Microsoft Word - 勤而云ERP-使用手册.docx

勤 而 云 ERP ( 外 贸 行 业 版 ) 进 销 存 ( 采 购 销 售 仓 库 ) 入 门 教 程 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 1/17

目 录 上 海 勤 而 科 技 有 限 公 司 前 言...3 1.1.2 设 置 公 司...4 1.4 基 础 数 据 备...7 1.4.1 检 查 会 计 科 目...7 1.4.2 用 户 与 权 限...8 1.4.3 新 建 客 户 和 供 应 商...8 1.4.4 新 建 产 品 分 类...9 1.4.5 新 建 产 品...9 1.4.6 新 建 再 订 货 规 则...10 进 销 存 实 务...11 2.1 销 售 品...11 2.2 采 购 货...11 2.3 产 品 库...12 2.4 付 款 理...13 2.5 产 品 库...15 2.6 收 款 理...15 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 2/17

前 言 上 海 勤 而 科 技 有 限 公 司 勤 而 云 ERP 作 为 一 款 优 秀 的 云 平 台 ERP 服 务, 其 软 件 本 身 开 发 历 史 已 有 10 年 之 久 随 着 系 统 的 发 展 成 熟, 已 有 越 来 越 多 的 公 司 借 助 勤 而 云 ERP 管 理 日 常 业 务 的 方 方 面 面 本 文 以 一 个 贸 易 公 司 为 例, 讲 述 勤 而 云 ERP 中 最 常 用 的 进 销 存 ( 采 购 销 售 仓 库 ) 模 块 的 使 用, 对 会 计 模 块 的 简 单 操 作 亦 有 涉 及 1 设 置 管 理 员 及 公 司 (1) 设 置 公 司 信 息 点 击 菜 单 [ 公 司 -> 公 司 ], 然 后 点 击 打 开 Your Company, 点 击 编 辑, 将 公 司 名 称 改 为 苏 州 世 纪 圆 融 贸 易 有 限 公 司, 在 一 般 信 息 中 填 入 地 址 电 话 传 真 等 信 息, 添 加 银 行 账 户 ; 在 设 置 中 将 会 计 币 别 改 为 CNY, 然 后 点 击 保 存 Tips: 应 该 提 前 设 置 好 公 司 名 称 和 会 计 币 别, 因 为 在 安 装 会 计 销 售 采 购 仓 库 等 模 块 时, 有 一 些 初 始 化 设 置 基 于 默 认 的 公 司 名 Your Company 和 默 认 的 币 别 EUR, 如 果 安 装 好 模 块 后 再 修 改 的 话, 要 更 改 的 地 方 会 有 很 多 我 们 还 可 以 对 公 司 作 更 多 的 设 置 : 1 设 置 公 司 Logo 点 击 下 图 箭 头 所 指 的 位 置 上 传 公 司 的 Logo 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 3/17

图 1.4 设 置 公 司 Logo 上 海 勤 而 科 技 有 限 公 司 2 设 置 本 位 币 对 国 内 的 公 司 而 言, 除 了 将 会 计 币 别 设 为 CNY 外, 还 应 将 其 设 置 为 本 位 币 ( 本 位 币 的 汇 率 为 1) 设 置 方 法 为 : 在 公 司 信 息 编 辑 页 面, 点 击 设 置 选 项 卡 中 币 别 右 侧 的 箭 头, 在 弹 出 窗 口 中 将 汇 率 设 置 为 1 保 存 后, 然 后 勾 选 基 本 并 保 存 Tips: 在 Ubuntu 环 境 下 新 建 数 据 库 时, 如 果 默 认 语 言 设 为 简 体 中 文, 则 默 认 的 时 间 格 式 为 %I:%M:%S %p, 更 改 汇 率 时 会 有 错 误 信 息 提 示 日 期 无 效 解 决 方 法 为, 点 击 菜 单 [ 设 置 -> 翻 译 -> 语 言 ], 再 点 击 打 开 简 体 中 文, 点 击 编 辑, 将 时 间 格 式 改 为 %H:%M:%S( 如 有 必 要, 此 时 也 可 将 日 期 格 式 改 为 %Y/%m/%d 以 符 合 中 文 习 惯 ), 更 改 后, 注 销 再 重 新 登 录, 再 次 更 改 汇 率 即 可 3 设 置 中 文 报 表 字 体 在 报 表 的 结 构 选 项 卡 中 先 点 击 重 新 加 载 字 体 以 加 载 本 地 字 体, 如 下 图 所 示, 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 4/17

图 1.5 加 载 字 体 加 载 完 成 后, 在 字 体 下 拉 列 表 中 选 择 DejaVu Sans, 然 后 点 击 保 存 1.4 基 础 数 据 准 备 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 5/17

1.4.1 检 查 会 计 科 目 上 海 勤 而 科 技 有 限 公 司 在 安 装 会 计 与 财 务 模 块 时, 我 们 已 将 会 计 科 目 表 设 为 中 国 会 计 科 目 表, 它 包 含 了 适 用 于 国 内 企 业 大 多 数 情 况 的 会 计 科 目 点 击 菜 单 [ 会 计 -> 设 置 -> 科 目 -> 科 目 ], 确 保 下 述 这 些 科 目 都 已 存 在, 以 供 本 案 例 使 用 : 科 目 编 码 名 称 说 明 1122 应 收 账 款 应 收 账 款 在 客 户 信 息 中 配 置, 用 于 客 户 发 票 核 准 时 的 借 方 和 销 售 收 款 的 贷 方 2202 应 付 账 款 应 付 账 款 在 供 应 商 信 息 中 配 置, 用 于 供 应 商 发 票 核 准 时 的 贷 方 和 采 购 付 款 的 借 方 1402 在 途 物 资 在 途 物 资 在 产 品 和 产 品 种 类 中 都 可 以 设 置, 且 前 者 的 优 先 级 大 于 后 者, 用 于 入 库 时 的 贷 方 和 核 准 供 应 商 发 票 时 的 借 方 1406 库 存 商 品 库 存 商 品 在 产 品 种 类 中 设 置, 用 于 入 库 的 借 方 和 出 库 的 贷 方 6001 主 营 业 务 收 入 主 营 业 务 收 入 在 产 品 和 产 品 种 类 中 都 可 以 设 置, 且 前 者 的 优 先 级 大 于 后 者, 用 于 客 户 发 票 核 准 时 的 贷 方 6401 主 营 业 务 成 本 主 营 业 务 成 本 在 产 品 和 产 品 种 类 中 都 可 以 设 置, 且 前 者 的 优 先 级 大 于 后 者, 用 于 出 库 时 的 借 方 表 1.1 会 计 科 目 Tips: 安 装 中 国 会 计 科 目 表 时 默 认 的 会 计 科 目 长 度 为 4, 实 际 应 用 时 科 目 长 度 可 能 不 够 用, 需 要 手 工 新 建 会 计 科 目 注 意, 只 能 选 择 视 图 作 为 上 级 科 目 ; 如 新 建 科 目 时 若 想 选 择 1122 作 为 上 级 科 目, 则 需 要 先 把 1122 的 内 部 类 型 更 改 为 视 图 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 6/17

1.4.2 用 户 与 权 限 刚 开 始 使 用 勤 而 云 ERP 时 为 快 速 上 手, 可 使 用 管 理 员 用 户 做 所 有 操 作 但 是 为 了 更 好 的 理 解 进 销 存 及 用 户 的 角 色, 这 里 我 们 针 对 每 个 模 块 设 1 个 用 户 点 击 菜 单 [ 设 置 -> 用 户 -> 用 户 ], 新 建 如 下 用 户 : 表 1.2 用 户 与 角 色 姓 名 邮 箱 用 户 组 ( 角 色 ) sales sales@qineronline.com 销 售 / 经 理 purchase purchase@ qineronline.com 采 购 / 经 理 warehouse warehouse@qineronline.com 仓 库 / 主 管 Finance finance@qineronline.com 会 计 与 财 务 / 财 务 经 理 分 角 色 操 作 需 要 新 增 如 下 两 组 权 限 产 品 的 路 线 中 勾 选 MTO 时, 销 售 人 员 确 认 订 单 需 要 第 1 组 权 限 ; 会 计 核 准 供 应 商 发 票 时 需 要 第 2 组 权 限 点 击 菜 单 [ 设 置 -> 技 术 -> 安 全 设 定 -> 访 问 控 制 列 表 ], 新 建 如 下 记 录 : 图 1.8 访 问 控 制 列 表 1.4.3 新 建 客 户 和 供 应 商 (1) 新 建 客 户 销 售 人 员 sales 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 销 售 -> 销 售 -> 客 户 ], 点 击 新 建, 输 入 客 户 名 称 AAA 集 团, 勾 选 是 一 个 公 司, 输 入 地 址 电 话 等 信 息, 在 联 系 人 一 栏 点 击 新 建, 输 入 联 系 人 名 称 张 三, 地 址 类 型 设 为 发 票, 然 后 点 击 保 存 并 关 闭 ; 在 销 售 与 采 购 选 项 卡 一 栏, 默 认 已 勾 选 客 户, 点 击 保 存 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 7/17

图 1.9 新 建 客 户 Tips: 联 系 人 的 地 址 类 型 包 括 : 默 认 发 货 发 票 联 系 人 其 他 默 认, 指 当 没 有 其 他 地 址 时 使 用 的 地 址 ; 发 票, 指 系 统 生 成 发 票 时 使 用 的 地 址 ; 发 货, 指 系 统 生 成 发 货 单 时 使 用 的 地 址 ; 联 系 人, 指 与 客 户 方 联 系 时 的 接 头 人 (2) 新 建 供 应 商 采 购 人 员 purchase 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 采 购 -> 采 购 -> 供 应 商 ], 点 击 新 建, 输 入 供 应 商 名 称 Apple Inc., 勾 选 是 一 个 公 司, 输 入 地 址 电 话 等 信 息, 在 联 系 人 一 栏 点 击 新 建, 输 入 联 系 人 名 称 李 四, 地 址 类 型 设 为 联 系 人, 然 后 点 击 保 存 并 关 闭 ; 在 销 售 与 采 购 选 项 卡 一 栏, 默 认 已 勾 选 供 应 商, 点 击 保 存 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 8/17

图 1.10 新 建 供 应 商 上 海 勤 而 科 技 有 限 公 司 1.4.4 新 建 产 品 分 类 管 理 员 登 陆 系 统, 点 击 菜 单 [ 仓 库 -> 设 置 -> 产 品 -> 产 品 分 类 ], 点 击 新 建, 新 建 产 品 分 类 苹 果 电 脑, 上 级 类 别 设 为 全 部 / 可 销 售 Tips: 科 目 信 息 可 在 产 品 中 也 可 在 产 品 分 类 中 设 置, 且 前 者 的 优 先 级 大 于 后 者, 本 案 例 在 产 品 分 类 中 设 置 Tips: 勤 而 云 ERP 中 产 品 分 类 默 认 由 管 理 员 管 理, 仓 库 主 管 销 售 经 理 采 购 经 理 默 认 都 看 不 到 产 品 分 类 菜 单, 若 想 操 作 产 品 分 类 需 添 加 相 应 菜 单 1.4.5 新 建 产 品 仓 管 员 warehouse 登 录 系 统 点 击 菜 单 [ 仓 库 -> 产 品 -> 产 品 ], 点 击 新 建, 输 入 产 品 名 称 乐 扣 乐 扣 拉 杆 箱, 勾 选 可 销 售 可 采 购, 上 传 产 品 图 片 在 信 息 选 项 卡, 产 品 类 型 设 为 库 存 商 品, 计 量 单 位 设 为 只, 销 售 价 格 设 为 300; 在 补 货 选 项 卡, 成 本 价 设 为 180, 路 线 设 为 Buy ( 本 案 例 中 不 勾 选 Make To Order ), 将 Apple Inc. 添 加 为 该 产 品 的 供 应 商 ; 在 会 计 选 项 卡, 内 部 分 类 设 为 全 部 / 可 销 售 / 拉 杆 箱, 库 存 核 算 设 为 实 时 ( 自 动 进 行 ) 图 1.12 新 建 产 品 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 9/17

1.4.6 新 建 再 订 货 规 则 上 海 勤 而 科 技 有 限 公 司 仓 管 员 在 产 品 的 表 单 视 图 中 点 击 再 订 货 规 则, 然 后 点 击 新 建, 设 置 采 购 的 最 小 数 量 为 10, 点 击 保 存 图 1.13 新 建 再 订 货 规 则 2. 进 销 存 实 务 2.1 销 售 产 品 sales 接 到 客 户 AAA 集 团 购 买 一 台 苹 果 电 脑 的 请 求 后, 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 销 售 -> 销 售 -> 报 价 单 ], 点 击 新 建, 将 客 户 设 为 AAA 集 团, 在 订 单 明 细 选 项 卡 点 击 添 加 一 个 项 目, 产 品 设 为 苹 果 电 脑 (128G), 数 量 设 为 1, 此 时 会 提 示 没 足 够 的 库 存, 这 是 因 为 仓 库 中 并 没 有 存 货 ( 如 果 产 品 的 路 线 已 勾 选 Make To Order 的 话, 则 没 有 此 提 示 ), 关 闭 此 提 示, 其 余 信 息 保 留 默 认 设 置, 然 后 点 击 保 存 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 10/17

图 2.1 销 售 报 价 单 将 报 价 单 发 给 客 户 ( 可 通 过 系 统 发 送, 也 可 打 印 为 PDF 后 另 行 通 过 邮 件 发 送 ), 客 户 确 认 报 价 单 后, 点 击 确 认 订 单, 此 时 报 价 单 转 化 成 销 售 订 单, 系 统 会 自 动 生 成 发 货 单, 同 时 销 售 订 单 状 态 变 为 待 开 票 点 击 查 看 发 货 单, 可 以 看 到 发 货 单 状 态 为 待 出 库 方 确 认, 该 状 态 表 示 库 存 不 足 点 击 生 成 发 票, 在 弹 出 窗 口 选 择 为 整 个 销 售 订 单 开 票, 然 后 点 击 创 建 和 查 看 发 票, 此 时 生 成 内 部 发 票, 状 态 为 草 稿 生 成 的 内 部 发 票, 会 计 人 员 可 以 通 过 菜 单 [ 会 计 -> 客 户 -> 客 户 发 票 ] 来 查 询 至 此, 销 售 前 期 工 作 完 成, 接 下 来 需 要 采 购 产 品 入 库 再 安 排 送 货 2.2 采 购 补 货 此 处 使 用 由 系 统 生 成 询 价 单 的 方 式, 当 然 也 可 由 采 购 人 员 手 工 创 建 询 价 单 我 们 在 先 前 的 步 骤 中 已 设 置 了 产 品 的 再 订 货 规 则, 库 管 员 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 仓 库 -> 计 划 -> 运 行 排 程 ], 点 击 运 行 排 程, 系 统 会 根 据 再 订 货 规 则 和 销 售 订 单 及 库 存 情 况 自 动 生 成 采 购 询 价 单 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 11/17

Tips: 在 系 统 中 设 置 好 MRP 计 划 的 循 环 周 期, 系 统 会 定 期 运 行 MRP 生 成 采 购 询 价 单, 我 们 这 里 采 用 手 工 运 行 排 程 的 方 式 生 成 询 价 单 采 购 人 员 purchase 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 采 购 -> 采 购 -> 询 价 单 ], 可 看 到 已 生 成 的 采 购 询 价 单, 点 击 打 开, 图 2.2 采 购 询 价 单 Tips: 产 品 中 路 线 未 勾 选 MTO 时, 要 运 行 排 程 才 能 生 成 询 价 单 ( 已 在 设 置 中 勾 选 实 时 生 成 采 购 单, 为 何 没 有 生 效?), 采 购 数 量 会 考 虑 最 小 库 存 规 则, 本 案 例 中 生 成 的 采 购 订 单 行 数 量 为 20 只 ; 勾 选 MTO 时, 采 购 数 量 不 考 虑 最 小 库 存 规 则, 采 购 订 单 行 数 量 为 10 只 供 应 商 确 认 询 价 单 信 息 后,purchase 点 击 确 认 订 单, 此 时 询 价 单 转 换 成 采 购 单, 系 统 会 自 动 生 成 入 库 单 和 内 部 发 票, 同 时 销 售 订 单 状 态 变 为 采 购 单 被 确 认 点 击 入 库, 可 以 看 到 入 库 单 状 态 为 准 备 移 动 点 击 收 到 的 发 票, 可 以 看 到 发 票 的 状 态 为 草 稿 生 成 的 内 部 发 票, 会 计 人 员 可 以 通 过 菜 单 [ 会 计 -> 供 应 商 -> 供 应 商 发 票 ] 来 查 询 至 此, 采 购 前 期 工 作 完 成, 等 待 仓 库 收 货 2.3 产 品 入 库 Apple Inc. 将 货 物 送 到 仓 库 后, warehouse 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 仓 库 -> 操 作 -> 全 部 操 作 ], 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 12/17

图 2.3 操 作 类 型 点 击 上 图 箭 头 所 示 的 位 置, 接 着 打 开 入 库 单, 图 2.4 入 库 单 点 击 移 动, 在 弹 出 框 中 确 认 货 物 信 息 后, 点 击 应 用, 此 时 入 库 完 成, 入 库 单 状 态 变 为 已 移 动 入 库 单 确 认 后, 系 统 会 自 动 生 成 会 计 分 录, 此 时 finance 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 开 票 - 供 应 商 账 单 ] 查 看 付 款 状 态 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 13/17

图 2.5 入 库 会 计 分 录 Tips: 系 统 自 动 生 成 会 计 分 录 是 基 于 我 们 之 前 所 做 的 两 个 设 置 :(1) 在 仓 库 中, 勾 选 了 存 货 点 击 过 账, 将 会 计 凭 证 过 账 变 动 自 动 生 成 会 计 分 录 (2) 在 产 品 中, 设 置 了 库 存 核 算 为 实 时 ( 自 动 进 行 ) 2.4 付 款 处 理 Finance 收 到 乐 扣 乐 扣 日 用 品 ( 苏 州 ) 有 限 公 司 开 具 的 实 际 发 票 后, 需 要 与 系 统 中 之 前 生 成 的 供 应 商 发 票 草 稿 进 行 核 对 点 击 菜 单 [ 会 计 -> 供 应 商 -> 供 应 商 发 票 ], 打 开 发 票, 点 击 记 账, 核 准 发 票 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 14/17

图 2.6 核 准 供 应 商 发 票 发 票 核 准 后, 系 统 会 自 动 生 成 会 计 分 录, 状 态 为 已 记 账 图 2.7 采 购 发 票 会 计 分 录 公 司 同 意 付 款 后, 蔡 文 姬 在 供 应 商 发 票 中 点 击 付 款, 在 弹 出 的 支 付 窗 口 中 选 择 实 际 的 付 款 方 式 ( 现 金 或 银 行 分 录 ), 本 案 例 选 为 银 行 分 录, 然 后 点 击 登 记 付 款 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 15/17

图 2.8 付 款 付 款 后, 系 统 会 自 动 生 成 会 计 分 录, 点 击 过 账, 将 会 计 凭 证 过 账 图 2.9 付 款 会 计 分 录 至 此, 供 应 商 付 款 完 毕, 采 购 过 程 结 束 2.5 产 品 出 库 采 购 的 拉 杆 箱 入 库 后, 仓 老 师 点 击 出 库 单 上 的 检 查 可 用, 因 为 已 有 充 足 的 库 存, 此 时 出 库 单 状 态 会 变 为 准 备 移 动 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 16/17

图 2.10 检 查 出 库 单 准 备 好 送 货 后, 点 击 移 动, 在 弹 出 框 中 确 认 信 息 后, 点 击 应 用, 此 时 出 库 完 成, 出 库 单 状 态 变 为 已 移 动 出 库 单 确 认 后, 系 统 会 自 动 生 成 会 计 分 录, 此 时 蔡 文 姬 登 录 系 统, 点 击 菜 单 [ 会 计 -> 会 计 分 录 -> 会 计 分 录 ], 可 看 到 已 生 成 的 会 计 分 录, 点 击 过 账, 将 会 计 凭 证 过 账 2.6 收 款 处 理 仓 库 人 员 送 货 后, 蔡 文 姬 点 击 菜 单 [ 会 计 -> 客 户 -> 客 户 发 票 ], 打 开 发 票, 点 击 记 账, 核 准 发 票 发 票 核 准 后, 系 统 会 自 动 生 成 会 计 分 录, 状 态 为 已 记 账 蔡 文 姬 收 到 客 户 货 款 后, 在 客 户 发 票 点 击 登 记 付 款, 选 择 实 际 的 付 款 方 式, 然 后 点 击 登 记 付 款, 系 统 会 自 动 生 成 会 计 分 录, 点 击 过 账, 将 会 计 凭 证 过 账 至 此, 客 户 收 款 完 毕, 销 售 过 程 结 束 电 话 : 400-7723-198 网 站 :www.qineronline.com 17/17