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1 國立臺灣海洋大學 ( 首頁 ) 文件類別作業程序編號 QP- 品 -01 頁次 1/6 文件名稱品質文件管制程序生效日期 版次 13 核准審查制訂單位品質手冊小組 1. 目的與範圍 本程序為確保國立臺灣海洋大學 ( 以下簡稱本校 ) 於執行品質管理系統時, 與此系統有關之各項程序文件均能隨時地維持其適用性與有效性, 並避免不適用文件之誤用 凡本校所屬各單位對內實施品質管理所制訂 修訂之品質系統文件皆適用之 2. 參考文件 2.1 ISO9001, section 品質手冊 (QM- 品 -01) 2.3 文書管理程序 (QP- 文 -01) 3. 權責 3.1 本校整體品質系統文件之管制 : 校長或管理代表指派之文件管制人員 3.2 本校所屬各單位文件之管制 : 各單位主管指派之文件管理人員 3.3 文件管制人員的責任 : 管理責任範圍內之各式文件, 以確保文件管制系統有效運作, 避免過時失效之文件 表單的誤用 3.4 文件之制訂 修訂與廢止權責 : 類別 權責 品質手冊 ( 一階 ) 程序書 ( 二階 ) 制修訂審查核准文件管制人 管理代表 管理代表 校長 ( 或指定代理人 ) 各單位人員相關單位主管管理代表 程序書表單各單位人員相關單位主管管理代表 標準書 ( 三階 ) 本校文件管制人員及文件持有單位 本校文件管制人員及文件持有單位本校文件管制人員及文件持有單位 各單位人員單位主管單位主管文件持有單位 標準書表單各單位人員單位主管單位主管文件持有單位

2 / 文件類別作業程序編號 QP- 品 -01 頁次 2/6 4. 定義 4.1 品質系統文件 : 係指所有指導或說明各項品質管理業務或活動有關之文件 本校品質系統文件包含政府法令規章 契約書 品質手冊 程序書 工作標準書及使用表單 4.2 管制文件 : 須隨時保持最新版本之文件, 需有制訂 修訂與分發之記錄, 修訂後須重新分發, 過時與廢止之文件需由文件管制人員依規定辦理, 且以網路上之版本為依據, 除表單得列印使用外, 其他文件如有需要亦得自行列印, 僅供參考 外部文件如法令規定 國立臺灣海洋大學則等有版本別而需於品質運作時使用之資料 4.3 非管制文件 : 分發時為最新版本之文件, 修訂後不另行分發, 廢止亦無須回收及銷毀者, 亦即不是 管制文件 者, 即是 非管制文件 4.4 品質手冊 : 為本校實施品質管理系統制度之第一階文件, 其對最高管理階層之政策與承諾闡述與說明, 為實施品質制度與落實品質政策之最基本文件 4.5 作業程序書 : 為本校實施品質管理系統制度之第二階文件, 確保各單位有效執行品質系統的各項程序方法之書面規定 4.6 標準書 ( 或工作守則 單位手冊 辦法 規定 等同義詞 ): 為本校實施品質管理系統制度之第三階文件, 其確保各單位人員於執行服務相關工作時各項作業標準之詳細說明書 4.7 ISO 表單 : 為品質系統中各項程序書 標準書所衍生之各種紀錄用之單據, 工作人員填寫及紀錄作業進行的實況與結果, 以確保其依照品質手冊 作業程序書或工作標準書說 寫 做一致, 為本校實施品質管理系統制度之第四階文件

3 文件類別 作業程序 編 號 QP- 品 -01 頁次 3/6 文件名稱 品質文件管制程序 生效日期 版次 流程圖 文件新制訂 文件修訂 文管小組提供編號 草擬文件 N 審查 Y 相關單位會簽 N 核准 Y 舊版廢止 新版頒佈 文件分發 記錄與版本管制

4 文件類別作業程序編號 QP- 品 -01 頁次 4/6 6. 作業內容 6.1 品質系統文件之制訂 本校實施品質管理系統制度第一 二階文件之制定, 依組織任務與管理運作之需求, 由制訂單位承辦人使用 文件標準格式 ( 附件 7.1,7.2), 草擬文件內容, 且向本校品質文件管制小組依品質文件系統編號原則賦予文件編號, 並由品質文件管制小組登錄於 文件管理彙總表 後, 呈主管審查, 若有需要應送相關單位會簽, 再送權責主管核准後 頒佈發行 在文件審查 會簽 核准等階段若有任何意見得由原制訂單位修改之, 必要時得召開會議研討協調之 第三階文件之制定, 其格式由本校各單位依其工作特性, 制訂實際切實可行之工作標準或規範, 不受文件標準格式之限定 標準書之內容與適用性由各單位主管核定之 6.2 編號原則 品質手冊編號 :QM- - ( 如 QM- 品 -01) 程序書編號 :QP- - ( 如 QP- 註 -01) 標準書編號 :QI- - ( 如 QI- 註 -01) 各單位現有辦法規章, 請依標準書編號原則自行編填 表單編號 :( 依各階文件編號 )- ( 如 QP- 註 A) 各單位之中文代號如下表 說明 Q: 表本校品質管理系統 M: 表本校第一階文件手冊 註冊課務組 ( 註 ) 事務組 ( 事 ) 人事室 ( 人 ) 海運暨管理學院 ( 海 ) 招生組 ( 招 ) 文書組 ( 文 ) 圖書資訊處 ( 電 ) 商船系 ( 商 ) P: 表本校第二階文件作業程序書學術服務組 ( 服 ) 保管組 ( 保 ) 品質手冊小組 ( 品 ) 運輸系 ( 航 ) I: 表本校第三階文件標準書 : 為本校各單位代簡稱 ( 如右表 ) : 為流水號 01~99 : 為表單版次 A~Z 實習組 ( 實 ) 環安組 ( 環 ) 船訓中心 ( 船 ) 教師發展及行政效能中心 ( 校 ) 輪機系 ( 輪 ) 備註 : 表單編號於程序書中附件項目中註明, 並以附件表單作為最新版本之依據, 表單編號不須印在表單上

5 文件類別作業程序編號 QP- 品 -01 頁次 5/6 6.3 品質文件系統撰寫架構 品質手冊 依 ISO9001 標準之各項要求依序撰寫其實施說明, 以確保本校之品質管理系統符合 ISO9001 之相關要求 作業程序書 ( 第二階文件 ) 文件依七段式撰寫, 應包含下列各項段落 1. 目的與範圍 2. 參考文件 3. 權責 4. 定義 5. 流程圖 6. 作業內容 7. 附件 標準書 ( 第三階文件 ) 格式由本校各單位依其工作特性自行訂定, 以能表現該工作作業之方式項目為主, 並易於閱讀與了解 ISO 表單 依第二 三階文件作業之需求, 及實際執行品質系統所應記錄之格式設計, 為避免記錄混淆, 應於表單中設置版本以茲辨識 6.4 品質文件之修訂 廢止作業 品質文件 修訂 作業 品質系統文件若有不合現狀需要修改 增訂時, 得向原制訂單位提出要求研擬修改 修改完成後之文件須於 文件修訂 廢止申請表 ( 附件 7.4) 註明文件修訂原因 ( 內容摘要 ), 其後之文件審查 會簽 核准 頒佈發行作業內容同制定流程規定 文件修訂時, 應於與前版文件差異處加註底線, 以為區別 舊版原稿文件需由品質文件管制小組加蓋作廢章管制 但經會議審查通過修訂 / 廢止者, 以會議紀錄作為修訂 / 廢止之依據 品質文件 廢止 作業 文件廢止之申請 審查 會簽 核准 頒佈作業內容同修訂流程規定 文件廢止後原文件編號不得再重覆使用, 經頒佈發行之文件, 需由文件管制人員登錄於 文件管理彙總表 ( 附件 7.3)

6 文件類別作業程序編號 QP- 品 -01 頁次 6/6 6.5 文件版本編訂原則 第一次初制訂之原案為 1 版, 修訂時依 號碼遞增方式註記, 至多修訂至 99 版, 爾後之修訂需由原制訂單位於文件修訂時申請廢止, 重新制訂原案 (1 版 ) 發行, 且原文件編號不得再重覆使用 6.6 文件發行作業 經頒佈發行之文件, 需由管理代表祕書將其於網頁上公佈發行 品質文件管制小組對於所發行之文件應建立 文件管理彙總表, 以便管制文件發行版本 6.7 文件保存作業 經頒佈發行之文件原稿或其它單位轉來之文件, 均由品質文件管制小組列冊保管 6.8 文件之管理 : 現場使用之文件須置於作業場所, 非現場使用之文件須由各使用單位集中管理 品質文件管制小組應建立最新 文件管理彙總表, 以方便管理其文件 6.9 外部品質文件管理 上級主管機關頒佈之法規, 由各單位文件管制人員將其單位適用之法規登錄於 文件管理彙總表 作為管制, 並以時間日期作為版本之依據, 而文件編號另以其原始編號為主, 若無則不須另行編號 7. 附件 7.1 文件標準格式 (QP- 品 ) 7.2 文件標準格式續頁 (QP- 品 ) 7.3 文件管理彙總表 (QP- 品 ) 7.4 文件修訂 廢止申請表 (QP- 品 )

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