的采购方式采购方式包括公开招标采购邀请招标采购框架招标采购批次招标采购竞争性谈判采购询价采购等方式采购方式的确定必须符合国家有关政策法规的规定第八条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是 : ( 一 ) 负责提交已审定后的物资需求计划进度要求和技术规范书 ; ( 二 )

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看卫
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1 唐人神集团股份有限公司采购付款管理制度第一章总则第一条为了加强唐人神集团股份有限公司 ( 以下简称公司 ) 合理采购, 保障生产经营需要, 规范采购行为, 防范采购风险, 依据中华人民共和国招投标法深圳证券交易所股票上市规则 ( 以下简称上市规则 ) 深圳证券交易所上市公司内部控制指引等相关法律法规, 并结合公司具体情况制定本制度第二条本制度所称采购, 是指购买物资 ( 包括购买劳务 ) 及支付款项等相关活动第三条公司采购业务应注重防范下列风险 : ( 一 ) 采购计划安排不合理, 市场变化趋势预测不准确, 造成库存短缺或积压, 导致企业生产停滞或资源浪费 ; ( 二 ) 供应商选择不当, 采购方式不合理, 招标或定价机制不科学, 授权审批不规范, 导致采购物资质次价高, 出现舞弊或遭受欺诈 ; ( 三 ) 采购验收不规范, 付款审核不严, 导致采购物资, 资金损失或信用受损第四条公司通过全面梳理采购业务流程, 完善采购业务相关管理制度, 统筹安排采购计划, 明确请购审批购买验收付款采购后评估等环节的职责和审批权限, 按照规定的审批权限和程序办理采购业务, 建立价格监督机制, 定期检查和评价采购过程中的薄弱环节, 采取有效控制措施, 确保物资采购满足生产经营需要第二章采购管理组织机构第五条公司采购归口管理部门负责汇总物资需求信息, 制订采购计划, 提出采购申请, 选择和管理供应商, 组织确定采购价格, 订立和管理采购合同, 控制采购供应过程, 参与采购验收及结算付款申请等工作第六条公司层面设立采购管理委员会, 由总经理任主任, 成员由其他高级管理人员及采购归口管理部门负责人组成采购管理委员会负责采购战略制定和重大采购项目的决策, 领导采购归口管理部门完成重大采购项目的执行工作, 关于重大采购项目的标准参见公司招标管理制度有关规定第七条公司采购归口管理部门根据采购管理委员会确立的采购战略, 根据计划的批量规模要求交货期限厂家选择情况, 针对不同的物资需求制订不同 1

2 的采购方式采购方式包括公开招标采购邀请招标采购框架招标采购批次招标采购竞争性谈判采购询价采购等方式采购方式的确定必须符合国家有关政策法规的规定第八条公司物资需求部门配合采购归口管理部门的主要职责是 : ( 一 ) 负责提交已审定后的物资需求计划进度要求和技术规范书 ; ( 二 ) 负责合同履约过程中的技术问题, 配合合同变更技术谈判等工作 ; ( 三 ) 负责组织物资验收资产移交并配合项目决算 ; ( 四 ) 配合物资采购监造和检验 ; ( 五 ) 负责职责范围内的其他有关工作第九条公司采购管理的具体目标是 : ( 一 ) 确保物资采购的质量和及时供应, 保障公司正常运营 ; ( 二 ) 控制库存水平, 降低库存成本, 减少库存损失 ; ( 三 ) 尽可能实现采购物资的标准化 ; ( 四 ) 发展优质的供应商合作伙伴 ; ( 五 ) 加强公司各部门之间的合作 ; ( 六 ) 降低公司运营总成本, 增强公司核心竞争力第十条为了实现采购作业相互监督的制衡机制, 采购组织应贯彻不相容职务分离的原则 : ( 一 ) 请购与审批岗位分离 ; ( 二 ) 供应商选择采购执行审批岗位分离 ; ( 三 ) 采购业务的询价岗位与确定供应商岗位分离 ; ( 四 ) 采购合同或协议的拟定与审核审批岗位分离 ; ( 五 ) 采购验收与记录岗位分离 ; ( 六 ) 付款申请审批与执行岗位分离第三章需求及采购计划管理第十一条物资需求计划管理包括年度 / 季度 / 月度物资需求预测计划批量物资需求计划和零星物资需求计划等管理工作第十二条配合公司年度经营计划的制订, 根据年度生产计划基建计划大修更改等投资计划工程进度计划等, 业务运行和建设项目承办部门编制提交年度物资需求预测计划物资需求计划按照初步审核集中审查的原则流转审批采购归口管理部门收集汇总公司各部门的年度 / 季度 / 月度物资需求预测计划, 组织审查并确认物资需求计划, 并在此基础上制订公司年度 / 季度 / 月度物资采购计划第十三条公司采购归口管理部门对物资计划的编制报送提出规范管理的 2

3 要求物资需求部门提交的物资需求计划, 不符合规范要求的, 应退回重报第十四条在年度经营计划执行的过程中, 物资需求部门根据业务运行和项目建设需要, 向采购归口管理部门提出批量物资零星物资等物资需求计划, 采购归口管理部门按照年度 / 季度 / 月度采购计划的控制要求, 统一编制批量或零星采购计划并办理请购程序, 或提请公司采购管理委员会履行招标采购程序第十五条在制订和实施物资采购计划过程中, 由于市场供求关系采购周期技术能力等原因, 不能满足物资需求计划要求的, 采购归口管理部门应及时向物资需求部门进行反馈, 物资需求部门应调整后重新提出物资需求计划第十六条物资需求计划编制时, 必须落实项目立项审批情况, 坚持及时准确, 集中批量的原则, 根据已批准的工程项目费用预算项目实施进度公布的批次计划采购与供货周期等要求合理编制第十七条建设项目管理部门负责建设项目物资需求的审核, 审查建设项目是否满足建设条件, 物资需求和技术规范是否符合项目建设要求等, 确保物资需求规范完整要素齐全第十八条为了满足突发因素导致的紧急物资需求, 最大限度缩短物资采购和供应时间, 按照公司应急管理相关规定, 由采购归口管理部门实施紧急采购, 事后由紧急采购物资需求部门按物资需求计划要求, 补齐相关需求申报和审批手续, 采购归口管理部门补齐采购手续第十九条由不可预见因素导致临时物资需求物资需求计划变更或撤销等情况, 必须由物资需求部门相关负责人审批后以正式报告形式报送, 经公司相关领导或采购归口管理部门审核批准后调整列入公司物资需求计划和采购计划, 涉及预算调整的, 应报公司预算管理部门和相关领导审核批准第二十条公司采购归口管理部门应参与建设项目初步设计等前期工作, 并根据物资标准化价格水平采购与生产周期等物资供应要求, 提出物资选型概预算编制和项目工期制订等方面的建议和意见第二十一条物资采购所需的技术规范等技术资料, 必须经生产技术部或其他相关技术管理机构审核后, 随物资需求计划同步报送第二十二条物资采购计划执行遵循先利库, 后采购的原则对于满足需求条件的物资, 公司采购归口管理部门先平衡利库, 后进行采购, 加快库存物资周转, 提高库存物资利用率第二十三条公司采购归口管理部门根据物资需求计划上报流程, 对物资需求计划的上报审批实施的各个环节进行监督, 对流程中出现的问题划分责任并定期通报公司按月度 / 季度对物资需求计划和采购计划的及时性准确性进行考核, 促进采购计划的规范执行 3

4 第四章选择和管理供应商第二十四条公司采购归口管理部门应当建立和完善合格供应商名录, 并于每年年初组织相关部门人员对上年度各类供应商的供货情况进行评审 ( 见附表一 ), 对价格高服务差的供应商进行淘汰替换, 实现合格供应商名录的动态管理第二十五条采购人员应经常性地跟踪合格供应商名录企业的经营动态和产品质量情况, 掌握合格供应商的保障供应的资信动态发展新的合格供应商, 采购人员应通过供应商调查表 ( 见附表二 ) 获取必要的资信信息, 并对该供应商建立供应商档案, 作为进一步考察评估的依据供应商档案包括, 供应商调查表, 供应商资信档案, 供应商所提供的资质证明价格表及相关资料等第二十六条每批物资供应结束后, 采购人员应及时将供应商供应的质量及时性等实际表现记录于供应商资信档案 ( 见附表三 ), 作为定期进行供应商评审的资料第二十七条采购人员依据供应商调查表每年复查一次, 更新原有资料内容供应商档案应由采购归口管理部门专人负责管理, 未经采购归口管理部门负责人批准, 不得随便查阅第二十八条采购归口管理部门应对供应商的选择加强监督指导, 在下列情况下, 采购人员应填写候选供应商审批表 ( 见附表四 ), 提请主管领导审批 : ( 一 ) 原有供应商在定期评审中被淘汰 ; ( 二 ) 原有供应商不能满足物资需求变化的需要 ; ( 三 ) 原有供应商拒绝供货 ; ( 四 ) 新供应商的物资更适合公司的需求第二十九条物资使用部门生产技术管理部门必须将设备物资使用过程中出现的问题及时反馈给采购归口管理部门, 采购归口管理部门应及时做好产品质量的记录工作第五章采购价格管理第三十条采购归口管理部门执行采购计划, 除公开招标及竞争性谈判采购外的物资采购, 应优先与公司合格供应商名录上的供应商联系购买如公司合格供应商名录上的供应商不能满足供应, 采购人员应进行充分的市场询价调查, 并作好市场询价记录 ( 见附表五 ), 择优择廉购买, 同时保管好市场询价记录表以供以后参考和审核, 保管期限为三年第三十一条需要进行询价采购的物资, 先由采购人员至少向三家供应商询价谈判, 达成初步意见后由采购部门按公司合同管理制度有关规定签订正 4

5 式合同后进行物资采购第三十二条重大采购项目价格的决定, 按公司招标管理制度有关规定执行第三十三条需进行现场零星物资采购的, 采购人员应 2 人或 2 人以上同行, 在物资市场了解物资价格及供应商基本情况, 要做到货比三家优质优价承诺良好的售后服务采购归口管理部门负责人应根据物资采购的数量规格等对价格进行审查第三十四条采购归口管理部门公司内部审计机构应当独立地进行定期或不定期的市场信息调查, 检查采购人员市场询价的真实性和合格供应商供货的价格情况, 对购买活动进行评审, 监督采购价格执行第三十五条供应商给予公司现金折扣和销售折让的情况, 必须在合同条款中反映, 严禁采购人员私自收取或索要供应商回扣佣金等第六章合同和采购供应管理第三十六条采购价格确定后, 采购物资单价在限额以上的或采购金额在限额以上的 ( 上述具体限额标准根据物资类别由总经理办公会讨论决定 ) 或有经常供货行为的 ( 一年内有 3 次以上 ), 除即时结清的, 原则上应与供应商签订采购合同第三十七条签订合同的具体规定, 按照公司合同管理制度执行第三十八条采购人员必须取得合法的发票, 并且尽量取得增值税专用发票采购人员应向供应商索取合格证明使用说明及供应商名片等资料采购物资到达公司后, 主管采购人员应及时到达仓库, 对供应商所提供物资进行详细检验, 确认是否与采购申请单所列内容一致第三十九条采购归口管理部门应充分研究各类物资的历史需求数据规律货源紧缺状况采购生产周期等因素, 结合公司年度 / 季度 / 月度采购计划, 协助物资仓储管理部门确定最佳安全库存第四十条仓库管理员应定期报送库存物资报表, 反映现有库存物资的名称规格单价数量储存位置和区域等信息, 配合采购归口管理部门根据物资库存状况平衡利库后安排具体采购计划第四十一条对需要监造的物资, 应择优确定监造单位, 签订监造合同, 落实监造责任人, 审核确认监造大纲, 审定监造报告, 并及时向生产技术部等部门通报第四十二条仓储部门负责物资接收的组织管理, 按照合同技术协议和有关产品标准进行清点查验, 对到达的物资及时卸车入库开箱检验一般常规物资的验收由仓库保管员主管采购人员等进行 ; 大宗大型重要物资和非 5

6 常规特殊物资验收由生产技术部提出物资需求的运行 / 建设部门技术人员仓库保管员主管采购人员共同进行验收完成, 主管验收人员要填写验收记录凭证, 验收记录凭证要明确表述验收状态第四十三条采购归口管理部门按月 / 季编制物资用款资金预算, 纳入现金流量预算管理采购归口管理部门按照合同规定办理物资采购相关费用的付款手续 ; 财务管理部门对物资采购资金使用全过程进行审核拨付监督和管理第四十四条采购物资未经验收人员验收合格, 确认数量质量价格规格型号完全符合采购订单要求, 并完成入库手续, 不得办理采购付款采购付款和采购预付款的具体规定, 按照公司资金管理办法执行第七章附则第四十五条本制度未尽事宜, 按国家有关法律法规和公司章程的规定执行第四十六条本制度由公司董事会负责解释和修订第四十七条本制度自公司董事会通过之日起实施唐人神集团股份有限公司二〇一二年十月十七日 6

7 附表一 : 供应商评价表项目指标说明权重 (%) 得分批次合格率 ( 期内合格批次数量 / 期内供货批次总数 ) 100% 10 质量数量合格率 ( 期内合格检验产品数量 / 期内供货总数 ) 100% 10 退货率 ( 期内供应商原因退货次数 / 期内退货总次数 ) 100% 10 1 价格比预算价格低 5% 以上, 得 _ 分 ; 价格采购价格变动幅度 2 价格在预算价格 +5%( 含 ) 以内, 得 _ 分 ; 3 价格超出预算价格 5% 低于 10%( 含 ), 得 _ 分 ; 15 4 价格高于预算 10%, 得 0 分 ; 降价率 ( 本期采购均价比上期降低金额 / 上期采购均价 ) 100% 5 供应达成率 ( 期内供应总量 / 期内需求总量 ) 100% 15 1 售后服务及时, 服务质量高, 得 _ 分 ; 服务售后服务完成情况 2 售后服务及时, 服务质量一般, 得 _ 分 ; 3 售后服务不及时, 但未造成损失, 得 _ 分 ; 15 4 售后服务不及时, 并导致损失, 得 0 分 ; 缺货情况期内收到订单后, 因产能等问题无法供应导致的缺货次数 10 内部管理经营管理状况综合评价供应商内部经营管理水平, 主要包括营业状况财务结构员工流动状况及内部控制执行情况等 10 7

8 附表二 : 供应商调查表供应商全称供应商类别上级机构建厂 ( 经营部 ) 日期营业面积 (m 2 ) 固定资产年销售额其中职工总数质量负责人技术人员数高 / 中级职称人数企业负责人营销负责人研究 / 开发负责人检测员设备总数主要机机构名称其中构物资名称型号产地设置供应物资供应商发展简介及质量保证能力 8

9 供应商贯标名称及日期是否通过第三方认证认证标准通过认证日期认证机构名称证书号供方负责人签字 ( 盖章 ): 日期 : 审批意见 : 注 :( 供应商类别分 A B 两类 A 生产厂家 ;B 代理商 ) 审批人 / 日期 : 9

10 附表三 : 供应商资信档案年月日编号 : 供应商名称地址进货日期物资名称产地单位数量检验结果供货及时性使用异常情况记载月度供货业绩评价 : 评价人 / 日期 : 10

11 附表四 : 侯选供应商审批表年月日编号 : 新供应商名称原供应商名称物资名称物资类别原因 : 提出人 / 日期 : 审核意见 : 审核人 / 日期 : 批准意见 : 批准人 / 日期 : 11

12 附表五 : 采购询价表年月日第页共页编号物资名称型号规格数量单价供应商 ( 拟订 ) 供应商 ( 批价 ) 供应商 ( 比价 ) 金单单名称地址及电话名称地址及电话名称地址及电话额价价本页小计人民币 ( 大写 ): 人民币 ( 小写 ): 12