PowerPoint 簡報

Size: px

Start display at page:

Download "PowerPoint 簡報"

璩贤钟
5 years ago
Views:

1 國立臺中科技大學檔案管理作業成效訪視簡報報告人 : 廖士寬總務長中華民國 101 年 11 月 29 日 1

2 簡報大綱壹基本資料貳檔案管理現況簡介參績效重點檔案管理計畫與作業資訊化檔案入庫管理與庫房保管設施檔案應用與整體特殊績效肆未來努力方向與檢討 2

3 壹基本資料 3

4 一學校區位臺中科技大學位於臺中市三民路三段 129 號校地面積 : 總計公頃三民校區 ( 原中技 ):5.854 公頃民生校區 ( 原中護 ): 公頃南屯校區 ( 原中護 ): 公頃 ( 尚未開發 ) 4

5 二學校校史民國 8 年 6 月 1 日創校原名臺灣公立臺中商業學校, 後改名為臺中州立臺中商業學校民國 52 年改制為臺灣省立臺中商業專科學校民國 71 年改隸為國立臺中商業專科學校民國 88 年 7 月 1 日改制為國立臺中技術學院民國 100 年 12 月 1 日改名國立臺中科技大學, 並與國立臺中護理專科學校完成合併 5

6 三學校概述區劃為民生校區及三民校區兩部分改大後共設 5 院 20 系所設日間部夜間部進修學院進修專校空中學院附設高商專任教職員工 :733 人全校總學生人數 : 約 20,000 人 6

7 貳檔案管理現況簡介 7

8 一文書組人力編制 8

9 二庫房設備檔案庫房 1 間, 設於行政大樓文書組辦公室內, 佔地約 9.8 坪臨時庫房借用保管組物品庫房放置會計室歷年憑證等資料檔案民生校區檔案室 2 間共約 4 坪, 存放原臺中護專文書檔案本組檔案室共配置有 6 架活動式檔案儲存櫃木製開放式臨時檔案架 7 座存放檔案, 以及機密檔案專用櫃 1 座本行政大樓設有中央系統空調設備本組檔案室裝分離式冷氣隨時保持室內溫度並配置活動式除濕機 2 台乾濕兩用溫度計檔案室配置噴霧式自動消防設備及手提式滅火器 2 具 9

10 中央式空調設備二氧化碳噴霧式設備活動式檔案儲存櫃機密檔案鋼製專用櫃 10

11 民生校區檔案室 ( 一 ) 民生校區檔案室 ( 二 ) 11

12 三檔案管理保存數量 (1/4) 承辦公文 ( 收發文 ) 總數統計表收文類別發文類別年份紙本電子文紙本電子文 100 年 2437 件件 2031 件 979 件 101 年 2067 件 9364 件 2095 件 649 件 12

13 檔案管理保存數量 (2/4) 本校目前檔案室存有檔案目次年份案卷件原國立臺中護專備註年年年年年年檔管局問卷調查資料年永久 : 定期 : 年永久 : 定期 : 年永久 : 定期 : 年永久 : 定期 : 年永久 : 定期 : 年永久 : 定期 : 年永久 : 定期 : 年 10 月 31 日止

14 機密文件總數 (3/4) 國立臺中科技大學機密文件年度件數年 11 件年 31 件 100 年 15 件 101 年 19 件 14

15 機密文件總數 (4/4) 國立臺中科技大學民生校區機密文件年度件數年 9 件年 29 件年 28 件年 10 件年 92 件 100 年 4 件 15

16 四檔案管理系統本校目前使用漢龍資訊科技股份有限公司所開發之電子公文系統, 達到流程控管及線上簽核之目的流程控管與線上簽核之特色符合電子公文節能減紙推動計畫達成節能減碳及環保目標通過檔案管理局完整版與標準版驗證公文 SOP 規劃整合公文製作與檔案管理系統, 節省人力與時程可容易追蹤無紙公文目前的位置承辦查詢歷史公文, 方便快速 16

17 電子公文系統架構圖 17

18 漢龍通過驗證證書 18

19 參績效重點 19

20 一檔案管理計畫與作業資訊化 ( 一 ) 檔案管理整體規劃計畫作業及管考研擬本校檔案管理改善實施計畫, 將提升檔案管理品質檔案管理的應用, 創造本校智慧財產列為業務之重點目標依據國家檔案法及相關法規, 訂定本校檔案管理作業要點及流程訂定檔案庫房緊急應變計畫, 每學期配合校內消防演練 1 次印信處理 : 因本校及各附屬學校編制多, 每年申請聘書畢業證書獎狀研習證書契約書等各類文件之用印數量龐大,101 年 1 月迄今已達 2215 件文書組工作繁雜且具有長時間, 細密性, 不能稍有疏失, 而人員編制少, 為使工作順暢每人都必須熟悉他人業務, 使作業窗口單一化 20

21 一檔案管理計畫與作業資訊化 ( 二 ) 檔案管理教育訓練標竿學習參加鈞部 3/22-23 舉辦 101 年度教育部暨部屬機關學校文書與檔案管理教育研習講座, 學習公文系統線上簽核檔案管理計畫個案研析及文書與檔案專題研究與討論等 (1 人次 ) 參加鈞部 5/24-25 舉辦 101 年度教育部暨部屬機關學校檔案管理教育研習講座, 學習檔案法規與實務概述檔案點收與立案作業經驗分享機關分類表編訂實務檔案保存年限區分表編訂實務及檔案編目及整理作業經驗分享等 (2 人次 ) 5/17 文書組與相關人員等前往國立勤益科技大學學習與觀摩該校檔案管理作業, 以作為本校文書組檔案管理訪視之參考 (6 人次 ) 10/4 辦理本校電子公文線上簽核系統教育訓練 2 梯次 (50 人次 ) 21

22 101 教育訓練 101 教育訓練 22

23 一檔案管理計畫與作業資訊化 ( 三 ) 檔案管理作業資訊化資訊環境 - 網路架構資訊環境 - 資安硬體設備資訊環境 - 資安軟體 ISO27001 驗證及證書資訊系統安全機制資訊系統備份備援機制 23

24 一檔案管理計畫與作業資訊化資訊環境網路架構 24

25 一檔案管理計畫與作業資訊化資訊環境資安硬體設備 Firewall Fortigate 5050 IPS:Tipping Point 1200E Log Server:Cisco Mars 55 ArcSight Logger Web Application Firewall:Citrix NetScaler EE DB Security Firewall:IBM Gardium 25

26 一檔案管理計畫與作業資訊化資訊環境資安硬體 CodeSecure 原始碼分析平台弱點掃描 Dragonsoft Secure Scanner( 網路層 ) IBM Proventia Network Enterprise Scanner( 網路層 ) WebInspect 網站 ( 頁 ) 弱點分析系統 26

27 一檔案管理計畫與作業資訊化 ISO27001 驗證及證書 (1) 本校已有 6 位通過 ISO27001 LA 資安證照 99 年 4 月執行 ISO27001 驗證通過 100 年 4 月執行 ISO27001 續評通過 101 年 4 月預計執行 ISO27001 續評通過驗證範圍 : 電算中心資訊機房維運及校務資訊組自行開發系統維護作業 ( 含 PKI 單一簽入系統 ) 27

28 一檔案管理計畫與作業資訊化 ISO27001 驗證及證書 (2) 28

29 一檔案管理計畫與作業資訊化資訊系統安全機制 NUTC-ISMS-B-007 通信與作業管理程序書網路安全管理弱點掃描及滲透測試 NUTC-ISMS-B-008 存取控制管理程序書存取控制政策 - 任何人未經授權不得存取業務範圍外之資訊資產帳號與通行碼管理 - 校務行政系統之使用者 ( 學校行政人員 ) 應至少 6 個月更換通行碼一次, 並避免重複使用相同的通行碼 NUTC-ISMS-B-009 系統開發與維護程序書 NUTC-ISMS-B-010 委外管理程序書 NUTC-ISMS-B-012 業務永續運作管理程序書業務永續運作計畫關鍵業務障礙偵測與復原作業程序 29

30 一檔案管理計畫與作業資訊化資訊系統備份備援機制備份機制資料庫備份維護計畫 : 每天上午 03:00 排程異地備份至中商大樓機房 : SAN Copy MirrorView 備援機制中商大樓機房異地備援伺服器虛擬化 (Hyper-V 及 Vmware ESX) 30

31 二檔案入庫管理與庫房保管設施 ( 一 ) 檔案管理檔案立案編目本校檔案分類均依本校檔案分類及保存年限區分表, 分入專屬及適切之類目建立案名檔案著錄來源所載資訊均依實際內容著錄, 並依實呈現檔案之形式與來源及扼要表達案情等 31

32 二檔案入庫管理與庫房保管設施 ( 一 ) 檔案管理機密檔案管理外機關通知之機密檔案皆依限完成變更或註銷有關文件之解密條件或保密期限均依機密文件相關規定辦理密件存放於檔案室內專屬加鎖櫃內使用專用封套裝封由檔管人員專責保管 32

33 二檔案入庫管理與庫房保管設施 ( 一 ) 檔案管理檔案保管檔案卷夾均依規定標示註記案卷內皆放置目次表, 且載明應載事項所有檔案全數更換為去酸紙質檔案盒檔案依規定進行整卷歸檔, 依年度別位別案卷別予以上架 33

34 二檔案入庫管理與庫房保管設施 ( 一 ) 檔案管理檔案檢調本校訂有檔案管理作業要點, 詳盡規定檔案檢調申請之標準作業流程本校電子公文系統可供查詢所屬各單位之收發文主辦未結案件文件處理情況查詢等內容, 作業簡便 34

35 二檔案入庫管理與庫房保管設施 ( 二 ) 庫房管理保管設施備具溫濕度計及溫溼度紀錄表, 每日記錄隨時調整檔案室溫度檔案室裝設遮光窗簾以保護及檔案資料保存年限舊檔案回溯檔案之資料夾封面視情況得隨時更新 101 年 8 月 20 日訂定本校檔案庫房緊急應變計畫, 配合全校消防演練, 避免檔案遭受人為或天然災害 35

36 定時紀錄溫度及濕度現行檔案存放區乾濕兩用溫度計校務會議行政會議裝訂成冊 36

37 三檔案應用與整體特殊績效 ( 一 ) 檔案應用本校各單位檔案存放處檔案內容保存單位存放地點校史室資料秘書室校史室各類公務重要紀錄及資料 ( 如校務會議紀錄行政會議紀錄等 ) 秘書室秘書室文書組人事資料移交清冊人事室人事室辦公室秘書室畢業典禮 ( 含畢業紀念冊 ) 活動紀錄課外活動組課外組辦公室校史室歷屆學生學籍資料教務處註冊組資料室參加各項競賽之紀錄體育室體育室辦公室學校各項公共建設規劃設計書及設計圖說營繕組營繕組庫房 37

38 三民校區校史室檔案照片民生校區校史室獎杯櫃 38

39 註冊組學籍資料檔案室註冊組檔案室註冊組日據時代學籍資料 39

40 營繕組工程檔案櫃營繕組工程圖說櫃 40

41 體育室學生競賽獎杯註冊組學籍資料創校 90 週年校慶馬總統蒞校祝賀檔案照片學生競賽資料日據時期生徒學籍簿 41

42 三檔案應用與整體特殊績效 ( 二 ) 數位檔案應用 42

43 三檔案應用與整體特殊績效 ( 三 ) 檔案安全維護本校創校歷史悠久, 為避免檔案受損變質等, 積極清理對已受損檔案進行修護昭和時期土木工程概算資料 43

44 三檔案應用與整體特殊績效 ( 四 ) 檔案管理整體綜合表現與特殊績效校史室遷移至中商大樓後, 結合科技以數位方式將本校珍貴歷史檔案圖片與文物予展示, 使大眾瞭解本校發展軌跡經由檔案管理宣導, 使本校各單位對所保管之檔案能系統化整理, 有利於業務之傳承本校自 95 年公文系統上線, 檔案管理電腦化, 已為目前推動線上簽核奠下良好基礎 44

45 校史室傑出校友風雲榜校史室傑出校友風雲榜資訊設備的時光櫥窗校史室時光廻廊校史室時光廻廊 45

46 肆未來努力方向與檢討 46

47 肆未來努力方向與檢討本校由於受限於空間不夠, 文書組檔案室空間狹小無法擴充及增加人員設置, 本校年的校務發展計畫已將檔案室規模與品質列為行政所需基礎設施本校年校務發展計畫將公文影像掃描建立存檔檢索機制擴大公文線上簽核落實節能減紙改善電子公布欄整合於校園入口網之運用列為校務行政系統擴充之主要項目積極辦理檔案清理與銷燬, 將逾保存年限之公文 ( 檔案 ) 清理與銷燬, 以容納有限之檔案室空間將提供檔案線上查詢及調閱檔案服務列為整體業務重要目標成立檔案鑑定小組, 以清理鑑定及修護有典藏價值之檔案資料進行檔案應用宣傳, 落實檔案開放精神全面檢視各項業務, 簡化作業流程, 縮短處理時限, 以提昇服務品質, 增加工作效率 47

48 簡報完畢恭請長官指導 48

Microsoft Word - 手冊.docx

Microsoft Word - 手冊.docx 國立臺灣師範大學 National Taiwan Normal University 2011 春季班赴外交換生手冊 Outbound Exchange Student Handbook 國立臺灣師範大學國際事務處 Office of International Affairs 國立臺灣師範大學國際事務處 Office of International Affairs Tel:+886-2-7734-1282