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1 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 计 算 机 用 于 办 公 自 动 化, 有 成 套 专 门 的 应 用 软 件 Microsoft Office 2003 这 种 成 套 的 办 公 自 动 化 软 件, 往 往 具 有 相 似 的 界 面 相 近 的 操 作 方 法 等 一 致 性 特 点, 便 于 用 户 学 习 和 使 用 这 些 软 件 一 般 都 包 括 字 处 理 软 件 电 子 表 格 软 件 演 示 文 稿 软 件 和 数 据 库 管 理 软 件 在 所 有 办 公 软 件 中, 文 档 处 理 软 件 是 最 基 本 和 最 常 用 的 它 可 以 帮 助 我 们 撰 写 稿 件 报 告 论 文 和 书 信 等 各 种 文 档, 也 能 适 应 图 文 编 辑 打 印 和 排 版 等 各 种 需 求 Word 的 突 出 特 点 是 功 能 强 大 易 学 难 精 本 章 主 要 通 过 实 例 的 讲 解 来 使 用 户 掌 握 其 功 能 3.1 文 档 排 版 的 综 合 应 用 一 本 节 将 围 绕 下 面 任 务 的 完 成 来 学 习 Word 的 文 字 编 辑 及 简 单 排 版 功 能 任 务 制 作 一 份 文 档, 样 文 如 图 3-1 所 示 图 3-1 编 辑 后 的 文 档 文 档 的 基 本 操 作 1. 创 建 文 档 启 动 Word 后,Word 自 动 创 建 一 个 空 白 文 档 文 档 1 ; 或 者 单 击 文 件 新 建 命 令, 将 弹 出 新 建 文 档 任 务 窗 格, 可 以 选 择 新 建 文 档 的 方 式, 系 统 提 供 了 5 种 方 式, 即 空 白 方 式 XML 文 档 网 页 电 子 邮 件 和 根 据 现 有 文 档 ; 也 可 选 择 基 于 模 板 创 建 文 档, 系 统 提 供

2 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 59 了 三 种 方 式, 即 Office Online 模 板 本 机 上 的 模 板 和 网 站 上 的 模 板, 其 中 除 第 二 种 方 式 外, 其 他 的 方 式 均 需 要 连 接 到 Internet 上 才 能 实 现 在 利 用 模 板 创 建 文 档 时, 系 统 还 提 供 了 许 多 利 用 向 导 方 式 创 建 的 文 档 模 板, 如 简 历 向 导 模 板, 系 统 会 打 开 一 个 向 导 对 话 框, 根 据 对 话 框 的 提 示 进 行 信 息 的 输 入 和 选 择, 即 可 生 成 一 个 具 有 专 业 效 果 的 文 档 提 示 : 在 Microsoft 公 司 的 网 站 上, 提 供 了 一 些 模 板 资 源, 如 果 需 要 可 以 下 载 到 本 机 上, 以 后 就 可 以 脱 机 使 用 了 2. 视 图 方 式 Word 提 供 了 8 种 在 屏 幕 上 查 看 文 档 的 方 式 : 普 通 视 图 Web 版 式 视 图 页 面 视 图 大 纲 视 图 文 档 结 构 图 打 印 预 览 全 屏 显 示 和 阅 读 版 式 (1) 普 通 视 图 普 通 视 图 主 要 用 于 大 量 的 文 字 处 理 工 作, 不 能 对 文 档 进 行 图 形 格 式 处 理 在 该 视 图 下 文 档 显 示 不 分 页, 不 显 示 环 绕 方 式 的 图 形 对 象, 但 嵌 入 方 式 的 图 形 对 象 会 在 该 版 式 中 显 示 (2)Web 版 式 视 图 在 Web 版 式 视 图 中,Word 能 优 化 Web 页 面, 使 其 外 观 与 在 Web 或 Internet 上 发 布 时 的 外 观 一 致 在 Web 版 式 视 图 中, 还 可 以 看 到 背 景 自 选 图 形 和 其 他 在 Web 文 档 及 屏 幕 上 查 看 文 档 时 常 用 的 效 果 (3) 页 面 视 图 页 面 视 图 所 显 示 的 即 是 最 后 的 打 印 效 果 在 页 面 视 图 下, 可 以 对 文 档 进 行 图 形 格 式 的 操 作, 如 多 栏 版 式 页 眉 和 页 脚 的 设 置 脚 注 和 尾 注 等 (4) 大 纲 视 图 大 纲 视 图 能 够 显 示 文 档 的 结 构 大 纲 视 图 中 的 缩 进 和 符 号 并 不 影 响 文 档 在 普 通 视 图 中 的 外 观, 而 且 也 不 会 打 印 出 来 在 大 纲 视 图 下, 对 文 档 的 浏 览 只 可 以 看 到 文 本 对 象 表 格 和 嵌 入 的 图 形 对 象, 如 果 图 形 对 象 是 环 绕 方 式 的, 则 不 在 大 纲 视 图 下 出 现 (5) 文 档 结 构 图 文 档 结 构 图 是 一 个 独 立 的 窗 口, 能 够 显 示 文 档 的 标 题 列 表 使 用 文 档 结 构 图 可 以 对 整 个 文 档 进 行 浏 览, 同 时 还 能 够 跟 踪 所 在 文 档 中 的 位 置 (6) 打 印 预 览 显 示 打 印 文 稿 的 外 观, 即 最 后 的 打 印 效 果, 此 时 可 以 调 整 页 边 距 等 在 打 印 预 览 状 态 下, 可 以 在 一 屏 中 显 示 多 页, 同 时 也 可 以 对 文 档 进 行 编 辑 修 改 (7) 全 屏 显 示 在 全 屏 显 示 方 式 下, 几 乎 隐 藏 了 所 有 屏 幕 元 素, 如 工 具 栏 滚 动 条 等, 以 便 扩 大 文 档 编 辑 区 (8) 阅 读 版 式 阅 读 版 式 状 态 的 目 标 是 为 了 增 加 文 档 的 可 读 性, 让 页 面 适 合 计 算 机 的 屏 幕, 当 文 档 的 页 面 显 示 与 屏 幕 区 域 不 相 符 时, 系 统 会 自 动 增 加 或 减 小 文 本 显 示 区 域 的 尺 寸, 而 不 影 响 文 档 中 字 体 的 大 小, 它 的 页 数 和 排 版 的 效 果 可 以 与 文 档 真 实 的 页 数 和 排 版 效 果 不 同 注 意, 阅 读 版 式 不 代 表 文 档 的 打 印 效 果 (9) 显 示 比 例 显 示 比 例 可 以 控 制 文 档 在 屏 幕 上 的 大 小 用 户 可 以 放 大 显 示 比 例, 以 便 查 看 某 部 分 文 本 也 可 以 缩 小 显 示 比 例, 来 查 看 文 档 的 整 个 布 局 (10) 缩 略 图 缩 略 图 视 图 会 在 工 作 窗 口 的 左 侧 生 成 一 组 页 面 列 表, 方 便 在 文 档 浏 览 时 进 行 切 换 (11) 选 择 浏 览 对 象 在 右 侧 的 滚 动 条 的 下 方 有 一 个 选 择 浏 览 对 象 按 钮, 单 击 该 按 钮 即 可 打 开 一 个 选 择 浏 览 对 象 的 工 具 面 板, 如 图 3-2 所 示 可 以 根 据 需 要 选 择 不 同 的 浏 图 3-2 选 择 浏 览 对 象 工 具 面 板 览 方 式 快 速 进 行 文 档 浏 览

3 60 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 3. 文 档 的 输 入 Word 中 的 段 落 是 以 回 车 键 为 标 记 的 在 输 入 文 字 过 程 中,Word 会 自 动 换 行 ; 只 有 在 开 始 一 个 新 的 段 落 时, 才 需 要 按 回 车 键 ; 当 一 页 满 时 Word 会 自 动 分 页, 并 开 始 输 入 到 新 的 一 页 有 时 需 要 在 一 个 段 落 内 开 始 一 个 新 行, 可 以 按 Shift + Enter 键 来 实 现, 它 在 本 行 中 插 入 一 个 换 行 符 ( 即 人 工 换 行 符 ) 这 种 换 行 符 与 回 车 符 是 不 一 样 的 这 种 换 行 的 方 法 有 时 是 需 要 的, 当 要 对 段 落 进 行 缩 进 加 编 号 或 项 目 符 号 等 编 排 格 式 时, 这 种 换 行 后 的 内 容 也 是 段 落 的 成 员, 它 可 以 随 着 所 在 的 段 落 一 起 进 行 处 理 注 意 : 用 户 经 常 上 网 下 载 一 些 文 章, 可 是 下 载 的 文 章 在 Word 排 版 过 程 中 经 常 会 遇 到 这 样 的 问 题 文 章 中 有 很 多 ( 人 工 换 行 符 ) 这 样 的 标 志, 可 以 使 用 Word 提 供 的 查 找 / 替 换 功 能 来 快 速 取 消 或 替 换 成 ( 段 落 标 记 ) 4. 插 入 符 号 单 击 插 入 符 号 命 令, 打 开 符 号 对 话 框, 可 以 进 行 符 号 的 插 入 单 击 特 殊 字 符 选 项 卡, 可 以 打 开 特 殊 字 符 列 表 框, 插 入 所 需 的 符 号 5. 首 字 下 沉 在 报 刊 杂 志 中, 经 常 会 用 到 首 字 下 沉 的 排 版 方 式 可 以 单 击 格 式 首 字 下 沉 命 令 6. 项 目 符 号 与 编 号 在 一 些 文 档 中, 为 了 说 明 某 个 问 题, 经 常 要 列 举 各 个 项 目 或 条 款, 此 时 如 在 各 项 目 前 面 加 上 一 些 特 殊 符 号, 就 会 显 得 清 晰 并 有 条 理 Word 有 自 动 为 项 目 编 号 的 功 能 可 以 单 击 格 式 项 目 符 号 与 编 号 命 令, 选 择 项 目 符 号 与 编 号 的 格 式, 还 可 以 设 置 多 级 编 号 有 关 多 级 编 号 的 使 用, 用 户 可 以 通 过 Word 帮 助 功 能 查 阅 7. 字 符 格 式 字 符 格 式 排 版 包 括 字 符 的 字 体 字 号 字 形 颜 色 和 字 符 修 饰 等 通 常 情 况 下,Word 默 认 的 中 文 字 体 是 宋 体 五 号, 英 文 字 体 是 Times New Roman 说 明 : 如 果 对 一 文 本 块 设 定 了 多 种 格 式, 不 必 一 个 一 个 地 撤 消, 可 以 一 次 撤 消, 恢 复 到 Word 正 常 显 示 方 式 操 作 方 法 为 : 先 选 中 该 文 本 块, 再 按 Ctrl + Shift + Z 组 合 键 即 可 快 速 取 消 该 块 的 所 有 字 符 排 版 格 式 8. 中 文 版 式 单 击 格 式 中 文 版 式 命 令, 可 以 从 下 拉 菜 单 中 选 择 拼 音 指 南 带 圈 字 符 纵 横 混 排 合 并 字 符 双 行 合 一 简 繁 转 换 等 完 成 9. 编 辑 文 档 编 辑 文 档 的 基 本 操 作 包 括 : 光 标 的 移 动 选 定 文 字 和 图 形 移 动 文 本 复 制 文 本 删 除 文 本 查 找 / 替 换 文 本 等 这 里 重 点 介 绍 格 式 刷 的 使 用 和 查 找 / 替 换 的 功 能 (1) 格 式 的 复 制 在 比 较 大 的 文 档 中, 有 时 很 多 文 本 和 段 落 需 要 设 置 相 同 的 格 式, 而 又 不 方 便 同 时 将 这 些 文 本 和 段 落 都 选 定, 这 样 就 要 多 次 做 相 同 的 设 置 利 用 Word 提 供 的 格 式 复 制 的 功 能, 可 以 将 设 置 好 的 格 式 复 制 到 其 他 字 符 和 段 落 上 方 法 一 : 先 选 定 设 置 了 要 复 制 的 格 式 的 文 本, 单 击 格 式 刷 按 钮, 再 用 鼠 标 拖 过 需

4 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 61 要 复 制 格 式 的 文 本, 就 把 选 定 的 文 本 的 格 式 复 制 到 后 来 拖 过 的 文 本 上 了 这 既 可 以 复 制 字 符 格 式, 也 可 以 复 制 段 落 格 式 注 意 复 制 段 落 格 式 时 一 定 要 包 括 段 落 标 记, 否 则 只 能 复 制 字 符 格 式 方 法 二 : 先 选 定 设 置 了 要 复 制 的 格 式 的 文 本, 双 击 格 式 刷 按 钮, 这 样 就 可 以 多 次 将 格 式 复 制 到 多 处, 直 到 再 次 单 击 格 式 刷 按 钮 停 止 复 制 (2) 查 找 / 替 换 格 式 查 找 / 替 换 功 能 不 仅 能 够 快 速 地 查 找 / 替 换 文 本, 而 且 还 能 快 速 地 查 找 / 替 换 某 种 格 式 的 文 本 例 如, 要 把 文 档 中 所 有 红 色 的 字 符 全 部 改 成 蓝 色, 可 以 在 替 换 对 话 框 中 打 开 高 级 选 项 来 分 别 设 置 另 外, 利 用 查 找 / 替 换 功 能 可 以 查 找 / 替 换 一 些 特 殊 字 符, 比 如 把 换 行 符 替 换 成 段 落 标 记 等, 还 可 以 快 速 删 除 文 档 中 重 复 的 词 字 句 和 空 格 等 10. 保 存 文 档 (1) 新 文 档 保 存 : 单 击 常 用 工 具 栏 上 的 保 存 按 钮 (2) 改 名 保 存 : 单 击 文 件 另 存 为 命 令, 指 定 新 的 保 存 位 置 和 文 件 名, 实 现 文 档 的 保 存 (3) 文 档 的 加 密 保 存 : 打 开 需 要 保 护 的 文 档, 单 击 工 具 选 项 命 令, 在 打 开 的 选 项 对 话 框 中 选 择 安 全 性 选 项 卡, 如 图 3-3 所 示, 在 其 中 进 行 设 置 图 3-3 安 全 性 选 项 卡 文 档 的 基 本 排 版 本 节 将 围 绕 下 面 的 任 务 完 成 学 习 : 段 落 格 式 的 设 置 图 文 混 排 绘 图 工 具 的 使 用 公 式 编 辑 器 的 使 用 任 务 参 照 图 3-4 所 示 的 样 文 制 作 一 篇 图 文 并 茂 且 赏 心 悦 目 的 文 档 1. 设 置 段 落 格 式 段 落 格 式 设 置 包 括 设 置 段 落 外 观 : 段 落 对 齐 方 式 段 落 缩 进 行 距 段 落 间 距 制 表 位 等 操 作

5 62 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 图 3-4 排 版 后 的 样 文 (1) 段 落 的 对 齐 方 式 Word 提 供 了 5 种 段 落 对 齐 方 式 : 左 对 齐 两 端 对 齐 居 中 右 对 齐 和 分 散 对 齐 这 些 可 以 通 过 格 式 工 具 栏 上 的 段 落 对 齐 方 式 按 钮 或 格 式 段 落 命 令 来 实 现 格 式 工 具 栏 中 各 个 按 钮 ( 如 图 3-5 所 示 ) 的 功 能 及 快 捷 键 如 下 : 两 端 对 齐 : 将 光 标 所 在 段 落 的 每 行 首 尾 对 齐, 但 对 未 输 满 的 行 则 保 持 左 对 齐, 对 应 的 快 捷 键 为 Ctrl+J 居 中 : 将 光 标 所 在 段 落 设 为 居 中 对 齐, 对 应 的 快 捷 键 为 Ctrl+E 右 对 齐 : 将 光 标 所 在 段 落 设 为 右 对 齐, 对 应 的 快 捷 键 为 Ctrl+R 分 散 对 齐 : 将 光 标 所 在 段 落 未 输 满 的 行 的 首 尾 仍 与 前 一 行 对 齐, 而 且 平 均 分 割 字 符 间 距, 对 应 的 快 捷 键 为 Ctrl+Shift+I 左 对 齐 : 将 光 标 所 在 段 落 设 为 左 对 齐, 对 应 的 快 捷 键 为 Ctrl+L 两 端 对 齐 居 中 右 对 齐 分 散 对 齐 图 3-5 格 式 工 具 栏 上 的 4 个 对 齐 方 式 按 钮 说 明 : 用 户 会 发 现 格 式 工 具 栏 中 并 没 有 左 对 齐 按 钮, 但 事 实 上 左 对 齐 功 能 仍 然 存 在 左 对 齐 方 式 在 中 文 文 档 中 很 难 看 出 与 两 端 对 齐 方 式 有 区 别, 只 有 在 英 文 文 档 中 才 能 很 明 显 地 看 出 其 效 果 (2) 段 落 缩 进 使 用 标 尺 设 置 段 落 缩 进, 如 图 3-6 所 示 ; 或 者 使 用 格 式 段 落

6 命 令 打 开 的 对 话 框, 如 图 3-7 所 示, 还 可 以 设 置 行 距 和 段 落 间 距 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 63 悬 挂 缩 进 首 行 缩 进 制 表 位 按 钮 左 缩 进 右 缩 进 图 3-6 标 尺 图 3-7 段 落 对 话 框 中 的 缩 进 和 间 距 选 项 卡 2. 分 栏 排 版 分 栏 排 版 就 是 将 一 段 文 本 分 成 并 排 的 几 栏, 只 有 当 填 满 第 一 栏 后 才 移 到 下 一 栏 分 栏 排 版 广 泛 应 用 于 报 纸 杂 志 等 的 内 容 排 版 中 下 面 介 绍 如 何 利 用 菜 单 来 创 建, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 选 择 要 分 栏 的 段 落 ( 若 不 选 择, 则 系 统 默 认 为 对 整 个 文 档 分 栏 ) (2) 单 击 格 式 分 栏 命 令, 弹 出 分 栏 对 话 框 (3) 在 其 中 可 以 选 择 分 栏 数 栏 宽 两 栏 之 间 的 间 距, 以 及 是 否 需 要 分 隔 线 等 设 置 (4) 设 定 后 单 击 确 定 按 钮 同 时, 如 果 显 示 / 隐 藏 编 辑 标 记 按 钮 是 按 下 的, 则 可 以 发 现 在 分 栏 的 内 容 前 后 各 增 加 了 一 个 分 节 符 关 于 节 的 概 念, 参 照 下 节 的 内 容 若 要 撤 消 分 栏 排 版, 可 以 先 选 中 文 本, 在 分 栏 对 话 框 中 将 分 栏 数 目 改 为 一 栏 说 明 : 还 有 一 种 文 档 的 特 殊 分 栏, 就 是 假 如 用 户 需 要 分 栏 的 文 档 不 满 一 页 时 的 情 况 或 者 当 分 栏 后 两 栏 不 完 全 相 等 时, 如 图 3-8 所 示, 可 以 采 用 下 列 方 法 选 定 段 落 后 再 按 照 以 上 的 操 作 步 骤 进 行 分 栏 操 作 : 方 法 1: 选 定 最 后 一 段 之 前 把 插 入 点 移 至 文 档 最 后, 按 回 车 键, 让 最 后 一 段 后 面 出 现 一 个 段 落 标 记, 这 样 操 作 以 后, 就 可 以 用 任 何 一 种 方 式 选 定 段 落, 不 会 出 现 分 栏 不 听 指 挥 的 情 况 了 方 法 2: 在 选 定 最 后 一 段 之 前 分 别 在 这 段 前 和 段 后 各 插 入 一 个 分 节 符, 具 体 操 作 为 : 单 击

7 64 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 插 入 分 隔 符 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 分 节 符 类 型 中 的 连 续 选 项, 再 单 击 格 式 分 栏 命 令, 如 图 3-9 所 示 图 3-8 分 栏 前 的 文 档 图 3-9 分 栏 后 的 文 档 3. 插 入 图 片 或 图 形 (1) 插 入 来 自 剪 辑 库 的 或 从 其 他 程 序 和 位 置 来 的 图 片 或 扫 描 照 片 将 插 入 点 定 位 在 需 要 插 入 图 片 的 位 置, 单 击 插 入 图 片 剪 贴 画 命 令, 从 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 (2) 插 入 来 自 另 一 个 文 件 的 图 片 将 插 入 点 定 位 在 需 要 插 入 图 片 的 位 置, 单 击 插 入 图 片 来 自 文 件 命 令, 从 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 (3) 绘 制 图 形 对 象 Word 提 供 了 许 多 种 现 成 的 图 形, 包 括 直 线 箭 头 矩 形 椭 圆 等 常 用 图 形, 还 包 括 任 意 多 边 形 流 程 图 星 形 等 各 种 形 状 组 成 的 自 选 图 形 用 户 可 以 在 文 档 中 直 接 插 入 这 些 图 形 对 象, 特 别 是 绘 制 的 图 形, 可 以 重 新 调 整 图 形 的 大 小 进 行 移 动 组 合 叠 放 旋 转 添 加 颜 色, 并 同 其 他 图 形 组 合 成 更 复 杂 的 图 形 说 明 : 在 文 档 中 插 入 文 本 框 自 选 图 形 等 时, 系 统 会 自 动 产 生 一 个 画 布 区 域, 显 示 在 此 区 域 创 建 图 形 画 布 的 好 处 是, 如 果 在 该 区 域 上 添 加 多 个 图 形 对 象, 在 位 置 移 动 时, 系 统 对 整 个 画 布 进 行 移 动, 画 布 上 的 各 个 对 象 的 相 对 位 置 不 会 变 化 如 果 不 需 要 画 布, 可 以 按 Esc 键 取 消 画 布 插 入 自 选 图 形, 操 作 步 骤 : 单 击 常 用 工 具 栏 中 的 绘 图 按 钮, 绘 图 工 具 栏 出 现 在 工 作 区 的 下 方 ; 单 击 工 具 栏 上 的 任 意 一 个 绘 图 按 钮 选 择 所 需 类 型 及 图 形, 在 文 档 中 按 住 鼠 标 左 键 画 出 图 形, 将 图 形 拖 动 到 合 适 的 位 置 松 开 鼠 标 向 自 选 图 形 中 添 加 文 字, 操 作 步 骤 : 右 击 该 图 形, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 添 加 文 字 命 令, 在 图 形 中 键 入 要 添 加 的 文 字 组 合 图 形, 操 作 步 骤 : 如 果 要 选 定 多 个 图 形 对 象, 可 以 按 住 Shift 键, 依 次 单 击 各 个 要 选 的 对 象, 然 后 右 击, 从 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 组 合 组 合 命 令 取 消 图 形 组 合, 操 作 步 骤 : 选 择 要 取 消 的 组 合 对 象 并 右 击, 从 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 取 消 组 合 命 令

8 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 65 注 意 : 如 果 要 多 次 连 续 使 用 绘 图 工 具 栏 中 的 同 一 绘 图 工 具 按 钮, 如, 可 以 双 击 该 工 具 按 钮 使 用 完 毕 后, 再 单 击 该 按 钮, 可 以 取 消 对 该 按 钮 的 选 择 (4) 使 用 文 本 框 所 谓 文 本 框 就 是 把 图 形 或 文 字 用 横 框 或 竖 框 限 定 在 框 内, 可 以 在 其 中 编 排 文 本, 文 本 可 随 文 本 框 一 起 移 动 可 以 选 择 插 入 文 本 框 横 排 或 竖 排 命 令, 按 住 鼠 标 左 键 拖 动 至 所 需 的 大 小 说 明 : 可 以 使 用 绘 图 工 具 栏 为 图 形 对 象 ( 包 括 文 本 框 ) 填 充 各 种 颜 色 图 案 纹 理 等 效 果, 还 可 以 改 变 图 形 中 的 线 条 样 式 以 及 为 图 形 设 置 阴 影 和 三 维 效 果 (5) 创 作 艺 术 字 艺 术 字 也 是 一 种 插 入 对 象, 可 以 进 行 放 大 缩 小 旋 转 等 操 作 可 以 单 击 插 入 图 片 艺 术 字 命 令, 在 弹 出 的 艺 术 字 库 对 话 框 中 选 择 (6) 对 象 的 格 式 设 置 不 同 的 对 象 可 以 进 行 的 操 作 并 不 完 全 相 同 但 是, 对 于 图 形 对 象 有 一 些 通 常 的 操 作, 无 论 是 插 入 的 剪 贴 画 创 作 的 艺 术 字 还 是 绘 制 的 图 形, 都 可 以 进 行 这 些 操 作 图 片 的 格 式 设 置 也 有 共 性 的 内 容 作 为 对 象 插 入 文 档 的 图 片 也 有 格 式 设 置 等 问 题, 具 体 操 作 如 下 : 选 定 图 片 对 象 并 右 击, 在 快 捷 菜 单 上 选 择 设 置 图 片 格 式 命 令, 或 者 双 击 图 片, 都 可 以 打 开 设 置 图 片 格 式 对 话 框, 如 图 3-10 所 示 图 3-10 设 置 图 片 格 式 对 话 框 (7) 水 印 效 果 将 文 字 或 图 形 以 暗 淡 的 形 式 隐 含 显 示 于 页 面 底 层, 形 成 背 景 的 修 饰 效 果, 即 水 印 方 法 一 : 单 击 格 式 背 景 水 印 命 令, 弹 出 水 印 对 话 框, 如 图 3-11 所 示 可 以 选 择 文 字 水 印, 若 选 择 图 片 水 印, 可 以 单 击 选 择 图 片 按 钮 进 行 图 片 选 择 方 法 二 : 选 择 作 为 背 景 的 图 片 或 剪 贴 画, 在 图 片 工 具 栏 中 单 击 图 像 控 制 按 钮, 选 中 冲 蚀 选 项 ( 如 图 3-12 所 示 ), 然 后 再 设 置 图 片 的 环 绕 方 式 为 衬 于 文 字 下 方 4. 编 辑 数 学 公 式 Word 提 供 的 公 式 编 辑 器 配 有 丰 富 的 公 式 样 板 和 符 号, 利 用 它 可 以 输 入 一 些 结 构 很 复 杂 的 公 式, 从 而 方 便 用 户 的 操 作

9 66 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 图 3-11 水 印 对 话 框 图 3-12 图 片 工 具 栏 启 动 公 式 编 辑 器 的 唯 一 方 法 是 将 公 式 编 辑 器 对 象 插 入 到 文 档 中, 操 作 方 法 如 下 : (1) 将 插 入 点 放 在 要 插 入 公 式 的 位 置 (2) 单 击 插 入 对 象 命 令, 弹 出 对 象 对 话 框 (3) 在 其 中 选 择 Microsoft 公 式 3.0 选 项, 单 击 确 定 按 钮, 启 动 公 式 编 辑 器 此 时 在 文 档 中 将 显 示 一 个 空 白 的 方 框, 同 时 显 示 公 式 工 具 栏, 如 图 3-13 所 示 图 3-13 公 式 工 具 栏 (4) 在 给 出 的 方 框 中 编 辑 数 学 公 式 (5) 数 学 公 式 建 立 完 毕, 在 Word 窗 口 中 单 击 即 可 回 到 文 本 编 辑 状 态 如 果 要 对 公 式 进 行 编 辑, 可 以 双 击 该 公 式 重 新 对 公 式 进 行 修 改 应 用 实 例 现 在 我 们 又 学 会 了 更 多 的 图 文 混 排 的 操 作 技 术, 请 读 者 使 用 这 些 技 术 来 制 作 下 面 的 实 例, 如 图 3-14 所 示 具 体 操 作 步 骤 提 示 如 下 : (1) 排 版 文 字 为 前 两 段 文 字 设 置 分 栏, 为 第 三 段 文 字 设 置 首 字 下 沉 (2) 在 第 一 段 文 字 和 第 二 段 文 字 之 间 插 入 一 行 特 殊 符 号 单 击 插 入 符 号 命 令, 在 符 号 对 话 框 中 打 开 符 号 选 项 卡, 在 字 体 下 拉 列 表 框 中 选 择 Webdings 类, 选 择 符 号, 连 续 单 击 插 入 按 钮 可 以 多 次 输 入 该 符 号

10 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 67 图 3-14 实 例 样 张 (3) 分 别 插 入 艺 术 字 Music 巨 匠 莫 扎 特, 适 当 调 整 位 置 与 大 小, 并 根 据 需 要 设 置 相 应 的 环 绕 方 式 (4) 制 作 位 于 莫 扎 特 下 方 的 蓝 色 星 形 图 形 单 击 自 选 图 形 按 钮, 选 择 星 与 旗 帜 中 的 爆 炸 1 图 标, 拖 动 鼠 标 出 现 图 形 后, 在 设 置 自 选 图 形 格 式 对 话 框 中, 选 择 版 式 为 衬 于 文 字 下 方, 选 择 颜 色 和 线 条 图 案 中 的 颜 色 效 果 为 过 渡 型, 颜 色 为 双 色 ( 蓝 与 白 ), 底 纹 样 式 为 中 心 辐 射 (5) 在 艺 术 字 与 下 面 的 文 字 之 间 插 入 一 行 特 殊 符 号 ( 随 意 选 择 符 号 ) (6) 制 作 音 乐 巨 匠 对 象 首 先 插 入 文 本 框, 文 本 框 的 版 式 为 四 周 型, 颜 色 效 果 为 带 图 案 效 果, 本 样 张 选 择 的 是 浅 色 横 线 图 案, 为 文 本 框 添 加 三 维 阴 影 效 果 添 加 艺 术 字 音 乐 巨 匠, 并 将 该 艺 术 字 与 文 本 框 组 合 在 一 起 (7) 插 入 剪 贴 画 到 文 字 当 中, 剪 贴 画 版 式 为 四 周 型 (8) 插 入 标 注 单 击 自 选 图 形 按 钮, 选 择 标 注 中 的 云 形 标 注, 拖 动 鼠 标, 出 现 云 形 标 注 文 本 框, 此 时 可 以 直 接 输 入 文 字 聪 明 的 你 学 会 了 吗?, 并 为 该 框 填 充 颜 色 (9) 在 文 档 末 尾 输 入 以 下 公 式 : R J kπ π (N) KiR G (A B)W XYZ t ( k Z) R 文 档 排 版 的 综 合 应 用 二 本 节 将 学 习 文 档 页 码 的 插 入 分 隔 符 的 使 用 页 眉 和 页 脚 的 设 置 文 档 的 页 面 设 置 等, 从 而 进 一 步 提 高 对 Word 排 版 的 综 合 应 用 能 力 任 务 制 作 一 份 稿 件, 如 图 3-15 所 示

11 68 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 图 3-15 排 版 样 例 插 入 页 码 为 了 便 于 阅 读 文 档, 尤 其 是 长 文 档, 应 在 文 档 中 设 置 页 码 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 插 入 点 置 于 要 插 入 页 码 的 文 档 的 任 意 位 置 (2) 单 击 插 入 页 码 命 令, 在 弹 出 的 页 码 对 话 框 中 进 行 设 置 (3) 单 击 确 定 按 钮 说 明 : 因 为 页 码 是 作 为 页 眉 或 页 脚 的 一 部 分 插 入 到 文 档 中 的, 所 以 如 果 要 删 除 页 码, 可 以 在 页 眉 / 页 脚 状 态 下 选 择 页 码, 然 后 按 Delete 键 设 置 分 隔 符 分 隔 符 包 括 分 页 符 分 栏 符 和 分 节 符 在 文 档 中 插 入 分 页 符 后, 使 插 入 分 页 符 之 后 的 文 档 另 起 一 页 在 Word 中 还 有 一 个 节 的 概 念, 就 是 为 了 在 同 一 个 文 档 中 实 现 不 同 的 页 面 设 置 一 个 文 档 通 常 就 只 有 一 个 节, 但 是 如 果 要 进 行 不 同 的 页 面 设 置, 则 必 须 将 文 档 分 成 不 同 的 节 具 体 说 就 是 将 文 档 分 为 节, 并 能 以 节 为 单 位 设 置 页 眉 或 页 脚 段 落 编 号 或 页 码 等 内 容, 文 档 分 节 后 使 用 同 一 种 页 面 格 式 的 文 档 分 在 一 个 节 内 在 文 档 中 插 入 各 种 分 隔 符 的 方 法 如 下 :

12 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 69 (1) 将 插 入 点 移 到 要 插 入 分 隔 符 的 位 置 (2) 单 击 插 入 分 隔 符 命 令, 弹 出 分 隔 符 对 话 框, 如 图 3-16 所 示, 其 中 分 节 符 中 各 选 项 的 含 义 如 表 3-1 所 示 图 3-16 分 隔 符 对 话 框 表 3-1 分 节 符 中 各 选 项 的 含 义 选 项 名 称 含 义 下 一 页 连 续 在 文 档 的 下 一 页 的 顶 端 插 入 分 节 符 在 插 入 点 插 入 分 节 符, 并 立 即 开 始 新 节, 不 分 页 如 果 两 节 有 不 同 的 页 面 设 置, 则 新 的 一 节 从 其 后 面 的 新 页 上 开 始 偶 数 页 在 文 档 的 下 一 偶 数 页 插 入 分 节 符 ( 一 般 是 左 页 ) 奇 数 页 在 文 档 的 下 一 奇 数 页 插 入 分 节 符 ( 一 般 是 右 页 ) 要 删 除 一 个 分 隔 符, 只 需 要 将 插 入 点 移 到 分 隔 符 处 按 Delete 键 设 置 页 眉 和 页 脚 页 眉 和 页 脚 的 功 能 指 的 是 在 文 档 每 页 的 顶 部 或 底 部 做 标 记, 通 常 是 页 码 章 节 名 日 期 或 公 司 徽 标 等 文 字 或 图 形 页 眉 打 印 在 顶 边 上, 而 页 脚 打 印 在 底 边 上 在 文 档 中 可 自 始 自 终 地 使 用 同 一 个 页 眉 或 页 脚, 也 可 在 文 档 的 不 同 部 分 用 不 同 的 页 眉 和 页 脚, 使 得 文 档 便 于 阅 读 查 找 和 引 用 1. 在 文 档 中 创 建 页 眉 和 页 脚 单 击 视 图 页 眉 和 页 脚 命 令, 打 开 页 眉 和 页 脚 工 具 栏, 如 图 3-17 所 示 图 3-17 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 用 户 可 根 据 需 要 设 置 页 眉 要 设 置 页 脚, 可 单 击 在 页 眉 和 页 脚 间 切 换 按 钮 来 完 成 2. 创 建 不 同 的 页 眉 和 页 脚 在 书 稿 杂 志 等 排 版 中, 有 时 需 要 文 档 中 的 第 一 页 奇 数 页 和 偶 数 页 有 不 同 的 页 眉 和 页 脚 对 这 类 页 眉 / 页 脚 的 设 置 方 法 如 下 : (1) 在 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 中, 单 击 页 面 设 置 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 打 开 版 式 选 项 卡, 如 图 3-18 所 示 (2) 在 该 选 项 卡 中 选 中 奇 偶 页 不 同 或 首 页 不 同 复 选 框, 再 单 击 确 定 按 钮

13 70 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 图 3-18 设 置 奇 偶 页 不 同 的 页 眉 (3) 创 建 了 奇 偶 页 不 同 的 页 眉 和 页 脚 后, 可 以 分 别 在 页 眉 和 页 脚 区 域 输 入 所 需 的 文 本 假 设 偶 数 页 页 眉 输 入 完 毕, 可 单 击 页 眉 和 页 脚 工 具 栏 中 的 显 示 下 一 项 按 钮 切 换 到 奇 数 页 页 眉 中 进 行 设 置 3. 删 除 页 眉 和 页 脚 在 文 档 的 页 眉 和 页 脚 设 置 好 后, 如 果 希 望 修 改 页 眉 或 页 脚, 可 以 双 击 页 眉 页 脚 区 域, 使 之 处 于 编 辑 状 态, 即 可 进 行 页 眉 页 脚 的 修 改 如 果 要 删 除 页 眉 页 脚, 选 中 页 眉 或 页 脚 中 的 所 有 内 容, 按 Del 键, 即 可 将 选 中 的 内 容 删 除 掉, 也 就 删 除 了 文 档 的 页 眉 页 脚 注 意 : (1) 默 认 情 况 下, 在 页 眉 的 底 部 出 现 一 条 单 线 如 果 要 将 页 眉 改 为 双 线, 可 以 在 编 辑 页 眉 时, 选 择 格 式 边 框 与 底 纹 命 令, 单 击 边 框 选 项, 再 选 择 不 同 的 线 型, 单 击 确 定 按 钮 ; 若 想 去 除 页 眉 线, 则 在 边 框 选 项 中 选 择 设 置 中 的 无 (2) 默 认 情 况 下, 如 果 在 本 页 中 输 入 了 新 的 页 眉 内 容, 前 一 页 乃 至 所 有 页 中 的 页 眉 内 容 都 会 发 生 变 化 如 果 恢 复 了 其 他 页 的 页 眉 的 内 容, 本 页 的 内 容 也 会 跟 着 变 化 若 不 想 出 现 这 种 情 况, 也 就 是 在 Word 中 怎 样 让 每 一 章 用 不 同 的 页 眉, 一 是 必 须 在 每 页 中 都 插 入 分 节 符, 以 便 插 入 不 同 的 页 眉 和 页 脚 ; 二 是 必 须 恰 当 地 使 用 链 接 前 一 个 按 钮 ( 注 : 在 出 现 与 上 一 节 相 同 提 示 时, 此 按 钮 可 用 ), 从 而 切 断 两 页 之 间 的 关 系 页 面 设 置 文 档 的 页 面 设 置 是 针 对 文 档 的 宏 观 格 式 设 置 的 一 个 文 档 要 打 印 在 纸 介 质 上, 就 有 页 面 如 何 安 排 的 问 题 : 页 面 上 下 左 右 各 留 多 宽 的 空 白 纸 张 是 多 大 的 规 格 文 字 在 纸 上 是 按 什 么 方 向 排 列 的 每 页 的 行 数 和 每 行 字 数 的 设 置 等 1. 为 文 档 设 置 页 边 距 页 边 距 就 是 版 心 的 边 缘 到 纸 张 边 缘 的 距 离, 也 叫 页 边 空 白 页 边 距 也 可 用 于 装 订 等 用 途 在 页 边 距 选 项 卡 中, 还 可 以 设 置 纸 张 的 输 出 方 式 横 向 和 纵 向 系 统 默 认 的 纸 张 方 向 为 纵 向 2. 为 文 档 设 置 纸 张 尺 寸 在 纸 张 选 项 卡 的 纸 张 大 小 下 拉 列 表 中 列 出 了 Word 已 定 义 的 纸 张 尺 寸, 它 包 括 了 国 际 通 用 的 纸 张 尺 寸 和 常 用 纸 张 尺 寸 的 规 格 如 果 要 使 用 列 表 中 没 有 的 纸 张 尺 寸, 可 以 选 择 自 定 义 大 小 选 项, 在 该 框 下 面 的 高

14 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 71 度 和 宽 度 框 中 键 入 相 应 的 数 字, 也 可 以 连 续 单 击 微 调 按 钮 来 设 定 纸 张 大 小 的 尺 寸 3. 设 置 文 档 版 式 在 文 档 制 作 过 程 中, 如 长 文 档 制 作 时 的 页 眉 的 效 果 与 位 置 文 档 在 页 面 中 的 垂 直 位 置 等, 均 可 在 版 式 选 项 卡 中 进 行 设 置 4. 设 置 每 页 的 字 符 数 和 正 文 的 排 列 方 向 每 页 中 的 行 数 和 每 行 中 的 字 数 在 文 档 网 格 选 项 卡 中 设 置 在 该 选 项 卡 中 还 可 以 设 置 文 字 排 列 方 式 为 水 平 或 垂 直, 使 指 定 的 内 容 水 平 或 垂 直 排 列, 默 认 的 排 列 为 水 平 方 向 3.3 表 格 制 作 及 数 据 处 理 本 节 将 通 过 实 例 掌 握 表 格 与 文 本 的 互 换 如 何 绘 制 斜 线, 以 及 表 格 的 数 据 处 理 任 务 用 表 格 制 作 一 个 学 生 成 绩 统 计 表, 原 表 格 及 样 表 如 图 3-19 和 图 3-20 所 示 姓 名 英 语 精 读 英 语 听 力 英 语 泛 读 总 分 周 明 赵 鹏 王 小 平 苏 明 张 莉 沈 军 夏 华 蒋 小 宁 李 志 军 丁 海 英 平 均 分 图 3-19 学 生 成 绩 统 计 原 表 2010 年 期 末 考 试 成 绩 表 科 目 姓 名 英 语 精 读 英 语 听 力 英 语 泛 读 总 分 张 莉 夏 华 沈 军 丁 海 英 王 小 平 蒋 小 宁 李 志 军 周 明 赵 鹏 苏 明 平 均 分 图 3-20 学 生 成 绩 统 计 样 表

15 72 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 创 建 表 格 在 文 档 中 创 建 表 格 的 方 法 有 以 下 3 种 : (1) 利 用 常 用 工 具 栏 中 的 插 入 表 格 按 钮 (2) 利 用 表 格 插 入 表 格 命 令 (3) 利 用 手 动 绘 制 表 格 操 作 步 骤 : 单 击 表 格 绘 制 表 格 命 令, 或 者 单 击 常 用 工 具 栏 中 的 表 格 和 边 框 按 钮, 打 开 表 格 和 边 框 工 具 栏, 单 击 绘 制 表 格 按 钮, 鼠 标 指 针 变 为 铅 笔 形 状 即 可 绘 制 表 格 表 格 转 换 成 文 本 用 户 从 网 上 下 载 的 文 档 中 经 常 会 遇 到 一 个 问 题, 就 是 文 档 中 带 有 表 格 线 如 何 去 掉 表 格 线 而 对 文 档 进 行 重 新 排 版 呢? 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 表 格 全 部 选 中 (2) 单 击 表 格 转 换 表 格 转 换 成 文 本 命 令, 在 弹 出 对 话 框 的 文 字 分 割 位 置 栏 中 选 择 制 表 符 单 选 按 钮, 再 单 击 确 定 按 钮 用 户 自 行 练 习 如 何 把 文 本 转 换 成 表 格 调 整 表 格 1. 给 表 格 加 一 个 标 题 选 中 第 一 个 单 元 格, 单 击 表 格 插 入 行 ( 在 上 方 ) 命 令, 再 合 并 单 元 格 并 输 入 标 题 2010 年 期 末 考 试 成 绩 表, 将 表 格 的 对 齐 方 式 全 部 设 置 为 垂 直 居 中 对 齐 2. 绘 制 斜 线 将 插 入 点 定 位 在 第 二 行 第 一 列, 单 击 表 格 绘 制 表 格 命 令, 在 弹 出 的 表 格 和 边 框 对 话 框 中 单 击 绘 制 表 格 按 钮, 鼠 标 指 针 变 成 铅 笔 形, 然 后 在 单 元 格 中 画 出 一 条 斜 线, 在 斜 线 的 两 侧 分 别 输 入 科 目 和 姓 名, 再 分 别 设 置 其 对 齐 方 式 为 右 对 齐 和 左 对 齐 在 此, 请 大 家 比 较 一 下 用 绘 制 表 格 命 令 与 用 绘 制 斜 线 表 头 命 令 的 区 别 数 据 处 理 1. 表 格 的 数 据 排 序 下 面 要 对 英 语 精 读 成 绩 进 行 降 序 排 序 选 中 英 语 精 读 列, 单 击 表 格 排 序 命 令, 在 弹 出 的 对 话 框 中 进 行 设 置 2. 表 格 的 数 值 计 算 对 表 格 中 的 总 分 和 平 均 分 进 行 计 算 (1) 计 算 表 格 中 的 总 分 : 单 击 表 格 中 要 放 置 计 算 结 果 的 单 元 格, 再 单 击 表 格 公 式 命 令, 在 对 话 框 的 公 式 文 本 框 中 自 动 显 示 =SUM(LEFT) 公 式, 单 击 确 定 按 钮, 如 图 3-21 所 示 用 同 样 的 方 法 求 出 其 他 学 生 的 总 分 (2) 计 算 表 格 中 的 平 均 分 : 单 击 表 格 中 要 放 置 计 算 结 果 的 单 元 格, 再 单 击 表 格 公 式 命 令, 然 后 单 击 粘 贴 函 数 右 侧 的 下 三 角, 在 下 拉 函 数 列 表 中 选 择 AVERAGE 函 数, 如 图 3-22 所 示 用 同 样 的 方 法 求 出 其 他 科 目 的 平 均 分

16 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 73 图 3-21 求 和 图 3-22 求 平 均 分 请 大 家 观 察 在 公 式 中 括 号 () 内 的 内 容 的 区 别 如 果 要 计 算 两 个 不 连 续 单 元 格 的 值, 应 该 用 逗 号, 作 为 分 隔 符 3. 域 的 更 新 Word 是 以 域 的 形 式 将 结 果 插 入 选 定 单 元 格 的, 如 果 所 引 用 的 单 元 格 发 生 了 更 改, 则 首 先 选 定 该 域, 然 后 按 F9 键, 即 可 更 新 计 算 结 果 应 用 实 例 练 习 1: 参 照 如 图 3-23 所 示 的 样 例 1 制 作 表 格 并 分 别 用 函 数 计 算 合 计 永 盛 公 司 电 子 商 务 市 场 统 计 及 预 测 ( 单 位 : 万 元 ) 分 类 年 合 计 硬 件 软 件 系 统 集 成 合 计 图 3-23 表 格 样 例 1 练 习 2: 利 用 Word 的 表 格 功 能 设 计 课 程 表, 样 例 如 图 3-24 所 示 时 星 节 期 星 期 一 星 期 二 星 期 三 星 期 四 星 期 五 间 次 上 午 下 午 1~2 法 律 基 础 高 等 数 学 法 律 基 础 程 序 设 计 高 等 数 学 3~4 综 合 英 语 大 学 语 文 高 等 数 学 大 学 物 理 综 合 英 语 5~6 计 算 机 导 论 大 学 物 理 综 合 英 语 英 语 听 说 上 机 7~8 体 育 计 算 机 导 论 晚 上 9~10 上 机 选 修 图 3-24 表 格 样 例 2

17 74 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 3.4 长 文 档 编 辑 处 理 脚 注 和 尾 注 在 专 业 文 档 或 论 文 制 作 中, 常 常 需 要 对 文 档 中 引 用 资 料 的 来 源 加 以 注 释, 可 以 采 用 脚 注 和 尾 注 的 方 式 来 完 成 脚 注 通 常 加 在 当 前 页 的 下 端, 用 一 条 直 线 与 正 文 分 隔 开 ; 尾 注 加 在 文 档 的 末 尾 或 节 的 末 尾 通 常 习 惯 下, 用 脚 注 对 内 容 做 详 细 说 明, 用 尾 注 指 出 引 用 资 料 的 来 源 ; 脚 注 的 标 号 是 采 用 每 页 单 独 编 号 的 方 式, 而 尾 注 是 采 用 整 个 文 档 统 一 编 号 的 方 式 单 击 插 入 引 用 脚 注 和 尾 注 命 令, 在 弹 出 的 脚 注 和 尾 注 对 话 框 中 选 择 插 入 脚 注 还 是 尾 注, 如 图 3-25 所 示 脚 注 或 尾 注 的 格 式 还 可 以 根 据 需 要 进 行 设 置 图 3-25 脚 注 和 尾 注 对 话 框 要 想 将 脚 注 转 换 为 尾 注 或 将 尾 注 转 换 为 脚 注, 可 以 再 单 击 插 入 引 用 脚 注 和 尾 注 命 令, 单 击 转 换 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 是 将 脚 注 转 换 为 尾 注 或 将 尾 注 转 换 为 脚 注, 或 者 互 相 转 换 删 除 注 释 不 能 靠 删 除 注 释 文 本 来 实 现 要 想 删 除 注 释, 同 样 应 对 正 文 中 的 注 释 标 记 进 行 操 作 在 移 动 复 制 或 删 除 注 释 后,Word 会 自 动 对 注 释 重 新 编 号 目 录 Word 具 有 自 动 生 成 目 录 的 功 能 手 工 编 写 目 录 不 仅 繁 琐, 而 且 一 旦 因 修 改 文 章 而 使 标 题 所 在 的 页 码 发 生 变 化, 甚 至 调 整 了 章 节 结 构, 则 目 录 又 需 要 重 新 编 写 Word 自 动 编 写 的 目 录 可 以 方 便 地 更 新, 以 适 应 文 档 的 修 改 要 用 Word 方 便 地 自 动 生 成 目 录, 需 要 有 一 定 的 条 件, 即 标 题 使 用 不 同 于 正 文 的 样 式 或 者 设 置 了 大 纲 级 别 操 作 步 骤 如 下 : (1) 确 认 文 档 已 经 按 标 题 排 列 好, 因 为 Word 是 根 据 文 档 的 标 题 行 来 自 动 生 成 目 录 的 (2) 将 插 入 点 置 于 需 要 插 入 目 录 的 位 置 (3) 单 击 插 入 引 用 索 引 和 目 录 命 令

18 (4) 在 索 引 和 目 录 对 话 框 中 打 开 目 录 选 项 卡, 如 图 3-26 所 示 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 75 图 3-26 索 引 和 目 录 对 话 框 所 示 (5) 选 择 合 适 的 目 录 样 式 及 要 显 示 的 标 题 级 别 等, 单 击 确 定 按 钮, 结 果 如 图 3-27 图 3-27 目 录 生 成 样 文 说 明 : 在 长 文 档 制 作 或 论 文 写 作 过 程 中, 目 录 与 文 档 的 正 文 不 采 用 相 同 的 页 码 编 排, 因 此, 我 们 经 常 在 文 档 的 结 尾 插 入 目 录, 以 保 证 目 录 中 页 码 的 顺 序 正 常, 同 时,Word 中 插 入 的 页 码 是 以 域 的 方 式 来 实 现 的, 它 与 正 文 之 间 有 链 接 关 系, 要 将 目 录 与 文 档 之 间 进 行 分 隔, 必 须 采 用 取 消 链 接 的 方 式 ( 选 中 整 个 目 录, 按 Ctrl+Shift+F9 组 合 键, 取 消 它 们 的 链 接 关 系 ), 可 以 对 生 成 的 目 录 进 行 字 体 的 修 饰, 这 样, 完 成 设 置 后 的 目 录 可 以 移 动 到 任 何 位 置 当 文 档 进 行 了 修 改, 已 经 生 成 的 目 录 与 当 前 的 文 档 内 容 不 一 致 时, 可 以 切 换 到 大 纲 视 图, 单 击 大 纲 工 具 栏 上 的 更 新 目 录 按 钮, 在 弹 出 的 对 话 框 中 选 择 只 更 新 页 码 或 更 新 整 个 目 录 文 档 的 审 阅 当 多 人 审 阅 修 改 同 一 份 文 章 时, 希 望 在 修 订 文 章 时 能 够 显 示 出 每 个 人 修 改 的 结 果, 供 原 作 者 或 其 他 人 参 考

19 76 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 1. 修 订 内 容 利 用 Word 的 修 订 功 能, 可 以 达 到 与 在 纸 上 修 改 几 乎 相 同 的 效 果 : 插 入 的 内 容 用 不 同 的 颜 色 显 示 ; 在 删 除 的 内 容 上 加 删 除 线 ; 在 改 动 的 段 落 左 侧 标 记 一 条 竖 线 打 开 标 记 修 订 的 功 能, 使 得 审 阅 者 所 做 的 改 动 被 跟 踪 记 录 下 来, 以 便 作 者 参 考 并 决 定 取 舍 如 果 没 有 打 开 修 订 功 能, 那 么 审 阅 者 所 做 的 修 改 与 一 般 的 编 辑 一 样, 是 不 留 痕 迹 的 操 作 步 骤 如 下 : (1) 打 开 待 修 改 的 文 档 (2) 单 击 视 图 工 具 栏 审 阅 命 令, 打 开 审 阅 工 具 栏, 如 图 3-28 所 示 图 3-28 审 阅 工 具 栏 (3) 单 击 审 阅 工 具 栏 中 的 修 订 按 钮, 也 可 双 击 状 态 栏 上 的 修 订, 之 后 Word 将 跟 踪 每 一 处 修 改, 从 现 在 开 始 所 做 的 一 切 工 作 都 被 认 为 是 修 订 过 程 (4) 插 入 的 内 容 将 以 红 色 带 下 划 线 字 表 示, 被 删 除 的 内 容 将 以 红 色 带 删 除 线 字 表 示 (5) 如 果 不 修 改 了, 可 再 次 单 击 审 阅 工 具 栏 中 的 修 订 按 钮 结 束 修 订 过 程 2. 区 分 不 同 人 的 修 订 如 果 不 止 一 位 审 阅 者 对 文 档 做 过 修 订, 还 可 以 仅 显 示 某 一 位 所 做 的 修 订 的 标 记 可 以 单 击 审 阅 工 具 栏 中 的 显 示 按 钮, 从 审 阅 者 子 菜 单 中 选 择 某 一 位 3. 整 合 修 改 后 的 文 稿 如 果 对 修 改 后 的 结 果 比 较 满 意, 则 可 以 接 受 他 人 所 做 的 改 动, 操 作 步 骤 如 下 : (1) 将 插 入 点 置 于 修 订 处 (2) 单 击 审 阅 工 具 栏 中 的 接 受 修 订 按 钮, 此 时 将 修 订 内 容 加 入 到 原 文 稿 中 相 反, 如 果 不 接 受 某 人 对 文 稿 的 修 改, 则 单 击 拒 绝 修 订 按 钮, 将 取 消 修 订 内 容 添 加 批 注 审 阅 者 可 以 在 文 档 中 插 入 批 注 批 注 不 是 直 接 改 动 文 章 的 内 容, 而 是 审 阅 者 阐 述 对 文 章 的 意 见 和 注 释 具 体 操 作 如 下 : (1) 将 插 入 点 移 动 到 要 添 加 批 注 的 位 置 (2) 单 击 插 入 批 注 命 令 (3) 这 时 在 屏 幕 下 端 出 现 审 阅 窗 格, 在 该 窗 格 中 输 入 批 注 的 内 容 输 入 完 毕, 再 单 击 审 阅 工 具 栏 上 的 审 阅 窗 格 按 钮 窗 格 就 关 闭 了 这 时 将 鼠 标 指 针 移 动 到 加 入 批 注 的 位 置, 即 能 够 看 到 批 注 人 的 单 位 姓 名 插 入 的 时 间 和 批 注 内 容 ( 姓 名 来 源 于 计 算 机 的 使 用 者 ) 如 果 想 编 辑 或 取 消 批 注, 只 要 在 加 入 批 注 的 位 置 右 击, 在 弹 出 的 快 捷 菜 单 中 选 择 编 辑 批 注 或 删 除 批 注 选 项 3.5 邮 件 合 并 Word 作 为 办 公 软 件, 在 文 档 制 作 中 常 常 遇 到 要 制 作 一 个 通 知 或 信 函, 同 时 发 给 多 个 人 的 情

20 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 77 况, 如 何 才 能 快 速 地 完 成 这 类 文 档 的 制 作 呢?Word 提 供 了 一 个 方 便 的 批 量 文 档 制 作 工 具 邮 件 合 并 邮 件 合 并 包 括 3 个 主 要 部 分 : 主 文 档, 它 包 括 邮 件 合 并 中 不 变 的 文 字 和 图 形 部 分, 如 通 知 的 内 容 等 ; 数 据 源 部 分, 它 包 括 邮 件 合 并 文 档 中 变 化 的 部 分, 如 通 知 中 的 单 位 和 人 员 名 单 等 ; 合 并 域, 即 占 位 符, 用 于 指 示 Word 在 何 处 插 入 数 据 源 中 的 数 据 邮 件 合 并, 即 将 数 据 源 中 的 数 据 合 并 到 主 文 档 中 数 据 源 中 的 每 一 行 ( 或 记 录 ) 都 会 生 成 一 个 单 独 的 通 知 套 用 信 函 邮 件 标 签 信 封 或 分 类 项 可 以 将 合 并 文 档 直 接 发 送 到 打 印 机 电 子 邮 件 地 址 或 传 真 号 码, 也 可 将 合 并 文 档 汇 集 到 一 个 新 文 档 中 以 便 于 以 后 审 阅 或 打 印 任 务 利 用 邮 件 合 并 功 能 制 作 批 量 通 知 每 学 期 开 学 时, 教 务 处 要 对 上 学 期 考 试 不 及 格 的 同 学 安 排 补 考, 表 3-2 中 显 示 的 是 部 分 需 要 参 加 补 考 的 同 学 的 姓 名 课 程 名 称 补 考 时 间 和 补 考 地 点 表 3-2 补 考 学 生 情 况 表 姓 名 课 程 名 称 补 考 时 间 补 考 地 点 王 力 计 算 机 基 础 3 月 9 日 9~10 节 逸 夫 楼 202 周 鹏 高 等 数 学 3 月 10 日 9~10 节 逸 夫 楼 203 李 潇 综 合 英 语 3 月 11 日 9~10 节 逸 夫 楼 204 张 雷 程 序 设 计 3 月 11 日 9~10 节 逸 夫 楼 205 陈 晨 高 等 数 学 3 月 10 日 9~10 节 逸 夫 楼 203 利 用 邮 件 合 并 功 能 可 以 很 轻 松 地 打 印 这 些 补 考 通 知 确 定 邮 件 合 并 的 主 文 档 单 击 工 具 信 函 与 邮 件 邮 件 合 并 命 令, 打 开 邮 件 合 并 任 务 窗 格 这 个 窗 格 是 一 个 向 导, 有 6 个 步 骤 第 1 步 是 选 择 文 档 的 类 型, 可 以 选 择 信 函 电 子 邮 件 信 封 标 签 或 目 录 这 里 选 择 信 函, 然 后 单 击 下 一 步 按 钮 第 2 步 是 选 择 文 档 可 以 使 用 当 前 文 档 ; 可 以 选 定 一 个 模 板, 删 除 当 前 文 档 的 全 部 内 容, 应 用 选 定 的 模 板 ; 可 以 选 定 一 个 文 档, 删 除 当 前 文 档 的 内 容, 将 指 定 文 档 的 内 容 复 制 到 当 前 文 档 中 这 里 选 择 使 用 当 前 文 档, 单 击 下 一 步 按 钮 至 此, 建 立 了 邮 件 合 并 的 主 文 档 获 取 数 据 源 第 3 步 是 选 择 收 件 人 的 信 息 可 以 使 用 现 有 列 表, 可 以 直 接 从 Outlook 联 系 人 中 选 择, 也 可 以 输 入 新 列 表 说 明 : 数 据 源 可 以 是 已 经 建 立 并 保 存 的 Word 表 格 ; 可 以 是 纯 文 本 文 件, 其 中 的 内 容 是 列 表 ; 也 可 以 是 Excel 工 作 簿 文 件 中 的 工 作 表 或 命 名 区 域, 以 及 Access 的 数 据 库 文 件 中 的 表 或 查 询 作 为 邮 件 合 并 数 据 源 的 数 据 一 般 都 具 有 如 下 特 点 : (1) 数 据 是 表 格 或 列 表 格 式 的 (2) 表 格 是 二 维 的, 每 行 数 据 对 应 一 个 收 件 人

21 78 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) (3) 表 格 的 每 一 列 对 应 收 件 人 信 息 的 一 项, 称 为 一 个 字 段 ( 或 域 ) (4) 表 格 的 每 一 个 字 段 ( 或 域 ) 都 有 特 定 的 字 段 名 ( 或 称 为 域 名 ), 一 个 表 中 任 意 两 个 域 不 允 许 同 名 这 就 是 典 型 的 关 系 数 据 库 二 维 表 的 格 式 如 果 有 关 信 息 并 没 有 保 存 在 一 个 表 格 文 件 中, 则 选 择 输 入 新 列 表, 如 图 3-29 所 示 图 3-29 新 建 地 址 列 表 对 话 框 如 果 需 要 的 信 息 已 经 存 在 于 某 个 表 格 中, 则 选 择 使 用 现 有 列 表 在 本 例 中 已 经 把 要 复 试 的 学 生 的 姓 名 报 考 的 院 系 和 专 业 复 试 的 课 程 复 试 的 时 间 和 地 点 等 信 息 存 放 在 Word 文 档 中 的 一 个 表 格 文 件 中 了, 则 选 择 使 用 现 有 列 表 通 过 浏 览 找 到 这 个 文 档, 单 击 打 开 按 钮 打 开 邮 件 合 并 收 件 人 对 话 框, 单 击 确 定 按 钮, 再 单 击 下 一 步 按 钮, 如 图 3-30 所 示 图 3-30 邮 件 合 并 收 件 人 对 话 框 插 入 合 并 域 第 4 步 是 编 辑 信 函 在 输 入 主 文 档 的 文 本 过 程 中, 随 时 可 以 从 任 务 窗 格 中 部 选 择 要 插 入 文 档 的 内 容 这 些 项 目 称 为 合 并 域, 表 示 在 邮 件 合 并 时 主 文 档 此 处 将 用 数 据 源 指 定 列 中 各

22 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 79 行 的 不 同 信 息 分 别 替 换 将 光 标 置 于 要 插 入 合 并 域 的 位 置, 单 击 其 他 项 目 按 钮, 在 弹 出 的 插 入 合 并 域 对 话 框 的 域 列 表 中 选 择 姓 名, 单 击 插 入 按 钮, 则 将 姓 名 项 目 插 入 到 主 文 档 中, 继 续 输 入 信 函 内 容, 凡 遇 到 主 文 档 需 要 填 写 来 自 数 据 源 的 不 同 信 息 的 时 候, 就 在 相 应 位 置 插 入 一 个 合 并 域, 如 图 3-31 所 示 编 辑 的 信 函 在 插 入 图 片 设 置 格 式 等 方 面 与 普 通 文 档 没 图 3-31 插 入 合 并 域 对 话 框 有 区 别, 仍 然 可 以 进 行 各 种 编 辑 工 作, 只 是 其 中 插 入 了 一 些 合 并 域, 这 些 合 并 域 在 信 函 中 用 形 状 特 别 的 书 名 号 括 起 来 的 字 段 名 表 示, 如 图 3-32 所 示 图 3-32 插 入 域 后 的 文 档 完 成 数 据 合 并 第 5 步 是 预 览 信 函 在 任 务 窗 格 的 上 部 可 以 选 定 数 据 源 中 不 同 的 收 信 人, 文 档 窗 口 就 会 显 示 用 这 个 收 信 人 的 信 息 替 换 合 并 域 后 得 到 的 版 本 第 6 步 是 完 成 合 并 此 时, 可 以 选 择 打 印 命 令, 将 合 并 结 果 直 接 送 到 打 印 机 打 印 ; 也 可 以 选 择 编 辑 个 人 信 函 命 令, 将 合 并 结 果 送 到 Word 自 动 建 立 的 新 文 档, 可 以 进 一 步 编 辑 修 饰, 也 可 以 保 存 起 来 供 以 后 打 印 图 3-33 所 示 是 其 中 一 条 记 录 的 显 示 结 果 图 3-33 插 入 域 后 的 文 档 邮 件 合 并 功 能 不 仅 可 以 创 建 套 用 信 函, 也 可 以 处 理 信 封 和 标 签 应 用 实 例 练 习 1: 利 用 邮 件 合 并 功 能 制 作 批 量 信 封 提 示 : 首 先 建 立 主 文 档, 设 置 页 面 为 信 封 的 大 小 自 定 义 纸 张 宽 18 厘 米, 高 10 厘 米 ;

23 80 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 页 边 距 上 下 各 1 厘 米, 左 右 各 1.5 厘 米 ; 再 用 Word 或 Excel 将 数 据 源 通 讯 录 制 作 成 表 格, 然 后 插 入 合 并 域, 如 图 3-34 所 示 ; 最 后 合 并 生 成 结 果 文 档 或 直 接 打 印 合 并 结 果 图 3-34 插 入 域 后 的 文 档 练 习 2: 利 用 邮 件 合 并 功 能 制 作 批 量 通 知, 如 图 3-35 所 示 图 3-35 插 入 域 后 的 文 档 邮 件 合 并 技 巧 1. 用 一 页 纸 打 印 多 个 信 函 利 用 Word 的 邮 件 合 并 功 能 可 以 批 量 处 理 和 打 印 信 函 很 多 情 况 下 信 函 内 容 很 短, 但 打 印 时 也 要 用 整 页 纸, 造 成 纸 张 浪 费 造 成 这 种 结 果 的 原 因 是 系 统 自 动 在 每 个 信 函 之 间 插 入 了 一 个 分 节 符, 使 下 一 个 信 函 被 指 定 到 另 一 页 解 决 方 法 是, 利 用 查 找 / 替 换 功 能 把 文 档 中 的 分 节 符 全 部 替 换 成 人 工 换 行 符, 这 样 即 可 在 一 页 纸 上 打 印 出 多 个 信 函 来 2. 共 享 各 种 数 据 源 邮 件 合 并 除 了 可 以 使 用 由 Word 创 建 的 数 据 源 外, 还 可 以 利 用 其 他 数 据 源, 如 Outlook 通 信 簿 Excel 表 Access 数 据 库 需 要 注 意 的 是, 在 使 用 Excel 表 时, 必 须 保 证 数 据 文 件 是 数 据 库 表 的 格 式, 即 第 一 行 必 须 是 字 段 名, 数 据 行 中 间 不 能 有 空 行 等 3.6 Word 综 合 应 用 PDF 与 Word 在 当 今 的 计 算 机 世 界 里, 使 用 率 最 高 的 两 种 文 档 方 式 是 Microsoft Word 的 DOC 格 式 和 Adobe Acrobat 的 PDF 格 式 由 于 微 软 的 渗 透, 我 们 现 在 所 使 用 的 绝 大 部 分 文 稿 或 报 告 的 格 式

24 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 81 都 是 DOC 的 格 式 而 PDF(Portable Document Format, 可 移 植 文 档 格 式 ) 是 一 种 电 子 文 件 格 式 这 种 文 件 格 式 与 操 作 系 统 平 台 无 关, 不 管 是 在 Windows UNIX 还 是 Mac OS 操 作 系 统 中 都 是 通 用 的 这 一 性 能 使 它 成 为 在 网 络 上 进 行 电 子 文 档 发 行 和 数 字 化 信 息 传 播 的 理 想 文 档 格 式 越 来 越 多 的 电 子 图 书 产 品 说 明 公 司 文 稿 网 络 资 料 电 子 邮 件 开 始 使 用 PDF 格 式 文 件 目 前 PDF 格 式 文 件 已 成 为 数 字 化 信 息 事 实 上 的 一 个 工 业 标 准 PDF 文 件 格 式 可 以 将 文 字 字 型 格 式 颜 色 及 独 立 于 设 备 和 分 辨 率 的 图 形 图 像 等 封 装 在 一 个 文 件 中 也 就 是 说,PDF 文 件 还 可 以 包 含 超 文 本 链 接 声 音 和 动 态 影 像 等 电 子 信 息, 支 持 特 长 文 件, 集 成 度 和 安 全 可 靠 性 都 比 较 高 但 两 者 由 于 所 处 的 公 司 不 同, 出 于 商 业 目 的, 互 相 不 能 直 接 打 开 使 用, 两 种 文 件 格 式 的 转 换 成 为 用 户 获 取 信 息 的 常 用 手 段 1.PDF 文 件 转 成 Word 文 件 方 法 : 利 用 Office 2003 实 现 PDF 文 件 与 Word 文 档 的 转 换 PDF 文 件 转 成 Word 文 档 需 要 事 先 安 装 Office 2003 的 组 件 Microsoft Office Document Imaging 也 就 是 说 利 用 Word 来 完 成 该 任 务 操 作 步 骤 如 下 : (1) 用 Adobe Reader 打 开 需 要 转 换 的 PDF 文 件, 选 择 文 件 打 印 命 令, 在 弹 出 的 打 印 对 话 框 中 将 打 印 机 栏 中 的 名 称 设 置 为 Microsoft Office Document Image Writer, 如 图 3-36 所 示 图 3-36 打 印 对 话 框 (2) 单 击 确 定 按 钮 后, 在 另 存 为 对 话 框 中 选 择 保 存 路 径 及 文 件 名, 即 将 该 PDF 文 件 输 出 为 MDI 格 式 的 虚 拟 打 印 文 件 这 时,Microsoft Office Document Imaging 将 打 开 刚 才 保 存 的 MDI 文 件, 如 图 3-37 所 示 (3) 选 择 工 具 将 文 本 发 送 到 Word 命 令, 在 弹 出 的 将 文 本 发 送 到 Word 对 话 框 中 选 中 所 有 页 面 和 在 输 出 时 保 持 图 片 版 式 不 变 选 项, 如 图 3-38 所 示 (4) 单 击 确 定 按 钮, 系 统 出 现 提 示, 如 图 3-39 所 示, 单 击 确 定 按 钮, 完 成 PDF 文 件 到 Word 文 件 的 转 换

25 82 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 图 3-37 MDI 文 件 图 3-38 将 文 本 发 送 到 Word 对 话 框 图 3-39 系 统 提 示 对 话 框 说 明 : 对 PDF 转 DOC 的 识 别 率 不 是 特 别 完 美, 转 换 后 会 丢 失 原 来 的 排 版 格 式, 所 以 转 换 后 还 需 要 手 工 对 其 进 行 排 版 和 校 对 工 作 提 示 : 如 果 没 有 找 到 Microsoft Office Document Image Writer 选 项, 使 用 Office 2003 安 装 光 盘 中 的 添 加 / 删 除 组 件 更 新 安 装 该 组 件, 选 中 Office 工 具 Microsoft DRAW 转 换 器 以 上 仅 在 Word 2003 中 可 用, 其 他 版 本 没 有 Microsoft Office Document Image Writer 但 在 Word 2007 中 直 接 有 支 持 Word 文 件 的 PDF 格 式 输 出 功 能 2.Word 文 件 与 PDF 文 件 互 转 方 法 : 利 用 Adobe 公 司 的 Adobe Acrobat 完 全 版 ( 非 Acrobat Reader) 软 件 进 行 格 式 互 转 操 作 步 骤 为 : 安 装 Adobe Acrobat 软 件, 系 统 会 自 动 在 Microsoft Office 中 集 成 Acrobat PDF Maker 功 能 按 钮, 所 有 Microsoft Office 格 式 (XLS PPT DOC 等 ) 的 文 件 都 可 以 直 接 压 缩 成 PDF 格 式 ; 相 反, 安 装 此 软 件 后, 系 统 会 自 动 产 生 一 个 虚 拟 打 印 机 PDFMaker, 然 后 打 开 需 要 转 化 的 PDF 文 档, 用 刚 产 生 的 虚 拟 打 印 机 将 其 打 印 成 所 需 的 Word 格 式 安 装 了 Adobe Acrobat Professional 后 最 大 的 好 处 是, 利 用 Adobe Acrobat Professional 可 以

26 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 83 对 PDF 格 式 的 文 档 进 行 编 辑, 而 且 Adobe Acrobat Professional 还 可 以 将 用 户 的 图 片 转 化 为 PDF 文 档, 在 用 户 需 要 的 时 候, 再 用 Adobe Acrobat Professional 将 PDF 文 档 另 存 为 图 片 提 示 : 关 于 格 式 转 换, 还 有 很 多 第 三 方 软 件 可 以 做 到, 上 面 介 绍 的 只 是 最 常 用 也 是 工 作 中 使 用 最 频 繁 的 PDF 格 式 与 DOC 格 式 互 转 的 方 法 网 页 与 Word 文 件 对 于 从 网 页 获 取 的 文 字 内 容, 除 了 要 检 查 文 字 信 息 来 源 及 可 靠 性 外, 在 文 档 中 进 行 引 用 时, 还 应 该 对 以 下 编 码 信 息 进 行 清 除 : (1) 网 页 用 于 布 局 控 制 的 表 格 信 息 由 于 大 部 分 网 页 利 用 表 格 来 控 制 网 页 内 容 的 布 局, 用 户 如 果 用 全 部 复 制 方 式 得 到 了 所 需 的 内 容, 其 中 就 充 满 了 各 种 表 格 样 式 ( 即 使 大 部 分 表 格 控 制 符 及 效 果 不 可 见 ) 将 该 文 档 复 制 到 Word 中 以 后, 网 页 内 容 中 的 表 格 信 息 也 随 之 保 留 清 理 文 档 中 表 格 信 息 的 方 法 有 以 下 两 种 : 使 用 Word 2003 中 的 表 格 转 换 表 格 转 换 成 文 本 命 令 从 网 页 上 复 制 到 Word 进 行 粘 贴 时, 单 击 编 辑 选 择 性 粘 贴 粘 贴 无 文 本 格 式 命 令 (2) 网 页 中 的 空 格 网 页 中 普 遍 存 在 空 格, 一 种 是 全 角 空 格 ( ), 另 一 种 是 所 谓 的 不 间 断 空 格 (^s), 这 些 空 格 大 部 分 用 在 网 页 中 控 制 文 档 中 的 首 行 缩 进 这 两 种 空 格 在 Word 排 版 中 应 予 以 删 除 (3) 网 页 中 的 即 手 动 换 行 符 (^l) 有 时 候 用 户 从 网 页 上 复 制 一 些 文 章 到 Word 中 时, 往 往 会 带 有 很 多, 这 些 符 号 占 用 了 Word 的 很 多 空 间, 而 且 也 不 能 进 行 段 落 调 整 可 以 使 用 Word 中 的 查 找 / 替 换 功 能 进 行 批 量 删 除 即 把 所 有 的 手 动 换 行 符 (^l) 全 部 替 换 成 段 落 标 记 (^p) 3.7 Office 2007 初 步 介 绍 Office 2007 是 微 软 Office 产 品 史 上 最 具 创 新 与 革 命 性 的 一 个 版 本, 拥 有 全 新 设 计 的 用 户 界 面 稳 定 安 全 的 文 件 格 式 无 缝 高 效 的 沟 通 协 作 Office 2007 几 乎 包 括 了 Word Excel PowerPoint Outlook Publisher OneNote Groove Access InfoPath 等 所 有 的 Office 组 件, 其 中 FrontPage 取 消 了, 取 而 代 之 的 是 Microsoft SharePoint Web Designer 作 为 网 站 的 编 辑 系 统 Office 2007 简 体 中 文 版 更 集 成 有 Outlook 手 机 短 信 / 彩 信 服 务 最 新 中 文 拼 音 输 入 法 MSPY 2007, 以 及 特 别 为 本 地 用 户 开 发 的 Office 功 能 在 2007 发 布 版 中,Word Excel 和 PowerPoint 都 支 持 Microsoft Office Open XML Formats, 这 意 味 着 它 们 的 默 认 文 件 格 式 现 在 都 基 于 可 扩 展 标 记 语 言 (XML) 这 一 改 变 的 优 势 在 于 : 提 高 了 文 件 的 安 全 性 ; 降 低 了 文 件 损 坏 的 几 率 ; 减 小 了 文 件 大 小 ; 可 跨 多 个 存 储 和 检 索 系 统 共 享 数 据 Office 2007 套 件 中 的 功 能 区 的 用 户 界 面 使 用 户 可 以 灵 活 地 使 用 Office 应 用 程 序 并 提 高 工 作 效 率 下 面 以 Office Word 2007 为 例, 介 绍 Office 2007 全 新 设 计 的 用 户 界 面, 如 图 3-40 所 示 Word 2007 全 新 的 用 户 界 面 用 简 明 单 一 机 制 取 代 了 Word 早 期 版 本 中 的 菜 单 工 具 栏 和 大 部 分 对 话 框 Word 2007 窗 口 结 构 主 要 由 Office 按 钮 标 题 栏 菜 单 栏 功 能 区 文 本 区 标 尺 和 滚 动 条 等 组 成 与 Word 2003 不 同 的 是,Word 2007 中 带 状 功 能 区 替 代 了 低 版 本 Office

27 84 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 软 件 菜 单 和 工 具 栏 的 主 要 控 件 该 功 能 区 位 于 页 面 顶 端 的 标 题 栏 下 方, 由 开 始 插 入 页 面 布 局 引 用 邮 件 审 阅 视 图 和 加 载 项 8 个 选 项 卡 组 成 功 能 区 将 相 应 菜 单 的 绝 大 多 数 命 令 用 在 以 前 版 本 的 Word 中, 菜 单 栏 和 工 具 栏 的 位 置 是 可 以 变 换 的, 而 在 Word 2007 中, 菜 单 栏 和 功 能 区 的 位 置 是 固 定 的, 不 能 随 意 改 变, 功 能 选 项 卡 和 功 能 区 Microsoft Office 按 钮 快 速 访 问 工 具 栏 对 话 框 启 动 器 图 3-40 Word 2007 的 功 能 区 界 面 Word 2007 的 界 面 与 它 以 前 的 版 本 及 其 他 软 件 都 有 些 不 同 Word 2007 将 以 前 版 本 的 菜 单 栏 改 成 了 现 在 的 菜 单 栏 功 能 区 当 单 击 所 需 菜 单 时, 出 现 在 面 前 的 不 是 以 前 的 下 拉 式 菜 单 了, 而 是 将 绝 大 多 数 操 作 命 令 以 按 钮 的 形 式 统 一 放 在 功 能 区 中 呈 现 出 来, 功 能 区 比 菜 单 和 工 具 栏 承 载 了 更 加 丰 富 的 内 容 (1) 动 态 出 现 的 选 项 卡 每 当 启 动 Word 2007 时 在 功 能 区 上 可 以 看 到 的 一 组 标 准 选 项 卡, 此 外 场 景 选 项 卡 和 程 序 选 项 卡 也 会 动 态 出 现 在 功 能 区 中 (2) 功 能 选 项 卡 和 功 能 区 功 能 选 项 卡 与 功 能 区 是 对 应 的 关 系 单 击 某 个 选 项 卡 即 可 打 开 相 应 的 功 能 区, 在 功 能 区 中 有 许 多 自 动 适 应 窗 口 大 小 的 工 具 栏, 为 用 户 提 供 了 常 用 的 命 令 按 钮 或 列 表 框 除 了 选 项 卡 命 令 组 和 命 令 之 外,Word 2007 还 提 供 了 完 成 任 务 的 其 他 元 素, 下 列 元 素 类 似 于 Word 早 期 版 本 中 用 户 比 较 熟 悉 的 菜 单 和 工 具 栏 Microsoft Office 按 钮 : 此 按 钮 位 于 Word 窗 口 的 左 上 角, 用 它 打 开 的 菜 单 相 当 于 早 期 版 本 中 的 文 件 菜 单 项 快 速 访 问 工 具 栏 : 默 认 情 况 下, 快 速 访 问 工 具 栏 位 于 Word 窗 口 的 顶 部, 列 出 了 用 户 频 繁 使 用 的 工 具 用 户 可 以 将 命 令 添 加 到 其 中, 从 而 对 其 进 行 定 制 对 话 框 启 动 器 : 位 于 部 分 命 令 组 的 右 下 角 当 用 光 标 指 到 它 时, 即 出 现 对 话 框 或 菜 单 的 缩 略 图, 单 击 即 可 打 开, 提 供 与 该 命 令 组 相 关 的 更 多 选 项 另 外, 在 Word 2007 中, 某 些 Word 2003 命 令 只 能 从 Word 选 项 对 话 框 的 所 有 命 令 列 表 中 访 问 要 在 Word 2007 中 使 用 这 些 命 令, 请 用 户 先 将 它 们 添 加 到 自 定 义 快 速 访 问 工 具

28 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 85 栏 中 ( 提 示 : 在 Microsoft Office 按 钮 中 选 择 自 定 义 快 速 访 问 工 具 栏 Word 选 项 自 定 义 命 令 ) 3.8 Office 2003 与 Office 2007 的 兼 容 性 Office 2007 不 仅 程 序 界 面 有 了 革 命 性 的 改 变, 而 且 Office 文 档 的 默 认 保 存 格 式 也 发 生 了 变 化 和 低 版 本 的 Office(Office 97/2000/XP/2003) 相 比, 常 见 格 式 的 Office 文 档 文 件 的 扩 展 名 后 都 增 加 了 一 个 X, 例 如 Word 文 档 的.DOC 格 式 变 成 了.DOCX 格 式,Excel 电 子 表 格 的.XLS 格 式 变 成 了.XLSX 格 式 等 由 于 早 期 版 本 Office 不 支 持 Office 2007 的 这 种 全 新 格 式 的 文 档, 在 没 有 安 装 Office 2007 的 计 算 机 上 打 开 这 些 Office 2007 格 式 的 文 档 会 出 现 问 题 可 下 载 并 安 装 兼 容 包 工 具 软 件 FileFormatConverters.exe 安 装 后 即 可 在 文 件 夹 选 项 中 看 到 已 经 添 加 了.DOCX.XLSX.PPTX.PPSX 几 种 常 见 的 Word Excel 和 PowerPoint 文 档 格 式, 并 且 可 以 用 旧 版 的 Word Excel 和 PowerPoint 打 开 这 些 新 格 式 的 文 档 文 件 了 但 是, 向 上 兼 容 仅 仅 是 可 以 打 开 文 档 和 实 现 基 本 功 能 而 已, 低 版 本 的 Office 程 序 始 终 无 法 实 现 Office 2007 的 全 部 新 功 能 习 题 3 一 问 答 题 1.Word 提 供 了 几 种 查 看 文 档 的 方 式, 它 们 各 有 什 么 特 点? 2.Backspace 键 和 Delete 键 各 有 什 么 功 能? 3.Word 设 置 图 形 格 式 有 几 种? 各 是 什 么? 有 何 不 同? 4. 节 在 Word 文 档 中 起 什 么 作 用? 为 什 么 对 文 档 中 一 段 文 本 设 置 了 分 栏 格 式, 文 档 中 的 节 数 会 增 加? 5.Word 在 表 格 中 使 用 公 式 运 算 时 有 什 么 特 点? 应 注 意 的 问 题 是 什 么? 6. 在 Word 文 档 的 排 版 中, 样 式 有 何 作 用? 7.Word 中 的 目 录 是 如 何 制 作 的? 8. 什 么 是 大 纲 级 别?Word 允 许 的 大 纲 级 别 有 哪 些? 9.Word 中 的 邮 件 合 并 有 何 作 用? 自 己 利 用 邮 件 合 并 制 作 一 个 开 会 通 知 单 10. 保 存 对 文 档 的 修 改 时, 当 屏 幕 提 示 文 档 为 只 读 的 信 息 时 应 如 何 处 理? 二 选 择 题 1. 下 列 关 于 选 定 Word 对 象 操 作 的 叙 述, 错 误 的 是 ( ) A. 鼠 标 左 键 双 击 文 本 选 定 区 可 以 选 定 一 个 段 落 B. 将 鼠 标 移 动 到 该 行 左 侧, 直 到 鼠 标 变 成 一 个 指 向 右 边 的 箭 头, 然 后 单 击, 可 以 选 定 一 行 C. 按 Alt 键 的 同 时 拖 动 鼠 标 左 键 可 以 选 定 一 个 矩 形 区 域 D. 执 行 编 辑 全 选 命 令 可 以 选 定 整 个 文 档

29 86 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 2. 在 Word 中, 选 定 一 个 文 字 块 时, 如 果 块 中 包 含 的 文 字 有 多 种 字 号, 在 格 式 工 具 栏 的 字 号 框 中 将 显 示 ( ) A. 块 中 最 大 的 字 号 B. 块 中 最 小 的 字 号 C. 块 首 字 符 的 字 号 D. 空 白 3. 在 Word 中, 利 用 鼠 标 选 择 一 个 矩 形 区 域 的 文 字 块, 需 要 先 按 住 ( ) A.Ctrl 键 B.Alt 键 C.Enter 键 D.Shift 键 4. 在 某 Word 2003 文 档 中,A 和 B 是 两 个 段 落 格 式 不 同 的 段 落, 当 从 A 段 落 中 选 择 部 分 文 字 移 至 B 段 落 后, 则 ( ) A.B 的 段 落 格 式 变 为 A 的 段 落 格 式 B.A 的 段 落 格 式 变 为 B 的 段 落 格 式 C.A 和 B 的 段 落 格 式 均 不 会 改 变 D.A 的 段 落 格 式 与 B 的 段 落 格 式 相 互 对 换 5. 在 Word 中, 若 不 显 示 常 用 工 具 栏, 可 以 通 过 ( ) 菜 单 来 完 成 A. 工 具 B. 格 式 C. 窗 口 D. 视 图 6. 打 开 Word 文 档 一 般 是 指 ( ) A. 把 文 档 内 容 从 内 存 中 读 出, 并 显 示 出 来 B. 为 指 定 文 件 开 设 一 个 新 的 空 的 文 档 窗 口 C. 把 文 档 的 内 容 从 外 存 储 器 读 入 内 存, 并 显 示 出 来 D. 显 示 并 打 印 指 定 文 档 的 内 容 7. 对 齐 方 式 和 缩 进 功 能 ( ) A. 仅 适 用 于 文 本 B. 仅 适 用 于 标 题 C. 不 用 于 图 像 D. 适 用 于 文 本 标 题 和 图 像 8. 要 显 示 Word 文 档 的 页 眉 和 页 脚, 应 选 择 的 视 图 是 ( ) A. 普 通 视 图 B. 页 面 C. 大 纲 视 图 D.Web 视 图 9.Word 中 有 关 表 格 的 说 法, 正 确 的 是 ( ) A. 可 以 将 文 本 转 化 为 表 格 B. 不 能 将 表 格 转 化 为 文 本 C. 不 可 以 更 改 表 格 边 框 的 线 型 D. 当 表 格 行 高 为 固 定 值 时, 过 大 的 汉 字 可 以 完 整 显 示 10. 在 Word 文 档 的 段 落 设 置 中, 不 能 进 行 的 操 作 是 ( ) A. 缩 进 B. 对 齐 方 式 C. 首 字 下 沉 D. 行 距 11. 合 并 表 格 单 元 格 操 作, 应 在 ( ) 下 拉 菜 单 中 选 择 相 应 的 命 令 A. 编 辑 B. 表 格 C. 格 式 D. 工 具 12. 将 一 页 从 中 间 分 成 两 页, 正 确 的 操 作 是 ( ) A. 选 择 格 式 字 体 命 令 B. 选 择 插 入 页 码 命 令 C. 选 择 插 入 分 隔 符 命 令 D. 选 择 插 入 自 动 图 文 集 命 令 13. 在 Word 中, 若 想 打 印 第 3 页 至 第 5 页 以 及 第 8 页 的 内 容, 则 在 打 印 对 话 框 的 页 码 范 围 中 应 输 入 ( )

30 第 3 章 Word 2003 文 档 处 理 87 A.3,5,8 B.3-5,8 C D.3, 在 Word 中, 用 户 可 以 通 过 ( ) 命 令 对 文 档 设 置 打 开 权 限 密 码 A. 工 具 自 定 义 B. 工 具 保 护 文 档 C. 插 入 对 象 D. 工 具 选 项 15. 在 Word 中, 对 于 字 号 框 内 选 择 所 需 字 号 的 大 小 或 磅 值 说 法 正 确 的 是 ( ) A. 字 号 越 大 字 越 大, 磅 值 越 大 字 越 大 B. 字 号 越 大 字 越 大, 磅 值 越 大 字 越 小 C. 字 号 越 大 字 越 小, 磅 值 越 大 字 越 大 D. 字 号 越 小 字 越 大, 磅 值 越 小 字 越 大 16.Word 常 用 工 具 栏 中 的 格 式 刷 可 用 于 复 制 文 本 或 段 落 的 格 式, 若 要 将 选 中 的 文 本 或 段 落 格 式 重 复 应 用 多 次, 应 ( ) A. 单 击 格 式 刷 B. 双 击 格 式 刷 C. 右 击 格 式 刷 D. 拖 动 格 式 刷 17. 在 Word 编 辑 的 文 档 中 插 入 页 眉 页 脚, 要 使 奇 偶 页 页 眉 页 脚 不 同,( ) A. 可 以 直 接 在 页 面 视 图 中 的 不 同 页 中 插 入 B. 可 以 直 接 在 普 通 视 图 中 的 不 同 页 中 插 入 C. 可 以 直 接 在 页 眉 / 页 脚 中 的 不 同 页 中 插 入 D. 必 须 先 用 文 件 页 面 设 置 命 令 设 置, 然 后 在 页 眉 / 页 脚 中 的 不 同 页 中 插 入 18. 在 Word 的 编 辑 状 态, 在 文 档 每 一 页 底 端 插 入 注 释, 应 该 插 入 ( ) A. 脚 注 B. 尾 注 C. 题 注 D. 批 注 19. 在 Word 中, 如 果 要 使 文 档 内 容 横 向 打 印, 在 页 面 设 置 对 话 框 中 应 选 择 的 标 签 是 ( ) A. 纸 型 B. 纸 张 C. 版 式 D. 页 边 距 20. 使 用 只 读 方 式 打 开 文 档, 修 改 之 后 若 要 保 存, 可 以 使 用 的 方 法 是 ( ) A. 更 改 文 件 属 性 B. 选 择 保 存 标 签 中 的 保 存 备 份 C. 用 另 存 为 命 令 为 文 档 另 起 一 个 名 字 D. 保 存 当 前 版 本 21. 在 Word 2003 中, 下 列 关 于 页 码 的 叙 述 正 确 的 是 ( ) A. 页 码 必 须 使 用 阿 拉 伯 数 字 B. 页 码 的 位 置 必 须 位 于 文 本 编 辑 区 的 下 方 C. 页 码 只 能 是 页 脚 的 一 部 分 D. 每 一 节 内 的 页 码 必 须 是 连 续 的 22. 在 Word 2003 中, 有 关 样 式 命 令, 以 下 说 法 中 正 确 的 是 ( ) A. 样 式 只 适 用 于 文 字, 不 适 用 于 段 落 B. 样 式 命 令 在 工 具 菜 单 中 C. 样 式 命 令 在 格 式 菜 单 中 D. 样 式 命 令 只 适 用 于 纯 英 文 文 档

31 88 大 学 计 算 机 基 础 案 例 教 程 ( 第 二 版 ) 三 操 作 题 1. 建 立 Word 的 一 个 空 白 文 档, 输 入 1000 字 左 右 的 文 字 ( 包 括 中 英 文 ), 至 少 分 5 个 自 然 段, 排 版 要 求 如 下 : (1) 将 第 一 段 内 容 ( 标 题 ) 设 置 为 艺 术 字, 位 置 居 中 (2) 将 第 二 段 内 容 设 置 成 隶 书 小 四 号 字, 首 行 缩 进 2 个 字 符, 段 前 段 后 间 距 各 1 行,1.5 倍 行 距 (3) 将 第 三 四 段 内 容 悬 挂 缩 进 4 个 字 符, 并 设 置 菱 形 方 块 项 目 编 号 (4) 将 第 四 段 内 容 设 置 为 淡 灰 色 底 纹 (5) 将 第 五 段 内 容 首 字 下 沉, 下 沉 两 行, 并 设 置 为 两 栏, 栏 宽 相 等, 加 分 隔 线 (6) 在 页 眉 中 显 示 年 级 专 业 姓 名 完 成 日 期 等 信 息, 在 页 脚 中 显 示 文 档 的 页 码 (7) 从 剪 辑 库 中 选 取 一 个 图 形, 将 图 形 设 置 为 水 印, 作 为 文 档 的 背 景 ; 再 选 取 一 个 图 形, 插 入 到 第 二 段 中, 采 用 四 周 环 绕 方 式 (8) 在 正 文 第 一 段 左 侧 设 置 竖 排 文 本 框, 文 本 框 中 的 内 容 自 定, 字 体 为 隶 书 三 号 字, 文 本 框 填 充 为 黄 色, 文 字 为 绿 色, 环 绕 方 式 为 四 周 型, 阴 影 为 样 式 2 (9) 在 文 档 末 尾 输 入 以 下 公 式 : (N) R i J K R G (A B)W XYZ R (2n)! y x 2 (n!) 2. 把 上 题 中 的 Word 文 档 转 换 成 PDF 文 件 3. 通 过 网 络 等 形 式 收 集 个 人 简 历 的 封 面, 设 计 自 己 的 个 性 化 的 个 人 简 历 封 面 4. 利 用 日 历 向 导 模 板 制 作 漂 亮 的 个 性 日 历 n 0 2n