Invoice 使用手冊 For Vender
手冊大綱 模組簡介 系統範圍 系統流程 請款流程 操作說明 6.1.0 已驗收未請款清單 6.1.1 開立作業 6.1.2.1 Overview 6.3.2 AP Status 注意事項 Q & A
模組簡介 企業採購流程 Payment 功能包含 1 2 6.1.0.1 已驗收未請款清單查詢已驗收未請款明細 6.1.1.1 Create-Normal & 6.1.1.2 Create-Consign 查詢可請款明細並開立一般與寄售發票 3 6.1.2.1 IR Overview 查詢 簽核 送出 取消 刪除已開立發票 6.3.2 AP Status 發票付款日查詢 建議操作步驟 1 2 3
( 資料包含 2012/01/01 以後 ) 資料範圍 請款方式 原物料費用類 電子掃描簽章上傳 O O O X 6.1.2.1 IR Overview ( 凡於 SRM 系統上開立之發票均可在此查詢 ) 6.3.1 已驗收未請款清單所有廠區 ( 資料包含 2012/01/01 以後 ) 系統範圍 6.1.1.1 Create-Normal & 6.1.1.2 Create-Consign 群創法人廠區廠別 TSG/Tablet O O O X MD T003,T004,W003 A001, 群創光電股份有限公司 TT01, TT02, TT03, TT04, TT05, TT07, TT08, O O O X 台南廠區 TT09,M011,TN01,B010 6.3.2 AP Status 所有廠區 ( 資料包含 2012/06/01 以後 ) W900,T000,T001,T002,N004,N005,N009, N010,N011,N012,M000,J001,J002 O X O X Others M001,M007,M008,W000,W002,Y002 O O O X A020, 群創光電股份有限公司樹谷分公司 台南廠區 O X O X O001, LAKERS TRADING LTD. Y901 TT06, B009 O O O O A012, 南京群志有限公司 WD01,WD03 O O X O A013, 佛山群志光電有限公司 O O O O A015, 上海群志光電有限公司 WE01 O O X O A016, 寧波群輝光電有限公司 WF01 MA01, MA02, MA03, MA04, MA05, MA06, MA07, MA08, MA09 FO 固資類不包含在 SRM 請款範圍
系統流程 群創庫房 庫房驗收或耗用 供應商 供應商需點選 SEND 才完成系統請款作業 ( 發票狀態 = 群創處理中 ) 群創結報 / 會計 6.1.0.1 查詢所有未立帳的可請款明細, 再搭配 6.3.3 查詢這些請款明細是否曾開單處理 6.1.0.1 已驗收未立帳清單 6.3.3 Query Invoice by PO 發票狀態 : 群創處理中 6.1.1 IR Overview 過帳駁回 發票狀態 : 已開發票 若 6.1.0.1 有查到可請款明細, 即可於 6.1.1.1 與 6.1.1.2 分別開立一般與寄售發票 6.1.1.1 Create-Normal 6.1.1.2 Create-Consign ERP 開立發票後可至 6.1.2.1 確認發票內容, 並進行簽核 (SIGN) 送出 (SEND) 取消 (ABORT) 刪除 (REMOVE) 等作業 發票狀態 : 供應商處理中 6.1.2.1 IR Overview ( 註 1) 發票狀態 : 群創駁回 當發票狀態從處理中變成已開發票, 即可於 6.3.2 查詢付款日資訊 6.3.2 AP Status 註 1: 台灣廠商除了在系統上送出還需寄送紙本發票, 非台灣廠商都須透過電子簽章
請款流程 步驟 1. 於 6.1.0.1 已驗收未請款清單確認可進行請款資料 ( 如 : 採購單號 稅別 付款條件 料號 品名 數量 金額 等 ) 6.1.0.1 已驗收未立帳清單 6.3.3 Query Invoice by PO 備註 : 可 download report 以便核對資料 可搭配 6.3.3 Query Invoice by PO 確認請款明細是否開單處理及已請款之 PO Qty 步驟 2. 於 6.1 invoice - 進行請款作業 6.1.1.1 Create-Normal( 已驗收可進行請款作業 ) 6.1.1.2 Create-Consign( 已領用可進行請款作業 ) 6.1.2.1 IR Overview( 可查詢所有於 SRM 中進行請款之資訊 ) 供應商需點選 SEND 才完成系統請款作業 ( 發票狀態 = 群創處理中 )
操作說明 - 6.1.0.1 已驗收未請款清單 1. 可選擇查詢條件縮小查詢範圍 2. 點擊 QUERY 查詢 說明 : 1. 可依 [ 狀態 ] 欄位說明進行下一步操作 2. 請參考查詢結果 * 廠區 * 幣別 *TaxCode*Payment Term*PO 類型 * 驗收日期做為 6.1.1.1 請款時的查詢條件 3. 此處沒出現資料表示未驗收 ( 可至 5.2 已收未驗清單確認 ) 或不屬於系統可請款範圍
操作說明 - 6.1.0.1 已驗收未請款清單 ( 欄位說明 ) 狀態說明 : 1. 未完全驗收表示尚在串簽流程還無法開立發票 2. 收料 PO 類型異常表示一張 GR 收兩種以上 PO 類型物料, 導致無法請款需聯繫採購修正 PO 類型或分單收料 3. 依原有作業方式就表示按照原本作業不需在 SRM 上操作 ( 若不清楚請詢問採購 )
操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal 滑鼠移過去會顯示該項可請款廠區 說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成驗收之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於 6.1.0.1 已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 6.1.1.1create-normal or 6.1.1.2 create-consign 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件 *PO 類型是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4. 法人 : 群創光電股份有限公司, 廠區 :TSG/Tablet- 竹南 T0.T1.T2.M000 TP 南科廠 ;MD- 竹南 T3.T4 廠 ; 台南廠區 -TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4 5. 法人 : 群創光電股份有限公司樹谷分公司, 廠區 : 台南廠區 -TN FAB6
操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal Mat(P/N) 左邊的方框打勾表示全選亦可單選 選取想開發票單號若反灰表示未完全驗收 說明 : 1. GR NO.(103) 為收貨單號, 相同的收貨單號不可拆開請款, 若出現反灰無法選取代表未完全驗收, 待全部驗收即可勾選 ( 可參考 6.1.0 狀態欄 ) 2. GR Amount 欄位於 2014/5/1 之後不得修改, 單價差異採購將以 Debit Note 追回
操作說明 - 6.1.1.1 Create-Normal 點選 後會彈出下列視窗 說明 : 1. 按下 可以匯出 Excel 檔 2. 發票號碼與日期可於 IR Overview 按下 Send 後再輸入 3. 發票號碼不得重覆, 也不能超過 16 碼 4. 稅別 (Tax code) 為 PA( 即開立國內零稅率統一發票 ) 且 currency 為外幣, 則可輸入匯率, 否則匯率由系統自動代出 另, 匯率進行修改時, 台幣金額也會自動調整 ; 若總價 ( 台幣 ) 與稅額 ( 台幣 ) 有匯差時, 可自行微調金額 說明 : 1. 點選可至 IR Overview 頁面做電子簽章並送出發票 ( 國內紙本發票請務必寄出才能進行請款作業 ) 2. 點選可繼續開立發票
操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign 說明 : 1. 請先選擇供應商, 其他下拉選項會根據此供應商可請款的驗收記綠進行調整 2. 當日完成領用之待請款明細, 於系統內可能暫時撈不到資料, 請於隔日再進行請款 ( 系統資料更新需要時間 ) 3. 於 6.1.0.1 已驗收未請款清單內確認有可請款清單, 但於 6.1.1.1create-normal or 6.1.1.2 create-consign 查無可請款資料, 請先確認 * 廠區 * 稅別 * 付款條件是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ) 4. 法人 : 群創光電股份有限公司, 廠區 :TSG/Tablet- 竹南 T0.T1.T2.M000 TP 南科廠 ;MD- 竹南 T3.T4 廠 ; 台南廠區 -TN FAB1~5.FAB7~8.USL.LCM1.4 5. 法人 : 群創光電股份有限公司樹谷分公司, 廠區 : 台南廠區 -TN FAB6
選取想開發票 操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign
操作說明 - 6.1.1.2 Create-Consign 點選 後會彈出下列視窗 說明 : 1. 按下可以匯出 Excel 檔 2. 發票號碼與日期可於 IR Overview 按下 Send 後再輸入 3. 發票號碼不得重覆, 也不能超過 16 碼稅別 (Tax code) 為 PA( 即開立國內零稅率統一發票 ) 且 currency 為外幣, 則可輸入匯率, 否則匯率由系統自動代出 另, 匯率進行修改時, 台幣金額也會自動調整 ; 若總價 ( 台幣 ) 與稅額 ( 台幣 ) 有匯差時, 可自行微調金額 說明 : 1. 點選可至 IR Overview 頁面做電子簽章並送出發票 ( 國內紙本發票請務必寄出才能進行請款作業 ) 2. 點選可繼續開立發票
操作說明 - 6.1.2.1 Overview 務必記得選取群創法人與廠區 點選 Search 查詢 View: 查看發票明細 ( Normal IR Detail & Consignment IR Detail) Delete: 刪除發票, 刪除後此發票明細可重新開單 Cancel: 取消發票 ( 取消已是群創處理中的發票 ) Excel: 匯出發票明細 ( 需附在紙本發票的明細就是此項 ) Send: 傳送請款資訊才能進行請款作業 Sign: 電子簽章 Upload : 上傳已簽章紙本發票
操作說明 - Normal IR Detail
操作說明 Consign IR Detail
Sign 與 Upload 分辨方式 台灣供應商 (A) 大陸供應商 (B) 國外供應商 (C) Company Action A001 ( 群創光電 ) A020 ( 群創 - 樹谷分公司 ) A012 ( 南京群志 ) A013 ( 佛山群志 ) A015 ( 上海群志 ) A016 ( 寧波群輝 ) 手動上傳 V V 寄送發票 V V V 電子回簽 V V 手動上傳 V V V V 寄送發票 V V V V 電子回簽 V 手動上傳 V V 寄送發票 V V 電子回簽 V V V
操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Sign 說明 : 1. 點 Sign, 選擇正確憑證按確定進行簽章, 成功時檔案圖示會從變成 2. 若無法使用電子回簽時, 可將滑鼠移至 SIGN 按鈕查詢原因 3. 若電腦所插隨身碟內含有其他憑證, 請先拔除才不會受影響 4. 如以上確認無誤, 請重新下載並安裝 CAPI 元件或重新註冊憑證 5. 國外供應商一律必須簽核 ( 除了與南海交易需上傳 ) 6. 台灣供應商對大陸必須簽核 ( 除了與南海交易需上傳 )
操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Upload 說明 : 1. 若 200* 與大陸地區交易 ( 南海另外 ), 須上傳發票正本後才能點選 SEND 送出 2. 點 Upload, 點上傳, 選擇正確檔案, 成功時檔案圖示會變成 3. 點選刪除檔案的可刪除傳錯檔案 4. 上傳檔案需與寄過來的檔案一致
操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Upload 說明 : 1. 與南海 (A013) 寧波 (A016) 交易, 皆須上傳發票正本與合同之後才能點選 SEND 送出 2. 點 Upload, 選擇正確檔案, 成功時檔案圖示會變成 3. 點選刪除檔案的可刪除傳錯檔案 4. 上傳檔案需與寄過來的檔案一致
操作說明 - 6.1.2.1 Overview-Send 說明 : 1. 狀態若是供應商處理中的發票, 按下 Send 後狀態會變為群創處理中, 此時輪到群創結報或會計處理發票 ( 需寄紙本者, 此時即可將 Excel 與紙本發票寄出 )
操作說明 - 6.3.2 AP Status 點選發票號碼可到下一層查看詳細資訊
注意事項適用群創光電股份有限公司 1. Company code: 群創光電股份有限公司 /Ref no( 統一編號 ):12800225 2. 發票抬頭 發票號碼 日期 金額 金額大小寫 匯率 等, 系統傳送出之資料與紙本發票皆需相符 3. 寄出發票請款文件 ( 發票 附件 - 請款明細 excel 零稅率需附上回郵信封 ) 4. 請務必在確認系統按下 Send 出後三天內寄出國內統一發票台灣供應商寄件地址 : (1).TSG/Tablet 與 MD 廠區, 地址 : 350 苗栗縣竹南鎮竹南科學園區科學路 160 號會計部收 (2). 台南廠區, 地址 : 74147 台南市新市區台南科學園區環西路一段 3 號會計部收
注意事項適用群創光電股份有限公司樹谷分公司 1. Company code: 群創光電股份有限公司樹谷分公司 /Ref no( 統一編號 ):13111612 2. 發票抬頭 發票號碼 日期 金額 金額大小寫 匯率 等, 系統傳送出之資料與紙本發票皆需相符 3. 寄出發票請款文件 ( 發票 附件 - 請款明細 excel 零稅率需附上回郵信封 ) 4. 請務必在確認系統按下 Send 出後三天內寄出國內統一發票台灣供應商寄件地址 : 台南廠區, 地址 : 74147 台南市新市區台南科學園區環西路一段 3 號會計部收
注意事項 適用南京群志光電有限公司 & 上海群志光電有限公司 境內供應商原有正本發票開立作業不變 1. 於系統上開立發票後, 需上傳正本發票掃描檔才能 SEND 2. 寄出正本發票時, 須寫上於 SRM 系統上所填寫的發票號碼與日期 境外供應商需使用電子簽章 1. 於系統上開立發票後, 需電子簽章後才能 SEND 2. 無須寄出紙本發票 供應商編碼原則 台灣廠商 : A+8 碼台灣統編, Ex. A12800225 中國大陸廠商 : 2 開頭 7 碼數字, Ex. 2000021 海外廠商 : 3 開頭 7 碼數字, Ex, 3000182
注意事項適用佛山群志光電有限公司 & 寧波群輝光電有限公司 SRM 請款作業同一個 103 單號必須開成同一張發票, 但每張發票有金額上限, 該如何請款? 如 : 某供應商一張發票的金額上限是 10 萬,103 單號的金額為 18 萬, 請供應商開兩張發票, 但發票號碼需連號, 如 12537210 12537211, 前端 user 在做結報維護發票號碼欄位時就維護成 12537210-11 即可 ( 先前已開立發票, 但不連號情況 ) 針對人民幣部份只有增值稅發票, 但系統必須要上傳合同 & 發票, 人民幣沒有合同, 是否可以不上傳? 目前系統設定為必須上傳, 建議可以上傳 PO 訂單, 於 PO 訂單蓋上雙方的合同章取代合同, 若貴司無合同章則以公司章代替
(1) 一個 69 單號對應一份發票 開票例子 注意事項 適用佛山 南京 上海 寧波法人 SRM 填寫方式 ( 發票一欄 ) 請款資料 單份發票 :04734045 04734045 不需填寫發票號碼, 只需填寫 69 單號 1) 連號發票 --> 儘量向供應商宣導開連號發票例子 :07143614 07143615 620 07143614-20 ( 注 : 不可以 key 成 "071473614~20" 或 "07143614/20") 不需填寫發票號碼, 只需填寫 69 單號 (2) 一個 69 單號對應多份發票 2) 供應商只能開部份連號 部份不連號的發票例子 :07143614 615 07143614-620/631 616 620 07143631 632 633 a. 將紙本發票由小到大排序 b. 在發票小紙條上寫上完整的發票號碼 : 07143614-620/631-33 c. 填寫 69 單號 3) 供應商開兩張不連號發票例子 :07143614 02906051 07143614/2906051 不需填寫發票號碼, 只需填寫 69 單號 4) 供應商開多份不連號發票例子 :07143614 29060511 07143614/1234567 12345678 a. 將紙本發票由小到大排序 b. 在發票小紙條上寫上完整的發票號碼 : 07143614/12345678/29060511 c. 填寫 69 單號
Q&A 1. 請供應商務必詳閱 6.0 SOP, 先釐清請款步驟及操作上的問題 2. 供應商常詢問某張訂單應已完成收料驗收為何於 6.1.0.1 已驗收未請款清單仍搜尋不到可請款明細?! Ans: 於當日完成驗收, 系統更新需要時間, 請於隔日再進系統內進行請款作業 ; 另可先於 6.3.3 Query Invoice by PO 確認訂單 (PO NO.) 已請款數量 ( 是否已請款了但忘記了又要重複請款?) 若確認未請款但仍撈取不到資料, 請與物管或採購確認是否已完成收料驗收 3. 供應商已於 6.1.0.1 已驗收未請款清單確認可請款明細了, 但於 6.1.1.1Create-Normal (6.1.1.2 Create-Consign) 撈不到資料?! Ans: 請確認清楚搜尋條件, 如 :* 廠區 * 幣別 * 稅別 * 付款條件 *PO 類型是否篩選有誤或 * 驗收日期 ( 是否於設定之區間內 ), 大多是供應商篩選錯誤而導致撈取不到請款明細 4. 於 6.1.1.1 Create-Normal 點選 search 後, 出現查詢結果 (Query Result), 標題為 GR NO.(103) 是 INX 之收貨單號, 相同的收貨單號不可拆開請款, 若出現反灰無法選取代表未完全驗收, 待全部驗收即可勾選
Q&A 5. GR Amount 欄位於 2014/5/1 之後不得修改, 單價差異採購將以 Debit Note 追回 6. 供應商於 6.1.1.1 Create-Normal 或 6.1.1.2 Create-Consign 進行請款作業後, 務必於 6.1.2.1 IR overview 內, 將 status 為供應商處理中之請款文件, 點選 Send, 才能完成系統請款作業 * 供應商時常忘了點選 send, 群創接收不到請款資訊, 無法進行請款作業 ==>> 請供應商特別注意! 7. 當 status 為群創處理中時, 發現請款資訊填寫有誤 ( 如 : 發票日期 發票號碼 等 ), 可點選 cancel, 再重新撈取請款資料 8. 供應商於系統完成請款作業後, 請將 6.1.2.1Excel 檔 國內紙本發票 寄給群創會計部, 會計再收到紙本發票對應系統請款資訊才能完成請款作業
THE END 如遇請款作業問題, 請先行與我司下單窗口 ( 採購 or 物控 ) 聯繫或聯繫客服, 客服聯繫方式如下 - 客服 Mail (srm.service@innolux.com) - 客服專線 +886-37-586000 #63619