一级目 编号 二级目 编号 党务 01 行政 事务 人事 劳资 南京市中小学文件材料分编号 归档范围一览表 归档基本范围 期限 永或 1 党支部工作计划 总结 2 支部大会 支委会 民主生活会记录 其他有关会议记录 决议 永或 永或 决定等 3 政治思想教育 精神文明建设材料 永或 永或 4 各项专题教育活动材料 5 本校出席各级党代会 人代会 政协会议人员名单 会议交流材料 永或 永或 6 建立 改选支部 增补支委的批复 报告 通知 决定 7 党组织 党员年报表 党员花名册 永或 8 支部发展党员和预备党员转正材料 党 永或 永或 9 党员组织关系介绍信 群 10 表彰 处分方面材料 1 永或 1 本校团委 少先队年度工作 学习计划 总结 2 团委 少先队 学生会干部名册 团员名册 3 建立 改选团组织的批复 报告 4 本校团代会 学代会材料 群团 02 5 团委会议记录 永或 6 工会工作计划 总结 7 工会成立 改选 增补委员的批复 报告 8 本校教代会会议材料 统战 03 本校统战 民主党派工作材料永或 1 学校年度 学期工作计划 总结 学年度报表 永或 2 学校规章制度 岗位职责 永或 3 本校行政办公室 校务委员会会议记录 永或 4 本校历史沿革 大事记 学校基本概况 永或 5 本校重要纪念日及外事接待材料 6 本校重要活动中形成的材料 永或 01 7 本校重大事故调查处理情况 8 本校治安保卫工作材料 行 9 独生子女登记表 计划生育工作材料 政 10 本校财务审计情况小结及有关材料 2 永或 1 本校机构设立 体制变更 启用印章 人员编制 干部任免的批复 决定 通知 永或 2 本校教职员工 离退休人员花名册 3 教职员工录用 转正 定级 调资 职称评定 抚恤 退职 留职 停薪的有关材料 02 4 本校人员出国审批材料 5 劳动工资年报 永或 6 本校职工生活福利 工龄 教龄 住房补贴等材料
一级目 编号 二级目 总务 后勤 教务 管理 德育 管理 体卫 艺管 编号 期限 归档基本范围 1 总务处年度工作总结 计划 2 食堂管理 03 3 绿化环保工作材料 4 校产管理材料 校办 04 有关校办工厂生产 经营 管理等方面的材料 工厂 1 本校学期教学计划 总结及各教研组 年级组的计划 总结 永或 2 本校学期授课计划 课程安排表 教师任课一览表 3 各学科教学质量分析材料 4 班主任名册及任课教师情况 5 量化管理 学校规范化达标验收 重点评估材料 6 学生参加各种竞赛名单 成绩 7 期中 期末等试题及典型答卷 评分标准 8 教学实习 生产实习计划 总结及有关材料 9 上级有关招生工作的指示规定 01 10 招生计划 总结 11 新生录取材料及新生名册 入学登记表 永或 永或 12 学生学籍卡片 成绩总册 在校学生名册 13 学生学籍变更材料 升级 留级 休学 复学 转学 退学 教 永或 14 毕业生学籍册 毕业证书存根 名单 学历证明 15 对毕业生的鉴定总结 毕业班照片 育 1 德育工作的计划总结 2 德育工作的活动记录 3 教 3 常规检查表 评比表 操行评语成绩 02 4 先进班级 三好学生登记表 花名册 学 5 优秀干部登记表 花名册 6 学生表彰 处分 登记表 材料 1 文体活动计划 总结 2 校运会程序册 比赛成绩 受奖名单 破国家 省 市 区各项记 录情况 3 参加区以上体育竞赛名单 成绩 4 体育锻炼达标成绩统计表 5 校体育传统项目代表队训练计划 小结 队员名单 03 6 参加区以上文艺活动的自编剧本 名单 获奖证书 7 上级对本校体育工作检查验收形成的材料 理 8 学生体质健康情况调查表 9 学生有关视力保健材料
会计 档案 教科 研管 教师业务 按工程项 目设置 按设备仪 器种设 报表 01 各种财务报表永或 帐簿 02 各种财务帐簿 凭证 03 各种财务凭证 永或 1 教研工作计划 总结 2 各教研组活动记录 3 专题讨论分析报告 4 公开课典型教案 教学大纲 观摩教学方案 听课记录 评议记录 04 录音 录像 5 教师在各种刊物上发表的业务论文 获奖论文 6 教改典型材料 理 7 毕业生跟踪调查 1 个人工作总结 计划 2 听课评估表 3 年度业绩考核表 05 4 自编教材 论文 档案 5 个人简历 永或 1 校舍总平面图 规划图及有关综合文件 2 基建项目 设施在立项申请施工 建造 维修 竣工验收等过程中 形成的成套材料 一般有 1 项目申请书及上级批复 永或 永或 2 地质勘测报告 3 设计文件 永或 基 永或 4 征用土地批准文件及红线图拆迁 补偿协议书 5 承包合同 协议书 招标 投标 租赁文件 永或 建 4 永或 6 施工执照 7 环保三同时 消防 卫生等文件 水 电 气 暖供应协议书 永或 永或 8 土建施工文件 各管线图 9 设计变更 工程更改治商单 永或 永或 10 竣工验收报告 11 全部竣工图纸 永或 永或 12 工程概算 预算 决算 设备仪器在申请购置 开箱验收 安装调试及维修中形成的材料 一般 有 1 申购报告 计划及论证报告 设 2 批复及准购批示 5 3 定购合同 备 4 开箱记录及装箱单 5 设备说明书及全套随机文件 与设备共存 置 6 安装 调试记录 双方签字移交文件 保修单 7 使用 检修 故障事故记录 与设备共存 6 其他 04
教职员档案 01 按 干部档案工作条例 执行 人 工人档案 02 事 离退休职工 03 7 档案 档 死亡职工 04 案 档 案 1 特级教师 2 市以上劳动模范 省以上学会会员 市以上学科带头人等 学术成果 名人全宗 05 专业水平在一个地区有较大影响的教师 附表说明 1 本表参照国家教委 高等学校档案实体分法与高等学校工作规范 依据学校教学管理 职能 并结合学校机构设置情况 设七个一级目 代号为 1 7 即党群 行政 教 育教学 基建 设备 会计档案 人事档案 2 本表二级或二级以下目为学校档案分的基本目 各学校可根据各自实际情况增设或 减少 对于文件形成很少 内容很单一的学校 可直接省去属 直接按问题或项目设置 二级或二级以下目的代号为双位制 如 01 02 基建 设备的二级目 按工 程项目 设备仪器种设置 3 声像 照片或其他非纸质载体形成的档案 可视其内容同纸质档案对应分编号 同时还 需编制排架管理号 4 归档范围 本表中的归档范围 为中小学文件材料的基本归档范围 各学校可根据工作实际 参照选 用 适当增减 其中应以本校形成的为主 上级来文除直接针对本校的外 一般放 期 保管或作资料保管 5 本表自 1997 年开始执行
南京市中小学文件材料分编号 归档范围一览表 一级目 编号 二级目 编号 归档基本范围 期限 党 群 1 党务 01 党支部工作计划 总结 支部大会 支委会 民主生活会记录 其他有关会议记录 决议 决定等 政治思想教育 精神文明建设材料 各项专题教育活动材料 本校出席各级党代会 人代会 政协会议人员名单 会议交流材料 建立 改选支部 增补支委的批复 报告 通知 决定 党组织 党员年报表 党员花名册 支部发展党员和预备党员转正材料 党员组织关系介绍信 10 表彰 处分方面材料 永或 永或 永或 永或 永或 永或
永或 永或 永或 永或 永或 群团 02 本校团委 少先队年度工作 学习计划 总结 团委 少先队 学生会干部名册 团员名册 建立 改选团组织的批复 报告 本校团代会 学代会材料 团委会议记录 工会工作计划 总结 工会成立 改选 增补委员的批复 报告 本校教代会会议材料 永或 统战 03
本校统战 民主党派工作材料 永或 行 政 2 行 政 事 务 01 学校年度 学期工作计划 总结 学年度报表 学校规章制度 岗位职责 本校行政办公室 校务委员会会议记录 本校历史沿革 大事记 学校基本概况 本校重要纪念日及外事接待材料 本校重要活动中形成的材料 本校重大事故调查处理情况 本校治安保卫工作材料 独生子女登记表 计划生育工作材料 10 本校财务审计情况小结及有关材料 永或 永或 永或 永或 永或
人 事 劳 资 02 本校机构设立 体制变更 启用印章 人员编制 干部任免的批复 决定 通知 本校教职员工 离退休人员花名册 教职员工录用 转正 定级 调资 职称评定 抚恤 退职 留职停薪的有关材料 本校人员出国审批材料 劳动工资年报 本校职工生活福利 工龄 教龄 住房补贴等材料 永或 永或 永或
一级目 编号 二级目 编号 归档基本范围 期限 总 务 后 勤 03 总务处年度工作总结 计划 食堂管理 绿化环保工作材料 校产管理材料 校办 工厂 04 有关校办工厂生产 经营 管理等方面的材料
教育教学 3 教 务 管 理 01 本校学期教学计划 总结及各教研组 年级组的计划 总结 本校学期授课计划 课程安排表 教师任课一览表 各学科教学质量分析材料 班主任名册及任课教师情况 量化管理 学校规范化达标验收 重点评估材料 学生参加各种竞赛名单 成绩 期中 期末等试题及典型答卷 评分标准 教学实习 生产实习计划 总结及有关材料 上级有关招生工作的指示规定 10 招生计划 总结 11 新生录取材料及新生名册 入学登记表 12 学生学籍卡片 成绩总册 在校学生名册 13 学生学籍变更材料 升级 留级 休学 复学 转学 退学 14 毕业生学籍册 毕业证书存根 名单 学历证明 15 对毕业生的鉴定总结 毕业班照片 永或
永或 永或 永或 德 育 管 理 02 德育工作的计划总结 德育工作的活动记录 常规检查表 评比表 操行评语成绩 先进班级 三好学生登记表 花名册 优秀干部登记表 花名册 学生表彰 处分 登记表 材料
体 卫 艺 管 理 03 文体活动计划 总结 校运会程序册 比赛成绩 受奖名单 破国家 省 市 区各项记录情况 参加区以上体育竞赛名单 成绩 体育锻炼达标成绩统计表 校体育传统项目代表队训练计划 小结 队员名单 参加区以上文艺活动的自编剧本 名单 获奖证书 上级对本校体育工作检查验收形成的材料 学生体质健康情况调查表 学生有关视力保健材料 教 科
研 管 理 04 教研工作计划 总结 各教研组活动记录 专题讨论分析报告 公开课典型教案 教学大纲 观摩教学方案 听课记录 评议记录 录音 录像 教师在各种刊物上发表的业务论文 获奖论文 教改典型材料 毕业生跟踪调查 永或 教师业务档案 05 个人工作总结 计划 听课评估表 年度业绩考核表 自编教材 论文 个人简历
基建 4 按工程项目设置 校舍总平面图 规划图及有关综合文件 基建项目 设施在立项申请施工 建造 维修 竣工验收等过程中形成的成套材料 一般有 1 项目申请书及上级批复 2 地质勘测报告 3 设计文件 4 征用土地批准文件及红线图拆迁 补偿协议书 5 承包合同 协议书 招标 投标 租赁文件 6 施工执照 7 环保三同时 消防 卫生等文件 水 电 气 暖供应协议书 8 土建施工文件 各管线图 9 设计变更 工程更改治商单 10 竣工验收报告 11 全部竣工图纸 12 工程概算 预算 决算 永或 永或 永或 永或 永或 永或 永或
永或 永或 永或 永或 永或 永或 设 备 5 按设备仪器种设置 设备仪器在申请购置 开箱验收 安装调试及维修中形成的材料 一般有 1 申购报告 计划及论证报告 2 批复及准购批示 3 定购合同 4 开箱记录及装箱单 5 设备说明书及全套随机文件 与设备共存 6 安装 调试记录 双方签字移交文件 保修单 7 使用 检修 故障事故记录 与设备共存 会 计 档 案 6 报表 01
各种财务报表 永或 帐簿 02 各种财务帐簿 凭证 03 各种财务凭证 其他 04 人事档案 7 教职员档案 01 按 干部档案工作条例 执行
工人档案 02 离退休职工档案 03 死亡职工 档 案 04 名人全宗 05 1 特级教师 2 市以上劳动模范 省以上学会会员 市以上学科带头人等 学术成果 专业水平在一个地 区有较大影响的教师 附表说明 1 本表参照国家教委 高等学校档案实体分法与高等学校工作规范 依据学校教学管理 职能 并结合学校机构设置情况 设七个一级目 代号为 1 7 即党群 行政 教育教 学 基建 设备 会计档案 人事档案
2 本表二级或二级以下目为学校档案分的基本目 各学校可根据各自实际情况增设或 减少 对于文件形成很少 内容很单一的学校 可直接省去属 直接按问题或项目设置 二级或二级以下目的代号为双位制 如 01 02 基建 设备的二级目 按工程项 目 设备仪器种设置 3 声像 照片或其他非纸质载体形成的档案 可视其内容同纸质档案对应分编号 同时还 需编制排架管理号 4 归档范围 本表中的归档范围 为中小学文件材料的基本归档范围 各学校可根据工作实际 参照选用 适当增减 其中应以本校形成的为主 上级来文除直接针对本校的外 一般放 期 保管 或作资料保管 5 本表自 1997 年开始执行