Microsoft Word - 文前

Transcription

1 科学出版社职教技术出版中心

2 普通高等教育 十一五 国家级规划教材 全国高职高专财会专业规划教材 会计电算化 ( 第二版 ) 王剑盛主编 北京

3 内容简介 本书根据高职高专的培养目标, 精简了会计电算化的理论, 突出了财务软件的实务操作, 以适用于中小型企业的会计电算化软件用友通 10.2 标准版为蓝本, 介绍账务处理系统 报表处理系统 工资管理系统 固定资产管理系统 采购及应付管理系统 销售及应收管理系统等模块的操作技能 书中对学生学习过程中容易出现的误操作进行了特别提醒和纠错分析 章后附有练习题及实训项目 书后所附的会计电算化综合实训, 可供学校进行一周的会计电算化实训之用 本书可作为高职高专会计专业会计电算化课程的教材, 亦可作为在职会计人员会计电算化培训用书及自学参考用书 图书在版编目 (CIP) 数据 会计电算化 / 王剑盛主编. 2 版 北京 : 科学出版社,2009 ( 普通高等教育 十一五 国家级规划教材 全国高职高专财会专业规划教材 ) ISBN Ⅰ. 会 Ⅱ. 王 Ⅲ. 计算机应用 - 会计 - 高等学校 : 技术学校 - 教材 Ⅳ. F232 中国版本图书馆 CIP 数据核字 (2009) 第 号 责任编辑 : 田悦红丁波 / 责任校对 : 赵燕 责任印制 : 吕春珉 / 封面设计 : 耕者设计工作室 出版北京东黄城根北街 16 号邮政编码 : 印刷科学出版社发行各地新华书店经销 * 2005 年 8 月第一版开本 :B5( ) 2009 年 7 月第二版印张 : 年 7 月第一次印刷字数 : 印数 : 定价 :29.00 元 ( 如有印装质量问题, 我社负责调换 < >) 销售部电话 编辑部电话 (VF02) 版权所有, 侵权必究举报电话 : ; ; 科学出版社职教技术出版中心

4 全国高职高专财会专业规划教材编委会 主任梁伟样 委员 ( 以姓氏笔画为序 ) 米莉孙世臣杨欣张玉英张立俊 陈强陈六一陈建松邵敬浩侯颖 徐静徐恒山戚素文程坚 秘书长王 彦

5 第二版前言 会计电算化 是一门实务操作性很强的课程, 而高职高专的教育方针是培 养高级技术应用型人才, 因此, 高职高专学生学习会计电算化, 重要的是在熟练掌握一种财务软件的操作技能的基础上能对其他财务软件融会贯通, 而不需要深入了解财务软件的研发 编程过程 本书的编写特点是 : 尽可能缩减会计电算化理论方面的阐述, 突出会计电算化实务操作技能的介绍 本书以用友软件股份有限公司开发的 适用于中小型企业的用友通 10.2 标准版为蓝本, 以企业财务与业务应用为主线, 全面介绍会计电算化核心模块账务处理 报表处理 工资管理 固定资产管理 采购及应付管理 销售及应收管理等子系统的操作技能 编写中不求各项功能面面俱到, 而是着力分析操作过程中容易出现的错误及其解决方法 书中附有单项实训 11 个, 按 2007 年新会计准则科目编写, 实训一到实训七为账表处理系统实训, 内容连贯, 要求建立一个核算账套, 其他四个为工资 固定资产 采购及应付 销售及应收等子系统的配套实训 本书还附有一套会计电算化综合实训, 在通过单项实训分别掌握 用友通 各子系统操作技能的基础上, 将 用友通 各模块的操作综合起来, 用一周的时间进行会计电算化综合实训, 进一步强化对 用友通 软件操作技能的全面掌握 为便于阅读, 本书数字的表达方式遵循了会计系统软件的约定形式 实例及实训资料均为虚构, 如有雷同, 纯属巧合 常见误操作分析 栏目系编者将教学过程中所遇的典型差错进行分析, 以期提高学生对会计软件异常操作问题的解决能力 恳请读者在遇到新的典型差错时, 将遇到的问题和解决方案反馈给作者, 以便修订时充实改进 诚挚地希望对本书的缺点和不足给予批评指正 所有意见 建议请寄往 lswjs@lszjy.com 科学出版社职教技术出版中心

6 第一版前言 会计电算化是一门实务操作性很强的课程 高职高专的教育方针是培养高级技术应用型人才, 因此, 高职高专的学生学习会计电算化, 重要的是在能够熟练掌握一种财务软件的操作技能的基础上, 还能对其他财务软件的运用融会贯通, 而不需要深入了解财务软件的研发 编程过程 本书的编写特点是, 尽可能缩减会计电算化理论方面的阐述, 突出会计电算化实务操作技能的介绍 本书以北京用友软件股份有限公司开发的 适用于中小型企业的用友财务通际准版为蓝本, 以企业财务与业务应用为主线, 全面介绍会计电算化核心模块账务处理系统和报表处理系统及往来管理 工资管理 固定资产管理 存货核算 财务分析等子系统的操作技能 编写中不求对软件各项功能面面俱到的介绍, 而是着力分析操作过程中容易出现的错误及解决方法 书中附有单项实训 11 个, 实训一到实训七为账表处理系统实训, 内容连贯, 要求建立一个核算账套, 其他四个为往来 工资 固定资产 存货等子系统配套实训, 要求分别建立核算账套 本书还附有一套会计电算化综合实训, 在通过单项实训分别掌握 财务通 各子系统操作技能的基础上, 将 财务通 各模块的操作综合起来, 用一周的时间进行会计电算化实训, 进一步强化用友 财务通 软件操作技能的全面掌握 本书是一本讲述会计电算的教材, 为便于阅读, 数字的表达方式遵循了会计系统软件的约定形式 ; 书中的财务案例也是根据教学需要而设计, 所有的数据和名称均为虚构 本书由王剑盛担任主编, 杨汇凯 潘婧担任副主编 第一章及会计电算化综合实训由浙江经济职业技术学院的杨汇凯编写 ; 第二 三 四章由丽水职业技术学院的王剑盛编写 ; 第五 六章由苏州职业大学的潘婧编写 ; 第七 八章由浙江工商职业技术学院的应连军编写 ; 第九章由齐齐哈尔大学高职学院的谢盛洲编写 全书由王剑盛修改 总纂和定稿 在本书的编写过程中, 参阅了相关的著作和文章, 在此向这些作者表示衷心的感谢 由于编者水平有限, 书中难免有错漏之处, 敬请广大读者批评指正

7 目 录 前言第一章会计电算化概述 1 第一节会计电算化的产生与发展 1 一 会计电算化的概念 1 二 我国会计电算化的发展概况 1 第二节会计电算和手工核算的联系与区别 4 一 会计电算与手工核算的联系 4 二 会计电算与手工核算的区别 5 三 实现会计电算化的意义 6 第三节会计电算化的组织实施 7 一 实现会计电算化的基本步骤 7 二 会计电算化的内部管理制度 8 练习题 10 第二章账套管理及基础设置 13 第一节账套管理 13 一 创建新账套 14 二 操作员管理 18 三 账套的启用 22 四 数据的备份与恢复 23 五 修改账套 25 六 删除账套 25 七 年度账的管理 25 第二节基础设置 28 一 部门 职员设置 29 二 往来单位设置 32 三 会计科目设置 35 四 项目档案设置 40 五 凭证类别设置 43 六 其他有关设置 45 七 公共目录复制 46 科学出版社职教技术出版中心

8 vi 会计电算化 练习题 47 实训一建账及财务分工 49 实训二基础设置 51 第三章账务处理系统 55 第一节账务处理系统概述 55 一 主要功能 55 二 总账系统与其他子系统间的数据传递关系 56 三 账务处理系统热键及快捷键 57 第二节账务处理系统的初始设置 57 一 系统参数设置 57 二 明细权限设置 60 三 期初余额录入 61 第三节日常账务处理 64 一 填制凭证 64 二 审核凭证 70 三 记账 73 四 凭证 账簿查询 76 第四节辅助核算 80 一 部门管理 80 二 个人往来管理 81 三 项目管理 84 第五节期末处理 84 一 银行对账 84 二 自动转账定义 90 三 自动转账生成 95 四 期末结账 97 练习题 99 实训三总账系统初始化 102 实训四日常业务处理 110 实训五期末处理 115 第四章报表处理系统 118 第一节报表处理系统概述 118 一 报表系统功能概述 118 二 报表系统基本概念 119 三 快捷操作 122

9 目 录 vii 四 报表制作的基本流程 123 第二节资产负债表的制作 124 一 资产负债表的格式定义 124 二 资产负债表的公式定义 128 第三节利润表的制作 133 一 利润表的格式定义 133 二 利润表的公式定义 135 第四节现金流量表的制作 142 一 现金流量表科目及辅助核算设置 142 二 现金流量表的格式的定义 144 三 现金流量表的公式定义 146 第五节报表数据处理 147 一 表页管理 147 二 报表数据生成 147 三 报表审核 150 四 报表舍位 152 练习题 154 实训六资产负债表的制作 156 实训七利润表的制作 158 第五章工资管理系统 160 第一节工资管理系统的初始设置 160 一 启用工资账套 160 二 工资类别管理 163 三 初始设置 164 第二节工资管理系统的日常业务处理 174 一 工资数据处理 174 二 扣缴个人所得税 177 三 银行代发 178 四 工资数据统计查询 180 科学出版社职教技术出版中心 第三节工资分摊及期末处理 181 一 工资分摊 181 二 期末处理 184 练习题 186 实训八工资管理 188

10 viii 会计电算化 第六章固定资产管理系统 194 第一节固定资产管理系统的初始设置 194 一 固定资产管理系统概述 194 二 固定资产账套初始设置 195 三 基础信息设置 198 四 原始卡片录入 200 第二节固定资产日常管理 202 一 资产增加 202 二 资产减少 202 三 资产变动 203 四 资产评估 205 五 生成凭证 206 第三节固定资产月末处理 206 一 固定资产折旧 206 二 批量制单 209 三 对账 210 四 结账及反结账 210 练习题 211 实训九固定资产的核算与管理 214 第七章采购及应付管理系统 219 第一节购销存业务涉及的基础设置 219 一 存货分类 219 二 存货档案 219 三 仓库档案 221 四 收发类别 222 五 采购类型 222 第二节采购业务初始设置 223 一 采购管理系统初始设置 223 二 库存管理系统初始设置 226 三 核算管理系统初始设置 228 第三节采购业务日常处理 230 一 采购业务基本流程 230 二 采购管理系统主要处理事项 231 三 库存管理系统的主要处理事项 236 四 核算管理系统主要处理事项 237

11 目 录 ix 第四节购销存管理系统的月末处理 241 一 采购管理系统月末处理 241 二 销售管理系统月末处理 242 三 库存管理系统月末处理 242 四 核算管理系统月末处理 243 练习题 244 实训十采购业务的管理与核算 246 第八章销售及应收管理系统 255 第一节销售管理系统的初始设置 255 一 销售管理系统选项设置 255 二 客户往来期初录入 256 第二节日常销售业务的处理 257 一 销售业务的基本流程 257 二 销售管理系统的主要处理事项 257 三 库存管理系统的主要处理事项 261 四 核算管理系统的主要处理事项 262 第三节购销存管理系统账表查询 263 一 采购管理系统账表查询 263 二 销售管理系统账表查询 266 三 库存管理系统账表查询 267 四 核算管理系统账表查询 268 练习题 268 实训十一销售业务的管理与核算 270 附录会计电算化综合实训 276 第一部分初始化设置资料 276 一 系统管理 276 二 基础档案设置 277 三 总账管理系统初始设置 280 四 工资管理系统初始设置 288 五 固定资产管理系统初始设置 291 科学出版社职教技术出版中心 第二部分日常经济业务 293 第三部分现金管理 312 一 录入期初未达账项 312 二 输出期初银行存款余额调节表 312 三 录入银行对账单 312

12 x 会计电算化 四 对账处理 314 五 输出期末余额调节表 314 六 查询现金日记账 314 七 查询银行存款日记账 314 第四部分报表制作 314 一 资产负债表的制作 315 二 利润表制作 315 第五部分期末处理 316 练习题参考答案 318 参考文献 320

13 第一章会计电算化概述 一 会计电算化的概念 第一节会计电算化的产生与发展 会计电算化是指将以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计业务处理工作中, 用计算机来辅助会计核算与管理, 即计算机在会计中的应用 会计电算化实现了数据处理的自动化, 使传统的手工会计信息系统发展为电算化会计信息系统 会计电算化是会计发展史上的一次重大革命, 它不仅是会计发展的需要, 而且是经济和科技对会计工作提出的要求 目前会计电算化已成为一门融计算机科学 管理科学 信息科学和会计科学为一体的边缘学科, 在经济管理的各个领域中处于应用计算机的领先地位, 正在起着带动经济管理诸领域逐步走向现代化的作用 会计电算化改变了会计核算方式 数据储存形式 数据处理程序和方法, 扩大了会计数据领域, 提高了会计信息质量, 改变了会计内部控制与审计的方法和技术, 因而推动了会计理论与会计技术的进一步完善, 促进了会计管理制度的改革, 是整个会计理论研究与会计实务的一次根本性的变革 从表面上来看, 会计电算化只不过是将计算机应用于会计核算工作中, 减轻了会计人员的劳动强度, 提高了会计核算的速度和精度, 以电子计算机替代人工记账 但会计电算化决不仅仅是核算工具和核算方法的改进, 它必然会引起会计工作组织和人员分工的改变, 促进会计人员素质和知识结构的提高, 提高会计工作效率和质量, 解放会计人员的时间和精力, 促进会计工作职能的转变, 推动会计理论和会计技术的进步, 提高整个会计工作水平, 大幅度增加企业的经济效益, 使会计理论和实务的方方面面都发生前所未有的深刻变化 二 我国会计电算化的发展概况 科学出版社职教技术出版中心 从我国会计电算化工作开展的程度 范围 组织 规划 管理以及会计软件

14 2 会计电算化 开发等方面分析, 我国会计电算化的发展可分为四个阶段 1. 起步阶段 (1979~1983 年 ) 在这一阶段, 主要进行会计电算化的试点和开始理论研究工作 1979 年, 财政部拨出专款给长春第一汽车制造厂, 从前联邦德国进口计算机, 进行电子计算机在会计工作中应用的试点 1981 年 8 月, 在财政部 原机械工业部和中国会计学会的支持下, 在长春第一汽车制造厂召开了财务 会计 成本管理中应用计算机专题学术讨论会, 把 计算机在会计中的应用 正式命名为 会计电算化 这一阶段的主要特点是 : 1) 主要是单项会计业务的电算化工作, 最为普遍的是工资核算的电算化 2) 企业对会计电算化的需求不高, 只有极少数国有大型企业进行会计电算化工作 3) 会计电算化专业人才奇缺 懂会计的不太懂计算机, 懂计算机的不太懂会计, 既懂计算机又熟悉会计业务的电算化人才寥寥无几 4) 设备缺乏 硬件设备主要是中小型计算机, 价格昂贵, 体积庞大, 使用不便 ; 软件缺乏中文操作系统, 外语水平差的人上机难度大 2. 自发发展阶段 (1983~1987 年 ) 1983 年国务院成立了电子振兴领导小组, 负责推动全国计算机事业的发展 在全国范围内, 掀起了计算机应用的热潮 这一阶段的主要特点是 : 1) 会计软件开发大多是各自为政, 自行组织开发会计软件, 低水平重复开发, 通用性 适应性差, 盲目上马, 浪费严重 2) 单位会计电算化工作缺乏相应的配套的组织制度和控制措施, 宏观上国家也缺乏统一的规划 指导与管理 3) 开始了既懂会计又懂计算机的复合性人才的培训工作 自 1984 年起, 财政部科研所 中国人民大学 上海财经大学等院校开始招收会计电算化方向的硕士研究生 4) 注重了会计电算化实践经验的总结和理论研究工作 3. 有组织 有计划发展阶段 (1987~1996 年 ) 随着会计电算化工作的逐步深入开展, 要求加强组织 规划 管理的呼声越来越高, 各地区 各部门也逐步开始了对会计电算化工作的组织与管理工作 这一阶段的主要特点如下 : 1) 以财政部为中心的会计电算化宏观管理体系正在形成 从 1987 年起, 财政部颁布了一系列会计电算化管理法规, 即 关于国营企业推广应用电子计算机

15 第一章会计电算化概述 3 工作中若干财务问题的规定 (1987 年 ) 会计核算软件管理的几项规定 ( 试行 ) (1989 年 ) 关于会计核算软件评审问题的补充规定 ( 试行 ) (1990 年 ) 会计 电算化管理办法 (1994 年 ) 商品化会计核算软件评审规则 (1994 年 ) 会计 核算软件基本功能规范 (1994 年 ) 会计电算化工作规范 (1996 年 ) 2) 各地 各主管部门加强了会计电算化的组织 指导和管理工作 3) 会计软件的开发向通用化 规范化 专业化 商品化方向发展, 通过省级 及财政部评审的会计软件大量增长, 会计软件的水平稳步提高 1988 年, 我国首 家专业从事商品化财务软件开发与推广的民办高科技企业 用友财务软件服务社 ( 用友软件股份有限公司的前身 ) 成立 1989 年, 凯利 - 先锋 CP-800 成为首家通 过财政部评审的商品化会计软件 4) 单位会计电算化工作的开展越来越成熟, 大批单位甩掉了手工账, 实现了 会计核算业务的电算化处理, 与单位开展会计电算化工作相配套的各种组织管理制度及其他控制措施逐步建立和完善起来 5) 会计电算化的理论研究开始取得成效 1987 年, 中国会计学会成立了 会计电算化研究组 ;1988 年 8 月, 在吉林市举行了首届全国会计电算化学术讨论会, 会上专门对标准化 规范化 通用化进行了研究 4. 竞争提高阶段 (1996 年至今 ) 随着会计电算化工作的深入开展, 特别是在财政部及各省市财政部门的大力推广下, 会计软件市场进入成熟阶段, 并出现激烈竞争的势态, 各类会计电算化软件在市场竞争中进一步拓展功能, 各专业软件公司进一步发展壮大 这一阶段的主要特点如下 : 1) 国外一些优秀的会计软件进入并开始在国内市场立足 ; 国内专业会计电算化软件公司在激烈的市场竞争中优胜劣汰, 一批优质会计软件公司得到迅速发展与壮大, 占据了国内会计电算化软件市场的大部份额 2) 购置商品化会计软件以及与商品化软件厂家联合开发会计软件, 成为单位实现会计电算化的主要模式 3) 管理型会计软件的成功开发及推广应用, 进一步拓展了会计电算化软件的功能, 提高了计算机在财务会计领域中作用的发挥程度 1996 年 4 月, 在中国会计学会召开的会计电算化研讨会上, 首次提出会计软件应当由 核算 型向 管理型 发展 管理型会计软件已从 MRPⅡ( 制造业资源规划系统 ) 发展为 ERP ( 企业资源规划系统 ) 4) 加大了会计电算化人才培养力度 财会人员必须取得会计电算化合格证书才能上岗, 把中专 大专 本科和研究生各层次会计电算化教育列入了教学规划 科学出版社职教技术出版中心

16 4 会计电算化 5) 企事业单位实行会计电算化的步伐加快, 应用范围扩大, 应用水平提高, 经济效益显现了 随着科技进步, 会计软件不断向广度和深度发展, 会计电算化的开展与管理更加规范化和标准化, 与手工会计制度融合为一体的电算化会计管理制度体系将全面形成, 会计电算化普及程度将大幅提高 第二节会计电算和手工核算的联系与区别 一 会计电算与手工核算的联系 1. 基本目标相同无论是电算化会计信息系统还是手工会计信息系统, 最终目标都是为了加强经营管理, 提供会计信息, 参与经营决策, 提高经济效益 2. 都要遵守会计法规和财经制度无论手工核算还是电算化操作, 处理经济业务时都必须严格遵守国家的会计法规及财经制度 3. 基本的会计理论与方法相同会计理论是会计科学的结晶, 会计方法是会计具体工作的总结 实行电算后, 虽然会引起会计的理论和方法的变革, 但是最基本的会计理论和方法, 如会计假设和会计的记账方法等仍应当遵循 4. 编制会计报表的要求相同会计报表反映了企业的财务状况和经营成果, 无论电算或手工核算都必须按国家要求编制对外报表和相关的报表资料 5. 都必须妥善保管会计档案按照会计制度的要求, 会计档案作为重要的历史资料, 应妥善保管 虽然会计电算化后, 存储信息的介质发生了变化, 但会计信息资料的保存必须与手工核算一样进行

17 第一章会计电算化概述 5 二 会计电算与手工核算的区别 1. 计算工具不同 手工系统中, 使用的工具是算盘 机械或计算器 电算化系统使用的工具以 计算机为主, 数据处理由计算机完成 2. 信息载体不同 手工系统的信息以纸张为载体, 保管难度大, 占用较多的空间, 不易查找 电算化系统以磁性介质或光盘为载体, 具有体积小 易于保管 占用空间少 可以利用网络系统传输 查询方便等优点 3. 记账规则不同 首先, 账簿的存在方式不同 手工系统中规定日记账 总账采用订本式, 明细账可用订本式或活页式 ; 电算系统下, 账簿是打印输出的折叠账页 其次, 账簿的修改方法不同 电算系统下, 输入数据要经过逻辑性校验, 如会计科目逻辑校验 借贷金额平衡校验, 所有的日记账 明细账 总账都出于同一数据源, 不会发生记账时记错账户 记错金额 记错栏目等低级错误, 因此, 手工核算差错更正法中的划线更正法在电算环境下无用武之地 手工核算下记账时可能出现空行隔页需要划红线注销, 电算环境下则不会出现这种状况 第三, 结账方法不同, 手工核算期末结账时在加计发生额并结出余额后, 还要划红线标示, 月结划单红线, 年结划双红线 电算化下的结账准确地说是 封账, 执行结账功能完成结账后, 限制了当期凭证处理功能, 不能录入当期凭证, 其后续的凭证审核 记账功能自然都不能用了, 不需要划红线警示 4. 账务处理程序不同 手工系统的账务处理程序按登记总账的方式不同可分为记账凭证核算程序 科目汇总表核算程序 日记账核算程序和汇总记账凭证核算程序等四种 无论采取何种方式, 都避免不了重复转抄的根本弱点, 伴之而来的是会计人员 处理环节增多以及差错的增多, 需要通过账账核对来确定记账的正确性 电算化系统的账务处理程序采用了对数据采用集中收集 统一处理 数据共享的操作方法, 日常会计业务处理中, 凭证输入是数据的唯一入口, 凭证数据与总账数据 明细账数据之间的关系是一对全对, 一错全错 数据处理一体化, 随时可以查询全部账户或某一账户的总括或明细数据, 因而手工会计中不同的账务处理程序在电算环境下也失去了用武之地 科学出版社职教技术出版中心

18 6 会计电算化 5. 会计工作组织体制不同手工系统下, 会计岗位一般分为出纳 工资 材料 固定资产和成本等若干工作岗位, 进行具体的业务核算, 并设专人负责记账 编制报表工作, 人员也是专职会计人员 会计电算化系统中, 会计岗位划分为录入 审核 维护等等岗位, 人员构成也将由会计专业人员 计算机操作员 计算机软硬件维护人员等组成 6. 内部控制方式不同电算化系统中, 对手工的内部控制方式做了必要的改变, 有的已经取消, 如账证核对 账账核对 账表核对的控制方式, 已经不再存在, 代之以更加严密的输入的控制 ; 又如除保留了签字 盖章等控制, 还增设了权限控制 序时控制等方式 三 实现会计电算化的意义 1. 减轻财会人员的工作强度, 提高会计工作的效率实行会计电算化后, 只需将原始会计数据输入计算机, 大量的数据计算 分类 归集 存储 分析等工作, 都可由计算机自动完成 这样不仅可以把广大会计人员从繁重的记账 算账 报账工作中解放出来, 而且由于计算机的数据处理速度快, 还可以提高会计工作效率, 使会计信息的提供更加及时, 以满足企业进行市场预测 决策的需要 2. 促进会计工作规范化, 提高会计信息质量由于在计算机应用中, 对会计数据来源提出了一系列规范要求, 如摘要不能为空 凭证必须经过审核且不能与制单人同为一人 收付款凭证需经过出纳签字等, 在很大程度上促进解决了手工操作中的不规范 不统一 易疏漏 易出错等问题, 会计工作的规范化程度得到提高, 会计信息的质量得到保证 3. 促进会计工作职能的转变, 提高会计人员素质手工作账条件下, 会计人员每天都在忙于记账 算账 报账工作 在复杂的市场经济环境中, 特别是企业产品品种多 用户多的情况下, 许多财会信息靠手工计算无法满足企业经营的需要 会计电算化后, 会计的工作效率提高了, 会计核算的广度 深度加深, 会计人员可以腾出更多时间 精力参与经济管理, 会计人员也有了更有效参与管理的条件 时间和工具, 从而可以较好地促进会计工作职能的转变, 由核算 监督为主转为预测 决策服务为主, 使会计在经济管理

19 第一章会计电算化概述 7 提高经济效益中发挥更大的作用 要实现工作职能的转变, 会计人员不断学习和钻研计算机相关技术, 掌握电算化系统的专业技能, 使自身综合素质在学习和应用中得到提高 4. 加快信息传递, 提高共享程度, 促进企业管理现代化如果把整个企业管理信息系统比作计算机的话, 那么, 作为核心子系统的会计信息系统就是计算机中的主板 会计工作所产生的信息在企业管理信息中占一半以上份额 在手工核算下, 要查询会计信息只能到会计部门, 且会计数据是定期汇总的, 不能随时得到某项指标的汇总数据 实现会计电算化后, 大量的会计信息可以得到及时 准确的处理, 通过计算机网络, 会计信息系统中的数据可以迅速传递到一个单位的任何异地管理部门, 使会计信息的多渠道实时获取成为可能 而信息传递速度的加快, 会计数据共享程度的提高, 极大地提高了经济信息的使用价值, 从而促进了整个企业管理现代化 5. 促进学术研究, 推进会计发展会计电算化不仅仅是会计核算手段和会计信息处理操作技术的变革, 而且对会计核算的方式 程序 内容 方法以及会计理论的研究等产生深远的影响, 直接推动了会计理论的发展 第三节会计电算化的组织实施 一 实现会计电算化的基本步骤 1. 制定会计电算化规划及实施计划 会计电算化规划是对近几年单位会计电算化工作所要达到的目标以及如何有效 分步骤地实现这个目标而作的规划 包括确定会计电算化的总体目标, 确定单位会计信息输入 输出需求, 确定电算化系统的总体结构, 确定所需配置的人力 财力 物力资源需求等 实施计划指根据确定的目标和规划, 确定人力 财力 物力资源的具体安排和工作时间表 2. 组织实施队伍 科学出版社职教技术出版中心 实施会计电算化, 通常由财会部门领导负责, 组成包括硬件及系统软件购置人员 会计软件取得人员 系统调试及运行人员 有关会计人员在内的实施小组

20 8 会计电算化 3. 硬件及系统软件的配置计算机硬件设备有多种组合方式, 不同的组合方式构成电算化会计信息系统中的不同体系, 主要有单机结构 多用户结构 计算机网络结构 客户 / 服务器结构等, 分别适用于不同规模 类型的企业 系统软件的配置包括操作系统 数据库管理系统 工具软件及办公自动化软件的选择 4. 配备会计软件配备会计软件主要有选择通用会计软件 定点开发 通用与定点开发会计软件相结合三种方式 会计电算化初期, 最好根据企业业务经营的特点选择各项功能能最大限度满足企业业务需要的通用会计软件 会计电算化工作深入后, 通用会计软件不能完全满足其特殊需要时, 可根据实际工作需要对通用会计软件进行二次开发 5. 制定会计电算化内部管理制度开展会计电算化的单位应根据工作需要, 建立 健全包括会计电算化岗位责任制 会计电算化操作管理制度 计算机硬软件和数据管理制度 电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度, 保证会计电算化工作的顺利开展 6. 系统试运行通过使用会计软件处理日常会计核算工作, 检查建立的电算化会计信息系统是否满足要求, 内部管理制度是否完善, 使用人员对软件的操作是否存在问题 定期核对手工方式下会计核算数据和电算化信息系统软件处理的会计数据是否一致 如果出现差异, 应分析原因, 从管理上看是合理 合法的, 视为试运行通过, 否则应查明原因, 然后再试运行 7. 替代手工记账计算机替代手工记账应具备的条件是 : 配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备 ; 配备了相应的会计电算化工作人员 ; 建立了严格的内部管理制度 计算机与手工并行三个月以上 ( 一般不超过六个月 ), 且计算机与手工核算的数据相一致 二 会计电算化的内部管理制度会计电算化操作管理制度 计算机软硬件和数据管理制度 电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度, 保证会计电算化工作的顺利进行 会计电

21 第一章会计电算化概述 9 算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理, 以保证系统安全 正常地运行, 是保证会计电算化工作有序进行的重要措施 1. 会计电算化的岗位责任制 根据 会计电算化工作规范 的规定, 会计电算化后的工作岗位, 可分为基本会计岗位和电算化会计岗位 基本会计岗位包括会计主管 出纳 会计核算 稽核 会计档案管理等工作岗位 电算化会计岗位包括电算主管 系统操作员 审核记账员 电算维护员等工作岗位 电算化会计岗位和工作职责一般可划分如下 : 1) 电算主管 负责协调计算机及会计软件系统的运行工作, 此岗位要求具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理经验 电算化主管可由会计主管兼任, 采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位, 应设立此岗位 2) 软件操作 负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据, 输出记账凭证 会计账簿 报表和进行部分会计数据处理工作, 此岗位要求具备会计软件操作知识, 达到会计电算化初级知识培训的水平 3) 审核记账 负责对输入计算机的会计数据进行审核, 操作会计软件登记机内账簿, 对打印输出的账簿 报表进行确认 ; 此岗位要求具备会计和计算机知识, 达到会计电算化初级知识培训的水平, 可由主管会计兼任 4) 电算维护 负责保证计算机硬件 软件的正常运行, 管理机内会计数据 ; 此岗位要求具备计算机和会计知识, 经过会计电算化中级知识培训 ; 采用大型 小型计算机和计算机网络会计软件的单位, 应设立此岗位, 此岗位在大中型企业中应由专职人员担任 5) 电算审查 负责监督计算机及会计软件系统的运行, 防止利用计算机进行舞弊 ; 要求具备会计和计算机知识, 达到会计电算化中级知识培训的水平, 此岗位可由会计稽核人员兼任 ; 采用大型 小型计算机和大型会计软件的单位, 可设立此岗位 6) 数据分析 负责对计算机内的会计数据进行分析, 要求具备计算机和会计知识, 达到会计电算化中级知识培训的水平 ; 采用大型 小型计算机和计算机网络会计软件的单位, 可设立此岗位, 由主管会计兼任 2. 会计电算化的操作管理制度 科学出版社职教技术出版中心 1) 明确规定上机操作人员对会计软件的操作工作内容和权限, 对操作密码要严格管理, 指定专人定期更换密码, 杜绝未经授权的人员操作会计软件 2) 预防已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿 3) 操作人员离开机房前, 应执行相应的命令退出会计软件

22 10 会计电算化 4) 根据本单位实际情况, 由专人保存必要的上机操作记录, 记录操作人 操作时间 操作内容 故障情况等内容 3. 计算机硬件 软件和数据管理制度 1) 保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件, 要经常对有关设备进行保养, 保持机房和设备的整洁, 防止意外事故的发生 2) 确保会计数据和会计软件的安全保密, 防止对数据和软件的非法修改和删除 ; 对磁性介质存放的数据要保存双备份 3) 对正在使用的会计核算软件进行修改 对通用会计软件进行升级和对计算机硬件设备进行更换等工作, 要有一定的审批手续 ; 在软件修改 升级和硬件更换的过程中, 要保证实际会计数据的连续和安全, 并由有关人员进行监督 4) 健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施, 保证会计数据的完整性 5) 健全必要的防治计算机病毒的措施 4. 会计电算化档案管理制度 1) 电算化会计档案, 包括存储在计算机硬盘中的会计数据以其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据 ; 会计数据是指记账凭证 会计账簿 会计报表等数据 2) 电算化会计档案管理是重要的会计基础工作, 要严格按照财政部有关规定的要求对会计档案进行管理, 由专人负责 3) 对电算化会计档案管理要做好防磁 防火 防潮和防尘工作, 重要会计档案应准备双份, 存放在两个不同的地点 4) 采用磁性介质保存会计档案, 要定期进行检查与复制, 防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失情况的发生 5) 通用会计软件 定点开发会计软件 通用与定点开发相结合会计软件的全套文档资料以及会计软件程序, 视同会计档案保管, 保管期截止该软件停止使用或有重大更改之后的五年 练习 题 一 单项选择题 1.( ) 年, 财政部拨出专款在长春第一汽车制造厂进行会计电算化试点, 标志着我国会计电算化工作开始进入起步阶段 A B C D. 1982

23 第一章会计电算化概述 从我国会计电算化工作开展的程度 范围 组织 规划 管理以及会计软件开发等方 面分析, 我国会计电算化发展可分为 ( 的结果 ) 个阶段 A. 2 B. 3 C. 4 D 计算机替代手工记账应在计算机与手工会计核算并行运行 ( ) 以上, 并取得一致 A. 一个月 B. 三个月 C. 半年 D. 一年 4.( ) 负责系统的安装调试工作, 保证系统的安全与正常运行 A. 系统操作员 B. 审核记账员 C. 电算维护员 D. 电算审查员 5. 会计软件及有关全套文档资料, 视同会计档案保管, 保管期截止该软件停止使用或有 重大更改后的 ( ) 年 二 多项选择题 制度 A. 一年 B. 二年 C. 三年 D. 五年 1. 我国会计电算化工作起步阶段发展缓慢的主要原因有 ( ) A. 专业人才奇缺 B. 设备缺乏 C. 资金缺乏 D. 企业需求不高 2. 会计电算与手工核算在 ( ) 方面不同 A. 信息载体 B. 基本目标 C. 记账规则 D. 内部控制方式 3. 开展会计电算化的单位应根据工作需要, 建立 健全 ( ) 等会计电算化内部管理 A. 会计电算化岗位责任制 B. 会计电算化操作管理制度 C. 计算机软 硬件和数据管理制度 D. 电算化会计档案管理制度 4. 电算化工作包括 ( ) 等工作岗位 A. 电算主管 B. 软件操作 C. 审核记账 D. 电算维护 5. 电算化会计岗位中,( ) 要求达到会计电算化中级知识培训的水平 三 是非判断题 简称 A. 电算主管 B. 软件操作 C. 电算维护 D. 数据分析 ( )1. 会计电算化是以计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的 ( )2. 会计电算化仅仅是核算工具和核算方法的改进, 它不会引起会计工作组织和人 员分工的改变 ( )3. 无论是电算会计或是手工核算的业务处理工作都必须严格遵守国家的会计法规 及现行的财经制度 科学出版社职教技术出版中心

24 12 会计电算化 ( )4. 实行电算后, 会引起会计的理论和方法的变革, 所以电算会计不必遵循基本会计理论和方法 ( )5. 会计数据日常备份, 由软件操作人员保管, 应作为会计档案管理 四 简答题 1. 什么是会计电算化? 实现会计电算化有什么意义? 2. 我国会计电算化的发展经历了哪几个阶段? 分别有什么特点? 3. 简述会计电算和手工核算有什么联系与区别 4. 简述实现会计电算化的基本步骤 5. 开展会计电算化的单位应建立 健全哪些内部管理制度?

25 第二章账套管理及基础设置 第一节 账套管理 在用友通中, 核算单位账套的管理包括账套的建立 修改 删除, 账套的启用, 账套数据的备份与恢复, 年度账的管理以及操作员及其权限的统一管理等功能, 这些均通过系统管理模块实现 启动系统管理, 可在桌面上双击 系统管理 快捷方式或在 开始 菜单中单击 程序 用友通系列管理软件 用友通 系统管理, 屏幕显示 系统管理 窗口 在 系统 菜单中单击 注册, 弹出 注册 控制台 对话框, 如图 2-1 所示 图 2-1 注册 控制台 对话框 科学出版社职教技术出版中心 在这里, 也可以以账套主管的身份注册进入系统管理 系统管理员负责整个系统的维护工作 以系统管理员身份 (admin) 注册进入, 便可以进行账套的管理 ( 包括账套的建立 引入和输出 ) 以及操作员及其权限的设置 以某个账套的账套主管身份注册进入, 则可以对该账套进行修改 系统启用和所含年度账的管理及

26 14 会计电算化 操作员权限的设置等账套维护工作 首次以系统管理员的身份注册时, 密码为空 企业单位使用时, 为确保系统 安全, 应设置 6 位以上由数字和字母混合的密码, 并定期更换 设置方法为 : 注 册时, 输入用户名后单击 修改密码 按钮, 在弹出的对话框中输入新的口令, 并进行确认 若为教学使用, 为避免影响他人操作, 建议不作密码修改 一 创建新账套 创建一个新的账套, 需要由用户依次进行输入账套信息 输入单位信息 输入核算信息 基础信息选项及确定分类编码方案等操作 001 d:\ keyuan@sina.com demo 操作过程第一步, 输入账套信息 以系统管理员的身份在系统管理的 账套 菜单中选择 建立, 进入 创建账套 界面, 输入账套号 账套名称 账套路径 启用会计期等账套信息, 如图 2-2 所示 其中, 已存账套 栏目将现有的账套以下拉框的形式表示出来, 用户只能参照, 而不能输入或修改 账套号 账套名称 账套路径和启用会计期等栏目必须输入 输入完成后, 单击 下一步 按钮, 进入第二步设置, 若单击 放弃 按钮则取消此次建账操作 特别提醒 1 2 3

27 第二章账套管理及基础设置 15 图 2-2 输入账套信息第二步, 输入单位信息 包括单位名称 单位简称 单位地址 法人代表 邮政编码 联系电话 传真 电子邮件 税号 备注等, 如图 2-3 所示 单位名称 栏目必须输入, 其他栏目均可由用户决定是否输入 输入完成后, 单击 下一步 按钮, 进入第三步设置 ; 单击 上一步 按钮, 则返回第一步设置 ; 单击 放弃 按钮则取消此次建账操作 图 2-3 输入单位信息 科学出版社职教技术出版中心 第三步, 输入核算信息 包括本币代码 本币名称 账套主管 行业性质 企业类型 是否按行业性质预置科目等, 如图 2-4 所示 本币名称 栏目必须输入 ; 企业类型 行业性质 账套主管 等三个栏目必须从下拉框中选择输入 输入完成后, 单击 下一步 按钮, 进行第四步设置 ; 单击 上一步 按钮, 返

28 16 会计电算化 回第二步设置 ; 单击 放弃 按钮则取消此次建账操作 图 2-4 输入核算信息 特别提醒 第四步, 输入基础信息选项 包括存货是否分类 客户是否分类 供应商是否分类及是否有外币核算 输入完成后, 单击 完成 按钮, 系统提示 可以创建账套了吗?, 选择 是, 系统进行建账并进入分类编码方案设置页面, 如图 2-5 所示 单击 上一步 按钮, 返回第三步设置 ; 单击 放弃 按钮则取消此次建账操作 特别提醒 1 2

29 第二章账套管理及基础设置 17 图 2-5 输入基础信息第五步, 设置分类编码方案及数据精度定义 编码方案是指设置编码级次和各级编码长度, 编码级次和各级编码长度的设置将决定用户单位如何编制基础数据的编号, 进而构成用户分级核算 统计和管理的基础 编码规则是指分类编码共分几级, 每级有几位, 一级至最底层的级数称为级次, 每级的编码位数称为级长 编码总级长为每级编码级长之和 例如, 科目编码级次, 系统最大限制为六级十五位, 且任何一级的最大长度都不得超过九位编码 用户在此设定的科目编码级次和编码长度将决定用户单位的科目编号如何编制 如将科目编码设为 , 则科目编号时 1 级科目编码是四位长,2~5 级科目编码均为两位长, 如图 2-6 所示 图 2-6 设置分类编码方案 科学出版社职教技术出版中心 输入编码方案后, 单击 确认 按钮, 系统弹出提示信息 编码方案已被修改, 保存其修改内容吗?, 选择 是, 系统进入数据精度定义页面, 如图 2-7 所示

30 18 会计电算化 图 2-7 数据精度定义单击 确认 按钮, 系统弹出提示信息 创建账套 { 科源公司 :[001]} 成功!, 至此, 创建新账套操作完成 二 操作员管理 一个核算单位账套建立后, 接下来应该为这个账套配备相应的财务人员 ( 操作员 ), 如账套主管 会计 出纳等, 并授予这些操作员在这个账套中相应的操作权限 1. 操作员的增加 修改和删除 操作过程以系统管理员的身份注册进入系统管理, 在 权限 菜单中选择 操作员 项, 进入操作员设置界面 在弹出的 增加操作员 对话框中输入需增加操作员的编号 姓名 口令及所属部门后单击 增加 按钮表示确认, 然后增加下一个操作员, 如图 2-8 所示 操作员增加完毕后, 单击 退出 按钮, 返回 操作员管理 窗口, 在操作员列表中可以浏览新增操作员的有关信息, 如图 2-9 所示 如果输入的操作员信息有误, 可选择欲修改的操作员用户行, 然后双击或单击功能菜单中的 修改 按钮, 便可进入操作员修改界面 相关栏目修改完毕后, 单击 修改 按钮表示确认 如要删除操作员, 可选择欲删除的操作员用户行, 然后单击功能菜单中的 删除 按钮, 便可对所选中的操作员用户进行删除

31 第二章账套管理及基础设置 19 图 2-8 增加操作员 特别提醒 图 2-9 操作员管理 窗口 操作员权限设置 科学出版社职教技术出版中心 企业单位核算账套中包含大量的商业机密, 在账套正式使用前, 必须对该账

32 20 会计电算化 套进行财务分工, 通常只有账套主管拥有该账套的所有操作使用权, 其他操作员只赋予与其业务相关的部分操作权限, 以防止与业务无关的人员进入核算账套, 避免企业核心商业机密泄漏 此功能只能由系统管理员及其所指定的账套主管来进行操作, 其中, 以系统管理员的身份进行操作可以放弃或指定账套主管 (1) 如何放弃或指定账套主管 001 demo 操作过程第一步, 以系统管理员身份登录后, 在 权限 菜单中选择 权限, 系统弹出操作员权限设置界面 第二步, 在账套选择下拉框中选取 001 科源公司 账套, 选择操作员列表中 01 号操作员 李明, 然后选择界面最上一行的 账套主管 复选框, 将之打上 标记 系统询问 : 设置操作员 :[01] 账套主管权限吗?, 单击 是 按钮, 系统将所有操作权限名称和隶属系统在 李明 的权限列表中列出, 如图 2-10 所示 图 2-10 设置账套主管权限第三步, 选择操作员列表中的操作员 demo, 然后选择界面最上一行的 账套主管 复选框, 将 标记去掉 系统询问 : 取消操作员 :[demo] 账套主管权限吗?, 单击 是 按钮, 系统将 demo 操作员权限列表上的所有权限清空

33 第二章账套管理及基础设置 21 特别提醒 只有系统管理员才有权限进行账套主管的设定与放弃操作, 如果以账套主管 身份登录, 则界面中最上一行的账套主管标记将置灰, 不能进行任何操作 (2) 如何设置非主管操作员权限 首先选择界面左侧操作员显示区中的非账套主管操作员, 然后用单击功能菜 单中的 增加 按钮, 系统弹出 增加权限 对话框 对话框右侧是明细权限选择区, 它所列示的明细权限都是该操作员用户目前所不具备的 系统管理员或账套主管如果想给其增加些权限, 可选择要增加的权限, 标上选中标记 这个过程中如果出现了误操作, 增加了一些不该增加的权限, 系统管理员或账套主管只要将选中标记去掉即可 由于是对系统下属的所有子系统的权限进行统一管理, 故权限很多, 为了方便用户设置权限, 系统还提供了分子系统按组选择权限的方式 界面左侧的产品分类选择区中列示了系统中已安装的子系统, 当用户选中某个子系统时, 系统则自动将界面右侧明细权限选择区中属于该系统的明细权限全部选中 当然, 用户还可以根据自己的需要删除按组方式已选中的明细权限 每一个子系统都有一个两位的 ID 号, 每一个明细权限也有一个 ID 号, 并且它的前两位就是所对应子系统的 ID 号, 用户可根据这个规律来辨别明细权限属于哪个子系统 操作过程 第一步, 在操作员列表中选择 赵伟, 然后单击 增加 按钮, 进入 增加权限 对话框 第二步, 在界面左边的 产品分类选择 列表中双击 AS 公用目录设置 GL 总账 MR 财务报表 等三行, 被选中子系统及右边明细权限列表中的相关权限呈现蓝色, 如图 2-11 所示 第三步, 单击 确定 按钮, 返回操作员权限界面, 授予 赵伟 的权限在权限列表中显示 至此, 授权操作完成 用同样方法, 对操作员 张虹 进行授权 科学出版社职教技术出版中心

34 22 会计电算化 图 2-11 设置权限 特别提醒 1 2 Shift 三 账套的启用系统启用可由系统管理员 admin 在新账套创建完成时进行, 系统弹出窗口询问 是否立即启用账套?, 选择 是 即进入系统启用界面 此后, 只能由该账套的账套主管注册系统管理后, 在 账套 菜单选择 启用 选项进入系统启用界面, 进行系统启用的设置, 如图 2-12 所示 操作过程选择要启用的系统, 在方框内打勾 ; 在启用会计期间内输入启用的年 月数据 ; 单击 确认 按钮后, 保存此次的启用信息 特别提醒 1 2 3

35 第二章账套管理及基础设置 23 图 2-12 系统启用 窗口 四 数据的备份与恢复 1. 数据的备份 数据备份是指将账套数据从财务软件系统中输出到硬盘 可移动磁盘或光盘 数据备份是会计电算化后一项十分重要的工作, 存放在磁盘上的电子数据, 由于种种原因容易被破坏, 因此, 做好数据的备份工作是一项不可缺少的工作 会计电算化工作规范 规定, 对磁性介质存放的数据要保存双备份, 即采用 AB 备份法 每当系统内数据发生变化后, 先用可备份功能将数据备份到可移动磁盘 A, 每隔一定时间, 如一周 10 天或 15 天, 将数据备份到可移动磁盘 B, 到月底结账时, 分别将数据备份到可移动磁盘 A 和可移动磁盘 B 并存放在相隔一定距离的两个地方, 防止火灾等事件的发生 数据备份功能也有利于集团公司的操作, 子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中, 以便进行有关账套数据的分析和 合并工作 001 d:\ \001 操作过程 第一步, 由系统管理员在系统管理界面中单击 账套 菜单中的 备份 选项, 进入数据备份的功能 第二步, 在账套号栏目选择将要进行输出的 001 账套, 单击 确定 按钮 系统进行数据准备并弹出选择目标窗口, 选择好备 科学出版社职教技术出版中心 图 2-13 账套备份

36 24 会计电算化 份目标 d:\ 科源公司 \001 账套备份 ( 备份前应新建 001 账套备份 文件夹 ), 单击 确定 按钮 系统随即提示 硬盘备份完毕, 如图 2-13 所示 2. 数据的恢复 当发现硬盘中的数据被破坏时, 可用最新备份数据恢复硬盘的数据 数据恢 复是在万不得已的情况下才进行的事情, 一般操作的越少越好 操作过程第一步, 由系统管理员在系统管理界面单击 账套 菜单中的 引入 选项, 进入引入账套的功能 第二步, 在 恢复账套数据 界面上找出所要引入的账套数据备份文件夹 : d:\ 科源公司 \001 账套备份, 在 001 账套备份 文件夹中选择 UF2KAct.002 项, 如图 2-14 所示 单击 打开 按钮, 系统询问 : 此项操作将覆盖 [001] 账套当前的所有信息, 继续吗?, 选择 是, 系统进行数据恢复 恢复完成时弹出信息框 账套 [001] 引入成功!, 单击 确定 按钮完成账套恢复操作 图 2-14 恢复账套数据 特别提醒 1) 只有系统管理员才有权限引入和输出一个账套 2) 系统卸出的账套数据备份文件, 前缀名统一为 UF2KAct, 如果存放在同一个文件夹内, 第一次备份时备份文件的扩展名为 LST, 第二次为 001,

37 第二章账套管理及基础设置 25 第三次为 002, 以此类推 如要引入最新的备份数据, 应该选择备份文件扩展 名最大的进行引入操作 五 修改账套 账套主管可以通过修改账套功能, 查看某个账套的账套信息, 也可以修改这 些账套信息, 操作步骤如下 : 界面 1) 以账套主管的身份注册, 选择相应的账套, 进入系统管理界面 2) 在系统管理界面中选择 账套 菜单中的 修改 选项, 进入修改账套 3) 系统自动列示出注册进入时所选账套的账套信息 单位信息 核算信息 基础设置信息 账套主管可根据自己的实际情况, 对允许修改的内容进行 修改 按钮 4) 单击 完成 按钮, 表示确认修改内容 ; 如放弃修改, 则单击 放弃 六 删除账套 系统管理员执行账套备份功能时, 在 账套备份 界面选择好账套号后, 把 删除当前输出账套 复选框的 标记打上, 系统进行数据备份后, 弹出询问 对话框 : 真要删除该账套吗?, 选择 是, 系统即将该账套删除, 如图 2-15 所示 七 年度账的管理 图 2-15 删除账套 科学出版社职教技术出版中心 用友财务软件中, 同一账套不同年度的会计数据是通过建立各个年度的年度 数据库, 独立存放于以会计年度命名的文件夹中, 以利于历史数据的查询和比较分析 年度账管理包括年度账的建立 结转上年数据 数据备份与恢复 清空年

38 26 会计电算化 度数据等功能 只有账套主管才有权限进行有关年度账的操作 1. 年度账的建立 操作过程第一步, 以账套主管 李明 注册登录系统管理, 选择 001 账套,2008 年度, 进入系统管理界面 第二步, 选择 年度账 菜单下的 建立 选项, 进入建立年度账的功能, 界面中有两个栏目 : 账套 和 会计年度, 都是系统默认的, 账套 栏自动显示的是用户注册进入时所选的账套, 会计年度 自动显示的是所选会计账套当前会计年度加 1 的年度 单击 确定 按钮, 系统开始建立 2009 年年度账, 如图 2-16 所示 图 2-16 确定建立年度账系统在 001 账套的路径 d:\ 科源公司 \ZT001 下新建 2009 文件夹, 建立 2009 年年度数据库并传输各种基础数据, 完成后系统提示 : 建立年度 :[2009] 成功, 如图 2-17 所示 图 2-17 建立年度账

39 第二章账套管理及基础设置 结转上年数据 操作过程第一步, 以账套主管 李明 注册登录系统管理, 选择 001 账套,2009 年度, 进入系统管理界面 第二步, 选择 年度账 菜单中 结转上年数据 下的 总账系统结转 选项, 系统弹出如图 2-18 所示的对话框 图 2-18 结转上年数据第三步, 单击 确认 按钮, 系统开始结转前的检查, 如存在问题, 系统会给出相应的提示, 通过检查后系统开始结转上年数据并给出结转报告, 如图 2-19 所示 特别提醒 图 2-19 结转上年余额 1) 建立新年度账后, 存货 固定资产 工资这几个系统的结转不分先后顺序, 可以根据需要执行 科学出版社职教技术出版中心 2) 在使用总账系统时, 若同时使用了工资系统 固定资产系统 核算系统 购销存系统, 那么只有在这些系统执行完结转上年数据后, 总账才能执行结转

40 28 会计电算化 3. 数据的备份与恢复年度账操作中的数据备份与恢复和账套操作中的数据备份与恢复含义基本一致, 所不同的是年度账操作中的数据备份与恢复不是针对某个账套, 而是针对账套中的某一年度的年度账进行的 年度账的备份操作与账套的备份操作的不同之处在于输出的是年度账, 在输出操作的界面上选择的是具体的年度而非账套 年度账的恢复操作与账套的恢复操作的不同之处在于恢复的是年度数据备份文件 ( 由系统卸出的年度账的备份文件, 前缀名统一为 UF2KYer) 4. 清空年度数据如果发现某年度账中错误太多, 或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度, 可使用清空年度数据的功能 清空 并不是指将年度账的数据全部清空, 而还是要保留一些信息的, 主要有基础信息 系统预置的科目报表等 以账套主管的身份注册, 并且选定账套, 进入系统管理界面, 在 年度账 菜单中选择 清空年度数据 项, 在界面中的会计年度栏目选择要清空的年度账的年度, 单击 确定 按钮, 即可清空年度数据库 第二节 基础设置 用友通的基础设置包括基本信息 机构设置 往来单位 存货 财务 收付结算 购销存 网上银行 单据设计 常用摘要 自定义项等类别 在用友通主界面的 基础设置 模块可集中进行基础信息设置, 其他核算子系统也可进行相关基础信息的设置 本节主要介绍四大类基础信息 : 机构设置 往来单位 财务 收付结算 其他基础信息设置在相关子系统中进行介绍 启动用友通, 可在桌面双击 用友通 快捷方式或在 选择 菜单中选择 程序 用友通系列管理软件 用友通 用友通, 屏幕显示 注册 控制台 窗口, 如图 2-20 所示 输入用户名及其密码, 选择需要进入的账套 会计年度及操作日期, 单击 确定 按钮后即可进入用友通主界面 进入用友通主界面时, 系统会自动弹出 期初档案录入 窗口, 如图 2-21 所示, 方便用户进行各项基础档案设置 当基础设置工作完成后, 可将期初档案录入窗口下方 下次登陆时, 显示本页面 前复选框中的 去掉, 登录系统时就直接显示用友通主界面 今后如有需要, 可选择用友通主界面 基础设置 菜单中的 基础档案初始化 项调出 期初档案录入 窗口

41 第二章账套管理及基础设置 29 图 2-20 注册 控制台 窗口 一 部门 职员设置 1. 部门档案 图 2-21 期初档案录入 窗口 科学出版社职教技术出版中心 部门档案包含部门编码 部门名称 负责人 部门属性 电话 地址 备注 等信息 其中, 部门编码和部门名称必须录入, 且部门编码应符合预设的编码级次原则, 必须唯一, 其他栏目可以为空

42 30 会计电算化 操作过程 1) 进入 部门档案 窗口后, 在工具条中用单击 增加 按钮或按 F5 键, 在窗口右面输入部门编号 部门名称 负责人 部门属性 电话 地址 备注等信息, 然后单击 保存 按钮或按 F6 键, 窗口左边显示出增加的部门即表示该部门已增加成功, 如图 2-22 所示 图 2-22 增加部门 2) 若要修改部门档案, 可在 部门档案 窗口左边将光标定位到要修改的部门编号上, 单击 修改 按钮 这时窗口即处于修改状态, 可以对部门名称 负责人 部门属性 电话 地址 备注等信息进行修改, 但部门编号不能修改 3) 若要删除某个部门, 可将光标放在要删除的部门上, 单击 删除 按钮, 系统将提示 确实要删除该部门信息吗?, 单击 是 即可删除此部门 若部门被其他对象引用后就不能被删除 特别提醒 常见误操作分析

43 第二章账套管理及基础设置 F6 2. 职员档案职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表, 包括职员编号 名称 所属部门及职员属性等 职员编号必须唯一, 职员编号和职员名称必须输入 操作过程 1) 进入职员档案界面后, 屏幕上出现一空白行, 在职员编号 职员名称 所 属部门及职员属性等栏目中输入适当内容 其中 所属部门 一栏可输入相应的部门编码, 系统自动转换为部门名称, 或者双击栏目右边的放大镜进行参照输入 输入完毕后按回车键保存记录并出现下一空白行, 如图 2-23 所示 图 2-23 输入职员档案 科学出版社职教技术出版中心 2) 若要修改某个职员档案, 可将光标定位到要修改的职员上, 双击所要修改的内容, 即可进入修改状态进行修改 当变更职员所属部门时, 系统询问 是否真的要调整明细账与总账部门信息, 如选择 是, 则系统在后台完成调整 3) 若要删除一个职员档案, 可将光标放在要删除的职员上, 单击 删除 按

44 32 会计电算化 钮, 系统提示 确实要删除职员档案 -XX 吗?, 单击 是 即可删除此职员 常见误操作分析 二 往来单位设置 1. 客户分类如果企业的客户众多 分布面广, 需要对客户进行分类管理, 可以通过客户分类功能将客户按行业 地区等进行划分, 建立客户分类体系 没有对客户进行分类管理需求的用户可以不使用本功能 建立起客户分类后, 用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下 操作过程 1) 进入 客户分类 窗口后, 单击 增加 按钮, 在窗口右边输入类别编码和类别名称, 类别编码必须唯一并符合编码原则 按回车键后系统进行保存并将该类别显示在左边的窗格中 此时光标停留在 类别编码 栏目, 如需继续增加, 直接输入下一分类即可, 不必再单击 增加 按钮, 如图 2-24 所示 2) 客户分类必须逐级增加 除了一级客户分类之外, 新增的客户分类的分类编码必须有上级分类编码 例如, 编码级次结构为 **.**.***, 那么, 0101 这个编码只有在编码 01 已存在的前提下才是正确的

45 第二章账套管理及基础设置 33 图 2-24 客户分类 3) 若要修改某个客户分类, 可将光标定位到要修改的客户分类上, 单击 修 改 按钮, 即可进入客户分类修改界面, 对需要修改的项目进行调整, 修改完毕后, 单击 保存 按钮, 即可保存当前客户分类的修改 4) 若要删除某个客户分类, 可将光标移到要删除的客户分类上, 单击 删除 按钮, 即可删除当前分类 但是, 已经使用的客户分类不能删除 非末级客户分类也不能删除 5) 有下级分类码的客户分类前会出现带框的 + 号, 双击该分类码或单击 + 号时, 会弹出下级分类码, 分类码前的 + 号变成 - 号, 再次双击该分类码或单击 - 号, 会隐藏下级分类码 2. 客户档案 客户档案功能完成对销售客户档案的设置和管理 在存货管理等业务中需要处理的客户的档案资料, 应先行在本功能中设定, 平时如有变动应及时在此进行调整 客户档案输入界面包括四个页面 :1 基本 页, 记录客户编号 客户名称 客户简称 所属分类码 所属地区码 客户总公司 所属行业 税号 法人 开户银行 银行账号等信息 ;2 联系 页, 记录地址 邮政编码 联系人 地址 电话 传真 呼机 手机 发货地址等信息 ;3 信用 页, 记录应收余额 扣率 信用等级 信用额度 信用期限等信息 ;4 其他 页, 记录分管部门 专营业务员 发展日期 停用日期 使用频度等信息 操作过程 科学出版社职教技术出版中心 1) 客户档案操作界面中, 左边是客户分类, 右边是客户档案列表 在左边的树型列表中选择一个末级的客户分类 ( 如果建立账套时设置客户不分类, 则不用进行选择 ), 单击 增加 按钮, 系统弹出 客户档案卡片 窗口, 进入增加状态 输入客户有关信息后, 单击 保存 按钮, 则保存当前输入信息, 如图 2-25 所示

46 34 会计电算化 图 2-25 客户档案卡片 窗口 特别提醒 2) 若要修改客户信息, 可在客户列表中选中要修改的客户, 单击 修改 按钮, 进入修改状态 3) 如要将两个客户档案进行合并, 可单击客户档案中的 并户 按钮, 弹出 并户 对话框, 输入被并户的客户编码以及并至客户处的编码, 然后单击 确认 按钮即可 系统提示并户成功, 则表明已完成并户, 被并户的客户将不再出现在客户列表中 4) 如要删除某一客户档案, 可将光标移到要删除的客户上, 单击 删除 按钮, 即可删除当前客户 但是, 已经使用的客户不能删除 5) 在客户档案中显示的内容可自由设置 单击客户档案操作界面的 设置 按钮, 出现栏目选择框, 根据需要选择相应的栏目, 然后单击 确认 按钮, 则显示客户时系统将按设置的栏目进行显示 6) 查询客户资料时如何排序 : 可在客户档案中选中要排序的栏目, 选中的栏目以蓝色显示, 然后右击, 选择排序的方式 : 升序或降序 选择后系统则自动进行排序 若想一次选择多个栏目进行排序, 例如, 想按 所属地区 + 客户编号 排序, 可先将所属地区和客户编号排列在一起, 然后选中所属地区码和客户编号, 然后右击, 选择升序或降序即可 7) 查询客户档案列表时可自由设置各栏目的顺序 : 单击要改变顺序的栏目的标题, 直到鼠标由通常的箭头状态变为 状态, 此时不能松开鼠标按键, 继续拖动鼠标在栏目的标题间移动, 直到将该栏目移到合适的位置为止 所有需要

47 第二章账套管理及基础设置 35 调整位置的栏目均可按此方法进行设置 赘述 供应商分类及供应商档案的设置方法与客户分类及客户档案相同, 在此不再 三 会计科目设置 1. 增加会计科目 企业会计核算执行国家统一的会计制度, 因而在建立核算账套时可以根据单 位的实际情况, 选择预置相应行业的会计科目 若建账时选择预置 2007 年新会计准则科目的话, 则进入会计科目设置界面时, 科目列表上会显示系统已预置 156 个会计科目, 其中资产类 69 个, 负债类 35 个, 共同类 5 个, 所有者权益类 7 个, 成本类 7 个, 损益类 33 个 企业需要增加的, 是在这 156 个科目之外, 根据管理的要求增设的明细科目 GHCK 操作过程 在会计科目浏览窗口单击 增加 按钮, 进入会计科目页编辑界面, 输入科 目信息, 如图 2-26 所示 输入完成后, 单击 确认 按钮, 保存刚才的输入 ; 单 击 关闭 按钮返回会计科目浏览窗口, 工行存款 科目已显示在科目 列表中 图 2-26 新增会计科目 科学出版社职教技术出版中心

48 36 会计电算化 会计科目增加窗口各栏目填列要点如下 : 1) 科目编码 科目编码必须唯一, 科目编码必须按其级次的先后次序建立 科目编码只能由数字 (0~9) 英文字母(A~Z 及 a~z) 及减号 (-) 正斜杠 (/) 表示, 其他字符禁止使用 特别提醒 2) 科目名称 分为科目中文名称和科目英文名称, 可以是汉字 英文字母或数字, 可以是减号 (-) 正斜杠(/), 但不能输入其他字符 科目中文名称最多可输入 20 个汉字, 科目英文名称最多可输入 100 个英文字母 3) 科目类型 行业性质为企业时, 科目类型分为资产 负债 所有者权益 成本 损益, 没有成本类的企业可不设成本类 资产类科目编码的首位为 1, 负债类为 2, 所有者权益类为 3, 成本类为 4, 损益类为 5 增加明细科目时, 系统自动调整为其上级科目的科目类型, 若新增一级科目, 则需要从下拉框中选择相应的类型, 如果没有做出正确的选择, 在保存时系统会弹出警告信息 : 科目编码首位与分类编号不符, 接受此编码吗? 4) 助记码 用于帮助记忆科目, 一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成, 例如, 管理费用 的助记码可设为管理费用的拼音字头 glfy, 这样在制单或查账中需录管理费用时, 可录其助记码 glfy, 而不用录汉字管理费用, 这样可加快录入速度, 也可减少汉字录入的量 在需要录入科目的地方输入助记码, 系统可自动将助记码转换成科目名称 5) 账页格式 定义该科目在账簿打印时的默认打印格式 系统提供了金额式 外币金额式 数量金额式 外币数量式四种账页格式供选择 一般情况下, 有外币核算的科目可设为外币金额式, 有数量核算的科目可设为数量金额式, 既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式, 既无外币又无数量核算的科目可设为金额式 6) 辅助核算 也叫辅助账类, 用于说明本科目是否有其他核算要求, 系统除完成一般的总账 明细账核算外, 还提供以下几种专项核算功能供用户选用 : 部门核算 个人往来 客户往来 供应商往来 项目核算 一个科目可同时设置两种专项核算, 但个人往来不能与其他专项一同设置, 客户与供应商核算不能一同设置 辅助账类必须设在末级科目上, 但为了查询或出账方便, 有些科目也可以在末级和上级设账类 7) 其他核算 用于说明本科目是否其他要求, 如银行账 日记账等 一般情

49 第二章账套管理及基础设置 37 况下, 现金科目要设为日记账, 银行存款科目要设为银行账和日记账 8) 科目性质 ( 余额方向 ) 增加登记在借方的科目, 科目性质为借方 ; 增加登记在贷方的科目, 科目性质为贷方 一般情况下, 资产类科目的科目性质为借方, 负债类科目的科目性质为贷方 只能在一级科目设置科目性质, 下级科目的科目性质与其一级科目的相同 已有数据的科目不能再修改科目性质 9) 外币核算 用于设定该科目核算的是否有外币核算以及核算的外币名称 一个科目只能核算一种外币, 如果此科目核算的外币币种没有定义, 可以单击外币币种下拉框旁边的 参照 按钮, 进入 汇率管理 中进行定义 10) 数量核算 用于设定该科目是否有数量核算以及数量计量单位 计量单位可以是任何汉字或字符, 如千克 件 吨等 2. 修改会计科目修改会计科目功能主要用于两方面 : 一是修改系统预置科目的某些栏目, 如辅助账类的设置与调整 ; 二是更正增加会计科目时出现的输入错误 操作过程 第一步, 将光标移到要修改的科目上, 单击 修改 或双击该科目, 即可进入会计科目修改界面 第二步, 单击 修改 按钮, 进入修改状态, 可以在此对需要修改的项目进行调整, 修改完毕后, 单击 确认 按钮, 如果想放弃修改, 单击 取消 按钮即可 如果要继续修改, 可利用控制板上的按钮定位到第一个科目 上一个科目 下一个科目 最后一个科目, 找到需要修改的科目, 重复上述步骤即可 常见误操作分析 科学出版社职教技术出版中心

50 38 会计电算化 3. 指定会计科目 (1) 指定现金 银行科目指定的现金 银行存款科目供出纳管理使用, 所以在查询现金 银行存款日记账前, 必须指定现金 银行存款总账科目 操作过程选择 编辑 菜单下的 指定科目 项, 首先指定现金总账科目, 双击 1001 现金 将其从 待选科目 框选入 已选科目 框 ; 然后在对话框左边选择 银行总账科目 项, 在 待选科目 框双击 1002 银行存款, 将其选入已选科目窗口, 单击 确认 按钮即可, 如图 2-27 所示 图 2-27 指定科目 对话框 (2) 指定现金流量科目此处指定的现金流量科目供编制出现金流量表时取数函数使用, 所以在录入凭证时, 对指定的现金流量科目系统自动弹出窗口要求指定当前录入分录的现金流量项目

51 第二章账套管理及基础设置 39 操作过程 选择 编辑 菜单下的 指定科目 项, 双击待选科目或用 > 按钮 选择现金流量科目, 选择完毕后, 单击 确认 按钮即可 4. 查询 使用会计科目 为便于用户查询和使用会计科目, 系统设置了 科目参照, 在总账系统或其 他系统中输入会计科目时, 可以按 F2 键或者单击放大镜按钮, 系统就会弹 出科目参照窗口供查询与选用 科目参照提供了强大的科目检索 模糊查询 过滤 编辑功能 它可以有效地提高录入速度, 增强系统的灵活性 主要功能如下 : (1) 手工查询选用在科目参照中列出科目类型, 双击科目类型可展开此类型下的所有一级科目 单击科目, 若科目有下级则双击该科目可以展开 / 缩回其下级科目 选定科目后单击 确定 按钮可将该科目回显在输入框中, 若科目为末级科目, 也可以双击它返回 (2) 模糊查询选用可以按科目编码 科目名称和助记码进行模糊查询 例如, 要查询 应交税费 应交增值税 进项税额 科目, 知道 应交税费 科目代码为 2221, 可输入 2221 后按 F2 键或者单击放大镜按钮, 系统定位到科目编码以 2221 为首的第一个科目, 然后再查询其下级明细科目 ; 或者输入 进 字后按 F2 键或者单击放大镜按钮, 系统列示科目名称第一个字为 进 的所有科目, 然后从中选择, 如图 2-28 所示 如建立科目时设置了助记码, 也可输入助记码将与之匹配的科目都过滤出来, 并按科目编码的先后顺序排列 图 2-28 查询选用 科学出版社职教技术出版中心

52 40 会计电算化 (3) 定义常用科目在科目参照中单击一科目, 再单击 常用 按钮, 那么, 这个科目就被设成了常用科目 展开目录树中的 常用 分支, 可以看到所定义的常用科目 如果想取消该常用科目, 可以在目录树中展开 常用 分支, 选择要取消的科目即可, 再单击 常用 按钮, 则此科目将不再是常用科目了 (4) 编辑会计科目在科目参照中单击 编辑 按钮, 可以调用会计科目设置功能对科目进行设置 常见误操作分析 Ctrl D 四 项目档案设置 一个单位项目核算的种类可能多种多样, 比如说, 在建工程 对外投资 技术改造 融资成本 在产品成本 课题 合同订单 为此应允许企业定义多个种类的项目核算, 因此, 可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类 一个项目大类可以核算多个项目, 为了便于管理, 我们还可以对这些项目进行分类管理 操作过程第一步, 在会计科目设置功能中将 基本生产成本 制造费用 及其明细科目的辅助账类修改为项目核算 第二步, 定义 生产成本 项目大类 在系统初始化菜单中进入项目档案设

53 第二章账套管理及基础设置 41 置窗口, 单击 增加 按钮, 屏幕显示增加项目大类向导一, 输入项目大类名称 生产成本, 如图 2-29 所示 单击 下一步 按钮显示增加项目大类向导二, 可定义项目分类的级次, 如不修改默认级次, 可直接单击 下一步 按钮显示增加项目大类向导三, 定义项目栏目 定义完毕单击 完成 按钮, 返回项目档案设置窗口 图 2-29 项目大类向导一 第三步, 指定核算科目, 在项目档案设置窗口中, 生产成本 为当前核算大类时, 在 待选科目 框中双击 基本生产成本 直接材料 直接人工 制造费用 等科目, 或用 按钮将这些科目选入 已选科目 框, 如图 2-30 所示, 单击 确定 按钮完成核算科目的指定 特别提醒 第四步, 定义项目分类 在 项目档案 窗口的左边, 选择 项目分类定义 项, 在 分类编码 栏目输入 1, 在 分类名称 栏目输入 甲类产品, 单击 确定 按钮, 系统保存此分类并在左边窗口显示出来 ; 继续输入分类编码 2 分类名称 乙类产品 并确认保存, 如图 2-31 所示 特别提醒 科学出版社职教技术出版中心

54 42 会计电算化 图 2-30 指定核算科目 图 2-31 定义项目分类第五步, 项目目录维护 在 项目档案 窗口的左边, 选择 项目目录 项, 然后单击窗口右下角的 维护 按钮, 进入 项目目录维护 窗口 在项目编号 项目名称 所属分类码等栏目输入相应的内容 ( 所属分类码可参照输入 ), 如图 2-32 所示, 单击 退出 按钮返回 项目档案 窗口, 完成项目目录维护 若要使用财务报表中现金流量表的取数函数来编制现金流量表, 在增加项目大类时可选定 现金流量项目, 并在科目定义中指定哪些科目是要进行现金流量核算的科目, 则在制单时, 系统要求指定每笔分录对应的现金流量项目

55 第二章账套管理及基础设置 43 图 2-32 项目目录维护 问 常见误操作分析 题 : 设置项目档案中的核算项目时, 发现待选科目窗口中无可选科目 原因分析 : 编辑会计科目时未设立项目核算科目 解决方法 : 将需要进行项目核算的科目属性修改为项目核算 再次进入项目 五 凭证类别设置 目录设置核算科目时即可在待选科目窗口看到已设置为项目核算的科目 在填制凭证前, 必须进行凭证类别设置 系统准备了四种凭证分类供预置 : 1 记账凭证 ;2 收款 付款 转账凭证 ;3 现金 银行 转账凭证 ;4 现金收款 现金付款 银行收款 银行付款 转账凭证 也可以由用户自定义凭证类别 为防止凭证类别选用错误, 设置凭证类别时, 系统允许设置相应的限制类型和限制科目, 共有五种限制类型供选择 :1 借方必有 制单时, 此类凭证借方至少有一个限制科目有发生 2 贷方必有 制单时, 此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生 3 凭证必有 制单时, 此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生 4 凭证必无 制单时, 此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生 5 无限制 制单时, 此类凭证可使用所有合法的科目限制科目由用户输入, 可以是任意级次的科目, 科目之间用逗号分割, 数量不限, 也可参照输入, 但不能重复录入 操作过程 科学出版社职教技术出版中心 第一步, 选择系统初始化菜单中的 凭证类别 项, 在弹出的凭证类别预置

56 44 会计电算化 界面中选择第二种分类方式 : 收款凭证付款凭证转账凭证, 确定后进入 凭证类别 窗口 第二步, 系统预置凭证类别的限制类型均为 无限制, 双击收款凭证的 限制类型 栏目, 在下拉框中选择 借方必有, 然后在 限制科目 栏目输入 1001,100201,100202, 也可以按 F2 键或双击栏目进入科目参照, 从中逐项选出 1001 现金 工行存款 中行存款 等三个科目 用同样的方法设置好付款凭证和转账凭证的限制类型和限制科目, 如图 2-33 所示 完成后退出设置窗口 图 2-33 设置凭证类别 特别提醒 1 2 Esc 3 4

57 第二章账套管理及基础设置 45 常见误操作分析 问题一 : 在进行凭证类别设置 项目档案设置等操作中, 若误增了一条记 录, 不想继续编辑, 单击 退出 按钮时, 系统提示 : 不能为空, 退不出来 原因分析 : 在编辑新记录时, 系统只检查用户输入内容是否符合所在栏目的要求, 若符合要求, 进入下一栏目, 不符合则要求继续编辑 解决方法 : 按 Esc 键即可放弃编辑当前记录, 然后退出该功能 问题二 : 设置凭证类别的限制科目时输入现金及银行存款科目代码, 按回车键确定时系统提示 科目编码有误! 经查, 科目编码并没有错误 原因分析 : 问题出在输入法的标点状态处于中文标点状态下, 输入的逗号比英文标点下的逗号要大 解决方法 : 将标点状态切换到英文标点, 或将输入法状态切换到英文状态, 修改逗号后, 系统接受所作设置, 问题即可解决 六 其他有关设置 1. 外币汇率 汇率管理是专为外币核算服务的, 在此可以对本账套所使用的外币进行定义 ; 填制凭证时所用的汇率应先在此进行定义, 以便制单时调用, 减少录入汇率的次数和差错 当汇率变化时, 应预先在此进行定义, 否则, 填制凭证时不能正确录入汇率, 对于使用固定汇率 ( 即使用月初或年初汇率 ) 作为记账汇率的用户, 在填制每月的凭证前, 应预先在此录入该月的记账汇率, 否则在填制该月外币凭证时, 将会出现汇率为零的错误, 对于使用变动汇率 ( 即使用当日汇率 ) 作为记账汇率的用户, 在填制该天的凭证前, 应预先在此录入该天的记账汇率 操作过程 在系统初始化菜单中选择 外币汇率 项, 进入 外币设置 窗口, 单击 增加 按钮, 在空格处输入外币名称 外币符号等信息, 确认后输入记账汇率即可, 如图 2-34 所示 2. 结算方式 科学出版社职教技术出版中心 结算方式功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式 它与

58 46 会计电算化 财务结算方式一致, 如现金结算 支票结算等 结算方式最多可以分为两级 结算方式编码级次的设定在建账的编码部分中进行 图 2-34 外币设置 操作过程单击 外币设置 窗口的 增加 按钮, 在界面的右边相应栏目中输入适当内容, 此时, 保存 按钮自动激活, 单击 保存 按钮便可将本次增加或修改的内容保存, 并在左边部分的树形结构中添加和显示 七 公共目录复制系统中的 总账工具 提供了在不同账套间复制公共目录的功能 若新建账套的公共目录与已建立账套的公共目录相同或类似, 可以使用该功能对公共目录进行复制 操作过程第一步, 单击系统服务菜单中的 总账工具, 或者在软件运行路径下, 运行 Pzinsert.exe 文件, 屏幕显示总账工具的界面 第二步, 选择 数据源 和 目的数据 数据源为从本账套向外复制数据的账套, 可选择 SQL SERVER 数据并指定账套及年度 目的数据为要复制外部数据的账套 单击 注册 按钮, 选择要复制入数据的账套

59 第二章账套管理及基础设置 47 第三步, 数据源 目的数据内容输入后, 双击要进行复制的目录图标, 即可 将 数据源 中的目录复制到所选 目的数据 账套中去了 特别提醒 1 2 练习 题 一 单项选择题 1. 账务系统一般只允许 ( ) 注册进入系统管理 A. 单位领导 B. 系统管理员和账套主管 C. 系统管理员 D. 账套主管 2. 操作员初始密码由 ( ) 指定 A. 账套主管 B. 操作员本人 C. 企业老总 D. 系统管理员 3. 账套建立以后如果需要修改, 可以由账套主管来进行, 但 ( ) 不能修改 A. 启用会计日期 B. 操作人员 C. 会计科目 D. 科目余额 4.( ) 有权在系统中建立企业账套 A. 销售总监 B. 企业老总 C. 系统管理员 D. 账套主管 5.( ) 是区分不同操作员的唯一标志 A. 操作员权限 B. 操作员姓名 C. 操作员编号 D. 操作员口令 6.( ) 可以作为区分不同账套数据的唯一标识 A. 账套号 B. 账套名称 C. 单位名称 D. 账套主管 7. 对所管辖的账套来说,( ) 是级别最高的, 拥有所有模块的操作权限 A. 单位领导 B. 操作人员 科学出版社职教技术出版中心

60 48 会计电算化 C. 系统主管 D. 账套主管 8.( ) 不属于企业基础信息设置 A. 多栏账定义 B. 客户档案 C. 职员档案 D. 部门档案 9. 下列说法错误的是 ( ) A. 企业可以为下属独立核算单位各自建立一套账 B. 账套间数据相互独立 C. 账套间数据可以相互利用 D. 企业只能建立一个账套 10. 建账的内容一般不包括 ( ) A. 核算类型 B. 单位基本信息 C. 编码规则 D. 操作人员 二 多项选择题 1. 关于删除账套, 正确的说法是 ( ) A. 只有账套主管才能删除账套 B. 正在使用的账套不允许删除 C. 删除账套前系统会进行强制备份 D. 系统不提供删除账套的功能 2. 基础信息设置中包括的分类信息有 ( ) A. 存货分类 B. 职员分类 C. 地区分类 D. 客户分类 3. 账套管理包括 ( ) A. 账套输出 B. 账套引入 C. 账套修改 D. 账套建立 4. 账套核算类型一般包括 ( ) A. 行业性质 B. 记账本位币 C. 编码规则 D. 数据精确度 5. 建立账套完成后,( ) 不能修改 A. 账套主管 B. 账套号 C. 启用会计期 D. 账套名称 6. 下列哪些功能在系统管理模块实现 ( ) A. 账套管理 B. 年度账管理 C. 账簿管理 D. 操作员管理

61 第二章账套管理及基础设置 账套主管的权限应包括 ( ) A. 建立账套 B. 修改账套 C. 启用系统 D. 清空年度数据 8. 如果在建立账套时错误地设置了 分类编码方案 应在 ( ) 功能中修改 A. 账套 / 建立 B. 账套 / 修改 C. 账套 / 输出 D. 基础设置 / 基本信息 / 编码方案 9. 系统管理员的权限主要包括 ( ) A. 建立账套 B. 修改账套 C. 启用系统 D. 账套备份 10. 在账套备份功能中可以实现 ( ) 操作 三 是非判断题 A. 账套备份 B. 账套引入 C. 账套删除 D. 账套修改 ( )1. 设置基础档案之前应首先确定基础档案的分类编码方案, 基础档案的设置必须 遵循分类编码方案中的级次和各级编码长度的设定 ( )2. 单位名称是区分系统内不同账套的唯一标志 ( )3. 企业基础信息设置既可以在基础设置模块中进行, 也可以在进入各个子系统后 进行设置, 其结果都是由各个模块共享 ( )4. 在设置供应商分类的前提下, 必须先设置供应商分类才能建立供应商档案 ( )5. 初始设置工作在系统投入使用时进行, 以后一般不再重新设置或修改 ( )6. 操作员和操作员权限可以随时删除 ( )7. 系统管理员和账套主管均可以完成系统启用的操作 ( )8. 系统管理员 admin 的初始口令为空 ( )9. 系统管理员和账套主管均可以完成建立账套的操作 ( )10. 系统管理员与账套主管均可登陆系统管理模块 实训目的 实训一 建账及财务分工 掌握用友通系统中系统管理的相关内容, 理解系统管理在用友通中的作用及重要性, 充分 理解财务分工的意义 实训内容 1) 建立核算单位账套 科学出版社职教技术出版中心

62 50 会计电算化 2) 增加操作员 3) 进行财务分工 4) 账套数据备份及恢复 实训资料 1. 建立新账套 (1) 账套信息账套号 :3+ 两位数学号, 如 等, 或由教师指定 ; 账套名称 : 江南机械制造股份有限公司 ; 账套路径 :E:\ ( 学生所在班级名称 ); 启用日期 :2007 年 12 月 01 日 ; 会计期间设置 :1 月 1 日到 12 月 31 日 (2) 单位信息单位名称 : 江南机械制造股份有限公司 ; 单位简称 : 江南机械 地址 : 上海市浦东区杨高北路 888 号 ; 法定代表人 : 张良 ; 邮政编码 :201003; 联系电话及传真 : ; 电子邮件 : JNJX@163.net; 税号 : (3) 核算类型本币名称 : 人民币 ( 代码 :RMB); 行业性质 :2007 年新会计准则 ; 建账时按行业性质预置会计科目 (4) 基础信息进行经济业务处理时, 需要对存货 客户 供应商进行分类, 有外币核算 (5) 分类编码方案会计科目编码级次 :42222; 客户分类编码级次 :223; 部门编码级次 :122; 地区分类编码级次 :223; 存货分类编码级次 :223; 收发类别编码级次 :12; 结算方式编码级次 :12; 供应商分类编码级次 :223; 存货数量 存货单价 开票单价 件数及换算率的小数位均为 2 建账后立即以 2007 年 12 月 1 日启用总账系统 2. 财务人员及其权限 (1) 账套主管 杨华 ( 口令 :1) 1) 拥有账套的全部系统管理权 2) 负责会计软件运行环境的建立, 以及各项初始设置工作 3) 负责会计软件的日常运行管理工作, 监督并保证系统的有效 安全 正常运行 4) 负责财务分析 (2) 会计 周峰 ( 口令 :2) 1) 审核业务 (GL0204) 2) 管理账簿及月末处理 (GL0108 GL0109 GL0301~GL0316 GL1501~GL1510) 3) 负责对账和结账工作 (GL1511 GL1512)

63 第二章账套管理及基础设置 51 (3) 会计 ( 学生本人姓名 )( 口令 :3) 1) 负责除出纳签字 审核凭证外其他凭证处理工作 (GL0201 GL0202 GL0205~ GL0208) 2) 余额表查询 (GL0303) (4) 出纳 李文秀 ( 口令 :4) 1) 负责现金管理 (CS0109~CS0408,GL0077) 2) 具有出纳签字权 (GL0203) 注 : 以上操作员 ID 由教师指定, 例如, ; ; ;A1 A2 A3 A4;A B C D 等 若操作系统无还原设置, 不同班级操作员 ID 设置应避免雷同 3. 账套备份路径在 E 盘建立以学生所在班级为名称的文件夹, 作为账套路径, 并在其中建立 XXX 账套备份 文件夹, 用来存放账套备份数据 例如, 会计 08 班 25 号学生, 可在 E 盘建立 会计 08 文件夹, 以 E:\ 会计 08 为路径建立 325 账套, 然后在 会计 08 文件夹中新建 325 账套备份 文件夹存放备份数据 实训二 基础设置 实训目的掌握基础档案设置的操作技能, 理解基础档案设置的作用 实训内容 1) 设置基础档案 2) 备份账套数据 实训准备引入 实训一建账及财务分工 的备份数据 实训资料本实训由账套主管杨华登录用友通操作 1. 机构设置 (1) 部门档案部门档案见表 2-1 科学出版社职教技术出版中心

64 52 会计电算化 表 2-1 部门档案 部门编码 部门名称 部门属性 部门编码 部门名称 部门属性 1 综合处 管理 202 加工车间 基本生产 101 办公室 管理 203 装配车间 基本生产 102 财务科 管理 3 销售处 销售 103 供应科 供应 301 本地销售部 销售 2 生产处 基本生产 302 外地销售部 销售 201 铸造车间 基本生产 (2) 职员档案 职员档案见表 2-2 表 2-2 职员档案 职员编号 职员姓名 所属部门 职员属性 001 张良 办公室 总经理 002 王燕 办公室 办公室主任 003 杨华 财务科 会计主管 004 周峰 财务科 会计 005 ( 学生本人姓名 ) 财务科 会计 006 李文秀 财务科 出纳 007 朱涛 供应科 管理人员 008 刘月如 供应科 管理人员 009 郑玮 铸造车间 生产人员 010 杜小刚 加工车间 生产人员 011 徐永福 装配车间 生产人员 012 许晓芳 本地销售部 销售人员 013 陈达海 外地销售部 销售人员 2. 往来单位设置 (1) 客户 供应商分类 客户 供应商分类见表 2-3 表 2-3 客户 供应商分类 客户分类编码 客户分类名称 供应商分类编码 供应商分类名称 01 本地 01 本地 02 外地 02 外地

65 第二章账套管理及基础设置 53 续表 客户分类编码 客户分类名称 供应商分类编码 供应商分类名称 0201 华中 0201 华中 0202 华东 0202 华东 0203 华南 0203 华南 0204 华北 0204 华北 0205 西南 0205 西南 0206 西北 0206 西北 0207 东北 0207 东北 (2) 客户档案 客户档案见表 2-4 表 2-4 客户档案 客户编号 客户名称 客户简称 客户分类 001 上海利华机电公司 利华机电 本地 002 常州市五交化公司 常州五交 华东 003 南昌八方股份有限公司 八方股份 华南 004 北京华泰商贸中心 华泰商贸 华北 (3) 供应商档案 供应商档案见表 2-5 表 2-5 供应商档案 供应商编号供应商名称供应商简称供应商分类 001 哈尔滨物资供应公司哈物供东北 002 天津宏远公司天津宏远华北 003 上海大地股份有限公司大地股份本地 004 重庆钢铁厂重庆钢铁西南 3. 收付结算设置 (1) 结算方式 结算方式见表 2-6 科学出版社职教技术出版中心

66 54 会计电算化 表 2-6 结算方式 结算方式编码 结算方式名称 票据管理 结算方式编码 结算方式名称 票据管理 1 现金结算 否 4 汇兑 否 2 支票结算 是 401 电汇 否 201 现金支票 是 402 信汇 否 202 转账支票 是 5 委托收款 否 3 商业汇票 否 6 银行汇票 否 301 商业承兑汇票 否 7 托收承付 否 302 银行承兑汇票 否 8 其他 否 (2) 外币汇率设置 币符 :$; 币名 : 美元 ; 保留 3 位小数 ; 折算方式 : 外币 汇率 = 本位币 ;2007 年 12 月 份记账汇率 :7.420

67 第三章账务处理系统 第一节 账务处理系统概述 一 主要功能 账务处理系统是会计电算化会计系统的核心模块, 在用友通中, 账务处理系统包括总账系统 现金管理 往来管理 项目管理等四大模块 主要有系统初始设置 凭证处理 现金管理 账簿管理 辅助核算 期末处理等功能模块 1. 初始设置 建立核算账套并设置了基础信息后, 启用总账系统, 设置各项参数, 划分制单 审核 明细账查询等权限, 输入期初余额, 将通用的总账系统设置成适合本单位实际需要的专用系统 2. 凭证处理 凭证处理包括记账凭证的填制 修改 删除 查询 审核 汇总及记账等功能 通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性 提供资金赤字控制 支票控制 预算控制 外币折算误差控制以及查看最新余额等功能, 加强对发生业务的及时管理和控制 标准凭证格式的引入和引出, 可完成不同机器中总账系统凭证的传递 3. 现金管理 现金管理系统为出纳人员提供一个集成办公环境, 加强对现金及银行存款的管理 可完成银行日记账 现金日记账, 随时出最新资金日报表 余额调节表以及进行银行对账 4. 账簿管理 科学出版社职教技术出版中心 随时提供总账 余额表 序时账 明细账 多栏账等标准账表, 并可查询包

68 算控制 56 会计电算化 含未记账凭证的最新数据 能够同时查询上级科目总账数据及末级科目明细数据的月份综合明细账 5. 辅助核算提供个人借款管理 部门核算 项目管理 应收应付管理等功能 6. 期末处理自动完成月末分摊 计提 对应转账 销售成本 汇兑损益 期间损益结转等业务 进行试算平衡 对账 结账 生成月末工作报告 灵活的自定义转账功能 各种取数公式可满足各类业务的转账工作 二 总账系统与其他子系统间的数据传递关系总账系统属于财务管理系统的一部分, 而财务系统与其他系统成并行关系 账务系统既可独立运行, 也可同其他系统协同运转 总账系统与其他子系统之间的数据传递关系如图 3-1 所示 采购入库单 库存管理系统入库单出库单销售出库单 采购管理系统 采购发票付款核销单转账业务 核算系统 凭证销售发票收款核销单转账业务 销售管理系统 凭证工资管理系统总账系统固定资产管理系统凭证预财务报表系统 财务分析系统 图 3-1 总账系统与其他子系统之间的数据传递关系 1) 采购 销售 库存管理系统产生的购销单据及客户 供应商往来业务通过核算系统生成凭证传递到总账系统 2) 工资管理系统生成工资分摊凭证传递到总账系统 3) 固定资产管理系统生成固定资产增减变动及折旧计提等凭证传递到总账系统 4) 总账系统为财务报表系统 财务分析系统提供财务数据生成财务报表及其

69 第三章账务处理系统 57 他财务分析表 5) 财务分析系统向总账系统提供预算数, 对总账系统中的填制凭证进行预算控制 三 账务处理系统热键及快捷键 账务处理系统热键及快捷键见表 3-1 表 3-1 账务处理系统快捷键一览 快捷键使用处功能 F1 系统各处帮助 F2 系统各处参照 F3 调用常用凭证 摘要选入常用凭证 摘要 F5 填制凭证等增加单据 F6 填制凭证等保存 F7 系统各处查看会计日历 F8 系统各处切换科目 F9 系统各处计算器 F11 制单反算外币 汇率 F12 审核凭证审核凭证 = 制单计算借贷方差额 Ctrl+I 系统各处增加 ( 插入 ) 记录 Ctrl+D 系统各处删除记录 Ctrl+K 系统各处查询 Ctrl+P 系统各处打印 Alt+F4 系统各处退出 快捷键 : 在系统各级菜单中, 各项功能的文字说明后都带有代表该功能的快捷字母键, 如 (S) (D) 等 使用时, 先调用一级菜单, 按住 Alt 键的同时按住 该菜单项的快捷字母键, 该菜单的下级菜单项自动下拉调出 ; 再调用其某下级菜单, 只需按该菜单项的快捷字母键, 即可执行该菜单项的功能 一 系统参数设置 第二节账务处理系统的初始设置 科学出版社职教技术出版中心 启用总账系统时, 要根据企业的业务特点, 对总账系统的一些选项进行设置, 以便总账系统配置相应的功能或执行相应的控制 主要是总账启用月份 凭证控制 凭证编号方式及外币汇率方式等参数设置 若总账系统启用后由于具体情况

70 58 会计电算化 需要, 或业务变更, 发生一些账套信息与核算内容不符的情况, 也可通过总账系统中的 设置 选项 功能进行调整 选项 对话框有四个选项卡, 即 凭证 账簿 会计日历 其他, 如图 3-2 所示 图 3-2 选项 对话框 1. 凭证 选项卡可查看及修改的选项 (1) 制单控制制单控制主要设置在填制凭证时, 系统应对哪些操作进行控制, 共有七个选项 1) 制单序时控制 系统规定制单的凭证编号应按时间顺序排列, 即制单序时, 如有特殊需要可将其改为不按序时制单, 若选择了此项, 则在制单时凭证号必须按日期顺序排列 2) 资金及往来赤字控制 若选择了此项, 则在制单时, 当现金 银行科目的最新余额出现负数时, 系统将予以提示 3) 可以使用其他系统受控科目 若某科目为其他系统的受控科目, 为了防止重复制单, 应只允许其受控系统来使用该科目进行制单, 总账系统是不能使用此科目进行制单的, 但如果希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证, 则应选择此项 4) 允许修改 作废他人填制的凭证 若选择了此项, 在制单时可修改别人填制的凭证, 否则不能修改

71 第三章账务处理系统 59 5) 支票控制 若选择此项, 在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号, 系统将提供登记支票登记簿的功能 6) 制单权限控制到科目 若选择此项, 在制单时, 操作员只能用具有相应制 单权限的科目制单 7) 现金流量项目必录 若选择此项, 当前是现金流量科目时则必须录入现金 流量项目 (2) 外币核算 企业如有外币业务, 则应选择相应的汇率方式, 如固定汇率 浮动汇率 固 定汇率即在制单时, 一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额 浮动汇率即在制单时, 按当日汇率折算本位币金额 (3) 凭证控制 1) 打印凭证页脚姓名 在打印凭证时, 是否自动打印制单人 出纳 审核人 记账人的姓名 2) 凭证审核控制到操作员 有些时候, 希望对审核权限作进一步细化, 如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证, 而不能审核其他部门操作员填制的凭证, 则应选择此选项 3) 出纳凭证必须经由出纳签字 若选择了此项, 则含有现金 银行科目的凭证必须由出纳人员通过 出纳签字 功能对其核对签字后才能记账 4) 未审核的凭证允许记账 若选择了此项, 则未经过审核的凭证可以进行记账 (4) 凭证编号方式系统在 填制凭证 功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号, 即 系统编号, 但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号, 即 手工编号 2. 账簿 选项卡可查看及修改的选项 1) 定义正式账簿打印时各栏目的宽度, 包括摘要 金额 外币 数量 汇率 单价 2) 选择打印正式明细账 日记账或多栏账时, 按年排页还是按月排页 3) 设置明细账 日记账 多栏账每页打印行数 双击表格或按空格键即可对行数进行修改 4) 设置凭证每页打印行数 5) 凭证 账簿套打方式选择 6) 明细账查询权限控制到科目 如只允许某操作员查询或打印某科目明细账, 而不能查询或打印其他科目的明细 这种情况下, 则应选择此选项, 然后再到系统 设置 菜单下的 明细权限 中去设置明细账科目查询权限 科学出版社职教技术出版中心

72 60 会计电算化 3. 会计日历 和 其他 选项卡可查看及修改的选项 会计日历 选项卡, 可查看各会计期间的起始日期 结束日期以及启用会计年度和启用日期, 但此处仅能查看会计日历的信息 其他 选项卡可调整数量 单价小数位及本位币精度, 选择部门 个人 项 目在查询时的排序方式, 是按编码排序还是按名称排序 账套名称 单位名称 行业性质 会计主管等账套信息只在这里显示, 不能修改 二 明细权限设置 明细权限设置包括明细账科目权限设置 凭证审核权限设置和制单科目权限设置等三项 一般情况下, 凡是拥有查询明细账权限的操作员都可以查询所有科目的明细账, 凡是拥有制单权限的操作员都可以使用所有科目填制凭证, 凡是拥有凭证审核权限的操作员都可以审核其他所有操作员填制的凭证 但是有些时候, 希望对这些权限作进一步细化, 如只允许某操作员查询或打印某科目明细账, 而不能查询或打印其他科目的明细, 只允许审核其本部门的操作员填制的凭证, 而不能审核其他部门操作员填制的凭证, 或只允许某操作员使用某些科目填制凭证 这种情况下, 可以运用 明细权限 功能进行设置 操作过程 在用友通主界面 总账 菜单 设置 项选择 明细账权限 项进入 明细权限设置 功能 在 明细账科目权限设置 选项卡中, 可用 按钮将全部科目从 待选科目 框转入 已选科目 框, 然后用 按钮或双击需要限制使用的科目, 将其从 已选科目 框中清除, 如图 3-3 所示 凭证审核权限设置 选项卡中, 先在 审核人 下拉框选择要设置的审核人, 然后在下面的 制单人 列表中选择有权审核的行次, 双击 是否有审核权 一栏, 打上 标记 制单科目权限设置 选项卡的操作与 明细账科目权限设置 选项卡相同 特别提醒

73 第三章账务处理系统 61 图 3-3 明细权限设置 常见误操作分析 三 期初余额录入 科学出版社职教技术出版中心 录入期初余额功能用于年初录入余额或调整余额以及核对期初余额, 并进行试算平衡 如果是第一次使用账务处理系统, 必须使用此功能输入科目余额 如果系统中已有上年的数据, 在使用 结转上年余额 后, 上年各账户余额将自动

74 62 会计电算化 结转到本年 如果是年初建账, 只需录入年初余额, 如果是年中建账, 除了录入期初余额外, 还要录入年初至建账月份的借 贷方累计发生额, 年初余额由系统自动计算 在期初余额录入界面中, 期初余额及累计借方 累计贷方等栏目系统以三种颜色显示 : 非末级科目以黄色显示, 其余额和累计发生数由系统自动计算 ; 无辅助核算的末级科目以白色显示, 其余额可直接输入, 若为数量 外币核算, 应先录入本币金额, 再录入数量或外币金额 ; 含个人往来 客户往来 供应商往来 部门核算 项目核算等辅助账类科目以蓝色显示, 其余额需要双击辅助核算科目的期初余额 ( 年中启用 ) 或年初余额 ( 年初启用 ), 在弹出的辅助核算科目期初余额录入窗口中另行录入 图 3-4 为客户往来期初录入界面 录完所有余额后, 单击 试算 按钮, 可查看期初余额试算平衡表, 检查余额是否平衡, 也可单击 对账 按钮, 检查总账 明细账 辅助账的期初余额是否一致 图 3-4 客户往来期初录入辅助账类余额录入窗口操作要点如下 : 1) 单击 增加 按钮, 屏幕增加一条新的期初明细, 你可顺序输入各项内容 如果输入过程中发现某项输入错误, 可按 Esc 键取消当前项输入, 将光标移到需要修改的编辑项上, 直接输入正确的数据即可 2) 如果想放弃整行增加数据, 在取消当前输入后, 再按 Esc 键即可 3) 屏幕下端的状态栏显示期初的合计数 4) 单击科目下拉框可选择相同辅助账类的其他科目录入期初余额 若为项目

75 第三章账务处理系统 63 核算科目则可选择相同项目大类的其他科目录入期初余额 5) 在输入客户 供应商 部门 个人 项目信息时, 按 F2 键可参照输入 特别提示 1 2 常见误操作分析 科学出版社职教技术出版中心

76 64 会计电算化 第三节 日常账务处理 一 填制凭证记账凭证是登记账簿的依据, 电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证, 因而要确保记账凭证输入的准确与完整, 在实际工作中, 可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证 ( 即前台处理 ), 也可以先由人工制单, 然后集中输入 ( 即后台处理 ) 1. 增加 修改凭证由具有填制凭证权限的操作员在总账系统进入填制凭证功能, 单击 增加 按钮或按 F5 键, 增加一张新凭证 选择好凭证类型 调整制单日期 输入业务内容摘要 涉及会计科目 填写相关辅助项 录入金额后, 单击 保存 按钮或按 F6 键保存这张凭证 系统提示 凭证已成功保存!, 如图 3-5 所示 各栏目填列要点如下 : 1) 凭证类别 单击放大镜按钮或按 F2 键, 参照选择一个凭证类别, 确定后按回车键, 系统将自动生成凭证编号, 并将光标定位在制单日期上 2) 凭证编号 若账套参数为 系统编号, 则系统自动编号, 编号方法为 : 当前制单日期所在的会计期及所选凭证类别下的最后一张凭证的凭证号加一 若账套参数为 手工编号, 则凭证号为空, 由用户录入数字 凭证号不能为空且必

77 第三章账务处理系统 65 须唯一 允许最大凭证号为 系统同时也自动管理凭证页号, 系统规定每页凭证有五笔分录, 当某号凭证不只一页, 系统自动将在凭证号后标上几分之一, 例如, 收 号 0002/0003 表示为收款凭证第 0001 号凭证共有三张分单, 当前光标所在分录在第二张分单上 图 3-5 保存凭证 3) 制单日期 系统自动取进入账务前输入的业务日期为记账凭证填制的日 期, 如果日期不对, 可进行修改或按参照输入 4) 附单据数 在 附单据数 处输入原始单据张数, 输完后按回车键 5) 凭证自定义项 凭证自定义项是自定义的凭证补充信息, 如编制凭证总号, 用户可根据需要自行定义和输入, 系统对这些信息不进行校验, 只进行保存 输入方法为 : 单击凭证右上角的输入框后进行输入即可 6) 摘要 输入本笔分录的业务说明, 摘要要求简洁明了, 或按单击 参照 按钮选入常用摘要, 常用摘要的选入不会清除原来输入的内容 7) 会计科目 必须输入末级会计科目 可以输入科目编码 中文科目名称 英文科目名称或助记码 如果输入的科目名称有重名现象时, 系统会自动提示重 名科目供选择 输入科目时可在科目区中单击或按 F2 键参照录入 8) 辅助信息 根据科目属性输入相应的辅助信息, 如部门 个人 项目 客户 供应商 数量 自定义项等 在这里录入的辅助信息将在凭证下方的备注中 科学出版社职教技术出版中心 显示 若需要对所录入的辅助项进行修改时, 可双击所要修改的项, 系统显示辅助信息录入窗, 可进行修改 如果科目有客户往来的属性, 则屏幕提示操作员输入 客户 业务员

78 66 会计电算化 及 票号 等信息 如果科目有供应商往来的属性, 则屏幕提示操作员输入 供应商 业务员 及 票号 等信息 若科目为部门核算科目, 则屏幕提示操作员输入 部门 信息, 可输入代码或部门名称, 也可按 F2 键参照输入 若科目为个人往来核算科目, 则屏幕提示操作员输入 部门 个人 等信息, 可输入代码或名称, 也可按 F2 键参照输入 若科目为项目核算科目, 则屏幕提示操作员输入 项目 信息, 可输入代码或名称, 也可按 F2 键参照输入 如果该科目要进行数量核算, 则屏幕提示操作员输入 数量 单价 系统根据 数量 单价 自动计算出金额, 并将金额先放在借方, 如果方向不符, 可按空格键调整金额方向 如果该科目要进行外币核算, 系统自动将凭证格式改为外币式, 如果系统有其他辅助核算, 则先输入其他辅助核算后, 再输入外币信息 若科目为银行科目, 屏幕提示操作员输入 结算方式 票号 及 发生日期 其中, 结算方式 输入银行往来结算方式, 票号 应输入结算号或支票号, 票据日期 应输入该笔业务发生的日期, 票据日期 主要用于银行对账 对于要使用 支票登记簿 功能的用户, 若希望在制单时也可进行支票登记, 则应在 选项 中设置 支票控制 选项, 那么在制单时, 如果所输入的结算方式应使用支票登记簿, 在输入支票号后, 系统则会自动勾销支票登记簿中未报销的支票, 并将报销日期填上制单日期, 所以在支票领用时, 最好在支票登记簿中予以登记, 以便系统能自动勾销未报的支票 若支票登记簿中未登记该支票, 系统将显示支票录入窗 供用户将该支票内容登记到支票登记簿中, 同时填上报销日期 9) 金额 即该笔分录的借方或贷方本币发生额, 金额不能为零, 但可以是红字, 红字金额以负数形式输入 如果方向不符, 可按空格键调整金额方向 若指定为现金流量科目, 那么系统在操作员录完本条分录后, 要求指定这条分录的现金流量项目, 可将一条分录指定为多个现金流量项目, 但总金额必须与分录的金额保持一致 特别提醒 1 2 =

79 第三章账务处理系统 Ctrl + L Ctrl + L 实用小窍门 填制凭证时如何更换制单人姓名? 如将 张三 填制的凭证改为 李四 填制 操作方法 : 以操作员 李四 注册进入总账系统 ( 李四应具有 填制凭证 权限 ); 在 填制凭证 功能中找到 张三 填制的凭证, 若凭证没有需要修改的地方, 只要在摘要栏加一空格, 系统提示 : 是否修改他人填制凭证?, 选择 是 即可将制单人姓名改为 李四 若凭证已经进行审核或出纳签字, 应先取消审核或出纳签字, 才能进行制单人更换 2. 相关凭证信息查询 总账系统的填制凭证功能不仅是各账簿数据的输入口, 同时也提供了强大的信息查询功能 在凭证画面中有些信息是可直接查看到的, 如科目 摘要 金额等, 有些信息是通过某些操作间接查看到的, 主要有下列几项 : 1) 辅助信息 光标在各会计分录间移动时, 凭证的备注栏将动态显示出该分录的辅助信息 2) 当前分录号 单击凭证右下方的图标, 屏幕显示当前分录是第几条分录 3) 科目自定义项内容 用单击凭证右下方的图标, 屏幕显示当前科目的自定义项内容 4) 外部系统制单信息 若当前凭证为外部系统生成的凭证, 可将鼠标移到记 科学出版社职教技术出版中心

80 68 会计电算化 账凭证的标题处单击, 系统显示当前凭证来自哪个子系统, 凭证反映的业务类型与业务号 当光标在某一分录上时, 单击凭证右下方的图标, 则显示生成该分录的原始单据类型 单据日期及单据号 5) 当前科目最新余额 单击 余额 按钮, 屏幕显示当前光标所在科目的最新余额 6) 联查明细账 当光标在凭证分录上时, 单击菜单 查看 下的 联查明细账, 系统将显示该笔业务发生科目的明细账 7) 联查辅助明细 当光标在凭证分录下时, 单击菜单 查看 下的 联查辅助明细, 如此科目有辅助核算, 系统将显示该笔业务当月发生科目的辅助明细账 8) 联查原始单据 若当前凭证是由外部系统制单生成, 那么, 单击菜单 查看 下的 联查原始单据, 系统将显示生成这张凭证的原始单据 3. 常用凭证定义及调用企业会计实务中, 不少同类经济业务会多次发生, 如提取现金 报销费用 采购材料 销售商品等, 其会计分录除金额及涉及部门外, 涉及的科目及方向完全相同, 如果将这些常用的凭证存储起来, 在填制会计凭证时可随时调用, 必将大大提高业务处理的效率 系统提供的 常用凭证 功能就如同预置了常用会计凭证的模板, 在调用常用凭证后, 仍可做修改, 使其符合当时会计业务的需要 (1) 定义常用凭证单击用友通主界面 总账 主菜单中 凭证 子菜单下的 常用凭证, 即进入 常用凭证 窗口 单击工具栏中的 增加 按钮, 可录入常用凭证的主要信息 : 编码 说明 凭证类别 编号是调用常用凭证的依据 单击 详细 按钮或按 F8 键可对常用凭证的凭证分录内容进行定义 图 3-6 为提现备用业务定义为常用凭证 定义常用凭证时, 编码和凭证类别必须输入, 编码不能重复, 不能只定义凭证主要信息, 却不定义凭证详细内容 (2) 调用常用凭证在制单时按 F4 键或单击 制单 菜单下的 调用常用凭证, 系统提示输入常用凭证的编号, 输入要调用的常用凭证的编号, 调出该常用凭证, 或按 F2 键调出 常用凭证 窗口, 将光标移到要调用的常用凭证, 单击 选入 按钮或按 F3 键, 选入要调用的常用凭证 若调出的常用凭证与当时的业务有出入或缺少部分信息, 可直接将其修改成所需的凭证

81 第三章账务处理系统 69 图 3-6 设置常用凭证 4. 凭证作废及整理 (1) 凭证作废及恢复 进入填制凭证后, 通过单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查 找或单击 查询 按钮查找输入条件, 找要作废的凭证 单击菜单 制单 下的 作废 / 恢复, 凭证左上角显示 作废 字样, 表示已将该凭证作废 再次单击 作 废 / 恢复 可取消作废标志, 并将当前凭证恢复为有效凭证 作废凭证仍保留凭证 内容及凭证编号, 只在凭证左上角显示 作废 字样 作废凭证不能修改, 不能审核 在记账时, 不对作废凭证作数据处理, 相当于一张空凭证 在账簿查询时, 也查不到作废凭证的数据 (2) 凭证整理有些作废凭证不想保留, 可以通过凭证整理功能将这些凭证彻底删除, 并对未记账凭证重新编号 操作方法如下 : 单击菜单 制单 下的 整理凭证, 选择要整理的月份, 单击 确定 按钮后, 屏幕显示作废凭证整理选择窗 用鼠标选择要真正删除的作废凭证, 单击 确定 按钮, 系统将这些凭证从数据库中删除掉, 并对剩下凭证重新排号 特别提醒 科学出版社职教技术出版中心 1

82 70 会计电算化 2 常见误操作分析问题一 : 输入银行存款科目后, 系统没有弹出供输入结算方式 票号 发生日期等信息的辅助项输入窗口 原因分析 : 设置会计科目时没有把 银行存款 科目选为 银行账 解决方法 : 修改 银行存款 科目的属性, 将 银行账 选项的复选框打上 即可 问题二 : 保存凭证时, 系统弹出信息 : 不满足借贷必无条件 原因分析 : 凭证类型选错, 转账凭证不涉及现金及银行存款科目, 在凭证类别设置时对收款 付款 转账凭证若设置了相应的限制科目, 在填制凭证时, 操作员忘记选择凭证类别或选错凭证类别时, 系统会给出提示信息, 不允许保存凭证 解决方法 : 在凭证类别处选择正确的类别, 然后保存 二 审核凭证 1. 出纳签字出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出, 应加强对出纳凭证的管理 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查 核对, 主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确, 审查认为错误或有异议的凭证, 应交与填制人员修改后再核对 在 凭证 子菜单进入 出纳签字 功能时, 屏幕出现凭证选择条件窗 输入出纳凭证的条件后, 屏幕显示凭证一览表 在凭证一览表中, 已签字的凭证以蓝色显示, 未签字的凭证以白色显示 双击某张凭证, 则显示此张凭证, 如果此凭证不是要进行签字的凭证, 可单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或单击 查询 按钮查找输入条件查找 系统提供了两种签字和取消签字的方法 : 对当前凭证签字或取消签字, 成批签字或成批取消签字 (1) 对当前凭证签字或取消签字当屏幕显示待签字凭证, 出纳人员在确认该张凭证正确后, 单击 签字 按钮, 系统在凭证下方 出纳 处自动签上出纳人的姓名 若想取消已签字的凭证

83 第三章账务处理系统 71 的签字状态, 可单击 取消 按钮取消签字 (2) 成批签字或成批取消签字出纳员对本次选定的凭证核对无误后, 选择 签字 菜单下的 成批签字 项, 系统自动对当前范围内的所有未签字凭证执行签字操作 ; 选择 签字 菜单下的 成批取消签字 项, 系统自动对当前范围内的所有已签字凭证执行取消签字操作 特别提醒 常见误操作分析 问题描述 : 填制了一批收 付款凭证, 但是, 进入出纳签字功能时, 系统提示 没有符合条件的凭证 原因分析 : 如果输入的查询条件没有错的话, 问题应该出在会计科目设置中的指定科目上 若指定 现金 科目为现金总账科目, 则在出纳签字处可查询到涉及现金科目的凭证, 若指定 银行存款 科目为银行总账科目, 则在出纳签字处可查询到涉及银行存款科目的凭证 如果既不指定现金总账科目, 也不指定银行总账科目, 那么系统就会提示 没有符合条件的凭证 解决方法 : 在会计科目编辑窗口的 编辑 菜单中选择 指定科目 项, 将 现金 科目设置为现金总账科目, 将 银行存款 科目设置为银行总账科目 然后进入出纳签字功能即可查询到收 付款凭证 2. 审核凭证 科学出版社职教技术出版中心 审核凭证是审核员按照财会制度, 对制单员填制的记账凭证进行检查核对, 主要审核记账凭证是否与原始凭证相符 会计分录是否正确等, 审核中发现错误或有异议的凭证, 应标错后交由原填制人员修改后, 再进行审核签章 选择 凭证 子菜单中的 审核凭证 项或单击总账系统主界面的 审核凭

84 72 会计电算化 证 图标进入审核凭证功能时, 出现审核凭证条件窗 输入审核凭证的条件后, 屏幕显示凭证一览表 在凭证一览表中, 已签章的凭证以蓝色显示, 未签章的凭证以白色显示 双击某张凭证, 则屏幕显示此张凭证, 如果此凭证不是要审核的凭证, 可单击 首页 上页 下页 末页 按钮翻页查找或单击 查询 按钮并输入条件进行查找 系统提供了两种签字和取消签字的方法 : 对当前凭证审核或取消审核, 成批审核或成批取消审核 (1) 对当前凭证审核或取消审核当屏幕显示待审核凭证时, 审核人员在确认该张凭证正确后, 单击 审核 按钮, 系统在凭证下方 审核 处自动签上审核人的姓名 与出纳签字功能不同的是, 一张凭证审核完毕后, 系统自动显示下一张待审核凭证 若想取消已审核的凭证的审核状态, 可单击 取消 按钮取消审核 若审核人员发现该凭证有错误, 可单击 标错 按钮, 对凭证进行标错, 以便制单人可以对其进行修改 (2) 成批审核或成批取消审核审核人员对本次选定的凭证核对无误后, 选择 审核 菜单下的 成批审核 项, 系统自动对当前范围内的所有未审核凭证执行审核 ; 选择单击 审核 菜单下的 成批取消审核 项, 系统自动对当前范围内的所有已审核凭证执行取消审核操作 特别提醒 常见误操作分析问题描述 : 进入凭证审核功能, 在审核凭证条件窗单击 确定 按钮时, 系统提示 列前缀 tempdb 无效 : 未指定表名 原因分析 : 计算机名中有 - 号

85 第三章账务处理系统 73 解决方法 : - DSH-01 DSH01 DSH-01 DSH01 三 记账记账凭证经审核签字后, 即可用来登记总账和明细账 日记账 部门账 往来账 项目账以及备查账等, 系统采用向导式记账 操作过程 第一步, 在总账系统主页面上单击 记账 项, 进入记账向导一, 如图 3-7 所示 图 3-7 记账向导一 屏幕上列出各期间的未记账凭证范围清单, 并同时列出已审核凭证范围, 若编号不连续, 则用逗号分隔 单击可以输入的记账范围区 ( 背景为白色 ), 然后用输入要进行记账的凭证范围 记账范围输入采用范围列示方式, 可以输入数字 - 和, 例如, 在记账范围区输入 1-5,8,10-12, 其表示所选记账范围为 1~5 号凭证, 第 8 号凭证,10~12 号凭证 若不选定记账范围, 系统默认将所有已审核凭证记账 第二步, 选择完成后, 单击 下一步 按钮, 进入记账向导二 系统先对凭证进行合法性检查, 如果发现不合法凭证, 系统将提示错误, 如果未发现不合法 科学出版社职教技术出版中心

86 74 会计电算化 凭证, 屏幕显示所选凭证的汇总表及凭证的总数, 供操作员核对, 如图 3-8 所示 图 3-8 记账向导二第三步, 核对无误后, 单击 下一步 按钮, 进入记账界面 单击 记账 按钮, 系统开始登录有关的总账和明细账, 包括正式总账 明细账, 数量总账与明细账, 外币总账与明细账, 项目总账与明细账, 部门总账与明细账, 个人往来总账与明细账, 银行往来账等有关账簿 记账完成后, 系统提示 记账完毕!, 如图 3-9 所示 图 3-9 记账向导三 特别提醒 1 2

87 第三章账务处理系统 75 逆返操作功能介绍 : 恢复记账前状态恢复记账前状态俗称 反记账, 用于系统在记账时发生记账被中断, 系统需要将数据恢复回原状, 供操作员重新记账 另外, 由于某种原因, 事后发现本月记账有错误, 利用反记账功能则可将本月已记账的凭证全部重新变成未记账凭证, 进行修改, 然后再记账 但这种用途不符合会计记账规范, 因而系统未将反记账功能直接显示在菜单上, 使用时需要按组合键激活, 并且只有账套主管才有权进行反记账操作 操作过程如下 : 第一步, 由账套主管在期末对账界面, 按 Ctrl + H 组合键, 系统提示 恢复记账前状态功能已被激活, 如图 3-10 所示 再按一次 Ctrl + H 组合键, 系统则隐藏恢复记账前状态功能 图 3-10 激活恢复记账前状态功能 第二步, 退出对账界面, 在 凭证 子菜单中选择 恢复记账前状态 项, 屏幕显示恢复记账前状态窗口 有两种恢复方式可供选择 : 恢复最近一次记账前状态还是恢复到本月月初状态, 如图 3-11 所示 科学出版社图 3-11 选择恢复方式 职教技术出版中心

88 76 会计电算化 第三步, 选择完成后, 单击 确定 按钮, 并在弹出的对话框里输入主管口令, 确认后系统开始进行恢复工作 完成后提示 恢复记账完毕! 四 凭证 账簿查询 1. 凭证查询 凭证 子菜单中的 查询凭证 功能可用于查询已记账及未记账凭证 进入 查询凭证 功能时, 屏幕显示查询条件窗 输入查询凭证的条件后, 屏幕显示凭证一览表 在凭证一览表中双击某张凭证, 则屏幕显示此张凭证 查询凭证时, 用 或 键在分录中移动时, 凭证下将显示当前分录的辅助信息 按 Ctrl+M 组合键或在 查看 菜单中选择 查辅助明细 项, 系统弹出当前分录的辅助明细表, 表头列示科目及辅助核算项目, 数据行列示从本年度账套开始到本凭证录入日期止所有符合条件的明细账 ; 方向为 借 或 贷, 相等为 平 ; 余额根据借方合计 - 贷方合计取绝对值, 平则为空 ; 如两清则在两清标志列以 V 表示, 汇总时间超过三秒钟, 则有进度提示 其他凭证信息查询方法前面已作介绍, 不再重复 2. 账簿查询 (1) 总账查询总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额 各月发生额合计和月末余额, 而且还可查询所有二至五级明细科目的年初余额 各月发生额合计和月末余额 查询总账时, 标题显示为所查科目的一级科目名称 + 总账, 如 应收账款总账 联查总账对应的明细账时, 明细账显示为 应收账款明细账 选择用友通主界面 总账 菜单中 账簿查询 子菜单下的 总账 项, 屏幕显示总账查询条件窗口 也可将查询条件保存为 我的账簿, 或直接调用 我的账簿 即可 输入查询条件后, 单击 确认 按钮进入总账查询窗口 在查询过程中, 可以在 科目 下拉框中选择需要查看的科目, 如图 3-12 所示 (2) 余额表查询余额表用于查询统计各级科目的本期发生额 累计发生额和余额等 传统的总账是以总账科目分页设账, 而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额 本期发生额 累计发生额 期末余额 会计电算化工作规范 中规定, 可以用 总分类账户本期发生额及余额对照表 替代当期总分类账 选择用友通主界面 总账 菜单中 账簿查询 子菜单下的 余额表 项, 屏幕显示余额表查询条件窗口, 在窗口中用户可根据需要输入查询条件, 也可将

89 第三章账务处理系统 77 查询条件保存为 我的账簿, 或直接调用 我的账簿 即可 查询条件窗口各栏目填列要点如下 : 图 3-12 选择要查看的科目 1) 月份范围 选择起止月份, 当只查某个月时, 应将起止月都选择为同一月份, 如查 2008 年 06 月, 则月份范围应选择为 ) 科目范围 可输入起止科目范围, 为空时, 系统认为是所有科目 3) 科目级次 在确定科目范围后, 可以按该范围内的某级科目, 如将科目级次输入为 1-1, 则只查一级科目, 如将科目级次输为 1-3, 则只查一至三级科目 如果需要查所有末级科目, 则选择 末级科目 项即可 4) 余额范围 用于指定要查找的余额范围, 例如, 余额下限输入 0.01, 上限不输, 则表示查余额大于零的所有科目, 若输入 200~400, 表示余额 200 且余额 400 的所有科目 5) 科目类型 为空时, 系统默认全部类型 也可在科目类型选择下拉框中选择要查询的科目类型 6) 外币名称 为空时系统默认所有外币 指定外币名称时, 将只查为核算该外币的科目 7) 包含未记账凭证 若想查询包含未记账凭证的余额表, 选择 包含未记账凭证 即可 输入完查询条件后, 单击 确认 按钮, 则屏幕显示查询统计结果 余额表格式如图 3-13 所示 选择屏幕右上方账页格式下拉框, 可显示所选科目的数量式 外币式余额表 (3) 明细账查询系统提供了三种明细账的查询格式, 即普通明细账 按科目排序明细账和月 科学出版社职教技术出版中心