Excel basics

Excel 基 础 知 识 Excel 是 功 能 强 大 的 电 子 表 格 和 数 据 分 析 应 用 程 序, 然 而 若 要 最 有 效 地 使 用 它, 必 须 首 先 了 解 这 些 基 础 知 识 本 教 程 介 绍 一 些 可 以 在 所 有 工 作 薄 中 使 用 的 任 务 和 功 能 开 设 之 前... 1 1. 创 建 新 空 白 工 作 薄... 2 2. 浏 览 Excel 界 面... 4 3. 在 工 作 表 单 元 格 中 移 动... 5 4. 输 入 数 据... 7 5. 选 中 数 据 并 设 置 其 格 式... 8 6. 复 制 和 粘 贴 格 式 和 数 据... 10 7. 编 辑 数 据... 13 8. 插 入 列 和 改 变 列 尺 寸... 14 9. 在 新 文 件 夹 中 保 存 工 作 薄... 16 课 程 摘 要 卡... 19 开 始 之 前 将 要 学 习 的 内 容 完 成 此 教 程 后, 您 将 能 够 : 创 建 新 空 白 工 作 簿 明 确 用 于 完 成 基 本 任 务 所 需 的 用 户 界 面 元 素 输 入 选 中 数 据 和 设 置 数 据 格 式 复 制 粘 贴 和 编 辑 数 据 插 入 列 和 改 变 列 尺 寸 在 新 文 件 夹 中 保 存 工 作 薄 要 求 Excel for Mac 2011 估 计 的 完 成 时 间 : 30 分 钟 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 1

1. 创 建 新 空 白 工 作 薄 在 Excel 中, 可 在 工 作 薄 中 创 建 并 保 存 数 据 开 始 时 可 以 使 用 空 白 工 作 薄 已 保 存 的 现 有 工 作 薄 或 模 板 在 打 开 Excel 时,Excel 工 作 簿 库 随 即 打 开 它 提 供 多 种 模 板 选 择, 并 可 快 速 访 问 最 近 的 工 作 薄 现 在 使 用 Excel 工 作 簿 库 打 开 空 白 工 作 薄 如 果 尚 未 打 开 Excel, 则 在 Dock 上 单 击 Excel 在 Excel 工 作 簿 库 中, 在 模 板 下, 单 击 全 部 提 示 如 果 看 不 到 工 作 薄 库, 则 退 出 并 重 新 打 开 Excel 单 击 Excel 工 作 薄, 然 后 单 击 选 择 提 示 若 要 在 打 开 Excel 时 始 终 从 空 白 文 档 开 始, 请 选 中 打 开 Excel 时 不 再 显 示 此 内 容 复 选 框 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 2

注 意, 此 时 出 现 空 白 工 作 薄 ( 工 作 薄 1) 提 示 若 要 在 Excel 中 随 时 创 建 新 空 白 工 作 薄, 请 在 文 件 菜 单 上 单 击 新 工 作 薄 ( 在 本 教 程 中 还 写 作 文 件 > 新 工 作 薄 ) 若 要 在 使 用 Excel 时 随 时 显 示 Excel 工 作 簿 库, 请 单 击 文 件 > 根 据 模 板 新 建 在 您 继 续 之 前 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 从 Mac OS X Dock 打 开 Excel 使 用 Excel 工 作 簿 库 创 建 新 空 白 工 作 薄 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 3

2. 浏 览 Excel 界 面 在 新 空 白 工 作 薄 中, 单 击 某 个 单 元 格 即 可 开 始 输 入 数 据 但 是, 在 开 始 输 入 数 据 之 前, 应 熟 悉 一 下 某 些 可 在 所 有 工 作 薄 中 使 用 的 用 户 界 面 元 素 现 在 查 看 某 些 Excel 用 户 界 面 元 素 提 示 菜 单 栏 : 屏 幕 顶 部 显 示 所 有 菜 单 的 区 域 文 件 编 辑 和 视 图 菜 单 具 有 最 常 用 的 菜 单 命 令 标 准 工 具 栏 : 一 种 工 具 栏, 其 中 显 示 工 作 薄 的 名 称 ( 本 例 中 为 工 作 薄 1) 和 用 于 某 些 最 常 见 任 务 ( 如 打 开 保 存 和 打 印 工 作 薄 ) 的 按 钮 功 能 区 : 窗 口 或 工 作 区 顶 部 的 能 够 将 不 同 的 功 能 组 织 到 逻 辑 组 中 的 选 项 卡 式 命 令 栏 开 始 选 项 卡 具 有 设 置 工 作 薄 数 据 格 式 的 最 常 用 命 令 名 称 框 和 编 辑 栏 : 活 动 单 元 格 的 地 址 在 这 里 显 示 如 果 看 不 到 此 框, 则 单 击 视 图 > 编 辑 栏 工 作 表 : 工 作 薄 中 的 单 个 页 面 每 个 工 作 薄 可 以 包 含 多 个 工 作 表 单 元 格 : 行 (1 2 3) 和 列 (A B C) 之 间 的 交 叉 点 每 个 单 元 格 具 有 一 个 地 址 ( 例 如, 单 元 格 A1 是 列 A 和 行 1 的 交 叉 点 ) 活 动 单 元 格 周 围 为 蓝 色 的 突 出 显 示 部 分 若 要 在 工 作 时 隐 藏 功 能 区, 请 单 击 功 能 区 右 侧 的 若 要 查 看 功 能 区 或 工 具 栏 上 的 按 钮 的 提 示, 请 将 指 针 悬 停 于 该 按 钮 上 在 您 继 续 之 前 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 标 识 可 在 所 有 工 作 薄 中 使 用 的 用 户 界 面 元 素 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 4

3. 在 工 作 表 单 元 格 中 移 动 若 要 输 入 数 据, 首 先 需 要 知 道 如 何 在 工 作 表 单 元 格 之 间 移 动 使 用 鼠 标 键 盘 或 菜 单 都 可 以 到 达 任 何 单 元 格 现 在 来 了 解 某 些 可 在 单 元 格 间 移 动 的 方 式 单 击 单 元 格 B2 列 标 题 (B) 和 行 标 题 (2) 均 显 示 为 深 灰 色, 并 且 单 元 格 周 围 的 突 出 显 示 部 分 指 示 该 单 元 格 为 活 动 单 元 格 提 示 活 动 单 元 格 的 单 元 格 地 址 或 单 元 格 引 用 ( 如 B2) 出 现 在 名 称 框 中, 位 于 编 辑 栏 的 左 侧 在 键 盘 上, 按 一 次 TAB 键 单 元 格 C2 即 成 为 活 动 单 元 格 按 两 次 向 下 箭 头 键, 然 后 再 按 两 次 向 左 箭 头 键 单 元 格 A4 就 会 变 为 活 动 单 元 格 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 5

单 击 编 辑 > 定 位 在 引 用 框 中, 键 入 A1, 然 后 单 击 确 定 注 意, 单 元 格 A1 现 在 是 活 动 单 元 格 了 提 示 若 要 更 改 活 动 单 元 格 周 围 突 出 显 示 部 分 的 颜 色, 请 在 苹 果 菜 单 上 单 击 系 统 偏 好 设 置 然 后 在 个 人 下 单 击 外 观 并 选 择 所 需 突 出 显 示 颜 色 若 要 使 所 做 更 改 生 效, 必 须 退 出 并 重 新 打 开 Excel 在 您 继 续 之 前 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 使 用 鼠 标 TAB 键 箭 头 键 和 定 位 命 令 都 可 以 在 单 元 格 间 移 动 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 6

4. 输 入 数 据 Excel 中 的 数 据 可 以 是 文 本 数 字 或 此 二 者 的 组 合 若 要 输 入 数 据, 在 要 显 示 该 数 据 的 单 元 格 中 键 入 即 可 现 在 输 入 某 些 基 本 的 文 本 和 数 值 数 据 在 单 元 格 B1 中 键 入 北, 在 单 元 格 C1 中 键 入 东, 在 单 元 格 D1 中 键 入 南 注 意 若 要 向 单 元 格 提 交 数 据, 请 按 RETURN TAB 或 任 一 箭 头 键 您 按 下 的 键 将 决 定 哪 个 单 元 格 变 成 活 动 单 元 格 在 单 元 格 A2 中 键 入 一 月, 在 单 元 格 A3 中 键 入 二 月, 在 单 元 格 A4 中 键 入 三 月 在 单 元 格 B2 中 键 入 5000, 在 单 元 格 B3 中 键 入 10000, 在 单 元 格 B4 中 键 入 15000 注 意, 文 本 数 据 在 单 元 格 中 显 示 为 左 对 齐, 数 值 数 据 显 示 为 右 对 齐 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 7

在 您 继 续 之 前 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 在 工 作 表 单 元 格 中 输 入 文 本 和 数 值 数 据 5. 选 中 数 据 并 设 置 其 格 式 若 要 更 方 便 地 读 取 和 理 解 数 据, 可 设 置 其 格 式 例 如, 您 可 能 希 望 将 列 标 签 的 首 行 ( 例 如, 北 东 和 南 ) 设 置 为 居 中 对 齐 且 加 粗 若 要 设 置 数 据 格 式, 首 先 必 须 指 示 要 使 用 哪 些 数 据, 方 法 是 将 其 选 中 现 在 选 中 某 个 范 围 的 单 元 格 并 为 所 选 单 元 格 中 数 据 设 置 格 式 将 鼠 标 指 针 移 动 到 单 元 格 B1 上, 当 其 变 为 白 色 十 字 时, 在 按 住 鼠 标 按 键 的 同 时 跨 单 元 格 B1 C1 和 D1 拖 动 指 针 单 元 格 周 围 的 突 出 显 示 部 分 指 示 这 些 单 元 格 已 被 选 中 在 开 始 选 项 卡 上, 在 字 体 下 单 击 加 粗 在 对 齐 下 单 击 使 文 本 居 中 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 8

选 择 单 元 格 B2 B3 和 B4 在 开 始 选 项 卡 上, 在 数 字 下 单 击 货 币 注 意, 地 理 区 域 格 式 设 置 为 加 粗 且 居 中, 而 数 值 数 据 格 式 设 置 为 货 币 提 示 若 要 选 择 非 相 邻 单 元 格, 请 在 按 住 键 的 同 时, 单 击 要 选 择 的 每 个 单 元 格 若 要 查 看 其 他 格 式 选 项, 请 选 择 要 设 置 格 式 的 单 元 格, 然 后 单 击 格 式 > 单 元 格 若 要 清 除 选 择, 请 单 击 任 何 工 作 表 单 元 格 在 您 继 续 之 前 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 选 中 某 个 范 围 的 单 元 格 并 设 置 其 格 式 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 9

6. 复 制 和 粘 贴 格 式 和 数 据 若 要 节 省 时 间, 而 不 是 重 新 输 入 数 据 并 重 新 设 置 其 格 式, 可 以 复 制 数 据 和 数 据 格 式 并 将 其 粘 贴 到 其 他 单 元 格 中 现 在 复 制 并 粘 贴 某 些 数 据 和 工 作 表 格 式 选 择 单 元 格 B1, 然 后 在 标 准 工 具 栏 上 单 击 格 式 刷 注 意, 选 定 单 元 格 (B1) 周 围 出 现 移 动 的 点 线 框, 且 光 标 现 在 显 示 为 小 画 笔 和 白 色 十 字 选 择 单 元 格 A2 A3 和 A4 注 意, 单 元 格 A2 A3 和 A4 与 单 元 格 B1 的 格 式 相 同, 而 光 标 现 在 显 示 为 常 规 的 白 色 十 字 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 10

选 择 单 元 格 B2 B3 和 B4 单 击 编 辑 > 复 制 提 示 若 要 使 用 键 盘 复 制 数 据, 请 在 按 住 command 键 的 同 时, 按 C 这 是 键 盘 快 捷 方 式, 而 您 将 在 帮 助 中 看 到 的 书 写 方 式 为 +C 单 击 单 元 格 C2, 然 后 单 击 编 辑 > 粘 贴 该 数 据 的 副 本 将 出 现 在 单 元 格 C2 C3 和 C4 中 提 示 粘 贴 命 令 的 键 盘 快 捷 方 式 是 +V Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 11

单 击 单 元 格 D2, 然 后 单 击 编 辑 > 粘 贴 注 意, 数 值 数 据 的 副 本 现 在 出 现 在 列 C 和 列 D 中 提 示 如 果 在 单 元 格 中 看 到 的 是 ######## 而 不 是 数 据, 则 说 明 该 列 太 窄 放 不 下 数 据, 需 要 增 加 该 列 的 宽 度 若 要 隐 藏 已 复 制 选 择 周 围 的 移 动 点 线 框, 请 按 ESC 键 ( 位 于 键 盘 左 上 角 ) 在 您 继 续 之 前 若 要 使 用 格 式 刷 设 置 多 个 非 相 邻 单 元 格 的 格 式, 请 在 标 准 工 具 栏 上 双 击 格 式 刷, 然 后 选 择 要 设 置 格 式 的 单 元 格 ( 或 为 其 上 色 ) 设 置 完 格 式 后, 按 ESC 键 若 要 撤 消 错 误 的 数 据 输 入, 请 单 击 编 辑 > 撤 消 ( 或 者 按 +Z) 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 复 制 格 式 和 数 据 并 将 其 粘 贴 到 某 个 范 围 的 单 元 格 中 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 12

7. 编 辑 数 据 如 果 输 入 了 错 误 数 据, 或 者 仅 希 望 更 改 某 些 内 容, 则 Excel 可 便 于 在 任 何 时 间 编 辑 数 据 现 在 通 过 替 换 数 据 直 接 在 单 元 格 中 编 辑 和 在 编 辑 栏 中 编 辑 来 编 辑 数 据 单 击 单 元 格 C2, 键 入 6000, 然 后 按 RETURN 键 双 击 单 元 格 C3 光 标 在 单 元 格 中 闪 烁 以 指 示 目 前 处 于 单 元 格 编 辑 模 式 按 住 向 右 箭 头 键, 直 至 光 标 到 达 单 元 格 的 右 侧, 再 按 DELETE 键 得 到 值 1000, 然 后 按 RETURN 键 提 示 进 入 单 元 格 编 辑 模 式 的 键 盘 快 捷 方 式 是 CTRL+U 如 果 尚 未 选 择, 则 选 择 单 元 格 C4 在 编 辑 栏 中, 选 择 15, 然 后 键 入 7 得 到 值 7000 然 后 按 RETURN 键 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 13

注 意,C5 为 活 动 单 元 格, 所 有 编 辑 均 提 交 给 列 C 中 的 单 元 格 提 示 若 要 删 除 某 单 元 格 中 的 数 据, 请 单 击 该 单 元 格, 然 后 按 DELETE 键 在 MacBook 键 盘 上, 必 须 按 FN+DELETE 键 若 要 退 出 单 元 格 编 辑 模 式 而 不 提 交 更 改, 请 按 ESC 键 在 您 继 续 之 前 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 在 单 元 格 中 编 辑 数 据 的 方 式 有 : 覆 盖 数 据 键 入 使 用 单 元 格 编 辑 模 式 和 使 用 编 辑 栏 8. 插 入 列 和 改 变 列 尺 寸 在 输 入 和 编 辑 数 据 时, 可 以 插 入 新 列 以 为 新 数 据 留 出 空 间, 或 者 改 变 列 尺 寸 以 在 列 中 更 好 地 显 示 数 据 现 在 插 入 列 和 改 变 其 尺 寸 单 击 列 D 标 题 该 列 中 的 所 有 单 元 格 周 围 出 现 突 出 显 示 部 分, 指 示 该 列 已 被 选 中 单 击 编 辑 > 复 制 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 14

在 按 住 CONTROL 键 的 同 时, 单 击 列 C 标 题, 然 后 单 击 插 入 注 意,Excel 插 入 单 元 格 的 副 本, 并 将 其 他 数 据 移 动 到 右 侧 单 击 单 元 格 C1, 键 入 西 北 地 区, 然 后 按 RETURN 键 将 鼠 标 指 针 移 动 到 列 标 题 C 和 D 之 间 的 边 界 框 上 在 指 针 显 示 为 双 向 箭 头 时, 双 击 提 示 若 要 设 置 某 个 列 的 精 确 宽 度, 请 拖 动 列 标 题 之 间 的 边 框 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 15

注 意, 列 C 改 变 为 文 本 的 宽 度 提 示 可 以 使 用 与 操 作 列 相 同 的 方 式 选 择 和 插 入 行 在 您 继 续 之 前 若 要 强 制 文 本 根 据 某 个 列 的 宽 度 换 行, 请 首 先 选 择 该 列 然 后, 在 开 始 选 项 卡 上, 在 对 齐 下, 单 击 自 动 换 行, 然 后 选 择 某 个 选 项 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 将 复 制 单 元 格 插 入 到 新 列 中 改 变 列 尺 寸, 以 适 应 宽 文 本 9. 在 新 文 件 夹 中 保 存 工 作 薄 至 此, 对 工 作 薄 做 出 的 所 有 更 改 均 未 保 存 标 准 工 具 栏 上 方 的 通 用 文 件 名 ( 工 作 薄 1) 指 示 该 工 作 薄 尚 未 保 存 现 在 在 计 算 机 上 的 新 文 件 夹 中 保 存 工 作 薄 单 击 文 件 > 保 存 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 16

在 存 储 为 框 中, 为 该 工 作 薄 输 入 名 称 ( 例 如,Excel 入 门 ) 在 位 置 弹 出 菜 单 中, 单 击 文 稿, 再 单 击 存 储 为 框 旁 边 的 箭 头, 以 使 箭 头 向 上 您 的 文 稿 文 件 夹 中 的 所 有 文 件 夹 都 会 显 示 单 击 新 建 文 件 夹 在 新 建 文 件 夹 对 话 框 中, 输 入 Excel 练 习 文 件 夹, 然 后 单 击 创 建 单 击 存 储 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 17

注 意, 已 保 存 工 作 薄 的 文 件 名 ( 例 如, Excel 入 门.xlsx ) 在 标 准 工 具 栏 上 方 显 示 提 示 若 要 打 开 最 近 使 用 过 的 工 作 薄, 请 单 击 文 件 > 打 开 最 近 使 用 的, 然 后 单 击 要 打 开 的 工 作 薄 在 您 继 续 之 前 若 要 查 看 计 算 机 上 保 存 的 所 有 Excel 工 作 薄 的 列 表, 请 单 击 文 件 > 根 据 模 板 新 建 然 后 在 左 窗 格 中, 在 最 近 使 用 的 文 档 下, 单 击 全 部 若 要 退 出 Excel, 请 单 击 Excel> 退 出 Excel, 或 者 按 +Q 确 保 您 可 以 执 行 下 列 操 作 : 在 新 文 件 夹 中 保 存 工 作 薄 Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 18

课 程 摘 要 卡 若 要 创 建 新 空 白 工 作 薄 随 时 打 开 Excel 工 作 簿 库 隐 藏 功 能 区 在 工 作 表 中 的 单 元 格 之 间 移 动 使 用 格 式 刷 设 置 单 元 格 格 式 隐 藏 复 制 选 择 周 围 的 移 动 点 线 框 查 找 命 令 的 键 盘 快 捷 方 式 直 接 在 单 元 格 中 编 辑 数 据 退 出 编 辑 模 式 而 不 提 交 更 改 执 行 此 操 作 在 Excel 工 作 簿 库 中, 单 击 Excel 工 作 薄, 然 后 单 击 选 择 如 果 Excel 工 作 簿 库 未 打 开, 则 单 击 文 件 > 新 工 作 薄 单 击 文 件 > 根 据 模 板 新 建 在 功 能 区 的 右 侧, 单 击 单 击 某 个 单 元 格, 或 者 使 用 键 盘 上 的 箭 头 TAB 或 RETURN 键, 或 者 单 击 编 辑 > 定 位, 然 后 键 入 单 元 格 地 址 ( 例 如,A1) 选 择 使 用 要 复 制 的 格 式 的 单 元 格 然 后, 在 标 准 工 具 栏 上, 单 击 格 式 刷, 然 后 选 择 要 设 置 格 式 的 单 元 格 ( 或 为 其 上 色 ) 按 ESC 键 键 盘 快 捷 方 式 位 于 菜 单 上 命 令 的 右 侧 例 如, 在 编 辑 菜 单 上, 复 制 的 键 盘 快 捷 方 式 是 +C 双 击 要 编 辑 的 单 元 格, 然 后 进 行 更 改 进 入 编 辑 模 式 的 键 盘 快 捷 方 式 是 CTRL+U 按 ESC 键 设 置 列 的 精 确 宽 度 拖 动 列 标 题 ( 例 如,A B C) 之 间 的 边 框 强 制 文 本 根 据 列 宽 换 行 选 择 列 然 后, 在 开 始 选 项 卡 上, 在 对 齐 下, 单 击 自 动 换 行, 然 后 选 择 某 个 选 项 打 开 最 近 打 开 的 工 作 薄 单 击 文 件 > 打 开 最 近 使 用 的, 然 后 单 击 工 作 薄 文 件 名 更 多 提 示 工 作 表 是 工 作 薄 中 的 单 个 页 面 每 个 工 作 薄 可 以 包 含 多 个 工 作 表 活 动 单 元 格 的 单 元 格 地 址 或 单 元 格 引 用 ( 如 B2) 出 现 在 名 称 框 中, 位 于 编 辑 栏 的 左 侧 所 选 单 元 格 的 行 和 列 标 题 ( 例 如,A B C 和 1, 2, 3) 的 灰 度 比 非 所 选 单 元 格 大 一 些 若 要 向 单 元 格 提 交 数 据, 请 按 RETURN TAB 或 任 一 箭 头 键 您 按 下 的 键 将 决 定 哪 个 单 元 格 变 成 活 动 单 元 格 默 认 情 况 下, 文 本 数 据 在 单 元 格 中 显 示 为 左 对 齐, 数 值 数 据 显 示 为 右 对 齐 若 要 设 置 数 据 格 式 ( 例 如, 将 数 值 数 据 显 示 为 货 币 ), 必 须 首 先 选 择 包 含 要 设 置 格 式 的 数 据 的 单 元 格 某 些 较 常 用 的 键 盘 快 捷 方 式 有 : +C 用 于 复 制 数 据, +V 用 于 粘 贴 数 据, +Z 用 于 撤 消 上 次 更 改 可 以 直 接 在 单 元 格 中 编 辑 数 据, 也 可 以 在 编 辑 栏 中 编 辑 关 闭 工 作 薄 不 会 退 出 应 用 程 序 若 要 退 出 Excel, 请 单 击 Excel> 退 出 Excel Microsoft Office for Mac 2011: Excel 基 础 知 识 19