中鋼保全股份有限公司 請假系統使用手冊 出版者 : 管理處文件編號 :M00-DA-101 版本編號 :2.0 機密等級 : 一般文件維護人員 : 陳智禹使用本文件前, 如對版本有疑問, 請與文件維護員確認最新版次 1
本文件歷次變更記錄 : 版次發行日編撰者說明 1.0 103/01/30 陳智禹請假系統使用說明書 2.0 105/02/01 陳智禹 新增功能 : 1. 公告訊息 2. 個人專區 ( 每月薪資查詢 二次密碼變更 / 設定 ) 2
目錄 壹 系統環境說明... 4 貳 登入 登出系統及密碼變更... 4 一 登入系統... 4 二 登出系統... 6 三 忘記密碼... 7 四 變更密碼... 8 參 填寫請假單... 9 肆 待簽 / 待處理文件... 15 伍 查詢... 19 一 簽核假單查詢... 19 二 個人年度請假查詢... 21 三 個人年度請假統計... 22 陸 個人專區... 24 一 每月薪資查詢... 24 二 變更二次密碼... 30 3
壹 系統環境說明 一 使用者瀏覽器建議使用 Google Chrome 瀏覽器 二 請假系統網址 :http://hr.csccss.com.tw 貳 登入 登出系統及密碼變更一 登入系統 ( 一 ) 登入驗證畫面登入驗證畫面如圖 2-1, 輸入 使用者代號 密碼 及 驗證碼 後, 點擊 登入 按鈕即可登入系統 1. 使用者代號 : 為職工編號 2. 密碼 : 初始預設值為身分證字號後五碼, 建議登入系統後變更密碼以增加安全性 圖 2-1 登入驗證畫面 4
( 二 ) 登入首頁畫面區分兩個區塊如圖 2-2, 說明如下 : 1. 功能列表 : 點選功能標題可展開縮合功能項目, 如圖 2-3 2. 功能主頁面 : 首次登入時預設顯示 公告訊息 圖 2-2 登入後畫面 圖 2-3 功能列表展開縮合 5
二 登出系統 點按功能列表中的 登出 連結後, 即可登出系統, 如圖 2-4 2-5 圖 2-4 登出系統 圖 2-5 登出後 6
三 忘記密碼 點按 忘記密碼 連結, 開啟變更密碼畫面 如圖 2-6 圖 2-6 忘記密碼 -1 於欄位中填入使用者代號及身份證資料後, 點按 確認 後, 密碼將變更為身份證後五 碼, 如圖 2-7 2-8 圖 2-7 忘記密碼 -2 圖 2-8 忘記密碼 -3 7
四 變更密碼 點按 變更密碼 連結, 開啟變更密碼畫面, 如圖 2-9 設定 : 圖 2-9 變更密碼 -1 於欄位中填入舊密碼 新密碼及確認新密碼後, 點按 確認 即可變更, 如圖 2-10 圖 2-10 變更密碼 -2 8
參 填寫請假單 一 請假單 : 供使用者填寫請假單並送出主管簽核 圖 3-1 請假單列表 功能鍵操作 ( 一 ) 新增 : 如圖 3-2 1. 點按 新增假單 按鈕, 畫面跳到資料填寫頁面, 填入請假資料 * 申請人 ( 工號 ): 右方欄位可輸入申請人之姓名 部門代號或工號之關鍵字後, 於右方選擇成員下拉選單中會出現符合關鍵字之人員名單 職務代理人 : 選擇人員後, 若有預設職務代理人, 則系統會直接帶入, 若無, 使用者可自行編輯 點按編輯開啟職務代理人視窗, 於欄位中輸入代理人之姓名 部門代號或工號之關鍵字後, 於右方選擇成員之下拉選單中選擇人員即可加入 代理人可選擇多人, 並可點按上移下移轉換代理順序, 亦可刪除, 如圖 3-3 部門名稱 : 依申請人之人員資料設定, 於選定人員後直接帶入 * 假別 : 選擇請假類別後可點按右方 說明 按鈕查看該假別說明, 亦可點選 剩餘 按鈕查詢該假別剩餘時數, 如圖 3-4 3-5 次假別 : 如是選擇喪假或產假則必須再選擇次假別, 如不清楚次假別可點按假別右方 說明 查詢 * 事件發生日 : 如假別有設定期間限制或特殊日期, 則必需填入事件發生日判斷 ( 如選擇假別為喪假 產假 婚假則需填寫 ) 附檔 : 使用者可上傳請假證明圖檔, 如訃文 點按 附檔 按鈕後, 開啟上 傳檔案小視窗, 再點按 + 選擇檔案 選取檔案後, 點按上傳 按鈕, 上傳完 再點按 確認 按鈕返回申請視窗, 如圖 3-6 9
* 請假日期 ( 起 ) 請假日期( 迄 ): 選擇請假起迄日期 * 請假時間 ( 起 ) 請假時間( 迄 ): 選擇請假起迄時間 ( 時 分 ) * 請假總天數 : 填入請假總時數 * 事由 : 填入請假事由 * 為必填欄位 2. 以上資料填寫完後, 點按 存檔 按鈕, 出現存檔成功訊息, 此時文件暫存為草 稿狀態, 必須再點按 送核 按鈕, 將文件送出職代及主管簽核 簽核流程可點 按 流程圖 查看, 如圖 3-7 3-8 圖 3-2 假單申請 圖 3-3 職務代理人 10
圖 3-4 假別說明 圖 3-5 查詢剩餘時數 11
圖 3-6 上傳附檔 圖 3-7 存檔送核 12
圖 3-8 簽核流程圖 ( 二 ) 編輯 : 僅草稿狀態之申請單可編輯 於列表中點按需要編輯的申請單資料欄位左方 編輯 按鈕 進入資料頁面, 進行編輯 編輯完成後按下 存檔 按鈕, 出現存檔成功訊息即表示完成編輯, 如圖 3-9 圖 3-9 編輯假單申請資料 ( 三 ) 刪除 : 僅草稿狀態之申請單可刪除 於列表中點按需要刪除的資料項目左方 刪除 按鈕 跳出確認刪除訊息 按下 確認 按鈕, 出現成功刪除訊息即表示完成刪除, 如圖 3-10 13
( 四 ) 資料篩選 圖 3-10 刪除假單申請資料 可點按標題, 資料會依該標題做排序呈現 如圖 3-11 圖 3-11 資料排序 14
肆 待簽 / 待處理文件 待處理文件 : 使用者僅可看到自己的待處理文件 於此界面開啟待簽文件進行簽核 圖 4-1 待處理文件列表 功能鍵操作 ( 一 ) 查詢資料於標題欄位空格中填入資料以篩選資料, 如圖 4-2 亦可直接點按標題, 資料會依該標題做排序呈現, 如圖 4-3 圖 4-2 欄位輸入資料篩選 圖 4-3 資料排序 ( 二 ) 簽核 1. 使用者申請單送出簽核後, 依流程簽核人員會收到請假單簽核 E-MAIL 開啟 E-MAIL 即可看到申請單簡略內容, 並可點按連結前往簽核頁面 15
圖 4-4 簽核 E-MAIL 圖 4-5 待簽核文件列表 2. 使用者可點按開啟按鈕, 開啟待處理文件查看詳細內容 於此視窗中可進行簽核 退回 查看流程圖動作 圖 4-6 開啟文件處理 16
3. 點按 簽核 按鈕, 填入簽核意見後, 再點按 送出 鈕即可簽核完成 圖 4-7 簽核文件 4. 使用者亦可於列表點按 簽核 按鈕, 直接輸入簽核意見並 送出 至下一關 圖 4-8 直接簽核文件 5. 假單簽核完成後, 申請者會收到簽核完成通知 E-MAIL 圖 4-9 簽核完成 17
( 三 ) 退回 點按 開啟 按鈕開啟文件, 點按 退回 按鈕, 選擇退回人員 ( 申請者或之前簽核 人員 ) 並填入退回意見後, 點按 退回 即可將文件退到所選人員處理 圖 4-10 退回文件 ( 四 ) 查看流程圖點按開啟文件, 點按 流程圖 按鈕, 即可查看該表單之簽核流程, 人員名稱有 * 表示為目前擱置人員 圖 4-11 流程圖 18
伍 查詢 一 簽核假單查詢 簽核假單查詢 : 使用者可於此界面查看其所簽核過的請假單 圖 5-1 簽核假單查詢列表 功能鍵操作 ( 一 ) 查詢 : 於列表左方選擇並點按開啟按鈕, 即可開啟假單查詢, 並查看簽核意見 如圖 5-2 5-3 圖 5-2 簽核假單查詢 19
圖 5-3 查看簽核意見 ( 二 ) 資料篩選於標題欄位中可於空格中填入資料以篩選資料, 如圖 5-4 亦可直接點按標題, 資料會依該標題做排序呈現, 如圖 5-5 圖 5-4 欄位輸入資料篩選 圖 5-5 資料排序 20
二 個人年度請假查詢 個人年度請假查詢 : 可依年度查詢個人之年度請假資料 圖 5-6 個人年度請假查詢 功能鍵操作 : ( 一 ) 查詢 : 選擇年度, 點按 確認 按鈕, 資料出現於列表中, 如圖 5-7 圖 5-7 依年度查詢個人年度請假資料 ( 二 ) 資料篩選於標題欄位中可於空格中填入資料以篩選資料, 如圖 5-8 亦可直接點按標題, 資料會依該標題做排序呈現, 如圖 5-9 圖 5-8 欄位輸入資料篩選 21
圖 5-9 資料排序 三 個人年度請假統計 個人年度請假統計 : 可查詢個人之年度請假統計資料, 依假別 可請時數 已請時數 剩餘時數顯示 圖 5-10 個人年度請假統計列表 功能鍵操作 : ( 一 ) 查詢 : 最上方年度欄位選擇年度, 點按 確認 按鈕, 資料出現於列表中 如圖 5-11 22
圖 5-11 查詢個人年度請假統計 ( 二 ) 資料篩選 於標題欄位中可於空格中填入資料以篩選資料, 如圖 5-12 圖 5-12 欄位輸入資料篩選 23
陸 個人專區 使用者於左方功能選單點按 個人專區 可展開 每月薪資查詢 與 變更二次密碼 功能項 目, 如圖 6-1 一 每月薪資查詢 圖 6-1 個人專區 ( 一 ) 首次薪資查詢每次操作薪資查詢功能皆需經過 二次密碼 驗證方可繼續, 故使用者於 首次 操作 此功能時需先設定 二次密碼 1. 於左方功能選單點按 個人專區 展開之 每月薪資查詢 連結, 出現 您尚未設定 二次密碼! 請點選寄發已進行設定程序或取消不設定! 提示訊息, 點選寄發系統將 寄送二次密碼設定連結之郵件至使用者信箱, 如圖 6-2, 寄送成功訊息如圖 6-3 圖 6-2 首次使用需設定二次密碼提示 24
圖 6-3 二次密碼郵件寄送訊息 2. 前往信箱查看, 點按信件內容中連結字樣即可開啟設定二次密碼網頁 圖 6-4 二次密碼變更設定郵件內容 25
3. 於二次密碼設定網頁中先輸入 登入密碼, 完成後點按 確認 按鈕 圖 6-5 二次密碼設定程序 -1 4. 再於網頁中輸入 二次密碼, 輸入完成後點按 確認 按鈕, 出現存檔完成訊息, 二次密碼即刻生效, 可關閉網頁 圖 6-6 二次密碼設定程序 -2 26
圖 6-7 二次密碼設定程序 -3 5. 回到 個人專區 功能頁, 再次點按左方 每月薪資查詢 連結, 輸入二次密碼後點按 確認 按鈕後畫面顯示當月薪給資料 注意 : 設定二次密碼流程僅需 首次 操作 薪資查詢 功能頁時設定一次即可, 建議將二次密碼與請假系統密碼設定不相同, 以增強安全性 注意 : 若寄發送信件時發生錯誤, 請再次核對郵件帳號是否正確後聯絡管理處變更郵件! 注意 : 設定二次密碼網頁於開啟後 30 分鐘內需操作完畢, 逾時會出現 時效已過 訊息, 如圖 6-8, 此時需由步驟 1 重新操作寄送新的郵件 圖 6-8 二次密碼設定網址 - 時效已過 27
( 二 ) 薪資查詢使用者登入請假系統後於左方功能選單點按由 薪資查詢 展開之 薪資查詢 連結 輸入二次密碼後點按 確認 按鈕 畫面出現個人當前月份薪給及出勤紀錄, 再以下拉選單選擇年 / 月份後點按 搜尋 按鈕切換查看各月紀錄, 如圖 6-9~6-10 注意 : 查詢個人薪給及出勤紀錄時, 必須先透過二次密碼驗證才可進入資料畫面, 若輸入錯誤畫面將顯示 二次密碼輸入錯誤! 訊息 切換其他功能頁面再點 回此查詢頁時仍需再次輸入二次密碼 圖 6-9 每月查詢薪資紀錄 -1 圖 6-10 每月查詢薪資紀錄 -2 28
( 三 ) 匯出薪資查詢結果匯出步驟如下 : 1. 選擇年 / 月份後點按 搜尋 按鈕, 下方顯示出查詢結果, 如圖 6-11 2. 點按 匯出 字樣即可於瀏覽器中另開一視窗顯示預覽畫面, 如圖 6-12 圖 6-11 個人匯出薪資紀錄 -1 圖 6-12 個人匯出薪資紀錄 -2 29
二 變更二次密碼 密碼二次密碼僅用於每月薪資查詢時輸入驗證 變更步驟如下 : 1. 於左方功能選單點按 變更二次密碼 連結, 出現更改二次密碼詢問視窗, 點按 確認 按鈕, 出現資料處理中訊息, 待出現 請至信箱收信 訊息即可前往個人信箱查看, 如圖 6-13 2. 二次密碼設定程序詳 每月薪資查詢 之 首次薪資查詢 說明, 如圖 6-4~6-8 圖 6-13 修改個人二次密碼 30