人資羅盤 105 年 8 月 - 第 37 期 - 人事室編製 主任慶生篇 恭賀主任生日 A big Surprise 本局同仁替主任慶生人事處替主任慶生 3 4 5 7 講師心得篇 營造業相關法規與實務 - 上課內容營造業相關法規與實務 - 課後心得 - 王繼忠營造業相關法規與實務 - 課後心得 - 吳勇霆營造業相關法規與實務 - 課後心得 - 江靜雯營造業相關法規與實務 - 課後心得 - 張博鈞營造業相關法規與實務 - 授課實錄 8 11 12 14 16 17 處長有約篇 與處長有約 - 如何打造進階版人事服務團隊 18 1
公文操作篇 WEB 公文簡易操作說明及常見公文缺失 WEB 公文系統說明公文操作系統 - 編輯公文編輯發文機關公文操作系統 - 發文作業系統功能操作簽核公文常見缺失 20 20 22 24 27 28 31 34 資訊專欄篇 資訊小幫手公文系統線上報修系統免費軟體下載資訊充電站 37 39 40 人事專欄篇 人力運用精實人員素質提昇組織功能健全同仁士氣高昂 42 48 51 54 意見回饋篇 同仁意見回饋 56 2
劉 主 任 淑 珍 ~ 生日快樂 ~ 3
A big Surprise 星期五的午後, 書倩主任拿著公文來找我, 但奇怪的是, 不討論公文內容, 反而聊了一陣子工作心得, 而且沒打算離開的意思 我心裡想著 : 奇怪了, 她平常忙得跟陀螺一樣, 今天怎麼有空呢? 接下來, 佳蒨請我到開標室開會, 而且已經有幾位秘書室同仁在裡面了, 我疑惑的思索著 : 今天沒排會議行程呀, 難道秘書室又發生什麼緊急的事? 帶著擔憂的心情進入會議室 主任, 生日快樂! 哇! 這是什麼情形? 聽到大家的祝賀, 我一時反應不過來, 原來是我的慶生趴, 在場不只秘書室同仁, 會計室及政風室也來了, 你知道受到驚嚇是什麼感覺嗎? 就是這種感覺 我服公職二十多年來, 第一次這樣過生日耶! 難怪我們家人事室的小朋友最近總是鬼鬼祟祟的, 有時還講悄悄話 看到美味的蛋糕與可愛的甜點, 還有寫滿祝福的大卡片, 內心好震驚 好感動, 沒想到我們家這群體貼的孩子, 平常業務已經超載, 還抽空為我精心策劃這個大驚喜, 真得好窩心 我一輩子都不會忘記這場動人的慶生 party, 非常謝謝大家, 也祝福各位健康快樂, 平安幸福! 劉淑珍 4 105.07.26
本局同仁替主任慶生 5
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人事處替主任慶生 7
集中實務訓練 營造業相關法規與實務 建築管理處副處長邱英哲 8
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集中實務訓練 營造業相關法規與實務 課後心得 住宅開發科王繼忠本次的集中實務訓練, 很榮幸可以聽到由建管處邱副處長針對營造業相關法規與實務 土地使用管制及建築管理相關法規 建築管理之基本概念 建管實務 ( 建照審核 公共安全檢查 ) 所進行詳盡的解說, 讓學員可以瞭解建築許可 施工管理 使用管理等建築物全生命週期的概況 營造業指從事建築及土木工程之興建 改建 修繕等及專門營造之行業, 也是國內重要的產業, 影響各項產業及經濟的興衰 針對營造業相關的法令有營造業法 建築法 建築技術規則等諸多法令, 其繁複的程序是為了維持良好之工程品質, 可見對於建築其嚴謹的程度 在課程中, 副處長也提到與建築相關的上位法令, 如 : 國土計畫法 全國國土計畫 直轄市 縣 ( 市 ) 國土計畫 都市計畫法到建築法, 通過詳盡的解說讓我更加瞭解建築管理的相關程序以及實務上的運用, 獲益良多 撰稿 : 王繼忠 / 校稿 : 黃雅慧 11
集中實務訓練 營造業相關法規與實務 課後心得 住宅開發科吳勇霆很高興有機會參與此次的集中實務訓練課程, 雖然本身非土木類科背景, 但若能了解營建相關法規, 相信未來如在業務上接觸到, 也能更快的了解其內容, 此次課程由邱副處長授課, 對於營建相關法系及實務上的案例提供很豐富的介紹 營造業是國內相當重要的產業之一, 可概述為從事建築及土木工程之興建 改建 修繕等及專門營造之行業, 相關規範主要在營造業法及其相關子法中, 其上又涉及我國土地使用管制及建築相關法規, 以往我們都市計畫背景的學員比較了解的就是土地使用管制及土地使用計畫體系, 但作為實施區域及都市計畫的工具, 建築管理也相當重要, 課程中我們首先認識建築許可, 建築能夠開始興建, 建築執照的申請是必要的步驟, 講座首先解釋目前建築技術與行政管理的劃分, 接著就是建築許可 施工管理及使用管理等基本概念的介紹, 讓學員對於營造相關規定及內容有了初步認識 12
在實務上從建築執照到使用執照的申請包含了公會協檢 准予掛號 公會協審 核發建造執照 製作副本 技術抽查 申報開工 放樣 施工勘驗 竣工 申領使用執照, 有序的過程及嚴謹的審查就是在對人民生命財產安全做把關, 不容輕忽, 在課程後段搭配圖片介紹了公共安全檢查項目, 講座打趣表示去逛百貨公司常常對這些項目多注意幾眼, 這也是一般民眾會忽視, 但卻至關重要的細節, 包含常見的防火區劃 緊急進出口的設置等 在課程後對於營造相關知識收穫良多, 未來出入公共場所相信也會情不自禁多注意公共安全的設計 撰稿 : 吳勇霆 / 校稿 : 黃雅慧 13
集中實務訓練 營造業相關法規與實務 課後心得 施工管理科江靜雯為讓土木類組相關考試錄取人員了解與之後職場所需具備相關專業法令與實務, 以提升公務服務品質, 桃園市政府特舉辦為期七堂緊湊而密集的土木相關之專業法令集中實務訓練, 因為敝人係高考及格錄取人員, 前業已修習較著重於公務人員通識教授之實務訓練, 而本次課程補足自身專業教授, 對於日後業務處理將更有助益 課程內容包含採購契約管理 都市計畫法規 營造業相關法規與實務 公共工程品質管理 職業安全等, 讓我印象深刻的是開訓的第一堂課採購契約管理, 水務局耿副局長彥偉百忙抽空講課, 想起過去曾修習過採購專業人員課程時, 仍一知半解, 透過講座淺顯而切實解說, 讓我了解採購基本理念及原則, 並且透過講座分享自身豐富的工程招標及履約執行經驗, 增進我對採購有更進一步認識與該注意的細節 14
課程中, 更有幸聽取了講座歷經公務生涯的一些珍貴啟發, 對於初任公職的我, 了解到公務人員新的定位, 需要因應社會快速變遷, 在依循法律的基礎下, 應具備便民及效率的創新思維, 以達到施政彈性目的 感謝桃園市政府讓我有機會精進與自己專業所學領域相關應具備的智識, 緊湊而豐富的課程安排, 除了增長公務員應有的基礎知識及專業涵養外, 也很開心能結識到不少同質類組一同上課的同儕, 彼此可在學習過程中相互討論及交流業務外, 也有助於日後相互扶持幫忙, 未來期許自己運用這次實務訓練授予的知識及技能, 克服未來工作面臨的考驗, 並提供真切服務回饋民眾 撰稿 : 江靜雯 / 校稿 : 黃雅慧 15
集中實務訓練 營造業相關法規與實務 課後心得 拆除科張博鈞在為期三週之公務人員考試錄取人員專業訓練當中, 桃園市政府用心安排相當豐富多元的課程, 就像一道道美味佳餚, 讓初入公職的我, 得以咀嚼多樣化知識 透過專業的授課老師, 將公務員人員必須具備的專業知識 必須熟悉的法律規範及聰明有用的生活智慧, 傳授給我們, 有時老師也會在授課內容之外, 期勉我們要培養良好的服務態度及品德操守, 有效執行所交付之任務, 並不以目前的小成就而滿足, 只有不斷的充實專業知識, 精益求精, 才能在競爭激烈的時代中生存部被淘汰 整體而言, 在一連串緊湊課程當中, 我們學習到個人做事態度很重要, 凡事認真, 處處用心, 且虛心多看 多問 多學, 下足功夫, 紮穩基本功, 未來是由每一個現在所構成的, 所以要把握當下 另外, 也學習到 團隊合作的重要性, 彼此通力合作, 一起為更優質的服務而努力 撰稿 : 張博鈞 / 校稿 : 黃雅慧 16
集中實務訓練 營造業相關法規與實務 授課實錄 17
104 年 4 月 1 日是我初次出任公職之日亦是我首度加入桃園市政府這個大家庭的紀念日 回首當初, 一個初入公部門的菜鳥抱著茫然卻又興奮的心情面對未知的挑戰, 一路跌跌撞撞, 幸好遇到許多優秀的前輩及主任不吝給予協助 但是, 各種問題仍是接踵而來, 我想是因為自己的專業是零碎 18
的, 是不成體系的, 以致無法舉一反三將個案轉化成處理事情的原則及方法 子曰 : 三人行, 必有我師焉 擇其善者而從之, 其不善者而改之, 透過這次的聚會, 與更多的人事夥伴認識相熟, 更從中學習到何謂專業! 例如 : 中山國小的祖浩, 為了讓自己更快融入中山國小這個大家庭, 祖浩特別將全校教職人員的姓名及照片徹底記憶下來並且主動釋出善意, 讓教師迅速地接納他 從這個例子中, 我認知到人事專業需要的是主動積極並且發自內心的善意, 就如同人事處所倡導的人是三大要點 : 獨樂樂不如眾樂樂 兼顧情理法以及兼顧情理法, 這三大要點的合體其實正是 人樂陶陶 阿 撰稿 : 李鑫志 / 校稿 : 黃雅慧 19
WEB 公文簡易操作說明及常見公文缺失 新版公文系統於 8 月 15 日上線, 為協助同仁儘速上手, 特別將操作方法提出跟同仁分享, 另也針對常見公文缺失供同仁們參考 ㄧ WEB 公文系統說明 ( ㄧ ) 公文操作手冊本府公文系統於 8 月 15 日轉換為 WEB 版公文系統, 同仁上完課程仍有疑義, 可以到公文系統主畫面右邊公文學習園地 -WEB 公文製作, 請點選進入 ( 網址 http://odis.tycg.gov.tw/document/elearning1/main.html), 或下載操作手冊,( 可以從下載區下載 - 承辦人作業操作手冊 種子作業操作手冊 主管批核作業操作手冊 發文作業操作手冊 ) 下載區內有操作手冊 公文學習園地 ( 新版 Web 公文製作 ) 20
( 二 ) 公文整合資訊系統線上教學公文整合資訊系統線上教學共有 5 項 : 1. 承辦人作業 2. 主管作業 3. 總發文作業 4. 常見問題 5. WEB 公文製作 21
( 三 ) 公文整合資訊系統線上教學影片區 ( 三 ) 點選承辦人作業, 點入後系統畫面如下圖, 左邊欄位為承辦人作 ( 三 ) 業相關要點, 同仁可以依照自己的需求點選進入觀看 二 公文操作系統 - 編輯公文 ( 一 ) 編輯文稿屬性 ( 一 ) 欄位內容以自動帶入或下拉式選取為主 22
1. 稿件名稱 : 可自行編輯稿件名稱 2. 受文者 : 可自行編輯受文者名稱, 亦即要函復機關 3. 速別 : 下拉式選取 普通件 速件 或 最速件, 普通件辦理期限為 6 日 速件辦理期限為 3 日 最速件辦理期限為 1 日 4. 密等 : 預設為空白 ( 即普通 ), 下拉式選取 密 機密 極機密 或 絕對機密 5. 解密條件或保密期限 : 下拉式選取 本件於公布時解密 本件至某年某月某日解密 或 其他 ( 依據桃園市政府文書處理要點 : 原受文機關經主動檢討機密文書需變更機密等級或已無繼續保密必要時, 應填具 機密文書機密等級變更或註銷建議單, 陳奉核定後, 建議原核定機關依規定辦理機密等級變更或註銷程序 ) 6. 擬辦方式 : 維護人員於擬辦方式管理設定後, 下拉式選取 先簽後稿 簽稿併陳 以稿代簽 創 創先簽後稿 創簽稿併陳 及 創先簽後稿 7. 分層負責 : 維護人員於分層負責管理設定後, 可下拉式選取分層負責, 例 本案依分層負責規定授權業務主管決行 ( 可以參考本局桃園市政府分層負責明細表 ) 8. 決行層級 : 維護人員於分層負責管理設定後, 可下拉式選取決行層級, 例 第一層決行 ( 第一層決行為局ㄧ主管層 第二層決行為科主管 ) 9. 郵寄類別 : 下拉式選取 普通 普通掛號 普通掛號回執 限時 限時掛號 限時掛號回執 快捷 23
( 二 ) 編輯發文機關 24
1. 發文機關 : 系統帶入發文機關, 可下拉式選取發文機關 2. 字 : 系統帶入發文字, 可下拉式選取發文字 3. 稿署名 : 可下拉式選取稿署名 4. 署名 : 可下拉式選取署名 5. 稿署名進階設定 : 可輸入稿署名或稿代理人之職稱 姓名及狀態 25
欄位說明 欄位名稱 資料型態 說明 群組 文字 是否為群組 序 數字 序號 發文 勾選按鈕 可勾選是否發文 含附件 勾選按鈕 可勾選是否含附件 列印 勾選按鈕 可勾選是否列印 受文者名稱 文字 顯示受文者名稱 本別 文字 顯示本別, 如 : 正本 副本 抄本 發文方式 文字 顯示發文方式, 如 : 電子交換 紙本傳遞 貼心小叮嚀 小叮嚀 : 如承辦公文當日到期, 遇颱風或其他不可抗力之因素 ( 天災 ), 請同仁於上班當日歸檔, 如需要展期需請填寫紙本展期單, 送交秘書室辦理展期後續事宜, 例如 :7 月 8 日公文到期, 但 7 月 8 日 ( 五 ) 颱風假休息一日, 請於 7 月 11 日 ( ㄧ ) 當日將 7 月 8 日到期公文辦理歸檔, 如無法歸檔請填寫紙本展期單, 送交秘書室辦理後續相關事宜 26
三 公文操作系統 - 發文作業 按 發文作業 鈕, 系統開啟 發文作業 視窗, 即可進行發文電 子交換或紙本列印 27
欄位說明 欄位名稱 資料型態 說明 群組 文字 是否為群組 序 數字 序號 發文 勾選按鈕 可勾選是否發文 含附件 勾選按鈕 可勾選是否含附件 列印 勾選按鈕 可勾選是否列印 受文者名稱 文字 顯示受文者名稱 本別 文字 顯示本別, 如 : 正本 副本 抄本 發文方式 文字 顯示發文方式, 如 : 電子交換 紙本傳遞 四 系統功能操作 ( ㄧ ) 編輯 1. 開啟新檔提供使用者開啟公文範本視窗, 可選擇各式公文範本, 如令 函 書函 移文單 通用函 公告 開會通知單等 28
2. 新增簽稿提供使用者可於同一份公文新增多筆文稿 操作步驟 (1) 點選 編輯 功能表下 新增簽稿 (2) 選擇欲新增之文稿, 編輯完 聯絡資訊 及 文稿屬性, 按 確定 鈕 3. 另存新檔當編輯完公文後, 使用者可將常用公文另存至指定路徑存放, 並為此文件命名, 所儲存之檔案可透過 開啟例稿 方式匯入公文 操作步驟 (1) 點選 編輯 功能表下 另存新檔 (2) 輸入檔案名稱後, 按 存檔 鈕 29
4. 調整簽稿順序. 提供使用者可調整每份簽稿之排序 操作步驟 (1) 點選 編輯 功能表下 調整簽稿順序 (2) 點選上下箭頭圖示, 可調整簽稿之順序 30
5. 開啟例稿 使用者欲使用之前以 另存新檔 方式所儲存的檔案, 可透過 開啟例稿 方式匯入公文 四 簽核 ( 一 ) 便利貼. 提供使用者欲提示相關人員注意事項, 可以貼附便利貼 1. 開啟便利貼 : 點選 簽核 功能表下 便利貼, 開啟編輯視窗 31
2. 輸入便利貼內容 ( 二 ) 螢光標記操作步驟 1. 先選取欲標示成螢光底色之文字內容 2. 點選 簽核 功能表下 螢光標記, 可將文字底色調整為螢光色 3. 文字底色將顯示為螢光色 32
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五 公文常見缺失依據桃園市政府公文品質檢核要點, 各局處每年上半年度及下半年度需辦理公文檢核, 本室召開公文檢核小組會議針對公文常見缺失說明如下 : ( 一 ) 公文缺失範例一 1. 受文者 : 需填寫上受文機關 2. 主旨段不宜超過三行 34
( 二 ) 公文缺失範例二 : 公文稿面多處修正, 應清稿後再陳核 35
( 三 ) 公文缺失範例三 : 公文之期望 目的及稱謂用語均無須挪抬 ( 空 格 ) 書寫 --- 陳情核示不須平抬, 應緊接在 陳情 之後 撰稿 : 陳志凱 / 校稿 : 黃雅慧 36
資訊專欄篇 資訊專欄區 資訊小幫手 親愛的同仁們大家好, 是否在公務作業時常常操作電腦卡卡的呢? 以下針對幾個常見問題提供初淺的解答, 希望能解決同仁們的困惑 同仁們常常遇到公文系統環境設定沒有完成, 公文簽稿文面不會操作等, 這樣子的公文系統疑難雜症應該如何解決呢? 很簡單! 請公文系統的廠商協助處理即可, 那要怎麼找廠商協助處理呢? 以下簡單說明公文系統的線上報修系統 : 公文系統線上報修系統 37
登入公文系統後點選線上報修系統 : 點選報修單登錄, 將您的問題輸入儲存送出後即可 38
貼心小提醒 : 公文系統報修登錄問題後, 通常 5 到 10 分鐘左右廠商就會來電協助處理囉, 所以報修後千萬稍微等待一下下囉 ~! 不然很容易就錯過客服的電話喔 ^.^ 各位同仁是否常常會遇到公務上需要使用的軟體都找不到, 或者需要使用的軟體要付費呢? 以下介紹幾個公務常常會用到的免費軟體提供大家使用 : PDF 列印軟體 dopdf 下載網址 :http://www.dopdf.com/tw/ PDF 合併軟體 PDFSAM 下載網址 :http://www.pdfsam.org/ PDF 簡易編輯軟體 PDF-XChange Editor 下載網址 : https://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-editor PDF-XChange Viewer 下載網址 : https://www.tracker-software.com/product/pdf-xchange-viewer Foxit Reader https://www.foxitsoftware.com/products/pdf-reader/ 燒錄軟體 Ashampoo Burning Studio 2016 下載網址 : https://www.ashampoo.com/en/usd/pin/4610/offline/ashampoo- Burning-Studio-2016 39
OFFICE 替代軟體 Libre Office 下載網址 :https://zh-tw.libreoffice.org/ OpenOffice 下載網址 :http://www.openoffice.org/download/index.html 繪製流程圖軟體 Dia 下載網站 : http://ossacc.moe.edu.tw/modules/tinyd1/index.php?id=36 線上繪製流程圖網站 : https://cacoo.com/lang/zh_tw/ https://www.draw.io/ 資訊充電站 同仁們現在是否都有使用 Google 的習慣呢? 而且一定都有申請 Google 的帳戶, 才好方便使用其提供的各項服務和功能, 當然, 為提升帳戶的安全性, 請記得開啟使用帳戶的二階段認證功能喔, 如此才能避免被駭客盜走帳密而造成損失 二階段認證功能如何開啟呢? 簡單說明如下圖示 : 40
第一步 : 請先登入您的 Google 帳戶, 選取右上角我的帳戶進入設定功能頁 面, 進入頁面後選擇登入和安全性, 進行下一步 第二步 : 開啟登入和安全性畫面後, 請於畫面中尋找 兩步驟驗證, 點選 後會提示您再次輸入密碼, 輸入密碼後請依畫面項目說明進行相關 操作即可 撰稿 : 蔡永盛 / 校稿 : 黃雅慧 41
人資羅盤月刊素材 105 年 8 月份人力運用精實 ~ 善用資訊系統, 掌握人力概況 掌握機關人力概況是今日政府人事管理的重要工作, 要能確實掌握 機關內的員額動態, 並藉由數據分析及配合機關組織目標, 適時提供建 議, 才能使人事人員成為機關的策略性人力資源夥伴噢! 有效員額管理, 活化人力運用人事人員要能時時掌握人員動態, 才能給予首長或單位主管靈活配置人力 彈性工作指派的建議, 也才能運用最短的時間甄補人員 進用替代性人力, 達到為機關掄才的目的 42
現行人力管理系統 WEBHR D5 WEBHR 和 D5 是現行員額動態的重要管理系統, 藉由這二個系統的有效運用, 將可進行相關數據分析, 提出循證式的建議 然而本府在 D5 報表的填列上, 常見以下錯誤態樣 : 序號錯誤態樣說明建議修正作法 1 薦任委任數有誤 如薦任女性多填 1 人, 委任女性少填 1 人 2 薦任之性別數有誤 如薦任女性多填 1 人, 薦任男性少填 1 人 更正為實際正確數字, 並建議爾後以 WEBHR 統 3 約聘僱人員性別填列有誤 如男性多填 1 人, 女性少填 1 人 計子系統協助查對 現敘委任第五職等人 4 跨列官等職位人員 員, 佔委任第五職等或薦任第六職等至第七職等課員缺, 於 D5 報表中 建議以在職人員現敘官職等填列 填列於薦任 高考三級或 現領取委任第五職等本 建議以提列考試等 ( 級 ) 5 地方三等特考考試錄取 俸五級之訓練津貼者, 於 D5 報表中填列於委 填列 ( 例如 : 高考三級填薦任職缺 普考填委任 人員 任 職缺 ) 各人事機構如果能確實維護 WEBHR 系統中的人員資料, 每個月在填列 D5 報表前, 與 WEBHR 系統相互勾稽, 將能即時掌握系統登錄正確性 ( 建議作法如附件 ) 而正確維護現有人力及缺額, 將可提升循證及資料分析能力, 掌握業務狀況, 進而提供在地化 客製化的加值人事服務, 成為最佳人資策略夥伴! 撰稿: 蔡沛瑄 / 校稿 : 鄧佳明 43
一 進入統計作業子系統 附件 二 點選一般統計 - 一般統計批次作業 44
三 統計機關別點選 - 按占缺機關統計 - 點選執行 四 點選一般統計 - 統計資料列印 45
五 點選按佔缺機關統計 - 職 ( 教 ) 員 ( 合計 )( 按 : 如要統計約聘僱人員, 則點選聘用 / 約僱 ( 合計 ))- 官等性別統計 - 按列印 六 報表產生 46
本報表產生的人數, 配合查對 D5 前, 應注意以下人員類別 : 1. 現有員額將包含機要人員及留職停薪人員, 各機關於核對前, 仍須注意上述 2 類人員是否填列於正確位置 2. 另高考及地特三等考試錄取人員, 尚未合格實授前, 將會放在委任人數 3. 另須填報 D5 之聘僱人員, 建議均於 WEBHR 中建檔, 非於 D5 填報之聘僱人員, 建議人員類別調整為 99( 其他人員 ), 以利查對 另各機關如以 EXCEL 檔產製, 點擊數字時, 會將所有人員名字帶出 ( 如點擊上述 D6 欄位, 將會把簡任第十職等以上, 一般行政之男性名單帶出 ), 以協助查對 47
公務員服務法知多少 ( 下 ) 前言 上一期的人資羅盤, 為大家介紹有關公務員服務法 ( 以下簡稱服務法 ) 第 13 條的規範重點及相關實務案例, 本期將為大家介紹的是服務法第 14 的重要規定 : 兼職限制與離職後再任限制, 讓我們繼續看下去吧! 原則禁止 兼職限制 不得兼薪 ( 兼領公費 ) 公務員服務法 須經服務機關許可 離職後再任限制 特定職務禁止 相關規定 第 14 條 : 公務員除法令所規定外, 不得兼任他項公職或業務 其依法令兼職者, 不得兼薪及兼領公費 第 14 條之 2: 公務員公務員兼任非以營利為目的之事業或團體之職務, 受有報酬者, 應經服務機關許可 第 14 條之 3: 公務員兼任教學或研究工作或非以營利為目的之事業或團體之職務, 應經服務機關許可 第 14 條之 1: 公務員於其離職後三年內, 不得擔任與其離職前五年內之職務直接相關之營利事業董事 監察人 經理 執行業務之股東或顧問 所謂公職, 如各級民意代表 中央與地方機關之公務員及其他依法令從事於公務者皆屬之 所謂業務, 須領證執業, 且須受主管機關監督者 如 : 醫師 律師或會計師 48
常見兼職案例分析 序號兼職疑義分析 1 公務員得否兼任里長或鄰長? 公務員得否兼任公寓大廈管理委員會委 2 員 主任委員或總幹事? 公務員可否利用公餘時間支援駐點諮商輔 3 導並領有報酬? 公務員可否利用下班時間為家人及眷屬投 4 保人壽保險, 並領取佣金? 里長為服務法第 14 條所稱之公職, 除法令別有規定外, 不得兼任 鄰長為義務性之榮譽職務, 公務人員從事此項義務性之服務工作, 法無禁止 委員 主任委員應視該職務是否受有報酬, 分別依服務法第 14 條之 2 及公務員兼任非營利事業或團體受有報酬職務許可辦法, 或服務法第 14 條之 3 規定辦理 ( 須經服務機關審酌實際情形及相關規定許可之 ) 總幹事為區分所有權人會議決議所僱傭或委任而執行建築物管理維護事務者, 為執行業務之一環, 爰不得兼任 諮商心理師因須領有諮商心理師證書, 並申請執業登記, 領取執業執照始得執業, 為服務法第 14 條第 1 項所稱之業務, 故除法令另有規定外, 縱於公餘時間, 亦不得在外執行諮商心理師之業務 擔任保險業務員之業務招攬行為, 屬服務法第 14 條第 1 項所稱業務, 公務人員非有法令依據, 不得為之 5 公務員得否受邀擔任電視台節目與談人? 以本職業務宣導且不支薪為限 公務員得否於公餘時間偶而在私人行號以 6 按件計酬方式打工? 公務員得否於下班時間兼任出版社之編輯 7 或發行人? 8 公務員得否於下班後兼職開計程車? 倘無損公務員尊嚴, 且本職所任工作非屬機關保密性及不可外洩民間之專業技術性, 尚與第 14 條規定不悖 如非偶一為之, 而係經常 固定者, 即有違兼職規定之限制 公務員雖於公餘時間兼任出版社之編輯或發行人, 亦為服務法第 13 條第 1 項 第 14 條第 1 項規定所不許 計程車駕駛為服務法第 14 條第 1 項所稱的 業務, 且須有執業事實, 始得發給執業登記證, 故無論是否為非上班時間, 公務員均不得兼任計程車駕駛 49
序號兼職疑義分析 9 公務員得否利用下班時間設計智慧型手機之 APP, 並藉此賺取報酬? 10 公務員得否承攬民宅舊翻新裝潢工程? 11 公務員為民間公司攝影未受有報酬是否違反服務法規定? 公務員如與民間公司訂定承攬契約, 委任契約或僱傭契約而為期完成一定之工作, 或本職與該民間公司的工作性質不相容者, 即有違服務法第 14 條第 1 項之規定 12 公務人員退休後, 其原兼任職務處理方式? ( 退休後再任限制 ) 公務人員退休後, 其原兼任之職務應一併解任, 如擬續聘, 應以具該事業及法人業務專長者為 限, 重新審查, 從嚴核聘 相關法令連結公務員服務法 ( 全國法規資料庫 ) http://law.moj.gov.tw/lawclass/lawall.aspx?pcode=s0020038 公務員兼任非營利事業或團體受有報酬職務許可辦法 http://www.mocs.gov.tw/exhibits/invite_detail.aspx?node=548&page=1633&index=3 釋字第 637 號 - 司法院大法官會議解釋 http://www.judicial.gov.tw/constitutionalcourt/p03_01.asp?expno=637 撰稿 : 陳鈺勝 / 校稿 : 孫怡君 50
公務人員訓練需求及成效評估制度之探討 - 以美國為例 ( 下 ) 前言 繼上篇介紹公務人員訓練需求評估制度, 瞭解其意涵 層次及步驟, 以及美國海洋總署之實務做法, 得知訓練需求應視目標群體的特徵 大小, 規劃適合的課程, 以拉近現實與理想狀態的落差, 解決機關當前問題及因應未來的發展, 達成組織績效目標 此篇將繼續介紹美國公務人員訓練成效評估制度, 並透過對該制度的瞭解, 從中探究可供各機關辦理相關訓練規劃之借鏡與參考 美國公務人員訓練成效評估制度介紹 訓練成效評估意涵 訓練成效評估模式 係指一套蒐集關於訓練成效量化與質化資料的客觀性集合, 目的在協助決策者判斷訓練能否達成組織目標, 並幫助機關決定如何調整訓練規劃, 以強化訓練效益, 分為以下兩個階段 : 主要以 Kirkpatrick 4 層次評估為主 第 1 層 - 反應層次瞭解受訓者對於訓練方案的反應 滿意度或想法 建議 1. 有效的訓練 瞭解訓練相關的要素或事件是否能達成訓練目標的數據呈現, 如辦班數 參訓人數 課程種類 辦班滿意及前後測分數等 2. 訓練效益 訓練本身及其伴隨而來的強化措施, 可否協助員工表現有助於達成組織目標的特殊任務的測量方式, 包括瞭解訓練技術應用在工作上的比率 達成初步結果的歷程, 以及完成組織目標或受訓後能達成工作所需的特殊技能 第 2 層 - 學習層次 評估受訓者的學習提升或改善程度 第 3 層 - 行為層次 評估受訓者在接受訓練後工作行為與績效的改變程度 第 4 層 - 結果層次 評估組織因訓練活動所產生的結果, 對組織整體產生何種影響 ( 如 : 組織生產力的提升 組織訓練標的達成 組織文化與型態的轉變等 ) 51
美國公務人員訓練成效評估制度之實務做法 - 以美國人事管理局為例美國人事局利用工作夥伴模型, 彙整 15 個聯邦機關的經驗, 編撰訓練成效評估實作指南, 分為計畫階段 執行階段及價值展現等 3 階段及 15 項步驟供各機關參考使用 階段 1- 計畫 6 步驟 步驟 6: 找出組織中會影響訓練方案成功的因素, 並再召開工作圈檢視不同利害關係人希望瞭解的質 量化資料等 步驟 5: 依據關鍵行為設定領導指標, 並確認關鍵行為 領導指標及目標結果 3 者直接相關 6. 成功的必 要條件 5. 確定領 導指標 1. 組成 工作圈 階段 1- 計畫 6 步驟 步驟 1: 強調利害關係人的議題, 邀集相關人員組成工作圈, 瞭解工作 / 組織的需求組織的需求 2. 修正期待以定義結果 3. 決定關鍵 行為 步驟 2: 將訓練和機關目標及任務結合, 應與利害關係人一起決定訓練的結果 量化指標及訓練的益處 步驟 4: 驅動因素是用來強化關鍵行為的產出 可針對不同受訓群體, 透過加強 監控及獎勵等面向, 設定多元的驅動因素 4. 決定所需的驅動因素 步驟 3: 決定訓練所欲展現的關鍵行為, 以可測量和量化的詞語加以清楚定義 階段 2- 執行 7 步驟 1. 設計及發展前置訓練 訓練計畫及驅動因素步驟 7: 將訓練密切連結學習 績效及任務達成 2. 設計及發展評估工具步驟 8: 設計適當方法監測訓練方案的進行及最終效益 3. 建立儀表板步驟 9: 是用來監測關鍵指標的工具, 通常以不同顏色來標示關鍵指標的進行狀態 4. 進行前置訓練及正式訓練步驟 10: 確保預備訓練完成及依據計畫進行訓練 5. 進行層次 1 及 2 的測量步驟 11: 測量 有效訓練, 確保訓練順利進行 6. 開始進行中的強化及監控步驟 12: 在訓中立刻使用驅動因素, 使訓練效益能極大化應用於工作, 如安排受訓者能使用學習技能的機會 7. 層次 3 及 4 的測量步驟 13: 測量 訓練成效, 確保訓練效益產出 52
階段 3- 展現價值 2 步驟 1. 預備證據鍊 步驟 14: 備妥可展現該訓練方案價值的證據, 並將重點擺在訓練 學習 工作環境 績效及任務完成度的連結, 並佐以統計圖表 2. 報告資料及資訊 步驟 15: 將訓練帶來的完整價值, 呈現給利害關係人 綜上, 美國公務人員訓練需求及成效評估制度, 可供各機關辦理相關訓練參考之處如下 : 1. 訓練需求評估方面 : (1) 從機關績效的落差找出訓練需求 (2) 瞭解機關成員群體的特徵, 確切進行需求評估 2. 訓練成效評估方面 : (1) 設定關鍵行為 領導指標與機關績效的連結 (2) 利用驅動因素強化訓練效益 各機關辦理訓練時可參考運用之作法 1. 訓練需求評估方面 : 視目標群體的特徵 大小, 調查訓練需求, 並組成工作圈, 經討論 確定組織及人員需求後, 規劃合適之訓練課程 : 訓練需求評估的最基本定義, 是決定訓練能否正確解決工作問題的方法, 藉由收集資料及發展訓練方案以達成組織目標, 爰應針對不同對象及特徵 ( 如 : 主管 非主管 行政人員及技術人員等 ), 規劃不同類別之需求課程, 並由權責單位, 邀集相關人員組成工作圈 ( 如單位主管 參訓對象及訓練規劃承辦人員等 ), 瞭解工作 / 組織的確切需求後, 規劃合適之訓練課程 2. 訓練成效評估方面 : 檢視訓練成效 - 確認參訓學員經訓練後, 是否達成原先設定訓後, 要達成的關鍵行為及領導指標, 並可利用驅動因素強化訓練效益 : (1) 可由執行訓練需求評估的工作圈, 負責進行訓練成效評估, 藉由原先設計及發展的評估工具 ( 包括訓前或訓中 訓後評估 量化 質化資料及混成評估工具 ), 經由問卷 個人或團體面談 工作檢視或行為觀察等方式, 確定參訓學員是否透過訓練達成原先設定的訓練目標 (2) 另可藉由多元的驅動因素 ( 如 : 訓練成績與升遷相互結合 績效獎勵 認同及鼓勵等 ), 強化訓練效益 53 撰稿 : 沈姿芸 / 校稿 : 游建盛 參考資料 : 1. 行政院人行政總處培訓考用處研究小組編譯 < 美國公務人員訓練需求及成效評估制度之探討 >, 人事月刊第 357 期,104 年 5 月 2. 尚靜琦,< 以核心能力為基礎之訓練需求評估 : 以台北市政府公務人員訓練中心為例 >,T&D 飛訊第 44 期,2006 年 4 月
如何激勵工作士氣 士氣 即為員工願意努力工作的願望強度, 以及對工作積極負責 創新 承諾及團結合作的態度 這個無形的力量是驅使一件事情成功與否的關鍵 士氣高昂的個人或團隊, 會在所有競爭中採取主動積極的行為且對於問題迎刃而解, 是獲得成功的一個重要基石 若個人及團體缺乏士氣, 所有業務恐將如同死水一般不流動或無法流暢, 要達到所設定成功目標, 自然而然的難度就增加, 最嚴重的莫過於人員流動率跟著提高 士氣提昇的方式, 可以從心理及物質層面來進行, 一般最容易獲得且最有效率的方式莫過於從物質層面來著手, 包含 : 薪津提高 獎勵增加等類似為金錢方面的方式, 但也可藉由下列心理層面的方式來提高員工士氣 : 一 溝通及聆聽每個人因為成長 學習生涯皆不同, 故對於事情都有不同面見的觀點, 領導者對於各項任務之設定目標, 應明確清楚告訴同仁, 減少同仁因誤解而發生白費功夫等問題, 也可使同仁及早針對問題進行改善, 可以發揮一加一大於二的功效 二 工作環境工作環境並非單指硬體的完善, 能否讓同仁持續的待在同一單位, 工作氛圍就至關重要, 良好的工作環境可以提高員工的工作效率 54
並確保員工的身體健康 而良善的企業的文化和工作氛圍也可以增強企業的向心力 激勵員工產生更大的向心力, 進而推動企業的積極發展 三 成就感同仁完成被交付任務時, 會產生一股成就感, 成就感會使同仁, 在任務執行期間, 主動確認進度, 時時修正方向, 讓任務有效率的依既定目標順利達成, 士氣也隨之提升 四 關懷主管很多時候因業務繁忙, 疏於關心同仁, 但其實平日只要是真心關心, 不需長篇大論, 簡短一句話即可讓同仁知道在職場上, 不是只有工作業務上的關心或主管只關注工作表現, 主管有關注並滿足同仁之個別差異及個別需求, 使同仁對團體產生認同感及向心力, 以期目標達成且士氣亦有提升 五 感謝對於同仁的貢獻, 主管親自表達感謝, 有時更勝過物質的給予, 且也可以激勵其他同仁, 順利讓士氣提振 任務成功率提升 個人價值提升 提高員工士氣, 對於單位來說, 可加速或提高目標任務達成率, 對於 個人來說, 除了物質及尊嚴同時攫取, 也促成同仁身心的轉變, 讓同 仁可以秉持服務與多元創新精神, 發揮專業智慧與才能 參考資料 : 林有田 激勵學關鍵字第 15 課 55 撰稿 : 林秀英 / 校稿 : 吳玉蘭
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