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榴顾
7 years ago
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1 尚词水滴系列电子书水滴石穿, 绳锯木断跟日本人学习写邮件日语邮件写作日语邮件的思维方式日语邮件格式日本留学套词信常用句型单词邮件原文精解 Version 年 5 月 29 日尚词文字优化工作室下载 & 更新地址

2 写在前面很多人都觉得日语邮件废话多, 其实那是一种误解日本人也不傻的, 也不喜欢太麻烦的其实所有的商务场合, 除了特别重要的邮件之外, 邮件都是追求沟通效率的复杂的词汇和句式只会浪费双方的时间我们觉得很麻烦的那些敬语和客套话, 日本人是很熟练的, 其实花不了多少时间邮件的目的是沟通, 简单明了地实现有效沟通才是王道不过在求人办事的邮件里还是要尽量委婉多用敬语的, 但是也不要赘述, 没人喜欢花时间读废话诚意未必就是堆砌辞藻, 简单的句子也是可以表达诚意的这本电子书中, 卒离还是坚持不写废话不写长文, 把要点最简单地呈现给大家希望这本电子书能够成为大家写日语邮件的一个参考这本电子书会在每周日更新 ( 更新地址 : 大家可以定期到网站下载尚词博主卒离微信 : wyg0522 QQ: [email protected] Blog: Homepage:

3 目录第 1 章写邮件之前写邮件前的注意事项这几种情况不要发邮件让人家知道你是谁 : 设置送信者名一个让别人开心的技巧 : 收件人后加敬称写邮件的目的 & 逻辑... 5 第 2 章日语邮件标题邮件标题决定了会不会被读日语邮件标题常用句式日语邮件标题实例... 8 第 3 章日语邮件正文日语邮件正文的格式日语商务邮件的套路姓和様之间有空格? 邮件里一般无需加拝啓 & 敬具日语邮件道歉地道高频句式日语邮件常用连接词第 4 章日本留学套词信日本留学套词信标题套词信常用句子 : 开头寒暄日本留学套词信正文套词信常用句式套词信常用句子 : 结尾保重身体怎么说? 第 5 章常见日语邮件写作错误警惕 : 日语邮件常见错误ご連絡させていただきます错了?... 23

5 第 1 章写邮件之前 1.1 写邮件前的注意事项 1) 邮件不是万能的邮件不是万能的需要对方及时回复时, 尽量打电话或者面谈, 这时候邮件可以作为一种辅助手段先发一封邮件 ( 如果对方在电脑旁, 可以边看邮件, 边电话沟通 ), 然后再打电话当然有时候, 要打电话沟通之后, 再发邮件具体问题要具体分析, 沟通讲究灵活 2) 邮件里别乱说话邮件一旦发出去, 就收不回来 ( 撤销也未必及时 ) 在邮件里要注意措辞, 不要给对方留下对自己或公司不利的信息 1

6 1.2 这几种情况不要发邮件 1) 道歉打电话或见面道歉最比较真诚, 当然可以先发邮件再打电话想一想, 发邮件道歉, 再打电话道歉, 铁石心肠的人也原谅你了吧不过小事情可以发邮件道歉的 2) 紧急关头紧急关头, 我想大家也不会发邮件的有急事, 打电话, 近的话, 直接去面谈 3) 迟到请假我在公司时, 已经听过两个人在考勤系统申请完就走人的当然, 他们的下场都是被 K 请假时要先跟上司商量, 上司同意之后再去提交系统申请或者写假单别拿上司不当回事! 2

写个邮件而已,COSPLAY 就不要玩了在申请留学发邮件时, 这个送信者名就可以发挥大作用了, 尤其是你学校比较出名, 把签名设置成学校 + 名字 ( 例如 : 上海交通大学 -

7 1.3 让人家知道你是谁 : 设置送信者名一般情况下, 收件箱里的邮件要显示送信者名件名日時三个信息 ( 下图 ), 这样我们一看就知道谁发了邮件要做什么事当然, 邮件列表里可能还有要求发回执等标记大家要根据自己的情况, 合理设置送信者名, 让对方一眼就知道是你, 不会与其他人的邮件混淆当然, 凡事都有个度, 也不要过度标新立异写个邮件而已,COSPLAY 就不要玩了在申请留学发邮件时, 这个送信者名就可以发挥大作用了, 尤其是你学校比较出名, 把签名设置成学校 + 名字 ( 例如 : 上海交通大学 - 尚词博主 _ 卒离 ) 会引起教授的注意那么怎么设置邮件里我的名字呢? 这里以 Outlook 为例 : File->Account Setting-> 点击邮件账户 ->Repair->Your Name 3

8 1.4 一个让别人开心的技巧 : 收件人后加敬称平时在保存或者编辑联系人时, 对于客户或者上级可以加上様先生等敬称, 但是如果这个邮件要 cc 多人, 就要注意了当然, 这也要看公司的管理, 比如我之前工作过的外企, 邮箱里的个人信息是自动设置好的, 无需另外设置 4

9 1.5 写邮件的目的 & 逻辑写邮件之前要想想自己为什么要发这封邮件, 要分条写出自己的目的, 一件事一段写邮件是为了让对方明白, 所以, 写邮件要站在对方的立场上自己想的再好, 别人不明白你的意思, 也是徒劳无功想清楚写邮件的目的之后, 然后就要有逻辑地表达自己的意图人的大脑更容易接受有逻辑有条理的信息, 所以写邮件一定要有逻辑, 要条理清晰, 不管用了多少敬语, 都要做到通俗易懂技巧 : 写邮件之前, 现在正文里简单地打一下草稿, 写出提纲, 然后逐步细化 5

10 第 2 章日语邮件标题 2.1 邮件标题决定了会不会被读邮件名称决定了这封邮件会不会被读, 如果邮件名称是某宝的广告, 大家应该都会无视吧好的邮件标题要简洁易懂, 能体现出目的, 也能让人知道轻重缓急好的邮件标题有一个判断标准 : 对方不看邮件正文就可以大概知道邮件的内容另外日文邮件标题有以下几个注意事项 : 1) 邮件标题不要超过 20 个字 2) 简洁易懂 3) 如果不知道邮件标题怎么写, 那就先写正文, 正文写完之后, 邮件标题自然就可以想到 6

11 2.2 日语邮件标题常用句式日语邮件标题有一些常用句式, 其实中文和英文邮件标题也是有常用句式的人都倾向于亲近自己熟悉的东西, 所以邮件标题最好用一些地道的常用的句式 1) 会议事件等邮件的标题 a. 会議 b. 案件 c. 新製品 d. セミナー 2) 请求报告联系等邮件的标题 a. ~ のお願い b. ~ のご報告 c. ~ のご連絡 d. ~ のご相談 e. ~ のご提案当然常用句式归常用句式, 邮件是一种沟通方式, 讲究的是灵活, 没有必要死记硬背最主要的是让对方明白自己的意图如果死记硬背的话, 不如找一个邮件收发机器人来写邮件好了 7

12 2.3 日语邮件标题实例下面列举一下卒离搜集的邮件标题 : 1) 申込受付開始第 127 回〇〇テスト 2016 年 11 月 10 日 ( 日 ) 点评 : 事情内容详细的时间全有, 一目了然, 甚至不需要读正文 2) 第 43 回衆議院総選挙における在外投票の実施について点评 : 邮件标题详细地说明了事件内容 3) イスラム教シーア派の宗教行事アーシューラーに伴う注意喚起 4) 広州日系電子部品設計技術マネージャー候補 ~25000 元点评 : 就职地点职位名称薪水都写在标题里了有兴趣的候选人应该立马打开邮件阅读吧! 5) 11/10( 土 ) 午前 11 時の打ち合わせの件想必大家看到这里就可以知道怎么写日文邮件的标题了吧, 还是那句话, 邮件是一种沟通方式, 不要过于拘泥于格式而丧失了灵活性, 让对方明白自己的意图才是目的 8

13 第 3 章日语邮件正文 3.1 日语邮件正文的格式卒离希望尚词更多的是作为读者帮助大家优化邮件的逻辑, 让邮件更易懂, 而不是修改格式尚词开展日文邮件修改业务这段时间, 发现许多邮件犯了同样的错误, 所以在这里专门说一下日语邮件的格式 1) 左对齐, 齐头写, 不空格日语邮件都是左对齐不空格的, 大家不要空一个格, 邮件跟论文是不一样的齐头写, 不空格, 这样效率高, 而且可以避免 HTML 和纯文本邮件之间的问题像名 2) 段落之间空行具体可以看 3.2 节的例文日语邮件的这个习惯倒是跟英语文章很 3) 邮件末尾写自己的姓就可以了邮件正文之后写上自己的姓就可以了, 没有必要写全 4) 折行 : 长句可以折行, 方便阅读当然也有日本人不折行的, 建议大家折行 5) 邮件的灵活性邮件是一种沟通方式, 不要过于拘泥于格式, 每家公司或者每个导师都会有自己的邮件风格和习惯, 大家入乡随俗吧 9

14 3.2 日语商务邮件的套路先来看一封日语商务邮件是怎么写的吧株式会社人事部様いつも大変お世話になっております株式会社〇〇人事部の山田です要件 1( 一件事一段 ) 要件 2 要件 3 どうぞ宜しくお願い申し上げます山下 *************************************** 株式会社〇〇技術部山下一郎 ADDRESS: 東京都 ************** TEL : [email protected] ***************************************

15 这里分解讲解一下这封邮件 : ====================================================== 1) 宛先 ( 写清楚要发给哪家公司哪个部门的谁, 不知道就写担当者様, 如果写给很多人, 就是〇〇の皆様 / 各位 ) 箱 ) 株式会社人事部様 2) 書き出し ( 客套一下, 上来就说正事让人觉得很突然的 ) いつも大変お世話になっております 3) 名乗り ( 说一下自己是哪个单位的谁 ) 株式会社〇〇人事部の山田です 4) 本文 ( 一件事情一段, 简洁易懂地说清楚 ) 要件 1 要件 2 要件 3 5) 結び ( 结尾再客套一下, 有始有终, 符合人接受信息的逻辑 ) どうぞ宜しくお願い申し上げます 6) 署名 ( 写上自己的姓就可以了, 然后下方要有自己的签名, 可以自己在邮箱里设置邮山下 *************************************** 株式会社〇〇技術部山下一郎 ADDRESS: 東京都 ************** TEL : [email protected] *************************************** ========================================================= 这就是一般日语邮件的套路, 大家可以按照这个路数来, 总之, 要有条理, 要清晰易懂, 让对方明白自己的意图并且能够配合自己 11

16 3.3 姓和様之间有空格? 有些朋友可能注意了, 有的日本人写邮件会在姓和様之间有空格, 有的人没有大家其实不必在意这个问题, 有的人加空格, 是为了让邮件易读, 并且突出收件人的姓, 不加空格当然也没有错以下写法都是正确的田中様田中様田中部長田中部長田中一郎様田中一郎様田中一郎様 ( 这种写法不是很建议 ) 12

17 3.4 邮件里一般无需加拝啓 & 敬具拝啓和敬具用在书信中, 邮件开头和结尾的寒暄就已经可以表示敬意和诚恳了, 比方说いつもお世話になっております就相当于拝啓, 所以没有必要再用拝啓和敬具一般教授或者商务人士每天都会收到几十封到上百封邮件, 如果每封邮件都这么写, 大家的时间就会都浪费到这些细枝末节上但是, 对于一些日语新年贺岁邮件, 是可以模仿书信加上拝啓和敬具以表敬意的 13

18 3.5 日语邮件道歉地道高频句式谁都有犯错的时候, 但是犯错的时候, 在比较讲究礼数的日语里应该如何道歉呢? 下面卒离就列出了一些常用的句式, 当然这只是句式的一部分, 大家可以按照情况活学活用道歉的原因 : 1) 本日までご連絡が遅くなり大変申し訳ございません ( 今天才联系您非常抱歉 ) 2) 私の不注意からご迷惑をおかけしましたこと誠に申し訳ございません ( 因为我的马虎给您添了麻烦, 万分抱歉 ) 请求原谅 : 1) なにとぞご容赦くださいますようお願い申し上げます ( 无论如何请您原谅我 ) 2) 多大なご迷惑をおかけしておりますことを心よりお詫び申し上げます ( 给您添了那么大麻烦, 真的万分抱歉 ) 3) 重ねてお詫び申し上げます ( 再次表示抱歉 ) 4) 深くお詫び申し上げます ( 表示深深的歉意 ) 采取的行动 ( 表态 ): 1) 同様のトラブルの発生を防ぐため ( 为了避免再次发生 ) 2) 二度とこのようなことのないよう ( 为了避免再次发生 ) 3) 深く反省しております ( 深刻反省 ) 4) 今後このようなことがないように十分留意してまいります所存です ( 为了避免再次发生, 今后我们会多加注意 ) 5) このようなことを繰り返さないように以後気をつけます ( 为了避免再次发生, 今后我们会多加注意 ) 6) 今後は充分注意いたしますのでお許しください ( 今后我们会多家注意, 请一定原谅我们 ) 14

19 3.6 日语邮件常用连接词 1) なお想表达另一件事 (besides,in addition) 时, 可以用なお 2) 15

20 第 4 章日本留学套词信 4.1 日本留学套词信标题因为很多人写邮件都是为了申请日本留学, 所以卒离专门写一章, 介绍留学申请邮件 ( 套词信 ) 的写法先说一下套词信的标题套词信的标题没有固定的路数, 但是一般可以这么写 : 1) 研究室入室希望王〇〇中国〇〇大学 2) 〇〇プログラムの申請について王〇〇中国〇〇大学邮件标题中可以加上自己的名字专业或者学校根据自己的情况, 学校比较牛, 写学校, 专业比较对口就写专业 16

21 4.2 套词信常用句子 : 开头寒暄第一次给日本教授发邮件比较唐突, 开头可以这么写 : 1) 突然のメールにて失礼いたします 2) 突然のご連絡失礼いたします 3) 突然のメールを差し上げることをお許しください 4) 突然のメールを送りして大変申し訳ございません 5) ご多忙中突然のメールを差し上げます失礼をお許しください 6) お忙しいところ突然のメールをお許しください 7) 初めてメールさせていただきます教授回复之后, 就可以换一个句式了 : 1) いつもお世話になっております 2) いつも大変お世話になっております当然, 还有许多其他句式, 这里就先列举最常用的因为寒暄不是重点, 功夫下到正题上吧 17

22 4.3 日本留学套词信正文套词信其实是一封说服信, 通过在邮件里不断アピール自己, 让日本教授觉得自己的学术素养语言水平等适合这个研究室日本留学套词信正文可以这么写 : 1) 寒暄 2) 自我介绍 : 个人基本信息 3) 进入主题 : 为什么要申请这位导师? 为什么想做这方面的研究? 4) 进一步说明申请原因 5) 结尾不建议在邮件正文里过多介绍自己, 不如附上一封简历, 然后把部分重要个人信息写在正文里另外, 正文内容不要写一些一看就是迎合教授的内容, 比方说教授喜欢什么东西, 你也说你也喜欢什么东西要有理有据, 邮件内容要符合逻辑卒离认为, 邮件内容重于语法, 内容含混不清邮件逻辑混乱内容没有说服力或者写了一堆废话是更大的问题当然, 不是说语法不重要, 而是要先确定邮件的内容和逻辑合情合理之后, 然后再去修改语法 18

23 4.4 套词信常用句式 1) 对 ** 非常有兴趣 a. 〇〇に大変興味を持っております 2) 咨询教授研究室招不招研究生 a. 外国人研究生を受けるかどうかについてお伺いいたします b. 〇〇お尋ねいたします c. 〇〇お問い合わせいたします d. 〇〇ご回答いただければ幸いです 3) 请求教授给予机会 a. 機会がございましたらぜひよろしくお願いいたします b. 突然メールを差し上げ大変恐縮ですが一度ご検討いただけませんでしょうか 19

24 4.5 套词信常用句子 : 结尾邮件结尾也要客套一下, 这是日文邮件的套路虽然叫套路, 但是卒离认为做事情最好诚心诚意地表达自己对一位学者的敬意下面是一些常用的句末用语 : 1) どうぞよろしくお願い申し上げます 2) ご返信をお待ちしております 3) ご多忙のところ大変恐縮ですが何卒よろしくお願いします 4) 今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます 5) ご多忙のところ申し訳ないのですがご返信いただけると幸いです 6) 重ねてお礼申し上げます 7) お手数をおかけいたしますがよろしくお願い申し上げます 8) 今後ともご指導賜りますようお願い申し上げます另外, 邮件结尾和开头的客套话要相互呼应, 符合逻辑 20

25 4.6 保重身体怎么说? い很多时候, 我们想让日本教授注意身体, 这个时候我们可以用敬语讲 : 1) ( どうぞ ) お体にお気をつけてお過ごしください 2) お大事になさってください 3) お大事にお過ごしください 4) ご自愛ください ( ませ ) 5) くれぐれもご無理をなさらぬようお体にお気をつけてお過ごしくださいませ 6) 時節柄日に日に暑くなってまいりますのでくれぐれもお体にお気をつけくださ 7) 時節柄ご自愛のほどお祈り致します 8) ご多忙の毎日〇〇开头也可以加上どうかくれぐれもどうぞ之类的词, 这样可以表达的更委婉如果日本教授提到近期生病了, 我们就可以说 : 1) 一日も早いご回復を心よりお祈り申し上げます 2) 一日も早く全快されますようお祈り申し上げます 21

26 第 5 章常见日语邮件写作错误 5.1 警惕 : 日语邮件常见错误 1) 殿: 统一都様吧, 殿给人上级对待下级的感觉 2) ~ 社長様部長様重复实用敬语社长本来表达了尊敬, 没有必要再加上様实在要加的话, 可以这么说 : 営業部長様 3) 御社邮件等书面语用貴社, 口语用御社 4) 御中様御中指的不是具体某个人, 正确的用法是会社部御中 5) わが社公司内部使用わが社, 对外要谦虚一些用弊社 6) とんでもございませんとんでもないです才是正确的用法 7) 私的には当社的には私的には不适合商务场景, 可以这么说当社としては私としては 8) 確認してください想让对方查收附件时, 可以说ご査収ください, 这个句子更地道 9) よろしくお願い致しますする的谦逊语是いたします所以致します是不正确的 22

27 5.2 ご連絡させていただきます错了? ご連絡させていただきます很多人都在用, 但是经查证, 这句话大部分人用的都不对首先, 对于上司或者长辈, 如果没有取得对方许可, 就用了ご連絡させていただきます, 就有种强迫别人的感觉当然, 如果事先取得联系的许可, 是可以用ご連絡させていただきます的那么, 诸如留学套磁信之类的, 没有取得对方许可就发邮件, 应该怎么说呢? 正确的用法是ご連絡いたします或者ご連絡申し上げます ( 后者更具敬意 ) 日语很多表达习惯都和中文不一样, 因此, 在给陌生人发邮件时, 一定要推敲一下各种敬语的用法, 以免引起对方不悦 23

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