南京大学 大学生创新训练计划 项目经费使用攻略 南京大学教务处实践教学管理科 2017 年 9 月 2017/9/7 1
说明 教务处经费报销对象 :2015 年 2016 年创新计划未结题项目 各院系经费报销对象 :2017 年及之后创新计划项目 2017 年立项的创新计划项目经费已根据正式立项名单中的经费额度, 划拨至创新计划项目负责同学所在院系 各院系创新计划经费的报销等相关事务由院系统筹安排 各院系本科生创新计划项目经费管理的负责人是各院系教学副院长 ( 副主任 ) 相关事宜可联系咨询院系教务办或创新计划联系人
内容提要 一 经费使用范围二 报销要求 相关财务规定 ( 以财务处规定为准 ) 三 各类经费如何报销四 报销流程五 报销审核时间 2017/9/7 3
一 经费使用范围 经费使用类别经费使用要求备注 样品测试费 试剂费, 元器件等 复印费 打印费及论文装订费等 文具及其它易耗品 创新项目用邮费 差旅费 交通费 不超过项目经费的 25%, 且总额不超过 2500 元, 超过的需要写说明 不超过项目经费的 20%, 且总额不超过 2000 元 出差前需到主持人所在院系办理出差审批单 ; 差旅费不超过 30%; 南京市内交通费不得超过 5% 且总额不超过 1000 元 提供清单, 试剂和设备需要填写入库单, 到院系办理入库后, 报销时交入库单的报销栏 打印费报销, 必须提供打印清单, 并盖文印店商家公章 办公用品必须提供清单, 并盖商家公章 网上购物请附上公司发货清单 填写邮费支出报销单 城市间往返火车汽车票, 住宿费, 火车票限报硬座或高铁二等座以下, 寒暑假期间的车票不予报销, 如确实是调研或开会的可以报销, 但需要审核地点 时间 住宿费原则上按普通教师的住宿标准的二分之一执行 项目所需图书资料费 发表论文版面费 专利申请费等 不超过项目经费的 20%, 且金额不超过 2000 元 填写工具书与资料验收表, 到院系图书资料室办理入库 提供录用函或期刊复印件 除了发票, 需要会议邀请函等, 重要会议请提参加会议的费用交参会感想电子版至 jwsjk@nju.edu.cn 2017/9/7 4
经费使用特别说明 根据学校财务规定, 对创新项目经费使用作如下特别说明 : 经费的使用必须与所申请的创新项目相关, 且不能购买固定资产类设备 ( 如电脑 移动硬盘 优盘 mp3 等 ) 在苏果 金润发等超市及大卖场购物应以其电脑打印出来的明细发票作为报销凭证, 换开的手工发票不予报销 在超市购物时, 一张发票不能夹杂公用和私用的物品, 否则该发票作废 所以请付款时请对方分开开具发票 在金鹰 新百等其他商家购物, 发票以 办公用品 或商品编码开具的, 报销时需附购物清单, 清单上必须有单位财务一支笔签字并盖有单位公章 传真件不得作为报销凭证 餐饮费 通讯费 停车费不能报销 公交 IC 充值费不能报销, 只能报销每次坐车的小票 请说明发票是支付现金或支票 转账等 通过银行卡刷卡或支付宝支付, 需提供支付证明 ( 转账单 支付宝等截图 ) 2017/9/7 5
二 报销要求 相关财务规定 请大家到南京大学财务处主页查看报销的各项规定创新项目报销凭证主要有 : 1. 发票 : 税务部门印制的盖有税务专用章的用于经营性收入的票据 ; 手工发票 定额发票 ( 地铁 公交定额发票 一般定额发票 ) 机打发票 ( 超市机打发票 其他机打发票 ) 2. 收据 : 财政部门印制的盖有财政专用章的用于行政事业性收入的票据 ( 项目涉及较少, 建议最好不要开收据, 不便于报销 ) 2017/9/7 6
发票与收据的合理性和合法性 1. 合理性发票或收据上应注明购物单位 购物日期 品名 ( 或内容 ) 数量 单价 金额 ( 大小写相符 ) 开票人签字 ; 汇总发票或收据应附开票单位开具的清单 发票时间必须在报销当日的一年内, 超过一年不予报销 所以请各项目组及时报销 2. 合法性发票上要有税务局的发票监制章和开具单位财务专用章 ( 发票专用章 ); 收据上要有财政部门收据监制章和开具单位的财务专用章 ( 或发票专用章 ) 2017/9/7 7
手工发票 导师 学生签字 2017/9/7 8
定额发票 ( 不需要再每张小票上面签字, 附在杂费报销单后, 统一签字 ) 2017/9/7 9
机打发票 2017/9/7 10
三 各类经费如何报销 1. 校内转账 2. 样品测试费 试剂费, 电子元器件等的报销 3. 复印费 打印费的报销 4. 交通费的报销 5. 差旅费的报销 6. 文具 办公用品的报销 7. 邮费的报销 8. 项目相关图书费用报销 2017/9/7 11
1. 校内转账 请咨询收款单位 三联转账单 先不填, 教务处老师审核时填写 本人及导师签字 2017/9/7 12
具体要求 : (1) 校内转帐请填写 南京大学经费转帐单, 付款单位项目代号为主持人所在院系的经费卡号 ( 可询问该院系创新计划联系人 ), 收款单位项目代号请咨询收款单位, 付款经办人签名处必须由本人及导师签名 ; (2) 需要附上测试清单 ( 请咨询收款单位 ) (3) 共三联, 用复写纸填写 2017/9/7 13
2. 样品测试费 试剂费, 电子元器件等的报销 ( 手工发票 ) 需报销的发票必须由本人及导师签名 2017/9/7 14
2. 样品测试费 试剂费, 电子元器件等的报销 ( 手工发票 ) 试剂 材料等需要填写入库单 2016 年新的报销规定 如果是购买材料 试剂等的发票报销, 请填写材料验收入库单 并附在发票后面一并报销 入库单到院系办理, 报销时交入库单的 报销栏 入库单请到创新网站右侧的下载专区下载, 或财务处网站下载
3. 复印费 打印费的报销 报销复印费 打印费必须附收款单位出具的盖有公章的复印清单和打印清单 ; 打印复印费一般开手工发票或定额发票, 如果是打印复印费是定额发票, 请在定额发票前附上并填写 费报销支出凭证, 经办人处由本人及导师签名 ; 如果是打印或手写发票, 直接在发票空白处签字即可 2017/9/7 16
仅定额发票填写该表 主持人所在院系 顶格填写 大小写均不能有一丝丝涂改 由导师及本人签字 2017/9/7 17
4. 交通费的报销 南京市的市内交通费 ( 含市内打车费 地铁票 公交车票 ) 报销, 请按如下步骤办理手续 (1) 请填写 费报销支出凭证 ( 可在财务处网站下载 ), 填写内容如下 : 报销单位 费用使用人姓名 支出用途, 并详列金额及张数 如有 9 元发票 3 张, 则按 9 3=27 填写, 报销金额人民币小写及大写 大写顶格写, 大小写不能有涂改 (2) 交通费发票请按支出用途中详列金额及张数的顺序, 整齐粘贴在 粘贴单 上, 具体粘贴方式请参照下图 粘贴单 可使用 A5 纸 (A4 纸对折 ) (3) 学生和导师签名 注 : 外地的交通费原则上不予单独报销, 须与出差旅费一同报销 2017/9/7 18
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注意事项 不能报销公交卡充值的费用, 只能报销每次撕的小票 地铁票用公交卡刷卡不能拿票, 只能用现金购买 2017/9/7 20
5. 差旅费的报销首先出差前需到主持人所在院系办理出差审批单, 填写 南京大学出差审批单, 学生和导师签字, 请主持人所在院系的教学副院长 ( 副主任 ) 签字审核 ; 报销火车票和长途汽车票需填写 车船费详细登记表 及 南京大学出差差旅费报销表, 经手人处需由本人及导师签名 出差交通费只能报销长途汽车票 硬座或高铁二等座 差旅费可以报销长途交通费 住宿费 保险费 会议注册费等 实际发生住宿而无住宿费发票的, 不得报销住宿费以及城市间交通费 伙食补助费和市内交通费 餐饮费不能报销 报销会议费用, 必须附上会议通知, 并提交会议总结 一次出差必须一次性报销完, 不能分批零散报销 2017/9/7 21
火车票 两地的汽车票填写此表 2017/9/7 22
职别是学生 所有出差的同学姓名都需要填写 总计金额大小写空出不填 2017/9/7 23
6. 文具 办公用品的报销 需报销的文具 办公用品发票必须详细填有单价 数量及总额或附收款单位出具的盖有公章的清单 ; 需附上购物清单, 包括单价和数量, 总额等, 并盖商场章 网上购物的需要供货清单及支付凭证 在苏果 金润发等超市及大卖厂购物应以其电脑打印出来的明细发票作为报销凭证, 换开的手工发票不予报销 同一张发票上, 不能同时有公用和私用的物品 如购买了文具, 一盒巧克力, 这两样东西不能开在一张发票上面 如果在一张发票上面, 那么文具也不能报销 2017/9/7 24
导师签字 学生签字 2017/9/7 25
报销清单各式各样, 这只是其中一种, 都由商家提供, 且盖章 有时清单直接写到发票上 2017/9/7 26
7. 邮费的报销报销邮费需填写 南京大学邮费支出报销单, 经手人处由本人及导师签名 ; 后面附上邮费的发票等 2017/9/7 27
8. 项目相关图书费用报销 报销购买书的发票需填写 南京大学工具书及资料验收单, 经手人处由学生本人及导师签名 图书发票上面需由学生本人及导师签名 到院系图书资料室办理登记 2017/9/7 28
将以上所有发票填写整理后,2015 2016 项目到教务处实践科报销 ;2017 年及以后项目到主持人所在院系报销 2017/9/7 29
五 报销审核时间地点 教务处实践科本学期每周审核报销一次, 注意查看创新网站通知 有问题欢迎与我们联系咨询 ;2017 年及以后立项的项目报销时间由院系规定, 请各项目与院系保持沟通与联系 2016 年及以前立项的老项目在教务处实践科报销的安排为 : 仙林 : 行政北楼 ( 扬州楼 )412 室 ( 周三 ),89680158 鼓楼 : 南园综合楼 ( 食堂 )549 室 ( 周五下午 ),83592464 联系人 : 朱老师 E-mail:jwsjk@nju.edu.cn 欢迎大家登陆财务处网站查看报销注意事项 http://ndcw.nju.edu.cn/ 2017/9/7 30
谢谢大家! 2017/9/7 31