審計委員會之設置與實務運作情形

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符明文
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1 證券暨期貨月刊第三十一卷第五期專題二審計委員會之設置與實務運作情形證交所陳櫻樺專員證交所張婉婷業務員壹前言回顧臺灣公司治理之推動參考國際潮流與實務自 2002 年以來引進許多公司治理之措施 2002 年 2 月臺灣證券交易所要求申請上市之公司應設置至少兩席獨立董事且其中至少一人須為會計或財務專業人士同年 10 月臺灣證券交易所與中華民國證券櫃檯買賣中心共同公告上市上櫃公司治理實務守則 2006 年初我國通過證券交易法修正案增訂許多與公司治理相關之規定並於 2007 年開始實施例如第 14 條之 2 賦予獨立董事制度之法源第 14 條之 4 賦予審計委員會之法源第 26 條之 3 第 3 項及第 4 項強化董事與監察人之獨立性此外也授權訂定證券交易法子法例如公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法公開發行公司審計委員會行使職權辦法也因為這些公司治理相關之規定從 1990 年代末期大家開始熱衷探討的公司治理又進入了另一個嶄新的階段我國主管機關金融監督管理委員會以下簡稱金管會採取循序漸進原則分階段方式推動公司治理制度以獨立董事為例自 2006 年證券交易法增訂第 14 條之 2 有關設置獨立董事之規定即於同年 3 月公告強制設置獨立董事之範圍包括公開發行之金融事業與大型上市櫃公司金融控股公司銀行票券保險及上市櫃或金融控股公司子公司之綜合證券商暨實收資本額達新臺幣 500 億元以上非 18 屬金融業之上市櫃公司實施五年後於 2011 年 3 月公告擴大強制設置獨立

2 本期專題董事之範圍除前開範圍之公司外增加其他類型之公開發行金融事業包括公開發行之證券投資信託事業綜合證券商及上市櫃期貨商並降低非屬金融業之上市櫃公司之實收資本額要求至新臺幣 100 億元以上設置審計委員會必須以獨立董事為基礎由證券交易法第 14 條之 4 第 2 項規定審計委員會應由全體獨立董事組成其人數不得少於三人其中一人為召集人且至少一人應具備會計或財務專長即可清楚得知而 2006 年引進審計委員會時並未強制公司設置審計委員會 2006 年底低於 1%之上市櫃公司設置審計委員會至 2012 年底僅約 10%之上市櫃公司設置審計委員會考量獨立董事制度自 2002 年起已推動逾 10 年經過多年來的評估及觀察國內企業運作情形 1 為順應國際發展趨勢及強化我國公司治理的內部監督機制金管會秉持循序漸進原則採分階段方式推動於 2013 年 2 月 20 日公告強制設置審計委員會之適用範圍 2 基本上與金管會 2006 年所公告強制設置獨立董事之範圍相同包括公開發行之金融事業暨實收資本額達新臺幣五百億元以上非屬金融業之上市櫃公司惟金融控股公司 100%持有之子公司得擇一設置審計委員會或監察人本文撰寫之重心在於介紹公司設置審計委員會之流程及應注意事項並觀察目前實務上審計委員會之運作情形希冀他山之石可以攻錯可以為玉供其他後進公司參酌進而保障股東權益暨提升我國公司治理品質貳設置審計委員會之流程及應注意事項一設置原則自願例外強制證券交易法第 14 條之 4 第 1 項明定公開發行公司應擇一設置審計委員會或監察人但主管機關得視公司規模業務性質及及其他必要情況命令設置審計委員會替代監察人其辦法由主管機關定之爰主管機關依此授權訂有公開發行公司審計委員會行使職權辦法以下簡稱行使職權辦法明定審計委員會之職權 1 2 截至 2013 年 1 月底國內上市櫃公司及第一上市櫃公司總計 1,448 家上市 810 家上櫃 638 家其中共 309 家上市 183 家上櫃 126 家已設置三席以上獨立董事約占 21% 其中共 840 家上市 385 家上櫃 455 家已設置二席以上獨立董事約占 58% 其中共 867 家上市 397 家上櫃 470 家已設置一席以上獨立董事約占 60% 金管會於 2013 年 2 月 20 日以金管證發字第號令公告發布強制設置審計委員會之適用範圍一依據證券交易法第十四條之四規定已依本法發行股票之金融控股公司銀行票券公司保險公司與上市櫃或金融控股公司子公司之綜合證券商及實收資本額達新臺幣五百億元以上非屬金融業之上市櫃公司應設置審計委員會替代監察人但前開金融業如為金融控股公司持有發行全部股份者得擇一設置審計委員會或監察人二依據證券交易法第一百八十一條之二規定依前點規定設置審計委員會者得自現任董事或監察人任期屆滿時始適用之現任董事監察人任期如係於中華民國一百零二年屆滿得自一百零二年選任之董事監察人任期屆滿時始適用之 19

3 證券暨期貨月刊第三十一卷第五期 20 行使事項議事規範 ( 會議召開次數召集方式及得請相關人員提供必要資訊等 ) 代理出席會議及其表決方式等相關規範 3 公開發行公司符合強制設置審計委員會之適用範圍, 自應依證券交易法及行使職權辦法之規範辦理, 至若自願設置審計委員會者, 亦應循前開規範辦理 4 倘公司未依主管機關規定設置審計委員會或設置不符規定者, 依同法第 178 條第 1 項第 2 款處新臺幣 24 萬元以上 240 萬元以下罰鍰, 並應令其限期辦理 ; 屆期仍不辦理者, 得繼續限期令其辦理, 並按次各處新臺幣 48 萬元以上 480 萬元以下罰鍰, 至辦理為止二公司章程修訂方式證券交易法第 14 條之 4 第 1 項前段規定 : 已依本法發行股票之公司, 應擇一設置審計委員會或監察人, 故依證券交易法設置審計委員會之公司, 需配合於其公司章程中刪除關於監察人之相關規定, 至於公司章程是否要明定審計委員會之規定, 則由公司自行決定 5, 為明確計, 宜於章程中明定之 6 依證券交易法第 14 條之 4 第 2 項規定, 審計委員會之成員均為獨立董事, 且應由 3 名以上獨立董事組成, 而依同法第 14 條之 2 第 1 項前段規定 : 已依本法發行股票之公司, 得依章程規定設置獨立董事, 且依公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法第 5 條規定 : 公開發行公司獨立董事選舉, 應依公司法第 192 條之 1 規定採候選人提名制度, 並載明於章程, 股東應就獨立董事候選人名單中選任之是以, 獨立董事之選舉應採提名制度並載明於公司章程, 爰應設置審計委員會之公司, 其章程修改作業如次 7 : ( 一 ) 若公司獨立董事人數已符合上開規定, 則公司僅須於章程中刪除關於監察人相關規定 ; 若遇監察人任期未屆滿, 可於股東會章程修正條文中明定審計委員會實施日期另得否於股東會修正章程, 並於同次股東會即免選任監察人並設置審計委員會部分, 參酌經濟部商業司 2006 年 6 月 21 日經商一字第號函規定, 公開發行公司可於董事監察人全面改選及設置審計委員會之當次股東會, 同時配合修正或刪除公司章程中與監察人有關規定, 並依新章程規定毋須選任監察人及宜於章程中明定有關審計委員會之規定且須注意應於審計委員會設置之同時方可廢除監察人制度( 證券交易法第 14 條之 4 第 1 項前段 ) 參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 11 題, 頁 5,2013 年 3 月參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 2 題, 頁 2,2013 年 3 月參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 4 題, 頁 2,2013 年 3 月參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 3 題, 頁 2,2013 年 3 月參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 1 題, 頁 1,2013 年 3 月參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 8 題, 頁 4,2013 年 3 月中華民國一二年五月十六日出版

4 本期專題二若公司獨立董事人數未達上開規定應於現任董事監察人任期屆滿前 1 年股東會或當年股東常會前以召開股東臨時會方式辦理修正公司章程刪除監察人相關規定及確保獨立董事之資格條件及提名方式等均應符合證券交易法之規範後於下一次股東會選舉董事及設置審計委員會修章時可於章程明定審計委員會實施日期另依行使職權辦法第 3 條規定公開發行公司依證券交易法設置審計委員會者應訂定審計委員會組織規程 9 並經董事會決議通過為協助企業設置審計委員會臺灣證券交易所與中華民國證券櫃檯買賣中心共同制定股份有限公司審計委員會組織規程參考範例俾供上市櫃公司參酌並擬訂自身之審計委員會組織規程且比照金管會 2011 年 3 月 18 日公告股票上市或於證券商營業處所買賣公司薪資報酬委員會設置及行使職權辦法第 13 條規定之說明本條所稱設置薪資報酬委員會應完成該委員會組織規程之訂定以及薪資報酬委員會成員之選任是以設置審計委員會應完成審計委員會組織規程之訂定以及審計委員會成員之選任且上市櫃公司應依據資訊申報規定 10 於設置或廢止審計委員會及成員委選任及異動後二日內於公開資訊觀測站輸入相關資訊三審計委員會成員之人數資格條件及選任方式在審計委員會成員之人數方面依證券交易法第 14 條之 4 第 2 項之規定審計委員會之成員均為獨立董事且應由 3 名以上獨立董事組成尚不得包括獨立董事以外之人員例如某公司有 5 位獨立董事則其審計委員會即由此 5 位獨立董事所組成 11 在審計委員會成員之資格條件方面為有效發揮審計委員會之功能爰證券交易法第 14 條之 4 第 2 項規定審計委員會中至少 1 人應具備會計或財務專長且基於彈性起見證券交易法中對此資格之認定標準並無規範為利公司於判斷具備會計或財務專長時有參考之標準如符合公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法所定獨立董事之專業資格條件且符合金管會所定之條件之一者應可認為具備會計或財務之專長另公司亦可依自身需求另訂更高之標準 12 9 其內容應至少記載下列事項一審計委員會之人數任期二審計委員會之職權事項三審計委員會之議事規則四審計委員會行使職權時公司應提供之資源 10 臺灣證券交易所對有價證券上市公司及境外指數股票型基金上市之境外基金機構資訊申報作業辦法第 3 條第 2 項第 20 款及中華民國證券櫃檯買賣中心對有價證券上櫃公司資訊申報作業辦法第 3 條第 2 項第 20 款 11 參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 5 題頁年 3 月 12 參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 6 題頁年 3 月或詳前篇專題一淺談我國審計委員會制度發展沿革及相關規範 21

5 證券暨期貨月刊第三十一卷第五期至於審計委員會之選任方式, 依證券交易法第 14 條之 4 第 2 項之規定, 審計委員會係由全體獨立董事組成, 且公開發行公司獨立董事設置及應遵循事項辦法第 5 條規定, 公開發行公司之獨立董事與非獨立董事應一併進行選舉分別計算當選名額, 故審計委員會成員之選任應回歸依獨立董事之選任規範辦理 13 是以, 依證券交易法第 14 條之 2 第 5 項規定, 倘審計委員會之成員 ( 即獨立董事 ) 因故解任時, 致人數不足章程規定者, 應於最近一次股東會補選之獨立董事均解任時, 公司應自事實發生之日起 60 日內, 召開股東臨時會補選之四審計委員會之會議規範審計委員會為一合議制, 應召開審計委員會議作成決議, 其決議應有全體成員二分之一以上之同意 ( 行使職權辦法第 8 條第 4 項 ); 所謂全體成員, 以實際在任者計算 ( 證券交易法第 14 條之 5 第 4 項 ) 審計委員會應至少每季召開一次會議, 並於審計委員會組織規程中明訂之 ( 行使職權辦法第 7 條第 1 項 ) 審計委員原則上應親自出席, 但如不能親自出席, 得委託其他獨立董事成員代理出席 ; 並應於每次出具委託書, 列舉召集事由之授權範圍 ; 如以視訊參與會議者, 視為親自出席 ( 行使職權辦法第 8 條 ) 成員對於會議事項, 與其自身有利害關係, 致有害於公司利益之虞者, 應予迴避 ; 如因而導致委員會無法決議者, 應向董事會報告, 由董事會為決議 ( 行使職權辦法第 9 條 ) 此外, 為免對公司營運造成影響及考量公司財務業務運作之順暢, 如有正當理由致審計委員會無法召開時, 例如 :3 名審計委員會成員中之 2 名突然辭職且不及補選, 則應以董事會全體董事三分之二以上同意行之但證券交易法第 14 條之 5 第 1 項第 10 款之事項, 也就是年度及半年度財務報告, 仍應由獨立董事成員出具是否同意之意見 ( 行使職權辦法第 8 條 ) 此外, 若審計委員會成員僅剩 2 人可否召開審計委員會會議, 參考經濟部對董事僅剩 2 人以上仍可召開董事會之函釋 14, 公司如獨立董事因故解任, 致僅剩二人以上之獨立董事可參與審計委員會時 ( 二人以上方達會議之基本形式要件 ), 可依參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 7 題, 頁 4,2013 年 3 月經濟部 2004 年 12 月 2 日經商字第號函董事僅剩二人以上仍可召開董事會按公司法第二百零一條規定 : 董事缺額達三分之一時, 董事會應於三十日內召開股東臨時會補選之但公開發行股票之公司, 董事會應於六十日內召開股東臨時會補選之 ; 又同法第一百七十一條規定 : 股東會除本法另有規定外, 由董事會召集之為此, 公司如因其他因素, 僅剩二人以上之董事可參與董事會時 ( 二人以上方達會議之基本形式要件 ), 可依實際在任而能應召出席董事, 以為認定董事會應出席之人數, 由該出席董事以董事會名義召開臨時股東會改 ( 補 ) 選董 ( 監 ) 事, 以維持公司運作至於公司對某董事提出告訴而由檢察機關受理偵辦中, 尚無影響召開股東會議之情事中華民國一二年五月十六日出版

6 本期專題實際在任之獨立董事人數以為認定當時審計委員會應同意討論事項之人數故審計委員會成員僅剩 2 人以上仍可召開會議審計委員會之決議依行使職權辦法第 8 條第 4 項規定應有全體成員二分之一以上之同意 15 另由於證券交易法及行使職權辦法並無如公開發行公司董事會議事辦法規範開會過程須錄音或錄影故是否錄音或錄影允屬公司自治事項由公司自行視需要決定 16 五審計委員會對於財務報表及其他相關表冊之查核依公司法第 219 條第 1 項規定監察人對於董事會編造提出股東會之各種表冊應予查核並報告意見於股東會同法第 228 條第 1 項規定每會計年度終了董事會應編造營業報告書財務報表盈餘分派或虧損撥補之議案於股東常會開會 30 日前交監察人查核同法第 229 條規定董事會所造具之各項表冊與監察人之報告書應於股東常會開會十日前備置於本公司股東得隨時查閱並得偕同其所委託之律師或會計師查閱而依證券交易法第 14 條之 4 第 3 項審計委員會準用前述公司法對監察人之規定有關前述財務報表及其他相關表冊之查核對於設置審計委員會取代監察人之公開發行公司應依證券交易法第 14 條之 5 規定將年度財務報告送交審計委員會通過若財務報告經審計委員會同意並由董事會決議者無需於董事會決議後再次送交審計委員會查核至公司法第 219 條第 228 條及第 229 條規定中非屬財務報表之其他相關表冊仍應依公司法規定於送股東會前送交審計委員會查核 17 另證券交易法第 36 條第 1 項第 1 款規定已依本法發行有價證券之公司年度財務報告應經監察人承認故公開發行公司依前開規定於申報年度財務報告時應檢附監察人審查報告書依同法第 14 條之 4 第 3 項及行使職權辦法第 5 條等相關規定公開發行公司依公司法及證券交易法規定提出之審查報告書應由對外代表審計委員會之審計委員會召集人出具之另依行使職權辦法第 10 條規定審計委員會之議事應作成議事錄故設置審計委員會之公開發行公司於申報年度財務報告時應檢附審計委員會召集人出具之審查報告書及審計委員會決議同意財務報告之會議紀錄 18 參實務運作情形參考金管會答覆民意電子信箱案件之內容參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 19 題頁年 3 月參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 16 題頁年 3 月參考臺灣證券交易所 2007 年 9 月 29 日臺證治字第號函 23

7 證券暨期貨月刊第三十一卷第五期於金管會 2013 年 2 月公告強制設置審計委員會之適用範圍前, 已有約 150 家上市 ( 櫃 ) 公司基於強化公司治理制度並提升董事會之專業能力, 陸陸續續自願採行此一制度, 藉由專業之獨立董事及功能性委員會之設置, 健全公司審計監督功能及強化內部管理機能, 協助董事會決策本次經調查於所屬產業具代表性之 5 家自願設置審計委員會之上市公司, 瞭解其實務運作情形, 僅就調查結果摘述如次 : 一設置審計委員會取代監察人之理由堅持營運透明, 注重股東權益, 並相信健全專業及有效率之董事會為優良公司治理之基礎, 前開 5 家上市公司乃由董事會決議通過設置審計委員會及其組織規程, 藉由專業之獨立董事, 協助董事會之決策二規劃建置審計委員會之步驟與時程前開 5 家上市公司於設置審計委員會前, 均已設置獨立董事, 以此為基礎於 2001 至 2008 年經由董事會決議通過設置審計委員會及其組織規程, 再於股東會修正章程前開 5 家上市公司中之 4 家於 2006 至 2008 年股東會提出修正章程議案, 明訂設置審計委員會, 並刪除監察人之規定 ; 而其中 1 家於 2007 年章程修正條文中明訂審計委員會成立之日同時廢除監察人,2008 年選任獨立董事組成審計委員會時並未刪除章程中關於監察人之相關規定, 至 2012 年始刪除之為與公司之實務運作相符, 建議公司於設置審計委員會之當次股東會, 同時配合修正或刪除公司章程中與監察人有關之規定 19 三審計委員會之議事在開會次數及時間安排方面, 前開 5 家上市公司均符合行使職權辦法之規定, 至少每季召開一次審計委員會會議, 其中 1 家表示最近一屆平均每年召開 8 次會議而有關審計委員會與董事會之時間安排, 應遵循行使職權辦法第 7 條及公開發行公司董事會議事辦法第條規定, 是以, 除有緊急情事外 20, 審計委員參閱金管會發行之公司治理問答集審計委員會篇第 3 題, 頁 2,2013 年 3 月經濟部 2006 年 10 月 12 日經商字第號函董事會因緊急情事之召集按公司法第 204 條規定 : 董事會之召集, 應載明事由, 於 7 日前通知董事及監察人但有緊急情事時, 得隨時召集之旨在規定董事會之召集通知方式, 應訂於 7 日以前, 並載明事由, 俾使各董事能預先準備, 集思廣益又依該條所謂緊急情事, 係指事出突然, 又急待董事會商決之事項而言, 其但書規定有緊急情事, 得隨時召集之, 乃指有緊急情事時, 得不於 7 日前通知召集而遇有緊急情事得否以書面通知, 應視公司章程有否明定為斷至於董事會之召集是否為緊急情事及其召集程序是否有效, 允屬司法認事範疇, 如有爭議, 宜循司法途徑處理中華民國一二年五月十六日出版

8 本期專題會之召集應於 7 日前 21通知委員會各獨立董事成員會議完成後將證券交易法第 14 條之 5 第 1 項規定經審計委員會同意後應提董事會決議之事項納入董事會議案於召集事由中列舉除有突發緊急情事或正當理由外不得以臨時動議提出並提供充分之會議資料與董事會召集通知一併於 7 日前寄送予各董事例如 3 月 10 日召開審計委員會會議至遲應於 3 月 2 日發送召集通知開完審計委員會會議當日將審計委員會同意後應提董事會決議之事項納入董事會議案於召集事由中列舉並於當日發送 3 月 18 日召開董事會之通知併同充足之會議資料方符規定前開 5 家上市公司均表示獨立董事 90%以上親自出席審計委員會並於會議中充分發言積極任事且未曾因審計委員有利害關係或其他原因而迴避至無法召開會議之情形四審計委員會之助益前開 5 家上市公司均表示改以審計委員會替代監察人由審計委員會負責審查公司之年度及半年度財務報告內部控制制度重大之資產交易會計師之委任及財務會計或內部稽核主管之任免等事項協助董事會決策以確保公司經營符合法規對於提升公司經營績效有正面實質之幫助肆結語自證券交易法 2006 年增訂第 14 條之 4 及第 14 條之 5 引進審計委員會制度雖已有一段時間惟目前僅約 10% 之上市櫃公司自願設置比例仍低本次金管會 2013 年 2 月 20 日公告強制設置審計委員會之適用範圍符合條件者約 116 家上市櫃公司若金融控股公司 100% 持有之子公司均選擇設置監察人未來三年將有約 80 家上市櫃公司須陸續完成設置審計委員會在設置家數上應有所成長惟設置之初公司對於審計委員會之運作仍在學習階段宜鼓勵公司積極參與專業機構所舉辦之相關訓練課程與主管機關間充分溝通並與同業間經驗分享 21 參考經濟部 2006 年 7 月 14 日經商字第號函七日前不算入始日公司法第 204 條規定董事會之召集應載明事由於七日前通知各董事及監察人所謂七日前應適用民法第 119 條第 120 條第 2 項不算入始日之規定自通知之翌日起算至開會前一日算足公司法所定期間參考經濟部 2010 年 4 月 9 日經商字第號函董事會通知係採發信主義公司法第 204 條規定董事會之召集應載明事由於七日前通知各董事及監察人所謂七日前應適用民法第 119 條第 120 條第 2 項不算入始日之規定自通知之翌日起算至開會前一日算足公司法所定期間例如公司訂於 3 月 18 日召開董事會依公司法第 204 條規定應於 7 日前通知各董事及監察人則至遲應於 3 月 10 日即應通知而該通知係採發信主義 25

9 證券暨期貨月刊第三十一卷第五期使審計委員會充分發揮功能對公司之經營績效提供正面之助益證券商從業人員不得接受客戶對有價證券之全權委託亦不得與客戶有資金借貸行為 26

10 本期專題中華民國一二年五月十六日出版 27

11 證券暨期貨月刊第三十一卷第五期 28 中華民國一二年五月十六日出版

貳肆公司治理報告一組織系統 ( 一 ) 組織結構 ( 二 ) 組織系統圖 14 中華民國 98 年中華郵政年報

貳肆公司治理報告一組織系統 ( 一 ) 組織結構 ( 二 ) 組織系統圖 14 中華民國 98 年中華郵政年報 14 16 24 30 24 25 26 26 27 27 28 29 29 一組織系統二董事監察人總經理副總經理各部門及分支機構主管資料三公司治理運作情形 ( 一 ) 董事會運作情形 ( 二 ) 公司治理運作情形及其與上市上櫃公司治理實務守則差異情形及原因 ( 三 ) 揭露公司治理守則及相關規章之查詢方式 ( 四 ) 揭露其他足以增進對公司治理運作情形瞭解之重要資訊 ( 五 ) 內部控制制度執行狀況