半发财字 2017 4 号 所属各部门 : 现将 中国科学院半导体研究所财务借款报销管理办法 印 发给你们, 请遵照执行 中国科学院半导体研究所 2017 年 1 月 24 日 1
中国科学院半导体研究所财务借款报销管理办法 第一章总则 第一条为了加强研究所财务报销管理, 规范研究所财务报销行为, 合理控制费用支出, 提高资金使用效益, 根据国家有关法律 法规和各项财政政策, 结合研究所的实际情况, 重新修订报销管理条例, 明确各项报销细则 第二条本规定将财务报销分为固定资产 差旅会议费 招待费 劳务专家咨询费 材料费 办公费及其他费用等, 以下分别说明相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程 第三条本条例适用于中国科学院半导体所各项财务报销业务及相关审核报销人员 第二章 借款报销流程 第四条所有借款报销都需通过网上 ARP 系统进行操作, 按 2
规定和需求填写借款单或者报销单, 点击提交财务并打印借款报销单, 借款报销凭证必须由报销人 课题负责人签字, 签字权限依据 中科院半导体所经费审批管理办法 ( 半发财字 2012 2 号 ), 最后递交财务处进行审核 第五条财务处审核岗对借款 报销业务进行审核, 如审核通过, 则予以办理 ; 如不通过, 则根据不同原因予以驳回, 重新修改或拒绝办理 出纳根据财务审核员审核无误的网上借款或报销凭证及原始凭证, 并根据不同的付款类型办理付款业务 第六条审批人应按照审批流程和审批权限逐级签批, 审批人与报销人 审批人与银行卡结算人不能为同一个人 审批人兼报销审批双重身份的, 递交更高权限审批人签字审批 第七条财务按课题的来源不同, 划分审核岗的分工, 分为纵向课题 横向课题和重大专项课题 报销人按借款报销单的类别分别投置在固定的凭单投置处, 并在登记薄上登记, 不用排队等候 固定资产报销除外, 需现场办理 第三章借款报销管理规定 第八条办公用品 : 发票单张 500 元以上的, 要附购物清单 购物小票等明细, 并需收款单位盖章 在大型商场 购物中心等 3
地开具的办公用品的发票, 需附和科研相关的说明 第九条资料费 : 用于职工自行购买的与本职工作相关的零星书籍费用支出 100 元以上的报销时需附书目 ( 中文 ) 明细 第十条邮电费 : 包含电话手机费 网络费以及邮寄费等 报销依据 关于移动通讯费报销的规定, 每年 2 7 月份凭相应的发票报销 ( 其中 2 月份报销上一年度下半年的费用,7 月份报销本年上半年费用 ) 第十一条交通费 : 因公乘坐交通工具而发生的费用, 如出租车费 停车费等 纵向课题报销出租车费应注明外出事由等 滴滴约车费 拼车费或者服务费 公交一卡通充值费等发票不能报销 除所里的公车以外, 汽车燃油费不能报销 外地的交通费参考差旅费报销的相关规定 第十二条差旅费 : 所内职工报销差旅费, 需按 中国科学院半导体研究所差旅费管理办法 ( 试行 ) ( 半发财字 2016 3 号 ) 中央和国家机关工作人员赴地方差旅住宿费标准明细表 中国科学院半导体研究所关于加强公务机票购买管理有关事项规定的通知 中央和国家机关差旅费管理办法有关问题的通知 和 财政部关于调整中央和国家机关差旅住宿费标准等有关问题的通知 等文件的有关规定执行 第十三条会议费 : 以半导体所名义主办的各种会议所发生的各项会议支出, 包括住宿费 伙食费 会议室租金 交通费 文件印刷费等 报销时应当提供会议组织审批文件 中央政府采 4
购定点会议场所的会议结算清单 实际参会人员签到表等原始单据及会议通知 会议日程安排 会议纪要等相关证明材料 举办会议的具体要求参照 中国科学院半导体研究所会议费管理办法 半发办字 2016 5 号 2 号 ) 执行 国际会议报销标准按照所外事部门相关规定执行, 由外事部门签批 第十四条培训费 : 职工参加各类培训需经本部门领导审批, 费用报销应提供各项支出的原始单据, 另需附培训通知等材料 自行组织的培训参考会议费相关报销规定 第十五条出国费 : 因公出国费用的报销需经所外事部门审批, 各项出国费用报销时需提供如下凭据 : 行程单 登机牌等以及外事部门审核后的相关费用的支出凭据, 另需提供出国任务批件 因公护照 ( 通行证 ) 签证 签注和出入境记录等材料的复印件 通过财务 ARP 系统填写 外事差旅费 报销单, 并按报销时银行外汇牌价中的中间价或者基准价为基础, 将外币折算为人民币后的金额进行填报 第十六条公务接待费 : 用于国内各类接待行为的费用支出 由于公务接待费属于三公经费, 各部门应严格控制费用开支, 一般不允许从纵向课题支出 接待外宾来访等发生的接待费用报销需经过外事部门进行审批, 参考 中国科学院半导体研究所外宾来访管理办法 ( 试行 ) 半发人字 2017 2 号文件 填写报销单时, 应在报销单上注明具体的接待单位信息 第十七条维修 ( 护 ) 费 : 维修各类仪器设备 房屋等发生 5
的费用 维修工程需提供合同 工程预算 结算单 验收单作为借款报销依据, 此外房屋的修缮和装修改造类的报销还需经过基建园区处的审批 第十八条专用材料费 : 超过 10000 元的设备及材料购置需签订采购合同, 双方合同盖章需为原件 ( 红章 ) 或复印件 ( 黑色章 ), 不允许双方盖章为一黑一红章 按照 中国科学院半导体研究所科研用材料采购及领用管理办法 ( 修订版 ) ( 半发科技字 2014 20 号 ) 文件要求, 累计超过 1000 元的材料费报销单需附 材料出库单和入库单, 课题组应建立 科研用材料台账 以备查, 报销单上必须有验收人签字 第十九条固定资产 : 根据 科学事业单位财务制度 ( 财教 [2012]502 号文 ) 规定 : 固定资产是指使用期限超过一年, 单位价值在 1000 元以上 ( 其中 : 专用设备单位价值在 1500 元以上 ), 并在使用过程中基本保持原有物质形态的资产 单位价值虽未达到规定标准, 但是耐用时间在一年以上的大批同类物资, 作为固定资产管理 固定资产报销必须通过网上 ARP 填写 固定资产报销单 进行报销 ( 注 : 每月最后 1 个工作日不办理固定资产业务 ) 对价值比较大的高值易耗品或仪器设备配件, 难以认定是否为固定资产的, 须经科技处主管固定资产的老师审核 凡列入政府采购范围内的商品和服务, 应依照 中央预算单位政府集中采购目录及标准 进行采购, 可以上政府采购网查询 6
需要政府采购的产品, 网址 :http://www.ccgp.gov.cn/ 未按政府采购规定进行采购或未取得政府采购验收单的, 一律不予报销 特别提示 : 购买计算机 复印纸 举办会议 ( 不论金额 ) 等属于政府采购项目 第二十条测试化验加工费 : 测试加工费用应签订合同 ( 无金额限制 ), 报销时需附测试合同 测试清单 随工单或验收单等 所内测试加工费除上述要求外, 还需经过科研处审批, 并附内部收据和课题的预算书及任务书等资料 第二十一条劳务费 : 发放给在研究所没有工资性收入 ( 非在职职工 未通过所 ARP 工资系统领取工资性收入 ) 的临时人员的劳务性费用, 如评审费 咨询费 客座或临时聘用人员费等 发放劳务费及专家咨询费需要填写 所外人员劳务费领取表, 经课题负责人和室主任 ( 或副主任 ) 签字方能报销, 同时需提供电子版给财务 劳务费发放采取每人以月为单位 合并计税的形式, 即税后发放劳务所得时, 需按先后顺序 ( 报销单上的报销日期 ) 计算应纳税款, 计入相应的课题成本 专家咨询费在预算范围内可以在纵向课题支出, 需附会议通知, 并且会议内容需与报销时使用的课题任务相关 答辩费不允许在纵向课题内支出 按照 关于进一步深化收入分配制度改革的意见 ( 人教字 [2011]30 号 ) 文件规定, 研究所职工在所内取得的所有收入 ( 含评审费 答辩费等 ) 需全部通过人事处在 ARP 系统内发放 7
按照国务院 国发 2014 11 号文第 21 条 要求 : 项目承担单位对 劳务费 专家咨询费等支出, 原则上应当通过银行转账方式结算 的文件要求, 所以结算时应当选择使用银行转账方式, 汇款到个人银行账户 请在所内信息公开网上, 财务板块下, 下载 专家咨询 ( 评审 ) 费发放表, 填写其中的姓名 卡号 开户行等必要信息 专家咨询费发放标准 :( 参见财教 [2006]159 号文第 7 条 ) 以会议形式组织的咨询, 专家咨询费的开支一般参照高级专业技术职称人员 500-800 元 / 人天 其他专业技术人员 300-500 元 / 人天的标准执行 会期超过两天的, 第三天及以后的咨询费标准参照高级专业技术职称人员 300-400 元 / 人天 其他专业技术人员 200-300 元 / 人天执行 第二十二条经费转拨 : 通过 ARP 系统填写经费转拨报销单, 附项目任务书 ( 预算 ) 或者 单位间转拨项目经费确认表, 先由科技处审核, 再由财务处负责课题管理的老师登记后, 按照财务报销程序报销 第二十三条临时用工工资 : 通过 ARP 系统填写普通报销单, 并附发放明细表, 由相应部门负责人和人事处审批后完成财务付款 第二十四条社会保险费 : 各项社会保险均由人事处统一办理, 未经所人事部门批准的保险不予报销, 因公出国购买的境外交通意外险除外 8
第二十五条医药费报销 : 通过 ARP 系统填写药费报销单, 学生医药费先由半导体所医务室进行审核, 财务按审核后的金额报销, 通过网银支付给个人 离休干部的药费特殊情况可以使用现金结算 在职职工和退休人员的医疗费用直接通过医务室医保程序报销 第二十六条专利费 : 专利维护费 ( 专利年费 ) 一般不允许在纵向课题里支出, 对确需从纵向课题报销的, 需附说明证明此专利维护与该课题相关性 专利申请费可以在纵向课题里支出 第二十七条无形资产 : 是指不具有实物形态而能为使用者提供某种权利的资产, 包括专利权 商标权 著作权 土地使用权 非专利技术以及其他财产权利 无形资产报销必须通过网上 ARP 填写 无形资产报销单, 经成果转化处审核并留存无形资产入库领用单, 经办人持审核后的报销单到财务办理无形资产入账 ( 注 : 每月最后 1 个工作日不办理无形资产业务 ) 第二十八条福利费补贴 : 包括子女统筹 劳保费 餐费补贴以及交通补贴等单位福利性质的补贴, 不允许在纵向课题的直接费用里列支 第四章借款报销的其他相关规定 第二十九条通过 ARP 系统填写的借款报销单须通过专用尺 9
寸的纸张打印, 纸张由财务处统一印制, 各部门分别领用 第三十条各类财务借款报销凭证的借款人 报销人必须是半导体所在职职工, 原则上不允许学生填写借款单或报销单 第三十一条各类支出取得的原始票据必须合法 真实 准确 完整 原始票据包括发票 收据和其它各类收款凭据 各类票据应注明内容包括 : 全国统一发票监制章 财政票据监制章 付款单位名称 项目 单价 数量 金额大小写合计 收款单位发票专用章 日期等 原始票据应机打或复写, 大小写字迹清晰完整, 各项内容不得涂改 购货清单可另附, 需收款单位盖章 第三十二条报销人必须自行检验发票的真实性, 单张发票金额 20,000 元 ( 含 ) 以上的, 报销前应由业务经办人通过发票签发地税务局网站进行查询, 打印查询结果随同发票一起粘贴在报销单上, 业务经办人对发票查询结果及经济业务的真实性负责 ; 单张发票金额 20,000 元以下的, 业务经办人自行验证发票真伪后在发票背面签名, 并对经济业务的真实性负责 如发现业务经办人将单笔业务拆分成几张金额较小的发票, 财务部门有权要求其提供发票查询结果 对应附未附发票真伪书面查询结果的发票, 财务部门一律不得报销 今后如发生虚假发票报销的, 将按照国家有关财经纪律和法规严肃处理 第三十三条根据国家税务总局的要求, 电子发票可以作为报销的依据, 但是电子发票具有可重复打印的特点, 因此报销人在取得发票的同时, 需保留消费对应的付款凭证 消费小票或其 10
他唯一性辅助凭证, 作为报销附件 报销人需要在打印后的电子发票上注明 发票仅报销一次, 重复报销责任自负, 并写明报销日期和签名 超过三个月的电子发票不予报销 第三十四条报销单据不能涂改, 涂改的单据一律不予报销 第五章资金支付方式 第三十五条财务处依据各类原始票据办理资金支付, 收款单位应与原始票据开具单位一致 第三十六条财务处已经全面启用 无现金报销 方式, 无现金结算方式 : 银行卡 ( 工行 ) 公务卡 支票 境内汇款 网上银行支付等 第三十七条除差旅费等需要预支的款项可以借款到个人银行卡外, 付款单笔 1000 元人民币以上的, 原则上须用转帐支票支付或者公务卡支付, 京外付款需要采用银行汇款的方式 第三十八条办理支票业务时, 务必在借款报销单上的单位名称栏中填写完整的收款方单位全称 支票有效期为 10 天, 从签发之日起计算 办理汇款时要写清楚对方单位名称 汇入行名称 单位账号等相关信息 正常情况下, 完成银行转账汇款业务需要 3 到 5 个工作日 如需复印银行回单, 请向出纳查询, 然后 11
持有效证件到财务柜台办理 第六章暂付款报销及管理 第三十九条为加强资金管理, 因公发生的财务借款, 借款 人应及时办理销帐手续 具体管理办法按照 中科院半导体所预 付款管理暂行办法 ( 半发财字 2012 6 号 ) 文件规定执行 第七章附则 第四十条本条例自 2017 年 1 月 1 日起执行, 本条例由财务 资产处负责解释 抄送 : 中国科学院半导体研究所 印发 12