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1 文 書 處 理 手 冊 行 政 院 中 華 民 國 104 年 7 月

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3 目 錄 壹 總 述... 1 貳 公 文 製 作... 4 參 處 理 程 序 肆 收 文 處 理 伍 文 書 核 擬 陸 發 文 處 理 柒 文 書 簡 化 捌 文 書 保 密 玖 文 書 流 程 管 理 拾 文 書 用 具 及 處 理 標 準 附 件 1 通 知 單 用 紙 格 式 附 件 2 電 話 紀 錄 用 紙 格 式 附 件 3 分 項 標 號 書 寫 格 式 舉 例 附 件 4 簽 稿 會 核 單... 51

4 附 件 5 會 銜 公 文 會 辦 單 附 件 6 公 文 夾 附 件 7 公 文 紙 格 式 附 件 8 公 文 封 套 附 件 9 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 處 理 意 見 表 附 件 10 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 紀 錄 單 附 錄 1 行 政 機 關 公 文 製 作 表 解 附 錄 2 法 律 統 一 用 字 表 附 錄 3 法 律 統 一 用 語 表 附 錄 4 標 點 符 號 用 法 表 附 錄 5 公 文 書 橫 式 書 寫 數 字 使 用 原 則 附 錄 6 公 文 作 法 舉 例... 69

5 相 關 法 規 目 錄 一 公 文 程 式 條 例 二 機 關 公 文 傳 真 作 業 辦 法 三 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 四 印 信 條 例 五 印 信 製 發 啟 用 管 理 換 發 及 廢 舊 印 信 繳 銷 辦 法 六 國 家 機 密 保 護 法 七 國 家 機 密 保 護 法 施 行 細 則

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7 壹 總 述 文 書 處 理 手 冊 中 華 民 國 74 年 12 月 24 日 行 政 院 臺 74 文 字 第 號 函 修 正 附 件 13 中 華 民 國 78 年 9 月 27 日 行 政 院 臺 78 秘 字 第 號 函 修 正 三 十 四 之 ( 六 ) 中 華 民 國 78 年 12 月 1 日 行 政 院 臺 78 秘 字 第 號 函 修 正 二 十 三 之 ( 二 ) 之 1 中 華 民 國 79 年 11 月 2 日 行 政 院 臺 79 秘 字 第 號 函 修 正 附 件 中 華 民 國 82 年 8 月 6 日 行 政 院 臺 82 秘 字 第 2831 號 函 修 正 八 十 四 暨 附 件 中 華 民 國 87 年 3 月 26 日 行 政 院 臺 87 秘 字 第 號 函 修 正 文 書 處 理 部 分 中 華 民 國 89 年 8 月 16 日 行 政 院 臺 89 秘 字 第 號 函 修 正 文 書 處 理 部 分 中 華 民 國 90 年 2 月 13 日 行 政 院 臺 90 秘 字 第 號 函 修 正 八 十 一 中 華 民 國 93 年 1 月 8 日 行 政 院 院 臺 秘 字 第 C 號 函 修 正 文 書 處 理 部 分 中 華 民 國 93 年 6 月 29 日 行 政 院 院 臺 秘 字 第 號 函 修 正 文 書 處 理 部 分 中 華 民 國 93 年 12 月 1 日 行 政 院 院 臺 秘 字 第 號 函 修 正 文 書 處 理 部 分 中 華 民 國 99 年 1 月 22 日 行 政 院 院 臺 秘 字 第 號 函 修 正 中 華 民 國 104 年 4 月 28 日 行 政 院 院 臺 綜 字 第 號 函 修 正 壹 總 述 一 本 手 冊 所 稱 文 書, 指 處 理 公 務 或 與 公 務 有 關, 不 論 其 形 式 或 性 質 如 何 之 一 切 資 料 凡 機 關 與 機 關 或 機 關 與 人 民 往 來 之 公 文 書, 機 關 內 部 通 行 之 文 書, 以 及 公 文 以 外 之 文 書 而 與 公 務 有 關 1

8 文 書 處 理 手 冊 者, 均 包 括 在 內 二 文 書 製 作 應 採 由 左 至 右 之 橫 行 格 式 三 檢 察 機 關 之 起 訴 書 行 政 機 關 之 訴 願 決 定 書 外 交 機 關 之 對 外 文 書 僑 務 機 關 與 海 外 僑 胞 僑 團 間 往 來 之 文 書 軍 事 機 關 部 隊 有 關 作 戰 及 情 報 所 需 之 特 定 文 書 或 其 他 適 用 特 定 業 務 性 質 之 文 書 等, 除 法 律 別 有 規 定 者 外, 均 得 依 據 需 要 自 行 規 定 其 文 書 之 格 式, 並 應 遵 守 由 左 至 右 之 橫 行 格 式 原 則 四 本 手 冊 所 稱 文 書 處 理, 指 文 書 自 收 文 或 交 辦 起 至 發 文 歸 檔 止 之 全 部 流 程, 分 為 下 列 步 驟 : ( 一 ) 收 文 處 理 : 簽 收 拆 驗 分 文 編 號 登 錄 傳 遞 ( 二 ) 文 件 簽 辦 : 擬 辦 送 會 陳 核 核 定 ( 三 ) 文 稿 擬 判 : 擬 稿 會 稿 核 稿 判 行 ( 四 ) 發 文 處 理 : 繕 印 校 對 蓋 印 及 簽 署 編 號 登 錄 封 發 送 達 ( 五 ) 歸 檔 處 理 : 依 檔 案 法 及 其 相 關 規 定 辦 理 關 於 文 書 之 簡 化 保 密 流 程 管 理 文 書 用 具 及 處 理 標 準 等 事 項, 均 依 本 手 冊 之 規 定 為 之 五 機 關 公 文 以 電 子 交 換 行 之 者, 其 交 換 機 制 電 子 認 證 及 中 文 碼 傳 送 原 則 等, 依 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 及 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 辦 理 六 機 關 公 文 以 電 子 文 件 處 理 者, 其 資 訊 安 全 管 理 措 施, 應 依 行 政 院 及 所 屬 各 機 關 資 訊 安 全 管 理 要 點 行 政 院 及 所 屬 各 機 關 資 訊 安 全 管 理 規 範 及 公 文 電 子 交 換 系 統 資 訊 安 全 管 理 規 範 等 安 全 規 範 辦 理 各 機 關 如 有 其 他 特 殊 需 求, 得 依 需 要 自 行 訂 定 相 關 規 範 七 機 關 對 人 民 法 人 或 其 他 非 法 人 團 體 之 文 書 以 電 子 交 換 行 之 者, 應 依 機 關 公 文 傳 真 作 業 辦 法 及 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 2

9 壹 總 述 辦 理 八 機 關 公 文 得 採 線 上 簽 核, 將 公 文 之 處 理 以 電 子 方 式 在 安 全 之 網 路 作 業 環 境 下, 採 用 電 子 認 證 權 限 控 管 或 其 他 安 全 管 制 措 施, 並 在 確 保 電 子 文 件 之 可 認 證 性 下, 進 行 線 上 傳 遞 簽 核 工 作 各 機 關 實 施 公 文 線 上 簽 核 採 電 子 認 證 者, 應 依 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 辦 理 九 各 機 關 之 文 書 處 理 電 子 化 作 業, 應 與 檔 案 管 理 結 合, 並 依 行 政 院 訂 定 之 相 關 規 定 辦 理 ; 對 適 合 電 子 交 換 之 公 文, 應 以 電 子 交 換 行 之 十 文 書 除 稿 本 外, 必 要 時 得 視 其 性 質 及 適 用 範 圍, 區 分 為 正 本 副 本 抄 本 ( 件 ) 影 印 本 或 譯 本 正 本 及 副 本, 均 用 規 定 公 文 紙 繕 印, 蓋 用 印 信 或 章 戳 ; 以 電 子 文 件 行 之 者, 得 不 蓋 用 印 信 或 章 戳, 並 應 附 加 電 子 簽 章 抄 本 ( 件 ) 及 譯 本, 無 須 加 蓋 印 信 或 章 戳 抄 本 ( 件 ) 影 印 本 及 譯 本, 其 文 面 應 分 別 標 示 抄 本 ( 件 ) 影 印 本 及 譯 本 十 一 各 機 關 為 實 施 分 層 負 責, 逐 級 授 權, 依 中 央 行 政 機 關 組 織 基 準 法 第 8 條 第 2 項 規 定, 得 就 授 權 範 圍 訂 定 分 層 負 責 明 細 表 十 二 各 層 決 定 之 案 件, 其 對 外 行 文 所 用 名 義, 應 分 別 規 定 凡 性 質 以 用 本 機 關 為 宜 者, 雖 可 授 權 第 2 層 或 第 3 層 決 定, 仍 以 機 關 名 義 行 文 凡 性 質 以 用 單 位 名 義 為 宜 者, 可 由 單 位 主 管 逕 行 決 定, 並 以 該 單 位 名 義 行 文 十 三 依 分 層 負 責 之 規 定 處 理 文 書, 如 遇 特 別 案 件, 必 須 為 緊 急 之 處 理 時, 次 一 層 主 管 得 依 其 職 掌, 先 行 處 理, 再 補 陳 核 判 十 四 第 2 層 第 3 層 直 接 處 理 之 案 件, 必 要 時 得 敘 明 來 ( 受 ) 文 機 關 案 由 及 處 理 情 形 發 文 日 期 字 號 等, 定 期 列 表 陳 報 首 長 核 閱 下 級 機 關 被 授 權 處 理 之 案 件, 亦 得 比 照 辦 理 3

10 文 書 處 理 手 冊 貳 公 文 製 作 十 五 公 文 程 式 之 類 別 說 明 如 下 : ( 一 ) 公 文 分 為 令 呈 咨 函 公 告 其 他 公 文 6 種 : 1 令 : 公 布 法 律 發 布 法 規 命 令 解 釋 性 規 定 與 裁 量 基 準 之 行 政 規 則 及 人 事 命 令 時 使 用 2 呈 : 對 總 統 有 所 呈 請 或 報 告 時 使 用 3 咨 : 總 統 與 立 法 院 監 察 院 公 文 往 復 時 使 用 4 函 : 各 機 關 處 理 公 務 有 下 列 情 形 之 一 時 使 用 : (1) 上 級 機 關 對 所 屬 下 級 機 關 有 所 指 示 交 辦 批 復 時 (2) 下 級 機 關 對 上 級 機 關 有 所 請 求 或 報 告 時 (3) 同 級 機 關 或 不 相 隸 屬 機 關 間 行 文 時 (4) 民 眾 與 機 關 間 之 申 請 與 答 復 時 5 公 告 : 各 機 關 就 主 管 業 務 或 依 據 法 令 規 定, 向 公 眾 或 特 定 之 對 象 宣 布 周 知 時 使 用 6 其 他 公 文 : 其 他 因 辦 理 公 務 需 要 之 文 書, 例 如 : (1) 書 函 : 甲 於 公 務 未 決 階 段 需 要 磋 商 徵 詢 意 見 或 通 報 時 使 用 乙 舉 凡 答 復 內 容 無 涉 准 駁 解 釋 之 簡 單 案 情, 寄 送 普 通 文 件 書 刊, 或 為 一 般 聯 繫 查 詢 等 事 項 行 文 時 均 可 使 用, 其 性 質 不 如 函 之 正 式 性 (2) 開 會 通 知 單 或 會 勘 通 知 單 : 召 集 會 議 或 辦 理 會 勘 時 使 用 ( 格 式 如 附 件 1) (3) 公 務 電 話 紀 錄 : 凡 公 務 上 聯 繫 洽 詢 通 知 等 可 以 電 話 簡 單 正 確 說 明 之 事 項, 經 通 話 後, 發 ( 受 ) 話 人 如 認 有 4

11 貳 公 文 製 作 必 要, 可 將 通 話 紀 錄 作 成 2 份, 以 1 份 送 達 受 ( 發 ) 話 人 簽 收, 雙 方 附 卷, 以 供 查 考 ( 格 式 如 附 件 2) (4) 手 令 或 手 諭 : 機 關 長 官 對 所 屬 有 所 指 示 或 交 辦 時 使 用 (5) 簽 : 承 辦 人 員 就 職 掌 事 項, 或 下 級 機 關 首 長 對 上 級 機 關 首 長 有 所 陳 述 請 示 請 求 建 議 時 使 用 (6) 報 告 : 公 務 用 報 告 如 調 查 報 告 研 究 報 告 評 估 報 告 等 ; 或 機 關 所 屬 人 員 就 個 人 事 務 有 所 陳 請 時 使 用 (7) 箋 函 或 便 簽 : 以 個 人 或 單 位 名 義 於 洽 商 或 回 復 公 務 時 使 用 ( 箋 函 作 法 舉 例 見 附 錄 6) (8) 聘 書 : 聘 用 人 員 時 使 用 (9) 證 明 書 : 對 人 事 物 之 證 明 時 使 用 (10) 證 書 或 執 照 : 對 個 人 或 團 體 依 法 令 規 定 取 得 特 定 資 格 時 使 用 (11) 契 約 書 : 當 事 人 雙 方 意 思 表 示 一 致, 成 立 契 約 關 係 時 使 用 (12) 提 案 : 對 會 議 提 出 報 告 或 討 論 事 項 時 使 用 (13) 紀 錄 : 記 錄 會 議 經 過 決 議 或 結 論 時 使 用 (14) 節 略 : 對 上 級 人 員 略 述 事 情 之 大 要, 亦 稱 綱 要 起 首 用 敬 陳 者, 末 署 職 稱 姓 名 (15) 說 帖 : 詳 述 機 關 掌 理 業 務 辦 理 情 形, 請 相 關 機 關 或 部 門 予 以 支 持 時 使 用 (16) 定 型 化 表 單 ( 二 ) 前 述 各 類 公 文 屬 發 文 通 報 周 知 性 質 者, 以 登 載 機 關 電 子 公 布 欄 為 原 則 ; 另 公 務 上 不 須 正 式 行 文 之 會 商 聯 繫 洽 詢 通 知 傳 閱 表 報 資 料 蒐 集 等, 得 以 發 送 電 子 郵 遞 方 式 處 理 十 六 公 文 製 作 一 般 原 則 如 下 : ( 一 ) 文 字 使 用 應 儘 量 明 白 曉 暢, 詞 意 清 晰, 以 達 到 公 文 程 式 條 例 5

12 文 書 處 理 手 冊 第 8 條 所 規 定 簡 淺 明 確 之 要 求, 其 作 業 要 求 : 1 正 確 : 文 字 敘 述 和 重 要 事 項 記 述, 應 避 免 錯 誤 和 遺 漏, 內 容 主 題 應 避 免 偏 差 歪 曲 切 忌 主 觀 偏 見 2 清 晰 : 文 義 清 楚 肯 定 3 簡 明 : 用 語 簡 練, 詞 句 曉 暢, 分 段 確 實, 主 題 鮮 明 4 迅 速 : 自 蒐 集 資 料, 整 理 分 析, 至 提 出 結 論, 應 在 一 定 時 間 內 完 成 5 整 潔 : 文 稿 均 應 保 持 整 潔, 字 體 力 求 端 正 6 一 致 : 機 關 內 部 各 單 位 撰 擬 文 稿, 文 字 用 語 結 構 格 式 應 力 求 一 致, 同 一 案 情 的 處 理 方 法 不 可 前 後 矛 盾 7 完 整 : 對 於 每 一 文 件, 應 作 深 入 廣 泛 之 研 究, 從 各 種 角 度 立 場 考 慮 問 題, 與 相 關 單 位 協 調 聯 繫 所 提 意 見 或 辦 法, 應 力 求 周 詳 具 體 適 切 可 行, 並 備 齊 各 種 必 需 之 文 件, 構 成 完 整 之 幕 僚 作 業, 以 供 上 級 採 擇 ( 二 ) 擬 稿 注 意 事 項 如 下 : 1 擬 稿 須 條 理 分 明, 其 措 詞 以 切 實 誠 懇 簡 明 扼 要 為 準, 所 有 模 稜 空 泛 之 詞 陳 腐 套 語 地 方 俗 語 與 公 務 無 關 者 等, 均 應 避 免 2 引 敘 來 文 或 法 令 條 文, 以 扼 要 摘 敘 足 供 參 證 為 度, 如 必 須 提 供 全 文, 應 以 電 子 文 件 抄 件 或 影 印 附 送 3 敘 述 事 實 或 引 述 人 名 地 名 物 名 日 期 數 字 法 規 條 文 及 有 關 解 釋 等, 應 詳 加 核 對, 避 免 錯 漏 4 各 種 名 稱 如 非 習 用 有 素, 不 宜 省 文 縮 寫, 如 遇 譯 文 且 關 係 重 要 者, 請 以 括 弧 加 註 原 文, 以 資 對 照 5 文 稿 表 示 意 見, 應 以 負 責 態 度, 或 提 出 具 體 意 見 供 受 文 者 抉 擇, 不 得 僅 作 層 轉 手 續, 或 用 可 否 照 准 究 應 如 何 辦 理 等 空 言 敷 衍 6

13 貳 公 文 製 作 6 擬 稿 以 一 文 一 事 為 原 則, 來 文 如 係 一 文 數 事 者, 得 分 為 數 文 答 復 7 引 敘 原 文 其 直 接 語 氣 均 應 改 為 間 接 語 氣, 如 貴 鈞 等 應 改 為 本 該 等 8 簽 宜 載 明 年 月 日 及 單 位 9 擬 辦 復 文 或 轉 行 之 稿 件, 應 敘 入 來 文 機 關 之 發 文 日 期 及 字 號, 俾 便 查 考 10 案 件 如 已 分 行 其 他 機 關 者, 應 於 文 末 敘 明, 以 免 重 複 行 文 11 文 稿 中 多 個 機 關 名 稱 同 時 出 現 時, 按 照 既 定 機 關 順 序, 由 左 至 右 依 序 排 列 12 字 跡 請 力 求 清 晰, 不 得 潦 草, 如 有 添 註 塗 改, 應 於 添 改 處 蓋 章 13 文 稿 分 項 或 分 條 撰 擬 時, 應 分 別 冠 以 數 字 上 下 左 右 空 隙, 力 求 勻 稱, 機 關 全 銜 受 文 者 本 文 等 應 採 用 較 大 字 體, 以 資 醒 目 14 文 稿 有 2 頁 以 上 者 應 裝 訂 妥 當, 並 於 騎 縫 處 蓋 ( 印 ) 騎 縫 章 或 職 名 章, 同 時 於 每 頁 之 下 緣 加 註 頁 碼 ( 三 ) 分 段 要 領 如 下 : 1 主 旨 : (1) 為 全 文 精 要, 以 說 明 行 文 目 的 與 期 望, 應 力 求 具 體 扼 要 (2) 主 旨 不 分 項, 文 字 緊 接 段 名 冒 號 之 右 書 寫 2 說 明 : (1) 當 案 情 必 須 就 事 實 來 源 或 理 由, 作 較 詳 細 之 敘 述, 無 法 於 主 旨 內 容 納 時, 用 本 段 說 明 (2) 如 無 項 次, 文 字 緊 接 段 名 冒 號 之 右 書 寫 ; 如 分 項 標 號 條 列, 應 另 列 縮 格 書 寫 7

14 文 書 處 理 手 冊 3 辦 法 : (1) 向 受 文 者 提 出 之 具 體 要 求 無 法 在 主 旨 內 簡 述 時, 用 本 段 列 舉 本 段 段 名, 可 因 公 文 內 容 改 用 建 議 請 求 擬 辦 公 告 事 項 核 示 事 項 等 名 稱 (2) 其 分 項 條 列 內 容 過 於 繁 雜 或 含 有 表 格 型 態 時, 應 編 列 為 附 件 4 主 旨 說 明 辦 法 3 段, 得 靈 活 運 用, 可 用 1 段 完 成 者, 不 必 勉 強 湊 成 2 段 3 段 ( 四 ) 製 作 公 文, 應 遵 守 以 下 全 形 半 形 字 形 標 準 之 規 定 : 1 分 項 標 號 : 應 另 列 縮 格 以 全 形 書 寫 為 一 二 三, ( 一 ) ( 二 ) ( 三 ),1 2 3,(1) (2) (3); 但 其 中 ()" 以 半 型 為 之 ( 格 式 如 附 件 3) 2 內 文 : (1) 中 文 字 體 及 併 同 於 中 文 中 使 用 之 標 點 符 號 應 以 全 形 為 之 (2) 阿 拉 伯 數 字 外 文 字 母 及 併 同 於 外 文 中 使 用 之 標 點 符 號 應 以 半 形 為 之 十 七 公 文 結 構 及 作 法 說 明 如 下 : ( 一 ) 令 : 1 公 布 法 律 發 布 法 規 命 令 解 釋 性 規 定 與 裁 量 基 準 之 行 政 規 則 : (1) 令 文 可 不 分 段, 敘 述 時 動 詞 一 律 在 前, 例 如 : 甲 訂 定 施 行 細 則 乙 修 正 辦 法 第 條 條 文 丙 廢 止 辦 法 (2) 多 種 法 律 之 制 定 或 廢 止, 同 時 公 布 時, 可 併 入 同 一 令 文 處 理 ; 法 規 命 令 之 發 布, 亦 同 8

15 貳 公 文 製 作 (3) 公 發 布 應 以 刊 載 於 政 府 公 報 或 其 他 出 版 品 方 式 為 之, 並 得 於 機 關 電 子 公 布 欄 公 布 ; 必 要 時, 並 以 公 文 分 行 各 機 關 2 人 事 命 令 : (1) 人 事 命 令 : 任 免 遷 調 獎 懲 (2) 人 事 命 令 格 式 由 人 事 主 管 機 關 訂 定, 並 應 遵 守 由 左 至 右 之 橫 行 格 式 原 則 ( 二 ) 函 : 1 行 政 機 關 之 一 般 公 文 以 函 為 主, 函 的 結 構, 採 用 主 旨 說 明 辦 法 3 段 式 2 行 政 規 則 以 函 檢 發, 多 種 規 則 同 時 檢 發, 可 併 入 同 一 函 內 處 理 ; 其 方 式 以 公 文 分 行 或 刊 ( 登 ) 載 政 府 公 報 或 機 關 電 子 公 布 欄 但 應 發 布 之 行 政 規 則, 依 本 點 ( 一 )1 所 定 法 規 命 令 之 發 布 程 序 辦 理 ( 三 ) 公 告 : 1 公 告 之 結 構 分 為 主 旨 依 據 公 告 事 項 ( 或 說 明 )3 段, 段 名 之 上 不 冠 數 字, 分 段 數 應 加 以 活 用, 可 用 主 旨 1 段 完 成 者, 不 必 勉 強 湊 成 2 段 3 段 2 公 告 分 段 要 領 : (1) 主 旨 應 扼 要 敘 述, 公 告 之 目 的 及 要 求, 其 文 字 緊 接 段 名 冒 號 之 右 書 寫 公 告 刊 載 時, 得 用 較 大 字 體 簡 明 標 示 公 告 之 目 的, 不 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名, 刊 ( 登 ) 載 於 政 府 公 報 其 他 出 版 品 或 電 子 公 布 欄 之 公 告, 免 蓋 用 印 信 免 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名 (2) 依 據 應 將 公 告 事 件 之 原 由 敘 明, 引 據 有 關 法 規 及 條 文 名 稱 或 機 關 來 函, 非 必 要 不 敘 來 文 日 期 字 號 有 2 項 以 上 依 據 者, 每 項 應 冠 數 字, 並 分 項 條 列, 另 列 9

16 文 書 處 理 手 冊 縮 格 書 寫 (3) 公 告 事 項 ( 或 說 明 ) 有 2 項 以 上 者, 每 項 應 冠 數 字 並 分 項 條 列, 另 列 縮 格 書 寫, 使 層 次 分 明, 清 晰 醒 目 公 告 內 容 僅 就 主 旨 補 充 說 明 事 實 經 過 或 理 由 者, 改 用 說 明 為 段 名 公 告 如 另 有 附 件 附 表 簡 章 簡 則 等 文 件 時, 僅 註 明 參 閱 某 某 文 件, 公 告 事 項 內 不 必 重 複 敘 述 3 一 般 工 程 招 標 或 標 購 物 品 等 公 告, 得 用 定 型 化 格 式 處 理, 免 用 3 段 式 4 公 告 得 張 貼 於 機 關 之 公 布 欄 電 子 公 布 欄, 或 利 用 報 刊 等 大 眾 傳 播 工 具 廣 為 宣 布 如 需 他 機 關 處 理 者, 得 另 行 檢 送 ( 四 ) 其 他 公 文 : 1 書 函 之 結 構 及 文 字 用 語 比 照 函 之 規 定 2 定 型 化 表 單 之 格 式 由 各 機 關 自 行 訂 定, 並 應 遵 守 由 左 至 右 之 橫 行 格 式 原 則 十 八 公 文 用 語 規 定 如 下 : ( 一 ) 期 望 目 的 及 准 駁 用 語, 得 視 需 要 酌 用 請 希 查 照 鑒 核 或 核 示 備 查 照 辦 辦 理 見 復 轉 行 照 辦 應 予 照 准 未 便 照 准 等 ( 二 ) 准 駁 性 建 議 性 採 擇 性 判 斷 性 之 公 文 用 語, 必 須 明 確 肯 定 ( 三 ) 直 接 稱 謂 用 語 : 1 有 隸 屬 關 係 之 機 關 : 上 級 對 下 級 稱 貴 ; 下 級 對 上 級 稱 鈞 ; 自 稱 本 2 對 無 隸 屬 關 係 之 機 關 : 上 級 稱 大 ; 平 行 稱 貴 ; 自 稱 本 3 對 機 關 首 長 間 : 上 級 對 下 級 稱 貴 ; 自 稱 本 ; 下 級 10

17 貳 公 文 製 作 對 上 級 稱 鈞 長, 自 稱 本 4 機 關 ( 或 首 長 ) 對 屬 員 稱 臺 端 5 機 關 對 人 民 稱 先 生 女 士 或 通 稱 君 臺 端 ; 對 團 體 稱 貴, 自 稱 本 6 行 文 數 機 關 或 單 位 時, 如 於 文 內 同 時 提 及, 可 通 稱 為 貴 機 關 或 貴 單 位 ( 四 ) 間 接 稱 謂 用 語 : 1 對 機 關 團 體 稱 全 銜 或 簡 銜, 如 一 再 提 及, 必 要 時 得 稱 該 ; 對 職 員 稱 職 銜 2 對 個 人 一 律 稱 先 生 女 士 或 君 十 九 簽 稿 之 撰 擬 說 明 如 下 : ( 一 ) 簽 稿 之 一 般 原 則 : 1 性 質 : (1) 簽 為 處 理 公 務 表 達 意 見, 以 供 上 級 瞭 解 案 情 並 作 抉 擇 之 依 據, 分 為 下 列 2 種 : 甲 機 關 內 部 單 位 簽 辦 案 件 : 依 分 層 授 權 規 定 核 決, 簽 末 不 必 敘 明 陳 某 某 長 官 字 樣 乙 下 級 機 關 首 長 對 直 屬 上 級 機 關 首 長 之 簽, 文 末 得 用 敬 陳 長 官 字 樣 (2) 稿 為 公 文 之 草 本, 依 各 機 關 規 定 程 序 核 判 後 發 出 2 擬 辦 方 式 : (1) 先 簽 後 稿 : 甲 有 關 政 策 性 或 重 大 興 革 案 件 乙 牽 涉 較 廣, 會 商 未 獲 結 論 案 件 丙 擬 提 決 策 會 議 討 論 案 件 丁 重 要 人 事 案 件 戊 其 他 性 質 重 要 必 須 先 行 簽 請 核 定 案 件 11

18 文 書 處 理 手 冊 (2) 簽 稿 併 陳 : 甲 文 稿 內 容 須 另 為 說 明 或 對 以 往 處 理 情 形 須 酌 加 析 述 之 案 件 乙 依 法 准 駁, 但 案 情 特 殊 須 加 說 明 之 案 件 丙 須 限 時 辦 發 不 及 先 行 請 示 之 案 件 (3) 以 稿 代 簽 為 一 般 案 情 簡 單 或 例 行 承 轉 之 案 件 ( 二 ) 簽 之 撰 擬 : 1 款 式 : (1) 先 簽 後 稿 : 簽 應 按 主 旨 說 明 擬 辦 3 段 式 辦 理 (2) 簽 稿 併 陳 : 如 案 情 簡 單, 可 不 分 段, 以 條 列 式 簽 擬 (3) 一 般 存 參 或 案 情 簡 單 之 文 件, 得 於 原 件 文 中 空 白 處 簽 擬 2 撰 擬 要 領 : (1) 主 旨 : 扼 要 敘 述, 概 括 簽 之 整 個 目 的 與 擬 辦, 不 分 項,1 段 完 成 (2) 說 明 : 對 案 情 之 來 源 經 過 與 有 關 法 規 或 前 案, 以 及 處 理 方 法 之 分 析 等, 作 簡 要 之 敘 述, 並 視 需 要 分 項 條 列 (3) 擬 辦 : 為 簽 之 重 點 所 在, 應 針 對 案 情, 提 出 具 體 處 理 意 見, 或 解 決 問 題 之 方 案 意 見 較 多 時 分 項 條 列 (4) 簽 之 各 段 應 截 然 劃 分, 說 明 段 不 提 擬 辦 意 見, 擬 辦 段 不 重 複 說 明 3 本 手 冊 所 訂 簽 之 作 法 舉 例, 下 級 機 關 首 長 對 直 屬 上 級 機 關 首 長 行 文 時 應 一 致 採 用, 至 各 機 關 內 部 單 位 簽 辦 案 件 得 參 照 自 行 規 定 ( 三 ) 稿 之 撰 擬 : 12

19 貳 公 文 製 作 1 草 擬 公 文 按 文 別 應 採 之 結 構 撰 擬 2 撰 擬 要 領 : (1) 按 行 文 事 項 之 性 質 選 用 公 文 名 稱, 如 令 函 書 函 公 告 等 (2) 一 案 須 辦 數 文 時, 請 參 考 下 列 原 則 辦 理 : 甲 設 有 幕 僚 長 之 機 關, 分 由 機 關 首 長 及 幕 僚 長 署 名 之 發 文, 分 稿 擬 辦 乙 一 文 之 受 文 者 有 數 機 關 時, 內 容 大 同 小 異 者, 同 稿 併 敘, 將 不 同 文 字 列 出, 並 註 明 某 處 文 字 針 對 某 機 關 ; 內 容 小 同 大 異 者, 用 同 一 稿 面 分 擬, 如 以 電 子 方 式 處 理 者, 可 用 數 稿 (3) 函 之 正 文, 除 按 規 定 結 構 撰 擬 外, 並 請 注 意 下 列 事 項 : 甲 訂 有 辦 理 或 復 文 期 限 者, 請 在 主 旨 內 敘 明 乙 承 轉 公 文, 請 摘 敘 來 文 要 點, 不 宜 在 稿 內 書 : 照 錄 原 文, 敘 至 某 處 字 樣, 來 文 過 長 仍 請 儘 量 摘 敘, 無 法 摘 敘 時, 可 照 規 定 列 為 附 件 丙 概 括 之 期 望 語 請 核 示 請 查 照 請 照 辦 等, 列 入 主 旨, 不 在 辦 法 段 內 重 複 ; 至 具 體 詳 細 要 求 有 所 作 為 時, 請 列 入 辦 法 段 內 丁 說 明 辦 法 分 項 標 號 條 列 時, 每 項 表 達 一 意 戊 文 末 首 長 簽 署 敘 稿 時, 為 簡 化 起 見, 首 長 職 銜 之 後 可 僅 書 姓, 名 字 則 以 表 示 己 須 以 副 本 分 行 者, 請 在 副 本 項 下 列 明 ; 如 要 求 副 本 收 受 者 作 為 時, 則 請 在 說 明 段 內 列 明 庚 如 有 附 件, 得 在 文 內 敘 述 附 件 名 稱 及 份 數 ; 正 副 本 檢 附 附 件 不 同 時, 應 於 文 內 分 別 敘 述 附 件 名 稱 及 份 數 13

20 文 書 處 理 手 冊 參 處 理 程 序 二 十 文 書 處 理 程 序 一 般 原 則 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 處 理 文 書, 應 明 確 劃 分 各 經 辦 單 位 之 權 責, 以 期 密 切 配 合 ( 二 ) 各 機 關 文 書 之 處 理, 其 方 式 手 續 流 程 文 字 用 語 等, 應 力 求 簡 明 ( 三 ) 各 機 關 之 文 書 作 業, 均 應 按 照 同 一 程 序 集 中 於 文 書 單 位 處 理 惟 機 關 之 組 織 單 位 不 在 同 一 處 所 及 以 電 子 交 換 行 之 者, 不 在 此 限 ( 四 ) 各 機 關 應 指 定 適 當 人 員 負 責 辦 理 收 發 文 及 分 文 工 作 ; 收 發 電 報 傳 真 電 子 交 換 及 機 密 文 書, 並 應 指 定 專 人 處 理 ( 五 ) 文 書 處 理, 應 隨 到 隨 辦 隨 辦 隨 送, 不 得 積 壓 ( 六 ) 各 機 關 得 視 實 際 需 要, 採 用 收 發 文 同 號 ( 七 ) 文 書 須 記 載 年 月 日, 配 合 流 程 管 理, 得 註 明 時 間 ; 文 書 中 記 載 年 份, 一 律 以 國 曆 為 準, 惟 外 文 或 譯 件, 得 採 用 西 元 紀 年 ( 八 ) 文 書 處 理 過 程 中 之 有 關 人 員, 均 應 於 文 面 適 當 位 置 蓋 章 或 簽 名, 並 註 明 月 日 及 時 間 ( 例 如 11 月 8 日 16 時, 得 縮 記 為 1108/1600), 以 明 責 任 簽 名 必 須 清 晰, 以 能 辨 明 為 何 人 所 簽 ( 九 ) 各 機 關 在 辦 公 時 間 外, 遇 有 公 文 收 受, 應 由 值 日 人 員 按 照 值 日 及 值 夜 規 則 之 規 定 辦 理 ( 十 ) 機 關 內 部 各 單 位 間 文 書 之 傳 遞, 均 應 視 業 務 繁 簡 及 辦 公 室 分 布 情 形, 設 置 送 文 簿 或 以 電 子 方 式 簽 收 為 憑 ( 十 一 ) 組 織 龐 大 所 屬 單 位 較 多 而 分 散 辦 公 之 機 關, 應 設 立 公 文 交 換 中 心, 定 時 集 中 交 換, 以 加 速 公 文 之 傳 遞 14

21 參 處 理 程 序 ( 十 二 ) 機 關 因 業 務 需 求, 得 將 公 文 登 載 於 電 子 公 布 欄, 並 得 輔 以 電 子 郵 遞 告 知, 不 另 行 文 ; 登 載 電 子 公 布 欄 之 公 文 應 註 明 登 載 期 限, 超 過 期 限 者, 應 自 電 子 公 布 欄 專 區 移 除 ( 十 三 ) 各 機 關 對 於 全 國 機 關 電 子 公 布 欄 所 登 載 之 資 訊, 應 視 內 容 性 質 自 行 下 載 使 用 並 為 必 要 之 處 理 收 文 方 對 發 文 方 告 知 登 載 電 子 公 布 欄 之 訊 息, 應 依 其 訊 息 擷 取 相 關 資 料, 並 為 妥 適 處 理 ( 十 四 ) 人 民 法 人 或 其 他 非 法 人 團 體 於 參 加 政 府 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 時, 應 符 合 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 文 書 及 檔 案 管 理 電 腦 化 作 業 規 範 及 相 關 規 定 二 十 一 文 書 處 理 流 程 圖 示 如 下 : 15

22 文 書 處 理 手 冊 創 簽 稿 ( 簽 ) 16

23 肆 收 文 處 理 肆 收 文 處 理 二 十 二 簽 收 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 外 收 發 人 員 收 到 公 文 或 函 電, 除 普 通 郵 遞 信 件 外, 應 先 將 送 件 人 所 持 之 送 文 簿 或 清 單 逐 一 查 對 點 收, 並 就 原 簿 單, 註 明 收 到 時 間 蓋 戳 退 還 ; 如 無 送 文 簿 單, 應 填 給 送 件 回 單 機 關 如 未 設 外 收 發 單 位 者, 應 指 定 專 人 辦 理 ( 二 ) 外 收 發 人 員 收 到 之 文 件 應 登 錄 於 外 收 文 簿, 其 係 急 要 文 件 機 密 文 書 電 報 或 附 有 現 金 票 據 等 者, 應 隨 收 隨 送 總 收 文 人 員, 其 餘 普 通 文 件 應 依 性 質 定 時 彙 送 文 件 封 套 上 指 定 收 件 人 姓 名 者, 應 另 用 送 文 簿 登 錄, 並 比 照 上 述 文 件 性 質, 隨 時 或 按 時 送 達 ( 三 ) 來 人 持 同 文 件 須 面 洽 者, 應 先 以 電 話 與 承 辦 單 位 接 洽, 如 有 必 要 再 引 至 承 辦 單 位, 其 所 持 文 件 應 囑 承 辦 單 位 補 辦 收 文 手 續 ( 四 ) 收 件 應 注 意 封 口 是 否 完 整, 如 有 破 損 或 拆 閱 痕 跡, 應 當 面 會 同 送 件 人 於 送 文 簿 單 上, 註 明 退 還 或 拒 收 ( 五 ) 電 子 交 換 收 文 人 員 應 注 意 傳 遞 交 換 之 電 子 文 件 儲 存 電 子 檔 確 認 發 文 單 位, 及 檢 查 附 件 與 文 件 有 否 疏 漏 或 被 竄 改 二 十 三 拆 驗 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 總 收 文 人 員 收 到 文 件 拆 封 後, 除 無 須 登 錄 者 外, 如 為 機 密 文 書 或 書 明 親 啟 字 樣 之 文 件, 應 於 登 錄 後, 送 由 機 關 首 長 指 定 之 機 密 文 書 處 理 人 員 或 收 件 人 收 拆 ; 如 為 普 通 文 件, 應 即 點 驗 來 文 及 附 件 名 稱 數 量 是 否 相 符, 如 有 錯 誤 或 短 缺, 除 將 原 封 套 保 留 註 明 外, 應 以 電 話 或 書 面 向 原 發 文 機 關 查 詢 ( 二 ) 應 檢 視 文 內 之 發 文 日 期 與 送 達 日 期 或 封 套 郵 戳 日 期 是 否 相 稱, 如 相 隔 時 日 較 長 時, 應 在 文 面 註 明 收 到 日 期 17

24 文 書 處 理 手 冊 ( 三 ) 公 文 附 件 如 屬 現 金 有 價 證 券 貴 重 或 大 宗 物 品, 應 先 送 出 納 單 位 或 承 辦 單 位 點 收 保 管, 並 於 文 內 附 件 右 側 簽 章 證 明 ( 四 ) 附 件 應 不 與 公 文 分 離 為 原 則, 由 總 收 文 人 員 裝 訂 於 文 後 隨 文 附 送 ; 附 件 較 多 或 不 便 裝 訂 者, 應 裝 袋 附 於 文 後, 並 書 明 號 附 件 字 樣 ( 五 ) 附 件 未 到 而 公 文 先 到 者, 應 俟 附 件 到 齊 後 再 分 辦 ; 公 文 如 為 急 要 文 件, 可 先 送 承 辦 單 位 簽 辦, 其 附 件 如 逾 正 常 時 間 未 寄 到 時, 應 速 洽 詢 ( 六 ) 來 文 如 屬 訴 願 案 訴 訟 案 人 民 陳 情 案 或 申 請 案 等, 且 有 封 套 者, 其 封 套 應 釘 附 於 文 後, 以 備 查 考 ; 郵 寄 公 文 之 封 套 所 貼 郵 票, 不 得 剪 除 ( 七 ) 來 文 如 有 誤 投, 應 退 還 原 發 文 機 關 ; 其 有 時 間 性 者 得 代 為 轉 送, 並 通 知 原 發 文 機 關 ( 八 ) 機 密 文 書 經 機 關 首 長 指 定 之 處 理 人 員 拆 封 後, 如 須 送 總 收 文 人 員 編 號 登 錄 者, 應 在 原 封 套 加 註 本 件 陳 奉 親 拆 或 本 件 由 單 位 拆 封, 以 資 識 別 二 十 四 分 文 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 總 收 文 人 員 收 到 來 文 經 拆 驗 後, 應 彙 送 分 文 人 員 辦 理 分 文 如 係 電 子 交 換 傳 真 電 報 或 外 文 文 電, 應 按 程 序 收 文 分 辦 ( 二 ) 分 文 人 員 應 視 公 文 之 時 間 性 重 要 性, 依 本 機 關 之 組 織 與 職 掌, 認 定 承 辦 單 位 並 由 各 機 關 規 定 適 當 位 置 加 蓋 單 位 戳 後, 依 序 迅 確 分 辦 ; 對 來 文 未 區 分 等 級 而 認 定 內 容 確 係 急 要 者, 應 加 蓋 戳 記, 以 提 高 承 辦 人 員 之 注 意 ( 三 ) 來 文 內 容 涉 及 2 個 單 位 以 上 者, 應 以 來 文 所 敘 業 務 較 多 或 首 項 業 務 之 主 辦 單 位 為 主 辦 單 位, 於 收 辦 後 再 行 會 辦 或 協 調 分 辦 ( 四 ) 來 文 屬 急 要 文 件 或 案 情 重 大 者, 應 先 提 陳 核 閱, 然 後 再 照 批 18

25 肆 收 文 處 理 示 分 送 承 辦 單 位, 如 認 有 及 時 分 送 必 要 者, 應 同 時 影 印 分 送 ( 五 ) 機 關 首 長 或 單 位 主 管 交 下 之 公 文, 分 文 時 應 於 公 文 上 加 註 交 下 戳 記 二 十 五 編 號 登 錄 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 來 文 完 成 分 文 手 續 後 即 在 來 文 正 面 適 當 位 置 標 示 收 文 日 期 及 編 號, 並 將 來 文 機 關 文 號 附 件 及 案 由 摘 要 登 錄 於 總 收 文 登 記 表, 分 送 承 辦 單 位 ; 急 要 公 文 應 提 前 編 號 登 錄 分 送 ( 二 ) 總 收 文 登 記 表 之 格 式, 得 視 機 關 實 際 之 需 要 自 行 製 作 ( 三 ) 總 收 文 號 按 年 順 序 編 號, 年 度 中 間 如 遇 機 關 首 長 更 動 時, 其 編 號 仍 應 持 續, 不 另 更 換 ( 四 ) 每 日 下 班 2 小 時 前 送 達 總 收 文 人 員 之 文 件, 應 於 當 日 編 號 登 錄 分 送 承 辦 單 位 ( 五 ) 機 密 文 書 應 由 機 關 首 長 指 定 之 處 理 人 員 向 總 收 文 人 員 洽 取 總 收 文 號 填 入 該 文 件, 並 在 總 收 文 登 記 表 案 由 欄 內 註 明 密 不 錄 由, 或 以 代 碼 或 代 名 表 示 ( 六 ) 承 辦 單 位 因 故 遺 失 業 經 收 文 編 號 之 公 文, 經 原 發 文 機 關 補 發 後 要 求 補 辦 收 文 手 續 時, 仍 應 沿 用 原 收 文 日 期 及 原 收 文 號 ( 七 ) 電 子 交 換 收 文 人 員 於 檢 視 來 文 無 誤 後, 應 收 文 登 錄, 並 將 相 關 電 子 檔 與 收 文 號 連 結 二 十 六 傳 遞 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 在 機 關 內 傳 遞 屬 於 絕 對 機 密 極 機 密 文 件 急 要 文 件 或 附 有 大 量 現 金 高 額 有 價 證 券 及 貴 重 物 品 之 公 文, 應 由 承 辦 人 員 親 自 持 送 ( 二 ) 內 部 傳 遞 文 件 以 下 列 各 種 為 限 : 1 各 機 關 本 於 職 權 所 訂 定 之 內 部 文 件 2 文 書 單 位 收 受 之 外 來 文 件 3 各 主 辦 單 位 間 會 辦 之 文 件 19

26 文 書 處 理 手 冊 4 經 辦 結 外 發 之 文 件 5 機 關 首 長 交 辦 之 文 件 ( 三 ) 文 件 之 遞 送 除 急 要 文 件 應 隨 到 隨 送 外, 普 通 件 以 每 日 上 下 午 分 批 遞 送 為 原 則 二 十 七 單 位 收 發 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 內 部 單 位 應 視 業 務 需 要, 指 定 專 人 擔 任 單 位 收 發, 並 應 與 文 書 主 管 單 位 及 公 文 稽 催 單 位 保 持 密 切 聯 繫, 單 位 收 發 以 設 置 1 級 為 限 ( 二 ) 單 位 收 發 人 員 收 到 文 書 主 管 單 位 送 來 之 文 件, 經 點 收 並 登 錄 後, 立 即 送 請 主 管 ( 或 副 主 管 ) 批 示 或 依 其 授 權 分 送 承 辦 人 員 ( 三 ) 承 辦 單 位 收 受 之 文 件, 認 為 非 屬 本 單 位 承 辦 者, 應 敘 明 理 由 經 單 位 主 管 核 閱 後, 即 時 由 單 位 收 發 退 回 分 文 人 員 改 分, 或 逕 行 移 送 其 他 單 位 承 辦 並 通 知 分 文 人 員 ; 受 移 單 位 如 有 意 見, 應 即 簽 明 理 由 陳 請 首 長 或 其 指 定 專 人 協 調 判 定, 不 得 再 行 移 還, 以 免 輾 轉 延 誤 ( 四 ) 未 經 文 書 單 位 收 文 之 文 件, 應 登 錄 送 由 文 書 主 管 單 位 補 辦 收 文 登 錄 手 續 ( 五 ) 會 辦 之 文 件, 受 會 單 位 應 視 同 速 件, 並 依 收 發 文 程 序 辦 理 ( 六 ) 經 發 文 或 核 定 存 查 之 文 件, 應 銷 號 伍 文 書 核 擬 二 十 八 擬 辦 文 書 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 對 於 單 位 收 發 送 交 之 文 書, 或 根 據 工 作 分 配 須 辦 理 者, 承 辦 人 員 應 即 行 擬 辦, 並 將 辦 理 情 形 登 錄 於 公 文 電 腦 系 統 或 記 載 於 公 文 登 記 簿, 以 備 查 詢 20

27 伍 文 書 核 擬 ( 二 ) 機 關 首 長 或 單 位 主 管 對 主 管 業 務 認 有 辦 理 文 書 之 必 要 者, 得 以 手 諭 或 口 頭 指 定 承 辦 人 員 擬 辦 ( 三 ) 負 責 主 辦 某 項 業 務 之 人 員, 對 其 職 責 範 圍 內 之 事 件, 認 為 必 須 以 文 書 宣 達 意 見 或 查 詢 事 項 時, 得 自 行 擬 辦 ( 四 ) 承 辦 人 員 對 於 文 書 之 擬 辦, 應 查 明 全 案 經 過, 依 據 法 令 作 切 實 簡 明 之 簽 註 依 法 令 規 定 必 須 先 經 會 議 決 定 者, 應 按 規 定 提 會 處 理 法 令 已 有 明 文 規 定 者, 依 規 定 擬 稿 送 核, 無 法 令 規 定 而 有 慣 例 者 依 慣 例 適 用 法 令 時, 依 法 律 優 於 命 令 後 法 優 於 前 法 特 別 法 優 於 普 通 法 後 令 優 於 前 令 及 下 級 機 關 之 命 令 不 得 牴 觸 上 級 機 關 之 命 令 等 原 則 處 理 ( 五 ) 處 理 案 件, 須 先 經 查 詢 統 計 核 算 考 驗 籌 備 設 計 等 手 續 者, 應 先 完 成 此 項 手 續, 如 非 短 時 間 所 能 完 成 時, 宜 先 將 原 由 向 對 方 說 明 ( 六 ) 承 辦 人 員 對 本 案 原 有 文 卷 或 有 關 資 料, 應 詳 予 查 閱, 以 為 擬 辦 處 理 之 依 據 或 參 考 此 項 文 卷 或 資 料, 必 要 時 應 摘 要 附 送 主 管, 作 為 核 決 之 參 考 ( 七 ) 簽 具 意 見, 應 力 求 簡 明 具 體, 不 得 模 稜 兩 可, 或 晦 澀 不 清, 尤 應 避 免 未 擬 意 見 而 僅 用 陳 核 或 請 示 等 字 樣, 以 圖 規 避 責 任 ( 八 ) 重 要 或 特 殊 案 件, 承 辦 人 員 不 能 擬 具 處 理 意 見 時, 應 敘 明 案 情 簽 請 核 示 或 當 面 請 示 後, 再 行 簽 辦 ( 九 ) 無 須 答 復 或 辦 理 之 普 通 文 件, 得 視 必 要 敘 明 案 情 簽 請 存 查 ( 十 ) 承 辦 人 員 擬 辦 案 件, 應 依 輕 重 緩 急, 急 要 者 提 前 擬 辦, 其 他 亦 應 依 序 辦 理, 並 均 於 規 定 時 限 完 成, 不 得 積 壓 ( 十 一 ) 承 辦 人 員 對 於 來 文 或 簽 擬 意 見, 如 情 節 較 繁 或 文 字 較 長 者, 宜 摘 提 要 點, 或 於 適 當 處 作 必 要 之 註 記, 以 利 核 閱 ( 十 二 ) 承 辦 人 員 對 於 來 文 之 附 件, 有 抽 存 待 辦 之 必 要 者, 應 於 來 21

28 文 書 處 理 手 冊 文 上 書 明 附 件 抽 存 字 樣, 並 簽 名 或 蓋 章, 附 件 除 書 籍 等 另 有 指 定 單 位 保 管 者 外, 應 於 用 畢 後 歸 檔 二 十 九 須 先 協 調 會 商 之 文 書, 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 凡 案 件 與 其 他 機 關 或 單 位 之 業 務 有 關 者, 應 儘 量 會 商 ( 二 ) 會 商 方 式, 應 依 問 題 之 繁 簡 難 易 及 案 件 之 輕 重 緩 急, 於 下 列 各 款 斟 酌 選 用 之 : 1 以 電 話 電 子 傳 遞 面 洽 等 方 式 商 詢, 必 要 時 並 記 錄 備 查 2 以 簽 稿 送 會 有 關 單 位 其 送 會 單 位 較 多 者, 宜 採 用 簽 稿 會 核 單 ( 格 式 如 附 件 4), 並 視 案 情 需 要 決 定 採 順 會 或 並 會 方 式, 會 銜 公 文 採 用 會 銜 公 文 會 辦 單 ( 格 式 如 附 件 5) 3 提 例 會 討 論 4 約 集 有 關 單 位 人 員 定 期 舉 行 會 議 商 討 5 臨 時 約 集 有 關 人 員 小 組 會 商 6 自 行 持 稿 送 會 7 以 書 函 洽 商 ( 書 函 作 法 舉 例 見 附 錄 6) ( 三 ) 組 織 單 位 較 多 之 機 關, 應 定 期 舉 行 會 報, 涉 及 2 個 單 位 以 上 需 會 商 之 案 件, 可 在 會 報 中 提 出, 經 決 定 作 成 紀 錄 後, 辦 稿 時 註 明 已 提 年 月 日 會 報 決 定 字 樣, 不 再 一 一 送 會 三 十 陳 核 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 文 件 經 承 辦 人 員 擬 辦 後, 應 視 其 性 質, 依 第 37 點 規 定 使 用 公 文 夾 遞 送 ; 如 與 其 他 單 位 有 關 者 並 應 先 行 會 商 或 送 會 ( 二 ) 文 書 之 核 決, 於 稿 面 適 當 位 置 簽 名 或 蓋 章 辦 理, 其 權 責 區 分 如 下 : 1 初 核 者 係 承 辦 人 員 之 直 接 主 管 2 覆 核 者 係 承 辦 人 員 直 接 主 管 之 上 級 核 稿 者 3 會 核 者 係 與 本 案 有 關 之 主 管 人 員 ( 如 無 必 要 則 免 送 會 ) 4 決 定 者 係 依 分 層 負 責 規 定 之 最 後 決 定 人 22

29 伍 文 書 核 擬 ( 三 ) 承 辦 人 員 對 於 承 辦 文 件 如 未 簽 擬 意 見, 應 交 還 重 擬, 再 行 陳 核 ( 四 ) 承 辦 人 員 擬 有 2 種 以 上 意 見 備 供 採 擇 者, 主 管 或 首 長 應 明 確 擇 定 1 種 或 另 批 處 理 方 式, 不 可 作 模 稜 兩 可 之 批 示 三 十 一 承 辦 人 員 於 辦 稿 時, 請 參 考 範 例 ( 見 附 錄 6), 分 別 填 列 下 列 各 點 : ( 一 ) 文 別 : 按 照 公 文 程 式 條 例 之 類 別 及 有 關 規 定 填 列 ( 二 ) 速 別 : 係 指 希 望 受 文 機 關 辦 理 之 速 別 應 確 實 考 量 案 件 性 質, 填 列 最 速 件 速 件 或 普 通 件 如 為 限 期 公 文, 則 不 必 填 列 ( 三 ) 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 : 填 絕 對 機 密 極 機 密 機 密 密, 解 密 條 件 或 保 密 期 限 於 其 後 以 括 弧 註 記 如 非 機 密 文 書, 則 不 必 填 列 ( 四 ) 附 件 : 請 註 明 內 容 名 稱 媒 體 型 式 數 量 及 其 他 有 關 字 樣 ( 五 ) 正 本 或 副 本 : 分 別 逐 一 書 明 全 銜, 或 以 明 確 之 總 稱 概 括 表 示 ; 其 地 址 非 眾 所 周 知 者, 請 註 明 機 關 內 部 得 以 加 發 抄 本 ( 件 ) 之 方 式 處 理 ( 六 ) 承 辦 單 位 : 於 稿 面 適 當 位 置 註 明 承 辦 單 位 之 名 稱 ( 七 ) 承 辦 人 員 : 由 承 辦 人 員 於 稿 面 適 當 位 置 簽 名 或 蓋 章, 並 註 明 辦 稿 之 年 月 日 及 時 間 ( 八 ) 收 文 日 期 字 號 : 於 稿 面 適 當 位 置 列 明 收 文 日 期 字 號, 如 數 件 併 辦 者, 應 將 各 件 之 收 文 號 一 併 填 入 ( 各 件 收 文 亦 一 併 附 於 文 稿 之 後 ) ( 九 ) 分 類 號 及 保 存 年 限 : 於 稿 面 適 當 位 置 列 明, 並 依 相 關 檔 案 法 規 之 規 定 填 列 ( 十 ) 下 列 特 殊 處 理 事 項, 由 承 辦 人 員 斟 酌 情 形, 於 稿 面 適 當 處 予 23

30 文 書 處 理 手 冊 以 註 明 : 1 刊 ( 登 ) 載 政 府 公 報 出 版 品 或 電 子 公 布 欄 2 出 版 品 或 公 告, 註 明 出 版 品 名 稱 位 置 字 體 大 小 日 期 或 揭 示 地 點 3 有 時 間 性 之 文 件, 指 明 繕 印 發 出 或 送 達 時 間 4 會 銜 稿 件, 書 明 各 會 銜 機 關 抽 存 之 份 數 5 發 後 補 判 或 先 發 後 會 之 註 明 6 指 定 公 文 收 受 人 員 或 拆 封 之 人 員 7 為 提 升 公 務 溝 通 效 率, 承 辦 人 員 得 於 稿 面 適 當 位 置 述 明 聯 絡 方 式 8 其 他 ( 十 一 ) 承 辦 人 員 辦 稿 時, 處 理 附 件 之 注 意 事 項 : 1 附 件 請 檢 點 清 楚, 隨 稿 附 送 2 附 件 有 2 種 以 上 時, 請 分 別 標 以 附 件 1 附 件 2 3 附 件 除 附 卷 者 外, 如 係 隨 文 附 送, 辦 稿 時, 用 檢 送 檢 附 等 字 樣 4 如 需 以 原 本 發 出, 而 原 本 僅 1 份 時, 請 註 明 : 原 本 隨 文 發 出, 抄 本 或 影 印 本 存 卷 5 如 需 以 電 子 文 件 抄 本 或 影 印 本 發 出, 辦 稿 時 請 書 附 電 子 檔 抄 送 或 檢 送 影 印 本 等 字 樣, 並 註 明 原 本 存 卷, 另 以 電 子 檔 抄 本 或 影 印 本 發 出 6 發 文 附 件 宜 儘 量 用 電 子 文 件 7 附 件 如 不 及 或 不 能 隨 稿 附 送 時, 請 註 明 封 發 時, 附 件 請 向 承 辦 人 員 或 某 某 洽 取 字 樣 8 附 件 除 隨 文 發 出 外, 如 尚 有 需 要 時, 請 註 明 附 件 請 多 繕 份, 送 9 有 時 間 性 之 公 文, 其 附 件 不 及 隨 文 送 出 者, 請 註 明 文 先 24

31 伍 文 書 核 擬 發, 附 件 另 送, 並 與 發 文 單 位 聯 繫, 洽 知 發 文 號 碼, 備 於 補 送 附 件 時 註 明 ( 十 二 ) 承 辦 人 員 其 他 注 意 事 項 : 1 緊 急 事 項 請 先 以 電 話 洽 辦, 隨 即 補 具 公 文 2 各 機 關 如 有 請 示 案 件, 按 其 性 質 請 主 管 單 位 研 提 意 見 3 簽 稿 送 請 核 判 如 須 附 送 參 考 資 料 或 檔 案 且 數 量 較 多 時, 除 標 明 附 件 號 數 外, 並 將 重 要 處 斜 摺, 露 出 上 端 或 加 籤 條, 以 利 查 閱 4 公 文 書 或 附 件 如 係 屬 發 文 通 報 周 知 或 需 要 收 文 機 關 轉 發 者, 以 登 載 於 電 子 公 布 欄 為 原 則, 附 件 以 電 子 文 件 方 式 處 理, 避 免 層 層 轉 送 5 登 載 於 電 子 公 布 欄 之 資 訊, 如 對 某 些 特 定 對 象 有 所 影 響, 或 需 其 有 所 作 為 者, 可 另 以 書 函 或 結 合 電 子 目 錄 服 務 之 電 子 郵 遞 方 式, 告 知 上 述 訊 息, 以 利 其 配 合 辦 理 訊 息 中 需 明 確 告 知 登 載 之 位 址 及 內 容 概 要 6 承 辦 人 員 對 適 宜 對 外 宣 告 之 公 文 或 其 相 關 附 件 資 料, 應 依 各 機 關 網 站 管 理 方 式 辦 理 7 來 文 內 有 極 顯 明 之 錯 誤 字 句, 應 電 洽 改 正, 或 於 抄 發 時 在 文 旁 改 正, 如 摘 敘 入 稿, 則 請 逕 行 改 正 或 避 免 錯 誤 之 字 句 三 十 二 核 稿 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 核 稿 人 員 對 案 情 不 甚 明 瞭 時, 可 隨 時 洽 詢 承 辦 人 員, 或 以 電 話 詢 問, 避 免 用 簽 條 往 返, 以 節 省 時 間 及 手 續 ( 二 ) 核 稿 時 如 有 修 改, 應 注 意 勿 將 原 來 之 字 句 塗 抹, 僅 加 勾 勒, 從 旁 添 註, 對 於 文 稿 之 機 密 性 時 間 性 重 要 性 或 重 要 關 鍵 文 字, 認 為 不 當 而 更 改 時 必 須 簽 章, 以 示 負 責 ( 三 ) 上 級 主 管 對 於 下 級 簽 擬 或 經 辦 之 稿 件, 認 為 不 當 者, 應 就 原 稿 批 示 或 更 改, 不 宜 輕 易 發 回 重 擬 25

32 文 書 處 理 手 冊 三 十 三 會 稿 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 凡 先 簽 後 稿 之 案 件 已 於 擬 辦 時 會 核 者, 如 稿 內 所 敘 與 會 核 時 並 無 出 入, 應 不 再 送 會, 以 節 省 時 間 及 手 續 ( 二 ) 各 單 位 於 其 他 單 位 送 會 之 簽 稿, 如 有 意 見 應 即 提 出, 如 未 提 出 意 見, 一 經 會 簽, 即 認 為 同 意, 應 共 同 負 責 ( 三 ) 會 稿 單 位 對 於 文 稿 有 不 同 意 見 時, 應 由 主 辦 單 位 綜 合 修 改 後, 再 送 決 定, 會 銜 者 亦 同 ( 四 ) 非 政 策 性 之 緊 急 文 稿, 為 爭 取 時 效, 得 先 發 後 會 三 十 四 閱 稿 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 簽 稿 是 否 相 符 ( 二 ) 前 後 案 情 是 否 連 貫 ( 三 ) 有 關 單 位 已 否 會 洽 ( 四 ) 程 式 數 字 名 稱 標 點 符 號 及 引 用 法 規 條 文 等 是 否 正 確 ( 五 ) 文 字 是 否 通 順 ( 六 ) 措 詞 是 否 恰 當 ( 七 ) 有 無 錯 別 字 ( 八 ) 對 於 文 稿 內 容 如 有 不 同 意 見, 應 洽 商 主 管 單 位 或 承 辦 人 員 改 定, 或 加 簽 陳 請 長 官 核 示, 不 宜 逕 行 批 改 三 十 五 判 行 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 文 稿 之 判 行 按 分 層 負 責 之 規 定 辦 理 ( 二 ) 宜 注 意 每 一 文 稿 之 內 容, 各 單 位 間 文 稿 有 無 矛 盾 重 複 或 不 符 等 情 形 ( 三 ) 對 陳 判 之 文 稿, 應 明 確 批 示 同 意 發 文, 批 示 發 ; 認 為 無 繕 發 必 要 尚 須 考 慮 者, 宜 作 不 發 或 緩 發 之 批 示 ( 四 ) 重 要 文 稿 之 陳 判, 應 由 主 辦 人 員 或 單 位 主 管 親 自 遞 送 ( 五 ) 決 行 時, 如 有 疑 義, 應 即 召 集 承 辦 人 員 及 核 稿 人 員 研 議, 即 時 決 定 明 確 批 示 26

33 伍 文 書 核 擬 三 十 六 回 稿 清 稿 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 稿 件 於 送 會 或 陳 判 過 程 中, 如 改 動 較 多 或 較 為 重 大, 或 有 其 他 原 因 者, 會 核 或 核 決 人 員 宜 將 稿 件 退 回 原 承 辦 人 員 閱 後, 再 行 送 繕 ( 二 ) 文 稿 增 刪 修 改 過 多 者, 應 送 還 原 承 辦 人 員 清 稿 清 稿 後 應 將 原 稿 附 於 清 稿 之 後, 再 陳 核 判 其 已 會 核 會 簽 者, 不 必 再 會 核 簽 三 十 七 使 用 公 文 夾 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 文 書 之 陳 核 會 簽 ( 核 ) 陳 判 等 過 程 中, 均 應 使 用 公 文 夾 ( 格 式 如 附 件 6), 並 以 公 文 夾 顏 色 做 為 機 關 內 部 傳 送 速 度 之 區 分 ( 二 ) 公 文 夾 用 較 厚 且 較 堅 韌 之 紙 張 印 製, 機 密 文 書 應 用 特 製 之 保 密 封 套 ( 三 ) 公 文 夾 之 正 面 標 明 承 辦 人 員 之 單 位 ( 四 ) 公 文 夾 區 分 如 下, 各 機 關 並 得 視 實 際 需 要 自 行 訂 定 : 1 最 速 件 用 紅 色 2 速 件 用 藍 色 3 普 通 件 用 白 色 4 機 密 文 書 用 黃 色 或 特 製 之 保 密 封 套 ( 五 ) 公 文 夾 之 應 用, 必 須 與 夾 內 文 書 之 性 質 相 稱, 最 速 件 之 使 用 比 例 應 予 適 當 之 控 制 ( 六 ) 各 機 關 公 文 夾 之 尺 寸 及 封 面 格 式 應 依 下 列 規 定 辦 理 : 1 尺 寸 : 公 文 夾 未 摺 疊 前 之 尺 寸, 以 長 x 寬 為 56 x 40 公 分, 四 邊 留 3 公 分 由 外 向 內 摺 邊, 摺 疊 後 長 x 寬 為 50 x 34 公 分 為 原 則 2 封 面 格 式 : 公 文 夾 正 中 間 標 明 ( 機 關 ) 公 文 夾, 中 間 下 方 標 示 承 辦 單 位, 左 上 角 預 留 透 明 可 插 式 空 間, 以 27

34 文 書 處 理 手 冊 標 示 會 核 單 位 或 視 需 要 加 註 其 他 例 如 提 前 核 閱 或 即 刻 繕 發 等 訊 息, 如 標 明 速 別 者, 所 標 明 之 速 別 須 與 公 文 夾 顏 色 規 定 相 符 陸 發 文 處 理 三 十 八 繕 印 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 文 書 單 位 之 分 繕 人 員 收 到 判 行 待 發 之 文 稿, 應 注 意 稿 件 之 緩 急 並 詳 閱 文 稿 上 之 批 註 後 登 錄 交 繕 ( 二 ) 分 繕 人 員 收 到 待 發 之 文 稿 如 認 為 所 註 明 發 出 之 期 限 急 迫, 預 計 無 法 依 限 辦 妥 者, 應 向 承 辦 單 位 洽 商 改 訂, 並 在 稿 面 註 明, 以 明 責 任 ( 三 ) 凡 機 密 性 及 重 要 性 之 文 稿, 應 指 定 專 人 負 責 繕 印 ( 四 ) 分 配 繕 印 之 文 件, 應 以 當 日 繕 印 竣 事 為 原 則 ( 五 ) 繕 印 人 員 對 交 繕 之 文 稿, 如 認 其 不 合 程 式 或 發 現 原 稿 有 錯 誤 或 可 疑 之 處 時, 應 先 請 示 主 管 或 向 承 辦 人 員 查 詢 洽 請 改 正 後 再 行 繕 印 ( 六 ) 各 機 關 對 外 行 文, 應 一 律 使 用 統 一 規 格 之 公 文 紙 ( 格 式 如 附 件 7), 其 版 面 包 括 字 型 字 體 大 小 及 行 距 等, 得 參 考 政 府 文 書 格 式 參 考 規 範 辦 理 ( 七 ) 繕 印 人 員 對 文 件 內 之 金 額 數 字 人 名 地 名 日 期 或 較 重 要 之 辭 句 不 得 因 繕 打 錯 誤 而 任 意 添 註 塗 改 及 挖 補 ( 八 ) 繕 印 文 件 宜 力 求 避 免 獨 字 成 行, 獨 行 成 頁 遇 有 畸 零 字 數 或 單 行 時, 宜 儘 可 能 緊 湊 ( 九 ) 繕 印 公 文 遇 有 未 編 訂 發 文 字 號 之 文 稿, 儘 量 先 提 取 發 文 字 號 ( 十 ) 繕 印 人 員 遇 行 文 單 位 兼 有 電 子 交 換 及 非 電 子 交 換 之 文 稿 28

35 陸 發 文 處 理 時, 均 應 送 請 校 對 三 十 九 校 對 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 公 文 繕 印 完 畢 後 應 由 校 對 人 員 負 責 校 對, 校 對 人 員 應 注 意 繕 印 公 文 之 格 式 內 容 標 點 符 號 與 原 稿 是 否 相 符 ( 二 ) 機 密 及 重 要 文 件, 應 指 定 專 人 負 責 校 對 ( 三 ) 校 對 人 員 發 現 繕 印 之 文 件 有 錯 誤 時, 應 退 回 改 正 ; 不 影 響 全 文 意 旨 者, 得 於 改 正 後 在 改 正 處 加 蓋 校 對 章 ; 其 電 子 檔 須 一 併 改 正 ( 四 ) 校 對 人 員 如 發 現 原 稿 有 疑 義, 或 有 明 顯 誤 漏 之 處, 或 機 密 文 書 未 註 記 解 密 條 件 或 保 密 期 限 者, 應 洽 承 辦 人 員 予 以 改 正 ; 文 內 之 有 關 數 字 人 名 地 名 及 時 間 等 應 特 加 注 意 校 對 ( 五 ) 公 文 校 對 完 畢, 應 先 檢 查 受 文 單 位 是 否 相 符 及 附 件 是 否 齊 全 後, 於 原 稿 註 記 校 對 人 員 章, 並 於 登 錄 後 送 監 印 人 員 蓋 印 ( 六 ) 重 要 公 文 及 重 要 法 案 經 校 對 人 員 校 對 後, 宜 送 請 承 辦 人 員 複 校 後 再 送 發 ( 七 ) 校 對 人 員 遇 行 文 單 位 兼 有 電 子 交 換 及 非 電 子 交 換 之 文 稿 時, 應 於 校 對 無 誤 後, 將 非 電 子 交 換 公 文 附 於 文 稿 內, 循 發 文 程 序 作 業 四 十 蓋 印 及 簽 署 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 任 何 文 件, 非 經 機 關 首 長 或 依 分 層 負 責 規 定 授 權 各 層 主 管 判 發 者, 不 得 蓋 用 印 信 ( 二 ) 監 印 人 員 如 發 現 原 稿 未 經 判 行 或 有 其 他 錯 誤, 應 即 退 送 補 判 或 更 正 後 再 蓋 印 ( 三 ) 監 印 人 員 於 待 發 文 件 檢 點 無 誤 後, 依 下 列 規 定 蓋 用 : 1 發 布 令 公 告 派 令 任 免 令 獎 懲 令 考 績 通 知 書 聘 書 訴 願 決 定 書 授 權 狀 獎 狀 褒 揚 令 證 明 書 執 照 契 約 書 證 券 匾 額 及 其 他 依 法 規 定 應 蓋 用 印 信 之 文 件, 29

36 文 書 處 理 手 冊 均 蓋 用 機 關 印 信 及 首 長 職 銜 簽 字 章 2 呈 : 用 機 關 首 長 全 銜 姓 名, 蓋 職 章 3 函 : 上 行 文 署 機 關 首 長 職 銜 姓 名, 蓋 職 章 平 行 文 蓋 職 銜 簽 字 章 或 職 章 下 行 文 蓋 職 銜 簽 字 章 4 書 函 開 會 通 知 單 會 勘 通 知 單 移 文 單 及 一 般 事 務 性 之 通 知 聯 繫 洽 辦 等 公 文, 蓋 用 機 關 或 承 辦 單 位 條 戳 5 機 關 內 部 單 位 主 管 依 分 層 負 責 之 授 權, 逕 行 處 理 事 項, 對 外 行 文 時, 由 單 位 主 管 署 名 蓋 單 位 主 管 職 章, 或 蓋 條 戳 6 機 關 首 長 出 缺 由 代 理 人 代 理 首 長 職 務 時, 其 機 關 公 文 應 由 首 長 署 名 者, 由 代 理 人 署 名 機 關 首 長 因 故 不 能 視 事, 由 代 理 人 代 行 首 長 職 務 時, 其 機 關 公 文, 除 署 首 長 姓 名 註 明 不 能 視 事 事 由 外, 應 由 代 行 人 附 署 職 銜 姓 名 於 後, 並 加 註 代 行 二 字 7 會 銜 公 文 如 係 發 布 命 令 應 蓋 機 關 印 信, 其 餘 蓋 機 關 首 長 職 銜 簽 字 章 或 職 章 ( 四 ) 一 般 公 文 蓋 用 機 關 印 信 之 位 置, 以 在 首 頁 右 側 偏 上 方 空 白 處 用 印 為 原 則, 簽 署 使 用 之 章 戳 位 置 則 於 全 文 最 後 ( 五 ) 公 文 及 原 稿 用 紙 在 2 頁 以 上 者, 其 騎 縫 處 均 應 蓋 ( 印 ) 騎 縫 章 ( 六 ) 附 件 以 不 蓋 用 印 信 為 原 則, 但 有 規 定 須 蓋 用 印 信 者, 依 其 規 定 ( 七 ) 副 本 之 蓋 印 與 正 本 同, 抄 本 ( 件 ) 及 譯 本 不 必 蓋 印, 但 應 分 別 標 示 抄 本 ( 件 ) 或 譯 本 ( 八 ) 文 件 經 蓋 印 後, 由 監 印 人 員 在 原 稿 加 蓋 監 印 人 員 章, 送 由 發 文 單 位 辦 理 發 文 手 續 ( 九 ) 不 辦 文 稿 之 文 件, 如 需 蓋 用 印 信 時, 應 先 由 申 請 人 填 具 蓋 用 印 信 申 請 表, 其 格 式 由 機 關 自 訂, 惟 內 容 應 包 括 申 請 人 30

37 陸 發 文 處 理 簽 章 蓋 用 印 信 之 文 別 受 文 者 主 旨 用 途 份 數 及 蓋 用 日 期 等 項 目, 陳 奉 核 定 後, 始 予 蓋 用 印 信 ( 十 ) 監 印 人 員 應 備 置 印 信 蓋 用 登 記 表, 對 已 核 定 需 蓋 印 之 文 件, 應 予 登 錄 並 載 明 發 文 字 號, 申 請 表 應 妥 為 保 存, 以 備 查 考 機 關 首 長 交 接 時, 印 信 蓋 用 登 記 表 及 蓋 用 印 信 申 請 表 應 隨 同 印 信 專 案 移 交 ( 十 一 ) 監 印 人 員 對 行 文 單 位 兼 有 電 子 交 換 及 非 電 子 交 換 之 文 稿, 應 核 對 其 清 單 無 誤 後, 方 得 於 非 電 子 交 換 公 文 蓋 印, 並 循 發 文 程 序 作 業 四 十 一 編 號 登 錄 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 總 發 文 人 員 對 待 發 之 公 文, 應 詳 加 檢 查 核 對, 如 有 漏 蓋 印 信 附 件 不 全 或 受 文 單 位 不 符 者 應 分 別 退 還 補 辦 ( 二 ) 待 發 之 文 件, 應 按 其 性 質 依 序 編 列 發 文 字 號 及 註 明 發 文 日 期, 如 係 機 密 文 書 或 有 時 間 性 之 文 件, 應 分 別 標 明, 以 引 起 受 文 機 關 注 意 ( 三 ) 發 文 代 字 應 冠 以 承 辦 單 位 之 代 字, 承 辦 單 位 如 為 不 固 定 機 關 或 軍 事 機 構, 得 另 以 代 字 編 定 統 一 代 號 使 用, 此 項 代 字 均 以 於 每 年 開 始 預 為 編 定 為 原 則, 以 便 統 一 使 用 總 發 文 字 號 每 年 更 易 1 次, 年 度 中 間 如 遇 機 關 首 長 更 動 時, 其 編 號 仍 應 持 續 不 另 更 換 ( 四 ) 文 號 11 碼, 前 3 碼 為 年 度, 中 間 7 碼 為 流 水 號, 最 後 1 碼 為 支 號, 其 中 支 號 係 供 作 雙 稿 多 稿 公 文 用 ( 五 ) 機 密 文 書 應 由 機 關 首 長 指 定 之 人 員 處 理, 發 文 時 先 向 總 發 文 人 員 洽 取 發 文 字 號 填 入 文 中 自 行 封 發, 並 在 總 發 文 登 記 表 案 由 欄 內 註 明 密 不 錄 由, 或 以 代 碼 或 代 名 表 示 ( 六 ) 各 機 關 之 總 發 文 登 記 表 格 式, 得 視 實 際 需 要 自 行 製 作 公 文 經 編 號 發 文 後 應 依 序 加 以 登 錄 31

38 文 書 處 理 手 冊 ( 七 ) 發 文 後 之 稿 件, 如 承 辦 單 位 註 明 有 先 發 後 會 或 發 後 補 判 者, 應 退 還 承 辦 單 位 自 行 處 理 四 十 二 封 發 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 經 編 號 待 發 之 公 文, 應 由 專 人 負 責 複 檢 附 件 是 否 齊 全, 公 文 與 信 封 是 否 相 符 後 再 封 固, 並 標 明 速 別, 登 錄 後 送 外 收 發 人 員 遞 送 ( 二 ) 同 一 受 文 機 關 之 公 文, 除 最 速 件 得 提 前 封 發 外, 其 餘 普 通 件 得 併 封 發 出, 並 在 封 套 ( 格 式 如 附 件 8) 上 註 明 文 號 件 數 ( 三 ) 機 密 文 書 最 速 件 或 開 會 通 知 應 於 封 套 上 加 蓋 戳 記 ; 機 密 文 書 應 另 加 外 封 套, 以 重 保 密 ( 四 ) 發 文 附 件 應 由 總 發 文 人 員 隨 文 封 發 ; 如 為 現 金 票 據 有 價 證 券 或 貴 重 物 品, 應 由 承 辦 單 位 檢 齊 封 固 書 明 名 稱 數 量, 並 在 封 口 加 蓋 經 辦 人 員 印 章 隨 同 公 文 送 交 總 發 文 人 員 辦 理 封 發 ( 五 ) 凡 體 積 較 大 數 量 過 多 之 附 件 需 另 寄 者, 應 在 公 文 附 件 項 下 註 明 附 件 另 寄, 並 應 在 附 件 封 面 書 明 某 字 號 之 附 件, 該 公 文 及 附 件 應 同 時 付 郵 四 十 三 送 達 或 付 郵 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 公 文 之 送 達 或 付 郵 由 外 收 發 人 員 統 一 辦 理 ( 二 ) 送 達 公 文 及 附 件, 除 特 殊 情 形 經 陳 奉 核 准 者 外, 應 直 接 送 達 受 文 之 機 關 ( 三 ) 交 換 傳 遞 之 公 文, 應 填 具 送 文 簿 或 公 文 傳 遞 清 單 按 規 定 時 間 地 點 集 中 交 換 ( 四 ) 傳 送 之 公 文, 應 填 具 送 文 簿 或 公 文 傳 遞 清 單 書 明 送 出 時 間, 派 專 差 送 達 ( 五 ) 郵 遞 公 文 應 依 其 性 質 分 別 填 送 郵 遞 清 單 付 郵, 郵 資 及 收 執 應 另 備 登 記 表 登 錄, 以 為 郵 費 報 銷 之 依 據 32

39 陸 發 文 處 理 ( 六 ) 人 事 命 令 證 件 有 價 證 券 訴 願 文 件 及 機 密 文 書 等 均 應 以 掛 號 郵 件 寄 發 ( 七 ) 機 關 內 部 各 單 位 送 發 之 文 件, 應 以 有 關 公 務 者 為 限, 由 單 位 收 發 人 員 登 錄 送 文 簿 或 公 文 傳 遞 清 單 送 交 外 收 發 人 員 遞 送 ( 八 ) 送 發 之 電 報, 由 電 務 人 員 登 錄 後 逕 行 送 發 ( 九 ) 外 收 發 人 員 應 隨 時 注 意 登 錄 有 關 機 關 及 人 員 之 通 訊 地 址, 以 便 文 件 之 投 送 ( 十 ) 公 文 封 發 後, 由 承 辦 人 員 自 送 時, 應 由 該 承 辦 人 員 簽 章, 並 自 行 送 達 受 文 單 位 四 十 四 歸 檔 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 文 書 之 歸 檔, 依 相 關 檔 案 法 規 辦 理 ( 二 ) 收 文 經 批 存 者, 應 區 分 永 久 保 存 或 定 期 保 存 年 限, 由 單 位 收 發 登 錄 後, 得 依 各 機 關 公 文 處 理 程 序 辦 理 歸 檔 ( 三 ) 發 文 後 之 原 稿 件, 除 承 辦 單 位 註 明 發 後 補 判 發 後 補 會 者 應 退 承 辦 單 位 自 行 辦 理 後 送 檔 案 管 理 單 位 點 收 歸 檔 外, 其 餘 稿 件 應 隨 同 歸 檔 清 單 送 檔 案 管 理 單 位 簽 收 歸 檔 ( 四 ) 簽 稿 應 原 件 合 併 歸 檔, 若 一 簽 多 次 辦 稿, 得 影 印 附 卷, 並 註 明 原 簽 所 在 文 號 柒 文 書 簡 化 四 十 五 減 少 文 書 數 量 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 各 級 機 關 本 於 其 職 掌 範 圍 規 定 處 理 之 事 項, 除 法 令 規 定 及 性 質 重 要 者 外, 無 須 報 備 ( 二 ) 無 轉 行 或 答 復 必 要 之 文 書 或 例 行 准 予 備 查 之 案 件, 應 逕 予 存 查 ( 三 ) 屬 公 告 周 知 之 文 書, 應 於 電 子 公 布 欄 公 布, 並 得 刊 載 於 政 府 33

40 文 書 處 理 手 冊 公 報 公 告 或 其 他 公 務 性 刊 物, 以 代 替 行 文, 下 級 機 關 應 即 照 辦, 無 須 逐 級 函 轉 ( 四 ) 同 一 機 關 之 內 部 各 單 位, 必 須 以 書 面 洽 辦 公 務 者, 應 以 書 函 或 便 簽 行 之, 或 將 原 文 影 印 分 送 會 簽, 並 儘 量 利 用 電 子 方 式 處 理 ( 五 ) 各 機 關 自 其 他 機 關 電 子 公 布 欄 所 擷 取 之 資 訊, 可 直 接 利 用 機 關 內 部 網 路 轉 登 或 辦 理, 無 須 另 外 行 文 ( 六 ) 副 本 如 僅 為 通 知 性 質, 不 須 辦 理, 亦 無 其 他 意 見 者, 無 須 行 文 答 復 ( 七 ) 內 容 簡 單 無 須 書 面 行 文 者, 可 用 電 話 接 洽 ( 八 ) 機 關 團 體 首 長 到 任 就 職, 地 址 電 話 變 動 年 度 發 文 代 字 號, 或 其 他 一 般 性 通 報 周 知 事 項, 應 登 載 電 子 公 布 欄 ( 九 ) 上 級 交 下 級 核 議 之 文 件, 可 用 交 辦 ( 議 ) 案 件 通 知 單 ( 作 法 舉 例 見 附 錄 6) 為 之 ( 十 ) 凡 造 送 各 種 報 表, 除 必 須 備 文 附 送 者 外, 一 律 由 主 辦 單 位 逕 行 送 發 ( 十 一 ) 屬 機 關 內 部 通 報 性 質 之 公 文, 得 以 登 載 機 關 內 部 電 子 公 布 欄 或 電 子 傳 遞 方 式 告 知 ; 其 採 電 子 傳 遞 方 式 者, 須 確 認 相 關 收 受 人 員 能 獲 知 該 項 訊 息 ( 十 二 ) 上 級 機 關 公 報 或 通 訊 刊 載 之 文 件, 下 級 機 關 應 即 照 辦, 無 須 逐 級 函 轉 如 須 行 文 催 辦, 只 錄 該 案 所 登 公 報 或 通 訊 之 期 數 頁 數 發 文 日 期 字 號 及 主 旨, 以 便 檢 查 四 十 六 文 書 處 理 採 用 簡 便 或 定 型 化 方 式 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 已 行 文 之 事 項, 逾 期 未 復, 須 催 辦 催 繳 催 復 催 報 催 發 催 查 者, 用 催 辦 案 件 通 知 單 ( 作 法 舉 例 見 附 錄 6) ( 二 ) 不 屬 於 本 機 關 主 管 業 務 或 職 權 範 圍 之 來 文, 可 逕 以 移 文 單 ( 作 法 舉 例 見 附 錄 6) 移 送 主 管 機 關, 不 必 退 還 34

41 柒 文 書 簡 化 ( 三 ) 不 同 機 關 之 來 文, 案 由 相 同 其 答 復 同 者, 應 併 辦 一 稿, 分 知 各 來 文 機 關 ( 四 ) 凡 發 往 甲 機 關 之 文 稿 已 經 發 出, 又 須 以 同 樣 文 稿 發 往 乙 機 關 時, 應 將 原 案 調 出, 加 簽 說 明, 擬 照 發 乙 機 關, 經 陳 奉 核 可 後, 即 送 請 文 書 單 位 繕 發, 不 必 重 行 辦 稿 ( 五 ) 召 集 會 議 宜 用 開 會 通 知 單 電 子 郵 件 或 以 電 話 通 知 ( 六 ) 借 支 請 假 出 差 請 購 等 例 行 事 項, 得 用 表 格 填 報, 或 利 用 機 關 內 部 網 路, 不 另 用 簽 ( 七 ) 人 事 任 免 等 例 行 案 件, 宜 用 定 型 稿 ( 八 ) 各 機 關 交 辦 文 件, 宜 指 示 原 則, 附 式 舉 例 說 明 ; 審 核 下 級 機 關 陳 送 報 表 或 附 件 時, 除 重 大 錯 誤 發 還 更 正 外, 應 即 就 原 案 改 正 並 告 知, 以 免 公 文 往 返 四 十 七 簡 化 文 書 手 續 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 外 收 發 與 內 收 發 非 屬 必 要, 應 合 併 辦 理 ( 二 ) 定 期 報 表 私 誼 交 際 文 電 及 其 他 不 涉 及 公 務 之 文 件, 均 不 必 辦 理 收 發 文 登 錄, 可 另 用 送 文 簿 ( 單 ) 遞 送 ( 三 ) 編 號 登 錄 之 簡 化 : 1 除 總 收 發 應 摘 由 登 錄 外, 其 他 歷 程 中 只 記 文 號, 不 必 錄 由, 並 可 經 機 關 內 部 網 路, 傳 送 有 關 單 位 2 公 文 書 應 一 文 一 號, 總 收 發 文 所 編 號 碼, 應 在 本 機 關 內 統 一 應 用 3 各 機 關 應 視 實 際 情 形, 採 用 收 發 文 同 號, 使 文 號 更 趨 簡 化 4 收 發 文 編 號 使 用 之 代 字, 應 以 適 用 為 度, 勿 疊 床 架 屋, 徒 增 累 贅 5 電 報 發 文 應 以 4 位 阿 拉 伯 數 字 代 表 月 日 ( 如 6 月 18 日 為 0618) ( 四 ) 文 稿 核 會 之 簡 化 : 35

42 文 書 處 理 手 冊 1 上 一 層 級 已 於 擬 辦 時 核 可 者, 其 文 稿 內 容 如 無 變 更, 應 由 次 一 層 級 代 判, 不 必 再 送 上 級 判 行, 較 急 要 者, 得 先 行 判 發 再 補 陳 核 閱 2 急 要 文 書, 高 級 主 管 人 員 應 儘 量 自 行 辦 稿, 以 節 省 核 轉 之 時 間 及 手 續 3 一 人 兼 任 本 機 關 內 數 項 職 務 者, 其 核 稿 以 1 次 為 限 4 彙 存 或 彙 辦 之 案 件, 可 由 承 辦 人 員 就 首 次 來 件 簽 明 必 須 彙 存 或 彙 辦 之 理 由, 陳 送 核 批 後, 續 收 之 同 案 件, 即 逕 由 承 辦 人 員 註 明 彙 存 或 彙 辦 5 涉 及 2 個 單 位 以 上 之 案 件, 可 會 商 作 成 決 定 後 再 辦, 以 減 少 公 文 簽 會 手 續 6 會 商 或 會 稿 儘 量 以 電 話 或 當 面 行 之 7 案 件 如 屬 本 單 位 主 辦, 但 有 會 知 其 他 單 位 之 必 要 者, 應 於 辦 稿 後 送 會, 或 如 係 其 他 機 關 則 以 副 本 抄 送 其 須 事 先 徵 求 其 他 機 關 或 單 位 意 見, 以 為 辦 稿 之 依 據 者, 應 先 送 會 8 會 議 紀 錄 及 交 代 案 等 類 似 案 件, 其 內 容 廣 泛, 須 送 會 3 個 以 上 單 位 者, 得 同 時 分 送 各 有 關 單 位, 以 免 依 次 會 簽, 稽 延 時 日 9 特 急 文 件 需 會 辦 者, 應 逕 行 面 洽, 儘 量 避 免 登 錄 遞 送 承 轉 等 手 續 ( 五 ) 行 文 之 簡 化 : 1 緊 急 公 文 得 不 依 層 級 之 限 制, 越 級 行 文 2 各 機 關 內 部 單 位 辦 理 職 掌 範 圍 內 之 事 項 或 依 分 層 負 責 之 事 項, 對 其 他 機 關 或 其 他 機 關 之 內 部 單 位, 得 直 接 行 文, 不 必 由 機 關 對 機 關 行 文 四 十 八 文 書 有 分 行 之 必 要 者 儘 量 利 用 副 本, 避 免 重 複 辦 稿 使 用 副 本 應 注 意 事 項 如 下 : 36

43 柒 文 書 簡 化 ( 一 ) 受 理 之 案 件, 主 體 機 關 或 通 案 分 行 之 機 關 用 正 本, 其 餘 有 關 聯 或 預 計 將 有 同 樣 詢 問 之 機 關 用 副 本 ( 二 ) 收 到 其 他 機 關 來 文, 一 時 未 能 函 復, 須 向 其 他 機 關 查 詢 者, 可 將 查 詢 行 文 之 副 本 抄 送 來 文 機 關 ( 三 ) 副 本 除 知 會 外, 尚 須 收 受 副 本 機 關 處 理 者, 得 於 文 內 加 敘 請 就 某 一 事 項 予 以 處 理 之 字 樣 ( 四 ) 因 緊 急 情 況 越 級 行 文 時, 得 以 副 本 抄 送 其 直 屬 上 級 或 下 級 機 關 ( 五 ) 附 件 以 正 本 為 限, 如 需 附 送 副 本 收 受 機 關 或 單 位, 應 在 副 本 項 內 之 機 關 或 單 位 名 稱 右 側 註 明 含 附 件 或 含 附 件 ( 六 ) 已 抄 送 副 本 之 機 關 單 位, 如 其 後 續 來 文, 內 容 已 在 前 送 副 本 中 列 明 者, 不 必 答 復 捌 文 書 保 密 四 十 九 機 密 文 書 區 分 為 國 家 機 密 文 書 及 一 般 公 務 機 密 文 書 各 機 關 處 理 機 密 文 書, 除 依 國 家 機 密 保 護 法 與 其 施 行 細 則 及 其 他 法 規 外, 依 本 手 冊 辦 理 五 十 國 家 機 密 文 書 區 分 為 絕 對 機 密 極 機 密 機 密 ; 一 般 公 務 機 密 文 書 列 為 密 等 級 不 同 等 級 之 機 密 文 書 合 併 使 用 或 處 理 時, 以 其 中 最 高 之 等 級 為 機 密 等 級 五 十 一 一 般 公 務 機 密, 指 本 機 關 持 有 或 保 管 之 資 訊, 除 國 家 機 密 外, 依 法 令 有 保 密 義 務 者 五 十 二 各 機 關 應 就 其 主 管 業 務, 依 第 49 點 第 2 項 各 法 規 所 定 事 項, 於 必 要 之 最 小 範 圍 內, 分 別 詳 定 應 保 密 事 項 之 具 體 範 圍 37

44 文 書 處 理 手 冊 五 十 三 核 定 機 密 文 書 之 機 密 等 級 保 密 期 限 解 密 條 件 等, 應 依 相 關 保 密 法 規 辦 理 五 十 四 凡 委 託 其 他 公 民 營 機 構 或 個 人 研 究 設 計 發 展 試 驗 採 購 生 產 營 繕 銷 售 或 保 管 文 件, 涉 及 機 密 事 項, 其 文 書 處 理 規 定 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 人 員 於 其 職 掌 或 業 務 範 圍 內, 凡 以 契 約 委 託 其 他 公 民 營 機 構 ( 廠 商 ) 或 個 人 產 製 之 機 密 文 書, 應 要 求 受 託 者 先 行 採 取 保 密 措 施, 並 送 交 委 託 單 位, 由 權 責 長 官 核 定 機 密 等 級 保 密 期 限 或 解 密 條 件, 並 通 知 受 託 者 ( 二 ) 凡 因 委 託 契 約 需 要, 而 必 須 提 供 受 託 者 機 密 文 書 時, 應 繕 造 清 冊 送 交 受 託 者 專 人 執 據 簽 收 ; 並 得 檢 查 該 機 密 文 書 之 管 理 與 運 用 情 形, 以 保 障 機 密 文 書 不 遭 轉 用 或 洩 漏 ( 三 ) 為 使 受 託 者 瞭 解 並 配 合 採 取 保 密 措 施, 委 託 單 位 應 要 求 簽 訂 保 密 契 約 或 於 主 契 約 中 規 範 保 密 義 務 條 款, 明 定 業 經 標 示 為 機 密 之 文 書, 縱 使 契 約 終 止 或 解 除, 非 經 解 密, 受 託 者 仍 應 採 取 保 密 措 施 五 十 五 各 機 關 應 指 定 專 責 人 員 負 責 辦 理 機 密 文 書 拆 封 分 文 繕 校 蓋 印 封 發 歸 檔, 以 及 機 密 公 文 電 子 交 換 等 事 項, 並 儘 可 能 實 施 隔 離 作 業 五 十 六 機 密 文 書 之 簽 擬 陳 核 ( 判 ), 應 由 業 務 主 管 或 其 指 定 之 人 員 處 理, 並 應 儘 量 減 少 處 理 人 員 層 級 及 程 序 五 十 七 各 機 關 承 辦 人 員 處 理 一 般 文 書, 應 審 核 鑑 定 是 否 具 保 密 價 值, 如 確 有 保 密 必 要, 應 改 以 機 密 文 書 處 理 如 為 他 機 關 來 文, 得 依 本 手 冊 機 密 等 級 變 更 或 解 密 程 序, 建 議 來 文 機 關 變 更 密 等 及 解 密 條 件 或 保 密 期 限 機 關 內 部 行 政 流 程 如 有 保 密 必 要 時, 於 文 書 核 擬 過 程 中 採 取 保 密 措 施 即 可 38

45 捌 文 書 保 密 五 十 八 一 般 公 務 機 密 文 書 之 知 悉 持 有 使 用 或 複 製, 除 辦 理 該 機 密 業 務 者 外, 以 經 單 位 主 管 以 上 人 員 同 意 者 為 限 前 項 單 位 主 管 以 上 人 員, 於 有 下 列 情 形 之 一 者, 得 不 同 意 : ( 一 ) 有 事 實 足 認 有 洩 密 之 虞 ( 二 ) 無 知 悉 持 有 使 用 或 複 製 機 密 文 書 之 必 要 五 十 九 處 理 機 密 文 書 應 注 意 事 項 如 下 : ( 一 ) 收 受 機 密 文 書 時, 應 先 詳 細 檢 查 封 口 有 無 異 狀 後, 並 依 內 封 套 記 載 情 形 完 成 登 錄, 受 文 者 為 機 關 或 機 關 首 長 者, 應 送 機 關 首 長 或 其 指 定 人 員 啟 封 ; 受 文 者 為 其 他 人 員 者, 逕 送 各 該 人 員 本 人 啟 封 ; 另 啟 封 人 員, 應 核 對 其 內 容 及 附 件 ( 二 ) 機 密 文 書 之 收 發 處 理, 以 專 設 文 簿 或 電 子 檔 登 記 為 原 則, 並 加 註 機 密 等 級 如 採 混 合 方 式, 登 記 資 料 不 得 顯 示 機 密 內 容 ( 三 ) 機 密 文 書 用 印 時, 屬 絕 對 機 密 極 機 密 者, 由 承 辦 人 員 持 往 辦 理 監 印 人 員 僅 憑 機 關 首 長 簽 署 用 印, 不 得 閱 覽 其 內 容 屬 機 密 密 者 之 用 印, 得 由 繕 校 人 員 持 往 辦 理 ( 四 ) 絕 對 機 密 極 機 密 文 書 之 封 發, 由 承 辦 人 員 監 督 辦 理 機 密 密 則 由 指 定 之 繕 校 收 發 人 員 辦 理 ( 五 ) 使 用 電 腦 設 備 處 理 機 密 文 書 時, 對 於 簽 入 資 訊 系 統 所 需 之 帳 號 及 密 碼 應 建 立 安 全 管 理 機 制 並 不 得 使 其 暴 露 於 他 人 可 見 之 狀 態, 有 關 公 文 交 換 所 需 之 簽 章 加 密 等 相 關 電 子 憑 證 亦 須 妥 善 保 存 六 十 保 密 期 限 或 解 除 機 密 條 件 之 標 示, 應 具 體 明 確, 以 括 弧 標 示 於 機 密 等 級 之 右 其 解 密 條 件 如 下 : ( 一 ) 本 件 至 某 年 某 月 某 日 解 密 ( 二 ) 本 件 於 公 布 時 解 密 ( 三 ) 其 他 ( 其 他 特 別 條 件 或 另 行 檢 討 後 辦 理 解 密 ) 39

46 文 書 處 理 手 冊 機 密 等 級 標 示 位 置, 依 國 家 機 密 保 護 法 施 行 細 則 第 17 條 規 定 辦 理 六 十 一 經 核 定 機 密 等 級 解 密 條 件 之 文 書, 屬 彙 編 性 質 者, 應 於 文 書 首 頁 說 明 保 密 要 求 事 項 六 十 二 機 密 文 書 之 傳 遞 方 式 如 下 : ( 一 ) 分 文 ( 交 辦 ) 陳 核 ( 判 ) 送 會 送 繕 退 稿 歸 檔 等 流 程, 除 絕 對 機 密 及 極 機 密 應 由 承 辦 人 員 親 自 持 送 外, 其 餘 非 由 承 辦 人 員 傳 遞 時, 應 密 封 交 遞 傳 送 一 般 公 務 機 密 文 書 應 交 指 定 專 責 人 員 或 承 辦 人 員 親 自 簽 收 ( 二 ) 在 機 關 外 傳 遞, 屬 於 國 家 機 密 之 絕 對 機 密 或 極 機 密 者, 由 承 辦 人 員 或 指 定 人 員 傳 遞, 必 要 時 得 派 武 裝 人 員 或 便 衣 人 員 護 送 屬 機 密 者, 由 承 辦 人 員 或 指 定 人 員 傳 遞, 或 以 外 交 郵 袋 或 雙 掛 號 函 件 傳 遞 密 等 級 者, 應 密 封 後 按 一 般 人 工 傳 遞 方 式 辦 理 ( 三 ) 如 因 機 關 業 務 特 性, 機 密 文 書 須 採 電 子 方 式 處 理 者, 應 使 用 經 專 責 機 關 鑑 定 相 符 機 密 等 級 保 密 機 制, 並 依 相 關 規 定 辦 理 六 十 三 機 密 文 書 對 外 發 文 時, 應 封 裝 於 雙 封 套 內, 封 套 之 紙 質, 須 不 能 透 視 且 不 易 破 裂 內 封 套 正 面 適 當 位 置 處 加 蓋 機 密 等 級, 並 加 密 封, 封 口 及 接 縫 處 須 加 貼 薄 棉 紙 或 膠 帶 並 加 蓋 密 字 戳 記 ; 外 封 套 不 得 標 示 機 密 等 級 或 其 他 足 以 顯 示 內 容 之 註 記 體 積 及 數 量 龐 大 之 機 密 文 件, 無 法 以 前 述 方 式 封 裝 者, 應 作 適 當 之 掩 護 措 施 六 十 四 辦 理 機 密 文 書 之 簽 擬 稿 繕 印 打 字 時 之 廢 件, 或 誤 繕 誤 印 之 廢 紙 及 複 寫 紙 等, 應 由 承 辦 人 員 即 時 銷 毀 之 不 能 即 時 銷 毀 時, 應 視 同 複 製 品, 依 國 家 機 密 保 護 法 第 18 條 規 定 40

47 捌 文 書 保 密 保 護 之 六 十 五 機 密 文 書 之 承 辦 人 員, 應 隨 時 與 收 發 及 文 書 主 管 人 員 協 調 聯 繫, 處 理 重 要 之 機 密 案 件 時, 並 應 洽 詢 經 機 關 首 長 指 定 之 保 密 業 務 主 管 人 員 意 見, 採 取 必 要 之 保 密 措 施 六 十 六 機 密 文 書 如 非 必 要, 應 儘 量 免 用 或 減 少 副 本 六 十 七 機 密 文 書 非 經 權 責 主 管 人 員 核 准, 不 得 攜 出 辦 公 處 所 六 十 八 機 密 文 書 應 存 放 於 具 安 全 防 護 功 能 之 箱 櫃, 並 裝 置 密 鎖, 保 管 人 員 必 須 經 常 檢 查 六 十 九 會 議 使 用 之 機 密 文 書 資 料 應 編 號 分 發, 會 議 結 束 當 場 收 回 ; 與 會 人 員 如 需 留 用 時, 應 經 主 席 核 准 並 辦 理 借 用 簽 收 七 十 各 機 關 凡 經 核 定 機 密 等 級 之 文 書, 不 論 其 性 質 屬 研 究 報 告 會 議 資 料 業 務 統 計 各 式 簽 擬 文 稿 等, 視 其 性 質 依 國 家 機 密 保 護 法 檔 案 法 及 相 關 規 定 辦 理 七 十 一 納 入 檔 案 管 理 之 機 密 文 書, 應 隨 時 或 定 期 查 核, 其 須 變 更 機 密 等 級 或 解 密 者, 應 即 按 規 定 辦 理 變 更 或 解 密 手 續 七 十 二 處 理 機 密 文 書 機 密 等 級 之 變 更 或 解 密, 其 權 責 劃 分 如 下 : ( 一 ) 機 密 等 級 變 更 或 解 密, 由 承 辦 人 員 辦 理 ( 二 ) 國 家 機 密 之 變 更 或 解 密, 依 國 家 機 密 保 護 法 第 10 條 第 1 項 規 定 為 之 ( 三 ) 一 般 公 務 機 密 文 書, 由 原 核 定 機 關 權 責 主 管 核 定 之 ( 四 ) 機 密 文 書 原 核 定 機 關 因 組 織 裁 併 或 職 掌 調 整, 致 該 機 密 事 項 非 其 管 轄 者, 相 關 保 護 作 業 由 承 受 其 業 務 之 機 關 辦 理 ; 無 承 受 業 務 機 關 者, 由 原 核 定 機 關 之 上 級 機 關 或 主 管 機 關 為 之 ( 五 ) 一 般 公 務 機 密 文 書 未 標 示 保 密 期 限 或 解 除 機 密 條 件, 如 已 逾 30 年 以 上, 且 具 下 列 情 形 之 一 者, 得 由 各 受 文 機 關 檔 案 管 理 單 位 會 商 業 務 承 辦 單 位 簽 陳 核 定 後 逕 行 註 銷 機 密 等 級 : 1 受 文 機 關 建 議 原 核 定 機 關 辦 理 機 密 等 級 變 更 或 解 密, 原 核 41

48 文 書 處 理 手 冊 定 機 關 未 予 處 理, 致 機 密 等 級 無 法 變 更 或 註 銷 2 未 能 確 認 機 密 文 書 原 核 定 機 關 業 務 承 受 機 關 或 原 核 定 機 關 之 上 級 機 關 或 主 管 機 關 七 十 三 機 密 文 書 機 密 等 級 之 變 更 及 解 密 程 序 規 定 如 下 : ( 一 ) 機 密 文 書 未 標 示 保 密 期 限 或 解 除 機 密 條 件 者 : 1 原 核 定 機 關 承 辦 人 員 應 依 據 檔 案 管 理 單 位 定 期 清 查 機 密 檔 案 之 通 知 或 依 其 他 機 關 來 文 建 議, 將 原 案 卷 調 出 審 查 2 原 核 定 機 關 經 檢 討 機 密 文 書 需 變 更 機 密 等 級 或 已 無 繼 續 保 密 必 要 時, 應 填 具 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 處 理 意 見 表 ( 格 式 如 附 件 9) 及 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 通 知 單 ( 作 法 舉 例 見 附 錄 6), 陳 奉 核 定 後, 通 知 前 曾 受 領 該 機 密 文 件 之 受 文 機 關 依 規 定 辦 理 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 程 序 3 原 受 文 機 關 經 主 動 檢 討 機 密 文 書 需 變 更 機 密 等 級 或 已 無 繼 續 保 密 必 要 時, 應 填 具 機 密 文 書 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 建 議 單 ( 作 法 舉 例 見 附 錄 6), 陳 奉 核 定 後, 建 議 原 核 定 機 關 依 規 定 辦 理 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 程 序 4 原 核 定 機 關 經 核 定 或 依 原 核 定 機 關 通 知 機 密 等 級 變 更 或 註 銷 者, 應 將 原 案 卷 封 面 及 文 件 上 原 有 機 密 等 級 之 標 示 以 雙 線 劃 去, 並 檢 附 已 列 明 資 料 經 登 記 人 簽 章 之 紀 錄 單 ( 戳 ) ( 格 式 如 附 件 10) 一 般 公 務 機 密 文 書 如 符 前 點 ( 五 ) 情 形 者, 比 照 辦 理 ( 二 ) 機 密 文 書 已 標 示 保 密 期 限 或 解 除 機 密 條 件 者, 其 保 密 期 限 已 屆 或 條 件 成 就 時 應 依 標 示 辦 理 變 更 或 解 密, 由 檔 案 管 理 單 位 會 商 業 務 承 辦 單 位 依 ( 一 )4 規 定 辦 理 ( 三 ) 機 密 案 件 經 解 密 後 應 照 普 通 案 件 放 置 保 管 非 經 解 密 者, 不 得 銷 毀, 解 密 後, 其 銷 毀 方 式, 須 依 檔 案 法 及 相 關 規 定 辦 理 42

49 捌 文 書 保 密 七 十 四 保 管 機 密 文 書 人 員 調 離 職 務 時, 應 將 所 保 管 之 機 密 文 書, 逐 項 列 冊 點 交 單 位 主 管 或 其 指 定 人 員 七 十 五 各 機 關 對 於 機 密 文 書 之 處 理, 應 指 定 專 人 會 同 檔 案 資 訊 通 信 政 風 等 業 務 承 辦 人 員, 實 施 查 核 七 十 六 一 般 保 密 事 項 規 定 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 員 工 對 於 本 機 關 文 書, 除 經 允 許 公 開 者 外, 應 保 守 機 密, 不 得 洩 漏 ( 二 ) 文 書 之 處 理, 不 得 隨 意 散 置 或 出 示 他 人 ( 三 ) 各 級 人 員 經 辦 案 件, 無 論 何 時, 不 得 以 職 務 上 之 秘 密 作 私 人 談 話 資 料 非 經 辦 人 員 不 得 查 詢 業 務 範 圍 以 外 之 公 務 事 件 ( 四 ) 文 書 之 核 判 會 簽 會 稿 時, 不 得 假 手 本 機 關 以 外 之 人 員, 更 不 得 交 與 本 案 有 關 之 當 事 人 ( 五 ) 文 書 放 置 時, 應 置 於 公 文 夾 內, 以 防 止 被 他 人 窺 視 ( 六 ) 下 班 或 臨 時 離 開 辦 公 室 時, 應 將 公 文 收 藏 於 辦 公 桌 抽 屜 或 公 文 櫃 內 並 即 加 鎖 ( 七 ) 職 務 上 不 應 知 悉 或 不 應 持 有 之 公 文 資 料, 不 得 探 悉 或 持 有 因 職 務 而 持 有 之 機 密 文 書, 應 保 存 於 辦 公 處 所, 並 隨 時 檢 查, 無 繼 續 保 存 之 必 要 者, 應 繳 還 原 發 單 位 ; 無 法 繳 回 者 應 銷 毀 之 ( 八 ) 承 辦 機 密 文 書 人 員, 發 現 承 辦 或 保 管 之 機 密 文 書 已 洩 漏 遺 失 或 判 斷 可 能 洩 漏 遺 失 時, 應 即 報 告 所 屬 主 管 查 明 處 理 玖 文 書 流 程 管 理 七 十 七 公 文 處 理 應 重 視 時 效 及 品 質, 全 面 全 程 實 施 管 制, 促 使 公 文 依 限 辦 結 公 文 處 理 之 權 責 劃 分 時 限 管 制 計 算 標 準 稽 催 檢 43

50 文 書 處 理 手 冊 核 教 育 與 宣 導 時 效 統 計 等 相 關 作 業, 除 法 令 別 有 規 定 者 外, 依 文 書 流 程 管 理 作 業 規 範 辦 理 七 十 八 各 類 公 文 之 處 理 時 限 基 準 如 下 : ( 一 ) 一 般 公 文 : 1 最 速 件 :1 日 ( 但 緊 急 公 文 仍 須 依 個 案 需 要 之 時 限 內 完 成 ) 2 速 件 :3 日 3 普 通 件 :6 日 4 限 期 公 文 : (1) 來 文 或 依 其 他 規 定 訂 有 期 限 之 公 文, 應 依 其 規 定 期 限 辦 理 (2) 來 文 訂 有 期 限 者, 如 受 文 機 關 收 文 時 已 逾 文 中 所 訂 期 限 者, 該 文 得 以 普 通 件 處 理 時 限 辦 理 (3) 變 更 來 文 所 訂 期 限 者, 須 聯 繫 來 文 機 關 確 認 5 涉 及 政 策 法 令 或 需 多 方 會 辦 分 辦, 且 需 30 日 以 上 方 可 辦 結 之 複 雜 案 件, 得 申 請 為 專 案 管 制 案 件 6 專 案 管 制 案 件 或 其 他 特 殊 性 案 件 之 處 理 時 限, 各 機 關 得 視 事 實 需 要 自 行 訂 定 ( 二 ) 立 法 委 員 質 詢 案 件 : 依 據 立 法 院 職 權 行 使 法 及 行 政 院 與 所 屬 各 機 關 及 直 轄 市 政 府 辦 理 答 復 立 法 委 員 質 詢 案 件 處 理 原 則 規 定 辦 理 ( 三 ) 監 察 案 件 : 依 據 監 察 院 糾 正 及 調 查 案 件 追 蹤 管 制 作 業 注 意 事 項 規 定 辦 理 ( 四 ) 人 民 申 請 案 件 : 應 按 其 性 質, 區 分 類 別 項 目, 分 定 處 理 時 限, 予 以 管 制 ( 五 ) 人 民 陳 情 案 件 : 依 據 行 政 程 序 法 第 7 章 行 政 院 及 所 屬 各 機 關 處 理 人 民 陳 情 案 件 要 點 之 規 定 辦 理 ( 六 ) 訴 願 案 件 : 應 依 訴 願 法 之 規 定 辦 理 44

51 玖 文 書 流 程 管 理 一 般 公 文 來 文 之 處 理 速 別 與 公 文 性 質 不 符 者, 得 經 由 收 文 單 位 之 主 管 或 指 定 之 授 權 人 員 核 定 後, 調 整 來 文 處 理 速 別 七 十 九 各 類 公 文 處 理 時 限 之 計 算 標 準 如 下 : ( 一 ) 公 文 處 理 時 限, 除 限 期 公 文 專 案 管 制 案 件 監 察 案 件 人 民 申 請 案 件 訴 願 案 件 或 其 他 依 法 令 另 有 規 定 者 外, 均 不 含 假 日 ( 二 ) 一 般 公 文 發 文 使 用 日 數 : 1 一 般 公 文 自 收 文 次 日 或 交 辦 日 起 至 發 文 日 止, 所 需 日 數 扣 除 假 日 2 限 期 公 文 於 來 文 所 訂 或 規 定 期 限 內 辦 結, 未 超 過 6 日 者, 扣 除 假 日 以 實 際 處 理 日 數 計 算, 超 過 6 日 者, 以 6 日 計 算 ; 逾 越 來 文 所 訂 或 規 定 期 限 辦 結, 以 實 際 處 理 日 數 計 算 ( 三 ) 專 案 管 制 案 件 立 法 委 員 質 詢 案 件 監 察 案 件 人 民 申 請 案 件 人 民 陳 情 案 件 訴 願 案 件 之 計 算 基 準, 於 規 定 處 理 時 限 內 辦 結 者 列 為 依 限 辦 結, 超 過 規 定 處 理 時 限 辦 結 者 列 為 逾 限 辦 結 ( 四 ) 處 理 時 限 以 時 為 計 算 基 準 者, 自 收 文 之 時 起 算 ; 以 半 日 為 計 算 基 準 者, 以 收 文 次 日 起 算, 但 收 文 當 日 辦 結 者, 以 半 日 計 算 八 十 公 文 登 錄 催 辦 及 銷 號 規 定 如 下 : ( 一 ) 各 機 關 對 所 收 之 公 文, 應 按 收 文 號 予 以 登 錄 管 制 ; 其 相 關 登 錄 及 催 辦 格 式, 由 各 機 關 視 需 要 自 行 規 定 ( 二 ) 文 書 單 位 或 單 位 收 發 人 員 應 逐 日 檢 查 公 文 處 理 紀 錄, 對 屆 辦 理 期 限 之 案 件, 並 應 提 醒 承 辦 人 員 並 陳 報 單 位 主 管 ; 對 已 逾 期 而 未 申 請 展 期 之 案 件, 或 送 會 逾 時 者, 應 予 催 辦 ( 三 ) 經 簽 擬 核 定 之 公 文, 應 於 發 文 或 辦 結 後 予 以 銷 號 ; 惟 應 繼 續 辦 理 或 尚 未 結 案 者, 仍 應 繼 續 管 制 45

52 文 書 處 理 手 冊 八 十 一 各 機 關 對 於 文 書 流 程 管 理 之 各 項 作 業 應 確 實 管 制 公 文 管 制 區 分 為 以 文 管 制 及 以 案 管 制 : ( 一 ) 一 般 公 文 視 案 情 重 要 性 採 取 以 案 管 制 或 以 文 管 制 ( 二 ) 限 期 案 件 專 案 管 制 案 件 立 法 委 員 質 詢 案 件 監 察 案 件 人 民 申 請 案 件 人 民 陳 情 案 件 訴 願 案 件 或 其 他 指 定 案 件 等, 原 則 上 須 以 案 管 制 八 十 二 各 機 關 對 公 文 處 理 時 效, 應 定 期 檢 討 分 析, 簽 報 機 關 首 長 核 閱 拾 文 書 用 具 及 處 理 標 準 八 十 三 各 機 關 處 理 文 書, 應 儘 量 採 用 性 能 及 品 質 優 良 之 用 具, 以 增 進 文 書 處 理 效 率 八 十 四 各 機 關 印 信 及 公 文 電 子 交 換 所 需 章 戳 應 依 印 信 條 例 及 印 信 製 發 啟 用 管 理 換 發 及 廢 舊 印 信 繳 銷 辦 法 與 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 辦 法 等 有 關 規 定 辦 理 外, 其 餘 因 處 理 文 書 需 要 章 戳, 得 依 照 下 列 規 定 自 行 刻 製, 分 交 各 有 關 單 位 或 人 員 妥 善 使 用 之 : ( 一 ) 條 戳 : 木 質 或 用 橡 皮 刻 製, 以 長 方 形 為 原 則, 用 正 楷 或 宋 體 字, 由 左 至 右, 刻 機 關 ( 單 位 ) 全 銜 於 書 函 開 會 通 知 單 會 勘 通 知 單 移 文 單 建 議 單 通 知 單 催 辦 單 等 對 外 行 文 時 用 之 ( 二 ) 簽 字 章 : 木 質 或 用 橡 皮 刻 製, 依 機 關 首 長 副 首 長 及 幕 僚 長 等 之 簽 名 由 左 至 右 刻 製, 對 外 行 文 時 用 之 ( 三 ) 鋼 印 : 鋼 製 圓 形, 由 左 至 右, 刻 鑄 機 關 全 銜 ( 並 得 刻 鑄 機 關 全 銜 之 英 文 名 稱 ), 其 圓 周 直 徑 以 不 超 過 5 公 分 為 限, 於 職 員 證 證 書 證 券 等 證 明 文 件 上 用 之 46

53 拾 文 書 用 具 及 處 理 標 準 ( 四 ) 校 對 章 : 用 篆 字 隸 書 或 正 楷 刻 製, 由 左 至 右, 刻 機 關 全 銜 或 簡 稱, 並 加 校 對 章 字 樣, 於 文 書 改 正 時 用 之 ( 五 ) 騎 縫 章 : 款 式 與 校 對 章 同, 並 加 騎 縫 標 示 字 樣, 於 公 文 附 件 或 契 約 等 黏 連 處 用 之 ( 六 ) 附 件 章 : 款 式 與 校 對 章 同, 並 加 附 件 章 字 樣, 於 公 文 之 附 件 上 蓋 用 之 ( 七 ) 收 件 章 : 用 橡 皮 刻 製 由 左 至 右 刻 機 關 全 銜, 並 加 收 件 章 字 樣, 並 附 日 期 及 時 間, 於 收 受 文 件 時 用 之 ( 八 ) 職 名 章 : 以 正 楷 或 隸 書, 由 左 至 右, 刻 製 職 稱 姓 名, 於 文 書 上 蓋 用 之 ( 九 ) 電 子 文 件 章 : 由 左 至 右, 於 收 發 電 子 文 件 時 蓋 用 之 八 十 五 機 關 印 信 章 戳, 除 印 信 應 由 首 長 指 定 監 印 人 員 負 責 保 管 外, 章 戳 亦 應 指 定 專 人 負 責 保 管, 如 有 遺 失 或 冒 用 情 事, 應 由 保 管 人 員 負 完 全 責 任 八 十 六 機 關 公 文 電 子 交 換 作 業 使 用 之 智 慧 卡 正 卡 及 讀 卡 機 應 指 定 專 人 負 責 保 管 使 用, 智 慧 卡 副 卡 則 由 單 位 主 管 另 指 定 專 人 保 管, 上 述 設 備 如 有 遺 失 或 損 毀, 應 依 相 關 規 定 程 序 辦 理 申 請 補 發 八 十 七 各 機 關 公 文 用 紙 之 質 料 尺 度 及 格 式, 除 下 列 原 則 外, 並 應 依 附 件 所 列 規 定 辦 理 : ( 一 ) 質 料 :70~80GSM(g/m2) 以 上 米 色 ( 白 色 ) 模 造 紙 或 再 生 紙 ( 二 ) 尺 度 : 採 國 家 標 準 總 號 五 號 用 紙 尺 度 A4 ( 三 ) 格 式 : 依 附 件 所 列 八 十 八 各 機 關 所 使 用 之 各 種 表 簿 格 式, 得 視 實 際 需 要 參 照 國 家 標 準 及 國 產 紙 張 標 準 自 行 規 定 印 製, 並 應 遵 守 由 左 至 右 之 橫 行 格 式 原 則 47