算機的協助, 且運用函數的困難度高, 並非是適合的控管工具另外, 與過去相較, 現職人員的異動更為頻繁, 導致每月的現有員額數都可能不同 ( 這些異動也代表要辦理隨之而來的相關業務, 如動態 ( 銓審 ) 報送退撫公保與健保的異動等 ), 此時必須重新計算人員的員額數, 稍有疏忽極易出錯, 若

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番睛柏
7 years ago
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1 業務研究 Excel 在員額控管上的應用蕭丞舜臺北市立南湖高級中學人事室組員壹查其次是機關的預算員額數這是根據機前言務需要與預算所核定的員額數最後是現職關人力所需在組織編制員額數以內按業員額控管對每一個人事機構而言是最員額數顧名思義就是目前在職的人員總數重要也是最根本的業務其重要性並非只為組織編制數與在職人員總數之間的差額就是了每個月月初至 ECPA 填報現有員額調查表缺額數可能基於各種理由而被控管 2 即所更重要的是可作為機關人員配置的基礎 1 參考謂的缺額控管此三者息息相關惟數目不資料避免機關違法用人並可預估人事業盡相同往往讓新進人事人員感到疑惑不解務的多寡與作業所需時程是故人事人員即使這些概念都弄懂之後該如何控管對於員額的控管務必精準確實將有助於員額數正確與否呢令人遺憾的是現有的人管理自身的業務效能事業務資訊系統並無相關的功能可資應用 3 有關員額數有幾個重要的概念會困擾僅能利用其他現有的資訊工具來處理許多著新進人事人員在此先作一簡單的剖析人事單位選擇的是 Word 以之製作每月異動首先是機關的組織編制員額數此數目是根明細檔案的方式來管控同時也將此檔案用據組織法或組織規程於組織設立前或組織來通知會計與出納單位作為核發薪資的依變更時經主管機關核定並報送銓敘部同意備 1 人員配置除了組織法規的規定之外還要是根據業務需要當然也要注意 CEDAW 相關法案的精神第 365 期 2 例如基於預算所限的強制控缺改編為用人費的空缺考試分發中商調中等 3 WebHR 與 Pemis2K 均無現有員額數控管的相關功能可用

2 算機的協助, 且運用函數的困難度高, 並非是適合的控管工具另外, 與過去相較, 現職人員的異動更為頻繁, 導致每月的現有員額數都可能不同 ( 這些異動也代表要辦理隨之而來的相關業務, 如動態 ( 銓審 ) 報送退撫公保與健保的異動等 ), 此時必須重新計算人員的員額數, 稍有疏忽極易出錯, 若機關學校所屬人員數量龐大且身分資格多樣, 探詢出錯原因的困難度更高如改利用 Excel 4, 則其編排與篩選功能, 可輕易將 WebHR 的資料轉入, 再運用優異的函數運算與儲存格格式化設定等功能來設計控管檔案, 可解決上述問題並達到下列的目的 : 在此僅藉一隅分享製作方法, 祈對有此業務需求的人事人員有所助益貳開始製作之前, 自然要先準備這三項員額數的資料, 並配合 ECPA 的現有員額調查表來設計控管用的檔案拙者服務於地方政 4 Excel Microsoft Office 府所屬的公立學校, 遂以 D5: 組織員額管理系統 ( 以下簡稱 D5 組管系統 ) 現有員額調查表填報作業的架構來設計所需的 Excel 員額控管檔案至於組織編制的資料, 可以在 WebHR 內的組織編制內查到資料並輸出為 Excel 或 Word 檔案, 詳細的做法如下 : 步驟一 : 登入 WebHR 後, 選擇組織編制 > 職員員額維護 > 編制員額維護查詢步驟二 : 在出現的畫面內按查詢, 於顯示資料後點選列印接著會輸出職員組織編制數的 Excel 檔隨後則是查詢本校的教師員額數 : 步驟一 : 同樣在組織編制內選擇教師員額作業 > 教師編制員額資料維護步驟二 : 輸入要查詢的學年度後按查詢 > 編製表步驟三 : 點選下方報表選項的教師後, 按上方的列印, 輸出教師員額編制數的 Word 檔這些資料將作為 Excel 檢覈現職人員員額數是否超過組織編制員額數的基礎接下來要準備經核定通過的預算員額數資料此一資料通常會在月由權責機關核定並行文至各機關學校, 內含所有編制內與編制外的員額數資料, 是計算各種類別人員最重要的基礎資料 5 最後則要找出現職人員資料現職人員的資料可從 WebHR 的個人資料 > 報 5 55 Word 並無自動計算的功能, 尚須計務研究據惟業

3 業務研究表列印內輸出員工通訊錄 6 得到惟, 輸出的是 Word 檔, 如要運用於 Excel 尚需花費工夫轉換, 爰此, 可改用彈性選員的方式將現職職員的資料輸出成 Excel 檔, 應用比較方便快速, 其做法如下 : 步驟一 : 進入彈性選員頁面後, 選員條件為 : 搜尋欄位名稱選表 2 ; 實際服務機關代碼輸入所屬機關學校的代碼, 接著勾選只查現職人員後按下一步步驟二 : 顯示項目除了必備的姓名身分證字號外, 自表 1 加選性別 ; 另外只要加選表 2 的職稱就好步驟三 : 排序設定用預設值即可 7 按一下產生選員人員名單步驟四 : 點選下方的 Excel 後按上方的全選 > 列印, 產製出全校的人員名單 (Excel 檔 ) 要注意的是, 以彈性選員輸出的 Excel 檔案, 每個儲存格內的資料都有 ' 字元, 此字元會讓儲存格內的資料被視為文字, 影響某些函數的應用, 故將資料全數複製, 利用選擇性貼上的功能, 以值的方式貼到空白的工作表 ( 可命名為現職人員 ) 上, 即可消除這些 ' 字元接著以排序的功能設定二層級的排序方式, 第一層級為職稱, 第二層級為性別, 如 6 WebHR 7 Excel 此即可將各職稱的人員依性別排在一起隨之將編輯中的檔案另存新檔後備用參既然 Excel 員額控管檔案要根據 D5 組管系統內現有員額調查表填報作業內的表格來設計, 當然要先瞭解該表的架構為何該表主要分為兩大部分, 左邊是現職員額數, 右邊則是缺額數, 每一部分均分三大類人員, 第一大類是職員 ( 公務人員 ), 第二大類是教育人員, 第三大類則是駐衛警和職工職員按官等 ( 簡薦委 ) 特定人員( 如醫事人員 ) 區分 ; 教育人員則包含校長教師教官運動教練 8 ; 職工就是技術工友 ( 技工 ) 和工友, 其他則有約聘雇駐衛警清潔隊員測量助理等這些類別又按照性別再分兩類準備好設計所需的基礎資料, 設計的架構也有初步瞭解之後, 就開啟一個空白 Excel 檔案, 將工作表 1(Sheet 1) 的名稱改為 103 年 9 月員額明細, 然後儲存起來, 檔名為 ( 機關名稱 )103 年員額控管表 9 此工作表的設計主要分兩大部分, 一個是計算結果, 也就是讓 Excel 計算出每月各類人員的員額數, 以資填報 ; 另一部分則是基礎資料, 用來計算各類人員的員額數基此,

4 此工作表分成四大區塊左邊分為上下兩區便記錄與瞭解當月的異動狀況亦便於快速塊上方是每月員額填報區塊仿照 D5 整理成當月異動明細表以提供給相關業務單組管系統的報表格式下方則是其他常用的位中間是缺額明細區塊右邊則為在員額統計數字與本月異動明細區塊方職人員明細區塊設計出來的模樣如圖 1 業務研究圖 1 左區在 Excel 內的模樣儲存格加上顏色是為了方便區分需填報的資料 57

5 業務研究中間的缺額明細區塊分別有公務人員教師教官等類別人員的懸缺數和編列為用一 COUNTA 計算個數的函數用來計算各類別人員的數目人費的員額數在職人員區塊則根據上述的二 SUM 加總函數計算各類別的總三大類人員來區分每一種身分的人員為一人數與機關預算員額數的總和區每區依男女再分為兩類然後將經過整職此開始進行人員數目的計算計算理的在職人員資料依據每種類別分別複製某一類別人員時可用姓名為計算基礎讓貼上貼上的內容只需要姓名職稱和身分 Excel 計算該類別人員總共有幾名例如證字號 10 即可這裡面最需要注意的是留職停薪人員根據實務經驗這是機關學校內最常變動也要計算薦任男性公務人員的人數撰寫範例如下 =COUNTA(AA3:AA36) 是最常出錯的地方為方便未來資料搬移此一寫法的含義是計算儲存格 AA3 至故不將留職停薪人員放在缺額明細區塊內 AA36 此一範圍內總共有多少個已填入資料而是擺在各大類人員旁邊整理好之後其模的儲存格計算結果顯示在函數所在的儲存樣如圖 2 所示格不論儲存格內的資料為文字或單純的數字都將被視為一筆資料在本範例內僅有三個名字計算的結果就是 3 以此類推肆其他的人員類別的計算亦同設計的重點在需用的函數及其撰寫資料編排完成之後緊接著就是應用於要清楚欲計算的儲存格範圍建議可將範圍加大以因應機關內人數的變化 Excel 的函數來計算報表內所需的人員數目不過在學校的人員分類中 D5 組管系統此處只需要 2 個簡單的函數即可得到所需是將教官和運動教練均歸屬於專任教師如填報的正確員額數 10 不將性別資料加入的原因係檔案的設計到最後還要以性別作為檢誤依據如在此加入性別資料則須增加一欄位才能設定檢誤機制為免資料範圍過大故利用函數與身分證字號來達到顯示性別與檢誤機制的目的果將它們混在同一區內計算當此類人員有所異動時不易找出也不易計算該類別人員的總數若分在不同區域內儲存格並不連續又該如何計算呢很簡單只要用逗號將各區的儲存格加入即可範例如下圖 2 銀灰色標題區塊對應的是 D5 組管系統的缺額分析區綠色標題區則是在職人員區塊局部此處將職務編號與佔缺人員資料加入是為了便於瞭解職務佔缺現況第 365 期

6 DL123) 如此即可把兩區或兩區以上不相連的儲存格一併計算在內按此方式在各分類的儲存格內計算出人員的總數最後就以加總函數將各分項以及最後的現職人數編制預算數計算出來 : =SUM(D3:D17,F4,F8) 由於 D5 組管系統的報表須將男女分開計算, 資料異動時若將男 ( 女 ) 性同仁錯移至女 ( 男 ) 性區域, 人員的計數就不正確, 尤其是人員異動頻繁的季節, 更易發生此類錯誤以學校為例, 每年 6 至 8 月是人員異動最頻繁的時期, 如教師的留職停薪退休甄選等幾乎均集中於此時, 稍有不慎資料就會搬移至錯誤區域故, 撰寫一具有提醒機制的邏輯判斷函數乃有其必要函數要表現的結果有二, 一是顯示為正確的性別, 其二是發生錯誤時顯示的警示文句警示文句不必過長, 以自己能看懂為主, 以節省顯示空間至於所需的函數也只要 2 個 : MID IF IF MID IF IF If 64 IF value_if_true value_if_false 用於男女的撰寫範例分別如下 : =IF(AC3="","",IF(MID(AC3,2,1)="1"," 男 "," 非女! ")) =IF(AH3="","",IF(MID(AH3,2,1)="2"," 女 "," 非男! ")) 12 其含意是 : 當儲存格 AC3 為空白時, 函數所在的儲存格顯示為空白 ; 若有資料則擷取資料的第 2 個字元, 擷取的字元若為 1, 則顯示為男 ; 不是 1 就顯示非女!, 第二個顯示為女性的函數亦同這些函數可複製到同一欄的其他儲存格, 至於複製的儲存格數量應參考機關內的編制或預算員額數伍至此, 資料的建立就大致上完成惟, 如何知道計算的結果並未超過預算員額數呢? 人員的異動, 一定要遵守一人一缺 ; 可有缺無人, 不可有人無缺的最基本員額控管原則遂, 人員資料的異動也必是此 Microsoft Office =COUNTA(CC3:CC123,DB3:DB123,DL3: 務研究業

7 業務研究進彼出例如有 1 人離職 ( 退休或調離本機關 ), 就將此人的資料複製至到離職的工作表內後刪除, 然後就應在缺額區的相 13 對應欄位內增加 1 筆資料, 如此預算員額數才不會出錯同理, 若只是在職狀況的改變, 如現職變更為留職停薪, 一樣是把現職人員的資料異動至留職停薪區, 左上角的員額明細區將會自動在對應的留職停薪處加 1, 在職人員處減 1, 全體總數維持在正確的預算員額數上述二種情形最容易出錯的是前者, 故有必要設計一警示機制, 提醒使用者要檢查並修正在 Excel 中可用的功能有很多, 例如資料驗證, 可強制使用者只能輸入特定資料數值或該數值以上或以下的值等或者採用格式化設定功能, 讓該儲存格的資料有誤時, 文字和儲存格的顏色產生改 13 1 變, 達到提醒使用者的效果在此本檔案採用後者, 理由是前者有一不易克服的缺點, 即是警示說明文字難以根據使用者的不同錯誤狀況而給予正確的指引說明, 而後者可以透過二組顏色的設定, 明確地告知使用者最後得到的員額數字到底是超過還是低於預算員額數設定的方式很容易, 點選預算員額的儲存格, 按一下常用頁籤內的設定格式化的條件 > 醒目提示儲存格規則 > 大於, 在出現的對話視窗內, 數值部分輸入機關已核定之預算員額總數, 顏色使用預設的紅色, 然後按確定完成設定接著以同樣方式選擇小於, 顏色則選另一組以資區別爾後, 人員的資料異動時, 一旦大於或小於編制員額總數, 該儲存格的顏色均會即時且自動變化, 只有讓總數與編制員額總數符合, 儲存格才不會變色此法也可使用在其他特定人員類別的員額數設定, 避免某一類別人員數弄錯了而不自知圖 3: 以拖曳的方直接搬移資料圖 4: 搬移後會發現函數內容會被改變 60

8 檔案至此已全部建構完成, 然, 該如何使用呢? 基本上是人員有所異動時, 才需要將人員資料搬移到該人員應歸屬的區域內例如現職人員辦理留職停薪, 資料就要從現職搬移到留職停薪, 各類人員的合計和總數都會自動重新計算, 填報資料時就填報最後計算出來的數字即可應注意者乃資料的搬移, 不可採用滑鼠直接拖曳或剪下 > 貼上的方式, 何故? 此係 Excel 預設值的影響 Excel 預設是將與此儲存格有關的函數, 隨著儲存格的移動而自動一起變更, 故此方式會影響前述已設定好的函數正確的做法是複製資料後, 在目標儲存格貼上, 然後刪除原儲存格的資料, 如此就不會影響函數的設定此刻別忘了要把資料也貼到本月異動明細區, 異動的日期如調入留職停薪的起訖日期等, 也別忘了記錄下來若此則足可應付大多數因人員異動而產生的業務, 日後無論查看或製作本月的異動明細, 一目瞭然且簡單快速, 至於填報相關表單更是易如反掌那麼, 到了下個月怎麼辦? 很簡單, 將本月的工作表再複製一份後修改工作表名稱, 然後根據當月的異動去整理資料即可做法是將滑鼠遊標移到工作表名稱上, 按住鍵盤上的 Ctrl 鍵, 拖曳到旁邊即可複製出一個新的工作表 14, 然後在該工作表名稱上按二下滑鼠, 就可修改名稱按照此法, 每個月均能把機關學校內的員額數算得明白, 任何人員的異動也清楚到了年底要辦理年終獎金的發放之前, 也可以此來確認異動人員的日期並做為計算發放比例的基礎, 不必浪費時間做全盤性的清查, 可有效提升業務效能到了來年, 複製此一檔案後更改名稱為 ( 機關名稱 )104 年員額控管表, 如此每年每月的人員異動明細員額數變化, 均可輕鬆查閱統計, 非只填報 D5 組管系統的報表輕鬆愉快且正確率滿分, 日後面對各種相關調查表時也都不必耗費精力去調閱舊卷或到 WebHR 內查找後輸出資料再處理成所需的資訊! 柒員額數控管是人事業務的基礎工作, 要說是人事業務的根源亦不為過只是員額數的控管是一個單調卻又繁瑣的工作, 如能透過資訊化工具 ( 即上述的 Excel 檔案 ) 來管理, 人事人員就只需要專注在人員資料的異動即可, 至於總數的計算是否過多或短少, 則由機器代勞, 所得到的成果是減輕工作負擔節省作業時間, 還可達到業務效能提升的終極目標, 值得人事人員根據自身的需要, 設計一個合用的 Excel 員額控管檔案來試試務研究陸業14 61

0 0 = 1 0 = 0 1 = = 1 1 = 0 0 = 1

0 0 = 1 0 = 0 1 = = 1 1 = 0 0 = 1 0 0 = 1 0 = 0 1 = 0 1 1 = 1 1 = 0 0 = 1 : = {0, 1} : 3 (,, ) = + (,, ) = + + (, ) = + (,,, ) = ( + )( + ) + ( + )( + ) + = + = = + + = + = ( + ) + = + ( + ) () = () ( + ) = + + = ( + )( + ) + = = + 0