Microsoft Exchange Server 2007使用手册

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1 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 邮 箱 用 户 使 用 手 册 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 1. 新 手 入 门 配 置 要 求 PC 终 端 配 置 要 求 : 手 机 终 端 配 置 要 求 客 户 端 的 设 置 Microsoft Outlook2003 连 接 Exchange 的 设 置 方 法 ( 推 荐 ) Microsoft Outlook2007 连 接 Exchange 的 设 置 方 法 ( 推 荐 ) Microsoft Outlook2003 POP3 的 设 置 方 法 Microsoft Outlook2007 POP3 的 设 置 方 法 Outlook Express 设 置 方 法 Foxmail 6 设 置 方 法 Push mail 手 机 设 置 企 业 邮 / 商 务 G 邮 操 作 指 南 通 过 Outlook2003/ Outlook2007 客 户 端 使 用 邮 箱 通 过 Microsoft Office Outlook Web Access 使 用 邮 箱 支 持 的 浏 览 器 和 操 作 系 统 进 入 界 面 更 改 邮 箱 密 码 更 改 浏 览 器 的 语 言 获 得 帮 助 Outlook 工 具 栏 收 邮 件 发 邮 件 邮 件 管 理 设 置 邮 件 选 项 附 件 的 使 用 联 系 人 文 件 夹 管 理 安 全 性 与 隐 私 协 作 邮 操 作 指 南 通 过 Outlook 客 户 端 使 用 邮 箱 通 过 Microsoft Office Outlook Web Access 访 问 日 历 约 会 会 议 使 用 定 期 项 目 任 务 规 则 附 录

2 1. 新 手 入 门 1.1 配 置 要 求 在 使 用 前, 请 用 户 先 自 行 检 查 PC 及 手 机 的 配 置, 以 确 保 能 顺 利 使 用 PC 终 端 配 置 要 求 : 组 件 要 求 计 算 机 和 处 理 器 使 用 Intel Pentium III 或 更 快 处 理 器 的 个 人 计 算 机 内 存 显 示 器 操 作 系 统 其 它 256 MB 或 更 多 内 存 Super VGA ( ) 或 更 高 分 辨 率 的 显 示 器 Windows XP( 安 装 有 Service Pack2 (SP2)) 或 更 高 版 本 商 务 邮 某 些 高 级 功 能 需 要 使 用 Microsoft Office 2003( 安 装 有 Service Pack2 (SP2)); 网 络 链 接 Internet 功 能 需 要 进 行 拨 号 或 宽 带 Internet 访 问 ( 单 独 提 供 ); 可 能 需 要 为 此 支 付 本 地 或 长 途 费 用 手 机 终 端 配 置 要 求 组 件 要 求 计 算 机 和 处 理 器 使 用 Intel 或 其 他 处 理 器 的 掌 上 电 脑 或 手 机 内 存 64 MB 或 更 多 内 存 显 示 器 / 操 作 系 统 Windows Mobile 5.0 或 更 高 版 本 其 它 / 网 络 链 接 GPRS CDMA 1X 或 Wi-Fi 3G 等 无 线 宽 带 网 络 支 持 ; 可 能 需 要 为 此 支 付 本 地 或 长 途 费 用 1.2 客 户 端 的 设 置 如 果 用 户 需 要 将 邮 件 下 载 到 本 地 机 器 进 行 编 辑 操 作, 则 需 要 先 设 置 客 户 端 Exchange Server 可 2

3 支 持 多 种 客 户 端, 以 下 是 最 常 用 的 几 种 客 户 端 的 设 置 方 法 这 里 强 烈 推 荐 使 用 Microsoft Outlook 2003/2007, 配 套 使 用 可 发 挥 更 强 大 的 功 能 Microsoft Outlook2003 连 接 Exchange 的 设 置 方 法 ( 推 荐 ) ( 此 功 能 仅 适 用 于 协 作 邮 ) 设 置 连 接 exchange 服 务 器 比 设 置 POP3 多 了 同 步 与 共 享 功 能, 故 推 荐 您 进 行 该 设 置 : 1. 在 配 置 前 请 先 确 认 您 的 操 作 系 统 是 Windows XP, 并 且 安 装 了 SP2 补 丁, 使 用 的 是 OUTLOOK 到 网 站 下 载 证 书, 在 客 户 端 安 装 安 装 证 书 步 骤 如 下 : 3. 打 开 outlook 客 户 端, 在 添 加 电 子 邮 件 帐 户 的 页 面 中 选 择 3

4 4. 下 一 步 会 弹 出 Exchange Server 设 置 的 页 面, 在 Microsoft Exchange Server 的 空 白 框 中 填 入 exmbx01.ufhost.com ; 在 用 户 名 后 面 的 空 白 处 填 入 用 户 的 完 整 邮 箱 5. 点 击 6. 此 时 可 能 会 弹 出 无 法 完 成 此 操 作 对 话 框, 不 予 理 会 点 确 定 在 Microsoft Exchange Server 页 面 中 选 择, 勾 选 最 下 方 的 4

5 7. 点 击 exchange 代 理 服 务 器 设 置 弹 出 代 理 服 务 器 设 置 页 面, 在 后 面 填 入 ex.ufhost.com ; 勾 选 ; 最 下 方 验 证 方 式 选 择 基 本 身 份 验 证 8. 确 定 后 会 跳 出 登 陆 对 话 框, 填 入 对 应 邮 箱 密 码 即 可 5

6 1.2.2 Microsoft Outlook2007 连 接 Exchange 的 设 置 方 法 ( 推 荐 ) ( 此 功 能 仅 适 用 于 协 作 邮 ) 设 置 连 接 exchange 服 务 器 比 设 置 POP3 多 了 同 步 与 共 享 功 能, 故 推 荐 您 进 行 该 设 置 : 1. 在 配 置 前 请 先 确 认 您 的 操 作 系 统 是 Windows XP, 并 且 安 装 了 SP2 补 丁, 使 用 的 是 OUTLOOK 到 网 站 下 载 证 书, 在 客 户 端 安 装 ( 安 装 证 书 步 骤 详 见 1.2.1) 3. 添 加 新 的 邮 件 帐 户 6

7 4. 填 写 您 的 姓 名 电 子 邮 件 地 址 密 码 后 按 下 一 步 8. 系 统 会 自 动 搜 索 连 接 邮 局 服 务 器 : 7

8 9. 连 接 成 功 后 会 弹 出 如 下 对 话 框, 填 入 对 应 密 码 即 可 Microsoft Outlook2003 POP3 的 设 置 方 法 1. 首 次 打 开 OUTLOOK 时 会 弹 出 电 子 邮 件 帐 户 的 页 面, 要 求 写 入 帐 户 信 息 选 择 8

9 2. 在 弹 出 的 选 择 服 务 器 类 型 页 面 中 选 择 3. 在 弹 出 的 电 子 邮 件 设 置 页 面 中 依 次 输 入 9

10 4. 然 后 点 击, 弹 出 的 页 面 中 选 择 标 签, 勾 选 并 确 定 5. 填 好 之 后, 在 上 一 级 的 电 子 邮 件 设 置 的 对 话 框 中 点 击 全 部 通 过 后 即 可 正 常 使 用 10

11 1.2.4 Microsoft Outlook2007 POP3 的 设 置 方 法 1. 添 加 新 的 邮 件 帐 户 2. 选 择 手 动 配 置 服 务 器 设 置, 单 击 下 一 步 11

12 3. 选 择 Internet 电 子 邮 件 4. 填 写 帐 户 信 息, 注 意 用 户 名 处 要 填 写 完 整 邮 件 地 址, 然 后 点 其 他 设 置 12

13 5. 在 发 送 服 务 器 一 栏 里 一 定 要 勾 选 我 的 发 送 服 务 器 (SMTP) 要 求 验 证, 若 不 勾 选 将 无 法 发 送 邮 件 6. 如 果 您 希 望 在 服 务 器 上 保 留 邮 件 备 份, 那 么 您 还 要 在 高 级 选 项 里 勾 选 在 服 务 器 上 保 留 邮 件 的 副 本 13

14 1.2.5 Outlook Express 设 置 方 法 1. 在 outlook express 窗 口 中 单 击 菜 单 中 的 " 工 具 " 选 项, 在 下 拉 菜 单 中 选 择 " 帐 户 ", 打 开 帐 户 窗 口, 如 下 图 : 2. 单 击 " 添 加 " 按 钮, 在 弹 出 的 选 项 中 选 择 " 邮 件 ", 打 开 邮 件 对 话 框 14

15 3. 在 对 话 框 中 输 入 一 个 您 的 名 字, 单 击 " 下 一 步 " 按 钮 4. 在 电 子 邮 件 窗 口 中 输 入 您 的 电 子 邮 件 地 址 ( 如 webmaster@domian.com) 单 击 " 下 一 步 " 15

16 5. 在 POP3 服 务 器 和 SMTP 服 务 器 处 填 入 "mail. 你 的 域 名 "( 例 如 您 的 域 名 是 domain.com, 就 填 写 mail.domain.com), 在 POP3 账 户 名 处 填 入 您 的 整 个 邮 箱 地 址 ( 如 webmaster@domain.com 注 意 要 带 上 后 16

17 6. 在 帐 户 名 对 话 框 中 输 入 您 的 帐 户 名 即 您 的 邮 件 地 址 全 称, 然 后 在 密 码 框 中 输 入 本 公 司 给 您 开 通 邮 箱 的 密 码 然 后 单 击 " 下 一 步 ", 再 单 击 " 完 成 " 7. 选 中 该 帐 户 的 " 属 性 " 选 项, 打 开 如 图 窗 口 : 8. 在 服 务 器 设 置 窗 口 中, 邮 件 发 送 服 务 器 " 我 的 服 务 器 要 求 身 份 验 证 ", 选 中 后, 单 击 " 确 定 ", 您 就 可 以 收 发 邮 件 了 17

18 1.2.6 Foxmail 6 设 置 方 法 1. 请 下 载 并 安 装 最 新 Foxmail 最 新 版 本, 打 开 Foxmail: 点 击 邮 箱 -> 新 建 邮 箱 帐 户, 弹 出 以 下 窗 口 : 18

19 填 入 您 的 电 子 邮 件 地 址, 密 码, 以 及 账 户 名 称 ; 2. 点 击 下 一 步 弹 出 以 下 窗 口, 在 POP3 服 务 器 和 SMTP 服 务 器 处 填 入 "mail. 你 的 域 名 "( 例 如 您 的 域 名 是 domain.com, 就 填 写 mail.domain.com), 在 POP3 账 户 名 处 填 入 您 的 整 个 邮 箱 地 址 ( 如 webmaster@domain.com 注 意 要 带 上 后 19

20 3. 单 击 下 一 步, 如 您 需 要 邮 件 在 服 务 器 上 保 留 备 份, 请 打 上 勾 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 4. 点 击 完 成 按 钮, 结 束 您 的 邮 箱 设 置 5. 右 键 单 击 您 新 建 的 邮 箱 账 户, 点 击 属 性 由 于 我 司 邮 件 服 务 器 作 了 安 全 验 证, 请 将 SMTP 服 务 器 需 要 身 份 验 证 前 面 的 钩 打 上, 这 样 您 就 可 以 使 用 Foxmail 在 本 地 收 发 邮 件 了 Push mail 手 机 设 置 20

21 这 里 以 多 普 达 PDA 手 机 为 例 说 明 手 机 的 设 置 方 法 : 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 1 点 击 开 始 - 程 序 2 点 击 ACTIVESYNC 图 标 3 点 击 菜 单 - 添 加 源 服 务 器 4 输 入 服 务 器 地 址 ( 填 写 系 统 发 给 用 户 的 开 通 信 中 的 服 务 器 地 址 例 如 ex.ufhost.com), 清 空 SSL 选 项 5 输 入 用 户 名 如 果 邮 件 地 址 的 长 度 小 于 等 于 20 位, 用 户 名 是 邮 件 地 址, 用 下 划 线 _ 替 ( 如 邮 箱 地 址 是 john@abc.com. 用 户 名 就 是 john_abc.com 如 果 用 户 名 超 过 20 位, 先 取 邮 箱 的 前 20 位, 然 后 用 下 划 线 _ 替 ( 如 邮 箱 地 址 是 john @abc.com, 用 户 名 就 是 john _ab 如 果 第 20 位 是., 则 用 下 划 线 代 替. ( 如 邮 箱 地 址 是 john @abc.com, 用 户 名 为 john _abc_) 密 码 为 邮 箱 密 码 ; 域 为 ufhost; 保 存 密 码 21

22 6 选 择 需 要 同 步 的 内 容 完 成 点 击 完 成 2. 企 业 邮 / 商 务 G 邮 操 作 指 南 2.1 通 过 Outlook2003/ Outlook2007 客 户 端 使 用 邮 箱 具 体 设 置 及 使 用 方 法 请 参 见 Outlook2003/ Outlook2007 相 关 的 帮 助 说 明, 这 里 不 再 赘 述 这 里 将 重 点 说 明 通 过 OWA(Outlook Web Access) 的 使 用 方 法 2.2 通 过 Microsoft Office Outlook Web Access 使 用 邮 箱 支 持 的 浏 览 器 和 操 作 系 统 任 何 支 持 HTML 3.2 和 ECMA 的 浏 览 器 使 用 Outlook Web Access, 这 些 浏 览 器 包 括 Microsoft Internet Explorer Mozilla Firefox 或 Safari, 以 及 来 自 诸 多 基 于 UNIX Apple Macintosh 或 Microsoft Windows 的 计 算 机 的 其 他 Web 浏 览 器 若 要 使 用 Outlook Web Access 中 全 套 的 可 用 功 能, 请 使 用 Internet Explorer 6 或 更 高 版 本 进 入 界 面 在 浏 览 器 的 地 址 栏 里 键 入 出 现 如 下 图 : 22

23 输 入 您 的 邮 箱 帐 号 和 密 码, 登 录 后 进 入 : 更 改 邮 箱 密 码 一 旦 进 入 邮 箱, 请 立 刻 更 改 您 的 初 始 密 码 23

24 1. 点 右 上 角 的 选 项 2. 点 击 右 侧 选 项 中 的 更 改 密 码, 如 下 图 : 3. 更 改 新 密 码 更 改 浏 览 器 的 语 言 Outlook Web Access 支 持 的 语 言 超 过 45 种 更 改 Internet Explorer Web 浏 览 器 的 默 认 语 言 : 在 Internet Explorer 中 的 工 具 菜 单 上, 单 击 Internet 选 项 1. 在 Internet Explorer 的 查 看 菜 单 上, 选 择 Internet 选 项, 然 后 单 击 语 言 在 语 言 首 选 项 对 话 框 中, 单 击 添 加, 将 语 言 添 加 到 可 用 语 言 列 表 中 2. 若 要 向 可 用 语 言 列 表 中 添 加 语 言, 请 在 语 言 首 选 项 中 单 击 添 加 3. 若 要 将 某 种 语 言 移 到 列 表 顶 部, 请 选 中 该 语 言, 然 后 单 击 上 移 获 得 帮 助 若 要 获 得 有 关 您 工 作 的 窗 口 的 帮 助, 请 在 工 具 栏 上 单 击 帮 助 注 意 : 如 果 您 的 邮 箱 服 务 器 没 有 升 级 到 Exchange Server 的 最 新 版 本 或 者 服 务 器 管 理 员 关 闭 了 这 些 功 能, 那 么 在 帮 助 中 描 述 的 一 些 功 能 可 能 不 可 用 Outlook 工 具 栏 熟 悉 整 个 界 面 及 图 标 的 含 义 会 让 您 的 工 作 更 高 效 导 航 窗 格 : 位 于 主 窗 口 旁 边 的 导 航 窗 格, 提 供 对 邮 件 和 联 系 人 的 一 键 单 击 访 问 也 可 以 使 用 导 航 窗 格 来 管 理 邮 件 日 历 和 联 系 人 的 文 件 夹 导 航 窗 格 还 可 以 管 理 邮 件 文 件 夹 和 联 系 人 如 下 图 : 24

25 水 平 拆 分 栏 : 位 于 文 件 夹 列 表 和 按 钮 之 间, 通 过 该 控 制 条 可 以 将 按 钮 折 叠 到 按 钮 栏 中 按 钮 描 述 邮 件 提 供 对 所 有 Microsoft Exchange 邮 件 ( 已 删 除 邮 件 草 稿 收 件 箱 垃 圾 邮 件 发 件 箱 和 已 发 送 邮 件 ) 以 及 已 创 建 的 任 何 个 人 文 件 夹 的 访 问 也 可 以 通 过 创 建 重 命 名 移 动 或 删 除 文 件 夹 来 管 理 邮 件 联 系 人 可 以 查 看 并 修 改 您 的 联 系 人 也 可 以 创 建 重 命 名 和 删 除 其 他 联 系 人 文 件 夹 并 搜 索 联 系 人 工 具 栏 : 邮 箱 内 每 种 类 型 的 文 件 夹 ( 邮 件 和 联 系 人 ) 都 有 一 组 按 钮 专 用 于 相 应 功 能 或 用 途 下 表 举 例 说 明 了 邮 件 文 件 夹 的 工 具 栏 上 的 可 用 按 钮 其 他 文 件 夹 有 类 似 的 按 钮, 这 些 按 钮 具 有 适 合 文 件 夹 所 包 含 的 信 息 类 型 的 功 能 按 钮 描 述 创 建 新 电 子 邮 件 将 邮 件 和 文 件 夹 从 一 个 文 件 夹 移 动 到 另 一 个 文 件 夹 删 除 所 选 的 一 封 或 多 封 电 子 邮 件 将 所 选 的 一 个 或 多 个 项 目 标 记 为 已 读 将 所 选 的 一 个 或 多 个 项 目 标 记 为 未 读 检 查 服 务 器 上 是 否 有 新 邮 件 此 按 钮 还 可 以 刷 新 浏 览 器 窗 口 25

26 单 击 此 按 钮 可 转 到 文 件 夹 内 容 的 开 头 单 击 此 按 钮 可 打 开 文 件 夹 的 上 一 页 单 击 此 按 钮 可 打 开 文 件 夹 中 的 下 一 页 单 击 此 按 钮 可 转 到 文 件 夹 的 末 尾 内 容 Exchange 文 件 夹 若 要 显 示 Microsoft Exchange 邮 箱 文 件 夹, 请 使 用 导 航 窗 格 中 的 控 件 来 查 看 并 选 择 文 件 夹 Outlook Web Access 中 可 用 的 邮 箱 文 件 夹 包 括 联 系 人 已 删 除 邮 件 草 稿 收 件 箱 垃 圾 邮 件 发 件 箱 和 已 发 送 邮 件 使 用 单 击 以 查 看 所 有 文 件 夹 可 以 显 示 所 有 文 件 夹 列 表, 包 括 已 创 建 的 任 何 个 人 文 件 夹 使 用 文 件 夹 您 的 邮 箱 包 含 具 有 处 理 电 子 邮 件 的 特 定 功 能 的 文 件 夹 这 些 文 件 夹 包 括 已 删 除 邮 件 草 稿 收 件 箱 垃 圾 邮 件 发 件 箱 和 已 发 送 邮 件 可 以 创 建 其 他 文 件 夹 将 邮 件 组 织 成 不 同 的 类 别, 例 如 紧 急 或 个 人, 也 可 以 根 据 项 目 组 织 邮 件 可 以 通 过 创 建 删 除 移 动 并 复 制 符 合 需 要 的 文 件 夹 来 管 理 文 件 夹 若 要 显 示 文 件 夹 的 内 容, 请 单 击 此 文 件 夹 该 文 件 夹 中 的 所 有 项 目 都 列 在 主 Outlook Web Access 显 示 区 域 默 认 电 子 邮 件 文 件 夹 默 认 情 况 下,Outlook Web Access 提 供 下 列 文 件 夹 : 已 删 除 邮 件 存 储 删 除 的 邮 件 如 果 从 该 文 件 夹 中 删 除 邮 件, 则 此 邮 件 将 从 您 的 邮 箱 永 久 删 除 草 稿 保 存 的 存 储 邮 件 可 以 保 存 要 完 成 撰 写 或 以 后 发 送 的 邮 件 收 件 箱 存 储 新 接 收 的 邮 件 未 打 开 的 新 邮 件 以 加 粗 类 型 显 示 打 开 后, 新 邮 件 将 还 原 为 普 通 类 型 垃 圾 邮 件 存 储 已 被 标 识 为 垃 圾 邮 件 的 新 接 收 的 电 子 邮 件 请 定 期 检 查 此 文 件 夹 以 确 保 不 会 丢 失 要 接 收 的 邮 件 已 发 送 邮 件 存 储 已 发 送 的 每 个 邮 件 或 会 议 请 求 的 副 本 个 人 文 件 夹 除 了 默 认 的 电 子 邮 件 文 件 夹,Outlook Web Access 提 供 对 已 创 建 的 个 人 文 件 夹 的 访 问 权 限 若 要 查 看 个 人 文 件 夹, 请 选 择 单 击 以 查 看 所 有 文 件 夹, 然 后 从 列 表 中 选 择 要 查 看 的 文 件 夹 收 邮 件 1. 选 择 导 航 窗 格 中 的 邮 件 2. 单 击 包 含 要 阅 读 的 邮 件 的 文 件 夹 如 果 想 要 的 文 件 夹 不 可 见, 可 以 单 击 单 击 以 查 看 所 有 文 件 夹 以 查 看 可 用 文 件 夹 列 表 从 该 列 表 中 选 择 所 需 文 件 夹, 然 后 单 击 箭 头 跳 转 到 该 文 件 夹 注 意 新 电 子 邮 件 总 是 先 到 达 收 件 箱 中, 并 以 加 粗 类 型 显 示 3. 单 击 所 需 邮 件 的 主 题 将 其 打 开 4. 使 用 工 具 栏 上 的 导 航 箭 头 来 查 看 当 前 文 件 夹 中 的 前 一 个 或 后 一 个 项 目 页 面 底 部 也 有 同 样 的 箭 头 可 以 使 26

27 用 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 发 邮 件 新 建 邮 件 可 在 新 建 邮 件 窗 体 中 创 建 邮 件 此 窗 体 与 Outlook Web Access 所 提 供 的 用 于 答 复 或 转 发 邮 件 的 窗 体 相 同 答 复 邮 件 时, 会 自 动 为 您 填 写 头 信 息 ( 收 件 人 发 件 人 和 主 题 ) 1. 在 邮 件 中, 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 邮 件 2. 添 加 邮 件 的 收 件 人 地 址 : 在 收 件 人 抄 送 和 密 件 抄 送 框 中, 键 入 相 应 的 预 期 收 件 人 姓 名 或 电 子 邮 件 别 名 使 用 分 号 分 隔 多 个 姓 名 使 用 工 具 栏 上 的 检 查 姓 名 可 以 解 析 姓 名 如 果 存 在 多 个 可 能 的 匹 配 项, 则 未 解 析 的 姓 名 会 以 红 色 显 示, 并 且 在 导 航 窗 格 中 会 出 现 一 个 列 表 通 过 单 击 从 列 表 中 选 择 想 要 的 一 个 或 多 个 姓 名 有 关 更 多 选 项 的 信 息, 请 参 阅 检 查 姓 名 3. 在 主 题 框 中 键 入 简 短 的 主 题 行 4. 在 邮 件 正 文 中 键 入 邮 件 内 容 5. 单 击 发 送, 以 将 邮 件 发 送 给 收 件 人 注 意 如 果 不 想 立 即 发 送 邮 件, 可 以 单 击 工 具 栏 上 的 保 存 或 关 闭 该 邮 件 将 保 存 在 草 稿 文 件 夹 中, 直 到 您 再 次 打 开 并 发 送 它 邮 件 工 具 栏 选 项 下 表 列 出 了 在 创 建 邮 件 时 工 具 栏 上 可 用 的 其 他 选 项 按 钮 描 述 发 送 向 收 件 人 发 送 邮 件 保 存 在 草 稿 文 件 夹 中 保 存 邮 件, 但 不 发 送 邮 件 关 闭 关 闭 邮 件 而 不 保 存 或 发 送 它 将 邮 件 重 要 性 设 置 为 高 将 邮 件 重 要 性 设 置 为 低 向 邮 件 附 加 文 件 检 查 姓 名 在 通 讯 簿 或 联 系 人 文 件 夹 中 检 查 邮 件 收 件 人 的 姓 名 答 复 邮 件 1. 答 复 邮 件 发 件 人 (1) 在 阅 读 邮 件 窗 体 工 具 栏 上, 单 击 答 复 单 击 答 复 后, 收 件 人 框 中 即 会 填 入 原 始 邮 件 的 发 件 人 的 地 址 (2) 此 时 将 自 动 填 写 主 题 (3) 原 始 邮 件 的 文 本 会 被 复 制 到 邮 件 正 文 可 以 在 发 件 人 原 始 邮 件 中 或 其 上 面 键 入 答 复 内 容 2. 答 复 邮 件 发 件 人 及 所 有 其 他 收 件 人 27

28 (1) 在 阅 读 邮 件 窗 体 工 具 栏 上, 单 击 全 部 答 复 单 击 全 部 答 复 后, 收 件 人 和 抄 送 文 本 框 中 即 会 填 入 原 始 邮 件 的 发 件 人 及 其 他 每 一 位 收 件 人 的 地 址 (2) 此 时 将 自 动 填 写 主 题 (3) 原 始 邮 件 的 文 本 将 复 制 到 邮 件 正 文 中 可 以 在 发 件 人 原 始 邮 件 中 或 其 上 面 键 入 答 复 内 容 转 发 邮 件 1. 在 阅 读 邮 件 窗 体 工 具 栏 上, 单 击 转 发 2. 在 收 件 人 框 中, 键 入 要 将 邮 件 转 发 到 的 电 子 邮 件 地 址 3. 原 始 邮 件 的 文 本 将 复 制 到 邮 件 正 文 中 可 以 在 发 件 人 原 始 邮 件 中 或 其 上 面 键 入 答 复 内 容 注 意 若 要 将 邮 件 发 送 给 收 件 人, 请 在 邮 件 工 具 栏 上 单 击 发 送 邮 件 管 理 设 置 邮 件 重 要 性 通 过 Outlook Web Access 可 以 为 要 发 送 或 投 递 的 任 何 邮 件 设 置 邮 件 重 要 性 ( 高 低 普 通 ) 默 认 情 况 下, 邮 件 的 重 要 性 设 置 为 普 通 若 要 将 重 要 性 级 别 设 置 为 高, 请 在 邮 件 工 具 栏 上 单 击 高 若 要 将 重 要 性 级 别 设 置 为 低, 请 在 邮 件 工 具 栏 上 单 击 低 注 意 如 果 已 将 邮 件 重 要 性 从 普 通 更 改 为 其 他 级 别 并 想 重 新 更 改 回 来, 可 以 再 次 单 击 此 重 要 性 级 别 移 动 邮 件 可 以 在 邮 件 文 件 夹 之 间 移 动 邮 件 1. 通 过 在 邮 件 列 表 中 选 中 邮 件 旁 边 的 复 选 框 来 选 中 要 移 动 的 邮 件, 或 者 打 开 要 移 动 的 邮 件 2. 在 工 具 栏 上, 单 击 移 动 3. 此 时 将 打 开 移 动 到 文 件 夹 屏 幕 在 移 至 中, 选 择 要 将 邮 件 移 动 到 的 文 件 夹 4. 单 击 移 动 将 邮 件 移 动 到 所 选 文 件 夹 如 果 决 定 不 移 动 此 邮 件, 请 单 击 工 具 栏 中 的 关 闭 按 钮, 以 退 出 此 屏 幕 并 返 回 前 一 屏 幕 删 除 邮 件 若 要 删 除 已 打 开 的 邮 件, 单 击 工 具 栏 上 的 删 除 删 除 多 封 邮 件 1. 在 Outlook Web Access 主 窗 口 中, 选 中 每 封 要 删 除 邮 件 旁 边 的 复 选 框 2. 单 击 Outlook Web Access 主 工 具 栏 上 的 删 除 注 意 所 有 已 删 除 邮 件 都 会 被 发 送 到 已 删 除 邮 件 文 件 夹 在 已 删 除 邮 件 文 件 夹 被 清 空 之 前, 已 删 除 邮 件 不 会 永 久 删 除 保 存 邮 件 可 以 保 存 要 发 送 或 有 待 以 后 完 成 的 邮 件 除 了 要 转 发 的 答 复 和 邮 件, 新 邮 件 也 可 以 进 行 保 存 默 认 情 况 下, 所 保 存 的 邮 件 存 储 在 草 稿 文 件 夹 中 1. 新 建 邮 件, 或 者 答 复 或 转 发 现 有 邮 件 2. 进 行 任 何 所 需 的 更 改 和 添 加 3. 在 工 具 栏 上 单 击 保 存 注 意 若 要 检 索 已 保 存 的 邮 件, 请 单 击 草 稿 文 件 夹 中 的 邮 件 28

29 关 闭 邮 件 若 要 关 闭 邮 件, 请 单 击 关 闭 按 钮 或 工 具 栏 上 的 关 闭 图 标 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 已 删 除 邮 件 文 件 夹 从 Microsoft Exchange 邮 箱 删 除 项 目 时, 该 项 目 将 被 移 动 到 已 删 除 邮 件 文 件 夹 通 过 单 击 管 理 文 件 夹, 然 后 使 用 删 除 文 件 夹 选 项, 可 以 删 除 文 件 夹 的 全 部 内 容 ( 包 括 所 有 子 文 件 夹 ) 从 已 删 除 邮 件 文 件 夹 永 久 删 除 项 目 在 邮 件 中 单 击 已 删 除 邮 件 文 件 夹 若 要 永 久 删 除 已 删 除 邮 件 文 件 夹 中 的 整 个 内 容, 请 单 击 工 具 栏 上 的 清 空 已 删 除 邮 件 文 件 夹 若 要 只 永 久 删 除 已 删 除 邮 件 文 件 夹 中 的 某 些 项 目, 请 选 中 每 个 要 删 除 的 项 目 旁 边 的 复 选 框, 然 后 单 击 删 除 垃 圾 邮 件 文 件 夹 系 统 会 将 被 标 识 为 可 能 垃 圾 邮 件 的 邮 件 自 动 移 到 垃 圾 邮 件 文 件 夹 中, 并 禁 用 邮 件 中 的 任 何 活 动 内 容, 例 如 链 接 或 可 执 行 文 件 代 码 选 择 邮 件, 然 后 单 击 工 具 栏 上 的 非 垃 圾 邮 件, 就 可 以 将 垃 圾 邮 件 文 件 夹 中 的 任 何 邮 件 标 记 为 合 法 邮 件 在 所 选 邮 件 上 单 击 此 按 钮 时, 该 邮 件 将 移 动 到 收 件 箱 注 意 如 果 单 击 清 空 垃 圾 邮 件, 则 垃 圾 邮 件 文 件 夹 的 内 容 将 永 久 删 除, 而 不 是 移 至 已 删 除 邮 件 文 件 夹 设 置 邮 件 选 项 每 页 显 示 的 项 目 数 设 置 Outlook Web Access 界 面 显 示 的 电 子 邮 件 数 或 项 目 数 默 认 情 况 下,Outlook Web Access 显 示 20 个 项 目 可 以 配 置 5 到 100 个 显 示 项 目, 增 量 为 5 到 50 之 间 的 数 字, 还 可 以 将 项 目 数 设 置 为 75 和 100 可 在 Outlook Web Access 基 本 客 户 端 和 Outlook Web Access 高 级 客 户 端 中 单 独 维 护 此 设 置 您 可 以 使 用 Outlook Web Access 高 级 客 户 端 在 高 带 宽 环 境 中 查 看 100 个 项 目, 然 后 使 用 Outlook Web Access 基 本 客 户 端 在 低 带 宽 环 境 中 查 看 20 个 项 目, 而 不 必 每 次 在 将 Outlook Web Access 从 一 个 版 本 更 改 为 另 一 个 版 本 时 更 改 相 应 选 项 移 动 或 删 除 某 项 已 打 开 的 项 目 后 设 置 此 选 项 可 以 配 置 在 移 动 或 删 除 已 打 开 的 邮 件 后 希 望 Outlook Web Access 执 行 的 操 作 移 动 或 删 除 邮 件 后, 可 以 选 择 返 回 到 视 图 打 开 前 一 个 项 目 或 打 开 下 一 个 项 目 默 认 情 况 下, 选 择 返 回 到 视 图 电 子 邮 件 签 名 电 子 邮 件 签 名 是 指 可 自 动 添 加 到 传 出 电 子 邮 件 末 尾 的 文 本 也 可 以 使 用 签 名 添 加 标 准 文 本, 例 如 希 望 其 他 人 如 何 响 应 您 的 邮 件 的 说 明 自 动 在 传 出 邮 件 上 包 含 我 的 签 名 选 择 此 选 项 可 以 配 置 Outlook Web Access, 以 便 在 传 出 邮 件 中 包 括 您 创 建 的 签 名 如 果 不 存 在 签 名, 则 该 字 段 为 空 但 是, 如 果 已 使 用 Outlook Web Access 基 本 客 户 端 和 Outlook Web Access 高 级 客 户 端 创 建 了 签 名, 将 显 示 该 签 名 在 Outlook Web Access 中 创 建 的 签 名 不 能 在 Outlook 中 共 享 因 此 如 果 使 用 Outlook Web Access 和 Outlook 访 问 电 子 邮 件 语 音 邮 件 和 传 真 邮 件, 则 必 须 分 别 创 建 独 立 的 签 名 要 修 改 现 有 的 签 名, 请 单 击 将 我 当 前 的 签 名 替 换 为 以 下 签 名 并 在 文 本 框 中 输 入 新 的 签 名 29

30 邮 件 跟 踪 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 通 过 邮 件 跟 踪 选 项, 您 可 以 控 制 Outlook Web Access 如 何 响 应 所 收 到 的 具 有 已 读 回 执 的 电 子 邮 件 处 理 具 有 已 读 回 执 的 电 子 邮 件 时, 可 使 用 Outlook Web Access 给 出 的 以 下 三 个 选 项 发 送 响 应 前 向 我 询 问 如 果 希 望 Outlook Web Access 在 向 发 件 人 发 送 已 读 回 执 电 子 邮 件 前 提 示 您, 请 选 择 此 选 项 默 认 情 况 下, 会 在 信 息 栏 中 显 示 一 条 消 息, 表 示 发 件 人 已 请 求 给 出 已 读 回 执 总 是 发 送 响 应 如 果 希 望 Outlook Web Access 向 要 求 电 子 邮 件 回 执 的 发 件 人 自 动 发 送 已 读 回 执 响 应, 请 选 择 此 选 项 从 不 发 送 响 应 如 果 希 望 阻 止 Outlook Web Access 向 要 求 电 子 邮 件 回 执 的 发 件 人 发 送 已 读 回 执 响 应, 请 选 择 此 选 项 电 子 邮 件 名 称 解 析 使 用 本 页 的 电 子 邮 件 名 称 解 析 选 项, 您 可 以 控 制 如 何 将 填 写 电 子 邮 件 的 收 件 人 时 使 用 的 名 称 添 加 到 最 近 的 收 件 人 列 表, 并 且 可 以 控 制 是 通 过 使 用 全 局 地 址 列 表 还 是 您 的 联 系 人 解 析 这 些 名 称 将 最 近 的 收 件 人 添 加 到 最 近 的 收 件 人 列 表 选 中 此 复 选 框 可 以 将 已 解 析 的 名 称 添 加 到 最 近 的 收 件 人 列 表 当 您 开 始 键 入 收 件 人 全 名 的 一 部 分 时, 用 户 界 面 的 选 择 框 中 会 出 现 添 加 到 该 列 表 的 名 称 可 以 在 此 选 择 框 中 选 择 适 当 的 收 件 人 如 果 未 选 择 此 选 项, 则 必 须 输 入 收 件 人 的 全 名 将 同 一 个 收 件 人 添 加 到 其 他 电 子 邮 件 时, 收 件 人 名 称 不 会 出 现 在 用 户 界 面 的 选 择 框 中 默 认 情 况 下 选 中 此 设 置 清 除 最 近 的 收 件 人 列 表 单 击 此 链 接 可 清 除 最 近 的 收 件 人 列 表 在 清 除 名 称 之 前,Outlook Web Access 会 提 示 您 确 认 是 否 从 列 表 中 清 除 名 称 在 解 析 名 称 时, 先 检 查 以 下 位 置 用 此 选 项 可 以 选 择 Outlook Web Access 是 首 先 检 查 并 解 析 电 子 邮 件 发 件 人 行 中 的 名 称, 还 是 解 析 抄 送 行 中 的 名 称 可 以 将 Outlook Web Access 设 置 为 使 用 全 局 地 址 列 表 或 联 系 人 全 局 地 址 列 表 如 果 希 望 Outlook Web Access 首 先 使 用 全 局 地 址 列 表 解 析 收 件 人 名 称, 请 选 择 此 选 项 如 果 Outlook Web Access 不 能 解 析 全 局 地 址 列 表 中 的 名 称, 则 它 会 查 看 您 的 联 系 人 默 认 情 况 下 选 中 此 选 项 联 系 人 如 果 希 望 Outlook Web Access 首 先 使 用 个 人 联 系 人 解 析 收 件 人 名 称, 请 选 择 此 选 项 如 果 Outlook Web Access 不 能 解 析 您 的 联 系 人 中 的 名 称, 则 它 会 查 看 全 局 地 址 列 表 已 删 除 邮 件 在 注 销 和 结 束 Outlook Web Access 会 话 时, 可 以 选 择 让 Outlook Web Access 自 动 删 除 已 删 除 邮 件 文 件 夹 中 的 所 有 邮 件 在 注 销 时 清 空 已 删 除 邮 件 文 件 夹 从 Outlook Web Access 中 注 销 时, 如 果 希 望 Outlook Web Access 删 除 已 删 除 邮 件 文 件 夹 中 的 邮 件, 请 选 中 此 复 选 框 从 已 删 除 邮 件 文 件 夹 中 删 除 邮 件 后, 该 邮 件 将 被 永 久 删 除 附 件 的 使 用 任 何 类 型 的 可 从 计 算 机 或 通 过 网 络 访 问 的 文 件 都 可 以 附 加 到 任 何 Outlook Web Access 项 目 中 还 可 以 从 项 目 中 删 除 附 件 将 文 件 附 加 到 电 子 邮 件 或 其 他 Outlook Web Access 项 目 1. 在 创 建 邮 件 约 会 或 联 系 人 时, 单 击 项 目 上 的 附 件 2. 在 导 航 窗 格 中, 键 入 文 件 路 径, 或 者 单 击 浏 览 定 位 该 文 件 3. 找 到 要 附 加 的 文 件 后, 单 击 打 开 将 其 添 加 到 附 件 列 表 4. 单 击 附 加, 该 文 件 将 出 现 在 附 件 下 对 于 要 附 加 的 其 他 文 件 分 别 重 复 步 骤 1 到 3 30

31 5. 若 要 返 回 工 作 窗 体, 请 单 击 工 具 栏 上 的 完 成 此 时 所 选 的 文 件 将 出 现 在 附 件 旁 边 的 标 题 中 注 意 附 加 文 件 前 Outlook Web Access 可 能 会 截 断 较 长 的 文 件 名 这 不 会 影 响 文 件 的 内 容 如 果 正 在 使 用 带 有 SP2 的 Internet Explorer 6 或 更 高 版 本, 则 附 加 文 件 的 名 称 不 得 超 过 76 个 字 符 如 果 为 满 足 此 限 制 而 截 断 文 件 名, 则 文 件 名 的 前 两 个 字 符 可 能 更 改 早 期 版 本 的 Internet Explorer 会 用 一 般 名 称 ( 例 如,filename[1].txt) 替 换 长 文 件 名 从 邮 件 中 删 除 一 个 或 多 个 附 件 1. 打 开 邮 件, 单 击 标 题 中 的 附 件 2. 在 附 件 下, 选 中 要 删 除 文 件 旁 边 的 复 选 框 3. 单 击 删 除 4. 单 击 完 成 以 保 存 所 做 更 改 并 返 回 到 项 目 答 复 邮 件 时 不 复 制 附 件 而 是 在 附 件 所 在 的 位 置 显 示 一 个 占 位 符 图 标 若 要 包 含 附 件, 请 转 发 邮 件, 而 不 要 答 复 在 编 辑 附 加 的 文 件 前, 必 须 将 其 下 载 到 您 的 计 算 机 阅 读 附 件 附 件 可 以 是 用 任 意 程 序 创 建 的 文 件, 例 如 Microsoft Word 文 档 Microsoft Excel 电 子 表 格.wav 文 件 或 位 图 文 件 如 果 邮 件 中 包 含 附 件, 则 Outlook Web Access 会 在 邮 件 列 表 中 该 邮 件 的 旁 边 显 示 一 个 曲 别 针 图 标 打 开 邮 件 时, 附 件 文 件 名 将 显 示 在 邮 件 标 题 信 息 中 可 使 用 Web 浏 览 器 打 开 某 些 附 件, 例 如.txt 文 件 和.gif 文 件 警 告 除 非 您 信 任 附 件 内 容 和 发 件 人, 否 则 请 不 要 打 开 附 件 附 件 是 一 种 传 播 计 算 机 病 毒 的 常 见 方 式 因 此, 最 好 使 用 以 网 页 形 式 打 开 选 项, 除 非 确 信 附 件 是 安 全 的 阅 读 附 件 1. 单 击 邮 件 标 题 信 息 中 显 示 的 附 件 文 件 名 此 时 您 可 以 选 择 使 用 适 当 的 应 用 程 序 打 开 该 附 件, 或 者 将 其 保 存 到 磁 盘 2. 也 可 以 使 用 以 网 页 形 式 打 开 在 可 使 用 Web 浏 览 器 查 看 的 网 页 中 打 开 该 附 件 要 点 在 编 辑 附 加 的 文 件 前, 必 须 将 其 下 载 到 您 的 计 算 机 发 送 已 编 辑 的 附 件 在 Outlook Web Access 中, 可 以 在 转 发 下 载 的 文 件 或 将 其 返 回 给 发 件 人 之 前, 对 下 载 的 文 件 进 行 更 改 1. 打 开 带 有 原 始 附 件 的 邮 件 2. 单 击 该 附 件, 然 后 单 击 保 存, 将 附 件 保 存 到 您 的 计 算 机 3. 从 保 存 附 件 的 位 置 打 开 它 并 进 行 相 应 的 更 改 4. 保 存 更 改 并 关 闭 该 文 档 5. 返 回 Outlook Web Access 并 打 开 原 始 邮 件 6. 如 果 要 从 邮 件 中 删 除 原 始 附 件 并 附 加 您 修 改 过 的 版 本, 请 单 击 答 复 7. 如 果 答 复 邮 件, 将 会 删 除 原 始 附 件, 然 后 可 以 添 加 修 改 后 的 版 本 8. 如 果 要 包 含 原 始 附 件 及 修 改 后 的 版 本, 请 单 击 转 发 31

32 联 系 人 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 联 系 人 文 件 夹 是 个 人 电 子 邮 件 通 讯 簿, 用 于 存 储 经 常 与 其 联 系 的 个 人 和 公 司 的 相 关 信 息 使 用 联 系 人 可 以 存 储 电 子 邮 件 地 址 街 道 地 址 电 话 号 码 以 及 其 他 任 何 与 联 系 人 有 关 的 信 息 可 以 按 姓 名 电 子 邮 件 地 址 电 话 号 码 职 务 或 公 司 对 联 系 人 进 行 排 序 还 可 以 将 联 系 人 移 动 到 不 同 的 文 件 夹, 或 将 文 件 ( 例 如 Microsoft Word 文 档 ) 附 加 到 联 系 人, 以 便 将 相 关 的 信 息 集 中 在 一 起 可 以 按 照 联 系 人 的 姓 名 组 成 部 分 或 其 他 联 系 信 息 对 联 系 人 进 行 排 序 或 分 组 还 可 以 将 联 系 人 移 动 或 复 制 到 其 他 文 件 夹 或 将 文 件 ( 例 如 Microsoft Office Word 文 档 ) 附 加 到 联 系 人 以 收 集 相 关 信 息 要 打 开 联 系 人, 请 在 导 航 窗 格 中 单 击 联 系 人 创 建 新 的 联 系 人 创 建 联 系 人 可 以 存 储 与 您 通 信 的 人 员 的 相 关 信 息, 包 括 他 们 的 电 子 邮 件 地 址 街 道 地 址 电 话 号 码 和 其 他 信 息 1. 在 联 系 人 中, 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 联 系 人 2. 在 新 建 联 系 人 页 上, 键 入 要 包 含 的 联 系 人 信 息 注 意 使 用 下 拉 列 表 可 在 某 些 框 中 记 录 多 个 条 目 例 如, 电 子 邮 件 旁 边 的 下 拉 列 表 允 许 您 最 多 存 储 联 系 人 的 三 个 不 同 的 电 子 邮 件 地 址 ( 电 子 邮 件 电 子 邮 件 2 和 电 子 邮 件 3 ) 还 可 以 存 储 多 个 地 址 和 电 话 号 码 3. 如 果 为 一 个 联 系 人 存 储 了 多 个 地 址, 可 指 定 其 中 之 一 作 为 该 联 系 人 的 通 讯 地 址 从 下 拉 列 表 中 选 择 地 址, 然 后 在 该 页 底 部 选 中 这 是 通 讯 地 址 复 选 框 4. 单 击 保 存 并 关 闭, 以 保 存 新 联 系 人 如 果 要 放 弃 所 做 更 改, 请 单 击 取 消 注 意 使 用 表 示 为 列 表 可 以 确 定 该 联 系 人 在 联 系 人 中 的 显 示 方 式 可 以 按 名 和 姓 姓 在 前 或 公 司 名 称 显 示 每 个 联 系 人 联 系 人 工 具 栏 选 项 下 表 列 出 了 在 创 建 联 系 人 时 工 具 栏 上 可 用 的 其 他 选 项 按 钮 描 述 保 存 并 关 闭 保 存 联 系 人 信 息, 并 关 闭 联 系 人 窗 体 取 消 取 消 新 联 系 人 的 创 建, 并 返 回 到 联 系 人 文 件 夹 向 联 系 人 附 加 文 件 有 关 附 加 文 件 的 详 细 信 息, 请 参 阅 添 加 附 件 修 改 联 系 人 1. 在 联 系 人 中, 单 击 要 修 改 的 联 系 人 的 姓 名 2. 在 工 具 栏 上 单 击 编 辑 联 系 人 3. 对 联 系 人 进 行 所 需 的 更 改 4. 按 键 盘 上 的 Enter 键 双 击 联 系 人, 或 单 击 编 辑 可 以 打 开 联 系 人 5. 单 击 保 存 并 关 闭 以 保 存 更 改, 或 单 击 取 消 放 弃 更 改 打 开 联 系 人 若 要 查 看 为 联 系 人 存 储 的 任 何 信 息, 必 须 打 开 此 联 系 人 32

33 1. 在 联 系 人 中, 单 击 要 打 开 的 联 系 人 的 姓 名 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 2. 单 击 关 闭 以 返 回 联 系 人 视 图 关 闭 联 系 人 若 要 关 闭 打 开 的 联 系 人 并 返 回 到 联 系 人 视 图, 请 单 击 关 闭 删 除 联 系 人 1. 在 联 系 人 中, 选 中 要 删 除 的 联 系 人 旁 边 的 复 选 框 可 以 选 择 多 个 联 系 人 2. 在 工 具 栏 上, 单 击 删 除 注 意 也 可 以 通 过 打 开 单 个 联 系 人 并 单 击 删 除 来 删 除 它 保 存 联 系 人 对 打 开 的 联 系 人 进 行 更 改 后, 单 击 保 存 并 关 闭 以 保 存 更 改, 或 单 击 取 消 放 弃 更 改 排 列 联 系 人 对 联 系 人 进 行 排 序 的 方 法 有 多 种 在 联 系 人 中, 下 列 标 题 会 出 现 在 联 系 人 列 表 的 顶 部 : 表 示 为 电 子 邮 件 电 话 职 务 单 位 可 以 根 据 这 些 类 别 中 的 任 何 一 个 对 联 系 人 进 行 排 序, 单 击 相 应 的 标 题 即 可 移 动 联 系 人 可 将 联 系 人 移 动 到 另 一 个 联 系 人 文 件 夹 1. 在 联 系 人 中, 选 中 要 移 动 到 其 他 文 件 夹 的 联 系 人 旁 边 的 复 选 框 注 意 也 可 以 通 过 单 击 联 系 人 姓 名 来 打 开 要 移 动 到 其 他 文 件 夹 的 联 系 人 2. 在 工 具 栏 上, 单 击 移 动 此 时 将 打 开 移 动 文 件 夹 页 面 3. 使 用 移 至 框 中 的 下 拉 列 表 选 择 要 将 所 选 联 系 人 移 到 的 文 件 夹 4. 单 击 移 动 注 意 只 能 将 联 系 人 移 至 另 一 个 联 系 人 文 件 夹 将 文 件 附 加 到 联 系 人 可 以 将 文 件 附 加 到 联 系 人, 这 样 您 可 以 将 与 某 个 联 系 人 相 关 的 所 有 信 息 存 储 到 一 个 位 置 将 一 个 或 多 个 文 件 附 加 到 联 系 人 1. 打 开 您 要 将 文 件 附 加 到 的 联 系 人 2. 单 击 编 辑 联 系 人 3. 单 击 工 具 栏 上 的 附 加 文 件 或 页 面 底 部 的 附 件, 然 后 键 入 文 件 路 径, 或 单 击 浏 览 查 找 文 件 4. 找 到 要 附 加 的 文 件 之 后, 单 击 打 开, 以 将 该 文 件 添 加 到 附 件 列 表 中 5. 单 击 附 加, 该 文 件 将 出 现 在 附 件 下 对 要 附 加 的 其 他 每 个 文 件 重 复 步 骤 3 到 5 6. 若 要 返 回 原 先 处 理 的 联 系 人, 请 单 击 完 成 所 选 的 文 件 将 出 现 在 附 件 旁 边 的 标 题 中 7. 单 击 保 存 并 关 闭, 以 保 存 对 联 系 人 的 更 改 33

34 从 联 系 人 中 删 除 一 个 或 多 个 附 件 1. 打 开 联 系 人, 然 后 单 击 编 辑 联 系 人 2. 单 击 联 系 人 页 底 部 的 附 件 3. 在 附 件 下, 选 中 要 删 除 的 文 件 旁 边 的 复 选 框 4. 单 击 删 除 5. 单 击 完 成, 以 保 存 更 改 并 返 回 到 联 系 人 6. 单 击 保 存 并 关 闭, 以 保 存 对 联 系 人 的 更 改 完 成 后, 所 选 文 件 就 会 在 联 系 人 页 底 部 的 附 件 旁 边 消 失 文 件 夹 管 理 默 认 情 况 下, 您 收 到 的 邮 件 会 存 储 在 收 件 箱 内 但 可 以 使 用 分 层 文 件 夹 系 统 来 组 织 邮 件, 并 根 据 需 要 的 变 化 不 断 进 行 调 整 例 如, 可 以 创 建 一 个 名 为 我 的 小 组 的 文 件 夹, 并 在 其 中 为 小 组 中 的 每 个 人 创 建 子 文 件 夹 当 某 人 离 开 小 组 时, 可 删 除 此 人 的 文 件 夹 如 果 某 人 转 到 了 另 一 个 小 组, 可 将 他 的 文 件 夹 移 到 其 所 在 小 组 的 文 件 夹 中 您 创 建 的 文 件 夹 可 以 与 默 认 文 件 夹 ( 收 件 箱 已 发 送 邮 件 等 ) 位 于 同 一 层 次, 也 可 以 通 过 在 现 有 电 子 邮 件 文 件 夹 内 创 建 子 文 件 夹 来 构 建 个 人 文 件 夹 层 次 结 构 这 意 味 着 您 可 以 在 默 认 文 件 夹 ( 如 收 件 箱 ) 中 或 自 己 创 建 的 文 件 夹 中 创 建 子 文 件 夹 创 建 文 件 夹 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 管 理 文 件 夹 2. 在 新 建 文 件 夹 下 的 在 以 下 位 置 创 建 文 件 夹 列 表 中, 选 择 要 创 建 新 文 件 夹 的 位 置 3. 在 文 件 夹 名 框 中, 键 入 新 文 件 夹 的 名 称 4. 单 击 创 建 注 意 单 击 管 理 文 件 夹 时 所 处 的 文 件 夹 决 定 了 所 创 建 文 件 夹 的 类 型 例 如, 如 果 使 用 邮 件 文 件 夹, 则 所 创 建 的 文 件 夹 就 会 保 存 邮 件 如 果 处 理 日 历 文 件 夹, 则 该 类 型 文 件 夹 就 会 保 存 日 历 项 目 重 命 名 文 件 夹 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 管 理 文 件 夹 2. 在 重 命 名 文 件 夹 下 的 当 前 名 称 列 表 中, 选 择 要 重 命 名 的 文 件 夹 3. 在 新 名 称 框 中, 键 入 该 文 件 夹 的 新 名 称 4. 单 击 重 命 名 删 除 文 件 夹 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 管 理 文 件 夹 2. 在 删 除 文 件 夹 下 的 文 件 夹 名 列 表 中, 选 择 要 删 除 的 文 件 夹 3. 单 击 删 除 移 动 文 件 夹 1. 在 移 动 文 件 夹 下 的 要 移 动 的 文 件 夹 列 表 中, 选 择 要 移 动 的 文 件 夹 2. 在 新 位 置 列 表 中, 选 择 要 将 文 件 夹 移 动 到 的 位 置 3. 单 击 移 动 完 成 更 改 后, 可 以 在 导 航 窗 格 中 单 击 以 移 动 到 其 他 文 件 夹, 也 可 以 单 击 管 理 文 件 夹 窗 口 顶 部 的 关 闭 以 返 回 到 前 一 文 件 夹 34

35 安 全 性 与 隐 私 与 任 何 形 式 的 通 信 一 样, 使 用 电 子 邮 件 也 存 在 风 险 通 过 执 行 一 些 简 单 的 步 骤, 可 以 避 免 使 用 电 子 邮 件 进 行 通 信 的 大 部 分 危 险 危 险 包 括 未 授 权 情 况 下 使 用 您 的 电 子 邮 件 帐 户 计 算 机 感 染 病 毒 以 及 盗 窃 数 据 等 Outlook Web Access 支 持 多 个 有 助 于 保 护 您 的 功 能 公 用 和 私 人 Outlook Web Access 会 话 您 可 以 在 邮 局 登 录 页 面 中 选 择 以 公 用 或 私 人 身 份 登 录 公 用 和 私 人 这 两 个 选 项 的 主 要 区 别 是 在 自 动 注 销 前,Outlook Web Access 会 话 可 以 处 于 非 活 动 状 态 的 时 间 默 认 情 况 下, 如 果 选 择 公 用,Outlook Web Access 会 在 15 分 钟 的 非 活 动 状 态 后 自 动 注 销 使 用 公 用 选 项 时,Outlook Web Access 不 在 计 算 机 中 保 存 ( 缓 存 ) 您 的 用 户 名 默 认 情 况 下, 如 果 选 择 私 人,Outlook Web Access 会 在 12 小 时 的 非 活 动 状 态 后 自 动 注 销 如 果 在 登 录 时 选 择 私 人, 将 缓 存 您 的 用 户 名 这 样 将 使 Outlook Web Access 可 能 可 用 于 该 计 算 机 的 其 他 用 户 在 旅 途 中 使 用 Outlook Web Access 建 议 您 只 在 可 信 的 地 方 使 用 Outlook Web Access 如 果 使 用 公 用 或 共 享 计 算 机, 请 在 登 录 Outlook Web Access 时 单 击 公 用 选 项 ( 如 果 可 用 ) 登 录 在 公 共 场 所 登 录 计 算 机 时, 请 采 取 以 下 预 防 措 施 : 确 保 登 录 时 其 他 人 没 有 看 到 您 键 入 的 用 户 名 和 密 码 如 果 可 用, 请 使 用 公 用 选 项 千 万 不 要 选 择 保 存 密 码 供 以 后 使 用 的 选 项 即 使 打 算 几 天 内 都 使 用 同 一 台 计 算 机, 也 应 每 次 都 键 入 密 码 打 开 邮 件 和 附 件 打 开 邮 件 和 附 件 时, 请 按 照 下 列 指 导 操 作 : 打 开 邮 件 之 前, 请 确 保 邮 件 是 来 自 您 信 任 且 希 望 收 到 其 邮 件 的 发 件 人 只 打 开 来 自 您 知 道 且 可 信 的 发 件 人 的 附 件 使 用 公 用 计 算 机 时 打 开 附 件 的 最 佳 方 法 就 是 单 击 附 件 名 称 旁 边 的 以 网 页 形 式 打 开 链 接 这 可 以 避 免 潜 在 病 毒 的 攻 击, 并 避 免 在 计 算 机 上 创 建 附 件 副 本 如 果 要 直 接 打 开 附 件, 而 不 使 用 以 网 页 形 式 打 开, 请 将 文 件 保 存 在 易 于 找 到 的 文 件 夹 或 位 置 ( 例 如 桌 面 ), 然 后 从 该 位 置 打 开 单 击 附 件 链 接 时, 大 多 数 浏 览 器 会 提 供 打 开 文 件 或 将 其 保 存 到 磁 盘 的 选 项 用 完 计 算 机 后, 请 删 除 附 件 并 清 空 回 收 站 或 无 用 的 内 容 用 完 后 用 完 Outlook Web Access 后, 请 确 保 进 行 以 下 操 作 : 用 完 后 从 Outlook Web Access 注 销 注 销 可 以 防 止 其 他 人 使 用 此 计 算 机 访 问 您 的 邮 箱 如 果 单 击 公 用 选 项, 则 注 销 时 将 擦 除 缓 存 中 的 登 录 信 息 如 果 单 击 私 人, 系 统 将 缓 存 登 录 信 息, 下 一 位 计 算 机 用 户 可 能 也 会 使 用 这 些 信 息 关 闭 浏 览 器 35

36 3. 协 作 邮 操 作 指 南 协 作 邮 除 了 以 上 邮 局 ( 企 业 邮 商 务 G 邮 ) 基 本 功 能 外 还 添 加 了 商 务 扩 展 功 能, 以 适 应 不 断 飞 速 发 展 的 信 息 化 需 求 和 协 同 办 公 的 需 要 是 广 大 商 务 人 士 的 明 智 选 择 3.1 通 过 Outlook 客 户 端 使 用 邮 箱 商 务 邮 强 烈 推 荐 客 户 设 置 连 接 Exchange 服 务 器, 具 体 设 置 方 法 见 或 者 通 过 Microsoft Office Outlook Web Access 访 问 在 通 过 OWA(Outlook Web Access) 访 问 时, 除 了 ( 企 业 邮 商 务 G 邮 ) 拥 有 的 所 有 功 能, 还 有 更 为 强 大 的 商 务 扩 展 功 能 日 历 使 用 Outlook Web Access 日 历 可 以 创 建 和 跟 踪 约 会 还 可 以 组 织 和 安 排 与 合 作 者 的 会 议, 然 后 根 据 需 要 更 新 或 修 改 信 息 ( 时 间 位 置 或 与 会 者 ) 使 用 日 历 跟 踪 会 议 和 约 会 时, 合 作 者 可 以 检 查 您 的 可 用 性 以 安 排 自 己 的 时 间 还 可 以 将 任 何 约 会 或 会 议 设 置 为 定 期 项 目 这 意 味 着 该 项 目 将 定 期 发 生 例 如, 可 以 安 排 一 个 每 周 三 下 午 2:00 举 行 定 期 会 议 若 要 打 开 日 历, 请 单 击 导 航 窗 格 中 的 日 历 查 看 日 历 时, 可 以 双 击 会 议 或 约 会 将 其 打 开 打 开 项 目 后, 可 以 查 看 详 细 信 息 或 进 行 更 改 如 果 双 击 定 期 项 目 ( 例 如 周 会 ),Outlook Web Access 将 询 问 您 是 打 开 该 事 件 ( 仅 所 选 日 期 当 天 的 会 议 ) 还 是 打 开 整 个 序 列 ( 每 次 会 议 ) 约 会 约 会 是 为 特 定 活 动 在 日 历 上 标 记 的 一 段 时 间, 如 午 饭 约 会 或 为 某 个 项 目 预 留 的 时 间 约 会 可 以 是 单 次 事 件, 也 可 以 安 排 定 期 重 复 发 生, 例 如 用 于 准 备 报 告 的 每 周 约 会 您 的 约 会 可 能 包 含 其 他 人, 但 是 该 约 会 只 在 您 的 日 历 中 显 示 创 建 约 会 1. 在 日 历 中, 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 注 意 也 可 以 通 过 在 任 何 日 历 视 图 上 双 击 某 个 时 间 空 档 来 新 建 约 会 2. 在 主 题 框 中, 键 入 约 会 的 简 短 描 述 3. 在 地 点 框 中, 键 入 约 会 的 发 生 地 点 4. 在 开 始 时 间 和 结 束 时 间 列 表 中, 选 择 适 当 的 日 期 和 时 间 5. 在 显 示 时 间 为 列 表 中, 选 择 在 约 会 期 间 显 示 日 程 安 排 的 方 式 其 他 人 查 看 您 的 日 程 安 排 时, 就 会 看 到 您 的 选 择 ( 忙 闲 暂 定 或 外 出 ) 6. 如 果 您 对 提 醒 的 默 认 时 间 间 隔 不 满 意, 则 可 将 其 设 置 为 所 需 的 间 隔 7. 如 果 要 防 止 其 他 人 查 看 约 会 的 详 细 信 息, 请 单 击 私 人 8. 在 邮 件 正 文 中, 键 入 有 关 的 其 他 信 息, 例 如 约 会 时 应 携 带 的 资 料 的 列 表 9. 在 关 闭 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S 约 会 工 具 栏 选 项 下 表 列 出 了 在 创 建 约 会 时 工 具 栏 上 可 用 的 所 有 选 项 按 钮 描 述 36

37 保 存 并 关 闭 将 约 会 保 存 到 日 历, 并 关 闭 约 会 窗 体 窗 口 向 约 会 附 加 文 件 为 约 会 设 置 重 复 周 期 间 隔 对 约 会 进 行 拼 写 检 查 邀 请 其 他 人 加 入 约 会, 这 样 会 将 约 会 更 改 为 会 议 将 约 会 的 重 要 性 设 置 为 高 将 约 会 的 重 要 性 设 置 为 低 将 类 别 应 用 于 您 的 邮 件 将 邮 件 发 送 到 打 印 机 邮 件 格 式 列 表 将 邮 件 的 格 式 设 置 为 HTML 或 纯 文 本 修 改 约 会 可 以 打 开 以 前 创 建 的 约 会, 并 进 行 更 改 也 可 以 在 任 何 视 图 中 将 日 历 项 目 从 一 个 时 间 拖 动 到 另 一 个 时 间 若 要 更 改 约 会 或 会 议 的 时 间, 请 将 项 目 拖 动 到 新 的 时 间 如 果 更 改 会 议 的 时 间, 则 Outlook Web Access 可 能 提 示 您 将 更 新 发 送 到 与 会 者 修 改 现 有 约 会 1. 双 击 要 打 开 的 项 目 注 意 如 果 正 在 修 改 定 期 项 目, 当 系 统 提 示 时, 请 选 择 系 列 以 修 改 系 列 中 的 每 个 项 目 或 更 改 重 复 周 期 间 隔 如 果 选 择 此 事 件, 您 所 做 的 更 改 将 只 影 响 此 事 件 2. 若 要 更 改 约 会 的 主 题 或 地 点, 请 在 相 应 的 框 中 键 入 新 文 本 3. 若 要 更 改 约 会 的 日 期 和 时 间, 请 在 开 始 时 间 和 结 束 时 间 列 表 中, 更 改 新 条 目 的 开 始 和 结 束 时 间 4. 执 行 需 要 的 其 他 任 何 更 改, 例 如 约 会 的 类 别 或 显 示 时 间 的 方 式 5. 在 关 闭 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S 打 开 约 会 若 要 打 开 约 会, 请 在 日 历 视 图 中 找 到 并 双 击 它, 或 选 择 它 并 按 Enter 关 闭 约 会 若 要 关 闭 约 会, 可 在 以 下 选 项 中 进 行 选 择 : 如 果 对 要 保 存 的 约 会 进 行 了 更 改, 请 先 在 工 具 栏 上 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 然 后 关 闭 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 如 果 没 有 进 行 任 何 更 改 或 不 想 保 存 更 改, 请 单 击 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 顶 部 的 关 闭 37

38 删 除 约 会 在 日 历 视 图 中 单 击 约 会, 然 后 单 击 工 具 栏 中 的 删 除 或 按 键 盘 上 的 Delete 键, 可 以 删 除 约 会 也 可 以 通 过 打 开 约 会 并 单 击 邮 件 工 具 栏 中 的 删 除 来 删 除 约 会 保 存 约 会 创 建 或 修 改 约 会 之 后, 请 在 约 会 工 具 栏 上 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 然 后 关 闭 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 如 果 要 关 闭 约 会 而 不 保 存 更 改, 请 单 击 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 顶 部 的 关 闭 添 加 提 醒 提 醒 是 指 约 会 开 始 前 Outlook Web Access 根 据 设 置 的 时 间 显 示 的 通 知 可 以 从 阅 读 窗 格 将 提 醒 添 加 到 日 历 项 目 中, 或 者 通 过 打 开 项 目 对 其 进 行 修 改 来 添 加 提 醒 若 要 更 改 所 有 日 历 项 目 的 默 认 提 醒, 请 打 开 日 历 选 项 并 设 置 提 醒 选 项 设 置 日 历 项 目 的 提 醒 1. 打 开 要 为 其 添 加 或 更 改 提 醒 的 日 历 项 目 2. 如 果 想 对 此 项 目 设 置 提 醒, 请 确 认 已 选 中 提 醒 复 选 框 如 果 不 想 对 此 项 目 设 置 提 醒 通 知, 则 应 清 除 该 复 选 框 3. 使 用 下 拉 列 表 选 择 在 约 会 开 始 之 前 希 望 收 到 提 醒 通 知 的 时 间 4. 在 关 闭 约 会 或 会 议 窗 体 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S 应 用 类 别 类 别 有 助 于 您 组 织 邮 箱 中 的 邮 件 每 个 类 别 都 分 配 有 一 种 颜 色 和 一 个 名 称 类 别 可 以 应 用 于 邮 箱 中 的 任 何 项 目 : 邮 件 日 历 项 目 联 系 人 和 任 务 还 可 以 向 公 用 文 件 夹 中 您 有 编 辑 权 限 的 项 目 添 加 类 别, 方 法 与 对 邮 箱 中 项 目 添 加 类 别 的 方 法 相 同 若 要 向 邮 件 或 任 务 添 加 一 个 类 别, 请 在 邮 件 或 任 务 列 表 中 单 击 该 类 别 条 未 分 配 的 类 别 将 在 标 志 旁 显 示 为 白 色 竖 条 选 中 要 应 用 于 邮 件 或 任 务 的 每 个 类 别 旁 边 的 复 选 框, 再 单 击 类 别 列 表 以 外 的 位 置 以 保 存 更 改 若 要 向 邮 箱 中 的 任 何 邮 件 日 历 项 目 联 系 人 或 任 务 添 加 类 别, 请 打 开 该 项 目, 然 后 单 击 工 具 栏 上 的 类 别 选 中 要 应 用 的 每 个 类 别 旁 边 的 复 选 框, 再 单 击 类 别 列 表 以 外 的 位 置 以 保 存 更 改 注 意 如 果 项 目 属 于 某 个 序 列, 例 如 定 期 任 务 或 会 议, 则 可 只 对 该 序 列 应 用 类 别, 而 不 必 对 单 独 的 重 复 事 件 应 用 类 别 打 开 要 从 中 删 除 类 别 的 项 目, 单 击 类 别, 然 后 清 除 要 删 除 的 类 别 旁 边 的 复 选 框, 可 以 单 独 删 除 一 些 类 别 还 可 以 通 过 选 择 清 除 类 别 从 项 目 中 删 除 所 有 类 别 移 动 或 复 制 约 会 会 议 请 求 会 议 在 日 历 中, 可 以 单 击 日 历 工 具 栏 上 新 建 旁 边 的 向 下 箭 头, 创 建 一 个 新 的 会 议 请 求, 然 后 选 择 会 议 请 求 也 可 以 通 过 新 建 日 历 项 目, 并 在 工 具 栏 单 击 邀 请 与 会 者 来 新 建 会 议 创 建 会 议 请 求 1. 在 日 历 中, 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 2. 在 约 会 工 具 栏 中, 单 击 邀 请 与 会 者 38

39 3. 在 必 需 和 可 选 文 本 框 中, 键 入 要 接 收 该 会 议 请 求 的 人 员 的 名 称 若 要 指 定 会 议 室 或 特 殊 设 备 ( 例 如 顶 置 投 影 仪 ), 请 在 资 源 框 中 键 入 有 关 如 何 管 理 与 会 者 的 详 细 信 息, 请 参 阅 添 加 或 删 除 与 会 者 4. 在 开 始 时 间 和 结 束 时 间 列 表 中, 选 择 适 当 的 日 期 和 时 间 如 果 要 定 期 开 会, 请 单 击 重 复 周 期 有 关 定 期 项 目 的 详 细 信 息, 请 参 阅 设 置 定 期 项 目 5. 在 显 示 时 间 为 列 表 中, 选 择 如 何 在 会 议 持 续 时 间 内 显 示 日 程 安 排 当 其 他 人 查 看 您 的 日 程 安 排 和 所 有 与 会 者 的 日 程 安 排 时, 他 们 会 看 到 您 的 选 择 ( 忙 闲 暂 定 或 外 出 ) 6. 选 中 要 提 醒 该 会 议 的 提 醒 复 选 框 如 果 在 他 们 的 日 历 中 启 用 了 提 醒, 则 会 提 醒 会 议 请 求 的 所 有 收 件 人 7. 在 邮 件 文 本 区 域 中 键 入 与 会 议 请 求 一 起 发 送 的 消 息, 然 后 单 击 发 送 或 按 Alt+S 会 议 请 求 将 发 送 给 每 个 与 会 者, 并 且 新 会 议 将 添 加 到 您 的 日 程 中 接 收 到 会 议 请 求 的 每 个 人 员 可 以 接 受 谢 绝 或 暂 定 接 受 它 会 议 请 求 工 具 栏 选 项 按 钮 描 述 发 送 向 与 会 者 发 送 会 议 请 求 将 会 议 保 存 到 日 历 中, 但 不 向 与 会 者 发 送 会 议 请 求 向 会 议 请 求 附 加 文 件 为 会 议 设 置 重 复 周 期 间 隔 在 通 讯 簿 或 联 系 人 文 件 夹 中 检 查 会 议 请 求 与 会 者 的 姓 名 在 会 议 请 求 文 本 区 域 中 检 查 拼 写 取 消 会 议 将 会 议 的 重 要 性 设 置 为 高 将 会 议 的 重 要 性 设 置 为 低 对 会 议 应 用 类 别 将 邮 件 发 送 到 打 印 机 邮 件 格 式 列 表 将 邮 件 的 格 式 设 置 为 HTML 或 纯 文 本 修 改 会 议 可 以 打 开 以 前 创 建 的 会 议, 并 进 行 更 改 还 可 以 在 任 何 视 图 中 将 会 议 从 一 个 时 间 拖 到 另 一 个 时 间 若 要 更 改 会 议 时 间, 请 将 项 目 拖 到 新 时 间 如 果 更 改 会 议 的 时 间, 则 Outlook Web Access 可 能 提 示 您 将 更 新 发 送 到 与 会 者 39

40 修 改 会 议 请 求 1. 在 日 历 中, 双 击 要 修 改 的 会 议 2. 在 会 议 请 求 窗 体 中, 对 会 议 进 行 更 改, 例 如 添 加 与 会 者 更 改 日 期 或 时 间 或 添 加 信 息 3. 如 果 一 个 或 多 个 与 会 者 的 日 程 安 排 存 在 冲 突, 则 单 击 时 间 安 排 助 理 选 项 卡 可 以 查 看 每 个 人 的 日 程 安 排 这 样 将 有 助 于 您 找 到 更 方 便 的 时 间 有 关 如 何 安 排 会 议 日 程 的 详 细 信 息, 请 参 阅 时 间 安 排 助 理 4. 在 工 具 栏 上, 单 击 发 送 更 新 或 按 Alt+S 注 意 如 果 取 消 会 议, 则 Outlook Web Access 将 提 示 您 通 过 发 送 取 消 通 知 来 通 知 与 会 者 打 开 会 议 若 要 打 开 会 议, 请 在 日 历 视 图 中 找 到 并 双 击 它, 或 选 择 它 并 按 Enter 关 闭 会 议 打 开 会 议 之 后, 可 用 以 下 选 项 将 其 关 闭 : 如 果 进 行 了 需 要 保 存 的 更 改, 请 在 工 具 栏 上 单 击 发 送 更 新 或 按 Alt+S 如 果 没 有 进 行 任 何 更 改 或 不 想 保 存 更 改, 请 单 击 约 会 窗 体 浏 览 器 窗 口 顶 部 的 关 闭 取 消 会 议 可 以 取 消 先 前 安 排 的 会 议 取 消 已 安 排 的 会 议 1. 在 日 历 中, 选 择 您 组 织 的 会 议 2. 在 工 具 栏 上, 单 击 删 除 注 意 还 可 以 打 开 会 议, 并 在 会 议 请 求 窗 体 工 具 栏 上 单 击 取 消 会 议 3. 如 果 这 是 定 期 会 议, 请 选 择 取 消 此 事 件 指 定 日 期 之 后 的 所 有 事 件 还 是 会 议 的 所 有 事 件, 然 后 单 击 确 定 4. 单 击 发 送 或 按 Alt+S, 以 向 与 会 者 发 送 取 消 通 知 注 意 如 果 要 将 消 息 和 取 消 通 知 ( 例 如 取 消 会 议 的 原 因 ) 放 在 一 起, 请 在 取 消 窗 体 的 正 文 中 键 入 消 息, 然 后 发 送 保 存 会 议 对 会 议 进 行 更 改 后, 单 击 会 议 工 具 栏 上 的 发 送 更 新 或 按 Alt+S, 以 保 存 更 改 并 将 其 发 送 给 会 议 与 会 者 如 果 要 关 闭 会 议 而 不 保 存 更 改, 请 单 击 会 议 窗 体 浏 览 器 窗 口 顶 部 的 关 闭 添 加 或 删 除 与 会 者 若 要 向 会 议 添 加 与 会 者, 请 在 会 议 请 求 窗 体 的 必 需 或 可 选 字 段 中 键 入 与 会 者 的 姓 名 也 可 以 通 过 在 会 议 请 求 上 单 击 必 需 可 选 或 资 源 将 名 称 通 讯 组 列 表 或 资 源 ( 例 如 会 议 室 ) 添 加 到 您 的 会 议 请 求 这 样 将 打 开 通 讯 簿, 您 可 以 在 组 织 的 全 局 地 址 列 表 或 联 系 人 文 件 夹 中 搜 索 某 个 收 件 人 在 通 讯 簿 中 找 到 所 需 的 名 称 后, 选 择 该 名 称, 然 后 在 下 面 的 会 议 收 件 人 部 分 中 单 击 必 需 可 选 或 资 源 可 将 该 名 称 添 加 到 会 议 请 求 中 添 加 或 删 除 会 议 与 会 者 若 要 向 会 议 请 求 中 添 加 与 会 者, 请 在 必 需 或 可 选 框 中 键 入 名 称, 或 单 击 必 需 或 可 选 以 打 开 通 讯 簿 将 名 称 从 通 讯 簿 添 加 到 会 议 请 求 之 后, 请 单 击 确 定 若 要 从 地 址 框 中 删 除 某 个 名 称, 请 右 键 单 击 该 名 称, 然 后 单 击 删 除, 或 选 择 名 称 并 按 Delete 也 可 以 将 光 标 放 置 在 名 称 末 端 并 按 Backspace 键 删 除 已 解 析 的 名 称 40

41 注 意 若 要 检 查 潜 在 与 会 者 的 日 程 安 排, 请 在 输 入 所 有 与 会 者 后, 单 击 时 间 安 排 助 理 这 样, 在 每 个 人 都 可 以 参 加 会 议 时, 您 可 以 选 择 时 间 有 关 安 排 会 议 日 程 的 详 细 信 息, 请 参 阅 时 间 安 排 助 理 选 择 会 议 室 在 Outlook Web Access 中 安 排 会 议 时, 将 会 议 室 视 为 资 源 向 会 议 请 求 添 加 会 议 室 若 要 向 会 议 请 求 添 加 会 议 室, 请 执 行 下 列 任 务 之 一 : 在 约 会 选 项 卡 上 的 资 源 下 输 入 会 议 室 名 称 单 击 资 源 打 开 地 址 查 找 程 序, 然 后 单 击 所 有 会 议 室 以 限 制 查 找 程 序 查 找 会 议 室 的 范 围 单 击 时 间 安 排 助 理, 然 后 使 用 选 择 会 议 室 输 入 或 查 找 会 议 室 注 意 单 击 选 择 会 议 室 旁 边 的 位 置 可 打 开 一 个 菜 单, 通 过 此 菜 单 可 以 添 加 所 有 最 近 使 用 过 的 会 议 室 或 单 击 更 多 以 使 用 地 址 查 找 程 序 搜 索 会 议 室 如 果 在 时 间 安 排 助 理 中 选 择 多 个 会 议 室, 请 在 发 送 会 议 请 求 之 前, 仅 单 击 要 安 排 的 会 议 室 旁 边 的 复 选 框 时 间 安 排 助 理 可 以 使 用 时 间 安 排 助 理 完 成 设 置 会 议 所 需 的 大 部 分 任 务 使 用 时 间 安 排 助 理 1. 创 建 一 个 新 会 议 请 求 并 单 击 时 间 安 排 助 理 选 项 卡 2. 在 选 择 与 会 者 下, 键 入 要 参 加 会 议 的 人 员 名 称 或 别 名 Outlook Web Access 尝 试 解 析 输 入 的 信 息 如 果 Outlook Web Access 找 不 到 名 称 的 唯 一 匹 配 项, 则 该 名 称 带 有 下 划 线 右 键 单 击 名 称 可 以 查 看 可 能 的 匹 配 项 的 列 表 单 击 匹 配 的 名 称, 以 将 其 添 加 到 与 会 者 列 表 中 注 意 也 可 以 通 过 单 击 选 择 与 会 者 来 打 开 通 讯 簿 窗 口 3. 若 要 将 与 会 者 设 置 为 必 需 可 选 或 资 源, 请 单 击 名 称 旁 边 的 图 标 每 次 单 击 该 图 标, 它 会 变 为 下 一 个 设 置 但 不 能 更 改 会 议 组 织 者 4. 可 用 性 图 表 在 开 会 当 日 自 动 显 示 所 有 与 会 者 的 安 排, 并 突 出 显 示 会 议 时 间 名 称 旁 边 的 日 程 安 排 窗 口 中 的 蓝 条 表 示 此 人 当 时 处 于 忙 碌 状 态 注 意 可 用 性 图 表 旁 边 是 与 会 者 可 用 性 的 摘 要 除 了 已 选 与 会 者 的 数 量 和 每 次 可 用 的 资 源 外, 摘 要 还 提 供 可 能 的 会 议 时 间 列 表 若 要 查 看 特 定 时 间 的 详 细 信 息, 请 单 击 建 议 时 间 列 表 中 的 时 间 若 要 查 看 其 他 日 期 的 可 能 时 间, 请 单 击 建 议 时 间 窗 格 中 的 日 历 单 击 建 议 时 间 列 表 中 的 时 间, 可 自 动 将 会 议 更 改 为 该 时 间 5. 若 要 更 改 会 议 日 期, 请 单 击 开 始 或 结 束 框, 然 后 选 择 新 的 会 议 日 期 6. 若 要 移 动 会 议 时 间, 请 单 击 代 表 会 议 时 间 的 突 出 显 示 栏 的 中 心, 然 后 将 会 议 拖 动 到 其 他 时 间 7. 验 证 可 用 性 后, 单 击 约 会 选 项 卡 来 完 成 填 写 会 议 请 求 时 间 安 排 助 理 的 工 具 栏 中 有 一 个 可 以 只 显 示 工 作 时 数 的 选 项 如 果 已 选 中 该 选 项, 而 且 一 个 或 多 个 与 会 者 没 有 跟 其 他 与 会 者 重 叠 的 工 作 时 数, 则 时 间 安 排 助 理 将 显 示 它 找 不 到 可 供 开 会 的 时 间 当 会 议 的 与 会 者 来 自 多 个 不 同 的 时 区 时, 通 常 会 发 生 这 种 情 况 如 果 要 求 查 看 可 能 的 会 议 时 间, 请 关 闭 只 显 示 工 作 时 数 设 置 会 议 请 求 重 要 性 可 以 使 用 会 议 工 具 栏 将 会 议 请 求 的 重 要 性 级 别 设 置 为 高 低 或 普 通 设 置 会 议 请 求 重 要 性 单 击 高 可 以 将 邮 件 重 要 性 设 置 为 高 再 次 单 击 该 按 钮 可 将 重 要 性 设 置 为 普 通 41

42 单 击 低 可 以 将 邮 件 重 要 性 设 置 为 低 再 次 单 击 该 按 钮 可 将 重 要 性 设 置 为 普 通 答 复 或 转 发 会 议 请 求 其 他 用 户 可 能 使 用 Outlook Web Access 中 的 日 历 来 邀 请 您 参 加 会 议 这 些 会 议 请 求 将 作 为 邮 件 出 现 在 收 件 箱 中 响 应 会 议 请 求 1. 通 过 在 收 件 箱 中 双 击 打 开 会 议 请 求 2. 单 击 下 列 按 钮 之 一 : 按 钮 名 称 描 述 接 受 接 受 此 会 议 并 将 其 添 加 到 日 历 中 其 他 人 在 查 看 您 的 日 程 安 排 时 会 看 到 您 在 会 议 期 内 的 状 态 是 忙 碌 暂 定 接 受 此 会 议 但 同 时 表 明 您 也 可 能 不 参 加 此 会 议 也 会 添 加 到 您 的 日 历 中, 但 是, 其 他 人 查 看 您 的 日 程 安 排 时 就 会 看 到 您 在 该 时 点 仅 有 一 个 暂 定 的 约 会 谢 绝 谢 绝 会 议 不 会 向 日 历 添 加 任 何 内 容 这 样 也 会 从 收 件 箱 中 删 除 会 议 请 求 但 只 有 当 您 选 择 该 请 求 并 删 除 它 或 清 空 已 删 除 邮 件 文 件 夹, 以 便 将 请 求 从 已 删 除 邮 件 文 件 夹 删 除 之 后, 才 能 永 久 删 除 该 请 求 3. 单 击 接 受 暂 定 或 谢 绝, 以 打 开 能 够 从 中 选 择 在 发 送 之 前 编 辑 响 应 立 即 发 送 响 应 或 不 发 送 响 应 的 菜 单 4. 如 果 您 有 冲 突 或 相 邻 的 会 议, 则 Outlook Web Access 将 在 会 议 邀 请 的 标 题 中 显 示 一 个 标 志 单 击 该 标 志 可 以 查 看 冲 突 或 相 邻 会 议 的 详 细 信 息 注 意 若 要 检 查 当 天 的 日 程 安 排, 在 接 受 会 议 之 前, 请 在 导 航 窗 格 中 单 击 日 历 会 议 以 暂 定 的 形 式 出 现 在 日 历 中 5. 如 果 选 择 在 发 送 之 前 编 辑 响 应, 则 会 打 开 发 往 会 议 请 求 的 发 件 人 的 邮 件 窗 口 若 要 将 更 多 的 收 件 人 添 加 到 会 议 响 应, 请 在 收 件 人 和 抄 送 框 中 键 入 他 们 的 名 称 6. 若 要 随 答 复 发 送 一 条 消 息, 请 在 文 本 框 中 键 入 消 息 例 如, 可 以 解 释 为 什 么 可 能 不 参 加 此 会 议 7. 写 完 响 应 内 容 后, 单 击 发 送 使 用 定 期 项 目 约 会 会 议 和 任 务 可 以 发 生 一 次, 也 可 以 是 重 复 性 定 期 项 目 是 一 个 基 于 您 控 制 的 设 置 多 次 发 生 的 项 目 例 如, 可 将 会 议 配 置 为 每 周 发 生 可 将 必 须 每 月 执 行 的 任 务 配 置 为 在 每 月 的 第 一 个 星 期 一 进 行 设 置 定 期 项 目 许 多 会 议 约 会 事 件 和 任 务 会 定 期 发 生 可 以 将 该 项 目 设 置 为 定 期 项 目, 而 不 必 为 每 个 事 件 创 建 新 项 目 Outlook Web Access 可 在 每 次 项 目 发 生 时 自 动 进 行 安 排 可 以 安 排 定 期 约 会 会 议 和 任 务 可 以 将 现 有 约 会 或 任 务 设 置 为 定 期 项 目 但 是 只 有 创 建 者 才 可 以 将 会 议 请 求 改 为 定 期 42

43 设 置 定 期 项 目 1. 新 建 约 会 会 议 请 求 或 任 务, 或 打 开 一 个 已 创 建 的 项 目 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 2. 在 工 具 栏 上 单 击 重 复 周 期 3. 在 重 复 周 期 对 话 框 中, 使 用 约 会 时 间 下 的 开 始 时 间 和 结 束 时 间 列 表 选 择 定 期 项 目 的 开 始 和 结 束 时 间 4. 在 重 复 模 式 下 选 择 约 会 或 会 议 的 发 生 频 率 5. 在 重 复 范 围 下 选 择 此 重 复 模 式 的 开 始 和 结 束 时 间 6. 单 击 确 定 7. 在 关 闭 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 以 保 存 约 会 和 任 务 单 击 发 送 更 新 或 按 Alt+S, 以 发 送 更 新 会 议 请 求 更 改 重 复 周 期 间 隔 可 以 根 据 需 要 更 改 项 目 的 重 复 周 期 间 隔 还 可 以 通 过 删 除 其 重 复 模 式 将 定 期 项 目 更 改 为 单 次 事 件 更 改 重 复 周 期 间 隔 1. 在 日 历 或 任 务 中, 双 击 项 目 将 其 打 开 当 Outlook Web Access 显 示 提 示 时, 请 单 击 系 列 2. 在 工 具 栏 上 单 击 重 复 周 期 3. 在 重 复 周 期 中 对 重 复 模 式 进 行 适 当 的 更 改 注 意 若 要 将 项 目 设 置 为 非 定 期, 请 选 择 重 复 模 式 下 的 无 4. 单 击 确 定 5. 在 关 闭 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 以 保 存 约 会 和 任 务 单 击 发 送 更 新 或 按 Alt+S, 以 发 送 更 新 会 议 请 求 删 除 重 复 周 期 可 以 删 除 会 议 请 求 约 会 或 任 务 的 重 复 周 期 删 除 约 会 的 一 个 或 多 个 事 件 1. 在 日 历 中, 突 出 显 示 约 会, 然 后 单 击 删 除 2. Outlook Web Access 将 提 示 您 选 择 下 列 选 项 之 一 : 删 除 事 件 删 除 系 列 删 除 会 议 请 求 的 一 个 或 多 个 事 件 1. 在 日 历 中, 突 出 显 示 会 议 请 求, 然 后 单 击 删 除 2. Outlook Web Access 将 提 示 您 选 择 下 列 选 项 之 一 : 只 取 消 本 次 事 件 取 消 在 此 后 的 所 有 重 复 事 件 : 取 消 所 有 重 复 事 件 对 于 取 消 在 此 后 的 所 有 重 复 事 件 :, 请 选 择 应 取 消 事 件 的 起 始 日 期 3. 单 击 确 定 将 在 新 浏 览 器 窗 口 中 打 开 会 议 取 消 通 知 邮 件 4. 单 击 发 送 或 按 Alt+S, 以 向 与 会 者 发 送 会 议 取 消 通 知 删 除 任 务 的 一 个 或 多 个 事 件 1. 在 任 务 中, 突 出 显 示 任 务, 然 后 单 击 删 除 43

44 2. Outlook Web Access 将 提 示 您 选 择 下 列 选 项 之 一 : 仅 删 除 此 事 件 删 除 以 后 的 所 有 事 件 3. 单 击 确 定 任 务 任 务 文 件 夹 包 含 要 在 完 成 前 进 行 跟 踪 的 待 办 事 项 这 些 待 办 事 项 可 以 是 有 后 续 标 志 的 任 务 电 子 邮 件 或 联 系 人 默 认 情 况 下, 即 使 没 有 开 始 日 期 或 截 止 日 期, 所 有 任 务 在 创 建 时 也 都 具 有 后 续 标 志 因 此, 一 旦 创 建 了 任 务, 或 为 电 子 邮 件 或 联 系 人 添 加 了 标 志, 就 会 自 动 创 建 待 办 事 项 任 务 可 以 只 发 生 一 次, 也 可 以 按 计 划 定 期 发 生 可 以 更 新 任 务, 以 通 过 完 成 百 分 率 字 段 显 示 进 度 若 要 打 开 任 务, 请 在 导 航 窗 格 中 单 击 任 务 创 建 任 务 可 以 创 建 任 务 以 跟 踪 待 办 事 项 创 建 任 务 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 任 务 2. 在 任 务 中, 单 击 工 具 栏 上 的 新 建 3. 输 入 主 题 和 任 何 其 他 要 包 含 的 属 性 只 需 要 一 个 主 题 其 他 所 有 值 ( 如 日 期 和 提 醒 ) 都 是 可 选 的 4. 如 果 要 重 复 执 行 任 务, 请 单 击 重 复 周 期 在 重 复 周 期 对 话 框 的 重 复 模 式 下, 设 置 任 务 的 重 复 模 式, 然 后 单 击 确 定 5. 在 关 闭 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S 注 意 还 可 以 在 位 于 任 务 列 表 开 头 的 键 入 新 任 务 框 中 键 入 主 题, 然 后 单 击 添 加 新 任 务 或 按 Enter, 以 创 建 新 任 务 任 务 工 具 栏 选 项 下 表 列 出 了 打 开 或 创 建 任 务 时 工 具 栏 中 的 所 有 可 用 选 项 按 钮 描 述 保 存 并 关 闭 保 存 任 务 并 关 闭 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 将 任 务 标 记 为 已 完 成 已 完 成 的 任 务 将 以 带 删 除 线 的 灰 色 文 本 显 示 向 任 务 附 加 文 件 有 关 如 何 附 加 文 件 的 详 细 信 息, 请 参 阅 添 加 附 件 为 任 务 设 置 重 复 周 期 间 隔 有 关 重 复 周 期 的 详 细 信 息, 请 参 阅 设 置 定 期 项 目 将 任 务 转 发 给 收 件 人 删 除 任 务 为 任 务 指 定 类 别 有 关 类 别 的 详 细 信 息, 请 参 阅 应 用 类 别 44

45 修 改 任 务 在 阅 读 窗 格 中 可 以 查 看 任 务 的 所 有 信 息, 并 且 可 以 修 改 一 组 有 限 的 任 务 属 性 但 是, 如 果 要 修 改 任 务 的 所 有 属 性, 则 必 须 打 开 任 务 修 改 任 务 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 任 务 2. 找 到 要 修 改 的 任 务, 然 后 单 击 以 突 出 显 示 该 任 务 3. 通 过 双 击 任 务 突 出 显 示 任 务 并 按 Enter, 或 者 突 出 显 示 任 务 并 单 击 工 具 栏 上 的 编 辑, 来 打 开 任 务 4. 根 据 需 要 进 行 更 改 5. 在 关 闭 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 之 前, 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S 若 要 关 闭 任 务 而 不 保 存 更 改, 请 在 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 中 单 击 关 闭 打 开 任 务 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 任 务 2. 找 到 并 突 出 显 示 要 修 改 的 任 务 3. 通 过 双 击 任 务 突 出 显 示 任 务 并 按 Enter, 或 者 突 出 显 示 任 务 并 单 击 工 具 栏 上 的 编 辑, 来 打 开 任 务 4. 如 果 已 进 行 更 改, 请 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 然 后 关 闭 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 若 要 关 闭 任 务 而 不 保 存 任 何 更 改, 请 在 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 中 单 击 关 闭 关 闭 任 务 如 果 更 改 了 任 务 属 性, 请 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 然 后 关 闭 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 删 除 任 务 若 要 删 除 一 个 或 多 个 任 务, 请 在 导 航 窗 格 中 单 击 任 务 通 过 单 击 任 务 工 具 栏 上 的 删 除 的 任 务 删 除 任 务, 可 以 删 除 已 打 开 1. 在 任 务 列 表 中 找 到 要 删 除 的 任 务, 并 使 其 突 出 显 示 2. 在 工 具 栏 上 单 击 删 除, 或 在 键 盘 上 按 Delete 键 注 意 按 住 Shift 键 同 时 单 击 第 一 个 任 务, 然 后 再 单 击 最 后 一 个 任 务 以 选 择 两 者 之 间 的 所 有 任 务, 可 以 选 择 多 个 要 删 除 的 相 邻 任 务 按 住 Ctrl 键 同 时 单 击 要 选 择 的 每 个 任 务, 可 以 选 择 多 个 不 相 邻 的 任 务 选 择 完 成 后, 按 键 盘 上 的 Delete 可 以 删 除 这 些 任 务 将 任 务 标 记 为 已 完 成 完 成 任 务 列 表 中 的 任 务 之 后, 可 以 将 其 标 记 为 已 完 成 已 完 成 的 项 目 将 以 带 删 除 线 的 灰 色 文 本 显 示 还 可 以 通 过 以 下 操 作 将 任 务 标 记 为 部 分 完 成 : 打 开 任 务, 然 后 在 完 成 百 分 率 中 输 入 一 个 值 请 记 住 要 单 击 关 闭 以 保 存 更 改 将 任 务 标 记 为 已 完 成 保 存 并 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 任 务 2. 找 到 要 将 其 标 记 为 已 完 成 的 任 务 选 中 任 务 旁 边 的 复 选 框 或 单 击 工 具 栏 上 的 标 记 为 已 完 成, 将 任 务 标 记 为 已 完 成 此 操 作 会 将 完 成 百 分 率 的 值 设 置 为 100, 并 将 状 态 设 置 为 已 完 成 注 意 按 住 Shift 键 同 时 单 击 第 一 个 任 务, 然 后 再 单 击 最 后 一 个 任 务 以 选 择 两 者 之 间 的 所 有 任 务, 可 以 选 择 多 个 要 标 记 为 已 完 成 的 相 邻 任 务 若 要 选 择 多 个 不 相 邻 的 任 务, 请 按 住 Ctrl 键 同 时 单 击 要 选 择 的 任 务 选 择 任 务 后, 请 单 击 工 具 栏 上 的 标 记 为 已 完 成 45

46 任 务 状 态 除 了 完 成 百 分 率 外, 还 可 以 设 置 任 务 的 状 态 新 任 务 的 默 认 状 态 是 未 开 始 其 他 状 态 级 别 包 括 进 行 中 已 完 成 等 待 其 他 人 和 已 延 迟 如 果 将 任 务 的 完 成 百 分 比 设 置 为 0 到 100 之 间 的 值, 系 统 就 会 自 动 将 任 务 状 态 更 改 为 进 行 中 当 将 任 务 完 成 百 分 率 标 记 为 100 时, 则 系 统 会 自 动 将 任 务 状 态 更 改 为 已 完 成 如 果 将 任 务 完 成 百 分 率 标 记 为 0, 则 系 统 会 将 任 务 状 态 更 改 为 未 开 始 保 存 任 务 如 果 对 打 开 的 任 务 进 行 了 更 改, 请 单 击 保 存 并 关 闭 或 按 Ctrl+S, 然 后 关 闭 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 若 要 关 闭 任 务 而 不 保 存 任 何 更 改, 请 在 任 务 窗 体 浏 览 器 窗 口 中 单 击 关 闭 转 发 任 务 通 过 选 择 任 务 并 转 发 此 任 务, 可 以 将 任 务 列 表 中 的 任 务 发 送 给 一 人 或 多 人. 转 发 任 务 1. 在 导 航 窗 格 中, 单 击 任 务 2. 突 出 显 示 要 转 发 的 任 务 3. 在 工 具 栏 上 单 击 转 发 此 操 作 将 打 开 一 个 将 此 任 务 添 加 为 附 件 的 新 邮 件 窗 体 4. 在 收 件 人 框 中 键 入 收 件 人 的 姓 名 或 别 名, 然 后 单 击 检 查 姓 名 以 解 析 名 称 如 果 不 知 道 收 件 人 的 姓 名, 请 单 击 收 件 人 打 开 通 讯 簿, 然 后 在 组 织 的 全 局 地 址 列 表 或 联 系 人 中 搜 索 收 件 人 5. 单 击 发 送 或 按 Alt+S 注 意 将 任 务 转 发 给 他 人 与 将 此 任 务 分 配 给 这 些 人 并 不 相 同 Outlook Web Access 不 支 持 已 分 配 的 任 务 无 法 在 Outlook Web Access 中 创 建 接 受 或 编 辑 已 分 配 的 任 务 有 关 已 分 配 任 务 的 详 细 信 息, 请 参 阅 Outlook 帮 助 排 列 任 务 若 要 排 列 任 务, 请 在 排 序 工 具 栏 上 单 击 下 列 项 目 之 一 : 按 钮 描 述 按 类 型 ( 包 括 任 务 邮 件 约 会 会 议 请 求 和 联 系 人 ) 对 所 有 任 务 排 序 按 任 务 是 否 已 完 成 对 所 有 任 务 排 序 按 重 要 性 级 别 ( 高 普 通 低 ) 对 所 有 任 务 排 序 根 据 任 务 中 是 否 包 含 附 件 对 所 有 邮 件 排 序 主 题 : 按 主 题 行 的 字 母 顺 序 对 所 有 任 务 排 序 标 记 : 根 据 任 务 标 记 对 所 有 任 务 排 序 为 任 务 指 定 类 别 有 关 类 别 的 详 细 信 息, 请 参 阅 应 用 类 别 46

47 注 意 排 序 工 具 栏 上 的 类 别 图 标 被 包 括 为 列 标 题, 但 它 不 能 用 于 排 序 阳 光 互 联 Exchange 托 管 邮 局 用 户 使 用 手 册 规 则 可 以 使 用 Outlook Web Access 中 的 选 项 菜 单 来 管 理 规 则, 从 而 在 邮 件 到 达 时 基 于 您 选 择 的 条 件 对 这 些 邮 件 自 动 执 行 特 定 操 作 例 如, 可 以 创 建 一 个 规 则, 自 动 将 发 送 给 您 是 其 中 一 个 成 员 的 通 讯 组 列 表 的 所 有 邮 件 移 动 到 特 定 文 件 夹. 若 要 在 Outlook Web Access 中 管 理 规 则, 请 单 击 选 项 在 导 航 窗 格 中 打 开 选 项 菜 单 然 后 在 选 项 导 航 窗 格 中 单 击 规 则 注 意 除 了 通 过 使 用 选 项 中 的 规 则 窗 口, 还 可 以 直 接 从 邮 件 创 建 规 则 右 键 单 击 邮 件 列 表 窗 格 中 的 某 个 邮 件 并 选 择 创 建 规 则, 或 打 开 该 邮 件, 然 后 从 工 具 栏 选 择 创 建 规 则, 可 以 创 建 新 规 则 单 击 显 示 所 有 选 项 可 查 看 规 则 的 所 有 可 用 选 项. 创 建 规 则 单 击 新 建 规 则, 然 后 单 击 一 个 选 项 来 选 择 该 选 项 这 些 选 项 如 下 所 列 : 将 来 自 某 人 的 邮 件 移 动 到 一 个 文 件 夹 单 击 此 选 项 可 创 建 一 个 规 则, 同 时 已 经 选 择 了 一 些 选 项 新 规 则 窗 口 打 开 时, 单 击 人 员 或 通 讯 组 列 表 和 指 定 链 接 来 填 写 信 息 在 名 称 框 中 输 入 名 称 来 命 名 规 则 单 击 保 存 来 保 存 规 则, 或 单 击 取 消 以 取 消 规 则 而 不 保 存 将 主 题 中 包 含 特 定 词 语 的 邮 件 移 动 到 一 个 文 件 夹 单 击 此 选 项 可 创 建 一 个 规 则, 同 时 已 经 选 择 了 一 些 选 项 新 规 则 窗 口 打 开 时, 单 击 特 定 词 语 和 指 定 的 链 接 来 填 写 信 息 在 名 称 框 中 输 入 名 称 来 命 名 规 则 单 击 保 存 来 保 存 规 则, 或 单 击 取 消 以 取 消 规 则 而 不 保 存 将 发 送 到 某 个 通 讯 组 列 表 的 邮 件 移 动 到 一 个 文 件 夹 单 击 此 选 项 可 创 建 一 个 规 则, 同 时 已 经 选 择 了 一 些 选 项 新 规 则 窗 口 打 开 时, 单 击 人 员 或 通 讯 组 列 表 和 指 定 链 接 来 填 写 信 息 在 名 称 框 中 输 入 名 称 来 命 名 规 则 单 击 保 存 来 保 存 规 则, 或 单 击 取 消 以 取 消 规 则 而 不 保 存 删 除 主 题 中 包 含 特 定 词 语 的 邮 件 单 击 此 选 项 可 创 建 一 个 规 则, 同 时 已 经 选 择 了 一 些 选 项 新 规 则 窗 口 打 开 时, 单 击 特 定 词 语 链 接 来 填 写 信 息 在 名 称 框 中 输 入 名 称 来 命 名 规 则 单 击 保 存 来 保 存 规 则, 或 单 击 取 消 以 取 消 规 则 而 不 保 存 为 到 达 的 邮 件 创 建 新 规 则 单 击 此 选 项 可 打 开 一 个 新 规 则 窗 口, 但 不 为 新 规 则 选 择 任 何 条 件 或 操 作 使 用 该 新 规 则 窗 口 为 您 的 规 则 选 择 和 定 义 条 件 及 操 作 在 名 称 框 中 输 入 名 称 来 命 名 规 则 单 击 保 存 来 保 存 规 则, 或 单 击 取 消 以 取 消 规 则 而 不 保 存 编 辑 规 则 通 过 单 击 规 则 从 规 则 窗 口 中 选 择 某 个 规 则 单 击 更 改 规 则 打 开 规 则 编 辑 窗 口 进 行 所 需 要 的 更 改, 然 后 单 击 保 存 来 保 存 您 的 更 改, 或 单 击 取 消 以 关 闭 规 则 而 不 保 存 删 除 规 则 通 过 单 击 规 则 从 规 则 窗 口 中 选 择 某 个 规 则 单 击 删 除 将 弹 出 一 个 窗 口 询 问 您 是 否 希 望 永 久 删 除 选 择 的 规 则 在 确 认 窗 口 中 单 击 确 定 可 永 久 删 除 该 规 则, 或 单 击 取 消 来 取 消 删 除 操 作 并 关 闭 确 认 窗 口 对 规 则 重 新 排 序 Outlook Web Access 按 规 则 显 示 在 规 则 窗 口 中 的 顺 序 从 上 到 下 对 规 则 进 行 操 作 若 要 更 改 规 则 的 顺 序, 请 单 击 要 移 动 的 规 则, 然 后 单 击 向 上 或 向 下 箭 头 将 该 规 则 移 动 到 列 表 中 您 希 望 的 位 置 还 可 以 向 规 则 添 加 选 项, 以 停 止 对 该 规 则 适 用 的 任 何 邮 件 应 用 其 他 规 则 如 果 传 入 的 邮 件 满 足 多 个 规 则 的 条 件, 但 您 希 望 只 应 用 其 中 一 个 规 则, 这 时 此 选 项 非 常 有 用 例 如, 如 果 您 具 有 一 个 规 则, 用 于 将 发 送 到 47

48 某 个 通 讯 组 列 表 的 所 有 邮 件 都 移 动 到 特 定 文 件 夹, 而 另 一 个 规 则 用 于 将 来 自 您 的 经 理 的 任 何 邮 件 移 动 到 另 一 个 文 件 夹, 若 您 的 经 理 向 该 通 讯 组 列 表 发 送 一 个 邮 件, 则 您 将 在 这 两 个 文 件 夹 中 发 现 该 邮 件 的 副 本 如 果 您 仅 希 望 应 用 用 于 移 动 来 自 您 经 理 的 邮 件 的 规 则, 则 在 列 表 中 该 规 则 的 位 置 要 高 于 用 于 移 动 发 送 到 那 个 通 讯 组 列 表 的 邮 件 的 规 则, 然 后 编 辑 第 一 个 规 则 以 添 加 选 项 来 停 止 处 理 其 他 规 则 用 于 停 止 处 理 其 他 规 则 的 选 项 位 于 进 行 以 下 操 作, 执 行 其 他 操 作 下 单 击 执 行 其 他 操 作, 然 后 选 择 停 止 处 理 其 他 规 则 4. 附 录 想 获 取 更 多 Outlook Web Access 使 用 说 明 请, 请 在 工 具 栏 上 单 击 帮 助 48