检验报告和证书控制程序

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1 检验报告和证书管理程序 1 目的 为保证本院向客户提供的检验报告 ( 含检验证书 校验报告 分析报告, 下同 ) 结论正 确 检验检测数据真实可靠, 维护检验报告的科学性 严肃性 公正性, 制定本程序文件 2 范围 适用于本院所有检验报告的格式设计 录入 审核 批准 盖章 发送 更改 储存条 件 保存 借阅 销毁等方面的控制 3 职责 3.1 省院各专业责任工程师负责拟定, 各副总工程师审核, 总工程师批准检验报告 / 证书格式 3.2 检验及现场核对人员, 应确保报告内容符合法规 标准和本院检验规范要求, 对检验报告的原始信息真实性 测量数据准确性 完整性 仪器设备有效性 环境条件符合性负责 3.3 审核人, 对检验报告依据资料的完整性 规范性负责, 对检验报告的格式正确性 数据计算转换的准确性 检验检测方法有效性 人员资格的符合性进行把关 3.4 批准人, 对检验报告的整体合法有效性, 对检验依据和检验方法的充分 有效性 结论正确性负责 3.5 报告录入人员对检验报告内容与检验记录的一致性负责 3.6 业务监督部 / 分院质量技术室负责检验报告的发送 整理 归档 3.7 质量管理部 / 分院质量技术室负责检验报告的存档 保管 借阅和销毁等管理 4 程序 4.1 检验报告 证书格式控制 技术规范 技术标准有统一检验检测报告 证书格式 检验工作联络单和检验意见通知书格式的, 经副总工程师批准可直接采用 安全技术规范 标准没有要求的 无统一检验检测报告 证书格式 检验工作联络单和检验意见通知书格式的, 由省院专业责任工程师根据检验检测内容与相关要求拟定 副总 1

2 工程师审核 总工程师批准后采用 执行 文件控制程序 检验报告格式的编制至少应包括以下内容和栏目 : 被检对象的唯一性编号 技术参数 ; 检验检测依据 ; 检验检测部位的描述 必要的表格或附图 ; 检验检测项目及内容 检测数据 检验检测结果 结论 日期 ; 还应包括取样的人员 检验检测的执行人员以及结果校核人员 的标识等 各类检验报告格式经批准后, 由质量管理部在本院检验管理系统直接引用, 任何修订 建议报质量管理部, 由质量管理部进行修订 审批后, 在检验管理系统上更新, 并将修订情 况或新版本的执行通知, 通告分院质量负责人 格式的修改执行 计算机软件编审和数据安 全管理程序 产品质量监督检验证书最终应通过检验管理系统出具, 在具备系统出具条件前, 由质 量管理部门统一印制, 并将发放情况登记于 产品质量监督检验证书领用登记表 监督检验 证书改从系统出具时, 由省院质量管理部统一定制证书纸张, 编制流水号向全院发放, 并做 好证书纸张的领用记录 4.2 检验报告的编审程序 本院法定检验报告 能效测试报告 介质分析报告 常压设备检验 常压罐车检验报 告, 经编制 审核 批准三级审批后, 方为有效检验报告 ; 单项检验报告 ( 如 : 安全附件校 验 防坠安全器校验 光谱分析报告等 ), 经编制 审核二级审批后, 即为有效报告 检验报告由具备相应资格的检验人员出具, 责任工程师 / 授权审核人审核, 副总工程师 / 技术负责人 / 授权签字人批准或签发 审核或批准人员不在岗时, 执行 检验报告代签 制度 检验报告代签制度 : 1) 当报告审核人员不在岗时, 下列人员可以代签 : a. 副总工程师 / 分院技术负责人 ; b. 同专业授权审核人可互相代签 ; c. 具备相应资格的部长 / 室主任可代本部门责任工程师签审 2) 当报告批准或签发人员不在岗时, 下列人员可以代签 : a. 院长 ( 含分院 ); b. 总工程师 ( 省院 ) c. 承压类副总工程师 机电类副总工程师分别可以代签 ; d. 同专业授权签字人可互相代签 2

3 4.2.4 在 特种设备综合管理系统 内出具的报告, 其编制 审批程序由计算机软件流程进 行控制 报告录入 编审人员的授权, 执行 计算机软件和数据安全管理程序 在 特种设备综合管理系统 外出具的报告, 审批程序应按 进行人工流转 2.3 检验报告的编制 报告编制, 应依据检验原始记录进行, 没有检验原始记录的一律不得出具检验报告 由录入人员代为编制的检验报告, 录入人员应对检验报告与检验记录的一致性负责 ; 检验人应对检验报告进行复核提交审核, 并对报告的正确性负责 为确保检验报告的方便检索, 本院编制的所有检验报告均应有唯一性编号, 报告编号 方法执行 技术报告编号规则 在 特种设备综合管理系统 外出具的报告, 一般不得采用手写文本 检验报告的内 容应经发布的记录格式相一致 报告填写时, 不得有空栏现象 ; 检验存在问题的处理 检验结论下达应符合作业指导 书和相关标准法规要求 检测数据按 测量与试 ( 实 ) 验数据的处理规则 的要求进行修约 没有格式的委托 鉴定 仲裁类检验报告, 编制时, 其内容应满足 要求 4.4 检验报告的审核 报告审核人应负责收集 整理和审核检验原始记录, 审核内容及范围为 : 1) 对照原始记录审核检验资料的完整性 检验依据的有效性 检验内容的充分性 报告格式 的正确性 数据计算转换的准确性 报告填写的规范性 报告结论的准确性 检验人员资格 的符合性, 以及检验实施程序与法规 标准及本院作业指导文件的符合性等 ; 对存在问题有 处理意见的, 应审核意见的正确合理性 2) 对于各类检验项目中的无损检测原始记录, 由无损检测责任工程师审核 确认后交由专业 检验责任师或授权审核人汇总, 并由后者对无损检测原始记录与报告的一致性进行审核 确 认 检验报告应能充分满足质量跟踪 产品追溯的要求 审核人员应对报告的内容进行审 核, 确保其基本信息至少包含下列 16 个方面 : 1) 标题 ; 例如 : 检验报告 或 分析报告 ; 2) 省院 / 分院的全称与地址, 进行检验的地点 ; 3) 检验报告编号和每页及总页数标记 ; 4) 注册代码 ( 非法定检验的不要求 ); 5) 客户或委托方名称 ; 3

4 6) 设备或样品情况说明 ; 如样品型号 规格 状态等 ; 7) 检验 / 检定样品标识 编号 ; 8) 接受样品日期和检验 / 检定日期 ; 9) 检验 / 检定依据 ( 当采用任何非标准方法时, 应予以说明 ) 10) 当没有完全依照标准规范或检验 / 检定结果有特定的附加条件 ( 如环境条件 ) 时, 应明确 说明 ; 11) 检验性质 ; 12) 给出测量 检查和导出的结果, 必要时辅以表格 图 简图和照片加以说明 ; 13) 有分包方提供的检测结果时, 检验报告中应当标明 14) 检验人员 审核人员 批准人员签名, 并表明签发日期 ( 检定证书应标明签发日期及有效 日期 ); 15) 一般给出检验 / 检定结果仅对检验 / 检定样品有效的说明 ; 16) 未经本院批准或未加盖本院印章, 复印检验报告无效的声明 检验报告应充分体现客户和法规 标准的要求 审核人员应对存档资料和对外发送报 告的完整性 全面性进行检查 本院存档的检验报告通常由以下四项构成, 对外发送的检验 报告根据规程 标准的规定, 由其中部分内容构成 : 1) 检验证书 ; 2) 检验测试报告, 包括检验 测试项目表 资料审查 内外观检查, 几何尺寸测量, 测 厚 无损探伤 力学性能试验 金相检验 光谱 分析 硬度试验 耐压试验 气密性试验 检验流卡 爆破试验 容积变形测定 安全附件校验 水质化验等全部或部分单项报告 ; 3) 产品监检报告, 包括监检项目表 射线探伤底片复查记录 联络单 意见书 ; 4) 定期检验意见 缺陷返修通知单等 ( 有必要时 ); 5) 安装 维修 改造监督检验报告 告知书 监检项目表 射线探伤底片复查记录 联 络单 意见书等 ; 6) 与客户签定的合同 协议等 ; 7) 检验原始记录 检验过程中某些问题的处理见证材料 ; 8) 分包方提供的检验资料 审核完成, 审核人员在检验报告 原始记录 分包方提供的检验资料上签字 4.5 检验报告的批准或签发 报告批准或签发人应审核核检验报告的整体合法 有效性, 确认是否存在人员或单位 4

5 超范围检测情况 报告批准或签发人应复核检验依据和检验方法的充分 有效性, 检验内容的充分性 报告格式的正确性, 检验结论的正确性 二级审批的签发人员应审核检验原始记录, 并在原始记录上签字 三级审批的批准人 员, 对审核原始记录不作要求, 但对审核结果有怀疑时, 应调取检验原始记录, 对检验实施 程序与法规 标准及本院作业指导文件的符合性等进行复核 复核完毕, 报告批准或签发人应在检验报告上签字 4.6 检验报告出具时限 检验报告的出具时限, 按相关技术规范的要求执行 一般应在检验工作完成后的 10 个工作日 内出具, 大型设备的检验可在检验完成后的 30 个工作日内出具, 也可与客户商定报告交付时 限 4.7 检验报告打印 盖章和发放 检验报告应由指定专人打印 盖章和发放, 不得由检验或审批人员直接发放 定期检验报告 校验 / 化验 / 分析报告一般打印一式二份, 安装监检报告打印三份 一 份存档, 其它交客户 如客户和安全监察机构有要求时, 应尽可能满足其要求 产品监检证书打印三份, 一份存档, 两份交制造单位 安全附件校验报告打印两份, 一份存档, 一份交使用单位 发放和存档的检验报告必须加盖 检验专用章 方为有效 检验专用章 应专人保管, 其使用管理执行 印章管理制度 检验报告应指定专人发放 发放时, 应与客户办理交接手续, 填写 检验报告交接登 记表 应客户要求用电传 电子邮件等形式传送检验结果时, 应按照 保密和保护所有权程 序 进行处理 4.8 检验报告的修改 审批过程中, 审核 批准人员发现检验报告有错误时, 不得自行更改, 应与编制人核 对确认后由编制人进行更改 所有签发的检验报告不得有修改痕迹, 否则视为无效报告 检验检测报告发出后发现结果或数据有错误或发现检验仪器设备有缺陷而对结果或 数据有疑问时, 按如下方式更正 : 1) 对于不影响检验检测结论的更正, 应采用补充说明或修改通知的方式, 书面传递给客 5

6 户 2) 对于影响检验检测结论的更正应当书面通知客户并且将原报告和证书收回 注销 归 档并记录, 再重新发出更正后的报告 3) 更正后的报告备注栏中, 应注明 : 此报告是对 ( 报告编号 ) 报告的更改 等 字样, 以便于对问题的追溯, 并将更正后的存档报告与收回的报告一并存档 4) 作废的存档报告在封面加盖作废章并注明更正后报告的编号 5) 当发生检验检测结论的更正结果为 不合格 时, 还应当及时告知负责该设备登记的 政府质检部门 检验检测报告的修改, 应填写 检验检测报告修改审批单, 详细说明修改的检验检 测报告编号 修改或补充的内容以及对该报告的处理意见 ( 报告是否废止 ) 等 检验检测报告的修改应由原由检验 审核 批准人员签字确认后, 方为有效 修改单 上应盖章并与原报告一并存档 质量管理部门对 检验检测报告修改审批单 进行登记 编号, 并填写 检验报告修 改登记表 4.9 检验报告的补发 当客户因各种原因将检验报告 监检证书遗失而需本院补发时, 由客户持单位遗失证 明, 或当地特种设备安全监察机构的证明, 由质量管理部门在检验报告 监检证书复印件上 加盖相关印章并注明补发日期, 资料管理员应将补发报告和证书的情况登记于 检验报告补 发登记表 或 产品质量监督检验证书补发登记表 当锅炉 压力容器等特种设备已完工的产品在制造厂内放置时间较长或经处理而准备 出厂时, 为确保产品安全性能, 应由制造厂提出书面申请, 驻厂监检员重新补做内外部检验 和水压试验, 必要时辅以无损检测或其它项目检验, 并按现行规范 标准重新审查产品出厂 资料, 合格后收回原监督检验证书, 重新出具监检报告和监检证书, 经责任工程师审核, 报 相关技术负责人批准, 由质量管理部 / 质量技术室盖章后交制造厂, 方可出厂 4.10 检验报告和记录的流转 检验记录应在录入工作完成后应及时送审核人审核, 审核人在送批准人签发报告完 成后才能将记录流转至打印 打印人员在收到检验原始记录后才能打印检验报告, 并将打印好的检验报告和原始 记录一并装订和按编号顺序整理好后才能流转至归档 检验报告和记录的送审 打印 归档等流转过程的资料交接, 应办理交接手续, 填 6

7 写 检验记录 / 报告流转单 为便于交接记录和查询, 检验记录/ 报告流转单 应填写详细, 编号连续的报告可填写一份, 否则应分开填写 4.11 检验报告的归档与时限要求 所有检验报告都应保留一份文本存档, 需要存档的资料见 相关条款 全院所设业务大厅的检验报告每天 1 次, 交质量管理部 / 质量技术室档案管理员存档 省院一部 三部 星沙事业部的检验报告和记录每周 1 次, 交质量管理部档案管理员存档 省院浏阳 岳阳事业部的的各类检验报告和记录每月 1 次, 交质量管理部档案管理员存档 负责产品安全性能监督检验的部门, 其监检报告和记录 ( 含监督检验报告 监检记录 射线探伤底片复查记录 监检证书副本 ) 尽可能及时交质量管理部档案管理员存档, 归档时限不得超过 2 个月 ; 其它资料 ( 监检台账 监督检验联络单 意见书 ) 来年 2 月前应全部归档 ; 监检日志由监检组负责长期保管 安全附件校验报告和记录 介质分析报告和记录, 由校 / 化验人员保管, 来年 2 月内交质量管理部 / 质量技术室档案管理员存档 省院罐检中心的气瓶检测报告 罐车和常压容器的检验报告, 由罐检中心负责存档 报告归档时应办理交接手续, 没有附带原始记录的报告, 档案管理员不应接收 4.12 检验报告的保管 档案管理员应对归档资料及时进行整理, 确保存档资料不遗失 不损坏 条目清楚 便于检索 来年 2 月内, 档案管理员应将上年度的各类设备 检验报告台帐 打印存档, 发现未归档的资料及时通知相关部门尽快归档 检验检测报告及其原始记录的保存时间执行 记录控制程序 检验报告 记录的保管 保密 借阅等按 文件控制程序 保密和保护所有权控制程序 执行 5 相关文件 XTJ 文件控制程序 XTJ 计算机软件编审和数据安全管理程序 XTJ 保密和保护所有权控制程序 7

8 XTJ03-X 印章管理制度 XTJ 技术报告编号规则 XTJ 测量与试( 实 ) 验数据的处理规则 6 相关记录 XTJ02-23A-2011 检验检测报告修改审批单 XTJ02-23B-2011 检验报告交接登记表 XTJ02-23C-2011 XTJ02-23D-2011 XTJ02-23E-2011 检验报告台帐 产品监督检验报告台帐 产品质量监督检验证书补证记录表 XTJ02-23F-2011 检验报告补发登记表 XTJ02-23G-2011 产品质量监督检验证书领用登记表 XTJ02-23H-2013 检验记录 / 报告流转单 XTJ02-23I-2013 检验报告修改登记表 XTJ02-23J-2014 承压罐车 年度检验台账 8

4.1.2 安全技术规范 标准没有要求的 无统一检验检测检测报告 证书格式 检验检测工作联络单和检验检测意见通知书格式的, 由省院专业责任工程师根据检验检测检测内容与相关要求拟定 副总工程师审核 总工程师批准后采用 执行 文件控制程序 检验检测报告格式的编制至少应包括以下内容和栏目 :

4.1.2 安全技术规范 标准没有要求的 无统一检验检测检测报告 证书格式 检验检测工作联络单和检验检测意见通知书格式的, 由省院专业责任工程师根据检验检测检测内容与相关要求拟定 副总工程师审核 总工程师批准后采用 执行 文件控制程序 检验检测报告格式的编制至少应包括以下内容和栏目 : 检验检测报告和证书管理程序 1 目的为保证本院向客户提供的检验检测报告 ( 含检验报告 / 证书 检测报告 测试报告 计量检定证书 校验报告 分析报告 试验报告, 下同 ) 结论正确 检验检测检测数据真实可靠, 维护检验检测报告的科学性 严肃性 公正性, 制定本程序文件 2 范围 适用于本院所有检验检测报告的格式设计 录入 审核 批准 盖章 发送 更改 储 存条件 保存 借阅 销毁等方面的控制 3

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