檔案管理業務執行與成效

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崎微童
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1 議程 09:30-09:40: 首長致詞及與會人員介紹 09:40-10:00: 簡報 10:00-10:20: 參訪校史館環境設施 10:20-11:10 檔管入庫管理實作檢核進入庫房檢查保管相關設施檔管作業系統操作與訪談檔案應用處所與人員訪談 11:10-11:20: 訪視委員彙整結果資料 11:20-11:50: 綜合座談 1

2 國立臺北大學檔案管理業務執行與成效簡報中華民國 99 年 11 月 23 日 2

3 目錄學校檔案管理政策與發展 -- 王怡心副校長總務處配合學校檔案管理政策與發展執行方案李孟峰總務長文書組執行學校和總務處檔案管理政策與發展的實作情形郭宗孟組長 3

4 學校檔案管理政策與發展簡報者 : 王怡心副校長 4

校史沿革 1949 年 11 月 - 1955 年 7 月臺灣省立行政專科學校 1949 年春 -

1961 年 11 月 - 1971 年 7 月臺灣省立中興大學法商學院 1971 年 8 月 -

彭淮南先生民國 51 年 (1962) 經濟系中央銀行總裁傑出校友 : 江丙坤先生民國 42 年

5 校史沿革 1949 年 11 月年 7 月臺灣省立行政專科學校 1949 年春年 7 月臺灣省行政專修班 1955 年 7 月年 6 月臺灣省立法商學院 1961 年 11 月年 7 月臺灣省立中興大學法商學院 1971 年 8 月年 2 月國立中興大學法商學院 2000 年 2 月迄今國立臺北大學傑出校友 : 彭淮南先生民國 51 年 (1962) 經濟系中央銀行總裁傑出校友 : 江丙坤先生民國 42 年 (1953) 行政專校 48- 地政系海基會董事長傑出校友 : 賴英照先生民國 62 年 (1973) 法律系前司法院長 5

6 38 年至 95 年紙本簽核 96 年起線上簽核與紙本簽核 97 年 2 月起全面線上簽核 38 年至 88 年 ( 省立行政專科至國立中興大學法商學院 ) 89 年改制國立臺北大學 38 年至 91 年約 12 萬件紙本檔案未掃描建立影像檔 92 年至 99 年完成檔案掃描建立影像檔 6

7 秘書室 ( 校務會議行政會議校務發展校長移交校慶等 ) 教務處 ( 學籍資料等 ) 學務處 ( 畢業典禮社團等 ) 校方檔案總務處 ( 公文檔案工程圖書招標文件等 ) 其它 : 人事室 ( 文康活動等 ) 體育室 ( 校內外各項運動競賽 ) 7

8 電子公文異地備份及備援人事會計出納系統異地備援資訊中心異地備援教學系統異地備援 8

9 三峽校區圖資大樓異地備援基地中程檔案室 - 臺北校區舊圖書館各類檔案 ( 含公文檔案建築模型重要活動及會議等檔案 ) 永久存放區 38 年至 88 年紙本公文 38 年至 88 年其它檔案短期檔案室公文檔案存放文書組其它檔案存放各承辦單位 9

10 總務處配合學校檔案管理執行方案簡報者 : 李孟峰總務長 10

11 設置簡易式之檔案閱讀區設置簡易式檔案檢調區短程方案制訂文書檔案相關法規制定文書檔案標準作業程序與流程 11

12 檔案庫房改善費用 : 約 71 萬 3 千元期程 : 俟預算來源無虞後,1-2 年內完成異地備份費用 : 約 61 萬 4 千元期程 : 俟預算來源無虞後,1 年內完成中程方案 12

13 雲端技術費用 : 約 103 萬 3 千元期程 : 俟預算來源無虞後, 1-2 年內完成公文掃描費用 : 約 77 萬元期程 : 俟預算來源無虞後,1-2 年內完成長程方案 13

14 文書組執行學校和總務處檔案管理政策與發展的實作情形簡報者 : 郭宗孟組長 14

15 檔案管理業務現況簡介檔案管理計畫與培訓檔案立案編目清理與機密檔案管理檔案保管與庫房設施檔案應用作業資訊化檔案管理整體綜合表現與特殊績效未來努力方向與檢討 15

16 總務處文書組組長督導文書檔案管理者公文交換中心 ( 3 人 ) 收文管理 ( 1 人 ) 繕打校對 ( 1 人 ) 發文管理 ( 1 人 ) 檔案管理 ( 1 人 ) 研考稽催 ( 1 人 ) 16

檔案管理國立臺北大學檔案管理辦法 (99.9.27) 國立臺北大學文書處理作業辦法 (99.9.27) 國立臺北大學公文時效管理與獎懲要點 (99.

3.9) 檔案相關須知庫房管理須知檔案檢調須知檔案檢調流程相關計畫總務處檔案管理緊急應變計畫

17 檔案管理國立臺北大學檔案管理辦法 ( ) 國立臺北大學文書處理作業辦法 ( ) 國立臺北大學公文時效管理與獎懲要點 ( ) 文書組標準作業程序與流程 ( & ) 國立臺北大學教職員工郵件處理作業規範 (99.3.9) 檔案相關須知庫房管理須知檔案檢調須知檔案檢調流程相關計畫總務處檔案管理緊急應變計畫 ( ) 總務處文書檔案中長程計畫書 ( ) 17

18 紙本收文掃描分文線上簽核陳核公文線上收文發文電子公文自動編卷核決存查歸檔點收紙本掃描立案編目庫房 18

19 管理計畫與培訓校內校外每學期舉辦 1 至 2 次對象 : 教職員工研究助理參與教育部檔管局軟體協會等單位訓練長官與文書組參訪檔案標竿之機關學校 19

20 立案編目目錄彙送 97 年 :17,706 件 97 年度 :367 筆 98 年 :13,239 件 99 年 1 月至 8 月 : 17,522 件 98 年度 :492 筆 99 年 :1,085 筆 20

21 檔案清理機密檔案管理 98 年 :23 卷 459 件 97 年度 : 無 99 年 :28 卷 788 件 98 年度 :19 件共計完成 51 卷 1,247 件共計完成 19 件 21

22 檔案保管 : 分為電腦伺服器保管與檔案室庫房保管電腦伺服器保管 : 項目檔案保管件數紙本件卷頁其它 97 年度 4, ,506 9, 年度 4, ,925 51, 年 1 月至 8 月 1, , 備註 :98 年度因雇用短促就業人員 4 人, 造成檔案保管件數激增 22

23 檔案室設施 : 檔案庫房防火門密集式書櫃庫房須知告示牌庫房除濕機庫房滅火器檔案檢調區庫房煙霧偵測器 CD 片及影音檔防潮箱檔案庫房之雙層梯 23

24 97 年 98 年 99 年 1 月至 8 月 885 件 2,834 件 780 件線上調檔示意圖線上調檔申請示意圖 24

25 電子公佈欄臺北大學首頁個人電子信件臉書 (Facebook) 示意圖 ( 網址 : 25

26 電子公文線上作業資訊一貫化郵件掛號 ( 紙本收件 ) 公文取號與分文承辦人陳核發文與歸檔點收立案編目郵件掛號查詢系統 : 提供同仁查詢掛號包裹電子公文故障排除申請 : 提供同仁申請電子公文故障排除及提供統計電子公文故障類別, 俾便教育訓練之 Q&A 之依據紙本掃描影像及線上簽核 : 提供同仁線上調檔與申請 26

27 97 年至 99 年 1 月至 8 月電子收創文統計表收文項目收文總數電子收文電子收文率收創文件數線上簽核件數線上簽核比率 97 年度 9,600 7, % 15,007 9, % 98 年度 10,816 8, % 17,190 13, % 99 年 1 月至 8 月 7,553 6, % 11,478 9, % 27

28 20,000 18,000 16,000 14,000 12,000 10,000 8,000 6,000 4,000 收文件數電子收文收創文件數線上簽核件數 2, 年度 98 年度 99 年 1 月至 8 月 97 年至 99 年電子收 ( 創 ) 文統計 % 80.00% 60.00% 40.00% 20.00% 0.00% 60.84% 線上簽核率 78.98% 81.07% 線上簽核率線上簽核趨勢圖 28

29 97 年至 99 年 1 月至 8 月電子發文統計表項目發文發文總數電子發文電子發文率電子公佈件數 97 年度 3, % 年度 3, % 2, 年 1 月至 8 月 2, % 1,342 29

30 2,500 2,000 1,500 1, ,055 1, 年度 98 年度 99 年 1 月至 8 月電子發文件數電子公佈欄件數電子發文與電子公佈欄趨勢圖 30

31 97 年至 99 年 8 月歸檔統計表項目歸檔件數點收件數退文件數編目件數掃描件數掃描頁數 97 年度 7, ,239 8,233 53, 年度 11, 年 1 月至 8 月 17,760 23, ,266 6, ,522 4,176 30,887 31

25000 20000 15000 10000 5000 0 97 年度 98 年度 99 年 1

32 年度 98 年度 99 年 1 月至 8 月點收件數編目件數掃描件數 97 年至 99 年 8 月點收編目及掃描件數統計圖 32

33 99 年 9 月 9 日參訪國家圖書館檔案人員 : 王怡心副校長李孟峰總務長郭宗孟組長及文書組 99 年 9 月 16 日參訪教育部臺灣大學人員 : 郭宗孟組長及文書組檔管人員 99 年 9 月 7 日 99 年 10 月 18 日召開教育部訪視協調會議與會人員 : 王怡心副校長吳嘉生學務長李孟峰總務長秘書室總務處學務處人事室體育室資訊中心文書組等 33

34 99 年 9 月 9 日參訪國家圖書館 99 年 9 月 16 日參訪教育部 99 年 9 月 16 日參訪台灣大學 99 年 9 月 7 日研商教育部 99 年度大學校院檔案績效訪視協調會議 ( 第 1 次 ) 99 年 10 月 18 日研商教育部 99 年度大學校院檔案績效訪視協調會議 ( 第 2 次 ) 電子公文故障排除申請系統 99 年 3 月至 8 月總計申請 226 件 34

35 99 年 1 月至 99 年 6 月教職員工生掛號郵件統計表項目教師職員學生件數比率件數比率件數比率已領取 2, % 1, % % 未領取 % % % 掛失 % % % 退件 % % % 合計 2, % 1, % % 35

36 36

37 檔案庫房改善費用 : 約 71 萬 3 千元期程 : 俟預算來源無虞後,1-2 年內完成異地備份費用 : 約 61 萬 4 千元期程 : 俟預算來源無虞後,1 年內完成中程方案 37

38 雲端技術費用 : 約 103 萬 3 千元期程 : 俟預算來源無虞後,1-2 年內完成委外掃描費用 : 約 77 萬元期程 : 俟預算來源無虞後,1-2 年內完成長程方案 38

39 結論檔案是促進人類人文關懷的素材, 掌握社會文化變遷的基石運用資訊科技的技術, 結合網路連線方式, 使檔案不受時空限制, 讓有需要者即時利用網路上網查詢與使用, 以達到網路遍寰宇, 資訊握掌中的境界本校建校雖僅為 10 周年, 本組本著前人種樹, 後人乘凉的精神, 無時無刻, 以保有及管理紙質檔案之品質, 使其免於蟲害受潮人為及天然災害為首要任務配合校方檔案政策管理, 先行改善檔案庫房及電子公文異地備份為優先任務未來, 結合政府雲端技術政策, 發展出檔案無國界的終極目標 39

~ ~2055 : I

~ ~2055 : I 人事業務標準作業程序 07-5252000 2041~20462051~2055 :07-5252059 http://www2.nsysu.edu.tw/person/personnel.htm E-mailope@mail.nsysu.edu.tw I -------------------------------------------------------- 1 --------------------------------------------------------------