內部審核處理原則 內部審核有何效能 內部審核係指會計人員以客觀的態度, 對政府機關內部的業務計畫 預算執行 會計文書 財務資料及各種會計事務處理程序等, 審核其處理過程是否適當合理, 業務單位是否確實遵行, 如發現須檢討改善事項, 則提出書面報告, 供機關首長或管理當局參考, 以協助各機關發揮內部控

Transcription

1 交通部會計處內部審核專業研習班 ( ) 內部審核法規與實務 - 支出標準及審核作業手冊介紹 主講人 : 許庭禎 1 課程大綱 內部審核處理原則 支出標準及審核作業手冊 違失案例研討 2 1

2 內部審核處理原則 內部審核有何效能 內部審核係指會計人員以客觀的態度, 對政府機關內部的業務計畫 預算執行 會計文書 財務資料及各種會計事務處理程序等, 審核其處理過程是否適當合理, 業務單位是否確實遵行, 如發現須檢討改善事項, 則提出書面報告, 供機關首長或管理當局參考, 以協助各機關發揮內部控制之功能, 使資源 ( 含人 錢 事 物 ) 發揮最大效用 4 2

3 會計人員應如何執行內部審核 會計人員執行內部審核, 應瞭解內部審核之相關規定 執行方式與所負之責任 內部審核所負之責任 內部審核之執行方式 內部審核之依據及範圍 內部審核之相關規定 5 內部審核之依據及範圍 依據會計法第 95 條及內部審核處理準則第 2 條規定, 各機關實施內部審核, 應由會計人員執行之 但涉及非會計專業規定 實質或技術事項, 應由主辦部門負責辦理 內部審核 財務審核財物審核工作審核 預算 收支 會計 現金 採購及處分財物 6 3

4 內部審核相關法規 預算法 會計法 決算法 內部審核處理準則 支出憑證處理要點 公款支付時限及處理應行注意事項 國內出差旅費報支要點 國外出差旅費報支要點 各機關學校出席費及稿費支給要點 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表 預算執行 財物管理 人事 會計 出納 採購等相關規定 7 內部審核之執行方式 各機關內部審核之實施, 兼採書面審核與定期或不定期實地抽查方式, 並得透過電腦輔助處理, 且應按下列原則分層負責, 劃分辦理之範圍 : 1. 各機關之會計報表 憑證及簿籍, 由各機關主 ( 會 ) 計單位指定審核人員負責審核 2. 各機關內部單位憑證 帳表之複核, 現金 票據 證券及其他財物之查核, 由各機關主 ( 會 ) 計單位或指定辦理會計人員負責 3. 各機關所轄各分支機關經管現金 票據 證券及其他財物之查核, 由各機關主 ( 會 ) 計單位負責 各主管機關對所屬機關實施內部審核情形, 應加強監督, 並得視事實需要派員抽查之 8 4

5 內部審核實施作法 1. 擬定計畫 : 得依業務需要, 擬定內部審核計畫 2. 蒐集資料 : 會計單位應蒐集機關組織與職掌人力配備等有關資料 3. 分層負責 : 兼採書面審核與定期或不定期實地抽查, 劃分範圍 4. 行使職權 : 向本機關所屬各單位查閱簿籍 憑證暨其他文件或檢查現金 財物時, 各該負責人不得隱匿或拒絕 5. 審核記錄 : 完成審核程序之帳表 憑證, 均應賦予日期戳記並予簽名或蓋章證明 6. 改進建議 : 發現特殊情況或重要改進建議, 應提出書面報告 7. 檔案管理 : 有關資料及報告等應建立檔案分類編號妥慎管理 9 內部審核所負之責任 依會計法第 99 條規定, 各機關主辦會計人員, 對於不合法之會計程序或會計文書, 應使之更正 ; 不更正者, 應拒絕之, 並報告該機關主管長官 前項不合法之行為, 由於該機關主管長官之命令者, 應以書面聲明異議 ; 如不接受時, 應報告該機關之主管上級機關長官與其主辦會計人員或主計機關 不為前二項之異議及報告時, 關於不合法行為之責任, 主辦會計人員應連帶負之 依會計法第 103 條暨內部審核處理準則第 7 條規定, 會計人員執行內部審核事項, 應依照有關法令辦理, 非因違法失職或重大過失, 不負損害賠償責任 10 5

6 內部審核應注意合規性 近來有會計單位於會簽時, 或因使用會計科目等專業術語致產生預算執行認知差異, 或未適時提出意見以協助機關妥善處理業務等情事, 而遭有關單位究責之情形, 故會計人員於辦理預算執行等審核作業, 應注意合規性, 倘有需加註意見時, 宜使用簡明易懂的語句清楚表達 ( 行政院主計處 100 年 5 月 13 日處會三字第 A 號函 ) 11 支出標準及審核作業手冊 6

7 支出標準及審核作業手冊內容 為協助各機關會計人員有效執行內部審核, 行政院主計處除訂頒內部審核相關規定外, 並編訂 支出標準及審核作業手冊 提供各機關會計人員參考, 以提升內部審核作業之品質 本手冊內容包括人事費 業務費 設備及投資 獎補助費等各項支出標準及相關解釋令函 ; 原始憑證及記帳憑證之審核 ; 採購監辦或審核注意事項等重要規定 13 人事費 薪給 年終獎金 考績獎金 加班值班費 退休金 撫卹金 上下班交通費 休假補助費 結婚 生育 喪葬補助 子女教育補助 聘僱人員離職儲金 福利互助結算金 保險費 14 7

8 員工待遇 獎金 - 審核相關規定 總務或清冊編製單位依人事或相關單位提供之資料編製清冊 ( 含公保 健保及代扣所得稅等資料 ), 發放時, 應通知當事人 人事單位 ( 註 ) 按名審核待遇 獎金 保險 依法應提撥之退休金 離職儲金及追補 ( 扣 ) 調整數之合法性及正確性 會計單位 1. 審核預算能否容納 2. 審核是否經權責單位核簽 ( 章 ) 3. 審核金額乘算及加總之正確性 註 : 技工 工友及其他人員部分, 如係由總務或業務單位負責者, 其審核責任由人事單位改由總務或業務單位負責 法令規定 : 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表 15 員工待遇 獎金 - 審核相關規定 各機關支付員工待遇 獎金及其他給與等支出, 應按給付類別編製印領清冊, 分別填明受領人之職稱 等級 姓名 應領金額等, 由受領人或代理人簽名 ; 其由金融機構或中華郵政公司代領存入各該員工存款戶者, 應由金融機構或中華郵政公司簽收 員工有新進 晉升 降級 減俸 月中離職或其他情事者, 應在備考欄註明或證明 臨時雇工之工資表或收據, 應書明受雇人之姓名 戶籍地址 國民身分證統一編號及實際工作起訖日數 印領清冊應於最後結記總數, 再由主辦人事人員 主辦會計人員及機關長官或其授權代簽人於彙總頁分別簽名 ( 第 10 點 ) 法令規定 : 支出憑證處理要點 16 8

9 員工待遇 獎金 - 審核相關規定 各機關員工因債務經由債權人訴經法院裁定, 命令強制執行, 經通知各該機關在其應領薪津項下扣付給債權人者, 應取得債權人出具之收據, 並註明該強制執行命令文號 如以匯款方式扣付給債權人委託代收之金融機構 中華郵政公司或政府公款支付機關 ( 構 ) 者, 得以匯款金融機構 中華郵政公司或政府公款支付機關 ( 構 ) 之簽收或證明文件作為支出憑證, 免另開收據 ( 第 16 點 ) 債務人每月得支領之各項勞務報酬 ( 包括薪俸 獎金 津貼 補助費 研究費 等在內 ) 三分之ㄧ 法令規定 : 支出憑證處理要點 17 員工待遇 獎金 - 審核注意事項 審核預算數及其分配數能否容納 審核清冊是否列明受領人之職稱 等級 姓名及應領金額 逐頁核算清冊每頁金額小計及最後金額總計, 是否正確無訛 審核是否經人事或相關權責單位核章 清冊一式多份, 審核是否每份內容一致 核算本月與上月份薪資總額之差異, 如有較大差異, 請人事或相關權責單位確認 核對人事或權責單位異動人員通知之薪級 金額是否正確 注意是否按時入帳且金額相符 18 9

10 結婚 生育 喪葬及子女教育補助費 - 審核相關規定 總務或清冊編製單位 依當事人申請資料處理 人事單位 ( 註 ) 會計單位當事人 審核申請案之合法性及正確性 ( 含申請項目所附證明文件及標準是否符合相關法令規定, 且未逾期或重複申請 ) 1. 審核預算能否容納 2. 審核是否經權責單位核簽 ( 章 ), 應檢附之支出憑證是否符合規定 3. 審核金額乘算及加總之正確性 應本誠信原則, 依規定於時限內按實填寫申請表, 並附支出憑證及相關證明文件提出申請, 不得有重複申領情形 註 : 技工 工友及其他人員部分, 如係由總務或業務單位負責者, 其審核責任由人事單位改由總務或業務單位負責 法令規定 : 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表 19 結婚 生育 喪葬及子女教育補助費 - 審核相關規定 婚 喪 生育及子女教育補助之請領, 以支領一般公教待遇之各級行政機關 公立學校預算員額內之人員為限 ; 編制內技工 工友比照辦理 ; 軍職人員得參照辦理 婚 喪 生育補助必須在結婚 生育或死亡事實發生後 3 個月內向本機關或學校申請 但申請居住大陸地區眷屬之喪葬補助者, 其申請期限為 6 個月 子女教育補助之請領, 自註冊日起 3 個月內向本機關或學校申請 結婚雙方同為公教人員, 得分別申請結婚補助 ; 夫妻雙方同為公教人員者, 其生育補助及子女教育補助應自行協調由一方申領為限 ; 夫妻或其他親屬同為公教人員者, 對同一死亡事實喪葬補助以報領 1 份為限 婚 喪 生育補助應依規定填具申請表 繳驗戶口名簿, 並分別繳驗結婚證書 出生證明書或死亡證明書 法令規定 : 全國軍公教員工待遇支給要點 20 10

11 結婚 生育 喪葬及子女教育補助費 - 審核相關規定 申請 ( 外 ) 祖父母喪葬補助, 以 ( 外 ) 祖父母無子女或子女未滿 20 歲或年滿 20 歲無力謀生, 因而必須仰賴申請人扶養經查明屬實者為限, 其補助標準為 5 個月薪俸額 因案停職人員, 在停職期間發生可請領婚 喪 生育及子女教育補助之事實, 得於復職後 3 個月內依規定向本機關或學校申請補發 其數額應依事實發生時之規定標準計算 未具學籍之學校或補習班學生, 或就讀公私立中等以上學校之選讀生, 或已獲有軍公教遺族就學費用優待條例享有公費 減免學雜費之優待, 或已領取其他政府提供之獎助, 或全免或減免學雜費者, 不得申請子女教育補助 但領取優秀學生獎學金 清寒獎學金及民間團體所舉辦之獎學金, 不在此限 法令規定 : 全國軍公教員工待遇支給要點 21 結婚 生育 喪葬及子女教育補助費 - 審核注意事項 請領人是否為編制內職員 駕駛 技工 工友, 若為約聘僱人員 臨時工及工讀生均不得報領 ; 支領月退休金人員得支領子女教育補助費 審核繳費單據之學費及雜費合計金額是否低於補助金額標準 如係繳交影本應由申請人書明 與正本相符 並簽名, 以示負責 ; 轉帳繳費者, 應併附原繳費通知單 已達課稅標準之案件, 出納人員是否辦理扣繳稅款作業 受領人是否已預支子女教育補助費, 已預支者應辦理轉正, 避免重複發給 22 11

12 結婚 生育 喪葬及子女教育補助費 - 解釋令函 為防杜軍公教人員生活津貼各項補助重領情事發生, 請各機關自 97 年 11 月 1 日起, 應至 全國軍公教人員生活津貼申請暨稽核系統 登錄結婚 眷屬喪葬 生育及子女教育補助申請資料, 並自該系統列印預借及核銷清冊 ( 具浮水印及序號 ) 始得作為經費請領及核銷之依據 ( 行政院人事行政局 局給字第 號函 ) 為因應少子女化, 鼓勵生育政策, 公教人員於育嬰留職停薪期間, 得申請結婚 生育及子女教育補助, 其中結婚及生育補助部分, 自即日起發生之事實生效, 子女教育補助部分, 自 99 學年度第 2 學期起發生之事實生效 ( 行政院 院授人給字第 號函 ) 23 休假補助費 - 審核相關規定 總務或清冊編製單位 依當事人申請資料或人事單位提供資料處理 人事單位 ( 註 ) 會計單位當事人 審核申請案之合法性及正確性 ( 含申請項目所附證明文件及標準是否符合相關法令規定, 且未逾期或重複申請 ) 1. 審核預算能否容納 2. 審核是否經權責單位核簽 ( 章 ), 應檢附之支出憑證是否符合規定 3. 審核金額乘算及加總之正確性 應本誠信原則, 依規定於時限內按實填寫申請表, 並附支出憑證及相關證明文件提出申請, 不得有重複申領情形 註 : 由人事單位列印申請表時, 應送當事人確認後, 依規定辦理 法令規定 : 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表 24 12

13 休假補助費 - 審核相關規定 應休畢日數 (14 日以內 ) 之休假部分 : 公務人員每人全年合計補助總額最高以新臺幣 16,000 元為限 但未具休假 14 日資格者, 其全年最高補助總額按所具休假日數依比例核發, 以每日新臺幣 1,143 元計算 ; 未持用國民旅遊卡刷卡消費者, 不予補助 應休畢日數以外之休假部分 : 按日支給休假補助費新臺幣 600 元 ; 未達 1 日者, 按日折半支給, 於年終一併結算 休假期間遇颱風 地震等其他天然災害致停止上班上課時, 已啟程從事旅遊者, 停止上班上課期間得自行決定是否仍請休假, 以符合請領休假補助費 法令規定 : 行政院與所屬中央及地方各機關公務人員休假改進措施 25 休假補助費 - 審核相關規定 當年 1 月至 11 月份休假者, 休假補助費應於次年 1 月 5 日前完成請領 ;12 月份休假者, 休假補助費得以列印強制休假補助費申請表之時點辦理核支, 其請領期限不得逾次年 2 月 5 日 未依前款規定期限請領者, 不得核發休假補助費 但有不可歸責於當事人之事由, 該筆休假補助費得自次一年度起 5 年內核實補發 法令規定 : 行政院與所屬中央及地方各機關公務人員休假改進措施 26 13

14 加班費 - 審核相關規定 總務或清冊編製單位 依當事人申請資料處理 人事單位 ( 註 ) 會計單位業務單位 1. 審核加班有無事先核准 2. 審核加班時數 時薪之合法性及正確性 1. 審核預算能否容納 2. 審核是否經權責單位核簽 ( 章 ) 3. 審核金額乘算及加總之正確性 負責管制員工加班之必要性及加班時數是否符合規定 註 : 技工 工友及其他人員部分, 如係由總務或業務單位負責者, 其審核責任由人事單位改由總務或業務單位負責 法令規定 : 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權責分工表 27 加班費 - 審核相關規定 各機關職員 ( 含約聘僱人員 ) 加班, 應由其一級單位主管視業務需要事先覈實指派, 每人每日加班以不超過 4 小時為限, 每月以不超過 20 小時為限 機關因業務特性或工作性質特殊或為處理重大專案業務, 或解決突發困難問題, 或搶救重大災難, 或為應季節性 週期性工作, 需較長時間在規定上班時間以外延長工作, 得申請專案加班, 每人每月以不超過 70 小時為上限, 如仍不足以因應業務實際需要時得超過 70 小時, 上開專案加班均需報經主管機關或經主管機關授權之所屬機關核准後始得支給 加班所需經費在原有預算科目支應, 並不得超過各該機關 90 年度加班費實支數額之八成 法令規定 : 各機關加班費支給要點 28 14

15 加班費 - 解釋令函 機關代辦經費編列之加班費, 加班所需經費不受 不得超過各該機關 90 年度加班費實支數額八成 之限制 ( 行政院 院授人給字第 號函 ) 各機關工程管理費支應之加班費及中央補助款透列預算後導致加班費預算數大於可支用數額部分, 加班所需經費不受 不得超過各該機關 90 年度加班費實支數額八成 限制, 並請各機關配合業務需要本撙節原則辦理 ( 行政院 院授人給字第 號函 ) 簡任以上人員並支領主管職務加給者加班, 均不另支領加班費, 惟各部會進駐中央災害應變中心之簡任主管人員得依實際加班時數報支加班費, 不受上開限制 ( 行政院 院授人給字第 號函 ) 奉派兼辦業務者, 依規定不得支領兼職酬勞, 但其在兼辦機關因業務需要加班時, 得請領加班費 ( 行政院人事行政局 九十局給字第 號函 ) 29 加班費 - 解釋令函 各機關員工奉派出差期間, 因業務需要, 於正常上班時間以外延長工作者, 如依規定程序經主管覈實指派, 得依規定請領加班費 又該延長上班時間, 除工作性質特殊者 ( 如於出差往返路程仍需執勤 ), 不包含 往返路程 住宿 等非執行職務時間, 且需提出足資證明事實之紀錄, 並由各機關本於權責核實認定 ( 行政院人事行政局 局給字第 號函 ) 公務人員因公出差至國外如有加班情事, 考量其出國期間尚可能涉及轉機 跨越不同時區與赴各目地的間所需路程等, 其加班時數難以明確認定及證明, 為避免引發爭議及造成當事人與機關之困擾, 爰不適用行政院人事行政局 局給字第 號函相關規定請領加班費或補休, 宜改以其他補償方式辦理 ( 行政院人事行政局 局給字第 號函 ) 30 15

16 業務費 出席費 講座鐘點費 國內出差旅費 大陸地區旅費 國外旅費 教育訓練費 稿費 兼職費 通訊費 國外專業顧問費 特別費 公共關係費 文康活動費 會費 短程車資 運動競賽裁判費 員工健康檢查費 房屋建築養護費 車輛及辦公器具養護費 設施及機械設備養護費 委辦費 臨時人員酬金 31 出席費 - 審核相關規定 本機關學校 ( 含任務編組 ) 人員及應邀機關學校指派出席代表, 雖出席會議, 不得支領出席費 各機關學校邀請之學者專家, 其本人未能出席, 而委由他人代理, 經徵得邀請機關同意, 代理出席者得支領出席費 至以傳真或事先提供書面意見但未親自出席者, 不得支領出席費 補助或委辦計畫之補助或委辦機關學校人員, 出席該受補助或委辦計畫之相關會議, 均不得支領出席費 出席費之支給, 以每次會議 2,000 元為上限, 由各機關學校視會議諮詢性質酌予支給 已支給出席費者, 如係由遠地前往 (30 公里以外 ), 邀請機關學校得衡酌實際情況, 參照 國內出差旅費報支要點 規定支給必要之費用 法令規定 : 各機關學校出席費及稿費支給要點 32 16

17 出席費 - 解釋令函 各機關學校辦理委辦或補助計畫, 相關出席費支領等處理原則 ( 行政院主計處 處會三字第 號函 ) 1. 各機關學校計畫之委辦, 應依政府採購法等相關規定辦理, 不得有形式編列補助預算而實質委辦, 意圖規避政府採購法等情事 2. 計畫之委辦機關學校, 為該計畫之業務權責機關, 其人員均屬本機關人員, 出席該計畫相關會議, 依各機關學校出席費及稿費支給要點規定, 不得支領出席費 另接受委辦機關學校人員, 除已於計畫內依參與事項分工列支工作等酬勞者, 不得重複支給其他酬勞外, 其餘人員則可依上開要點規定支領出席費 至計畫之補助及受補助之機關人員, 均不得支領出席費 嗣後各機關學校補助之計畫, 均應於簽訂書面契約時, 於契約上載明受補助機關學校人員不得支給出席費, 以杜紛爭 33 出席費 - 解釋令函 依最有利標邀請之專家學者因評選所需實地至投標廠商之廠房勘查, 於當天勘查後開會討論評選程序及結果後, 可否同時領取審查費及出席費? ( 行政院主計處 處實二字第 號 ) 1. 出席費及審查費之支給, 應依行政院頒 各機關學校出席費及稿費支給要點 辦理, 其中出席費係因會議之出席所得支給之酬勞, 審查費 ( 屬稿費之一 ), 係因提供書面審查意見所得支給之酬勞, 二者性質有所不同, 是以就會議之出席而言, 不得重複支給出席費與審查費 2. 本案受邀參與最有利標之討論評選會議之專家學者, 依上開要點規定應得支領出席費 ; 至其於開會當天依評選所需實地至投標廠商之廠房勘查所作審查, 僅係作為出席會議時發表意見之參考, 屬會前準備工作, 其與書面審查仍有所不同, 自不得支給審查費 34 17

18 出席費 - 解釋令函 流會可否支給出席費及交通費? ( 行政院主計處 處忠字第 號函 ) 機關召開會議因出席人數不足而流會, 由於並無會議之召開, 出席之本機關以外人員自不能支領出席費 至於差旅費部分, 如係由遠地前往 (30 公里以外 ), 邀請機關得衡酌實際情況, 參照 國內出差旅費報支要點 規定支給必要之費用 聘請國外專家學者來台工作除支給生活費外, 得否另支給演講費及出席費? ( 行政院人事行政局 局給字第 號書函 ) 國外專家學者專題演講或出席專案會議如與其來台工作內容相關, 應明訂於其來台工作範圍及內容, 且不得另核給相關費用 ; 惟如與來台工作無涉者, 則請依 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 及 各機關學校出席費及稿費支給要點 規定辦理 35 稿費 - 審核相關規定 各機關學校處理與業務有關之重要文件資料, 其稿費之支給依下列規定辦理 : 1. 需委由本機關學校以外人員或機構撰述 翻譯或編審, 經機關學校首長或其授權人核准者, 得依第 11 點規定標準支給稿費 但依 政府採購法 規定, 以公開方式辦理者, 得不受該項標準之限制 2. 經核定交本機關學校人員撰述 翻譯或編審者, 不得支給稿費 惟於辦公時間外趕辦者, 得依規定支給加班費 法令規定 : 各機關學校出席費及稿費支給要點 36 18

19 稿費 - 解釋令函 各機關學校定期發行刊物, 其稿費如何支給? ( 行政院主計處 處忠字第 號函 ) 1. 各機關定期發行刊物, 刊登稿件內容係屬摘錄該機關或其他政府機關相關法規 書籍 公文等資料者, 不得支領稿費 因此, 政令宣導性質刊物, 其中屬於前項規定中所謂摘錄相關法規 書籍 公文等資料者, 不得支領稿費, 且審查費也是稿費之ㄧ種 2. 本機關人員中以編譯為職掌者不得支領稿費, 而實際執行時, 各機關應本於權責核實認定所屬人員之職掌, 以避免浮濫 37 稿費 - 解釋令函 本機關人員辦理撰稿 編稿及審查等工作, 如非屬該人員業務職掌範疇, 可否支給稿費? ( 行政院主計處 處實一字第 號函 ) 各機關學校為處理與業務有關之重要文件資料, 如需委 ( 邀 ) 請專人或機構進行撰稿 編稿及審查等工作時, 始得依 各機關學校出席費及稿費支給要點 規定支給稿費, 至本機關人員辦理上開工作, 均不得支給稿費, 不因該工作是否經機關首長核定 是否屬該機關人員業務職掌範疇及承辦人員是否支領加班費而有所不同 38 19

20 兼職費 - 審核相關規定 支給對象 : 兼職費支給以依組織法規或有關法令規定經權責主管機關核准兼任其他機關 ( 構 ) 學校職務 ( 含由主管院 省 ( 市 ) 政府或縣 ( 市 ) 政府依權責核定之其他機關學校任務編組職務 ) 之人員為限 支給標準 : 按兼職人員本職銓敘審定等級區分為簡任月支最高新臺幣 3,000 元 薦任月支最高新臺幣 2,500 元 委任月支最高新臺幣 2,000 元 軍人 公立學校教育人員 公營事業人員比照相當等級支給 各機關 ( 構 ) 學校支給兼職費標準在規定範圍內得自行核定支給, 超過標準者應專案報經行政院核准後始得支給 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 39 兼職費 - 審核相關規定 支給方式 1. 兼任職務之性質以開會型態為主者, 由聘 ( 派 ) 兼機關 ( 構 ) 學校統一就下列兼職費支給方式擇一辦理, 擇定後於同一任期內, 除報經主管機關同意者外, 不得變更 ; 代理出席會議者, 不得支給 : (1) 按月支給, 並依實際出席比率計發兼職費 但所兼任之職務非每月開會者, 亦得按實際開會之月數依實際出席比率計發之 (2) 依實際出席次數按次支給兼職費, 每次最高新臺幣 2,000 元, 每月支領總額不受本支給規定一 ( 二 )2. 有關超過通案標準應專案報經行政院核准之限制 但仍應受本支給規定一 ( 四 ) 支領個數及上限規定之限制 2. 兼任職務以執行經常性業務為主 ( 例如兼任行政或幕僚職務必須每月實際辦理兼職業務者, 如兼任人事管理員 會計員 ) 者, 及兼任公司 財 ( 社 ) 團法人與行政法人之董事 理事 監察人與監事職務者, 均按月支給兼職費 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 40 20

21 兼職費 - 審核相關規定 基於法令規定有數個兼職者, 以支領二個兼職費為限, 每月支領總額不得超過新臺幣 16,000 元 有下列情形之一者, 其由公務機關派兼者, 悉數繳庫 ; 其由公營事業機構派兼者, 繳作原事業機構之收益 : 1. 支領一個兼職費每月超過新臺幣 8,000 元部分 ; 兼任公司常務董事或常駐監察人為每月超過新臺幣 12,000 元部分 2. 支領二個兼職費每月合計超過新臺幣 16,000 元部分 3. 支領超過 2 個以上之兼職費 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 41 兼職費 - 審核相關規定 兼職費一律由本職機關 ( 構 ) 學校轉發, 不得由被兼任職務之機關 ( 構 ) 學校直接支給 但採電連存帳方式支付兼職費, 並經兼職機關於支付後函知兼職人員本職機關 ( 構 ) 學校者, 不在此限 ; 其有溢領金額者, 應由本職機關 ( 構 ) 學校負追繳責任 各機關 ( 構 ) 學校應將本支給規定通知兼職人員, 兼職人員之本職機關 ( 構 ) 學校應確實依規定列冊加強審核登記兼職及支給兼職費情形 軍公教人員依法令奉派或經服務機關 ( 構 ) 學校許可兼任民營公司 財 ( 社 ) 團法人 依人民團體法所組織之團體等職務, 其兼職費均應依本支給規定辦理 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 42 21

22 兼職費 - 審核相關規定 兼任及代理主管職務人員兼職費, 依下列規定支給 : 1. 兼任本機關 ( 構 ) 學校法定主管職務及非主管人員兼任其他機關 ( 構 ) 學校主管職務, 已支領主管職務加給者, 如另有兼職, 得依本支給規定, 再支領 2 個兼職費 2. 主管人員兼任其他機關 ( 構 ) 學校主管職務, 得在不重領 不兼領主管職務加給之原則下, 就所兼任主管職務之主管職務加給與兼職費擇一支領 擇領主管職務加給者, 如另有兼職, 得依本支給規定再支領 2 個兼職費 ; 擇領兼職費者, 得依本支給規定再支領 1 個兼職費 3. 經權責機關核准代理其他機關 ( 構 ) 學校主管職務連續 10 個工作日以上者, 得就所代理主管職務之主管職務加給與兼職費擇 1 支領 擇領主管職務加給者, 如另有兼職, 得依本支給規定再支領 2 個兼職費 ; 擇領兼職費者, 如另有兼職, 得依本支給規定再支領一個兼職費 4. 經權責機關核准代理其他機關 ( 構 ) 學校非主管職務連續 10 個工作日以上者, 得支領兼職費 ; 如另有兼職, 以再支領 1 個兼職費為限 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 43 兼職費 - 解釋令函 兼職 與 兼辦 之區別 ( 行政院人事行政局 六十八局肆字第 號函 ) 兼職 : 1. 法定兼職 : 機關組織法規中明訂某職位由有關機關或本機關人員兼任者 2. 非法定兼職 : 各機關基於業務特殊需要, 報經權責機關專案核准兼任之職務者 兼辦 : 1. 法定兼辦 : 依法規定辦理本職以外之本機關其他業務者 ( 如學校業務得指定校內教職員兼辦 ) 2. 非法定兼辦 : 機關首長依業務需要指定本機關人員辦理該職位職務範圍外之工作者 44 22

23 授課講1,200 座助理兼職費 - 解釋令函 兼職 與 兼辦 之費用報支差異(92 年 3 月主計長信箱 ) 兼職者, 除支領兼職酬勞外, 不得以誤餐費及加班費等名目支給任何費用 ; 兼辦者, 不得支領兼職酬勞, 惟因兼辦之業務需要加班, 得依規定支給加班費 兼職人員可否於兼職機關支領外勤交通費及誤餐費 ( 行政院主計處 臺處忠字第 號函 ) 兼職人員每月已支領兼職交通費, 原則不應再支領差旅費, 惟若係由遠地前往或每月前往處理業務次數頻繁致所需交通費用高者, 得由兼職機關衡酌經費狀況及實際情形, 參照 國內出差旅費報支要點 支給必要之費用 45 講座鐘點費 - 審核相關規定 各機關學校辦理研習會 座談會或訓練機構辦理訓練進修, 其實際擔任授課人員, 按下列標準發給講座鐘點費 : 區分每節鐘點費標準備註國外聘請 2, 單位 : 新台幣元 / 節 外專家學者 1, 授課時間每節為五十分聘國內聘與主辦或訓練機關 ( 構 ) 學鐘, 其連續上課二節者為座請校有隸屬關係之機關 ( 構 ) 九十分鐘, 未滿者減半支學校人員給 學校人員內聘主辦或訓練機關 ( 構 ) 學校人員 800 講協助教學並實際授課人員 按同一課程講座鐘點費 1/2 支給 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 46 23

24 講座鐘點費 - 審核相關規定 辦理參加訓練進修人員之甄試 分班測驗 學科測驗之外聘主試或面試人員之鐘點費按授課講座標準支給, 實際執行監場及工作人員之鐘點費得按講座助理標準支給 專題演講人員各場次報酬標準, 得由各機關 ( 構 ) 學校衡酌演講之內容自行核定支給 外聘講座視實際需要核實支給往返交通費 但已使用主辦或訓練機關 ( 構 ) 學校公務車輛接送或致送車票 機票者, 不得再支給 講座編撰之教材, 得依 中央政府各機關單位預算執行要點 中有關編稿費及撰稿費標準支給 法令規定 : 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定 47 講座鐘點費 - 解釋令函 外聘講座交通費可否免檢據開支之疑義 ( 行政院主計處 台 90 處忠字第 號函 ) 1. 訓練機構聘請講座授課, 因非以出差派遣, 故非屬 國內出差旅費報支要點 所規範範圍 2. 依 軍公教人員兼職費及講座鐘點費支給規定, 外聘講座視實際需要核實支給往返交通費, 其中 核實 係指由訓練機構審核事實無誤後發給, 若授課講座搭乘飛機往返之事實明確, 但無法取得機票者, 可依 支出憑證證明規則 第 3 條 ( 現為支出憑證處理要點第 4 點 ) 之規定, 改以受領人親自簽名或蓋章之收據核實列支 48 24

25 講座鐘點費 - 解釋令函 外聘講座是否得支給住宿費及膳雜費 ( 行政院人事行政局 局給字第 號函 ) 外聘講座已支給鐘點費, 是否得再支給住宿費及膳雜費一節, 可由各機關參酌辦理各項訓練或講習時有無提供膳宿情形, 在不重領原則下, 依 國內出差旅費報支要點 規定, 衡酌實際需要支給必要之費用 奉派參與座談會或講習會, 由主辦單位發給出席費或講師費後, 是否仍可支領交通及膳雜費 (94 年 10 月版 #598 主計月刊 主計長信箱 ) 本機關人員奉派至其他機關參與座談會或講習會, 邀請機關除依規定支給必要之酬勞, 如講座鐘點費外, 應可基於地利之便, 就必要之交通 飲食及住宿加以安排 惟如未予安排, 則本機關人員得在不重領之前提下, 衡酌實際需要, 依 國內出差旅費報支要點 報支交通膳雜等費 49 國內出差旅費 - 審核相關規定 各機關員工, 因公奉派出差得報支旅費, 故請領出差旅費, 以核准 出差 為要件 銓敘部於 86 年 9 月 24 日以 86 台法二字第 號函釋 公出 及 出差 之意義及用法 : 出差因其須報支費用, 目前係依 國內出差旅費報支要點 及 國外出差旅費報支要點 之規定程序辦理, 請領出差旅費 公出則係因處理公務須離開服務機關, 惟時間不長且無連續性者, 其差勤管理多用 公出 登記, 故 公出 既非屬 出差, 自不得報支出差旅費 依 國內出差旅費報支要點 第三點規定, 各機關對公差之派遣, 應視公務性質及事實需要, 事先由機關詳加審核決定 法令規定 : 國內出差旅費報支要點 50 25

26 國內出差旅費 - 審核相關規定 支給標準 薦任第九職等人員晉支年功俸者, 按簡任級人員數額報支 凡陪同外賓出差者, 其交通費按外賓所搭乘之交通工具按實報支, 其住宿費得就所宿旅館之統一發票或收據, 按實報支 調任人員之配偶及直系親屬隨往任所者, 得按各該調任人員職務等級, 報支交通費 赴任人員之配偶及直系親屬隨往任所者, 得按各該赴任人員職務等級, 補助其實際所需交通費 2/3 在同一地點出差超過 1 個月之住宿費, 超過 1 個月未滿 2 個月部分, 按規定數額 8 折報支 ;2 個月以上部分, 按規定數額 7 折報支 出差單位供膳 2 餐以上者, 不得報支膳費 但雜費得按每日膳雜費數額 1/2 報支 法令規定 : 國內出差旅費報支要點 51 國內出差旅費 - 審核相關規定 費別 職務等級 特任級人員 簡任級人員 ( 第十至十四職等 ) 薦任級以下人員 ( 九職等以下包括約聘 ( 僱 ) 人員 雇員 技工 司機與工友 ) 交通費 每日住宿費新臺幣 每日膳雜費新臺幣 搭乘飛機及高鐵者, 部會及相當部會之首長 副首長得搭乘商務艙 ( 車廂 ) 或相同之座 ( 艙 ) 位, 其餘人員搭乘經濟 ( 標準 ) 座 ( 艙 車 ) 位, 並均應檢據核實列支 其餘交通工具, 不分等次按實開支 2,000 1,600 1,400 檢據核實列支, 未能檢據者, 按二分之一列支 法令規定 : 國內出差旅費報支要點 52 26

27 國內出差旅費 - 審核相關規定 報支規定 出差事畢, 應於 15 日內檢具出差旅費報告表, 連同有關書據, 一併報請各機關審核 交通費包括行程中必須搭乘之飛機 汽車 火車 高鐵 捷運 輪船等費, 均按實報支 ; 領有優待票而仍需全價者, 補給差價 但機關專備交通工具或領有免費票或搭乘便車者, 不得報支 前項所稱汽車, 係指公民營客運汽車 凡公民營汽車到達地區, 除因急要公務者外, 其搭乘計程車之費用, 不得報支 如因業務需要, 駕駛自用汽 ( 機 ) 車者, 其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支 但不得另行報支油料 過路 ( 橋 ) 停車等費用; 如發生事故, 亦不得報支公款修理 法令規定 : 國內出差旅費報支要點 53 國內出差旅費 - 審核相關規定 報支規定 出差地點距離機關所在地六十公里以上, 且有住宿事實者, 得檢據核實列報住宿費, 未能檢據者, 按規定數額之二分之一列支 但住宿於政府機關或公營事業機構提供之完全免費宿舍者, 不得報支住宿費 出差如由旅行業代辦含住宿及交通之套裝行程, 得在不超過住宿費加計交通費之規定數額內, 以旅行業代收轉付收據報支 ; 搭乘飛機 高鐵者, 須另檢附票根 旅費應按出差必經之順路計算之 但有特殊情形無法順路, 並經機關核准者, 所增加之費用得予報支 各機關經常出差, 或長期派駐在外人員之差旅費, 應於本要點所定數額範圍內, 另定報支規定, 陳報各該主管機關核定後實施 法令規定 : 國內出差旅費報支要點 54 27

28 國內出差旅費 - 解釋令函 臨時人員可否派遣出差? 臨時人員不得派遣出差或參加訓練講習, 惟外勤工作人員, 如確有出差必要時, 其各項權利義務應事先妥適規劃, 並以契約方式明訂 ( 行政院主計處 處忠字第 號函 ) 查行政院 97 年 1 月 10 日訂頒之 行政院及所屬各機關學校臨時人員進用及運用要點, 已就臨時人員之進用及運用予以明確規範, 爰除按日計資之臨時人員不得派遣出差或參加講習外, 其他臨時人員工作性質宜否出差或受訓, 仍請各機關依上開要點規定本權責核處 因臨時人員非屬 國內出差旅費報支要點 所規範人員, 倘渠等人員如經各機關同意派遣出差或受訓, 其所需必要費用, 爰得由各機關衡酌其業務性質, 在撙節開支原則下, 亦請本於權責自行核處 ( 行政院主計處 處忠七字第 號書函 ) 55 國內出差旅費 - 解釋令函 機關派員出席公祭, 可否報支差旅費? 旅費係處理一般公務或特定工作計畫所需之差旅費用, 依機關業務性質及實際需要編列, 如需報支差旅費時, 應以出差登記, 至參加或奉派參加各項活動, 應就事實認定是否處理一般公務或特定工作計畫, 才可依出差要點規定支領差旅費, 參加婚喪喜慶非處理公務, 亦非機關業務範圍內之活動項目, 自不宜報支差旅費 ( 行政院主計處 處忠字第 號書函 ) 各機關如因同仁或其直系親屬身故, 有派員參加公祭並協助處理相關後續照護事宜之必要時, 得由機關首長參酌國內出差旅費報支要點及銓敘部 85 年 11 月 25 日 85 台法二字第 號函之意旨, 依權責認定確屬執行公務後, 據以核給公差及報支差旅費, 惟為避免引發爭議, 其差假應以名實相符之事由登記, 不宜僅以 參加公祭 為登記事由 ( 行政院主計處 97 年 9 月 1 日處忠字第 號書函 ) 56 28

29 國內出差旅費 - 解釋令函 隨扈人員得否搭乘高鐵商務車箱 ( 行政院主計處 處忠字第 號函 處忠字第 號函 ) 搭乘高鐵時得搭乘商務車廂者, 僅限於部會及相當部會之首長 副首長, 並不包括隨扈或陪同人員 若有安全上之需要, 執行勤務之隨扈是否配合搭乘商務車廂, 同意由各機關就個案情況, 本於權責自行核處 郵局代售火車票所收取之手續費可否一併報支交通費? (93 年 12 月版 #588 主計月刊 主計長信箱 主計長信箱 ) 查 國內出差旅費報支要點 第 2 點規定, 旅費分為交通費 住宿費及膳雜費, 關於郵局代售火車票之手續費, 應屬雜費涵蓋項目, 故不可併票價報支交通費 57 國內出差旅費 - 相關問題 已超過出差旅費之請領期限者, 是否仍可請領出差旅費? 機關所在地在嘉義, 住所地在台中, 通勤上下班, 如奉派到台中或高雄受訓時, 其交通費應如何報支? 出差回程住宿地點非開會地點, 可否支領住宿費用? 出差以自有手機聯繫業務, 可否支領電話聯繫費用? 出差後因個人行程轉往第三地, 其交通費應如何報支? 公務人員因執行公務而遭調查局約談, 其身份為犯罪嫌疑人, 可否報支差旅費? 個人受獎或代表機關受獎時, 可否報支差旅費? 機關駕駛接送長官或同仁, 可否報支差旅費? 58 29

30 國外出差旅費 - 審核相關規定 出差旅費分為交通費 生活費及辦公費, 其中生活費日支數額之劃分, 概以百分之六十為住宿費, 百分之三十為膳食費, 百分之十為零用費 出差人員交通費之報支, 機票部分, 應檢附機票票根或電子機票 國際線航空機票購票證明單或旅行業代收轉付收據及登機證存根 ; 其餘交通費, 應檢附原始單據或旅行業代收轉付收據 出差率團人員職務在司長級以上者, 得按部長級 次長級 司長級支給禮品及交際費, 檢附原始單據報支 出差人員非屬隨同司長級以上人員出差者, 得按出差日數每人每日報支雜費 ( 包括計程車費 市區租車費 禮品費 交際費等 ) 新臺幣 600 元, 檢附原始單據報支 法令規定 : 國外出差旅費報支要點 59 國外出差旅費 - 審核相關規定 出差由外國政府 國際組織或其他來源提供膳宿或現金津貼者, 其生活費依下列規定報支 : 供膳宿, 且無其他現金津貼或現金津貼未達該地區生活費日支數額百分之十者, 得按日報支或補足該地區生活費日支數額百分之十零用費 供膳不供宿, 且無其他現金津貼或現金津貼未達該地區生活費日支數額百分之十者, 得按日報支該地區生活費日支數額百分之六十之住宿費, 並得按日報支或補足該地區生活費日支數額百分之十之零用費 供宿不供膳, 且無其他現金津貼或現金津貼未達該地區生活費日支數額百分之十者, 得按日報支該地區生活費日支數額百分之三十之膳食費, 並得按日報支或補足該地區生活費日支數額百分之十之零用費 住宿免費宿舍 過境旅館或在交通工具歇夜及返國當日, 生活費按該地區生活費日支數額百分之四十報支 法令規定 : 國外出差旅費報支要點 60 30

31 國外出差旅費 - 審核相關規定 代表政府出席國際會議或談判經主辦單位指定旅館, 或奉派赴外交部認定之戰亂地區出差, 其住宿費超過該地區生活費日支數額百分之六十者, 得檢據覈實報支 與民間企業共同赴國外考察 參展及部會首長出國參訪, 經主辦單位安排旅館, 其住宿費超過該地區生活費日支數額百分之六十者, 亦得檢據覈實報支 但最高以該地區生活費日支數額為限 出差人員出國前未辦理結匯者, 出差旅費應以出國前一日 ( 如逢假日往前順推 ) 臺灣銀行賣出即期美元參考匯價為依據辦理報支 公差人員一日內跨越兩地區或兩地區以上者, 其生活費日支數額均以當日留宿之地區為列之數額, 不得重複 赴大陸地區出差旅費比照國外出差旅費報支要點辦理 法令規定 : 國外出差旅費報支要點 61 國外出差旅費 - 解釋令函 委託旅行社代辦國外考察活動, 應如何報支出差旅費? ( 行政院主計 處忠二字第 號函 ) 依政府採購法招標委託旅行社代辦國外考察活動, 代辦內容包含考察行政與觀摩 交通 ( 含巴士租用 ) 住宿與膳食安排 人員保險及簽證辦理等, 以其已由機關發包予旅行社辦理, 付款對象是旅行社, 故個人僅能依生活費日支數額標準的 10% 報支零用費, 至於住宿及膳食費部分, 應依決標金額 ( 即實際支付予旅行社之團費屬住宿及膳食費 ) 列報, 而其與生活費日支數額標準 90% 間之差額應視為機關支出之撙節, 不宜作為個人零用費之用 62 31

32 國外出差旅費 - 解釋令函 各機關因公赴國外出差人員之保險事宜 ( 行政院 院授人給字第 號函 ) 各機關因公赴國外出差人員之保險事宜, 原則上依外交部與臺銀人壽保險股份有限公司簽訂之 因公赴國外出差或返國述職人員綜合保險 共同供應契約辦理 但在保險額度相同及保險費用較低之前提下, 要保機關亦可另洽提供條件較為優厚之保險公司, 依政府採購法相關規定辦理, 以賦予執行上之彈性, 並將辦理情形函知外交部及副知人事行政局 奉派出國時如有一日內跨越兩地區或兩地區以上者, 其生活費應以何地為計算基準 (96 年 6 月版 #618 主計月刊 主計長信箱 ) 依 中央政府各機關派赴國外各地區出差人員生活費日支數額表 附註 2, 公差人員一日內跨越兩地區或兩地區以上者, 其生活費日支數額均以當日留宿之地區為列支數額, 不得重複之規定辦理 63 國外出差旅費 - 解釋令函 國外出差因故取消, 已支付費用可否報支?( 行政院 臺 (90) 忠授字第 號函 ) 各機關公務人員原已奉派赴國外出差, 卻因故無法成行, 其自行辦理出國手續已支付之手續費或委託旅行業辦理出國事宜所衍生之賠償旅遊費用等, 如確屬不可歸責於當事人之事由, 並經各機關本從嚴原則予以認定者, 同意由各機關在原核定出國經費項下列支 機關可否派遣技工工友出國考察? ( 行政院人事行政局 局考字第 號函 ) 技工工友管理事項不適用公務人員人事法令, 其工作性質係屬一般庶務性, 無涉政策研擬及執行層次, 且 行政院及所屬各機關因公派員出國案件編審要點 並無得遴派技工工友為因公出國考察人員之規定, 又技工工友並非 國外出差旅費報支要點 之適用對象, 無法比照公務人員報支國外出差旅費 綜上, 各機關尚不宜派遣技工工友出國考察 64 32

33 教育訓練費 - 審核相關規定 參加訓練或講習, 包括行程及訓練期間, 訓練機構每日已提供用膳二餐以上及住宿者, 僅補助服務機關至訓練機構間之往返交通費 ; 訓練機構確未提供前述必要之膳宿者, 受訓人員之服務機關得衡酌實際情況, 參照 國內出差旅費報支要點 之規定, 核給往返之交通費 住宿費及按膳雜費之 1/2 支給膳費 參加一週以上之訓練或講習, 訓練或講習期間之假日, 訓練機構未提供膳宿, 且確有在受訓地用膳及住宿者, 可參照 國內出差旅費報支要點 之規定核給膳宿費用 ; 服務機關因急要公務請受訓人員返回服務機關處理者, 始得報支往返交通費 法令規定 : 各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定 65 教育訓練費 - 審核相關規定 各機關學校及基金赴機關以外處所辦理各類會議及講習 訓練原則 ( 行政院 95 年 7 月 14 日院授主會三字第 A B 號函 ) 1. 各項會議及講習訓練, 以在機關內部辦理為原則 如有必要, 得洽借所在地或鄰近地區之機關或訓練機關之場地, 在其所訂一般收費標準範圍內辦理 若因場地不敷使用, 無法在公設場地或訓練機關辦理者, 每人報支之食宿及交通費, 原則上不得超過國內出差旅費報支要點規定之差旅費標準 2. 除必要頒發之獎品外, 不得購買紀念 ( 禮 ) 品或宣導品贈與參加人員 3. 不得攜眷參加 4. 辦理國際性會議 研討會或應業務需要辦理各類會議 研討會等, 其對象主要為機關 ( 構 ) 外之人士, 無法依上開規定或標準辦理者, 應敘明理由報請主管機關核准, 得不受前述規定限制, 但主管機關仍應本經費撙節原則逐案嚴加審核 66 33

34 教育訓練費 - 審核相關規定 5. 凡接受政府捐助或委辦業務之民間機構, 就其接受政府捐助或委辦事項之範圍, 比照上開原則辦理 補充規定 ( 行政院 95 年 9 月 21 日院授主會三字第 號函 ) 1. 適用機關 ( 構 ): 中央及地方政府所屬公務機關 公立學校 國營事業 非營業特種基金暨政府捐助基金達 1/2 以上之財團法人 ( 如工研院 ) 2. 上述適用機關 ( 構 ) 辦理以各適用機關 ( 構 ) 員工為參與對象之會議及講習訓練, 應悉依本院前函頒原則辦理 3. 上述適用機關 ( 構 ) 所辦理之各項會議及講習訓練, 如有各適用機關 ( 構 ) 員工以外人士參與, 依其實際需要未能在公設場地舉辦者, 其所報支之交通 住宿及膳雜費用, 以 國內出差旅費報支要點 規定之差旅費標準核算總額為上限 倘情形特殊 ( 如舉辦國際會議 ) 無法依上述差旅費標準為上限報支者, 得報由主管機關核定後, 依核准內容辦理 67 教育訓練費 - 解釋令函 受訓或講習連續 7 日以上交通費覈發之釋示 ( 行政院 院授主忠字第 號函 ) 員工經機關指派參加受訓或講習連續 7 日以上, 而主辦單位無提供住宿, 須自行搭乘交通工具前往者, 於自第 1 日起按日扣除其上下班交通費後, 依規定覈實發給交通費 ; 如受訓或講習在 7 日以內, 除上下班交通費照發外, 其受訓或講習往返交通費高於上下班所需費用者, 得依規定覈實補發其差額 赴外地參加訓練或講習膳雜費之報支問題 ( 行政院主計處 處忠二字第 號函 ) 若參加人提前一日由遠地前往 (30 公里以外 ) 受訓地點住宿, 於次日參加講習, 訓練或講習機構僅提供用膳一餐, 並於當日返回工作地點者, 依 各機關派員參加各項訓練或講習報支費用規定 第 2 點規定, 除核給往返之交通費及住宿費外, 受訓前一日及受訓當日尚可按膳雜費之 1/2 支給膳費 68 34

35 教育訓練費 - 解釋令函 訓練講習費用之用途歸屬 ( 行政院主計處 處忠字第 號 ) 依中央政府總預算編製作業手冊 用途預算科目分類定義及計列標準表 規定, 一般公務機關員工教育訓練, 如以自辦方式所需費用, 則應依其支用性質, 於業務費項下之其他二級用途別科目 ( 如兼職費 水電費等 ) 列支 ; 如以派赴訓練機構受訓方式, 則於業務費項下之教育訓練費科目列支 另依業務費項下之 委辦費 定義, 所指委託代辦本機關職掌業務之費用均屬之, 例如訓練機構將特定訓練課程, 委託其他機關或團體代為辦理, 由於該委託之訓練項目屬訓練機構之職掌業務, 所需費用則於委辦費項下列支 另委託開發資訊系統之相關員工訓練費用列支, 則應視該項訓練有無資本化而定 69 教育訓練費 - 相關問題 由服務機關送訓且於夜間訓練, 並無公假登記可查之受訓人員, 可否報支往返交通費? 訓練機構調查受訓人員膳宿需求時, 受訓人員勾選不用膳宿, 可否向機關請領受訓補助費? 機關核定以出差方式參加講習訓練, 可否依 國內出差旅費報支要點 規定報支差旅費? 受訓上課與宿舍地點不同, 致需另搭乘捷運前往上課之捷運交通費可否報支? 重新參加薦任公務人員晉升簡任官等訓練者, 可否申請膳宿費? 70 35

36 通訊費 - 審核相關規定 依 宿舍管理手冊 及 中央機關首長宿舍管理要點 規定, 各機關首長宿舍電話通話費由機關支應, 職務及單身宿舍之電話通話費由借用人自行負擔 各機關人員之住宅家用電話通話費, 均不得由機關補助 各機關負擔行動電話通話費之對象, 以機關首長 副首長 幕僚長及一級主管為限, 若有業務特殊需要者, 應報由主管機關從嚴核定 各機關負擔行動電話通話費之限額, 除機關首長 副首長及幕僚長不設上限外, 一級 二級機關人員每月以 1,000 元為上限, 其餘各級機關人員每月以 500 元為上限 以上所有人員均應檢據覈實報支, 惟如因業務特殊致前列限額確有不敷者, 得由主管機關衡酌業務或特殊期間等需要訂定不同限額 法令規定 : 行政院及所屬各機關補助員工住宅家用及行動電話通話費處理原則 71 通訊費 - 解釋令函 機關正副首長住宅家用電話可否比照首長宿舍電話通話費由機關支應?( 行政院主計處 處忠字第 號函 ) 查 行政院及所屬各機關補助員工住宅家用及行動電話通話費處理原則 訂定時, 即考量目前各機關正副首長皆有配置行動電話, 且通話費不設上限, 以應業務聯繫之需, 爰規定不再補助自有住宅家用電話通話費 中央政府非營業特種基金及國營事業是否適用 行政院及所屬各機關補助員工住宅家用及行動電話通話費處理原則 ( 行政院主計處 處孝字第 A B 號函 ) 中央政府非營業特種基金應適用, 國營事業則不適用, 惟該等經費, 各事業仍應依年度預算及相關管理規定核實辦理 72 36

37 特別費 - 審核相關規定 使用範圍 贈送婚喪喜慶之禮金 奠儀 禮品 花籃 ( 圈 ) 喜幛 輓聯 中堂及匾額等支出 對本機關及所屬機關人員之獎 ( 犒 ) 賞 慰勞 ( 問 ) 及餐敘等支出 對外部機關 ( 即本機關及所屬機關以外之機關 ) 民間團體與有關人士等之招待 餽 ( 捐 ) 贈及慰問等支出 報支手續 特別費之支用, 應依 支出憑證處理要點 規定取得收據 統一發票或相關書據 其因特殊情形, 不能取得者, 應由經手人開具支出證明單, 書明不能取得原因, 並經支用人 ( 即首長 副首長等人員 ) 核 ( 簽 ) 章後, 據以請款 特別費原始憑證應註明用途或案據 法令規定 : 各級政府機關特別費支用規定 73 特別費 - 審核相關規定 預算執行 各機關 學校特別費預算之執行, 應在法定預算額度內核實分配預算辦理, 不得移作其他用途, 且下月之預算額度亦不得提前支用 ; 如有賸餘, 得依預算法第 61 條規定, 轉入以後月份繼續支用, 但以同年度為限, 年度終了未經使用部分, 應即停止支用, 並列作決算賸餘處理 凡本職以外, 另兼任其他機關之首長 副首長者, 不論本職及兼職係屬同級政府或分屬不同級政府, 均僅得選擇其中 1 個職務 ( 本職或兼職 ) 支用特別費 法令規定 : 各級政府機關特別費支用規定 74 37

38 特別費 - 審核相關規定 審計單位審核各機關首長特別費報支情形發現, 部分支出用途或案據之說明未臻明確, 僅籠統載列 宴客 或 犒賞 等, 易造成審核實務上認定之困擾 ; 部分支用與規定未合, 如支出憑證日期為上年度, 非屬當年度支出, 或實際支出金額逾特別費編列總額等 ( 審計部 台審部一第 號函 ) 為促使特別費能合於規定支用, 以利財務責任之解除, 請各機關依下列配合辦理事項, 切實檢討處理, 並依 加強財務控管及落實會計審核方案 規定, 持續追蹤辦理情形 : 1. 原始憑證所列用途或案據之內容應說明使用範圍, 以利於審核及事後查證作業 2. 特別費應以核定有案之機關首長 副首長名義支用, 非屬核定有案者, 不得列支 法令規定 : 特別費報支各機關應行配合辦理事項 75 特別費 - 審核相關規定 3. 各機關報支特別費, 應本誠信原則對所提出單據之支出事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 4. 如確有實際需要, 必須於月初領現金執行特別費時, 應依預借程序辦理, 事後並依規定手續結報 5. 特別費於年度終了未經使用部分, 應即停止支用, 最晚不得遲於次年 1 月 15 日前報支 6. 取得單據時應注意, 其記載內容依支出憑證處理要點第 5 點及第 6 點規定應記明事項辦理 7. 對於可取得相關收據或感謝狀並無困難者, 仍應儘量取得據以申請報支, 如確實取得有困難者, 則應詳述不能取得理由 8. 因婚喪喜慶事由而以訃聞或喜帖據以結報者, 仍應補充證明有支付之事實 9. 預算之執行, 當月報支金額不得超過累計賸餘分配數額, 其年度支出不得超過特別費年度預算總額 法令規定 : 特別費報支各機關應行配合辦理事項 76 38

39 特別費 - 解釋令函 代理職務支用特別費 ( 行政院主計處 處忠字第 號 ) 查特別費係公共關係費性質, 非屬法定給與事項, 由於機關首長職務出缺, 其代理人於代理職務一定期間後, 將會衍生公共關係之花費, 為應上述情形實際需要, 故行政院於 95 年 2 月 3 日以院授主忠字第 號函規定, 中央機關首長 副首長等人員之職務出缺, 經依法令規定核派代理人 ( 不論係同一機關或跨機關之職務代理 ), 該代理人於代理職務期間達 1 個月以上時, 得依規定核實列支特別費 依退休人員照護事項規定, 各機關公務人員退休時, 可利用各種集會舉行歡送及酌贈紀念品 爰此, 有關機關 學校贈送退休人員花束 紀念品所需經費, 如係以機關學校名義餽贈, 可由其業務費 -- 一般事務費科目項下核實支應 ; 如係以機關 學校首長 副首長個人名義餽贈, 則應由特別費列支 又依行政院 院授人給字第 號函規定, 致贈退休紀念品每人以 5000 元內為上限 77 文康活動費 - 審核相關規定 文康活動分為藝文活動及康樂活動二類 : 所稱藝文活動, 係指各機關所辦理之各類藝文研習 欣賞或競賽等活動 所稱康樂活動, 係指各機關所辦理之各類社團研習 體能競賽 慶生 聯誼 服務 休閒等活動 文康活動以現職員工參加為原則 但機關得視活動性質邀請退休員工參加或眷屬自費參加 文康活動辦理時間以利用休閒及例假日為原則 但在不影響業務正常進行情形下, 得利用辦公時間舉辦, 參加人員以公假登記 各機關文康活動之辦理, 所需經費應本撙節開支原則, 在各機關年度預算相關科目內列支 法令規定 : 中央各機關學校員工文康活動實施要點 78 39

40 文康活動費 - 解釋令函 公務人員於辦公時間代表機關參加各項競賽活動, 可否 報支差旅費 ( 行政院主計處 處忠三字第 號書函 ) 公務人員因公奉派出差處理公務或特定工作計畫, 並以公假加註公差性質登記者, 自可依 國內出差旅費報支要點 規定, 支領差旅費 ; 至於機關所辦理之各項競賽活動, 倘性質屬文康活動, 請依 中央各機關學校員工文康活動實施要點 規定之精神, 在年度文康活動費預算項下支應 各機關學校為辦理文康活動或推展業務必須發放等值禮品者, 得購買商品禮券 ( 機關購買時可取得發票者 ) 現金禮券 ( 機關購買時無法取得發票者 ) 並非最終消費, 因此除辦理員工文康活動得購買郵政禮券者外, 其餘一律不得再購買使用 ( 行政院主計處 處會三字第 號函之說明三 ) 79 委辦費 - 審核相關規定 行政程序法 行政機關得依法規將其權限之一部分, 委任所屬下級機關執行之 行政機關因業務上之需要, 得依法規將其權限之一部分, 委託不相隸屬之行政機關執行之 ( 程 15) 行政機關得依法規將其權限之一部分, 委託民間團體或個人辦理 ( 程 16) 政府採購法 機關採購得委託法人或團體代辦 ( 採 5) 機關之採購, 得洽由其他具有專業能力之機關代辦 ( 採 40) 審計法施行細則 各機關委託其他機關或學校團體辦理之經費, 應檢附支出有關原始憑證, 隨同月份會計報告送該管審計機關審核 但有特殊情形, 報經該管審計機關同意, 得免附送有關憑證, 由該管審計機關派員就地抽查之 ( 審細 25) 80 40

41 委辦費 - 審核相關規定 中央政府各機關單位預算執行要點 委託其他機關 人民團體 學術團體 教育文化事業機構等委辦事項, 應依 行政院所屬各機關委託研究計畫管理要點 及 行政院及所屬各機關推動業務委託民間辦理實施要點 等規定辦理 ; 除特殊情形陳由機關首長核准外, 應於年度開始 6 個月內完成簽約手續 ( 第 17 點第 2 款 ) 行政院所屬各機關委託研究計畫管理要點 各機關於編擬年度委託研究計畫概算前, 應就政策需求 計畫目標 執行急迫性與可行性 預期成效 預算來源與編列之合理性 是否重複研究等進行先期審議, 並報經機關首長核定 ( 第 5 點 ) 委託機關之人員參與委託研究工作, 不得支領研究計畫經費 ( 第 12 點 ) 81 委辦費 - 解釋令函 依政府採購法辦理之委辦計畫, 受託對象 ( 工商行號 機關 學校或團體 ) 所開立之發票或收據, 核屬審計法施行細則第 25 條規定所稱之原始憑證 ( 行政院主計處 台 89 處會三字第 號函 ) 為有效控管各機關派員出國案件, 各機關年度預算所編列之委辦費, 不得再由受託機關 團體等, 邀請原委辦機關人員出國, 並負擔出國旅費 ( 行政院 台 90 忠授處字第 號函 ) 員生消費合作社並非機關或學校, 故不適用政府採購法 ; 惟如接受機關 學校委託辦理之代辦業務, 該委託事項自適用採購法第 5 條之規定, 並應受委託之機關 學校監督 ( 工程會 工程企字第 號函 ) 82 41

42 委辦費 - 解釋令函 機關辦理專業服務採購時, 有關契約價金之給付, 請依行政院 研商以總包價法方式辦理委託研究計畫招標採購有關事宜 會議紀錄辦理 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 ) 查政府採購法及 機關委託專業服務廠商評選及計費辦法 對於機關委託專業服務費用之計算方式, 已有明確規定 以總包價法計算者, 應以其工作範圍及內容明確, 服務費用之總價可以正確估計時, 方可採用, 如得標廠商完成履約事項後, 機關應即照事先約定之契約價金全數給付廠商, 故機關不應於契約中要求繳回經費節餘款, 以符公平原則 ; 至於經費報支程序, 得以總額單證報支驗收結案, 毋需檢附所有單證報支各項費用, 亦無節餘款繳回問題 83 設備及投資 土地 房屋建築及設備費 公共建設及設施費 機械設備費 運輸設備費 資訊設備費 雜項設備費 權利 投資 84 42

43 運輸設備費 - 審核相關規定 公務轎車 旅行車 客貨兩用車及各型交通車, 除有特殊情況報行政院核准外, 不得增購或汰換 依 車輛管理手冊 規定配置之機關首長及副首長專用車 各型貨車 各型警備車 機車 其他特殊用途車輛, 依實際需要辦理增購或汰換 各機關不得勻用各界捐款及外募款項等經費, 支應購車價款 各機關汰換公務車輛時, 其採購新車之預算, 應分配於舊車屆滿使用年限之當月份, 不得提前, 並應在每一車輛單價標準範圍內執行, 不得流入 流出, 每一車輛預算執行之賸餘, 應予繳庫 ; 如有不足, 報由行政院專案核定處理 校務基金以外之國立學校, 其採購公務車輛, 準用本要點之規定 國營事業及非營業基金採購管理用之車輛, 準用本要點之規定 各機關以接受補助經費採購車輛, 準用本要點之規定 地方政府得參照本要點之規定, 自行訂定採購公務車輛作業要點 ; 其未訂定者, 準用本要點之規定辦理 法令規定 : 中央政府各機關採購公務車輛作業要點 85 運輸設備費 - 審核相關規定 各機關學校於公務車輛報廢後, 應按下列優先順序處理 : 1. 運用尚存之公務車輛, 以集中調派方式支援各項公務所需, 不另增租車輛 2. 因短程洽公而尚存之公務車輛不敷調派支援者, 得覈實報支短程車資 3. 以租賃每日部分工時 每月特定日數 每月不特定日期 時間或隨叫隨到等方式之車輛處理 各機關學校租賃公務轎車, 其排氣量不得超過 1800CC 但租賃接待外賓禮車及因應臨時特殊需要之用車, 不在此限 國營事業及非營業基金租賃管理用之車輛, 準用本注意事項之規定 但實施用人費率事業所租賃之車輛, 應以公務為限, 不得作為人員上下班用 地方政府得參照本注意事項之規定, 自行訂定租賃公務車輛應行注意事項 ; 其未訂定者, 準用本注意事項之規定辦理 法令規定 : 中央政府各機關學校租賃公務車輛應行注意事項 86 43

44 運輸設備費 - 解釋令函 工程管理費是否得採購公務車輛, 及地方政府採購公務車輛之准駁權責 ( 行政院主計處 處實一字第 號函 ) 查 中央政府各機關工程管理費支用要點 第 3 點第 5 款業已明定工程管理費之支用項目並不包括購置車輛費用, 故各機關不得再以工程管理費購置公務車輛 查 中央政府各機關採購公務車輛作業要點 第 2 點規定, 各機關公務轎車等車輛, 除有特殊情況報行政院核准外, 不得增購或汰換 ; 同要點第 9 點第 4 項規定, 地方政府得參照本要點之規定, 自行訂定採購公務車輛作業要點 ; 其未訂定者, 準用本要點之規定辦理 如地方政府準用該要點規定辦理, 遇有特殊情況之准駁問題時, 為避免特殊情況之解釋寬嚴不一, 應參照該要點規定之精神, 報請上級政府核定 87 獎補助費 對地方政府之補助 對團體及個人之捐助 88 44

45 獎補助費 - 審核相關規定 各機關預算內補助地方政府經費, 應就全年度補助預算數, 配合計畫預定進度及實際經費需求, 妥為分配 實際撥款時, 各機關應先查明各受補助地方政府提報之計畫實際執行進度 經費 ( 含地方分擔款 ) 支用情形, 覈實撥付 ( 第 9 點 ) 各機關預算內所列補助地方政府經費, 應切實依計畫進度核實撥款, 其執行結果如有賸餘, 應按中央補助比率繳回國庫 但補助款賸餘未超過新臺幣 10 萬元時, 受補助之地方政府得免予繳回 ( 第 21 點 ) 各機關對民間團體及個人之補 ( 捐 ) 助, 應依 中央政府各機關對民間團體及個人補 ( 捐 ) 助預算執行應注意事項 之規定, 按補 ( 捐 ) 助事項性質, 訂定明確 合理及公開之作業規範, 報請主管機關核定 各主管機關對所屬機關辦理前項補 ( 捐 ) 助業務, 應訂定管考規定, 並切實督導考核 ( 第 22 點 ) 法令規定 : 中央政府各機關單位預算執行要點 89 獎補助費 - 審核相關規定 對地方政府之補助款, 應依 中央對直轄市及縣 ( 市 ) 政府補助辦法 及 中央對直轄市及縣 ( 市 ) 政府申請計畫型補助款補助之處理原則 等規定辦理 ( 第 17 點第 8 款 ) 總預算內 省市地方政府 科目項下之補助地方政府經費, 應依 中央對直轄市與縣 ( 市 ) 政府計畫及預算考核要點 規定辦理考核 ; 至編列於各機關項下之補助地方政府經費, 應依 中央對直轄市及縣 ( 市 ) 政府補助辦法 規定, 檢討補助計畫進度與效益, 並加強補助經費預算執行情形之管制, 併入前項各機關施政計畫內之個案計畫予以評核 ( 第 36 點 ) 法令規定 : 中央政府各機關單位預算執行要點 90 45

46 獎補助費 - 審核相關規定 各機關對民間團體及個人之補 ( 捐 ) 助, 應就下列事項納入補 ( 捐 ) 助之作業規範內或於補 ( 捐 ) 助契約中訂定 : 1. 同一案件向二個以上機關提出申請補 ( 捐 ) 助, 應列明全部經費內容, 及向各機關申請補 ( 捐 ) 助之項目及金額 2. 對補 ( 捐 ) 助款之運用考核, 如發現成效不佳 未依補 ( 捐 ) 助用途支用 或虛報 浮報等情事, 除應繳回該部分之補 ( 捐 ) 助經費外, 得依情節輕重對該補 ( 捐 ) 助案件停止補 ( 捐 ) 助一年至五年 3. 受補 ( 捐 ) 助經費中如涉及採購事項, 應依政府採購法等相關規定辦理 4. 受補 ( 捐 ) 助經費結報時, 除應詳列支出用途外, 並應列明全部實支經費總額及各機關實際補 ( 捐 ) 助金額 5. 受補 ( 捐 ) 助經費於補 ( 捐 ) 助案件結案時尚有結餘款, 應按補 ( 捐 ) 助比例繳回 6. 受補 ( 捐 ) 助經費產生之利息或其他衍生收入之處理方式 7. 適當選定績效衡量指標, 作為辦理補 ( 捐 ) 助案件成果考核及效益評估之參據 法令規定 : 中央政府各機關對民間團體及個人補 ( 捐 ) 助 91 預算執行應注意事項 獎補助費 - 審核相關規定 法人或團體接受機關補助辦理採購, 其補助金額占採購金額半數以上, 且補助金額在公告金額以上者, 適用政府採購法之規定, 並應受該機關之監督 ( 採購法第 4 條 ) 機關補助法人或團體辦理採購, 其補助金額達本法第 4 條規定者, 受補助者於開標 比價 議價 決標及驗收時, 應受該機關監督 前項採購於本法及本細則規定上級機關行使之事項, 由本法第 4 條所定監督機關為之 ( 採購法施行細則第 2 條 ) 本法第四條所定補助金額, 於二以上機關補助法人或團體辦理同一採購者, 以其補助總金額計算之 補助總金額達本法第四條規定者, 受補助者應通知各補助機關, 並由各補助機關共同或指定代表機關辦理監督 ( 採購法施行細則第 3 條 ) 法令規定 : 政府採購法及其施行細則 92 46

47 會計憑證 原始憑證之審核 記帳憑證之審核 93 會計憑證 - 審核相關規定 收據應由其受領人或其代領人簽名, 並記明受領事由等事項, 如記載不明, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽名證明之 統一發票應記明買受機關名稱等事項, 如記載不明, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細註明, 並簽名證明之 收銀機或計算機器開具之統一發票, 應輸入各機關統一編號, 若未輸入統一編號, 應請營業人加註買受機關名稱或統一編號後, 加蓋統一發票專用章 若統一發票僅列日期 貨品代號 數量 金額者, 應由經手人加註貨品名稱, 並簽名 ; 如其他相關憑證已記載採購事項及貨品名稱者, 得免加註 法令規定 : 支出憑證處理要點 94 47

48 會計憑證 - 審核相關規定 支出憑證如有遺失或供其他用途者, 應檢附與原本相符之影本, 或其他可資證明之文件, 由經手人註明無法提出原本之原因, 並簽名 支出憑證及前項應檢附之影本或文件, 如因特殊情形不能取得者, 應由經手人開具支出證明單, 書明不能取得原因, 據以請款 各機關依法提存之款項, 因無法取得受領人或代領人之收據, 應檢具國庫存款收款書及由經手人加註影本與原本相符並簽名之提存書影本 法令規定 : 支出憑證處理要點 95 會計憑證 - 解釋令函 機關付款時若未取得受款人收據, 應如何辦理審核作業? (93 年 6 月版 #582 主計月刊 主計長信箱 ) 為利於公款之支付作業, 可採以 暫付款 之方式處理, 俟取得受款人之收據後, 再辦理轉正作業 ; 或為簡化會計作業處理, 可於支付款項時, 於相關案卷上註明 收據補 ( 後 ) 附 等文字, 並不影響該支出憑證之審核作業 政府機關所書立或使用之印花稅應稅憑證是否需要貼用印花稅票? ( 財政部 98 年 7 月 20 日台財稅字第 號令 ) 該政府機關如屬編列單位預算者, 其所書立或使用屬印花稅課稅範圍之憑證, 應免貼用印花稅票 ; 為若該機關屬編列作業基金預算者, 則其所書立或使用屬印花稅課稅範圍之憑證仍應依規定貼用印花稅票 96 48

49 會計憑證 - 解釋令函 審核支出憑證時, 統一發票加蓋之統一發票專用章, 是否需要加註負責人姓名? 若未加註負責人姓名, 是否需加蓋負責人私章?(94 年 2 月版 #590 主計月刊 主計長信箱 ) 1. 查 統一發票使用辦法 第 5 條規定統一發票專用章應刊明營業人名稱 統一編號 地址及 統一發票專用章 字樣, 是以負責人姓名並非統一發票專用章之必要具備項目 2. 依 支出憑證處理要點 第 6 點第 1 項規定, 統一發票應記明事項為營業人之名稱 地址及其營利事業統一編號 採購名稱及數量 單價及總價 開立統一發票日期 買受機關名稱 亦未要求應載明負責人姓名, 是以取得之統一發票所加蓋之專用章如無負責人姓名, 應不影響該統一發票之報支 97 採購監辦或審核注意事項 簽辦階段 開標及決標階段 驗收階段 98 49

50 採購監辦規定 監辦人員會同監辦採購, 應實地監視或書面審核機關辦理開標 比價 議價 決標及驗收是否符合政府採購法規定之程序 前項會同監辦, 不包括涉及廠商資格 規格 商業條款 底價訂定 決標條件及驗收方法等採購之實質或技術事項之審查 但監辦人員發現該等事項有違反法令情形者, 仍得提出意見 公告金額以上採購案之監辦單位, 包括主 ( 會 ) 計及有關單位, 兩者均須監辦 ; 中央機關未達公告金額採購之監辦, 則由主 ( 會 ) 計或有關單位兩者其一監辦 公告金額以上之採購案, 採書面審核監辦或不派員監辦者, 應簽報機關首長或其授權人核准後為之 ; 中央機關未達公告金額者, 則免經機關首長或其授權人核准 法令規定 : 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法等相關規定 99 採購監辦規定 採購案有下列情形之一且尚未解決者, 機關首長或其授權人員不得為不派員監辦之核准 : 1. 廠商提出異議或申訴 2. 廠商申請調解 提付仲裁或提起訴訟 3. 經採購稽核小組或工程施工查核小組認定採購有重大異常情形 承辦採購單位通知主 ( 會 ) 計及有關單位監辦時, 有上述各款情形之一者, 應予敘明 在不派員監辦之情形下, 亦得免採書面審核方式監辦 採購案之承辦人員不得為該採購案之監辦人員 機關辦理小額採購, 承辦採購單位得不通知主 ( 會 ) 計及有關單位派員監辦 其通知者, 得不派員 法令規定 : 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法等相關規定

51 採購監辦規定 監辦人員於完成監辦後, 應於紀錄簽名, 並得於各相關人員均簽名後為之 無監辦者, 紀錄應載明其符合監辦採購辦法規定之特殊情形 監辦人員對採購不符合政府採購法規定程序而提出意見, 辦理採購之主持人或主驗人如不接受, 應納入紀錄, 報機關首長或其授權人員決定之 但不接受上級機關監辦人員意見者, 應報上級機關核准 採書面審核監辦者, 紀錄應由各相關人員均簽名後再併同有關文件送監辦人員, 並應於紀錄上載明 書面審核監辦 字樣 法令規定 : 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法等相關規定 101 內部審核與採購監辦比較關係圖 簽辦招標開標決標履約驗收 採購監辦 採購監辦 內部審核

52 簽辦階段 - 審核注意事項 採購案件有無預算及是否與所定用途符合, 金額是否在預算範圍內, 有無於事前依照規定程序辦妥申請核准手續 ( 內審 24-1) 確認採購案簽辦之採購類別 ( 工程 財物或勞務 ) 招標方式 採購金額 預算金額, 是否符合政府採購法相關規定 確認是否有分批辦理採購之必要, 有無經上級機關核准或已於預算書標示 ( 採購 14 細則 13) 採最有利標決標之案件, 有無先報經上級機關核准 ( 採購 56) 103 開標及決標階段 - 監辦注意事項 開標作業是否依招標文件公告之時間及地點公開辦 理 ( 採購 45) 開標人員及監辦人員於開標作業地點是否到齊 ; 主持開標人員是否經機關首長或其授權人指派 ( 細則 50) 查核金額以上採購之開標 比價 議價及決標, 是否報請上級機關派員監辦 ( 採購 12 細則 7 8) 投標廠商是否為合格廠商, 達到法定家數則進行開 標, 未達到則由主持開標人員宣布流標 ( 採購 48 細則 55) 廠商之投標文件是否密封, 並於投標截止期限前, 以郵遞或專人送達招標機關或其指定之場所 ( 採購 33)

53 開標及決標階段 - 監辦注意事項 訂有底價之採購, 開封前應審視底價封是否密封完整 ; 開封後應注意底價是否經機關首長或授權人員核定 ( 採購 34 46) 比減價程序是否符合規定, 超底價決標是否報經核准 ( 採購 細則 70 71) 比減價結果在底價以內時, 除有總標價或部分標價偏低之情形者外, 主持開標人員是否立即宣布決標 ( 細則 69) 最低合格標廠商標價偏低, 如認為顯不合理, 是否限期通知廠商提出說明或擔保 ( 採購 58) 開 決標有無製作紀錄, 並由辦理開 決標人員及出席之得標廠商代表會同簽認 ( 細則 51 68) 105 驗收階段 - 監辦注意事項 機關辦理採購, 是否限期辦理驗收 如有特殊情形必須延期者, 是否經機關首長或其授權人員核准 ( 採購 71 細則 95) 查核金額以上採購之驗收, 是否報請上級機關派員監辦 ( 採購 12 細則 9) 驗收人員抽查驗核廠商履約結果有無與契約 圖說 或貨樣規定不符, 不符時主驗人員有無作相關處置 ( 採購 72) 驗收結果與規定不符, 經機關檢討確有先行使用之必要, 而採部分驗收者, 是否經機關首長或其授權人員核准, 並就驗收部分支付部分價金 ( 採購 72)

54 驗收階段 - 監辦注意事項 驗收結果與規定不符, 經機關檢討不必拆換或拆換確有困難, 而採減價收受者, 其在查核金額以上之採購, 是否報經上級機關核准 ; 未達查核金額之採購, 是否經機關首長或其授權人員核准 ( 採購 72) 辦理驗收有無製作紀錄, 並由辦理驗收人員 監驗人員或廠商代表會同簽認 ( 採購 72 細則 96) 驗收完畢後, 所製作之結算驗收證明書與驗收紀錄是否相符 ; 主驗 會驗人員是否分別簽認 ( 採購 73 細則 101) 107 採購監辦或審核 - 解釋令函 主 ( 會 ) 計及有關單位依 中央機關未達公告金額採購監辦辦法 第 3 條規定, 在不派員監辦之情形下, 亦得免採書面審核方式監辦 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 ) 機關於廠商履約施工中所辦理之估驗程序, 非屬驗收, 亦不適用政府採購法所定監辦之規定, 主 ( 會 ) 計單位無需派員監辦 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 ) 政府採購法並未規定各次付款前均應辦理驗收, 但可依本法第 70 條第 2 項規定於履約過程辦理分段查驗, 並將其結果供期末驗收之用 至於分段查驗, 不適用本法第 12 條及第 13 條監辦規定 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 ) 主 ( 會 ) 計單位依 中央機關未達公告金額採購監辦辦法 第 3 條規定不派員監辦者, 應以逐案核准為原則 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 )

55 採購監辦或審核 - 解釋令函 監辦人員於完成監辦後, 應於紀錄簽名 之規定, 係指應於所監辦案件之開標 比價 議價 決標及驗收紀錄上簽名, 尚不包括廠商標單及底價單 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 ) 依 中央機關未達公告金額採購招標辦法 第 5 條規定 : 公告金額十分之一以下採購之招標, 得不經公告程序, 逕洽廠商採購, 免提供報價或企劃書, 准此, 十萬元以下之採購, 可免提供報價或企劃書 至機關為強化管理需要, 訂定較嚴格內部規定, 自當依較嚴格之規定辦理 (92 年 7 月版 #571 主計月刊 主計長信箱 主計長信箱 ) 機關有關單位如已依政府採購法及其相關規定經核准 不派員監辦 時, 自無須於採購相關文書上簽名 ; 倘有關單位並未奉准不派員監辦, 會計人員執行內部審核發現時, 應請相關承辦單位或人員補簽註 (93 年 4 月版 #580 主計月刊 主計長信箱 ) 109 採購監辦或審核 - 解釋令函 依 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法 第 5 條第 1 項第 6 款機關辦理重複性採購, 同一年度內已有監辦前例者, 以及第 10 款有關辦理分批或部分驗收, 其驗收金額未達公告金額者, 經機關首長或其授權人員核准者, 得不派員監辦之規定, 適用於財物 勞務及工程採購案件 至新年度對於以前年度曾辦理過之採購案, 仍需依規定監辦 ( 行政院主計處 處會三字第 A 號函 ) 會計人員審核投標須知及契約草案時, 應就內部審核有關之事項, 亦即涉及財務收支之執行加以審核, 例如審核契約金額是否在預算範圍內及給付條件與資金籌措是否相配合 保證 ( 固 ) 金之收付條件是否訂明 違約罰款及損害賠償之計算是否明確等, 惟對於非財務收支事項之實質或技術事項, 必要時仍得提出審核意見 ( 行政院主計處 處會三字第 號主計長信箱答復 )

56 採購監辦或審核 - 解釋令函 辦理原有契約工程項目數量之增減, 其議價程序不得免除 如該契約價金之給付係依實際施作之項目及數量給付, 且僅係原有契約工程項目數量之增減, 並在契約金額容許範圍內者, 得以換文方式辦理, 免召開議價會議 ( 行政院公共工程委員會 工程企字第 號函 ) 機關退還廠商履約保證金或保固金, 應取得廠商退還之機關原開立收取履約保證金 保固金收據, 或請廠商另行開立收據以茲證明 ( 行政院主計處 處會三字第 號主計長信箱答復 ) 會計人員監辦範圍不包括涉及資格 規格等實質之審查, 惟仍應注意其資格標及規格標之開標過程是否符合政府採購法規定之程序, 是以, 如依政府採購法及相關規定採實地監辦而非書面審核監辦, 仍應派員實地監視其資格標及規格標之開標程序 ( 行政院主計處 處實二字第 號主計長信箱答復 ) 111 違失案例研討 56

57 違失案例 - 加班費 勤務指揮中心人員輪值當日, 再奉派出差, 同時支領值班費及出差費, 核與 關於公務人員於輪值日 ( 夜 ) 勤時間內, 如再奉派出差, 以出差時間內不能同時執行值日 ( 夜 ) 勤務工作, 其值勤費自不應支領 之規定未合 出差 上班與加班時間重疊或每小時加班費未依各機關加班費支給標準規定計算, 核有溢支情事 未休假加班費, 未依 未休假加班費之計算以月支薪俸 專業加給及主管加給 3 項總和 計算, 逕將 警勤加給 列入計算並核發, 致有溢支情事 加班請領時數與加班簽到 退資料不符, 核有溢領加班費 奉派出差人員已支領全日膳雜費, 惟於出差日另支付該員 12 時至 13 時加班費, 核有重複支給情事 113 違失案例 - 出席費 列支外聘委員出席計畫評選會議出席費, 查該會議因出席委員人數不足而流會, 仍支付委員出席費 出席會議同時支領出席費與審查費, 核與 出席費係因會議之出席所得支給之酬勞, 審查費 ( 屬稿費之一 ), 係因提供書面審查意見所得支給之酬勞, 二者性質有所不同, 是以就會議之出席, 不得重複支給出席費與審查費 之規定未符 列支評鑑委員出席費, 當日上下午各支付出席費 1 次, 核與 不應基於支給考量, 而硬性將一天分成數次會議 之規定未合

58 違失案例 - 出差旅費 2 員工出差事由相同, 卻分別報支全額及半數之膳雜費 出差人員報支差旅費, 間有出差期間跨週休假日或連續假日留宿台南 高雄等出差地區, 卻於大台北地區刷卡消費, 浮報住宿費及膳雜費 報支住宿費及交通費之憑證, 日期經勾稽有異常, 如搭乘交通工具前往出差地點之日期在住宿日期之後 列支國外出差旅費, 其中 住宿免費宿舍 過境旅館或在交通工具歇夜 及返國當日, 生活費未按該地區生活費日支數額百分之四十報支, 仍以全額列支 報支國外旅費 禮品及交際費, 未全數檢附原始單據 日支生活費以賣出現金美元匯價計算報支, 非為賣出即期美元匯價 115 違失案例 - 教育訓練費 某機關假 訓練中心辦理 研討會, 查該機關現有禮堂可容納開會人數約 200 人, 前述研討會參加人數僅 81 人, 未利用內部場地, 前往遠距離谷關辦理, 另需支應場地租金 食宿等費用, 與規定未合 研討會辦理地點未優先在機關內部或洽借所在地或鄰近地區之機關或訓練機關之場地 ; 研討會與縣務會議功能重疊, 且未合理規範會議參加對象 ; 食宿費結報超過國內差旅費標準, 且未報請主管機關核准 ; 與會人員攜眷參加 ; 工作人員比例過高 ; 開會時間所占行程全部時間比重甚低 訓練機構有提供膳宿, 受訓人員自願放棄供膳宿之權利, 仍請領膳宿費用

59 違失案例 - 特別費 於 業務費 - 一般事務費 項下列支饋贈員工禮品, 非屬議事運作經費支用範圍 於 業務費 - 一般事務費 項下列支機關首長以個人名義致贈奠儀 禮金或樂捐等費用, 未以特別費科目結報 於 業務費 - 一般事務費 項下列支屬特別費性質之因公餽贈 招待等, 或以機關首長名義致贈水晶獎柱及紀念品 清潔隊員傷病慰問金 購置中藥材 巧克力等, 僅註記首長特別費, 未註明用途或案據, 亦未檢附收據或統一發票, 核與規定未合 原始憑證未註明用途或案據之使用範圍, 或收據之購買日期 買受人及品名欄均空白未記載, 核與支出憑證處理要點規定應記載事項未符 特別費未確實控管, 致超過預算限額 117 違失案例 - 獎補助費 列支非依法任用 ( 派用 ) 員工健康檢查補助費, 核與規定未符 補助款列支里長工作服, 核無支付依據 檢送活動照片之拍攝日期與實際上課日期表不符 結報原始憑證與受補助團體承辦人於黏貼憑證用紙 用途說明 欄內繕寫筆跡疑似相同, 似由同一人繕寫 實際活動日與檢附餐費發票日不同 ; 活動計畫敘明地點與結報收據地點不一致 運動會活動地點於桃園市, 卻購買位於新竹縣自助餐店之便當 ; 復據財政部稅務入口網營利事業資料登記公示資料, 該商店已撤銷營業登記 補助 比賽核發之初選評審費與複選評審費, 二者標準不一致, 且複選評審費已逾越標準限額

60 違失案例 - 採購監辦或審核 廠商為統一發票使用戶卻開立普通收據 列報委託辦理工程款, 僅檢附支出有關原始憑證影本 工程於 97 年度發包, 除於當年度支付部分工程或工作款項外, 未完成部分未依規定辦理保留, 逕由 98 年度相關預算列支 逾期提送期初報告書, 未依契約規定計罰違約金 驗收紀錄所載之主驗人, 為該採購案之承辦人員, 核與規定未合 統一發票開立之金額逕將依約扣罰之部分扣除 統一發票未加註買受機關名稱或統一編號, 核與規定未符 購置公務座車含選牌費, 或裝置反測速照相器等, 非屬公務支出之款項 119 結語 基於內部審核為內部控制重要的一環, 會計人員除落實以服務導向之內部審核工作外, 為發揮興利與防弊之功效, 更須在符合法令規定範圍內積極協助機關業務推動, 並加強與業務單位間之溝通, 秉持客觀合理, 以健全財務行政及維持良好的內部控制機制

61 內部審核理念 及案例研析 主講人 : 黃永傳 100 年 7 月 22 日 1 一 前言 綱要 二 內部審核基本理念與方法三 案例研析四 結語 2 61

62 前言 3 內部審核與內部控制之關係 風險管理 內部控制 組織治理 內部稽核 內部審核 4 62

63 內部審核 基本理念與方法 5 壹 內部審核之意義與範圍 一 意義 : 指經由收支之控制 現金及其他財物處理程序之審核 會計事務之處理及工作績效之查核, 以協助各機關發揮內部控制之功能 二 範圍 : ( 一 ) 財務審核 : 包括預算審核 收支審核及會計審核 ( 二 ) 財物審核 : 包括現金審核 採購及處分財物審核 ( 三 ) 工作審核 : 係所指計算工作負荷或工作成果每單位所費成本之審核 6 63

64 貳 內部審核實施方法 一. 兼採書面審核方法 與實地抽查 二. 依規定分層負責, 劃分辦理範圍 7 參 內部審核功能分類 一. 合規性審核 二. 適正性審核 三. 效能性審核 8 64

65 肆 合規性審核 ( 一 ): 預算執行 一 採購事項 : ( 一 ) 橫線 簽案 招標 開標 ( 比 議價 ) 決標 履約管理 驗收 付款 ( 二 ) 直線 巨額採購 ( 勞務 2 仟萬元 ; 財物 1 億元 ; 工程 2 億元 ) 查核金額 ( 勞務 1 仟萬元 ; 財物 工程 5 仟萬元 ) 100 萬元 公告金額 採購法第 49 條 10 萬元 小額採購 0 自由區 二 非採購事項 : 人事費 獎補助費等 9 伍 合規性審核 ( 二 ): 簽案注意要項 一 決定採購金額大小及如何適用直線區域, 以臻適法 二 預算可否容納 三 預算不足流用之限制 : ( 一 ) 侷限於工作計畫項下用途別科目可流用 ( 二 ) 中央政府規定流入不得超過原預算 20%, 流出不得超過 30% ( 三 ) 資本門不得流為經常門 10 65

66 陸 合規性審核 ( 三 ): 付款注意事項 一. 合法憑證與真實憑證之分際 二. 付款合法憑證, 例舉如次 : ( 一 ) 簽淮核可文件 ( 二 ) 驗收紀錄 ( 三 ) 廠商交付發票或收據, 常見缺失 : 1. 收據蓋統一發票專用章 2.oo 公司未交付發票 3. 收據應貼印花而未貼 4. 統一發票未蓋統一發票專用章 11 柒 適正性審核 ( 一 ): 要項 一. 會計事務處理 二. 會計表報編造 12 66

67 捌 適正性審核 ( 二 ): 預算保留 一. 發生債務責任 二. 發生契約責任 保留材料應付歲出保留款 未保留材料經費賸餘 : 材料部分 13 玖 效能性審核 ( 一 ): 案例 一. 資本支出執行面 二. 撙節支出面 三. 評估計畫面 14 67

68 拾 效能性審核 ( 二 ): 預算執行落後要因 一. 不可抗力要因, 如 : ( 一 ) 招標流標 ( 二 ) 未依時程取得建照 ( 三 ) 廠商未依計畫履約 二. 可抗力要因, 如 : ( 一 ) 未依原計畫執行預算 ( 二 ) 未依預算執行能力編列預算 15 拾壹 查核重點 合規適正效能追蹤 1. 報支經費是否符合相關法令 2. 有無不當支出 1. 會計處理及表報編造, 是否符合規定 1. 個案計畫執行績效 2. 進度落後項目改進措施 1. 往昔建議改進事項辦理情形 16 68

69 案例研析 採購監辦要項及 付款具備要件 17 壹 內部審核與監辦在採購付款歷程之分工 一 內部審核 1. 簽案 2. 招標 二 監辦 3. 開標 ( 比價 議價 ) 4. 決標 6. 驗收 7. 付款 18 69

70 貳 監辦人員 一 主 ( 會 ) 計單位 二 政風單位三 監查 ( 察 ) 單位四 督察單位五 稽核單位 19 參 監辦方式 一 實地監視 : 一定需要者, 如廠商提出異議 申訴 調解 仲裁 訴訟訴訟, 採購案重大異常 二 書面監視三 不派員監辦 : 須符合將特殊情形如 : ( 一 ) 上級機關已派員監辦 ( 二 ) 地區偏遠, 無人可供分派 ( 三 ) 重複性採購, 同一年度已有監辦前例者 20 70

71 肆 監辦注意要項 一 協助主持人適法性決定 二 須獲悉底價, 並保密 三 契約已規定驗收項目 ( 程序 ), 須逐項辦理 ; 未規定, 亦未執行, 不可無中生有列入紀錄 四 依支出標準及審核作業手冊第肆篇採購監辦之注意事項辦理 21 伍 合法憑證與真實憑證之區分 一 真實事項未必合法, 合法事項未必真實 二 會計人員為合法憑證負責, 執行預算人員為支付事實真實性負責 22 71

72 陸 合法憑證之要件 未有會計法第 102 條所列事項 : 一 未註明用途或案據 二 依法律或習慣欠缺主要書據 三 未經核准辦理者 四 書據之數字或文字經塗改未經負責人簽章 五 其他 23 柒 付款具備要件 一 核算逾期完工天數, 須依契約原件核算 二 須符會計法第 102 條之規定, 尤其未經招標程序者須拒絕, 且需經核准, 提出採購發票 ( 收據 ) 及驗收紀錄 ( 報告 ) 等 24 72

73 案例研析 掣製付款憑單

74

75

76

77

78

79

80 案例研析 以報支國內旅費為例 39 壹 合法憑證之要件 未有會計法第 102 條所列事項 : 一 未註明用途或案據 二 依法律或習慣欠缺主要書據 三 未經核准辦理者 四 書據之數字或文字經塗改未經負責人簽章 五 其他 40 80

81 貳 合法憑證與真實憑證之區分 一 真實事項未必合法, 合法事項未 必真實 二 會計人員為合法憑證負責, 執行 預算人員為支付事實真實性負責 41 參 派員出差之合法程序 一 籌編差旅費預算程序 二 簽派出差程序 42 81

82 肆 簽准出差權責單位 一 派遣單位 : 審核有無出差必要 二 人事單位 : 對假別正確性及合法性 負責 三 會計單位負責項目 : ( 一 ) 預算能否容納 ( 二 ) 是否經權責單位核准 ( 三 ) 報支項目及金額是否符合規定 43 伍 派遣出差對象 一 現職人員二 兼職人員三 非現職人員參與公務活動四 非按日計資之臨時人員 44 82

83 陸 差旅費項目 一 交通費 : 按實報支二 住宿費 : 依職務等級採定額制三 膳雜費 : 依職務等級採定額制, 並以每日為單位核算 註 : 不因考績升等補差額 45 柒 其他注意要項 一 支付外聘講座交通費得不取據二 受訓不得報支雜費三 員工出差費得以個人信用卡刷卡支付四 臨時人員非屬國內出差旅費報支要點規範人員 46 83

84 結語 47 壹 內部審核在組織中互動關係 必要請求合理支持 分工合作各執所司 誠信報支法令鬆綁 48 84

85 貳 內部審核成功要素 一 內部審核人員應熟悉內部審核具體作法 二 良好人際關係與優質之情緒管理 三 業務單位配合, 機關首長支持 四 適時提供有效決策資訊 49 參 內部控制與審核之宗旨 一 內部控制貴在執行 二 內部審核最高目標 : 讓報支經費同仁吃得下 睡得著 笑得開 50 85

86 肆 會計人員在組織之角色 非以 稱職會計人才 為志向 須以人人 稱讚會計人財 為目標 51 簡報到此結束 謝謝大家! 52 86

87 由財物採購過程探討內部審核人員之職責 會計人員於財物採購過程, 執行內部審核及監辦採購程序, 固可增進機關執行預算更臻適法 若能於事前藉助所掌握會計資訊於採購簽案階段協助預算審核, 並壹 前言於事後強化工作審核, 將可提升機關行政效能, 並增添會計人員之附加價值 會計法第九十五條明定, 各機關內部審核應由會計人員執行之, 其範圍包括財務審核 財物審核及工作審核, 而審核重點在於審核預算執行之合規性與效能性, 及會計事務處理之適正性, 攸關會計人員之財務責任及會計責任 為克盡內部審核之專業職責, 會計人員所須熟悉相關主計法規繁多, 常為新進會計人員不知所措, 行政院主計處對此問題向為重視, 為因應類此問題, 爰多方蒐集相關法令彙整成 支出標準及審核作業手冊 ( 以下簡稱作業手冊, 註一 ), 並於 95 年 1 月 17 日, 以處會三字第 號函分行各機關在案, 以供執行內部審核之參考 作業手冊計分為四篇, 第壹篇彙集各項支出標準及依據, 包括審核人事費 業務費 設備及投資等相關法規, 第貳篇 第參篇分別規範原始憑證之審核及記帳憑證之審核, 第肆篇訂定採購監辦應行注意事項 業已含括審核採購事項與非採購事項所須依循相關法令, 本文旨在參酌該手冊所彙整之法令, 以財物採購為例, 依工作經驗論述內部審核人員在簽案 招標 開標 決標 驗收及付款等採購過程中尚須注意要項, 以盡職責 貳 會計人員審核財物採購須遵循主要法規及應盡職責政府機關 ( 構 ) 採購財物, 涉有預算執行及採購付款等事宜, 然會計人員之主要職責在於監辦採購程序及執行內部審核 其須遵行相關法規包含政府採購法規及主計法規等, 謹臚列要項如次 : 一 政府採購法規方面 : ( 一 ) 政府採購法 ( 以下簡稱採購法 ) 第六條及第九十五條明定, 機關辦理採購宜由採購專業人員為之, 採購人員在不違反採購法規定之範圍內, 得基於公共利益 採購效益或專業判斷之考量, 為適當之採購 同法第十三條復規定, 機關辦理採購之開標 比價 議價 決標及驗收等過程, 除有特殊情形外, 應由其主 ( 會 ) 計及有關單位會同監辦 ( 二 ) 機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法第四條訂有, 監辦人員會同監辦採購應實地監視或書面審核機關辦理採購過程是否符合採購法規定之程序, 並不包括涉及廠商資格 規格 商業條款 底價訂定 決標條件及驗收方法等採購之實質或技術之審查, 但發現該等事項有違反法令情形者, 仍得提出意見 二 主計法規方面 : 87

88 ( 一 ) 預算法第二十五條及第二十六條明定, 政府不得於預算所定外, 動用公款 ; 大宗動產 不動產之買賣或交換, 均須依本法所定預算程序為之 ( 二 ) 會計法第九十五條及第九十六條明定, 內部審核應由會計人員執行之, 其範圍包括財務審核 財物審核及工作審核 同法第一百條復規定, 各機關會計人員對於財物之訂購, 經查核與預算所定用途及計畫進度相合者, 應為預算之保留 關係大宗動產 不動產之買賣契約, 非經會計人員事前審核, 不生效力 又一百零二條亦明定, 會計人員審核原始憑證, 若發現應經招標 比價或議價程序始得舉辦之事項, 而未經執行內部審核人員審核, 應拒絕簽署 ( 三 ) 內部審核處理準則第二章預算審核 第四章會計審核與第六章採購及處分財物審核, 亦訂有會計人員執行內部審核應注意事項, 茲摘述相關要項如次 : 1. 採購進度是否與預定計畫及預算進度相符 2. 採購款項之支付是否與採購契約所訂相符 3. 審核原始憑證, 若發現依照法律或習慣應有之主要書據缺少或形式不具備者, 應使之更正或拒絕簽署 4. 採購案件有無預算及是否與所定用途符合, 金額是否在預算範圍內, 有否事前依照規定程序辦妥申請核准手續 5. 辦理採購案件是否依照採購法之規定程序辦理 6. 監辦採購案件之開標 比價 議價 決標及驗收之人員, 應注意有無符合採購法規定之程序 ( 註二 ) 綜上, 會計人員在財物採購過程, 係本著內部審核之應盡職責進行預算審核 會計審核 採購及處分財物審核, 並監辦採購程序之適法性, 以增進機關 ( 構 ) 執行採購預算更臻適法, 惟不涉及採購之規格 資格等實質要件之審查 參 監辦與審核財物採購應注意要項依行政院公共工程委員會彙編 95 年度第 1 季行政院所屬各中央機關決標資料總表所列, 財物採購共 6,109 件, 包括巨額以上者 59 件 查核金額以上未達巨額者 58 件 公告金額以上未達查核金額者 2,060 件及未達公告金額者 3,932 件 其中未達查核金額之採購案件為最大宗, 占全部採購案件之 98%, 爰為本文探討之重點 作業手冊附錄一至附錄三分別訂有機關主會計單位於簽辦階段 開標及決標階段 與驗收階段等三階段之監辦採購案件參考表 ( 如附表一至附表三 ), 以供採購監辦人員執行監辦之參據 鑑於財物採購過程與預算執行歷程息息相關, 致會計人員執行內部審核及監辦採購時, 須先掌握一條財物採購過程管制線 ( 如圖一 ) 及一條財物採購金額管制線 ( 如圖二 ), 以作為內部審核之基準 88

89 簽案 招標 開標 ( 比 議價 ) 決標 履約管理 驗收 付款 圖一財物採購過程管制線 小額採購未達公告金額公告金額查核金額巨額採購 0 元 10 萬元 100 萬元 5,000 萬元 1 億元 圖二財物採購金額管制線謹依工作經驗, 按採購過程論述新進會計同仁於執行內部審核及監辦採購時須掌握基本要項如次 : 一 簽案階段機關 ( 構 ) 之業務單位依會計法第一百條之規定, 於簽案動支經費會簽會計單位時, 內部審核人員有任何意見, 宜在此階段表達, 並應注意下列事項 : ( 一 ) 該請購案是否與支用目的相符? ( 二 ) 審核採購案是否已編列預算, 且預算是否足敷請購所需? 若不足支應所需, 則審核是否符合 中央政府各機關單位預算執行要點 所訂流用之規定 至編製附屬單位預算之特種基金, 則審核是否符合 中央政府附屬單位預算執行要點 所訂調整容納之規定 ( 三 ) 請購項目 ( 如文具用品 清潔用品 ) 雖屬小額採購, 惟屬按週 ( 月 ) 循環性採購, 則須依以前年度之全年度需求額衡酌本年度採購金額, 若近 10 萬元或逾 10 萬元, 但未及 100 萬元時, 則不宜按小額採購辦理, 以免造成分批採購, 有違採購法之規定 若屬共同供應契約項目, 則建議依共同供應契約之規定採購, 否則須建議按 中央機關未達公告金額採購招標辦法, 採取開口契約方式, 一次招標, 分次送貨, 分次付款之方式辦理 ( 四 ) 簽辦動支經費之額度, 將攸關採購方式與等標期長短, 若屬公告金額區間之採購, 則 100 萬元以上者以公開招標為原則, 且等標期不得低於 14 天 第一次流標, 續辦第二次招標, 並涉重大變更, 仍不得低於 14 天, 以資適法 ( 五 ) 會計單位若須提供意見, 惟會簽欄空白處不足撰寫意見, 則須加註 詳另簽, 另以書面表達意見, 但詳另簽之處無須會章, 以避免來日另簽之書面遺漏, 導致責任不清 二 招標階段 : 本階段內部審核人員旨在審核招標文件內容是否符合採購法之規定, 除依附表一所列項目審核外, 尚宜注意下列事項 : ( 一 ) 採購案是否業經核可? ( 二 ) 核可預計 ( 算 ) 金額雖未及公告金額, 惟加計後續擴充所需金額, 肇致採購金額已逾公告金額, 則應按公告金額以上之採購方式辦理 89

90 ( 三 ) 公告金額以上之採購案採限制性招標是否符合採購法第二十二條之規定條款, 若無明顯援引不當, 原則上尊重採購單位之意見 另非屬財物採購之工程採購或勞務採購, 而依該條第九款 委託專業服務 技術服務或資訊服務, 經公開客觀評選為優勝者 或依第十款 辦理設計競賽, 經公開客觀評選為優勝者 辦理, 因屬公開客觀評選, 且準用 機關異質採購最有利標作業須知 辦理, 原則上宜予支持 ( 四 ) 審核契約草案宜注意下列要項 : 1. 契約價金是否大於可用預算數? 2. 付款條件是否符合分配預算, 若須俟上級機關補助款挹注者, 尤須於付款條件中, 加以明訂 3. 履約期間訂明以日曆天或限期交貨為宜 4. 逾期交貨 轉包等罰則須明訂清楚, 若按日計算違約期限, 宜註明未達一日以一日計 亦即有履約條件者, 須有罰則, 否則不具意義, 如契約條款規定, 每日至少交貨 100 件, 在 12 月 31 日前, 須完成履約 1 萬件, 若契約只訂有未完成 1 萬件之罰則, 未訂明每日未交貨 100 件以上之罰則, 將造成無罰則, 可資應用 5. 由於違約罰款, 依採購法規定不逾決標金額百分之二十, 為避免廠商在違約罰款金額已達上限則怠於履約, 影響機關 ( 構 ) 推動業務, 宜加註違約得解約之條款 6. 以銀行書面連帶保證或保險公司之連帶保證保險單為履約保證或保固保證, 宜明訂保證期間須大於履約期間及保固期間至少 90 天以上 7. 退還履約保證金及保固金之條件須明訂 8. 驗收時須拆驗隱蔽處及回復所需費用宜註明須由廠商應負擔部分 9. 年度開始前, 已完成採購契約, 須於契約條款註明俟法定預算通過後生效 10. 若存有後續擴充條款, 須明訂契約期滿, 經甲 乙雙方合意, 得延長履約期間 另在實際執行時, 若廠商以銀行書面連帶保證或保險公司之連帶保證保險單為保證者, 宜建請採購單位向銀行或保險公司確認, 以防廠商偽造 若新年度已開始, 而當年度法定預算尚未通過, 採購付款須按預算法第五十四條之規定辦理 三 開標 ( 比 議價 ) 及決標階段 : 在本階段, 監辦人員監辦採購除依附表二所列項目監辦外, 尚宜注意下列要項 : ( 一 ) 若招標須知明訂開標前截止收件, 為避免收件截止時點發生爭論, 宜請主持人在依規定時間及地點開標時, 須先宣布 已屆開標時間, 現在正式開標 以杜爭議 ( 二 ) 建請採購人員在開標前宜於行政院公共工程委員會網站查詢投標廠商有無 90

91 屬採購法第一百零三條所定, 不得參加投標或作為決標對象或分包廠商者 ( 三 ) 所謂合格廠商須符合下列要件 : 1. 投標文件之外標封已敘明廠商名稱 住址及案號 2. 審核投標文件之外觀, 並無圍標之嫌疑者 3. 非採購法第五十條或第一百零三條所定禁止為投標或分包廠商 4. 依廠商名稱判斷並非顯然不具履約能力者 若符合上述要件, 拆開標封後, 即使發現僅有一張紙條敘明 哈哈, 你被騙了 " 仍可計入合格廠商之家數, 惟仍宜建議主持人衡酌是否存有採購法第四十八條所定, 足以影響採購公正之違法或不當行為者 ( 四 ) 投標廠商未依招標文件規定到場, 僅是放棄優先減價及比 議價機會, 仍可作為決標之對象 故報價最低之廠商未到場, 次低標之廠商仍不具優先減價一次之資格 ( 五 ) 主持人若未將 底價 示知監辦人員, 監辦人員仍可索閱, 以確認決標金額是否在底價以下 若平底價仍可決標予該廠商, 不可請廠商再減價 四 履約階段 : 本階段係由採購人員及機關 ( 構 ) 需求單位, 依契約條款監督廠商履約情形, 與會計人員之職責較無關係 惟如有契約變更或加減價情形時, 會計人員須注意依 採購契約變更或加減價核准監辦備查規定一覽表 辦理監辦 五 驗收階段本階段旨在抽查驗收履約結果有無與契約 圖說或貨樣規定不符, 並決定如何處置 本著分工原則, 計有主驗人員 會驗人員 協驗人員及監驗人員, 但採購事項單純者, 會驗人員及協驗人員得免參加, 惟為避免衍生驗收結果無人紀錄, 採購單位通常派人參加協驗 監辦人員參與驗收工作, 係擔負監驗之任務, 旨在注意主驗人員是否能夠公正的依據法令與契約規定, 嚴密執行驗收工作, 切勿越俎代庖, 逾越權責 若偶遇有主驗人員未能適切任事時, 亦宜就其未洽之處, 適時適分的提醒有關法令或契約規定, 以期導正相關作業, 不好強為干預, 更不能反客為主, 現場主導驗收工作 爰依附表三所列項目監辦外, 尚宜注意下列要項 : ( 一 ) 監辦人員於驗收階段之工作事項固為監視驗收程序, 不涉實質與技術性之驗收方法, 惟舉凡數量點計 重量計算 抽驗數量有無達到契約規定及採購標的是否符合契約所訂功能等項, 並未涉技術性者, 監辦人員仍須與其他人員負符合契約規定之責 例如採購高真空杯 100 件, 契約明訂抽驗十分之一, 保溫八小時後, 仍須維持攝氏 80 度以上, 驗收時, 監辦人員宜注意驗收過程有無隨機抽出 10 件, 盛裝熱水後, 八小時後進行溫度檢測, 該熱水是否仍維持攝氏 80 度以上 ( 二 ) 無論第一次驗收, 或驗收結果與契約 圖說 貨樣規定不符, 須進行重驗, 監辦人員因故無法實地監視, 採書面審核或經核淮採書面審核者 ( 公告 91

92 金額以上採購 ), 監辦人員必須於驗收紀錄上載明 書面審核監辦 字樣, 以明責任 六 付款階段本階段非屬採購法規範財物採購監辦範圍, 係屬會計人員執行會計審核, 掣製付款憑單 ( 支出傳票 ) 供支付機關 ( 出納人員 ) 據予付款之職責, 宜注意下列要項 : ( 一 ) 掣製付款憑單 ( 支出傳票 ) 前, 必須確定驗收結果與契約 圖說 貨樣規定均相符, 且廠商已繳足保固金, 付款對象除特殊原因經核准外, 須與契約及原始憑證所載廠商名稱相符, 且付款金額不可逾契約及原始憑證所列數額 ( 二 ) 依財政部 81 年 5 月 19 日台財稅字第 號函示, 為落實推行使用統一發票制度, 採購金額達 2,000 元以上, 應儘量取具統一發票報支 故在便利商店可購得之財物, 宜建議採購人員向使用統一發票之廠商購置 ( 三 ) 除以免用統一發票之廠商出具收據報支外, 舉凡以收據報支之憑證, 須依印花稅法之規定, 審核有無貼足印花稅票 若發現結報經費書寫文件之筆跡與填寫收據之筆跡雷同, 宜委婉告知報支經費同仁須避免類此情形, 以杜爭議 若收據由營業人蓋上統一發票專用章, 或公司組織之營業人加蓋免用統一發票專用章, 均屬不合法之憑證, 應洽請報支經費之同仁向廠商取據統一發票後報支, 以臻適法 ( 四 ) 依電子採購作業辦法第 19 條規定, 機關支付採購價金, 得以政府採購卡為之, 尚無可以個人信用卡支付貨款之規範 ( 主計長信箱, 民 93) ( 五 ) 給付按採購法規定招標方式而得標廠商之價金, 只須依該廠商開立統一發票作為支付憑證, 無須再請求檢附其向上游廠商價購原物料之憑單 ( 六 ) 計算逾期交貨之罰款, 須依契約原件所載條款計算, 避免採用契約影本核算, 以防因契約遭竄改, 而短收罰金 ( 七 ) 另主辦會計於核簽付款支票時, 仍須再度審核付款對象及金額是否錯誤, 以資慎重, 並避免因溢付, 而依審計法第 75 條之規定負連帶損害賠償責任 肆 結語據本 (95) 年二月中旬報載, 某機關會計單位進行內部審核, 發現存有職員以連號數張不同日期之發票報支經費, 且報支單價逾越標準, 涉有浮報經費之疑, 爰簽報機關首長移請相關單位加以調查 ( 聯合報, 民 95) 由此案例, 獲悉會計人員執行內部審核, 有助於機關 ( 構 ) 報支經費更臻適法, 並達成防微杜漸之效 傳統內部控制制度之理念, 係偏重於監督及防弊措施, 惟現代化之管理思維, 則朝向信任代替監督, 興利與防弊並重 ( 林秀敏, 民 94) 然會計人員在組織中執行內部審核及辦理監辦採購程序為內部控制活動之一環, 固可協助機關 ( 構 92

93 ) 增進法令之遵行, 誠屬內部審核之消極功能 復依立法院審議中央政府 95 年度總預算案曾決議, 各機關統刪項目包括人事費 政令宣導費 文康活動費 國外考察費 房屋建築養護費 租金費用 獎補助費 資訊設備費 電腦汰購經費 按日按件計資酬金及委辦費等, 為期機關以有限經費完成既定施政目標, 而會計人員掌握機關 ( 構 ) 各種會計資訊, 於事前之採購簽案階段, 若能藉助會計資訊協助預算審核, 並於事後強化工作審核, 除有助於組織提升行政效能或增進營運績效, 以發揮內部審核之積極功能外, 亦能增添會計人員在機關 ( 構 ) 之附加價值 93

94 附註一 支出標準及審核作業手冊 業已登載於行政院主計處網站 ( ), 並可免費供下載使用 二 內部審核處理準則第六章 採購及處分財物審核 之第二十六條明訂, 採購案件之開標 比價 議價, 主 ( 會 ) 計單位實地監辦人員, 應監視下列事項是否符合採購法規定之程序 : ( 一 ) 採購案件之公告方式及等標期是否符合規定 ; 其開標是否依招標文件公告之時間及地點依規定公開為之, 並製作紀錄及會同簽認 ( 二 ) 公告金額以上採選擇性招標或限制性招標, 是否業經核准 ( 三 ) 查核金額以上採購之招標, 是否請上級機關派員監辦 ( 四 ) 訂有底價而未予公告之採購案件, 其底價於開標前應注意是否仍屬密封 ( 五 ) 開標時, 廠商之投標文件是否仍屬密封 ( 六 ) 開標時, 主持採購人員或採購單位之人員, 有無依規定審查廠商投標文件, 並敘明審查結果及簽名或蓋章 參考書目 : 一 立法院秘書長 ( 民 95),95 年 6 月 6 日台立院算字第 號函 二 主計長信箱 ( 民 93), 主計月報第 580 期, 第 166 頁 三 行政院公共工程委員會 ( 民 93), 政府採購法令彙編, 第 15 版, 臺北, 三民書局 四 行政院主計處 ( 民 89), 內部審核處理準則, 台 (89) 處會三字第 號令修正 五 行政院主計處 ( 民 95), 支出標準及審核作業手冊,95 年 1 月 17 日處會三字第 號函訂頒 六 行政院統一發包及集中採購中心 ( 民 95), 行政院統一發包及集中採購中心督導小組第 14 次會義資料, 統一包字第 號函 七 林秀敏 ( 民 94), 為提升機關公款支用效率, 應如何簡化各機關支出憑證之報支作業, 主計人員領導研究班第 6 期研習手冊, 第 81 頁至第 83 頁 八 財政部 ( 民 81),81 年 5 月 19 日台財稅字第 號函 九 預算法 ( 民 91), 總統華總一義字第 號令修正公布 十 會計法 ( 民 91), 總統華總一義字第 號令修正公布 十一 審計法 ( 民 87), 總統華總一義字第 號令修正公布 十二 聯合報,95 年 2 月 16 日 ( 本文摘至今日會計第 103 期, 第 1 頁至第 21 頁 ) 94

95 會簽注意事項 附表一 機關主會計單位監辦採購案件參考表 (1) 簽辦階段 1. 本表適用於逾公告金額 1/10 之購案 2. 本表係依監辦步序整理之相關法規, 專供主會計人員實際監辦使用, 為主會計部門內部之工作底稿 3. 主會計單位執行採購之內部審核工作, 以涉及經費負擔事項為主, 並注意未來可能產生債權債務事項 4. 完成本表之檢核, 並經主辦會計簽章後, 由主會計單位存參 案號 : 名稱 : 會簽日期 : 主會計監辦人 : 主辦單位 : 主辦會計 : 壹 採購簽案 ( 或請購單 ): 一 應載明事項 : ( 一 ) 採購標的性質 : 勞務採購 財物採購 工程採購 ( 二 ) 採購金額 逾公告金額 1/10 未達公告金額 公告金額以上未達查核金額 查核金額以上未達巨額 巨額採購 ( 三 ) 經費來源 :( 請填科目及金額 ) 年度計畫預算 其他經費 ( 四 ) 公告金額以上之採購是否分批辦理? 是 否 分批採購是否經上級機關核准或於預算書列明? 是 否 ( 採 14 採細 13) ( 五 ) 招標方式 : 公開招標 選擇性招標 限制性招標 公開取得書面報價或企劃書 ( 未達公告金額者 ) ( 六 ) 決標原則 : 訂有底價 未訂底價 最有利標 複數決標 ( 可複選 ) ( 七 ) 決標方式 : 總價決標 分項決標 單價決標 分組決標 依數量決標 其他二 簽案附件 ( 草案 ): 投標須知 議價須知 契約書 招標規範 ( 如 : 計畫書 ) 投標標價清單 投標廠商聲明書 其他 貳 投標須知一 已載明之招標方式 : ( 一 ) 公開招標公告金額以上採購案件, 除依政府採購法第 20 條及第 22 條規定辦理者外, 是否已敘明採公開招標方式辦理? 是 否 ( 二 ) 選擇性招標 :( 請填列適用之法規 ) 符合政府採購法第 20 條第 1 項第款規定 ( 三 ) 限制性招標, 已載明符合下列方式及條件 : 1. 比價 :( 請勾選並填列適用之法規 ) 95

96 符合採購法第 22 條第 1 項第款 ( 請列明款次, 第 16 款之情形須併填主管機關 工程會認定文號 ); 符合採購法第 104 條第 1 項但書第款 ( 相關機關文號 ); 符合第 105 條第 1 項第款 ( 相關機關文號 ); 符合中央機關未達公告金額採購招標辦法第條第項第款規定 ; 符合地方政府依採購法第 23 條所定未達公告金額採購招標辦法第條第項第款規定 2. 議價 :( 請勾選並填列適用之法規 ) 符合採購法第 22 條第 1 項第款 ( 請列明款次, 第 7 款之情形須載明原招標公告及招標文件所敘擴充之期間 金額或數量 第 16 款之情形須併填主管機關 工程會認定文號 ); 符合採購法第 104 條第 1 項但書第款 ( 相關機關文號 ); 符合第 105 條第 1 項第款 ( 相關機關文號 ); 符合中央機關未達公告金額採購招標辦法第條第項第款規定 ; 符合地方政府依採購法第 23 條所定未達公告金額採購招標辦法第條第項第款規定 3. 公開評選優勝廠商後議價 : 符合採購法第 22 條第 1 項第 9 款規定, 採 : 委託專業服務 ; 委託技術服務 ; 委託資訊服務 符合採購法第 22 條第 1 項第 10 款規定, 採公開客觀評選優勝者 ( 四 ) 依採購法第 49 條規定公開取得書面報價或企劃書 ( 限未達公告金額之採購案始得採行 ) 二 符合限制性招標之案件, 除屬專屬權利 獨家製造或供應者 原採購之後續維修 零配件之更換及追加工程外, 若可以比價方式辦理者, 已載明優先以比價方式辦理 ( 採細 )? 是 否三 所訂決標原則, 已載明依下列原則辦理 : 1. 底價部分 : (1) 訂底價, 但不公告底價 (2) 訂底價, 並公告底價 底價為 : 元 (3) 不訂底價, 招標文件內已敘明理由及決標條件及原則? 是 否理由為 : 訂定底價確有困難之特殊或複雜案件 ; 以最有利標決標之採購 ; 小額採購 2. 決標部分 : (1) 最低標 a. 訂有底價之採購, 以合於招標文件規定, 且在底價以內之最低標為得標廠商 b. 未訂底價之採購, 以合於招標文件規定, 標價合理, 且在預算數額以內之最低標為得標廠商 (2) 最有利標 a. 依採購法第 56 條適用最有利標 ( 需報經上級機關核准 ) b. 依採購法第 22 條第 1 項第 款準用最有利標 c. 未達公告金額之採購參考最有利標精神 (3) 最高標 (4) 複數決標 ( 得於招標文件中公告保留採購項目或數量選擇之組合權利, 但應合於最低價格或最有利標之競標精神 ) 四. 不訂定底價之採購案 : 96

97 1. 符合下列規定 :( 採 47) 訂定底價確有困難之特殊或複雜案件 以最有利標決標之採購 小額採購 2. 招標文件內已敘明理由及決標條件與原則? 是 否五 已載明下列事項 :( 採 採購契約範本 ) 1. 下列款項已敘明其種類 額度及繳納地點或金融機構帳號以及期限 退還 終止方式 不發還之規範 : 押標金 履約保證金 保固金 其他 2. 底價之訂定規定 3. 採行協商措施之規定 4. 保留未來向得標廠商增購之權利, 擬增購之期間 金額或數量 5. 投標廠商之標價條件 標價幣別 6. 採購標的涉及智慧財產權者之規範 叁 採購契約草案已載明下列涉及未來債權債務處理之事項 :( 採 採購契約要項) 1. 機關及廠商之名稱 地址 電話 13. 履約期限 ( 應明定日曆天 工作 2. 廠商工作事項或應給付標的 天或採限期完工等, 以日曆天計 3. 簽約日期 者應明定星期例假日 國定假日 4. 得標廠商應自行履行之主要部分或其他休息日是否計入 ) 及分包事項 14. 違約及補償條款 5. 災害處理 15. 逾期完工之罰款計算, 以合約正 6. 契約變更 本為準 7. 契約之轉讓 16. 保固或維修之期限及責任 ( 無 8. 履約標的之項目 數量 單價 分需要者免列 ) 項金額及總價 17. 權利及責任 9. 付款條件 18. 保險之種類 額度 投保及理 10. 保證金及其他擔保之種類 額賠 ( 無需要者免列 ) 度 繳納 不發還 退還及終止 19. 契約之終止 解除或暫停執行 等事項 ( 勞務採購得免收 ) 20. 履約爭議之處理 11. 契約價金依物價指數調整 ( 無需 21. 工程財物隱蔽部分拆驗費用之要者免列 ) 負擔 12. 稅捐 規費及關稅之負擔 22. 預付款之規範 ( 無需要者免列 ) 肆 本階段其他不符合規定之情況 : 項目原因 註 : 本表所列項目為一般性採購之應注意項目 ; 但各主會計單位可自由選擇是否採用, 並可視採購案件之繁簡, 依政府採購法規之規定調整酌予增減其內容 97

98 監辦注意事項 附表二 案號 : 名稱 : 日期 : 主辦單位 : 主會計監辦 : 人 機關主會計單位監辦採購案件參考表 (2) 開標 ( 第次 ) 及決標階段 1. 本表適用於逾公告金額 1/10 之採購案 2. 本表係依監辦步序整理之相關法規, 專供主會計人員實際監辦使用, 為主會計部門內部之工作底稿 3. 宜指派熟諳政府採購法令之主會計人員監辦 4. 監辦人員會同監辦採購, 應實地監視或書面審核機關辦理開標 比價 議價及決標是否符合政府採購法規定之程序 5. 前項會同監辦, 不包括涉及廠商資格 規格 商業條款 底價訂定及決標條件等採購之實質或技術事項之審查 但監辦人員發現該等事項有違反法令情形者, 仍得提出意見 主辦會計 : 一 監辦方式 實地監視 書面審核 : 公告金額以上採購如採書面審核監辦, 已經機關首長或其授權人員核准 不派員監辦 : 符合機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法第 5 條第 1 項第款規定, 且經機關首長或其授權人員核准 符合中央機關未達公告金額採購監辦辦法第 3 條第 1 項第款規定 符合地方政府依採購法第 13 條所定未達公告金額採購監辦辦法第條第項第款規定 二 開標前應確認事項 ( 一 ) 公告方式 : 招標有關內容已刊登於政府採購公報並公開於資訊網路 ( 採 27 內審準則 26)? 是 否 ( 二 ) 等標期 : 已確認符合等標期相關規定 ( 採 28 招標期限標準 各種採購方式等標期下限表 內審準則 26)? 是 否 ( 三 ) 查核金額以上採購之招標, 已報請上級機關派員監辦或已授權本機關自行辦理 ( 採 12 採細 7 內審準則 26)? 是 否 ( 四 ) 選擇性招標 : 1. 承辦採購單位已預先辦理資格審查, 並建立合格廠商名單 ( 採 21)? 是 98

99 否 2. 其中經常性採購, 已建立 6 家以上之合格廠商名單 ( 採 21)? 有 無 3. 公告金額以上採購案件, 並採用下列方式決定廠商 ( 採細 21): (1) 為特定個案辦理, 於廠商資格審查後, 邀請所有符合資格廠商投標 (2) 為建立合格廠商名單 ; 後續邀標方式為 : 個別邀請所有符合資格之廠商投標 ; 公告邀請所有符合資格之廠商投標 ; 依辦理廠商資格審查文件所標示之邀請順序, 依序邀請符合資格之廠商投標 ; 以抽籤方式擇定邀請符合資格之廠商投標 ( 五 ) 採最有利標決標者, 承辦採購單位是否已報上級機關核准 ( 採 56)? 是 否 ( 六 ) 承辦採購單位已審查投標廠商是否達法定家數 ( 採 48 採細 55 機關辦理採購之廠商家數規定一覽表 )? 是 否符合以上規定之廠商家數如達法定家數則進行開標, 否則應宣布流標 三 開標作業程序 1. 開標作業已依招標文件標示之時間及地點依規定公開辦理 ( 採 45 內審準則 26)? 是 否 2. 主持人是否為機關首長或其授權人所指派 ( 採細 50)? 是 否 ; 主持人 承辦採購人員 會辦及監辦人員是否到齊? 是 否 3. 承辦採購單位已審查廠商之投標文件外封套仍屬密封 ( 採 33 內審準則 26)? 是 否 4. 主持人已宣布招標標的名稱及案號 投標廠商之名稱或代號 家數及其他招標文件規定之事項, 並說明 無廠商於期限內以書面提請招標文件之釋疑 或 廠商所提招標文件疑義已依法處置 ( 採細 48)? 是 否 5. 承辦採購單位已依招標文件及採購法相關規定審查廠商投標文件, 並敘明審查結果及簽章 ( 內審準則 26)? 是 否公開徵選廠商承辦專業 技術 資訊 設計競賽服務之評選, 其招標文件訂有廠商資格者, 承辦採購單位是否先審查廠商資格符合招標文件 ( 不合規定者, 其他部分不予審查 )? 是 否 6. 承辦採購單位已依招標文件規定審查廠商押標金? 是 否 7. 主持人是否宣布廠商標價, 其標單記載金額之文字與號碼 ( 數字 ) 如有不符者, 是否以文字為準? 是 否 8. 訂有底價而未予公告之採購案件 :( 採 34 採細 53 內審準則 26) (1) 從開封前審視底價封是否密封完整? 是 否 (2) 開封後應注意底價是否經機關首長或授權人員核定? 是 否 (3) 因故未能決標時, 是否將底價密封? 是 否 9. 底價核定時機與下列規定相符 ( 採細 54): 公開招標, 其底價已於開標前定之 ; 採分段開標者, 其底價已於第一階段開標前定之 99

100 選擇性招標, 其底價已於資格審查後之下一階段開標前定之 限制性招標之比價, 其底價已於辦理比價之開標前定之 限制性招標之議價, 其底價已於辦理議價之開標前定之 依採購法第 49 條採公開取得 3 家以上廠商之書面報價或企劃書者, 其底價已於進行比價或議價前定之 四 決標作業程序 : 1. 主持人已依規定, 宣布決標及得標廠商之情形? 是 否 2. 決標已依下列決標原則辦理 :( 採 52) (1) 訂有底價之採購, 以合於招標文件規定, 且在底價以內之最低標為得標廠商 (2) 未訂底價之採購, 以合於招標文件規定, 標價合理, 且在預算數額以內之最低標為得標廠商 (3) 以合於招標文件規定之最有利標為得標廠商 (4) 複數決標, 保留採購項目或數量選擇之組合權利, 以合於最低價格或最有利標之競標精神 3. 以最低價決標, 其總標價或部分標價偏低, 承辦採購單位認為顯不合理, 恐有降低品質 不能誠信履約或其他特殊情形時, 是否通知廠商限期提出說明或擔保 ( 採 58 採細 79 80)? 是 否 4. 機關辦理議減價或比減價結果在底價以內時, 除有總標價或部分標價偏低之情形者外, 主持人是否即宣布決標及得標廠商 ( 採細 69)? 是 否 5. 減價程序 ( 採 採細 72-75) (1) 訂有底價者, 已依下列原則辦理 : a. 最低標價在底價以內者, 是否即予決標? 是 否 b. 最低標超過底價者, 已由廠商書明減價後之標價, 依下列原則辦理 : (a) 已洽最低標廠商減價 1 次 ( 依法僅能辦理 1 次減價 ) (b) 若其減價結果仍超過底價時, 已由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格 ( 比減價格不得逾 3 次 ) (c) 投標廠商如有 2 家以上, 經比減價格後, 僅餘 1 家繼續減價時, 廠商書面表示減價至底價或照底價之金額再減若干數額, 而決標者 (d) 若合於招標文件規定之投標廠商僅有 1 家或採議價方式者, 廠商書面表示減價至底價或照底價之金額再減若干數額, 而予接受者 如須限制減價次數者, 已於議價前先告知廠商 c. 經減價後, 最低標價不超過底價 8% 且不逾預算數額而需超底價決標者, 業已敘明緊急情事, 經原底價核定人或其授權人核准決標? 是 否 d. 其屬查核金額以上之採購案, 超過底價 4% 且不超過底價 8% 而需超底價決標者, 已報經上級機關或授權本機關核准 ( 採 53)? 是 否 e. 第一次比減價格前, 已宣布最低標廠商減價結果 ; 第二次以後比減價格前, 是否宣布前一次比減價格之最低標價 ( 採細 70)? 是 否 f. 本採購案之底價金額為 (2) 不訂底價者, 已依下列原則辦理 : a. 是否成立評審委員會, 審查合於招標文件規定之最低標價? 是 否 b. 評審委員會若認為標價不合理, 是否已提出建議金額? 是金額 否 100

101 c. 最低標價低於評審委員會建議之金額或預算金額 ( 無建議金額 ) 者, 是否即予決標? 是 否 d. 最低標價逾評審委員會建議之金額或預算金額時, 已由廠商書明減價後之標價, 依下列原則辦理 : (a) 已洽最低標廠商減價 1 次 ( 依法僅能辦理 1 次減價 ) (b) 若其減價結果仍逾評審委員會建議之金額或預算金額時, 已由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格 ( 比減價格不得逾 3 次 ) (c) 投標廠商如有 2 家以上, 經比減價格後, 僅餘 1 家繼續減價時, 廠商書面表示減價至評審委員會建議之金額或照評審委員會建議之金額再減若干數額, 而決標者 (d) 若合於招標文件規定之投標廠商僅有 1 家或採議價方式者, 廠商書面表示減價至評審委員會建議之金額或照評審委員會建議之金額再減若干數額, 而予接受者 如須限制減價次數者, 已於議價前先告知廠商 (e). 若比減價格 3 次, 最低標價仍逾評審委員會建議之金額或預算金額時, 應予廢標 e. 第一次比減價格前, 已宣布最低標廠商減價結果 ; 第二次以後比減價格前, 是否宣布前一次比減價格之最低標價 ( 採細 70)? 是 否 (3) 機關採最低標決標者,2 家以上廠商標價相同, 且均得為決標對象時, 已依下列原則辦理 ( 採細 62): a. 其比減價格次數已達 3 次限制者, 逕行抽籤決定之 b. 前項標價相同, 其比減價格次數未達 3 次限制者, 已由該等廠商再行比減價格 1 次, 以低價者決標 c. 比減後之標價仍相同者, 以抽籤決定之 6. 最有利標應依下列原則辦理 : (1) 依政府採購法第 56 條辦理之綜合評選, 未超過 3 次? 是 否 (2) 最有利標廠商, 業經機關首長或評選委員會過半數之決定核 ( 評 ) 定之 是 否 7. 本採購案之得標廠商 :, 決標金額 : 8. 其他事項 : 承辦採購單位已製作下列紀錄並會同簽認 ( 採細 內審準則 26 27): 開標 ( 比價 議價 ) 紀錄 決標紀錄 9. 本階段其他不符合規定之情況 : 項目原因 註 : 本表所列項目為一般性採購之應注意項目 ; 但各主會計單位可自由選擇是否採用, 並可視採購案件之繁簡, 依政府採購法規之規定調整酌予增減其內容 101

102 附表三 機關主會計單位監辦採購案件參考表 (3) 驗收階段 ( 第次驗收 ) 監驗注意事項 1. 本表適用於逾公告金額 1/10 之採購案 2. 本表係依監辦步序整理之相關法規, 為專供主會計人員實際監辦使用, 為主會計部門內部之工作底稿 2. 宜指派熟諳政府採購法令之主會計人員監辦 3. 監辦人員會同監辦採購, 應實地監視或書面審核機關辦理驗收是否符合政府採購法規定之程序 4. 前項會同監辦, 不包括涉及驗收方法等採購之實質或技術事項之審查 但監辦人員發現該等事項有違反法令情形者, 仍得提出意見 案號 : 名稱 : 日期 : 主辦單位 : 主會計監辦 : 人 主辦會計 : 一 監辦驗收方式 實地監視 書面審核 : 公告金額以上採購如採書面審核監驗, 已經機關首長或其授權人員核准 不派員監驗 : 符合機關主會計及有關單位會同監辦採購辦法第 5 條第 1 項第款規定, 且經機關首長或其授權人員核准 符合中央機關未達公告金額採購監辦辦法第 3 條第 1 項第 款規定 符合地方政府依採購法第 13 條所定未達公告金額採購監辦辦法第條第項第款規定 二 驗收前應確認事項 : 1. 查核金額以上採購之驗收, 承辦採購單位已於預定驗收日 5 日前, 報請上級機關或授權本機關派員監辦 是 無 2. 採購之驗收, 有初驗程序者, 初驗合格後, 除契約另有規定者外, 承辦採購單位是否於 20 日內辦理驗收 ( 採細 93)? 是 否 3. 採購之驗收, 無初驗程序者, 除契約另有規定者外, 承辦採購單位已於接獲廠商通知備驗或可得驗收之程序完成後 30 日內辦理驗收 ( 採細 94)? 是 否 4. 以上所定期限, 因特殊情形必須延期者, 已經機關首長或其授權人員核准 ( 採細 95)? 是 ( 延期至 ) 否 102

103 三 驗收作業程序 : 1. 驗收時已由機關首長或其授權人員指派人員主驗, 並通知接管單位或使用單位會驗 ( 採 71)? 是 否 2. 承辦採購單位人員符合 不得為所辦採購之主驗人或樣品及材料之檢驗人 之規定 ( 採 71)? 是 否 3. 辦理驗收人員已依下列規定分工 ( 採細 91): (1) 主驗人員 : 主持驗收程序, 抽查驗核廠商履約結果有無與契約 圖說或貨樣規定不符, 並決定不符時之處置 (2) 會驗人員 : 會同抽查驗核廠商履約結果有無與契約 圖說或貨樣規定不符, 並會同決定不符時之處置 ( 但採購事項單純者得免之 ) 會驗人員 : 有 無 (3) 協驗人員 : 協助辦理驗收有關作業 ( 但採購事項單純者得免之 ) 協驗人員 : 有 無 (4) 監驗人員 : 其工作事項為監視驗收程序 4. 法令或契約載有驗收時應辦理丈量 檢驗或試驗之項目或程序, 承辦驗收單位均已依其規定辦理 ( 採細 91)? 是 否 5. 工程驗收應注意事項 ( 營造業法 41): (1) 營造業之專任工程人員及工地主任是否在現場說明? 是 否 (2) 驗收文件是否由專任工程人員簽名或蓋章? 是 否 ( 未依前項規定辦理者, 工程主管或主辦機關對該工程應不予驗收 ) 6. 採書面驗收之工程 財物採購事項, 僅限於 ( 採細 90): (1) 公用事業依一定費率所供應之財物 (2) 即買即用或自供應至使用之期間甚為短暫, 現場查驗有困難者 (3) 分批或部分驗收, 其驗收金額不逾公告金額十分之一 (4) 經政府機關或公正第三人查驗, 並有相關品質或數量之證明文書者 (5) 其他經主管機關認定者 7. 機關辦理驗收時有無製作驗收紀錄, 並由所有參加人員會同簽認 ( 採 72 採細 90-1)? 是 否 8. 驗收紀錄, 至少已記載下列事項 ( 採細 96): 有案號者, 其案號 驗收標的之名稱及數量 廠商名稱 履約期限 完成履約日期 驗收日期 驗收結果 驗收結果與契約 圖說 貨樣規定不符者, 其情形 其他必要事項 9. 本次驗收 : 項目原因 (1) 未完成驗收 (2) 不合格 103

104 驗收紀錄已有完整紀錄者, 得檢附驗收紀錄影本取代 10. 驗收不符項目已依下列規定處置 : (1) 驗收結果與契約 圖說 貨樣規定不符者, 承辦採購單位已通知廠商限期改善 拆除 重作 退貨或換貨 ( 採 72)? 是 否 (2) 其驗收結果不符部分非屬重要, 而其他部分能先行使用, 並經機關檢討認為確有先行使用之必要者, 業經機關首長或其授權人員核准, 就其他部分辦理驗收並支付部分價金 ( 採 72)? 是 否 (3) 驗收結果與規定不符, 而不妨礙安全及使用需求, 亦無減少通常效用或契約預定效用, 經機關檢討不必拆換或拆換確有困難者, 而減價收受者 ( 採 72) 是 否 a. 其在查核金額以上之採購, 已先報經上級機關核准 是 否 b. 未達查核金額之採購, 有無經機關首長或其授權人員核准? 是 否 11. 驗收紀錄是否由辦理驗收人員 監驗人員或有廠商代表會同簽認 ( 採 73 採細 96)? 是 否 勞務驗收, 得以書面或召開審查會方式辦理 ; 其書面驗收文件或審查會紀錄, 得視為驗收紀錄 ( 採細 90-1) 12. 公告金額以上之工程 財物採購經驗收完畢後, 除特殊情形必須延期, 且經機關首長或其授權人員核准者外, 機關已於驗收完畢後 15 日內填具結算驗收證明書或其他類似文件, 並由驗收及監驗人員於結算驗收證明書上分別簽認 ( 採細 101)? 是 否 ( 於各批或全部驗收完成後, 應將各批或全部驗收結果彙總填具結算驗收證明書 ) 13. 本階段其他不符合規定之情況 : 項目原因 註 : 本表所列項目為一般性採購之應注意項目 ; 但各主會計單位可自由選擇是否採用, 並可視採購案件之繁簡, 依政府採購法規之規定調整酌予增減其內容 104

105 由合法憑證與真實憑證之分際探討內部審核人員之職責 以報支國內旅費為例 壹 前言 會計法第 58 條明定 會計人員非根據合法之原始憑證, 不得造具記帳憑證 ; 非根據合法之記帳憑證, 不得記帳 但整理結算及結算後轉入帳目等事項無原始憑證者, 不在此限 會計法第四章 內部審核 第 95 條至第 103 條相關條文復規定, 各機關實施內部審核, 應由會計人員執行之 ; 會計人員為執行內部審核職權, 向各單位查閱簿籍 憑證暨其他文件, 或檢查現金 財物時, 各該負責人不得隱匿或拒絕 ; 對於不合法之會計程序或會計文書, 應使之更正, 不更正者, 應拒絕之等 然商業會計法第 33 條載明 非根據真實事項, 不得造具任何會計憑證, 並不得在會計帳簿表冊作任何紀錄 支出憑證處理要點第 3 點亦規定 各機關員工向機關申請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負責, 如有不實應負相關責任 稽上, 政府機關會計人員 ( 以下簡稱會計人員 ) 執行內部審核, 面臨合法憑證與真實憑證究應如何分際, 且兩者未臻一致時, 又應如何因應以資適法, 誠屬會計人員執行內部審核之重要課題 復鑑於註一機關非辦理採購同仁報支經費, 以支領國內旅費 ( 以下簡稱旅費 ) 為大宗, 註二爰就預算法 會計法及國內出差旅費報支要點 ( 以下簡稱旅費報支要點 ) 等相關規定與函釋及案例, 研析報支旅費所涉合法會計程序 ( 以下簡稱合法註三程序 ) 及合法支出憑證 ( 以下簡稱合法憑證 ) 之涵意, 供會計同仁執行內部審核之參酌 貳 合法憑證與真實憑證之分際 會計法並未明定合法憑證之定義, 惟該法第 102 條定有會計人員審核原始憑證, 若發現未註明用途或案據者, 依法律或習慣欠缺主要書據, 未經核准辦理者 書據之數字或文字經塗改未經負責人簽章等項目應拒絕簽註四署, 依其立法旨意, 可視為業已規範合法憑證之要件 支出憑證處理要點所訂各機關員工向機關請領款項, 應本誠信原則對所提出支出憑證之支付事實真實性負責, 核屬真實憑證之真諦 舉例說明如次 : 一 奉准搭乘飛機出差, 惟登機證存根因天雨毀損, 報支旅費填寫旅費報告表, 並未檢附支出證明單, 敘明登機證毀損之原由, 本例搭乘飛機係屬真 105

106 實事項, 惟欠缺主要書據, 該旅費報告表仍屬不合法憑證, 無法據以報支機票費 二 反之, 奉准出差, 並自行駕駛自用轎車往返, 依現行旅費報支要點, 報支旅費無須檢附火車票存根, 報支旅費同仁填寫旅費報告表卻報領自強號火車票價, 該旅費報告表雖屬合法憑證, 惟當事人須負真實性責任 會計人員執行內部審核固可兼採書面審核與實地抽查, 至審查差旅費向以書面審核為主, 實地抽查不經濟亦不可能, 故浮報差旅費被檢舉, 絕不能以業經會計人員審核同意報支而卸責 基上, 俗語 真實事項未必合法, 合法事項未必真實 其涵義即為合法憑證與真實憑證之分際 又法律僅規範行為最低標準, 會計人員負有內部審核之責, 惟不具有司法調查權, 故僅負合法憑證之責, 然報支旅費同仁須負合法與真實之責 參 機關派員出差之合法程序 機關財務支用程序之歷程涉有預算籌編與執行 會計處理及決算編造 復依會計法第 100 條之規定, 關係經費負擔非經會計人員事前審核不生效力 本著程序不符實質不論之原則 故在探討作為報支旅費依據之合法憑證前, 為期合法動支經費, 宜先論述合法程序, 避免未經核准, 已先行出差, 俟出差事畢, 既使檢具足夠合法憑證, 請領旅費, 亦屬不合法憑證 會計人員遇類此情境, 宜在機關尚有足夠經費支應報支旅費時, 考量註五依會計法第 99 條之規定, 建議報支同仁補辦核准差假程序, 否則應拒絕簽署動支該筆旅費 謹將派員出差所涉籌編預算與簽准等程序說明如次 : 一 籌編差旅費預算程序 : 預算法第 25 條明定 政府不得於預算所定外, 動用公款 處分公有財物或投資之行為 機關為因應公務之需, 派員出差係屬無可避免之業務 故在籌編預算時, 各單位須依中央及地方政府預算籌編原則之規定, 考量整體業務需求之優先次序, 盱衡未來年度之需要, 本著緊縮原則確實檢討註六編列 旅費係屬業務費第二級科目, 各單位因業務性質不同, 匡列預算額度多寡不一, 除非明顯存有寬濫或超逾所分配預算額度外, 會計單位宜予尊重 二 簽准出差程序 除部分機關會計單位依 各機關員工待遇給與相關事項預算執行之權 106

107 責分工表 ( 以下簡稱待遇權責分工表 ) 之規定, 認為派遣同仁出差之必要性係由派遣單位負責, 假別之正確性與合法性亦由人事單位主政, 只要派遣單位有足夠經費支應同仁出差所需, 授權派遣單位無須依會計法第 100 條之規定先行會簽會計單位外, 簽准出差程序, 事涉派遣單位 人事單位及會計單位之權責, 謹說明要項如次 : ( 一 ) 派遣單位 : 須依旅費報支要點第 3 點之規定, 視公務性質及事實需要詳加審核決定, 有無出差之必要性 ( 二 ) 人事單位 : 鑒於旅費報支要點之附表一 中央機關公務員工國內出差旅費報支數額表 明訂旅費包括交通費 每日住宿費 每日膳雜費, 另行政院 90 年 8 月 28 日台九十忠授字第 號函示, 參加受訓人員不得報支雜費 及行政院主計處 94 年 12 月 15 日處忠二字第 號亦函示, 參加公務人員協會會議並非執行公務, 不得報支旅費 故人事單位於會簽時, 須按所敘差假原因及相關書據審核假別, 並依待遇權責分工表之規定, 對假別正確性與合法性負責 ( 三 ) 會計單位 : 依待遇權責分工表之規定, 須對預算能否容納, 是否經權責單位核簽, 與旅費項目及金額是否符合旅費報支要點之規定負責 若發現假別存有疑義, 宜建請人事單位再考量, 若人事單位仍認為假別核屬正確與合法, 則應予尊重 另鑑於機票及高鐵車票價格較同行程火車票價為高, 為避免有違機關內部相關規定, 致出差事畢, 同仁報支旅費產生無謂困擾, 舉凡有搭乘飛機或高鐵之必要者, 宜建請於簽呈中一併敘明, 以為報支之依據 肆 案例研析與釋疑 旅費報支要點已規範同仁報支旅費相關規定 ( 同註二 ), 本文不再贅述, 謹參酌行政院主計處 ( 民 96) 編訂支出標準及審核作業手冊與主計月刊主計長信箱所刊載案例及函示, 就派遣出差之對象 交通費 膳雜費 住宿費及其他事項等擇要臚陳如次 : 一 派遣出差之對象 : ( 一 ) 機關現職人員 兼職人員及非現職人員參與公務活動均為派遣出差之對象, 並依規定支領旅費或旅費補助 ( 二 ) 依行政院 97 年 1 月 10 日訂頒之 行政院及所屬各機關學校臨時人員進用及運用要點 之規定, 除按日計資之臨時人員不得派遣出差或參加講習外, 其他臨時人員則依工作性質, 由機關依該要點規定本權責核處出差或受訓 ( 行政院主計處 98 年 6 月 4 日處忠七字第 號書函 ) 107

108 ( 三 ) 奉派代表機關受獎, 係屬處理公務, 可依規定支領差旅費 ; 至個人受獎時, 如係屬因公獲獎, 並奉機關核派以出差方式辦理者, 得報支差旅費 ( 行政院主計處 97 年 4 月 10 日處忠七字第 號電子信箱函件答復 ) ( 四 ) 參加各類考試僅限於考試院主辦之 中央及地方機關公務人員升等考試 1 種, 得請領差旅費 ( 主計月刊 94 年 7 月第 595 期主計長信箱 ) ( 五 ) 各機關如因同仁或其直系親屬身故, 有派員參加公祭並協助處理相關後續照護事宜之必要時, 得由機關首長參酌旅費報支要點及銓敘部 85 年註七 11 月 25 日八五台法二字第 號函之意旨, 依權責認定確屬執行公務後, 據以核給公差及報支差旅費, 惟為避免引發爭議, 其差假應以名實相符之事由登記, 不宜僅以 參加公祭 為登記事由 ( 行政院人事行政局 97 年 9 月 18 日局給字第 號函 ) ( 六 ) 機關員工參加球類錦標賽活動, 本質上非屬出差, 自不能核准為派遣出差之對象 ( 行政院主計處 96 年 3 月 27 日處忠二字第 號書函 ) 二 交通費 : ( 一 ) 依旅費報支要點之規定, 除搭乘飛機及高鐵出差須檢據報支交通費外, 搭乘其他交通工具得不檢據, 故由臺北搭乘某知名客運公司汽車赴臺中出差, 其票價為 385 元雖較搭乘自強號火車票價 375 元為高, 仍得不檢據, 報支人為避免同僚作為飯後茶餘之話題, 建請宜檢據報支 同理, 現行由臺北赴桃園出差, 購買自強號火車票為 70 元, 然刷悠遊卡進出站僅扣款 41 元, 亦得不檢據報支 70 元, 內部審核人員審核交通費, 亦無須詢問有無購票, 由報支人負真實性責任 ( 二 ) 搭乘同事或朋友便車出差或領有公務票者, 因未支付交通費, 不得假藉任何理由報支交通費 ( 主計月刊 92 年 9 月第 573 期主計長信箱 ) ( 三 ) 由臺北至高雄自強號票價為 845 元, 若此區間無座位, 爰分段購票, 如先購買臺北至彰化票價為 416 元, 再購買彰化至高雄票價為 430 元, 合計票價為 846 元, 雖較 845 元為高, 仍僅可報支 845 元 ( 主計月刊 94 年 6 月第 594 期主計長信箱 ) ( 四 ) 機關所在地鄰近臺北火車站, 家住松山火車站附近, 搭乘自強號火車赴高雄出差, 僅可報支臺北站至高雄站票價 ; 若家住板橋火車站附近, 宜本誠信原則報支交通費 ( 主計月刊 94 年 7 月第 595 期主計長信箱 ) 另臺北至高雄搭乘自強號火車, 高雄至屏東搭乘臺鐵電聯車, 惟報支交通費卻全程報支自強號票價, 仍由報支人負真實性責任 類此情形, 會計人員審核交通費時均無須過問實況 ( 五 ) 由高雄赴主計人員訓練中心參加受訓, 由於行政院主計處尚僱用遊覽車在臺北市北平東路 2 號門口接送學員赴該中心, 既使遲到, 爰自行搭乘 108

109 客運車前往, 仍不得報支該筆交通費 ( 六 ) 以電話語音購票, 並赴郵局取票, 所付郵局 10 元手續費, 須在雜費中勻支, 不得另外報支 ( 主計月刊 93 年 12 月第 588 期主計長信箱 ) ( 七 ) 若奉派週一上午在高雄開會, 於前一週週五晚上即搭乘高鐵先回高雄, 週一會後再搭乘高鐵返回臺北, 報支人並未報支週五 週六及週日之住宿費或膳雜費, 僅報支週五搭乘高鐵票價, 鑑於機關並未額外增加經費負擔, 除機關另有規定外, 出差人員如在原核定出差之日程及經費範圍內, 提前出發或延後返回, 得在不重複支領原則下, 核實報支差旅費 ( 行政院主計處 97 年 5 月 27 日處忠五字第 號書函 ) ( 八 ) 由各縣市火車站或高鐵站至開會地點, 仍可覈實報支該路段大眾運輸工具之票價 ( 主計月刊 90 年 9 月第 549 期主計長信箱 ), 惟各縣市公車基本票價未臻一致, 如高雄市公車一段票為 12 元, 臺北市則為 15 元, 為避免產生無謂困擾, 須確記所支付票價以作為覈實報支之依據 三 膳雜費 ( 一 ) 膳雜費依職務等級採定額制 ( 特任級人員每日 650 元 簡任級人員每日 550 元 薦任級以下人員每日 500 元 技工與司機及工友每日 450 元 ), 均無須檢據報支, 且不可因考績升等而追溯補差額 ( 行政院主計處 78 年 4 月 24 日台 (78) 處忠字第 號函 ) 依旅費報支要點第 12 點之規定, 如由出差單位供膳二餐以上者, 不得報支膳費, 惟每日雜費仍得按每日膳雜費數額二分之一報支 ( 二 ) 依旅費報支要點第 12 點規定, 膳雜費係以每日為單位核算, 奉派出差未滿一日, 則由各機關依業務屬性 公差性質及當事人交通狀況等, 本於權責核處 ( 行政院主計處 97 年 1 月 17 日處忠字第 號書函 ) 四 住宿費 ( 一 ) 報支住宿費, 以出差地點距離機關所在地 60 公里以上且有住宿事實為要件, 如同膳雜費依職務等級採定額制 ( 特任級人員每日不逾 2,000 元 簡任級人員每日不逾 1,600 元 薦任級以下人員每日不逾 1,400 元 技工與司機及工友每日不逾 1,200 元 ), 惟須檢據報支, 若住宿於出差地點之自宅 戶籍地 父母住所 子女住所或親友家者, 致未能檢據者, 則按規定數額之二分之一列支 ( 行政院 91 年 10 月 18 日院授主忠字第 號函 ), 亦不因考績升等而追溯補差額 ( 二 ) 住宿於政府機關或公營事業機構提供完全免費宿舍, 而自動支付服務費或清潔費等予服務人員者, 仍不得報支住宿費 109

110 五 其他事項 ( 一 ) 訓練機構聘請講座, 因非以出差派遣, 故非屬旅費報支要點所規範範圍 爰外聘講座視實際需要核實支給往返交通費, 其中 核實 係指由訓練機構審核事實無誤後發給, 若授課講座搭乘飛機往返之事實明確, 但無法取得機票者, 可依支出憑證處理要點第 4 點之規定, 改以受領人親自 簽名或蓋章之收據核實列支 ( 行政院主計處 90 年 4 月 2 日台九十處忠字第 號函 ) 鑒於高鐵係於 96 年 1 月 5 日正式通車, 若講座係搭乘高鐵者仍宜比照辦理 ( 二 ) 參加受訓與出差, 其報支差旅費之最大不同在於參加受訓者不得報支雜費 ( 行政院 90 年 8 月 28 日台九十忠授字第 號函 ) 又訓練機構如有提供膳宿, 在調查受訓人員膳宿需求, 受訓人員勾選不用膳宿, 係自願放棄供膳宿之權利, 自不得向服務機關請領膳宿費用 ( 行政院主計處 93 年 1 月 2 日處忠字第 號函 ) ( 三 ) 員工出差費得以個人信用卡刷卡方式辦理支付 但政府訂有共同供應契約者, 得依各該契約規定辦理 ( 行政院主計處 96 年 2 月 1 日處會三字第 號函 ) ( 四 ) 以上報支差旅費之數額係旅費報支要點所定數額, 部分機關為撙節開支, 另行規定每日膳雜費不逾 200 元 ; 在同一縣市出差, 若無其他額外負擔, 不得報支膳雜費 ; 搭乘任何交通工具均需檢據 ; 則從其規定 ( 五 ) 臨時人員非屬旅費報支要點所規範人員, 倘經機關派遣出差或受訓, 所需必要費用, 得由各機關衡酌其業務性質, 在撙節開支原則下, 本於權責自行核處 ( 行政院主計處 98 年 6 月 4 日處忠七字第 號書函 ) 伍 結語 註八內部審核依性質可分為適正性審核 合規性審核及效能性審核, 會計人員向以書面審核方式, 本著依據合法憑證造具記帳憑證之職責, 進行合規性審核, 以協助同仁報支經費後, 足以吃得下 睡得著及笑得出為理想目標 然報支經費同仁必須本誠信原則, 對支付事實真實性負責 當前會計工作要項已由防弊邁向興利與諮詢, 會計人員執行合規性審核旨在合法範圍內協助機關推動政務, 為因應類此需要, 首要, 熟悉諮詢導向內部審核之具體作法, 良好人際關係與優質情緒管理智商, 獲業務單位配合及機關首長支持, 並適時提供有效決策資訊 次之, 隨時蒐集相關函釋並提供同仁參考, 以免依循舊規而妨礙機關推動政務或造成動支經費未臻適法 再者, 本著多學 多問成為新世代主計尖兵為標竿, 努力進修, 110

111 提升專業智能 一位成功會計人員並非以 稱職會計人才 為志向, 而更須以人人 稱讚會計人財 為目標, 願與同仁共勉之 參考文獻 一 支出憑證處理要點 ( 行政院主計處 93 年 10 月 5 日處會三字第 號函修正 ) 二 行政院 ( 民 98), 中央政府總預算編製作業手冊 (99 年版 ) 三 行政院主計處 ( 民 96), 支出標準及審核作業手冊 ( 修訂版 ) 四 行政院海岸巡防署 ( 民 95), 主計月刊主計長信箱彙編 (90 年 9 月至 95 年 4 月 ) 五 國內出差旅費報支要點 ( 行政院 96 年 1 月 19 日院授主忠字第 號函修正 ) 六 會計法 (91 年 5 月 15 日總統華總一義字第 號令修正 ) 七 預算法 (97 年 5 月 14 日總統華總一義字第 號令修正 ) 註一依 99 年度中央政府總預算編製作業手冊內用途別預算科目分類定義及計列標準表之定義, 國內旅費係指凡處理經常一般公務或特定工作計畫於台澎金馬等地區所需之差旅費用 ( 含現職人員因公出差旅費 兼職人員依規定支領旅費補助及參與公務活動之非現職人員有關旅費補助等 ) 屬之 註二國內出差旅費報支要點條文如次 : 1. 中央政府各機關 ( 以下簡稱各機關 ) 員工, 因公奉派出差報支旅費, 依本要點辦理 調任視同出差, 其旅費在新任機關報支 赴任人員由任職機關補助其交通費 2. 旅費分為交通費 住宿費及膳雜費, 按出差人員職務等級報支, 其報支數額如附表一 薦任第九職等人員晉支年功俸者, 按簡任級人員數額報支 約聘 ( 僱 ) 人員, 依其原定職等按第一項附表分等數額報支 3. 各機關對公差之派遣, 應視公務性質及事實需要詳加審核決定, 如利用公文 電話 傳真或電子郵件等通訊工具可資處理者, 不得派遣公差 出差人員之出差期間及行程, 應視事實之需要, 事先經機關核定, 並儘量利用便捷之交通工具縮短行程 ; 往返行程, 以不超過一日為原則 4. 出差事畢, 應於十五日內依附表二檢具出差旅費報告表, 連同有關書據, 一併報請各機關審核 5. 交通費包括行程中必須搭乘之飛機 汽車 火車 高鐵 捷運 輪船等費, 均按實報支 ; 領有優待票而仍需全價者, 補給差價 但機關專備交通工具或領有免費票或搭乘便車者, 不得報支 前項所稱汽車, 係指公民營客運汽車 凡公民營汽車到達地區, 除因急要公務者外, 其搭乘計程車之費用, 不得報支 如因業務需要, 駕駛自用汽 ( 機 ) 車者, 其交通費得按同路段公民營客運汽車最高等級之票價報支 但不得另行報支油料 過路 ( 橋 ) 停車等費用; 如發生事故, 亦不得報支公款修理 111

112 6. 凡陪同外賓出差者, 其交通費按外賓所搭乘之交通工具按實報支, 其住宿費得就所宿旅館之統一發票或收據, 按實報支 7. 調任人員之配偶及直系親屬隨往任所者, 得按各該調任人員職務等級, 報支交通費 8. 赴任人員之配偶及直系親屬隨往任所者, 得按各該赴任人員職務等級, 補助其實際所需交通費三分之二 9. 出差地點距離機關所在地六十公里以上, 且有在出差地區住宿事實者, 得在附表一所列各該職務等級規定標準數額內, 檢據核實列報住宿費, 未能檢據者, 按規定數額之二分之一列支 ; 出差地點距離機關所在地未達六十公里, 因業務需要, 事前經機關核准, 且有在出差地區住宿事實者, 始可報支住宿費 住宿於政府機關或公營事業機構提供之完全免費宿舍者, 不得報支住宿費 10. 出差如由旅行業代辦含住宿及交通之套裝行程, 得在不超過住宿費加計交通費之規定數額內, 以旅行業代收轉付收據報支 ; 搭乘飛機者, 須另檢附登機證存根 11. 在同一地點出差超過一個月之住宿費, 超過一個月未滿二個月部分, 按規定數額八折報支 ; 二個月以上部分, 按規定數額七折報支 12. 膳雜費依附表一所列各該職務等級規定數額列報 如由出差單位供膳二餐以上者, 不得報支膳費 但雜費得按每日膳雜費數額二分之一報支 13. 旅費應按出差必經之順路計算之 但有特殊情形無法順路, 並經機關核准者, 所增加之費用得予報支 14. 旅費自起程日起至差竣日止, 除患病及因事故阻滯, 具有確實證明按日計算外, 其因私事請假者, 不得報支 前項所稱患病, 以突發之重病, 經醫院證明必須住院治療, 且不宜返回原駐地醫治者為限 ; 在患病住院期間, 得自住院之日起, 按日報支膳雜費, 最高報支十日 15. 出差期中有免職或撤職時, 依其已到達地點, 按原定職務等級報支往返旅費 ; 出差人員經法院判有刑責者, 於其不能執行差務之日起, 停止其旅費 16. 各機關經常出差, 或長期派駐在外人員之差旅費, 應於本要點所定數額範圍內, 另定報支規定, 陳報各該主管機關核定後實施 17. 各級地方政府機關及公營事業機構員工之出差, 準用本要點之規定 註三依支出憑證處理要點之規定, 支出憑證係為證明支付事實所取得之收據 統一發票或相關書據 另支出證明單係指因特殊原因無法取得收據, 由經手人書明無法取得原因, 據以請款之文件, 故亦屬支出憑證之一 註四會計法第 102 條 : 各機關會計人員審核原始憑證, 發現有左列情形之一者, 應拒絕簽署 : 1. 未註明用途或案據者 2. 依照法律或習慣應有之主要書據缺少或形式不具備者 3. 應經招標 比價或議價程序始得舉辦之事項, 而未經執行內部審核人員簽名或蓋章者 4. 應經機關長官或事項之主管或主辦人員之簽名或蓋章, 而未經其簽名或蓋章者 5. 應經經手人 品質驗收人 數量驗收人及保管人簽名或蓋章而未經其簽名或蓋章者 ; 或應附送品質或數量驗收之證明文件而未附送者 6. 關係財物增減 保管 移轉之事項時, 應經主辦經理事務人員簽名或蓋章, 而未經其簽名或蓋章者 7. 書據之數字或文字有塗改痕跡, 而塗改處未經負責人員簽名或蓋章證明者 8. 書據上表示金額或數量之文字 號碼不符者 9. 第三款及第五款所舉辦之事項, 其金額已達稽察限額之案件, 未經依照法定稽察程序辦理者 10. 其他與法令不符者 前項第四款規定之人員, 得由各機關依其業務規模, 按金額訂定分層負責辦法辦理之 註五會計法第 99 條 : 各機關主辦會計人員, 對於不合法之會計程序或會計文書, 應使之更正 ; 不更正者, 應拒絕之, 112

113 並報告該機關主管長官 前項不合法之行為, 由於該機關主管長官之命令者, 應以書面聲明異議 ; 如不接受時, 應報告該機關之主管上級機關長官與其主辦會計人員或主計機關 不為前二項之異議及報告時, 關於不合法行為之責任, 主辦會計人員應連帶負之 註六 99 年度中央及地方政府預算籌編原則第 4 點第 10 款明訂各機關印刷 刊物 油料 水電 會議 辦公器材 加班 委辦計畫 國內 外出差及國外教育訓練等一般經常性支出, 應本緊縮及節能原則確實檢討編列 註七銓敘部民國 85 年 11 月 25 日八五台法二字第 號函略以, 公差係由機關指派執行一定之任務, 又公務員奉派參加同仁家屬之公祭, 可否核給公差, 宜由各機關本於權責自行核處 註八內部審核依性質分為 : 1. 適正性審核 : 係審核預算執行數 決算數額有無錯誤 遺漏 重複或偽飾等情事, 旨在達成財務報導可靠性 2. 合規性審核 : 係審核財務收支有無違背預算或有關法令等不法不當收支, 旨在增進相關法令之遵循 3. 效能性審核 : 係審核各機關執行預算 推展施政計畫或業務計畫有無財務效能過低或未盡應盡之職責, 旨在提升行政效能或營運績效 113

114 強化特別費報支程序以增進內部審核功能 自民國 95 年以來, 機關 學校之首長與副首長及議會之議長與副議長報支特別費之合法性問題, 已為各界所關注 本文旨依會計人員之職責, 論述審核報支特別費常見疏漏之處, 並本著防微杜漸之理念, 針對疏漏之處擬議強化報支特別費控管機制, 以避免不忠不法情事發生, 俾增進內部審核之功能 壹 前言國內自民國 95 年以來, 機關 學校之首長 副首長以及地方議會之議長 副議長報支特別費之合法性問題, 常受各界關注與質疑, 並有多位首長遭檢舉非法報支特別費而被起訴, 亦有首長因查無犯罪實據獲簽結或無罪定讞 ( 中國時報 聯合電子報,97 年 7 月 16 日 ) 特別費性質究屬實質補貼 因公支出或公私混合等法律見解 ( 蔡茂寅, 民 97), 業有廣泛討論 ; 本文爰不再作探討, 僅就會計人員職責, 藉上述 7 月 16 日報載事項 ( 註一 ), 本著防微杜漸理念, 說明如何強化報支特別費控管機制, 以避免不忠不法情事發生, 並增進內部審核職能 貳 現行支用特別費範圍及相關規定茲參酌行政院 95 年 12 月 29 日院授主忠字第 號函 ( 以下簡稱行政院 95 年 12 月 29 日函 ) 示, 臚列自 96 年度起, 各級政府機關特別費支用規定如次 : 一 使用範圍 : ( 一 ) 贈送婚喪喜慶之禮金 奠儀 禮品 花籃 ( 圈 ) 喜幛 輓聯 中堂及匾額等支出 ( 二 ) 對本機關及所屬機關人員之獎 ( 犒 ) 賞 慰勞 ( 問 ) 及餐敘等支出 ( 三 ) 對外部機關 ( 即本機關及所屬機關以外之機關 ) 民間團體與有關人士等之招待 餽 ( 捐 ) 贈及慰問等支出 二 報支手續 : 報支特別費應依 支出憑證處理要點 規定, 取據並註明用途或案據之方式辦理 其因特殊情形, 不能取得者, 應由經手人開具支出證明單, 書明不能取得原因, 並經支用人核 ( 簽 ) 章後, 據以請款 亦即取據報支者, 無須在報支之原始憑證 ( 註二 ) 逐筆核 ( 簽 ) 章, 至以支出證明單報支者, 則須逐筆加以核 ( 簽 ) 章, 以明責任 三 預算執行 : 各機關 學校特別費預算之執行, 應在年度法定預算額度範圍內按月等額分配 ( 註三 ), 實支數不得大於累計分配預算數, 年度終了未及支用部分, 應停止支用 另有兼任其他機關之首長 副首長者, 均僅得就本職或兼職中一個職務支用特別費 114

115 稽上函示, 自 96 年度起, 不得再援引行政院 87 年 7 月 21 日台 87 忠授字第 號函示, 以領據 ( 註四 ) 方式報支部分特別費 參 會計人員審核報支特別費之一般作法及常發現疏漏之處各機關常由機要秘書或其他事務同仁 ( 以下簡稱同仁等 ) 為首長 副首長 校長 議長或副議長 ( 以下簡稱首長等 ) 彙整支出憑證 ( 同註二 ) 報支特別費, 爰較有機會向首長等面報動支經費事宜 基此, 會計人員為避免其轉達審核意見有所偏差, 致產生無謂困擾, 向本著慎言慎行之作法, 按行政院 95 年 12 月 29 日函示及支出憑證處理要點等相關規定, 詳加審核 ; 以免因誤解法令, 依會計法第 102 條之規定, 應拒絕簽署而不拒絕, 產生不法情事, 致陷首長等於不義 ; 或者不應拒絕簽署而拒絕, 致影響機關業務推動 另有會計人員之作法, 係認為首長等官居要津, 為因應婚喪喜慶等人際關係, 動支特別費實無可避免, 且特別費係受年度法定預算額度限制, 只要年度報支特別費不逾累計分配預算數, 及報支所檢附支出憑證亦符合支出憑證處理要點所定要件, 除非明顯不符規定外, 通常不拒絕簽署 會計同仁無論採行何種作法審核報支特別費, 其初衷均在兼顧適法性及機關業務得以順利推動, 並使首長等報支特別費達到盡善盡美之境界 茲參酌近年審計部審核通知 上述報載及執行內部審核之發現, 並擷取曾任主辦會計人員, 現職為行政院主計處總務司王科長紀全之經驗等, 謹將報支特別費常見疏漏之處列示如次 : 一 同仁等未適時整理報支特別費之原始憑證, 爰將小金額原始憑證更換為大金額原始憑證報支, 肇致與原支用用途不符, 或將私人花費混入報支特別費憑證中報支 二 報支之原始憑證未依 支出憑證處理要點 之規定, 記明買受機關名稱或其統一編號 ; 及由收銀機或計算機器開具之統一發票, 未加註明貨品名稱, 且未簽名 三 同仁等未加控管報支特別費額度, 導致逾累計分配預算數 四 報支特別費未註明用途或案據或者僅註明公務用, 且由其他相關書據亦無法獲悉其用途 五 支用特別費之範圍, 核與上述行政院 95 年 12 月 29 日函示範圍, 未臻相符 肆 強化報支特別費控管機制以防杜常見疏漏之擬議依上述本 (97) 年 7 月 16 日報載, 部分首長或同仁等因報支特別費遭起訴 其中涉有首長不記得該筆贈禮, 致存有與經辦人說詞未臻一致或不符因公支用要件 為免嗣後發生類此情形, 產生無謂爭端, 會計同仁除確遵上述行政院 95 年 12 月 29 日函示, 並針對上開列舉疏漏之處, 依內部審核處理準則及支出憑證處理要點之規定, 妥為審核特別費使用範圍及報支手續等, 如涉有收銀機開具之統一發票漏列貨品名稱且未加簽名 用途記載不清 或未符支用範圍等不符者, 應 115

116 使之更正, 以臻適法 ( 註五 ) 外, 宜考量再採行下列措施, 以強化控管機制, 並增進內部審核功能 : 一 為配合編造會計月報及控管經費之需, 宜洽請同仁等每月至少報支特別費一次 ; 會計單位亦須為每位首長等分別詳加累計報支數, 以免超逾累計分配預算數 二 若首長等在報支特別費所附支出憑證並未逐筆核 ( 簽 ) 章, 為免嗣後發生首長等不記得有該筆支出, 建請同仁等於每次報支特別費時, 按每位首長等分別加編 報支特別費彙總表, 併同原始憑證分陳由首長 副首長 校長 議長及副議長各自核 ( 簽 ) 章自己報支之部分後, 再送會計單位據以辦理, 以明責任 即使整個月均無動支特別費亦須陳明, 以強化控管機制 三 年度中, 若有首長等異動之情形時, 則審核報支原始憑證, 尤應注意憑證所載日期有無屬首長等異動後之日期, 並詳為核算全部報支特別費是否大於得報支數 若卸任首長等尚有特別費未及支用, 鑑於特別費係由首長等自到任日起核算, 續任首長等仍不可支用該賸餘特別費 ( 註六 ) 依上開控管機制, 足可嚇阻同仁等魚目混珠夾帶報支及更換原始憑證之不當行為, 且可適時彙整支出憑證報支特別費 另會計同仁審核特別費, 亦不宜為強化控管機制, 而矯枉過正 例如首長等已在喜帖上批示 致送禮金二千元, 其報支金額已相當明確, 且新臺幣即為支付標的, 該喜帖即為報支特別費之相關書據, 建議無須再取據謝卡作為報支之依據 ( 註七 ); 若在請柬上批示 致贈蘭花一盆, 鑑於贈送標的須由花店提供, 且須藉助統一發票或收據所載, 以確定報支金額, 故尚須檢附花店開具統一發票或收據作為報支之依據, 以資週延, 並符支出憑證處理要點之規定 又, 依民間習俗, 一 二月之農曆春節前後, 首長等常犒賞同仁或餐敘 惟年度伊始, 累積可支用特別費僅有一至二個月額度, 致較易發生不足支應所需, 若首長等將此期間之原始憑證暫時保存, 俟有足夠特別費預算額度時, 並於同一年度其他期間再行檢據報支, 只要合乎行政院 95 年 12 月 29 日函示, 仍不宜拒絕簽署 伍 結語任何一種制度形成, 均為因應當時社會國家需要逐漸演變而成, 絕非於一夜之間突發形成, 現行報支特別費之規範, 業已停止行政院 87 年 7 月 21 日台 87 忠授字第 號函示得以領據報支之適用, 其演變過程亦復如此 本文係鑑於依上述行政院 95 年 12 月 29 日函示, 首長等取據報支特別費, 無須在原始憑證逐筆核 ( 簽 ) 章, 為避免同仁等魚目混珠, 肇致不法, 爰擬議加編 報支特別費彙總表 經陳核後, 再送會計單位據以辦理後續事宜, 係為強化報支特別費控管機制, 另採行補償性控制 若嗣後該函示修正為報支特別費之支出憑證均須經首長等核 ( 簽 ) 章, 則無須上開補償性控制, 且控管重點將變更為 116

117 審核原始憑證有無均已核 ( 簽 ) 章 基上, 各機關會計同仁處理特別費容有不同方式, 惟審核特別費報支之職責, 旨皆在避免不忠不法情事發生, 並使首長等吃得下 睡得著 笑得出來為理想目標, 並企盼與大家共同研擬最適處理模式 附註 : 註一 : 中國時報 聯合電子報載有 : 被起訴或移送偵辦之要因, 為非因公支用特別費或偽造文書 ; 有首長稱報支特別費內容, 承辦人員未經陳核, 並已提供足夠原始憑證供報支, 惟係代為報支同仁弄混 ; 或經辦同仁個人私用, 以魚目混珠方式夾帶報支等 註二 : 支出憑證處理要點第二點稱支出憑證, 係為證明支付事實所取得之收據 統一發票或相關書據 支出證明單亦為相關書據之一 本文所稱原始憑證一詞, 係參酌會計法第 52 條之規定, 不含支出證明單之支出憑證 註三 : 依行政院 95 年 12 月 29 日函示, 特別費應在法定預算額度內核實分配預算辦理, 並未明訂按月等額分配 本文係考量行政院 97 年 2 月 13 日院授主忠字第 A 號函分行 中央各機關首長 副首長特別費列支標準表 明訂每月列支標準在案, 並參酌主計月刊第 608 期 主計長信箱 載有 新任首長之特別費應自到職日起按核定列支數額核實支用, 為避免年度中首長等異動, 而核算可報支特別費額度滋生無謂困擾, 爰擬議按月等額分配 註四 : 領據係指無論有無雙方交易的情形, 僅為報支經費依據之單據 然收據係指存有雙方交易的情形, 所取具證明支付款項之單據 註五 : 若原始憑證未記明採購名稱 買受機關或其統一編號等, 依支出憑證處理要點之規定, 應通知補正, 不能補正者, 應由經手人詳細說明, 並簽名 ( 蓋章 ) 證明之 註六 : 主計月刊第 608 期主計長信箱載有 : 問 : 請問機關首長於年度中異動, 新任首長得否支用前任首長尚未支用所剩餘之特別費? 或需依其到職月份起算, 依每月列支標準核支? 答 : 按中央各機關首長 副首長等人員之特別費, 係為應因公招待 餽贈及獎賞所需, 非屬個人待遇支領事項, 故機關首長於年度中異動, 新任首長之特別費應自到職日起按核定列支數額核實支用, 至於前任首長任職期間未使用所賸餘之特別費額度應予繳庫 註七 : 主計月刊第 616 期主計長信箱載有 : 問 : 請問首長贈送婚喪喜慶之禮金 奠儀等支出, 所收到由收款人親字簽收之謝卡, 是否符合特別費之支用規定? 117

118 答 : 一 依行政院 95 年 12 月 29 日院授主忠字第 號函規定, 特別費 之支用, 應依 支出憑證處理要點 規定取得收據 統一發票或相關書 據 復依 支出憑證處理要點 第 2 點及第 3 點規定, 支出憑證係為證 明支付事實所取得之收據 統一發票或相關書據 ; 各機關員工向機關申 請支付款項, 應本誠信原則對所提出之支出憑證之支付事實真實性負 責, 如有不實應負相關責任 二 首長贈送婚喪喜慶之禮金 奠儀等支出, 所取得之謝卡, 如能證明支付 之事實, 載明支付對象 金額等事項, 則可作為支出憑證, 並得依前開 要點之規定, 由經手人本誠信原則向機關申請支付款項 參考文獻 : 一 支出憑證處理要點 ( 行政院主計處 93 年 10 月 5 日處會三字第 號函修正 ) 二 主計月刊第 608 期 (95 年 8 月號 ), 主計長信箱, 第 80 頁 三 主計月刊第 616 期 (96 年 4 月號 ), 主計長信箱, 第 108 頁 四 行政院 87 年 7 月 21 日台 87 忠授字第 號函 五 行政院 95 年 12 月 29 日院授主忠字第 號函 六 行政院 97 年 2 月 13 日院授主忠字第 A 號函 七 行政院主計處 ( 民 96), 支出標準及審核作業手冊, 修訂版 八 會計法 (91 年 5 月 15 日總統華總一義字第 號令修正 ) 九 蔡茂寅 ( 民 97), 預算法之原理, 臺北, 元照出版有限公司, 初版 十 中國時報 (97 年 7 月 16 日 ) 十一 聯合電子報 (97 年 7 月 16 日 ) ( 本文摘自今日會計第 113 期第 16 頁至第 20 頁 ) 118

119 交通部會計處 班別 : 內部審核專業研習班 講題 : 會計人員之溝通與協調技巧 關鍵報告 國際溝通協會 I.C.A 曾針對職場工作者做過調查, 發現職場工作者每天實際花費在工作上的時間只有 27.42%, 其餘高達 72.58% 的時間, 則花費在與人的溝通與協調上 訓練講師 : 林猷寧先生 (EQ 大師研習中心總講師 ) 林猷寧講師 [email protected] EQ 大師研習中心訓練教材版權所有敬請尊重智慧財產權 119

120 交通部會計處 講題 : 會計人員之溝通與協調技巧 講師 : 林猷寧先生 (EQ 大師研習中心總講師 ) 林猷寧老師 現為企管業界資深 EQ 研習課程講師 (since1987), 授課經驗已有 24 餘年, 無論是在潛能開發 自信培養 情緒掌控 壓力調適 人際關係 溝通技巧 工作熱忱 創意思考 問題解決 簡報演講 口才表達 顧客服務 業務行銷 時間效能 目標設立 生涯規劃 頂尖領導 人員激勵 優質管理 策略分析 有效會議 團隊建立 諮商輔導 親子關係 兩性互動等課程, 受其指導者不知凡幾, 迄今已在 2500 家以上企業 機關 社團 學校作超過 6000 場以上演講及教育訓練, 可稱得上是全方位的 EQ 教育訓練指導大師, 專硏 EQ 的他, 學識淵博 口才便給 幽默風趣 熱情洋溢 授課活潑 遊戲體驗, 讓學員每每如沐春風, 視上課為莫大享受且全心投入, 收穫豐碩 課目 : 開場 :[ 大師開示 ] [ 學習理由 ] 壹 溝通互動篇 重點 : 學習溝通互動的理念方法, 建立良好情誼, 獲得信賴與支持 一 [ 溝通互動 ]--- 挑戰障礙 二 [ 溝通互動 ]--- 成功關鍵 三 [ 溝通互動 ]--- 人性密碼 四 [ 溝通互動 ]--- 雙贏法寶 貳 衝突協調篇 重點 : 學習衝突協調的思維技巧, 化解對立異議, 贏得由衷的合作 一 [ 衝突協調 ]--- 任務使命 二 [ 衝突協調 ]--- 心理預設 三 [ 衝突協調 ]--- 限制禁忌 四 [ 衝突協調 ]--- 標竿技法 終場 :[ 大師總結 ] [ 菁英文章 ] EQ 大師研習中心訓練教材版權所有敬請尊重智慧財產權 120

121 交通部會計處 講題 : 會計人員之溝通與協調技巧 開場 :[ 大師開示 ] [ 學習理由 ] 工作職責 : 做事 V S 1 把事 2 把事做的有 3 把事除 做完, 同時做的又 又 又 又 思維革新 : 要度過危機, 不能依賴造成此危機的 方式 1 傳統 : 公事 辦 不甘不願 2 世紀 : 公事 辦 心甘情願 原因說明 : 用 舊有 思維產生出來的問題, 不能用 思維來解決 1 萬事興 2 好辦事 3 者多勞 4 貴 多 事 途徑介紹 :

122 壹 溝通互動篇 重點 : 學習溝通互動的理念方法, 建立良好情誼, 獲得信賴與支持 一 [ 溝通互動 ]--- 挑戰障礙 : 挑戰障礙 : 人不是上天 的產物, 人都是上天的 沒有 差勁, 只有, 亦即 難度探討 : 性別 年齡 學歷 立場 階級 個性 假定 看法 感受 文化 語言 外貌 二 [ 溝通互動 ]--- 成功關鍵 : 成功關鍵 : 推諉 是拒絕成長的表現 扮演角色 : 1 溫度計 VS 2 推動機 VS 三 [ 溝通互動 ]--- 人性密碼 : 人性密碼 : 人是 的動物 特性解析 : 1 對 不對 事 2 雖 不滿意, 但可 3 人會 對方的情緒 行為與感覺 4 人很 被他人命令 責備 要求及說教 5 人很渴望得到他人的 及 四 [ 溝通互動 ]--- 雙贏法寶 : 雙贏法寶 : 不在 流利, 而在 要點分享 : 1 說什麼 2 對不對 122

123 貳 衝突協調篇 重點 : 學習衝突協調的思維技巧, 化解對立異議, 贏得由衷的合作 一 [ 衝突協調 ]--- 任務使命 : 任務使命 : 你不是在 製造 擴大 問題, 你是在 問題 應對程式 : 1 失效 2 成效 二 [ 衝突協調 ]--- 心理預設 : 心理預設 : 你用什麼 看對方, 對方就會 那樣的人 預設詮釋 : 1 假設對方 2 假設對方 3 假設對方 4 假設對方 5 假設對方 三 [ 衝突協調 ]--- 限制禁忌 : 限制禁忌 : 成功者 成功者該做之事, 失敗者該做之事 禁忌詳述 : 1 不要先入 2 不要執著 3 不要反應 4 不要不給 5 不要常說 四 [ 衝突協調 ]--- 標竿技法 : 標竿技法 : 成功最快的捷徑, 莫過於就教於 大師絕招 : 1 如何 說 2 如何 聽 3 如何 問 4 如何 答 123

124 交通部會計處 講題 : 會計人員之溝通與協調技巧 終場 :[ 大師總結 ] [ 菁英文章 ] 一句話, 可以讓人笑, 可以讓人哭, 可以讓人生氣 一句話, 可以改變一個人, 也可以毀滅一個人 一句話, 可以讓人感受到溫馨, 也可以讓人感受到無情的冷酷 一句話, 可以讓人盪氣迴腸, 也可以讓人破涕而笑 一句話, 可以讓人眉飛色舞, 也可以讓人記取教訓 一句話, 可以讓人覺得有智慧, 也可以讓人覺得愚蠢 一句話, 可以讓人勾起往日歡樂的時光, 也可以讓人憶起昔日刻苦銘心的痛苦 一句話, 可以激勵一個人鬥志昂揚, 奮鬥不懈, 一生受益無窮, 一輩子感恩而無法忘懷, 也可以讓人自尊受傷, 衝勁狂瀉, 自信心全失, 一輩子忿恨難平 一句話, 可以為個人或公司建立良好的形象, 開創亮麗的成績和盈餘, 也可以讓個人或公司名譽受損, 業績衰退或虧損倒閉 你我可能是人生過程中的沒沒無聞者, 也可能是顯赫有名的人士, 但 不論是卑賤或高貴, 都可能一句話影響一個人的心靈, 你要選擇怎樣 的一句話對人說呢? 124