集美大学采购问答小册子 目录 1. 对于大宗货物政府采购, 它的的作用和意义是什么? 2. 大宗货物政府采购的范围是什么呢? 3. 大宗货物政府采购具体的流程是什么? 4. 大宗货物政府采购程序有哪些注意事项? 5. 非 大宗货物 采购具体的流程是什么? 6. 学校为什么要成立采购领导小组? 7. 学校采购领导小组的主要职责是什么? 8. 学校采购领导小组各职能部门的工作职责是什么? 9. 各单位 ( 不含机关各部处 ) 成立采购工作小组, 其主要职责是什么? 10. 学校采购组织形式有哪几种? 11. 什么是学校集中采购? 12. 政府集中采购目录外及采购额度在 10 万以上且未达到公开招标限额的货物 服务采购如何进行采购? 13. 各单位自行采购方式有几种? 14. 采购合同如何签订? 15. 如何进行采购项目的验收工作? 16. 如何实现采购项目的经费报销? 17. 各单位如何报送下一年度采购计划? 附件 : 集美大学物资( 设备 ) 采购记录 集美大学 大宗货物 政府采购申购表 集美大学物资设备申购表 ( 非 大宗货物 政府采购 ) 1
1. 对于大宗货物政府采购, 它的的作用和意义是什么? (1) 可形成较大采购规模, 充分发挥规模采购的效益, 降低采购成本 ; (2) 可吸引更多产品生产厂家直接参与到政府采购中来, 减少政府采购供货的中间环节, 有效降低采购成本 2. 大宗货物政府采购的范围是什么呢? (1) 一般办公用品 : 复印纸 ; (2) 标准化货物 : 台式计算机 便携式计算机 空调 打印机 复印机 投影仪 扫描仪 电视机等 ; 备注 : 大宗货物 政府采购目录每年由厦门市财政局公布, 由万翔物流负责配送, 目录清单可在资产与后勤管理处网站查询 2
3 大宗货物政府采购具体的流程是什么? 大宗货物 政府采购流程 ( 具体目录详见资产与后勤管理处网页 厦门市政府集中采购目录 ) 根据使用需求, 填写 集美大学 大宗货物 政府采购申购表 ( 填写名称 数量 金额, 可不填具体品牌 型号 ),( 非 大宗货物 另行填报 ) 学院 部门汇总 按照经费来源, 经相关职能部门审批 到采购科上厦门财政专网挑选具体品牌型号 ( 也可在填报申购表前查询 ) 物资科下单, 报厦门市政府采购办, 进入采购程序 使用公务卡结算 转账结算 万翔提供发票 相关领导签批 按照申购联系人的地址 电话, 经万翔物流配送, 使用人接收 ( 签字 ) 供应商安装, 使用单位验收 ( 签字 盖章 ) 使用单位凭申购表 发票 入库单 政府采购供货验收单到财 务报账 3
复印纸采购流程 各学院 各部门根据年度需求, 统一汇总, 到采购科网上填报采购计划 ( 各学院可申请账号自行网上填报 ) 万翔物流配送, 使用人接收 ( 签字 ) 使用公务卡结算 使用单位凭发票 入库单到财务报账 4. 大宗货物政府采购程序有哪些注意事项? (1) 各单位要明确专人负责大宗货物政府采购事宜 ; (2) 及时组织验收 出具验收报告 支付货物款项 ; (3) 各单位采购 大宗货物 需单独填写 集美大学 大宗货物 政府采购申购表, 不得与其他采购项目一起填写 申购表一经报送政府采购办便不得更改 (4) 所有货物均为物流配送, 使用单位必须安排好专人经办接收 (5) 货物安装后使用单位必须及时验收 办理付款手续 5. 非 大宗货物 采购具体的流程是什么? (1)10 万元以上物资设备 ( 服务 ) 采购流程 4
申购项目立项审批完成后 ( 包括学院党政联席会议讨论通过, 并形成记录 ), 申购部门填报物资设备申购表, 采购进口产品还需填报政府采购进口产品申请表及专家论证意见 物资设备申购的书面参数 政府采购进口产品申请表及专家论证意见由使用单位签字, 盖章, 上报资产与后勤管理处采购科 ; 电子版发至 79414642@qq.com 备注 : 申购单台件超 10 万元物资设备须提前将论证报告交资产与后勤管理处物资科 经费预算金额超 10 万元 ( 含 10 万元 ) 需提供资金来源核实表 按照经费来源, 经相关职能部门审批 物资科下单, 达到政府采购限额的由采购科报厦门市政府采购办, 进入政府采购程序 ; 未达到限额的由学校集中采购 厦门市财政局采购办审批 申购单位 采购科 招标代理机构制作标书, 标书由使用单位负责人签字 盖章确认定稿后, 上网公开采购公告, 供应商报名应标, 招标公司开标, 中标供应商凭中标通知书与学校签合同, 使用单位填报采购合同会签单 供应商安装, 使用单位验收 资产与后勤管理处物资科入库 使用单位凭申购表 党政联席会记录 合同 中标通知书 发票 入库单 验收单到财务处报账 5
(2)5 万元 ( 含 5 万元 ) 以上 10 万元 ( 横向科研经费 20 万 ) 以下物资设备 ( 服务 ) 采购流程 申购项目立项审批完成后 ( 包括学院党政联席会议讨论通过, 并形成记录 ), 申购部门填报物资设备申购表 备注 : 申购单台件超 10 万元物资设备须提前将论证报告交资产与后勤管理处物资科 经费预算金额超 10 万元 ( 含 10 万元 ) 需提供资金来源核实表 按照经费来源, 经相关职能部门审批, 并注明是否申请单位自行采购 上报资产与后勤管理处审核 按照商务谈判 询价 比价等方式采购 具体方式按相关流程办理 供应商安装, 使用单位验收 资产与后勤管理处物资科入库 使用单位凭申购表 党政联席会记录 合同 发票 入库单 验收单到财务处报账 (3)5 万元以下物资设备 ( 服务 ) 采购流程项目主管单位批准后, 由各单位按程序自行组织采购 6. 学校为什么要成立采购领导小组? 学校成立采购工作领导小组, 统一领导学校的物资采购管理工作 组长由主管采购工作的校领导担任, 成员由财务处 教务处 科研处 学生处 基建处 图书馆 工会 及资产与后勤管理处等有关单位负责人组成 7. 学校采购领导小组的主要职责是什么? 采购领导小组是学校采购工作的领导及决策机构, 其主要职责是 : 依据国家相关法律法规, 制定学校采购工作规章制度 ; 领导相关职能部门依法遵章开展采购工作和监督工作 ; 审定采购工作流程 ; 讨 6
论批准采购计划 非公开招投标采购方式及其他采购工作的重大事项等 受理与学校采购活动相关的质疑和投诉 8. 学校采购领导小组各职能部门的工作职责是什么? 资产与后勤管理处负责学校采购日常管理工作 其主要职责 : 按照厦门市政府采购管理办公室的审批及相关规定, 组织实施具体采购工作 : 管理和发布采购信息公告 ; 联系招标代理机构 ; 编制采购文件 ; 管理采购项目文件档案 ; 受理采购投诉 ; 物资设备入库等工作 ; 负责办理工程项目预结算审核 教务处 科研处及各经费主管单位 : 负责各主管经费采购的审批工作, 按照国家相关规定对是否购买 相关预算等事项进行审核 财务处 : 负责编制年度采购预算计划并监督执行 ; 负责采购的报账结算工作 ; 负责采购项目的预算控制价审核 9. 各单位 ( 不含机关各部处 ) 成立采购工作小组, 其主要职责是什么? 根据校院两级管理的要求, 各单位 ( 不含机关各部处 ) 应成立采购工作小组, 并向学校采购领导小组报备 采购工作小组组长由各单位主要领导担任, 各单位纪检委员应为小组成员 为方便师生, 提高工作效率, 各单位对自行采购权限范围内的采购可采取灵活多样的采购形式, 并有相应采购记录 采购工作小组应根据单位自身情况制定相应的工作流程, 在采购过程中应严格遵守国家相应法律 法规和学校相关规定 各单位采购工作小组的职责如下 : ( 一 ) 负责本单位年度采购计划的汇总 申报等工作 ( 二 ) 负责制定本单位权限内物资采购工作制度 工作流程等 ( 三 ) 负责办理本单位自行采购权限范围内的物资采购 合同签订 验收和相关采购项目的档案管理等事宜 ( 四 ) 负责本单位重大采购项目 ( 采购金额 10 万元以上 ) 技术参数 采购合同的审核及项目验收等工作 ( 五 ) 负责监督管理本单位权限内采购活动行为 ; 受理与采购活动 7
相关的质疑和投诉 10. 学校采购组织形式有哪几种? 学校采购组织形式分为 政府采购 学校集中采购 和各单位 自行采购 11. 什么是学校集中采购? 学校集中采购是指由学校统一组织实施的, 政府集中采购目录外及采购限额标准以下的货物和服务采购行为 学校集中采购, 应严格按照 政府采购法 等对各项目所确定的采购方式实施采购 采购方式包括以下几种 :(1) 招标采购, 包括公开招标 邀请招标 ;(2) 竞争性谈判 ;(3) 单一来源采购 ;(4) 询价 ;(5) 政府采购监管部门认定的其他采购方式 属于学校集中采购的范围, 但有下列情况的单台或批量采购的物资, 可以采用单一来源采购的方式 采取单一来源方式采购的, 采购人与供应商应当在遵循有关法律规定的原则 保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上进行采购 (1) 采购标的来源单一, 只能从特定供应商处采购, 或供应商拥有专有权, 且无其他合适替代标的 ; (2) 科研 实验或开发合同 ;(3) 出现了不可预见的急需采购 ;(4) 对高新技术含量有特别要求的, 技术复杂或者性质特殊, 不能确定详细规格或者具体要求的 ;(5) 不能实现计算出价格总额的 ;(6) 设计竞赛 ;(7) 属于原采购项目的后续维修 零配件供应 更换或扩充, 必须向原供应商采购的 ;(8) 预先已说明需对原有采购进行后续采购的 ;(9) 学校认定的其他情形 12. 政府集中采购目录外及采购额度在 10 万以上且未达到公开招标限额的货物 服务采购如何进行采购? 10 万元 ( 含 10 万元 )( 横向科研经费 20 万 ) 以上且未达到公开招标限额的货物 服务, 一般采取邀请招标 竞争性谈判 询价等方式由资产与后勤管理处集中采购 ( 可汇总委托招标代理机构办理相关程序 ), 如需单一来源方式采购, 应填写集美大学特殊采购申请表, 报学校采购领导小组研究审批 8
13. 各单位自行采购方式有几种? 单位自行采购 是指在本实施细则规定权限范围内, 由各单位自行组织的采购活动, 或者因教学 科研工作需要而提出 并经学校批准的由各单位自行组织的采购活动 各单位自行采购采用以下方式 : 询价 ( 比价 ); 竞争性谈判 ; 单一谈判 ( 一 ) 询价 ( 比价 ) 方式询价 ( 比价 ) 方式, 是指只考虑价格因素, 要求采购人向供应商发出询价通知, 对一次性报出的价格进行比较, 最后按照符合采购需求 质量和服务相等且报价最低的原则, 确定成交供应商的方式 ( 二 ) 竞争性谈判方式竞争性谈判方式, 是指要求采购人就有关采购事项, 与三家以上供应商进行谈判, 最后按照预先规定的成交标准, 确定成交供应商的方式 ( 三 ) 单一谈判方式单一谈判方式, 是指采购人向惟一供应商进行采购的方式 14. 采购合同如何签订? 采购合同经采购项目申请人签字确认 学院或部门领导签字并报资产与后勤管理处负责人审核签字, 加盖采购合同公章生效,50 万元以上采购合同需报学校法律事务部审核 各单位自行采购的货物由各单位自行签订采购合同 采购合同按规定必须在中标通知书发出之日起 30 日内签订 无正当理由拒绝签订或者逾期签订的, 按规定追究当事人责任 合同签订双方应严格履行合同 对不严格履行合同引起的相应损失和责任, 由违约方自行承担 15. 如何进行采购项目的验收工作? 申购使用单位为验收第一负责人, 各单位采购工作小组负责组织本单位采购项目的验收工作, 学校物资管理部门做好监督 指导工作 合同金额 50 万以上的项目应有物资管理部门派人参加验收 9
16. 如何实现采购项目的经费报销? 各项目申报单位负责本项目的预付款 冲账及报销工作 各单位采购工作小组监督采购合同的执行情况, 项目验收完成后, 应指定专人尽快按照财务相关规定进行报账工作 合同执行过程中出现的重大问题, 各单位采购工作小组应及时向学校采购领导小组汇报 报销时须按规定向财务部门提供相应票据, 经财务部门审核后予以付款 由于不按财务规定违规支出或经费到期冻结等原因致使不能及时支付货款造成合同违约的, 申报单位需承担违约责任 17. 各单位如何报送下一年度采购计划? 各单位下年度的预采购计划 ( 内容涵盖采购项目 品目 数量 单价 金额 资金来源 ) 应在上一年度 11 月底报送财务处和资产与后勤管理处, 待资金落实后将确认的采购计划统一报送资产与后勤管理处备案 科研经费的采购计划可在立项后按学校科研管理相关规定由科研处审核后报送 采购过程中如有调整, 经相关领导批准后, 可做小范围调整 各单位报送预采购计划是指各单位管理审批的经费下年度需要购买的仪器设备 家具 基建修缮 网络软件 服务 ( 物业管理 ) 等预采购计划 10
附件 : 采购项目 时间 集美大学物资 ( 设备 ) 采购记录 预算金额 采购数量 供应商品牌保修年限报价 ( 万元 ) 最后报价 ( 万元 ) 备注 采购过程简况 记录 采购小组成员签名 11
集美大学 大宗货物 政府采购申购表 申购单位 经费来源名称及卡号 : 申购日期 申购项目 : 物资设备用途 ( 打 ) 教学 科研 办公 其他 申购理由 经办人实验室主任 ( 或项目负责人 ) 单位主管领导 固定电话 ( 必填 ) 手机 ( 必填 ) 教务处 研究生处主管领导资产与后勤管理处意见 物资管理科初主管领审意见导意见物资 设备采购详细清单 ( 可另附页 ) 序号设备名称品牌 型号 ( 可后填 ) 申购数量单价预算总价 合计填表说明 : 1. 大宗货物 政府采购目录每年由厦门市财政局公布, 由万翔物流负责配送, 目录清单可在资产与后勤管理处网站查询 2. 申购单台件超 10 万元 ( 含 10 万元 ) 的物资设备需提供购前论证报告 经费预算金额超 10 万元 ( 含 10 万元 ) 需提供资金来源核实表 3. 教务处管理项目需由教务处审核签字, 研究生处管理项目需由研究生处审核签字 4. 大宗货物 具体品牌 型号需到资产与后勤管理处确认后填写 5. 申购表原则上需提前三十日送交资产与后勤管理处 12
申购单位 申购项目 : 集美大学物资设备申购表 ( 非 大宗货物 政府采购 ) 经费来源名称及卡号 : 物资设备用途 ( 打 ) 申购日期 教学 科研 办公 其他 申购理由 经办人 实验室主任 ( 或项目负责人 ) 备注 :5 万元 ( 含 5 万元 ) 以上 10 万元 ( 横向科研经费 20 万 ) 以下的货物和服务需注明是否单位自行采购 ( 打 ) 自行采购 ; 非自行采购固定电话手机 ( 必填 ) ( 必填 ) 单位主管领导 教务处主管领导 资产与后勤管理 处意见 物资管理科主管领初审意见导意见物资 设备采购详细清单 ( 可另附页 ) 序号设备名称技术参数申购数量单价预算总价 合计 填表说明 : 1. 采购 5 万元以下货物 服务, 由项目主管单位批准后, 无需报资产与后勤管理处审核备案, 由各单位按程序自行组织采购 2. 申购单台件超 10 万元 ( 含 10 万元 ) 的物资设备需提供购前论证报告 经费预算金额超 10 万元 ( 含 10 万元 ) 需提供资金来源核实表 3. 教务处管理项目需由教务处审核签字, 研究生处管理项目需由研究生处审核签字 4. 政府集中采购目录清单及采购限额标准可在资产与后勤管理处网站查询 5. 大宗货物 政府采购申购填写 集美大学 大宗货物 政府采购申购表 13