前 言 财务报销是广大师生时常面临的工作内容, 是学校财务管理的重要环节 为了便于广大师生了解财务报销的方法 程序和要求, 财务处编印了本手册 财务报销是纪律性和规范性很强的业务, 小小的报账手册不可能涵盖所有的财经制度与业务要求 在具体工作过程中, 还需要财务人员与大家加强沟通 解释, 需要相互之间配合 理解与支持 本手册仅列举财务报销的一般办法, 不作为学校经济业务的制度性文件, 具体要求以相关文件为准 本手册中与相关制度不一致的, 以相关制度为准 江西农业大学财务处 2018 年 6 月
目 录 一 一般费用报销...1 二 差旅费报销...3 三 借款办理...5 四 仪器设备报销...6 五 图书资料报销...8 六 科研劳务费报销...9 七 非科研劳务费报销...11 八 公务接待报销...13 九 交通费报销...14 十 因公出国经费报销...16 十一 学科建设经费报销...18 十二 会议费报销...19 十三 培训费报销...21 十四 报销发票填写要求...23 十五 票据粘贴要求...24
十六 公务卡使用规定...27 十七 财务处报账时间安排...28 十八 经费使用情况查询办法...28 十九 修缮与建设工程报销方法...29
一 一般费用报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 按费用类型 ( 如 : 办公费 材料费 邮寄费等除差旅费外 ) 归集粘贴至江西农业大学报销单据粘贴单 ( 可在财务处网站下载, 单张发票不用粘贴 ) 单位财务负责人签字 进入财务处网页点击填报 网上报账系统 ( 日常报销 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 - 1 -
2 报销说明: 版面费报销时需提供用稿通知, 通知上收款单位与发票开具单位须一致 境外版面费需科技处负责人加签, 并根据中国银行当天汇率由财务处会计科科长签汇率 - 2 -
二 差旅费报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 粘贴至江西农业大学差旅费报销单 ( 可在财务处网站下载 ) 单位财务负责人在差旅费报销单上签字 进入财务处网页点击并填报 网上报账系统 ( 差旅费 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 2 报销说明: (1) 学校公务出差要求按管理规定审批, 报 - 3 -
销差旅费时需提供公务出差审批单 ( 可在财务处网站下载 ) 科研经费 : 课题组成员出差由项目负责人签字, 项目负责人出差由单位主管领导签字, 单位领导出差由分管校领导签字 行政经费 : 按出差审批单上要求签字 ; (2) 车船 飞机票遗失不予报销 ; (3) 未按规定乘坐交通工具的, 超支部分由个人自理 ; 未按规定住宿的, 超支部分由个人自理 ; 相关交通工具及住宿标准参照江西农业大学差旅费管理办法执行 ; (4) 学生参与科研活动所发生的差旅费, 需提供学生证复印件, 有来回车票即可按照教工出差补助标准给予补助 ; 行政经费开支, 只有车票和住宿票齐全的情况下, 提供学生证复印件, 可报销票面, 不予补助 ; (5) 差旅费原则上要求用公务卡支付, 并提供公务卡消费记录 ; (6) 行政经费开支的机票, 须由分管财务的副校长加批 - 4 -
三 借款办理 1 借款程序 : 进入财务处网页填写 网上报账系统 ( 借款 ) 生成自助借款单 借款单签字 财务处报账大厅办理借款 2 借款说明: (1) 事业经费借支超过 3 万由联系校领导加签 ; 科研经费借支超过 5 万由分管科研校领导加签 ; 预付科研协作费及测试费等提供合同, 版面费提供用稿通知 (2) 除寒暑假外, 公务卡个人消费不予借支 借款冲账时在网上报账系统中进行填写, 注意在选择支付方式的时候选择冲暂付款 - 5 -
四 仪器设备报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 粘贴至江西农业大学报销单据粘贴单 单位财务负责人签字审批 进入财务处 网上报账系统 ( 日常报销 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 - 6 -
2 报销说明: (1) 单价 1000 元以上的仪器设备, 或虽未达到标准 但使用期限超过 1 年的大批同类物资, 报销之前须到资实处进行固定资产登记, 报销时提供登记入库单 (2) 仪器设备报销须提供采购合同和采购手续 - 7 -
五 图书资料报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 单位财务负责人签字审批 进入财务处 网上报账系统 ( 日常报销 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 2 报销说明 : 图书报销之前先到图书馆办理图书入库, 报销时提供入库单 - 8 -
六 科研劳务费报销 1 报销程序 : 进入财务处网页填报 个人收入申报系统 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 2 报销说明: (1) 校内人员劳务费 ( 指教职工, 有工资编号 ) 校外人员劳务费 ( 包含学生劳务费 临工劳务费等 ) 及专家咨询费要分表填列 校内人员填写工资编号 学生填写学号 其他人员填写身份证号 对非本校师生发放劳务费, 应提供正确的工行卡号, 若没有工行卡号, 则由经办人先行用工行卡垫支给对方, 把银行转账记录附在收入申报单后一并送财务处报账 科研劳务费发放审批办法按赣农大 - 9 -
发 2018[43] 执行 (2) 在选择劳务费发放项目时, 应根据业务内容选择真实的发放项目, 不同的发放项目对应不同的税率 (3) 校内人员发放科研绩效支出应填写科研绩效支出表, 并由科技处 财务处负责人签字审批 - 10 -
七 非科研劳务费报销 1 报销程序 : 进入财务处网页填报 个人收入申报系统 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 2 报销说明: (1) 校内教职工劳务费 ( 含评审费 答辩费 监考费等 ), 由经办人 单位财务负责人签字, 分管校领导 ( 或联系校领导 ) 加签, 人事处备案 (2) 校外人员 ( 含学生和临工 ) 劳务费, 由经办人 单位财务负责人 财务处负责人签字 学生填写学号, 其他人员填写身份证号 校外人员应提供正确的工行卡号, 若没有工行卡号, 则由经办人先行用工行卡垫支给对方, 把银行转账记录附在 - 11 -
收入申报表后一并送财务处报账 (3) 在选择劳务费发放项目的时候, 应按照真实的业务内容进行选择, 不同的发放项目对应不同的税率 - 12 -
八 公务接待报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 单位财务负责人签字审批 进入财务处 网上报账系统 ( 日常报销 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 2 报销说明: 实施公务接待必须先登录 公务消费监管平台 填写相关接待信息, 报销时需提供公务接待审批单 接待公函 以及通过公务消费平台打印的消费清单 - 13 -
九 交通费报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 单位财务负责人统一在粘贴单上签字 进入财务处网页点击 网上报账系统 ( 差旅费 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 2 报销说明: (1) 科研交通费报销 : 校内车辆提供用车结算单 ( 分趟填写, 用车单位两人签字, 结算单上注明行程 公里数 金额及事由等 ); 校外车辆提供 - 14 -
协议或合同 ( 约定公里数, 单价及行程等 ) 长途交通费需要提供过桥过路费小票作为报销附件 ( 票面金额不报销 ) (2) 非科研交通费报销 : 提供公务用车结算单及公务用车审批单 学生实习等租用校外车辆需提供租车协议 长途交通费要求提供过桥过路费小票作为报销附件 ( 票面金额不报销,ETC 也需提供过桥过路费凭证 ) - 15 -
十 因公出国经费报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 粘贴至江西农业大学差旅费报销单 单位财务负责人签字 国际交流处负责人签字审批 财务处负责人签字审批 进入财务处网页点击 网上报账系统 ( 差旅费 ) 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 - 16 -
2 报销说明: (1) 要求附上级主管部门出国批文 (2) 所有国外票据须注明经济业务内容并由国际交流处负责人签字 (3) 出访目的地 国别 天数次数和人员规模应与预算相符 (4) 访问学者报销时, 需提供预算书 邀请函 批件 国外行程单 登机牌 费用汇总表 ( 包含来回机票 住宿费等所有费用的汇总表 ) 及国际交流处提供的相关证明, 发票当天的汇率表 ( 在中国银行网站打印 ) - 17 -
十一 学科建设经费报销 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 粘贴至江西农业大学经费报销单 学科负责人签字 所在单位负责人签字审核 ( 若单位负责人与学科负责人为同一人, 须本单位其他领导签字审核 ) 研究生院负责人签字报支 进入财务处网页点击 网上报账系统 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 - 18 -
十二 会议费报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 粘贴至江西农业大学费用报销单 单位财务负责人签字 进入财务处网页填报 网上报账系统 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 - 19 -
2 报销说明: (1) 参加会议以差旅费方式报销, 报销时提供出差审批单 会议通知原件 会议费发票上的公章必须与会议通知一致, 不一致的, 通知单位需出具委托承办该会议的证明 (2) 组织或承办会议需分管校领导审批, 报销时提供审批文件 实际参会人员签到表, 酒店提供的费用明细清单 会议费用开支标准参照江西省直机关会议费管理办法执行 (3) 由本单位收取会议费用的, 所收金额必须全额上交, 前期所需费用可到财务处办理借款, 严格执行收支两条线的财务制度, 禁止坐支 - 20 -
十三 培训费报销 1 报销程序 : 原始发票经办人 证明人签字 粘贴至江西农业大学费用报销单 单位财务负责人签字 进入财务处网页填报 网上报账系统 生成自助报销单 报销单签字 财务处报账大厅报销 - 21 -
2 报销说明: (1) 参加培训以差旅费方式报销, 报销时提供公务出差审批单 培训通知原件 培训费发票上的公章必须与培训通知一致, 不一致的, 由通知单位出具委托承办培训的证明 (2) 自行承办培训需分管校领导审批, 报销时提供培训通知 实际参会人员签到表 讲课费签字表等 培训费用开支标准参照江西省直机关培训费管理办法执行 不得报销礼品 旅游及考察费 (3) 本单位收取培训费用的, 所收金额必须全额上交, 前期所需费用可到财务处办理借款, 严格执行收支两条线的财务制度, 禁止坐支 - 22 -
十四 报销发票填写要求 1 报销发票必须严格按照发票格式逐项填写真实内容, 票面填写不下的可以附加规范的税控发票明细清单. 2 以发票开具日期为准, 原则上超过 1 年半的发票不得作为报销凭证 取得的发票必需加盖带有税务登记证号的 发票专用章 3 报账人可登录全国各地税务机关网站, 也可通过百度搜索 友商发票查询 检验发票真伪 电子发票由经办人 证明人 单位财务负责人签字, 注明 该发票为首次报销 并加盖单位公章 - 23 -
十五 票据粘贴要求 1 需粘贴的发票类型: 订票费 定额餐票 定额住宿 火车票 汽车票 书费 邮寄票等小票 2 粘贴发票的方法: (1) 在票据粘贴单正面将同类型小票从右至左依次叠加摆成阶梯状, 每张小票的左边沿涂上胶粘贴在粘贴单上, 并在粘贴单上注明附件张数和合计金额, 粘贴好的票据平整牢固为宜 ; 签字不要签在票据的正面左端及反面右端, 以便装订 小票不要粘贴在粘贴单的边沿 (2) 在差旅报销单反面从左至右粘贴票据 因蓝色高铁票质硬, 胶水最少涂满三分之二才不易掉 - 24 -
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十六 公务卡使用规定 1 2 万元以下的零星支出, 原则上要求用公务卡支付, 主要包括办公费 差旅费 招待费 材料费 会议费 培训费 邮电费等支出 2 公务卡使用一般先刷卡, 后报账 报账时提供 POS 小票或消费记录 ; 网上办理转账业务的, 必须提供网上交易清单 3 2 万元以上的支出要求到财务处办理转账支付 - 27 -
十七 财务处报账时间安排 夏季作息时间 冬季作息时间 上午 8:00-11:30 上午 8:00-11:30 下午 14:30-16:30 下午 14:00-16:00 备注 : 每周二下午为政治业务学习时间, 每周五下午整理业务, 每月最后一个工作日因与银行和国库对账不对外办理业务 上午 11:30 之后和下午 16:30( 冬季 16:00) 之后为会计内部复核时间, 不办理对外报账业务 十八 经费使用情况查询办法登录江西业大学财务处网站首页, 点击资金管理系统查询项目经费使用情况 按年度选择查询项目, 双击项目编号即可查看明细 为便于项目结题审计, 请报账人自行在报销完成时对销凭证和发票等相关材料拍照留底 - 28 -
十九 修缮与建设工程报销方法 工程支付流程 付款类别 勘探设计 项目报建 招投标 工程监理 备案等费用 基建材料 设备购置费 工程进度款 工程决 算付款 零星费用 小型工程 保证金退款 投标保证金 履约保证金退款 附发票 合同 ( 首次原件 ) 计费标准 附 : 发票 采购合同 中标通知书 采购项目评定表 工程材料采购受理单 采购人员和现场代表共同认可的验收清单 ( 大型设备审计处参加 ) 等相关材料 附 : 发票 填写工程支付申请表 工程款支付证书 工程进度单 附 : 施工单位付款申请报告 决算及决算相关材料 填写工程款支付申请表 决算审批表 决算报告 附 : 发票 清单 合同 开工及相关资料 附 : 施工单位或供货商提出申请 附 : 施工单位或供货商提出申请 分管基建副校长 分管财务副校长 基建处长签字 财务处长签字 填制报账明细 财务处长签字 基建处长签字基建处长 财务处长签字 会计审核制单 出纳付款 - 29 -