中原大學公文處理辦法 第一章通則 第五六七次行政會議通過 第 一 條 本辦法依照行政院公布之 行政機關公文處理手冊 及本校實際需要訂定之 第 二 條 本校公文處理, 除另有規定外, 悉依本辦法之規定辦理之 第 三 條 本辦法所稱公文者, 指本校有關公務之文書及檔案均屬之 第 四 條 本校內部行文單位區分 : 一 學術單位 : 包括學院 研究所 學系 通識教育中心 教育學程中心 體育室 夜間行政中心等單位 二 行政單位 : 包括處 室 學院 圖書館 夜間行政中心 推廣教育中心 電子計算機中心等單位 三 二級單位 : 包括各處 館 室 中心所屬之組等單位 四 二級以上單位 : 包括學術單位 行政單位及二級單位 凡不屬於前項單位, 如有需要得行文之 所有行文由文書組主動分送校長室 第 五 條 公文處理時限基準 : 一 最速件隨到隨辦 二 速件不超過三天 三 普通件不超過六天 四 限時公文依限辦理 第 六 條 辦文遇有下列情形之一, 得以 速件 或 最速件 時限處理 : 一 來文須在近日處理完成者 二 上級臨時交辦事件須於近日內完成者 三 偶發事件須作緊急處理者 四 其他意外事件須作立即處理者 第 七 條 處理公文應儘量使用電話, 力求避免行文及減少不必要之會議 電話紀錄視同正式公文處理 第 八 條 送請核判公文, 須裝訂整齊, 附件另加標籤, 以一文一案一卷宗為原則, 分別使用各色卷宗, 其區分如下 : 一 速件及會辦案件使用紅色卷宗 二 重要 極重要文件使用藍色卷宗 三 密件使用黃色卷宗 四 普通件使用白色卷宗 1
第 九 條 來文之受文者為 私立中原大學 之重要公文, 非經授權, 各級主管不得自行核判 第 十 條 行文概用本國文字, 如涉及外國名詞術語, 必須引錄原文始能明瞭者仍得引用 第十一條 核簽得用 如擬 可 同意 ; 送閱公文得用 閱 或 悉 ; 判稿一律用 發 ; 代行者亦同, 惟須在簽署下書一 代 字 第二章 公文製作 第一節 公文類別說明 第十二條本校文書種類依需要規定如下 : 一 函 : ( 一 ) 上級單位對所屬下級單位有所指示 交辦 批復時 ( 二 ) 下級單位對上級單位有所請求或報告時 ( 三 ) 同級單位或不相隸屬機關間行文時 ( 四 ) 民眾與本校有所聯繫 協商 詢問與答復時 二 公告 : 各行政單位就主管業務向學生或特定對象宣布通知時 三 書函 : ( 一 ) 於公務未決階段需要磋商 陳述及徵詢意見 協調或通報時使用 ( 二 ) 代替過去便函 備忘錄 簡便行文表, 其適用範圍較函為廣泛, 舉凡答復簡單案情 寄送普通文件 書刊 或為一般聯繫 查詢等事項行文時均可使用, 其性質不如函之正式性 四 通知 : 轉行簡便事項時用, 或對學生有所通知, 或答復時使用 五 聘書 : 聘任教 職員時使用 六 聘函 : 聘請非經常性之職務時使用 七 證明書 : 本校以證明教職員身份 經歷 待遇, 或學生學歷 身份 獎懲時使用 八 簽 : 下級對上級有所陳述時使用 九 申請書或報告 : 學生對學校提出申請或陳述時使用 十 開會通知單 : 召集會議時使用 十一 公務電話紀錄 : 重要公務之發話或受話, 如認為有必要紀錄備查時使用 ; 發話先經上級核可, 受話將紀錄送請上級核閱 第二節公文結構及作法第一款函第十三條一般公文以函為主, 製作要領如下 : 2
一 文字敘述應儘量使用明白曉暢 詞義清晰之語體文, 以達到 簡淺 明確 之要求 二 文句應正確使用標點符號 三 絕對避免使用艱深費解 無意義或模稜兩可之詞句 四 採用語氣肯定 用語堅定 互相尊重之詞句, 無作用之話不說 五 函之結構一律採用 主旨 說明 辦法 三段式, 案情簡單之函, 儘量用主旨一段完成 能用一段完成者, 勿硬性分割為二段或三段 說明 辦法 兩段名, 均可因事 因案活用 第十四條公文分段要領如下 : 一 主旨 : 為全文精要, 以說明行文目的與期望, 應力求具體扼要 二 說明 : 當案情必須就事實 來源詳作敘述, 無法於 主旨 內容納時, 用本段說明 本段段名, 依公文內容改為 經過 原因 等其他名稱更恰當時可自行採用, 不必拘泥一格 三 辦法 : 向受文者提出之具體要求無法在主旨內簡述時, 用本段列舉本段段名可因公文內容改用 建議 請求 擬辦 等更適當之名稱 四 各段規格 : ( 一 ) 每段均標明段名, 段名之上不冠數字, 段名之下加冒號 : ( 二 ) 主旨 段不分項, 文字緊接段名書寫 ( 三 ) 說明 辦法, 如無項次, 文字緊接段名書寫;如分項條列應另行書寫 項目次序如下 : 一 二 三 ( 一 )( 二 )( 三 ) 123 (1)(2)(3) ( 四 ) 說明 辦法 分別條列, 內容過於繁雜或須以圖表說明時, 應錄為附件 第二款公告第十五條公告一律使用通俗 簡淺 易懂之語體文製作, 絕對避免使用艱深費解之詞彙 第十六條公告文字必須加註標點符號 第十七條公告內容應簡明扼要, 與公告對象無直接關係之話不說;會商 研議之過程也不應在公告內敘述 第十八條公告結構分為 主旨 依據 公告事項 ( 或說明 ) 三段, 段名之上不冠數字, 分段數應加以活用, 可用 主旨 一段完成者, 不必勉強湊成兩段 三段 第十九條公告分段要領如下 : 3
一 主旨 : 用三言兩語勾出全文精義, 使人一目瞭然公告目的與要求 二 依據 : 將公告事項之來龍去脈作一交待, 但也祇需說出某一法規與有關條文之名稱, 或某機關之來函即可, 除非必要, 不敘述來文日期 文號 依據 有二項以上時, 每項應冠數字, 並分項條列, 另行低格書寫 三 公告事項 ( 或說明 ) 為公告之主要內容, 必須分項條列, 冠以數字, 另行低格書寫 倘公告事項內容祇就 主旨 補充事實經過或理由時, 可改用 說明 為段名 第二十條第二十一條第二十二條第二十三條 凡在公告欄張貼之公告, 必須蓋用印信或戳記 ( 蓋於 公告 二字下空白處 ) 凡登報之公告, 可用較大字體簡明標明公告目的, 免署校長職銜 姓名 一般工程招標或標購物品等公告, 得用定型化格式, 免用三段式 經校長核定之公告一律編列文號, 原稿歸檔 第三款書函 第二十四條 書函之文字用語比照 函 之規定 第三節 公文用語 第二十五條公文用語規定如下 : 一 竊 字毫無意義, 取消不用 二 據此 准此 奉此 等承轉語一律取消不用 三 在案 在卷 等處理經過取消不用 四 呈請 謹請, 一律改為 請 ; 知照 改為 查照 ; 遵照 改為 照辦 ; 遵照具報 改為 辦理見復 ; 鑒核示遵 改為 核示 或 鑒核 ; 飭遵 飭辦 改為 請轉行照辦 ; 轉飭 改為 轉行 或 轉告 ; 著即 伏乞 仰懇 一律取消不用 ; 為要 為荷 為禱 等結尾語一律取消 五 審核各項規定或答覆請求時, 如符合 即用 符合規定, 否則用 不合規定 與規定不符 或 某項不合規定, 其餘均合規定 等肯定用語 第二十六條公文稱謂用語規定如下 : 一 直接稱謂用語 : ( 一 ) 學校與機關間 : 1. 有隸屬關係 : 上級對下級稱 貴 ; 下級對上級稱 鈞, 書寫時空一格, 自稱 本 4
2. 對無隸屬關係之上級稱 大, 平行稱 貴, 自稱 本 ( 二 ) 學校對人民稱 先生 台端 女士 君, 對團體稱 貴, 自稱 本 ( 三 ) 學校對教職員 : 1. 對教師稱 先生 或 教師, 自稱 本 ; 對女性教師得稱 女士, 自稱 本 2. 對職員稱 先生 同仁 ; 對女性職員得稱 女士 小姐 自稱 本 ( 四 ) 學校對學生一律稱 君 ; 對畢業生一律稱 校友, 自稱 本 二 間接稱謂用語 : ( 一 ) 機關團體稱 全銜 ( 或簡稱 ); 如一再提及, 必要時得稱 該 ( 二 ) 對個人得稱 君 先生 女士 第四節 簽 稿 撰擬 第一款 簽稿擬辦方式 第二十七條 簽稿擬辦方式概分為 先簽後稿 簽稿併陳 或 以稿代簽 等, 依下列方式辦理 : 一 有下列情形之一者, 須先簽後稿 : ( 一 ) 制定 訂定 修正 廢止法規案件 ( 二 ) 有關政策性或重大興革案件 ( 三 ) 牽涉較廣 會商未獲結論案件 ( 四 ) 擬提行政會議 校務會議討論案件 ( 五 ) 重要人事案件 ( 六 ) 案情重要, 辦理原則必須先行簽准之案件 二 有下列情形之一者, 得簽稿併陳 : ( 一 ) 文稿內容須另為說明, 或對以往處理情形須加追述之案件 ( 二 ) 案情特殊, 須加說明之案件 ( 三 ) 須限時辦發, 不及先行請示之案件 ( 四 ) 簽乃稿之補助說明, 以稿為主體, 不得以稿作為附件 三 其他一般案情簡單或例行承轉之公文, 得逕以 以稿代簽 方式處理 第二款簽之撰擬要領 第二十八條簽之撰擬要領如下 : 一 主旨 : 扼要敘述, 概括 簽 之整個目的與擬辦, 不分項, 一段完成 二 說明 : 對案情之來源 經過與有關法規或前案, 以及處理方法之 5
分析等, 作簡要之敘述, 並視需要分項條列 三 擬辦 為簽之重點所在, 應針對案情, 提出具體處理意見, 或解決問題之方案意見較多時分項條列 四 簽之各段應截然劃分, 說明 一段不提擬辦意見 ; 擬辦一段不重複說明 第三款稿之撰擬要領 第二十九條草擬公文按文別應採之結構撰擬, 其要領如下 : 一 按行文事項之性質選用公文名稱, 如 : 函 公告 書函 等是 二 一案涉及數個單位時, 依下列原則辦理 : ( 一 ) 一案內容相同, 一稿辦理, 得依其主從, 以正本 副本分發 ( 二 ) 來文係會銜, 由主辦單位一稿彙辦 ( 三 ) 一文之受文者有數機關 ( 單位 ), 內容大同小異者, 同稿併敘, 惟將不同部分列出, 並說明某處文字針對某機關 ( 單位 ) 三 函 之正文, 除按規定結構撰擬外, 並應注意下列事項 : ( 一 ) 定有辦理覆文期限, 或辦理截止日期者, 應在主旨內敘明 ( 二 ) 承轉公文, 應摘敘來文要點, 不可在稿內書 : 照錄原文, 敘至某處 字樣, 來文過長仍應儘量摘敘, 實在無法摘敘時, 可列為附件 ( 三 ) 概括之期望語, 例如, 請核示 請照辦 應列入主旨, 並不再辦法段或說明段重複, 至於具體詳細要求有所作為時, 應列入 辦法 段 ( 四 ) 說明 辦法 須要眉目清楚, 分項條列時, 每項表達一意 意義完整者, 雖一句, 可為一項 ; 否則雖然字數略多, 亦不應分割 ( 五 ) 正文之後署名, 敘稿時為簡化起見, 得於職銜之下僅書 姓, 名字則以 表示之, 例如校長張 ( 六 ) 校長因故不能視事, 由代理人代行其職務時, 除仍署校長姓名, 註明不能視事原因外, 應由代行人副署職銜, 姓名之後加註 代行 二字 ( 七 ) 須以副本分行者, 應在 副本 項下列明 ; 如要求副本收受者作為時, 則應在 說明 段內列明 ( 八 ) 如有附件, 應在 說明 段內敘述附件名稱及份數 第五節蓋印及簽署 第三十條公文蓋用印信及簽署規定如下 : 6
一 函 : ( 一 ) 上行文 : 用校長職銜 姓名 蓋職章, 重要之函蓋用學校印信 ( 二 ) 平行 下行文 : 蓋職銜簽字章或職章, 重要函件仍須蓋用學校印信 二 書函 : 由發文者署名蓋章或蓋發文單位方戳 三 各種證明文件, 經校長核可後, 蓋用學校印信, 並蓋職銜簽字章 四 處理屬於權責範圍內之函件, 對外行文時, 由其單位主管署名蓋章五 已發之用印公文, 原稿不蓋學校印信, 僅蓋 已用印 條戳 六 公文在二頁以上時, 應於騎縫處蓋騎縫章 七 更換印章期間仍延用舊印信時, 應在印信右邊加蓋 借用 章戳 第三章公文處理 第一節 公文之機密性 重要性及時間性之區分 第三十一條公文之機密性 重要性及時間性依下列區分 : 一 公文之機密性分為 : 機密 密 二種 二 公文之重要性分為 : 極重要 重要 普通 三種 三 公文之時間性分為 : 最速件 速件 普通 三種 各行政及學術單位應指定專人負責收文 分文 登記工作 第二節公文處理權責 第三十二條 本校對外行文均以校長名義為之 但對平行機關學校之所屬單位或學生家長有所通知 洽詢 答覆時, 得以各處 館 室 中心 ; 各院 所 系名義行之 前項文稿須由承辦單位按文書處理程序辦理之 本校各級單位處理公文錯誤時, 各有關人員應負之責任如附件一 ( 公文處理失誤責任明定表 ) 第三十三條 本校公文處理 : 簽擬 會簽 敘稿 會稿 核稿, 均分層負責 ; 收發 繕校 管卷均集中處理 第三十四條本校公文撰擬核判程序規定如下 : 一 擬辦敘稿 - 承辦人 二 初 三 覆 四 會 核 - 所 系 組主管 核 - 行政單位主管 核 - 各有關單位 五 綜閱 - 秘書室 ( 承校長之命 ) 六 判 行 - 校長 行政單位主管自擬之稿件, 仍應逐級依核判程序行之 7
第三十五條本校公文處理, 均由各單位依本校辦事細則規定職權辦理之 第三十六條本校各種證明書之發給, 其承轉位單位如下 : 一 教職員申請在職 離職 薪級獎懲證明書由人事室承轉 二 學生申請畢業 修業 轉學等證明, 由學務處或夜間行政中心核轉 三 學生申請緩徵 緩召及獎助等證明, 由學務處或夜間行政中心核轉 四 工友申請證明書由總務處核轉 第三節收文 第三十七條 第三十八條 第三十九條 總收文作業應確按 拆封 點收 給據 編號 登記 分文 等程序處理 公文附件如屬現金 支票 匯票或其他有價證券等, 由文書組拆封後編列通知單二份 ( 格式如附件二 ), 一份隨同票據或現金送交出納組即行簽收, 另一份逕送會計室以憑收帳, 並與出納組收支日報表核對 ; 如為大宗或重要物品, 應儘速隨文送交收文單位 本校董事會來文由秘書室拆封, 處理後編號歸檔 第四節分文 第四十條第四十一條第四十二條第四十三條 分文人員應注意來文時間, 依序迅速處理, 對未區分處理時限等級, 而內容確係 最速件 或 速件 之來文, 應加蓋戳記, 提高承辦人員警覺 極重要或有特別時限之公文, 應迅速先請校長或主任秘書或有關之行政單位主管核閱, 然後分辦 來文牽涉二個以上單位, 發生職權爭議時, 由主任秘書協調處理, 如不能解決時, 簽請校長裁示 密件由受文單位主管親收 第五節承辦 敘稿 會簽 核稿 決行 第一款承辦第四十四條各行政單位 學術單位應指定專人負責公文分辦 公文由文書組送至主辦單位後, 分辦人員即送交承辦人擬辦 如積壓不分因而延誤者, 分辦人應負完全責任 第四十五條承辦人員擬辦案件, 對衡量案情緩急輕重, 急要者提前辦理, 其他亦按序辦理, 不得積壓 代收公文者應隨即轉交承辦人處理, 如有延誤, 其代收人應負失誤全責 第四十六條擬辦案件, 除創稿外, 如有引述前文時, 應檢附原案, 如原案已經歸檔, 可向文書組調案 第四十七條承辦人對於來文或附件情節較繁 文字較長者, 提摘要點, 以眉批方式, 8
於該段文字之上或於重要文字之旁, 用色筆劃出記號, 以利核閱 第四十八條 承辦公文應按公文處理程序逐級核轉, 公文處理程序如附件三 第四十九條 處理公文適用公文術語, 公文術語名詞釋義如附件四 第五十條 處理公文應隨時填寫 公文處理登記簿, 以備查考 第二款 簽 擬 第五十一條 本校公文簽擬方式規定如下 : 一 來文印有 擬辦 欄時, 簽於該欄內, 如擬辦意見過長, 則用制式簽 紙簽擬 ; 如來文未印 擬辦 欄, 可將意見簽於來文後面空白處或 另紙簽擬 二 無來文者, 一律用制式簽紙或簡便簽辦單簽擬, 以便歸檔 三 註明 簽稿併陳 時, 須用制式簽紙或簡便簽辦單, 如僅於來文後面 空白處具申意見, 只算 簽辦, 不得視為 簽 第五十二條 簽擬意見採納規定 : 一 應由校長核定者, 行政單位主管意見簽擬 二 應由行政單位主管核定者, 按二級主管意見簽擬 三 應由二級單位主管核定者, 可按承辦人意見簽擬 第五十三條 第五十四條 承辦人於簽擬重要案件前, 若不能確知主管意圖時, 須先請示再行簽擬 核轉人員如認為原簽意見欠妥時, 宜面示承辦人重簽, 以免意見衝突 簽辦事項如涉及兩個單位者, 須先行商訂再簽擬, 如意見不能一致, 得分別簽明, 由核定人裁決 核轉或會簽人員同意原簽意見, 只署名, 不必另簽 擬如擬 或 同意 等字樣 第三款敘稿 第五十五條第五十六條第五十七條第五十八條第五十九條 承辦人員撰擬文稿概用制式稿紙 ; 稿面各欄由撰稿人逐一填註 如非以校長名義發文時, 則可於學校全銜之後續寫行文單位名稱 如一稿可處理兩件以上文號, 應於說明段說明 撰稿字跡力求清晰, 如有添註 塗改, 應於該處蓋章 創稿應根據 諭 或 簽, 送判時需附原諭 ( 簽 ), 並於稿面右上角註明 創稿 文稿中之主要數字一律大寫 文稿如有附件, 應置於文稿之後 簽稿併陳時, 稿置於簽下, 並在簽之右上角註明 簽稿併陳 第四款會簽 第六十條 文稿內容涉及兩個以上單位時, 應由主辦單位會簽, 如已會簽而且所述 9
內容與會簽內容無違背時, 則不必再會稿, 核定後以副本送知 第六十一條會辦文件視同速件處理, 重要案件或密件以親自持會為原則 第六十二條會辦文件, 被會單位之主管應在會辦欄或用另紙簽擬意見, 如無意見, 則簽名表示同意 第六十三條會辦文件如有異議, 應退還主辦單位, 主辦單位如不採納會辦單位之意見時, 應申述理由, 請上級裁核, 主辦單位如採納會辦單位意見, 則於其意見下簽名 第五款核稿第六十四條文稿撰成後, 先由本單位主管核稿, 須會同級單位者, 先送會再送判 簽 稿 併陳, 須簽稿同時審核 第六十五條各級核稿人員權限如下 : 一 本單位主管對文稿內容原意欠妥可予修改, 並於修改處蓋章 二 秘書核稿以修飾字句 改正錯誤為原則, 如增損原意, 須徵求辦稿單位主管同意, 並於修改處蓋章 第六十六條核稿人員應注意事項 : 一 簽與稿所述內容是否一致 二 前後案情是否聯貫 三 人名 地名 數字有無錯誤 四 製作程式是否符合規定 五 措詞是否適當 六 有無漏字 錯字 七 引述前案時, 有無檢附前案 八 有關單位有無會商 ; 會商不同意見是否已協調處理, 或申述維持原意見之理由 九 附件是否齊備, 附件應用印章者是否已用印 十 會辦單位是否致送副本, 其他副本分送是否適當 第六十七條核稿時如有修改, 僅將原文字圈掉, 勿將原文字塗抹 如必須發回重辦時, 應確切指示要點 第六十八條直屬上級核稿儘可修改 ( 修飾 ) 文句內容, 不必簽擬意見, 如無須修改, 則簽名表示同意, 簽名應姓 名同具, 至少亦應簽其名, 不得單以姓代之 第六十九條文稿如修改過多, 應送還承辦人清稿 ; 清稿後併附原稿送核 第六款決行 10
第七十條第七十一條第七十二條第七十三條第七十四條第七十五條第七十六條 對於送判文件, 決行者認為不可決行時應明確批示, 或當面指示其修正後再送判 未經授權之緊急公文而校長不在公時, 得由法定代理人或有關之行政單位主管先行核判 先行核判之文稿應於稿面審核欄書 先發 二字 ; 先發 文稿事後應送請校長補閱 公文未經判行不得發文 ; 一經判行不可更改 如因狀況變化, 原文必須修改時, 應簽請原判人核准後行之 第六節繕寫 打字 校對對外行文一律使用統一規格的公文用紙 公文決行後, 應以當日繕打 校對 發文為原則 公文繕印完成後, 如發現漏字或錯字 ( 以原稿為準 ) 應予更正, 並加蓋校對章 如已寄發, 應用勘誤表通知改正 核定之公文由文書組繕印 第七節發文 第七十七條 發文人員應確按 點收 分類 登記 發文 等作業程序辦理 第七十八條 發文時應在公文右上角標明處理時限 ( 速件 最速件 ) 及保密區分 ( 密 機密 ), 對平寄郵件應繕列清單, 由郵局蓋章認明, 以憑查考 第七十九條 對同一機關有數件通常性之公文分發時, 得併封送發 第八十條 封發公文得視實際情形分批專送或郵寄, 但最速件應隨時送發 第八十一條 凡體積較大 數量過多之附件, 得先發公文, 並於公文附件欄註明 附件 另寄 因寄附件時, 封面上應註明 發文 字號之附件 第八十二條 凡大宗及重要之物品必須專人護送時, 均由業務主管單位自行處理 第八十三條 聘書 證明書 申請書 契約書 有價證券 訴訟文件 密件以及其他重要文 件用掛號郵寄或專送 一般性公文指定專人送發或普通郵寄 第八十四條 發文完畢後, 原稿一律歸檔管理, 非以校長名義發文之原稿歸檔與否, 由承辦單位自行決定 第四章 公文稽催 第八十五條總務處文書組負責公文稽催 第八十六條公文處理時限 ( 見第五條 ) 計算如下 : 一 答覆查報案件 : 來文自總收文之日起至發文之日止 ( 含會辦時間 ) 所需天數, 扣除例假日後, 為實際使用天數 二 彙 ( 併 ) 辦案件 : 自規定彙報截止之日起至全部辦畢發文之日止所需天數, 扣除例假日 國定假日為實際使用天數 三 創稿 : 以發起之日算起 ; 如係交辦, 以交辦之日算起 ; 如係會議決 11
定, 以會議紀錄送達之日或會後交辦之日算起 ; 如係先簽後辦, 以簽准之日算起 ; 直接辦稿者, 以辦稿之日算起, 至發文之日為止, 為實際使用天數 四 存查案件 : 自收文之日算起至簽准存查之日為止, 扣除例假日及國定假日為實際使用天數 第八十七條承辦公文人員及各級核判人員均應在其簽署下註明月 日 時 分 ; 每日以二十四小時計算, 用阿拉伯數字橫寫, 例如 : 四月廿五日十六時四十分, 就寫 04:25 / 16:40 第八十八條各單位人員之職責 : 一 收 ( 分 ) 文人員 : 使用公文分辦登記簿, 隨時檢查未歸檔之公文, 催促承辦人歸檔 二 承辦人 : 按規定公文處理時限辦出, 必須展期時, 除報請權責單位核准外, 並通知文書組 三 各單位主管 : ( 一 ) 查催 審核本單位公文處理時限 ( 二 ) 責成本單位收 ( 分 ) 文人員查催 ( 三 ) 考核所屬人員公文處理績效 第八十九條公文處理登記及催辦 : 一 文書組應按總收文號製作分文登記簿及公文銷號簿, 以作稽催歸檔之依據 二 公文一經簽擬核定發文 ( 結案 ) 後, 即予銷號歸檔 三 對超過處理時限仍未簽辦, 由稽催單位填具催辦單 ( 格式由文書組設計 ) 向承辦單位催辦 四 承辦單位接獲催辦文件後, 在一定時間內答覆延辦理由, 如不答覆亦不辦理歸檔, 視為延誤公文處理 五 文書組於每月十五日至二十日, 統計上月全校延誤公文資料, 簽請校長處理, 並送人事室列為考績資料 第五章檔案管理及考核 第九十條 第九十一條 第九十二條 公文一經處理完畢, 悉由文書組歸卷管理 無收文亦無發文之簽 報 業務研究 計畫 方案等重要文件經核定者, 應送文書編列文號後納入歸卷管理 有保密價值或經濟價值 ( 如房屋 土地權狀 ) 之重要文件, 由承辦人使用公文封, 密封後再送歸卷 案卷不全或短少附件者, 應即退查補送 承辦人如抽存附件, 應於公文 12
處理簿及文件上分別加蓋 附件抽存 章戳 第九十三條存查文件未依權責簽奉核准者, 發文稿有漏判 漏會 漏簽署者, 一律退還補辦 誤批者, 退請重新批示 第九十四條有下列情形之一者不得歸卷 : 一 漏編文號者 ( 退回補編 ) 二 未填註保存年限者 ( 退回補註 ) 三 彙辦文件欠缺者 ( 退回補充 ) 第九十五條歸卷文件經點收無誤, 即於公文處理登記簿及文件上加蓋歸檔戳記 第九十六條簽辦 擬辦案件須待辦畢後附證歸卷 第九十七條借閱檔案規定 : 一 借閱案卷應用調卷單 ( 存文書組中備索 ) 二 緊急調卷可先用電話辦理, 以後補辦調卷手續 三 借閱非本人經管業務之案卷, 須事先徵求主辦單位之承辦人同意後始可借調 四 借調案卷至多二週為限, 屆時如仍需繼續使用, 應辦理續借手續, 檔案如有急用時, 可隨時催還 所借文卷歸還無誤後, 承辦人同時索回調卷單, 以清手續 五 借調案卷逾時未歸還, 經洽催三次仍不歸還者, 簽報上級處理 六 借調案卷人員不可洩密 拆散 塗改 抽換 污損 轉借 轉抄, 非經簽准不得複印 七 借調案卷如有遺失, 得依案情之重要性依 遺失公文 論, 議處其借調人 八 臨時至檔案室查閱案卷者, 應告知總收文號, 並限於在檔案室查閱第九十八條凡保存年限屆滿, 辦理彙毀案卷, 應先徵得原辦單位同意, 並簽奉校長核准後行之 第九十九條具有永久性保存價值之文卷, 可縮影或影印送校史資料陳列室保存 第一 條教職員離職時, 如有借調案件未歸還者, 通知人事室不予辦理離職手續 第一 一條公文歸卷考核分為行政單位考核及承辦人考核兩部分, 單位考核以行政單位為對象 ; 各處 館 室 中心包括所屬之各組 ; 各院包括所屬之系所 第一 二條考核辦法 : 一 單位考核 : ( 一 ) 將各單位全年收辦公文件數 ( 編有總收文號者 ) 換算為成績行之 ( 二 ) 考核資料自每年元月一日至十二月三十一日依文書組登記之總收文號及銷號資料為核算標準 13
第一 三條 第一 四條 第一 五條 ( 三 ) 成績換算公式 :100 ( 辦畢歸檔件數 / 全年總收文件數 )= 成績例如 : 某單位全年總收文二 件, 辦畢歸卷者一二 件, 則其成績計算 :100 (120/200)=60 二 個人考核 : 各行政單位主管依據平日考核與本單位收 ( 分 ) 文資料及學校發布之單位考核資料, 檢討各承辦人之公文處理績效 本年之單位考核考績, 連同未歸卷文號統計表應於次年元月三十一日前公布 各單位逾期未歸卷之公文, 限於單位成績公布後一週內補辦歸卷, 逾期仍未歸卷者, 除列為下一年計分外, 並追究責任 本辦法經行政會議通過後公布施行 14