科研管理信息系统使用手册 普通用户版 2010 年 12 月 27 日
目录 一 概述... 3 1.1 系统简介... 3 1.2 网上办理流程说明... 4 二 科研项目 模块介绍... 6 2.1 项目立项... 7 2.2 项目预申请... 10 2.3 项目变更... 10 2.4 项目中检... 10 2.5 项目结题... 10 三 科研成果 模块介绍... 10 3.1 专著... 11 3.2 论文... 14 四 科研经费 模块介绍... 14 4.1 经费管理... 14 4.2 到款认领... 17 4.3 科研转账... 19 五 个人工具 模块介绍... 23
一 概述 1.1 系统简介 科研管理信息系统是为了实现高校科研工作的信息化管理, 提高科研业务管理人员以及参与科研工作的广大老师的工作效率, 提高信息的记录 查阅以及共享效率, 并且与 数字校园 中的其它信息系统相配合, 共同实现 数字交大 的综合管理信息平台 此次升级的新科研管理信息系统包括普通科研人员 学院科研秘书 学院科研副院长 科技处管理人员 科技处处长 校领导以及系统管理员七类权限 本手册主要面向普通科研人员 普通科研人员界面主要包括 科研项目 科研成果 科研平台 科研经费 个人工具 五个模块 其中, 科研项目包含项目立项 预申请 变更 中检 结题的申请以及审核和统计等功能 ; 科研成果包含专著以及各类论文的新增 审核和统计等功能 ; 科研经费包含经费管理 银行汇款认领 科研转账 预借收据相关的新增 查询和统计功能 科研平台模块还在开发中, 暂时不能使用 科研管理信息系统与我校信息门户网站 MIS 系统 (http://mis.bjtu.edu.cn) 已经实现了统一认证, 科研系统不单独设立登录账号, 所以用户只需登录 MIS 系统即可进入科研管理信息系统 用户进入 MIS 系统主页后, 点击左侧导航栏的 科技处信息系统 --- 新科研管理信息系统 ( 试用 ) 进入新科研管理信息系统首页
其中, 我的事务 向用户展示目前的待办事项, 并可点击链接进入待办事项查看相关内容的详细信息 ; 我的科研 对用户当前所有入库的项目 成果等信息进行了汇总, 点击链接可查看详细列表信息 ; 常用操作 包含 科研项目 和 科研成果 模块中的常用操作链接, 方便用户直接点击即可完成相应的操作 ; 页面的右侧内容有 学术交流 科研动态 财务到账, 用户可以点击链接查看相关内容 1.2 网上办理流程说明 在 1 月 1 日启用的功能中, 有两项功能是首次启用电子工作流在网上传递 分别是项目立项环节及经费认领环节 需要科研人员特别注意 1. 科研项目立项流程在旧系统中, 项目立项单是通过纸质介质传递的 在新系统中, 立项单改为电子工作流, 在网上传递 项目录入人无需拿着纸质单据挨个找人签字, 等电子转单完成后, 会有短信提醒
用户修改 用户修改 用户修改 审核不通过 审核不通过 审核不通过 填写项目申请 科研秘书审核 主管院长审核 科技处审核 结束 科技处处长审阅 业务流程说明 新增 : 教师在科研系统填写项目申请相关信息 ; 查询 : 教师可以对自己申请的项目进行查询, 二级单位科研秘书及院长可以对本学院申请项目进行查询, 科技处人员可以对全校申报的项目进行查询 ; 修改 : 提交前教师可以修改, 审核通过后, 教师不能修改 ; 教师根据审批意见修改退回的申请信息 ; 科技处相关人员可以对添加申报的项目进行修改 ; 删除 : 教师可以对自己申请的没有被审核的项目进行删除操作, 科技处相关人员可以对申报的项目进行删除 ; 二级单位审核项目申请信息 : 二级单位对项目申请信息进行审核, 不合格的退回教师修改 ; 科技处审核项目申请信息 : 科技处对项目申请信息进行审核, 不合格的退回教师修改 ; 科技处领导审阅 : 有特殊项目需要科技处领导审阅的, 可以转发科技处领导 ; 科技处存入项目库 : 科技处对该类项目审核, 对审核通过的资料存入项目申请库
2. 经费认领流程科研经费立项时提交信息, 包括项目名称 合同号 项目号 经费各项预算 甲方单位名称 合同总金额 合同付款进度等 汇款到账后, 计财处将汇入款信息录入系统并发布, 老师可以通过系统查询, 在网上进行经费认领 科技处收到教师提交的电子认款申请单后, 对申请单进行审核确认 收到短信通知的老师到科技处办理认款手续 系统会根据到款金额自动生成学校 学院提取管理费的比例及金额, 能够支取的劳务费金额 协作费金额 设备费金额等 认款手续办结后, 如果是北京交通大学的项目需到思源楼 501 计财处办理入款手续 如果是北京交大创新科技中心和北京交大科技发展中心的项目, 直接在科技处办理入款手续 二 科研项目 模块介绍 科研项目模块包括项目立项 项目预申请 项目变更 项目中检 项目结题 5 个功能 用户点击横向导航栏中的 科研项目, 页面显示已入库的正式项目列表, 点击项目的名称即可查看该项目详情 用户可以通过 搜索 或 高级搜索 来确定自己想要查看的项目 同时, 用户还可以点击 导出 将所有的项目列表导出并下载到本地, 更方便了用户的查询和使用 点击项目名称, 可查看项目详情
2.1 项目立项 用户点击左侧导航栏中的 项目管理 --- 项目立项, 系统自动打开 填写立项单 选项卡 用户首先点选项目类型 横向项目立项 或 纵向项目立项 来确定立项单填写的栏目, 再填写表单的内容, 其中, * 为必填项目 填写完成后点击 保存信息 即进入提交申请页面 正式提交立项单前, 用户可以点击 编辑修改 对立项单信息进行修改和保存 点击 用户提交申请 按钮后, 立项单就正式被提交到工作流中 用户暂时就不能再进行修改了, 但可以查看到立项单审核进度 立项单会经过若干环节的审批, 待审核全部通过后, 会有手机短信通知录入人 如果中间审核环节被退回, 录入人也将收到短信提醒, 并需要对立项单信息完善后, 重新提交
点击 用户提交申请 显示如下图 :
点击 审核中项目 选项卡, 显示正处于审核状态的项目列表 点击项目名称查看项目审批进度
2.2 项目预申请 主要指纵向项目的申请, 即未确立获得经费之前的申请 纵向项目在还未得到批准之前, 需要向上级部门提交项目申请书 建议方案或者类似文档 具体页面操作与项目立项类似, 这里不再赘述 2.3 项目变更 在课题的实施过程中出于特殊原因需要进行课题的变更 具体页面操作与项目立项类似, 这里不再赘述 2.4 项目中检 纵向项目需要进行中期考核, 并提交中期报告 因此, 需要在校内先进行中期考核申请, 通过之后才能盖章, 上交中期报告 具体页面操作与项目立项类似, 这里不再赘述 2.5 项目结题 在课题完成之后, 需要进行课题的结题申请 具体页面操作与项目立项类似, 这里不再赘述 三 科研成果 模块介绍 科研成果模块包括专著 论文和知识产权 3 个功能 其中, 论文又分为期刊论文 会议论文 报纸类论文 合集论文四种 知识产权功能仍在开发中, 暂时不能使用 点击 科研成果 页面显示专著 论文相关信息列表, 点击名称可查看详情
3.1 专著 专著是指我校教师主编或参与编写的教材 辅导书等公开出版物 点击 专著 默认打开 专著列表, 显示已通过审核并入库的所有专著信息 点击专著名称可查看专著详情
点击 新增专著 并填写相关内容后, 先点击 保存信息 然后点击 用户提 交申请, 等待学院科研秘书审核
点击 审核中专著 选项卡, 显示正处于审核状态的专著列表, 点击名称可查看 专著申请的审批进度
3.2 论文 论文分为期刊论文 会议论文 报纸类论文和合集论文四类 期刊论文是指 : 在期刊上首次发表的论文, 具有正式的 ISSN 号, 或 CN 号 会议论文是指 : 在会议等正式场合首次发表的论文, 具有正式的 ISBN 号 报纸类论文是指 : 在报纸等刊物上首次发表的论文, 具有正式的 CN 号 合集论文是指 : 在论文合集上首次发表的论文, 具有正式的 ISBN 号 论文录入后, 论文作者需在一个月内拿着发表物原件找科研秘书审核, 预期不审核, 已录入信息将从临时库中删除 在论文录入过程中, 系统会自动进行重复检测, 给予提示, 请作者不要重复录入 具体页面操作与专著录入类似, 这里不再赘述 四 科研经费 模块介绍 4.1 经费管理
(1) 经费查询点击横向导航栏中的 科研经费, 页面默认打开经费查询页面, 显示 项目列表 选项卡, 列出项目的经费信息, 包含合同经费及财务账号 用户点击 查看 即可进入财务系统, 按年份查询经费使用明细信息
(2) 预算提醒为了便于项目负责人掌握经费按预算比例支出情况, 新系统中增加了预算报表功能 点击 经费管理 --- 预算提醒, 显示 项目列表 选项卡, 显示合同金额 预算超标 财务账号等信息 点击 查看 可显示支出分类信息, 及预算费用占合同金额的百分比 对于七类纵向科研项目, 在项目立项过程中要求录入预算支出比例 在预算超标提醒中会有实际支出比例与原计划比例的一致性对比 请项目负责人严格按预算执行, 以免对结题产生影响
4.2 到款认领 科研汇款到账后, 计财处将汇入款信息录入系统并发布, 老师可以通过系统查询汇款单列表, 在网上进行经费认领 科技处收到教师提交的电子认款申请单后, 对申请单进行审核确认 收到短信通知的老师到科技处办理认款手续 系统会根据到款金额自动生成学校 学院提取管理费的比例及金额, 能够支取的劳务费金额 协作费金额 设备费金额等 认款手续办结后, 如果是北京交通大学的项目需到思源楼 501 计财处办理入款手续 如果是北京交大创新科技中心和北京交大科技发展中心的项目, 直接在科技处办理入款手续 (1) 汇款单列表点击 经费管理 --- 汇款单列表 即可显示汇款单位 金额 用途等汇款相关信息
(2) 认领状态 点击 科研经费 --- 银行汇款 --- 认领状态 默认打开 审核通过 选项 卡, 显示已通过科技处认领审核的汇款信息 点击 审核中列表 选项卡, 显示正处于审核状态汇款单认领申请
4.3 科研转账 (1) 转账记录点击 科研经费 --- 科研转账 --- 转账记录 默认打开 审核通过转账记录 选项卡 点击 查看 显示转账详情, 点击 打印 可直接将转账信息打印出来
息 点击 转账记录 --- 申请转账 选项卡添加新的科研转账信息, 点击 保存信
点击 审核中转账记录 显示正处于审核状态的转账申请, 点击 查看 显示 转 账详情
(2) 转账查询 点击 科研经费 --- 科研转账 --- 转账查询 可以通过选择 转出项目 查询转账信息
五 个人工具 模块介绍 点击横向导航栏中的 个人工具 --- 个人设置, 包含 修改密码 和 设置手机号码 由于科研管理信息系统与我校信息门户网站 MIS 系统 (http://mis.bjtu.edu.cn) 已经实现了统一认证, 科研系统不单独设立登录账号, 如果需要更改密码, 则需要更改 MIS 系统登录密码 科研管理信息系统可以为用户提供短信通知功能, 并与我校手机短信平台实现了数据共享, 如果需要更改手机号码, 请登录 MIS 系统中的短信平台进行修改