CNAS-RC03 认证机构信息通报规则 Rules for Certification Bodies to Report Information 中国合格评定国家认可委员会
第 1 页共 16 页 目 次 前言...2 1 范围... 3 2 引用文件... 3 3 术语和定义... 3 4 定期信息报送内容和要求... 3 4.1 认证机构信息 ( 变更 ) 月报...3 4.2 获证组织基本信息月报...4 4.3 初评 / 再认证审核未通过的组织基本信息月报...5 4.4 认证机构获证组织信息分类统计年报...5 4.5 认证机构审核 / 检查人员基本信息年报...6 4.6 认证机构认可申请计划年报...6 5 即时信息报送内容和要求... 7 5.1 认证机构管理活动发生重大变化...7 5.2 获证组织发生重大事故 / 事件...7 5.3 认证证书状态发生变化...7 6 信息通报要求... 7 7 模板获取和平台登录方式... 7 附表 1: 认证机构信息 ( 变更 ) 月报表... 9 附表 2: 初评 / 再认证未通过的组织基本信息月报... 10 附表 3: 认证机构获证组织信息分类统计年报... 11 附表 4: 认证机构审核人员基本信息年报... 14 附表 5: 认证机构认可申请计划年报... 15 附表 6: 认证机构信息通报员登记表... 16
第 2 页共 16 页 前 言 本文件由中国合格评定国家认可委员会 (CNAS) 制定 本文件为 CNAS 对认证机构信息通报的规则, 与其他必要认可规则和认可准则共同形成 CNAS 对认证机构认可的要求 本文件代替 CNAS-RC03:2010
第 3 页共 16 页 认证机构信息通报规则 1 范围 为确保获 CNAS 认可的认证机构及时 准确 规范地报送与认证管理活动相关 的信息, 以实现 CNAS 认可管理绩效, 特制定本文件 2 引用文件 以下引用的文件, 未注明日期的, 引用文件的最新版本 ( 包括任何修订 ) 适用 ( 质检总局令第 141 号 ) 认证机构管理办法 CNAS-RC01 认证机构认可规则 CNAS-ASC01 中国合格评定国家认可委员会(CNAS) 认可制度体系表 3 术语和定义 3.1 定期信息报送指认证机构的管理体系运行情况 获证组织基本情况和审核人员基本情况等以月报或年报形式向 CNAS 报送的信息 3.2 即时信息报送指认证机构管理活动发生重大变化 获证组织发生重大事故 / 事件和 ( 或 ) 认证证书状态发生变化等重大变化情况, 应及时向 CNAS 报送的信息 3.3 重大事故 / 事件信息报送指带 CNAS 认可标志的获证组织发生相应行业属于重大 ( 较大 ) 级别以上的, 与质量 职业健康安全 食品安全 环境污染等有关的事故 / 事件 ; 和 ( 或 ) 引起新闻媒体及社会关注的事故 / 事件信息, 应及时向 CNAS 报送 明确事故 / 事件等级的相关行业法规, 如 : 生产安全事故报告和调查处理条例 环境保护行政主管部门突发环境事件信息报告办法 职业病危害事故调查处理办法 等等 4 定期信息报送内容和要求 4.1 认证机构信息 ( 变更 ) 月报认证机构应将其管理体系运行情况及认证管理变化情况 ( 见附表 1), 于每月 10 日前通过 CNAS 认可信息管理系统, 将上个月首日至最后一日发生的信息情况在线进行填报
第 4 页共 16 页 4.1.1 报送内容 1) 委员会 ( 包括授权的专门委员会 ) 章程和人员的变更 ; 2) 认证机构管理层和技术管理部门负责人的变更 ; 3) 认证机构管理体系文件的变更 ; 4) 影响认可的认证业务范围能力的变更 ; 5) 分场所的变更 ; 6) 相关机构的变更 ; 7) 认证资格的变更 ; 8) 授予认证资格的组织中有无曾 ( 已 ) 获得其它认证机构的同类认证 ; 9) 获得认证的组织或产品发生重大事故 ; 10) 对认证机构的申诉 投诉及处理情况 ; 11) 其他方面的变更 ( 如名称 地址 网址 联系电话 传真和电子信箱等 ) 4.1.2 报送要求认证机构管理体系无论有无变化, 每月均应按时在线填报, 如有变化, 除 7 8 9 项外, 还应简述变化情况, 并提供证实性材料 4.2 获证组织基本信息月报认证机构颁发带有 CNAS 认可标识的认证证书及获证组织 审核活动等基本 ( 变化 ) 信息应向 CNAS 报送 管理体系获证组织基本信息月报 应于每月 5 日前通过 CNCA 统一上报系统, 产品认证获证组织基本信息月报 应于每月 5 日前通过 CNCA 认可监管部数据上报系统, 将上个月首日至最后一日发生的获证情况进行报送 ; 农食获证组织基本信息 应于证书发放前, 通过 中国食品农产品认证信息系统 进行时时在线填报 4.2.1 报送范围 1) 管理体系认证报送涉及的认可制度范围 : 质量 环境 职业健康安全 信息安全 能源等管理体系认证和服务认证 2) 产品认证报送涉及的认可制度范围 : 自愿性产品认证 ( 除酒类和饲料范围外 ) 3) 农食认证报送涉及的认可制度范围 : 食品安全管理体系认证 危害分析与关键控制点管理体系认证 良好农业规范认证 良好操作规范认证 有机产品认证以及酒类和饲料自愿性产品认证 4.2.2 报送内容 1) 获证组织基本信息, 主要包括 : 组织名称 英文名称 组织原名 组织机构代码 所属行业 国家和地区代码 行政区划代码 通讯地址 邮编 联系电话 传真 法定代表人 性质代码 注册资本 组织员工数等信息 ; 2) 审核活动基本信息, 包括 : 认证审核活动类别 变更类别 审核人日数 审核时间 风险系数 换证 换证原因 原获认证情况等信息 ; 3) 审核组成员基本信息, 包括 : 姓名 身份证件号码 资格类型 审核组成员
第 5 页共 16 页 角色 专职和专业情况等信息 ; 4) 认证证书内容基本信息, 包括 : 认可标识 证书号 子证情况 多现场 认证项目 覆盖范围 证书日期等信息 4.2.3 当涉及下列任何一种情况时, 均应按时报送 : 1) 申请 / 获证组织通过了初评 监督和再认证等认证活动 ; 2) 接转认证机构的获证组织 ; 3) 获证组织基本信息发生变化 ; 4) 认证管理活动发生变化 ( 补报认证费用等 ); 5) 认证证书内容或状态发生变更等信息 注 : 获证组织如未发生上述情况, 认证机构也应按时报送一份空表 ( 农食获证组织除外 ) 4.3 初评 / 再认证审核未通过的组织基本信息月报初评 / 再认证审核未通过的组织信息 ( 见附表 2), 认证机构应于每月 10 日前通过 CNAS 认可信息管理系统, 将上个月首日至最后一日发生的初评 / 再认证审核未通过的组织信息进行报送 4.3.1 报送内容 1) 申请组织的基本信息 : 组织名称 地址 法人及组织联系方式等信息 2) 认证审核基本信息 : 认证标准代码 产品认证标准编号 业务范围代码 审核日期等信息 3) 未通过信息 : 审核未通过原因等 14 个信息项 4.3.2 报送要求认证机构应按时报送初评 / 再认证审核未通过的组织信息, 如未发生此情况, 可不报 4.4 认证机构获证组织信息分类统计年报认证机构颁发带 CNAS 认可标志的各类认证数据 ( 见附表 3), 应于每年 1 月 10 日前, 将截止上年度 12 月 31 日前的认证数据进行报送 4.4.1 报送内容 1) 各认可制度下颁发的按认证证书状态统计的认证证书数据 ; 2) 各认可制度下颁发的按认证业务范围统计的认证证书数据 ; 3) 各认可制度下颁发的按地域统计的认证证书数据 4.4.3 报送要求认证机构应按时将盖有单位公章的, 并经单位负责人批准的统计报表进行报送, 详细要求如下 : 1) 子证书数据不计入报表统计 ; 2) 有效认证证书还应按认证标准 认证业务范围和地域进行统计 ; 3) 按业务范围统计时, 当一张认证证书涉及不同大类认证业务范围时, 应分别
第 6 页共 16 页 统计 ; 4) 按地域统计证书数应与总有效认证证书数一致 4.5 认证机构审核 / 检查人员基本信息年报认证机构聘用的审核 / 检查人员使用和变化情况 ( 见附表 4), 应于每年 3 月 10 日前通过 CNAS 认可信息管理系统, 将上年度 1 月 1 日至 12 月 31 日与审核有关的人员信息进行报送 4.5.1 报送范围 1) 高级审核 / 检查员 ; 2) 审核 / 检查员 ; 3) 实习审核 / 检查员 ; 4) 技术专家 4.5.2 报送内容 1) 人员的基本信息 : 人员的姓名 性别 出生年月 学历 毕业院校 在职状况 居住地区和身份证号等信息 ; 2) 人员的专业能力信息 : 认证领域代码 所学专业 职称 所评定的专业等信息 ; 3) 人员的使用情况信息 : 本年度总审核人日数 该领域参加审核人日数和在机构内所负责的工作等信息 ; 4) 人员的聘用情况信息 : 聘用和解聘日期等共 20 个信息项 4.5.3 报送要求认证机构应按时报送审核 / 检查人员的使用和变化信息 4.6 认证机构认可申请计划年报认证机构应制定 年度认可申请计划 ( 见附表 5), 于每年 7-9 月通过 CNAS 认可信息管理系统, 将下年度 1 月 1 日至 12 月 31 日的认可申请计划进行报送 4.6.1 报送内容 1) 认证机构总部拟扩分项认可制度的基本信息 : 认可制度名称 业务范围代码 见证项目业务范围代码 预计申请日期等信息 ; 2) 认证机构的关键场所拟扩分项认可制度的基本信息 : 认可制度名称 业务范围代码 见证项目业务范围代码 预计申请日期等信息 ; 3) 认证机构总部拟扩关键场所的基本信息 : 扩关键场所名称 地址 管理人数 专职审核员人数 分项认可制度名称 业务范围代码 见证项目业务范围代码 预计申请日期等 23 个信息项 4.6.2 报送要求认证机构应按时报送认证机构认可申请计划, 如无下年度认可申请需求, 可不报
第 7 页共 16 页 5 即时信息报送内容和要求 5.1 认证机构管理活动发生重大变化获准认可的认证机构发生可能影响管理体系运行的重大变化 ( 如委员会调整 单位地址变动 技术管理部门负责人变动 股权发生调整等 ), 认证机构应于决定之日起十日内报送 CNAS 报送内容主要包括 : 变化信息的基本情况 变化后对认证管理运行情况的影响以及采取的相应措施等信息 5.2 获证组织发生重大事故 / 事件获得认可的获证组织发生重大食品安全 人身安全和环境污染事故 / 事件 ( 见 3.3 条款 ), 认证机构应在发生之日起十日内, 将相关资料和自查结论报送 CNAS 报送内容主要包括 : 发生事故 / 事件的原因背景, 认证机构的调查结论 认证机构采取的措施和处理意见等 5.3 认证证书状态发生变化获证组织的认证证书被暂停 撤销或暂停恢复, 认证机构应于生效日期起两个工作日内产品认证获证组织通过 CNCA 认可监管部数据上报系统, 管理体系认证获证组织通过 CNCA 统一上报系统 进行报送 报送路径 内容和要求同本文件 4.2 获证组织基本信息月报 要求 6 信息通报要求 6.1 认证机构应对报送各类信息的真实性和准确性负责 ; 6.2 认证机构分场所报送信息的真实性和准确性由总部负责 ; 6.3 认证机构信息通报员的要求各认证机构应指定一名相对固定的信息通报员, 负责各报表的填报和信息通报的沟通联络 ( 见附表 6) 新认可的认证机构和信息通报员发生调整时, 应通过 CNAS 认可信息管理系统 进行在线填报或修改 如信息通报员发生变动, 认证机构应确保信息通报工作的衔接性不受影响 7 模板获取和平台登录方式 7.1 报表模板获取方式 7.1.1 获证组织基本信息报表 1) 管理体系获证组织基本月报 CNCA 统一上报系统 (http://report.cnca.cn) 登录平台, 进入下载专区获取多源数据交互平台基础数据代码 管理体系认证机构信息月报填表说明和管理体系获证组
第 8 页共 16 页 织基本信息报送模板 2) 产品认证获证组织基本信息月报登录 www.cnca.gov.cn 认可监管部 网上申报获取获证组织信息报表填表要求和信息月报报送模板 7.1.2 其它报表登录 www.cnas.org.cn 认证机构认可 认证机构认可下载专区获取相关报表填表要求和报送模板 7.2 报送渠道 7.2.1 获证组织基本信息月报表 CNCA 统一上报系统 : 直接进入 http://report.cnca.cn 登录平台进行报送 ; CNCA 认可监管部数据上报系统 :www.cnca.gov.cn 认可监管部 网上申报进入信息月报进行报送 ; 中国食品农产品认证信息系统 :www.cnca.gov.cn 注册部管理部 食品农产品认证信息系统进行报送 7.2.2 其它报表 CNAS 认可管理信息系统 :www.cnas.org.cn 认证机构在线申请及信息报送系统进行报送 注 : 用户名为认证机构认可号 例如 : 某机构认可号为 CNAS C888, 则对应的用户名为 cnas-888 初始登录密码为:123456 请各机构首次登录后务必自行修改密码 附表 1: 认证机构信息 ( 变更 ) 月报表附表 2: 初评 / 再认证未通过的组织基本信息月报附表 3: 认证机构获证组织信息分类统计年报附表 4: 认证机构审核人员基本信息年报附表 5: 认证机构认可申请计划年报附表 6: 认证机构信息通报员登记表
第 9 页共 16 页 附表 1 认证机构信息 ( 变更 ) 月报表 认证机构名称 : 1 委员会 ( 包括授权的专门委员会 ) 章程和人员的变更 ( 并说明其作用和职责 ) 有 无 2 认证机构管理层和技术管理部门负责人的变更 ( 并说明其作用和职责 ) 有 无 3 认证机构质量管理体系文件的变更 有 无 换版 影响认证过程实施的变更 4 影响认可的认证业务范围能力的变更 有 无 已认可的认证业务范围不再具备相应能力 5 分场所的变更 有 无 境内关键场所 境外关键场所 一般场所 ( 包括认证机构总部以外的具有固定地址 公开联系电话的全部场所 ) 6 相关机构的变更 有 无 ( 相关机构 : 通过共同的所有权关系 ( 全部或部分 ) 董事 合同协议 共同的名称 非正式协 议或其它方式与认证机构有联系的机构, 致使其在认证决定中有既得利益或对认证过程有潜在 影响 ) 7 认证资格的变更初评 / 复评未通过的组织暂停认证资格的组织撤销 / 注销认证资格的组织 有 ( 详细信息请填写附表 4) 无 有 ( 详细信息请填写附表 3) 无 有 ( 详细信息请填写附表 3) 无 8 授予认证资格的组织中有无 : 曾 ( 已 ) 获得其它认证机构的同类认证 有 ( 详细信息请填写附表 3) 无 9 获得认证的组织或产品发生重大事故 有 ( 是否已即时通报 : 是 否 ) 无 10 对认证机构的申诉 投诉及处理情况 ; 有 无 11 其他方面的变更 ( 如地址 网址 联系电话和电子信箱等 ) 有 无 声明 : 本机构确认上述信息及所附相关信息准确 属实, 如有虚报 瞒报等失实情况, 将承担由 此引发的认可资格暂停或撤销的后果 填报人 : 日期 : 签发人 : 日期 : ( 加盖公章 ) 备注 : 注 : 认证机构应对表中各变更项目做标识, 在 有 与 无 中选择一项 对于选择 有 的, 应附相 应的变更信息
第 10 页共 16 页 附表 2 初评 / 再认证未通过的组织基本信息月报 序号 报送内容 填报说明 1 2 认证机构信息号组织名称 本报表填报的各项内容, 以及格式和要求按照 CNAS 编制的 认证机构电子报表设计要求 的规定执行 3 组织所在地域代码 4 组织通讯地址 5 组织通讯邮编 6 组织联系电话 7 组织联系传真 8 法定代表人 9 认证标准代码 10 产品认证标准编号 11 产品认证性质 12 业务范围代码 13 审核日期 14 未通过的原因
第 11 页共 16 页 附表 3 认证机构获证组织信息分类统计年报 认证机构名称 ( 加盖公章 ) 认可注册号统计报告期 截止 年 月 日带 CNAS 认可标志的认证证书数 按认证有效性和标准类型统计颁发认证证书数量 标准类型 / 认证规范 有效证书数 暂停 证书数 撤销 证书数 注销 证书数 组织数 : 证书数 : 组织数 : 证书数 : 组织数 : 证书数 : 组织数 : 证书数 : 按认证范围统计颁发有效认证证书数量 认可 制度 分类代码 证书数量 证书 数量 分类 代码 证书 数量 分类 代码 证书 数量 分类代 码 证书 数量 分类代 码 证书数量 按地域统计颁发有效认证证书数量 地域 代码 地域名称 认可制度 / 证书数 110000 北京市 / 120000 天津市 / 130000 河北省 / 140000 山西省 / 150000 内蒙古 自治区 / 210000 辽宁省 / 220000 吉林省 /
第 12 页共 16 页 230000 黑龙江省 / 310000 上海市 / 320000 江苏省 / 330000 浙江省 / 340000 安徽省 / 350000 福建省 / 360000 江西省 / 370000 山东省 / 410000 河南省 / 420000 湖北省 / 430000 湖南省 / 440000 广东省 / 450000 广西壮族自 治区 / 460000 海南省 / 500000 重庆市 / 510000 四川省 / 520000 贵州省 / 530000 云南省 / 540000 西藏 自治区 / 610000 陕西省 / 620000 甘肃省 / 630000 青海省 / 640000 650000 宁夏回族自治区新疆自治区 / / 710000 台湾省 /
第 13 页共 16 页 810000 820000 香港特别行政区澳门特别行政区 / / 000000 国外 / 总计 填报人 : 日期 : 联系电话 : 签发人 : 日期 :
第 14 页共 16 页 附表 4 认证机构审核人员基本信息年报 序号 报送内容 填报要求 1 认证机构和领域代码 本报表填报的各项内容, 以 2 姓名 及格式和要求按照 CNAS 编 3 性别 制的 认证机构电子报表设 4 出生年月 计要求 的规定执行 5 职称 6 在职状况 7 居住地区 8 身份证号 9 在机构内的人员编号 10 现在工作单位 11 学历 12 毕业院校 13 所学专业 14 本年度总审核人日数 15 本年度该领域参加审核人日数 16 在机构内所负责的工作 17 注册资格 ( 适用时, 注明所注册的专业 ) 18 在机构内所评定的专业 19 聘用日期 20 解聘日期
第 15 页共 16 页 附表 5 认证机构认可申请计划年报 序号 信息项名称 备注 1 序号 2 认可号 3 总部拟扩分项认可制度名称 按 CNCA017 规范选填 4 分项认可制度名称说明 当第 3 项为 其它 时, 此项填写中文名称 5 业务范围代码 按大类选填 6 见证项目业务范围代码 根据申请填写仅涉及到扩项用代码 7 预计申请时间 8 关键场所认可号 9 关键场所拟扩分项认可制度名称 填表要求同上 10 分项认可制度名称说明 填表要求同上 11 业务范围代码 填表要求同上 12 见证项目业务范围代码 填表要求同上 13 预计申请时间 14 拟扩关键场所 15 国家认监委批准号 如没有可不填 16 拟扩关键场所地点 填写到省市即可 17 拟扩关键场所人数 填写认证管理人员数 18 拟扩关键场所专职审核人数 填写专职审核人员数 19 拟扩关键场所申请分项认可制度名称 填写要求同上 20 分项认可制度名称说明 填写要求同上 21 业务范围代码 填写要求同上 22 见证项目业务范围代码 填写要求同上 23 预计申请时间 注 : 分项认可制度等同于认可领域
第 16 页共 16 页 附表 6 认证机构信息通报员登记表 认证机构名称及注册号 信息通报的认证领域 QMS EMS OHSMS FSMS/HACCP SPCA(CMM) 产品 有机产品 人员 其他 通报部门 部门负责人及电话 通报员姓名联系地址邮政编码联系电话传真 E-mail 认证机构负责人签字 ( 加盖公章 ) 要求 : 1. 请通报员按照本文件的各项规定, 按时向 CNAS 报送有关信息 2. 通报的信息要完整 准确 清晰 3. 如果通报员变更, 请及时更换此表 年月日