其他補助項目 ( 研究設備費 國外差旅費 ) 調整支應, 如因額度調整, 致該支用項目流用比例超過 50% 免送國科會同意 ( 三 ) 支出用途 : 放寬額度之支出用途範圍主要為與計畫相關之交通 接待國外訪賓之餐敘及餽贈 或國際交流等支出事項 ( 四 ) 帳務核銷 : 經費支用依規定檢附原始憑證核實報支, 其真實性由計畫主持人負責 六 教育部補助及委辦計畫彈性經費支用規定 ( 依 102 年 1 月 9 日臺教會 ( 三 ) 字第 1020006216 號函辦理 ) ( 一 ) 適用計畫 : 教育部補助及委辦各大專院校屬政府研究資訊系統 (GRB) ( 二 ) 額度計算 : 1 彈性經費支用額度以 教育部核定計畫總額 2% 核計, 且不超過新臺幣 2 萬 5 千元為限, 不因計畫期程長短而有所差別 2 計畫執行中若有核定追 ( 加 ) 減經費者, 考量行政作業簡化, 不再調整彈性經費額度 3 各計畫登載政府研究資訊系統 (GRB) 時, 該系統將主動通知計畫主持人各計畫得支用彈性經費額度上限 ( 三 ) 支出用途與限制 : 彈性支用額度之規範, 比照國科會研究計畫辦理 七 支出憑證粘存單 之填製說明 : 一 校內經費預算 : 1 一般採購單 核銷憑證經保管單位對點貨品無誤並核章, 案件在使用單位驗收後, 由保管單位於憑證上附單號, 逕送會計單位核銷 2 自辦採購單 核銷憑證經單位主管對點貨品無誤後於憑證背面核章, 由使用單位上網填單, 憑證請附上電腦單號, 逕送會計單位 若憑證張數多時, 請粘貼於 支出憑證粘存單 上, 以免遺漏 3 雜項費用單 核銷憑證 ( 辦理活動 申領津貼 演講費 鐘點費等 ) 經由使用單位上網填單, 憑證請附上電腦單號, 逕送會計單位 若憑證張數多時, 請粘貼於 支出憑證粘存單 上, 以免遺漏 二 校外研究計畫 :( 原始憑證需寄回補助機構者, 支出憑證粘存單 請製一式二份 ) 1 一般採購單 核銷憑證經保管單位對點貨品無誤並核章, 並於憑證上附上單號送回使用單位 ; 使用單位將憑證貼於 支出憑證粘存單 上 含相關單位之核章及簽註日期 ), 並依補助單位之規定附估價單正本或議比價表或獨家代理證明, 送會計單位核銷 2 自辦採購單 核銷憑證經與計畫主持人對點貨品無誤後於憑證背面核章, 由使用單位上網填單, 憑證粘貼於 支出憑證粘存單 採購及保管單位由計畫執行單位分層負責核章及簽註日期, 經辦及採購不得為驗收人 ), 右上角註明電腦單號, 逕送會計單位 3 雜項費用單 核銷憑證 辦理活動 申領津貼 演講費 鐘點費等 經由使用單位上網填單後, 憑證粘貼於 支出憑證粘存單 含相關單位之核章及簽註日期 ), 右上角註明電腦單號, 逕送會計單位 三 教育部獎勵校務發展計畫經費 : 屬本計畫者於填製 採購單 雜項費用單 在送案後畫面會出現 列印支出憑證粘存單, 請列印補簽章及日期後分送保管組或會計室 四 支出憑證粘存單 表格說明 : 1 申請單號 : 上網填單之單號號碼 2 憑證編號 NO: 為計畫結束後向補助單位核銷時, 支出憑證粘存單之排序序號 3 核銷金額請以阿拉伯數字填寫, 並加 $ 符號 ; 例如 :$500 4 相同計畫 科目及廠商之憑證, 請粘貼於同一張粘存單報銷
5 單據粘貼時, 請依序按階梯式排法粘貼整齊, 單據請正貼勿倒立或側貼 ; 每一張粘存單最多粘貼十五張憑證, 但以不超出粘存單 A4 大小為原則, 以俾利補助單位審查 6 校外研究計畫使用 支出憑證粘存單 為一式二份 ( 原始憑證需寄回補助機構者 ), 請以迴紋針併齊 7 支出憑證粘存單 不需簽章之欄位, 請由右上角至左下角畫一對角斜線, 如申請津貼時不需保管 採購單位簽章, 此二欄位則畫上斜線 八 各項經費執行 核銷使用之相關表單如下 : 1 支出憑證粘存單 2 專任研究人員專用表 3 收據 4 臨時性津貼專用表 5 專題研究計畫約用助理人員申請表 ( 兼任助理及臨時工資適用 ) 6 財產增加 / 點收證明書 7 教師執行計畫重要規定自我檢核表 九 校外研究計畫支領各項津貼使用之原始憑證 : 1 專任研究助理人員 : 請填 專任研究人員專用表, 另附年資 學歷證明 2 兼任研究人員 ( 每月固定津貼者 ): 請填專用表格, 另附證件 如學生證或學歷證明 及 專題研究計畫約用助理人員申請表 3 出席費 稿費 鐘點費等 : 請以簽領之 收據 作為原始憑證 4 臨時性津貼 : 如臨時工資 個案訪視 資料蒐集 鍵入資料 等, 請填 臨時性津貼專用表 十 自辦採購單 雜項費用單 電腦填單使用範圍 : 一 電腦填單使用範圍依本校採購管理辦法規定, 不包含依規定不得自辦採購之品項, 品項如下 : 1 基本辦公標準配備, 如 : 辦公桌椅 資料櫃 電腦桌 檔案櫃 等 2 文具用品 影印紙 校外研究計畫經費除外 3 電腦液晶螢幕 二 教學 研究 實驗用試藥耗材不分校內 校外預算來源, 金額在 $20,000 含 以下 限預算 核定項目 三 校內預算除規定不得自辦採購之品項外, 金額在 $5,000( 含 ) 以下 限預算核定項目 四 校外計畫經費除實驗室用試藥 耗材外, 金額在 $5,000( 含 ) 以下 ( 限計畫經費核定項目 ) 五 已簽訂年度合約之圖書視聽資料 六 印表機耗材合約品項不分校內 校外預算來源皆為 $10,000 元 ( 含 ) 七 填單類別分類圖表: 填單類別 採購品項及採校內預算經費 ( 含獎勵金 ) 校外預算經費備購組電腦碼自辦金額採購自辦單雜項費用單自辦金額採購自辦單雜項費用單註 A.1 實驗試藥 20,000 V 20,000 V A.2 實驗耗材 20,000 V 20,000 V A.3 一般消耗品 5,000 V 5,000 V A.4 電腦消耗品 10,000 V 10,000 V B.1 電器用品 5,000 V 5,000 V B.2 辦公設備 5,000 V 5,000 V B.3 事務設備 5,000 V 5,000 V B.4 電工五金器械 5,000 V 5,000 V 採購單 B.5 車輛 手推車 5,000 V 5,000 V B.6 其他一般設備 5,000 V 5,000 V 液晶螢幕 C.1 電腦硬體 為不得自辦採 5,000 V 5,000 V 購品項 C.2 電腦軟體 5,000 V 5,000 V D. 訂製品 5,000 V 5,000 V
雜項費用單 E. 印刷品 5,000 V 5,000 V G. 儀器設備 5,000 V 5,000 V ** 資料影印 V V ** 演講費. 津貼. 差 旅費. 研討活動 V V 研討活動 之印刷品請填採購單